il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT IT PER L’INNOVAZIONE DIGITALE BI e CPM, una necessità per le aziende i modelli funzionali sviluppati da Sme.UP benefici e percorsi di realizzazione sommario IL SISTEMA INFORMATIVO DIREZIONALE: BI E CPM ................................................... Pag. 1 DEFINIZIONI ...................................................................................................................................................................................... Pag. 2 STRUMENTI ....................................................................................................................................................................................... Pag. 2 QLIK SENSE ....................................................................................................................................................................................... Pag. 3 BENEFICI................................................................................................................................................................................................. Pag. 4 I MODELLI DI BI SVILUPPATI DA SME.UP Analisi Commerciale ........................................................................................................................................ Pag. Analisi Acquisti ......................................................................................................................................................... Pag. Analisi Promozioni ....................................................................................................................................... Pag. Analisi Produttività Store ............................................................................................................................................. Pag. 5 5 5 6 Analisi Dati Social ...................................................................................................................................... Pag. Analisi Magazzino ............................................................................................................................................... Pag. Analisi Trasporti ...................................................................................................................................................... Pag. 6 6 Analisi Livello di Servizio ........................................................................................................................... Pag. Analisi Produzione.............................................................................................................................................. Pag. Analisi del Credito ................................................................................................................................................ Pag. 7 7 8 Analisi di Bilancio.................................................................................................................................................. Pag. Analisi del Personale ...................................................................................................................................... Pag. 8 TALENTIA CPM................................................................................................................................................................................................. Pag. 9 I MODELLI DI CPM SVILUPPATI DA SME.UP................................................................................ Pag. Reporting Economico-Finanziario............................................................................................. Pag. 10 7 8 10 Budget & Planning Economico-Finanziario................................................................ Pag. Consolidato Civilistico ................................................................................................................................... Pag. 10 PERCORSI DI REALIZZAZIONE............................................................................................................................. Pag. 11 il sistema informativo direzionale 10 BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 1 IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE Una necessità strategica per le aziende Sme.UP sviluppa da oltre 15 anni sistemi di analisi e controllo delle performance, basati su modelli di Business Intelligence e di Corporate Performance Management. Questi sistemi si basano sulla profonda conoscenza dei processi aziendali, dei dati e delle misure che servono ad indirizzarne la performance. Mettere i sistemi informativi al servizio delle esigenze di conoscenza del Management significa spesso permettere alle aziende di iniziare processi di cambiamento che generano valore per gli stakeholders. Rappresentare la realtà attraverso i suoi indicatori (KPI) Misurare la realtà significa anzitutto rappresentarla nel modo più comprensibile, per permettere agli utenti di analizzare gli scostamenti significativi rispetto ai contesti di riferimento. I modelli costruiti da Sme.UP per rappresentare tutte le aree di un Sistema Informativo Direzionale consentono una visione completa che integra gli indicatori chiave di ogni processo (KPI) con la pianificazione e il controllo delle performance dell’azienda. Ottimizzare le performance analizzando e controllando il business Il Sistema Informativo Direzionale evidenzia i fenomeni sulla base dei quali si deve agire e prendere le opportune decisioni di business, nel momento in cui serve. La competenza di Sme.UP sui processi e sui modelli di controllo degli stessi si estende a tutte le aree dell’azienda. Di conseguenza sono stati sviluppati modelli predefiniti di raccolta dati e di elaborazione di misure che vengono adattati di volta in volta alle necessità del cliente. L’integrazione dei modelli di analisi e di controllo con Sme.UP ERP e con tutti gli altri sistemi informativi presenti in azienda consente di elaborare grandi volumi di dati e di rappresentare la realtà sotto forma di misure sintetiche per ogni area dell’azienda (vendite, marketing, produzione, logistica, acquisti, personale, amministrazione e finanza), così come all’interno di analisi dedicate a settori verticali (manifatturiero, retail, fashion, farmaceutico, cosmetico, sanità, …) permettendo alla Direzione dell’azienda e ai consulenti di Sme.UP di far partire azioni di miglioramento sia organizzative che tecniche. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 2 DEFINIZIONI La Business Intelligence (BI) Il Corporate Performance Management (CPM) Un insieme di competenze e strumenti per l’analisi dei dati aziendali. La BI fornisce ai decisori aziendali informazioni utili sull’andamento del business per permettere loro di prendere le migliori decisioni possibili in quel momento ed incrementare il loro vantaggio competitivo. La BI si realizza unendo le competenze sui processi aziendali con le applicazioni software e le tecnologie in modo da raccogliere i dati aziendali da più sistemi informativi, di sintetizzarli in misure significative e di consentirne la visualizzazione in modo semplice ed intuitivo Un insieme di competenze e strumenti per il controllo delle performance aziendali. Il CPM consente la gestione, la misurazione ed il controllo di tutta l’azienda a seguito dell’individuazione degli obiettivi di periodo. Correlando le dimensioni di business (ricavi, profitti, costi operativi e di struttura, investimenti etc) alle performance di processo ed a scenari di cambiamento, l’azienda è in grado di monitorare costantemente e puntualmente le performance di tutte le funzioni aziendali. STRUMENTI I sistemi informativi aziendali Le risposte alle domande del Management si trovano di regola nella aggregazione intelligente di dati già presenti nei sistemi informativi aziendali e nell’analisi degli stessi. I modelli di Business Intelligence e di Corporate Performance Management di Sme.UP raccolgono dati dai sistemi interni ma anche da sistemi esterni (es. analisi di mercato) aggregandoli nel modo più opportuno. I prodotti dedicati L’importazione dei dati da fonti eterogenee, l’integrazione e l’analisi dei dati rialla BI e CPM chiedono prodotti in grado di gestire volumi enormi di dati, aggregazioni di ogni tipo e sintesi di facile comprensione anche da parte di utenti “non esperti”. Sme.UP utilizza prodotti e tecnologie leader di mercato che garantiscono efficienza, flessibilità e facilità d’uso. La consulenza Identificare gli aspetti della gestione aziendale che richiedono ottimizzazione di Sme.UP significa comprendere le dinamiche dei processi, evidenziare i gap, misurare i delta di performance, scomporre il problema fino al livello di maggior dettaglio e capire su quali variabili agire ed effettuare i cambiamenti necessari a raggiungere gli obiettivi. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 3 QLIK SENSE Il nuovo prodotto di Data Visualization e Self-service BI Il nome Sense vuole enfatizzare il concetto che la BI di Qlik si avvicina il più possibile al comportamento naturale di ogni essere umano. Qlik Sense consente una navigazione più visuale e self-service e quindi lascia che l’utente liberi il suo intuito per trovare tra i dati disponibili quello che sta cercando. Inoltre con Qlik Sense l’utente può anche crearsi delle analisi su dati personali, presi da file esterni (excel etc) importabili con un semplice drag & drop. In questo modo si diffonde la conoscenza dello strumento e se ne favorisce l’adozione. Sme.UP ha creato con Qlik Sense i modelli precedentemente sviluppati con QlikView. Le funzionalità di navigazione sono molto più intuitive, la grafica è più accattivante e le mappe per l’analisi geografica sono più accurate. Qlik Sense utilizza il nuovo motore associativo QIX Engine. Rispetto a QlikView non cambia la fase di importazione dati (qvd, xls etc) mentre la creazione dei reports è molto più semplice e user-friendly. Qlik Sense è completamente “mobile”, l’applicazione si ridimensione automaticamente a seconda del dispositivo mobile usato (authomatic resizing). il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 4 BENEFICI REALIZZARE E GESTIRE UN SISTEMA INFORMATIVO DIREZIONALE SIGNIFICA IMPADRONIRSI DELLE INFORMAZIONI E TRASFORMARLE IN VALORE ESEMPI DI BENEFICI Analisi Commerciale Capire da quanti giorni un cliente non compra (analisi della latenza) consente di mettere in atto un’azione di recupero prima che sia troppo tardi. Analisi Varianza Analizzare in che misura la perdita di fatturato rispetto all’anno precedente dipende dalla variazione dei prezzi, da quella dei volumi o dal mix di prodotti venduti aiuta a prendere decisioni di politica commerciale. Analisi Geografica I dati derivanti dall’analisi commerciale possono essere georeferenziati in modo da poter creare cruscotti di analisi territoriale incrociati con i dati esterni (es., database Nielsen, ecc...) Analisi del Sentiment Sapere cosa i social network dicono della nostra azienda, quante volte viene nominata, se è in grado di influenzare il mercato e qual è il “sentiment” ricorrente (positivo, neutro, negativo) fornisce al marketing informazioni utili su come migliorare la propria immagine e su cosa agire. Analisi Produttività Store Sapere in quali fasce orarie o in quali giorni della settimana lo store fa più scontrini, quale è la venditrice più brava, conoscere il conversion rate tra persone che entrano nel negozio e clienti che acquistano consente di organizzare meglio le presenze nel negozio. Analisi dello Stock Suddividere le referenze a magazzino in classi di valore e di giacenza consente di capire la bontà del magazzino, evidenziando l’overstock e l’understock. Analisi del Credito Verificare i giorni medi di pagamento del singolo cliente consente di prevedere come si muoveranno i flussi di cassa e di conoscere in anticipo la disponibilità di liquidità. il sistema informativo direzionale Livello di servizio Per un’azienda di produzione, avere a disposizione gli indicatori di performance di spedizione dei propri prodotti ai clienti, calcolate sulla data richiesta dal cliente, sulla data commessa e sulle date stabilite dall’ATP (Available To Promise) è fonda-mentale per capire che processi vanno migliorati. Analisi della Produzione Il confronto tra i tempi previsti nei cicli standard con i tempi delle operazioni effettivamente realizzate e derivanti dalle timbrature consente di scoprire aree di improduttività su cui agire a livello di processo, ciclo, distinta base e/o collaboratore. Analisi del Personale Confrontare le ore pagate ad un dipendente con i dati di timbratura consente un controllo efficace delle performance di tutti i collaboratori. BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 5 I modelli di BI ANALISI COMMERCIALE L’analisi commerciale è una soluzione completa per la valutazione dell’area vendite e consente di ottenere informazioni significative sull’andamento delle vendite dell’azienda, tramite una molteplicità di KPI, confronti rispetto a periodi precedenti e analisi di dettaglio a livello di cliente-articolo. È destinata ad aziende che intendano monitorare le performance di vendita dell’intera organizzazione e prevedere analisi interattive a livello di dati aggregati attraverso cruscotti così come a livello di dettaglio (esempio: cliente-articolo oppure singola riga di fattura, analisi della marginalità per linea di prodotto, analisi della latenza di acquisto, analisi di Pareto, eccetera). ANALISI ACQUISTI Il modello consente di avere sotto controllo gli acquisti effettuati, confrontandoli con il magazzino e monitorando l’andamento per evitare eccessive giacenze. Permette una valutazione rapida e immediata delle performance dell’azienda nell’acquisto delle materie prime o dei prodotti finiti e dei fornitori, in termini di livello di servizio sui tempi di consegna. È possibile inoltre effettuare un confronto rispetto all’anno precedente per evidenziare eventuali differenze di prezzo o di volume negli acquisti, ma anche consultare l’analisi del portafoglio ordini a fornitore.. ANALISI PROMOZIONI L’analisi dei punti vendita serve a tenere sotto controllo le performance di una catena di negozi o di supermercati, confrontando i risultati tra i vari punti vendita. Il modello consente un’analisi geografica, identificando le zone più redditizie e migliorare la posizione commerciale dell’azienda. Il modello consente inoltre di analizzare le vendite dei prodotti in promozione rispetto a quelli non in promo in modo da valutare l’effetto della singola promozione rispetto alle condizioni abituali. L’applicazione consente anche di analizzare l’effetto delle Fidelity Card rispetto al totale venduto. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 6 I modelli di BI ANALISI PRODUTTIVITÀ STORE L’analisi di produttività del singolo negozio consente allo Store Manager ed al Direttore Vendite di tutta la catena di negozi di tenere sotto controllo le vendite in numero di scontrini e valore medio dello scontrino per fascia oraria, per giorno della settimana, per addetto alle vendite in funzione delle ore effettivamente lavorate. L’applicazione consente anche di capire sul totale delle persone che entrano (accessi) quante comprano ovvero il conversion rate. Altro elemento analizzabile è il rapporto tra venduto e superficie negozio (metri quadrati). ANALISI DATI SOCIAL Analizzare i dati social sta diventando sempre più importante per un’azienda che vuol continuare ad operare con successo ed adattare i propri comportamenti a quanto il mercato richiede. L’applicazione è in grado di analizzare i dati dei principali social network (facebook, twitter, google analytics, google AdWorks, etc) sia in termini quantitativi (es. nr. tweet) che qualitativi (sentiment analysis). Impostando l’hashtag desiderato è possibile visualizzare le informazioni relative a chi ha postato il tweet. ANALISI MAGAZZINO L’analisi di magazzino permette di esaminare come l’azienda gestisce il proprio magazzino sia in termini di valore che di giacenza, di rotazione dei prodotti finiti e dei semilavorati. Il modello consente di suddividere gli articoli presenti a magazzino in classi di valore e di giacenza, evidenziando l’overstock e l’understock. Vengono evidenziati inoltre i codici del materiale in giacenza da lungo tempo (slow moving) in modo da negoziare con i fornitori resi o sostituzioni. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 7 I modelli di BI ANALISI TRASPORTI Il modello permette di analizzare come l’azienda gestisce il trasporto dei propri prodotti in termini di incidenza sul valore della merce trasportata e di valutare il livello di servizio di ogni singolo vettore utilizzato. Attraverso il modello è possibile ottenere una valutazione completa e dettagliata dei costi di spedizione per area geografica, per mezzo di trasporto, per peso e per volume d’ingombro della merce spedita andando ad analizzare i documenti di trasporto. L’analisi dei costi di trasporto (attraverso le differenti modalità: terra, mare, aria) permette all’Ufficio Acquisti di negoziare la miglior tariffa in funzione del peso o dell’ingombro del materiale da spedire. ANALISI LIVELLO DI SERVIZIO Il modello consente di tenere sotto controllo come un’azienda di produzione è in grado di soddisfare le richieste dei propri clienti, in termini di data di consegna. Una volta che l’azienda cliente ha definito un intervallo entro il quale una spedizione è considerata on-time, andiamo a calcolare la percentuale di successo e la calcoliamo verso 3 date: la data richiesta nell’ordine cliente, la data commessa e la data che l’ATP (Available To Promise) calcola, considerando il materiale già appartato per altri clienti. Il modello consente di simulare come cambiano le percentuali di compliance al variare del range dell’On-time. ANALISI PRODUZIONE L’analisi di Produzione permette di monitorare le attività produttive di un’azienda. Le analisi possibili sono molteplici: dall’efficienza delle linee e della manodopera, ai tempi e metodi dove vengono controllate le operazioni effettive confrontandole con i tempi previsti a ciclo. Tutto questo consente di individuare aree di improduttività su cui agire a livello di processo, ciclo, distinta base o operatore. Un’estensione del modello prevede anche l’analisi dell’efficienza dei macchinari (Overall Equipment Efficiency) che consente di analizzare i tempi di fermo macchina rispetto a quelli previsti e quindi ridefinire le manutenzioni preventive e rinegoziare per tempo le condizioni di assistenza col fornitore o pianificare l’utilizzo della macchina su più turni. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 8 I modelli di BI ANALISI DEL CREDITO L’analisi del credito consente di controllare la liquidità aziendale, gestire i crediti commerciali, monitorare costantemente lo stato di pagamento dei clienti, il fido e quindi di controllare incassi, crediti e insoluti e tutte le altre informazioni legate ai pagamenti dei clienti di un’azienda. In questo modo, conoscendo la disponibilità di liquidità, sarà possibile evitare una inutile esposizione finanziaria, stabilendo in tempo reale il credito dell’azienda nei confronti del cliente e intraprendendo opportune azioni di recupero in modo tempestivo. ANALISI DI BILANCIO L’analisi di bilancio consente di ottenere una visione complessiva degli indici che rappresentano l’andamento economico, la situazione patrimoniale e finanziaria dell’impresa. È destinata ad aziende che intendano avere strumenti di consultazione quotidiana per controllare l’andamento economico e finanziario, monitorare il Conto Economico, lo Stato Patrimoniale, il Rendiconto Finanziario e gli indici da utilizzare per leggere il bilancio in modo sistematico. ANALISI DEL PERSONALE L’analisi del Personale mira a fornire alla Direzione Risorse Umane le informazioni necessarie per analizzare e tracciare le attività delle risorse sia a livello azienda che di singolo dipendente. Il modello comprende una serie di statistiche anagrafiche tipiche dell’Ufficio Amministrazione Personale (presenze, assenze, straordinari, retribuzione, promozioni, ultimo aumento, età sesso, nazionalità, titolo di studio etc) e si completa con l’analisi dei dati relativi al costo del personale mediante confronto tra le ore pagate nel cedolino stipendio e le ore timbrate. Questo modello si basa su un’importazione automatica dei dati dagli archivi delle paghe, fatta alla fine di ogni mese il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 9 TALENTIA CPM La soluzione per il Corporate Performance Management Talentia Software è una softwarehouse francese specializzata in soluzioni di Corporate Performance Management. Con Talentia CPM siamo in grado di misurare e controllare le performance economico-finanziarie dell’azienda, in linea con i continui cambiamenti del mercato e delle normative: - - - - - - - Reporting Economico Finanziario (per area di business, divisione etc) Consolidato Gestionale (indici di bilancio) Pianificazione Economica e Finanziaria (business plan a medio, lungo periodo) Budgeting & Forecasting Fast Closing, CE Flash Bilancio Civilistico (norme IAS/IFRS, ITGaap, Governance, XBRL reporting language etc) Nota Integrativa Talentia CPM garantisce l’integrazione coi sistemi informativi esistenti e offre all’utente finale l’interfaccia excel che è molto apprezzata dai Controller aziendali. E’ una soluzione multisocietà, multivaluta, multilingua, multinorma ed è fruibile direttamente da web. TALENTIA CPM UNA SOLUZIONE ALL-IN-ONE MODULARE Pianificazione Finanziaria Reporting e budget Bilancio Consuntivo Business Intelligence eCollect (input e audit) Talentia Intercompany (riconciliazione IG per fattura) Client (Admin, Pilot, Contributor) il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 10 I modelli di CPM REPORTING ECONOMICO-FINANZIARIO Permette la creazione di un Reporting economico-finanziario, per società, divisione, business unit, centro di costo mediante input manuali o importazioni automatiche. Consente scritture di adjustment sia manuali che automatiche con trasferimenti da un periodo all’altro, con imputazioni extra-contabili non gestite a sistema. Consente anche di riclassificare il bilancio e di analizzare gli scostamenti dal budget o dal forecast. Il Reporting comprende anche il consolidato gestionale che può essere infrannuale con conversioni nella valuta scelta per il consolidamento e con elisioni intercompany. BUDGETING & PLANNING ECONOMICO-FINANZIARIO Il modello di Budgeting & Planning, partendo dalla creazione del Budget Commerciale (per famiglia di prodotto, per divisione, per cliente etc), dal Budget di Produzione, dei costi fissi, del personale degli investimenti e delle spese generali, genera il Budget economico a livello di gruppo, company, settore o per tutte le altre dimensioni di analisi stabilite. Il Budget si basa su un workflow approvativo e può essere rappresentato con mensilizzazioni su più periodi mobili. Dal Budget Economico si passa poi a quelli Patrimoniali e Finanziari, con evidenza del Capitale Circolante Netto, del Cash Flow, del Rendiconto Finanziario con generazione degli indici economici patrimoniali e finanziari. Il modello offre funzionalità di analisi what-if necessarie per la creazione di scenari che consentono di valutare la sostenibilità economica, patrimoniale e finanziaria in un Business Plan anche a lungo termine, le cui ipotesi possono essere salvate per successivi confronti. CONSOLIDATO CIVILISTICO Il modello di consolidamento civilistico prevede tutti gli automatismi presenti nel kit di pre-parametraggio standard (IAS e/o VII Direttiva) garantendo rapidità nell’implementazione e completezza funzionale. Consente le scritture di preconsolidamento (rettifiche di leasing secondo la normativa IAS 17, rivalutazione del magazzino, ammortamenti anticipati, rettifiche fiscali…) e di consolidamento (intercompany reciproche, eliminazione partecipazioni, eliminazione quota parte del patrimonio netto, calcolo interessenze di terzi, scritture di badwill e goodwill), Le voci intercompany vengono eliminate con scritture automatiche che tengono conto delle eventuali differenze cambio. Prevede anche la creazione della Nota Integrativa, del Rendiconto Finanziario e il calcolo di indici patrimoniali. il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT 11 Integrazione tra BI e CPM Qlik è una piattaforma di Business Intelligence, da 6 anni consecutivi nel quadrante dei leader di mercato di Gartner Group. Le logiche associative con cui Qlik esegue l’analisi delle informazioni consentono di elaborare enormi volumi di dati con tempi di risposta molto brevi. Qlik importa i dati da qualsiasi fonte e non necessita la creazione di un datawarehouse. Con l’introduzione di Qlik Sense, Qlik è diventato una piattaforma che aggiunge alla BI guidata, la BI self-service, basata su una navigazione visuale (grafici e mappe). Heatmap XBRL Data Mining DSS OLAP Balanced Scorecard Drill Down Fast Closing General Ledger Business Intelligence CE Flash Cluster analysis GIS Business Plan ETL KPI Dashboard Talentia CPM è un prodotto dedicato al Corporate Performance Management che ha saputo affermarsi grazie ad un continuo e crescente apprezzamento dei Direttori Amministrativi e dei controller di gruppi aziendali medie e dimensioni. Sme.UP ha sviluppato una integrazione tra Talentia e Qlik che consente di costruire un Sistema Informativo Direzionale completo. Big Data Predictive Analysis CPM Nota Integrativa EIS Datawarehouse Open Data Bilancio Consolidato Data Visualization R statistics il sistema informativo direzionale BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT ERBUSCO (BS) 25030 - Via Iseo, 43 Tel. 030.7724111 ORBASSANO (TO) 10043 - Strada Torino, 43/85 TEL. 0119062611 PADERNO DUGNANO (MI) 20037 - Via Varese, 6/a Tel. 02.910871 RIVOLI (TO) 10098 - Via Pavia, 11/B Tel. 011.7412320 REGGIO EMILIA (RE) 42124 - Via Danubio, 19 Tel. 0522.516121 VIGONZA (PD) 35010 - Via Trevisan, 1 Tel. 049.8936173 LECCO (LC) 23900 - Corso Promessi Sposi, 23/G Tel. 0341.643673 il sistema informativo direzionale [email protected] www.smeup.com BUSINESS INTELLIGENCE & CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT