INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI Gaetano Santucci

INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI
Gaetano Santucci
1.
Le organizzazioni, le risorse e i processi
Ogni impresa o istituzione, pubblica o privata, si struttura e si organizza secondo la
propria missione e per perseguire gli obiettivi identificati. La natura degli obiettivi varia
a seconda della tipologia di azienda: ad esempio, per un'azienda industriale, l'obiettivo
principale è quello di ottenere degli utili, attraverso la progettazione, produzione e
vendita di beni; per un'azienda di servizi, l'obiettivo è quello di fornire alle migliori
condizioni possibili di qualità e di costo un insieme di servizi (di trasporto, di
comunicazione, etc.). Oltre agli obiettivi che caratterizzano un'organizzazione nel corso
della sua intera esistenza, possono poi essere definiti obiettivi più specifici e limitati nel
tempo: ad esempio, un'azienda può, in una certa fase, perseguire l'aumento del proprio
fatturato per raggiungere dimensioni che la rendano competitiva ed economica, oppure
può tendere all'incremento dei margini operativi, a parità di fatturato. Gli obiettivi
generali, di lungo periodo, e gli obiettivi più specifici, di breve o medio respiro,
influiscono notevolmente su come l'organizzazione si struttura.
Oltre alle nozioni tradizionali di struttura di una azienda, ovvero di suddivisione
dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed
obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale, due
concetti sono utili nel descrivere un'organizzazione: le risorse e i processi.
Una risorsa è tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per
perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i
materiali utilizzati, gli immobili, ma sono ris orse anche il denaro e le persone utilizzate
per produrre. Oltre alle risorse citate, che sono esempi delle cosiddette risorse interne,
ovvero risorse sulle quali l'organizzazione agisce direttamente, si devono anche
considerare le risorse esterne, sulle quali l'azienda opera soltanto in maniera indiretta: ad
esempio, l'ambiente sociale e gli altri operatori economici.
Nella letteratura si trovano un gran numero di classificazioni delle risorse di un'azienda,
fra le quali alcune sono mostrate in figura.
1
• materiali
• ordini
• personale
• denaro
• beni strumentali
• informazioni
RISORSE AZIENDALI
Fonte: Forrester
•
•
•
•
•
RISORSE AZIENDALI
materiali
personale
denaro
attrezzature
servizi
Fonte: Ackoff
RISORSE AZIENDALI
esterne (ambientali)
• ambiente sociale
• mercato / clienti
interne
di scambio
• prodotti
di struttura
• persone
• finanze
• infrastrutture
di gestione
•
•
•
•
norme
deleghe
piani
informazioni
Fonte: Ricciardi
Figura 1 - Diverse classificazioni delle risorse
Un processo è l’insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che
l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di
un gruppo omogeneo di risorse.
Infatti, in generale, una risorsa viene pianificata, acquisita e gestita. Per esempio, per la
risorsa personale, si possono definire come processi:
•
•
•
per
la
pianificazione:
pianificazione
dell'organico,
pianificazione
dell'assegnazione di persone ad attività, pianificazione della formazione e
dell'addestramento;
per l'acquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale;
per la gestione: assegnazione alle attività, valutazione, avanzamenti e rotazioni,
adeguamento dei salari, aggiornamento professionale.
2
2.
I processi e le strutture organizzative
Alla definizione di processo più generale e tradizionale sopra riportata, se ne è aggiunta
più di recente un’altra che meglio rappresenta il funzionamento interno di una azienda.
Per processo si intende un insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla
realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno)
che contribuisce al raggiungimento della missione dell'organizzazione e che trasferisce
valore al fruitore del servizio (il cliente, anche in questo caso, interno o esterno).
In questa nuova e più specifica accezione, un processo è pertanto caratterizzato
principalmente:
•
•
da un prodotto (il "risultato definito e misurabile" che, trasferendo valore al cliente,
rappresenta il vero obiettivo dell'organizzazione);
da un insieme di attività interrelate (il flusso operativo del processo, con le sue
attività e le loro relazioni);
Per la produzione dei prodotti/servizi (e quindi nello svolgimento delle attività
interrelate) sono in genere coinvolte una o più unità organizzative (secondo la
suddivisione tipica delle strutture organizzative), attraverso una distribuzione di compiti
e responsabilità, spesso codificata in norme o procedure che regolano il processo.
E’ proprio il coinvolgimento di più strutture organizzative l’elemento di grande
importanza di questa definizione dei processi, in quanto se le singole strutture
organizzative operano con le proprie risorse umane, caratterizzate da quantità,
distribuzione e caratteristiche professionali, e utilizzano per le proprie attività altre
risorse (finanziarie, logistiche, materiali e strumentali, tecnologiche), tutte queste
dovranno essere integrate e finalizzate al raggiungimento dell’obiettivo del processo. Il
processo in questa accezione è quindi elemento di omogeneizzazione
dell’organizzazione (vedi figura seguente).
3
Figura 2 - Processi e strutture organizzative
Ad esempio nelle linee aeree il processo di catering coinvolge strutture organizzative
tradizionalmente separate, come i servizi di bordo, i servizi a terra e
l'approvvigionamento di cibi e bevande. In qualunque compagnia aerea queste funzioni
sono svolte da divisioni separate, con responsabilità diverse e - come spesso accade - in
conflitto tra di loro.
Nel caso delle aziende industriali, il ciclo dell'ordine abbraccia funzioni aziendali
ovviamente diverse, come le vendite, la produzione, la logistica, i sistemi informativi.
Può collegare anche organizzazioni diverse, per es. subfornitori e "casa madre", oppure
l'azienda fornitrice e le aziende clienti. Nella pubblica amministrazione, la procedura per
il rilascio delle competenze agli invalidi civili interessa amministrazioni centrali, come i
ministeri del tesoro e degli interni, amministrazioni periferiche dello stato, come le
prefetture, enti locali come i comuni e anche le aziende sanitarie, oppure che collegano
unità periferiche con gli enti centrali della stessa amministrazione.
3.
Il sistema informativo e il sistema informatico
Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l'informazione.
L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse.
I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui
agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni: l'insieme delle informazioni
gestite - generate, utilizzate, elaborate - dai processi costituisce il sistema informativo.
Per esempio, ciascuno dei processi definiti nel paragrafo precedente per la risorsa
personale ha bisogno di informazioni: i processi di acquisizione della risorsa hanno
bisogno dei dati sulla disponibilità, sul mercato del lavoro, di personale con specifiche
caratteristiche professionali, i processi di acquisizione richiedono la gestione delle
4
informazioni relative alle persone contattate, per poterle valutare e definire quindi le
necessità formative, i processi di gestione hanno bisogno di informazioni sulle singole
persone in organico.
Ciò che aggiunge un grado di comp lessità in più al sistema informativo è il fatto che i
processi relativi ad una risorsa non hanno bisogno soltanto di informazioni su quella
risorsa, ma anche su altre risorse aziendali. Riprendendo ancora l'esempio delle persone,
si può evidenziare come i processi di pianificazione e di acquisizione del personale
abbiano bisogno di informazioni relative alla pianificazione globale di tutte le risorse
dell'azienda, in particolare alla disponibilità delle risorse finanziarie, per poter valutare le
politiche di assunzione. I processi di gestione del personale hanno bisogno di
informazioni sui prodotti o sui servizi su cui le persone lavorano nell'azienda.
In effetti, nell'ambito dei processi aziendali, focalizzando l'attenzione sulle informazioni,
è possibile evidenziare i processi di gestione della risorsa informazione che, nel loro
complesso, costituiscono il sistema informativo, ed identificare tali processi seguendo lo
stesso approccio del ciclo di vita introdotto più in generale per le risorse.
Riprendendo l'esempio della risorsa personale e considerando un piccolo insieme di
informazioni, quelle relative alle presenze/assenze:
•
•
•
nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di effettivo interesse
(ad esempio: gli orari di ingresso e di uscita del personale, le assenze e la loro
motivazione);
nell'acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali informazioni nel
sistema (ad esempio: gli orari tramite badge e lettore di badge all'ingresso e
all'uscita del personale, le assenze tramite comunicazione scritta della segreteria
degli assenti);
nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle informazioni (ad
esempio: il resoconto mensile per il computo dei ritardi e delle ore di
straordinario, il computo delle assenze per tipologia e la comunicazione agli uffici
competenti).
Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i processi informativi
all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali, che prevedevano
l'uso di complesse e lunghe procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di
archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc.
L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad una
razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso di errore dovuto al
susseguirsi di fasi di trascrizione manuale costringeva spesso ad introdurre cicli di
controllo delle informazioni, con ulteriori perdite di efficienza. L’introduzione delle
tecnologie informatiche e di comunicazione ha invece permesso di accelerare
5
l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure
di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati. Ciò ha reso possibile
pensare ad una razionalizzazione spinta dei processi informativi ed ha condotto da un
lato alla realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle informazioni e
dall'altro alla definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo.
Quella parte del sistema informativo in cui informazioni sono raccolte, elaborate,
archiviate, scambiate mediante l’uso delle tecnologie della informazione e della
comunicazione costituisce il sistema informatico.
4.
La classificazione dei processi e delle decisioni aziendali
Secondo Anthony (U.P. Anthony, Planning and Control Systems, Harward, Cambridge
1965), la vita di un'azienda dipende:
•
dalla definizione degli obiettivi strategici dell'azienda: quali sono i prodotti o
servizi su cui l'azienda punta di più per la propria crescita, quale è il mercato su
cui l'azienda vuole affermarsi, etc.;
•
dalla traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e nella gestione
dell'azienda: come sarà organizzata la produzione dei beni o l'erogazione dei
servizi, quali saranno le norme di promozione dei prodotti o servizi, etc.;
•
dall'attuazione degli obiettivi: la produzione dei beni, l'erogazione dei servizi, etc.
•
Direzionali
•
Gestionali
•
Operativi
Figura 3 - La piramide di Anthony
6
I processi di un'azienda possono essere suddivisi in tre classi, se concorrono
all'attuazione di uno dei tre aspetti precedenti (vedi figura):
•
•
•
processi direzionali, se concorrono alla definizione degli obiettivi strategici;
processi gestionali, se concorrono alla traduzione degli obiettivi in criteri di
gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali obiettivi;
processi operativi, se concorrono all'attuazione degli obiettivi.
La suddivisione dei processi in direzionali, gestionali e operativi può essere
ulteriormente caratterizzata dal tipo di decisioni che vengono prese all'interno di essi.
Secondo Keen e Morton (P.G.W. Keen, M.S. Scott Morton, Decision Support Systems.
An Organizational Perspective, Addison-Wesley 1978), le decisioni che vengono prese
in un'azienda possono essere suddivise in tre tipi:
•
•
•
decisioni strutturate, in cui le regole per decidere sono completamente
determinate: basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali
regole per derivare meccanicamente l'esito della decisione;
decisioni semi-strutturate, in cui alcune regole per decidere sono determinate, ma
l'intervento umano creativo è necessario per stabilire l'esito finale;
decisioni non-strutturate, in cui non esistono criteri generali per decidere, ma
l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla creatività del decisore.
Non esiste una corrispondenza rigida fra i tre tipi di decisione ed i tre livelli di processi
aziendali introdotti nel paragrafo precedente, in quanto a ciascun livello si possono
trovare decisioni con diversi gradi di strutturazione; tuttavia, a livello operativo la
stragrande maggioranza delle decisioni è di tipo strutturato. a livello gestionale le
decisioni sono prevalentemente semi-strutturate e a livello direzionale tipicamente non
strutturate.
La figura fornisce un esempio di processo decisionale per ciascun livello (operativo,
gestionale, direzionale) e per ciascun tipo di decisione (strutturata, semi e non
strutturata).
7
LIVELLO
DEI
PROCESSI
TIPOLOGIA DELLE DECISIONI
Strutturata
Semi-strutturata
Non-strutturata
Direzionale
Presso un’azienda manifatturiera, la
dislocazione di uno stabilimento: le varie
ipotesi sono vagliate sulla base di criteri
deterministici, cui può essere assegnato un
peso relativo per fonderli in un’unica
procedura di decisione; gli elementi da
prendere in considerazione sono l’estensione
del terreno disponibile, la vicinanza dei
servizi, il costo
Presso un’università, la decisione di
ricorrere al numero chiuso di studenti in
alcune facoltà: si possono sottoporre a
modelli matematici di previsione i dati
relativi alle iscrizioni ed agli esami svolti
negli anni precedenti e i dati sulla
disponibilità di altri posti presso
università vicine, ma la decisione finale
dipende da altri fattori quali la
situazione politica generale e il mercato
del lavoro
Gestionale
Presso un ente pubblico, la scelta dell’offerta
migliore per l’esecuzione di lavori di
manutenzione, stabilite in modo preciso le
opere da eseguire
Presso un’azienda industriale, la
definizione del budget an nuale di un
settore: dipende da altri indicatori
economici quali l’aumento del costo del
lavoro, dei prezzi, etc., ma richiede anche
la sensibilità del responsabile del settore
che consideri gli obiettivi che si propone
per il futuro
Operativo
Presso un’azienda comunale di trasporto
pubblico, l’aumento o la diminuzione del
numero di autobus in circolazione, a
seconda del giorno della settimana, della
stagione, di eventi pubblici di particolare
rilievo
Presso un’agenzia di una banca, la
decisione di incrementare il fido di un
cliente: sono utili i dati sull’andamento
delle attività finanziarie del cliente, ma il
giudizio finale è dato anche sulla base
della conoscenza personale del cliente
Presso un’azienda di erogazione di
servizi finanziari , la scelta del
mercato da privilegiare: dipende
dalla tipologia del prodotto
(risparmio, credito), dagli altri
prodotti
sul
mercato,
dall’andamento degli indicatori
economici, ma la scelta è
principalmente
basata
sulla
sensibilità
del
decisore
sull’andamento
generale
del
mercato finanziario
Presso un’azienda, l’assunzione di
un dirigente o di un quadro
intermedio:
dipende
dalla
percezione che le persone delegate
all’assunzione possono avere delle
caratteristiche delle persone da
selezionare
e
della
loro
corrispondenza alle caratteristiche
del ruolo da ricoprire
Presso un’agenzia di viaggi,
decidere
come
distri buire
all’interno dell’agenzia i manifesti e
gli opuscoli illustrativi dei viaggi
offerti: dipende soltanto dalla
sensibilità
del
responsabile
dell’agenzia nel determinare gli
elementi che catturano l’attenzione
della sua clientela abituale
Figura 4 - Livello dei processi e tipologia di decisioni
8
5.
L'evoluzione dei sistemi informatici da settoriali a integrati
La classificazione dei processi aziendali e la tipizzazione dei processi decisionali sono
un'utile guida alla comprensione dell'evoluzione dei sistemi informatici. In primo luogo,
la tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei processi
maggiormente deterministici, ovvero che possano essere eseguiti in maniera ripetitiva;
tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente nei processi gestionali,
quasi assente in quelli direzionali. In secondo luogo i processi decisionali di livello
gestionale hanno bisogno dei dati provenienti da quelli di tipo operativo, così come i
processi direzionali ricevono le informazioni da quelli gestionali. E' naturale perciò che
l'automazione dei processi informativi, ovvero lo sviluppo di procedure e applicazioni
informatiche abbia interessato prima il livello operativo, in secondo luogo quelli
gestionale e direzionale.
La prima fase di sviluppo delle applicazioni informatiche ha riguardato l'automazione
delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di natura operativa. La
caratteristica principale dei sistemi informatici di questo tipo è la ripetitività e la precisa
definizione delle operazioni da compiere; i vantaggi di tale forma di automazione si
ritrovano più nella quantità delle operazioni elementari eseguite con efficienza, piuttosto
che nella qualità e nel valore delle singole operazioni. L'ottica nella quale questi sistemi
vengono sviluppati è prettamente settoriale, ovvero i processi vengono automatizzati
all'interno di un settore e di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e
attività: questo, se trova la sua giustificazione in alcuni limiti imposti dalle tecnologie
hardware e software disponibili per lo sviluppo delle applicazioni, è in contraddizione
con la reale integrazione dei processi informativi aziendali che, pur riguardando singole
risorse, hanno bisogno, in generale, di informazioni anche su altre risorse aziendali. I
sistemi informatici settoriali hanno presentato rilevanti vantaggi: il lavoro impiegatizio
di produzione e verifica di documenti ne è risultato estremamente alleggerito e
necessariamente standardizzato. I costi dei sistemi informatici operativi sono
relativamente bassi, sia rispetto al loro procedimento di progettazione e realizzazione che
rispetto agli oneri di gestione; inoltre, essendo una trasposizione su elaboratori elettronici
delle procedure di lavoro esistenti, non comportano processi profondi di ristrutturazione
aziendale né generano problemi di conflittualità interne rispetto all'organizzazione
preesistente.
La seconda fase di sviluppo dei sistemi informatici è caratterizzata dall'integrazione fra
le applicazioni operative e dal coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi
di livello gestionale e direzionale. Lo sviluppo delle applicazioni per settori viene
superato ed il sistema informatica viene concepito in un'ottica di completa integrazione
tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente. I
sistemi informatici integrati sono orientati ai dati. Gli archivi non sono ridondanti e la
gestione delle informazioni è centralizzata: la non ridondanza dei dati consente inoltre di
avere una coerenza di aggiornamento che, in un'ottica settoriale, rischia di essere non
rispettata. Se l'integrazione dei dati comporta alcuni vantaggi per l'automazione delle
9
attività di tipo operativo, essa è un prerequisito necessario per il supporto alle attività di
tipo gestionale e direzionale: infatti i processi di questo livello necessitano di dati
intersettoriali. La costituzione di un sistema informatico integrato è molto più complessa
di quella di più sis temi settoriali in quanto è necessaria una corretta definizione della
struttura del sistema nel suo complesso e quindi delle interrelazioni fra i diversi settori.
Inoltre, mentre l'informatizzazione settoriale può consistere in una replica, con nuove
tecnologie, delle stesse procedure effettuate manualmente, la realizzazione di un sistema
integrato può richiedere la ridefinizione delle procedure organizzative e la
redistribuzione dei compiti all'interno dell'azienda.
6.
L'informatica come disciplina organizzativa e tecnologica
Da quanto detto, si può comprendere come le tecnologie dell’informazione applicate alle
aziende si trasformino da semplici strumenti per migliorare l’efficienza dei processi e
quindi ottimizzare la gestione delle risorse in leve gestionali per la trasformazione
dell’organizzazione.
L’informatica assume quindi una duplice veste:
•
•
da un lato continua ad essere una tecnologia con le proprie evoluzioni;
dall’altro si trasforma in una disciplina organizzativa.
Evoluzione del
ruolo della informatica
nelle organizzazioni
Controllo
Informatica
come tecnologia
di
intermediazione
Gestione
Governo
Informatica
come tecnologia
di coordinamento
e controllo
Informatica
come
tecnologia
di produzione
Governo
Controllo
Gestione
Governo
Controllo
Gestione
Evoluzione
delle tecnologie
Anni 70
Mainframe e
centri elaborazione dati
Anni 80
Anni 90
Informatica
individuale
Reti di
comunicazione
Figura 5 - L'informatica come disciplina organizzativa e tecnologica
10
Quanto la prima veste influenzi la seconda o viceversa è difficile da stabilire;
sicuramente esiste una profonda interazione fra le due. La figura mostra l’evoluzione dei
sistemi informativi aziendali secondo le due coordinate e con riferimento al periodo
temporale.
7.
Le tipologie di dati
L'evoluzione dei sistemi informatici assegna un ruolo sempre più rilevante ai dati, come
fattore di integrazione fra le varie procedure aziendali. I dati sono un elemento di
stabilità rispetto alle procedure aziendali che possono variare assai rapidamente. E’
perciò interessante giungere ad una classificazione delle diverse tipologie di dati che
intervengono in un sistema informatico, anche in relazione al loro utilizzo da parte delle
diverse categorie di processi.
7.1.
Dati settoriali e dati aziendali
Un'azienda è suddivisa in diversi settori; in ciascuno di essi viene generato un insieme di
informazioni specifiche del settore e vengono utilizzate, oltre alle precedenti, altre
informazioni generate da altri settori. I dati settoriali sono i dati che vengono generati ed
utilizzati unicamente all'interno di un settore, i dati aziendali quelli condivisi da più
settori.
7.2. Dati personali e dati condivisi
Nelle applicazioni informatiche tradizionali, i dati sono generalmente condivisi da più
utenti. Gli utenti fanno capo allo stesso settore nel caso di dati settoriali, a settori
differenti nel caso di dati aziendali. L'introduzione dell'informatica individuale ha
diffuso il concetto di dati personali. in contrapposizione ai dati condivisi. Un dato è
personale se la sua definizione nasce da un utente che ne cura per intero tutte le fasi di
vita (immissione, modifica, cancellazione, salvataggio) e ne è l'unico responsabile. I dati
personali possono essere ottenuti in vario modo: possono essere copie dei dati condivisi,
possono essere introdotti direttamente dall'utente, possono provenire da fonti esterne.
7.3. Dati di analisi e dati di sintesi
Un dato è derivato o di sintesi, se esiste un procedimento di calcolo che permette di
ottenere il suo valore a partire da altri dati, altrimenti è un dato elementare o di analisi. Il
concetto di dato di analisi e di sintesi è relativo al sistema informativo cui si riferisce, ma
non al sistema informatico: è possibile infatti che nel sistema automatizzato siano stati
immessi i dati di sintesi e non i relativi dati più elementari.
11
7.4. Dati interni e dati esterni
I dati sono spesso considerati come la rappresentazione di fenomeni interni ad
un'azienda e strettamente correlati alla sua attività; ma le risorse cui deve far riferimento
un'azienda sono anche risorse esterne, per cui è significativo includere, fra i dati di un
sistema informativo aziendale, i dati esterni. Un dato può essere classificato come dato
interno se la sua esistenza dipende dall'azienda e cessa quindi di esistere con essa; un
dato è esterno se, anche se l'azienda può influire sul suo valore, esiste indipendentemente
da essa.
7.5. I livelli dei processi e le tipologie di dati
Le diverse tipologie di dati sono presenti in modo differente a seconda del livello
(operativo, gestionale e direzionale) dei processi informativi:
•
•
•
•
8.
i processi gestionali e direzionali utilizzano sia dati interni che dati esterni,
mentre quelli operativi hanno raramente bisogno di accedere a fonti esterne
all'azienda;
i processi gestionali e direzionali utilizzano molti dati di sintesi e pochi dati
analitici, mentre la situazione opposta si verifica per quelli operativi;
gli utenti dei processi gestionali e direzionali utilizzano frequentemente dati
personali, mentre in genere l'utente di quelli operativi non ne ha bisogno;
i processi gestionali e direzionali, infine, utilizzano molti dati aziendali, mentre i
dati intersettoriali sono meno utilizzati dai processi operativi.
Le tipologie di sistemi informativi
I sistemi informativi, a seconda della tipologie di esigenze coperte, della natura delle
informazioni trattate, del contesto organizzativo in cui si collocano e delle scelte
tecnologiche sottostanti possono es sere suddivisi in diverse categorie.
8.1.
Sistemi gestionali o transazionali
Sono i sistemi più tradizionali che hanno come obiettivo l'informatizzazione delle attività
strutturate e ripetitive; riguardano quindi prevalentemente i processi ed i settori operativi
e di controllo.
8.2. Sistemi per la automazione d’ufficio
Sono sistemi di introduzione più recente rispetto ai precedenti, anche se ormai sono
considerati sistemi ben consolidati. Si sono diffusi soprattutto a seguito dell'introduzione
dei personal computer e dei software per lo svolgimento di quelle attività tipiche di
12
qualsiasi ufficio (elaboratori di testi, tabelle, grafici e disegni). Lo sviluppo delle reti soprattutto di quelle locali - ha favorito una loro trasformazione da sistemi di supporto
all'attività individuale (personal computer stand alone) a sistemi per le attività di gruppo,
attraverso la condivisione di programmi e dati, oltre che di risorse tecnologiche
(stampanti, scanner, etc.) comuni.
8.3. Sistemi di comunicazione
Sono sistemi che facilitano lo scambio di comunicazioni informali tra operatori coinvolti
nelle stesse attività. Le modalità ad oggi più utilizzate per comunicare è la posta
elettronica ed alcune sue evoluzioni quali la gestione di liste.
8.4.
Sistemi di gestione dei flussi di lavoro
Coordinano le attività di insiemi di persone coinvolte negli stessi processi formalizzando
il flusso di lavoro che guida l'esecuzione di altre procedure manuali o informatizzate.
8.5. Sistemi statistici
Sono sistemi il cui obiettivo principale è la rilevazione di dati da una o più fonti, la loro
organizzazione, analisi e aggregazione statistica per fini conoscitivi e di pianificazione.
8.6. Sistemi di supporto alle decisioni (DSS, MIS, EIS)
Sono sistemi realizzati per i livelli alti delle aziende anche se, in alcuni casi, possono
fornire supporto a decisioni di tipo gestionale o anche operativo. A volte sono classificati
come DSS (Decision Support Systems) se concorrono alla valutazione di ipotesi e
alternative per decisioni poco strutturate, MIS (Management Information Systems) se
forniscono supporto alla valutazione di decisioni strutturate per il livello di controllo,
EIS (Executive Information Systems) se caratterizzati da elevata interattività e notevole
flessibilità nella produzione dei dati di sintesi.
8.7. Sistemi in tempo reale
La nozione di tempo reale varia con il variare dei fenomeni controllati da un sistema
informativo. I sistemi in tempo reale sono quelli tipicamente utilizzati dalle aziende in
cui la variabile tempo e i vincoli temporali sono critici. Classici esempi sono i sistemi di
controllo industriali, i sistemi di controllo e monitoraggio della produzione, i sistemi
militari.
13
8.8. Sistemi territoriali
Sono i sistemi in cui l’aspetto geografico, inteso come il riferimento di informazioni a
posizioni sul territorio, è fondamentale. Sono i sistemi di gestione ed elaborazione di
informazioni territoriali tramite carte o mappe e sovrapposizione di dati tematici
9.
Le fasi del ciclo di vita dei sistemi informativi
Lo studio dei sistemi informativi automatizzati ha portato alla formulazione di un gran
numero di proposte metodologiche per la loro progettazione e realizzazione. Tutte le
proposte prevedono la definizione di differenti fasi e attività, in quanto uno degli
obiettivi principali è quello di strutturare i processi di produzione dei nuovi sistemi
informatici e di manutenzione e gestione di quelli in esercizio in maniera tale che essi
possano essere controllati, migliorati e sorretti mediante adeguate metodologie, tecniche
e strumenti.
Inizialmente si riteneva che lo sviluppo di un sistema potesse essere condotto mediante
una approccio sequenziale, cosiddetto a cascata (waterfall), in cui, una volta stabiliti gli
obiettivi ed i requisiti, si procede all'analisi del sistema nella sua interezza, quindi alla
progettazione, alla realizzazione, test ed avvio operativo.
La complessità crescente dei sistemi da realizzare ha reso impraticabile questo
approccio. Infatti le attività di analisi e progettazione di un "grande sistema" si
presentano di lunghezza e complessità tali da ritardare oltremodo l'avvio del sistema e da
comportare rischi di obsolescenza del sistema prima che lo stesso entri in produzione
(nel tempo trascorso dalla prima definizione dei requisiti alla loro formalizzazione finale
i requisiti possono cambiare).
Lasciando quindi relegato il metodo di sviluppo a cascata ai sistemi di piccole
dimensioni, si sono fatti strada i cosiddetti approcci evolutivi, ovvero quegli approcci che
fanno uso di prototipi del sistema, in cui la totalità delle specifiche viene prima suddivisa
e quindi si provvede all'analisi, progettazione e realizzazione progressiva, rilasciando via
via le funzionalità disponibili ed eventualmente rivedendole sulla base di prime
risultanze.
L'utilizzo di questo tipo di approccio è stato reso possibile dal diffondersi di ambienti e
strumenti di analisi, progettazione e produzione del software flessibili, capaci cioè di
accogliere, con relativa facilità, modifiche a quanto già sviluppato.
Un elenco e una breve definizione delle fasi e/o attività che possono essere considerate
nell'arco dell'intero ciclo di vita di un sistema informativo - e, anche, delle sue
componenti organizzative - è il seguente.
14
9.1. Pianificazione dei sistemi informativi
E' la fase che viene svolta con periodicità stabilita (in genere 1-3 anni) in cui si
pianificano i progetti e le attività di sviluppo, manutenzione e gestione del sistema
informativo, dopo aver analizzato gli obiettivi che ci si propone e tenuto conto dei
vincoli organizzativi e di risorse, coerentemente con gli obiettivi e le risorse
dell'organizzazione nel suo complesso.
9.2. Assessment e benchmarking
L'Assessment è costituito dalle attività di verifica del funzionamento di un sistema
informativo (a volte queste attività sono denominate check-up), in termini di rispondenza
alle attese dell'organizzazione e di efficienza interna (utilizzo delle risorse disponibili,
costi, organizzazione delle attività interne, etc.). Il Benchmarking è il confronto dei
risultati ottenuti dall'Assessement con i parametri di riferimento dei sistemi informativi di
realtà analoghe a quella di riferimento (stesso settore di attività, stessa dimensione, etc.).
9.3. Reingegnerizzazione dei processi
E' la fase in cui, identificati uno o più processi critici per l'organizzazione, si procede ad
una loro analisi e ridefinizione, al fine di migliorare i prodotti o i servizi risultato di tali
processi. Il ruolo principale dei sistemi informativi nella reingegnerizzazione è quello di
garantire la coerenza delle attività che costituiscono il processo e di migliorarne
l'efficienza.
9.4. Studio di fattibilità
La locuzione "studio di fattibilità" si riferisce chiaramente ad un insieme di attività che
portino a decidere se la realizzazione di un sistema è possibile, a quali costi e sotto quali
vincoli. Lo Studio di fattibilità ha l'obiettivo più generale di esaminare diverse
alternative di realizzazione, definire architetture tecniche e applicative, valutare benefici
e costi e produrre, alla conclusione, un piano di sviluppo del sistema.
9.5. Analisi
L'obiettivo dell'analisi è l'approfondimento dei requisiti di un sistema per produrre una
descrizione che sia formalizzata. ovvero espressa con un linguaggio non ambiguo e
capace di rappresentare in modo soddisfacente il sistema analizzato, integrata, ovvero
riferita a tutto il sistema esaminato, indipendente dall'ambiente tecnologico, ovvero
concentrata sugli aspetti funzionali, senza essere condizionata dalle scelte tecnologiche.
9.6.
Progettazione
Tradizionalmente si usa dire che l'Analisi stabilisce "cosa" il sistema deve fare, mentre la
progettazione stabilisce il "come". La progettazione può quindi essere definita come la
15
traduzione delle specifiche di analisi in strutture tecniche. ed è quindi dipendente dalle
scelte tecnologiche.
9.7. Affidamento delle attività di realizzazione
Le grandi organizzazioni tendono a conservare e sviluppare al proprio interno le
competenze di più alto livello sui sistemi informativi. Le attività di realizzazione risulta
più economico affidarle all'esterno, ferma restando la necessità di un loro costante
controllo sia in fase di pianificazione, che di attuazione e di verifica finale. E' perciò
importante curare gli aspetti di affidamento delle attività di realizzazione, che presentano
sia risvolti tecnici che - soprattutto nelle Pubbliche Amministrazioni - di tipo giuridico e
amministrativo.
9.8. Realizzazione
Consiste nella realizzazione effettiva dei sistemi, nelle varie componenti. Una prima
suddivisione può essere fatta fra la realizzazione delle componenti infrastrutturali, che in
genere si traduce nell'acquisizione delle piattaforme hardware, software e di
comunicazione, e di quelle applicative, che afferiscono alle esigenze percepite dagli
utenti finali dei sistemi. Le componenti applicative possono richiedere l'acquisizione di
prodotti software già disponibili ed eventualmente da personalizzare ed integrare, ovvero
lo sviluppo di software ad hoc.
9.9. Manutenzione
Comprende tutte le attività per garantire l'adeguatezza dei sistemi in esercizio. Il
software nel tempo dovrà essere modificato per correggere eventuali errori non
riscontrati in fase di realizzazione (manutenzione correttiva), per seguire i cambiamenti
delle esigenze degli utenti finali (manutenzione evolutiva), per adeguarsi alle
innovazioni delle tecnologie (manutenzione adattativa).
9.10. Gestione e conduzione
Questa fase comprende tutte le attività necessarie a rendere operativo e continuo il
funzionamento dei sistemi. Da un lato vanno eseguite tutte quelle attività di back -end
necessarie a garantire la continuità, la disponibilità, l'affidabilità, la sicurezza e l'integrità
dei sistemi, dall'altra vanno garantiti servizi di front-end atti a consentire un utilizzo più
semplice dei sistemi da parte degli utenti.
9.11. Project Management
Questa fase è trasversale rispetto alle altre e, in effetti, non è specifica dei sistemi
informativi, ma si applica in tutte quei casi in cui sia necessario effettuare la
pianificazione operativa ed il controllo delle attività.
16
INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI
Gaetano Santucci
1.
LE ORGANIZZAZIONI, LE RISORSE E I PROCE SSI
2.
I PROCESSI E LE STRUTTURE ORGANIZZATIVE
3.
I L SISTEMA INFORMATIVO E IL SISTEMA INFORMATICO
4.
LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI E DELLE D ECISIONI AZIENDALI
5.
L'EVOLUZIONE DEI SISTE MI INFORMATICI DA SE TTORIALI A INTEGRATI
6.
L'INFORMATICA COME DISCIPLINA ORGANIZZATIVA E TECNOLOGICA
7.
LE TIPOLOGIE DI DATI
7.1.
Dati settoriali e dati aziendali
7.2.
Dati personali e dati condivisi
7.3.
Dati di analisi e dati di sintesi
7.4.
Dati interni e dati esterni
7.5.
I livelli dei processi e le tipologie di dati
8.
LE TIPOLOGIE DI SISTE MI INFORMATIVI
8.1.
Sistemi gestionali o transazionali
8.2.
Sistemi per la automazione d’ufficio
8.3.
Sistemi di comunicazione
8.4.
Sistemi di gestione dei flussi di lavoro
8.5.
Sistemi statistici
8.6.
Sistemi di supporto alle decisioni (DSS, MIS, EIS)
8.7.
Sistemi in tempo reale
8.8.
Sistemi territoriali
9.
LE FASI DEL CICLO DI VITA DEI SISTEMI INFORMATIVI
9.1.
Pianificazione dei sistemi informativi
9.2.
Assessment e benchmarking
9.3.
Reingegnerizzazione dei processi
9.4.
Studio di fattibilità
9.5.
Analisi
9.6.
Progettazione
9.7.
Affidamento delle attività di realizzazione
9.8.
Realizzazione
9.9.
Manutenzione
9.10.
Gestione e conduzione
9.11.
Project Management
17