PROCEDURA – MONITORAGGIO E ANALISI DEI DATI

LICEO CLASSICO DANTE ALIGHIERI – ISTITUTO MAGISTRALE
MARGHERITA DI SAVOIA
PROCEDURA – MONITORAGGIO E ANALISI DEI DATI
INDICE
1
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE.................................................................................... 2
2
TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI ...................................................................................... 3
3
RESPONSABILITÀ .................................................................................................................. 3
4
AZIONI E METODI ................................................................................................................... 4
4.1 Generalità ............................................................................................................................. 4
4.2 Misurazione e controllo della soddisfazione delle parti interessate........................................ 4
4.3 Verifiche ispettive interne ...................................................................................................... 4
4.4 Monitoraggio e misurazione dei processi .............................................................................. 4
4.5 Monitoraggio e misurazione delle caratteristiche dei servizi .................................................. 5
4.6 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi.................................................................... 5
4.7 Analisi dei dati ...................................................................................................................... 5
4.8 Miglioramento ....................................................................................................................... 5
5
RIFERIMENTI .......................................................................................................................... 6
6
ARCHIVIAZIONE ..................................................................................................................... 6
7
REGISTRAZIONI ..................................................................................................................... 6
8
INDICATORI DI PERFORMANCE DEL PROCESSO ............................................................... 6
REV.
STATO
ELABORAZIONE
VERIFICA ed APPROVAZIONE
00
Approvata
Rappresentante della
Direzione
DIRIGENTE SCOLASTICO
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9/01/2006
Riepilogo Modifiche Rispetto alla Versione Precedente
n.a. 1° versione documento
1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Descrivere la gestione per la qualità con riferimento ai requisiti della norma UNI EN ISO
9001 :
§8.1
Generalità
L’organizzazione deve pianificare ed attuare i processi di monitoraggio, di misurazione, di
analisi e di miglioramento necessari a
a) Dimostrare la conformità dei prodotti,
b) Assicurare la conformità del sistema di gestione per la qualità,
c) Migliorare in modo continuo l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.
Questo deve comprendere l’individuazione dei metodi applicabili, incluse le tecniche
statistiche, e l’estensione della loro utilizzazione.
§8.2.1 Soddisfazione delle parti interessate
L’organizzazione deve monitorare le informazioni relative alla percezione delle parti
interessate su quanto l’organizzazione stessa abbia soddisfatto i requisiti delle parti
interessate medesimo, rappresentando questo monitoraggio come una delle misure delle
prestazioni del sistema di gestione per la qualità. Devono essere stabiliti i metodi per
ottenere e utilizzare tali informazioni.
§8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi
L’organizzazione deve adottare adeguati metodi per monitorare e, ove applicabile, misurare i
processi del sistema di gestione per la qualità. Questi metodi devono dimostrare la capacità
dei processi ad ottenere i risultati pianificati. Qualora tali risultati non siano raggiungibili,
devono essere adottate correzioni ed intraprese azioni correttive, come opportuno, per
assicurare la conformità dei prodotti.
§8.2.4 Monitoraggio e misurazione dei prodotti
L’organizzazione deve monitorare e misurare le caratteristiche dei prodotti per verificare che
i relativi requisiti siano stati soddisfatti. Questo deve essere effettuato in fasi appropriate dei
processi di realizzazione dei prodotti, in accordo con quanto pianificato.
Deve essere documentata l’evidenza della conformità ai criteri di accettazione. Le
registrazioni devono indicare la o le persone che autorizzano il rilascio dei prodotti.
Il rilascio dei prodotti e l’erogazione dei servizi non devono essere effettuati fino a che quanto
pianificato non sia stato completato in modo soddisfacente, salvo diversa approvazione da
parte delle autorità aventi titolo e, quando applicabile, delle parti interessate.
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§8.4
Analisi dei dati
L’organizzazione deve individuare, raccogliere ed analizzare i dati appropriati per dimostrare
l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità e per valutare dove possono
essere apportati miglioramenti continui dell’efficacia del sistema di gestione per la qualità.
Rientrano in tali ambiti i dati risultanti dalle attività di monitoraggio e misurazione e da altre
fonti pertinenti.
L’analisi dei dati deve fornire informazioni in merito a:
1. Soddisfazione delle parti interessate
2. Conformità ai requisiti del prodotto
3. Caratteristiche ed andamento dei processi e dei prodotti, incluse le opportunità per
azioni preventive
4. Fornitori.
§8.5.1 Miglioramento continuo
L’organizzazione deve migliorare con continuità l’efficacia del sistema di gestione per la
qualità, utilizzando la politica per la qualità, gli obiettivi per la qualità, i risultati delle verifiche
ispettive, l’analisi dei dati, le azioni correttive e preventive ed i riesami da parte della
direzione.
Non vi sono esclusioni. Il paragrafo 8.2.2 Verifiche ispettive interne è trattato in PRO 08 02.
2 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI
Vedi UNI EN ISO 9000:2000
Vedi MQ cap.3
3 RESPONSABILITÀ
Vedi MQ § 5.5.1
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4 AZIONI E METODI
4.1 Generalità
Il processo di monitoraggio, analisi dei dati e miglioramento all’Istituto si articola in tre
momenti che fissano una successione obbligata di fasi.
Primo momento: le misurazioni con le relative registrazioni.
Secondo momento: l’elaborazione e l’analisi dei dati risultanti dalle misurazioni.
Terzo momento: le decisioni di miglioramento, prese a seguito dell’analisi dei dati.
Lo scopo del monitoraggio e dell’analisi dei dati è quello di fornire la garanzia sulla
conformità, nonché quello di promuovere il miglioramento continuo dell’efficacia del sistema.
Di seguito si analizzeranno in dettaglio le scelte gestionali attuate nei vari ambiti di
applicabilità di tale requisito.
4.2 Misurazione e controllo della soddisfazione delle parti interessate
Il monitoraggio relativo alla percezione del cliente sulla soddisfazione dei requisiti
rappresenta per l’Istituto un’importante misura della prestazione del proprio Sistema di
Gestione per la Qualità.
Dato il ruolo strategico ricoperto dall’indagine di Customer Satisfaction dell’utenza tale
compito è affidato all’inizio di ogni anno scolastico allo Staff di Presidenza.
E’ sua responsabilità segmentare l’utenza, valutare modalità e tempi più opportuni per la
raccolta dei dati, organizzare la comunicazione dei risultati, supportare il recepimento a
sistema delle risultanze mediante azioni di miglioramento.
Limitatamente alle attività a progetto, la misurazione e il controllo della soddisfazione delle
parti interessate è affidata al Responsabile di progetto.
4.3 Verifiche ispettive interne
Si rimanda alla procedura PRO 08 02 VERIFICHE ISPETTIVE.
4.4 Monitoraggio e misurazione dei processi
Responsabile di tale attività è il DIRIGENTE SCOLASTICO nel suo ruolo di Rappresentante
della Direzione per la qualità. A fronte della pianificazione strategica per la qualità,
documentata ad inizio a.s. dal Gruppo Qualità in “OBIETTIVI QUALITA’“ tale attività prevede
la consuntivazione dei valori degli indicatori di efficacia ed efficienza nel raggiungimento
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degli Obiettivi di qualità dell’Istituto. I dati di monitoraggio e misurazione sono elementi di
ingresso del Riesame annuale della Direzione.
4.5 Monitoraggio e misurazione delle caratteristiche dei servizi
Per l’attività curriculare, tale requisito è disposizione legislativa e riferimento ISO. Pertanto è
cura del DIRIGENTE SCOLASTICO garantire che tale aspetto sia messo all’ordine del
giorno delle riunioni degli Organi Collegiali.
Per quanto concerne le attività extracurriculari, il monitoraggio è programmato in occasione
degli incontri dello Staff. Pertanto le risultanze sono rintracciabili nei verbali di pertinenza.
Per quanto concerne l’attività finanziata nell’assicurare la conformità al requisito ISO l’Istituto
è vincolato e quindi si attiene necessariamente alle disposizioni dell’Ente finanziatore.
Conformemente al requisito ISO, il DIRIGENTE SCOLASTICO assicura in tal modo che ogni
attività non abbia inizio prima di aver effettuato il puntuale controllo del rispetto delle
caratteristiche prestabilite in sede di progettazione.
4.6 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi
Si rimanda a PRO 08 03 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI PRODOTTI NON
CONFORMI.
4.7 Analisi dei dati
Attività di responsabilità del Rappresentante della Direzione, fornisce informazioni in merito
a:

Soddisfazione delle parti interessate

Conformità ai requisiti del servizio

Caratteristiche ed andamento dei processi e dei servizi, incluse le opportunità per
azioni preventive

Fornitori.
Tale attività, affidata al Gruppo Qualità, prevede la raccolta in itinere dei dati, l’elaborazione
dei documenti di sintesi e la presentazione degli stessi in occasione del Riesame annuale
della direzione.
4.8 Miglioramento
Si premette che il miglioramento continuo è intrinseco al Sistema di Gestione per la Qualità
dell’Istituto. Infatti :

la politica per la qualità, firmata dal DIRIGENTE SCOLASTICO, si ispira alla norma
UNI EN ISO 9004 : 2000 Linee guida per il miglioramento delle prestazioni
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
tale politica è strutturata come documento quadro da cui sono declinati gli Obiettivi.
Quindi l’impegno a garantire il soddisfacimento degli Obiettivi, è nel contempo garanzia di
impegno nel miglioramento continuo. Gli strumenti sopra descritti contribuiscono all’azione di
miglioramento.
L’impegno nell’innovazione del sistema è incarico primario del Gruppo Qualità. Tale attività è
formalizzata in occasione delle riunioni a calendario nel prospetto AZIONI DI SISTEMA. Le
modalità operative concordate si traducono in circolari e / o ordini di servizio per i quali è
richiesta rispettivamente firma di presa visione e formale accettazione. Tali documenti
devono sempre essere numerati / protocollati e i numeri / protocolli riportati in AZIONI DI
SISTEMA.
5 RIFERIMENTI
Norma UNI EN ISO 9001:2000 punto 8.5
MQ Cap. 8
PRO 07 04 APPROVVIGIONAMENTO
6 ARCHIVIAZIONE
Sito d’Istituto
7 REGISTRAZIONI
AZIONI DI SISTEMA
8 INDICATORI DI PERFORMANCE DEL PROCESSO
Rif. OBIETTIVI QUALITA’
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