Allegato 1 - Ministero degli Affari Esteri

ALLEGATO 1
Oggetto:
gara per la selezione di un soggetto privato per l’affidamento di attività di
ideazione, organizzazione, comunicazione, ufficio stampa, sponsoring relativo
all’evento “Giornata Mondiale dell’Alimentazione in programma in Roma il
16.10.2014, gara indetta ai sensi dell’art’art. 125 del D.lgs. n. 163/06 s.m.i.
La Direzione Generale alla Cooperazione e allo Sviluppo del Ministero degli Affari Esteri,
nell’ambito del perseguimento dei propri scopi istituzionali, come negli scorsi anni intende
organizzare una serie di attività che sosterranno le iniziative legate alla celebrazione della
"Giornata Mondiale dell'Alimentazione" dedicata all’Agricoltura Familiare ed ispirate al
tema di EXPO 2015 “Nutrire il pianeta, energia per la vita”, che sarà celebrata a Roma il 16
ottobre 2014.
In quest’ottica intende promuovere eventi di approfondimento e di sensibilizzazione sul tema
della fame nel mondo. Gli eventi dovranno svolgersi all'interno della programmazione della
Manifestazione stessa, e coinvolgere personalità di rilievo nazionali ed internazionali,
invitate dalla DGCS e dalle agenzie specializzate delle Nazioni Unite del polo alimentare
romano.
a) attività di supporto e assistenza specialistica:
In sintesi le iniziative si dovrebbero articolare nelle seguenti modalità:
 reperimento e messa a disposizione della location ufficiale della manifestazione,
adeguata all’importanza degli eventi;
 coordinamento e gestione dell'evento;
 convocazione del panel dell'evento, con ospiti individuati da questa Direzione
Generale;
 servizi tecnici;
 supporto alle attività di ufficio stampa;
 supporto alle attività di comunicazione;
 supporto alla DGCS nell’ideazione e nel coordinamento di una campagna di
sensibilizzazione;
Per le attività di cui trattasi, la Direzione Generale non dispone di uno stanziamento di
bilancio. L’impresa che svolgerà le attività dovrà ricercare sponsorizzazioni, compatibili
con il livello, la natura e i contenuti della manifestazione, il cui ammontare minimo non potrà
essere inferiore, indicativamente, a Euro 80.000,00.
Il soggetto selezionato dovrà presentare un progetto esecutivo delle attività da sottoporre alla
valutazione della DGCS. Il progetto dovrà assicurare adeguata visibilità sui mezzi di
informazione grazie ad attività di adeguato standard qualitativo e sulla base dei criteri di
seguito stabiliti.
Tutte le opere dell’ingegno prodotte dal soggetto selezionato (il naming, il marchio, il sito
internet, il format e simili) dovranno essere registrate a cura e spese del soggetto selezionato,
ma rimarranno sempre e comunque di proprietà della DGCS.
Il soggetto selezionato, per mezzo dei suoi rappresentanti, dovrà essere presente nei luoghi di
svolgimento della manifestazione nel giorno in cui la stessa si svolgerà, nelle giornate
precedenti per effettuare il coordinamento della logistica ed in quelle successive, laddove
necessario.
Il soggetto selezionato dovrà dotarsi, prima dell’evento, di tutte le autorizzazioni ed i
permessi previsti per legge e quant’altro necessario per la realizzazione dello stesso,
fornendone copia della documentazione alla DGCS. Tutti i rappresentanti del soggetto
selezionato dovranno relazionarsi con i funzionari responsabili dell’iniziativa all’uopo
designati dalla DGCS.
Tutte le risorse finanziarie erogate da soggetti privati reperiti dall’affidataria, per
l’acquisizione di beni e servizi necessari per la creazione dell’Evento, verranno fatturate ed
incassate integralmente da quest’ultima e/o reinvestite per realizzare la manifestazione. Al
termine delle attività il soggetto selezionato dovrà produrre alla DGCS la rendicontazione
finale dei contratti di sponsorizzazione inerenti le iniziative e i relativi documenti fiscali delle
spese sostenute.
Il soggetto selezionato dovrà:
a) tenere costantemente aggiornata la DGCS sulla definizione e sull’attuazione del piano di
sponsorizzazione, collaborando con il funzionario designato dalla DGCS stessa, ai fini del
miglior coordinamento delle attività e delle iniziative rispettando il principio della
trasparenza;
b) fornire alla DGCS in tempo utile i loghi/marchi/nomi degli sponsor, in formato
elettronico, ai fini del loro inserimento sul materiale pubblicitario dell’evento che sarà
direttamente realizzato dalla DGCS e sul sito web;
c) comunicare preventivamente alla DGCS, in forma scritta, le generalità degli sponsor
individuati ed i messaggi pubblicitari che intende divulgare al fine di consentire l’esercizio
del diritto di rifiuto di cui al successivo articolo;
d) assicurare lo svolgimento del proprio servizio secondo le modalità indicate nella proposta
progettuale presentata in sede di gara, assicurando la valorizzazione delle attività considerato
il luogo di prestigio dove si svolge ed un’adeguata strategia di comunicazione e di
organizzazione.
Il soggetto selezionato è responsabile verso la DGCS dell’esatto adempimento del contratto.
Restano a carico del soggetto selezionato tutti gli oneri economici necessari all’esecuzione
del contratto e alla realizzazione della proposta progettuale presentata in fase di gara.
La DGCS resta estranea ai rapporti che il soggetto selezionato instaura con soggetti terzi, in
particolare con gli sponsor, non assumendo nessun tipo di responsabilità nei confronti dei
medesimi ivi compreso il caso in cui la DGCS dovesse rifiutare uno o più sponsor qualora
ricorressero i requisiti sotto descritti.
In ottemperanza agli obblighi previsti dal D.Lgs. 196/2003, il trattamento di dati personali da
parte del soggetto selezionato deve avvenire unicamente in relazione allo svolgimento delle
attività di cui al presente contratto ed in forma non eccedente rispetto all’utilizzo che di essi
deve essere fatto, non comunicando né trasmettendo ad altri soggetti i dati ricevuti o acquisiti
direttamente, fatte salve le eccezioni di legge. Rimane fermo che il soggetto selezionato deve
acquisire l’espresso consenso degli sponsor a trasmettere alla DGCS integralmente i dati
relativi alla sponsorizzazione acquisita.
Il soggetto selezionato deve assicurare lo svolgimento del proprio servizio secondo le
modalità indicate nella proposta progettuale presentata in sede di gara, assicurando la
valorizzazione dell’evento considerato il luogo di prestigio dove si svolge ed una adeguata
strategia di comunicazione e di organizzazione.
Relativamente alle proposte di sponsorizzazione dell’evento, la DGCS si riserva di rifiutare
qualsiasi sponsorizzazione, qualora:
- ritenga che possa derivare un conflitto di interesse tra l'attività pubblica e quella privata;
- ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno all’immagine, alle
iniziative o alle politiche o a specifici progetti della DGCS;
- ritenga che questa possa essere usata per fini non previsti o contrari alla legge o al buon
costume;
- che sia ritenuta incompatibile con il ruolo e l’attività istituzionale della DGCS;
- che possa creare pregiudizio o danno all’immagine della DGCS o alle proprie iniziative;
- che sia reputata inaccettabile per motivi di pubblico interesse.
Sono in ogni caso escluse le sponsorizzazioni riguardanti:
- propaganda di natura politica, militare, sindacale, filosofica o religiosa;
- pubblicità dirette o indirette vietate in tutto o in parte secondo la normativa in vigore;
- messaggi offensivi, incluse le espressioni di fanatismo, razzismo, odio, minaccia e violenza;
- pubblicità diretta o collegata alla promozione di tabacco, prodotti alcolici e farmaceutici,
materiale pornografico o a sfondo sessuale;
- pubblicità ingannevole.
La valutazione del rispetto dei suddetti principi è compiuta sulla base delle dichiarazioni
ufficiali rese dalle Società interessate alla sponsorizzazione dell’evento in sede di trattativa
contrattuale. Eventuali contestazioni in merito potranno essere avanzate dalla DGCS per
iscritto. Il soggetto selezionato dell’evento si impegna a presentare alla DGCS le proprie
tipologie di format, ovvero le proposte commerciali per gli sponsor suddivise nelle varie
categorie, in cui siano definiti gli impegni reciproci e i valori economici.