0001 i sistemi di controllo nelle decisioni aziendali

I sistemi di controllo
nelle decisioni aziendali
L’obiettivo del sistema di controllo è
quello di orientare il management alla
guida dell’impresa e al raggiungimento
degli obiettivi prefissati.
Tale supporto può essere svolto sia a
preventivo, sia durante la gestione che a
consuntivo.
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Per quanto riguarda il controllo a
consuntivo
e
contemporaneo
alla
gestione, vanno rilevati due significativi
strumenti di controllo.
• Budgetary Control
• Reporting
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IL BUDGETARY CONTROL
(figura 1)
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Il budget oltre ad essere un ottimo
strumento di programmazione aziendale,
è anche un ottimo strumento di
controllo.
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Il controllo budgetario è un metodo
amministrativo che si basa sul budget
come strumento per confrontare gli
obiettivi conseguiti con quelli già
prefissati dal budget stesso.
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La verifica degli scostamenti nell’ambito
del budget control deve essere
frequente, in modo tale da poter
definire tempestivamente le aree nelle
quali si stanno verificando delle
inefficienze.
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Intervenire
tempestivamente
è
fondamentale ed è necessario che
all’interno dell’azienda ci sia un corretto
sistema di comunicazione che perfezioni
il coordinamento tra rilevazione degli
scostamenti, determinazione delle azioni
correttive e informazione agli organi
interessati.
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Analizzare gli scostamenti è importante,
infatti, dalle motivazioni che hanno
determinato deviazioni dal budget
scaturiscono diverse decisioni che
possono essere:
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• Modifica degli obiettivi per il budget
ancora da svolgere
Si verifica quando si accerta che gli
obiettivi posti alla base del budget non
sono più realizzabili per cause che
possono essere imputate a cambiamenti
repentini e inaspettati delle condizioni
operative, oppure a prefissati obiettivi
troppo ambiziosi. In questo caso la
soluzione migliore è riformulare il
budget per il periodo successivo.
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• Correzione delle modalità di svolgimento
dell’attività futura
Si presenta quando gli obiettivi del budget
sono perfettamente validi, quindi gli
scostamenti
del
periodo
vengono
attribuiti all’inefficienza dell’azienda,
oppure a temporanei mutamenti delle
condizioni di mercato.
Il management dovrà intervenire per
evitare il ripetersi delle deviazioni.
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Vantaggi e limiti del
budgetary control
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•
•
•
•
•
Vantaggi
Abitua
il
management
a
controllare
costantemente e a prevedere tutte le possibili
alternative prima di prendere una decisione.
Permette un maggiore coordinamento dei vari
comparti aziendali.
Presuppone il coinvolgimento di tutte le
risorse umane, materiali e finanziarie.
Permette di individuare le inefficienze
settoriali.
Consente di effettuare le opportune verifiche
e correzioni.
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Limiti
• Costante utilizzo di elaboratori automatici.
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.
F
E
E
D
B
A
C
K
PROGRAMMAZIONE
FASE OPERATIVA
Operazioni previste
Operazioni effettive
BUDGET
CONTABILITA’
ANALITICA
Dati standard
F
E
E
D
CONTABILITA’
GENERALE
B
A
C
K
Dati standard
Confronto
A
P
E
R
T
O
C
H
I
U
S
O
SISTEMA DI
REPORTING
Analisi scostamenti
Definizione obiettivi
figura 1
Interventi correttivi
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IL SISTEMA DI REPORTING
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È un importante strumento informativo di
contabilità direzionale che, tramite il
confronto dei dati standard con quelli
effettivi, permette di valutare i
risultati in modo da decidere su come
intervenire, se ridefinire gli obiettivi o
se effettuare interventi correttivi.
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Definizione
Il sistema di Reporting è l’insieme dei
rapporti di gestione redatti da coloro
cui è stato assegnato un budget di
responsabilità,
per
consentire
la
valutazione dei risultati e l’attuazione
dell’analisi degli scostamenti.
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Le fasi
•
•
•
•
confronto tra budget e consuntivo;
scomposizione degli scostamenti;
individuazione cause e responsabilità;
individuazione correzioni (figura 2).
19
.
PIANIFICAZIONE
definizione degli obiettivi
strategici in medio-lungo
termine e delle azioni
per conseguirli
CONTROLLO
dei risultati conseguiti
rispetto a quanto pianificato
e programmato
PROGRAMMAZIONE
definizione degli obiettivi
di breve termine e delle azioni
per conseguirli
AZIONE
rivedere
figura 2
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I Report devono avere la stessa struttura
del
budget
per
permettere
la
valutazione degli scostamenti.
Il Report è caratterizzato da diversi
elementi, quali:
• contenuto
• forma
• frequenza
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Il contenuto costituisce il volume e la
natura dei dati che devono essere
contenuti nel rapporto di gestione.
• dati preventivi, consuntivi ed eventuali
scostamenti;
• le cause degli scostamenti;
• gli interventi adottati in precedenza.
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Le modalità attraverso le quali vengono
esposti i dati costituisce la forma. Essa
deve garantire la chiarezza e la
leggibilità dei Report.
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La frequenza non deve essere né
eccessiva,
per
non
caricare
eccessivamente la direzione, né saltuaria
in modo da rendere tempestivo qualsiasi
intervento si rendesse necessario.
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Le caratteristiche di un buon Report
• tempestività nel trasmettere i rapporti;
• semplicità, chiarezza e precisione;
• standardizzazione della forma.
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SCOSTAMENTO DEI COSTI DIRETTI
I costi diretti sono quelli di quei fattori produttivi che
vengono direttamente imputati alla produzione. Per
questi fattori il costo standard unitario è dato dallo
standard fisico per il prezzo standard. Dato che lo
scostamento è dato dalla differenza tra costo
preventivo a budget e costo effettivo, lo scostamento
complessivo può essere scisso in:
• scostamento di volume (rep. produzione);
• scostamento di quantità (rep. produzione);
• scostamento di prezzo (mercato).
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Anche quando lo scostamento complessivo
è pari a zero, è necessario scorporare
gli scostamenti parziali, in quanto a volte
si
possono
riscontrare
delle
compensazioni tra scostamenti positivi e
scostamenti negativi.
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SCOSTAMENTO NEI COSTI INDIRETTI
I costi indiretti sono quelli che non possono
essere imputati in modo oggettivo alle
singole unità prodotte.
L’analisi degli scostamenti globali nei costi
indiretti si riduce alla differenza tra i
costi indiretti a budget e i costi indiretti
a consuntivo, senza effettuare alcuna
scomposizione.
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SCOSTAMENTO NEI RICAVI
Anche l’analisi dei ricavi ricopre un ruolo
fondamentale all’interno di un’impresa che
vuole controllare costantemente la
propria redditività. Lo scostamento
complessivo viene determinato facendo la
differenza tra ricavi effettivi e ricavi
standard.
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L’analisi risulta strutturata in maniera
diversa a seconda che l’azienda sia
mono-prodotto o multi-prodotto.
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In caso di azienda mono-prodotto lo
scostamento complessivo può essere
diviso in due parti:
• scostamento di volume;
• scostamento di prezzo.
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Nel caso di imprese multi-prodotto,
dobbiamo considerare il mix di prodotti,
ossia la composizione della produzione
venduta espressa come percentuale
delle vendite complessive.
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Motivi del possibile fallimento della
programmazione e controllo
• Mancato utilizzo delle informazioni
• Conflitto organizzativo tra reparti
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