STATISTICHE PMV
IN SOL
DOTAZIONE DOCUMENTARIA TOTALE
ACQUISIZIONI DEL 2010: ACQUISTI
A cura del Coordinamento del Polo regionale
del Veneto
Vicenza, 12 ottobre 2011
COSA CHIEDE PMV?
La dotazione documentaria TOTALE della
biblioteca relativamente a libri, video, audio,
risorse elettroniche.
Chiede inoltre l'incremento annuale della
dotazione documentaria in libri, video, audio,
risorse elettroniche pervenuta tramite
acquisto distinta da quella pervenuta tramite
dono/scambio.
COSA NON DEVE ESSERE CONTEGGIATO IN
PMV?
Materiale ANTICO
Materiale GRAFICO (fotografie, cartoline)
Materiale CARTOGRAFICO
Materiale musicale A STAMPA (Musica a
stampa, libretti musicali ecc.)
1. STATISTICHE PER RICAVARE LA
DOTAZIONE DOCUMENTARIA TOTALE
a. Statistica volumi su tutto il patrimonio
Si tratta di una statistica “pesante” per le
biblioteche che possiedono molti documenti;
consigliamo quindi di lanciarla in modalità
differita. Ovviamente riporterà i dati relativi a
tutto il posseduto della biblioteca
CATALOGATO IN SOL, quindi il dato
complessivo richiesto (dotazione TOTALE) può
essere ricavato solo se tutto il materiale
presente in biblioteca è catalogato in SOL. Gli
eventuali fondi non catalogati vanno conteggiati
e sommati manualmente.
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi.
I filtri da impostare sono:
Data inventar. da (vuoto) a 31/12/2010
(Impostando solo l’ultima data si comprenderà
l’intero patrimonio, qualsiasi siano le date di
inventariazione dei documenti posseduti)
Selezionare poi dal primo inventario della
prima serie all'ultimo dell'ultima serie,
evidenziandola nello specifico menù a tendina.
N.B. se non vengono comprese tutte le serie
inventariali non si potrà ottenere il patrimonio
totale.
Confermare.
In Reports – Statistica volumi verrà visualizzato
il risultato ottenuto. Sarà necessario sottrarre
eventuali documenti incongruenti (musica a
stampa, grafica, libro antico ecc.). Sarà inoltre
necessario sottrarre gli inventari relativi ai
periodici, la cui dotazione non rientra tra quelle
richieste da PMV in questa tabella. Il dato
relativo agli inventari assegnati ai periodici si
otterrà lanciando la statistica seguente.
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi
Impostare solo l'ultima data:
Data inventar. da (vuoto) a 31/12/2010
Selezionare natura: S - Periodico
Selezionare dal primo inventario della prima
serie all'ultimo dell'ultima serie
Confermare.
STATISTICA SU TUTTO IL MATERIALE
POSSEDUTO DALLA BIBLIOTECA DI SAN
DONA’ DI PIAVE
STATISTICA SU TUTTI GLI INVENTARI
ASSEGNATI A PERIODICI NELLA BIBLIOTECA
DI SAN DONA’ DI PIAVE
Con le elaborazioni lanciate per la Biblioteca di San Donà di
Piave abbiamo ricavato i seguenti dati:
Testo a stampa (moderno)
Testo a stampa (moderno) periodici
Totale LIBRI
Materiale video
Materiale multimediale
Totale VIDEO
Risorse elettroniche
Risorse elettroniche periodici
49724 –
1838=
47886
1559+
61=
1620
17033=
Totale RISORSE ELETTRONICHE
137
Registrazioni sonore musicali
467+26+
Registrazioni sonore non musicali
103=
Totale AUDIO
596
Ai fini della compilazione del PMV non verranno considerati i
seguenti materiali:
Cartografia a stampa moderna
63+18= 81
Testo a stampa (antico)
1
Materiale grafico
3
Musica a stampa
7
Oggetto a 3 dimensioni
2
Testo a stampa (moderno) periodici
Risorse elettroniche periodici
1838
33
Tutte queste tipologie di documenti andranno quindi sottratte al
totale complessivo del patrimonio:
52204 – 81 – 1 – 3 – 7 – 2 – 1838 – 33 = 50239
1. STATISTICHE PER RICAVARE LA
DOTAZIONE DOCUMENTARIA TOTALE
b. Statistica accessioni del 2010
Per ottenere il totale dei documenti posseduti dalla propria
biblioteca è anche possibile estrarre solo il dato relativo alle
accessioni del 2010 e sommarlo al dato inserito in PMV l'anno
scorso. Si tratta in pratica di ricavare solo la statistica relativa ai
nuovi documenti pervenuti in biblioteca per acquisto, dono e
scambio, disaggregati per tipologia di materiale così come
richiesto da PMV.
N.B. Consigliamo, se possibile, di utilizzare questa procedura
perché permette di ottenere dati più congrui e non richiede il
ricalcolo manuale dei fondi non catalogati in SOL (già compresi
nel conteggio dell’anno scorso).
La procedura si trova in Catalogo – Statistiche –
Statistica volumi.
Bisogna impostare il range di date:
Data inventar. da: 01/01/2010 a: 31/12/2010
e selezionare dal primo inventario della prima
serie all'ultimo dell'ultima serie, poi
confermare.
In Reports – Statistica volumi verrà visualizzato
il risultato ottenuto. Sarà necessario sottrarre
eventuali documenti incongruenti (musica a
stampa, grafica, libro antico ecc.). Sarà inoltre
necessario sottrarre gli inventari relativi ai
periodici, la cui dotazione non rientra tra quelle
richieste da PMV. Il dato relativo agli inventari
assegnati ai periodici si otterrà lanciando la
statistica seguente.
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi
Impostare l'intervallo di date:
Data inventar. da: 01/01/2010 a: 31/12/2010
Selezionare natura: S - Periodico
Selezionare dal primo inventario della prima
serie all'ultimo dell'ultima serie.
Confermare.
STATISTICA SUL MATERIALE ACQUISITO
NELL'ANNO 2010 DALLA BIBLIOTECA DI SAN
DONA' DI PIAVE
STATISTICA SUGLI INVENTARI ASSEGNATI A
PERIODICI DALLA BIBLIOTECA DI SAN
DONA' DI PIAVE NELL'ANNO 2010
Secondo le statistiche estratte da SOL come
esempio risulta che la Biblioteca di San Donà di
Piave ha acquisito nell’anno 2010 3260
documenti. Di questi, 70 sono documenti
cartografici, mentre 4 sono rispettivamente un
documento grafico, uno spartito musicale e due
oggetti. Tutti questi andranno sottratti al totale
dei documenti acquisiti nell'anno 2010 perché
non rientrano nelle tipologie comprese dal PMV.
Ai totali delle varie tipologie di documenti acquisiti
nel 2010 andranno anche sottratti tutti gli
inventari assegnati ai periodici ricavati con una
seconda statistica:
2743 (testi a stampa moderni) – 315 (periodici a
stampa moderni) = 2428 libri
40 (risorse elettroniche) – 4 (periodici come
risorse elettroniche) = 36 risorse elettroniche
Nel PMV la biblioteca sommerà quindi i seguenti
dati relativi alle acquisizioni del 2010 ai dati già
inseriti nel PMV 2009 sulla dotazione
documentaria totale:
2428 (testo a stampa moderno) = 2428 libri
16 (materiale multimediale) + 307 (materiale
video) = 323 video
36 risorse elettroniche
58 (registrazione sonora non musicale) + 22
(registrazione sonora musicale) = 80 audio
2. STATISTICHE PER RICAVARE GLI
ACQUISTI DEL 2010
Nel PMV vengono richiesti specificamente anche i
dati relativi alle nuove acquisizioni accessionate
nell’anno di rilevamento (in questo caso nel
2010). Nelle slides precedenti abbiamo illustrato
come utilizzare il dato complessivo dei
documenti acquisiti nel 2010 per ricavare la
dotazione documentaria totale.
Di seguito, mostriamo come estrarre il numero dei
documenti acquisiti suddiviso per provenienza:
- ACQUISTI
- DONI/SCAMBI
COMPILAZIONE CAMPO: TIPO PROVENIENZA
Prima di procedere con gli esempi, si ribadisce
di nuovo l'importanza di compilare SEMPRE in
fase di assegnazione di un inventario il campo
Tipo Provenienza: in caso contrario, non sarà
possibile estrarre alcun dato significativo dal
catalogo, ma soltanto il numero complessivo
delle risorse documentarie inventariate
pervenute attraverso le più disparate modalità.
PROCEDURA PER ESTRARRE IL TOTALE
DEGLI ACQUISTI
Catalogo – Statistiche - Statistiche volumi
Impostare l’intervallo di date:
da 01/01/2010 a 31/12/2010
Compilare n. inv. da 0 a 9999999 (comprendendo
tutte le serie inventariali della biblioteca)
Tipo provenienza: ACQUISTO
Conferma
N.B.: Per ottenere un dato congruente
bisognerà lanciare tante elaborazioni quante
sono le tipologie di acquisto utilizzate dalla
biblioteca (ossia, una statistica per acquisto +
una statistica per visione trattenuta, se utilizzata
+ una statistica per acquisto utente, se
utilizzata), poi sommare i dati.
Periodici
Poiché nel totale degli acquisti ricavato sono
compresi anche gli inventari assegnati ai
periodici, che per PMV non vanno computati, si
rende necessario effettuare una sottrazione.
Bisogna lanciare quindi una seconda statistica,
questa volta filtrando anche per natura S
(seriale). Anche in questo caso, per ottenere un
dato congruente è necessario lanciare tante
elaborazioni quante sono le tipologie di acquisto
utilizzate dalla biblioteca.
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi:
Impostare l'intervallo di date
da 01/01/2010 a 31/12/2010
Selezionare Natura S (periodico)
Compilare n. inv. da 0 a 99999999
(comprendendo tutte le serie inventariali della
biblioteca)
Tipo Provenienza: ACQUISTO
Conferma
A questo punto e' necessario sottrarre gli
inventari assegnati ai periodici e sommare i
materiali omogenei per tipologia:
Testo a stampa moderno – eventuali periodici =
LIBRI
Materiale video + materiale multimediale –
eventuali periodici = VIDEO
Registrazione sonora musicale + Registrazione
sonora non musicale – eventuali periodici =
AUDIO
Risorsa elettronica – eventuali periodici =
RISORSE ELETTRONICHE
ATTENZIONE
1. Gli inventari legati ai periodici vanno sottratti
dai relativi totali parziali delle diverse tipologie di
documento alle quali appartengono (per
esempio, gli inventari legati a periodici in CDROM vanno sottratti dal totale delle risorse
elettroniche).
2. Come detto in precedenza, il Tipo documento
e' un dato che SOL ricava direttamente dal
record bibliografico. Nelle statistiche potrebbero
essere indicati tipi documento non previsti dal
PMV (libro antico, fotografie, manifesti, musica a
stampa, ecc.). Questi dati non vanno
conteggiati.
I dati relativi agli ACQUISTI della biblioteca di
San Donà di Piave per l’anno 2010, sulla base
di quanto ricavato dalle precedenti statistiche,
andranno quindi calcolati in questo modo:
Testo a stampa (moderno)
Testo a stampa (moderno) periodici
ACQUISTI LIBRI
675 76 =
599
Registr. sonora non musicale
52 +
Registr. sonora musicale
10 +
Registr. sonora musicale
7=
ACQUISTI AUDIO
69
Materiale Video
97+
Materiale Multimediale
ACQUISTI VIDEO
1=
98
Acquisti - Totale
Acquisti - Totale
766
Acquisti – Libri – Totale
599
Acquisti – Audio – Totale
69
Acquisti – Video – Totale
98
In alternativa, si può inserire il solo totale
complessivo. L'importante è ricordarsi di
eliminare, se ve ne fossero, i documenti con Tipo
documento non congruente. Nel caso di San
Donà, sarà sufficiente sottrarre al totale delle
nuove accessioni (842) il totale dei periodici (76)
Dotazione – Acquisti – Totale complessivo
766
continua...
