premessa - Archivio Pubblica Istruzione

1
Rinnovo dell’incarico per il periodo 2 novembre 2000-1° novembre 2001
CLES S.R.L. – VIALE BRUNO BUOZZI 105, 00197 ROMA
SERVIZI
DI
CONSULENZA
ED
ASSISTENZA
TECNICA,
GESTIONALE ED ORGANIZZATIVA AL MINISTERO DELLA
PUBBLICA
ISTRUZIONE,
TITOLARE
DEL
PROGRAMMA
OPERATIVO N. 940025-I-1
PREMESSA
Il CLES svolge la sua attività di struttura di assistenza tecnica e monitoraggio per il
supporto all'attuazione del P.O.940025I1 a titolarità del Ministero della Pubblica
Istruzione dalla fine del 1996, a seguito dell’aggiudicazione dell’appalto di servizi
“Assistenza tecnica e monitoraggio per l’attuazione del Programma Operativo
Multiregionale Pubblica Istruzione nell’ambito del QCS Italia Obiettivo 1,
1994/1999”.
L’incarico, pervenuto a scadenza il giorno 31.10.99, è stato rinnovato per la durata di
un anno e, in previsione della scadenza di tale rinnovo fissata contrattualmente il
1°.11.2000, il Ministero della Pubblica Istruzione, confermando quanto espresso,
nell'ambito della riunione del Comitato di Sorveglianza del POP del 10/7/1998, ha
manifestato in più occasioni la necessità di prolungare l'incarico della società Cles per
un altro anno fino alla conclusione del programma, richiedendo al Ministero del
Lavoro l'avvio delle procedure per l'integrazione del contratto in corso.
Il Ministero del Lavoro ha positivamente risposto a tale richiesta, formulando con nota
del 3 luglio 2000 trasmessa al Ministero della Pubblica Istruzione, la propria
intenzione di procedere ad un nuovo affidamento dell’incarico mediante trattativa
2
privata, di servizi analoghi a quelli del contratto originario, per una durata pari
complessivamente ad anni uno.
Il prolungamento del contratto consentirà così di completare le funzioni di assistenza e
supporto al Ministero della Pubblica Istruzione fino alla conclusione del programma
per il quale è previsto il completamento della spesa non prima del dicembre 2000 .
Rispetto all’offerta tecnica originaria le funzioni dell’Assistenza Tecnica svolte dal
CLES si sono modificate in relazione a nuovi bisogni emersi nello svolgimento del
programma operativo, portando ad ampliare la gamma dei servizi offerti.
Così come emerge dalle relazioni trimestrali approvate dal nucleo di valutazione del
Ministero della P.I. e del Ministero del Lavoro, il supporto dell’assistenza tecnica alla
realizzazione del Programma Operativo si può ricondurre alle seguenti nove aree di
attività:
 Organizzazione:
La ricostruzione della struttura del Programma Operativo e, al suo interno, dei flussi
operativi, delle procedure di attuazione e delle modalità organizzative realizzate dal
Ministero.
 Gestione e monitoraggio:
La messa a punto e la manutenzione del modello e degli strumenti, la realizzazione del
sistema informativo e dei raccordi con gli altri sistemi di monitoraggio nazionale,
l'attività di raccolta e di inserimento dati, la redazione dei rapporti di monitoraggio.
 Valutazione:
Predisposizione del sistema e degli strumenti di Audit degli Istituti, e degli strumenti
di valutazione ex-ante ed ex-post, partecipazione alle riunioni dei gruppi di lavoro e ai
seminari di diffusione del sistema di valutazione, supporto alla predisposizione,
validazione e diffusione degli strumenti di rilevazione degli esiti occupazionali,
3
raccordo con l’ISFOL per la valutazione in ambito nazionale, raccordo con la BDP per
l’inserimento e l’elaborazione dei dati.
Nell'ambito dell'area della valutazione il CLES, in relazione all'attività di rilevazione
degli esiti occupazionali, ha supportato la Direzione nella predisposizione
e
validazione degli strumenti per la rilevazione del placement in accordo con l'ISFOL
e con il CENSIS e ha inoltre realizzato una guida per l'attuazione destinata agli
istituti.
Per quanto riguarda la diffusione dei risultati e delle pratiche migliori l'attività ha
riguardato la predisposizione delle schede di analisi dei progetti, incontri con i presidi,
valutazione del materiale prodotto, realizzazione di schede di sintesi, partecipazione
a seminari di diffusione.
 Supporto al coordinamento ed all’attuazione dei sottoprogrammi:
Supporto alla definizione delle modalità attuative relativamente alle nuove misure con
particolare riferimento agli interventi di tipo innovativo realizzati con il FESR (Centri
contro la dispersione e Imprese formative simulate) e alle nuove misure finanziate dal
FSE (Tirocini formativi, bilancio delle competenze, interventi contro la dispersione).
 Rendicontazione:
Verifica della documentazione e delle procedure di rendicontazione e certificazione
della spesa, informatizzazione dei dati contenuti nei rendiconti
 Programmazione e riprogrammazione:
Messa a punto delle modalità di realizzazione dei sottoprogrammi, individuazione e
specificazione di nuove linee di intervento, riorganizzazione e razionalizzazione della
struttura del Programma Operativo, redistribuzione delle risorse finanziarie in
relazione ai risultati dell’attuazione e delle risorse aggiuntive assegnate al Programma,
supporto alla redazione del Rapporto interinale sulle attività 2000-2006.
4
 Assistenza ai soggetti realizzatori:
Predisposizione di manuali per la progettazione, per la gestione e l’attuazione e per la
valutazione e la rendicontazione, seminari provinciali e regionali di supporto alla
realizzazione con Provveditori, presidi e docenti, assistenza on line alla soluzione di
problemi metodologici, gestionali e operativi, supporto alla progettazione e
all’organizzazione del progetto PASS per la formazione dei funzionari e dei
Provveditori del Ministero e docenze sulle problematiche valutative e gestionali,
supporto all’aggiornamento della pagina WEB del Ministero.
 Assistenza e supporto al Comitato di Sorveglianza:
Predisposizione ed invio
dei materiali ai membri del Comitato, raccordo con i
soggetti interessati, partecipazione alle riunioni del Comitato e relazioni sullo stato di
attuazione del programma.
 Assistenza ai rapporti con la D.G. V con il Ministero del Lavoro e con il
Ministero del Tesoro, Bilancio e Programmazione economica.
Supporto alla predisposizione della documentazione finanziaria inerente il programma
(certificazioni di spesa, riprogrammazioni, relazioni annuali di esecuzione).
Le attività da svolgere oggetto della presente proposta riguardano principalmente le
linee di intervento che accompagneranno la fase finale del percorso di attuazione del
P.O., nelle aree della gestione e monitoraggio, della rendicontazione e certificazione
finale, della valutazione e del placement, della diffusione dei risultati e delle pratiche
migliori, dei rapporti con la D.G. V, con il Ministero del Lavoro, con il Ministero del
Tesoro, Bilancio e Programmazione Economica e con altri soggetti istituzionali,
nell’area del supporto al coordinamento ed all’attuazione.
5
La proposta che segue viene sviluppata dettagliando le attività di assistenza tecnica
che il Cles svolgerà nel periodo 2 novembre 2000 – 1° novembre 2001.
6
PROPOSTA DI ASSISTENZA TECNICA PER IL PERIODO
2 NOVEMBRE 2000 – 1° NOVEMBRE 2001
1.
Gestione e monitoraggio
Il periodo 2 novembre 2000 – 1° novembre 2001 coinciderà, secondo le previsione
fatte,
con la fine delle attività dell'attuale P.O. Le attività del monitoraggio si
concentreranno di conseguenza attorno ai punti seguenti:

Monitoraggio finale delle attività svolte nell'anno 1999, pari a circa 6.200 azioni, e
dalle attività svolte nel 2000.
Tali attività riguarderanno la raccolta, il
caricamento e l'elaborazione dei dati delle schede di monitoraggio.

Individuazione e recupero delle schede mancanti dell’annualità 1999 di attuazione
del P.O. Considerando che le schede non pervenute (tra schede iniziali e finali)
riguardano in media il 20% del totale, questa attività concernerà all'incirca 1.200
corsi.

Prosecuzione della verifica dei dati contenuti nelle schede di monitoraggio per
completare la banca dati ed effettuare le elaborazioni richieste, in particolare per le
attività dei sottoprogrammi il cui svolgimento ha trovato maggiori difficoltà:
pacchetti multimediali e nuove misure (1.4, 9.3, 15, 16, 17, ecc.).

Completamento dell’archivio cartaceo relativo all’insieme delle attività del
sessennio.

Stesura di un rapporto di monitoraggio annuale e cumulato per il sessennio di
attuazione del programma (1995-1999) comprendente l'intero arco di attuazione
del P.O. Questo rapporto conterrà dati di attuazione fisica e finanziaria,
elaborazioni di tutti gli indicatori di tipo qualitativo introdotti a partire dal 1998;
una valutazione di impatto specifico e di risultato.
7

Prosecuzione delle quotidiane attività di elaborazione richieste dalle varie
Direzioni del Ministero.

Prosecuzione delle attività di aggiornamento delle banche dati esterne al Ministero
con i dati di attuazione relativi alle annualità 1999 e 2000 e con i dati definitivi del
P.O. (IGRUE, ISFOL, ecc.).

Supporto agli istituti attuatori tramite contatto telefonico e attraverso posta
elettronica per tutto quel che riguarda gli adempimenti relativi al monitoraggio
fisico.

E' previsto per la nuova misura 9.3 riguardante la dispersione scolastica (circa 252
istituti coinvolti nel 1999 per un totale di 1.777 corsi), oltre alla normale attività di
monitoraggio, un'analisi qualitativa per verificare l'impatto delle attività svolte, le
possibilità di recupero dei giovani drop out, le tipologie di attività che si sono
rivelate più interessanti per l'aggregazione dei giovani in contesti territoriali
difficili.

Raccolta di tutti i materiali
dall’Assistenza tecnica del
prodotti che sono stati
e/o saranno predisposti
Cles nell’intero arco temporale dell’incarico
compresa la banca dati informatica contenente i dati fisici e finanziari relativi
all’intero sessennio di attività e l’archivio cartaceo delle schede di monitoraggio
fisico e delle schede di autocertificazione.
2.
Valutazione
Audit
Nel periodo 2 novembre 2000 – 1° novembre 2001 verrà completato il supporto
all’attività di audit che prevede la realizzazione di almeno una visita per tutti gli istituti
da parte di un apposito nucleo di ispettori scolastici. In questo ambito le attività di
assistenza tecnica consistono nel:
8
supporto nell'attuazione agli Ispettori e alle Direzioni con riunioni periodiche;
revisione degli strumenti quando se ne prospetti la necessità al fine di meglio
cogliere i mutamenti del sistema;
inserimento dei dati delle singole relazioni degli Ispettori nella banca dati della
Direzione Scambi Culturali;
realizzazione di report periodici e finale di valutazione;
individuazione delle best practices raccolte durante gli audit e l’organizzazione di
incontri territoriali per la loro diffusione.
L’Unità di Assistenza tecnica provvederà poi alla raccolta e razionalizzazione di tutti
i materiali prodotti:

le schede per la realizzazione dell’audit validate dagli ispettori;

la banca dati per l’inserimento e l’analisi dei risultati dell’audit;

i rapporti di audit inseriti nei rapporti di monitoraggio 1997, 1998 e 1999;

le schede contenenti le buone prassi.
Valutazione finale dei Sottoprogrammi 1, 5, 9.
A seguito della validazione degli strumenti di valutazione, l'Assistenza tecnica
supporterà il Ministero nella diffusione dei dati presso tutte le Direzioni Generali e
nella redazione di un apposito rapporto di valutazione finale. I materiali prodotti che
verranno consegnati al Ministero consistono in un piano di diffusione e utilizzazione
degli strumenti e in una banca dati per inserire le informazioni raccolte.
Valutazione finale dei sottoprogrammi FESR
L'Assistenza tecnica supporterà il Ministero nella diffusione dei dati presso tutte le
Direzioni Generali e nella redazione di un apposito rapporto di valutazione finale.
9
Valutazione di impatto sul sistema
L'attuazione del Programma Operativo ha avuto impatti imprevisti sul sistema della
pubblica istruzione.
Per la misurazione dei questi impatti - facendo riferimento anche agli indicatori
utilizzati dall'ISFOL per la valutazione finale dell'Obiettivo 1 - si dovrà fare
riferimento a tre principali aree:

rafforzamento del sistema;

integrazione del sistema dell'istruzione con i sistemi della formazione
professionale e del lavoro;

miglioramento delle procedure di attuazione.
L'analisi delle informazioni raccolte con i vari strumenti di monitoraggio e
valutazione, dei documenti predisposti dal valutatore indipendente e dall'ISFOL e
interviste in profondità con i principali soggetti attuatori permetteranno di identificare
l'impatto del FSE sul sistema dell'istruzione.
L'Assistenza Tecnica per la valutazione l'impatto sul sistema dovrà:

analizzare la documentazione disponibile;

predisporre griglie di interviste e check-list;

realizzare interviste;

predisporre un sistema di analisi dei risultati;

utilizzare i risultati per il report di valutazione.
La diffusione delle pratiche migliori
L’Assistenza Tecnica supporterà il Ministero nella pubblicazione e diffusione di
schede di descrizione delle pratiche eccellenti; nell’ambito di questa linea di attività i
materiali prodotti dall’assistenza tecnica riguardano:

la descrizione di alcune buone prassi nei rapporti di monitoraggio;
10

le schede per raccogliere le buone prassi;

i materiali prodotti nella realizzazione di progetti nell’ambito dei sottoprogrammi
1, 5 e 9.
Placement
In tale ambito le attività da realizzare consistono nella:
trasmissione dati delle rilevazioni relative agli anni 1998 e 1999 (corsi post
qualifica e post diploma) all'ISFOL;
elaborazione di un rapporto di placement
relativo alle rilevazioni dei corsi
1998-1999;
assistenza ai presidi coinvolti nelle rilevazioni degli anni successivi al 1997 e alla
Direzione scambi culturali per l'effettuazione delle attività di placement ed
inserimento dei dati nella banca dati;
elaborazione di un rapporto annuale;
raccolta e razionalizzazione di tutti i materiali
prodotti che sono stati
e/o
saranno predisposti dall’Assistenza tecnica:
tracciati record dei corsi relativi agli anni 1997 e 1998 e procedura di
costruzione dei tracciati;
nuovo questionario per la rilevazione degli esiti occupazionali;
i rapporti di placement;
le procedure di inserimento dei dati, di trasmissione all’ISFOL e di
costruzione dei tracciati record.
3.
Supporto al coordinamento e all'attuazione dei sottoprogrammi
In questo ambito, l’assistenza tecnica nell'ultimo periodo della programmazione del
P.O. proseguirà in particolare nel supporto agli istituti per la realizzazione della
misura riguardante i tirocini formativi (1.4), iniziata nel 1999, e delle misure
11
cofinanziate dal FESR 10.2 (Centri risorse contro la dispersione) e 10.3 (Imprese
formative simulate), che sono iniziate nell'annualità 1998.
4.
Rendicontazione
Nel periodo considerato proseguirà il supporto per la certificazione delle spese
secondo i criteri stabiliti nella Decisione UE SEM 2000, fino a completamento del
programma previsto per il dicembre 2000. Nell’ambito di tale attività si prevede di
attuare dei meccanismi di controllo sulle autocertificazioni della spesa presentate dagli
istituti attuatori; le verifiche saranno effettuate per ogni istituto confrontando la
congruenza tra i dati di spesa contenuti nelle autocertificazioni e quelli riportati nei
relativi rendiconti.
5.
Assistenza ai soggetti realizzatori
Oltre alla quotidiana assistenza sul monitoraggio, proseguirà il servizio di
informazione ai soggetti realizzatori sulle modalità di attuazione delle misure, con
particolare riguardo agli interventi di più recente avvio (1.4 Tirocini Formativi; 10.2
Centri contro la dispersione scolastica; 10.3 Aziende simulate; 15 Bilancio delle
competenze).
6.
Assistenza al comitato di sorveglianza
L 'attività di preparazione dei materiali sui punti all'ordine del giorno delle riunioni
dovrà riguardare i Comitati di Sorveglianza che si terranno presumibilmente nel
secondo semestre del 2000 e nel primo semestre del 2001.
7.
Assistenza ai rapporti con la DG V, con il Ministero del Lavoro, con il
Ministero del Tesoro, Bilancio e Programmazione Economica
L'attività di supporto alla predisposizione della certificazione finanziaria all'U.E. e al
Ministero del Tesoro proseguirà con le seguenti attività:
12
Predisposizione della richiesta del saldo FSE per l'annualità 1999 e della relazione
finale di esecuzione;
Predisposizione della richiesta del saldo FESR per l'annualità 1999 e della
relazione finale di esecuzione.
RISORSE UMANE E COSTI DELL’INCARICO
Coerentemente allo spettro di attività proposte, il gruppo di lavoro è composto
complessivamente da 10 unità, già operanti nell’ambito dell’incarico di assistenza
tecnica e monitoraggio in corso.
Coordinamento e supervisione dell’assistenza tecnica

Il responsabile di progetto è un economista di elevato profilo accademico, con
un’esperienza di lavoro pluriennale nella consulenza operativa a supporto di Enti e
Organismi pubblici nazionali e internazionali (Paolo Leon).

Il coordinatore ha un profilo professionale di livello senior, con un’esperienza di
lavoro pluriennale nella formulazione, monitoraggio, valutazione di programmi
comunitari in diversi settori di intervento ed in particolare nel campo delle risorse
umane e con competenze sia metodologiche che settoriali (Stefania Palmieri).
Gli esperti senior (Maurizio De Fulgentiis, Massimo Gentile) sono dotati di un
profilo professionale con esperienza di lavoro pluriennale nella consulenza
operativa a supporto di Enti e Organismi pubblici e agli Organismi comunitari
nella gestione e il monitoraggio di programmi di spesa pubblici, in tema di
gestione di procedure amministrative.
Un gruppo di esperti per garantire competenze specifiche nel campo:
della valutazione e monitoraggio (Viola Delle Piane);
della progettazione di sistemi informativi (Martino Solli).
13
4. Esperti junior (quattro), con competenze statistiche ed informatiche e con una
buona esperienza e conoscenza delle problematiche relative alla formazione
professionale e alla gestione del FSE (Gabriella Rossi Crespi; Stefano Michetti;
Anna Poloni; Marcello De Benedetto).
I costi della proposta sono stati stimati a partire dal disegno organizzativo e dall’entità
delle attività di consulenza e di assistenza tecnica descritte nei capitoli precedenti.
L’analisi dei costi viene riportata nella tabella allegata; i criteri adottati per la loro
elaborazione ed i parametri utilizzati sono i seguenti:
 le voci del costo considerate sono due: i costi delle prestazioni professionali per
ciascuna delle attività previste, e gli altri costi comuni necessari per lo svolgimento
delle stesse;
 per quanto riguarda i costi unitari delle prestazioni professionali sono state
utilizzate tariffe giornate/uomo distinte in quattro categorie: la prima si riferisce al
Responsabile del progetto ed è stata valutata in lire 1.000.000 al giorno; la seconda
si riferisce al coordinatore il cui costo per giorno/uomo è valutato in lire 750.000;
la terza è relativa ai tre esperti senior il cui costo per giorno/uomo è stato valutato
in lire 650.000. Lo stesso costo è stato valutato per giorno/uomo dell’esperto
informatico e dell’esperto di valutazione e monitoraggio; la quarta categoria
riguarda gli esperti junior il cui costo giorno/uomo è stato valutato in lire 500.000;
 i costi unitari sopra riportati sono da considerare al lordo di IVA e comprensivi di
spese generali, segreteria ed editing.
Come indicato in premessa, l’offerta che riguarda il periodo 2 novembre 2000 – 1°
novembre 2001, è la seguente:

lire 455.950.000 per un numero di giornate di consulenza professionale pari a
780.
14
Prof. Paolo Leon