APPRENDIMENTO DI UN PROGRAMMA GESTIONALE DI CONTABILITA’ Introduzione al corso Il sistema informativo aziendale Rimini, 2 marzo 2007 Alessandro Spada Alessandro Capodaglio Presentazione del corso Preiscrizione per l’accesso alle lezioni pratiche in LABORATORIO [email protected] entro venerdì 9 marzo 2007. Informazioni richieste: – – – – Matricola Cognome Nome Corso di laurea Presentazione del corso • Orario delle lezioni indicativo 14 -16 RED LAB L’orario definitivo verrà comunicato mercoledì 14 marzo 2007 • Materiale didattico - avvisi - programmi - orari www.cib.unibo.it/capodaglio • Informazioni [email protected] Presentazione del corso • Modalità di svolgimento delle lezioni a. introduzione teorica b. schematizzazione del processo analizzato c. esemplificazione pratica a sistema • Modalità di svolgimento della prova d’esame a. domande pratiche da svolgersi sull’applicativo Euro09 b. domanda aperta su argomenti teorici c. prova orale Programma del corso • PARTE I - INTRODUZIONE 1. LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI IN UN’AZIENDA 2. I SISTEMI CONTABILI AZIENDALI (EDP) 3. I SISTEMI GESTIONALI AZIENDALI (ERP) 4. SISTEMI MONOUTENZA E CLIENT/SERVER Programma del corso • PARTE II – AREA AMMINISTRATIVO/CONTABILE 1. PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE 2. IL PIANO DEI CONTI 3. LE CAUSALI CONTABILI 4. LE REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA 5. LE STAMPE: a. IL LIBRO GIORNALE b. IL BILANCIO c. I REGISTRI IVA Programma del corso • PARTE III – UTILIZZO DI UN PROGRAMMA GESTIONALE 1. MODULO ACQUISTI 2. MODULO VENDITE 3. MODULO CONTABILITA’ GENERALE 4. RILEVAZIONI DI FINE ESERCIZIO Il sistema aziendale AZIENDA Sistema di elementi socio economici (energie personali e mezzi patrimoniali) fra loro coordinati ed interagenti verso un fine assegnato. SISTEMA Insieme di elementi diversi, in relazione tra loro, in cui l’equilibrio di ogni elemento e dell’intero sistema e’ condizionato in varia misura dagli altri elementi e dai legami tra loro esistenti. L’AZIENDA DI PRODUZIONE (IMPRESA) MERCATO DEGLI MERCATO DI APPROVVIGIONAMENTI SBOCCO (FATTORI) (PRODOTTI) AZIENDA IL SISTEMA OPERATIVO DELLE AZIENDE DI PRODUZIONE ENTRATA FINANZIAMENTI A TITOLO DI CAPITALE DI CREDITO USCITE INVESTIMENTI PATRIMONIALI ACCESSORI MEZZI MONETARI DISPONIBILI USCITA ENTRATE ENTRATE USCITE DISTRIBUZIONI DI UTILI USCITA ENTRATA FINANZIAMENTI A TITOLO DI CAPITALE PROPRIO INVESTIMENTI IN FATTORI PRODUTTIVI TRASFORMAZIONI INTERNE TECNICO-ECONOMICHE REALIZZI PRODOTTI E RESIDUI DI FATTORI PROD. LA GESTIONE AZIENDALE Complesso di operazioni (decisioni e attuazioni) che gli organi dell’azienda pongono in essere per il raggiungimento dei propri fini. Operazioni di gestione esterna -Finanziamenti a titolo di credito -Tutti gli investimenti -Realizzi Operazioni di gestione interna -Trasformazioni tecnico-economiche Operazioni fuori gestione -Finanziamenti a titolo di capitale proprio -Distribuzioni di utili L’ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALE NELLE PMI CAPACITA’ – CREATIVITA’ – INTUITO DELL’IMPRENDITORE AUMENTO DEFINIZIONE DI UN MODELLO ORGANIZZATIVO COMPETITIVITA’ CONTENIMENTO DEI COSTI E MIGLIORAMENTO DELLA GESTIONE AZIENDALE LE FUNZIONI SVOLTE IN AZIENDA RAPPORTI CON I FORNITORI PROCESSI INTERNI RAPPORTI CON RETE VENDITA/CLIENTI •AMMINISTRAZIONE •CONTABILITA’ CLIENTI •CONTABILITA’ FORNITORI •CONTROLLO DI GESTIONE •GESTIONE ORDINI FORNITORI •GESTIONE DEL PERSONALE •LOGISTICA IN ENTRATA •ACQUISTI •PAGHE E CONTRIBUTI •MARKETING •PIANIFICAZIONE PROD. •PRODUZIONE •CONTROLLO QUALITA’ •VENDITE •PRE-VENDITA •GESTIONE ORDINI CLIENTI •GESTIONE ORDINE RETE DI VENDITA •LOGISTICA IN USCITA •ASSISTENZA POSTVENDITA LE AREE AZIENDALI AREA AMMINISTRATIVA AREA COMMERCIALE AREA LOGISTICA AREA PRODUZIONE/ TECNICA AREA AMMINISTRATIVA – Contabilita` Generale – Controllo di Gestione – Tesoreria / Gestione Finanziaria – Questioned Economica • Rapporti clienti/fornitori • Recupero crediti – Gestione Personale IL PROCESSO FATTURAZIONE ATTIVA / PASSIVA INCASSI & PAGAMENTI LIBRI FISCALI SCRITTURE CONTABILI FATTI PATRIM. E FINANZIARI BUDGET & FORECAST BILANCIO REPORTING CONTROLLO DI GESTIONE AREA COMMERCIALE – Gestione rapporti clienti – Marketing – Politiche commerciali (prezzi) – Agenti / Venditori / Rappresentanti – Web presence, e-commerce – Acquisizione ordini, emissione offerte – Gestione rapporti fornitori – Controllo costi CONTABILITA’ CLIENTI PRODUZIONE/ MAGAZZINO UFF. COMMERCIALE VENDITORI IL PROCESSO – Ciclo attivo ATTIVITA’ DI MARKETING NO OFFERTA A CLIENTE ACCETTAZIONE APPROVVIGION. / PRODUZIONE EMISSIONE FATTURA SI CALCOLO PROVVIGIONI ORDINE DA CLIENTE CONSEGNA (DDT) 1 REGISTRAZIONE CONTABILE SCADENZARIO INCASSI CONTABILITA’ FORNITORI UFFICIO ACQUISTI PRODUZIONE/ MAGAZZINO IL PROCESSO – Ciclo passivo 1 NASCITA FABBISOGNO ACCETTAZIONE MATERIALI RICHIESTA D’OFFERTA ORDINE A FORNITORE RICEVIMENTO FATTURA GARE REGISTRAZIONE CONTABILE SCADENZARIO PAGAMENTI AREA LOGISTICA – “punto di passaggio” per vari processi aziendali – Organizzazione logica e fisica di prodotti e materie prime – Gestione scorte – Stoccaggio e distribuzione prodotti – Classificazione materiali in ingresso AREA PRODUZIONE – Definizione e gestione tecnica del prodotto – Gestione Terzisti – Pianificazione e controllo attività produttive – Gestione Qualita` Prodotti – Sistemi CAD / CAM – Assistenza tecnica post-vendita Il sistema informativo aziendale Struttura aziendale: suddivisione dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale. Risorse aziendali: tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono risorse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre. Processo: insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse. Il sistema informativo aziendale Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l'informazione. L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse. I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni: utilizzate, informativo. l'insieme delle elaborate dai informazioni processi gestite costituisce il generate, sistema Il sistema informativo aziendale Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali, che prevedevano l'uso di complesse e lunghe procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc. L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle informazioni, con ulteriori perdite di efficienza. Il sistema informativo aziendale L’introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione ha invece permesso di accelerare l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati. Ha inoltre condotto a: • realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle informazioni; •definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo. La classificazione dei processi/decisioni aziendali • processi direzionali: concorrono alla definizione degli obiettivi strategici; • processi gestionali: concorrono alla traduzione degli obiettivi in criteri di gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali obiettivi; • processi operativi: se concorrono all'attuazione degli obiettivi. L’evoluzione dei sistemi informativi La tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei processi maggiormente deterministici, ovvero che possano essere eseguiti in maniera ripetitiva. Tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente nei processi gestionali, quasi assente in quelli direzionali. I processi decisionali di livello gestionale hanno bisogno dei dati provenienti da quelli di tipo operativo, così come i processi direzionali ricevono le informazioni da quelli gestionali. L’evoluzione dei sistemi informativi • Prima fase automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di natura operativa. ripetitività e precisa definizione delle operazioni da compiere vantaggi legati alla quantità delle operazioni elementari eseguite con efficienza, piuttosto che alla qualità e al valore delle singole operazioni. ottica settoriale: i processi vengono automatizzati all'interno di un settore e di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e attività L’evoluzione dei sistemi informativi • Seconda fase integrazione fra applicazioni operative e loro coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale. Ottica di completa integrazione tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente. I sistemi informatici integrati orientati ai dati: archivi non ridondanti e coerenza di aggiornamento gestione delle informazioni centralizzata Integrazione come prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale che necessitano di dati intersettoriali.