PRINCIPALI CARATTERISTICHE PROCEDURA
“ In
Progress –
GESTIONE
PUBBLICITARIE”
COMMESSE
AGENZIE
La procedura e' stata sviluppata con un DataBase relazionale multipiattaforma (il programma puo’
indistintamente essere utilizzato sotto ambiente Windows ’98, NT, 2000, XP o Apple Mac OS
9/x) sotto un'architettura di tipo Client/Server e permette una gestione “multiaziendale”.
Gli utenti che utilizzano “InProgress” sono associati a Servizi (Amministrazione, Gestione,
Preventivi, Media, Progress, ecc.) per ognuno dei quali possono essere definiti i “diritti di accesso”
(visualizzazione, inserimento, modifica, cancellazione e stampa) su ogni singolo archivio del
database.
E’ possibile usufruire di uno strumento di posta elettronica interna a “InProgress” per gestire le
Comunicazioni fra gli utenti relative all’apertura di nuove commesse, al loro stato avanzamento o
semplicemente a comunicazioni di servizio.
Gli archivi della procedura sono stati raggruppati sotto 4 argomenti: Tabelle, Anagrafiche, Job e
Fatturazione:
Gestione tabelle di base
Tali archivi mantengono le informazioni di base necessarie alla gestione di campi che sono
standardizzati, che variano nel tempo molto raramente. Ogni registrazione di una singola tabella è
definita con un codice (nella maggior parte dei casi creato automaticamente dalla procedura) che
identifica in modo univoco la singola registrazione e una descrizione; le tabelle di base sono destinate
a una gestione prioritaria necessaria sia per evitare che differenti operatori assegnino descrizioni
diverse per lo stesso oggetto, sia per non dovere inserire più volte da tastiera gli stessi valori (ad
esempio il sig. Rossi sarà inserito una sola volta per tutta la storia del database).
Le tabelle in questione sono :
T1) Settori
Ad ogni scheda anagrafica di un Fornitore possono essere associate più parole chiave che
identificano le categorie socio-professionali come Fotografi, Creativi, Illustratori, ecc.
Se nella compilazione di un Preventivo si vogliono richiamare tutti i Fotografi del database, si
utilizza come chiave di ricerca il Settore associato all’anagrafica Fornitori.
-1Eskimo S.r.l. - Via del Lazzeretto, 168/15 - 59100 Prato - P. Iva 01765370976 - CCIAA 469229 Iscr. Trib. PO 10251
PresInProgrVillGlob20030113.doc
T2) Testate
La tabella contiene i nomi delle Testate collegate ognuna al rispettivo Concessionario (che
anno per anno può variare) da associare ai Piani Media (Es. Sole 24 Ore – conc.
Ventiquattrore System S.p.A., La Nazione – conc. S.P.E. S.p.A., ecc.) e con la possibilita’ di
indicare l’indirizzo di Corrispondenza.
T3) Iniziative
Sono parole chiavi codificate per raggruppare più Richieste di lavoro dello stesso cliente
facenti parte di uno stesso “pacchetto”.
T4) Gruppi lavoro
T5)
Tipi lavoro
Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono associate alle Richieste
lavoro al momento della loro codifica; l’archivio Gruppi contiene ad esempio i seguenti valori:
Confezione, Diretta, Istituzionale, ecc. Per ogni gruppo lavoro possono essere creati “n” Tipi
lavoro; ad es. per il Gruppo Confezione possono essere codificate le voci: Blister, Carta da
imballo, Imballo esterno, Nastro personalizzato, Nuova confezione di prodotto, Shopper, ecc.
Per ogni Tipo lavoro sulla tabella viene definito il “Promemoria”, ossia lo “scheletro” che
dovrà seguire il testo della Commessa una volta assegnata la chiave Gruppo/Tipo lavoro; se
ad esempio alla codifica di una nuova richiesta di lavoro si assegna la chiave “Confezione Nuova confezione di prodotto”, il testo dovrà seguire il seguente promemoria: “f.to colori
scatto fotografico”. Cio’ risulta molto utile per evidenziare in maniera automatica al Servizio
Preventivi le informazioni necessarie per la compilazione del preventivo stesso.
T6) Gruppi Fasi
T7)
Fasi lavoro
Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono assegnate ad ogni voce di
Preventivo al momento della loro codifica; l’archivio Gruppi contiene ad esempio i seguenti
valori: Creativa, Esecutiva, Produzione e stampa, ecc. Per ogni gruppo Fase possono essere
creati “n” Fasi lavoro; ad es. per il Gruppo Creativa possono essere codificate le voci:
Adattamento dell’impagino, Impagino definitivo, Progetto, Redazione dei testi, Studio, ecc.
E’ così possibile effettuare un’interrogazione del database che all’interno di un determinato
intervallo di tempo permetta di individuare tutti i Preventivi (interni, terzi fornitore,
fatturati, non fatturati, ecc.) che si riferiscono ad una determinata Fase lavoro.
Per una eventuale integrazione dei dati di “InProgress” con il programma gestionale adottato
in azienda, è possibile assegnare ad ogni chiave che identifica un lavoro il corrispondente
codice di Contabilità del Vs prodotto che sarà esportato dopo la fase di fatturazione
(Sottoconti di ricavo, suffisso centro di costo).
T8) Tipi Piani Media
Rappresentano parole chiave strutturate a 2 livelli che vengono assegnate ad ogni voce di
Piano Media al momento della loro codifica; tutti i Tipi Piani Media sono raggruppati secondo
un valore che può essere prescelto dalla seguente lista: Affissione, Cinema, Radio,
Televisione, Stampa, Media a pacchetto, Nuovi Media con uscite, Nuovi Media a pacchetto.
Per ogni Gruppo si codificano più chiavi: per l’Affissione si codifica ad es. l’Affissione
filotranviaria, l’Affissione statica, ecc..
T9)
Listino
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Eskimo S.r.l. - Via del Lazzeretto, 168/15 - 59100 Prato - P. Iva 01765370976 - CCIAA 469229 Iscr. Trib. PO 10251
Per alcuni clienti può esistere un listino di riferimento con propria codifica che deve essere
adottato dall’azienda interna (AZIENDA) nello svolgimento dei Preventivi: ogni voce di listino
riporta il codice, il cliente di riferimento, la tariffa unitaria e il testo di base del rigo
preventivo.
T10) Tipi Pagamento
Su questo archivio vengono codificate le condizioni di pagamento da assegnare a ogni scheda
anagrafica cliente/fornitore da proporre poi nella gestione delle commesse; è consigliabile
adottare la stessa codifica/terminologia del Vs programma di Contabilità.
T11) Codici di Esenzione Iva
Oltre alle tabelle fin qui descritte la procedura gestisce una “tabella di sistema” denominata
“Preferenze” in cui vengono mantenute informazioni comuni a tutto il database e modificabili solo
previa comunicazione all’amministratore del database; l’archivio contiene l’aliquota Iva attualmente
in vigore, la % sconto comunemente adottata per i Concessionari, i Tipi di Comunicazione gestibili e
il cambio Euro/Lire: “InProgress” è infatti già allineato alle normative europee in sede di valute per
cui è possibile inserire importi in Lire it. e avere in automatico le conversioni in Euro (opzione
comunemente adottata dalle ditte italiane fino al 2001), oppure inserire direttamente gli importi in
Euro e ottenere la conversione in Lire it. (quando queste ultime non potranno essere più utilizzate).
Sempre sulle Preferenze e’ possibile indicare le “Distinte Base” che rappresentano dei
“modelli” di Commesse:ogni tipologia di distinta base commesse è composta da un “nome
identificativo” e da una griglia variabile di descrizioni che rappresentano i passi che la commessa
deve eseguire per essere considerata completata.
Gestione Anagrafiche A1) (allegato n° 1)
Viene gestito un unico archivio per i Clienti, Fornitori/Concessionari, evitando di dover
codificare due volte gli stessi dati nei casi in cui un Fornitore/Concessionario diventi anche cliente
della ditta interna (AZIENDA), o viceversa.
Poiché “InProgress” permette una gestione “multiaziendale”, vengono codificate anche le
anagrafiche “interne” (ad es. Eskimo S.r.l. e Eskimo Europe Ltd) e quale di queste deve essere
proposta dalla procedura nelle varie fasi di gestione di una commessa: può inoltre essere “incollato”
il logo di riferimento della ditta a seconda che si voglia ottenere i vari allegati previsti (stampa
preventivi, stampa Fatture, ecc.) su fogli A4 già intestati oppure bianchi (se l’operatore deve
stampare due Preventivi uno con intestazione Eskimo S.r.l. e uno con Eskimo Europe Ltd, se si è
optato per l’indicazione dei loghi dovrà semplicemente inserire sul cassetto della stampante
InkJet/Laser a colori fogli A4 bianchi; nell’altra ipotesi si dovrà eseguire 2 volte l’operazione di
stampa ricordandosi di utilizzare il corretto foglio di carta intestata).
Per ogni anagrafica possono essere codificati 3 indirizzi diversi, uno per la sede, uno per la
corrispondenza/invio impianti e uno per il Magazzino, una lista di “Marchi” trattati e vengono
assegnati i valori comunemente adottati per l’anagrafica in questione (Tipi pagamento,
Remunerazioni, % Diritti d’agenzia/Ristorno, Banche d’appoggio).
Per Remunerazione si intende la metodologia di gestione dell’imputazione costi, ricavi e
fatturazione di ogni voce di Preventivo: poiché rappresentano il punto vitale di tutta la fase di
“Fatturazione” non è stato possibile gestire tali voci su una tabella di base in modo flessibile e
parametrizzato; è stata quindi definita una tabella di sistema fissa e non modificabile da parte
dell’utente. Le Remunerazioni vengono differenziate a seconda del tipo preventivo a cui si
riferiscono (Preventivo/Piano Media) e del fornitore coinvolto (fornitore AZIENDA,
fornitore/Concessionario terzo); in tal modo vengono definiti tre gruppi di remunerazioni:
Remunerazioni interne (righi preventivi con fornitore AZIENDA), Remunerazioni su terzi Fornitori
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(righi preventivi con terzo fornitore non concessionario) e Remunerazioni su Concessionari (righi
piani media con fornitore Concessionario).
A2) Gestione Personale
Per ogni anagrafica è possibile indicare “n” nominativi: ad esempio per il Fornitore “Eskimo
S.r.l.” si possono codificare i dati di Paolo Innocenti, di Franco Pecchioli, ecc.. In tal modo si ottiene
la gestione di una Rubrica completa.
A3) Gestori
Vengono codificati in questo archivio tutti gli “Account” delle ditte interne e per ognuno di
essi vengono indicati i clienti seguiti: tale associazione può essere consultata anche all’interno della
scheda del cliente.
Gestione Job
Con questo termine si intende tutto ciò che riguarda una commessa, dalla semplice apertura
della Richiesta lavoro alla Fatturazione.
J1)
Richieste Lavoro (allegato n° 2)
L’apertura di una nuova commessa comporta di descrivere in maniera succinta una richiesta
da parte di un cliente (molte volte si tratta semplicemente di un cliente potenziale); oltre al
“testo” della richiesta si indicano la data apertura della richiesta, il titolo (rappresenta
l’oggetto della richiesta), il Prodotto, la data progetto creativo (o prima consegna), la data
consegna, l’eventuale Iniziativa a cui va associata la commessa e se questa è di tipo Special o
Media (nel 2° caso indica che ci può essere allegato un Piano Media); ad ogni richiesta
possono inoltre essere associate “n” chiavi dalla tabella “Tipi Lavoro”: è possibile così
interrogare il database potendo ottenere tutte le commesse che hanno trattato la
“Confezione – Shopper”.
Opzionalmente e’ possibile associare una nuova richiesta a 1 modello di “Distinta base” e
indicare voce per voce della griglia di distinta il valore specifico.
Alla conferma di ogni singola richiesta di lavoro la procedura genera in automatico le
“Comunicazioni di base”, ossia i messaggi ai “Servizi” interessati dell’avvenuta apertura di
una commessa.
E’ disponibile inoltre un modulo aggiuntivo della procedura che permette la gestione delle
“Commesse Advertising”, relative a inserzioni pubblicitarie di clienti indicati da
“Intermediari” su Portali Web.
J2)
Preventivi (allegato n° 3)
Con il Preventivo si definiscono analiticamente sia a livello descrittivo che numerico tutte le
singole voci in cui si sviluppa la commessa.
Ogni Preventivo è gestito su una struttura a due livelli: il primo, denominato “Testata”,
contiene valori comuni a tutto il Preventivo, ossia il n° richiesta di lavoro di riferimento, la
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data del preventivo, le % diritti d’agenzia di base e gli stati d’avanzamento (se il preventivo
è stato inviato al cliente e/o gestore e se è stato approvato dal cliente e/o gestore); il
secondo, denominato “Righi Preventivi”, rappresenta la lista dei singoli lavori da effettuare
ognuno riportante la tipologia del rigo (interno se eseguito all’interno della struttura
AZIENDA, fornitore se sarà eseguito esternamente da un terzo soggetto), la Fase lavoro, la
Remunerazione, l’importo e il testo descrittivo del lavoro.
Per ogni Preventivo possono essere mantenute ad uso “Storico” le varie versioni: è possibile
usufruire di una funzione di “Duplicazione Preventivo” per gestire le varie versioni.
Ad 1 Richiesta di lavoro può essere associato 1 solo Preventivo valido (ossia ultima versione).
J3)
Retronote
Rappresentano ordini a Fornitori di materiale per uso interno o per esecuzione di lavori interni:
costituiscono costi che ricadono interamente sull’azienda interna (AZIENDA), possono essere
emesse anche senza l’indicazione della richiesta di lavoro e riportano i dati anagrafici di
“Destinazione” dell’ordine (può essere la Sede, Magazzino o Corrispondenza del cliente
oppure la Sede dell’intestatario della retronota).
J4)
Buoni Lavoro
Rappresentano previsioni di ordini a Fornitori per l’esecuzione di lavori “terzo fornitore”
fatturati direttamente al cliente. Essi dovranno obbligatoriamente essere seguiti dagli “Ordine
di lavoro”. Servono per verificare la validità di un Preventivo, per definirlo più in dettaglio e
per far iniziare i lavori al Fornitore prima della formale approvazione del preventivo. Il Buono
di lavoro può essere generato manualmente o avvalendosi di una procedura che a fronte di un
Preventivo già definito crea in automatico la bozza del buono lavoro composto dai “righi
preventivi terzo fornitore” prescelti dall’operatore.
J5)
Ordini Lavoro
Rappresentano documenti che la ditta interna spedisce a terzi Fornitori per specificare i lavori
che essi dovranno effettuare per conto di un cliente; possono essere emessi direttamente o a
seguito di bolle di lavoro già esistenti; in quest’ultimo caso l’utente può indicare tali bolle
collegandole all’ordine. L’ordine di lavoro viene effettuato sulla base dei righi preventivi e non
è quindi modificabile dall’utente. Per ogni singolo rigo preventivo (terzo fornitore) può essere
emesso 1 solo Ordine di lavoro.
Su ogni ordine viene indicato l’indirizzo completo per la “Destinazione merce” e per la
“Destinazione fattura”.
J6)
Contratti Fee
Rappresentano contratti stipulati fra il cliente e la ditta interna (AZIENDA) con cui si
stabilisce un importo a copertura di “n” commesse: per ogni contratto, oltre ai termini, si
indica un periodo di validità e in fase di creazione del nuovo contratto possono essere create
in automatiche le “n” Rate di scadenza.
J7)
Piani Media
Rappresentano pianificazioni di spazi pubblicitari acquistati dal cliente su media, siano essi TV,
radio, stampa o d’affissione. Si può generare 1 solo Piano Media per ogni Richiesta di lavoro
che sia di tipo “Media”; non è obbligatoria l’esistenza di un Preventivo (se c’è viene
denominato “Preventivo allestimenti”).
La creazione di un Piano Media ricalca la codifica di un Preventivo: indicati i dati di “Testata”
(Rich. lavoro di riferimento, data emissione) si codificano i “Righi Piani Media” ognuno
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riportanti il “Tipo piano media” (ripreso dalla relativa tabella di base), Testata/Concessionario,
Remunerazione, % compensi d’agenzia, % Sconto e Importi; per i righi che prevedono
l’indicazione dei N° Avvisi e relativa tariffa unitaria (tutti quei righi il cui Tipo piano media è
di tipo “Stampa” e “Nuovi piani media ad uscite”) si gestiscono anche le singole “Uscite” con
l’indicazione della data uscita prevista e effettiva.
Fatturazione
E’ opera del servizio “Preventivi” decretare la “fatturabilità” dei “Righi preventivi interni”
(lavori eseguiti da AZIENDA) segnalandoli come “chiusi”: in automatico la procedura genera
registrazioni di “Scadenzario” da cui saranno emesse le Fatture Clienti.
Per quanto riguarda invece la fatturabilità delle competenze della ditta interna sui “Righi
preventivi terzi fornitore” si possono adottare due strade diverse: la prima porta alla gestione delle
“Fatture Fornitori” che consente di registrare tutte le fatture fornitori emesse nei confronti del
cliente e inviate alla ditta interna per controllo; questa gestione non ha un significato contabile, ma
solo di verifica, controllo e chiusura dei lavori ordinati ai terzi fornitori/concessionari che consente
la generazione dello “Scadenzario” da cui emettere “Fatture per Diritti d’Agenzia” sul Fornitore
(che diventa cliente). E’ possibile inoltre registrare le fatture fornitori relative alle Retronote.
La seconda strada comporta invece di generare lo “Scadenzario” delle competenze al
momento dell’emissione degli Ordini lavoro in base al Tipo pagamento.
La fatturazione Clienti si sviluppa in due fasi: la prima, denominata “Prefatturazione”, genera
le bozze di fattura; dopo averle visionate, corrette e confermate si passa alla fase di “Fatture
definitive” dove viene assegnato il n° e la data della fattura: la numerazione comprende anche la
registrazione di “Fatture manuali” estranee ai dati scaturiti da “InProgress”.
I dati della fatturazione clienti possono essere automaticamente esportati verso il programma
di contabilità: in presenza di una fattura relativa ad un nuovo cliente, questo viene codificato in
prima istanza su InProgress (e’ cura degli operatori facenti parti del servizio Amministrazione
indicare tutti i dati contabili necessari del nuovo cliente) e importato come nuovo cliente sul
programma di contabilità.
In presenza di voci a forfait (per particolari esigenze alcune voci di preventivo non possono
essere scorporate in vari importi ognuno dei quali imputabili a Fasi lavoro diverse) o di diritti
d’Agenzia, sarà opera del servizio Amministrazione eseguire l’imputazione dei costi prima
dell’esportazione verso la procedura di contabilità.
***
Oltre alla definizione a grandi linee degli archivi gestiti all’interno dei 4 argomenti, possono essere
individuate altre caratteristiche tecniche del database:
•
•
Interfaccia “object-oriented”;
Per gli archivi più complessi è possibile usufruire di una funzione facilitata di Ricerca dati; per ogni
archivio è possibile utilizzare lo strumento di “Query Editor” con cui è possibile di volta in volta
•
•
costruire criteri multipli di ricerca relazionale su qualsiasi campo del database.
E’ possibile adottare uno strumento di Ordinamento relazionale fino a 10 livelli
Per ogni archivio l’operatore ha la possibilità di lavorare su due formati: uno a lista (browse) dove si
ha una visione d’insieme di più registrazioni; questo formato viene visualizzato dalla procedura ogni
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qualvolta viene scelto un archivio e quando viene eseguita un’operazione di interrogazione dati o di
cancellazione; con il secondo (detto a scheda) si possono gestire tutti dati relativi ad 1
registrazione: tale formato viene adottato da “InProgress” per le funzioni di Inserimento e
•
Modifica dei dati.
La procedura sfrutta appieno la funzionalità “multitasking” ovvero la possibilità di lavorare
contemporaneamente con più maschere aperte relative anche allo stesso archivio (è possibile per
es. avere in una maschera i dati relativi a tutti i clienti residenti a Roma e su un’altra di tutti quelli
•
•
•
residenti a Milano).
Ogni maschera che contenga un campo di tipo “Data” è compatibile con l’anno 2000; le maschere
di gestione del DB sano state eseguite sullo standard 14” (800 x 600).
Proprietà di Web Publishing: il database può essere pubblicato sulla rete e interrogato per mezzo di
qualsiasi Browser (Netscape, Explorer, ecc.).
Pronto per conversione automatica Lire/€uro e €uro/Lire.
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