APPALTO PER AFFIDAMENTO
DI UN SERVIZIO DI OUTSOURCING PER LA
GESTIONE DEI BENI ARCHIVISTICI DELL’AZIENDA
U.S.L. ROMA H
CAPITOLATO SPECIALE
Area Tecnico-Economica
U.O.C. Acquisizione Beni e Servizi -Logistica
Borgo Garibaldi, 12 – 00041 Albano Laziale
Tel. 069327 3815 – Fax 069327 3321
ART. 1 -
PREMESSA....................................................................................................................... 1
ART. 2 -
DEFINIZIONE DEL SERVIZIO.................................................................................... 1
ART. 3 -
CONTESTO, MODALITÀ DI ESECUZIONE E VOLUMI DI ATTIVITÀ.............. 2
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
PRESA IN CARICO DELL’ARCHIVIO DOCUMENTALE CARTACEO ....................................... 2
DOCUMENTAZIONE PRODOTTA ............................................................................................ 5
CONSERVAZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ................................................ 6
DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA...................................... 9
REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ................................................................... 11
ESIBIZIONE ............................................................ ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO.
ART. 4 -
VARIAZIONE DEI VOLUMI IPOTIZZATI.............................................................. 11
ART. 5 -
CARATTERISTICHE DEI LOCALI........................................................................... 12
ART. 6 -
REQUISITI TECNOLOGICI ....................................................................................... 12
ART. 7 -
FORMAZIONE ED ADDESTRAMENTO.................................................................. 13
ART. 8 -
AVVIAMENTO E COLLAUDO .................................................................................. 13
ART. 9 -
DURATA DELL’APPALTO ......................................................................................... 14
ART. 10 - COSTO DEL SERVIZIO............................................................................................... 14
ART. 11 - LIVELLI DI SERVIZIO E RELATIVE PENALI ...................................................... 14
Outsourcing per la Gestione dei Beni Archivistici – Capitolato Speciale
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ART. 1 -
Premessa
Il presente Capitolato ha lo scopo di definire i requisiti tecnici della erogazione del Servizio di
Custodia e Gestione dell’Archivio Cartaceo comprensivo del Servizio di Archiviazione
centralizzato in Data Center presso l’Impresa, per la Conservazione Sostitutiva a norma di
Legge di documenti prodotti nell’ambito dell’Azienda Sanitaria Locale “Roma H” (di seguito
“Azienda”).
Il servizio è concepito in un ottica di outsourcing “chiavi in mano” e, per quanto riguarda il
Servizio di Conservazione Sostitutiva ed Archiviazione Legale, comprende anche la fornitura
di ogni infrastruttura esterna al Data Center dell’Impresa, l’esecuzione del back-up periodico
dei dati nonché il monitoraggio, la gestione e la manutenzione di tutti i sistemi hardware e
software. L’Impresa si farà carico del processo di archiviazione, ricevendo i documenti e
archiviandoli in modo idoneo all’interno del proprio Data Center.
Il sistema dovrà essere pienamente conforme alla normativa vigente ed agli eventuali
successivi aggiornamenti.
Il presente documento rinvia al Disciplinare di gara di cui il presente costituisce l’allegato. Le
Ditte, nel presentare il proprio progetto, dovranno far riferimento alla normativa vigente e a
quant'altro ritengano necessario, specificando in offerta tecnica, pena l'esclusione dalla gara,
le caratteristiche del proprio sistema che vanno a realizzare la rispondenza alle norme del
sistema stesso.
ART. 2 -
Definizione del Servizio
L’Azienda si propone, con la seguente procedura, di acquisire in regime di outsourcing i
servizi di seguito indicati:
•
Presa in carico dell’Archivio Documentale Cartaceo conservato presso la sede
dell’attuale fornitore del servizio in Fiano Romano (RM);
•
Schedatura informatica dell’Archivio Documentale Cartaceo;
•
Conservazione e Gestione dell’Archivio Documentale Cartaceo;
•
Servizio di Ritiro, Indicizzazione e Archiviazione della Documentazione Cartacea
prodotta durante il periodo di esecuzione del servizio;
•
Servizio di Ritiro, Normalizzazione, Scansione, Indicizzazione e Archiviazione delle
Cartelle Cliniche relative ai Ricoveri prodotte durante il periodo di esecuzione del
servizio;
•
Servizio di Archiviazione centralizzato in Data Center comprensiva del processo di
Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge dei Documenti Informatici prodotti e
relativa custodia;
•
Realizzazione e messa a disposizione dei metodi e/o delle interfacce per l’integrazione
dei sistemi informatici dell’azienda con il Servizio di Archiviazione;
Il servizio di Conservazione Sostitutivo a Norma di Legge è concepito in un’ottica di
outsourcing “chiavi in mano” e comprende anche la fornitura di ogni infrastruttura esterna al
Data Center dell’Impresa, l’esecuzione del back-up periodico dei dati nonché il monitoraggio,
la gestione e la manutenzione di tutti i sistemi hardware e software.
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L’Azienda, attraverso il servizio richiesto, intende affidare all’Impresa tutte le problematiche
tecniche e procedurali inerenti alla Conservazione Sostitutiva a norma di Legge dei documenti
informatici, fatte salve quelle espressamente riservate all’Azienda nel presente Capitolato
Speciale. L’Impresa si farà carico del processo di archiviazione, ricevendo i documenti e
archiviandoli in modo idoneo all’interno del proprio Data Center.
Il Responsabile della Conservazione verrà nominato internamente all’Azienda.
L’Impresa dovrà individuare all’interno della propria organizzazione il Responsabile della
Conservazione delegato in outsourcing secondo quanto previsto ai commi 2 e 3 dell’art. 5
della Delibera CNIPA numero 11. Tale nomina dovrà essere approvata dal Responsabile di
cui al comma precedente.
La documentazione archiviata potrà essere reperita e visualizzata dall’Azienda con la
massima garanzia del rispetto della privacy e dell’integrità dei dati grazie a soluzioni
tecnologiche avanzate ed affidabili implementate attraverso rigorosi protocolli di sicurezza.
Il servizio dovrà avere i requisiti tecnici, funzionali ed operativi descritti nel presente
Capitolato Speciale.
Il sistema di archiviazione dovrà interfacciarsi con tutti i sistemi informatici che producono i
documenti digitali da sottoporre ad archiviazione sostitutiva attraverso metodi e/o interfacce
che dovranno essere concordati con l’Azienda e realizzati dall’ Impresa.
Dovranno essere rispettati le modalità, i tempi e i livelli di servizio descritti nel prosieguo del
presente documento, nel loro complesso, che contengono, quindi, tutti gli elementi minimi
che devono essere in ogni caso garantiti nonché accettati incondizionatamente nell’offerta
presentata.
ART. 3 -
Contesto, Modalità di Esecuzione e Volumi di Attività
Di seguito verranno esposti i contesti del servizio del presente appalto, le modalità di
esecuzione e le stime dei volumi di attività per le tipologie di documenti clinici ed
amministrativi che dovranno essere conservati con il servizio in oggetto.
Ognuna delle tipologie dei documenti prodotti avrà una propria politica di scarto definita dalle
normative vigenti, dai regolamenti adottati dall’Azienda e da quelli che saranno adottati
durante il periodo dell’esecuzione del servizio.
Le tipologie dei documenti prodotti sono quelle indicate successivamente ma potranno essere
integrate durante tutta la durata del servizio e saranno concordate, di volta in volta, con
l’Amministrazione.
3.1. Presa in carico dell’Archivio Documentale Cartaceo
3.1.1. Ritiro e Trasporto della Documentazione Pregressa
L’Impresa aggiudicataria dovrà prendere in carico e trasferire la documentazione dalla sede
dell’attuale fornitore, ubicata a Fiano Romano (RM), ai propri depositi. Onde evitare disparità
di trattamento rispetto all’attuale Impresa erogatrice del servizio, per tale prima fase di
trasporto e allocazione della documentazione già esistente è fissato un corrispettivo forfettario
una tantum che verrà corrisposto all’aggiudicatario (ovviamente se diverso dall’attuale) pari a
€. 50.000,00 (cinquantamila/00 euro).
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L’Impresa uscente, al momento del passaggio delle consegne, è obbligata a illustrare al nuovo
aggiudicatario le modalità archivistiche utilizzate, onde garantire la continuità nella gestione
del servizio.
L’occupazione di tale documentazione è stimata complessivamente in circa 250.000 unità
archivistiche per almeno 33.000 metri lineari, così ripartito:
•
Cartelle cliniche: circa 55.000 unità archivistiche, identificate con il faldone
contenente un insieme di cartelle cliniche relative ad un determinato intervallo
numerico.
•
Radiografie: circa 45.000 unità archivistiche, identificate con il faldone/scatola
contenente un insieme di lastre relative ad un determinato intervallo cronologico.
•
Referti: circa 5.000 unità archivistiche, identificate con la scatola contenente un
insieme di referti relativi ad un determinato intervallo cronologico.
•
Ricette farmaceutiche: circa 15.000 unità archivistiche, identificate con la scatola
contenente un insieme di ricette relative ad un determinato intervallo cronologico ed ad
una determinata farmacia.
•
Documentazione sanitaria ed amministrativa: circa 130.000 unità archivistiche,
identificate con i singoli faldoni, fascicoli, volumi e scatole contenenti documentazione
appartenente a tipologie documentali differenti da quelle indicate ai punti precedenti
(es. Fatture, Mandati, Registri protocollo, etc.).
La documentazione, non inscatolata, sarà posizionata su pedane standard nel rispetto
dell’omogeneità delle serie archivistiche e dell’attuale modalità di archiviazione.
In fase di trasferimento, per ciascun lotto di contenitori ritirato dovranno essere redatti
appositi elenchi descrittivi del materiale d’archivio prelevato, con un livello di dettaglio che
sia utile a garantire il reperimento della documentazione eventualmente richiesta in
consultazione dall’Azienda durante la fase di trasferimento.
Gli elenchi dovranno essere consegnati, in copia cartacea, al Referente dell’Azienda e,
successivamente all’approvazione da parte di quest’ultimo, costituiranno parte integrante del
Documento di Trasporto del materiale oggetto di trasferimento.
Il trasporto dei contenitori dovrà essere realizzato nel rispetto delle norme di sicurezza dirette
a garantire l’integrità del materiale.
Si intendono comprese nelle attività di ritiro tutte le opere (es. predisposizione elenchi,
facchinaggio, carico e scarico del materiale, etc.), i materiali ed i mezzi necessari per
effettuare il trasferimento del materiale (es. automezzi, mezzi di sollevamento, pedane,
cellophane, etc.).
L’Impresa aggiudicataria dovrà prevedere l’utilizzo di adeguati contenitori del tipo a tripla
onda per il corretto trasporto e per la successiva conservazione della documentazione. La
documentazione dovrà essere inserita nei contenitori rispettando l’ordine già esistente, ovvero
per serie archivistica e applicando un criterio di ordinamento alfabetico, cronologico o
numerico.
Il ritiro del materiale, tramite esecuzione delle operazioni sopra indicate, dovrà essere portata
a termine entro 90 giorni lavorativi dalla data di affidamento del servizio.
In questa fase potranno essere messe in atto tutte le procedure necessarie alla distruzione di
quella obsoleta secondo quanto previsto nella Deliberazione n.ro 740 del 26 aprile 2002, a tale
proposito sarà a cura della ditta aggiudicatrice la redazione della documentazione necessaria
compreso l’Elenco dei Documenti che si propongo per lo scarto.
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3.1.2. Posizionamento della Documentazione
Tutte le attività di ricezione, riordino e messa a dimora della documentazione nelle aree di
archivio dedicate dovranno essere svolte presso i locali di deposito dell’Impresa
aggiudicataria.
In questa fase saranno costituiti:
•
l’archivio corrente inteso come il complesso dei documenti relativi alla trattazione di
affari in corso; l'archivio corrente dovrà essere organizzato su base annuale: ad ogni
inizio d'anno i fascicoli delle pratiche non chiuse entro il dicembre precedente vengono
"trascinati" nell'archivio del nuovo anno. Sono correnti anche i fascicoli così detti
permanenti (come quelli del personale) finché non venga a cessare il motivo di tenerli a
disposizione immediata (es. pensionamento dell'impiegato);
•
l’archivio di deposito inteso come i fascicoli di cui è terminata la trattazione e che
richiedono un accesso poco frequente. Parimenti competono all'archivio di deposito le
parti meno recenti delle serie di documenti omogenei (es. le circolari, le
determinazioni, le deliberazioni). Nella fase dell’archivio di deposito si effettua la
selezione per lo scarto di talune unità archivistiche. L'archivio di deposito dovrà essere
collocato in spazi diversi da quello corrente, per non ostacolare la gestione di
quest'ultimo;
•
l'archivio storico costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta
anni (art. 30 c.4 D.Lgs 42/2004).
3.1.3. Schedatura Informatizzata
Per quanto attiene alla documentazione custodita in archivio di deposito, non è possibile
fornire alcun dato informatico ma soltanto un elenco di consistenza cartaceo.
Si dovrà pertanto provvedere a:
•
realizzare le maschere informatiche di gestione, specifiche per ciascuna serie
archivistica;
•
registrare informaticamente le chiavi di ricerca delle singole unità archivistiche;
•
porre in opera opportune procedure di verifica dei dati rilevati;
•
identificare in modo univoco ciascuna unità archivistica.
Ciascuna unità archivistica dovrà essere identificata da chiavi di ricerca differenti e specifiche
per ciascuna serie, per un massimo di 80 caratteri alfanumerici.
Si precisa che la “Documentazione sanitaria ed amministrativa” necessita di un intervento di
catalogazione, non essendo immediatamente riconducibile ad una determinata tipologia
documentale e non riportando all’esterno le chiavi di ricerca utili ad identificarne il contenuto.
Queste ultime dovranno essere, pertanto, reperite tramite ricerca approfondita sui documenti
in essa contenuti.
Dovrà essere garantita, fino al termine delle attività di trasferimento e presa in carico, la
consultabilità della documentazione trasferita. A tal fine l’Impresa aggiudicataria dovrà
prevedere una procedura che, tenendo conto della particolare natura della documentazione
oggetto del servizio, assicuri la consegna dei documenti richiesti nei tempi indicati al
paragrafo “Consegna e ritiro delle unità archivistiche richieste in consultazione in originale”.
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Al termine dell’attività di presa in carico dovrà essere rilasciata al Referente dell’Azienda la
copia dell’inventario del patrimonio documentale su supporto informatico in formato
Microsoft Access.
Al termine delle operazioni di trasferimento e presa in carico dovrà essere, inoltre, predisposto
un apposito documento, con funzione di Verbale di chiusura lavori, che certifichi la corretta e
completa esecuzione delle stesse, siglato dal Responsabile incaricato dall’Impresa
aggiudicataria e dal Referente dell’Azienda. Ai fini dell’emissione di tale Verbale, l’Azienda
effettuerà controlli a campione presso l’archivio dell’Impresa aggiudicataria per verificare la
corrispondenza tra i dati presenti nel sistema informatico di gestione dell’archivio e la
effettiva presenza ed ubicazione fisica della documentazione in archivio.
3.2. Documentazione prodotta
Di seguito si riportano le informazioni relative ai processi amministrative e sanitari, che
producono documentazione e fanno capo al servizio relativamente alla gara in oggetto; per
ogni singolo processo viene indicato se lo stesso deve essere sottoposto a Conservazione
Cartacea, Digitalizzazione e/o Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge.
Il servizio deve essere configurato e dimensionato in base ai dati appresso riportati, ma la
soluzione proposta deve necessariamente tenere conto, come sotto meglio specificato, che in
prospettiva il volume dei documenti interessati alla conservazione, nonché l’ambito di
applicazione del servizio, potrebbero ampliarsi fino ad un massimo del 10% dei volumi
indicati senza che questo comporti un aumento dei costi complessivi; analogamente il volume
potrebbe diminuire fino ad un massimo del 10% dei volumi indicati. Se il volume, per effetto
di iniziative Regionali e/o modifiche Legislative comporta una variazione complessiva
superiore al 10% dovrà essere rinegoziato il valore annuale del servizio.
I processi documentali da sottoporre a conservazione sostitutiva sono i seguenti (il dato
relativo alla numerosità dei documenti è puramente indicativo e non potrà in nessun caso
essere invocato dall'Impresa in relazione all’esecuzione della fornitura):
a.
Documentazione Amministrativa
•
Funzionamento e organizzazione dell’Azienda: Delibere, Determinazioni Dirigenziali,
Regolamenti interni ed atti generici. Si tratta di circa 10.000 fascicoli annui prodotti già
in formato digitale che devono essere sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma
di Legge;
•
Commissioni Invalidi Civili: atti. Si tratta di circa 32.000 fascicoli annui che devono
essere conservati in Archivio;
•
Fascicoli del Personale: si tratta di circa 100 fascicoli annui che devono essere
conservati in Archivio;
•
Concorsi per personale (normativa; atti istruttori; nomina vincitori,…). Si tratta
mediamente di circa 500 fascicoli annui che devono essere conservati in Archivio;
•
Consiglio dei Sanitari : elezioni, verbali. Si tratta di circa 100 fascicoli annui che
devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge;
•
Edilizia (autorizzazione, concessione edilizia per insediamenti produttivi : richiesta
interessato, elaborati e progetti edilizi, acquisizione pareri interni, parere finale;
pratiche per parere igienico-sanitario per rilascio; …). Si tratta di circa 5.000 fascicoli
annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma
di Legge;
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b.
•
Gare (appalto;…). Si tratta di circa 200 fascicoli annui che devono essere conservati in
Archivio
•
Legale e giuridico (vertenze giudiziarie ed extragiudiziarie, surroghe rivalsa, sentenze
ed atti di transazione). Si tratta di circa 500 fascicoli annui che devono essere
digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge;
•
Scarto di documenti (richiesta, elenchi, nulla osta,….). Si tratta di un massimo di 50
fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva
a Norma di Legge;
•
Apparecchiature ed attrezzature: verbali dei collaudi. Si tratta di circa 500 fascicoli
annui devono essere digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di
Legge.
Documentazione Sanitaria
•
Cartelle cliniche: circa 35.000 fascicoli annui, identificati con la singola cartella clinica
sia di Ricovero Ordinario che di Ricovero in Day Hospital che devono essere
digitailzzati e conservati in Archivio
•
Cartelle utenti SERT
•
Pronto Soccorso: circa 100.000 fascicoli annui, identificati con la singola cartella
clinica di Pronto Soccorso che devono essere conservati in Archivio
•
Referti autoptici: circa 5.000 fascicoli annui che devono essere digitalizzati e sottoposti
a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge
•
Vaccinazioni, registri: si tratta di circa 100 fascicoli annui che devono essere
digitalizzati e sottoposti a Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge
3.3. Conservazione e Gestione della Documentazione
L’Impresa aggiudicataria dovrà provvedere a realizzare tutte le attività necessarie a garantire
la conservazione della documentazione di proprietà dell’Azienda (archivio di deposito e
archivio corrente) in condizione di sicurezza e la sua corretta gestione, in modo tale da
assicurare la completa conoscenza del patrimonio documentale, nonché il tempestivo
reperimento delle unità archivistiche in caso di richieste di consultazione.
Per archivio corrente si intendono i nuclei costituiti dalla documentazione che verrà generata
nel corso dello svolgimento del contratto. Si stima un incremento pari a circa 3.000 metri
lineari per tutta la durata del contratto (24 mesi).
In considerazione della particolare natura dei dati gestiti, l’Impresa dovrà garantire l’integrità
e la riservatezza dei dati registrati tramite “apposita procedura di sicurezza” opportunamente
documentata, in conformità con le disposizioni della normativa in materia (D. lgs. 196/2003 e
s.m.i.).
Le attività richieste sono le seguenti.
3.3.1. Prelievo periodico dei Documenti Cartacei di nuova emissione
L’Impresa aggiudicataria dovrà provvedere al ritiro della documentazione prodotta nel corso
del contratto.
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La documentazione dovrà essere inserita in contenitori, forniti dalla ditta appaltatrice, di
formato standard, tali da garantire l’integrità del materiale cartaceo e predisposti nel rispetto
delle norme poste a tutela della sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/08).
Ciascun contenitore ritirato presso la sede di origine dovrà riportare le coordinate utili ad
identificare la documentazione in esso inserita, ovvero almeno le seguenti indicazioni: serie
archivistica, numero progressivo del contenitore, sede di prelievo e estremi numerici,
cronologici o alfabetici delle unità archivistiche.
Per ciascuna scatola ritirata, dovranno essere predisposti appositi elenchi di consistenza. Tali
elenchi dovranno riportare le informazioni indicate al capoverso precedente (serie
archivistica, numero progressivo del contenitore, sede di prelievo e estremi numerici e/o
cronologici e/o alfabetici delle unità archivistiche). Gli elenchi saranno siglati dal personale
incaricato dall’Impresa e dal Referente incaricato dall’Azienda.
Il ritiro ed il trasporto della documentazione di nuova produzione saranno a carico della ditta
appaltatrice, concordando con i funzionari dell’Azienda, la cadenza dei ritiri, la quantità ed i
relativi tempi di riconsegna dei documenti in formato elettronico.
Si precisa che il prelievo dovrà essere effettuato – fatte salve eventuali urgenze - una volta al
mese presso tutte le sedi operative dell’Azienda che producono documentazione cartacea e
che ne facciano effettivamente richiesta. L’impresa ditta aggiudicataria dovrà mettere in atto
tutte le procedure necessarie per tracciare il ritiro della documentazione rilasciando al
Dirigente, che ha fatto richiesta di ritiro, ricevuta di quanto ritirato.
3.3.2. Catalogazione della Documentazione
Parimenti all’Archivio di Deposito, anche l’Archivio Corrente, relativo alla “Documentazione
sanitaria ed amministrativa”, necessita di un intervento di analisi e catalogatura, non essendo
immediatamente riconducibile ad una determinata tipologia documentale e non riportando
all’esterno le chiavi di ricerca utili ad identificarne il contenuto. Queste ultime dovranno
essere, pertanto, reperite tramite analisi approfondita sui documenti in essa contenuti.
3.3.3. Schedatura Informatizzata e Posizionamento su Scaffalatura
Dovranno essere svolte, presso i locali di deposito dell’Impresa aggiudicataria, le attività di
ricevimento, riordino della documentazione, schedatura informatizzata ed allocazione della
stessa nelle aree di archivio dedicate.
Si dovrà, pertanto, provvedere a:
a. realizzare le maschere informatiche di gestione, specifiche per ciascuna serie
archivistica;
b. registrare informaticamente le chiavi di ricerca delle singole unità archivistiche;
c. porre in opera opportune procedure di verifica dei dati rilevati;
d. identificare in modo univoco ciascuna unità archivistica;
e. allocare la documentazione negli impianti dell’Impresa aggiudicataria.
Ciascuna unità archivistica è identificata da chiavi di ricerca differenti e specifiche per
ciascuna serie, per un massimo di 80 caratteri alfanumerici.
Durante la presa in carico dovrà essere garantita, in qualunque momento, la consultabilità
della documentazione trasferita che, tenendo conto della sua particolare natura, dovrà essere
consegnata nei tempi indicati al paragrafo “Consegna e ritiro delle unità archivistiche richieste
in consultazione in originale”.
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Copia del database, in formato digitale (Microsoft Access), dovrà essere rilasciata al
Referente dell’Azienda con periodicità da concordare e, comunque, su semplice richiesta
dell’Azienda in qualsiasi momento dello svolgimento del contratto.
3.3.4. Conservazione e Custodia dei Documenti
La documentazione che verrà custodita negli impianti dovrà essere allocata su scaffalatura. La
mappatura e l’ubicazione di ogni singola unità archivistica dovrà essere gestita
informaticamente.
3.3.5. Gestione delle Richieste di Consultazione
Dovranno essere previste le seguenti attività:
a. registrazione, tramite apposita procedura informatica, degli estremi dell’unità
archivistica ricercata e dell’utente che ha inoltrato la richiesta, con indicazione della
modalità di evasione della stessa;
b. individuazione della posizione fisica del documento e prelievo dello stesso;
c. predisposizione dei documenti per l’invio, tramite consegna degli originali, via fax/email oppure direttamente su un portale che l’impresa aggiudicataria metterà a
disposizione su canale protetto vista la natura delle informazioni che potranno essere
visualizzate.
Si precisa che per tutte le serie archivistiche, si dovrà procedere alla estrazione del singolo
documento contenuto all’interno della unità archivistica registrata informaticamente. Pertanto
saranno oggetto di estrazione le singole cartelle cliniche, la singola deliberazione, la singola
Cartella di PS etc, sia per la documentazione di nuova produzione sia per la documentazione
pregressa.
In caso di consegna degli originali, i documenti dovranno essere distinti per ciascuno degli
utenti richiedenti e predisposti per la successiva attività di consegna dell’originale cartaceo,
tramite adeguato confezionamento.
Le richieste di consultazione potranno essere effettuate solo dal personale autorizzato
dall’Azienda tramite la predisposizione di apposita lista custodita presso l’impianto di
conservazione.
Le unità archivistiche precedentemente estratte per la consultazione da parte dell’Azienda
dovranno essere reinserite nelle strutture dell’archivio dell’Impresa, a seguito
dell’esaurimento delle esigenze di consultazione.
Anche il rientro dei documenti dovrà essere gestito tramite utilizzo di apposite procedure
informatiche.
L’Impresa aggiudicataria dovrà predisporre, presso i propri locali di deposito, un’apposita
sala di consultazione debitamente attrezzata, e consentirne l’accesso al personale autorizzato
dall’Azienda.
L’Impresa aggiudicataria dovrà garantire, inoltre, la presenza in archivio di personale addetto
alla gestione della documentazione negli orari di attività degli uffici dell’Azienda.
Tutte le procedure di ricerca dovranno essere effettuate dall’Impresa aggiudicataria nel
rispetto delle norme in materia di tutela della riservatezza delle informazioni contenute nei
documenti (Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 e s.m.i.).
3.3.6. Consegna e Ritiro delle Unità Archivistiche richieste in Consultazione in
Originale
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La documentazione dovrà essere trasportata presso le sedi dell’Azienda di volta in volta
indicate.
Le modalità di evasione delle richieste sono le seguenti:
a. modalità programmata ordinaria: la consegna dovrà essere effettuata entro tre giorni
lavorativi dalla ricezione della richiesta;
b. modalità urgente: la consegna va effettuata per singola sede entro 5 ore dalla ricezione
della richiesta.
3.3.7. Ritiro delle Unità Archivistiche Consultate
L’Impresa aggiudicataria dovrà provvedere al ritiro, su richiesta dell’Azienda, delle unità
archivistiche che devono essere restituite all’archivio dopo la consultazione dell’originale
cartaceo.
3.3.8. Trasmissione Telematica dei Documenti
L’Azienda potrà richiedere l’evasione delle richieste di consultazione tramite invio telematico
(e-mail/portale e/o altra modalità di trasmissione..), entro 4 ore dalla ricezione della richiesta.
3.4. Dematerializzazione della Documentazione Cartacea
L’Azienda ha iniziato un processo di dematerializzazione della documentazione prodotta che
porterà avanti nei prossimi anni introducendo tutti gli strumenti che il Codice
dell’Amministrazione Digitale ha previsto: sistemi di posta certificata, utilizzo della firma
digitale, trasmissione informatica dei documenti.
Esistono, comunque, in Azienda processi che continuano a produrre documentazione cartacea
che, nel rispetto dell’attuale normativa, dovrà essere digitalizzata mediante un processo di
trasformazione del documento da analogico in informatico, onde eliminare problematiche di
gestione e di conservazione dei supporti cartacei.
3.4.1. Normalizzazione dei documenti oggetto di digitalizzazione
Preparazione della pratica cartacea alla scansione comprese despillatura, eliminazione delle
rilegature, eliminazione colla o quant’altro impedisca la scannerizzazione del documento,
conteggio del numero di pagine, codifica della pratica, eventualmente, con codice a barre.
3.4.2. Scansione dei documenti
L’attività di scansione della documentazione cartacea prodotta identificata precedentemente
dovrà essere effettuata su diverse tipologie di formato (A5, A4, A3) e differenti tipi di
grammatura e contenuto (buste, fogli, fogli con contenuto su ambedue le facciate, etc.).
E’ esclusa dalla scansione tutta la documentazione cartacea di formato maggiore all’A3, per la
quale deve essere prevista la sostituzione nell’archiviazione elettronica con un foglio di
annotazione di esistenza nel quale dovrà essere indicato il nome del documento cui è
collegato. Gli originali dei documenti di formato superiore ad A3 saranno trattenuti presso
l’Azienda.
Il formato di archiviazione elettronica dovrà essere il PDF.
3.4.3. Conservazione sostitutiva
Il fornitore deve descrivere in maniera dettagliata il processo di Conservazione sostitutiva a
norma di legge mediante la memorizzazione su supporti ottici e l’apposizione della
sottoscrizione elettronica e della marca temporale. Nello specifico le attività minime ed
indispensabili dovranno essere:
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a. Conservazione in formato elettronico (presso il data center del fornitore, su CD, DVD
o altri supporti idonei) di tutti i documenti cartacei e non prodotti nell’ambito del
periodo di validità della gara;
b. Individuazione di uno o più assistenti al “Responsabile della Conservazione” (di
nomina aziendale), che dovranno garantire gli standard di sicurezza, l’adeguamento
delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante
allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa;
c. Gestione dei Certificati di Firma Digitale;
d. Attivazione del servizio di rilascio delle marche temporali;
e. Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti
inseriti in conservazione;
f. Restituzione al cliente di un archivio contenente gli identificativi dei documenti;
g. Possibilità, da parte dell’Azienda, di effettuare ricerche dei documenti in tempo reale,
anche a seguito di controlli da parte di terzi, come ad esempio della Guardia di Finanza,
direttamente sugli archivi conservati presso il data center del fornitore; l’Azienda
valuterà in maniera positiva soluzioni che garantiscono questa attività anche senza il
collegamento con il data center del fornitore;
h. Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti conservati;
i. Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati, provvedendo ad
adottare gli standard stabiliti dalla legge;
j. Garanzia, nel tempo, dell’integrità dei documenti contenuti nei supporti di
memorizzazione anche attraverso il loro riversamento su supporti di nuova
generazione;
k. Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie
documentali, quando la normativa lo prevede.
3.4.4. Distruzione del Cartaceo
Si fa riferimento alle unità archivistiche che, secondo i termini previsti dal Massimario di
scarto adottato dall’Azienda, possono essere destinate allo smaltimento.
Si richiede, in particolare, che vengano effettuate le seguenti operatività:
a.
individuazione puntuale delle unità archivistiche per le quali siano decorsi i termini di
conservazione obbligatoria, per la formulazione di una proposta di macero da
presentare all’Azienda con cadenza annuale
b.
estrazione, dall’archivio, della documentazione per la quale l’Azienda ha autorizzato
lo smaltimento
c.
redazione della documentazione di supporto alle operazioni di smaltimento, secondo
quanto prescritto dalla legge
d.
comunicazione all’Azienda della conclusione dell’attività e rilascio della
documentazione attestante l’avvenuto macero.
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3.5. Requisiti del Sistema di Conservazione
A pena l'esclusione dalla gara, le Ditte dovranno specificare dettagliatamente, in un
documento apposito, il sistema di deleghe, obblighi ed incarichi del servizio offerto, avendo
cura di evidenziare ciò che resta in capo all’Azienda e ciò che invece è esclusiva
responsabilità ed onere della Ditta offerente.
In tale documento le Ditte dovranno anche riportare l'organizzazione che l’Azienda dovrà
darsi al proprio interno per ottemperare alle vigenti disposizioni di legge in funzione del
servizio offerto.
La Ditta aggiudicataria dovrà provvedere a tutti gli adeguamenti normativi e a tutte le
variazioni necessarie al mantenimento a norma del servizio e alla conformità alle regole
tecniche di riferimento internazionali, nazionali e regionali senza oneri aggiuntivi a carico
dell’Azienda per tutta la durata del presente appalto.
Qualora durante il periodo di durata del presente appalto, siano richieste o si rendano
disponibili, a titolo obbligatorio e non, da parte di DigitPA o di enti terzi accreditati,
certificazioni della rispondenza alle norme, linee guida o regole tecniche del sistema di
conservazione sostitutiva fornito, la Ditta aggiudicataria dovrà, senza oneri aggiuntivi,
provvedere alla certificazione del sistema fornito.
Per quanto riguarda l’eventuale conservazione sostitutiva di documentazione clinica, il
sistema dovrà rispettare il profilo XDS.b di IHE per la realizzazione di un repository al fine di
rendere interoperabile il sistema di conservazione. Il sistema proposto si dovrà configurare
quindi a tutti gli effetti come Repository aziendale (composto da Document Registry e
Document Repository).
Per tali integrazioni dovranno essere utilizzati standard internazionali di riferimento, laddove
l'applicativo in questione dia la possibilità di farlo. In particolare dovranno essere utilizzati
messaggi HL7 ver. 2.x o ver. 3.x, lo standard DICOM 3.0 e framework di integrazione IHE.
Le Ditte offerenti dovranno fornire un servizio di Esibizione della documentazione su
supporto digitale e/o analogico che soddisfi i requisiti dell'articolo 6 Deliberazione CNIPA N.
11/2004 "Obbligo di esibizione".
Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento e disponibile, a
richiesta, su supporto cartaceo. Il documento conservato può essere esibito anche per via
telematica.
La Ditta aggiudicataria, per tutta la durata del contratto, dovrà garantire, senza oneri
aggiuntivi, l'aggiornamento alle norme e/o regolamenti che andranno a modificare la valenza
del documento da esibire.
Le Ditte devono presentare e descrivere dettagliatamente, pena l'esclusione dalla gara, le
modalità di esibizione che intendono adottare per le tipologie di documenti che sono oggetto
di Conservazione sostitutiva a norma di legge.
ART. 4 -
Variazione dei volumi ipotizzati
Il canone del servizio rimarrà invariato fino ad incremento del volume complessivo dei nuovi
documenti conservati determinato su base annuale con decorrenza dalla data di attivazione del
servizio, del 10% rispetto al volume complessivo preventivato.
La variazione del volume dei documenti conservati superiore al 10%, comporterà
l’adeguamento del canone mensile corrisposto. A tale proposito l’impresa aggiudicataria
dovrà predisporre un report semestrale con indicazione dei metri lineari di archivio conservati
e dei metri lineari che potrebbero essere sottoposti a scarto.
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Le tipologie documentali riportate potranno essere integrate con altri tipi di documenti che
verranno ricondotti, in accordo tra la Ditta fornitrice e l’Azienda, ad una delle categorie
oggetto del servizio.
ART. 5 -
Caratteristiche dei Locali
Le attività di espletamento del servizio di custodia della documentazione dovranno essere
svolte in un unico locale di deposito che sarà messo a disposizione all’atto della firma del
contratto. L’Impresa aggiudicataria, all’atto della presentazione dell’offerta dovrà consegnare
adeguata documentazione attestante la proprietà o il possesso del locale archivio per tutta la
durata contrattuale.
Il locale di deposito dovrà essere attrezzato secondo le normative vigenti e dotato di idoneo
certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili
del Fuoco.
L’Impresa dovrà fornire l’evidenza (attraverso una analisi dei rischi) che i Servizi del sistema
saranno erogati in sicurezza attraverso misure di protezione da accessi non autorizzati
(accidentali e/o intenzionali). Allo scopo è necessario che la proposta tecnica dia evidenza
della conformità alla normativa vigente in materia di sicurezza e riservatezza nel trattamento
dei dati personali (D.Lgs. n. 196/2003), con particolare riferimento al trattamento di dati
sensibili idonei a rilevare lo stato di salute delle persone (vedi art. 22,comma 6 del suddetto
D.Lgs).
ART. 6 -
Requisiti tecnologici
I sistemi di archiviazione del Data Center dovranno essere completamente ridondati,
progettati sulla base delle più moderne tecnologie, con massime caratteristiche di affidabilità e
di rispetto delle specifiche norme sulla conservazione sostitutiva.
Il Data Center dovrà essere dotato dei più avanzati sistemi di sicurezza sia logica che fisica.
La piena, efficiente ed esaustiva integrazione fra i sistemi interessati costituisce fattore
essenziale e strategico per l’evoluzione del sistema informativo aziendale ed è quindi
elemento determinante per la valutazione dell’efficienza operativa del servizio implementato.
L’Impresa dovrà inoltre realizzare in prospettiva, in base ad appositi e distinti ordini,
un’interfaccia di integrazione che potrà essere utilizzata dai sistemi software utilizzati che
producono (o potrebbero produrre in seguito) documenti informatici in futuro soggetti a
conservazione sostitutiva a norma di legge.
L’Azienda dovrà essere totalmente sollevata dalla gestione tecnologica necessaria per
garantire la piena efficienza del servizio, continuità di erogazione e conformità alle normative;
saranno a carico dell’Azienda solo le attività di configurazione della rete locale e degli
strumenti di comunicazione esterna che si renderanno necessarie per il funzionamento del
sistema di conservazione.
Il sistema dovrà gestire le attività di formazione dei volumi di conservazione secondo criteri
totalmente configurabili che ne determinino, ad esempio, i rispettivi contenuti, le dimensioni e
i tempi massimi di permanenza dei documenti.
Dovrà inoltre gestire le attività di firma dei volumi e di apposizione delle marche temporali.
L’offerta dovrà riportare i requisiti tecnici minimi delle postazioni di lavoro dell’Azienda
utilizzate dagli operatori per la gestione dei documenti nell’ambito del processo in parola.
Il Data Center sarà posto in collegamento a cura dell’ Impresa con una connessione dedicata
opportunamente dimensionata in base a quanto specificato nel presente capitolato. L’adeguato
dimensionamento del collegamento, sulla base di quanto esposto nel presente Capitolato, è
responsabilità dell’ Impresa. Il collegamento di rete con il Data Center dovrà essere garantito
e mantenuto a totale cura e spese dell’ Impresa.
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Presso l’Azienda sarà predisposto e configurato dall’ Impresa un router di adeguato livello
tecnologico.
Nella fornitura è compresa la definizione delle interfacce utente secondo le specifiche
concordate con l’Azienda in sede di attivazione del servizio. La fornitura comprende altresì
successivi adattamenti e perfezionamenti delle configurazioni e delle interfacce purché non
esorbitanti rispetto ad una ragionevole attività evolutiva del sistema.
Per le postazioni di lavoro degli operatori aziendali, costituirà requisito preferenziale
l’adozione di una interfaccia WEB-based. Dovrà essere possibile profilare l’ambito operativo
del singolo operatore.
Il sistema dovrà essere strutturato per servire fino a 25 utenti concorrenti, con tempi di
risposta rapidi e un significativo margine di capacità, tale da sostenere in prospettiva, senza
decadimenti di prestazioni, un fisiologico incremento delle utenze e un allargamento
dell’ambito applicativo.
La garanzia di sicurezza dei dati è, per la natura del servizio, un requisito assolutamente
fondamentale della fornitura.
Devono essere garantiti massimi standard di sicurezza dei dati e degli accessi per una piena
tutela dell’ integrità e della riservatezza, secondo le norme vigenti e i migliori standard
internazionali.
Il sistema sarà dotato di procedure e soluzioni tecniche che assicurino, di fronte all’eventualità
di eventi negativi, la massima garanzia possibile di continuità di servizio e di integrità dei
dati.
L’accesso degli amministratori di sistema ai sistemi predisposti dall’ Impresa presso
l’Azienda e la relativa attività dovranno essere registrati e monitorati in conformità alle
prescrizioni vigenti in materia di Privacy. Le modalità di accesso degli amministratori di
sistema dovranno essere conformi alle policy di sicurezza informatica dell’Azienda e le
credenziali saranno gestite dal referente aziendale dell’impianto o da un suo incaricato.
L’Impresa predisporrà, in collaborazione con l’Azienda, formali procedure di disaster
recovery e collaborerà, per quanto di competenza, alla redazione delle schede di impianto
aziendali.
ART. 7 -
Formazione ed Addestramento
L’Impresa concorrente dovrà fornire e dettagliatamente descrivere un adeguato piano di
formazione e addestramento per tutto il personale interno all’Azienda coinvolto che avrà un
ruolo per ottemperare alla vigenti disposizioni di legge in funzione del servizio offerto.
Dovranno essere riportate le figure interessate e la specifica formazione prevista.
Durante il periodo di vigenza del presente appalto la Ditta aggiudicataria dovrà garantire
adeguato aggiornamento formativo, anche in relazione ad eventuali evoluzioni della
normativa vigente, alle figure interne dell’Azienda.
ART. 8 -
Avviamento e Collaudo
Le Ditte concorrenti dovranno presentare, pena l'esclusione dalla gara, un piano di
avviamento del servizio comprensivo di Gantt delle attività.
Per quanto riguarda il collaudo, le Ditte concorrenti dovranno produrre, nell'offerta tecnica,
uno schema procedurale completo del test del servizio per gli aspetti funzionali e per le
prestazioni in relazione a quanto offerto.
Tale schema, che dovrà comprendere almeno le specifiche del servizio richiesto con il
presente appalto, dovrà essere comunque preventivamente approvato dalla Stazione
appaltante. Le Ditte concorrenti si impegnano ad accettare le modifiche allo schema di test
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eventualmente richieste. La Ditta aggiudicataria si impegna ad adeguare tempestivamente il
servizio per gli aspetti che non superino il collaudo.
In caso di mancato superamento del collaudo, la Stazione appaltante si riserva la facoltà di
addebitare al fornitore i costi che dovranno essere sostenuti per effettuare nuovamente il test.
ART. 9 -
Durata dell’Appalto
Il servizio dovrà essere fornito per 2 (due) anni dalla data di decorrenza del contratto. Alla
scadenza l’Azienda si riserva la facoltà di disporre una proroga finalizzata all’espletamento
della gara per l’individuazione del nuovo contraente.
ART. 10 - Costo del Servizio
Il costo riportato in offerta economica è da considerarsi onnicomprensivo di qualsiasi onere.
A titolo esemplificativo dovrà quindi tenere conto di eventuali costi di start-up del sistema,
adeguamenti di legge che potranno intervenire durante il periodo di vigenza del contratto,
audit ed esibizioni richieste dei documenti e quant'altro inerente il servizio oggetto
dell'appalto.
Il costo riportato in offerta economica implica l'applicazione del servizio per l'intero ciclo di
vita del documento previsto dalle leggi vigenti e dai regolamenti dell’Azienda,
compatibilmente con la durata contrattuale.
La Ditta aggiudicataria, al termine della durata contrattuale, dovrà, senza oneri aggiuntivi,
rilasciare i documenti e gli audit relativi, presenti sul proprio sistema di conservazione, alla
Ditta subentrante che prenderà in carico la custodia del dato.
Il corrispettivo massimo omnicomprensivo per l’espletamento dei servizi è fissato in
€. 600.000,00/anno (Autorizzazione Regionale Prot. n.ro 165679 del 10/09/2012) per un
totale complessivo pari a €. 1.200.000,00 (unmilioneduecentomila/00) al netto dell’IVA, di
cui € 8.000,00 per oneri per la sicurezza.
Non sono ammesse offerte in aumento.
Il suddetto importo si intende quale importo a base di gara a tutti gli effetti della presente
procedura.
ART. 11 - Livelli di Servizio e Relative Penali
In caso di non rispetto dei vincoli contrattuali o anche solo in caso di ritardo di attivazione del
servizio, la Stazione appaltante potrà applicare una penale a carico del fornitore inadempiente
di euro 1.000,00 per ogni giorno solare di ritardo, fino ad un massimo di euro 30.000,00,
fermo restando che in caso di ritardo superiore a 30 giorni l’inadempimento sarà ritenuto di
particolare gravità e tale dunque da comportare la risoluzione del contratto ex artt. 1453 e
seguenti c.c..
Le Ditte dovranno dichiarare il tempo massimo di indisponibilità del sistema durante un anno
solare, riportando anche il massimo di ore consecutive di indisponibilità che viene assicurato.
Qualora tale fermo superi le giornate dichiarate complessivamente considerate in un anno, o il
numero di ore consecutive dichiarate, la Stazione appaltante si riserva di applicare, per
ciascuna ora di fermo aggiuntivo dei sistemi, una penale pari a € 500,00.
La Stazione appaltante si riserva, altresì, la facoltà di procedere alla risoluzione del contratto,
previa verifica e verbalizzazione tra le parti, qualora l'indisponibilità del sistema in un anno
solare si protragga oltre il 150% del tempo massimo di indisponibilità dichiarato dalla Ditta in
Offerta.
I tempi dichiarati devono comprendere anche i periodi di fermo parziale del sistema
eventualmente dovuti alla manutenzione programmata.
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Tel. 069327 3815 – Fax 069327 3321
Le eventuali penalità verranno detratte dal corrispettivo dovuto al fornitore rispetto al servizio
prestato.
In caso di reiterate e gravi inadempienze contrattuali (almeno 2), previo preavviso di giorni
15, l’Azienda ha facoltà di procedere, ipso jure, alla risoluzione del contratto. I servizi di
assistenza erogati dal Fornitore dovranno essere in grado di assicurare il costante
monitoraggio dei livelli del servizio ed un efficace e trasparente reporting ai
responsabili del servizio designati da Azienda.
Il Direttore Acquisizione Beni-Servizi e Logistica
( Dr.ssa Danila Fiorillo)
Il Direttore Amministrativo
( Dr.ssa Cristina Matranga)
Il Direttore Generale f.f.
( Dr. Vittorio Amedeo Cicogna)
Letto, confermato, accettato e sottoscritto.
La Ditta
----------------------------------------------------Ai sensi e per gli effetti della norma di cui agli artt. 1341 e 1342 del c.c. sono espressamente
approvate ed accettate le clausole di cui a tutti i capitoli del presente disciplinare e dei relativi
allegati.
La Ditta
-----------------------------------------------------
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