il capitolato - Regione Veneto

IL CAPITOLATO
ANAI - REGIONE VENETO
L’affidamento dei servizi archivistici
Verona 8 e 9 maggio 2014
Gloria Maroso
DEFINIZIONE
• Atto amministrativo che contiene le condizioni
e le modalità relative all’esecuzione di un
contratto fra l’amministrazione pubblica e un
privato
• atto allegato a un contratto d’appalto che
intercorre tra il cliente ed una ditta
appaltatrice in cui vengono indicate modalità,
costi e tempi di realizzazione dell'opera
oggetto del contratto
• capitolato di outsourcing con il quale
un'azienda (nel nostro caso una pubblica
amministrazione) demanda ad un'altra
azienda ad essa estranea l'esecuzione di
talune prestazioni in favore dei propri clienti.
Esternalizzare
• La più ampia diffusione del ricorso
all’esternalizzazione è riscontrata nel settore
dei processi meno strategici e nelle funzioni
specialistiche
RISCHI
•
•
•
•
•
•
perdita di competenze
eccessiva dipendenza dal fornitore
livelli di servizio inadeguati
resistenze culturali
costi del rientro
insuccessi del fornitore
ELEMENTI DEL CAPITOLATO
•
•
•
•
•
•
•
•
Contesto
Obiettivi
Oggetto
Vocabolario
Modalità
Risorse
Tempistica
Altri elementi
Non parlerò di
• Formalità e documentazione necessarie ai fini della
partecipazione alla gara
• Controlli sul possesso dei requisiti
• Modalità di presentazione dell’offerta e dello
svolgimento della gara
• Osservanza di norme previdenziali, assistenziali e a
tutela della mano d’opera
• Cauzione definitiva
• Criteri di aggiudicazione
CONTESTO
• La situazione generale dell’archivio in cui si
troverà a operare l’appaltatore.
• Se non si riesce o non è possibile fare una
sintesi si può fare riferimento a documenti
allegati, a bibliografia o al sito internet
• Non è frequente la descrizione del contesto in
un capitolato
OBIETTIVI
• Dopo il contesto, il capitolato deve chiarire lo
scopo che si vuole perseguire.
• Esempio Comune di Firenze:
L’appalto ha lo scopo di sviluppare i servizi bibliotecari e archivistici di
pertinenza dell’appaltante/concedente, assicurandone maggiore efficacia
ed efficienza, a seguito, specialmente, dell’ampliamento degli spazi,
dell’incremento dei documenti e delle strumentazioni destinati alla
pubblica lettura nel Complesso delle Oblate e nella BiblioteCanova,
dotandoli altresì di connessi servizi di ristorazione destinati agli utenti.
L’appalto ha lo scopo anche di migliorare e di estendere i servizi destinati al
pubblico dell’Archivio storico, e di razionalizzare le attività di conservazione
e valorizzazione derivanti dall’incremento dei versamenti di documenti da
parte dei vari uffici comunali nella sede dell’Archivio di deposito.
OGGETTO
• Si tratta dell’oggetto del capitolato ossia la
descrizione dei risultati delle attività che
l’appaltatore deve mettere in atto (i prodotti
dell’attività)
• Per esempio:
Il presente capitolato speciale ha per oggetto la
fornitura dei servizi di riordino, scarto,
inventariazione dei documenti dell’archivio storico
del Comune di …, compresa la formazione specifica
per i dipendenti indicati dall’Amministrazione
comunale.
VOCABOLARIO
• Il capitolato contiene il dettaglio dei servizi,
delle modalità realizzative , dei materiali che
verranno utilizzati, e comunque dei requisiti
reputati sufficienti per la corretta esecuzione.
• Se non ci capiamo è un problema
VOCABOLARIO
VOCABOLARIO
MODALITA’
• Come fare cosa
• Esempio:
• Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei
servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti
dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione
specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione
comunale.
Le caratteristiche e specifiche dei servizi richiesti e le modalità
della loro erogazione sono riportate nell’allegato progetto che
fa parte integrante del presente capitolato
IL PROGETTO
• Un insieme di attività coordinate volte a
conseguire, tramite l’utilizzo di determinate
risorse, una serie di obiettivi dichiarati entro
un certo periodo di tempo.
• Obiettivi, tempi e risorse
• Secondo la letteratura un progetto è
“assolutamente altra cosa da un processo
ripetitivo o ordinario, quale ad esempio
l’erogazione routinaria di un servizio, la
periodica effettuazione di una mansione, una
procedura o un procedimento amministrativo”
Quindi possono essere affrontati secondo
modalità progettuali
•I censimenti archivistici
•I lavori di ordinamento e inventariazione
•Le guide tematiche
•Lo studio e l’implementazione di un nuovo sistema
classificatorio
•Lo studio e la adozione di massimari di scarto
•La realizzazione di sistemi archivistici in rete
•La realizzazione di una mostra documentaria
LE FASI
1. Analisi e ideazione che culmina nella
produzione di una proposta progettuale o
studio di fattibilità
2. Operativa, all’interno della quale si possono
evidenziare i momenti specifici della
pianificazione preliminare, i programmi
operativi e il loro controllo
3. Consegna dei risultati e messa a regime
• Lo studio di fattibilità riassume tutti gli
elementi specifici ed identificativi del
progetto: obiettivi/risultati, le risorse e i
tempi, ma anche altri elementi di natura più
tecnica
• Sulla base della fattibilità il committente può
decidere di sostenere il progetto, oppure di
modificarlo
• Pianificazione: i risultati finali e intermedi, le
attività, chi effettua quelle attività, entro quali
tempi e a quali costi. I documenti di
pianificazione rappresentano una sorta di
mappa del progetto.
• Controllo: monitoraggio nella fase operativa
che consente di evidenziare ritardi, criticità e
diseconomie in corso d’opera. La
ripianificazione deve essere ovviamente
negoziata con il committente
• In un progetto devono risultare espliciti e
cristallini tutti i termini dell’intervento: gli
obiettivi e i risultati descritti in tutti gli aspetti
qualitativi e quantitativi, le risorse richieste al
committente (finanziarie, logistiche,
organizzative ecc.) e quelle prevalentamente
professionali, ma anche tecniche,
tecnologiche ecc messe a disposizione del
soggetto realizzatore ed infine i tempi.
• GIORGETTA BONFIGLIO-DOSIO – CONCETTA
DAMIANI,Lavori archivistici (seconda
edizione),Regolamentazione per il settore dei liberi
professionisti:requisiti scientifici, rapporti con la
committenza, tariffe , 2004
• ROBERTO GRASSI, Archivi storici e lavoro per
progetti, Archilab,2000
• L’outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per
operare una scelta, a cura di M. E. Marinelli e L. Asta,
AIDOC, 2006
RISORSE
• Le risorse messe a disposizione dalla
committenza: quanto e cosa investiamo
• Le risorse messe a disposizione dalla ditta
• Da dove arrivano le risorse finanziarie
• Modalità di pagamento
SOPRALLUOGO
• E’ opportuno dare la possibilità di fare il
sopralluogo. E’ assolutamente consigliabile
per la ditta che partecipa alla gara. Può essere
elemento obbligatorio.
• Non può essere causa di esclusione la
mancata allegazione della dichiarazione di
avvenuto sopralluogo
TEMPISTICA
• Per il progetto: valutazione dei tempi delle
attività tramite simulazione
• Per il servizio: valutazione dei tempi necessari
per la messa a regime del servizio sulla base
dei presunti investimenti dell’azienda e dei
costi del committente
LOTTI
• Nel sistema degli appalti pubblici, il “lotto di gara” identifica
una specifica parte dell’oggetto dell’appalto la cui
realizzazione sia tale da assicurarne funzionalità, fruibilità e
fattibilità, indipendentemente dalla realizzazione delle altre
parti .
• La scelta di frazionare gli appalti, mediante una suddivisione
in lotti di gara, è rimessa alla discrezionalità delle stazioni
appaltanti, che devono operare una corretta pianificazione
degli interventi e valutare se le “parti” di un intervento,
singolarmente considerate, possiedono un’autonoma
funzionalità ed utilità correlata all’interesse pubblico,
indipendentemente
dalla
realizzazione
dell’opera
complessiva.
• .
• La suddivisione dell’appalto in lotti di gara presuppone
almeno tre condizioni di legittimità:
• la natura funzionale del lotto;
• la possibilità tecnica di realizzazione, e
• la convenienza economica per la stazione appaltante.
• Sussistendo tali condizioni, il frazionamento dell’appalto
diventa poi doveroso se è anche diretto a favorire l’accesso
delle piccole e medie imprese alla commessa pubblica
Requisiti
• Titoli di studio
• Esperienza
• Capacità tecnica ed economica della ditta
Autorizzazioni e assicurazioni
•
•
•
•
Soprintendenza archivistica
Vigili del Fuoco
Certificazioni per gli edifici
Assicurazioni di carattere generale e specifico
Sanzioni
• Le penali hanno la finalità di rafforzare gli
impegni del fornitore nel prestare servizi con
livelli di qualità pari almeno a quanto fissato
nel contratto
• L’associazione di un costo per il fornitore in
caso di disservizio focalizza l’attenzione sui
livelli di servizio
• Attenzioni a penali troppo onerose che
aumentano il prezzo offerto