Daniele Bottazzi

I sistemi informativi di Asset Management e
conformità con i processi organizzativi
Daniele Bottazzi
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Company Profile
Il Gruppo IB si propone di attrarre e coinvolgere nel proprio operare tutti i più autorevoli attori delle diverse aree di mercato
per offrire un livello di servizio che dalle soluzioni IT per la gestione della manutenzione, si estenda alla consulenza
specialistica di manutenzione e di processo, offrendo tutti i servizi complementari al proprio core business
Da oltre vent’anni si occupa dell’analisi, della progettazione e dello sviluppo di
sistemi informativi applicati all’Asset Management utilizzando strumenti
tecnologici sempre più avanzati che l’hanno resa uno dei punti di riferimento nel
mercato.
IB Informatica è certificata secondo gli standard di qualità EN ISO 9001:2000,
del sistema di gestione ambientale ISO 14001 e della certificazione etica
SA8000. E’ in via di certificazione per la BS 7799
IB Facility fornisce soluzioni software ai gestori di patrimoni immobiliari
proponendosi come partner tecnologico di committenti e provider operanti
nell’ambito del Facility Management e del Global Service.
IB Consulting offre servizi di consulenza direzionale nel campo del Controllo,
delle Operation e della Manutenzione. Essa realizza, in affiancamento ai propri
Clienti, progetti di cambiamento e di miglioramento organizzativo.
Il Know-How dell’Area Consulting del Gruppo IB deriva dall’esperienza
maturata dai suoi Senior Consultant in oltre trent’anni di attività esclusivamente
dedicati all’Asset Management
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La nostra mission
Rispondere con un “approccio
organizzato e sistemico” alle
problematiche dell’Asset Management
predisponendo soluzioni che accrescano
l’efficace e efficienza dei servizio e
inneschino il processo del
“miglioramento continuo”.
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In particolare...
Vogliamo seguire le aziende, che ormai hanno quasi tutte, un approccio globale alla “gestione aziendale”,
- seguendo norme, validazioni ed in alcuni casi leggi “Sarbanes-Oxley” (SOX).
Per la conformità a tali requisiti è necessario che la gestione
sia per processi e le informazioni gestite dai relativi sistemi
siano certe, esatte, tempestive e trasparenti. Sono quindi
elementi essenziali a garanzia della conformità tra i
processi organizzativi realmente gestiti e i sistemi a
supporto della loro gestione:
ƒ la sicurezza e l’integrità del dato,
ƒ la reperibilità e la condivisione delle informazioni,
ƒ la tempestività di input (dati inseriti immediatamente
e non a posteriori)
ƒ la storia delle transazioni (WHO, WHAT, WHEN) e
dei dati sono esplicitamente richieste
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In particolare...
Le norme assecondano una tendenza generale che ormai da qualche anno, con la gestione “spinta” per
processi, considera i sistemi informativi “affidabili” come quelli che più di altri traggono i loro dati da input
puntuali, tempestivi e strutturati, sistemi che consentono cioè di misurare “oggettivamente” KPI tecnicieconomici, di processo, SLA (Service Level Agreement) e di effettuare benchmarking; più in generale di
attuare realmente il “miglioramento continuo”.
In questo contesto l’Asset Management (AM) è uno dei settori aziendali più critici, sia in termini di costi,
di impatto sulla tutela della sicurezza e dell’ambiente, sia per l’intrinseca difficoltà a coinvolgere
numerosi operatori nel rilevamento preciso e puntuale delle informazioni;
La vera sfida è far evolvere l’uso dei sistemi informativi di
AM per portarli ad essere considerati quali elementi
essenziali per il supporto decisionale del Top
Management, offrendogli la garanzia della qualità delle
informazioni.
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Scenario Settore Farmaceutico
ƒ Contesto, in generale, altamente “normato”
ƒ Introduzione delle “linee guida” ISPE Maintenance
Baseline, che gradualmente si evolveranno a “Best
Practices”
ƒ Necessità di rispondere anche ai requisiti richiesti dalle
“norme di sicurezza e ambiente”
ƒ Settore, sovente, caratterizzato anche da
“conservatorismo” e “ immobilismo”
Il tutto, comunque, cercando costantemente l’incremento:
dell’efficacia (attitudine a soddisfare una richiesta di servizio con idonei livelli qualitativi)
dell’efficienza (soddisfacimento dei vincoli previsti al minor costo)
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Approccio Sistemico
L’ISPE con la Maintenance Baseline Guide recepisce ed
instrada verso “Approccio sistemico”
Le linea guida sono volte a convogliare alcune modalità di gestione globale di altri settori industriali, verso
un settore che più che industriale è di servizio infatti:
Il grosso dei costi che l’industria farmaceutica sostiene viene allocato per la ricerca che è da
considerarsi un “servizio reale”
Come sostiene Ing. Pietro Orombelli (Foster Wheeler), anche la manutenzione è a suo modo particolare,
infatti deframmentando il costo del farmaco partendo da cento come costo totale, di questo cento un 3040% è legato alla ricerca, un altro 30-40% è legato alla commercializzazione e del restante 20% circa un
10% va in costi di produzione. Si tratta quindi di percentuali parecchio diverse; di questo 10% che va nel
costo della produzione, possiamo dire che un suo 10%...diciamo anche 20% va in ingegneria di
manutenzione, il calcolo è dell’1%-2% sul costo globale del farmaco è indotto dalla manutenzione
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Approccio Sistemico
Oggi, un responsabile di manutenzione a livello corporate di una grande
multinazionale farmaceutica, normalmente identifica quale suo primario
obiettivo il dare garanzie di “compliance” in quello che fa, mentre
metterà in secondo piano il dare la maggiore garanzia di disponibilità
degli impianti per la produzione.
Questo il motivo per cui si fanno le cose al meglio, il più
tradizionalmente possibile. Spesso la macchina è in produzione efficace
per una percentuale di tempo inferiore al 20%, cosa che nei settori
industriali sarebbe “inaccettabile”.
L’ISPE quindi non abbassa il focus sulla “conformità”, anzi la ribadisce
fortemente , ma evidenzia che essa non è soltanto negli impianti ma anche nella
gestione della registrazione di qualità, registrazione dei controlli che vengono
fatti, nella documentazione, nel training e skill del personale.
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VALIDATO
Approccio Sistemico
ƒ
Tracciare in maniera appropriata gli eventi e le responsabilità, giustificando le spese
ƒ
Impiegare una “buona tecnica ingegneristica” (per eseguire un’analisi dei rischi e migliorare
l’affidabilità impiantisca)
ƒ
In-Formare e Formare (riqualificare le Risorse Umane)
ƒ
Sviluppare e consolidare processi gestionali efficienti (risparmi economici) ed efficaci
(aumento della produzione)
Strumenti
Re-engineering dei processi e formazione del personale
Sistema informativo di Manutenzione
Ingegneria di Manutenzione
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Unica Strada
Perché questa è l’unica strada?
Ciascun elemento del percorso è essenziale per il raggiungimento dell’obiettivo complessivo.
L’assenza di una sola componente di tale percorso comporta un rischio altissimo di “fallimento”
dell’intero progetto
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Senza processi efficienti
Senza una riqualificazione delle risorse umane
Senza metodologie (sistematiche e strutturate)
Senza strumenti (sistemi) che supportano processi / metodologie e quindi analisi
puntuali dei dati
Non si va da nessuna parte
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Approccio Sistemico
PROCESSI MAINTENANCE & OPERATIONS
Qualità
Qualità
Ambiente
Ambiente
Sicurezza
Sicurezza
PROCESSI
PROCESSI
RISORSE
RISORSE
Risorse
Risorse umane
umane (interne/esterne)
(interne/esterne)
Materiali
Materiali
STRUMENTI
STRUMENTI
Sistemi
Sistemi informativi
informativi
Sistemi
Sistemi decisionali
decisionali
Sistemi
Sistemi on-condition
on-condition predittiva
predittiva
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Responsabilità
Responsabilità
Sociale
Sociale
operativi
operativi ee di
di controllo,
controllo, decisionali
decisionali
(Risk
(Risk Management,
Management, PHA,
PHA, PHM)
PHM)
APPROCCIO
APPROCCIO INTEGRATO
INTEGRATO
TECNICO
TECNICO -INGEGNERISTICO
INGEGNERISTICO
METODOLOGIE
METODOLOGIE
FMECA
FMECA –– FRACAS
FRACAS
HAZOP
HAZOP –– HAZID
HAZID
FTA
FTA
Sistema Informativo di Asset Management
ƒƒ Processi
Processioperativi
operativireali
reali
ƒƒ Linee
guida
o
best
practices
Linee guida o best practices
ƒƒ Metodologie
Metodologiedidianalisi
analisirischio
rischio
ƒƒ Norme
Norme
ƒƒ Eventi,
Eventi,attività
attivitàeeazioni
azioni
ƒƒ Supporti
e
indicatori
Supporti e indicatoricerti,
certi,corretti,
corretti,
tempestivi
e
trasparenti
tempestivi e trasparenti
100% CONFORMITÀ
100% TRACCIABILITÀ
Sistema
SistemaInformativo
Informativodidi
Asset
AssetManagement
Management
100% OGGETTIVITÀ
ƒƒ Facilitare
Facilitarescelte
sceltestrategiche
strategicheaziendali
aziendali
ƒƒ Innescare
il
ciclo
del
miglioramento
Innescare il ciclo del miglioramentocontinuo
continuo
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Sistema Informativo di Asset Management
Deve consentire:
Controllo, diagnostica precoce e remota
Storia analitica dell’Asset Life Cycle Management
Misurazione efficienza/efficacia
Componenti: DCS/SCADA e altri sistemi di Misurazione e controllo
(vibrazioni, ...), software transazionale di manutenzione che
gestiscono i processi con cui si tracciano gli eventi, le cause, gli
effetti, ...
Tutte le informazioni raccolte permettono di determinare KPI di un
sistema di Plant Performance Management creando le condizioni
per controllare l’efficacia delle scelte tecnico-economiche ed
innescare azioni correttive di miglioramento.
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Percorso di miglioramento
Risk Analysis ove la condizione di rischio è collegata agli Assets,
misurabile con diverse metodologie combinabili FMECA, HAZOP, WhatIF, Change Management,... e con effetti su
• Persone
• Ambiente
• Costi indiretti (Decremento qualitativo e quantitativo produzione)
Manutenzione
Assets Management
Efficacia
Efficacia Efficienza
Misurata (KPI)
• Scomposizione
Logica/Funzionale
• Rotanti/ Statici
Classificazione
asset
Efficienza
Iter
Parametri RAMS
• Reliability
• Availability
• Maintenability
• Safety
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Analisi
criticità
Attitudine a
soddisfare una
richiesta di servizio di
caratteristiche
quantitative date
Soddisfacimento dei
vincoli riportati nella
specifica tecnica al
minimo costo
MODELLI DI ANALISI A SUPPORTO
per trasformare la preventiva in
PREDITTIVA
• Costi diretti
“Insieme delle attività
dirette e mantenere e
migliorare il livello di
servizio e l’efficienza
degli Assets nella
logica del migliore
mantenimento
economico”
Il miglioramento continuo
raccolta, l’analisi di
informazioni dagli
impianti (analisi
predittiva)
KPI di efficienza,
efficacia, qualità
identificati corretti
Sistema di
Asset &
Corporate
Performance
Management
puntuale conoscenza
delle azione fatte, dei
relativi perché ed esiti
(efficacia)
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la costante
applicazione delle
azioni indicate dalle
metodologia di analisi
dei rischi
(Hazop/Fmeca)
Il miglioramento continuo
Il controllo e il miglioramento continuo dei processi industriali rappresentano
una fonte indiscussa di competitività
permette di
• monitorare le criticità
• prendere decisioni strategiche – gestionali
• identificare azioni migliorative sui processi e
le risorse
• Trovare PUNTO DI EQUILIBRIO fra
costi/benefici
FORMA CHE DIVENTA SOSTANZA
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MODELLI DI ANALISI A SUPPORTO
SISTEMA DI CONTROLLO TECNICO – ECONOMICO
(CPM e Business Intelligence)
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FMECA / HAZOP
1. Integrazione
2. Completamento
CODIFICA IMPIANTI
Dalla semplice codifica al PDM
AZIONI CORRETTIVE
Manutenzione Preventiva
Manutenzione Migliorativa, Straordinaria
Opportunistica
….. Ma anche
Revamping…
PIANIFICAZIONE
PROGRAMMAZIONE
SCHEDULAZIONE
BUDGET
STANDARD LAVORI
1. Ricambi
2. Risorse
MANUTENZIONE
CORRETTIVA
DOVE HO SPESO
(Destinazione)
Stabilimento … Æ Reparto, .. Æ Impianto, .. Æ Sottoimpianto, .. Æ
Macchinario, … Æ Componenti …
PERCHE’ HO SPESO
(Politiche)
Manutenzione Correttiva/ Manut. preventiva, .. Æ Attività (Job)
PER CHE COSA HO
SPESO
(Natura)
Materiali: Ricambi generici/ Ricambi spec.. Æ Classi, .. Æ Ricambi
Manodopera: Interna/ Esterna, …. Æ in economia, …
Terzi: a forfait/ a misura
InfoPMS
BS (Plant management)
PM (Maintenance management)
XC (Import/Export data)
DC (Document management)
MM (Material management)
AP (Supply chaini)
CG (Cost & performance control)
SA (Incident analysis)
LV (global service & outsourcing
management)
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è il software in grado di gestire tutte le
attività manutentive svolte internamente,
quelle affidate a terzi e quelle conto terzi,
assecondando anche i processi di Global
Service
Gestisce i processi, e tramite essi
determina azioni, eventi e ne traccia le
relative informazioni; tutto ciò è
GARANZIA di SUCCESSO.
La nostra soluzione rispecchia completamente le linee guida di ISPE, in particolare affronta ed assolve ad
indicazioni normalmente non contemplate nei Sistemi di Asset management :
• Gestione delle risorse umane (ruoli, esperienze, skills,,…)
• Gestione della formazione (e-learning) delle risorse sia generica che specifica, misurazione dei gap
rispetto alle competenze attese nel ruolo e tracciabilità della loro eliminazione
• Strumenti per l’innalzamento del livello di manutenzione preventiva a proattiva
• Gestione del rapporto e della misurazione delle terze parte (in modo più coerente alla realtà del
nostro paese, rispetto ad altre soluzioni d’oltreoceano)
• Traccia di tutti i cambiamenti progressivamente effettuati nel rispetto della 21 CFR Part11, ma
impediamo altresì che siano estraibili su foglio excel onde evitare la loro manipolazione
• Incident management
A noi piace definire il nostro come un Sistema
IN – FORMATIVO
per la sua capacità di non essere solo operativo, ma fonte di
cultura aziendale e delle risorse che lo utilizzano
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Grazie per l’attenzione
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