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FileMaker Pro 11
®
Esercitazioni
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Edizione: 01
Sommario
Lezione 1
Principi di base di FileMaker Pro
Uso di queste esercitazioni
Posizione dei file di esempio
Principi di base sui database
Che cos'è un database?
Perché utilizzare un database?
Organizzazione di un database
Come vengono visualizzati i dati dei campi?
Nozioni base di FileMaker Pro
Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro
Per ulteriori informazioni
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10
10
10
10
10
10
11
11
12
Lezione 2
Uso delle informazioni
Apertura di un database e spostamento tra i record
Visualizzazione di informazioni in modi diversi
Visualizzazione di un formato diverso
Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle
barra degli strumenti e barra formato
Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti
Personalizzazione della barra degli strumenti
Salvataggio di una copia del file Esempi
Per ulteriori informazioni
13
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18
18
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19
19
Lezione 3
Ricerca e ordinamento di record
Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database
Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo
Ricerca di record basata sui criteri di più campi
Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo
Cercare i record che corrispondono a una serie di criteri nello stesso campo
Restrizione della ricerca
Salvataggio di una richiesta di ricerca per l'uso futuro
Record trovati con una ricerca salvata
Ordinamento dei record individuati
Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista
Per ulteriori informazioni
21
22
23
23
24
25
26
26
27
28
28
4
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 4
Creazione di un database e immissione di record
Creazione di un database semplice
Campi
Creazione di un database
Immissione di dati nel database
Creazione del primo record
Creazione di un altro record
Copia dei dati mediante trascinamento
Modifica dei dati di un record
Inserimento di dati in Visualizza come modulo
Eliminare un record
Inserire un file in un campo Contenitore
Per ulteriori informazioni
29
29
29
31
31
31
31
32
32
32
33
33
Lezione 5
Personalizzazione dei dati visualizzati
Formati e tabelle
Personalizzazione dei formati
Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo
Selezione e ridimensionamento di un campo
Spostamento di un campo
Aggiunta di un campo
Aggiunta di un pannello struttura a schede
Visualizzazione di un numero come valuta
Aggiunta di un colore ad un pannello a schede
Modifica delle dimensioni e del colore del testo
Aggiunta di elementi grafici al formato
Per ulteriori informazioni
35
35
36
36
37
38
39
41
41
41
42
42
Lezione 6
Creazione di elenchi, etichette postali e lettere
Creazione di un elenco a colonne
Creazione di etichette postali
Formati Etichette
Creazione di un formato Etichette
Creazione di una lettera modello
Formati lettera
Creazione di un formato vuoto di una pagina
Personalizzazione della lettera con il nome della società
Aggiungere la formula di chiusura
Per ulteriori informazioni
43
44
44
44
46
46
46
48
49
50
| Sommario
5
Lezione 7
Semplificazione dell'immissione dei dati
Inserimento di dati utilizzando le liste valori
Definizione di una lista valori
Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti opzione
52
Creazione di valori con un campo di calcolo
Creazione di un campo di calcolo
Verifica del calcolo
Inserimento automatico di un numero di serie
Creazione di un campo per i numeri di serie
Per ulteriori informazioni
Lezione 8
Automazione di operazioni con pulsanti e script
Esecuzione di un'operazione utilizzando un pulsante
Creazione del pulsante
Esecuzione di una serie di operazioni con uno script
Informazioni sugli script
Creazione di uno script per l'anteprima del formato Etichette
Assegnazione di uno script a un pulsante
Cambio nome del pulsante
Testare il pulsante
Per ulteriori informazioni
51
51
53
53
55
55
55
56

57
57
58
58
58
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59
60
60
Lezione 9
Creazione ed esecuzione di resoconti
Resoconti riassunto
Creazione di un resoconto dinamico nella visualizzazione come tabella
Analisi dei dati nella visualizzazione come tabella
Nascondere i dati non necessari nel resoconto
Raggruppamento e ordinamento dei dati e definizione di un campo Riassunto
Etichettatura e formattazione di dati raggruppati
Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati
Formati per resoconti a riassunto parziale
Creazione di un resoconto a riassunto parziale
Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati e totali
Creazione di un resoconto a riassunto parziale con totali
Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF
Per ulteriori informazioni
61
61
61
61
62
63
64
65
65
68
69
73
73
6
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 10
Creazione di grafici dai dati
Creazione di un grafico a linee
Creazione di un database semplice
Aggiungere campi di testo alla tabella dei risultati azionari mensili
Aggiungi record al database
Creazione di un grafico a linee
Cambiare la formattazione del grafico su Spezzata
Visualizzare il grafico in modo Usa
Per ulteriori informazioni
Lezione 11
Creazione di database relazionali
Visualizzazione del record correlato di un file
Definizione di una relazione per un'altra tabella
Visualizzazione dei dati di un record correlato
Visualizzazione di un elenco di record correlati
Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti
Aggiunta di campi e formattazione del portale
Per ulteriori informazioni
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75
75
75
75
76
77
77
78

79
79
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81
81
82
83
Lezione 12
Condivisione e scambio dei dati
Condivisione dei dati
Abilitazione della condivisione in rete di FileMaker
Apertura di un file remoto
Scambio di dati
Salvataggio e invio dei dati
Formati di file supportati per l'importazione/esportazione
Importazione dei dati
Importazione di dati nel file Esempi
Per ulteriori informazioni
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85
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88
88
88
88
89
90
Lezione 13
Protezione dei dati in FileMaker Pro
creazione di account e password
Account
Creazione di un set di privilegi
Set di privilegi
Creazione di un set di privilegi personalizzato
Per ulteriori informazioni
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91
93
93
93
94
| Sommario
7
Lezione 14
Backup dei database
Esecuzione del backup del database
Quando eseguire il backup
Per ulteriori informazioni
95
95
96
8
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 1
Principi di base di FileMaker Pro
Benvenuti alle esercitazioni di FileMaker® Pro. Questa esercitazione descrive le modalità di gestione delle
informazioni in FileMaker Pro.
Verrà illustrato l'uso di FileMaker Pro per le seguenti operazioni:
1
1
1
1
1
individuazione e ordinamento delle informazioni
creazione e immissione di record in un database semplice
creazione di etichette postali
creazione di calcoli, pulsanti e script
creazione ed esecuzione di resoconti
1 visualizzazione di dati in un grafico
1 creazione delle relazioni tra tabelle del database di FileMaker Pro
1 spiegazione del modo in cui i file possono essere condivisi con altri utenti in rete o su Internet
1 protezione delle informazioni del database assegnando account utenti e set di privilegi ed effettuando
il back up del database
L'esercitazione dura circa cinque ore e può essere eseguita in una sola sessione oppure in diverse sessioni
di durata più breve.
Uso di queste esercitazioni
Queste lezioni si basano sul database dei soci di un'agenzia di viaggi fittizia detta Associazione viaggi
aziendali. I soci possono compiere viaggi d'affari risparmiando sui costi di viaggio; le spese
dell'associazione sono compensate dalle quote di iscrizione annuale. FileMaker Pro viene usato per tenere
traccia dei nomi, degli indirizzi e dello stato di appartenenza dei soci, nonché per creare etichette e lettere
modello per contattarli.
Si consiglia di completare le lezioni in sequenza, in quanto le ultime presumono la conoscenza dei concetti
introdotti nelle lezioni precedenti. Il file Esempi utilizzato si evolve man mano che vengono effettuate le lezioni.
In questa esercitazione si presume che l'utente abbia una discreta conoscenza del sistema operativo in uso
nel computer. Per completare le esercitazioni è necessario saper aprire file, individuare cartelle ed eseguire
altre operazioni che richiedono una certa familiarità con il sistema operativo del computer.
Poiché il miglior metodo di apprendimento delle funzioni di FileMaker Pro consiste nell'usare
l'applicazione, in ogni lezione si richiede di eseguire un'attività pratica che permette di passare da un menu
all'altro, di spostarsi tra le schermate e di capire gradatamente i concetti.
Il file incluso in questa esercitazione serve a illustrare le funzioni di FileMaker Pro e, come tale, potrebbe
non essere adatto come modello per ulteriori sviluppi.
Nota Alcune procedure richiedono di utilizzare un menu di scelta rapida. Per visualizzare un menu di scelta
rapida (menu contestuale), fare clic con il tasto destro del mouse su un oggetto o su un'area per visualizzare un
elenco di comandi. Se il mouse del Mac ha un solo tasto, per visualizzare il menu di scelta rapida occorre tenere
premuto Ctrl e fare clic. (Sul Mac è possibile cambiare la configurazione del mouse in Preferenze di Sistema).
Per inviare il feedback su questa guida, visitare il sito www.filemaker.com/company/
documentation_feedback.html.
10
Esercitazioni di FileMaker Pro
Posizione dei file di esempio
Il file di esempio contiene dati dell'Associazione viaggi aziendali e consente di esercitarsi a creare gli
elementi del database descritti in ogni lezione. Se si ha la necessità di ricominciare, si consiglia di sostituire
il file Esempi esistente con una nuova copia. Se è stato installato il file Esempi, questo si trova in:
FileMaker Pro 11/Italiano Extra/Esercitazioni
oppure
FileMaker Pro 11 Advanced/Italiano Extra/Esercitazioni
È inoltre possibile scaricare il file di esempio dal sito Web di FileMaker all'indirizzo: 
www.filemaker.com/it/support/index.html
Principi di base sui database
Che cos'è un database?
Per database si intende un metodo di organizzazione e di analisi delle informazioni. A volte si usano i database
anche senza rendersene conto. Un'agenda, un elenco di parti o la propria rubrica sono database.
Perché utilizzare un database?
I vantaggi derivanti dalla memorizzazione delle informazioni in un file di database sono molteplici. Un database
non è solo un contenitore di informazioni, ma consente di organizzare e analizzare le informazioni in vari modi.
Ad esempio, con un database è possibile raggruppare le informazioni per creare resoconti, ordinare i dati per
creare etichette postali, tenere un inventario oppure trovare rapidamente una determinata fattura.
I database computerizzati offrono ulteriori vantaggi rispetto a quelli cartacei: velocità, affidabilità,
precisione e la possibilità di automatizzare numerose operazioni ripetitive.
Organizzazione di un database
Un file di database è organizzato in una o più tabelle. Le tabelle memorizzano i record. Ogni record è costituito
da un insieme di campi.
Supponiamo di avere una rubrica sotto forma di file di database di FileMaker Pro. Ciascun elenco della
rubrica costituisce un record in una tabella Rubrica. ogni record contiene informazioni quali nome,
indirizzo, città, e così via. Tutte queste informazioni (nome, indirizzo e città) sono memorizzate in un campo
a parte.
Come vengono visualizzati i dati dei campi?
FileMaker Pro visualizza i campi nei formati. Ogni formato si basa su una sola tabella, e visualizza i record
di tale tabella.
Supponiamo che il database abbia una tabella Attività oltre alla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla
tabella Rubrica visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Rubrica. Un formato che si basa
sulla tabella Attività visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Attività.
Lezione 1
|
Principi di base di FileMaker Pro
11
Nozioni base di FileMaker Pro
FileMaker Pro è un'applicazione per piattaforme diverse. È possibile aprire i file di FileMaker Pro creati
in Mac su un computer in cui è installato Windows e viceversa.
A differenza della maggior parte dei programmi di elaborazione testi o di fogli di calcolo, FileMaker Pro salva
automaticamente il lavoro. Di conseguenza, è importante considerare attentamente le azioni da eseguire
quando si apportano determinate modifiche ai file, soprattutto se si eliminano dei record. Una volta eliminati
i record, infatti, questi vengono completamente rimossi dal database.
Come si vedrà nella lezione Lezione 14, è importante creare regolarmente una copia di backup dei propri
file. Le copie di backup consentono di risparmiare molte ore di lavoro nel caso in cui i file vengano perduti
o danneggiati oppure in caso di eliminazione involontaria dei record.
Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro
In FileMaker Pro sono disponibili quattro modi.
1 Utilizzare il modo Usa per immettere i dati e visualizzare i record.
1 Utilizzare il modo Trova per individuare un record o un gruppo di record.
1 Utilizzare il modo Formato scheda per specificare come verranno visualizzate o stampate le
informazioni.
1 Utilizzare il modo Anteprima per visualizzare un'anteprima delle pagine per stamparle.
Una volta aperto un database, è possibile passare da un modo all'altro usando il menu Visualizza (pulsanti nella
barra degli strumenti e nella barra formato) o il menu a tendina del modo visualizzato nella parte inferiore della
finestra dell'applicazione.
Per passare da un modo
all'altro utilizzare i
pulsanti della barra degli
strumenti e della barra
formato
Per passare da un modo
all'altro, utilizzare il menu a
tendina
12
Esercitazioni di FileMaker Pro
Per ulteriori informazioni
Per ulteriori informazioni su concetti fondamentali di FileMaker Pro, vedere i capitoli 1 e 2 nella Guida per
l'utente di FileMaker Pro.
Si possono trovare informazioni esaustive concernenti le procedure e i concetti nella Guida di FileMaker
Pro. Per accedere alla Guida di FileMaker Pro, selezionare il menu Guida > FileMaker Pro.
Per accedere al Centro Informativo FileMaker, selezionare il menu Aiuto > Centro risorse.
Lezione 2
Uso delle informazioni
La visualizzazione, l'immissione o la modifica di dati si effettua nel modo Usa. Questo è il metodo più
semplice per interagire con il database.
In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni:
1
1
1
1
1
apertura di un database che contiene già alcuni dati
spostamento da un record a un altro
visualizzazione di informazioni in modi diversi cambiando formato
analisi delle differenze tra Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella
barra degli strumenti
1 salvataggio di una copia del database
Apertura di un database e spostamento tra i record
Per aprire il database di esempio:
1. Aprire la cartella Esercitazioni sul disco rigido. Per la posizione della cartella Esercitazioni, vedere
capitolo 1, "Posizione dei file di esempio."
2. Aprire Esempi.fp7.
3. Avvertenza:
1 Il database è nel modo Usa. Per impostazione predefinita, all'apertura di un database FileMaker Pro
è nel modo Usa.
1 La barra degli strumenti indica che nel database di esempio vi sono 29 record. Viene visualizzato
il primo record.
14
Esercitazioni di FileMaker Pro
Record visualizzato correntemente
Numero di record totali
Icona del libro
Cursore
Il menu a tendina del modo
indica il modo corrente
4. Fare clic sulla pagina destra dell'icona del libro per avanzare di un record alla volta e fare clic sulla pagina
sinistra per tornare indietro di un record alla volta.
5. Trascinare il dispositivo di scorrimento a destra e rilasciarlo per avanzare di un certo numero di record
in un solo passo. Trascinare il dispositivo di scorrimento a sinistra e rilasciarlo per tornare indietro di un
certo numero di record.
Per andare ad un record specifico nel database, è inoltre possibile fare clic sul numero di record corrente,
digitare il numero di record desiderato e quindi premere Invio (Windows) o Return (Mac OS).
Suggerimento Il menu Record fornisce anche i comandi per spostarsi tra i record. Scegliere il menu
Record > Vai al record e scegliere Successivo, Precedente oppure Vai a.
Visualizzazione di informazioni in modi diversi
Sebbene le informazioni vengano inserite una sola volta in FileMaker Pro, è possibile utilizzarle in vari
modi. I vari formati consentono di visualizzare alcuni campi o tutti i campi.
Poiché non è necessario visualizzare tutti i campi in ciascun formato, l'uso di formati diversi rappresenta
un metodo efficace per gestire o stampare soltanto le informazioni necessarie per l'esecuzione di una
determinata operazione.
Lezione 2
|
Uso delle informazioni
15
Steve Williams
789 Ninth Avenue
New York, NY 10001
Gentile Sig.ra Sophie,
Elenco dei numeri
di telefono
Juanita Alvarez
Michelle Cannon
Andre Common
Marie Durand
Jean Durand
William Johnson
John Lee
Patrick Murphy
Le Nguyen
Kentaro Ogawa
Mary Smith
John Smith
Sophie Tang
Steve Williams
Betty Wilson
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
Grazie per aver scelto la nostra società per
prenotare una crociera. Nutriamo grande stima
per la Sua attività e siamo lieti di poterLe
essere utili.
Per ulteriori informazioni sulle prenotazioni,
La invitiamo a contattarci, saremo felici di
soddisfare le Sue richieste.
Distinti saluti
Mario Rossi
È possibile disporre i dati in modo diverso con vari formati
Visualizzazione di un formato diverso
Per vedere alcuni formati, utilizzare il file appena aperto.
1. Fare clic sul menu a tendina dei formati nella barra formato. Viene visualizzato un elenco dei formati
disponibili nel file.
Formato
menu a
tendina
2. Notare il segno di spunta vicino al formato d'Immissione dati, e cioè il formato corrente. Il formato
Immissione dati mostra la maggior parte dei campi della tabella Soci.
Campi
16
Esercitazioni di FileMaker Pro
3. Scegliere il formato Lista associazioni dal menu a tendina Formato.
Questo formato mostra ogni record su una riga di un elenco a colonne. Notare che il formato Lista
associazioni contiene solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati. Poiché il numero di
campi presenti in questo formato è inferiore, alcuni dati non sono visualizzati. I dati, tuttavia, non sono
stati rimossi dal database.
Il formato Lista associazioni visualizza solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati
4. Aprire il menu a tendina dei formati e tornare al formato Immissione dati. I dati non sono stati persi.
Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle
È possibile visualizzare i formati in tre modi diversi: come modulo, come lista e come tabella.
1 Il modulo visualizza il formato corrente riportando un record alla volta.
1 Visualizza come lista visualizza il formato corrente come una lista, riportando un record sotto l'altro.
1 La visualizzazione come tabella mostra più record alla volta all'interno di una griglia.
Generalmente è possibile cambiare formato (Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza
come tabella) quando il database si trova nel modo Usa.
Lezione 2
|
Uso delle informazioni
17
Visualizza come Modulo
Visualizza come Lista
Visualizza come Tabella
Il formato Lista associazioni visualizzato come modulo, poi come lista e infine come tabella
Passare dalla visualizzazione come modulo, come lista e come tabella di uno stesso formato per vedere le
differenze.
1. Nel file Esempi passare al formato Lista associazioni. Sono visualizzati molti record in forma di lista.
2. Fare clic su Visualizza come modulo
nella barra formato.
Appare un solo record visualizzato nello stesso formato. La modifica riguarda soltanto l'opzione di
visualizzazione.
3. Fare clic su Visualizza come tabella
nella barra formato.
La funzione Visualizza come tabella consente di visualizzare più record alla volta all'interno di una
griglia.
4. Fare clic su Visualizza come lista
come lista.
nella barra formato per tornare alla visualizzazione
18
Esercitazioni di FileMaker Pro
barra degli strumenti e barra formato
La barra degli strumenti nella parte superiore della finestra di FileMaker Pro consente di accedere
rapidamente ai comandi di menu di FileMaker Pro utilizzati di frequente. I pulsanti predefiniti sulla barra
degli strumenti variano a seconda del modo. È possibile aggiungere e rimuovere i pulsanti per personalizzare
la barra degli strumenti. La barra formato sotto la barra degli strumenti consente di passare rapidamente da
un formato all'altro e da una visualizzazione all'altra. Gli altri comandi sulla barra formato variano a seconda
del modo attivo.
barra degli strumenti
Barra formato
barra degli strumenti e barra formato nel modo Usa
Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti
1 Spostare il puntatore sui pulsanti della barra degli strumenti.
Per ogni pulsante viene visualizzato un testo con la descrizione della funzione.
Personalizzazione della barra degli strumenti
È possibile utilizzare la barra degli strumenti così come si presenta oppure aggiungere/rimuovere i pulsanti.
Per aggiungere un pulsante alla barra degli strumenti:
1. Fare clic sul menu Visualizza > Personalizza barra degli strumenti.
2. Eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Windows: Nella finestra di dialogo selezionare la scheda Comandi.
1 Mac OS: Procedere dal punto 3.
3. Trascinare Stampa dalla lista dei comandi (Windows) o dalla finestra di dialogo (Mac OS) nella barra
degli strumenti.
Per rimuovere un pulsante dalla barra degli strumenti:
1 Trascinare il pulsante Ordina dalla barra degli strumenti alla finestra di dialogo.
Per ripristinare la barra degli strumenti in modo che visualizzi solo i pulsanti predefiniti:
1. Eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Windows: Nella scheda Barre degli strumenti, selezionare barra degli strumenti, fare clic su
Reimposta e poi su OK.
1 Mac OS: Trascinare il pulsante predefinito dalla finestra di dialogo alla barra degli strumenti.
Il pulsante Stampa viene rimosso e il pulsante Ordina viene ripristinato.
2. Terminata l'operazione, fare clic su Chiudi (Windows) o Fine (Mac OS) nella finestra di dialogo.
Lezione 2
|
Uso delle informazioni
19
Salvataggio di una copia del file Esempi
La copia del file Esempi verrà utilizzata nelle lezioni successive.
Per salvare una copia del file Esempi:
1. Selezionare il menu File > Salva copia con nome.
2. Selezionare la cartella Esercitazioni per salvarvi la copia.
Come nome file viene inserito automaticamente Copia_esempi.fp7.
3. Fare clic su Salva.
4. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi originale selezionando il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
In questa lezione è stato aperto un database, sono stati usati i record, si è passati tra i formati, si sono apprese
le differenze tra le visualizzazioni come modulo, come lista e come tabella e sono state descritte la barra
degli strumenti e la barra formato. È stata inoltre creata la copia di un database contenente dei dati. Per
ulteriori informazioni su FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l'utente di FileMaker Pro.
20
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 3
Ricerca e ordinamento di record
Il database è una raccolta di record. A volte si utilizzeranno tutti i record del database (ad esempio per inviare
il catalogo annuale a tutti i clienti). Ma spesso si lavorerà con sottogruppi del database (ad esempio, le
persone che provengono da una determinata città oppure i record che rientrano in un determinato intervallo
di date).
In FileMaker Pro, il processo di individuazione di record corrispondenti a criteri particolari è detto ricerca
di record. Una volta individuati i record desiderati, è possibile disporli in modo diverso eseguendone
l'ordinamento. L'ordinamento dei record può essere crescente o decrescente.
In questa lezione si tratteranno i seguenti temi:
1 utilizzo del modo Usa per trovare i record che hanno:
1 dati corrispondenti in qualsiasi campo usando la ricerca rapida
1 dati corrispondenti in un solo campo
1 utilizzo del modo Trova per:
1 trovare record che contengono dati corrispondenti in più campi specifici
1 ricerca di criteri corrispondenti a un intervallo di dati
1 restrizione delle ricerche con l'omissione di record
1 salvataggio e modifica di una richiesta di ricerca e utilizzo di una nuova richiesta per individuare vari
record
1 ordinamento dei record in ordine ascendente (da A a Z) e aggiunta di un nuovo record nel nuovo ordine
Nota Prima di iniziare questa lezione, verificare di avere a disposizione il file Copia_esempi.fp7. Per
informazioni su come accedere alla cartella Esercitazioni e fare una copia di Esempi.fp7, vedere la lezione 2.
Utilizzo della ricerca rapida per ricerche in un database
La ricerca rapida offre un modo semplice per cercare in tutti i campi del formato corrente.
Nel database dell'abbonamento, trovare tutti i record dei soci che si chiamano John e vivono nel Regno Unito.
1. Aprire Copia Esempi.fp7 situato nella cartella Esercitazioni.
2. Notare che il database è nel Modo Usa e che il formato attivo è Immissione dati.
È possibile utilizzare la ricerca rapida per cercare testo comune situato in diversi campi di un database.
3. Digitare John Regno Unito nella casella di testo di ricerca rapida nell'angolo superiore destro della
barra degli strumenti.
Digitare qui il testo da cercare
22
Esercitazioni di FileMaker Pro
4. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS).
Il risultato della ricerca rapida è il gruppo trovato. Il grafico a torta nella barra degli strumenti mostra il
gruppo trovato come una porzione di tutti i record presenti nel database.
Grafico a torta
Numero di record nel gruppo trovato
Numero totale di record presenti nel database
5. Fare clic sull'icona del libro o sul dispositivo di scorrimento per visualizzare i due record nel gruppo
trovato.
La ricerca rapida restituisce i record di John Lee (campo Nome) di Johns Circle (campo Indirizzo 1) in
Regno Unito (campo Paese) e William Johnson (campo Cognome) in Regno Unito (campo Paese), ma non
di John Smith, il cui record non contiene il testo "Regno Unito" in nessun campo. Questo tipo di ricerca è
comunemente detta AND perché i record devono contenere sia "John" sia "Regno Unito".
Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo
È possibile utilizzare un menu di scelta rapida per trovare dati corrispondenti in un determinato campo.
Ora trovare tutti i soci di New York.
1. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti per ripristinare il gruppo trovato per tutti i record.
Il grafico a torta mostra nuovamente che il gruppo trovato contiene 29 record.
Nota Non è necessario fare clic su Mostra tutto prima di eseguire un'altra ricerca dato che FileMaker Pro,
per impostazione predefinita, ricerca i record in tutto il database.
2. Trascinare il dispositivo di scorrimento a sinistra per visualizzare il primo record del database (Mary Smith,
Stati Uniti).
3. Fare clic con il pulsante destro del mouse (Windows) o fare clic tenendo premuto Controllo (Mac OS)
sul campo Città.
4. Dal menu di scelta rapida selezionare Cerca Record corrispondenti.
Scegliere questa voce
dal menu di scelta
rapida
Lezione 3
|
Ricerca e ordinamento di record
23
La richiesta di ricerca restituisce i record di quattro soci chi vivono a New York. Il grafico a torta mostra
che il gruppo trovato è diventato di 4 record.
Numero di record in questo gruppo trovato
5. Fare clic sull'icona del libro per visualizzare ciascuno dei quattro record del gruppo trovato.
Ricerca di record basata sui criteri di più campi
È possibile ricercare i record corrispondenti a più criteri, ad esempio i membri americani che sono anche
nuovi soci.
Qui si crea di nuovo una ricerca AND. Per eseguire una ricerca AND nel modo Trova, digitare ogni criterio
di ricerca direttamente nell'apposito campo.
Per ricercare tutti i membri che vivono negli Stati Uniti e che sono nuovi soci:
1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti.
FileMaker Pro passa al modo Trova. Nel modo Trova, creare una richiesta di ricerca utilizzano i campi
contrassegnati con l'icona . Specificare i criteri di ricerca direttamente nei campi della richiesta.
2. Digitare USA nel campo Paese.
3. Digitare Nuovo nel campo Abbonamento.
4. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti.
La richiesta di ricerca restituisce un gruppo di due record relativi a due soci che vivono negli Stati Uniti.
Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo
A volte è necessario cercare record corrispondenti a più criteri di uno stesso campo, Ad esempio nel caso della
ricerca di tutti i soci di New York o Londra. Questo tipo di ricerca è detta comunemente ricerca OR, perché il
gruppo trovato sarà costituito dai record corrispondenti a uno dei criteri di ricerca.
Per eseguire una ricerca OR in FileMaker Pro, è necessario utilizzare più richieste di ricerca.
1 Digitare il primo criterio di ricerca nel campo appropriato della prima richiesta.
1 Creare una seconda richiesta di ricerca e specificare il secondo criterio nello stesso campo.
Quando si fa clic sul pulsante Trova, FileMaker Pro recupera tutti i record che corrispondono ai criteri
immessi.
Per individuare tutti i membri che vivono a New York o a Londra:
1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti.
2. Digitare New York nel campo Città.
24
Esercitazioni di FileMaker Pro
3. Fare clic su Nuova richiesta nella barra strumenti di stato.
Notare che la barra degli strumenti indica che, al momento, vi sono due richieste di ricerca.
Numero di richieste di ricerca
4. Digitare Londra nel campo Città di questa seconda richiesta.
5. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti.
La ricerca restituisce un gruppo di sei record relativi a sei soci che vivono a New York o Londra.
Cercare i record che corrispondono a una serie di criteri nello stesso
campo
È possibile che a volte si desideri ricercare record corrispondenti a un intervallo di criteri di uno stesso
campo. Ad esempio per la ricerca di tutti i record che rientrano in un determinato periodo mensile o per
l'individuazione di tutte le fatture di vendita con numerazione compresa tra 500 e 1000.
Per eseguire questo tipo di ricerca in FileMaker Pro, usare uno speciale simbolo di intervallo nella richiesta
per specificare il limite inferiore o superiore dei criteri di ricerca.
Per individuare i soci che hanno pagato le quote di iscrizione tra il 01/01/2009 e il 30/06/2009:
1. Fare clic su Trova.
2. Digitare 01/01/2009 nel campo Data pagamento.
Nota FileMaker Pro utilizza il formato della data indicato nelle impostazioni di sistema; il formato della
data visualizzato e inserito può quindi variare da quello delle esercitazioni.
3. Nella barra formato, fare clic su Operatori e selezionare dalla lista ... intervallo.
Selezionare l'intervallo
Suggerimento In alternativa, è possibile digitare un operatore del menu direttamente in un campo di ricerca.
La richiesta di ricerca ora dovrebbe riportare 01/01/2009... nel campo Data pagamento.
Lezione 3
|
Ricerca e ordinamento di record
25
4. Immediatamente dopo i puntini di sospensione (...), digitare 30/06/2009.
5. Fare clic su Esegui la ricerca oppure premere Invio o Return.
La ricerca restituisce sei record relativi a sei soci che hanno pagato le quote di iscrizione nei primi sei
mesi del 2009.
Restrizione della ricerca
A volte può essere necessario ricercare dei record corrispondenti a determinati criteri escludendo,
contemporaneamente, altri criteri (ad esempio per ricercare tutti i record aggiunti in un determinato anno
tranne quelli relativi a un determinato mese, oppure per ricercare tutti i clienti che risiedono negli Stati Uniti
eccetto coloro che vivono nella città di New York). È possibile eseguire questi tipi di ricerca utilizzando una
combinazione di più richieste e omettendo alcuni record.
Poiché FileMaker Pro elabora le richieste di ricerca nell'ordine in cui sono state create, è possibile creare ricerche
molto specifiche e strutturate. L'omissione di record durante una ricerca non li elimina dal database.
Per trovare i record dei soci che hanno versato la quota di iscrizione nel 2009, ad eccezione dei soci che hanno
effettuato il pagamento a marzo:
1. Fare clic su Trova.
2. Digitare 2009 nel campo Data Pagamento.
3. Fare clic su Nuova richiesta. Notare che la barra degli strumenti indica che si tratta della seconda richiesta
di ricerca in questo database.
4. Fare clic su Ometti nella barra formato per fare in modo che FileMaker Pro escluda dal gruppo trovato
determinati record che rispondono ai criteri di questa seconda richiesta di ricerca.
Fare clic su Ometti
5. Digitare 01/03/09 nel campo Data pagamento.
6. Fare clic su Operatori e selezionare dalla lista ...intervallo.
7. Dopo i puntini di sospensione, digitare 31/03/2009 nel campo Data pagamento per escludere i soci
che hanno pagato in qualsiasi momento durante il mese di marzo.
8. Fare clic su Esegui la ricerca.
La ricerca restituisce 11 record per 11 soci che hanno versato la quota di iscrizione nel 2009, ad eccezione
dei soci che hanno effettuato il pagamento a marzo.
26
Esercitazioni di FileMaker Pro
Salvataggio di una richiesta di ricerca per l'uso futuro
Se si crea una richiesta di ricerca complessa da utilizzare ripetutamente, è possibile salvarla come Ricerca
salvata. È quindi possibile eseguire rapidamente e facilmente la richiesta di ricerca dai modi Usa o Trova.
Per salvare l'ultima richiesta di ricerca:
1. Eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Windows: Fare clic sulla freccia Giù a destra del pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente.
1 Mac OS: Fare clic su e tenere premuto il pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente.
L'ultima richiesta di ricerca viene visualizzate nella finestra di dialogo Specifica opzioni per la ricerca
salvata.
La richiesta di ricerca
viene visualizzata come
nome predefinito per la
ricerca salvata
2. Per Nome, digitare Abbonamenti 2009 pagati, (eccetto marzo) e fare clic su Salva.
Record trovati con una ricerca salvata
Per eseguire la richiesta di ricerca salvata:
1. Nel modo Usa, fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti.
Il grafico a torta nella barra degli strumenti mostra, anche in questo caso, il numero totale di record
del file di esempio.
2. Eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Windows: Fare clic sulla freccia Giù a destra del pulsante Trova, e in Ricerche salvate scegliere
Abbonamenti 2009 pagati (eccetto marzo).
1 Mac OS: Tenendo premuto il pulsante Trova, sotto Ricerche salvate scegliere Abbonamenti 2009
pagati (eccetto marzo).
Anche in questo caso, vengono visualizzati solo 11 record che soddisfano i criteri specificati nella ricerca
salvata.
Lezione 3
|
Ricerca e ordinamento di record
27
Ordinamento dei record individuati
Una volta individuato un gruppo di record con cui lavorare, è anche possibile ordinarli. Ad esempio, si può
richiedere di visualizzare i record in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dal più nuovo al meno recente.
Per ordinare i record in ordine alfabetico secondo i cognomi dei soci:
1. Nella barra formato, fare clic sul menu a tendina dei formati e selezionare Lista associazioni.
Selezionare Lista associazioni
Viene visualizzato il formato Lista associazioni. Questo formato semplificherà la visualizzazione dei
risultati dell'ordinamento. La barra nera a sinistra del record Mary Smith indica che si tratta del record
corrente nel gruppo trovato.
Record corrente
2. Fare clic su Ordina nella barra degli strumenti.
Si apre la finestra di dialogo Ordina i record.
3. Se appaiono dei campi nella colonna Criteri di ordinamento, nella parte destra della finestra di dialogo,
fare clic su Canc tutti.
4. Nella lista di campi disponibili a sinistra, selezionare Cognome e fare clic su Sposta.
Se si seleziona un
campo, i pulsanti di
direzione
dell'ordinamento
diventano attivi
Notare che il simbolo di direzione dell'ordinamento a destra del campo Cognome si ingrandisce da sinistra
a destra. Ciò significa che se il database viene ordinato in base a questo campo, i dati saranno in Ordine
crescente (da A a Z).
28
Esercitazioni di FileMaker Pro
5. Fare clic su Ordina.
I nomi della Lista associazioni ora sono visualizzati in ordine alfabetico in base al cognome. Notare che il
record corrente è ancora Mary Smith e che questo record si è spostato nella sua posizione ordinata nella lista.
Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista
Dopo aver ordinato un gruppo trovato, FileMaker Pro visualizza i nuovi record aggiunti nella posizione
corretta di ordinamento in cui i record sono stati salvati nel database.
Per aggiungere un record e vedere che sia ordinato automaticamente:
1. Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti.
Nel formato Lista associazioni si vede un record vuoto.
Nota A seconda della dimensione della finestra FileMaker Pro può essere necessario scorrere verso
il basso per visualizzare il record vuoto.
2. In Nome, digitare Connel; per Cognome, digitare Jordan; per Società, digitare DEF Ltd.; in
Abbonamento, digitare Nuovo.
3. Per salvare il nuovo record nel database, fare clic all'esterno del campo Abbonamento.
Il nuovo record corrente viene ordinato alfabeticamente nella lista in base al cognome.
4. Selezionare il menu Record > Annulla l'ordinamento.
Notare che i record ritornano nell'ordine in cui erano prima che il gruppo trovato venisse ordinato e il
nuovo record appare al fondo della lista. Questo è l'ordine in cui i record vengono memorizzati nel database.
5. Selezionare il record Connel Jordan (se non è stato ancora selezionato).
6. Fare clic su Elimina il record nella barra degli strumenti, quindi fare clic su Elimina per rimuovere questo
record dal file di esempio.
7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
In questa lezione sono stati ricercati dei record in base a vari criteri, si è visto come restringere le ricerche
omettendo record specifici e salvare richieste di ricerca. Inoltre, è stato ordinato il risultato del gruppo
trovato finale ed è stato aggiunto un nuovo record nell'ordine. Per ulteriori informazioni sulla ricerca e
sull'ordinamento di record in FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l'utente di FileMaker Pro.
Lezione 4
Creazione di un database e immissione di record
Nelle lezioni precedenti, si è visto come utilizzare un database semplice con i dati esistenti. Adesso si
tratterà la creazione di un proprio file e l'aggiunta di record.
In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni:
1
1
1
1
1
creare un database semplice
definire i campi per vari tipi di dati
creare i record
inserire i dati
modificare i dati
1 eliminare i record
1 inserire i dati in un campo Contenitore
Creazione di un database semplice
Campi
Viene creato un campo per ogni categoria di informazioni desiderata, ad esempio Nome o Città. Per
individuare, ordinare, calcolare e visualizzare correttamente i dati, il tipo di campo deve corrispondere
al tipo di dati che contiene (testo, numero, data, ecc.). Gli altri tipi di campo saranno trattati nelle lezioni
successive.
Creazione di un database
1. In FileMaker Pro eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Se appare la schermata di avvio rapido di FileMaker, fare clic su Crea un nuovo database.
1 Se la schermata di avvio rapido di FileMaker non viene visualizzata, selezionare il menu File > Nuovo
database.
2. Andare alla cartella Esercitazioni e selezionarla per salvarvi questo file.
3. In Nome file, digitare MioFile.fp7 e fare clic su Salva.
Il file si apre nel modo Usa nella visualizzazione come tabella. A questo punto è necessario creare i campi.
4. Fare clic su Crea campo.
Fare clic per creare
un campo
5. Digitare il Nome.
30
Esercitazioni di FileMaker Pro
6. Fare clic su + a destra del campo Nome.
Fare clic per creare un altro campo
7. Digitare il Cognome.
8. Fare clic su + e digitare Quota pagata.
9. Fare clic su + e digitare Data pagamento.
10. Fare clic su + e digitare Contenitore.
Sono stati creati cinque campi nel database.
Le etichette dei campi appaiono come
intestazioni di colonna in Visualizza come
tabella
Per impostazione predefinita i campi creati in Visualizza come tabella sono campi di tipo testo.
Ora cambiamo il tipo di campo di alcuni dei campi creati.
11. Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo Quota pagata, scegliere Tipo di campo, quindi scegliere
Numero.
Scegliere Numero
come tipo di campo
12. Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo Data pagamento, scegliere Tipo di campo, quindi Data,
e infine OK per accettare il formato della data predefinito in FileMaker Pro.
13. Fare clic con il tasto destro del mouse sul campo Contenitore, scegliere Tipo di campo, quindi scegliere
Contenitore.
Lezione 4
|
Creazione di un database e immissione di record
31
Immissione di dati nel database
Ora è possibile inserire i dati in MioFile.fp7.
Creazione del primo record
1. Fare clic sotto l'intestazione della colonna Nome.
Nella tabella compare una nuova riga. Questo è un record nuovo, vuoto nel database.
Questa freccia indica il record
corrente in Visualizza come
tabella
Immettere qui i dati
2. Digitare Jane.
3. Premere Tab per passare al campo Cognome.
Nota FileMaker Pro salva automaticamente le modifiche durante il lavoro.
4. Digitare Doe nel campo Cognome.
5. Premere Tab e digitare 25 in Quota pagata.
La formattazione dei campi numerici per la visualizzazione della valuta sarà trattata nella lezione
successiva.
6. Premere Tab e digitare 11/11/2009 in Data pagamento.
Lasciare per il momento il campo Contenitore vuoto.
Creazione di un altro record
1. Fare clic nella riga sotto Jane nel campo Nome per creare un nuovo record.
Suggerimento È anche possibile fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti per creare un nuovo
record.
2. Come si è fatto per il record di Jane Doe, inserire i dati per John Smith, che ha pagato 75 dollari in
data 2/2/2009.
Il database contiene due record.
Copia dei dati mediante trascinamento
1. Fare clic nella riga successiva e inserire un Nome e un Cognome .
2. Selezionare 75 nel campo Quota pagata nel record 2.
32
Esercitazioni di FileMaker Pro
3. Trascinare il testo selezionato nel campo Quota pagata nel record 3 e rilasciare il mouse.
Nota Se non si riesce a trascinare il testo, è possibile che la funzione di trascinamento non sia stata
attivata in FileMaker Pro. Per attivare il trascinamento, selezionare il menu Modifica > Preferenze
(Windows) o il menu FileMaker Pro > Preferenze (Mac OS). Sotto Generale, selezionare Consenti
trascinamento della selezione, fare clic su OK, quindi ripetere i passi 2 e 3.
4. Ripetere i passi 2 e 3 per il campo Data pagamento.
Modifica dei dati di un record
Supponiamo ci si accorga che Jane Doe ha pagato 75 e non 25 Euro. Si può facilmente correggere
l'immissione.
1. Nel record per Jane Doe, selezionare l'importo nel campo Quota pagata.
Il testo nel campo Quota pagata viene selezionato
2. Digitare il nuovo importo, 75.
3. Fare clic all'esterno del campo per salvare la modifica nel database.
Inserimento di dati in Visualizza come modulo
È possibile inserire dati anche in Visualizza come modulo e Visualizza come lista.
1. Fare clic su Visualizza come modulo
.
2. Nell'ultimo record creato, selezionare i dati nel campo Cognome e digitare un nome diverso.
3. Fare clic all'esterno del campo per salvare la modifica.
Eliminare un record
1. Fare clic su Visualizza come tabella
.
2. Selezionare l'ultimo record creato.
3. Fare clic su Elimina record nella barra degli strumenti.
4. Fare clic su Elimina nella finestra di dialogo di conferma.
La barra degli strumenti riporta che nel database rimangono solo due record.
Lezione 4
|
Creazione di un database e immissione di record
33
Inserire un file in un campo Contenitore
Un campo Contenitore può memorizzare immagini, file QuickTime, suoni e qualsiasi altro tipo di file che
si desidera conservare in un database.
1. Selezionare il campo Contenitore nel primo record.
2. Selezionare il menu Inserisci > File.
3. Selezionare il file logo.gif collocato nella cartella Esercitazioni.
4. Fare clic su Apri.
Il nome file e l'icona GIF sono
visualizzati nel campo Contenitore
Quando si inserisce un file, FileMaker Pro mostra l'icona e il nome del file nel campo Contenitore,
ma non l'effettivo contenuto.
5. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
È stato creato un database semplice, sono stati definiti i campi e si è visto come aggiungere, modificare e
cancellare i record e come copiare i dati tra i record. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 3 nella
Guida per l'utente di FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sull'inserimento dei dati in vari tipi di campo
e con vari metodi, vedere Lezione 7. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 5 nella Guida per
l'utente di FileMaker Pro.
34
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 5
Personalizzazione dei dati visualizzati
È possibile personalizzare l'aspetto dei propri dati aggiungendo elementi grafici e altri effetti.
In questa lezione si tratteranno i seguenti temi:
1
1
1
1
1
1
1
imparare come i formati influiscano sulla visualizzazione dei dati
aggiungere, ridimensionare e spostare i campi
aggiungere un pannello a schede e modificarne il colore
visualizzare i valori di un campo numerico come valuta
modificare le dimensioni, lo stile e il colore del testo
aggiungere elementi grafici
scoprire dove è possibile trovare altri metodi di personalizzazione di un formato
Formati e tabelle
Ogni formato si basa su una sola tabella, e da questa visualizza i record. Se il file contiene una sola tabella, tutti
i formati nel file sono basati su tale tabella. Se il file contiene più di una tabella, è necessario scegliere quale
tabella verrà utilizzata dal formato al momento della creazione del formato stesso, sebbene sia possibile
modificarlo successivamente, se necessario.
La tabella che viene scelta come base per il formato è importante perché determina i campi e i record
utilizzabili su tale formato. I campi e i record che non sono memorizzati nella tabella corrente possono
ancora essere utilizzati, ma bisogna accedervi tramite le relazioni. Per ulteriori informazioni sulle relazioni,
vedere la lezione 11, "Creazione di database relazionali".
Personalizzazione dei formati
I formati vengono creati nel modo Formato scheda. In un formato, è possibile includere qualsiasi
combinazione di campi, testo e grafica. È possibile modificare il carattere e il colore dei campi e del testo,
come anche il modo in cui vengono visualizzati i dati nei campi Numero o Data. Ad esempio è possibile
impostare un campo Numero per comprendere l'indicazione della valuta o un campo Data per comprendere
il giorno della settimana con mese, giorno e anno.
Si utilizza Impostazioni per la maggior parte delle operazioni di formattazione in modo Formato scheda.
Le modifiche apportate nel modo Formato scheda hanno effetto soltanto sull'aspetto dei dati. I dati stessi
rimangono invariati.
36
Esercitazioni di FileMaker Pro
Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo
Selezione e ridimensionamento di un campo
1. Aprire Copia_esempi.fp7 nella cartella Esercitazioni.
Suggerimento Poiché nella lezione 3 è stato aperto il file Copia Esempi.fp7, è possibile scegliere il menu
File > Apri recente, quindi selezionarlo dalla lista di file recenti per aprirlo nelle lezioni successive.
2. Scegliere Immissione dati dal menu a tendina dei formati nella barra formato.
3. Fare clic su Modifica formato nella barra formato.
La barra degli strumenti visualizza gli strumenti utilizzati per progettare i formati. Se gli strumenti
formato non vengono visualizzati, ridimensionare la finestra FileMaker Pro in modo da allargarla.
Numero di formati in questo file
Strumenti formato
Mostrare o nascondere Impostazioni e la barra di
formattazione
4. Spostare il puntatore sulla barra degli strumenti e sulla barra formato per prendere dimestichezza con
gli strumenti formato.
Si noti che ogni campo contiene un'icona , che indica che il campo è abilitato per la ricerca rapida.
Il colore dell'icona indica le prestazioni. È possibile nascondere l'icona della ricerca rapida scegliendo
il menu Visualizza > Mostra > Ricerca rapida.
5. Fare clic sul campo Nome per selezionarlo.
Fare clic sul campo per selezionarlo
Selezionare e trascinare il
quadratino per
ridimensionare
6. Trascinare a sinistra il quadratino dell'angolo inferiore destro del campo per ridurre il campo,
ma consentire una lunghezza sufficiente a visualizzare il nome più lungo previsto nel file.
7. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per vedere i risultati nel modo Usa.
8. Nel modo Usa, fare clic sul libro nella barra degli strumenti per scorrere i record.
Se il campo non mostra tutti i nomi in modo completo, ritornare al modo Formato scheda e ingrandire
il campo.
9. Ripetere i passi da 3 a 8 per Cognome.
Lezione 5
|
Personalizzazione dei dati visualizzati
37
Spostamento di un campo
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Fare clic all'interno del campo Cognome e trascinarlo a destra del campo Nome.
Suggerimento Se si sposta accidentalmente il campo o il pannello a schede sbagliato, selezionare il menu
Modifica > Annulla Sposta per annullare la modifica.
Nei passi successivi si utilizza Impostazioni per allineare questi campi.
3. Fare clic su Impostazioni
nella barra formato per aprire Impostazioni.
Impostazioni consente di posizionare e formattare gli oggetti su un formato con precisione.
4. Fare clic sul campo Nome, quindi premere Maiusc e fare clic sul campo Cognome.
Sono selezionati entrambi i campi.
5. Fare clic su Posizione e sotto Organizza e Allinea fare clic su Allinea margini superiori
.
Fare clic su
Allinea margini
superiori
Il campo Cognome si sposta finché il margine superiore non si allinea con il margine superiore del campo
Nome.
6. Trascinare l'etichetta del campo Cognome sopra il campo Cognome.
7. Trascinare l'etichetta del campo Nome sopra il campo Nome.
38
Esercitazioni di FileMaker Pro
8. Utilizzando i pulsanti di allineamento di Impostazioni e i tasti con le frecce della tastiera, provare ad
allineare le etichette dei campi tra di loro e con i rispettivi campi.
Suggerimento Se si commettono errori nella progettazione dei formati, basta fare clic su Ripristina nella
barra formato per annullare le modifiche non salvate e ricominciare da capo.
Al termine dell'operazione, il formato deve avere un aspetto simile a quello riportato di seguito.
9. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra formato per vedere i risultati nel modo Usa.
Aggiunta di un campo
Una volta definito un campo in una tabella, è possibile visualizzarlo in qualsiasi formato basato sulla tabella.
Nel database di esempio, vi sono campi definiti che non appaiono su questo formato. Ora viene aggiunto
uno di tali campi.
Nota È anche possibile inserire nei propri formati campi correlati di altre tabelle, come spiegato nella
lezione 11.
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Fare clic sullo strumento Campo
Data pagamento.
nella barra degli strumenti e trascinare il nuovo campo sotto il campo
Strumento Campo
3. Nella finestra di dialogo Specifica il campo, selezionare Socio da, selezionare Crea etichetta, quindi fare
clic su OK.
Sul formato compare il campo Socio da. Ridimensionare il nuovo campo trascinando un quadratino
destro in modo che il campo abbia la stessa dimensione del campo Data pagamento.
Notare che il formato dell'etichetta del campo Socio da non corrisponde alle altre etichette presenti
sul formato. È possibile utilizzare lo strumento Copia formato per copiare il formato di un'etichetta
e applicarlo a un'altra etichetta.
4. Selezionare l'etichetta campo Data pagamento.
Lezione 5
5. Scegliere lo strumento Copia formato
|
Personalizzazione dei dati visualizzati
39
nella barra degli strumenti.
Accanto al puntatore appare un pennello
formato.
, che indica che è possibile copiare e incollare i formati sul
6. Fare clic sull'etichetta del campo Socio da.
Il formato cambia per corrispondere a quello dell'etichetta del campo Data pagamento.
7. Selezionare il campo Socio da, tenendo premuto Maiusc fare clic sul campo Data pagamento, quindi fare
clic su Allinea margini a sinistra
in Impostazioni per allineare questi campi a sinistra.
8. Selezionare l'etichetta del campo Socio da e ripetere il passo 7 per allineare l'etichetta a destra con
l'etichetta del campo Data pagamento.
Nota Potrebbe essere necessario usare i tasti con le frecce per regolare l'allineamento del testo
dell'etichetta.
9. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per controllare il nuovo campo e la nuova etichetta
nel modo Usa.
10. Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti.
Nel nuovo record appare la data corrente inserita nel campo Socio da. La data corrente viene inserita nel
campo Socio da di ogni nuovo record successivo.
11. Fare clic su Elimina il record, quindi fare clic su Elimina per rimuovere il record vuoto dal file.
Aggiunta di un pannello struttura a schede
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Selezionare la scheda Info contatto per selezionare il pannello struttura a schede.
Intorno a tutto il pannello appaiono dei quadratini
40
Esercitazioni di FileMaker Pro
3. Selezionare il menu Formattazione > Impostazione controllo struttura a schede.
4. Nella finestra di dialogo Impostazione controllo struttura a schede, per Nome scheda digitare
Informazioni di abbonamento.
5. Fare clic su Crea, quindi su OK.
Appare un nuovo pannello a schede a destra della scheda Info contatto.
6. Nel pannello struttura a schede Info contatto, iniziando dall'esterno, effettuare il trascinamento intorno
ai campi Società, Abbonamento , Quota pagata, Data pagamento e Socio da e le relative etichette per
selezionarli tutti.
7. Selezionare il menu Modifica > Taglia.
8. Selezionare il pannello a schede Info abbonamento.
9. Selezionare il menu Modifica > Incolla Oggetto/i di formato (Windows) o Incolla (Mac OS).
10. Tenendo selezionati i campi e le etichette, trascinarli accanto alla parte superiore del pannello a schede.
11. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra degli strumenti per vedere i risultati nel
modo Usa.
Lezione 5
|
Personalizzazione dei dati visualizzati
41
Visualizzazione di un numero come valuta
È possibile visualizzare un numero come valuta, anche se nel campo si digita soltanto il numero.
La formattazione ha effetto soltanto sulla visualizzazione dei dati, ma non modifica i dati stessi.
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Nel pannello a schede Info abbonamento selezionare il campo Quota pagata.
3. In Impostazioni, fare clic su Dati.
Fare clic su Dati
4. Nella parte inferiore di Impostazioni sotto Formattazione dati, fare clic su Numero
scegliere Valuta.
e per Formattazione,
5. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per vedere i dati formattati.
Nota È possibile che si debba fare clic sulla scheda Info abbonamento o passare ad un altro record per
visualizzare i dati formattati nel campo Quota pagata.
Aggiunta di un colore ad un pannello a schede
Cambiare il colore del pannello struttura a schede Info abbonamento per farlo corrispondere al colore
dell'intestazione di questo formato.
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Selezionare la scheda Info abbonamento per selezionare questo pannello.
3. In Impostazioni, fare clic su Aspetto, selezionare Riempimento, quindi Altro colore.
4. Nella finestra di dialogo Colore, inserire il valore 238 per Rosso, Verde e Blu.
Nota Mac OS: Potrebbe essere necessario fare clic sull'icona con i dispositivi di scorrimento
nella
parte superiore della finestra di dialogo e scegliere Cursori RGB dalla lista per inserire i valori.
5. Fare clic su OK.
Il colore del pannello a schede Info abbonamento ora corrisponde a quello dell'intestazione.
Modifica delle dimensioni e del colore del testo
1. Nel modo Formato scheda, selezionare lo strumento Selezione
nella barra degli strumenti.
2. Fare clic sull'intestazione Associazione viaggi aziendali per selezionare il blocco di testo.
3. In Impostazioni, fare clic su Aspetto.
1 Sotto Testo, digitare 25, fare clic su Corsivo
, e per Colore scegliere il blu.
42
Esercitazioni di FileMaker Pro
.
Per la dimensione,
tipo 25
Per lo stile selezionare
Corsivo
Selezionare blu
Aggiunta di elementi grafici al formato
Quindi si aggiunge un logo accanto al nome dell'associazione.
1. Fare clic a sinistra del testo Associazione viaggi aziendali, dove si desidera posizionare il logo del club.
Sullo schermo non si vedrà alcuna modifica.
2. Scegliere il menu Inserisci > Immagine.
3. Aprire la cartella Esercitazioni.
4. Verificare che appaiano tutti i tipi di file e selezionare logo.gif.
5. Fare clic su Apri.
6. Se necessario, trascinare il logo o il blocco di testo per spostarli.
7. Fare clic su Salva formato e poi fare clic su Esci dal formato per vedere il formato finito.
8. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
Si è visto come migliorare l'aspetto dei propri dati utilizzando i pannelli a schede, la grafica, la
personalizzazione del testo, la formattazione dei campi e il posizionamento creativo degli oggetti all'interno
dei formati. Si imparerà ad aggiungere un grafico a un formato nella Lezione 10.
Esistono molti altri metodi di personalizzazione dell'aspetto dei campi e dei formati.
Ad esempio, dopo aver creato un formato, è possibile:
1
1
1
1
aggiungere effetti come il rilievo o motivi agli oggetti
utilizzare linee o caselle per evidenziare o separare le informazioni
aggiungere barre di scorrimento ai singoli campi
cambiare il colore dello sfondo o dei campi
Quando si crea un nuovo formato, è possibile applicare il colore e lo stile utilizzando un tema. Per ulteriori
informazioni su tali miglioramenti, vedere la Guida di FileMaker Pro.
Lezione 6
Creazione di elenchi, etichette postali e lettere
È possibile creare formati in modo semplice per visualizzare e stampare le informazioni in svariati modi.
In questa lezione si creerà
1 un elenco dei propri record
1 etichette postali
1 una lettera
Creazione di un elenco a colonne
Un elenco a colonne mostra più record contemporaneamente. Ogni riga è un record. Ciascuna colonna
contiene una categoria di dati come il cognome o il numero di telefono.
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
2. Fare clic su Modifica formato nella barra formato.
3. Fare clic su Nuovo formato/resoconto nella barra degli strumenti.
4. Per Nome formato, digitare Lista dei soci.
5. Selezionare Visualizza come lista per il nuovo tipo di resoconto e fare clic su Successivo.
6. Fare doppio clic su ciascuno dei seguenti campi nell'ordine in cui si desidera che appaiano nell'elenco:
1
1
1
1
Cognome
Nome
Società
Abbonamento
Questi campi si spostano nella lista Campi del formato.
7. Fare clic su Avanti.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
8. Fare clic su Cognome e poi su Sposta per fare in modo che FileMaker Pro ordini i record alfabeticamente
per cognome.
9. Fare clic su Avanti.
10. Selezionare Standard dalla lista dei Temi di formato e fare clic su Avanti.
11. Fare clic su Avanti su ognuno dei due pannelli restanti per accettare le impostazioni predefinite.
12. Fare clic su Fine.
I dati in tutti i record per i campi Cognome, Nome, Societàe Abbonamento appaiono nel formato Lista
dei soci. Il formato completato viene visualizzato in Visualizza come lista nel modo Usa. Notare che il
formato appena creato viene visualizzato nel menu a tendina Formato nella barra formato.
Creazione di etichette postali
Formati Etichette
I formati Etichette utilizzano campi di fusione. I campi di fusione si espandono o si contraggono per
adattarsi alle dimensioni dei dati che contengono; non occupano spazio se un campo è vuoto. I campi di
fusione servono solo alla visualizzazione e alla stampa. Non si possono inserire dati nei campi di fusione.
Creazione di un formato Etichette
In questa sezione viene utilizzato l'assistente Nuovo formato/resoconto per:
1 creare un formato Etichette
1 selezionare i campi da includere nelle etichette
Creazione di un formato Etichette
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto.
3. Per Nome formato, digitare Etichette.
4. Per Seleziona un tipo di formato, scorrere verso il basso fino a selezionare Etichette.
5. Fare clic su Avanti.
6. Scegliere Avery 5160 dalla lista Usa le misure definite per, se non è già stato selezionato.
7. Fare clic su Avanti.
Lezione 6
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Creazione di elenchi, etichette postali e lettere
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Scegliere i campi che appariranno sulle etichette
1. Fare doppio clic su Nome nella lista.
Nell'area Contenuto etichetta viene visualizzato <<Nome>>. Le parentesi angolari intorno al nome del
campo indicano che questo è un campo di fusione e i dati (in questo caso il nome nel record) verranno
visualizzati nelle etichette al posto del testo del segnaposto "Nome". Notare che il punto di inserimento
nella casella di testo Contenuto etichetta lampeggia.
2. Dopo <<Nome>> digitare uno spazio.
3. Fare doppio clic su Cognome nella lista.
4. Dopo <<Cognome>>, premere Invio (Windows) o Return (Mac OS).
In questo modo il punto di inserimento si sposta alla riga successiva.
5. Fare doppio clic su Indirizzo 1 nella lista, quindi premere Invio o Return.
6. Fare doppio clic su Indirizzo 2 nella lista, quindi premere Invio o Return.
7. Fare doppio clic su Città nella lista.
8. Digitare una virgola seguita da uno spazio.
9. Fare doppio clic su Paese nella lista.
I contenuti dell'etichetta devono essere così disposti:
10. Fare clic su Avanti.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
11. Selezionare Visualizza in modo Anteprima, quindi fare clic su Fine.
Appare una pagina di etichette così come verranno stampate nel modo Anteprima.
Notare che non tutti i record hanno lo stesso numero di righe di testo. I record con gli indirizzi di quattro
righe visualizzano tutte le righe. Nei record che richiedono solo tre righe, la quarta riga viene omessa e
quindi le etichette non contengono righe vuote.
12. Dopo aver osservato il formato delle etichette, fare clic su Esci dall'anteprima nella barra formato
per tornare al modo Formato scheda.
Creazione di una lettera modello
Formati lettera
Una lettera in FileMaker Pro è semplicemente un formato contenente del testo. In questa lettera vengono
inseriti campi di fusione in modo che le informazioni appropriate della società vengano visualizzate
nell'indirizzo e nella parte introduttiva e quelle relative al nome della società nel corpo della lettera.
Viene inserita un'immagine con il logo dell'Associazione viaggi aziendali.
Creazione di un formato vuoto di una pagina
Si dovrebbe essere ancora nel modo Formato scheda.
1. Fare clic su Nuovo formato/resoconto.
2. Per Formato Nome, digitare Lettera di benvenuto.
3. Selezionare Formato Vuoto per il nuovo tipo di formato.
4. Fare clic su Fine.
Dato che in questa lettera non vengono utilizzate l'intestazione o il piè di pagina, a questo punto vengono
eliminati.
5. Sul formato, fare clic sulla scheda Intestazione, quindi premere Backspace (Windows) o Elimina (Mac OS).
6. Fare clic sulla scheda Piè di pagina, quindi premere Backspace o Canc.
7. Trascinare la scheda Corpo in basso di circa 30 cm.
Quando si rilascia il pulsante del mouse, appare il bordo della pagina. Se non si vede il bordo della
pagina, abbassare ulteriormente la scheda Corpo.
Lezione 6
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Creazione di elenchi, etichette postali e lettere
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Bordo della pagina
Scheda Corpo
8. Trascinare la scheda Corpo spostandola sopra il bordo della pagina.
La linea del bordo della pagina sparisce. Il trascinamento della scheda Corpo sopra il bordo della pagina
fa sì che la lettera si limiti ad una sola pagina.
9. Utilizzare la barra di scorrimento nella parte inferiore dello schermo per spostarsi a destra fino a
visualizzare una spessa linea tratteggiata lungo il lato destro. si tratta del bordo destro della pagina.
La lettera si trova all'interno di questi bordi.
10. Scorrere completamente a sinistra.
11. Scorrere verso l'alto fino alla parte superiore del formato.
Creare il blocco di testo
Si creerà un blocco di testo con un margine di circa 5 cm su ogni lato.
1. Selezionare lo strumento Testo
nella barra degli strumenti.
2. Trascinare un rettangolo che inizi a circa 5 cm dal lato superiore sinistro del formato e termini a circa
5 cm dal lato inferiore destro, come indicato dalle linee del bordo della pagina.
Quando si rilascia il mouse, il punto di inserimento lampeggia nella parte superiore sinistra del riquadro.
La lettera viene scritta all'interno del riquadro.
Aggiunta dell'indirizzo
1. Scegliere il menu Inserisci > Campo di fusione.
2. Selezionare Nome nell'elenco e fare clic su OK.
3. Digitare uno spazio.
4. Scegliere il menu Inserisci > Campo di fusione.
5. Selezionare Cognome nell'elenco e fare clic su OK.
6. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS).
7. Aggiungere i campi di fusione per l'indirizzo, la città e il Paese, con gli spazi, le nuove righe e la
punteggiatura appropriati.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
Digitare la lettera
1. Premere Invio o Return due volte per inserire due interruzioni di riga alla fine dell'indirizzo.
2. Iniziare la formula introduttiva: digitare Egregio e uno spazio.
3. Inserire i campi di fusione per il nome e il cognome, divisi da uno spazio.
Nelle proprie lettere, è possibile utilizzare più campi (ad esempio un campo con il titolo) per una formula
di apertura più elegante.
4. Digitare una virgola e due interruzioni di riga.
5. Digitare la lettera:
L'Associazione viaggi aziendali è lieta di accogliere Lei e la sua Società
nella propria organizzazione.
Siamo impazienti di sviluppare le relazioni commerciali con Lei e Le
auguriamo tanti viaggi piacevoli con noi!
Se una parola viene scritta in modo errato, viene sottolineata con una linea rossa tratteggiata. Per
disattivare il controllo ortografico in tempo reale in questo file, selezionare il menu File > Opzioni file.
Nella finestra di dialogo Opzioni file, fare clic sulla scheda Ortografia. Deselezionare Indica le parole
sospette con una sottolineatura speciale.
Deselezionare
questa casella di
controllo per
disattivare la
sottolineatura delle
parole scritte in
modo errato.
Se un campo contiene parole (come ad esempio dei nomi) che il controllo ortografico può segnalare come
non corrette, è possibile disattivare il controllo ortografico in determinati campi.
Personalizzazione della lettera con il nome della società
1. Fare clic dopo la parola Società nel primo paragrafo.
2. Digitare una virgola e uno spazio.
3. Inserire un campo di fusione per il nome della società del socio.
4. Digitare un'altra virgola.
Lezione 6
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Creazione di elenchi, etichette postali e lettere
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Aggiungere la formula di chiusura
1. Fare clic alla fine del testo e inserire due interruzioni di riga.
2. Digitare Cordiali saluti, quindi inserire quattro interruzioni di riga.
3. Digitare John Jones e una virgola.
4. Inserire una riga vuota, quindi digitare Presidente.
5. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra formato per vedere la lettera
personalizzata, pronta per la stampa, per ogni record del database.
Nota Il record che appare nella finestra può variare da quello qui riportato per via delle prove che
possono essere state fatte nel file di esempio.
6. Sfogliare alcuni record per vedere l'aggiornamento dei campi di fusione.
Per informazioni su come aggiungere un logo all'intestazione di una lettera, vedere "Aggiunta di elementi
grafici al formato" a pagina 42.
7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
In questa lezione sono stati creati i formati per liste, etichette e lettere. È possibile utilizzare FileMaker Pro
per creare tutti i formati necessari per organizzare le informazioni nel modo desiderato. Per ulteriori
informazioni sulla creazione di formati, vedere la Lezione 9 e il capitolo 3 della Guida per l'utente di
FileMaker Pro. Per le informazioni sulla disattivazione del controllo ortografico in determinati campi di un
file, vedere la Guida di FileMaker Pro.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 7
Semplificazione dell'immissione dei dati
È possibile semplificare il metodo d'immissione dei dati in FileMaker Pro e migliorarne la precisione
utilizzando liste valori, campi di calcolo e l'immissione automatica dei dati.
In questa lezione si tratteranno i seguenti temi:
1 semplificazione dell'immissione di dati con le liste valori
1 scrittura e test di una formula di calcolo
1 uso delle opzioni di immissione automatica di un campo per l'inserimento automatico dei dati
Inserimento di dati utilizzando le liste valori
Le liste valori consentono di scegliere il valore desiderato da un elenco a scorrimento, un menu a tendina,
caselle di controllo o pulsanti di opzione. Queste liste possono contenere valori predefiniti o essere costruite
dinamicamente in base ai valori di un campo particolare. Le liste valori rappresentano un metodo efficace
per l'immissione di valori di uso frequente nel database.
Una lista valori con valori predefiniti, visualizzati come
pulsanti opzione
Definizione di una lista valori
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
2. Selezionare Immissione dati dal menu a tendina Formato se non è già selezionato.
3. Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori.
4. Fare clic su Nuovo.
5. Assegnare un nome alla nuova lista valori digitando Abbonamento.
6. Fare clic nella casella di testo Usa valori personalizzati e digitare Nuovo e Rinnovo, ognuno su una riga
diversa.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica lista valori.
8. Fare clic su OK per terminare.
Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti
opzione
1. Fare clic su Modifica formato nella barra formato.
2. Selezionare la scheda Info abbonamento, se non è già visualizzata.
3. Selezionare il campo Abbonamento.
4. Fare clic su Impostazioni
per aprire Impostazioni, se non è ancora aperto.
5. Selezionare Dati e sotto Campo, per Stile di controllo scegliere Gruppo pulsanti di opzione.
6. Per Valori da, selezionare Abbonamenti.
Questa è la lista valori definita nella sezione precedente.
Fare clic su Dati
Selezionare Gruppo
pulsanti di opzione
Selezionare la lista valori
Abbonamento
7. Selezionare Aspetto.
8. Sotto Oggetto, per Linea scegliere Nero.
Questa impostazione visualizza l'area di selezione per ogni pulsante di opzione.
Nel modo Formato scheda i pulsanti di opzione dovrebbero essere visibili.
Il campo Abbonamento
formattato con i pulsanti di
opzione
9. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa, quindi controllare la lista
valori e i pulsanti facendovi clic su sopra.
Lezione 7
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Semplificazione dell'immissione dei dati
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Creazione di valori con un campo di calcolo
Se si desidera che FileMaker Pro esegua dei calcoli, ad esempio per stabilire l'importo delle imposte dovute
o della quota da pagare, utilizzare un campo di calcolo. I campi di calcolo sono uno dei tipi di campo di
FileMaker Pro. FileMaker Pro può eseguire operazioni semplici e complesse.
La formula di calcolo utilizza i valori del record corrente o dei record correlati. La formula può utilizzare i
valori di tutti i tipi di campo. È possibile utilizzare i calcoli per restituire valori di testo (ad esempio
combinando i campi Nome e Cognome in un unico campo che riporti il nome completo), date, ore, indicatori
data e ora e il contenuto dei campi contenitore.
Creazione di un campo di calcolo
I membri dell'Associazione viaggi aziendali pagano una quota annuale. I nuovi soci pagano una quota di
Euro 200, mentre la quota per il rinnovo dell'abbonamento è di Euro 100. Il calcolo seguente riporta una
quota di rinnovo in base al tipo di abbonamento.
Esistono vari metodi per la formulazione di un calcolo, ciascuno dei quali fornisce risultati corretti. Il metodo
seguente utilizza un'istruzione If per confrontare i dati immessi nel campo Abbonamento con uno dei tipi di
abbonamento. Il calcolo restituisce uno di due risultati.
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Selezionare la scheda Info abbonamento.
3. Selezionare il menu File > Gestisci > database.
4. Nella finestra di dialogo Gestisci database, fare clic sulla scheda Campi, se non è già selezionata.
5. Per Nome campo, digitare Quota rinnovo.
6. Per Tipo, selezionare Calcolo per rendere il campo un campo di calcolo.
Selezionare Calcolo
7. Fare clic su Crea.
Appare la finestra di dialogo Specifica il calcolo.
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Esercitazioni di FileMaker Pro
8. Scorrere l'elenco di funzioni a destra nella finestra di dialogo Specifica il calcolo fino a trovare
If (test ; risultatoUno ; risultatoDue). Fare doppio clic su questa funzione in modo che appaia nella grande
casella di testo riportata di seguito.
Questa funzione ha tre parti: un test, un risultato se l'esito del test è Vero (risultato uno) e un altro risultato
se l'esito del test è Falso (risultato due). I segnaposto test, risultatoUno, e risultatoDue dovranno essere
sostituiti con gli effettivi componenti del calcolo.
Elenco dei campi
Lista funzioni
Sostituire
questi
segnaposti
per costruire il
calcolo
Verificare il tipo di dati che dovranno essere ottenuti
dal calcolo
9. Selezionare il segnaposto test e digitare quanto segue esattamente come appare qui:
Abbonamento = "Rinnovo"
10. Selezionare il segnaposto risultatoUno e digitare 100.
11. Selezionare il segnaposto risultatoDue e digitare 200.
12. Assicurarsi che il risultato del calcolo sia impostato su Numero.
Il calcolo
completo
Scegliere Numero
13. Fare clic su OK.
Se si riceve un messaggio di errore, verificare che tutti gli spazi e i segni di punteggiatura siano identici
a quelli della formula illustrata qui sopra.
14. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci database.
Il campo Quota rinnovo appare al fondo del formato, sotto il pannello struttura a schede Info abbonamento.
A seconda delle dimensioni dello schermo, può essere necessario scorrere verso il basso per visualizzare
il campo.
15. Selezionare il campo Quota rinnovo e la sua etichetta e trascinarli sotto il campo Socio da.
Lezione 7
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Semplificazione dell'immissione dei dati
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16. Notare che il formato dell'etichetta Quota rinnovo non corrisponde al formato delle altre etichette
del database di esempio. Usare lo strumento Copia formato
per riformattare.
A questo punto la formula di calcolo è completa. Dopo l'immissione dei dati nel campo Abbonamento,
FileMaker Pro confronta il campo con la parola che si sta verificando, "Rinnovo". Il test è vero se i dati
corrispondono alla parola; in tal caso si otterrà il primo risultato del calcolo, 100. Se la parola non
corrisponde, il test è falso e si otterrà il secondo risultato.
Verifica del calcolo
Per vedere se il calcolo funziona, salvare e uscire dal formato e passare alla scheda Info abbonamento, poi
provare a cambiare il valore del campo Abbonamento da Nuovo a Rinnovo. Notare che il risultato del campo
Quota rinnovo cambia se cambia il tipo di abbonamento.
Inserimento automatico di un numero di serie
FileMaker Pro permette l'inserimento automatico di alcuni tipi di dati (ad esempio numeri incrementali)
durante la creazione di un nuovo record.
Creazione di un campo per i numeri di serie
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Selezionare il menu File > Gestisci > Database.
3. Nella finestra di dialogo Gestisci Database, fare clic sulla scheda Campi se non è già stata selezionata.
4. Per Nome campo, digitare ID socio.
5. Selezionare Numero come tipo di campo.
6. Fare clic su Crea.
7. Fare clic su Opzioni.
8. Selezionare Numero di serie nella scheda Immissione automatica. Per questo esercizio non è necessario
modificare l'opzione Genera o le quantità di Valore successivo o Incremento.
Selezionare il
numero di serie
9. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Il nuovo campo appare nella parte inferiore del formato Anche in questo caso, per visualizzare tutto
il campo scorrere verso il basso.
56
Esercitazioni di FileMaker Pro
10. Trascinare il campo e l'etichetta del campo sulla scheda Info abbonamento, quindi utilizzare
Impostazioni e lo strumento Copia formato
per riformattarlo e farlo corrispondere agli altri campi
e etichette di questo formato.
11. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa. Selezionare il pannello
a schede Info abbonamento.
12. Provare l'opzione di inserimento di un nuovo campo facendo più volte clic su Nuovo record nella barra
degli strumenti. Ogni volta che si crea un nuovo record, il valore del campo ID socio viene incrementato
di uno.
13. Eliminare gli eventuali record creati nel database.
14. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
Si è visto come semplificare l'immissione dei dati definendo e formattando le liste valori, i campi di calcolo
e i numeri di serie immessi automaticamente. Per ulteriori informazioni sui campi calcolo e sulle opzioni
di-immissione automatica nei campi, così come per la definizione e la formattazione delle liste valori,
vedere la Guida di FileMaker Pro.
Lezione 8
Automazione di operazioni con pulsanti e script
FileMaker Pro consente di automatizzare molte operazioni di database con pulsanti e script. Queste funzioni
efficaci consentono di risparmiare molto tempo eseguendo una serie di azioni con un semplice clic.
In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni:
1 creazione e uso di un pulsante per l'esecuzione di un'operazione
1 creazione ed esecuzione di uno script semplice per l'esecuzione di un'operazione a più fasi
1 uso di un pulsante per l'esecuzione di uno script
Esecuzione di un'operazione utilizzando un pulsante
"Un pulsante è un oggetto di un formato, sul quale è possibile fare clic per l'esecuzione di molti comandi di
FileMaker Pro." Ad esempio, è possibile creare un pulsante per passare da un formato all'altro nel database.
Creazione del pulsante
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
2. Selezionare Immissione dati dal menu a tendina nella barra formato se non è già selezionato.
3. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato.
4. Selezionare lo strumento Pulsante
.
5. Trascinare il pulsante sulla parte superiore del formato.
Mettere qui il pulsante
6. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti, sotto Navigazione, selezionare il comando Vai al formato
dalla lista.
7. Nell'area Opzioni, per Specifica, scegliere Formato.
8. Nella finestra di dialogo Specifica formato, selezionare Lista associazioni, quindi fare clic su OK.
58
Esercitazioni di FileMaker Pro
9. Per lo stile del pulsante, selezionare Pulsante rotondo.
Specificare il formato
Lista associazioni
Selezionar
e Pulsante
rotondo
10. Fare clic su OK.
11. Notare che il punto d'inserimento si trova al centro del pulsante. Digitare Vai a Lista
associazioni nel pulsante per identificarlo.
12. Fare clic fuori dal pulsante.
Per spostare il pulsante, selezionarlo e trascinarlo nella posizione desiderata, come qualsiasi altro elemento
del formato.
Per provare il pulsante, fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per selezionare il modo Usa,
quindi fare clic sul pulsante. Il pulsante consentirà di passare al formato Lista associazioni.
Esecuzione di una serie di operazioni con uno script
Come si è appena visto, è possibile utilizzare un pulsante per eseguire un unico comando. Per fare in modo che
FileMaker Pro esegua una sequenza di comandi, utilizzare uno script.
Informazioni sugli script
Uno script consente di costruire una serie di istruzioni da far eseguire a FileMaker Pro. Come i pulsanti, gli
script permettono di automatizzare la maggior parte dei comandi dei menu di FileMaker Pro e di attivare
alcuni comandi non trovati nella struttura dei menu di FileMaker Pro. Gli script semplici possono eseguire
una sola operazione, mentre gli script complessi possono combinare elementi (come il controllo e la risposta
dell'utente) con tecniche di programmazione (come il branching e il looping) per la creazione di serie di
istruzioni potenti e dinamiche.
Creazione di uno script per l'anteprima del formato Etichette
1. Selezionare il menu Script > Gestisci script.
2. Fare clic su Nuovo
per creare un nuovo script.
3. Nella casella di testo Nome script digitare Anteprima del formato Etichette.
4. Selezionare l'istruzione di script Vai al formato e fare clic sul pulsante Sposta. (È possibile anche
selezionare e spostare le istruzioni di script facendo doppio clic su di esse).
5. Nell'area Opzioni istruzione script, fare clic su Specifica, scegliere Formato, quindi scegliere il formato
Etichette.
Lezione 8
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Automazione di operazioni con pulsanti e script
59
6. Dall'elenco a sinistra, scorrere verso il basso, selezionare l'istruzione Passa al modo Anteprima e spostarla nel
proprio script.
Lo script finito
7. Chiudere la finestra di dialogo Modifica script, fare clic su Salva, quindi chiudere la finestra di dialogo
Gestisci script.
8. Per eseguire lo script appena creato: Passare al modo Usa, e scegliere il menu Script > Anteprima del
formato Etichette. FileMaker Pro visualizza il formato Etichette e passa al modo Anteprima.
Assegnazione di uno script a un pulsante
Sebbene i pulsanti siano generalmente più comodi per gli utenti, gli script sono una funzione più efficace
che consente di combinare molti comandi di menu in un'unica azione eseguibile. L'uso di un pulsante per
eseguire uno script offre il meglio delle due funzioni.
Per assegnare lo script appena creato a un pulsante:
1. Scegliere Immissione dati dal menu a tendina dei formati nella barra formato.
2. Fare clic su Esci dall'anteprima e poi su Modifica il formato nella barra formato.
3. Fare doppio clic sul pulsante creato nella parte precedente della lezione.
4. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti, selezionare l'istruzione di script Esegui script all'inizio
dell'elenco a sinistra.
Selezionar
e Esegui
script
5. Nell'area Opzioni, per Script corrente fare clic su Specifica. Selezionare Anteprima del formato Etichette
dall'elenco degli script disponibili, e fare clic su OK.
6. Lasciare invariate le rimanenti impostazioni predefinite e fare clic su OK.
Cambio nome del pulsante
1. Selezionare lo strumento Testo
nella barra degli strumenti.
60
Esercitazioni di FileMaker Pro
2. Fare clic sul pulsante una volta. Il punto di inserimento del testo apparirà all'interno del pulsante.
3. Selezionare il testo del pulsante e digitare Anteprima del formato Etichette per rinominare
questo pulsante. Potrebbe dover essere necessario ridimensionare il pulsante dopo averlo rinominato.
Testare il pulsante
1. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa e poi provare il pulsante
facendovi clic sopra.
Se si fa clic sul pulsante, si esegue lo script che visualizza il formato Etichette e passa al Modo
Anteprima.
2. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
In questa lezione sono stati creati pulsanti e script e le due funzioni sono state utilizzate insieme. Per ulteriori
informazioni sulla creazione di pulsanti e di script, vedere la Guida di FileMaker Pro.
Lezione 9
Creazione ed esecuzione di resoconti
Il processo di reperimento e organizzazione dei dati di un database è definito creazione di resoconti.
I resoconti sono utili per organizzare e visualizzare i dati a gruppi.
In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni:
1 creazione di un resoconto dinamico nella visualizzazione come tabella
1 utilizzo dell'Assistente Nuovo formato/resoconto per:
1 creare un resoconto con dati raggruppati
1 creare un resoconto con dati raggruppati e totali
1 salvataggio di un resoconto come file PDF e invio come allegato di un'e-mail
Resoconti riassunto
I resoconti riassunto presentano solo il totale dei dati; non suddividono le informazioni in gruppi più piccoli.
I resoconti a riassunto parziale, detti anche resoconti con dati raggruppati, categorizzano le informazioni
in base a uno o più campi particolari, permettendo di raggruppare gerarchicamente le informazioni.
Dalle informazioni di riassunto parziale è possibile ricavare subtotali, medie o conteggi.
Un campo Riassunto è uno dei tipi di campo che è possibile specificare durante la definizione dei campi
in Visualizza come tabella, nell'Assistente Nuovo formato/resoconto o nella finestra di dialogo Gestisci
database. I campi riassunto consentono di eseguire calcoli utilizzando tutti i record del gruppo trovato.
In genere, per eseguire il totale di vari record, è necessario utilizzare un campo Riassunto.
Creazione di un resoconto dinamico nella visualizzazione come tabella
La creazione di un resoconto dinamico in Visualizza come tabella rappresenta un modo rapido per
formattare e visualizzare i dati del riassunto. Di seguito si creerà un resoconto rapido con l'elenco delle quote
di iscrizione pagate da ogni socio dell'agenzia di viaggi, quindi i subtotali ed i totali complessivi delle quote,
per società.
Analisi dei dati nella visualizzazione come tabella
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
2. Fare clic su Immissione dati nel menu Formato, se non è già visualizzato.
3. Fare clic su Visualizza come tabella
nella barra formato.
Si noti che i campi del formato Immissione dati appaiono come intestazioni di colonna nella
visualizzazione come tabella.
Nascondere i dati non necessari nel resoconto
Per impostazione predefinita, Visualizza come tabella visualizza tutti i campi del formato corrente. È possibile
nascondere i campi che non si desidera visualizzare in questo resoconto. Quando si nascondono i campi in
Visualizza come tabella, né i dati né le definizioni dei campi vengono rimossi dal formato o dal database.
62
Esercitazioni di FileMaker Pro
1. Fare clic con il tasto destro del mouse su un'intestazione di colonna e selezionare Modifica vista tabella
nel menu di scelta rapida.
2. Nella finestra di dialogo Modifica vista tabella, deselezionare le caselle di controllo di tutti i campi
eccetto Società, Nome, Cognome e Quota pagata.
Deselezionare le caselle di
controllo dei campi da
nascondere in Visualizza come
tabella
Mano a mano che si deselezionano le caselle di controllo, le colonne vengono nascoste nella
visualizzazione come tabella.
3. Fare clic su OK.
Raggruppamento e ordinamento dei dati e definizione di un campo Riassunto
1. Fare clic con il tasto destro del mouse su Società nell'intestazione della colonna e selezionare Aggiungi
gruppo finale per società nel menu di scelta rapida.
Si noti che i record vengono riordinati e raggruppati per società. Quando si aggiunge un gruppo iniziale
o finale in Visualizza come tabella, FileMaker Pro effettua automaticamente l'ordinamento dei record in
ordine alfabetico (a-z) per campo gruppo. I campi in base ai quali si esegue il raggruppamento sono detti
anche campi di separazione. In questo caso, il campo di separazione è il campo Società.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna Quota pagata, selezionare Subtotali
finali e poi Totale (Totale quote) nel menu di scelta rapida.
I subtotali appaiono nella colonna Quota pagata di ogni raggruppamento per società.
Nota Se non è possibile visualizzare i subtotali nella colonna Quota pagata, trascinare l'intestazione
di colonna Quota pagata in modo da allargare la colonna.
Lezione 9
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Creazione ed esecuzione di resoconti
63
Etichettatura e formattazione di dati raggruppati
1. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla riga sommario grigia finale e selezionare Aggiungi campo
gruppo (Società) dal menu di scelta rapida per visualizzare il nome della società per ogni
raggruppamento.
Fare clic con il tasto
destro del mouse sulla
riga sommario
Selezionare Aggiungi
campo gruppo (Società)
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione di colonna Società e selezionare Nascondi campo
per nascondere i dati relativi alle società ripetuti nella colonna Società.
L'etichetta creata nel campo Società rimane in Visualizza come tabella per identificare il campo gruppo.
3. Fare di nuovo clic con il tasto destro del mouse sulla riga sommario grigia, selezionare Colore sez, e
scegliere un colore con cui mettere in evidenza i subtotali presenti nel resoconto.
64
Esercitazioni di FileMaker Pro
4. Andare al fondo del resoconto, fare clic con il tasto destro del mouse sulla riga del totale complessivo,
selezionare Colore sez. e scegliere un colore diverso con cui mettere in evidenza il totale complessivo nel
resoconto.
Il resoconto finito comprenderà l'elenco delle quote di iscrizione pagate da ogni socio, il subtotale delle
quote di iscrizione per società e il totale complessivo delle quote di tutte e tre le società.
I subtotali sono basati sui
raggruppamenti per società
Totale complessivo
Per una corretta visualizzazione di questo resoconto in Visualizza come tabella, i dati devono essere
ordinati in base a Società. Se si ordinano i campi in base a un altro campo, le modifiche alla formattazione
effettuate in Visualizza come tabella non verranno visualizzate.
5. Fare clic con il tasto destro del mouse su un'intestazione di colonna, selezionare Reimposta Vista
Tabella..., quindi fare clic su Sì per annullare le impostazioni del resoconto dinamico e visualizzare
di nuovo tutti i campi del formato Immissione dati.
Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati
È possibile utilizzare l'Assistente Nuovo formato/resoconto per creare un resoconto in un formato distinto.
Quando si creano resoconti nell'assistente, è possibile creare uno script che riesegua il resoconto per aggiornare
i dati in esso visualizzati.
Lezione 9
|
Creazione ed esecuzione di resoconti
Formati per resoconti a riassunto parziale
Per funzionare correttamente, un formato contenente un resoconto con dati raggruppati richiede vari
elementi.
I formati progettati per resoconti a riassunto parziale comprendono:
1 un riassunto parziale nel formato resoconto per ciascun livello di dettaglio in base al quale si intende
suddividere i dati.
1 uno o più campi in base ai quali raggruppare i record (campi di separazione).
1 i record disposti in base ai campi di separazione, nell'ordine di apparizione dei riassunti parziali nel
formato resoconto.
L'Assistente Nuovo formato/resoconto crea queste strutture ed effettua queste impostazioni
automaticamente.
Creazione di un resoconto a riassunto parziale
Per creare il Resoconto Abbonamento:
1. Fare clic su Visualizza come modulo
il formato nella barra formato.
nella barra formato, quindi fare clic su Modifica
2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto nella barra degli strumenti.
3. In Nome formato digitare Resoconto Abbonamento.
4. Selezionare Resoconto come nuovo tipo di formato.
5. Deselezionare Includi subtotali e Includi totali complessivi.
Si noti il cambiamento dell'anteprima del resoconto nell'assistente, per dare un'idea dell'aspetto
che assumerà con le impostazioni correnti.
Quando si seleziona un tipo
di formato, l'anteprima del
resoconto si aggiorna
6. Fare clic su Avanti.
65
66
Esercitazioni di FileMaker Pro
Selezione dei campi utilizzati in questo resoconto
1. Selezionare il primo campo da utilizzare in questo resoconto, Abbonamento, e spostarlo nell'elenco dei
Campi del formato.
2. Selezionare e spostare il campo Cognome.
3. Selezionare e spostare il campo Nome.
4. Fare clic su Avanti.
5. Spostare il campo Abbonamento nell'elenco delle Categorie del resoconto per organizzare i record in base
al tipo di abbonamento.
6. Deselezionare la casella di controllo Abbonamento.
Abbonamento appare solo una volta in ogni raggruppamento, come mostrato dall'immagine di anteprima
del resoconto dell'assistente.
Deselezionare
Abbonamento per
nascondere i valori
ripetuti nel resoconto
7. Fare clic su Avanti.
Lezione 9
|
Creazione ed esecuzione di resoconti
67
8. Spostare il campo Cognome nell'elenco Criterio.
Questa operazione ordina alfabeticamente i record di ciascun gruppo di abbonamenti in base al cognome
dei soci. Notare che il campo di separazione Abbonamento appare automaticamente all'inizio della lista
Criterio. FileMaker Pro raggruppa i record in base a questa categoria prima di ordinare i dati.
9. Fare clic su Avanti.
Selezionare un tema e creare l'intestazione e il pi di pagina
1. Selezionare il tema Standard per impostare la dimensione del testo, il colore e lo stile del resoconto finito
e fare clic su Avanti.
2. Nell'area Intestazione, per Superiore al centro selezionare Testo person. grande.
3. Digitare Resoconto Abbonamento nell'intestazione del resoconto e fare clic su OK.
4. Nell'area Piè di pagina, per Inferiore al centro selezionare Numero di pagina per inserire i numeri al fondo
di ogni pagina del resoconto.
5. Fare clic su Avanti.
68
Esercitazioni di FileMaker Pro
Creazione di uno script per ripetere l'esecuzione del resoconto
1. Fare clic su Crea uno script.
2. Lasciare invariato Nome dello script e fare clic su Avanti.
3. Fare clic su Visualizza in Modo Usa per visualizzare e modificare i record, se non è già selezionato.
4. Fare clic su Fine.
Il resoconto completato viene visualizzato come lista nel modo Usa. I soci sono raggruppati in base
al tipo di abbonamento e ordinati alfabeticamente per cognome all'interno di ciascuna categoria.
Nota Le prove effettuate nelle lezioni precedenti possono far sì che il resoconto finito non abbia lo stesso
aspetto di quello riportato di seguito.
Questo resoconto
raggruppa i dati in base
al campo Abbonamento,
detto anche
Campo di separazione
Segnaposto per numero di
pagina. Nel modo
Anteprima viene indicato il
numero di pagine effettivo
e quando il resoconto
viene stampato.
Utilizzo di un assistente per creare un resoconto con dati raggruppati
e totali
Nel precedente esercizio, è stato creato un resoconto che raggruppava i dati nelle categorie in base ai valori
di campo comuni. In questo esercizio, verrà creato un resoconto simile che comprende anche i subtotali per
ogni categoria e un totale complessivo per l'intero resoconto.
Il resoconto a riassunto parziale creato:
1 raggruppa i soci in base al tipo di abbonamento
1 crea i subtotali delle quote raccolte per ciascun tipo di abbonamento
1 fornisce il totale complessivo delle quote
Un resoconto con dati raggruppati e totali richiede gli stessi elementi di un resoconto con dati raggruppati:
un riassunto parziale per ciascuna categoria nel formato resoconto, un campo o più campi secondo i quali
raggruppare i record e un ordinamento del database secondo questi campi.
Lezione 9
|
Creazione ed esecuzione di resoconti
69
Sono necessari altri due elementi:
1 una sezione di formato con il riassunto complessivo
1 uno o più campi riassunto per la visualizzazione dei totali, delle medie e dei conteggi
Anche in questo caso l'assistente crea questi elementi del resoconto automaticamente.
Creazione di un resoconto a riassunto parziale con totali
Per creare il Resoconto Quote di abbonamento:
1. Fare clic su Modifica formato.
2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto.
3. In Nome formato, digitare Resoconto Quote di abbonamento.
4. Selezionare Resoconto come nuovo tipo di formato.
5. Selezionare Includi subtotali e Includi totali complessivi.
Selezionare Includi
subtotali e Includi
totali complessivi
6. Fare clic su Avanti.
Selezione dei campi utilizzati in questo resoconto
1. Selezionare il primo campo da utilizzare in questo resoconto, Abbonamento, e spostarlo nell'elenco dei
Campi visualizzati su formato/resoconto.
2. Selezionare e spostare il campo Cognome.
3. Selezionare e spostare il campo Nome.
4. Selezionare e spostare il campo Quota pagata e fare clic su Avanti.
5. Se si desidera raggruppare i record per Abbonamento, spostare questo campo nell'elenco delle Categorie
del resoconto
6. Deselezionare la casella di controllo Abbonamento in modo che questo campo non venga ripetuto su ogni
riga del resoconto, quindi fare clic su Avanti.
70
Esercitazioni di FileMaker Pro
7. Spostare il campo Cognome nell'elenco Criterio per ordinare alfabeticamente i record di ciascun gruppo
di abbonamenti in base al cognome dei soci.
8. Fare clic su Avanti.
Specificare i subtotali e il totale complessivo
Nel resoconto Quote di abbonamento, si desidera visualizzare i subtotali delle quote pagate per ciascun tipo
di abbonamento, Nuovo e Rinnovo, e vedere il totale complessivo di entrambi i gruppi alla fine del
resoconto. A tale fine, è necessario specificare i campi Riassunto per i subtotali e per il totale complessivo
nell'assistente Nuovo formato/resoconto.
Il campo Riassunto che si utilizzerà è Totale quote, già definito nel file Esempi. Il campo Totale quote riporta
i totali delle quote immesse nel campo Quota pagata.
1. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Totale quote dall'elenco di campi disponibili,
fare clic su OK.
2. In Categoria da riassumere per, utilizzare il valore predefinito di Abbonamento .
3. Per Posizione subtotale, utilizzare il valore predefinito di Sotto gruppo di record.
4. Fare clic su Aggiungi Subtotale per aggiungere il campo Totale quote come subtotale. Questa operazione
indica a FileMaker Pro di creare un subtotale delle quote di abbonamento pagate sotto la categoria di
ciascun tipo di abbonamento.
5. Fare clic su Avanti.
6. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Totale quote dall'elenco di campi disponibili,
quindi fare clic su OK.
Questa operazione indica a FileMaker Pro di utilizzare il campo Totale quote nel totale complessivo.
7. Fare clic su Aggiungi Totale complessivoper aggiungere il campo Totale quote come totale complessivo
alla fine del resoconto. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare un totale complessivo delle
quote di abbonamento.
Lezione 9
|
Creazione ed esecuzione di resoconti
71
8. Fare clic su Avanti.
Selezionare un tema e creare l'intestazione e il pi di pagina
1. Selezionare il tema Standard per impostare le dimensioni, il colore e lo stile del testo del resoconto finito.
2. Fare clic su Avanti.
3. Passare alla lista Superiore al centro e selezionare Testo personalizzato grande.
4. Digitare Resoconto Quote diabbonamento nell'intestazione del resoconto e fare clic su OK.
5. Passare all'elenco Inferiore al centro e selezionare Numero di pagina per numerare le pagine nel piè
di pagina del resoconto.
6. Fare clic su Avanti.
Creazione di uno script per ripetere l'esecuzione del resoconto
1. Fare clic su Crea uno script.
2. Lasciare invariato Nome script e fare clic su Avanti.
3. Fare clic su Visualizza in Modo Usa se non è già selezionato.
4. Fare clic su Fine.
Il resoconto completato viene visualizzato come lista. Dalle quote ottenute per ciascun tipo di
abbonamento si ricavano i subtotali sotto il nome dei soci, e alla fine del resoconto viene riportato il totale
complessivo di tutte le quote.
Nota Le prove effettuate nelle lezioni precedenti possono far sì che il resoconto finito non abbia lo stesso
aspetto di quello riportato di seguito.
72
Esercitazioni di FileMaker Pro
Subtotali
Totale complessivo
Eliminare un record per vedere i valori riassunto aggiornati
Se si lavora in Visualizza come lista o Visualizza come tabella nel modo Usa, FileMaker Pro aggiorna
automaticamente i valori riassunto quando i valori dei dati vengono aggiunti o modificati.
Per eliminare un record e visualizzare in modo dinamico l'aggiornamento dei valori riassunto:
1. Selezionare il record Gerard LeFranc.
Selezionare il record
Gerard LeFranc
2. Fare clic su Elimina il record e poi su Elimina.
Il subtotale per i nuovi membri e il totale complessivo visualizzano i valori aggiornati.
Lezione 9
|
Creazione ed esecuzione di resoconti
73
Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF
Dopo avete eseguito un resoconto, è possibile salvarlo come file PDF e inviarlo come allegato di una e-mail.
1. Selezionare il menu File > Salva/Invia record come > PDF.
2. Selezionare la cartella Esercitazioni come posizione per il file.
3. In Nome file (Windows) o Salva con nome (Mac OS), digitare Resoconto quote di abbonamento.
4. In Salva, selezionare Record esaminati.
5. Selezionare Crea e-mail con un file come allegato.
Selezionare per
creare un PDF
6. Fare clic su Salva.
FileMaker Pro crea il file PDF e lo trasferisce al programma di posta elettronica. Il file PDF viene
visualizzato come allegato di un messaggio e-mail che, dopo aver inserito l'indirizzo, può essere inviato.
È possibile fare doppio clic sull'allegato del file nella finestra di posta elettronica per vedere il resoconto
come file PDF.
Nota Se si utilizza un client e-mail basato sul Web, fare clic su Annulla. Ripetere i passi sopra esposti senza
selezionare Crea e-mail con un file come allegato al passo 5. Quindi selezionare il menu File > Invia > Posta.
Nella finestra di dialogo Invia posta, per Invia tramite selezionare Server SMTP, specificare le opzioni SMTP,
selezionare Allega file, individuare e selezionare il PDF del resoconto e fare clic su OK.
7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi selezionando il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
In questa lezione sono stati creati resoconti con dati raggruppati e totali in Visualizza come tabella,
utilizzando l'Assistente Nuovo formato/resoconto. È stato anche salvato un resoconto come file PDF
da inviare come allegato di un'e-mail. Per ulteriori informazioni sulla creazione di resoconti, consultare
la Guida di FileMaker Pro.
74
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 10
Creazione di grafici dai dati
In FileMaker Pro è possibile creare grafici a colonne, a linee, ad area e a torta per paragonare e raffrontare
i dati.
In questa lezione creeremo un grafico a linee che mostra una tendenza del valore delle azioni della Società
ABC in sei mesi.
Creazione di un grafico a linee
I grafici a linee sono utili per mostrare dati che cambiano continuamente nel tempo, come i dati finanziari
storici.
Creazione di un database semplice
1. In FileMaker Pro eseguire una delle seguenti operazioni:
1 Se appare la schermata di avvio rapido di FileMaker, fare clic su Crea un nuovo database.
1 Se la schermata di avvio rapido di FileMaker non viene visualizzata, selezionare il menu File >
Nuovo database.
2. Per Nome file, digitare Risultati azionari mensili, quindi salvare il file nella cartella Esercitazioni.
Il file si apre nel modo Usa nella visualizzazione come tabella.
Aggiungere campi di testo alla tabella dei risultati azionari mensili
1. Fare clic su Crea campo e digitare Società.
2. Per aggiungere altri due campi di testo a questo formato, fare clic su + nell'intestazione della colonna,
digitare Mese, quindi fare di nuovo clic + sull'intestazione della colonna e digitare Prezzo.
Aggiungi record al database
1. Fare clic sotto sull'intestazione della Società per creare un nuovo record nel database.
2. Inserire i sei record seguenti nella visualizzazione come tabella.
Suggerimento Premere Tab per passare da un campo all'altro. Fare clic su + per iniziare una nuova riga.
Società
Mese
Prezzo
Società ABC
Gennaio
13,00
Società ABC
Febbraio
6,00
Società ABC
Marzo
10,00
Società ABC
Aprile
4,00
Società ABC
Maggio
15,00
Società ABC
Giugno
21,00
76
Esercitazioni di FileMaker Pro
Creazione di un grafico a linee
1. Fare clic su Visualizza come modulo
come modulo.
nella barra formato per passare alla visualizzazione
2. Fare clic su Modifica formato nella barra degli strumenti per passare al modo Formato scheda.
3. Selezionare Corpo sul formato, quindi trascinare il corpo verso il basso per fare spazio al grafico.
4. Fare clic su Strumento grafico
corpo.
nella barra degli strumenti, quindi trascinare un grande rettangolo nel
Si apre la finestra di dialogo Impostazione grafico.
5. Per Tipo di grafico, selezionare Riga.
Si noti che l'anteprima del grafico si aggiorna quando si apportano modifiche alle impostazioni del
grafico. Tuttavia, l'anteprima non mostra i dati del database finché il grafico non viene visualizzato nei
modi Usa, Trova o Anteprima.
6. Per Titolo grafico, inserire il Valore azionario della società ABC.
Quando si fa clic all'esterno della casella di testo Titolo grafico, FileMaker Pro aggiunge le virgolette intorno
al testo del titolo.
7. Per Asse orizzontale (X), fare clic su
clic su OK.
, selezionare Specifica Nome campo, Mese nella lista, quindi fare
I valori dei dati nel campo Mese appaiono come etichette al fondo del grafico (serie di dati asse X). Questi
sono i dati che si stanno confrontando (in questo caso, il mese in cui i prezzi sono stati presentati).
8. Per Asse verticale (Y), fare clic su
clic su OK.
, selezionare Specifica Nome campo, Prezzo nella lista, quindi fare
I valori dei dati nel campo Prezzo appaiono come punti collegati da una linea nel grafico (serie di dati
asse Y). Questi sono i dati che si stanno misurando (in questo caso, il prezzo segnalato ogni mese).
9. Per Usa dati da, selezionare Gruppo trovato corrente.
Lezione 10
|
Creazione di grafici dai dati
77
Cambiare la formattazione del grafico su Spezzata
FileMaker Pro offre due formati per i grafici a linee: Adattamento curva e Spezzata. La distinzione tra i punti
di dati si accentua quando si utilizzano linee diritte (spezzata).
1. Fare clic su Formattazione grafico.
Appare la finestra di dialogo Formattazione grafico
2. Per Aspetto grafico, selezionare Spezzata.
Scegliere
Spezzata
L'anteprima del grafico
si aggiorna per
mostrare la
formattazione
selezionata
3. Fare clic su OK, quindi su OK per tornare al modo Formato scheda.
Vengono visualizzati i dati dei segnaposto nel grafico in modo Formato scheda. È necessario passare
al modo Usa per visualizzare i dati dal database.
Visualizzare il grafico in modo Usa
1. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra formato.
Viene visualizzato il grafico finito.
Se il grafico è di difficile lettura (ad esempio, la linea è troppo piatta), tornare al modo Formato scheda,
selezionare il grafico, e trascinare le maniglie per allargare il grafico. Quindi tornare al modo Usa per
verificare il grafico.
2. Chiudere il file Risultati azionari mensili.
78
Esercitazioni di FileMaker Pro
Per ulteriori informazioni
È stato creato un grafico a linee in base al gruppo trovato. Per ulteriori informazioni sulla creazione di
grafici, vedere il capitolo 3 della Guida per l'utente di FileMaker Pro. Per altri esempi di creazione di grafici
passo dopo passo, vedere la Guida di FileMaker Pro.
Lezione 11
Creazione di database relazionali
I database relazionali semplificano la visualizzazione dei dati correlati e ottimizzano l'immissione dei dati.
È possibile immettere i dati una volta sola, quindi visualizzarli e utilizzarli in tabelle o in file correlati.
In questa lezione si tratteranno i seguenti temi:
1
1
1
1
studio del funzionamento dei database relazionali
definizione di una relazione
visualizzazione dei dati di un record correlato
visualizzazione di un elenco di record correlati
Il file d'esempio in questa lezione utilizza due tabelle:
1 la tabella Soci contiene singoli record per singoli soci dell'Associazione viaggi aziendali.
1 la tabella Società contiene record per le società dove lavorano questi soci. Ogni società ha molti soci.
Visualizzazione del record correlato di un file
Definizione di una relazione per un'altra tabella
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
Il file contiene le tabelle, ma non la struttura relazionale. A questo punto viene creata la struttura.
2. Selezionare il menu File > Gestisci > database.
3. Fare clic sulla scheda Relazioni.
Viene visualizzato il grafico delle relazioni. Il grafico delle relazioni mostra tutte le tabelle nel file
corrente.
Quando si lavora con le tabelle nel grafico delle relazioni, le si utilizza per organizzare la visualizzazione
dei dati. Ogni ricorrenza della tabella nel grafico rappresenta una diversa visualizzazione dei dati.
Quando si crea una relazione tra due tabelle, si rendono accessibili i dati memorizzati in una tabella
all'altra tabella, secondo i campi di confronto e i criteri stabiliti per la relazione.
4. Nella tabella Soci, fare clic sul campo Società e trascinare una riga nel campo Società nella tabella Società.
Il campo Società è il campo di confronto.
80
Esercitazioni di FileMaker Pro
5. Rilasciare il tasto del mouse. Appare la relazione appena creata.
La relazione si basa sui dati corrispondenti nel campo Società in entrambe le tabelle. I record sono
correlati quando i dati del campo Società di una tabella corrispondono ai dati del campo Società di
un'altra tabella.
6. Fare clic su OK per salvare questa relazione.
Visualizzazione dei dati di un record correlato
Una volta definita la relazione è possibile modificare un formato per visualizzare i dati usando tale
relazione. Qui si intende visualizzare l'indirizzo della società.
1. Scegliere il formato Informazioni account aziendale dal menu a tendina Formato.
2. Fare clic su Modifica formato nella barra formato.
3. Utilizzo dello strumento Campo
Nella barra degli strumenti, trascinare un campo sul formato.
Appare la finestra di dialogo Specifica i campi che mostra un elenco dei campi di questa tabella.
4. Fare clic su Tabella corrente ("Soci") e scegliere la tabella Società dall'elenco.
Viene visualizzata una lista di campi nella tabella Società correlata. I due punti (::) prima di ogni nome
campo indicano che si tratta di campi correlati e non di campi definiti nella tabella Soci nella quale si sta
lavorando. Questi campi correlati visualizzano i dati della tabella correlata.
5. Selezionare ::Indirizzo società.
6. Selezionare Crea etichetta (se non è già stata selezionato), quindi fare clic su OK.
7. Ripetere i passi 3-6 per ::Città e ::Paese.
8. Se necessario, spostare i campi e ridimensionarli per visualizzare tutti i dati in essi contenuti. Al termine,
i campi devono avere il seguente aspetto:
9. Fare clic su Salva formato, quindi su Esci dal formato nella barra formato per tornare al modo Usa.
10. Fare clic sul libro nella barra degli strumenti per scorrere i record.
Mentre il formato Informazioni account aziendale è basato sulla tabella Soci, è possibile visualizzare
i dati dell'indirizzo memorizzati nella tabella Società tramite la relazione impostata precedentemente
in questa lezione.
Lezione 11
|
Creazione di database relazionali
81
Visualizzazione di un elenco di record correlati
Le relazioni sono bidirezionali. La relazione creata tra la tabella Soci e la tabella Società visualizza i dati
(indirizzi delle società) dalla tabella Società. A questo punto verrà utilizzata la stessa relazione per
visualizzare i dati (nomi dei soci) della tabella Soci.
Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti
È possibile aggiungere un portale su un formato per visualizzare i dati dei campi correlati.
1. Scegliere il formato Società dal menu a tendina Formato.
È sempre necessario definire una relazione prima di poter visualizzare i dati dei record correlati.
Ora utilizzeremo la relazione alla tabella Soci definita precedentemente in questa lezione, ma prima
è necessario cambiare la relazione per consentire la creazione di record correlati.
2. Selezionare il menu File > Gestisci > database, e fare clic sulla scheda Relazioni, se non è già stata
selezionata.
3. Nel grafico delle relazioni, fare doppio clic sull'operatore relazionale
Modifica relazione.
per visualizzare la finestra di dialogo
4. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Soci, selezionare Consenti la creazione di record in questa
tabella tramite questa relazione. Questo consente di aggiungere un nome all'elenco.
Selezionare
questa
casella di
controllo
5. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci Database.
6. Utilizzare il libro o il cursore nella barra degli strumenti per spostarsi al primo record della società
(Società ABC).
7. Fare clic su Modifica formato.
8. Selezionare lo strumento Portale
l'elenco dei nomi.
nella barra degli strumenti e creare una casella sul formato che contenga
9. Nella finestra di dialogo Impostazione portale, per Mostra i record correlati di scegliere la tabella Soci.
10. Selezionare Mostra la barra di scorrimento verticale.
82
Esercitazioni di FileMaker Pro
11. Per la Riga iniziale lasciare il valore 1. Cambiare il valore del Numero di righe a 7.
12. Fare clic su OK.
Aggiunta di campi e formattazione del portale
1. Nella finestra di dialogo Aggiungi campi al portale, selezionare il campo ::Nome e spostarlo nell'elenco
Campi inclusi.
2. Selezionare e spostare il campo ::Cognome.
3. Fare clic su OK.
4. Fare clic su Impostazioni
nella barra formato per aprire Impostazioni, se non è già visualizzato.
5. Selezionare Aspetto e sotto Oggetto, per Linea scegliere il colore Nero.
6. Usare lo strumento Testo
e Cognome nel portale.
nella barra degli strumenti per creare etichette di campo sopra i campi Nome
Al termine, il portale dovrebbe essere simile al seguente.
7. Fare clic su Salva formato e poi fare clic su Esci dal formato per visualizzare la lista dei soci di ogni
società.
Nota A seconda degli esperimenti fatti nelle lezioni precedenti, il portale potrebbe avere un aspetto
diverso rispetto a quanto raffigurato nell'illustrazione che segue.
Fare clic qui per
immettere un
nuovo socio di
questa società
Il portale mostra un
elenco di soci della
tabella correlata
Lezione 11
|
Creazione di database relazionali
83
8. Provare la nuova struttura: digitare il nome di un nuovo socio della Società ABC, quindi passare al
formato Immissione dati per vedere se compare come ultimo record del database.
Quando è stato aggiunto il nuovo socio, la relazione ha creato automaticamente un record per questo
socio nella tabella Soci. La Società ABC viene immessa automaticamente nel campo di confronto poiché
il nome è stato aggiunto al portale del record della Società ABC.
9. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File> Chiudi.
Per ulteriori informazioni
Si è visto come utilizzare e creare relazioni semplici. Questa esercitazione tratta soltanto le nozioni di base, ma occorre
considerare molti altri punti importanti durante lo sviluppo di un sistema di database relazionale. Leggere il capitolo 4
della Guida per l'utente di FileMaker Pro e le informazioni della Guida di FileMaker Pro prima di utilizzare le
relazioni nei propri file.
84
Esercitazioni di FileMaker Pro
Lezione 12
Condivisione e scambio dei dati
È possibile condividere i dati in rete utilizzando FileMaker Pro, FileMaker Server o tramite Internet
mediante la Pubblicazione Web Immediata. È anche possibile condividere i dati importandoli in
FileMaker Pro da altre applicazioni oppure esportandoli dai file FileMaker Pro in altre applicazioni.
In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti:
1 Abilitazione della condivisione di rete dei file FileMaker Pro
1 modalità di importazione dei dati in un file FileMaker Pro
Condivisione dei dati
È possibile utilizzare Condivisione in rete di FileMaker per condividere i database di FileMaker Pro in rete,
consentendo così a diversi utenti di FileMaker Pro (fino a 9) di accedere contemporaneamente allo stesso
file del database e di utilizzarlo. Se è necessario condividere in rete i file con più di nove utenti
simultaneamente, è possibile utilizzare FileMaker Server, che permette a un maggior numero di utenti
di condividere i file e fornisce maggiori prestazioni di rete e più sicurezza.
È possibile utilizzare Pubblicazione Web Immediata per pubblicare i formati di FileMaker Pro come pagine
Web, consentendo a qualsiasi utente di accedere ai database FileMaker Pro con un browser Web in
un'intranet (o Internet).
Con Importazione ed esportazione dei dati è possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre
applicazioni. Ad esempio, è possibile importare i dati che si trovano in un altro database o in un foglio
elettronico, o esportare i dati dell'indirizzo per creare lettere personalizzate con un programma di
elaborazione testi. Quando i dati vengono importati o esportati, vengono copiati nel file di destinazione
e non condivisi tra le applicazioni.
Abilitazione della condivisione in rete di FileMaker
Se il computer è collegato a una rete, lo stesso file di database può essere utilizzato contemporaneamente
da più utenti di FileMaker Pro.
Importante Il contratto di licenza di FileMaker Pro esige il pagamento di una licenza per ogni computer su
cui è installata l'applicazione FileMaker Pro. ciascuna licenza software non può essere condivisa o utilizzata
simultaneamente su diversi computer.
86
Esercitazioni di FileMaker Pro
L'utente che per primo apre un file condiviso, diventa l'host. Tutti gli utenti che aprono un file condiviso
successivamente all'host vengono definiti client.
L'host apre il file
I client aprono le connessioni al file
condiviso
Quando si apre un file condiviso, l'host e i client hanno accesso alle stesse informazioni e tutte le modifiche
apportate al file vengono visualizzate nella finestra di ciascun utente.
Le modifiche apportate da ciascun utente ai dati, agli script e ai formati vengono salvate nel file condiviso.
Il file condiviso viene salvato nel disco rigido in cui si trova.
Gi ordini di ordinamento, le richieste di ricerca, gli ordini di importazione e di esportazione dei campi e
le impostazioni di stampa sono specifici per ciascun utente.
Per consentire la condivisione in rete di FileMaker:
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
Nota Per attivare o modificare uno stato di condivisione di un file, è necessario aprirlo con un account
che possieda Gestisci privilegi estesi come privilegi di accesso. Per informazioni su account, password e
set di privilegi, vedere Lezione 13.
2. Selezionare il menu File > Condivisione > Rete FileMaker.
3. In corrispondenza della voce Condivisione in rete nella finestra di dialogo Impostazioni di rete FileMaker, fare
clic su Attivata.
Sotto ai comandi di condivisione in rete viene visualizzato l'indirizzo TCP/IP del sistema.
Fare clic per abilitare la
condivisione in rete
Selezionare il livello dell'accesso di rete di Copia_esempi.fp7
Lezione 12
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Condivisione e scambio dei dati
87
4. Si noti che Copia Esempi.fp7 è selezionato nella lista.
5. Per Accesso dalla rete al file, selezionare Tutti gli utenti.
6. Fare clic su OK.
Nota Windows: È possibile che venga inviato un avviso di protezione dal sistema operativo quando
si attiva la condivisione di rete in FileMaker Pro.
Copia_esempi ora è ospitato sul computer. È necessario tenere questo file aperto per renderlo disponibile
agli utenti in rete.
Apertura di un file remoto
Un file è considerato remoto quando è memorizzato su un computer collegato in rete diverso dal computer
utilizzato. Dopo che un host apre un file condiviso in FileMaker Pro, fino a nove utenti possono aprire il file
remoto come client.
Per aprire un file remoto:
1. Scegliere il menu File > Apri remoto.
2. In Visualizza, selezionare Host locali per visualizzare la lista di host.
Nota Se il computer non è collegato in rete o se al momento non vi sono file FileMaker Pro ospitati, nella
finestra di dialogo Apri file remoto non è elencato nessun file.
Selezionare per visualizzare
una lista di host
Per limitare la lista,
digitare alcune
lettere del file che si
sta ricercando
Selezionare il file da
aprire
Selezionare il computer che sta
ospitando il file da aprire
Oppure digitare il
percorso rete del file
da aprire
3. Selezionare un host e poi il file da aprire.
4. Fare clic su Apri.
A seconda del modo in cui la condivisione del file è stata impostata sul computer host, potrebbe essere
richiesto di inserire un nome account, una password e un nome di dominio (solo Windows) per aprire il
file remoto.
5. Chiudere eventuali file remoti aperti.
88
Esercitazioni di FileMaker Pro
Scambio di dati
È possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre applicazioni importando ed esportando dati.
È possibile:
1
1
1
1
importare dati in un file FileMaker Pro esistente, o in una nuova tabella, o in una tabella esistente
condividere e importare i dati da origini dati ODBC
convertire dati da altre applicazioni a nuovi file di FileMaker Pro
esportare dati da utilizzare in altre applicazioni
Salvataggio e invio dei dati
È possibile salvare i dati FileMaker Pro come file Microsoft Excel o file PDF, per consegnare i propri dati
agli utenti che non hanno FileMaker Pro. FileMaker Pro permette di spedire via e-mail il file Excel o PDF
quando lo si salva. È inoltre possibile creare script per salvare/inviare record come file Excel o PDF.
FileMaker Pro può inviare messaggi e-mail a uno o più destinatari. È possibile inserire manualmente i
destinatari, l'oggetto del messaggio, ecc., ed è possibile utilizzare i valori dei campi o dei calcoli. È inoltre
possibile creare script per inviare email o inviare un Link snapshot al database, che catturi un gruppo trovato
e lo visualizzi per un altro utente.
Formati di file supportati per l'importazione/esportazione
La maggior parte delle applicazioni salva i dati nel proprio formato di file; la maggior parte di esse può anche
scambiare le informazioni utilizzando formati intermedi. Ad esempio, FileMaker Pro può importare e/o
esportare file in Microsoft Excel, testo separato da tabulatori (tab), valori separati da virgola (csv) e XML,
e altri formati.
Se si esegue uno scambio di dati con un altro programma, consultare la documentazione fornita con il
programma per definire un formato di file intermedio comune supportato sia da FileMaker Pro sia dall'altro
programma.
Nota La maggior parte dei formati dei file non importa né esporta le impostazioni di formattazione (font,
dimensioni, stile, colore, ecc).
Importazione dei dati
Vi sono molti modi per importare i dati in un file esistente. È possibile:
1
1
1
1
aggiungere nuovi record a una tabella esistente
creare una nuova tabella dai dati importati
aggiornare record esistenti in una tabella esistente
aggiornare record corrispondenti in una tabella esistente
Importante Le opzioni di importazione per aggiornare i record esistenti e aggiornare i record corrispondenti
sovrascrivono i dati preesistenti durante il processo di importazione e non possono essere annullate.
Per proteggere i dati, selezionare il menu File > Salva copia con nome per fare una copia di backup del
file prima di eseguire un'importazione con aggiornamento dei record.
Il file da cui vengono importati i record è il file di origine. Il file in cui vengono importati i record è il file
di destinazione.
Lezione 12
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Condivisione e scambio dei dati
89
Importazione di dati nel file Esempi
1. In Copia Esempi.fp7, selezionare Immissione dati dal menu a tendina Formato, se non è già visualizzato.
2. Selezionare il menu File > Importa Record> File.
3. In Tipo file (Windows) o Mostra (Mac OS), selezionare Tutti i file (Windows) o Tutti (Mac OS), quindi
scegliere MioFile.fp7.
MioFile.fp7 è il file che è stato creato nella lezione 4 e il file di origine per questo esempio di
importazione.
4. Fare clic su Apri.
Si apre la finestra di dialogo Specifica l'ordine di importazione.
5. Per Destinazione, selezionare Tabella Corrente ("Soci").
6. In Tipo di importazione selezionare Aggiungi nuovi record.
7. Assicurarsi che il campo Nome in Campi di origine sia sulla stessa riga del campo Nome in Campi
di destinazione.
È possibile spostare i campi di destinazione verso l'alto e verso il basso utilizzando
il dispositivo
di scorrimento. Posizionare il puntatore sulla doppia freccia per attivare il cursore.
8. Ripetere il passo 7 per Cognome.
9. Assicurarsi che
venga visualizzata tra i campi Nome e i campi Cognome.
Se non è visualizzata alcuna
I campi restanti devono avere
destinazione.
File di origine da cui
importare
tra campi corrispondenti, fare clic su
per cambiare l'impostazione.
in mezzo. I dati di questi campi non vengono importati nel file di
Le frecce indicano che i dati verranno
importati nei campi a destra
File di destinazione in cui
importare i dati
Campi del
file di origine
Tipo di
importazione
10. Fare clic su Importa.
11. Nella finestra di dialogo Opzioni di importazione fare clic su Importa.
Campi nel
file di
destinazione
90
Esercitazioni di FileMaker Pro
12. Rivedere le informazioni nella finestra di dialogo Riassunto importazione e fare clic su OK.
I record di MioFile.fp7 che contengono i dati relativi al nome e al cognome vengono aggiunti a
Copia_esempi.fp7. Il gruppo trovato corrente contiene i record appena importati. Sfogliare i nuovi record per
verificare i dati importati. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti per vedere tutti i record del file.
13. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi selezionando il menu File > Chiudi.
Per ulteriori informazioni
Si è visto come attivare la condivisione dei file utilizzando FileMaker Pro e come importare i dati in un file
FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e sull'importazione dei dati in FileMaker Pro,
vedere il capitolo 5 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro e nella Guida di FileMaker Pro. Per le
informazioni sulla pubblicazioni dei database sul Web, consultare la Guida di Pubblicazione Web
Immediata di FileMaker.
Lezione 13
Protezione dei dati in FileMaker Pro
Sebbene il sistema operativo comprenda funzioni di sicurezza per i file, è consigliabile utilizzare gli account
e i privilegi di FileMaker Pro per proteggere i dati. In FileMaker Pro, quando vengono protetti i file, si può
limitare i numero di utenti che possono accedere al file definendo account e password. Il nome account e la
password inseriti dagli utenti determinano il set di privilegi utilizzato. Questi set di privilegi limitano le
operazioni che gli utenti possono effettuare nel file.
In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti:
1 interazione tra account, password e set di privilegi per la protezione dei dati
1 metodo di creazione di account, password e set di privilegi
creazione di account e password
Account
Account autenticano gli utenti che tentano di aprire un file protetto. Un account comprende un nome account
e, di solito, una password. È possibile impostare account per singoli utenti o creare account condivisi tra
gruppi di utenti, come ad esempio l'account "Marketing". Gli account condivisi sono utili quando si desidera
mantenere un numero ristretto di account e non c'è l'esigenza di gestire ogni singolo accesso al file di
database. Tuttavia, è più sicuro creare molti account, rispetto ad avere più utenti che condividono un solo
account. A differenza dei nomi, per le password non viene fatta distinzione tra maiuscole e le minuscole.
Alla creazione di un database, vengono creati due account predefiniti (Admin e Ospite) e sono messi a
disposizione tre set di privilegi predefiniti (Accesso completo, Solo immissione dati e Accesso di sola lettura).
All'account Admin non è assegnata una password, ma un set di privilegi Accesso completo, che consente
l'accesso a qualsiasi elemento di un file. All'account Ospite, che consente agli utenti di aprire un file senza
fornire un nome utente, non è assegnata una password, ma solo priviligi di sola lettura.
Account
predefiniti
Account
personalizzati
Le password e i privilegi di accesso per account predefiniti possono essere modificati.
Per creare un account e una password:
1. Aprire Copia_esempi.fp7.
2. Selezionare il menu File > Gestisci > Sicurezza.
92
Esercitazioni di FileMaker Pro
3. Nella scheda account, fare clic su Nuovo.
4. Per Autenticazione mediante scegliere FileMaker.
5. In Nome account, digitare Le Nguyen.
6. In Password, digitare lnguyen.
Nota Per motivi di sicurezza il testo della password non viene mai visualizzato in FileMaker Pro.
Annotarsi sempre le password inserite durante l'impostazione degli account e fornire le password ai
relativi utenti. Memorizzare le password in un luogo sicuro, nel caso vengano dimenticate, in modo che
non possano essere rubate.
7. Selezionare Modificare la password all'accesso successivo.
Nella maggior parte dei casi, un account condiviso tra vari utenti non richiede una nuova password al
primo accesso. Al contrario è necessario specificare una password e fornirla agli utenti che ne hanno
bisogno. Inoltre, il set di privilegi per account condivisi non deve consentire di modificare la password
poiché potrebbe capitare che un utente modifichi la password bloccando tutti gli altri utenti che
condividono lo stesso account.
8. In Stato account, selezionare Attivo.
9. In Set di privilegi, scegliere [Accesso di sola lettura].
10. In Descrizione digitare Agente servizio clienti.
Indicare le
impostazioni per
questo account
11. Fare clic su OK.
Il nuovo account viene elencato con gli account predefiniti Ospite e Admin.
12. Fare clic su OK.
Viene visualizzato un messaggio d'avviso che informa che l'account Admin nel file Esempi non è protetto
da password. È necessario confermare questa impostazione per fare in modo che FileMaker Pro permetta
di continuare.
13. Fare clic su Consenti per chiudere il messaggio di avviso.
Si apre la finestra di dialogo Conferma accesso completo.
14. Per Account Accesso completo digitare Admin, lasciare Password vuoto e fare clic su OK.
Nota Per ragioni di sicurezza, proteggere sempre mediante password l'account Admin nei file creati.
Lezione 13
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Protezione dei dati in FileMaker Pro
93
Creazione di un set di privilegi
Set di privilegi
I Set di privilegi indicano un livello di accesso ad un file di database. Inoltre, FileMaker Pro permette
di creare set di privilegi estesi che determinano le opzioni di condivisione per i file.
Set di privilegi predefiniti
Ogni nuovo file di database ha i tre set di privilegi predefiniti:
1 Accesso completo consente di accedere e di modificare qualsiasi elemento del file
1 Solo immissione dati consente solo di visualizzare e inserire i dati
1 Accesso di sola lettura consente di visualizzare, ma non di modificare i dati
In ogni database, deve esserci almeno un account con il set di privilegi Accesso completo. Per ragioni di
sicurezza questo account deve avere una password. Non è possibile modificare o eliminare set di privilegi
predefiniti fatta eccezione per l'attivazione o la disattivazione di set di privilegi estesi, ma è possibile
duplicare i set di privilegi predefiniti e modificare la copia da utilizzare in modo diverso.
Set di privilegi
predefiniti
Set di privilegi personalizzati
Mentre i set di privilegi predefiniti in FileMaker Pro consentono comuni tipi di accesso ai dati, la creazione di
set di privilegi unici consente di limitare l'accesso a specifici aspetti del database, come ad esempio quali
formati possono essere visualizzati, quali menu sono disponibili e se è consentita la stampa.
Set di privilegi estesi
I set di privilegi estesi determinano le opzioni di condivisione dei dati consentite da un set di privilegi, come
per esempio se un set di privilegi consente agli utenti di aprire un file condiviso o di visualizzare un database
in un browser Web.
Creazione di un set di privilegi personalizzato
Si supponga che in alcuni periodi dell'anno una società debba avvalersi di personale temporaneo. Questo
personale ha bisogno di accedere ai dati, ma bisogna impedire che stampi o esporti informazioni del
database della società. In questo casi si può creare un set di privilegi specifico per il personale temporaneo,
a cui non è consentito stampare o esportare i dati.
94
Esercitazioni di FileMaker Pro
1. Selezionare il menu File > Gestisci > Sicurezza.
2. Fare clic sulla scheda set di privilegi.
3. Selezionare il set di privilegi [Solo immissione dati], quindi fare clic su Duplica.
Viene selezionato Solo immissione dati Copia.
4. Fare clic su Edit.
5. In Nome set privilegi, digitare Personale temporaneo.
6. In Descrizione, digitare I personale temporaneo non può stamapre o esportare.
7. Disabilitare Consenti la stampa e Consenti l'esportazione.
Disabilitare
Consenti la
stampa e
Consenti
l'esportazione
Le impostazioni relative ai privilegi estesi vengono visualizzate qui
Nota Dato che il file Esempi è stato impostato nella lezione 12 per la condivisione di rete, i privilegi
estesi della rete FileMaker sono abilitati nella finestra di dialogo Set di privilegi.
8. Fare clic su OK.
Il Personale temporaneo appare nella lista del set di privilegi. Questo set di privilegi può essere utilizzato
da uno o più account.
9. Fare clic su OK.
10. Fare clic su Consenti per chiudere il messaggio di avviso.
Si apre la finestra di dialogo Conferma accesso completo.
11. Digitare Admin per Account Accesso completo, lasciare Password vuoto e fare clic su OK.
12. Al termine di questa lezione, uscire da FileMaker Pro per chiudere tutti i file aperti.
Per ulteriori informazioni
Si è appreso come creare account e password e come assegnare loro set di privilegi. Si è anche appreso
come creare set di privilegi personalizzati e come possono essere utilizzati per esigenze lavorative
specifiche. Per ulteriori informazioni si come account, password e set di privilegi possono proteggere
i database, vedere la Guida per l'utente di FileMaker Pro e la Guida di FileMaker Pro.
Lezione 14
Backup dei database
In qualsiasi momento si possono verificare sul computer interruzioni di corrente, problemi del disco e altri
imprevisti. Per evitare la perdita di dati, eseguire regolarmente il backup di tutti i documenti importanti del
computer, inclusi i database.
In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti:
1 come e quando eseguire il backup del database
1 dove reperire informazioni su altri metodi di protezione dei file
Esecuzione del backup del database
Esistono vari metodi per il backup di un file. Questo è un metodo.
1. Determinare le dimensioni del database:
Windows: In Esplora risorse, fare clic con il tasto destro del mouse sull'icona del file, selezionare
Proprietà, quindi Generale.
Mac OS: Nel Finder, fare clic sull'icona del file, quindi scegliere il menu File > Informazioni.
2. Identificare un disco o un volume che disponga di spazio sufficiente per una copia del database.
3. Aprire il database di cui si intende eseguire il backup.
4. Selezionare il menu File > Salva copia con nome.
Accettare il nome predefinito per la
copia oppure cambiarlo
Selezionare il disco e la
cartella in cui si intende
salvare
la copia
Scegliere copia del
file corrente
5. Fare clic su Salva.
Importante La prossima volta, eseguire il backup su un disco o un volume diverso. Non eseguire mai il
backup sovrascrivendo l'unica copia o la copia più recente del file. Si dovrebbe disporre di più backup
diversi in qualsiasi momento.
Quando eseguire il backup
Eseguire il backup:
1 con la frequenza necessaria per essere certi di poter ripristinare tutti i file in caso di emergenza
1 prima di effettuare una modifica importante o irreversibile come l'eliminazione di record, l'eliminazione
di un campo o la sostituzione di dati utilizzando le funzioni di importazione e sostituzione
Ricordare che il backup di un file richiede sempre meno tempo di quello necessario per ricreare un file perso
o danneggiato!
96
Esercitazioni di FileMaker Pro
Per ulteriori informazioni
Questa lezione ha illustrato un metodo di protezione di un database. Per altri metodi per prevenire o risolvere
le difficoltà con i file o recuperare i file danneggiati, vedere la Guida di FileMaker Pro.