A. P. DAL 28-10-2004
AL 12-11-2004
COPIA
REG. GEN. N. 417
Data 28-10-2004
PRATICA N. DBGP - 544 - 2004
PROVINCIA DI CROTONE
DELIBERAZIONE DI GIUNTA PROVINCIALE
OGGETTO:
IMPLEMENTAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA DEL PROTOCOLLO ELETTRONICO.-
L’anno Duemilaquattro addì Ventisette del mese di Ottobre alle ore 18:08 nella sala delle
adunanze della Provincia suddetta, convocata con apposito avviso, si è riunita la GIUNTA
PROVINCIALE.
Sono presenti i Signori:
IRITALE SERGIO (Presidente)
SAMA’ FRANCESCO (Assessore - Ambiente)
GUERRA MARIA CONCETTA (Assessore - Mercato del Lavoro)
POERIO GIUSEPPE (Assessore - Pubblica Istruzione)
PUGLIANO FRANCESCO (Assessore - Attività Produttive)
BONOFIGLIO SALVATORE (Assessore - Bilancio)
PUCCIO GIUSEPPE (Assessore - Sport e Turismo)
TAMBARO SALVATORE (Assessore - Politiche Sociali)
Sono assenti i Signori:
DE MASI EMILIO (Vice-Presidente della Giunta)
Partecipa con funzioni consultive, referenti, di assistenza e verbalizzazione (art. 97, comma 4., del
T.U. n. 267/2000), il Segretario Generale Dott. Luigi IULIANO.
SETTORE PROPONENTE: ___________ SERVIZIO: _______________
E’ relatore il Presidente.
LA GIUNTA PROVINCIALE
Premesso:
Che ai sensi dell’art. 9 dello Statuto, la Provincia assicura l’attivita’ amministrativa
uniformandola a criteri di economicita’ , efficienza , pubblicita’ e trasparenza;
Che ai sensi dell’art. 16 dello statuto la Provincia provvede alla raccolta ed elaborazione dei
dati nelle materie di propria competenza , organizzando le informazioni in sistemi concepiti
come servizi pubblici;
Che il decreto del presidente della Repubblica n. 428/1998 recante norme per la gestione del
protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche , prevede che la gestione dei
documenti amministrativi deve essere effettuata mediante sistemi informativi automatizzati
entro e non oltre l’1.01.2004;
Che ciascuna amministrazione deve individuare , nell’ambito del proprio ordinamento , gli
uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree
organizzative omogenee , assicurando criteri uniformi di classificazione ed archiviazione ,
nonche’ di comunicazione interna tra le aree stesse;
Che a tutto cio’ si è ottemperato entro il 1° Gennaio 2002, istituendo il protocollo informatico
generale con postazioni decentrate in tutti i settori dell’Ente , compresa la Sede decentrata
dell’Area Marina Protetta “Capo Rizzato” con versione Web dello stesso;
Che per ottimizzare la funzionalità del protocollo elettronico necessita implementare lo
stesso del software ed hardware necessario per l’archiviazione ottica del flusso
documentale dell’Ente;
Che e’, altresì, intenzione di questa amministrazione trasformare l’attuale archivio cartaceo in
archivio elettronico, mediante l’acquisizione tramite scanner professionali dei documenti
cartacei;
Che l’archiviazione ottica e’ un servizio tecnico-operativo per la riorganizzazione e la gestione
degli archivi cartacei per reimpostare un nuovo processo logistico della gestione della
documentazione amministrativa e ristrutturare l’intero archivio fisico,
Che il documento elettronico archiviato, sottoscritto con firma digitale , soddisfa il requisito
della forma scritta , ha efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2214 e ss C.C e ha validita’ ad
ogni effetto di legge secondo quanto previsto dal D.P.C.M. 8 febbraio 1999, dal T.U. n. 445
del 28 dicembre 2000 e dalla Deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001, sostituita dalla
deliberazione CNPIA n.11 del 19/02/2004;
Che le leggi che danno validita’ legale ai documenti elettronici sono:
Legge Tremonti
Legge Bassanini
D.P.R. 513 del 10 ottobre 1997
Deliberazione AIPA 247987 del 30 luglio 1998
D.P:R. 428 del 20 ottobre 1998
D.P.C.M.del 8 febbraio 1999
D.P.R: 445 del 28 dicembre 2000
Deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001
Deliberazione CNPIA N.11 DEL 19/02/2004
Considerato, altresì:
Che la tradizionale gestione della carta comporta evidenti svantaggi che si traducono in costi
diretti e perdite economiche, quali spazi fisici destinati alla raccolta e alla conservazione dei
documenti , rischi di deterioramento e smarrimento, costi di duplicazione delle copie ,
mancata riservatezza delle informazioni e soprattutto elevati tempi di ricerca;
Che la gestione elettronica dei documenti offre molteplici vantaggi tra i quali vale la pena
ricordare:
risparmio di spazio fisico destinato all’archivio;
Clonazione di archivi cartacei contenenti migliaia di documenti in uno spazio delle dimensioni
di una cassettiera per esempio un CD-Rom contiene circa 20.000 /30.000 documenti cartacei;
Risparmio dei tempi di ricerca dei documenti e la certezza di un risultato positivo;
Disporre in tempo reale di tutti i documenti presenti in archivio;
Migliore organizzazione e gestione degli archivi e quindi migliore efficienza amministrativa;
Condivisione e consultazione dei documenti da piu’ utenti contemporaneamente;
accessibilita’ alle informazioni al solo personale autorizzato;
Inalterabilita’ dei documenti , i quali non possono essere manomessi, non si possono sbiadire,
rovinare o macchiare;
Dato atto:
- che l’applicazione dell’archiviazione ottica interesserà:
Corrispondenza e Protocollo
Firma digitale
E- mail
fax
Documenti contabili( fatture , bolle, ordini, ,cedolini paghe, ec.)
Contratti vari
Cartelle del personale
Pratiche assicurative
Pratiche legali
Disegni tecnici
Archivi storici
Che il servizio di archiviazione ottica che si intende realizzare prevede la trasformazione
dell’attuale archivio cartaceo ( corrente , pregresso e storico) in archivio elettronico da
effettuare mediante l’acquisizione e conversione dei documenti in immagini, tramite scanner
professionali ed apposito software Delisa da installare sull’attuale modello di protocollo
elettronico;
Che le attività previste per l’archiviazione ottica sono:
-
ARCHIVIO STORICO
1. Ricognizione, catalogazione, e scansione di tutta la documentazione costituente
l’archivio storico dell’Ente;
2. Creazione dell’archivio informatico su apposito server e supporto informatico in
doppia copia (CD ROM)
ARCHIVIO CORRENTE
·
-
-
Digitalizzazione di documenti cartacei mediante scanner professionali per l’acquisizione di
grandi volumi di carta ;
· Indicizzazione dei documenti acquisiti secondo parametri differenti per ogni tipologia di
documento,sia in automatico che in manuale;
Che al fine di avere certezza delle attrezzature necessarie è stata richiesta al Dirigente del
Settore Informatico – Dr. Arturo Crugliano Pantisano - una apposita relazione descrittiva del
materiale da acquistare e relativi costi;
Che con nota prot. N.34853/2004 lo stesso ha trasmesso quanto richiesto prevedendo i
seguenti acquisti:
·
licenze software dei prodotti Delisa della Suite SGC - Open per l’integrazione con il
protocollo Client - Server;
·
·
Server per l’archiviazione dei documenti;
Dischi ottici con jukebox;
·
jukebox OTTICO
· Scanner ;
· Formazione all’utilizzo delle nuove tecnologie;
· Servizi;
per un costo complessivo di euro 70.000,00 IVA compresa;
Tutto ciò premesso,
Visti, altresì,
-
-
Il Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267, recante:”Testo unico delle leggi sull’ordinamento
degli enti locali”;
Lo Statuto della Provincia di Crotone, approvato con deliberazione del Consiglio Provinciale n.
29 del 08.09.2003;
Il vigente regolamento di contabilità;
L’art. 49, comma 1, del Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267, che disciplina l’apposizione
dei pareri da parte del responsabile del servizio interessato per quanto concerne la regolarità
tecnica e il responsabile di Ragioneria per quanto concerne la regolarità contabile;
L’art. 151, comma 4, del Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267, che disciplina l’apposizione
del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria;
Dato atto che il Responsabile del procedimento è il dipendente Rag. Liberata Rosa Gentile;
DELIBERA
·
·
·
la premessa è parte integrante e sostanziale del presente atto;
di implementare il Protocollo informatico dell’Ente, avviato in parte entro il 1° Gennaio
2002, del software ed hardware necessario per l’archiviazione ottica del flusso documentale
dell’Ente relativo sia all’archivio storico che corrente;
di provvedere all’acquisto del materiale hardware e software, necessario, così come indicato
nell’allegata relazione del Dirigente del Settore Informatico – Dr. Arturo Pantisano – di
seguito riportato:
·
·
·
·
·
·
·
·
licenze software dei prodotti Delisa della Suite SGC - Open per l’integrazione con il
protocollo Client - Server;
Server per l’archiviazione dei documenti;
Dischi ottici con jukebox
jukebox OTTICO
Scanner ;
Formazione all’utilizzo delle nuove tecnologie;
Servizi;
di dare atto che il costo previsto per quanto sopra elencato è pari ad euro 72.000,00
come indicato nel seguente prospetto:
PROSPETTO COSTI:
ARCHIVIAZIONE OTTICA DEL PROTOCOLLO
(licenze+ servizi)
ACQUISTO HARDWARE PER ARCHIVIAZIONE
jukebox OTTICO
·
·
Euro 30.000,00 + iva
Euro 30.000,00 + iva
di impegnare la somma di euro 72.000,00 al capitolo 170 del corrente esercizio
finanziario che sarà impinguato per la somma corrispondente con prelievo dal fondo di
riserva;
Di demandare al Dirigente del Settore Affari Generali l’adozione di tutti gli atti
conseguenti;
PRATICA N. DBGP - 544 - 2004 / 2004
PROVINCIA DI CROTONE
UFFICIO DI RAGIONERIA
Attestazione di copertura finanziaria
(Art. 151, comma 4, del Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267)
IMPLEMENTAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA DEL
PROTOCOLLO ELETTRONICO.OGGETTO:
Sulla proposta di deliberazione di cui in oggetto, ai sensi dell’art. 49 del Decreto Legislativo
18.08.2000, n. 267, vengono espressi i seguenti pareri:
- Per quanto concerne la regolarità tecnica, si esprime parere: .FAVOREVOLE.Data 27/10/04
Il Dirigente
F.TO DR. ANGELO MARESCALO
______________________
Il sottoscritto responsabile del Servizio finanziario sulla proposta indicata in oggetto, a norma
dell’art. 151, comma 4, del Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267
ATTESTA
La copertura finanziaria della complessiva spesa di Euro ///////////// al Cap ////////// del bilancio del corrente esercizio
finanziario – Impegno n /////////////
Data ____________
Il Responsabile di Ragioneria
Rag. Francesco Mingrone
- Per quanto concerne la regolarità contabile, ai sensi dell’art. 49, comma 1, del Decreto Legislativo 18.08.2000, n. 267,
si esprime parere: .FAVOREVOLE.-
Data ___________
Il Dirigente
F.TO Dott. Francesco Balzano
OGGETTO:
IMPLEMENTAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA DEL PROTOCOLLO ELETTRONICO.-
Di quanto sopra si è redatto il presente verbale che, previa lettura e conferma, viene sottoscritto.
Il Presidente
Il Segretario Generale
(Dr. Luigi Iuliano)
Visto ai fini della registrazione dell’impegno di spesa, stante la relativa copertura finanziaria, ai
sensi dell’art. 151, 4° comma, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267, come dal dispositivo del presente atto.
Il Ragioniere
Il presente atto è stato affisso in data odierna all’Albo Pretorio di questa Provincia e vi rimarrà per
quindici giorni consecutivi dal 28-10-2004 al 12-11-2004.
Data 20-11-2004
Il Messo Notificatore
Il sottoscritto Segretario Provinciale, su conforme dichiarazioni rese dal messo provinciale:
ATTESTA
- che la presente deliberazione:
o E’ stata affissa all’albo Pretorio Provinciale per quindici giorni consecutivi dal
___________________________al ___________________ come prescritto dall’art. 124, comma
1, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267, senza reclami;
o E’ stata comunicata, con lettera Prot.n.______________in data________________, l’elenco
delle deliberazioni della Giunta ai Signori Capigruppo Consiliari, così come prescritto dall’art. 125,
comma 1, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267;
o E’ stata trasmessa copia alla Prefettura Prot. n. _____________ in data ____________ ai sensi
dell’art. 135, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267;
- che la presente deliberazione è divenuta esecutiva il giorno_____________________
o decorso 1 giorno dalla compiuta pubblicazione (art. 134, comma 3);
o perché dichiarata immediatamente eseguibile (art. 134, comma 4);
L’Archivista Provinciale
Il Segretario Provinciale
COPIA
OGGETTO:
IMPLEMENTAZIONE ARCHIVIAZIONE OTTICA DEL PROTOCOLLO ELETTRONICO.-
Di quanto sopra si è redatto il presente verbale che, previa lettura e conferma, viene sottoscritto.
F.to Il Presidente
F.to Il Segretario Generale
(Dr. Luigi Iuliano)
Visto ai fini della registrazione dell’impegno di spesa, stante la relativa copertura finanziaria, ai
sensi dell’art. 151, 4° comma, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267, come dal dispositivo del presente atto.
F.to Il Ragioniere
Il presente atto è stato affisso in data odierna all’Albo Pretorio di questa Provincia e vi rimarrà per
quindici giorni consecutivi dal 28-10-2004 al 12-11-2004.
Data_______________
F.to Il Messo Notificatore
Il sottoscritto Segretario Provinciale, su conforme dichiarazioni rese dal messo provinciale:
ATTESTA
- che la presente deliberazione:
o E’ stata affissa all’albo Pretorio Provinciale per quindici giorni consecutivi dal 28-10-2004 al
12-11-2004 come prescritto dall’art. 124, comma 1, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267, senza reclami;
o E’ stata comunicata, con lettera Prot.n.______________in data________________, l’elenco
delle deliberazioni della Giunta ai Signori Capigruppo Consiliari, così come prescritto dall’art. 125,
comma 1, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267;
o E’ stata trasmessa copia alla Prefettura Prot. n. _____________ in data ____________ ai sensi
dell’art. 135, del D. Lgs. 18.8.2000, n. 267;
- che la presente deliberazione è divenuta esecutiva il giorno_____________________
o decorso 1 giorno dalla compiuta pubblicazione (art. 134, comma 3);
o perché dichiarata immediatamente eseguibile (art. 134, comma 4);
F.to L’Archivista Provinciale
F.to Il Segretario Provinciale
