Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi
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Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Presentazione del sistema La gestione delle procedure connesse all’espletamento dei Servizi Consolari (rilascio dei visti d’ingresso in Italia per i cittadini extracomunitari, legalizzazioni, pre-iscrizioni alle Università italiane, etc.) è una delle questioni di maggiore importanza per il personale addetto delle Cancellerie Consolari sia per il fattore numerico sia per la intrinseca rilevanza della funzione istituzionale. I flussi organizzativi ed operativi connessi a tale attività istituzionale hanno un determinante impatto sui livelli qualitativi e quantitativo del servizio offerto. Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Dotlab, dopo un’attenta e validamente supportata analisi dei fabbisogni operativi, ha elaborato un sistema di gestione informatizzata di tutte le procedure propedeutiche al rilascio dei visti d’ingresso ed alle legalizzazioni di documenti: dalla richiesta alla concessione dell’appuntamento, al rilascio della modulistica in formato elettronico, il tutto nel rispetto degli alti requisiti di sicurezza che tali procedure richiedono (ogni interazione con il sistema è debitamente registrata e monitorata) e supportando tutti i flussi operazionali connessi. Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Uno strumento operativo che, senza stravolgere l’assetto organizzativo interno dei Consolati, consente di razionalizzare ed ottimizzare le procedure e che, inoltre, permette ai cittadini di fruire di uno strumento economico ed accessibile che consente loro di prenotare un appuntamento direttamente da casa o attraverso un qualsiasi “internet point”. Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Una risposta all’insegna dell’economia di risorse umane e materiali per la Sede e per l’utenza ¾ nessun costo aggiuntivo ¾ efficienza ¾ trasparenza ¾ velocità ¾ tutela della privacy ¾ sicurezza Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Il sistema è oggi in uso presso Consolato d’Italia a Scutari Albania Ambasciata d’Italia a Santo Domingo – Repubblica Dominicana Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Il Consolato d’Italia a Scutari è stato citato dal Forum P.A. per una Pubblica Amministrazione Aperta, unico Ufficio italiano all’estero per l’innovazione e l’agevolazione dei contatti con le fasce disagiate Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Caratteristiche del sistema Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Web based tutti gli applicativi sono sviluppati con tecnologie atte alla fruizione ed alla interazione mediante il semplice utilizzo di un web browser anche di non recente rilascio. Questa proprietà rende le applicazioni indipendenti dal sistema operativo del client ed utilizzabili (anche per le applicazioni gestionali di back-office) in qualsiasi punto purché sia raggiunto dalla rete Internet. • Self service L’utente avrà a disposizione le applicazioni, opportunamente supportate da automatismi di controllo e da vincoli applicativi (esempio controlli sulla congruità dei dati), che gli permettono in completa autonomia di trasmettere all’Ufficio consolare tutti quei dati essenziali allo svolgimento delle fasi iniziali e propedeutiche di rilascio del visto od alla procedura di legalizzazione Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Multilingua Tutti i testi descrittivi ed esplicativi dell’applicazione saranno disponibili nelle lingua italiana e nella lingua/e ufficiale/i dello Stato in cui l'Ambasciata ha sede. • Multicanale Il sistema informativo può prevedere altri canali di comunicazione tra l’Istituzione ed l’utente oltre quello tradizionale del web e della posta elettronica (esempio un sistema di messaggistica SMS) Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Proprietà funzionali del sistema Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Utente richiedere e fissare (in caso di disponibilità della funzione in modalità automatica) l’appuntamento per l’appropriata tipologia di visto attraverso la registrazione di tutti quei dati che lo rendano definito in modo certo ed univoco dal punto di vista del dato anagrafico e lo rendano raggiungibile sia mediante i canali tradizionali (recapito postale e telefonico) sia mediante i canali alternativi (e-mail, telefono cellulare) Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Utente ricevere le comunicazioni e la documentazione ed eventualmente interagire con il personale addetto al back-office nel caso in cui la problematica sorta lo renda necessario Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Operatore di back-office accede ad un’area riservata ad accesso protetto e controllato Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Operatore di back-office dispone (in relazione alle funzioni operative assegnate – livelli di utenza) di un pannello di controllo che permette di accedere alle funzionalità operative ed alla reportistica di servizio Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Operatore di back-office dispone degli strumenti di interrogazione, controllo ed interazione delle richieste di appuntamento inoltrate con evidenza di quelle processate e di quelle non processate (pending) Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Operatore di back-office dispone degli strumenti di interrogazione, controllo ed analisi quantitativa e qualitativa degli appuntamenti fissati ivi compresa la reportistica di servizio (es. lista degli ingressi giornalieri autorizzati) Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Sicurezza applicativa Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Log delle transazioni Tutte le interazioni con il sistema sono tracciate e memorizzate • Accessi controllati L’interazione con le applicazioni di back-office può essere limitata alle sole postazioni client della struttura Consolare • Protezione trasmissioni Le trasmissioni sulla rete internet si basano su protocolli sicuri • Documentazione protetta e criptata Minimizzare la possibilità di manipolazione della documentazione ufficiale Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Vantaggi operativi e gestionali Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari • Utenza 9 Nessun costo aggiuntivo 9 Riduzione al minimo delle possibilità di errore di trascrizione e/o interpretazione 9 Ricezione della documentazione nella propria casella si posta elettronica 9 Conferma automatica immediata della richiesta di appuntamento • Uffici Consolari 9 Disponibilità di un sistema intelligente di raccolta, catalogazione ed analisi dei dati (cruscotto direzionale) 9 Velocità e puntualità nella gestione delle richieste e nella programmazione delle attività grazie agli automatismi e controlli implementati 9 Disponibilità dei sistemi h24 9 Rapida comunicazione della data di presentazione 9 Disponibilità dei sistemi h24 Sistema Informativo Prenotazione Appuntamenti per Servizi Consolari Dotlab S.r.l. Gruppo Info Via S. Antonio, 30 70051 Barletta (BT) +39-883-531377 fax +39-883-531373 http://www.dotlab.it [email protected]
