Progetto Scoutismo affascina
Guida alla pubblicità degli scout
www.scoutismo.ch
Guida alla pubblicità degli scout del Canton Berna1
Molto spesso le sezioni fanno fronte a sfide importanti riguardo al loro numero di attivi. Per combattere le sezioni che diventano sempre più piccole ci vorrebbe una sterzata – ma come farlo al meglio? Pensaci: non avrai mai una seconda chance per dare la tua prima impressione! Per questo
motivo conviene investire tempo e denaro nella pubblicità!
La miglior pubblicità è rappresentata da noi stessi!
La pubblicità è necessaria, ma dev'essere mirata!
La pubblicità plasma l'immagine!
Questo concetto per la pubblicità fornisce le risposte alle seguenti domande:
Quali pensieri devo farmi prima di tutto?
Come faccio un buon programma per la pubblicità?
Come devo procedere nella pianificazione?
Cosa deve contenere una lettera pubblicitaria?
Come accompagno i nuovi in maniera duratura?
1. Primi pensieri
1.1 Situazione iniziale
Prima di iniziare a fare qualcosa, devi conoscere la situazione della tua sezione. È importante che tu
sollevi e approfondisci complessivamente la problematica nella tua sezione. Poniti le seguenti domande:
Come è messa la sezione nel comune? (se c'è concorrenza, il bacino di utenza, la rete all'interno del comune, eventuali nicchie)
Come è la situazione della sezione? (numero di scout, senso di sezione positivo e comune,
buchi di anni di età, comportamento ragazzi/animatori)
Quando avvengono esattamente le iscrizioni e le dimissioni? Riguardano delle branche particolari?
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Questa guida alla pubblicità è stata ripresa dal Movimento Scout Svizzero (MSS) su gentile concessione degli Scout del Canton Berna
(PKB) per essere utilizzata per le attività amigo nazionali. Grazie mille! L'MSS ha apportato alcune modifiche minori.
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1.2 Obiettivo
Ponetevi degli obiettivi concreti per le vostre attività pubblicitarie. Formulate degli obiettivi realistici e
raggiungibili.
Alcune proposte:
20 nuovi alla prossima attività amigo.
La branca XY non avrà nessuna dimissione nei prossimi 6 mesi.
Mezzi finanziari: trovare 500.- entro la fine dell'anno.
Gli obiettivi devono essere sempre rimessi in discussione e analizzati criticamente, eventualmente
anche adattati. Dopo un certo periodo di tempo bisogna discutere sul raggiungimento o meno degli
obiettivi. In caso di obiettivi non raggiunti: chiedersi le cause e non demordere.
1.3 Strategia
Esistono molte idee per la messa in pratica di attività pubblicitarie. Ponetevi alcune domande riguardanti la strategia:
Che tipo di programma pubblicitario si vuole realizzare? (attività amigo, grande evento, campagna a lungo termine, con o senza i genitori, ecc.)
Chi sono i gruppi a cui si mira? (bambini, giovani, genitori, autorità, ecc.)
Cosa si vuole elogiare dello scoutismo? (gruppo di divertimento, un servizio che bada ai
bambini, un impiego del tempo libero sensato, ecc.)
Qual è il momento giusto? (inizio delle scuole, osservare la pubblicità di altre associazioni,
ecc.)
Quali mezzi abbiamo a disposizione? (numero di animatori, articoli di giornale, pubblicità per
la scuola, lettera pubblicitaria, ecc.)
La direzione delle attività pubblicitaria potrebbe venir assunta eventualmente da un gruppo
rover?
Perché non fare pubblicità insieme ad una sezione dei dintorni?
Dove fanno pubblicità le altre associazioni (partecipare alle feste di quartiere, ai mercatini,
ecc.)?
1.4 Concetto
Tramite una riunione in cui si definisce il concetto si pongono le basi per una pubblicità efficace. Per
prima cosa dovete guardare insieme la checklist e procurarvi una prima visione d'insieme. Le prime
idee per la pubblicità vengono raccolte, le basi vengono gettate e le responsabilità definite. Durante
questa riunione dovrebbero inoltre venir sviluppate quelle idee e quei concetti particolari che regaleranno alla vostra azione pubblicitaria quel qualcosa in più!
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2. Pianificazione
2.1 Checklist per lo scadenziario
Chi si orienta durante la pianificazione a questa checklist non dimenticherà niente e avrà davanti a
sé un evento promozionale riuscito!
Scadenzario Cosa
8 settimane
7 settimane
redigere il concetto con il gruppo animatori
definire le date delle attività
definire la località (piazza del paese, ecc., fare attenzione alle
autorizzazioni)
procurarsi l'autorizzazione per appendere le locandine in paese
procurarsi l'autorizzazione per la pubblicità nelle scuole d'infanzia e nelle
scuole
considerare la variante per il brutto tempo
rendere attenti gli attivi, gli ex e i membri passivi!
coordinare il programma speciale (palloncini, animali, ecc.)
cercare aiutanti/volontari (fotografo, ecc.)
organizzare gli indirizzi dei bimbi della scuola dell'infanzia e delle
elementari chiedendo in comune
ordinare/riservare al comune i cavalletti o le vetrine per appendere le
locandine
6 settimane
prendere contatto con i giornali, principalmente con i media locali
creare l'invito (flyer/locandina/lettera)
pubblicare l'evento sul proprio sito / sul sito del comune e sui social media
stampare/fotocopiare/indirizzare l'invito
4 settimane
fare una riunione (materiale, divisione dei compiti e dei ruoli, ecc.)
3 settimane
scrivere l'articolo di giornale e contattare la redazione
appendere le locandine / distribuire il materiale pubblicitario:
ad es.: biblioteche, scuole, centri giovanili, amministrazione comunale
spedire gli inviti
portare/consegnare gli inviti personali
2 settimane
comparsa della pubblicità nella scuola dell'infanzia / a scuola
1 settimana
pubblicare l'articolo di giornale / l'inserzione (a dipendenza dell'offerta del
giornale locale)
Giorno X
fare fotografie
informare i genitori e distribuire l'opuscolo sulla sezione
annotare assolutamente i nomi e gli indirizzi dei nuovi
1 settimana
valutazione
caricare sul sito internet le foto e un piccolo resoconto
spedire le informazioni necessarie a tutti i nuovi
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2.2 Budget
Nessuno scout, nessuna tassa sociale. Per questo motivo vale la pena prendere in mano in modo
sensato un po' di soldi. Ecco il budget di un'attività amigo degli scout Steibruch Ostermundigen del
marzo 2011 (con 25 nuovi arrivati):
50 volantini
87 Fr.
(4 locandine a colori grande)
(63 Fr.)
50 locandine (A3)
55 Fr.
50 locandine (A4)
45 Fr.
Indirizzi dal comune su etichette
128 Fr.
Spese per l'utilizzo dei porta-locandine o delle vetrine in cui
appenderle
40 Fr.
Racconto sul „Bantiger Post“
48 Fr.
Buoni per il cinema
40 Fr.
Spedizione di 300 lettere (costi della carta inclusi)
320 Fr.
Materiale per l'attività amigo
50 Fr.
Totale
813 Fr.
2.3 Mezzi di comunicazione
I mezzi seguenti sono a tua disposizione per la pubblicità:
Carta stampata
Media elettronici
Manifestazioni
Volantini e locandine
Sito internet sezionale
Eventi sezionali
Opuscolo di sezione
Social media
Feste di paese
Rivista sezionale
Televisione & radio
Azioni per il finanziamento
Articoli di giornale
Sito internet comunale
Serate genitori
Albo
Giornata di porte aperte
2.4 Messa in pratica
In generale si cerca di rendere attente le persone all'evento promozionale in diversi modi. Vi presentiamo qui delle possibilità per farlo. Esse potrebbero (e dovrebbero) venir combinate a dipendenza
dei bisogni e delle possibilità.
2.4.1 Invio di inviti personali
Alcune sezioni possono chiedere al comune gli indirizzi delle famiglie con bambini in età da scuola
dell'infanzia e più grandi. Chiedi semplicemente al tuo comune se puoi avere gli indirizzi.
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2.4.2 Pubblicità nelle scuole
Questo metodo pubblicitario è il più importante se malgrado i vostri sforzi non doveste ricevere gli
indirizzi dei bambini. Chiedi alla direzione scolastica l'autorizzazione. Gli animatori dovrebbero presentarsi davanti agli allievi e presentare in modo creativo nelle classi lo scoutismo e la prossima
attività amigo.
Idee:
Raccontare storie come scusa per fare pubblicità (travestiti secondo il tema scelto)
Mostrare un film scout (comandarlo da www.hajk.ch)
Diapositive o video dell'ultimo campo
Fare diversi giochi canori o di movimento
In palestra potete organizzare altri giochi di movimento più articolati
Attività nel cortile della ricreazione (pane arrotolato sul fuoco, caccia al tesoro)
Per quanto riguarda le attività nel cortile della ricreazione fate attenzione ad accordarvi con la direzione scolastica sul tempo a disposizione. Non che i bambini arrivino in ritardo alla prossima lezione! Inoltre vale la pena presentarsi ai parchi giochi, davanti ai centri commerciali, in stazione, al
mercato, ecc.
2.4.3 Lettera con volantino ai genitori degli scout
L'esperienza insegna che una gran parte dei bambini arriva agli scout attraverso i propri amici oppure viene spedita dai propri genitori. Per questo motivo spedisci circa 4 settimane prima dell'evento
promozionale una lettera con un volantino ai genitori degli scout. I genitori dovrebbero poi fare un
po' di pubblicità agli altri genitori loro amici.
2.4.4 Altre forme creative di pubblicità
Albi e bacheche
Inoltre ci sono anche gli albi e le bacheche, i giornali, le riviste locali, ecc. Appendete
ovunque cartelloni e mettete a disposizione dei volantini da portar via (per es. negli asili, nei
centri commerciali, nei parchi giochi, in tutti i negozi che conoscete chiedere prima!).
Bancarelle e siti internet
Bisogna assolutamente partecipare alle grosse manifestazioni comunali (attività, bancarella).
In questi casi è importante che voi vi rivolgiate direttamente sia ai genitori dei bambini che ai
bambini in età scout e chiediate loro se conoscono lo scoutismo e se vogliano provare a
partecipare all'evento promozionale.
Apparizioni pubbliche (cartelloni, stampa, radio)
I volantini sono abbastantanza economici e si possono distribuire o lasciare da prendere un
po' ovunque. Durante la stesura del volantino limitati ai punti più importanti che possono
essere riassunti e resi visibili in un colpo d'occhio. Prendi però anche contatti con il giornale
locale affinché pubblichi un articolo sull'evento.
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3. Dopo l'evento promozionale
3.1 Cura dei nuovi membri
Tutti gli sforzi fatti per la pubblicità hanno un senso solo se poi voi vi date la pena per far sentire i
nuovi a loro agio sul lungo termine. Ciò può accadere solo tramite un'integrazione ben riuscita. Non
dimenticate di spedire dopo l'attività amigo una lettera corta ma vincente ai genitori con le informazioni sulla sezione e sugli animatori. I genitori che vi conoscono vi affideranno più facilmente i loro
bambini, si rivolgeranno direttamente a voi in caso di problemi, lasceranno probabilmente un po'
correre in caso di piccoli problemi o imprevisti e vi aiuteranno in caso di bisogno (per es. per i trasporti). Se i genitori degli scout sono convinti, allora non disiscriveranno i loro figli al primo accenno
di „non ho voglia, oggi non vado agli scout“. Ecco alcune idee per rafforzare i nuovi arrivati:
giochi per conoscersi
a tutti i nuovi viene assegnato uno „padrino scout“
presentazioni nella rivista dei soci
come animatore mostrare interesse per i nuovi
coinvolgere i genitori dei nuovi (Natale scout, giornata genitori, ecc.)
coinvolgere i nuovi (dare loro responsabilità, divisa scout/equipaggiamento)
spiegare ai nuovi le tradizioni e gli usi nello scoutismo
A lungo termine naturalmente solo delle attività valide e variate potranno convincere!
3.2 Valutazione
La pubblicità non dovrebbe esser conclusa con la realizzazione dell'evento promozionale. E' molto
importante valutare l'intera operazione pubblicitaria. Cosa si è dimostrato valido? Cosa non ha funzionato in maniera ottimale? I punti seguenti dovrebbero venir discussi:
L'evento promozionale in sé
Pubblicazioni (volantini, cartelloni)
Amministrazione (raccolta degli indirizzi, lettere)
Riunioni
Per poter fare un'analisi approfondita dell'evento promozionale, è consigliabile fare un sondaggio
all'interno della sezione ogni quattro anni. Vale la pena anche chiedere nel formulario di iscrizione
tramite quale metodo il bambino è venuto a conoscenza dello scoutismo e della sezione. Nel formulario di dimissioni dovrebbe venir spiegato il perché il bambino esce dagli scout. In questo modo può
venir valutato come avvengono le iscrizioni e le dimissioni.
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4. Consigli e trucchetti
4.1 Pubblicità
Passaparola – non sottovalutare la propaganda!
Indossare divisa e foulard scout!
Curare il rapporto con i genitori: se i genitori sono a favore dello scoutismo, sarà più facile
avere i loro bambini (es. attività di Natale insieme a loro, giornata sezionale)
Marcare presenza durante tutto l'anno attraverso varie azioni come la pulizia delle biciclette,
la preparazione delle trecce al forno, il banco del dolce, aiutare a spingere i carrelli della
spesa. In queste occasioni potrete spiegare lo scoutismo e distribuire dei foglietti informativi.
Attività amigo: tutti gli scout portano il loro migliore amico ad attività.
Creare il sito internet e aggiornarlo regolarmente
Annunciarsi al registro delle associazioni del comune (tenerlo aggiornato!)
Informare il comune sulle novità riguardanti la sezione (spedire il programma annuale)
Approfittare di offerte per il tempo libero
L'invito personale funziona al meglio!
„Reclutando“ i bambini non dimenticatevi mai dei loro genitori. Sono loro che normalmente
decidono come organizzare il tempo libero dei loro figli
Non promettere niente nell'invito che non potete mantenere!
Allestisci l'attività amigo nel modo più aperto possibile (neutrale riguardo ai generi, adatto
all'età, variato, aperto)
4.2 L'evento promozionale
Evento da organizzare in primavera, visto che la meteo è di norma più favorevole
Fare uno spettacolo/recita alla fine con tutti, aiuta la coesione
Gioco a punti in piccoli gruppi così che sia presente molto della quotidianità scout
Offrire se possibile due eventi promozionali all'anno
Durante l'attività per i genitori prevedere un piccolo momento informativo
Prevedere degli stimoli o degli incentivi per gli scout che riescono a portare un amico all'evento promozionale che poi resterà a lungo (buono per il cinema, un gelato al campo)
Preparare una lista per annotare gli indirizzi dei bambini come pure dei fogli informativi da
consegnare ai genitori
Scegliere per l'evento promozionale un luogo centrale in paese
Iniziare già durante la pubblicità alle scuole delle storie che poi verranno portate avanti durante l'evento. Eventualmente consegnare addrittura qualcosa (messaggio segreto,...) che
verrà poi utilizzato durante l'evento
Fonti
-
Classatore dei CSZ degli Scout della Regione Basilea
Pubblicazione MSS: „Öffentlichkeitsarbeit in der Pfadi“
Documentazione per la pubblicità Cevi Zürich
Documentazione per la pubblicità Scout Canton Zurigo e Scout Canton Berna
Concetto per la pubblicità Scout Pfadi Steibruch Ostermundigen
by Certo / Henrik Schoop, Ostermundigen, 9 agosto 2012. L'MSS ha apportato alcune modifiche minori in 2015 & 2016
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