art. 2 – oggetto del servizio
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Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 GARA DI APPALTO PER L’AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DEL SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE, CUSTODIA E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA E SANITARIA CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO Pag. 1 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 SOMMARIO ART. 1 – CONTESTO DI RIFERIMENTO ............................................................................................................... 4 ART. 2 – OGGETTO DEL SERVIZIO ...................................................................................................................... 4 ART. 3 – VOLUMI DEL SERVIZIO ......................................................................................................................... 7 ART. 4 – DISCIPLINA DEL SERVIZIO .................................................................................................................... 8 ART. 5 – IMPORTO DEL SERVIZIO ...................................................................................................................... 9 ART. 6 – DURATA DEL SERVIZIO......................................................................................................................... 9 ART. 7 – SOPRALLUOGO ED ANALISI DI FASCICOLI TIPO ................................................................................... 9 ART. 8 – MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO ..................................................................................... 10 7.1 - Presa in carico dell’archivio di deposito .............................................................................................. 10 7.2 - Presa in carico dell’archivio prodotto durante la vigenza contrattuale .............................................. 11 7.3 - Gestione dell’archivio ........................................................................................................................ 12 7.4 - Piattaforma tecnologica ..................................................................................................................... 12 ART. 9 – LIVELLI DI SERVIZIO ............................................................................................................................ 13 ART. 10 – RELAZIONE TECNICA E CURRICULUM AZIENDALE ........................................................................... 14 ART. 11 – CRITERI DI AGGIUDICAZIONE .......................................................................................................... 14 ART. 12 – INADEMPIENZE O PENALITA’........................................................................................................... 16 ART. 13 – SUBAPPALTO ................................................................................................................................... 17 ART. 14 – INVARIABILITA’ DEI CORRISPETTIVI ................................................................................................. 17 ART. 15 – MODALITÀ DI FATTURAZIONE ......................................................................................................... 17 ART. 16 – REVISIONE PREZZI ............................................................................................................................ 17 ART. 17 – CESSIONE DEI CREDITI ..................................................................................................................... 17 ART. 18 – TUTELA DI DATI SENSIBILI................................................................................................................ 18 ART. 19 – SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO ................................................................................................ 18 ART. 20 – OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DELL’AGGIUDICATARIA .................................................................... 18 Pag. 2 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 ART. 21 – SOSPENSIONE DEL SERVIZIO ........................................................................................................... 19 ART. 22 – TRASFORMAZIONE O CESSIONE D’AZIENDA ................................................................................... 20 ART. 23 – CESSIONE DEL CONTRATTO ............................................................................................................. 20 ART. 24 – RISOLUZIONE DEL CONTRATTO ....................................................................................................... 20 ART. 25 – RINVIO ............................................................................................................................................. 21 ART. 26 – FORO COMPETENTE ........................................................................................................................ 21 ART. 27 – SPESE DI CONTRATTO ...................................................................................................................... 21 ART. 28 – RESPONSABILITÀ ............................................................................................................................. 22 Pag. 3 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 ART. 1 – CONTESTO DI RIFERIMENTO L’Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) “S. de Bellis” indice una procedura aperta per l’affidamento in outsourcing del servizio di archiviazione, custodia e gestione di documentazione amministrativa e sanitaria. Le tipologie documentali oggetto del servizio sono le seguenti: Cartelle cliniche. Documentazione amministrativa. Tale documentazione è attualmente depositata presso gli archivi dell’Istituto ubicato nella Provincia di Bari. E’ intendimento di questa Stazione Appaltante affidare tale documentazione già in deposito e, altresì, la documentazione di nuova produzione generata durante il periodo di vigenza contrattuale a un fornitore di comprovata esperienza che operi in regime certificato di qualità e sicurezza. ART. 2 – OGGETTO DEL SERVIZIO L’Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) “S. de Bellis” intende affidare in outsourcing l’archiviazione, la custodia, l’informatizzazione e la gestione dell’archivio di deposito della documentazione amministrativa e sanitaria a un unico fornitore che abbia acquisito certificate esperienze nel campo dell’archiviazione fisica e gestione elettronica documentale. La documentazione è attualmente archiviata in circa 5.000 faldoni con lacci, di dorso variabile da 13, 15, 17 cm, contenenti mediamente da 20 a 30 fascicoli ognuno, disposti con dorso a vista su scaffali. Sul dorso è riportato di regola il solo intervallo di numerazione. Sul frontespizio sono solitamente trascritte le informazioni riguardanti il fascicolo di riferimento. L’oggetto dell’appalto prevede le seguenti sette tipologie di servizio: 1. Servizio di presa in carico dell’archivio di deposito. Oggetto del servizio è l’archiviazione, la custodia e la gestione del patrimonio archivistico di una sezione di archivio sino a oggi prodotta, costituente l’attuale archivio di deposito delle tipologie documentali indicate. In particolare tale intervento dovrà riguardare le seguenti attività: a. Trasferimento organizzato della documentazione dagli attuali archivi di deposito ubicati presso l’Istituto in corrispondenti idonei locali di deposito messi a disposizione dalla ditta aggiudicataria. L’archivio di deposito dell’Ente è sito in via Turi n.27. Espletamento delle Pag. 4 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 attività aggiuntive di sanificazione, spolveratura e condizionatura di tutta la documentazione trattata. Tali attività aggiuntive dovranno essere eseguite nella misura richiesta dal reale stato di conservazione delle carte. b. Informatizzazione degli indici di ricerca, esplicitati in dettaglio nel successivo Art. 7.1 di tutta la documentazione trattata di cui ai precedenti punti a) e b). L’attività dovrà essere svolta presso appositi locali ad uso ufficio del fornitore, adiacenti ai depositi finali di conservazione, nel rispetto del Titolario di Classificazione adottato dall’Istituto. c. Attività di scarto della documentazione che abbia superato i termini di conservazione così come previsto dalla normativa vigente in materia. d. Conservazione fisica organizzata presso il deposito del fornitore di tutta la documentazione trasferita. 2. Servizio di presa in carico dell’archivio di deposito prodotto durante la vigenza contrattuale. Oggetto del servizio è l’archiviazione, la custodia e la gestione del patrimonio archivistico prodotto nel corso del periodo di vigenza contrattuale. Le attività previste sono di seguito esposte: a. Trasferimento organizzato, con periodicità almeno bimestrale, della documentazione sanitaria e amministrativa prodotta nelle sedi dell’Istituto interessate dal servizio e non più da considerarsi di uso corrente. b. Informatizzazione degli indici di ricerca nella base dati accentrata di tutta la documentazione trasferita sulla base di specifiche chiavi di indicizzazione di cui al successivo Art. 7.1, nel rispetto del Titolario di Classificazione adottato dall’Istituto, analogamente a quanto richiesto al precedente punto 1 c). c. Attività di scarto della documentazione che abbia superato i termini di conservazione così come previsto dalla normativa vigente in materia. d. Conservazione fisica organizzata presso il deposito del fornitore di tutta la documentazione trasferita 3. Servizio di gestione dell’archivio. Oggetto del servizio è la gestione dell’archivio trasferito al fine di poter effettuare ricerche di documentazione archiviata e relative consultazioni di originali cartacei o copie digitali di fascicoli d’interesse con relativa gestione e tracciatura di tutto l’iter di gestione Pag. 5 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 delle richieste. Il servizio richiesto dovrà essere basato su una piattaforma informatica di cui al successivo punto 4; tale servizio dovrà essere erogato dal lunedì al venerdì, dalle 8,30 alle 17,00 ad esclusione delle festività ufficiali nazionali di calendario. In particolare si dovrà garantire la fornitura dei seguenti servizi: a. esecuzione di ricerca e consultazione per via telematica di copie digitali degli originali di documentazione amministrativa e/o sanitaria; b. esecuzione di ricerca e consegna di documentazione di documentazione amministrativa e/o sanitaria in originale cartaceo. Le richieste potranno essere di tipo “ordinarie” o di tipo “urgente” in funzione dei tempi di evasione di cui al successivo art. 9 – Livelli di servizio. Al fine di consentire le istituzionali attività di ricerca scientifica proprie dell’Istituto, si richiede inoltre la disponibilità di una sala di consultazione a disposizione del personale dell’Istituto presso la struttura archivistica messa a disposizione dal fornitore. Tale luogo deve essere ad una distanza non superiore di km 40 al fine di essere raggiungibile dal personale dell’Istituto entro 30 minuti. 4. Piattaforma informatica di supporto al servizio. Oggetto del servizio è la messa a disposizione per via telematica di una piattaforma informatica idonea alla gestione delle ricerche di documentazione amministrativa e sanitaria oggetto del servizio, alla gestione delle richieste in modalità originale o copia digitale e alla visualizzazione / stampa delle immagini digitali dei documenti in essa contenuti. Tale sistema informatico, correttamente configurato sulla base di quanto evidenziato nei precedenti punti 1-2-3, si intende composto dalla piattaforma hardware centrale e dalle regolari licenze d’uso del software di base, del software d’ambiente e del software applicativo specifico, adatto alla gestione completa di archivi amministrativi e sanitari. La memoria di massa dovrà essere configurata per memorizzare la documentazione pregressa e quella di nuova produzione per tutta la durata contrattuale. Tutta l’infrastruttura informatica di supporto al servizio, ovvero i sistemi di elaborazione, le memorie di massa interne ed esterne ed il software di base, d’ambiente ed applicativo, dovranno essere ospitati in appositi locali, messi a disposizione dalla ditta aggiudicataria, opportunamente protetti sia dal punto di vista fisico che logico. In fase di offerta la ditta concorrente dovrà esplicitare le modalità di collegamento telematico offerto per l’utilizzo del sistema e le caratteristiche tecnico/funzionali messe a disposizione. È richiesto inoltre alla ditta concorrente di illustrare le misure di sicurezza adottate per garantire la disponibilità, l’integrità e la riservatezza delle informazioni memorizzate; si sottolinea che, in base all’oggetto dell’archiviazione, Pag. 6 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 le informazioni trattate sono definite “sensibili” dall’attuale normativa sulla protezione dei dati personali. 5. Assistenza e manutenzione della piattaforma informatica. Oggetto del servizio è l’assistenza e la manutenzione della piattaforma tecnologica messa a disposizione a supporto del servizio per tutta la durata contrattuale. 6. Formazione del personale. Oggetto del servizio è la formazione applicativa all’uso del sistema informatico di gestione del servizio al personale interno incaricato all’utilizzo degli applicativi software di consultazione e richiesta. Si richiede, quindi, alle ditte partecipanti di formulare una completa proposta progettuale che, nel rispetto dei requisiti operativi, funzionali e tecnici minimali esplicitati nel presente capitolato speciale, fornisca una completa soluzione efficiente, efficace ed eventualmente migliorativa rispetto a quanto esplicitamente richiesto. ART. 3 – VOLUMI DEL SERVIZIO Nel presente articolo sono riportati i volumi di riferimento per il dimensionamento del Servizio. Le quantità indicate sono orientative e potranno variare di un massimo del 10% senza che la ditta aggiudicataria possa chiedere ulteriori compensi o indennità aggiuntive. Volumi riferiti al Servizio di presa in carico dell’archivio di deposito. La documentazione afferente all’archivio di deposito presente presso la sede dell’Istituto è stimabile in circa 800 metri lineari. Tali documenti sono relativi al periodo temporale che va dal 1960 a tutt’oggi. Annualmente il fornitore dovrà proporre elenchi di scarto della documentazione avviabile a scarto sulla base di quanto previsto nel Massimario di Conservazione e scarto in uso per consentire all’Istituto di espletare i procedimenti di avvio a scarto della documentazione. A valle delle dovute autorizzazioni la ditta aggiudicataria provvederà alla distruzione materiale di quanto scartabile nel rispetto della vigente normativa in materia. Volumi annui riferiti al Servizio di presa in carico dell’archivio di deposito prodotto durante la vigenza contrattuale. La documentazione prodotta annualmente dall’Istituto e non più da considerarsi di uso corrente è stimata in circa 120 metri lineari. Pag. 7 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 Volumi riferiti al Servizio di gestione dell’archivio. Le richieste di accesso all’archivio, riferite alle movimentazioni avvenute nell’anno 2014, sono state circa 400. Il 25% circa delle richieste di consultazione di originale cartaceo sono di tipo “urgente”. Volumi riferiti al Servizi di formazione del personale. Il numero di personale dipendente al quale erogare il servizio di formazione applicativa è di n.2 persone tutte presenti nella medesima sede di lavoro ubicata presso la Direzione Sanitaria dell’Istituto. ART. 4 – DISCIPLINA DEL SERVIZIO I servizi oggetto dell’appalto dovranno essere svolti nel rispetto delle vigenti normative di legge sulla gestione degli archivi fisici e telematici, sulla tutela per la sicurezza e salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro e sul trattamento dei dati personali in regime di presenza di dati sensibili. In particolare, per lo svolgimento dei servizi di gestione d’archivio, la ditta aggiudicataria dovrà mettere a disposizione della Stazione Appaltante dei locali idonei alla conservazione secondo le normative specifiche in materia, sia dal punto di vista delle caratteristiche strutturali, ambientali, microclimatiche e termoigrometriche, che dal punto di vista della sicurezza nel suo complesso. È richiesta la presenza di una figura denominata “referente unico del servizio”, alle dipendenze della ditta aggiudicataria, con almeno 15 anni di comprovata esperienza nella gestione di archivi di deposito cartaceo. È richiesta la presenza di almeno n. 2 archivisti, alle dipendenze della ditta aggiudicataria, aventi il Diploma in Archivistica, Paleografia e Diplomatica rilasciato dalla Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica presso un Archivio di Stato. I locali di deposito messi a disposizione della ditta aggiudicataria dovranno essere conformi ai requisiti minimi di seguito specificati: presenza di idoneo impianto antintrusione, sistema di videosorveglianza e vigilanza armata; regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di derattizzazione e di disinfestazione, ai fini dell’eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l’integrità del materiale in custodia; Pag. 8 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 apposita “procedura di sicurezza” nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003), al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia; conformità degli impianti elettrici alla normativa vigente in materia; piano di valutazione dei rischi di cui al D. Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii; possesso del Certificato Prevenzione Incendi per la categoria 34.2.C del D.P.R. 151/11 (ex attività 43 del D.M. 16/02/1982), categoria 35.2.C del D.P.R. 151/11 (ex attività 44 del D.M. 16/02/1982) con evidenza del carico di incendio; locali di deposito con destinazione d’uso specifica come deposito di archivio cartaceo; possesso della certificazione ISO 9001:2008 per le attività oggetto dell’appalto; tale certificato dovrà avere validità per le categorie EA 33 e EA 35; si ritiene preferenziale il possesso della certificazione ISO 14001:2004 per le attività oggetto dell’appalto; tale certificato dovrà avere validità per le categorie EA 33 e EA 35; si ritiene preferenziale il possesso della certificazione ISO/IEC 27001:2005 per le attività oggetto dell’appalto; tale certificato dovrà essere valido per le categorie EA 33 e EA 35; ART. 5 – IMPORTO DEL SERVIZIO L’Importo contrattuale posto a base dell’intero appalto è di Euro 182.400,00 oltre a IVA di Euro 0,00 per oneri relativi alla sicurezza. L’importo evidenziato è comprensivo di tutti i costi sostenuti dalla ditta aggiudicataria previsti per la realizzazione del progetto, sia in termini di messa a disposizione della piattaforma informatica che per quanto concerne tutte le attività operative previste dall’oggetto dell’appalto a carico del fornitore, fino al termine della durata dell’appalto. Non è prevista alcune forma di rimborso spese o di qualsiasi altro genere a favore della ditta aggiudicataria. ART. 6 – DURATA DEL SERVIZIO Il contratto che disciplinerà l’erogazione dei servizi e la messa a disposizione della piattaforma informatica avrà durata di 3 anni (36 mesi) a partire dalla data di stipula del contratto. ART. 7 – SOPRALLUOGO ED ANALISI DI FASCICOLI TIPO Ai fini di permettere un’approfondita analisi dei documenti oggetto dell’appalto presenti in archivio, per poter rispondere alla presente gara di appalto è richiesto obbligatoriamente ad ogni ditta partecipante di Pag. 9 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 effettuare un sopralluogo presso i locali della Stazione Appaltante; per i sopralluoghi ciascuna ditta dovrà inviare richiesta via fax al n.080/4994696. Successivamente, sempre via fax, sarà comunicato il calendario dei sopralluoghi. Dei sopralluoghi sarà redatto apposito attestato da allegare alla documentazione amministrativa presentata. La richiesta di sopralluogo sarà accettata fino a 20 giorni lavorativi antecedenti la data di scadenza della presentazione dell’offerta. ART. 8 – MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO Il servizio richiesto dovrà essere erogato nei dettagli come di seguito indicato. 7.1 - Presa in carico dell’archivio di deposito In relazione al servizio di presa in carico del materiale oggetto del servizio sarà a cura del fornitore inserire gli esiti dell’attività di indicizzazione in una banca dati informatizzata, memorizzata nel sistema informatico messo a disposizione per il servizio. I dati rilevati e inseriti dovranno quindi permettere la ricerca delle unità documentali sia di tipo amministrativo che sanitario. Pur lasciando alle ditte piena libertà di progettazione, si riporta di seguito i campi minimi obbligatori per le seguenti unità documentali: Unità documentale Cartella Clinica: numero nosologico comprensivo di anno di riferimento; cognome e nome; data di nascita; presidio ospedaliero reparto di degenza; data di ricovero; data di dimissioni. Per le unità documentali afferenti la parte amministrativa dell’archivio la ditta dovrà proporre opportune strutture di indicizzazione coerenti con il Titolario di Classificazione e con la reale sedimentazione storica dei documenti. E’ onere, altresì, della ditta aggiudicataria: a) la sistemazione della documentazione prelevata dagli attuali archivi al nuovo archivio di deposito mediante adeguato sistema di movimentazione che assicuri l’integrità fisica del materiale trasportato; Pag. 10 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 b) un’efficiente sistema di tracciatura del materiale movimentato e identificazione delle allocazioni fisiche di messa a dimora finale, opportunamente identificate, mediante l’applicazione di criteri di razionalità ed ottimizzazione dei percorsi e degli spazi disponibili; c) sanificazione (ove necessario), spolveratura, riordino e sostituzione dei vecchi faldoni con nuovi faldoni (ove necessario), avendo cura di trascrivere le annotazioni presenti sul faldone originale su quello fornito in sostituzione. Per tutti i servizi indicati il fornitore dovrà illustrare le soluzioni tecniche e le modalità operative adottate per l’espletamento del servizio ed i relativi livelli di servizio che intende garantire. La ditta aggiudicataria dovrà garantire il rispetto della normativa vigente fin dalle primissime fasi di presa in carico del materiale: a tal fine la procedura di sistemazione del materiale dovrà avvenire a cura di personale specializzato al fine di garantire la corretta impostazione del lavoro, preservando la completezza e l’integrità del materiale maneggiato. La sanificazione dovrà essere effettuata con procedimenti approvati dagli istituti preposti dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali. I locali di deposito del fornitore dovranno essere stati progettati e realizzati per la conservazione massiva di documentazione cartacea e dovranno essere conformi alla normativa vigente in materia. Il fornitore dovrà proporre elenchi di scarto della documentazione avviabile a scarto sulla base della normativa vigente in materia, al fine di consentire all’Istituto di espletare i procedimenti di avvio a scarto della documentazione. 7.2 - Presa in carico dell’archivio prodotto durante la vigenza contrattuale Il servizio richiesto prevede le seguenti attività: a) ritiro periodico delle documentazione amministrativa e sanitaria dalla sede della Stazione Appaltante previste; b) trasferimento, indicizzazione informatizzata e allocazione fisica efficiente ed ottimizzata della documentazione nell’archivio di custodia della ditta aggiudicatrice. Per ognuna delle tipologie indicate il fornitore dovrà indicare i livelli di servizio che intende garantire, compresa la periodicità del ritiro, nonché le procedure con cui intende eseguire i singoli processi a partire dal ritiro della documentazione, alla modalità della veicolazione del materiale fino all’allocazione della Pag. 11 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 documentazione in archivio. Deve inoltre indicare le modalità con cui intende gestire la sicurezza e riservatezza dei dati della documentazione trattata. 7.3 - Gestione dell’archivio Il servizio richiesto prevede le seguenti attività: a) esecuzione di ricerca e messa a disposizione per via telematica di copie digitali degli originali di documentazione; b) esecuzione di ricerca e consegna di documentazione in originale cartaceo, con successivo reinserimento del fascicolo in archivio a seguito di restituzione da parte della Stazione Appaltante. La richiesta potrà avvenire in regime di “richiesta ordinaria” o in regime di “richiesta urgente”. Per ognuna delle tipologie indicate il fornitore dovrà indicare eventuali livelli di servizio migliorativi che intende garantire rispetto a quelli minimali indicati All’art. 9, nonché le procedure con cui intende eseguire i singoli processi a partire dalla ricezione delle richieste, alla modalità della veicolazione del materiale al richiedente fino alla riallocazione della documentazione originali consultata in archivio. Il fornitore deve indicare, inoltre, le modalità con cui intende gestire la sicurezza e riservatezza dei dati e della documentazione trattata. 7.4 - Piattaforma tecnologica Il sistema informativo a supporto della gestione dell’archivio e ospitato nel Data Center del fornitore, dovrà garantire le seguenti funzionalità minimali: a) registrazione di tutti i dati archivistici relativi alla documentazione archiviata; la base dati relativa dovrà fornire immediatamente informazioni riguardanti gli indici che identificano il fascicolo ed il loro stato di consultazione; b) registrazione delle richieste di consultazione, con identificazione del richiedente, del tipo di servizio richiesto con registrazione di tutti i prelievi e delle movimentazioni effettuate; c) rendiconti e statistiche sugli archivi e sulle movimentazione dei documenti. Il sistema messo a disposizione dovrà essere basato sul paradigma “multilayer” a 3 livelli, ovvero avere gli strati applicativi di presentazione, funzionalità e base di dati logicamente distinti. L’infrastruttura hardware dovrà essere caratterizzata da sistemi scalabili ad alta disponibilità. Pag. 12 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 Il fornitore dovrà illustrare in dettaglio le caratteristiche tecniche dei sistemi proposti e le misure di sicurezza fisiche e logiche adottate per garantire la disponibilità, integrità e riservatezza della piattaforma tecnologica messa a disposizione. Il fornitore dovrà fornire tutte le licenze necessarie per ogni strato applicativo proposto, fornire le garanzie minime previste dalla legge e garantire l’assistenza delle apparecchiature hardware e la manutenzione correttiva ed evolutiva del software per tutta la durata dell’appalto. ART. 9 – LIVELLI DI SERVIZIO La tabella seguente riporta i livelli di servizio minimi attesi per le attività oggetto dell’appalto. Indicatori sul Servizio ID Livello di servizio SLA0 Tempo di avvio del servizio. SLA1 Trasferimento dell’archivio di deposito dagli attuali depositi della Stazione Appaltante al nuovo deposito messo a disposizione dal fornitore. Acquisizione banca dati indici di ricerca della documentazione costituente tutto “l’archivio di deposito”. Indicizzazione secondo gli indici minimali dei fascicoli della documentazione prodotta giornalmente. SLA2 SLA3 Valore di Descrizione del Livello di Servizio soglia atteso 30 Giorni solari massimi necessari per effettuare il primo prelievo e relative successive attività dalla data di stipula del contratto. 90 Giorni solari massimi necessari per il trasferimento dell’intero archivio dalla data di stipula del contratto. 180 30 SLA4 Consegna per via telematica di copie di fascicoli oggetto di richiesta. 1 SLA5 Consegna in originale cartaceo di fascicoli di documentazione, in regime di richiesta ordinaria. Consegna in originale cartaceo di fascicoli di documentazione, in regime di richiesta urgenteMessa in esercizio del sistema informatico di supporto al servizio. 3 SLA6 SLA7 Giorni solari massimi necessari per la digitazione degli indici dell’intero “archivio di deposito”. Giorni solari massimi necessari per la scannerizzazione, indicizzazione e messa online su sistema di gestione elettronica documentale. Giorni solari massimi necessari per il prelievo da scaffale, la scannerizzazione, messa online su sistema di gestione elettronica documentale e ricollocazione fisica. Giorni solari massimi necessari per il prelievo da scaffale e consegna al richiedente. 4 Ore massime necessarie per il prelievo da scaffale e consegna al richiedente. 30 Giorni solari massimi necessari per la messa in esercizio del sistema informatico. Pag. 13 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 ART. 10 – RELAZIONE TECNICA E CURRICULUM AZIENDALE Sulla base di quanto indicato dai precedenti paragrafi, si richiede alla ditta concorrente di formulare una completa proposta progettuale che, nel rispetto dei requisiti funzionali e tecnici minimali esplicitati nel presente capitolato speciale, fornisca una completa soluzione operativo-informatica, eventualmente migliorativa rispetto a quanto richiesto. Il file contenente la relazione tecnica non dovrà superare 7 MByte e dovrà essere firmato digitalmente, comprimendo gli stessi in un file.zip al cui interno vi siano i documenti richiesti firmati digitalmente o unendo gli stessi. Pena di esclusione, la relazione tecnica non dovrà riportare nessun esplicito riferimento a condizioni economiche di fornitura. ART. 11 – CRITERI DI AGGIUDICAZIONE L’aggiudicazione sarà effettuata all’unica Impresa (o R.T.I. o Consorzio) che avrà presentato l’offerta risultata tecnicamente ed economicamente più vantaggiosa. I punteggi verranno attribuiti valutando gli elementi che seguono con le modalità a fianco di ciascuno riportate: 1. PREZZO: fino ad un massimo di 30 punti. Il relativo al prezzo si attribuirà mediante la seguente formula: PX = [ PPB / POE ] x 30 Dove: PX = Punteggio prezzo da attribuire all’offerta “X” in esame; PPB= Prezzo più basso; POE= Prezzo dell’offerta in esame. 2. CARATTERISTICHE QUALITATIVE E TECNICHE: fino ad un massimo di 70 punti da attribuire in base al giudizio insindacabile della Commissione Tecnica appositamente nominata, che esaminerà la documentazione presentata dalle concorrenti. La Commissione Tecnica, verificata la completezza della proposta, si atterrà ai parametri sotto riportati: Parametro di valutazione Massimo punteggio attribuibile Curriculum aziendale. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 0.5 punti; 3 Sufficiente 1 punto; Buono 1.5 punti; Ottimo 2 punti, Eccellente 3 punti) Processo operativo nel suo complesso, con particolare riguardo alle metodologie 15 Pag. 14 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 di controllo e monitoraggio e alle procedure di sicurezza e riservatezza adottate. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 3 punti; Sufficiente 6 punti; Buono 9 punti; Ottimo 12 punti, Eccellente 15 punti) Caratteristiche fisiche, tecnologiche e di sicurezza del deposito utilizzato ad archivio. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 2 punti; Sufficiente 4 punti; Buono 6 punti; Ottimo 8 punti, Eccellente 10 punti) Caratteristiche tecnologiche e funzionali del sistema software per la gestione dell’archivio. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 2 punti; Sufficiente 4 punti; Buono 6 punti; Ottimo 8 punti, Eccellente 10 punti) Caratteristiche tecnologiche del Data Center con particolare riguardo alle misure di sicurezza e riservatezza adottate e alla banda dati resa disponibile. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 1 punto; Sufficiente 2 punti; Buono 3 punti; Ottimo 5 punti, Eccellente 7 punti) Professionalità ed esperienza delle risorse professionali adibite ai processi operativi. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 1 punto; Sufficiente 2 punti; Buono 3 punti; Ottimo 4 punti, Eccellente 5 punti) Professionalità ed esperienza del “Referente Unico del Servizio”. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 0.5 punti; Sufficiente 1 punto; Buono 1.5 punti; Ottimo 2 punti, Eccellente 3 punti) Professionalità ed esperienza degli ’“Archivisti”. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 0.5 punti; Sufficiente 1 punto; Buono 2 punti; Ottimo 3 punti, Eccellente 4 punti) Piano di progetto presentato. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 0.5 punti; Sufficiente 1 punto; Buono 1,5 punti; Ottimo 2 punti, Eccellente 3 punti) Miglioramenti, integrazioni, certificazioni di qualità opzionali, innovazioni apportate al Servizio rispetto a quanto richiesto nel capitolato tecnico. (Giudizio: Insufficiente 0 punti; Mediocre 2 punti; Sufficiente 4 punti; Buono 6 punti; Ottimo 8 punti, Eccellente 10 punti) Totale 10 10 7 5 3 4 3 10 70 Verranno escluse dalla gara le ditte proponenti che la Commissione Tecnica, sulla base di specifiche motivazioni, non riterrà idonee all’espletamento del servizio per aver giudicato con un punteggio inferiore o uguale a 36 la qualità tecnica del servizio offerto. La Commissione ha la facoltà di richiedere a tutti o ad alcuni concorrenti la presentazione, entro un termine perentorio, di ulteriori elaborati e/o informazioni di approfondimento ed integrazione delle offerte al fine Pag. 15 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 di acquisire ulteriori elementi necessari per gli esami comparativi. Potrà essere richiesta, inoltre, una dimostrazione generale del sistema informatico proposto. La commissione potrà effettuare, in fase di valutazione delle offerte tecniche, una visita presso i locali di deposito indicati per l’espletamento del servizio. Al termine delle operazioni la Commissione Tecnica redigerà apposito verbale nel quale verranno precisate anche le motivazioni del punteggio assegnato e delle eventuali inidoneità comportanti l’esecuzione dalla gara. Il servizio verrà aggiudicato all’unica impresa che, dalla somma dei punti attribuiti in sede di valutazione tecnica e di quelli attribuiti sulla base del corrispettivo offerto, avrà ottenuto il punteggio totale maggiore. Nulla spetterà ai Concorrenti a titolo di compenso per qualsiasi spesa ed onere incontrati nella redazione degli elaborati. Gli elaborati tecnici presentati non verranno restituiti in alcun caso anche ove il Concorrente non risultasse aggiudicatario. ART. 12 – INADEMPIENZE O PENALITA’ La ditta aggiudicataria, nella relazione tecnica, avrà esposto i livelli di servizio rispetto ai quali intenderà erogare i servizi in oggetto. Il loro mancato rispetto comporterà l’erogazione di penali nelle seguenti entità: Mancato trasferimento dei documenti a seguito di autorizzazione al ritiro entro i giorni prefissati: €.150,00 per ogni giorno di ritardo. Mancata consegna della documentazione in formato digitale entro i giorni prefissati: €.100,00 per ogni giorno di ritardo. Mancata consegna della documentazione in formato cartaceo in regime di richiesta ordinaria entro i giorni prefissati: €.100,00 per ogni giorno di ritardo. Mancata consegna della documentazione in formato cartaceo in regime di richiesta urgente entro le ore prefissate: €.150,00 per ogni ora di ritardo. Irregolarità nella conservazione e catalogazione dei documenti: €.350,00 per ogni irregolarità contestata. Le irregolarità saranno comunicate alla ditta appaltante mediante lettera raccomandata con invito ad attenersi al disposto del presente capitolato e a provvedere alla eliminazione del vizio riscontrati. Qualora le irregolarità o le manchevolezze dovessero ripetersi o risultassero di Pag. 16 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 considerevole gravità, si procederà alla risoluzione del contratto e, le suddette spese e penalità saranno recuperate mediante trattenuta sugli importi dovuti periodicamente all’impresa fornitrice. ART. 13 – SUBAPPALTO È vietato il subappalto compreso il nolo a caldo. ART. 14 – INVARIABILITA’ DEI CORRISPETTIVI I corrispettivi definiti in sede di offerta non potranno subire variazioni in aumento per tutto il periodo contrattuale. ART. 15 – MODALITÀ DI FATTURAZIONE La fatturazione sarà effettuata mensilmente, posticipata, sulla base della quantità di metri lineari di documentazione conservata e per ogni richiesta di consultazione, in originale o in digitale, effettivamente erogata, così come risulterà dagli appositi verbali che verranno di volta in volta redatti in contraddittorio con i responsabili dell’Istituto e con i rendiconti prodotti dal sistema informativo dell’aggiudicatario. La fattura mensile emessa all’Istituto, dovrà indicare la macrostruttura di riferimento a cui inputare il costo. Le macrostrutture di riferimento procederanno, sulla base dei regolamenti interni dell’Istituto, alla liquidazione per il relativo pagamento. Le quantità potranno subire variazioni in aumento o in diminuzione in relazione ai successivi trasferimenti o agli scarti effettuati in conformità agli appositi verbali. La liquidazione delle fatture avverrà mensilmente, di norma entro 60 giorni dalla data di ricezione delle stesse. In caso di ritardato pagamento del canone mensile si applicherà quanto previsto dalle normative vigenti. L’aggiudicataria si impegna, comunque, a continuare il servizio anche in caso di ritardato pagamento. ART. 16 – REVISIONE PREZZI La revisione prezzi potrà essere applicata, su richiesta dell’aggiudicataria, a far tempo dal 2° anno di vigenza contrattuale sulla base degli indici ISTAT FOI riscontrati sul periodo annuo decorrente dalla data di inizio del 1° anno di vigenza contrattuale; i valori aggiornati potranno essere fatturati solo dopo il riscontro degli stessi con apposito atto dell’U.O. di riferimento. ART. 17 – CESSIONE DEI CREDITI E’ vietata la cessione di qualsiasi credito, anche parziale, se non preventivamente autorizzata dall’Istituto. Le cessioni di credito non autorizzate o prive di apposita verifica sulla esigibilità del credito, sono inefficaci Pag. 17 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 nei confronti dell’Istituto. Per tutte le vicende soggettive che dovessero interessare l’esecutore del contratto si applica l’art. 116 del D.Lgs. n.163/2006. ART. 18 – TUTELA DI DATI SENSIBILI Con riferimento Decreto Legislativo 196/03 sulla tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, ed in conformità all’orientamento ripetutamente espresso dal Garante per la protezione dei dati personali, la Stazione Appaltante in qualità di titolare di trattamento dei dati, designerà la ditta appaltatrice quale Responsabile esterno del trattamento dei dati personali e sensibili strettamente inerenti allo svolgimento dei servizi di cui al presente Capitolato, la quale accetterà tale nomina e si impegnerà conseguentemente ad operare in ottemperanza alle relative disposizioni normative indicate dal testo unico sulla privacy (Dlgs 196/03) nonché in aderenza alle disposizioni emanate dalla Stazione Appaltante in termini di sicurezza e tutela della privacy. Di conseguenza, l’Impresa aggiudicataria deve garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza. In particolare, i dipendenti dell’Impresa aggiudicataria sono tenuti al vincolo della riservatezza su quanto possono venire a loro conoscenza su pazienti, fatti o circostanza inerenti le attività dell’Azienda Sanitaria. ART. 19 – SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO Con lo svolgimento del servizio, l’Impresa aggiudicataria è tenuta all’osservanza delle disposizioni del D. Lgs. 81/2008 s.m.i. in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro. L’Impresa aggiudicataria è tenuta, senza oneri a carico dell’Istituto, a conformarsi a tutte le prescrizioni, anche future, in merito a misure di prevenzione, sicurezza ed emergenza, da adottare in relazione alle attività connesse all’appalto, che saranno impartite dalle competenti strutture dell’Istituto in adeguamento al Piano di sicurezza adottato all’Azienda stessa. ART. 20 – OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DELL’AGGIUDICATARIA Per lo svolgimento del servizio, la ditta concorrente si dovrà avvalere di proprio personale, che opererà sotto la sua esclusiva responsabilità, adeguato per numero e qualifica professionale. L’impresa aggiudicataria deve comunicare alla Stazione Appaltante, prima dell’inizio del servizio, il nominativo del “referente unico del servizio” nonché gli estremi telefonici e di e-mail per ogni comunicazione urgente che dovesse eventualmente configurarsi di fuori delle ore di servizio. In caso di assenza o impedimento del referente, l’Impresa deve comunicare il nominativo e il recapito telefonico di un sostituto. Considerata la natura del servizio per cui sono chiamati ad operare, i dipendenti dell’Impresa sono tenuti al vincolo della Pag. 18 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 riservatezza su quanto possono venire a loro conoscenza su pazienti, fatti o circostanza inerenti le attività dell’Azienda Sanitaria. L’aggiudicataria deve curare che il proprio personale: esponga una tessera di riconoscimento corredata di fotografia, con l'indicazione delle generalità del lavoratore e dell’Impresa; abbia sempre con sé un documento di identità personale; segnali subito al proprio responsabile diretto le anomalie rilevate durante lo svolgimento del servizio; non prenda ordini da estranei nell’espletamento del servizio; rifiuti qualsiasi compenso e/o regalia; tenga un comportamento improntato all’educazione e alla correttezza sia nei confronti dei Dipendenti che degli utenti dell’Azienda Sanitaria Locale. L’Impresa è responsabile verso l’Azienda Sanitaria Locale dell’esatta e puntuale realizzazione del servizio affidato e dell’operato dei propri dipendenti. L’Impresa è tenuta ad assicurare l’assoluta continuità nello svolgimento del servizio, concordando con il referente dell’Azienda Sanitaria, eventuali comportamenti da seguire in presenza di situazioni che ne dovessero compromettere la regolarità. L’Impresa stessa è obbligata ad osservare scrupolosamente tutte le Leggi e disposizioni esistenti in materia e, in particolar modo, quelle riguardanti la sicurezza sul lavoro delle persone e delle cose, la prevenzione degli infortuni, la custodia dei beni affidati; essa dovrà rispettare tutta la normativa riguardante C.C.N.L. e gli obblighi di pagamento degli emolumenti e dei contributi nei tempi e modi previsti dalle normative vigenti. Per quanto sopra, l’Impresa medesima esonera l’Azienda Sanitaria Locale da qualsiasi responsabilità inerente l’esecuzione dell’appalto e si obbliga a sollevarla da ogni azione o molestia, nessuna esclusa, che eventualmente potesse venire proposta contro di essa. A tale scopo, l’Impresa deve dimostrare, mediante presentazione di idonea polizza, di essere assicurata contro i danni a persone ed a cose che venissero arrecati nell’espletamento dei servizi contrattuali. Inoltre, l’Impresa s’impegna a tenere esente da qualsiasi responsabilità l’Azienda Sanitaria, per i danni e/o i furti provocati dalle attrezzature e/o dai materiali impiegati per lo svolgimento delle prestazioni contrattuali. ART. 21 – SOSPENSIONE DEL SERVIZIO Le prestazioni non dovranno essere sospese dall’Impresa appaltatrice neanche in caso di controversie tra le parti, le quali verranno risolte secondo quanto stabilito dalle vigenti Leggi, ivi compreso la eventualità di ritardato pagamento delle fatture, per le quali l’azienda potrà richiedere gli interessi di mora previsti per Legge. La sospensione arbitraria del servizio da parte dell’Impresa, comporterà, oltre alle sanzioni previste Pag. 19 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 dal presente capitolato, l’addebito alla stessa delle spese sostenute dall’Azienda Sanitaria Locale per l’esecuzione del servizio tramite altra impresa specializzata. ART. 22 – TRASFORMAZIONE O CESSIONE D’AZIENDA L’Impresa aggiudicataria è tenuta a comunicare la cessione d’azienda, anche se concernente il solo ramo relativo all’appalto, all’Azienda Sanitaria Locale entro e non oltre sette giorni dal trasferimento stesso. L’Azienda Sanitaria, ai sensi dell’art. 2558 C.C., si riserva di recedere dal contratto entro 3 mesi dalla data di ricezione della comunicazione inviata con raccomandata A.R., qualora la concessionaria non sia in grado di dimostrare di essere in possesso dei medesimi requisiti dell’Impresa aggiudicataria e, comunque, di quelli richiesti per partecipare alla gara. L’Impresa aggiudicataria è tenuta, inoltre, a comunicare all’Istituto qualsiasi atto di trasformazione dell’impresa stessa, nonché le eventuali modificazioni dell’assetto societario, entro e non oltre sette giorni da quanto tali atti sono stati compiuti. L’Azienda Sanitaria si riserva la facoltà di recedere dal contratto, nel caso in cui l’Impresa aggiudicataria, in seguito alle trasformazioni e modificazioni suddette, non abbia più i requisiti richiesti per partecipare alla gara. La mancata comunicazione di quanto previsto nei precedenti commi, entro i termini previsti, costituisce inadempimento dell’Impresa aggiudicatrice e attribuisce, all’Azienda Sanitaria Locale, facoltà di risolvere il contratto, oltre il risarcimento dei danni. Le disposizioni previste dal presente articolo si applicano a tutte le imprese partecipanti all’associazione temporanea, eventualmente costituita. ART. 23 – CESSIONE DEL CONTRATTO È fatto espresso divieto all’Impresa aggiudicataria di cedere in qualsiasi forma o parte l’oggetto del contratto, ad altra ditta, a pena la risoluzione dello stesso e perdita della cauzione definitiva, nonché il risarcimento di ogni conseguente danno. La cessione e qualsiasi atto diretto a nasconderla, faranno sorgere nell’Azienda Sanitaria il diritto di sciogliere anticipatamente il contratto senza ricorsi ad atti giudiziari ed ad effettuare l’esecuzione in danno con rivalsa sulla cauzione presentata. ART. 24 – RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Nei casi qui di seguito indicati, oltre nei casi previsti dal C.C. per motivi di forza maggiore, l’Istituto avrà pieno ed incontestabile diritto di dare luogo alla risoluzione “ipso iure” del contratto. Tale diritto potrà essere legittimamente esercitato mediante formale atto che dovrà essere notificato con raccomandata a.r. presso il domicilio della ditta appaltatrice. In tal modo si intenderà interrotto, senza altra formalità e pronuncia della Magistratura, per il corso del contratto a far tempo dalla data di notifica. Alla risoluzione del contratto nei modi di cui sopra si darà luogo nei seguenti casi: Pag. 20 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. per ripetute gravi inadempienze verificatesi nel corso dello svolgimento del servizio (3 al semestre); quando non si sia dato luogo al servizio nei termini contrattuali; quando non sia stato fornito il servizio, in tutto o in parte, in conformità ai patti contrattuali; quando non sia impiegato il personale e/o le attrezzature e/o i locali d’archivio indicati nell’offerta; quando non sia garantita la sicurezza della documentazione da conservare; quando non siano osservate le norme e le procedure del sistema di qualità certificato; in caso di fallimento o concordato preventivo della ditta appaltatrice. Per i casi da 1 a 6 l’Istituto procede alla anticipata risoluzione del contratto e, a titolo di indennizzo, incamera la cauzione e le somme ancora da pagare per l’indennizzo dei danni che abbia a subire, incluso le spese per la riproposizione della gara. Per il caso 7, il contratto si intende risolto dal giorno precedente a quello della pubblicazione della sentenza dichiarativa di fallimento. L’Istituto oltre a incamerare la cauzione, conserva verso il fallimento piene ed intere le sue ragioni di credito ed indennizzo spettanti a qualsiasi titolo. Al fine di tutelare gli interessi dell’Istituto, periodicamente, a cadenza non superiore al mese, il responsabile incaricato dall’Istituto, effettua controlli e verifiche presso i locali dell’aggiudicatario, per l’accertamento del puntuale adempimento contrattuale. Nella visita di sopralluogo, l’aggiudicatario mette a disposizione le necessarie e qualificate unità di personale. ART. 25 – RINVIO Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente Capitolato Speciale si richiamano le prescrizioni contenute nel Bando di gara, nel Disciplinare di gara, le norme del Codice Civile che disciplinano la materia, la normativa Comunitaria, Statale e Regionale, sia in tema di contabilità, che di contratti ed appalti delle Aziende Sanitarie, che disciplinano la materia. ART. 26 – FORO COMPETENTE Tutte le controversie che dovessero insorgere nell’esecuzione del presente rapporto saranno devolute in via esclusiva al FORO di BARI. ART. 27 – SPESE DI CONTRATTO Sono a carico dell’aggiudicatario tutte le spese relative alla stipula e registrazione del contratto nonché tasse e contributi di ogni genere gravanti sulla prestazione. Pag. 21 di 22 Ente Ospedaliero Specializzato in Gastroenterologia "Saverio de Bellis" Istituto Nazionale di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Ente di diritto pubblico D.M. del 31-3-1982 C.F. – P.IVA: 00565330727 via Turi, 27 70013 Castellana Grotte - Bari I S T I T U T O C E R T I F I C A T O E N U N I I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8 n °I Q - 1 2 0 8 - 1 4 AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO Responsabile - P.O.: NICOLA GILIBERTI Tel.: 080/4994158 - fax: 080/4994696 ART. 28 – RESPONSABILITÀ L’aggiudicatario solleva l’Istituto da ogni eventuale responsabilità penale e civile verso terzi comunque connessa alla realizzazione ed all’esercizio delle attività di servizio affidate. Nessun ulteriore onere o responsabilità potrà dunque derivare a carico dell’Istituto, oltre al pagamento del corrispettivo contrattuale. Il Responsabile Unico del Procedimento N.B.: IL DOCUMENTO ORIGINALE FIRMATO E’DEPOSITATO PRESSO L’AREA GESTIONE DEL PATRIMONIO L’offerente Pag. 22 di 22
