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Integra per Notes consente, sfruttando i dati
di Lotus Notes™, d’importare ed esportare i
dati di Notes a e da Microsoft Word® ed Excel®,
migliorando le operazioni di analisi dei dati,
stampa, grafici, report e stampa unione. Sul
mercato, Integra per Notes è lo strumento di
analisi dei dati di Notes più flessibile ed offre
all’Utente tutte le operazioni dei tool di
reporting e molto altro ancora
L’Esigenza dell’Azienda
Cos’è esattamente Integra per Notes?
Gli sviluppatori e gli utenti finali delle soluzioni di Notes cercano
costantemente un modo per migliorare la presentazione e l’analisi
dei dati di Notes. Essendo in grado di intercomunicare con Word
ed Excel, Integra si rivela l’optimum nella gestione di queste
informazioni. Gli Utenti potranno disporre di tutte le operazioni
di questi strumenti di office, come analisi, grafici e stampa.
Integra per Notes è un database di Notes autonomo che:
Una semplice esigenza ricorrente potrebbe essere di dover
importare in modo simile nel database di Notes i dati già presenti
in Word e in Excel.
Potrebbe anche succedere di dover spostare i contenuti di alcuni
campi di un documento di Notes in un documento preformattato di Word. Quando pero’ si devono prelevare campi da
diversi documenti di Notes, combinandoli con i dati di altri
database - compresi i database esterni – e formattandoli in Word
o in Excel … il discorso cambia completamente!
consente d’esportare dati di database di Notes a Word, Excel e
file di Text
consente d’importare dati da Word, Excel e file di Text in un
database di Notes
rende automatico l’invio con posta elettronica di documenti creati
in Word e in Excel
consente di risalvare documenti di Word e di Excel nuovamente
in un documento di Notes o nel file system
consente di mandare automaticamente in stampa un documento
consente di aggiornare campi di Notes da dati gestiti in Word e in Excel
può essere usato con un client Notes o con un Browser Web,
o impostato per essere eseguito automaticamente secondo un
programma stabilito
fascicola i dati di diversi database, sottomoduli, risposte e perfino
database non di Notes
gestisce a livello centrale tutti i template di Word e di Excel e i
profili di configurazione di Integra
mantiene la sicurezza dell’ambiente Notes
consente l’esecuzione del linguaggio formula di Notes e di LotusScript
può essere usato sia da sviluppatori che da utenti finali
non necessita di apportare alcuna modifica alla struttura dei
database di Notes
“Integra non solo ha facilitato l’esportazione dei dati da Notes a
Excel, ma ha offerto risultati veramente strepitosi e nello stesso
tempo incredibilmente produttivi”.
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Jeremy Robinson Designer di Notes
BREDERO PRICE
Uso di Integra per Notes
Scenari d’Impiego
Integra consente di creare profili che mappano i campi in un
database di Notes, con un layout e campi definiti in un template
di Word o di Excel archiviati in un profilo Integra.
Integra è in grado di fascicolare i dati da singoli documenti di No
tes, per esempio spostando i dati in un preventivo di Excel, o da
diversi documenti di Notes, spostandoli in uno o più documenti
di Word o in un foglio di lavoro di Excel.
La flessibilità di questo strumento, considerato soprattutto l’uso
del linguaggio orientato agli eventi di LotusScript, offre un numero
quasi illimitato di scenari in cui può aggiungere valore al processo
aziendale, troppi per elencarli tutti! Vogliamo fare qualche esempio?
Integra può:
Preventivi – generare un preventivo a un cliente incluso nell’elenco
del database vendite di Notes, selezionando il modulo di contatto cliente
e facendo clic sulla SmartIcon di Integra o su un pulsante d’operazione
per preventivi aggiunto alla visualizzazione o al modulo. Generare un
foglio di calcolo pre-formattato al layout del preventivo contenente tutti
i necessari dettagli di Notes.
Inviare per posta elettronica il foglio di calcolo contenente il preventivo
compilato, allegandolo anche in un documento di Notes sotto il modulo
di contatto cliente presente nel database delle vendite.
Ordine d’Acquisto – generare un ordine d’acquisto in formato
Word prelevando i dati dalla raccolta dati del flusso di lavoro relativo
agli acquisti dell’intestazione Ordine d’Acquisto e da tutte le voci
contenute in un numero illimitato di risposte di Notes.
Stampa di Documenti di Qualità – controllare accuratamente il
layout di documenti di qualità come ad esempio le procedure. Spostare i
documenti di qualità in Word e predisporre la stampa automatica in
Word al semplice clic del pulsante.
Helpdesk – fare l’analisi dei ticket per help desk aperti, redigerne
graficamente lo stato e provvedere alla distribuzione ai responsabili.
I profili possono essere creati o dagli sviluppatori o dagli utenti finali.
I profili di Integra vengono eseguiti direttamente dal database di
Notes, usando vari metodi:
Smarticon – selezionando la Smarticon di Integra, usando un
client di Notes che fornisce un elenco di profili disponibili
per il database.
Pulsante Operazione|Action – selezionando un pulsante
Operazione|Action o facendo clic su un’area sensibile,
usando un client di Notes o un Browser Web.
Pianificato|Scheduled – secondo un programma automatizzato,
ogni tot ore, giornaliero, settimanale o mensile.
Mail Merge – unire i dati di contatto di un database di Notes in
Word per stampare o inviare per posta elettronica snapshot di report.
Etichette – generare etichette in Word prelevando i dati da database
di Notes.
Importare documenti di Word – prelevare documenti di Word
dal file system e caricarli in una libreria documenti di Notes o in un
sistema qualità.
Caricare i Dati di Produzione – rendere automatico il
caricamento giornaliero in un database di Lotus Notes di dati prelevati
dai sistemi di produzione, per la distribuzione mediante uso di un profilo
pianificato di Integra.
Report delle Vendite – generare report settimanali delle vendite
in un foglio di lavoro di Excel, pianificati e per territorio e comprendenti
i grafici, per la distribuzione ai direttori vendite dei vari territori.
Statistiche – generare statistiche operative in un unico report di stato,
che includa dati prelevati da database di Notes combinati con sistemi ERP.
Web Enabled
Amministrazione di Domino – generare un’analisi dei file di
Excel sul server Domino usando cronologia, dimensioni,ACI e ricevere
un report settimanale pianificato
“Dal nostro help desk Assistenza Clienti, con Integra possiamo
eseguire dei report che migliorano le procedure di gestione dei
problemi, analizzano le aree con problemi e monitorizzano le
tendenze. Un particolare vantaggio deriva dalla possibilità di
pianificare questi report per l’esecuzione sul server, eliminando
le procedure manuali del passato”.
Wendy Schimmel Centro Assistenza Clienti
ASSOCIATED WHOLESALE GROCERS
“Integra è lo strumento perfetto per programmare i report più
insoliti. Nessun altro software in commercio è così efficiente”.
Pavel Ivanov Direttore SI
INTERNATIONAL SCIENCE & TECHNOLOGY CENTRE
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Integra rispetto ai prodotti della concorrenza
Facile da installare
Si potrebbe pensare che Integra sia solo l’ennesimo generatore
di report per Notes, oppure un set di tool per la struttura. Sì,
Integra è questo, ma è molto altro ancora. Esattamente Integra
è una applicazione full-fledged.
L’intera funzionalità di cui Integra si avvale è disponibile nel database di Integra,
e sulle workstation degli utenti non è necessario installare alcun EXE o DLL.
Inoltre, non richiede di apportare alcuna modifica alla struttura dei database
di Notes in cui sono contenuti i dati a cui si accede. Ciò elimina l’onere di
dover condurre regression testing e le preoccupazioni in termini di sicurezza.
Vediamo quali sono i fattori chiave che differenziano Integra:
consente sia l’importazione che l’esportazione
consente di manipolare i dati avvalendosi del linguaggio formula
di Notes e di quello orientato agli eventi di LotusScript
consente di raccogliere facilmente dati da diversi documenti di
Notes e di esportarli in un’unica operazione
fornisce l’accesso a dati presenti in sottomoduli e documenti
di risposta
non necessita di apportare alcuna modifica ai database di Notes
non necessita di inserire codici di terzi nei propri applicativi
consente l’esecuzione di procedure d’importazione e
d’esportazione secondo un programma automatico pianificato
(solo per le versioni Domino/Notes per Windows)
consente d’inviare automaticamente per posta elettronica a
specifici destinatari dei documenti di Word e di Excel
Tutto molto semplice quindi: nessuna installazione per il Browser da parte del
cliente e facilità d’installazione sulla workstation dell’utente Notes, che potrà
effettuare da sé le necessarie operazioni d’installazione. Integra infatti prevede
l’invio di una e-mail d’installazione agli utenti, in cui è contenuto un pulsante
d’installazione per la configurazione della SmartIcon sulla barra di SmartIcon
degli utenti.Velocissimo e facile, senza alcun intervento di un installatore Integra.
Sicurezza
Integra per Notes protegge e rispetta la sicurezza dei database consentendo
agli utenti di accedere ai dati di Notes conformemente alle impostazioni
ACL/ECL e ad altre funzioni di sicurezza dei database come i campi nome
utente. L’accesso per eseguire e/o modificare specifici profili Integra può
essere controllato tramite i campi Nome Lettore|Reader Name e Nome
Autore|Author Name presenti nel profilo di Integra.
Integra per Notes non richiede l’aggiunta di alcun codice ai database di Notes
esistenti. Questo riduce il rischio, in termini di sicurezza, che potrebbe derivare
eseguendo un codice di terzi sui propri applicativi.
consente di riarchiviare documenti di Word e di Excel e altri
dati in un database di Notes
consente di centralizzare la gestione di profili e di template di
Word e di Excel in un unico database di Integra
carica profili Integra già pronti per uso con directory di Domino,
rubriche personali, cataloghi e registri fornendo valore aggiunto
per un’integrazione out-of-the-box
Sono tanti i valori aggiunti di Integra, a partire dal più semplice e
comune. Poniamo integra a confronto con il tool più simile della
concorrenza: la differenza è già riscontrabile nel set di strumenti per la
struttura che lo sviluppatore deve aggiungere a ogni database da cui si
desidera effettuare il report, piuttosto che in un prodotto ready-to-go
ad uso sia degli sviluppatori che degli utenti finali.
Requisiti
Integra per Notes richiede l’uso di Lotus Notes Collaboration Client
5.x o 6.x per Windows 95/98, NT, ME, 2000 e XP, oppure di Microsoft
Internet Explorer 5.5 o versione superiore.
Integra per Notes può essere caricato su un server Domino 5.x o 6.x,
oppure su una workstation locale in cui sia caricato Lotus Notes 5.x o
6.x. I database a cui ha accesso Integra possono essere archiviati su un
server Domino 4.x, 5.x o 6.x. Per i profili pianificati di Integra è necessario
usare le versioni per Windows del server Domino o del client Notes.
Integra supporta tutte le versioni di Word e di Excel a partire dalla versione
Word/Excel 97 in avanti, compreso Office XP.
Licenza d’Uso
La Licenza d’Uso di Integra per Notes è valida per l’installazione su un solo
server e non contempla alcun pagamento di diritti da parte dell’utente finale.
Prevede altresì un contratto d’assistenza, in virtù del quale l’utente potrà
beneficiare dell’assistenza via Internet e degli aggiornamenti prodotti.
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