La Gestione dei Progetti:
Metodi snelli di Project Management
Annibale Francesco Iannice
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CIEG - Università di Bologna: Organizzazione e Gestione dei Progetti
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Visible Planning®
le dimensioni su cui agisce
Il Sistema di governo
•
•
•
Anticipazione e Front Loading
Pianificazione autonoma delle attività in modo “visuale”
Issue Management e Barashi
Applicazione del Visible
Planning® nel team
I Comportamenti
•
•
•
•
Abbattimento delle barriere tra funzioni
Comunicazione “pull”
Consapevolezza e Proattività
Miglioramento Continuo individuale
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La Conoscenza
• Velocità nella diffusione della conoscenza
(del processo, delle regole gestionali, del
prodotto)
• Capitalizzazione della Conoscenza (Lesson
Learned)
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Visible Planning®
i principi base
ISSUE BOARD
P
• Visualizzazione
• Auto-pianificazione
LONG TERM
D
A
• Parallelizzazione e Sincronizzazione delle
attività
• Iterazioni di Progettazione
• Frequenza delle riunioni settimanale
MID TERM
• Feedback e Feedforward
• Front loading
C
• Separazione dell’attività di pianificazione
(in plenaria) da quella di problem solving
(in team più ristretti)
• Condivisione delle priorità
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Il Sistema di Governo
anticipazione e “front loading”
Incertezza
Costo e tempo per
realizzare un
intervento
correttivo
ANTICIPAZIONE
Stadio in cui emerge un
problema non previsto
Carico di
lavoro
Front
Loading
FRONT LOADING
ANTICIPAZIONE
CONOSCENZA
Fasi di Progetto
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Tempo
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Il Sistema di Governo
un piano di lungo periodo in una applicazione ”a progetto”
1. Programma di lungo periodo
Milestone di
progetto
Macroattività
di funzione
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Il Sistema di Governo
un piano di medio periodo in una applicazione ”a progetto”
2. Programma di medio periodo
Affidabilità della
pianificazione - Rispetto del
Piano
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Capacità di Front
Loading Anticipazione
nel medio periodo
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Il Visible Planning®
modello applicativo
Asse di
Funzione
R&D
MKTG
PROD
IE
ACQ
.......
Asse di
Progetto
•
Progetto
X
P.L.
Progetto
Y
P.L.
Progetto
Z
P.L.
Il rispetto dei target di progetto (Q,T,C) è raggiungibile solo attraverso una gestione
efficace di entrambi gli assi, impostando un sistema “robusto” di governo dei
progetti senza dimenticarsi, al tempo stesso, di presidiare carico/capacità, gestione
delle priorità e delle competenze, miglioramento continuo a livello delle singole
funzioni aziendali.
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Il Sistema di Governo
un piano di breve periodo in una applicazione ”a funzione”
3. Programma di breve periodo
Attività
pianificata
Tempo
programmato
Attività
8H
7H
Tempo
effettivo
“Perturbazione”
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Il Sistema di Governo
gli obiettivi di una applicazione “a funzione” o “verticale”
A differenza dell’applicazione “orizzontale” a progetto, le applicazioni “verticali”
mirano a:
• Aumentare la visibilità, da parte del responsabile della funzione, dei reali carichi di
lavoro delle risorse
• “Forzare” nel responsabile di funzione e nel team la definizione delle attività e delle
priorità, migliorando inoltre la coerenza con le aspettative dei clienti interni
• Sviluppare nei singoli una maggiore capacità di auto pianificazione delle attività e
dei carichi di lavoro, elemento fondamentale per lo sviluppo organizzativo
• Aumentare la consapevolezza rispetto alle competenze dei singoli comparate a quelle
dei colleghi, migliorando così l’apertura al trasferimento del know how
• Aumentare la pro attività delle risorse, perseguendo l’obiettivo di migliorare la
capacità di auto bilanciare i carichi all’interno della funzione
• Individuare in modo chiaro le perturbazioni sulla funzione al fine di avviare azioni di
miglioramento (interne o esterne alla funzione) per la riduzione delle stesse.
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Il Sistema di Governo
la struttura del Visible Planning ®
Aspetti qualitativi
(”cosa”)
5. Barashi
Aspetti quantitativi
(“chi e quando”)
Gestione delle
Criticità
1. Programma di lungo periodo
Apr. Mag …... Mar.
OOO
Output atteso
• Con esiti
(output) chiari
OXO
XXX
4. Issue Board
Controllo dei carichi di lavoro
2. Programma di medio periodo
S1 S2 S3 S4
Scomposizione
dell’oggetto
Takashi
finalizzata all’output
J.Louis
• Contenuti
Lavoro
Lavoro non programmato
%carico 120% １10%95% 130%
Aperti Pianificati Risolti.
dei post-it
Ore
pianificate
Progettazione
8h
Controllo dei carichi di lavoro
Processi di lavorazione
3. Programma di breve periodo
Lun Mar …
Ven.
Piano
• Per la gestione
individuale
Lavoro non prog.
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Il Sistema di Governo
un esempio di Issue Board in una applicazione ”a progetto”
4. TECHNICAL ISSUE BOARD
• Velocità del PDCA di progetto
• Attitudine a correlare le issue “aperte” ad azioni correttive specifiche pianificate nel
medio periodo (i post-it azzurri individuano le issue non aventi attività correlate a
piano)
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Il Sistema di Governo
un esempio di Barashi in una applicazione ”a progetto”
CLIENT EXAMPLE
5. BARASHI DI PRODOTTO O TECNICO
Il gruppo di lavoro che si occupa della
carrozzeria
anteriore
visualizza
l’eventuale esigenza di modifiche
direttamente sul disegno della parte
specifica interessata. Le relative attività
vengono discusse, condivise
e
assegnate a mezzo post-it sul piano di
medio o lungo termine.
Il trasferimento di conoscenze è
facilitato.
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Il Sistema di Governo
un esempio di Barashi in una applicazione ”a progetto”
CLIENT EXAMPLE
5. BARASHI DI PRODOTTO O TECNICO
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Il Sistema di Governo
un esempio di Barashi in una applicazione ”a progetto”
CLIENT EXAMPLE
5. BARASHI DEI COSTI
target
breakdown
breakdown
di prodotto
Contromisure volte a
riportare il costo attuale
verso il target di progetto
– Azioni di riduzione costi avviate
prima dell’avvio in produzione
(SOP).
– Il gruppo allargato (quando
necessario con il coinvolgimento
anche dei fornitori esterni) pensa,
pianifica e presenta alla Direzione le
azioni di miglioramento.
costi attuali e
relativo delta
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