Il Gestionale per l’azienda del settore lapideo
Mixmar IT S.r.l.
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Lo scenario del mercato attuale impone alle imprese un alto
tasso di competitività e la capacità di assumere decisioni
strategiche in modo tempestivo ed efficace.
Il successo di un’azienda dipende anche da questo.
Da ciò nasce l’importanza di poter disporre di strumenti di
gestione sempre più evoluti, che possano ben interpretare le
esigenze crescenti di realtà impegnate ad affrontare un mercato
mutevole e dove essere concorrenziali è essenziale.
Ecco perché abbiamo pensato e sviluppato una soluzione
gestionale per le aziende del settore del Marmo che ossa
davvero aiutare gli utenti nella gestione quotidiana delle attività
operative, ma che sia anche utile al management che ha
necessità di avere sotto controllo l’andamento aziendale.
Avendo infatti a disposizione informazioni, dati e strumenti di
analisi può prendere tempestivamente decisioni importanti e
strategiche, rapidamente e con semplicità.
Le esigenze dei clienti, così come il mercato in cui operano,
sono in continua evoluzione.
Le aziende non possono permettersi tempi morti e rigidità
organizzative. Di conseguenza anche il loro sistema
informativo deve garantire flessibilità, adattabilità alle loro
esigenze e possibilità di crescita.
L'applicativo gestionale si trasforma e, da semplice mezzo di
supporto
alle
attività
aziendali,
diviene
elemento
fondamentale su cui basare le decisioni strategiche
dell'impresa.
L’obiettivo non deve essere più la semplice gestione degli
adempimenti, bensì il diventare lo strumento aziendale utile
per le valutazione, le decisioni e la pianificazione
dell’organizzazione aziendale.
Per i produttori di software come noi l’obiettivo è coniugare
tecnologia all'avanguardia e funzionalità approfondite,
ottenendo un applicativo davvero aperto al mondo esterno,
scalabile, personalizzabile secondo le esigenze di ogni singola
azienda e alla portata delle piccole e medie imprese.
MarmOK è tutto questo.
Il mercato e le imprese
MarmOK è un gestionale Windows di seconda
generazione, progettato con tecnologia Microsoft al fine
di ottenere un applicativo davvero aperto al mondo
esterno, in grado di offrire ampie possibilità di
personalizzazione.
Nasce dalle conoscenze acquisite sul campo da
professionisti operanti per decenni nel settore lapideo; è
quindi un gestionale costruito con una grande attenzione
alle esigenze del cliente a cui si rivolge.
Particolare attenzione è stata posta nel rendere
l’applicativo
davvero
semplice
nell’utilizzo
pur
rispondendo ad un’analisi funzionale molto accurata
che permette di ottenere qualsiasi informazione ad ogni
livello dell'applicativo.
MarmOK offre un'ampia disponibilità di moduli
indipendenti e ben integrati fra loro, e ne permette
l’utilizzo a seconda della necessità in modo tale da
soddisfare le tipiche esigenze delle piccole e medie
imprese.
Ambiente Windows. MarmOK aderisce completamente
agli standard Windows. L'applicativo è stato ideato
nell'ottica di mettere a disposizione dell’utente ogni
potenzialità offerta dalla tecnologia attuale.
Linguaggio di sviluppo. Per la realizzazione di MarmOK
sono stati utilizzati linguaggi di sviluppo della famiglia
Visual che sono i più usati nel mondo per la realizzazione
di software gestionali che richiedono una particolare
semplicità nei confronti dell'utente unito ad una grande
produttività nello sviluppo di verticalizzazioni.
Stampe e reportistica. Crystal Reports è un prodotto
leader per la gestione delle stampe, adottato dalle
maggiori case di software del mondo. Consente di
personalizzare agilmente i reports e di effettuare
esportazioni avanzate, anche via web, con estrema
semplicità.
Per questo motivo MarmOK offre all’azienda grande
scalabilità e versatilità.
La filosofia di MarmOK è impostata sull'utilizzo graduale di
automatismi sempre più complessi, raggiunta la certezza
di un dato, è possibile delegare all’applicativo operazioni
onerose in termine di tempo e di impegno, lasciando al
personale più tempo a disposizione per gestire
effettivamente la complessità dell'azienda.
MarmOK è stato progettato per essere utilizzato da
personale
non
esperto
in
elaborazione
dati,
affrontandone insieme in maniera straordinariamente
semplice, veloce ed intuitiva, gli specifici problemi di
gestione quotidiana.
Scegliere MarmOK significa investire per migliorare la
produttività della propria azienda ed avere a
disposizione uno strumento che è in grado di crescere
con l’azienda stessa.
La Tecnologia di MarmOK
Occorre valutare, oltre alle potenzialità tecniche che gli
applicativi sono in grado di offrire, i vantaggi che
derivano dalla scelta di prodotti leader nel loro
segmento di mercato.
Per MarmOK le scelte tecnologiche si sono basate su
strumenti all'avanguardia, che rappresentano nel
contempo lo standard di mercato: una garanzia di
evoluzione, anche in prospettiva futura.
Il software e la tecnologia
Le principali caratteristiche di MarmOK
La flessibilità di MarmOK consente ad esso di potersi
adattare alle necessità di ogni singola Azienda,
riuscendo a conformarsi nel modo ottimale alle singole
realtà.
Infatti l’applicativo oltre ad essere modulare, quindi
consentire l’utilizzo o meno degli stessi a seconda delle
differenti necessità, permette all’utente di impostare vari
parametri all’interno dei moduli stessi.
Questa possibilità di parametrizzazione aiuta l’utente a
configurare MarmOK in modo tale che i processi
informatici e quindi il lavoro quotidiano, siano resi
semplici e conformi al modo di operare in azienda.
MarmOK non ha trascurato gli aspetti relativi alla
sicurezza ed alla riservatezza dei dati. Infatti viene
offerta la possibilità di creare utenti differenti con
autorizzazioni diverse sulla gestione sia dei programmi
che dei dati aziendali.
Rapidità e semplicità di installazione
Affidabilità, flessibilità, semplicità di utilizzo.
Moduli separati e perfettamente integrabili fra loro
per consentire la giusta configurazione della
soluzione.
Richiamo dei dati da altre applicazioni appartenenti
al mondo Microsoft (MSWord, MSExcel..)
Funzioni di personalizzazione dei menu a livello di
utente.
Gestione multi aziendale e multi deposito.
Interfaccia utente intuitiva e Browser di ricerca dati.
Prerequisiti Minimi Server
Processore : 2GHZ , RAM : 4GB
S.O. supportati : Windows Server 2008 R2 Standard, Enterprise
(consigliato), Windows Small Business Server 2011 Standard,
Essential, Windows Server 2003 R2 Standard, Enterprise (SP2 o
sup), Windows 7 Premium, Professional, Ultimate.
Versioni di SQL Server supportate : Microsoft SQL Server 2008 R2
Standard, Microsoft SQL Server 2008 R2 Express.
Prerequisiti Minimi Client
Processore 2GHZ , RAM : 2GB
SO supportati : Windows 7 , Windows XP SP3
Versioni di MS Office : Office 2003 , Office 2007, 2010
Oltre che ad una grande flessibilità del prodotto, viene
anche offerta la possibilità di andare a personalizzare
l’applicativo permettendo di aggiungere eventuali
programmi o reports esterni senza dover modificare la
struttura principale e soprattutto garantendo una
perfetta e totale compatibilità con tutti gli
aggiornamenti successivi del prodotto.
Caratteristiche generali
Infatti MarmOK gestisce codifiche separate per lo stato,
la finitura, la qualità, il tipo, la difettosità, la provenienza,
la famiglia del materiale, rendendo la codifica e quindi
la gestione, molto semplice ed intuitiva.
E’ infatti possibile personalizzare la soluzione secondo le
esigenze ed il modo di operare dell’Azienda attivando o
meno codifiche che si vorranno utilizzare.
La gestione del magazzino costituisce uno dei mattoni
fondamentali su cui si basa un gran numero delle
procedure aziendali. Esempi sono gli acquisti, le vendite,
la produzione, il conto lavorazione e così via.
Per questo è assolutamente importante e necessario una
grande flessibilità di parametrizzazione del magazzino e
di tutte le tabelle ad esso correlate.
Nel settore Lapideo questa esigenza diventa ancora più
importante in quanto il prodotto che viene gestito deve
essere identificato tramite un insieme di codici come il
codice materiale, lo stato di lavorazione, lo stato di
finitura, il numero del blocco ed altri ancora.
Ecco perché tutte le tabelle ed anagrafiche gestite in
MarmOK sono state ideate e realizzate secondo le
esigenze del settore Lapideo, con la finalità di poter poi
reperire le informazioni necessarie in modo semplice ed
estremamente veloce.
L’esecuzione di ogni operazione dipende dalle causali di
magazzino, definibili liberamente dagli utenti. Le causali
possono venire configurate anche complesse quali
quelle per la gestione delle trasformazioni come ad
esempio segagione, lucidatura, levigatura, trasferimento
di materiale fra depositi ecc., con la creazione
contemporanea di un movimento di scarico e uno di
carico con differente stato di lavorazione o di finitura o di
ubicazione.
Per quanto riguarda la parte fiscale, vengono gestite le
valorizzazioni a Costo standard, a costo medio e LIFO.
Per un controllo immediato dei costi registrati a
magazzino, specifici reports suddivisi per tipologia di
costo, permettono di effettuare subito un facile e veloce
confronto con quelli registrati in contabilità generale
suddivisi per mastro.
In ogni momento è possibile conoscere la situazione
commerciale valorizzata a costi effettivi e con le quantità
alla data.
Generalità.
Multiaziendale e Multideposito
Gestione magazzino c/to proprio, c/to terzi e c/to
deposito
Codifica materiale ad albero: Tipo, Famiglia,
Provenienza, codice materiale
Gestione di tutti gli stati e finitura del materiale
Unità di misura in acquisto e vendita tipiche del
settore
Gestione delle misure di acquisto, riscontrate, di
ingombro, di vendita e di lavorazione
Gestione della qualità del materiale
Gestione della difettosità del materiale
Gestione accessori di acquisto
Gestione della pastellazione per le lastre
Gestione della storia del blocco
Calcolo automatico sfridi e rese
Gestione lavorati STD e su commessa
Magazzino e Movimentazione
Gestione Movimentazione.
MarmOK permette di gestire tutte le fasi di carico, di
trasformazione e di produzione materiale in qualsiasi
Magazzino e movimentazione
stato e finitura.
Magazzino e Movimentazione
Con la solita facilità e immediatezza, si possono andare
ad interrogare anche tutti i dati relativi alla
movimentazione di magazzino, fino a conoscere
eventualmente la storia di ogni singolo blocco.
Tutti i programmi che contemplano la trasformazione di
materiale da uno stato/finitura ad un altro, aggiornano
automaticamente ed in tempo reale la giacenza di
magazzino. Allo stesso tempo, consentono di conoscere,
sempre in automatico, le percentuali di sfrido e quelle di
resa ottenuta.
L’intera gestione garantisce, ovviamente, la piena
operatività anche sulla parte costi. Infatti tutti i
programmi che gestiscono la movimentazione sono
collegati ai listini di acquisto, di lavorazione, e di vendita.
Tutto questo per offrire sempre la possibilità di conoscere,
a livello di ogni singolo blocco, oltre che i quantitativi
anche tutti i relativi costi.
Con MarmOK viene offerta anche la possibilità di
indicare
con
quale
macchina,
con
possibile
raggruppamento in centri di costo, è stato eseguito il
processo di trasformazione. Questo permette all’utente
di poter monitorare l’andamento delle macchine di
produzione, conoscere i tipi di materiale e le quantità sia
lavorate che prodotte.
Gestione Conto Lavorazione.
La problematica del conto lavorazione interessa tutte
quelle aziende che lavorano e trasformano materiale di
clienti. Anche in questo caso diventa importante gestire
tutto il processo produttivo.
L’intera problematica si basa sulla gestione di un
magazzino c/lavorazione e sull’utilizzo di causali di
magazzino che permettono di effettuare tutti i passaggi
in modo corretto e successivamente consentono di
estrarre le informazioni necessarie per processare la
fatturazione.
Interrogazioni di magazzino
Il conoscere la disponibilità, la qualità, i difetti, i costi del
materiale giacente è fondamentale. Con MarmOK è
possibile conoscere, con facilità, questi dati raggruppati
nel modo che più interessa, come ad esempio per Tipo,
o per Famiglia, o Provenienza o per Codice materiale,
suddiviso per Stato Lavorazione, oppure per Finitura
ecc…
magari con eventuale suddivisione per
magazzino oppure per fornitore di acquisto.
La gestione del conto lavorazione si accentra sul
coordinamento delle informazioni, dei documenti e del
relativo materiale tra il cliente e l’azienda. La presa in
carico del materiale con allegato l’ordine di lavorazione
è l’oggetto scatenante del processo che va ad
influenzare
la
gestione
del
magazzino,
la
movimentazione, la parte di reso materiale trasformato e
la fatturazione delle lavorazioni effettuate.
Anche per questo tipo di processo aziendale,
l’importanza di riuscire ad estrapolare i dati relativi alla
produzione è un aspetto che diviene molto importante e
vitale per l’organizzazione ed il controllo dell’Azienda.
Naturalmente si pone grande attenzione anche alle
normative fiscali che devono essere contemplate.
Magazzino e Movimentazione
Magazzino e movimentazione
Tale associazione permette di memorizzare l’immagine
internamente al DataBase di MarmOK e pertanto essa
rimarrà associata al blocco o al pastello di lastre fino a
che essi avranno “vita” nel magazzino aziendale. Se
necessario, l’immagine potrà, in un secondo momento,
essere estratta e salvata sul disco del PC.
Trasferimento su Excel
L’elenco ottenuto con la selezione iniziale potrà essere
trasferito su un foglio di lavoro Excel premendo
semplicemente un pulsante. Tutti i dati visualizzati
verranno
trasferiti
nelle
celle
di
MSExcel
e
automaticamente verrà aperto tale ambiente in modo
da consentire l’effettuazione di tutte le operazioni tipiche
di tale programma.
Invio per posta elettronica
Il marmo ed i materiali lapideii in genere, essendo
prodotti naturali, hanno caratteristiche di colore, vena,
ecc che si differenziano da blocco a blocco anche
nell’ambito dello stesso materiale. Per questo motivo, è
estremamente importante che il cliente possa vedere
realmente ciò che sta acquistando.
Utilizzando il pulsante di invio la riga dell’elenco
selezionata e l’immagine ad essa associata, possono
essere inviati per e-mail. Viene aperto un gestore di
posta elettronica e automaticamente viene creata
l’associazione della foto, l’oggetto della e-mail e un
piccolo messaggio; tutte queste componenti possono
poi essere integrate e/o modificate a piacimento.
Nell’era di internet questo “scambio” di informazioni tra
fornitore e cliente avviene sempre di più tramite l’invio
per posta elettronica di foto digitali del materiale
oggetto della trattativa.
MarmOK non poteva ignorare questa attualissima
necessità e pertanto sono stati implementati una serie di
funzionalità, incapsulate nel modulo Gestione Immagini,
che consentono di gestirla in modo estremamente
semplice e completo.
Gestione Immagini
Per mezzo di una comoda selezione iniziale sulla
giacenza di magazzino, si ottiene una lista, ad ogni
elemento della quale è possibile associare una
immagine del materiale in esame.
Tutti i messaggi spediti vengono poi archiviati nel
DataBase di MarmOK
e con apposita funzionalità
possono essere completamente gestiti (rivisualizzati,
rispediti, cancellati).
Gestione delle immagini
La struttura dell’ordine di vendita contiene informazioni di
testata, corpo e coda.
In aggiunta alle righe di vendita, possono essere gestite
oltre che a righe di spese e di abbuono anche quelle di
commento, sia a livello di singola riga che di ordine.
Viene lasciato all’utente la scelta di riportare tali
commenti o sui moduli ad uso esterno come ordini, D.d.T.
e fatture, oppure esclusivamente su stampe ad uso
interno aziendale.
La gestione del processo di vendita costituisce una delle
aree fondamentali dell’azienda. La disponibilità, la
flessibilità e l’integrazione con tutte le informazioni
aziendali sono elementi importanti per rendere tale
processo semplice ed efficiente.
MarmOK permette di seguire tutte le fasi salienti della
vendita: dalla creazione della proforma di vendita alla
conferma dell’ordine per proseguire con l’evasione della
merce fino ad arrivare all’emissione della fattura. Il ciclo
si completa anche con l’emissione del packing-list. Tutti i
dati immessi nelle varie fasi, vengono sempre riportati in
automatico da una fase operativa all’altra. La gestione
dei listini di vendita va ad integrarsi con tutto il processo
di vendita.
Il momento in cui l’ordine di vendita comincia ad
interagire con la gestione contabile e di magazzino è
quando quest’ultimo viene confermato. E’ possibile che
la fase di conferma avvenga già nel momento di
immissione, oppure in una successiva nel caso l’azienda
sia strutturata per una approvazione dell’ordine da parte
della direzione. Oltre a conoscere sempre lo stato di
avanzamento dell’ordine (ad esempio immesso,
confermato, evaso ecc), anche a livello di singola riga,
viene data la possibilità di conoscere i riferimenti di tutti i
D.d.T. e le fatture emesse a fronte dell’ordine stesso.
A completamento della gestione ordini di vendita,
MarmOK fornisce anche reports ed interrogazioni per
analizzare lo stato del portafoglio di vendita. E’ infatti
possibile conoscere sia a livello di quantitativo che di
importo, gli ordini non ancora evasi. Tutto questo
utilizzando dei filtri di selezione che vanno dal cliente al
tipo materiale, allo stato, alla finitura, all’agente.
A contorno del processo di vendita troviamo funzionalità
studiate per cercare di snellire il lavoro quotidiano, come
ad esempio conoscere in tempo rapido a chi è stato
venduto un materiale in un determinato stato di
lavorazione e finitura, oppure avere informazioni
sull’ultimo prezzo di vendita fatto ad un cliente di un
certo materiale stato e finitura, o ancora controllare
l’esposizione ed il fido cliente ecc.
In tutti i documenti da gestire, dalle fatture proforma alle
fatture di vendita, per agevolare il lavoro dell’utente,
vengono proposti tutti i valori di default preimpostati negli
anagrafici, che sono comunque sempre modificabili
dall’operatore. L’aggiornamento delle informazioni
avviene sempre in tempo reale.
Gestione Proforma
Integrazione conto/lavorazione
Il programma consente di emettere proforme di vendita
sia a clienti già acquisiti che eventualmente a contatti.
Nel momento in cui la proposta si concretizza,
l’eventuale contatto si trasforma in anagrafica cliente e
viene generato automaticamente l’ordine di vendita.
Per una efficiente integrazione con la gestione del conto
lavorazione, viene data la possibilità, in fase di gestione
ordine di vendita, di inserire le eventuali lavorazioni che
dovranno venire effettuate con il riporto del tipo di
lavorazione, spessore e prezzo di lavorazione. Questo,
oltre a consentire all’azienda di avere immediatamente
a disposizione informazioni utili per la programmazione
della produzione, facilita poi la gestione della
fatturazione del conto lavorazione, consentendone
l’emissione
in
maniera
automatica.
Gestione Ordini
Una corretta compilazione dell’ordine di vendita
permette di semplificare ed automatizzare tutte le fasi
successive di emissione documenti di vendita.
Gestione delle vendite
Bollettazione
La spedizione della merce modifica lo stato di
avanzamento
dell’ordine
di
vendita,
aggiorna
automaticamente ed in tempo reale la giacenza
creando i movimenti di scarico, predispone tutti i dati
necessari per l’emissione della fattura.
L’emissione di un D.d.T. di vendita può essere generato
direttamente a fronte di una conferma d’ordine da
cliente, come pure può esserne svincolato. Nel primo
caso vengono presentati tutti i dati, sia essi contabili che
di magazzino, compilati precedentemente nell’ordine
stesso.
Con MarmOK vengono gestiti oltre che i D.d.T. di vendita,
anche quelli per trasferimento materiale , reso a fornitore
e quelli di reso materiale da/per conto lavorazione. Pure
per queste tipologie di D.d.T., viene sempre aggiornato in
modo automatico ed in tempo reale, lo stato della
giacenza di magazzino.
Per i DDT di vendita è prevista la gestione di indirizzi
alternativi associati al cliente. Tali indirizzi possono essere
memorizzati dalla maschera di gestione dell’anagrafica
cliente e richiamati dalla finestra di inserimento della
testata del DDT (bottone “Altre”)
Anche per l’azienda che tratta il conto lavorazione, è
gestita la fatturazione per la parte delle lavorazioni. I dati
in questo caso vengono prelevati dall’ordine di
lavorazione e dalla movimentazione di magazzino.
Statistiche di Vendita
L’analisi della vendita rappresenta una delle necessità
fondamentali per il settore commerciale di un’azienda.
Si è posta grande attenzione all’aspetto della flessibilità
ed alla possibilità di avere svariate viste e filtri per
l’estrazione di dati statistici.
L’ottima struttura delle codifiche di MarmOK consente di
selezionare statistiche sui dati relativi sia all’area
bollettazione, che a quella di fatturazione, secondo i
parametri che più interessano per ogni tipo di
elaborazione.
Nei reports statistici vengono riportati oltre che i dati
relativi al quantitativo, anche quelli del costo del
materiale venduto, del ricavo e quindi del margine sia a
livello di importo che di percentuale.
Fatturazione
La fatturazione è la procedura che conclude il ciclo di
vendita attraverso la generazione della fattura. La
procedura di fatturazione consente di generare fatture
sia direttamente, sia elaborando i dati provenienti dai
D.d.T. emessi. Con MarmOK possono essere generate
oltre che fatture di vendita, anche quelle definite
“libere”, come ad esempio note credito, note debito, sia
di materiale che di interessi.
Per rendere più veloci le operazioni di emissione dei
documenti, viene offerta anche la funzionalità di
fatturazione differita, che consente di accorpare più
documenti secondo criteri diversi, per numero e date
D.d.T. , per cliente, ecc. .
Gestione delle vendite
Invio automatico delle Fatture per e-Mail in .pdf
Le fatture inviate tramite e-mail, previo consenso del
ricevente, hanno validità legale da tempo, considerato il
costo medio di generazione e spedizione per
posta ordinaria di una Fattura, possiamo stimare che
l'utente utilizzando il nuovo modulo MarmOK per l'invio
elettronico delle fatture, ne ha un ritorno in termini di
RISPARMIO già dopo le prime 150 fatture inviate.
Senza considerare il vantaggio di una rapida ricezione
del documento da parte del cliente, evitando ritardi
e inefficienze che spesso capitano utilizzando i
tradizionali servizi postali. Oppure la possibilità di inviare lo
stesso documento più volte, magari a seguito di una
correzione o di un'integrazione.
Fatto ciò, è poi possibile vedere l'esito dell'invio e
ottenere anche la conferma di lettura da parte del
ricevente se nelle impostazioni generali si è scelta anche
questa opzione, comunque non obbligatoria.
Predisposte alcune impostazioni generali,
In verde ovviamente quelle andate a buon fine e in rosso
quelle che hanno riportato un errore nell’invio.
MarmOk consente poi in fase di stampa di scegliere quali
fatture stampare in formato cartaceo e quali inviare
tramite email, poichè l'elenco delle fatture da stampare
evidenzia quali sono i clienti che hanno dato il proprio
consenso e che quindi hanno indicato un indirizzo
di posta elettronica al quale ricevere i vs documenti
fiscali.
Il vostro cliente riceve la mail ed ha come unico obbligo,
per rendere valido il documento fiscale, quello di
stampare il file della fattura allegata.
Il testo e l’oggetto della mail sono personalizzabili in base
alle esigenze,
Spedire è semplicissimo, MarmOK dopo aver creato un
file .pdf della fattura e averla archiviata in una cartella di
default da voi scelta, la spedisce tramite un normale
browser di posta elettronica.
Gestione delle vendite
Il modulo di gestione del Casellario consente di seguire in
modo completo questo particolare aspetto del mondo
lapideo, dalla formulazione della fattura Pro-Forma alla
redazione dei documenti di trasporto e di fattura relativi
alle varie spedizioni passando per la composizione delle
casse e la compilazione dei Packing List.
Il modulo gestione casellario si integra completamente
con il resto del programma MarmOk e consente
pertanto di provvedere allo scarico dei materiali
necessari alla realizzazione di una certa commessa.
Gestione Proforma
Il programma è stato completamente riscritto ed oltre a
mantenere le stesse funzionalità della normale proforma
di vendita permette una estrema flessibilità e facilità di
inserimento sullo stile delle celle di Excel. La proforma può
essere emessa anche per clienti non codificati che
verranno inseriti in anagrafica al momento in cui la
vendita si concretizza e la proforma viene trasformata in
ordine. Tale trasformazione è assolutamente automatica.
Gestione Ordini
Anche esso è stato completamente riscritto e mantiene
la stessa struttura operativa della Fattura Proforma. Una
corretta compilazione dell’ordine di vendita permette di
semplificare ed automatizzare tutte le fasi successive di
emissione documenti di vendita ed un corretto
collegamento alle righe di casellario. In Ordine possono
essere inserite anche righe di lavorazione che poi
richiamate dal casellario possono essere fatturate o
meno con i prezzi previsti sull’ordine.
Gestione Casse
Una volta inserito il casellario, con le funzioni della
gestione casse è possibile preparare le casse per la
spedizione. Il riempimento delle casse può essere fatto
manualmente dall’operatore, ma può anche essere
proposto automaticamente dal programma sulla base
del peso massimo che la cassa deve avere e delle
misure dei pezzi che verranno imballati in modo da
ottimizzare gli spazi. In entrambi i casi le casse sono poi
gestibili ed è possibile spostare pezzi da una cassa
all’altra. A corredo sono fornite stampe che mi danno la
composizione delle casse, della singola cassa o stampe
che possono essere attaccate esternamente alle casse
stesse al momento della spedizione.
Produzione marche
La struttura dell’ordine di vendita contiene informazioni di
testata, corpo ed in aggiunta possono essere inserite
delle note (volendo anche pre-registrate) per meglio
specificare o evidenziare aspetti della vendita.
Il momento in cui l’ordine di vendita comincia ad
interagire con la gestione contabile e di magazzino è
quando quest’ultimo viene confermato. E’ possibile che
la fase di conferma avvenga già nel momento di
immissione, oppure in una successiva nel caso l’azienda
sia strutturata per una approvazione dell’ordine da parte
della direzione.
Gestione Casellario
Con riferimento ad un ordine di vendita è possibile
inserire il Casellario lavorati relativo. Oltre ad una parte
generica dove vengono riportati dati come distinta,
disegno, piano, zona, elevazione, materiale ed altri, c’è
una parte di dettaglio in cui vengono inserite le varie
marche con le loro misure ed è possibile associare un
disegno (in formato PDF) che poi verrà stampato in un
unico documento PDF assieme al casellario. A corredo
sono state inserite stampe riepilogative del casellario e
delle lavorazioni associate alle varie righe.
E’ la parte di procedura che fa da collegamento con il
magazzino materiali. Da qui posso decidere su quali
depositi (laboratori) inviare in produzione le marche e
che cosa scaricare/caricare al momento della loro
produzione. Una serie di stampe mi permetto di avere
sempre sotto controllo lo “stato di avanzamento” del mio
ordine.
Packing List
Anche questa parte della procedura è stata
appositamente riscritta per il modulo. Con la gestione
Packing List vado a definire quali casse vengono spedite
ed automaticamente mi viene dettagliato il contenuto
delle stesse con le varie misure e quantità.
Dal Packing List è possibile generare direttamente il DDT
che accompagnerà la merce e la fattura di vendita
relativa ad esso. Tutti i dettagli di tali documenti verranno
ripresi dall’ordine di vendita originale che con l’emissione
di questi documenti viene anche evaso (parzialmente o
totalmente).
Gestione del casellario
E’ possibile immettere ordinazioni di materiale sia per
quantità complessive, sia per singolo blocco, ad esempio
nel caso si abbia ricevuto una packing-list dal fornitore.
Come per gli ordini a cliente anche quello relativo
all’acquisto prevede una struttura suddivisa in
informazioni di testata, corpo e coda.
In aggiunta alle righe di acquisto, possono essere gestite
anche quelle di spesa, di abbuono e di commento.
E’ sempre possibile conoscere lo stato di avanzamento
dell’ordine (ad esempio se immesso, confermato,
saldato ecc), anche a livello di singola riga.
La gestione ed il relativo controllo del processo di
acquisti sta assumendo una grande importanza anche
per le piccole e medie imprese all’interno dell’azienda.
D’altra parte proprio nelle prime fasi del processo si ha la
necessità di avere il maggior numero possibile di
informazioni da valutare, per procedere sia alla scelta
del fornitore che all’impegno finanziario ed economico
dell’azienda.
Con MarmOK il flusso delle informazioni è continuo ed
inizia con l’emissione dell’ordine a fornitore per passare al
carico automatico della merce ed alla conseguente
chiusura dell’ordine, che può essere parziale o totale.
Il grado di integrazione offerta, oltre a consentire una
totale verifica del processo, permette di risolvere un
problema assolutamente fondamentale per le aziende
del settore lapideo che hanno la necessità di gestire il
magazzino. Infatti il controllo della fattura ricevuta dal
fornitore, è in grado di aggiornare, in maniera
automatica, i valori di carico del corrispondente
movimento di magazzino, permettendo di avere una
situazione allineata e corretta della giacenza e quindi
delle valorizzazioni di magazzino sia gestionali che fiscali.
A completamento della gestione ordini a fornitore,
MarmOK fornisce anche reports ed interrogazioni per
analizzare lo stato del portafoglio di acquisto. E’ infatti
possibile conoscere sia a livello di quantitativo che di
importo, gli ordini non ancora saldati. Tutto questo
utilizzando dei filtri di selezione che vanno dal fornitore, al
tipo materiale, allo stato, alla finitura.
Ricevimento merce
E’ di norma la fase successiva all’emissione di un ordine e
spesso avviene in un reparto diverso da quello che
aveva emesso l’ordinativo.
MarmOK permette di registrare i documenti di carico a
magazzino andando a richiamare direttamente l’ordine
interessato a quindi prelevando gran parte dei dati
necessari.
Durante la fase di registrazione, oltre all’aggiornamento
dello stato di avanzamento dell’ordine, si ha un
aggiornamento automatico della giacenza con la
creazione degli opportuni movimenti di magazzino.
Questa fase crea anche tutte le informazioni necessarie
per poter poi controllare la fattura fornitore.
Gestione Ordini
Nella fase di emissione ordine a fornitore è possibile
consultare per ogni tipo di materiale, le informazioni
commerciali relative alle condizioni fatte dal fornitore ed
ai costi di acquisto, eventualmente calcolati in base al
listino di acquisto oppure anche richiamabili da
ordinazioni fatte in precedenza.
Gestione degli acquisti
La procedura di Gestione Lettere di intento si compone
di tre funzionalità che permettono la gestione completa
delle medesime :
1.
2.
3.
Selezione fornitori/stampa
Ristampa lettera intento
Stampa registro
Tutti questi dati vengono memorizzati al momento della
stampa ed utilizzati per una eventuale ristampa della
lettera stessa. Premendo il bottone stampa si passa al
passo 3 che è la stampa delle lettere ai fornitori
selezionati. Tali stampe prima vengono visualizzate in
anteprima e poi eventualmente stampate.
2- Ristampa Lettera Intento:
Attivando questa funzionalità si apre una semplice
maschera di interfaccia che richiede il numero della
lettera da ristampare e l’anno di validità della stessa e
provvede alla ristampa (proposta prima in anteprima)
con gli stessi parametri con cui era stata stampata quella
originale.
3- Stampa registro:
Questa opzione permette di stampare il registro delle
lettere intento emesse. La stampa è annuale, deve
essere inserito l’anno di cui si vuole stampare l’elenco dei
fornitori destinatari delle lettere. Questa stampa può
essere prodotta anche partendo da una particolare
lettera e/o pagina del registro e prevede tutti i campi
previsti dalla vigente normativa.
1- Selezione fornitori/stampa:
E’ la funzionalità principale, funziona con due semplici
passi successivi: al primo passo permette di elencare i
fornitori aziendali con codice e descrizione e visualizza
anche i dati (numero e data) di eventuali Lettere intento
loro inviate nell’anno in esame. Con semplici check-box
permette di selezionare a chi si vuole inviare il
documento. In questa fase devono essere inseriti sia
l’anno di validità della Lettera Intento che l’articolo IVA
in base al quale la si invia.
Premendo il pulsante Avanti si passa allo step successivo
che visualizza come la lettera verrà stampata.
In alto viene proposto il primo numero che dovrebbe
essere stampato (tale proposta è modificabile), l’ufficio
IVA di attribuzione della Partita Iva alla azienda emittente
(la prima volta dovrà essere inserito, poi verrà
memorizzato e riproposto automaticamente.
Automaticamente viene proposto anche “BENI E SERVIZI”
come tipologia degli acquisti da effettuare, ma si può
decidere di inserire la descrizione che si preferisce. In
basso è prevista la selezione sulla tipologia di
dichiarazione che si sta effettuando (per la sola
operazione, per l’anno…), mentre la data a fondo
pagina è la data che verrà stampata sulla lettera come
data invio della medesima.
Gestione lettere d’intento
Il nuovo modulo inserito in Marmok permette di trasferire
su fogli EXCEL dati estratti dal DataBase del gestionale per
essere analizzati mediante lo strumento “pivot” presente
nel famoso ed utilizzatissimo foglio di calcolo della
Microsoft.
La soluzione scelta per ottenere il trasferimento dati ha
caratteristiche di grande flessibilità dato che si basa su
Query SQL appositamente scritte e memorizzate in
apposite tabelle che possono essere facilmente
modificate per rispondere alle specifiche richieste del
cliente .
Operativamente arrivare al foglio Excel contenente i dati
è estremamente semplice dato che dopo aver
selezionato da menu l’area di interesse (Acquisti, Vendite,
Giacenze), viene richiesto di indicare quale è il file Excel
su cui trasferire i dati ed il programma automaticamente
provvederà ad aggiornare i dati all’interno del foglio di
calcolo e ad aprire automaticamente il programma
Excel. A questo punto con un pizzico di esperienza sull’uso
delle pivot di Excel (peraltro facilmente acquisibile), si
ottengono analisi e raggruppamenti di dati veramente
interessanti e difficilmente ottenibili anche con sofisticate
personalizzazioni del programma.
I dati sono estratti da tre grandi aree: Acquisti, Vendite,
Giacenze e consentono una analisi approfondita per
materiale, per cliente/fornitore, tipologia del materiale,
famiglia o provenienza dello stesso. I dati possono poi
essere ordinati e/o filtrati per data o periodo e possono
essere messi a fronte anche periodi diversi. A corredo
possono essere generati grafici esplicativi dell’analisi
effettuata.
Analisi e statistiche
Listini di
Lavorazione
Anagrafiche
Magazzino
c/o Lavoro
c/to Deposito
Ordini
Fornitore
Anagrafiche
Listini di
Vendita
MarmOK
D.d.t. Vendite
Reso
Trasferimento
Ordini Clienti
Contabilità
Fatturazione
Collegamento a modulo contabile
Per rendere completa tutta la gestione del ciclo
aziendale, MarmOK è collegato per la parte contabile
con l’applicativo
Stampe
Reportistica
Statistiche
Il collegamento di MarmOK a ONDAiQ, quindi, consente
la gestione di tutti gli adempimenti fiscali dell’Azienda :
libro giornale, schede contabili, registri IVA, ecc..
MarmOK è quindi una soluzione globale al servizio
dell’azienda del marmo, ideata e creata appositamente
per soddisfare le esigenze delle imprese del settore.
Questo modulo raggruppa le funzionalità per la gestione
di tutti gli adempimenti contabili e fiscali dell’Azienda.
Tutte le prime note derivanti da fatture/note di credito
emesse da MarmOK, vengono automaticamente
assunte in contabilità, dove per altro possono essere
modificate.
Tutto questo consente l’ aggiornamento automatico del
partitario extracontabile, degli scadenzari, estratti conto,
correlati alla gestione degli effetti.
Infine tramite l’applicativo ONDAiQ , viene permessa la
gestione di prime note contabili pure, ovvero
movimentazione eseguire tra conti di contabilità senza
implicazioni di alcun genere per i registri IVA. Esempi
tipici di contabilità pura sono i pagamenti, gli incassi, i
giroconti, gli abbuoni.
Lo schema
Da sempre alla ricerca di innovazione e in un costante
percorso di crescita, Mixmar IT è ad oggi un’azienda
leader nel settore, in grado di assicurare un’ampia
gamma di soluzioni per la gestione dei processi nelle
piccole e medie imprese, rivolgendosi in particolar modo
ai settori Industria e Distribuzione, Cantieristica,
Impiantistica, Global Service e Lapideo.
I nostri principali Partner
Sviluppa inoltre soluzioni personalizzate tramite l’attenta
analisi delle specifiche esigenze del cliente.
Mixmar IT si propone ai Clienti come un interlocutore
globale, capace di soddisfare esigenze e di rispondere a
sfide di mercato sempre più impegnative sulla gestione
delle
informazioni
in
un’ottica
di
Knowledge
Management.
Tutto questo per continuare a perseguire la principale
missione aziendale, che è sempre stata e continua ad
essere quella di garantire a tutti i Clienti attuali e futuri, un
costante miglioramento sia delle soluzioni che dei servizi
portati sul mercato.
L'offerta Mixmar IT, da sempre, tiene in particolare
considerazione il mondo dell'impresa. Il proprio campo
d’azione è la completa copertura delle esigenze
operative dell'azienda, dalle aree gestionali tradizionali
come la Contabilità, il Magazzino, le Vendite e gli
Acquisti, fino all’integrazione dei nuovissimi aspetti
strategici come il Controllo dei centri di costo e di ricavo
(il Controllo di Gestione), il Networking, la Business
Intelligence, la Gestione Documentale e Archiviazione
sostitutiva dei documenti a norma di legge.
Capacità, attenzione ai particolari e passione per il
nostro lavoro, unitamente al continuo aggiornamento
tecnologico e alla periodica formazione tecnica dei
nostri sviluppatori sono le condizioni che ci hanno
trasformato in una delle più apprezzate realtà della
Toscana per quanto riguarda l'Information Technology.
Strategiche ed importanti collaborazioni consentono poi
un continuo aggiornamento tecnologico e un’adeguata
copertura delle diverse aree IT, realizzando progetti
integrati e personalizzati che ottimizzano le risorse
dell’impresa.
Mixmar IT partecipa all'ambito progetto Microsoft
Dove siamo :
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