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CompEd
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DigitalFile 2.0
2.3 C-Fax.................................................................... 7
2.4 DFM e-Mail Connector ......................................... 8
2.5 C-Imaging ............................................................. 8
2.6 DigitalSign ............................................................ 9
2.7 DFM Full-Text Agent ............................................. 9
2.8 DFM Web Interface............................................... 9
3. Ambiente operativo e requisiti del sistema ....... 10
4. Licenze disponibili ............................................... 10
Tutti i documenti della Vostra azienda
a portata di mano
Il software per l’archiviazione
dei documenti, con valore legale
Conforme ai requisiti
della legge italiana ed europea
1
DigitalFile 2.0 è la soluzione software completa per
l'archiviazione di tutti i documenti aziendali, integrabile nel
sistema informativo dell'utente.
Il prodotto consente di memorizzare in forma elettronica
qualsiasi tipo di documento, su database e su dischi ottici
e, nel caso di documenti con rilevanza legale, di
conservarne nel tempo il valore legale.
Con DigitalFile 2.0 tutti gli utenti autorizzati possono
consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti
archiviati, effettuare su di essi ricerche sofisticate e
flessibili, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via e-mail o fax.
Indice
1. Descrizione delle funzioni principali ..................... 1
1.1 Gestione degli archivi dei documenti
aziendali in formato elettronico ............................. 1
1.2 Possibilità di memorizzare gli archivi con
diversi tipi di database .......................................... 1
1.3 Memorizzazione su supporti removibili ................. 2
1.4 Archiviazione di qualsiasi tipo di documento ........ 2
1.5 Archiviazione automatica di documenti prodotti
in forma di file di stampa da altre applicazioni ...... 2
1.6 Valore legale dei documenti archiviati................... 3
1.7 Ricerche potenti e flessibili ................................... 3
1.8 Accesso agli archivi tramite Web .......................... 3
1.9 Firma digitale e cifratura ....................................... 3
1.10 Fax server con l'applicazione client ...................... 3
1.11 Modulo integrato per la visualizzazione dei
documenti ............................................................. 3
1.12 Interfaccia di programmazione.............................. 3
1.13 Altre caratteristiche ............................................... 4
2. Architettura e descrizione singoli componenti .... 4
2.1 Doc-Filing Manager .............................................. 4
2.2 C-Spool ................................................................. 6
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
DigitalFile 2.0
The Digital Signature
Company
Descrizione Tecnica
Descrizione delle funzioni principali
1.1 Gestione degli archivi dei documenti aziendali in
formato elettronico
Il cuore del prodotto è costituito dalle funzionalità per la
gestione dell'archivio di tutti i documenti aziendali in forma
elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate
funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei
documenti archiviati.
1.2 Possibilità di memorizzare gli archivi dei documenti
con diversi tipi di database
Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed
esigenze di organizzazione e accesso ai dati, DigitalFile
2.0 offre la possibilità di operare con differenti tipi di
database.
Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né
un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette
a disposizione una serie di soluzioni economiche ma
efficienti e affidabili basate sul formato di database
Microsoft FoxPro.
A chi invece richiede prestazioni superiori, DigitalFile 2.0
consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti
dall'impiego di database server relazionali in architettura
client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni
differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle,
Microsoft SQL Server o Borland InterBase.
L'utilizzo dei database server, offre importanti garanzie
relative all'integrità dei dati, al mantenimento di elevate
prestazioni e all'efficienza dell'utilizzo del traffico di rete.
L'impiego di DigitalFile 2.0 con tali tipi di database:
! fornisce un elevato livello di sicurezza, dipendente
dalla sicurezza implementata nel database stesso;
! garantisce un affidabile ed efficiente accesso ai dati,
anche con molti utenti contemporanei;
! consente di effettuare un completo “rollback” delle
transazioni, ovvero di ripristinare in modo sicuro ed
efficace situazioni dei dati antecedenti una
transazione.
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1.3 Memorizzazione di archivi su supporti removibili
Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei
documenti archiviati possono essere memorizzati anche
su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only,
quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di
memorizzare grandi quantità di dati in modo molto
economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che
può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento
con mezzi telematici.
1.4 Archiviazione di qualsiasi tipo di documento
DigitalFile 2.0 consente di archiviare documenti di
qualsiasi tipo:
! documenti prodotti in forma di file di stampa (spool
file) da sistemi informativi di diverso tipo, ad esempio
mainframe;
! messaggi e-mail inviati o ricevuti a livello client
(Microsoft Outlook 97/2000/XP) o a livello server
(Microsoft Exchange Server 5.5/2000);
! documenti ricevuti e spediti via fax tramite C-Fax,
l'applicazione fax server inclusa nel prodotto;
! documenti cartacei acquisiti tramite scanner (con
supporto di qualsiasi scanner compatibile con lo
standard TWAIN);
! documenti elettronici di qualsiasi tipo.
L'archiviazione è automatica per i documenti acquisiti da
spool e per quelli inviati e ricevuti tramite e-mail o con il fax
server di DigitalFile 2.0.
Grazie all’interfaccia COM del prodotto è inoltre possibile
sviluppare applicazioni personalizzate per automatizzare
l’archiviazione di particolari tipi di documenti, in base alle
esigenze dell’utente.
1.5 Archiviazione automatica di documenti prodotti in
forma di file di stampa da altre applicazioni dell'utente
DigitalFile 2.0 consente di acquisire ed elaborare
virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa (spool file)
prodotto dalle applicazioni originali dell'utente e di
memorizzare automaticamente nel formato PDF i
documenti in esso contenuti.
Questo significa, ad esempio, poter archiviare in modo
automatico direttamente dal file di spool prodotto dal
sistema gestionale dell'utente un lotto di fatture in formato
PDF.
Grazie ad una sofisticata interfaccia di configurazione,
DigitalFile 2.0 permette di interpretare la struttura di
qualsiasi spool file e di estrarre da esso tutte le
informazioni necessarie per creare l'aspetto finale
desiderato dei documenti, senza necessità di modificare
in alcun modo le applicazioni che generano tali dati.
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
DigitalFile 2.0
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I file di spool che contengono i documenti possono essere
in formato ASCII, ANSI, EBCDIC e PDF.
Grazie alla sua elevata flessibilità, lo strumento di
configurazione di DigitalFile 2.0 consente di interpretare
anche spool molto complessi, costituiti da sezioni
differenti e da pagine con varianti, tramite la definizione di
una completa serie di parametri (quali: altezza della
pagina, caratteristiche e formati delle pagine in
dipendenza della loro posizione nel documento).
I risultati dell'acquisizione dei file di spool sono depositati
su unità temporanee denominate “Tank” per le
elaborazioni successive. I dati provenienti da diversi file di
spool possono essere riversati su uno stesso Tank per
essere elaborati insieme, ottimizzando le successive
operazioni.
Accorpamento dei documenti
DigitalFile 2.0 è in grado di individuare all'interno di un
flusso di documenti tutti quelli destinati ad un medesimo
soggetto e, se desiderato, di riunirli insieme (“accorparli”).
Questo consente, ad esempio, di raggruppare documenti
di tipo diverso indirizzati allo stesso destinatario, quali
fatture, solleciti e lettere commerciali, anche derivanti da
spool distinti prodotti da applicazioni diverse.
L'utente può definire, in modo semplice e flessibile, criteri
di associazione basati su:
! semplici codici contenuti nel documento stesso (es.
codice cliente);
! condizioni complesse, costituite da confronti e
operatori logici applicati su diversi codici contenuti
nel documento (ad es. più documenti vengono
accorpati quando il "codice cliente" è lo stesso e il
totale della fattura è maggiore di un certo importo);
! sintassi indirizzo: il raggruppamento è effettuato
analizzando la sintassi degli indirizzi e individuandovi
un sufficiente livello di analogia.
È possibile definire criteri di accorpamento comuni anche
per documenti provenienti da spool diversi, consentendo
così una grande flessibilità di configurazione nella
composizione di documenti complessi e articolati.
Archiviazione automatica
Tutti i documenti acquisiti da file di spool possono essere
archiviati automaticamente in formato PDF.
L'utente ha la possibilità di scegliere in quale momento
dell'elaborazione effettuare l'archiviazione (ad esempio
prima o dopo la fase di accorpamento), definendo così in
modo accurato il contenuto del volume finale di
archiviazione.
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Definizione e temporizzazione dei processi (planning &
scheduling)
La complessa sequenza delle diverse operazioni di
trattamento dei dati provenienti da spool può essere
gestita in modo semplice attraverso un'unica interfaccia
centralizzata di controllo, che consente anche di
programmare l'esecuzione delle azioni in dipendenza da
condizioni esterne (scheduling), quali:
! raggiungimento di una certa data e ora;
! superamento di una certa quantità di dati elaborati;
! presenza di un file in una cartella predefinita.
1.6 Valore legale dei documenti archiviati
Con DigitalFile 2.0 è possibile conservare gli archivi dei
documenti in maniera conforme alle regole tecniche
definite nella deliberazione AIPA 42/2001, in modo da
soddisfare gli obblighi di conservazione previsti dalla
normativa vigente.
Nel caso di documenti con rilevanza legale, DigitalFile
consente di sigillarne il valore in modo permanente nel
tempo, con una procedura che prevede l'autentica da
parte di un notaio del documento di “chiusura”
dell'archivio.
Le operazioni per la conservazione con valore legale
sono semplici da eseguire, grazie ad una procedura
assistita che guida l'utente nell'inserimento di tutte le
informazioni necessarie.
Per ogni volume conservato, DigitalFile consente di:
! verificare l'integrità e validità dei documenti
selezionati;
! verificare l'integrità e validità dell'intero volume;
! visualizzare le informazioni relative alla procedura di
conservazione.
1.7 Ricerche potenti e flessibili
Le potenti funzioni di ricerca disponibili in DigitalFile 2.0
consentono di effettuare ricerche molto articolate sui
documenti archiviati, in maniera flessibile, efficace e
rapida, non solo attraverso il valore dei campi indice
associati ai documenti, ma anche sul testo contenuto nei
campi indice dei volumi e/o all'interno dei documenti
stessi (ricerche “full-text”).
Il prodotto consente di effettuare la ricerca sia in modo
locale (su un singolo archivio) che in modo generale (su
più archivi contemporaneamente).
1.8 Accesso agli archivi tramite Web
L'accesso ai dati gestiti da DigitalFile 2.0 può essere
realizzato anche tramite Internet o Intranet attraverso
un'interfaccia web, che può essere installata e fatta
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
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funzionare su qualsiasi web server per Windows che
supporti Java Server Pages 1.1 (in modo nativo o per
mezzo di “add-on”). L'utilizzo di questa funzionalità non
richiede l'installazione di alcun software speciale da parte
client: è sufficiente disporre di una versione abbastanza
recente dell'applicazione web browser (anche su sistemi
operativi diversi da Windows) per poter consultare gli
archivi ed effettuare le ricerche in remoto.
1.9 Ricezione e spedizione dei fax aziendali
DigitalFile 2.0 include il software C-Fax 2.0 di CompEd,
che consente di spedire e ricevere i fax aziendali in
formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per
una migliore e più efficiente fruibilità all'interno
dell'organizzazione.
L'applicazione client di C-Fax consente di spedire via fax i
documenti direttamente da qualsiasi applicazione
Windows abilitata a funzioni di stampa.
Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax
qualsiasi documento archiviato direttamente dalla propria
postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed
inserirlo manualmente in un dispositivo fax.
1.10 Firma digitale e cifratura
Il prodotto include l'applicazione DigitalSign 2.0 di
CompEd e fornisce funzionalità per la firma digitale e la
cifratura automatica dei documenti archiviati.
Grazie ad un modulo di visualizzazione integrato, il
contenuto dei documenti firmati e/o cifrati presenti negli
archivi può essere visualizzato direttamente dall'archivio.
1.11 Modulo integrato per la visualizzazione dei
documenti
DigitalFile 2.0 dispone di un avanzato modulo integrato di
visualizzazione, che supporta molti formati diversi tra i più
diffusi, quali RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEG, i formati dei
messaggi e-mail di Microsoft Outlook, dei documenti
Microsoft Office e anche dei documenti firmati e/o cifrati in
formato P7M.
Questo consente di visualizzare i documenti direttamente
scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di
aprirli da applicazioni esterne.
1.12 Interfaccia di programmazione
La disponibilità di una potente interfaccia COM di
programmazione, progettata per essere utilizzata in
modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di
programmazione che supporta la tecnologia COM,
consente la completa integrazione di DigitalFile 2.0 con
altre applicazioni, rendendolo adatto a diventare parte
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integrante di complesse soluzioni aziendali.
Un'apposita documentazione, completa di esempi scritti
in Microsoft Visual Basic, agevola il programmatore nella
comprensione dei principi di utilizzo dell'interfaccia COM
di DigitalFile 2.0.
1.13 Altre caratteristiche
! Possibilità di creare maschere personalizzate per
l'inserimento dei dati associati ai documenti archiviati
e per effettuare interrogazioni dell'archivio.
! Interfaccia utente intuitiva, semplice da usare, con
aspetto simile a Microsoft Outlook.
! Possibilità di spedire insiemi di documenti selezionati
dall'archivio (ad esempio risultanti da operazioni di
ricerca) direttamente via e-mail o fax, senza
necessità di estrarli e salvarli come file.
! Possibilità di importare volumi generati dalle
precedenti versioni di PostManager e DigitalFile,
convertendo automaticamente in formato PDF i
documenti disponibili come spool o in formato Postel.
2 Architettura e descrizione dei singoli
componenti
L'architettura generale del prodotto è rappresentata in
Figura 1 a pagina 5.
2.1 Doc-Filing Manager 6.0
2.1.1 Descrizione generale
Doc-Filing Manager 6.0 (DFM) è il componente
fondamentale del prodotto, l'applicazione che consente di
gestire gli archivi dei documenti di un'organizzazione in
forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate
funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tali
documenti. DFM consente anche di conservare nel
tempo i documenti con valore legale, in conformità alle
regole stabilite dalla Deliberazione AIPA n. 42/2001.
A dispetto della sua completezza e della ricchezza di
funzioni offerte, DFM è realizzato con un’interfaccia
utente estremamente intuitiva e familiare, sullo stile di
Microsoft Outlook, che ne consente l'utilizzo anche da
parte degli utenti meno esperti.
2.1.2 Supporto dei database relazionali client/server
Una delle più importanti caratteristiche di DFM è la
capacità di memorizzare gli archivi dei documenti con
DBMS (database management system) relazionali
client/server, quali Oracle, Microsoft SQL Server e
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Borland InterBase, traendo così vantaggio dalle
prestazioni e dalle caratteristiche di affidabilità e
sicurezza tipiche di tali sistemi.
Alternativamente, DFM consente di operare in modo
autonomo (senza alcun database server esterno)
conservando e gestendo gli archivi nel formato di
database Microsoft FoxPro. Questa opzione può risultare
conveniente per l'utilizzo da parte di un singolo utente o
per piccole organizzazioni con pochi utenti, che non
hanno la necessità di archiviare grandi quantità di dati.
DFM si connette ai diversi tipi di database supportati
attraverso l'interfaccia standardizzata ODBC (Open
DataBase Connectivity), tramite opportuni driver.
2.1.3 Organizzazione degli archivi
In DFM i documenti sono organizzati in “volumi”, nei quali,
oltre agli stessi documenti, è possibile memorizzare un
insieme di informazioni addizionali scelte dall'utente (ad
esempio: codice cliente, tipo di documento, data, ecc).
Queste informazioni, organizzate come “campi” di una
“tabella” in cui ogni riga corrisponde ad un documento,
facilitano le operazioni di gestione e consultazione degli
archivi: ad esempio è possibile creare all'interno dei
volumi “raggruppamenti” di documenti aventi valori uguali
in uno o più campi (es. stesso codice cliente) per una più
rapida consultazione.
Il valore di alcuni campi - quali la data di archiviazione, il
nome del file, il nome dell'operatore - può essere
assegnato in modo automatico nel momento in cui il
documento viene importato nel volume.
DFM consente inoltre di creare “indici” sui campi del
volume, che accelerano le operazioni di ordinamento e
ricerca dei documenti.
Dal punto di vista logico i volumi possono essere
organizzati in “aree”. Ciascun volume può appartenere a
più aree. È possibile definire “aree di pertinenza” per
limitare la visibilità di un certo gruppo di utenti su una
determinata area.
2.1.4 Operazioni sui documenti archiviati
DFM consente di effettuare sull'archivio le seguenti
operazioni:
! apertura di un documento direttamente attraverso il
visualizzatore integrato o tramite un'adeguata
applicazione esterna;
! stampa di documenti selezionati, nello stesso ordine
in cui sono visualizzati, con la possibilità di
specificare quali pagine stampare;
! estrazione di documenti su file, con la possibilità di
convertirli in PDF o TIFF multipagina (solo per i
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Figura 1
documenti nei formati supportati dal visualizzatore
integrato);
! copia dei documenti in altri volumi, con la possibilità
di specificare l'associazione tra campi del volume
originario e del volume di destinazione;
! spedizione di documenti selezionati tramite e-mail
con qualsiasi client di e-mail compatibile SMAPI
(come MS Outlook o Outlook Express);
! spedizione di documenti selezionati tramite fax,
utilizzando l'applicazione client C-Fax inclusa in
DigitalFile 2.0;
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! firma digitale di documenti;
! cifratura di documenti.
2.1.5 Ricerche negli archivi
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DFM offre la possibilità di effettuare ricerche negli archivi
con diverse modalità:
! Impiego di “filtri” per la visualizzazione selettiva di
volumi in modo semplice ed intuitivo (utilizzando la
tecnica di QBE, Query By Example) con la possibilità
di salvare le condizioni del filtro per utilizzi successivi;
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! ricerche non solo all’interno di un volume, ma anche
di tutta l'area selezionata, incluse, se desiderato,
eventuali sottoaree;
! ricerche “full-text”, ovvero ricerche su porzioni di
testo contenute non solo all'interno dei “campi” ma
anche nel corpo del documento stesso.
Tutte le ricerche di tipo testuale possono essere costruite
utilizzando gli operatori logici AND, OR, NOT.
documenti archiviati possono essere memorizzati anche
su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only,
quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di
memorizzare grandi quantità di dati in modo molto
economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che
può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento
con mezzi telematici.
2.1.10
2.1.6 Gestione dei diritti
Il supervisore del sistema può gestire - a livello di “gruppo
di utenti” - i seguenti diritti per volume:
! lettura del contenuto del volume (tabella e
documenti);
! inserimento di nuovi documenti nel volume;
! modifica dei campi del volume e del contenuto dei
documenti;
! cancellazione di documenti dal volume.
È inoltre possibile assegnare privilegi per la creazione,
modifica e cancellazione di volumi, aree e maschere.
2.1.7 Creazione di maschere personalizzabili
Non sempre risulta comodo lavorare con la
rappresentazione dei dati del volume in forma di tabella.
Le tabelle possono infatti essere composte da molte
colonne e in alcuni casi l'utente può essere interessato a
visualizzare e/o modificare solo una parte dei campi.
DFM offre la possibilità di utilizzare delle “maschere”,
ovvero finestre con i controlli standard di Windows (quali
casella di testo, casella combinata, pulsante di opzione
etc.), liberamente personalizzabili dall'utente per
l'inserimento e la consultazione dei dati contenuti nella
tabella del volume.
2.1.8 Il visualizzatore integrato
DFM dispone di un avanzato modulo integrato per la
visualizzazione dei documenti, che supporta molti formati
diversi tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF (occorre
aver installato Adobe Acrobat o Acrobat Reader 4.0 o
superiore), TIFF, JPEG, i formati dei messaggi e-mail di
Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office 97/
2000/XP (che deve essere installato) e dei documenti
firmati e/o cifrati in formato P7M.
Questo consente all'utente la visualizzazione immediata
dei documenti, direttamente scorrendo il contenuto degli
archivi, senza necessità di aprire i documenti dalle
applicazioni esterne.
2.1.9 Memorizzazione di archivi su supporti removibili
Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei
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Conservazione legale dei documenti archiviati
DFM è conforme ai requisiti della legge italiana ed
europea per la conservazione dei documenti su supporti
informatici, offrendo così la possibilità di eliminare
progressivamente gli archivi cartacei. Per quanto
riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale, DFM
consente di conservarne nel tempo la validità, sia con
l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite
procedure di conservazione degli archivi.
2.1.11
Importazione dei volumi di DFM Lex 5.0
DFM consente di importare agevolmente i volumi creati
con le precedenti versioni di DFM (DFM Lex 5.0).
Durante l'importazione gli spool e i documenti Postel
contenuti nel volume di DFM Lex 5.0 sono convertiti
automaticamente in PDF o TIFF multipagina.
2.1.12
Importazione di volumi da database esterni
DFM consente di importare in modo semplice e guidato
volumi di documenti da database esterni dei tipi
supportati da DigitalFile 2.0. Ad esempio è possibile
importare un volume da un database FoxPro in un
database Oracle a cui DFM è connesso.
2.1.13
Interfaccia di programmazione COM
DFM espone una potente interfaccia di programmazione
COM, progettata per essere utilizzata in modo semplice e
comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che
supporti la tecnologia COM, ad esempio Microsoft Visual
Basic. Questa interfaccia consente di costruire soluzioni
personalizzate per integrare DigitalFile 2.0 nel sistema
informativo esistente, facendo in modo che, direttamente
da altre applicazioni, sia possibile accedere ai dati
archiviati e gestiti da DFM o utilizzare altre funzionalità di
DFM.
2.2 C-Spool
Un'importante caratteristica di DigitalFile 2.0 è la capacità
di acquisire e archiviare automaticamente documenti
provenienti da diverse applicazioni (anche su diverse
piattaforme, ad esempio mainframe IBM AS/400 o Unix)
in forma di spool file.
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Il componente di DigitalFile dedicato alla gestione di
queste funzioni è C-Spool.
Le sue principali caratteristiche sono:
! possibilità di interpretare automaticamente spool nei
formati ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF;
! gestione di strutture di spool complesse attraverso
un unico “file di configurazione”;
! capacità di archiviare automaticamente nel formato
PDF i documenti acquisiti da spool;
! possibilità di definire accuratamente il layout dei
documenti da archiviare, senza modificare le
impostazioni di interpretazione dello spool;
! interfaccia user-friendly che consente di controllare
l'intero processo di interpretazione e conversione
dello spool.
Le funzionalità di C-Spool, in aggiunta all'interfaccia
COM, rendono DigitalFile 2.0 perfettamente integrabile
con i sistemi informativi esistenti.
C-Spool consta di alcuni componenti distinti, interagenti
tra loro, ciascuno dei quali si occupa di una specifica
funzione.
2.2.1 DPConfig
È il componente che consente all'utente di definire gli
“schemi di configurazione”, cioè di impostare tutti i dati
necessari per la corretta interpretazione degli spool file e
la loro conversione in documenti nei formati di output.
Le principali caratteristiche sono:
! schemi ottimizzati che consentono di gestire anche
documenti con struttura molto complessa
(sottosezioni configurabili indipendentemente);
! interazione completamente grafica con lo spool, con
strumenti tipo “drag & drop” per la definizione dei
formati di output (definizione di campi, attributi,
sezioni).
Il risultato dell'esecuzione di DPConfig è uno “Schema”,
ossia un insieme complesso di file di configurazione, che
contengono tutte le direttive e i parametri specificati
dall'utente per la corretta interpretazione del file di spool.
DPConfig si compone a sua volta di un insieme di
sottomoduli, ciascuno dei quali sovrintende ad una delle
diverse fasi di interpretazione dei file di spool originali e di
configurazione delle interfacce di input (collegamento
vero e proprio con lo spool) e di archiviazione (definizione
del formato dei documenti per l'archiviazione).
2.2.2 DPAcquire
È il modulo che gestisce la “acquisizione” dei dati
provenienti dallo spool ed ha come effetto
l'immagazzinaggio di tali dati su unità temporanee
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DigitalFile 2.0
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denominate “tank”. I dati provenienti dall'elaborazione di
spool diversi possono essere depositati su uno stesso
tank, per ottimizzare le successive operazioni.
DPAcquire non richiede alcuna interazione da parte
dell'utente, poiché la sua azione si basa sui dati presenti
nello “Schema”, che sono stati impostati nella precedente
fase di configurazione.
2.2.3 DPMerge
È il modulo che realizza la vera e propria “elaborazione”
dei documenti che sono stati acquisiti da spool tramite
DPAcquire, applicando le eventuali direttive relative di
ottimizzazione (“accorpamenti”) definite in fase di
configurazione.
2.2.4 DPManager
È il pannello di controllo generale attraverso il quale
l'utente interagisce con il prodotto per definire e gestire le
diverse sequenze di azioni (“procedure”), dalla
acquisizione dei documenti dal file di spool alla loro
archiviazione.
Queste le principali caratteristiche:
! composizione visuale delle procedure;
! controllo potente e flessibile su tutte le operazioni e
gli oggetti che compongono la procedura;
! possibilità di programmare l'esecuzione delle
procedure (scheduling) in base a condizioni esterne
(ad esempio il raggiungimento di una certa ora/data o
il superamento di una certa quantità di documenti
elaborati);
! uniformità, semplicità d'uso, robustezza.
2.2.5 Form Designer 6.0
Form Designer è il componente che consente di creare
risorse grafiche quali logotipi, fincature, firme o altro, e di
posizionarle con facilità e precisione per costruire il layout
grafico finale desiderato dei documenti. Queste risorse
vengono gestite nel formato standard WMF, che offre una
grande flessibilità e generalità nell'utilizzo di oggetti già
esistenti. Form Designer 6.0 consente comunque di
leggere e importare risorse grafiche prodotte con la
versione precedente di Form Designer (formato CMF).
2.3 C-Fax 2.0
C-Fax 2.0 è il componente di DigitalFile 2.0 che consente
di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma
elettronica.
C-Fax 2.0 si compone a sua volta di una applicazione
server (C-Fax Server) e una client (C-Fax Client).
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2.3.1 C-Fax Server
È il componente fax server che consente di:
! ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali,
inoltrarli automaticamente tramite e-mail a
destinatari predefiniti, stamparli su carta in modo
automatico;
! trasmettere via fax i documenti spediti con
l'applicazione client di C-Fax;
! archiviare automaticamente negli archivi di DFM i fax
ricevuti e spediti.
C-Fax Server opera automaticamente con quasi tutti i
modem fax di Classe 1, 2 o 2.0 e consente di utilizzare
fino a 4 dispositivi fax su un singolo PC (collegandoli alle
porte seriali da COM1 a COM4).
È comunque possibile gestire ulteriori linee fax
disponendo di hardware adeguato.
Più in dettaglio, il modulo C-Fax Server offre le seguenti
funzioni:
! elenco dei fax ricevuti, spediti correttamente,
presenti in coda di spedizione e la cui spedizione non
è andata a buon fine, con la possibilità di selezionarli
e visualizzare il contenuto e le proprietà di ciascuno,
cancellarli, esportarli nel formato TIFF, inoltrarli via email, stamparli;
! stampa automatica di tutti i fax ricevuti;
! inoltro automatico tramite e-mail dei fax ricevuti, con
possibilità di gestire indirizzi e-mail diversi per fax
ricevuti su linee differenti;
! archiviazione automatica su volumi predefiniti dei fax
ricevuti e spediti;
! possibilità di modificare le proprietà dei fax in coda di
spedizione (priorità, data e ora di spedizione, numero
di tentativi);
! nuovi tentativi di invio dei fax la cui spedizione non è
andata a buon fine;
! definizione dell'indirizzo e-mail dell'amministratore
per le notifiche di errori o di possibili problemi;
! possibilità di specificare, per ciascun dispositivo fax,
se deve essere utilizzato solo per la spedizione, solo
per la ricezione o per entrambe o se non deve essere
utilizzato da C-Fax Server;
! log dettagliato delle attività.
!
!
!
!
!
a funzioni di stampa, con possibilità di inviare
contemporaneamente lo stesso documento a più
destinatari;
possibilità di selezionare i destinatari direttamente
dalla rubrica di Windows, che è quella del client di
posta elettronica impostato come default, se
compatibile con lo standard MAPI (ad esempio
Microsoft Outlook o Outlook Express);
gestione di una rubrica interna dei destinatari, con
possibilità di definire “liste” di destinatari e di
importare in essa dati provenienti dalla rubrica di
Windows (se compatibile con lo standard MAPI)
oppure da file di testo o in formato dBase IV (DBF4);
utilizzo di “cover page” personalizzate con i dati del
destinatario;
dettagliato log delle attività effettuate dalla
applicazione;
possibilità di definire un indirizzo e-mail per l'invio
delle notifiche dei fax spediti, non spediti o che dopo
un certo tempo si trovano ancora in stato di
elaborazione.
2.4 DFM e-Mail Connector
DFM e-Mail Connector è il modulo software che consente
di archiviare automaticamente i messaggi e-mail da
Microsoft Outlook (vers. 97/2000/XP) e/o di organizzare
l'archivio delle e-mail aziendali inviate e ricevute
attraverso Microsoft Exchange Server (vers. 5.5/2000).
L'archiviazione dei messaggi e-mail può essere effettuata
manualmente dall'utente o pianificata per l'esecuzione
automatica periodica o in coincidenza di un determinato
evento.
Le funzioni a disposizione dell'utente consentono di:
! selezionarelal sorgente dei messaggi da archiviare
(una cartella di Outlook o di Exchange Server);
! selezionare il volume di DFM di destinazione;
! impostare l'associazione tra proprietà dei messaggi
(ad esempio: mittente, destinatario, oggetto, data di
spedizione) e campi del volume;
! selezionare la modalità di archiviazione (spostare o
copiare i messaggi e ulteriori impostazioni relative
all'opzione selezionata);
! pianificare l'avvio automatico.
2.3.2 C-Fax Client
È l'applicazione client che consente all'utente di spedire
documenti via fax, utilizzando C-Fax Server per la
trasmissione.
Le principali funzionalità offerte sono:
! inoltro di documenti via fax direttamente dagli archivi
di DFM e da qualsiasi applicazione Windows abilitata
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
DigitalFile 2.0
The Digital Signature
Company
2.5 C-Imaging 6.0
C-Imaging è il componente di DigitalFile 2.0 che gestisce
l'acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei e la
loro archiviazione con DFM.
L'applicazione, utilizzabile anche come modulo di
visualizzazione, supporta qualsiasi scanner compatibile
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CompEd
Software Design
con lo standard TWAIN, inclusi gli scanner dotati di
sistemi di caricamento automatico (ADF automatic
document feeding).
Le altre principali caratteristiche sono:
! supporto dei più comuni formati grafici raster (sia in
input che output), quali TIFF, JPEG, BMP, GIF e PCX;
! funzioni base di editing, quali regolazione contrasto e
luminosità, strumenti penna e gomma, aggiunta di
stamps e di testi all'immagine, ritaglio dell'area
selezionata, ecc.;
! funzioni per la gestione delle pagine, quali cambio
dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine
esistenti, aggiunta di nuove pagine;
! finestra “Thumbnail”, con anteprima delle pagine del
documento aperto;
! funzione per la spedizione via e-mail del documento
immagine aperto.
2.6 DigitalSign 2.0
DigitalSign è il modulo che gestisce le operazioni di firma
digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti
elettronici, verifica di firme digitali e di marche temporali,
decifratura dei documenti cifrati.
Basato sulla tecnologia della crittografia a chiave
asimmetrica, le sue funzioni sono utilizzate da DigitalFile
2.0 anche per le procedure di conservazione dei
documenti con valore legale in conformità con la
Figura 2
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
DigitalFile 2.0
The Digital Signature
Company
Deliberazione AIPA 42/2001 (si veda la documentazione
specifica di DigitalSign 2.0).
2.7 DFM Full-Text Agent
DFM Full-Text Agent è il modulo che si occupa del
mantenimento e dell'aggiornamento automatico negli
archivi di DFM degli “indici full-text”, necessari per
effettuare ricerche su porzioni di testo contenuto nei
documenti.
2.8 DFM Web Interface
DFM dispone di un'interfaccia web (DFM Web Interface),
che consente di realizzare l'accesso tramite Internet o
Intranet per la consultazione dei dati gestiti da DFM con
un web browser, senza necessità di installare alcun
software specifico dal lato client.
DFM Web Interface è un set di componenti web che
interagisce con il modulo DFM tramite interfaccia COM e
invia i dati richiesti all'utente sotto forma di pagine HTML e
DHTML (si veda la Figura 2).
I componenti web di DFM sono un insieme di componenti
Java e Java Server Pages, che possono essere installati
e lanciati su qualsiasi web server che supporti Java
Server Pages (il web server di riferimento è
ApacheTomcat (3.x), che è il riferimento ufficiale per
l’implementazione delle tecnologie Java Servlet e Java
Server Pages.
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CompEd
Software Design
Non è comunque strettamente richiesto l'uso di web
server compatibili con Java Server Pages (JSP): esistono
infatti diversi “add-on engines” che permettono di
trasformare un web server privo di supporto JSP in un
ambiente compatibile con JSP. Ad esempio il web server
Apache Tomcat - disponibile gratuitamente e come open
source - può essere usato come “add-on engine” per
lanciare i JSP dell'interfaccia web di DFM su web server
Netscape o su Microsoft IIS.
Il solo prerequisito necessario ai client dell'interfaccia
web è un web browser che supporti HTML 4.0 e DOM,
come ad esempio le versioni recenti di Microsoft Internet
Explorer e di Netscape Navigator.
Il prodotto supporta i database server:
! Oracle vers. 9i
! Microsoft SQL Server vers. 2000
! Borland InterBase vers. 6.0 (è richiesto il driver
ODBC per InterBase di EasySoft)
Per organizzare la consultazione degli archivi tramite
Internet occorre disporre di qualsiasi web server
Windows che supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet
2.2 (ad es. Apache Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat
come add-on engine).
Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare
qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e
DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.5 o sup. o
Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi
operativi non Windows.
3 Ambiente operativo e requisiti del sistema
DigitalFile 2.0 supporta per le stazioni di lavoro i sistemi
operativi:
! Microsoft Windows 98
! Microsoft Windows Me
! Microsoft Windows NT 4.0 (con Service Pack 4 o
superiore installato)
! Microsoft Windows 2000 (con Service Pack 1 o
superiore installato)
! Microsoft Windows XP
Per esigenze di affidabilità e sicurezza si raccomandano i
sistemi operativi Windows NT4, 2000 o XP.
Descrizione Tecnica DigitalFile 2.0 - Vers. Ago. 2002
DigitalFile 2.0
The Digital Signature
Company
4 Licenze disponibili
Per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti,
sono disponibili licenze differenziate in base al numero di
utenti e al database prescelto.
Maggiori informazioni sono disponibili presso i
Concessionari autorizzati CompEd o possono essere
richieste a [email protected].
Un'apposita “Licenza Developer” offre vantaggiose
condizioni di distribuzione alle software house che sono
interessati a integrare le funzionalità di DigitalFile 2.0
all'interno delle proprie applicazioni software.
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