Lotus CLS - Citiemme

Citiemme Informatica SRL
CLS v1.0
Citiemme Lotus Suite
CLS – Citiemme Lotus Suite
Il pacchetto CLS v1.0 (Citiemme Lotus Suite) è
stato sviluppato da CITIEMME Informatica con
tecnologia Lotus Notes 6.5 per andare incontro ad
una serie di fabbisogni aziendali.
E' composto da una serie di moduli alcuni dei quali
coprono delle esigenze specifiche delle funzioni
(gestione della qualità, ufficio tecnico, ufficio
commerciale, ced), altri forniscono dei servizi
“trasversali” a tutta l’organizzazione.
Sfruttando le caratteristiche native di Lotus Domino
6.5 (ACL, ruoli, campi author/reader) è stata posta
particolare attenzione alla riservatezza dei dati ed
al controllo degli accessi ai vari database.
Inoltre grazie al sistema di replica di Lotus
Notes/Domino volendo è possibile utilizzare tutti i
database in modalità off-line cioè scollegati dal
server centrale.
I singoli moduli della Suite utilizzano una serie di
database di anagrafica e gestione tabelle comuni
(raggruppate nel modulo CLS-base).
Il dettaglio dei moduli che compongono la suite è il
seguente:
Modulo CLS-base:
Contiene le tabelle di configurazione ed i dati
anagrafici necessari al funzionamento degli altri
moduli della suite.
Opzionalmente è disponibile anche un connettore
ODBC per la sincronizzazione dei dati anagrafici con
il sistema gestionale.
Modulo CLS-doc:
Mette a disposizione gli strumenti per gestire la
documentazione aziendale con funzionalità
particolari per quanto riguarda il ciclo di vita delle
offerte.
Il controllo della riservatezza dell'accesso ai dati è
implementato tramite le funzionalità native di Lotus
Domino.
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Citiemme Lotus Suite
Modulo CLS-servizi:
Modulo CLS-workflow:
In questo modulo sono raggruppati una serie di
database realizzati per fornire dei servizi generali agli
utenti aziendali (registrati in Lotus Notes).
Permette di implementare un sistema di approvazione
(parametrico e configurabile) per informatizzare la
procedura di codifica di nuovi clienti.
Grazie all'integrazione con la posta Notes è stato
realizzato un sistema di notifica che realizza dei link
veloci tra i messaggi di posta ed i documenti a cui si
riferiscono.
In aggiunta è possibile gestire il ciclo di approvazione
per la revisione degli anagrafici clienti ed il reperimento
di informazioni commerciali. Anche in questo caso il
workflow utilizza un sistema di notifiche strettamente
integrato con la posta Lotus Notes.
Sempre in questo modulo è disponibile un semplice ma
efficace sistema di gestione delle Newsletter.
Modulo CLS-qualità:
Questo database implementa le varie fasi di lavorazione
dei documenti della qualità fino ad arrivare al rilascio
della versione definitiva.
La gestione dei vari file è integrata con i programmi MS
Office (Word, Excel e PowerPoint).
[email protected]
Modulo CLS-ced:
Nell'ultimo modulo della suite sono stati raggruppate
una serie di utility per l'archiviazione di informazioni
tipicamente di competenza del CED.
Inoltre è stato incluso un database per la gestione
semplificata della documentazione (CLS-doc light).
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CLS v1.0
Citiemme Lotus Suite
CLS - base
Citiemme Lotus Suite – Modulo base
Contiene le tabelle di configurazione ed i dati
anagrafici necessari al funzionamento degli altri
moduli della suite.
Opzionalmente è disponibile anche un connettore
ODBC per la sincronizzazione dei dati anagrafici con
il sistema gestionale.
CLS-base - Rubrica centrale:
Si tratta di un elenco utenti/aziende derivato dalla
Rubrica Notes, per la gestione centralizzata dei
contatti e delle società (clienti, fornitori, ecc.) con
cui l’azienda ha rapporti.
 Estensione Rubrica Notes:
Tramite le funzionalità standard di Domino
(Directory Assistance) può essere gestita come
estensione della rubrica centrale standard di
Domino (che solitamente contiene solo gli utenti
interni) in modo da poter utilizzare i contatti
esterni nella spedizione delle mail.
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Citiemme Lotus Suite
CLS - base
 Anagrafici/contatti:
La struttura degli anagrafici è costituita da una
parte di dati di testata (tipicamente i dati
dell’azienda) e come dettaglio l’insieme dei
contatti dell’azienda in questione.
Per quanto riguarda i contatti individuali
(esterni), è possibile scegliere se associarli ad
un’azienda oppure memorizzarli come utenti
singoli.
 Strumenti aggiuntivi:
Sui contatti e sulle aziende sono disponibili una
serie di strumenti di gestione/navigazione.
CLS-base - Rubrica dipendenti:
Rubrica Notes per la gestione centralizzata dei dati
relativi ai dipendenti. Tra le altre cose viene
utilizzata come base anagrafica per una serie di
funzionalità dei database del pacchetto CLS (Ferie &
Permessi, ecc.).
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CLS v1.0
Citiemme Lotus Suite
CLS - base
 Mansionario, competenze e formazione:
Oltre alle informazioni generiche dei dipendenti è
prevista la gestione del curriculum vitae, del
piano di formazione, del mansionario e delle
competenze assegnate.
CLS-base - Tabelle:
Al fine di rendere il più possibile flessibile e
configurabile il pacchetto, una serie di impostazioni
e dati sono stati tabellati e raggruppati in un unico
database centrale.
In questo modo l'impostazione dei parametri può
essere delegata ad utenti che, non
necessariamente, hanno accesso a tutte le
informazioni aziendali, in alcuni casi riservate,
presenti negli altri database.
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CLS - base
CLS-base – Connettore ODBC (modulo
opzionale):
In base alla struttura della rubrica centrale è
possibile gestire la sincronizzazione (in maniera
periodica oppure “una tantum” come importazione
iniziale) con i corrispondenti anagrafici del sistema
gestionale utilizzato in azienda.
Per la sua natura la connessione ODBC è
indipendente del particolare database utilizzato per i
dati gestionali (pur di disporre degli opportuni
driver).
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CLS - doc
Citiemme Lotus Suite – Modulo doc
CLS-doc – Gestione documenti aziendali:
Questo modulo permette di gestire i documenti in
formato elettronico ed è stato pensato per coprire le
diverse funzioni e le esigenze di tutte le componenti
aziendali.
Il database è idealmente diviso in tre sezioni:
1.
Documenti
2.
Offerte
3.
Chiamate di assistenza
 Documenti:
In questa sezione è possibile archiviare
documenti secondo diverse tipologie definibili
tramite apposite tabelle. Anche l’accesso ai dati
viene configurato in maniera tabellata
direttamente dall’utente (purchè
opportunamente autorizzato) e si basa sulle
funzionalità native di Lotus Domino.
Tra le altre funzionalità è prevista la gestione
della protocollazione (in uscita) per tipo
documento, la possibilità di collegare due
documenti tra loro (con una relazione padrefiglio) e di associare il documento ad un
anagrafico (presente nella rubrica centrale).
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CLS - doc
 Offerte
In questa sezione viene gestita la
documentazione legata alle offerte e la
possibilità di mantenere una traccia delle diverse
revisioni dell’offerta in una visualizzazione
unitaria e riepilogata.
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CLS - doc
 Chiamate di assistenza:
In questo blocco viene implementata una
gestione semplificata delle chiamate di
assistenza con la possibilità di registrarle,
assegnarle ad altri utenti registrati e di
agganciarle ad altri documenti presenti nel
database (ad esempio offerte).
Riservatezza dei dati:
Tramite un sistema tabellato si definiscono gli utenti
che possono accedere (e con quale titolo) alle varie
categorie di documenti.
La riservatezza dei dati e l'applicazione dei criteri di
accesso definiti è garantita dagli strumenti nativi di
Lotus Domino (ruoli, ACL e campi author/reader).
Integrazione con la posta Notes
E’ possibile attivare una funzionalità aggiuntiva sui
database di posta Notes (tramite una piccola
personalizzazione al modello standard) per salvare
e protocollare le mail degli utenti in questo archivio
centralizzato
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CLS - doc
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CLS - servizi
Citiemme Lotus Suite – Modulo servizi
CLS-servizi – Ferie e permessi
Tramite questo database viene implementato un
semplice ciclo di approvazione per gestire
l’autorizzazione delle richieste di ferie e permessi.
 Ciclo di approvazione:
Quando il dipendente decide di sottomettere la
richiesta di ferie al proprio responsabile (pulsante
“invia”) questi riceve una mail con il collegamento
alla richiesta stessa e può decidere se accettarla o
rifiutarla.
 Notifiche automatiche
In seguito alla scelta del responsabile il sistema invia
opportuna notifica al richiedente per avvisarlo
dell’evoluzione della richiesta stessa.
Inoltre, in caso di approvazione, viene inviato
(sempre in maniera automatica dal sistema) un
messaggio di avviso sia al richiedente che all’ufficio
personale.
CLS-servizi – Promemoria attività:
Tramite questo componente del pacchetto CLS viene
gestita l’assegnazione di attività agli utenti registrati in
Notes.
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CLS - servizi
Per le varie attività (oltre all’assegnatario) può essere
definito il responsabile, un utente alternativo e la
pianificazione (cioè la frequenza e la schedulazione con
cui devono essere eseguite).
Nell’attività è inoltre disponibile una parte per
memorizzare la descrizione dell’attività da svolgere e le
eventuali note che possono aiutare l’utente a svolgere
al meglio il compito che gli è stato assegnato.
 Sistema di notifica:
Il sistema si occupa poi di mandare le opportune
notifiche agli utenti interessati per ricordare le attività
da svolgere e, in caso di mancato completamento, di
avvisare il relativo responsabile.
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CLS - servizi
CLS-servizi – Registro visitatori
In questo database le persone preposte possono
registrare in apposite schede le informazioni relative
alle persone che entrano (come visitatori) in azienda.
Tra l’altro è possibile agganciare i dati di anagrafica
(registrati nella rubrica centrale), l’ingresso (ad es.
principale, secondario, magazzino, ecc.) oltre,
naturalmente, alla data e ora di ingresso ed uscita, al
motivo della visita e la persona da incontrare.
CLS-servizi – Curriculum vitae
Database per l’archiviazione dei curriculum vitae
ricevuti dall’azienda per la selezione del personale. La
potenzialità del modulo risiede nelle funzionalità di
ricerca che Lotus Domino mette a disposizione, in
maniera nativa su tutti i database (indicizzati), e che
permettono di ritrovare schede realtive ai curriculum
vitae in base ad uno qualunque dei dati memorizzati.
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CLS - servizi
CLS-servizi – Newsletter:
Questo strumento permette di gestire la
distribuzione di articoli, comunicati ed altro
materiale tramite il sistema delle newsletter.
Dal momento che il database si trova fisicamente
sul server Domino è possibile un controllo
centralizzato della attività di rilascio, invio, ecc.
della documentazione da spedire.
Tra le altre cose gli utenti esterni possono
registrarsi, iscriversi o cancellarsi dalle varie liste di
distribuzione.
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CLS v1.0
CLS - workflow
Citiemme Lotus Suite – Modulo workflow
CLS-servizi - Richieste codifica/revisione anagrafici
Questo database implementa un workflow (ciclo di
approvazione) per la gestione della codifica di nuovi
clienti, la revisione dei dati anagrafici e la gestione
(tramite agenzie esterne) della richiesta di
informazioni commerciali legate ai clienti stessi.
 Sistema di notifica:
In tutta la gestione delle richieste si innesta un
sistema di notifiche automatiche (configurabili
per utente tramite una serie di parametri
presenti sui relativi profili). Grazie a queste mail
che informano gli utenti riguardo l'avanzamento
delle richieste in cui sono coinvolti, è possibile
ottimizzare i tempi di gestione del processo di
approvazione.
 Gestione profili utente:
Attraverso una serie di profili utente è possibile
definire la tipologia di richieste che possono essere
gestite da ognuno oltre che all'iter che tali
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CLS - workflow
richieste devono seguire per giungere alla
conclusione.
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CLS - qualità
Citiemme Lotus Suite – Modulo qualità
CLS-qualità – Manuale della qualità:
Permette di gestire il ciclo di redazione per la
pubblicazione in azienda della documentazione della
qualità utilizzando gli strumenti di MS Office (ad es.
Word, Excel e Powerpoint) in maniera integrata con
il client Notes 6.5.
 Ruoli utente:
Tramite l'opportuna impostazione dei ruoli di
accesso al database è possibile implementare un
ciclo di approvazione per il rilascio della
documentazione del sistema qualità.
Inoltre, sempre appoggiandosi al sistema dei
ruoli (nativo di Lotus Domino), è possibile
definire quali operazioni possono essere svolte
sui documenti da parte degli utenti autorizzati
all'accesso al database.
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CLS - qualità
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Citiemme Lotus Suite
CLS - ced
Citiemme Lotus Suite – Modulo ced
CLS-ced – Archivio PC:
Permette di gestire le schede degli host della rete
locale. Con questo sistema è possibile tener traccia
delle caratteristiche hardware e software e dei
software installati risolvendo un tipico problema di
gestione del “parco macchine” da parte degli addetti
al ced.
 Traccia interventi:
Come ulteriore livello di dettaglio è possibile
tenere traccia degli interventi e delle
problematiche relative ai PC ed agli altri
dispositivi informatici utilizzati in azienda. In
questo modo risulta più agevole individuare
eventuali problemi ricorrenti su alcune macchine
o tipologie di host.
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Citiemme Lotus Suite
CLS - ced
CLS-ced – Anagrafica disegni CAD:
Database per la gestione dell’anagrafica componenti
e relative caratteristiche (dimensionali) salienti.
 Aggancio con disegni CAD:
Tramite opportuna denominazione dei file del
CAD ed impostazione delle directory in cui questi
sono memorizzati, è possibile lanciare,
direttamente dalla scheda Notes, l'apertura del
corrispondente disegno con l'opportuno (se
installato) software del CAD.
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Citiemme Lotus Suite
CLS - ced
CLS-ced – Archivio documenti (“CLS-doc
light”):
Con questo database è possibile raccogliere e
catalogare (secondo argomento, categoria e
soggetto) documenti riguardanti tematiche diverse.
Ad ogni Documento è possibile allegare file di
diverso formato.
Rispetto al modulo CLS-Doc (più completo
soprattutto dal punto di vista del controllo degli
accessi e della riservatezza dei dati), questo
realizza una gestione dei documenti più snella e
semplificata (da cui il nome CLS-Doc light).
Ricerca “full-text”:
Come in tutti i database Notes (pur di attivare
l'indicizzazione) è possibile sfruttare le potenti
cartteristiche di ricerca full text che mette a
disposizione il motore di Lotus Domino.
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