MISSIONI ARCHEOLOGICHE, ANTROPOLOGICHE ED ETNOLOGICHE
ITALIANE ALL’ESTERO – On-line
► Responsabile del Progetto:
► Cons. Amb. Barbara Bregato
► Referenti:
► Settore Archeologia Ufficio V D.G.P.C.C.
► Dott.ssa Paola Cordone
► Dott. Gianluca Biscardi
► Dott. Ettore Janulardo
Red. Biscardi/Janulardo
Descrizione sintetica del progetto
Il progetto consente agli Enti e ai soggetti italiani che richiedono un sostegno per missioni archeologiche,
antropologiche ed etnologiche all’estero di presentare on line la propria domanda, inserendo direttamente gli
elementi necessari e i propri progetti di ricerca in forma elettronica.
L’Istituzione richiedente può modificare ed integrare i dati inseriti prima del perfezionamento della
domanda.
Early warnings informatici segnalano eventuali errori od omissioni, consentendo di giungere ad una
“Domanda definitiva” chiara, completa e standardizzata.
Il sistema consente la creazione in automatico di una banca dati delle richieste, consultabile e fruibile anche
in tempi successivi.
Allo scadere dei termini per l’inserimento delle domande, il sistema rende possibile la preparazione della
tabella delle richieste in un tempo molto più breve.
L’architettura interattiva del sistema consente inoltre d’informare, mediante un’email di notifica automatica,
della compilazione definitiva on line della domanda, nonché del successivo arrivo della stessa in formato
cartaceo.
Red. Biscardi/Janulardo
Settore interessato
Resa possibile dalla collaborazione tra l’Ufficio V della Direzione Generale per la Promozione e la
Cooperazione Culturale e il SICC, questa innovazione costituisce un radicale cambiamento nelle procedure di
assegnazione dei contributi per le missioni archeologiche, antropologiche ed etnologiche italiane all’estero.
Il progetto migliora l’intero processo di gestione di circa 150 missioni all’estero.
Tali missioni non costituiscono solo un’attività scientifica e di studio di grande livello, ma rappresentano
anche un momento di formazione di operatori locali e di trasferimento di conoscenze in settori, come quelli
dell’archeologia, del restauro e della tutela del patrimonio culturale, in cui l’Italia vanta un’eccellenza
internazionale.
Red. Biscardi/Janulardo
Situazione antecedente alla realizzazione del progetto
In precedenza l’Ufficio – in risposta ad un apposito bando – riceveva ogni anno, per via postale, alcune
centinaia di richieste di contributi per missioni all’estero, che generavano voluminosi dossier da trattare
manualmente.
Era necessaria la creazione manuale di un database ad opera del personale, che doveva inoltre attivarsi con
email, telefonate e corrispondenza postale in caso di errori relativi alla compilazione delle domande, alle
coordinate bancarie dell’Istituzione richiedente o nell’eventualità della ricezione di allegati non conformi agli
standard richiesti.
In tal modo, i tempi di espletamento delle procedure da parte dell’Ufficio dipendevano in buona misura
proprio dai tempi di perfezionamento delle domande stesse.
Era necessario l’impiego di risorse umane a tempo pieno, che venivano così distolte dalle altre mansioni
richieste (es.: controllo dei rendiconti dei progetti già assegnatari del contributo).
Non erano possibili, in tempo reale, un’analisi dei flussi delle domande, che a regime il sistema informatizzato
consente di attuare, né una loro comparazione con analoghe richieste presentate negli anni precedenti.
Red. Biscardi/Janulardo
Principali iniziative in cui si è articolato il progetto
Individuazione delle criticità emerse mediante raccordo con il personale coinvolto e costituzione di un tavolo
di lavoro progettuale.
Analisi della tempistica e previsione dei tempi di realizzazione del progetto.
Incontri e contatti con i tecnici informatici per illustrare le linee guida del progetto.
Realizzazione del nuovo portale per le missioni archeologiche, antropologiche ed etnologiche italiane
all’estero.
Verifiche tecniche da parte dei tecnici informatici e del personale dell’Ufficio V sulla funzionalità del sistema.
Messa in rete del nuovo link che consente la compilazione delle domande on line all’indirizzo
http://archeologia.esteri.it/archeologia.
Help desk elettronico e telefonico per quanti hanno riscontrato difficoltà nella compilazione delle domande.
Successiva raccolta ed elaborazione dei dati statistici.
Red. Biscardi/Janulardo
Miglioramenti apportati dal progetto al servizio
I risultati di tale innovazione sono rappresentati da:
► controllo automatico della corretta compilazione delle domande grazie al sistema degli early warnings;
► abbattimento dei tempi per la selezione e il controllo formale delle domande di contributo per le missioni;
► maggiore rapidità nella trattazione delle domande e nella comunicazione degli esiti agli utenti;
► drastica riduzione di documenti cartacei;
► possibilità di inviare eventuali comunicazioni ai Direttori delle missioni utilizzando la banca dati creata in
automatico dal sistema;
► possibilità di elaborare dati statistici – anche pluriennali – sulla base delle domande inserite e del database
creato in automatico.
Red. Biscardi/Janulardo
Ostacoli riscontrati nell’attuazione del progetto
L’individuazione preventiva di aree di criticità e il costante raccordo tra l’Ufficio V e il SICC ha consentito di
realizzare un sistema informatico rispondente alle esigenze degli utenti, esterni ed interni.
L’assistenza elettronica e telefonica fornita ai soggetti richiedenti ha consentito di risolvere, in breve tempo,
le difficoltà segnalate da alcuni utenti.
Red. Biscardi/Janulardo
Modalità di coinvolgimento del personale
► In fase di ideazione, è stato chiesto ai funzionari dell’Ufficio V D.G.P.C.C. di contribuire
all’individuazione delle aree di criticità e alla progettazione delle voci della nuova domanda interattiva.
► I dati raccolti sono stati approfonditi e discussi durante una serie di incontri tra i funzionari responsabili
e i tecnici del settore informatico.
► In fase di attuazione, i responsabili del settore informatico hanno provveduto a recepire le indicazioni
fornite e a disegnare un sistema interattivo mediante il quale superare le difficoltà generate dalla precedente
modalità operativa.
► Il coinvolgimento e il coordinamento del personale sono stati assicurati mediante il confronto costante tra
tutti i funzionari e i tecnici coinvolti per la verifica reciproca delle iniziative intraprese e dei risultati ottenuti.
Red. Biscardi/Janulardo
