Sistema Informativo
Prenotazione Appuntamenti per
Servizi Consolari
Presentazione del sistema
La gestione delle procedure connesse all’espletamento dei
Servizi Consolari (rilascio dei visti d’ingresso in Italia per i
cittadini extracomunitari, legalizzazioni, pre-iscrizioni alle
Università italiane, etc.)
è una delle questioni di maggiore importanza per il
personale addetto delle Cancellerie Consolari sia per il
fattore numerico sia per la intrinseca rilevanza della
funzione istituzionale.
I flussi organizzativi ed operativi connessi a tale attività
istituzionale hanno un determinante impatto sui livelli
qualitativi e quantitativo del servizio offerto.
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Dotlab, dopo un’attenta e validamente supportata analisi
dei fabbisogni operativi, ha elaborato un sistema di
gestione informatizzata di tutte le procedure
propedeutiche al rilascio dei visti d’ingresso ed alle
legalizzazioni di documenti: dalla richiesta alla concessione
dell’appuntamento, al rilascio della modulistica in formato
elettronico, il tutto nel rispetto degli alti requisiti di
sicurezza che tali procedure richiedono (ogni interazione
con il sistema è debitamente registrata e monitorata) e
supportando tutti i flussi operazionali connessi.
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Uno strumento operativo che, senza
stravolgere l’assetto organizzativo interno
dei Consolati, consente di razionalizzare ed
ottimizzare le procedure e che, inoltre,
permette ai cittadini di fruire di uno
strumento economico ed accessibile che
consente loro di prenotare un
appuntamento direttamente da casa o
attraverso un qualsiasi “internet point”.
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Una risposta all’insegna dell’economia di risorse umane e
materiali per la Sede e per l’utenza
¾ nessun costo aggiuntivo
¾ efficienza
¾ trasparenza
¾ velocità
¾ tutela della privacy
¾ sicurezza
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Il sistema è oggi in uso presso
Consolato d’Italia a Scutari Albania
Ambasciata d’Italia a Santo
Domingo –
Repubblica Dominicana
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Il Consolato d’Italia a Scutari è stato citato
dal Forum P.A. per una Pubblica
Amministrazione Aperta, unico Ufficio italiano
all’estero per l’innovazione e l’agevolazione
dei contatti con le fasce disagiate
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Caratteristiche del sistema
Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari
• Web based
tutti gli applicativi sono sviluppati con tecnologie atte alla fruizione ed alla
interazione mediante il semplice utilizzo di un web browser anche di non recente
rilascio. Questa proprietà rende le applicazioni indipendenti dal sistema operativo
del client ed utilizzabili (anche per le applicazioni gestionali di back-office) in
qualsiasi punto purché sia raggiunto dalla rete Internet.
• Self service
L’utente avrà a disposizione le applicazioni, opportunamente supportate da
automatismi di controllo e da vincoli applicativi (esempio controlli sulla congruità
dei dati), che gli permettono in completa autonomia di trasmettere all’Ufficio
consolare tutti quei dati essenziali allo svolgimento delle fasi iniziali e
propedeutiche di rilascio del visto od alla procedura di legalizzazione
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• Multilingua
Tutti i testi descrittivi ed esplicativi dell’applicazione saranno disponibili
nelle lingua italiana e nella lingua/e ufficiale/i dello Stato in cui
l'Ambasciata ha sede.
• Multicanale
Il sistema informativo può prevedere altri canali di comunicazione tra
l’Istituzione ed l’utente oltre quello tradizionale del web e della posta
elettronica (esempio un sistema di messaggistica SMS)
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Proprietà funzionali del sistema
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• Utente
richiedere e fissare (in caso di disponibilità della funzione in modalità
automatica) l’appuntamento per l’appropriata tipologia di visto attraverso la
registrazione di tutti quei dati che lo rendano definito in modo certo ed univoco dal
punto di vista del dato anagrafico e lo rendano raggiungibile sia mediante i canali
tradizionali (recapito postale e telefonico) sia mediante i canali alternativi (e-mail,
telefono cellulare)
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• Utente
ricevere le comunicazioni e la documentazione ed eventualmente interagire con
il personale addetto al back-office nel caso in cui la problematica sorta lo renda
necessario
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• Operatore di back-office
accede ad un’area riservata ad accesso protetto e controllato
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• Operatore di back-office
dispone (in relazione alle funzioni operative assegnate – livelli di utenza) di un
pannello di controllo che permette di accedere alle funzionalità operative ed alla
reportistica di servizio
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• Operatore di back-office
dispone degli strumenti di interrogazione, controllo ed interazione delle
richieste di appuntamento inoltrate con evidenza di quelle processate e di quelle
non processate (pending)
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• Operatore di back-office
dispone degli strumenti di interrogazione, controllo ed analisi quantitativa e
qualitativa degli appuntamenti fissati ivi compresa la reportistica di servizio (es.
lista degli ingressi giornalieri autorizzati)
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Sicurezza applicativa
Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari
• Log delle transazioni
Tutte le interazioni con il sistema sono tracciate e memorizzate
• Accessi controllati
L’interazione con le applicazioni di back-office può essere limitata alle
sole postazioni client della struttura Consolare
• Protezione trasmissioni
Le trasmissioni sulla rete internet si basano su protocolli sicuri
• Documentazione protetta e criptata
Minimizzare la possibilità di manipolazione della documentazione ufficiale
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Vantaggi operativi e gestionali
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• Utenza
9 Nessun costo aggiuntivo
9 Riduzione al minimo delle
possibilità di errore di
trascrizione e/o
interpretazione
9 Ricezione della
documentazione nella propria
casella si posta elettronica
9 Conferma automatica
immediata della richiesta di
appuntamento
• Uffici Consolari
9 Disponibilità di un sistema
intelligente di raccolta,
catalogazione ed analisi dei
dati (cruscotto direzionale)
9 Velocità e puntualità nella
gestione delle richieste e nella
programmazione delle attività
grazie agli automatismi e
controlli implementati
9 Disponibilità dei sistemi h24
9 Rapida comunicazione della
data di presentazione
9 Disponibilità dei sistemi h24
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Dotlab S.r.l.
Gruppo Info
Via S. Antonio, 30
70051 Barletta (BT)
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