Brochure Fashion Control System

 Misura ciò che è misurabile e rendi misurabile ciò che non lo è
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(Galileo Galilei) FASHION CONTROL SYSTEM DAYWORK – FASHION CONTROL SYSTEM è il nome della piattaforma proposta da Dún Soluzioni Informatiche a supporto dei sistemi di Programmazione e Controllo di Gestione (P&C) delle aziende del Fashion. Il software si compone di diversi moduli ognuno dedicato ad una specifica fase del processo di Management Control. DAYWORK – FASHION CONTROL SYSTEM è stato progettato non come un pacchetto, ma come una piattaforma informatica su cui è possibile intervenire con le necessarie personalizzazioni. È in grado di adattarsi ad aziende di diverse dimensioni e con caratteristiche operative diverse. DAYWORK – FASHION CONTROL SYSTEM è stato realizzato con MS Access ed è quindi aperto verso il mondo esterno; in particolare questo significa che il programma può collegarsi con i software gestionali già presenti in azienda (non è importante quali essendo solo necessario accedere al data base relazionale) ed acquisire le informazioni direttamente senza che queste debbano essere inserite una seconda volta. Pagina 2 di 10
L’architettura del sistema Il software si compone di cinque moduli operativi tutti raccordati a due moduli di riferimento chiamati Manager e Stile. In Manager vengono acquisite e gestite le anagrafiche di base e le codifiche e gestite tutte le parametrizzazioni. In Stile vengono acquisiti e visualizzati tutti i dati specifici di collezione. Gli altri moduli del sistema utilizzano i dati di questi due moduli per supportare le diverse fasi del processo di P&C. I moduli inclusi nel sistema sono: -
Budget per elaborare il budget; -
Cost per analizzare i dati a consuntivo; -
Variance per analizzare gli scostamenti; -
Forecast per l’analisi delle proiezioni a finire; -
Analysis per l’analisi di report personalizzati. Pagina 3 di 10
MANAGER è il modulo di Fashion Control System nel quale vengono gestite le anagrafiche di base e le parametrizzazioni del sistema. In Manager è disponibile un calendario per organizzare e controllare i tempi dedicati alle attività di Programmazione e Controllo. Dopo aver individuato, in sede di progettazione del sistema, gli oggetti di calcolo, nel modulo Manager vengono organizzate le anagrafiche aziendali, sia quelle di base (stagione, linea, brand), sia altre anagrafiche rilevanti per le aziende del settore (classi merceologiche, clienti, canali di vendita, aree geografiche, etc.). Queste informazioni devono essere inserite in Manager rendendole così disponibili per tutte le elaborazioni successive. Gran parte di queste informazioni dovrebbero essere recuperate dagli archivi dell’azienda. Obiettivo di Fashion Control System è, infatti, quello di evitare ulteriori inserimenti di dati. Con l’utilizzo di procedure automatizzate gli archivi necessari al sistema possono essere acquisiti in Fashion Control System; in questa sede Manager si occupa anche di verificare la congruità dei dati, evitando di importare tutti quei dati che non trovano rispondenza nelle regole di base inizialmente definite. Da Manager possono essere attivate anche alcune procedure di gestione del sistema quali la definizione delle strutture di conto economico da utilizzare nell’ambito dell’analisi o la definizione dei parametri per l’analisi degli scostamenti. Pagina 4 di 10
STILE è il modulo di gestione delle anagrafiche legate alle collezioni. Così come Manager è stato progettato per acquisire in automatico le anagrafiche presenti nel sistema gestionale. Per ogni collezione è possibile acquisire l’elenco dei modelli realizzati con l’indicazione delle varianti colori. Se disponibile, è anche possibile visualizzare l’immagine del modello. È poi possibile acquisire l’elenco delle componenti (tessuti, accessori, etc.) anche in questo caso con l’indicazione delle varianti di colore, nonché l’elenco delle lavorazioni con relative fasi ed operazioni. Per determinare, soprattutto in sede di budget e di analisi del preconsuntivo, il costo dei prodotti, vengono acquisite anche le distinte base per singolo articolo (con indicazione della standard fisico per singolo componente) sia nella versione definita di “campionario” (normalmente predisposta in fase di realizzazione della collezione) sia nella versione di “produzione” (elaborata prima del lancio in produzione dei capi). Con lo stesso obiettivo vengono acquisiti anche i cicli di lavoro con l’indicazione dello standard fisico per ogni operazione. Anche in questo caso sono previste le due versioni campionario e produzione. La valorizzazione dei dati acquisiti consente quindi di determinare il costo unitario standard per articolo, nelle due versioni campionario e produzione, con l’indicazione del costo unitario per singolo componente o fase di lavorazione. Pagina 5 di 10
BUDGET è stato progettato per supportare la predisposizione del budget nelle diverse forme previste dal processo di programmazione delle aziende di Fashion. Anzitutto è prevista l’elaborazione del Budget gestionale aziendale ovvero il budget che deve essere elaborato prima dell’inizio delle attività relative alle collezioni che andranno ad impattare sul risultato dell’esercizio oggetto di analisi. Questa elaborazione dovrebbe pertanto essere completata entro il mese di febbraio, ovvero prima di iniziare lo studio e la realizzazione della collezione primavera/estate. I dati da inserire, in questo caso, non possono che essere di sintesi: il fatturato per collezione, l’incidenza percentuale del costo delle componenti, delle lavorazioni e del commercializzato, il valore complessivo, per voce economica, delle componenti specifiche di collezione e comuni. Una volta realizzate le collezioni e prima dell’inizio della campagna vendite si deve procedere all’elaborazione del Budget per collezione. In questo caso il budget delle vendite può essere molto più dettagliato; è possibile elaborarlo per singolo articolo o per cliente/tipologia di prodotto. Il costo del venduto viene poi determinato valorizzando distinte base e cicli di lavoro nella versione di “campionario”. Affinché il processo di budgeting sia veramente efficace è necessario costruire un preventivo non solo economico, ma anche finanziario e patrimoniale, a livello aziendale. A questo proposito è disponibile un software specifico (Fashion Budget) che partendo dal budget economico di collezione consente la mensilizzazione dei dati economici e la determinazione dei flussi finanziari e dei movimenti patrimoniali. Il budget economico aziendale mensilizzato così ottenuto, può essere acquisito in automatico da Fashion Control System per un confronto con i dati di consuntivo. Pagina 6 di 10
COST è il modulo di Fashion Control System all’interno del quale vengono elaborati i report a consuntivo per collezione o a livello aziendale. Per collezione è possibile elaborare sia il Preconsuntivo economico che il Consuntivo economico. L’elaborazione di un preconsuntivo economico è un’attività tipica delle aziende del Fashion che operano con la logica del programmato. In questo caso, infatti, è indispensabile un primo momento di verifica dopo la presentazione delle collezioni e la raccolta degli ordini. Il preconsuntivo economico, pertanto, confronta i ricavi potenziali da ordini con il costo del venduto ottenuto valorizzando la distinta base ed i cicli di lavoro nella versione di “produzione”. A questo margine si contrappongono i costi specifici di collezione. Il consuntivo economico è invece disponibile al termine della gestione della collezione e considera sia il fatturato che il costo del venduto effettivi. A livello aziendale viene elaborato il conto economico progressivo (year to date) fino al mese selezionato. Sono due le versioni disponibili: un conto economico per “competenza operativa” che considera tutte le operazioni svolte nel periodo di analisi ed il conto economico per “competenza gestionale” che tiene conto solo delle operazioni di competenza del periodo. Pagina 7 di 10
VARIANCE fa parte della categoria degli strumenti a supporto del processo decisionale, quelli necessari, oltre al sistema di elaborazione del budget o di rilevazione di dati a consuntivo, per ottenere un valido contributo informativo. Recuperando i dati del budget e del consuntivo, Variance è in grado di calcolare gli scostamenti, sia per collezione che a livello aziendale. L’analisi degli scostamenti per collezione si basa sul confronto Budget/Preconsuntivo, Preconsuntivo/Consuntivo e Budget/Consuntivo. Per ogni voce economica vengono calcolati lo scostamento in valore assoluto e in percentuale. In sintesi vengono poi evidenziati gli scostamenti del conto economico. A livello aziendale vengono determinati gli scostamenti mensili (in valore assoluto e percentuale) per singola voce economica. Per offrire un ulteriore contributo informativo viene inoltre elaborata una proiezione a finire per ogni voce applicando la percentuale media di variazione al dato di budget. Gli scostamenti e la proiezione vengono evidenziati anche a livello di conto economico. In questo modo è possibile individuare le voci che maggiormente si discostano dalle ipotesi elaborate in sede di budget (budget per collezione e budget aziendale). Attraverso il calcolo della proiezione aziendale si ha poi la possibilità di verificare quale risultato si conseguirebbe, sia a livello di singole voci che a livello economico complessivo, se il trend venisse confermato fino alla conclusione dell’esercizio. Pagina 8 di 10
FORECAST ha il compito di assistere il management aziendale nella fase di analisi delle proiezioni a finire. Il processo di Programmazione e Controllo non può concludersi con l’analisi degli scostamenti. Quando si opera in un contesto ambientale dinamico non ci si può accontentare di prendere atto delle variazioni intervenute rispetto alle ipotesi di budget, è necessario gestire l’azienda secondo la logica dello “steering control”, del controllo della “direzione di marcia”. Questo significa, in pratica, tradurre le informazioni che provengono dal sistema di Management Control in azioni concrete e verificare le conseguenze, in termini di risultato, di queste decisioni. Come il precedente, il modulo recupera, per ogni voce economica, i dati disponibili a sistema e consente di elaborare proiezioni a finire per collezione o a livello aziendale. Nel caso della collezione, le proiezioni possono essere elaborate su dati di preconsuntivo o di consuntivo. Particolarmente significativa è la prima analisi che può essere sviluppata durante o a conclusione della raccolta degli ordini. A livello aziendale, partendo dalle informazioni fornite dal modulo Variance (le differenze tra i due dati e il calcolo in automatico delle proiezioni a finire, da considerare come una specie di “campanello di allarme”), è possibile verificare le conseguenze delle scelte adottate “in corso d’opera” e sviluppare nuove ipotesi. In sostanza il processo di controllo dovrebbe prevedere non soltanto una verifica periodica dei risultati conseguiti, ma anche una valutazione costante delle scelte da adottare i cui effetti, in termini di risultati, potranno essere apprezzati con il supporto del modulo Forecast. Pertanto si ipotizza un’attività di programmazione da sviluppare in maniera continuativa durante tutto il corso dell’esercizio, individuando i momenti significativi sia a livello di collezione che aziendale e da non limitare al momento dell’elaborazione del budget. Pagina 9 di 10
ANALYSIS, come già evidenziato, è il modulo che raccoglie tutti i report personalizzati di approfondimento richiesti dall’azienda. Un ulteriore contributo informativo e, pertanto, una maggiore comprensione dei fenomeni aziendali, può derivare infatti dalla predisposizione di report di maggior dettaglio rispetto a quelli forniti di base con il sistema o report basati sulle altre dimensioni disponibili. Alcuni esempi possono essere l’analisi degli ordini per articolo, per cliente o per agente; il confronto con le collezioni precedenti o le stagioni precedenti; l’analisi dei prezzi medi di vendita o dei costi medi delle componenti o delle lavorazioni; l’analisi delle vendite per area geografica, canale di vendita, tipologia di prodotto, e così via. Sono già disponibili, nella configurazione di base, quattro report che analizzano la curva di concentrazione. L’analisi viene sviluppata sul valore dell’ordinato per prodotto, per cliente e per agente e sulle quantità ordinate per prodotto. Pagina 10 di 10