Capitolato tecnico

Regione del Veneto - AZIENDA U.L.SS. N. 8 ASOLO
dipartimento strutturale risorse tecniche e informatiche
unità operativa provveditorato, economato e gestione della logistica - direttore: dott.ssa Patrizia Favero
Capitolato tecnico per l’affidamento del
servizio di tesoreria e cassa per l’azienda
ULSS n. 8 di Asolo
Versione
Autore
Data
V3
A. Cendron
1.9.2015
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INDICE
Art. 1
Oggetto del servizio
Art. 2
Attivazione e durata del servizio
Art. 3
Modalità di esecuzione del servizio
Art. 4
Compenso per il servizio ed altre informazioni
Art. 5
Esercizio aziendale
Art. 6
Riscossione delle entrate
Art. 7
Pagamento delle spese
Art. 8
Pagamento degli emolumenti al personale dipendente, convenzionato e alle
farmacie
Art. 9
Servizi di cassa interna e fondi operativi
Art. 10
Comunicazione dei soggetti con poteri di firma
Art. 11
Documenti informatici con Firma Digitale
Art. 12
Sistema informativo del Servizio Bancario
Art. 13
Anticipazione di cassa
Art. 14
Rapporti di conto corrente
Art. 15
Gestione Servizi Sociali e gestioni liquidatorie
Art. 16
Acquisizione di servizi aggiuntivi
Art. 17
Contributo di tesoreria
Art. 18
Continuità del servizio
Art. 19
Controlli qualitativi periodici
Art. 20
Sistema di monitoraggio e controllo
Art. 21
Contestazioni e penali
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Art. 1
Oggetto del servizio
Il presente Capitolato ha per oggetto l’affidamento del servizio di tesoreria e cassa per l’Azienda
ULSS n. 8 della Regione Veneto.
Con la cessazione del servizio l’aggiudicatario è tenuto a garantire tutte le operazioni contabili
necessarie, la conciliazione contabile con le scritture dell’ULSS8, il deposito presso la medesima di
tutta la documentazione inerente la gestione del servizio medesimo, ivi compresi i titoli e i valori.
L’Azienda ULSS n. 8 di Asolo conferisce all’Istituto Bancario/RTI aggiudicatario della procedura
di gara il servizio di tesoreria e cassa, compreso quello relativo a contabilità speciali e gestioni
autonome, come descritte dal presente capitolato e dal disciplinare di gara.
Il presente servizio non comporta oneri economici per l’Azienda ULSS.
Nel prosieguo del presente documento, per brevità, con i termini “Azienda ULSS”, “ULSS”,
“Stazione Appaltante”, “Committente”, “Azienda Sanitaria” si intende l’Azienda ULSS n. 8 di
Asolo, mentre con i termini “Banca”, “Istituto bancario”, “Affidataria/o”, “Aggiudicataria/o”,
“Ditta”, “Impresa”, “Appaltatore/trice” si intende il concorrente cui viene affidato il servizio a
seguito della procedura di gara.
Art. 2
Attivazione e durata del servizio
Il servizio avrà la durata massima di 5 anni, rinnovabile di ulteriori 4 alla naturale scadenza del
contratto, a decorrere dal giorno indicato nella delibera di affidamento o successiva comunicazione
da parte della Stazione Appaltante.
.
L’aggiudicatario è comunque tenuto su richiesta dell’ULSS8 a proseguire il servizio in questione
oltre i termini di scadenza fino all’espletamento di una nuova procedura si aggiudicazione e
comunque non oltre 365 giorni dalla normale scadenza del contratto.
L’Azienda si riserva l'insindacabile diritto di rescindere anticipatamente il contratto in caso di
fusione, di incorporazione o di modifica della sua composizione che comporti un significativo
mutamento dell'attuale ambito territoriale.
Art. 3
Modalità di esecuzione del servizio
1. Il servizio di Tesoreria e Cassa dovrà essere svolto secondo le disposizioni in materia vigenti nel
tempo, presso la sede individuata dall’aggiudicatario e tramite tutti gli sportelli del soggetto
aggiudicatario.
La Banca dovrà mantenere, per tutta la durata del servizio, almeno uno sportello attivo in uno dei
seguenti Comuni: Castelfranco Veneto e/o Montebelluna.
2. La Banca dovrà produrre tutti i documenti ed i flussi informativi previsti dalla normativa in
vigore nel tempo (rendicontazioni periodiche, conto della gestione contabile di cui all’art. 93 del
D. Lgs. n. 267/2000, ecc.), la trasmissione dei dati SIOPE di cui al DMEF del 5 marzo 2007 e
s.m.i., nonché di eventuali successive disposizioni che dovessero intervenire in materia di flussi
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informativi . L’istituto di credito aggiudicatario del servizio di tesoreria ha l’obbligo di curare
anche i rapporti con le sezioni di tesoreria provinciale dello stato, per quanto di competenza, in
base a quanto stabilito dall’art. 77 del decreto legge 112/2008 convertito nella legge 133/2008.
3. Il servizio di tesoreria e cassa riguarda la gestione dei servizi sanitari e la gestione dei servizi
sociali. Per quest’ultima gestione la legge regionale 55/1994, all’art. 3, comma 2, stabilisce la
“separata evidenza”, pertanto dovrà essere attivato un apposito conto di tesoreria.
4. Il tesoriere garantisce inoltre alle medesime condizioni il servizio di tesoreria e cassa alla
gestione della disciolta gestione liquidatoria.
5. La Banca dovrà custodire ed amministrare gratuitamente sotto la propria responsabilità i titoli ed
i valori che rientrano nella disponibilità dell’Azienda, nonché quelli depositati da terzi per
cauzioni a favore della stessa; questi ultimi dovranno essere restituiti alle Ditte con regolare
ordine emesso dalla Banca entro 5 (cinque) giorni dalla richiesta di scarico da parte dell’Azienda
e dovranno avere gestione separata in un conto corrente specifico fruttifero e per questi è
garantita la rendicontazione semestrale.
6. La Banca curerà gratuitamente le operazioni di conto corrente postale, provvedendo anche ai
relativi prelevamenti su disposizione dell’Azienda.
7. Il servizio di tesoreria comprende la gestione della riscossione dei tickets sanitari a carico dei
cittadini utenti, la riscossione delle tariffe dell'attività ospedaliera, di quella specialistico –
ambulatoriale, delle tariffe dei diritti sanitari e veterinari e di ogni altra riscossione inerente
l’attività dell’Azienda.
II servizio comprende anche la raccolta del denaro e la gestione di tutte le emettitrici di ricevuta
ticket presenti nelle sedi dei presidi ospedalieri di Castelfranco Veneto e Montebelluna oltre che
presso le sedi distrettuali di Asolo, Castelfranco Veneto, Valdobbiadene, Crespano del Grappa,
Riese Pio X, Vedelago, Giavera del Montello e Pederobba. Tale servizio si intende esteso anche
alla raccolta del denaro presente nelle Casse Aziendali delle sedi appena menzionate. La Banca
si impegna, tramite propri addetti o tramite personale di società di service all'uopo delegata, a
ritirare i contenitori di denaro, ad effettuare il riscontro delle consistenze, le quadrature contabili
di ogni emettitrice di ticket ed a mantenere sempre adeguatamente riforniti i cassetti rendi
banconote e rendi monete incorporati nelle apparecchiature. Il fondo cassa del riscuotitore viene
messo a disposizione dall’Azienda.
I dati identificativi, comprensivi di foto, del personale addetto alla raccolta del denaro, sia
dipendente della Banca o della società in service delegata, dovranno essere preventivamente
comunicati all’Azienda e tempestivamente aggiornati in caso di sostituzioni.
La raccolta del contante incassato dalle emettitrici e dalle casse aziendali deve avvenire presso le
sedi ospedaliere ogni giorno dal lunedì al venerdì e mentre dovrà avere cadenza almeno di due
volte a settimana per le altre strutture. Gli orari di ritiro devono essere concordati con i cassieri
delle singole sedi.
I valori verranno (contanti, assegni, vaglia) saranno immessi dall’ULSS in apposito plico fornito
dal tesorerie, sigillato e numerato, contenente una apposita distinta di versamento, datata e
firmata, indicante il dettaglio dei contanti, il dettaglio degli assegni, il numero e l’intestazione
del conto di tesoreria Le somme così raccolte devono essere contabilizzate entro il giorno
lavorativo successivo a quello del prelevamento.
La Banca dovrà inoltre, dall’inizio effettivo del servizio, provvedere all’installazione di un
dispositivo per il pagamento con POS e Carta di Credito in ciascuno degli sportelli cassa
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dell’Azienda oltre che in ciascuna emettitrice e di almeno due sportelli bancomat (ATM) nelle
sedi da concordarsi con l’Azienda; tutti gli oneri relativi alle operazioni effettuate tramite POS e
Carta di Credito, all’installazione dello sportello ATM sono a totale carico della Banca.
8. La Banca mette a disposizione gratuitamente dell’Azienda, compresi eventuali oneri di gestione:
• n. 3 POS MOBILE per la riscossione dei proventi sanitari nel territorio;
• n. 1 Carta di credito aziendale
9. L’Azienda e la Banca collaborano nel campo dell'informatica, onde consentire il razionale
utilizzo e il potenziamento degli strumenti di elaborazione dati e di controllo elettronico dei
servizi. In particolare la Banca assicura il collegamento "on-line" - con spese a proprio carico con l’Azienda per il trasferimento degli ordinativi di pagamento e di riscossione, per il
trasferimento all’Azienda dei movimenti di riscossione e pagamento privi di relativi ordinativi,
per verifiche e interrogazioni sulla situazione dell'Azienda e per eventuali altri servizi di "home banking" a cui l’ente fosse interessato.
10. La Banca deve prestare l'assistenza e la consulenza richiesta dall’Azienda in merito all’eventuale
acquisizione di finanziamenti speciali, compresi eventuali ricorsi a project financing e leasing
finanziari.
11. La Banca deve accettare le delegazioni di pagamento emesse dall’Azienda in garanzia di
eventuali mutui, da questa stipulati, con l'obbligo da parte della stessa Banca di accantonare dalle
disponibilità di cassa le somme necessarie per il pagamento delle relative rate di ammortamento.
12. La Banca tesoriere adeguerà le proprie procedure in relazione alle variazioni che l’Azienda
dovesse apportare ai propri servizi per esigenze organizzative e gestionali.
Art. 4
Compenso per il servizio ed altre informazioni
II servizio oggetto del presente capitolato è gratuito; non è previsto nessun rimborso neppure per le
spese vive di gestione ed imposte e tasse eventualmente gravanti dli estratti contabili (spese postali,
imposta di bollo, oneri su ordinativi di pagamento sia tramite bonifico che assegno, oneri tenuta
conti correnti, invio estratti conto, pagamenti e riscossioni da e verso l’estero, ecc.).
Considerato che, pur non essendo quantificabile il valore dell’affidamento, la remunerazione
complessiva del prestatore di servizio nel periodo previsto possa considerarsi al di sopra della soglia
di rilievo comunitario, nel formulare la propria offerta, l’Istituto dovrà tener conto inoltre delle
seguenti dimensioni dell’Azienda:
Rif. Anno 2014:
Numero dei provvisori di incasso (movimenti di incasso in banca): 17.301 (SANITARIO) e 269
(SOCIALE);
Numero dei mandati di pagamento: 20.113 (SANITARIO) e 1.327 (SOCIALE);
Valore delle riscossioni effettuate: € 381.254.751,33 (SANITARIO) e € 8.644.929,83 (SOCIALE);
Valore dei pagamenti effettuati: € 378.136.529,22 (SANITARIO) e € 8.911.765,47 (SOCIALE);
Anticipazione massima utilizzabile, (pari ad 1/12 dell’importo complessivo dei ricavi iscritti a
bilancio di previsione per l’anno di riferimento) – per l’anno 2015: € 36.821.907,06 (SANITARIO)
e € 766.416,83 (SOCIALE).
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Art. 5
Esercizio aziendale
L'esercizio contabile dell’Azienda ha durata annuale, con inizio il 1° gennaio e fine il 31 dicembre
di ciascun anno.
Gli ordinativi informatici a firma digitale non saranno restituiti dalla Banca in quanto già in
possesso, fin dall’invio, in originale dall’Azienda.
La Banca si impegna a consegnare nei termini previsti dalla vigente normativa unitamente al
Rendiconto del Tesoriere, un supporto informatico ovvero un apposito “pacchetto” contenente i dati
relativi all’esecuzione dei mandati/reversali a firma digitale, ciò eventualmente anche in
sostituzione del cartaceo.
Il “pacchetto” inoltrato e sottoscritto con firma digitale, il supporto informatico ovvero la
documentazione cartacea (tabulato meccanografico dei pagamenti, bollettario delle entrate ed altra
documentazione inerente la gestione del Servizio) costituiscono discarico formale per l’esercizio del
quale è reso il Rendiconto del Tesoriere.
Art. 6
Riscossione delle entrate
Le entrate sono incassate dalla Banca in base ad ordinativi di riscossione, individuali o collettivi,
emessi dall’Azienda, numerati progressivamente per ciascun esercizio e per ciascuna gestione e
contenenti: l'esercizio e la data; indicazione chiara delle causali dei versamenti; lo stato ai fini
dell'imposta sul bollo; il cognome e il nome o la ragione sociale, l'indirizzo o la sede dei debitori; gli
importi da introitare; ogni altra precisazione riguardante le modalità di riscossione dei titoli; le firme
di sottoscrizione previste dal presente disciplinare tecnico.
La Banca è tenuta ad accettare tutti i versamenti che i terzi intendono effettuare a favore
dell’Azienda e a rilasciare le relative quietanze, numerate progressivamente nell'ambito di ciascuna
gestione, senza oneri sul titolo di versamento a carico dei terzi versanti, ad eccezione delle
riscossioni per le quali la Banca ha rilasciato ricevuta/fattura dell’Azienda.
Copia delle quietanze o altro documento contenente gli stessi elementi devono essere
tempestivamente trasmessi all’Azienda (anche in formato elettronico) che provvederà all'emissione
degli ordinativi entro il 30 del mese successivo. La Banca è tenuta ad effettuare il servizio di
riscossione dei corrispettivi di cui al precedente art. 3, comma 7, con rilascio di quietanza madre e
figlia, presso tutti i propri sportelli.
Con cadenza periodica (da concordare) la Banca dovrà consegnare all’Azienda un elenco dei
versamenti eseguiti e non coperti da ordinativi di riscossione.
Gli assegni emessi a favore dell’Azienda sono presentati per l'incasso dal Dirigente del Servizio
Economico-Finanziario o da altro dipendente autorizzato. Gli ordinativi di riscossione conseguenti
sono emessi con le modalità di cui al precedente comma. L’Azienda autorizza, fin d'ora, la banca ad
addebitare sul conto corrente l'importo degli assegni che gli venissero restituiti insoluti dopo
l'accreditamento. La riscossione degli assegni e l’eventuale riaddebito non comportano oneri per
l’Azienda. Per l’incasso di assegni in valuta estera il cambio è quello del giorno di presentazione.
L’accredito avviene direttamente sul conto di cassa nello stesso giorno di consegna senza aggravio
di spese e commissioni.
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Tutti gli incassi, anche a mezzo assegno, devono essere accreditati nello stesso giorno nei conti
dell’Azienda accesi presso la Banca.
I conti correnti postali, aperti per l'esazione dei proventi delle attività socio-sanitarie, sono intestati
all’Azienda, la firma di traenza è riservata alla Banca. I prelevamenti sono disposti dall’Azienda,
mediante richiesta scritta alla Banca. La Banca esegue i prelevamenti emettendo appositi assegni
postali entro tre giorni dalla data di ricevuta dell'ordinativo e accredita gli stessi sui conti correnti
dell’Azienda.
Art. 7
Pagamento delle spese
I pagamenti sono eseguiti dalla Banca in base agli ordinativi di pagamento, individuali o collettivi,
emessi dall’Azienda, numerati progressivamente per ciascun esercizio e contenenti: l'esercizio e la
data; le causali delle spese e gli estremi dei documenti che le giustificano; lo stato ai fini
dell'imposta sul bollo; il cognome e nome o la ragione sociale; l'indirizzo o la sede; le eventuali
persone autorizzate a rilasciare quietanze; gli importi da pagare; ogni eventuale altra precisazione
riguardante le modalità di estinzione dei titoli; la firma di sottoscrizione prevista dal successivo
articolo 11. L’eventuale comunicazione ai creditori dell'emissione degli ordinativi è fatta a cura e
spese dell’Azienda dopo l'avvenuta consegna alla Banca.
Nell'effettuare i pagamenti la Banca accerta l'idoneità del percipiente e acquisisce le quietanze nelle
forme previste dalla legge. L’Azienda può disporre, con apposita indicazione, che gli ordinativi di
pagamento siano estinti con una delle seguenti modalità agevolate:
• Pagamento diretto al creditore, in tutti gli sportelli bancari della Banca;
• Accredito in conto corrente bancario/postale (codice IBAN), intestato al creditore;
• Accreditamento in conto corrente postale intestato al creditore, tramite relativo bollettino;
• Commutazione in assegno circolare non trasferibile da spedire al creditore a mezzo
raccomandata con spese postali a carico del beneficiario,
• Vincolo, totale o parziale, a ordinativi di riscossione.
Le eventuali commissioni applicate dal Tesoriere a carico dei beneficiari per pagamenti saranno pari
a quanto offerto in sede di gara ed in ogni caso non potranno essere superiori ai seguenti importi
rapportati al valore dell’accredito:
• Per pagamenti inferiori/uguali a € 1.000,00: nessuna commissione;
• Per pagamenti maggiori di € 1.000,00 ed inferiori o uguali a € 5.000,00: commissioni non
superiori ad € 3;
• Per pagamenti maggiori di € 5.000,00: commissioni non superiori ad € 5;
L’Azienda assicura la consegna degli ordinativi di pagamento alla Banca periodicamente e, di
norma, non oltre il 24 dicembre, salvo i titoli relativi a coperture o a pagamenti aventi scadenza
perentoria successiva o ad altri urgenti ed inderogabili pagamenti.
Gli ordinativi di pagamento cartacei o digitali, accreditati o commutati ai sensi del presente articolo,
si considerano pagati a tutti gli effetti.
Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione sostituiscono le quietanze dei creditori,
devono essere apposte o allegate al relativo titolo, recare gli estremi dell'operazione ed essere
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sottoscritte dalla Banca. Per i pagamenti effettuati tramite conto corrente o bollettino postale
vengono allegate le relative ricevute e per gli assegni circolari i talloncini "matrice".
La Banca dispone i pagamenti nei limiti delle disponibilità dei conti correnti e delle anticipazioni di
cassa non ancora utilizzate, come segue:
♦ entro il giorno della scadenza, se indicato nell'ordinativo o altrimenti noto;
♦ entro il primo giorno lavorativo successivo al ricevimento del titolo in caso di estinzione
dell'ordinativo mediante quietanza diretta;
♦ entro il secondo giorno lavorativo successivo al ricevimento con le modalità di cui al 2°
paragrafo, del presente articolo.
I mandati di pagamento rimasti interamente o parzialmente inestinti alla data del 31/12 vengono
riversati da parte della Banca sul conto di tesoreria salvo diverse disposizioni dell’Azienda.
Le eventuali penalità del ritardo dei pagamenti rispetto ai termini sopra indicati sono a carico della
Banca.
Le spese obbligatorie per legge, per contratto, o convenzionalmente considerate tali, devono essere
pagate dalla Banca anche in assenza dell'ordinativo su presentazione di appositi elenchi o
comunicazioni, debitamente sottoscritte.
Questi versamenti consistono, in particolare, nel pagamento di:
a) imposte e tasse statali, regionali o locali a titolo di acconto o di imposta, dovute
direttamente o quale sostituto;
b) contributi previdenziali, assistenziali e sociali a carico dell'Azienda o dei dipendenti;
c) diritti, canoni o contributi obbligatori, ivi compresi i canoni di concessione su beni altrui;
d) rate di ammortamento di mutui e di altri prestiti;
e) utenze fascicolate ed altro.
Per ogni singolo pagamento eseguito senza ordinativo la Banca provvederà a trasmettere apposito
documento cartaceo oppure lo renderà disponibile per l’acquisizione informatica da parte
dell’Azienda.
L’Azienda emetterà gli ordinativi di pagamento conseguenti alle operazioni di cui al precedente
comma entro 30 giorni a quello dell'operazione e comunque, non oltre il termine dell’esercizio. Con
cadenza settimanale la Banca trasmetterà all’Azienda un elenco dei pagamenti eseguiti e non coperti
da ordinativi o lo renderà disponibile per l’acquisizione informatica.
Art. 8
Pagamento degli emolumenti al personale dipendente, convenzionato e alle farmacie
Gli emolumenti relativi al personale dipendente e convenzionato (Medici Medicina Generale,
Pediatri Libera Scelta, Medici Continuità Assistenziale, Specialisti Ambulatoriali Interni) vengono
messi in pagamento dalla Banca ai singoli beneficiari come segue:
1. Stipendi mensili personale dipendente e convenzionato con valuta al giorno 27 di ogni mese;
2. Stipendio di dicembre ed eventuale 13.a mensilità, di regola, con valuta 22 dicembre.
Gli emolumenti relativi alle farmacie con valuta ultimo giorno lavorativo del mese.
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Il pagamento degli emolumenti a favore del personale dipendente, del personale convenzionato e
delle farmacie avviene secondo le seguenti modalità:
-
-
accreditamento sui conti correnti indicati dai beneficiari, accesi sia presso la Banca/Tesoriere
che presso altre banche, (valuta di accredito compensata con la valuta di addebito,
corrispondente al giorno di pagamento fissato dall’Azienda);
riscossione diretta presso qualsiasi sportello della Banca/Tesoriere dalla data di pagamento.
Se i giorni stabiliti sono festivi, i versamenti devono essere effettuati il giorno lavorativo
antecedente.
La trasmissione dei ruoli stipendiali (elenchi nominativi dei beneficiari riportanti le informazioni
necessarie per consentire al tesoriere di procedere con i pagamenti) dovrà essere garantita tramite
invio delle informazioni in formato elettronico (file prodotto dai gestionali dell’Azienda) secondo
modalità, da definire prima dell’avvio effettivo del servizio, che garantiscano l’affidabilità e la
sicurezza. Tali flussi potranno essere inviati direttamente alla Banca a cura dei servizi competenti,
previa apposita comunicazione dei nominativi delle persone incaricate a tale attività formalizzata
alla Banca dal rappresentante legale dell’Azienda.
L’invio ai beneficiari di eventuali “cedolini paga” o documenti simili sarà a cura e spese
dell’Azienda.
La Banca è tenuta ad eseguire i pagamenti degli stipendi/emolumenti di cui al presente articolo
senza addebito di commissioni e spese per i beneficiari.
Sarà facoltà dell’Azienda trasmettere con le modalità e alle condizioni di cui ai precedenti commi
emolumenti diversi da quelli indicati al comma 1; nei predetti casi le date di pagamento verranno
stabilite di volta in volta.
Art. 9
Servizi di cassa interna e fondi operativi
Per la gestione dei fondi operativi, potranno essere aperti appositi conti correnti presso la Banca alle
medesime condizioni previste del presente capitolato speciale d’appalto.
Art. 10
Comunicazione dei soggetti con poteri di firma
L’Azienda si impegna a comunicare preventivamente al tesoriere con nota firmata dal direttore
generale le generalità delle persone autorizzate a firmare titoli e le comunicazioni di cui agli articoli
precedenti e, tempestivamente, le eventuali variazioni, nonché le firme in originale.
Il tesoriere è tenuto a non dare esecuzione a titoli non muniti della firma di cui al presente articolo.
In sede di attivazione dei documenti con firma digitale l’azienda notifica al tesoriere l’elenco dei
firmatari autorizzati a sottoscrivere le reversali ed i mandati informatici, ovvero i flussi che li
contengono.
Art. 11
Documenti Informatici con Firma Digitale
Gli ordinativi di pagamento, e quelli di riscossione, devono essere firmati e trasmessi in forma
digitale.
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Il sistema di interscambio documentale informatico deve essere naturalmente compatibile con il
sistema contabile in uso all’Azienda. La Banca dovrà pertanto organizzare di conseguenza il sistema
e senza alcuna spesa per l’Azienda, né di implementazione e gestione, né di hardware e software.
Per l’organizzazione e gestione dei flussi dei documenti elettronici scambiati tra Azienda e Banca
(formazione, trasmissione, ricezione, controlli, messaggi di ritorno, sicurezza, conservazione,
riproduzione e validazione dei documenti informatici) si farà riferimento alla normativa vigente in
materia e alle regole tecniche approvate dall’A.B.I. .
Le specifiche modalità di organizzazione e gestione dei suddetti flussi saranno, comunque, definite
e disciplinate in accordo tra le parti, in modo da garantire una piena ed efficiente interoperabilità.
Dovrà, altresì, essere assicurata la conservazione informatica di detti atti per un periodo non
inferiore ai dieci anni, oltre la possibilità di consultazione on line, senza costi a carico della stessa
Azienda, indicando in offerta le relative modalità organizzative e di gestione.
Art. 12
Sistema Informativo Del Servizio Bancario
Il servizio di Banca viene gestito con strumenti informatici, secondo le modalità di cui ai successivi
commi, al fine di consentire l’interscambio con procedure informatizzate dei dati necessari al
miglior funzionamento della gestione finanziaria e di contabilità generale, e quindi di bilancio,
dell’Azienda, garantendo servizi di “home-banking”.
A tal fine la Banca dovrà assumere le necessarie informazioni sui sistemi informatici in uso
all’Azienda, sulle modalità di connessione necessarie per l’interscambio del giornale di cassa, degli
ordinativi di pagamento e di riscossione, nonché degli ordini di prelievo dai conti correnti postali e
di altri dati e/o documenti.
La Banca deve, pertanto, attivare il collegamento informatico con l’Azienda garantendo la totale
compatibilità, presente e futura, dei propri strumenti informatici dedicati alla gestione del servizio di
banca, con quelli che l’Azienda utilizza o potrà utilizzare nello stesso settore.
Tutte le spese inerenti e conseguenti l’installazione, configurazione, modifiche e manutenzione del
collegamento sono a carico della Banca.
La Banca organizza, a totale suo carico e presso di sé, tutte quelle attività informatiche di
recepimento, controllo, aggiornamento e restituzione dei dati inerenti la gestione del servizio
ritenute necessarie, nonché per consentire verifiche e interrogazioni sulla situazione dell’Azienda.
La Banca fornisce, entro le ore 9,00 del giorno successivo lavorativo, in via informatica, secondo i
tracciati e le caratteristiche tecniche attualmente in uso, le informazioni analitiche necessarie
all’aggiornamento della contabilità generale dell’Azienda, con riferimento, in particolare, a quelle
relative alle somme incassate, ivi compresa l’evasione degli ordini di prelievo dal c/c postale,
all’estinzione dei titoli di spesa con indicazione delle valute applicate ai beneficiari, ai pagamenti
anticipati e ad ogni altra operazione effettuata sui conti e sottoconti di tesoreria.
Qualora fossero necessarie modifiche ai tracciati utilizzati e/o di altro tipo, i costi per
l’aggiornamento del software aziendale saranno a carico della Banca.
Le informazioni di cui al capoverso precedente sono rese distintamente per ciascun sottoconto in cui
è articolata la struttura organizzativa dell’Azienda.
La Banca assicura, inoltre, la disponibilità, in tempo reale ed in via informatica, dei dati relativi alla
situazione contabile, al saldo di cassa e all’ammontare dei pagamenti relativi ai titoli già presi in
carico dall’Istituto medesimo, da effettuarsi il giorno successivo o in altra data, con separata
evidenziazione dei pagamenti anticipati rispetto all’emissione dei titoli di spesa.
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Qualora l’Azienda richieda dati ed informazioni che non siano già previste nelle attività di cui ai
precedenti commi, i tempi per la fornitura o la messa a disposizione degli stessi, da rendere,
comunque, gratuitamente, sono di volta in volta concordati con la Banca.
Art. 13
Anticipazione di cassa
Ai sensi delle vigenti leggi, in mancanza di disponibilità di cassa, la Banca è tenuta ad effettuare
anticipazioni straordinarie di cassa nella misura massima prevista dalle vigenti leggi.
L'anticipazione viene gestita direttamente attraverso i conti correnti aperti per le varie gestioni. Per i
pagamenti ordinati dall’Azienda o relativi a spese obbligatorie, la Banca, in assenza di fondi
disponibili, utilizza l'anticipazione nella misura giornalmente necessaria, accertata in sede di
chiusura delle operazioni di riscossione e di pagamento, senza bisogno d'alcuna ulteriore formalità.
Alle operazioni di addebito in sede di utilizzo dell’anticipazione, e di accredito, in sede di rientro,
viene attribuita la valuta corrispondente alla giornata in cui viene effettuata l’operazione. Il
Tesoriere è obbligato a procedere di propria iniziativa per l’immediato rientro totale o parziale delle
anticipazioni non appena si verifichino entrate libere da vincoli.
Art. 14
Rapporti di conto corrente
Sulle giacenze di cassa è concesso il tasso offerto in sede di gara da parte della Banca
aggiudicataria.
La liquidazione degli interessi, sia a credito che a debito, avverrà trimestralmente.
Contemporaneamente la Banca trasmetterà all’Azienda l'apposito conto scalare.
Gli accrediti e gli addebiti nel conto di tesoreria dovranno essere effettuati con le seguenti valute:
−
per gli incassi su piazza: stesso giorno;
−
per i pagamenti su piazza: stesso giorno;
−
per gli incassi fuori piazza: stesso giorno;
−
per i pagamenti fuori piazza: stesso giorno.
Nel caso di operazioni che non danno luogo a movimento di denaro la valuta è compensata.
Art. 15
Gestione Servizi Sociali e Gestione liquidatoria
I contenuti del servizio oggetto del presente Capitolato riguardano la “Gestione Sanitaria” per la
quale, ai sensi della normativa regionale vigente (combinato disposto art. 8 comma 1 e art. 10
comma 4 della L.R n. 55/1994.), è necessario garantire specifici e distinti conti di tesoreria.
Il servizio è, inoltre, esteso alle medesime condizioni alla gestione delle attività di cassa e tesoreria
della “Gestione Liquidatoria – area sanitaria” della disciolta “U.S.L. n. 13”, per la quale dovrà
essere istituito conto separato, ai sensi della relativa normativa statale e regionale vigente.
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Art. 16
Acquisizione di servizi aggiuntivi
Nell’ambito dello sviluppo della collaborazione tra la Banca e l’Azienda 8, i seguenti servizi
aggiuntivi senza oneri per l’Azienda, saranno valutati positivamente in sede di attribuzione dei
punteggi qualità come da art. 6 del Disciplinare di gara:
1. borse di studio, contributi per studi e ricerche di interesse aziendale;
2. sponsorizzazioni per convegni, attività formativa, iniziative di promozione e comunicazione di
servizi ULSS; acquisizione di tecnologia clinica e ICT;
3. acquisizione dispositivi digitali e servizi digitali nell’erogazione delle attività dell’Azienda
ULSS (smart card individuale, telemedicina, etc.)
4. fornitura in comodato d’uso gratuito di sistemi automatici di pagamento “punti gialli”;
Art. 17
Contributo di tesoreria
Viene richiesto altresì un contributo economico per ogni anno di durata del contratto di cui trattasi,
non a pena di esclusione dalla gara, che dovrà essere quantificato per ogni residente abitante nella
Azienda nel 2014 e che verrà utilizzato per lo svolgimento dei fini istituzionali.
Si precisa che i residenti nell’anno 2014 risultano essere n. 251.619
Art. 18
Continuità del servizio
Il servizio oggetto del presente Capitolato dovrà essere espletato con assoluta continuità.
La Banca, pertanto, per nessuna ragione potrà sospendere o non eseguire, in tutto od in parte, le
attività oggetto del servizio, pena la risoluzione del contratto. In caso di sciopero del personale, o di
altre cause di forza maggiore (non saranno da considerarsi tali le ferie, le aspettative o le malattie),
la Banca dovrà darne comunicazione scritta all’Azienda, con opportuno preavviso.
In caso di malattia e/o infortunio degli addetti al servizio in questione, la Banca dovrà assicurare in
ogni caso la continuità e l’efficienza del servizio.
Art. 19
Controlli qualitativi periodici
L’Azienda potrà individualmente predisporre, in qualsiasi momento tutti gli accertamenti ed i
controlli sulle modalità operative del servizio che si riterranno necessari, onde verificare l’esatta
rispondenza delle stesse a quanto stabilito contrattualmente.
Art. 20
Sistema di monitoraggio e controllo
I controlli si riferiranno agli standard qualitativi e quantitativi stabiliti dal presente Capitolato oltre a
quelli dichiarati dalla Banca in sede di presentazione dell’offerta di gara.
I predetti controlli consistono nella verifica degli elementi essenziali del servizio al fine di valutare
la rispondenza a quanto dichiarato/previsto.
L'Azienda, per mezzo dei suoi referenti ed in presenza di un funzionario designato dalla Banca, ha
la facoltà di verificare:
− Il rispetto dei “Contenuti e Modalità di esecuzione del Servizio” (art. 3);
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−
−
−
−
−
−
Il rispetto di quanto previsto per la “Riscossione delle entrate” (art. 6);
Il rispetto di quanto previsto in tema di “Pagamento delle spese” (art. 7);
La corretta gestione del conto corrente (art. 14);
La continuità del servizio (art. 18);
Il rispetto delle procedure di sicurezza secondo quanto previsto dal D.Lgs. 81/2008 e
ss.mm.ii.;
Ogni altro onere a carico della Banca, secondo quanto previsto dal Capitolato.
I monitoraggi del livello del servizio consistono nella verifica del risultato del Servizio nel rispetto
di quanto stabilito nel presente Capitolato e saranno effettuati con la periodicità che verrà
determinata dall’Azienda.
Gli esiti dei controlli verranno annotati su appositi verbali sottoscritti dai responsabili delegati al
controllo dall’Azienda, i quali, a rilevazione avvenuta, porranno la propria firma congiuntamente
avvalorandone il risultato. Eventuali anomalie che non fossero prontamente risolte verranno
segnalate all’ufficio amministrativo competente per la formale contestazione e l’eventuale
applicazione delle penali e/o delle azioni di miglioramento necessarie.
L’attività di controllo prevista nel presente articolo sarà effettuata nel rispetto dei vincoli stabiliti
dalla normativa specifica per le banche italiane.
Art. 21
Contestazioni e penali
Poiché il servizio contemplato è da ritenersi di pubblica utilità, la Banca per nessuna ragione può
sospenderlo, effettuarlo in maniera difforme da quanto stabilito, eseguirlo in ritardo. Quanto sopra
fatte salve le cause di forza maggiore.
L’Azienda farà pervenire alla Banca per iscritto, a mezzo raccomandata A.R. le osservazioni e le
eventuali contestazioni e i rilievi conseguenti ai controlli effettuati dal proprio personale incaricato;
comunicherà altresì eventuali prescrizioni, alle quali la Banca dovrà uniformarsi nei tempi che
l’Azienda indicherà.
In caso di rilievo durante i controlli di non conformità l’Azienda si riserva di applicare le penali
come di seguito specificato:
Penalità per non conformità rilevate con il sistema di controllo di risultato
−
per mancato/errato pagamento degli emolumenti per cause imputabili alla Ditta: € 500,00
massimi per ogni evento verificatosi ed eventuale addebito a carico della Banca delle
relative sanzioni;
−
per mancata esecuzione delle manutenzioni ordinarie/preventive rispetto a quelle
programmate per le macchine riscuotitrici: € 200,00 massimi per ogni evento verificatosi;
−
per mancata esecuzione degli interventi entro 24 ore dal momento della segnalazione del
guasto: € 250,00 massimi per ogni giorno lavorativo di ritardo.
Penalità per altre non conformità.
L’Azienda si riserva, inoltre, di applicare una penale, a seguito di violazioni inerenti al
monitoraggio dei requisiti del Servizio che va da un minimo di 100,00 Euro ad un massimo di 500
Euro a seconda della gravità riscontrata, sulla base di un protocollo operativo concordato tra le parti
prima dell’avvio del servizio.
Tutte le contestazioni ufficiali operate nei confronti della Banca saranno precedute da un riscontro
dei fatti effettuato in contradditorio con il responsabile referente della Banca stessa o generando
elementi oggettivi di presenza delle contestazioni.
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