SOL per PMV 2/4

STATISTICHE PMV
IN SOL
DOTAZIONE DOCUMENTARIA
INCREMENTO DELLA DOTAZIONE
DOCUMENTARIA
A cura dell'Ufficio coordinamento Polo
regionale del Veneto
Vicenza, 28 settembre 2010
COSA CHIEDE PMV?
La dotazione documentaria TOTALE della
biblioteca relativamente a libri, video, audio,
risorse elettroniche.
Chiede inoltre l'incremento annuale della
dotazione documentaria in libri, video, audio,
risorse elettroniche pervenuta tramite
acquisto distinta da quella pervenuta tramite
dono/scambio.
COSA NON DEVE ESSERE CONTEGGIATO IN
PMV?
Materiale ANTICO
Materiale GRAFICO (fotografie, cartoline)
Materiale CARTOGRAFICO
Materiale musicale A STAMPA (Musica a
stampa, libretti musicali ecc.)
Se proprio non si e' in grado di distinguere i
vari materiali si può fornire il dato
complessivo distinto o meno per acquisto e
dono/scambio.
1. STATISTICA RELATIVA ALLA DOTAZIONE
DOCUMENTARIA TOTALE
Si tratta di una statistica “pesante” per le
biblioteche che possiedono molti documenti.
Bisogna lanciarla in orari adeguati.
Diversamente dalle statistiche movimenti, non
è possibile lanciarla in modalità differita.
Ovviamente riporterà i dati relativi a tutto il
posseduto della biblioteca CATALOGATO IN
SOL, quindi il dato complessivo richiesto
(dotazione TOTALE) può essere ricavato solo
se tutto il materiale presente in biblioteca è
catalogato in SOL.
TOTALE DOTAZIONE DOCUMENTARIA
La procedura si trova in Catalogo – Statistiche –
Statistica volumi.
Bisogna impostare solo l'ultima data
Al: 31/12/2009
e selezionare dal primo inventario della prima
serie all'ultimo dell'ultima serie, poi confermare.
In Reports – Statistica volumi verrà visualizzato
il risultato ottenuto. Sarà necessario sottrarre
eventuali documenti incongruenti (musica a
stampa, grafica, libro antico ecc.). Sarà inoltre
necessario sottrarre gli inventari relativi ai
periodici, la cui dotazione non rientra tra quelle
richieste da PMV in questa tabella. Il dato
relativo agli inventari assegnati ai periodici si
otterrà lanciando la statistica seguente.
DATO RELATIVO AGLI INVENTARI ASSEGNATI
A PERIODICI
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi
Impostare solo l'ultima data
Al: 31/12/2009
Selezionare natura: S
Selezionare dal primo inventario della prima
serie all'ultimo dell'ultima serie
Totalizzare per: Tipo documento
Confermare.
SE NON TUTTO IL MATERIALE POSSEDUTO
E' PRESENTE A CATALOGO
Dopo aver aggregato i dati relativi a tipi
documento omogenei e sottratto al totale dei
Testi a stampa (moderni) gli inventari legati a
Periodici, per una corretta compilazione del
PMV bisognerà aggiungere il dato relativo a
documenti presenti in biblioteca e non catalogati
in SOL, suddivisi per le varie tipologie.
ESEMPIO
E' stata lanciata una statistica per la Biblioteca
di Castello di Godego. Il report ottenuto dice che
questa biblioteca possiede 9.376 documenti
inventariati in SOL. Di questi, 8 sono relativi al
Libro Antico e 1 relativo a musica a stampa,
quindi non andranno conteggiati. Dal totale
andranno inoltre sottratti tutti gli inventari
assegnati ai periodici (in tutto 20), ricavati con
una seconda statistica. Gli inventari totali da
indicare in PMV saranno quindi 9.347.
STATISTICA SU TUTTO IL MATERIALE
POSSEDUTO NELLA BIBLIOTECA DI
CASTELLO DI GODEGO
STATISTICA SU TUTTI GLI INVENTARI
ASSEGNATI A PERIODICI NELLA BIBLIOTECA
DI CASTELLO DI GODEGO
Poiché l'ultimo inventario assegnato in questa
biblioteca è nell'ordine dei 16.000, è lecito
supporre che molti documenti manchino
all'appello: in questo caso, per risalire alle
risorse documentarie complessive si rende
necessario integrare in qualche modo i dati
ricavati da SOL.
Se si è già compilato il PMV lo scorso anno, il
nostro consiglio è di non effettuare questa
statistica ma di basarsi sui dati già inseriti lo
scorso anno e integrarli.
Infatti, nel caso siano già stati forniti i dati relativi
alle risorse documentarie totali lo scorso anno,
sarà sufficiente limitarsi a sommare il dato
relativo agli ACQUISTI e DONI/SCAMBI del
2009 (che comunque viene richiesto da PMV) al
dato già ricavato nel 2008.
Il dato relativo alle nuove accessioni 2009 verrà
ricavato attraverso il lancio di una serie di
procedure, con le modalità che spiegheremo
nelle prossime slides.
2. INCREMENTO DELLA DOTAZIONE
DOCUMENTARIA: DOTAZIONE ACQUISTI
Come anticipato nelle precedenti slides, in
alternativa all'estrazione di tutto il posseduto
catalogato e successiva integrazione con
quanto non catalogato, per ottenere il totale dei
documenti posseduti suggeriamo di estrarre
solo il dato relativo alle accessioni del 2009 e
sommarlo al dato inserito in PMV l'anno scorso.
Sarà quindi necessario ricavare solo la
statistica relativa ai nuovi documenti pervenuti
in biblioteca per acquisto, dono/scambio,
disaggregati per tipologia di materiale così
come richiesto da PMV.
COMPILAZIONE CAMPO: TIPO PROVENIENZA
Prima di procedere con gli esempi, si ribadisce
di nuovo l'importanza di compilare SEMPRE in
fase di assegnazione di un inventario il campo
Tipo Provenienza: in caso contrario, non sarà
possibile estrarre alcun dato significativo dal
catalogo: soltanto il numero complessivo delle
risorse documentarie inventariate pervenute
attraverso le più disparate modalità.
PROCEDURA ACQUISTI
Catalogo – Statistiche - Statistiche volumi
Impostare l’intervallo di date
da 01/01/2009 a 31/12/2009
Inserire n.inv.
Da: serie inv. Vuota inv. 0
A: serie inventariale DUP inv. 9999999999
Tipo provenienza: ACQUISTO
Totale per: TIPO DOCUMENTO
Cliccare: Conferma
N.B.: Per ottenere un dato congruente
bisognerà lanciare tante elaborazioni quante
sono le tipologie di acquisto utilizzate dalla
biblioteca (per esempio, una statistica per
acquisto +una statistica per visione trattenuta,
se utilizzata), poi sommare i dati.
PERIODICI
Poiché il Tipo documento: Testo a stampa
(moderno) contiene anche gli inventari
assegnati ai periodici, che per PMV non vanno
computati, si rende necessario sottrarre il dato
relativo agli inventari dei periodici al totale
ricavato con la prima statistica.
Bisogna lanciare quindi una seconda statistica,
questa volta filtrando anche per natura S
(seriale). Anche in questo caso, per ottenere un
dato congruente è necessario lanciare tante
elaborazioni quante sono le tipologie di acquisto
utilizzate dalla biblioteca.
CALCOLO INVENTARI RELATIVI A
PERIODICI
Catalogo – Statistiche – Statistica volumi:
Compilare data da … a
Selezionare Natura S (periodico)
Compilare n. inv. Da ... a ....
Selezionare Tipo Provenienza: Acquisto
Totalizzare per: Tipo documento
Inserire un flag in: Totale per natura
Conferma
A questo punto e' necessario sottrarre gli
inventari assegnati ai periodici e sommare i
materiali omogenei per tipologia
Testo a stampa moderno - gli inventari dei
periodici = LIBRI
Materiale video + materiale multimediale –
periodici = VIDEO
Registrazione sonora musicale + Registrazione
sonora non musicale – periodici = AUDIO
Risorsa elettronica - periodici = RISORSE
ELETTRONICHE
ATTENZIONE
1. Ove vi siano, come per San Donà di Piave,
inventari legati ai periodici relativi a diverse
tipologie di documenti (in questo caso, 4
inventari legati a risorse elettroniche), anche
questi ultimi vanno sottratti dal conteggio totale
del rispettivo Tipo materiale. Si dovrebbe
comunque trattare di un caso residuale.
2. Come detto in precedenza, il Tipo documento
e' un dato che SOL ricava direttamente dal
record bibliografico. Nelle statistiche potrebbero
essere indicati tipi documento non previsti dal
PMV (libro antico, fotografie, manifesti, musica a
stampa). Questi dati non vanno conteggiati.
Il dato relativo all' incremento della dotazione
documentaria per la biblioteca di San Donà di
Piave, sulla base di quanto ricavato dalle
precedenti statistiche, andrà quindi effettuato in
questo modo:
Testo a stampa (moderno)
1329 -
Testo a stampa (moderno) periodici
349 =
ACQUISTI LIBRI
980
Registr. sonora non musicale
10 +
Registr. sonora musicale
10 +
Registr. sonora musicale
3=
ACQUISTI AUDIO
Materiale Video
Materiale Multimediale
ACQUISTI VIDEO
Risorsa elettronica
23
271 +
4=
275
10 -
Risorsa elettronica (periodici)
4=
ACQUISTI-RISORSE ELETTR.
6
Dotazione – Acquisti - Totale
Dotazione – Acquisti - Totale
1284
Acquisti – Libri – Totale
980
Acquisti – Audio – Totale
23
Acquisti – Video – Totale
275
Acquisti – Risorse elettroniche – Totale
6
In alternativa, si può inserire il solo totale
complessivo. L'importante è ricordarsi di
eliminare, se ve ne fossero, i documenti con tipo
materiale non congruente. Nel caso di San Donà,
sarà sufficiente sottrarre al totale delle nuove
accessioni (1637) il totale dei periodici (353)
Dotazione – Acquisti – Totale complessivo 1284
continua...