ALLEGATO 1 Oggetto: alla gara per la selezione di un soggetto privato per l’affidamento di attività di ideazione, organizzazione, comunicazione, ufficio stampa, sponsoring relativo all’evento “giornata mondiale dell’alimentazione in programma in Roma il 16.10.2013, gara indetta ai sensi dell’art’art. 125 del D.lgs. n. 163/06 s.m.i. La Direzione Generale alla Cooperazione e allo Sviluppo del Ministero degli Affari Esteri, nell’ambito del perseguimento dei propri scopi istituzionali, come negli scorsi anni intende organizzare una serie di attività che sosterranno le iniziative legate alla celebrazione della "Giornata Mondiale dell'Alimentazione" che sarà celebrata a Roma il 16 ottobre 2013. In quest’ottica intende promuovere uno o più eventi di approfondimento e di sensibilizzazione sul tema della fame nel mondo. L’evento/eventi dovranno svolgersi all'interno della programmazione della Manifestazione stessa, e coinvolgere personalità di rilievo nazionali ed internazionali, invitate dalla DGCS e dalle agenzie specializzate delle Nazioni Unite del polo alimentare romano. a) attività di supporto e assistenza specialistica: In sintesi le iniziative si dovrebbero articolare nelle seguenti modalità: reperimento e messa a disposizione della location ufficiale della manifestazione, adeguata all’importanza dell’evento; coordinamento e gestione dell'evento; convocazione del panel dell'evento, con ospiti individuati da questa Direzione Generale; service tecnici; supporto alle attività di ufficio stampa; supporto alle attività di comunicazione. (consulenza per l’ideazione di un concept per la produzione di un format televisivo finalizzato alla raccolta fondi contro la fame nel mondo.) supporto alla DGCS nell’ideazione e nel coordinamento di una campagna di sensibilizzazione da condursi attraverso il supporto di una primaria trasmissione televisiva; (assistenza alla DGCS per la realizzazione tecnica della raccolta di fondi tramite gli operatori tecnici del settore (operatori di telefonia, circuiti carte di credito, banche, uffici postali, ecc.). Per le attività di cui trattasi, la Direzione Generale non dispone di uno stanziamento di bilancio. L’impresa che svolgerà le attività dovrà ricercare sponsorizzazioni, compatibili con il livello, la natura e i contenuti della manifestazione, il cui ammontare minimo non potrà essere inferiore, indicativamente, a Euro 80.000,00. Offerte anormalmente elevate non saranno ritenute valide. Il soggetto selezionato dovrà presentare un progetto esecutivo dell’evento da sottoporre alla valutazione della DGCS. Il progetto dovrà assicurare all’evento adeguata visibilità sui mezzi di informazione grazie ad attività di adeguato standard qualitativo e sulla base dei criteri di seguito stabiliti. Tutte le opere dell’ingegno prodotte dal soggetto selezionato (il naming, il marchio, il sito internet, il format e simili) dovranno essere registrate a cura e spese del soggetto selezionato, ma rimarranno sempre e comunque di proprietà della DGCS. Il soggetto selezionato, per mezzo dei suoi rappresentanti, dovrà essere presente nei luoghi di svolgimento della manifestazione nel giorno in cui la stessa si svolgerà, nelle giornate precedenti per effettuare il coordinamento della logistica ed in quelle successive, laddove necessario. Il soggetto selezionato dovrà dotarsi, prima dell’evento, di tutte le autorizzazioni ed i permessi previsti per legge e quant’altro necessario per la realizzazione dello stesso, fornendone copia della documentazione alla DGCS. Tutti i rappresentanti del soggetto selezionato dovranno relazionarsi con i funzionari responsabili dell’iniziativa all’uopo designati dalla DGCS. Tutte le risorse finanziarie erogate da soggetti privati reperiti dall’affidataria, per l’acquisizione di beni e servizi necessari per la creazione dell’Evento, verranno fatturate ed incassate integralmente da quest’ultima e/o reinvestiti per realizzare la manifestazione. Al termine dell’evento il soggetto selezionato dovrà produrre alla DGCS la rendicontazione finale dei contratti di sponsorizzazione inerenti l’evento e i relativi documenti fiscali delle spese sostenute. Il soggetto selezionato dovrà: a) tenere costantemente aggiornata la DGCS sulla definizione e sull’attuazione del piano di sponsorizzazione, collaborando con il funzionario designato dalla DGCS stessa, ai fini del miglior coordinamento delle attività e delle iniziative rispettando il principio della trasparenza; b) fornire alla DGCS in tempo utile i loghi/marchi/nomi degli sponsor, in formato elettronico, ai fini del loro inserimento sul materiale pubblicitario dell’evento che sarà direttamente realizzato dalla DGCS e sul sito web; c) comunicare preventivamente alla DGCS, in forma scritta, le generalità degli sponsor individuati ed i messaggi pubblicitari che intende divulgare al fine di consentire l’esercizio del diritto di rifiuto di cui al successivo articolo; d) assicurare lo svolgimento del proprio servizio secondo le modalità indicate nella proposta progettuale presentata in sede di gara, assicurando la valorizzazione dell’evento considerato il luogo di prestigio dove si svolge ed un’adeguata strategia di comunicazione e di organizzazione. Il soggetto selezionato è responsabile verso la DGCS dell’esatto adempimento del contratto. Restano a carico del soggetto selezionato tutti gli oneri economici necessari all’esecuzione del contratto e alla realizzazione della proposta progettuale presentata in fase di gara. La DGCS resta estranea ai rapporti che il soggetto selezionato instaura con soggetti terzi, in particolare con gli sponsor, non assumendo nessun tipo di responsabilità nei confronti dei medesimi ivi compreso il caso in cui la DGCS dovesse rifiutare uno o più sponsor qualora ricorressero i requisiti sotto descritti. In ottemperanza agli obblighi previsti dal D.Lgs. 196/2003, il trattamento di dati personali da parte del soggetto selezionato deve avvenire unicamente in relazione allo svolgimento delle attività di cui al presente contratto ed in forma non eccedente rispetto all’utilizzo che di essi deve essere fatto, non comunicando né trasmettendo ad altri soggetti i dati ricevuti o acquisiti direttamente, fatte salve le eccezioni di legge. Rimane fermo che il soggetto selezionato deve acquisire l’espresso consenso degli sponsor a trasmettere alla DGCS integralmente i dati relativi alla sponsorizzazione acquisita. Il soggetto selezionato deve assicurare lo svolgimento del proprio servizio secondo le modalità indicate nella proposta progettuale presentata in sede di gara, assicurando la valorizzazione dell’evento considerato il luogo di prestigio dove si svolge ed una adeguata strategia di comunicazione e di organizzazione. Relativamente alle proposte di sponsorizzazione dell’evento, la DGCS si riserva di rifiutare qualsiasi sponsorizzazione, qualora: - ritenga che possa derivare un conflitto di interesse tra l'attività pubblica e quella privata; - ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno all’immagine, alle iniziative o alle politiche o a specifici progetti della DGCS; - ritenga che questa possa essere usata per fini non previsti o contrari alla legge o al buon costume; - che sia ritenuta incompatibile con il ruolo e l’attività istituzionale della DGCS; - che possa creare pregiudizio o danno all’immagine della DGCS o alle proprie iniziative; - che sia reputata inaccettabile per motivi di pubblico interesse. Sono in ogni caso escluse le sponsorizzazioni riguardanti: - propaganda di natura politica, militare, sindacale, filosofica o religiosa; - pubblicità dirette o indirette vietate in tutto o in parte secondo la normativa in vigore; - messaggi offensivi, incluse le espressioni di fanatismo, razzismo, odio, minaccia e violenza; - pubblicità diretta o collegata alla promozione di tabacco, prodotti alcolici e farmaceutici, materiale pornografico o a sfondo sessuale; - pubblicità ingannevole. La valutazione del rispetto dei suddetti principi è compiuta sulla base delle dichiarazioni ufficiali rese dalle Società interessate alla sponsorizzazione dell’evento in sede di trattativa contrattuale. Eventuali contestazioni in merito potranno essere avanzate dalla DGCS per iscritto. Il soggetto selezionato dell’evento si impegna a presentare alla DGCS le proprie tipologie di format, ovvero le proposte commerciali per gli sponsor suddivise nelle varie categorie, in cui siano definiti gli impegni reciproci e i valori economici.