TIKO

Microramo S.r.l. Società a Socio Unico
Via Madonnina del Grappa 17 20025 Legnano - MI
Tel. 0331544872 - Fax. 1782217844
e-mail: [email protected] - http://www.microramo.it
IL SISTEMA INFORMATIZZATO DELLA PRENOTAZIONE DEI PASTI PER LA
RISTORAZIONE COLLETTIVA (TIKO ®)
Microramo S.r.l. dispone di una procedura informatica di supporto alla prenotazione dei pasti per la
ristorazione collettiva (Tikò®), mediante l utilizzo di personal computer direttamente dai reparti,
terminali portatili e lettura di codici a barre identificanti i singoli piatti dei menù. E' concessa la
possibilità di prenotare per ciascuna persona alcuni pasti base quali: colazione, spuntino mattutino,
pranzo, spuntino pomeridiano, cena, spuntino serale, varie
Tikò dispone di una serie di stampe e di funzioni di utilità per il normale svolgimento delle funzioni
di prenotazione, raccolta, elaborazione, e distribuzione dei pasti nei reparti.
Il software permette inoltre di effettuare prenotazioni di pasti su più giorni, di ottenere stampe di
accompagnamento delle merci, stampe amministrative di tipo sintetico o analitico per le attività di
fatturazione ed un sistema di archiviazione dati su file storici mensili.
È concessa la possibilità di gestire servizi particolari quali: mensa dipendenti, pasti per esterni,
cestini per emodializzati, prodotti extra pasto da consegnare ai reparti (zucchero, te, camomilla
ecc.), sacchetti per day hospital, banchetti, ecc.
La procedura permette di ovviare agli inconvenienti ed ai disservizi che si possono presentare
eseguendo la prenotazione dei pasti in modo tradizionale, elimina infatti tutti i trasferimenti manuali
dei dati, i possibili errori di registrazione, opera in tempo reale e consente un puntuale controllo
delle operazioni, permette di gestire le statistiche dei pasti, di controllare la situazione di magazzino
e degli approvvigionamenti delle derrate alimentari.
E inoltre disponibile la funzione di aiuto in linea (F1) sugli archivi, sulle tabelle di base, sulle varie
funzioni della procedura oltre che un dettagliato manuale utente, ricco di immagini della procedura
stessa.
La strategia seguita nella realizzazione di Tikò è stata di massima apertura ed adattabilità alle
molteplici necessità degli utenti finali:
Capo reparto per la raccolta dati (su apposito modulo, con terminale portatile, con PC in rete
direttamente dal proprio reparto);
Servizio di dietetica per la gestione delle diete con regime alimentare speciale;
Ospiti per la possibilità di scelta del pasto;
Personale amministrativo per le verifiche dei pasti e delle derrate consegnate.
Codice Fiscale e Partita I.V.A. 12646680152
R.E.A. MI 1576880 Reg. Imprese: 31545/1999 - Capitale Sociale
10.400,00 I.V.
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Gli obiettivi fondamentali del sistema di prenotazione pasti per la ristorazione collettiva, da
raggiungere anche attraverso la realizzazione di moduli personalizzati, sono:
1. Migliorare sensibilmente la sensazione di comfort dell ospite, direttamente correlata alla
concreta possibilità di un ampia scelta fra differenti pietanze. La procedura prevede la possibilità di
scelta tra più scelte per ogni tipo di portata, sia in regime normale che dietetico, ciò ispira una
sensazione di benefico comfort sotto il profilo psicologico che si riflette spesso sullo stato di salute
dell ospite stesso.
2. Agevolare il lavoro di prenotazione pasti da parte del personale incaricato, di solito il lavoro
di prenotazione è molto articolato in quanto la scelta del pasto è dettata sia dalle prescrizioni
mediche e dal medico dietologo, che dalla vasta gamma di scelta dei piatti consentita all'utente, pur
nell'integrale rispetto delle indicazioni mediche, nell ambito delle diete ordinarie e speciali,
garantendo in perfetta sicurezza, l'esatta corrispondenza tra il regime alimentare selezionato e quello
somministrato.
3. Garantire il puntuale rispetto dei tempi previsti per il servizio rispettando i tempi del sistema
di prenotazione, e la distribuzione dei pasti in vassoi personalizzati o in multi porzione. Solitamente
la scadenza dei tempi di prenotazione avviene il mattino precedente al giorno di distribuzione.
4. Pianificare le fasi di:
acquisto e stoccaggio delle derrate alimentari nelle quantità e qualità richieste;
preparazione delle carni, delle verdure e delle altre derrate alimentari;
cottura dei cibi nel pieno rispetto dei regimi alimentari e dietetici richiesti;
confezionamento del vassoio;
caricamento carrelli secondo un ordine funzionale per reparto.
5. Permettere di:
eliminare gli sprechi e le sottrazioni di derrate alimentari e di cibi cotti.
contenere i costi del servizio di ristorazione a parità di livello qualitativo.
garantire la produzione dei documenti richiesti per la distribuzione dei pasti e per le esigenze
amministrative e fiscali.
consentire una vasta gamma di elaborazioni statistiche di enorme utilità sia per la Direzione
Sanitaria che per il graduale perfezionamento del servizio di ristorazione.
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LA PRENOTAZIONE DEI PASTI CON IL SOFTWARE TIKO
La procedura informatizzata di prenotazione pasti è suddivisa in due parti fondamentali, la
procedura di prenotazione vera e propria risiede su personal computer ed anche su terminali
portatili, secondo il tipo di soluzione scelta. La procedura di elaborazione delle prenotazioni risiede
su personal computer.
La soluzione sviluppata è parametrizzata e può in base alle necessità del Cliente, supportare la
prenotazione di tipo multi porzione, di tipo misto o di tipo personalizzato, in questo caso l uso dei
terminali portatili, che se necessario sono corredati di lettore di codice a barre, per la lettura delle
portate prenotate dal singolo ospite, risulta di grande utilità, nel caso in cui il Cliente non abbia la
possibilità di connettere in rete i propri reparti al server di prenotazione pasti.
Nella maschera di ingresso, che compare dopo aver inserito una password di validazione utente,
possiamo notare i dati relativi al Cliente, i bottoni per l aiuto in linea, le informazioni e l uscita
dalla procedura. Seguono le informazioni relative alla data di sistema ed al giorno di prenotazione.
Dal menù principale è poi possibile accedere ai vari moduli di cui è composta la procedura di
prenotazione pasti Tikò.
MODULO PRENOTAZIONI
In qualsiasi momento è possibile variare la data di prenotazione dei pasti utilizzando un calendario
perpetuo personalizzato incluso nella procedura. Le funzioni del modulo Prenotazioni sono:
L inserimento e la modifica delle prenotazioni dei pasti degli ospiti, la raccolta degli stessi
attraverso l utilizzo di personal computer client dai vari reparti, la raccolta delle prenotazioni
utilizzando terminali portatili.
L inserimento di altri tipi di servizi quali i pasti erogati ai dipendenti, la consegna di prodotti
extra pasto, l organizzazione di banchetti per occasioni particolari, ecc.
La stampa di moduli di prenotazione per la raccolta di prenotazioni in multi porzione.
La stampa dei moduli di prenotazione per la raccolta delle prenotazioni personalizzate per ogni
ospite con l utilizzo di lettori di codici a barre.
La trasmissione e la ricezione di dati da e verso terminali portatili.
PRENOTAZIONE CON TERMINALE PORTATILE
La prenotazione mediante terminale portatile permette di evitare l uso di schede cartacee, e secondo
le esigenze, essere eseguita con l aiuto di codici a barre. Per la prenotazione mediante codice a barre
il personale è dotato di un menù che riporta i codici a barre di tutti i piatti e le diete disponibili per il
giorno.
Il processo operativo non risulta diverso, sia che si operi in regime di prenotazione personalizzata,
sia che si operi in multi porzione; la differenza fra i due regimi risiede nel tipo di elaborazione che
viene eseguita su personal computer.
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MODULO STAMPE
Una volta raccolte tutte le prenotazioni, con i vari mezzi disponibili, sono rese disponibili alcune
stampe utilizzate principalmente per l approvvigionamento e la preparazione delle portate che
dovranno essere distribuite agli ospiti. Tutte le stampe sono disponibili per stampanti laser o a getto
di inchiostro in formato A4. Le stampe disponibili sono:
La stampa degli approvvigionamenti delle derrate alimentari, che indica ai magazzinieri le
quantità di derrate da preparare per la preparazione e/o la distribuzione.
La stampa cottura delle derrate alimentari, che indica ai cuochi le quantità ed i tipi di derrate da
cucinare.
La stampa del confezionamento dei pasti, che indica agli addetti come confezionare i carrelli
che trasportano le derrate ai reparti.
Il prospetto per capo reparto, che riepiloga i nominativi degli ospiti e la dieta a loro assegnata,
per fornire al reparto un rapido riscontro di ciò che è stato consegnato.
La stampa del riepilogo delle portate consegnate, che riepiloga in una griglia l elenco delle
portate consegnate per ogni reparto.
La stampa dei cartellini e/o delle etichette, I cartellini vengono consegnati nel caso in cui si
distribuiscano vassoi personalizzati, le etichette vengono utilizzate per contrassegnare eventuali
piatti termosaldati.
La stampa delle prenotazioni mancate, cioè delle portate che sono presenti in un menù, ma che
non sono state prenotate. E una lista di controllo.
La stampa delle bolle di consegna, che compila i documenti di trasporto contenenti l indicazione
del tipo e del numero di pasti che si stanno consegnando.
MODULO TABELLE
Tutta la fase preparatoria per l installazione ed il successivo funzionamento della procedura TIKO
è demendata al modulo Tabelle , che contengono tutti i dati di base per il funzionamento della
procedura stessa.
Le tabelle di base sono:
Tabella delle portate, che contiene tutti i piatti che costituiscono i vari menù degli ospiti.
Tabella delle diete, che contiene l elenco delle diete e quindi i menù ad esse associati.
Tabelle dei pasti:
Tipi portate, contiene i tipi delle portate disponibili (primi, secondi, contorni, ecc.)
Categorie portate, contiene le categorie delle portate disponbili (paste in bianco, paste al sugo,
minestre, ecc.)
Tipi consumazione,
Luoghi di preparazione
Codici di fatturazione
Tabella delle strutture, dei reparti e degli ospiti. Contiene l elenco delle strutture, la lista dei
reparti che compongono tali strutture e la mappatura dei letti dei vari reparti.
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Tabelle varie:
Tabella delle cucine, contiene l elenco delle cucine presenti nella struttura.
Tabella dei giri camion, contiene l elenco dei giri di consegna dei carrelli.
Tabella dei centri di fatturazione, contiene l elenco dei centri di aggregazione dei reparti per la
fatturazione.
Tabella dei centri di costo, contiene l elenco dei c.d.c. per la fatturazione analitica dei pasti.
Tabella delle aree di fatturazione, contiene le diverse aree di competenza per la fatturazione.
Tabella dei fattori produttivi, contiene l associazione tra il prezzo dei vari tipi pasto e le arre di
competenza.
Tabella delle portate extra pasto, contiene l elenco ed i prezzi delle varie portate che non
rientrano nella normale composizione dei pasti degli ospiti
MODULO AMMINISTRAZIONE
Un altro modulo è quello composto dalle stampe e dalle funzioni di esportazione dei dati
amministrativi ed è chiamato appunto Amministrazione . Questo è il modulo che è maggiormente
influenzato dal tipo di appalto presente ed è in grado di fornire diverse viste sui dati amministrativi
sempre a partire dalle prenotazioni effettuate per i pasti degli ospiti e per tutti gli altri servizi
erogati.
I rapporti amministrativi possono essere cartacei o in forma elettronica (file) secondo le specifiche
richieste dal Cliente, anche se il numero di report presenti spesso soddisfa tutte le situazioni. Le
stampe e le funzioni amministrative sono:
Prospetto prenotazione pasti
Prospetto fatturazione pasti
Prospetto fatturazione pasti mensili
Prospetto per codici di fatturazione
Riepilogo pasti serviti
Riepilogo pasti consegnati
Pasti consegnati nel periodo
Prospetto pasti mensili
Caricamento dei nominativi dei reparti (da file esterno)
Prospetto di fatturazione extra pasto sintetico per struttura
Prospetto di fatturazione extra pasto sintetico per reparto
Prospetto di fatturazione extra pasto analitico per struttura
Prospetto di fatturazione extra pasto analitico per reparto
Prospetto dei prodotti extra pasto consegnati
Codice Fiscale e Partita I.V.A. 12646680152
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MODULO UTILITA
L indispensabile modulo delle utilità racchiude in se le funzioni di compattazione e rispristino dei
database, sia principale che dei mesi di prenotazione, le funzioni di salvataggio e rispristino degli
archivi, una calcolatrice ed un calendario perpetuo.
Le funzioni di compattazione e ripristino dei database vengono utilizzate in caso di
malfunzionamento o disallineamento della base dati principale o dei database di prenotazione
mensile.
La funzione di salvataggio degli archivi svolge l importantissima funzione di backup dei dati sia su
cartelle diverse dello stesso personal computer, sia su una unità di salvataggio esterna, sia su altri
computer in caso di collegamenti in rete.
La funzione di ripristino degli archivi svolge la funzione di recupero dei dati da un backup
precedente e logicamente deve essere eseguita con particolare attenzione.
Per pura comodità sono state poi inserite una calcolatrice ed un calendario perpetuo.
INTEGRAZIONE CON SISTEMI INFORMATIVI ESTERNI
E possibile utilizzare la procedura integrandola con i sistemi informativi del Cliente attraverso
opportuni programmi di interfaccia, in questo caso sarà possibile acquisire gli archivi dati
preventivamente inseriti dai reparti.
L integrazione può avvenire con un File Transfer oppure via modem con formato dati concordato
o in alternativa attraverso rete informatica che operi in ambiente Microsoft Windows®.
Non è esclusa la possibilità di poter effettuare le operazioni di prenotazione direttamente dai reparti
e sui personal computer del Cliente evitando tutti i passaggi intermedi.
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CARATTERISTICHE HARDWARE DELLA SOLUZIONE
La procedura, in funzione della tipologia di prenotazione prevista può richiedere o meno l uso di
terminali portatili, nella sua configurazione massima si prevede di dotare ogni reparto di un
terminale portatile completo di lettore ottico per la lettura di codici a barre, e richiede almeno due
personal computer, uno di backup per sopperire ad eventuali malfunzionamenti hardware.
I personal computer sono fra loro collegati via rete, anche con cavo incrociato, a garanzia della
sicurezza dei dati e della continuità di funzionamento, in quanto necessari per caricare i dati di
configurazione sui terminali portatili e per ricevere i dati delle prenotazioni, per le successive
elaborazioni.
Non necessita l installazione di un server, ne di sistemi operativi server, solo il collegamento ad
un'eventuale rete ethernet fa nascere la necessità di utilizzare sistemi operativi più sicuri, quali
Windows 7. Il personal computer, per installazioni di uno o due posti di lavoro, è una macchina
avente almeno le seguenti caratteristiche consigliate:
S.O. Microsoft Windows 7 e successivi
Processore Pentium 4 e successivi
Monitor 15
RAM 4 Gbyte
Hard Disk da almeno 320 Gbyte
Scheda di rete 10/100 Mb (per l eventuale collegamento alla rete ethernet del Cliente)
Unità rimovibile a scrittura diretta
Stampante laser o getto di inchiostro
Gruppo di continuità elettrica 650 VA
La procedura informatica di supporto alla prenotazione dei pasti, è basata sull utilizzo di terminali
portatili con sistema operativo Windows Mobile.
La procedura lato personal computer è interamente sviluppata in linguaggio Microsoft Visual Basic
6.0® in ambiente Microsoft Windows®, ed è costituita da moduli software che comprendono tutte le
funzioni fondamentali necessarie alla gestione della ristorazione collettiva.
L attuale procedura lato terminale portatile è interamente sviluppata in linguaggio Windev Mobile,
e grazie alle capacità grafiche dei terminali portatili consente un ottima visualizzazione in fase di
prenotazione, oltre ad un'estrema portabilità.
I dati sono raccolti su database Microsoft Access® e possono essere trasportati verso altri database
con interfaccia ODBC, è attualmente in fase di progettazione il porting su database HyperFileSQL
dell intero applicativo, mentre è già stato effettuato lo sviluppo dell applicativo, lato prenotazione,
via Web su intranet o internet, con l utilizzo di linguaggio PHP e database MySql.
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