Pag 1/11 1. Compiti attribuiti alle Zone

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1. Compiti attribuiti alle Zone Telecomunicazioni.
L’attuale quadro normativo demanda alle Zone Telecomunicazioni
compiti di gestione, in sede locale, dei servizi radiotelegrafonici, meccanografici
e riprografici del Ministero dell’Interno.
In particolare è demandata alle Zone Telecomunicazioni la responsabilità
dell’organizzazione e della costante efficienza di tutti i servizi di specie,
nell’ambito delle proprie circoscrizioni territoriali 1.
2. Quadro normativo
Tutti i compiti attribuiti, trovano basi normative in una serie di norme di
legge, disposizioni interne dell’Amministrazione e consuetudini che si possono
riassumere come segue:
• Regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440: Nuove disposizioni
sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità dello Stato;
• Regio Decreto 23 maggio 1924, n.827. Amministrazione Contabile del
Patrimonio dello Stato. (Ministero del Tesoro)
• Regolamento tecnico-logistico e amministrativo- contabile del
materiale
Radiotelegrafonico,
Elettronico,
Meccanografico
ed
Accessorio R.E.M.A., emanato nell’anno 1964 dall’allora Direzione
Generale della Pubblica Sicurezza, Divisione Servizi Tecnici;
• Ufficio Interforze dello Stato Maggiore della Difesa (U.Co.M.I.): “Manuale
per la classificazione unificata dei materiali” emanato nel 1965;
• Circolare del Ministro dell’Interno del 23 dicembre 1970, avente per
oggetto: “Servizi delle Telecomunicazioni del Ministero dell’Interno – Zone
TLC – ristrutturazione” (all.4).
• D.P.R. 31 luglio 1990 n. 299: “Regolamento per i lavori, le provviste ed i
servizi da eseguirsi in economia da parte degli uffici centrali e periferici del
Ministero dell’Interno;
• D.P.R. 7 agosto 1992, n.417: “Regolamento di contabilità e
amministrazione dell’Amministrazione della Pubblica Sicurezza”;
• D.P.R. 20 agosto 2001, n.384: “Regolamento di semplificazione dei
procedimenti di spese in economia”;
• Decreto del Ministro dell’Interno 29 Aprile 2002: “Regolamento per
l’esecuzione in economia di lavori, beni e servizi”. Non pubblicato su
Gazzetta Ufficiale;
• Serie di consuetudini sulla conduzione tecnico-logistica e amministrativocontabile, acquisite nel corso degli anni e di cui non si hanno riferimenti
normativi.
3. Il magazzino REMA ed il consegnatario dei materiali
Tra le norme in elenco, la circolare del Ministro dell’Interno del 23 dicembre
1970, oltre ad elencare una serie di attribuzioni per le Zone Telecomunicazioni,
quali studio, assistenza, collaudo, manutenzione, riparazione e modifica di
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impianti e apparati, prescrive che le Zone Telecomunicazioni provvedano anche
alla gestione dei materiali ed al loro acquisto al commercio.
Ciò ha comportato, presso ogni Zona TLC, l’istituzione di un magazzino dei
materiali R.E.M.A. (Radiotelegrafonici, Elettronici, Meccanografici e Accessori),
cui è preposto un consegnatario, avente responsabilità sulla custodia dei
materiali giacenti all’interno del magazzino e, perciò, denominato “consegnatario
per debito di custodia”.
Tale consegnatario, a sua volta, affida in sub-consegna i materiali in
dotazione agli enti delle varie province, a sub-consegnatari, che ne rispondono
per “debito di vigilanza”.
4. Il carico giudiziale
L’insieme dei materiali, degli apparati e degli impianti fissi, mobili, e
portatili, ovunque si trovino ed indipendentemente da un’eventuale subconsegna, costituisce il “carico giudiziale” del consegnatario REMA.
5. Materiali di “facile consumo”
I beni che hanno carattere di consumo, cioè destinati per loro stessa natura
a consumarsi durante l’uso, non entrano nel conto generale del patrimonio e,
pertanto, non sono iscritti nei registri d’inventario del consegnatario e non sono
contenuti nel conto giudiziale.
Pur tuttavia i consegnatari hanno obbligo di dimostrane le consistenze e i
movimenti a mezzo di apposite scritture e di ottemperare alle formalità prescritte
per il rendimento di conti amministrativi ai fini del riscontro contabile.
Essi pertanto dovranno presentare un rendiconto annuale del facile
consumo, nel quale sono riportate le consistenze iniziali, le variazioni e le
rimanenze finali.
Nel dettaglio, i movimenti del rendiconto sono annotati su apposito registro
denominato: “modello 24”.
Il modello 24 è una raccolta di fogli raggruppati e numerati per pagine.
Ciascuna pagina è costituita da uno o più fogli e individua in maniera
univoca il materiale mediante un apposito codice identificativo.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Le notizie riportate su ciascuna pagina sono le seguenti:
Numero della pagina;
Codice del materiale;
Riporto dell’esercizio precedente e quantità in entrata nell’esercizio
corrente;
Numero e data dei documenti di carico e delle relative fatture di ogni
acquisto;
Nome del fornitore e prezzo del materiale;
Numero e data dei documenti di scarico;
Denominazione di ciascun ufficio al quale il materiale è stato ceduto;
Quantità ceduta;
Giacenza complessiva rimanente.
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Diversamente da quanto accade per il materiale incluso nel conto
giudiziale, il materiale di consumo è identificato mediante l’attribuzione di codici
predeterminati dal consegnatario.
Tali codici saranno pertanto differenti per ciascun magazzino rema. E’
auspicabile una loro unificazione.
6. Il consegnatario REMA
Il consegnatario dei materiali REMA, in quanto custode non per solo debito
di vigilanza, di materie di proprietà dello Stato, è un agente contabile tenuto alla
resa del conto giudiziale e perciò sottoposto alla giurisdizione della Corte dei
conti, ai sensi dall’art. 44 del testo unico delle leggi sulla Corte dei conti.
E’ suo compito rendicontare la gestione del magazzino, annotando gli
approvvigionamenti, i prelevamenti, la giacenza e la consistenza dei materiali
affidati in sub-consegna.
Le modalità della rendicontazione sono orientate alla stampa annuale del
conto giudiziale, nel quale egli ha l’obbligo di dimostrare:
a. il debito per le materie e gli oggetti esistenti all’inizio dell’esercizio annuale
ovvero all’inizio della gestione;
b. gli oggetti e le materie avuti in consegna nel corso dell’esercizio o della
gestione;
c. il credito per gli oggetti e le materie distribuite, somministrate o altrimenti
date;
d. gli oggetti e le materie esistenti al termine dell’esercizio o della gestione.
Ciascuna delle operazioni di entrata, di uscita o di trasformazione e
consumazione delle materie o degli oggetti, deve essere giustificata nel conto da
documenti che comprovino la regolarità delle operazioni stesse.
Quanto sopra, trova fondamento nella rilevanza che ha la corretta gestione
patrimoniale per tutte le amministrazioni a capitale pubblico, Stato compreso.
La circolare del Ministro dell’Interno 23 dicembre 1970, prescrive inoltre
che la gestione dei magazzini sia tenuta con sistemi meccanografici.
Tali sistemi sono stati, in effetti, adottati già a partire dai primi anni 80 e si
sono via via sviluppati nel corso degli anni fino ad arrivare alle versioni attuali.
7. il conto giudiziale e le scritture per la contabilità dei materiali
E’ obbligo del consegnatario mantenere in evidenza la gestione dei materiali
di cui è responsabile mediante la tenuta dei seguenti documenti:
•
•
•
•
•
richieste di carico.;
richieste di scarico;
Registro analitico riassuntivo delle consistenze, degli aumenti e delle
diminuzioni, con annesso riepilogo a valore;
Registro valutativo delle variazioni;
Prospetto valutativo delle variazioni;
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Agli effetti della tenuta di tali registri, il materiale è suddiviso secondo
gruppi e classi che sono indicati dai nomenclatori approvati dal Ministero
dell’Interno2. Quello attualmente adottato, è il “Manuale per la classificazione
unificata dei materiali”dello Stato Maggiore della Difesa – Ufficio Interforze
Codificazione Materiali (U.Co.M.I.). Esso classifica in maniera unica i materiali in
dotazione alle Forze Armate ed alla Polizia di Stato.
Tutti gli atti contabili connessi con il conto giudiziale devono identificare i
materiali secondo le norme indicate dal manuale interforze.
In altri termini, tutti gli oggetti devono essere designati secondo una
precisa denominazione ed un numero di codificazione che non sono
arbitrariamente attribuiti dal consegnatario ma sono indicati nel nomenclatore.
Non sono consentite aggiunte, abbreviazioni o altre modificazioni
8. Dettaglio dei registri
Le richieste di carico e scarico vanno compilate ogni qualvolta vi è un
aumento o una diminuzione del valore patrimoniale in carico al consegnatario.
Vanno pertanto compilate nei casi di aumento dei materiali per acquisto o
trasferimento, di diminuzione per distribuzione o consumo, di passaggi di carico
tra consegnatari, ecc.
Le richieste vanno numerate con due serie numeriche di ordine annuale e
devono identificare il materiale secondo il nomenclatore adottato. Per la loro
compilazione si applicano, inoltre tutte le disposizioni dettate dal “regolamento
tecnico Logistico e Amministrativo contabile del materiale REMA.
Il Registro analitico riassuntivo delle consistenze, degli aumenti e
delle diminuzioni rappresenta l’inventario del materiale al primo giorno di ogni
anno finanziario, gli aumenti e le diminuzioni avvenute durante l’esercizio e
dimostra il carico risultante all’ultimo giorno dell’esercizio.
L’ultima pagina di tale registro contiene un riepilogo a valore dei movimenti
avvenuti durante l’esercizio, elencati per ordine progressivo di conto.
Il Registro valutativo delle variazioni fornisce il riassunto a valore degli
aumenti e delle diminuzioni, come risultano dalle richieste di carico e scarico, e
indica le diverse cause che hanno determinato gli aumenti e le diminuzioni
(materiali acquistati/venduti, ricevuti da/ceduti a altre amministrazioni, ricevuti
da/ceduti a stessa amministrazione, sopravvenienze/dismissioni varie, prodotti
di lavorazione/materiale consumato, totale aumenti/diminuzioni).
Con tale registro il consegnatario provvede a quanto prescritto dall’art. 77
del Regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440.
Il Prospetto valutativo delle variazioni è la sintesi di quanto contenuto
nel registro valutativo delle variazioni e dimostra il debito complessivo del
consegnatario alla chiusura del conto.
Il complesso di tutte le predette scritture, con le quali il consegnatario
dimostra e giustifica i movimenti avvenuti durante il corso della gestione ed il
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proprio debito alla fine dell’esercizio o della gestione, costituisce il conto
giudiziale.
Esso è reso annualmente con la presentazione degli atti alla Corte dei Conti
per il tramite del Ministero, entro i due mesi successivi alla chiusura dell’esercizio
cui si riferisce.
Esso è soggetto anche al controllo della Ragioneria Generale dello Stato ed
a quello del Ministero dell’Interno.
9. Sub-consegnatari e fiduciari
I sub-consegnatari ricevono i materiali destinati al funzionamento degli
uffici e reparti cui appartengono, in sub-consegna.
Essi devono dimostrare, in ogni momento, a chi sono affidati tali beni,
devono vigilare sull’uso e sulla manutenzione dei medesimi e rispondono dei
danni che si verificano negli oggetti affidati.
I sub-consegnatari devono rendere possibile il controllo contabile dei beni
loro affidati ed, a tal fine, devono tenere aggiornate le scritture di loro competenza
(partitari e raccolte dei buoni di prelevamento e versamento).
I partitari riportano tutto il materiale in dotazione agli Enti d’impiego.
Devono essere compilati in duplice esemplare e custoditi uno presso il magazzino
gestore e l’atro presso l’ente che impiega il materiale.
I due esemplari devono essere parificati almeno una volta l’anno e
controfirmati dal consegnatario e da sub-consegnatario.
Fiduciario è il gestore di un deposito o magazzino distaccato, di limitata
importanza ed istituito per necessità temporanee.
La contabilità relativa alla gestione fiduciaria non è autonoma poiché il
materiale rimane in carico al consegnatario della sede, che continua a
comprenderlo nelle proprie scritture.
I rapporti tra consegnatario Rema e fiduciario sono regolati da apposite
scritture e partitari, tenuti in duplice copia.
10.
I Centri logistici di raccolta materiali e mezzi
Istituiti dalla legge 1° Aprile 1981, n.121, provvedono alla gestione dei
materiali acquistati dall’Amministrazione della Pubblica Sicurezza, ciascuno per il
settore di propria competenza.
Il D.P.R. 7 agosto 1992 n.417 – Regolamento di amministrazione e di
contabilità dell’Amministrazione della Pubblica Sicurezza, attribuisce loro i
seguenti compiti: “ricezione, collaudo, custodia, conservazione, riparazione e
distribuzione dei materiali, recupero per la riparazione, trasformazione ed
utilizzazione dei materiali non più idonei all’uso, distruzione ed alienazione di quelli
dichiarati fuori uso” – Art. 52.
Tali compiti, coincidono, per quanto attiene alla competenza TLC,
sostanzialmente con quelli espletati dal Magazzino Rema e dai laboratori di
manutenzione esistenti presso le Zone telecomunicazioni.
In particolare i magazzini REMA provvedono anche alla trasformazione,
distruzione ed alienazione dei materiali dichiarati fuori uso.
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Il materiale può essere dichiarato fuori uso quando si è reso inservibile per
vetustà o guasto, ovvero quando, se pur efficiente, non è più rispondente alle
esigenze dell’impiego cui è destinato.
Il materiale dichiarato fuori uso da apposita commissione viene discaricato
come tale e, fino alla sua vendita o alienazione, viene assunto in carico a peso o a
volume, come materiale di disfacimento.
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11.
ANALISI DELLE ATTIVITA’ DELLA ZONA
L’ attività amministrativo-contabile di una Zona Telecomunicazioni ed in
particolare del suo magazzino REMA, può essere, per comodità, suddivisa in tre
distinte fasi di gestione:
1 Attività di gestione della spesa
2 Attività di gestione del materiale acquistato
3 Attività di gestione del materiale assegnato
GESTIONE DELLA SPESA
Esecuzione
indagine di mercato
Apposizione
del visto di congruità
Vi è
disponibilità
sul capitolo
Emissione della
fattura
Emissione della
commessa
STOP
Alla
gestione
del
materiale acquistato
Dalla
gestione
del
materiale acquistato
Liquidazione della fattura
Inoltro alla Prefettura
END
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GESTIONE DEL MATERIALE ACQUISTATO
Ricezione ordine di acquisto
Predisposizione atti
COLLAUDO
Verifica
Corrispondenza
Ricezione materiale
STOP
Approvazione
della pratica
STOP
Il materiale è
soggetto alla presa
in carico?
Alla gestione spesa
Classificazione del materiale
Attività di presa in carico
END
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GESTIONE DEL MATERIALE ASSEGNATO
Ricezione ordine di
movimento
Predisposizione
atti
Il materiale
deve essere
prelevato
E’ materiale
di
consumo?
Predisposizione
atti (1)
Il materiale è
fuori uso?
Predisposizione
atti (2)
Predisposizione
atti (3)
END
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Predisposizione
atti (4)
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12.
SERVIZI RICHIESTI
Sulla base delle fonti normative che regolano l’Amministrazione contabile
dei beni in uso alla Polizia di Stato e di pertinenza della Zona Telecomunicazioni
verrà descritto, in termini semplificati e riepilogativi il modus operandi dell’attività
tecnico-logistica e amministrativo contabile a cui il software di gestione da
sviluppare dovrà fare riferimento.
La sua struttura deve rispondere alle specifiche funzioni e procedure che
caratterizzano l’attività di un magazzino r.e.m.a.. Dette procedure, richiamate
nelle
normative
citate
dovranno
contenere
quegli
atti
di
ordinaria
amministrazione contabile che il responsabile Consegnatario è tenuto a svolgere e
presentare in ogni sua gestione.
Queste attività sono finalizzate alla redazione del Conto giudiziale che
nell’attività di amministrazione contabile delle Zone Telecomunicazioni ha
carattere principale.
Elenco voci da inserire:
Voce
N.
Registrazioni-anno
Ordini di acquisto
500
Movimenti di carico
500
Movimenti di scarico
1000
Prelevamento dei materiali
1000
Versamento dei materiali
1000
Sub-Consegna
1000
Rema3 Laboratorio
1000
Registrazione fatture
1000
Ordini di acquisto
Permette l’inserimento di una nuova commessa di acquisto per la
successiva trattazione.
Movimenti di carico
Inserimento movimenti di carico per quelle apparecchiature che
necessitano delle opportune scritture contabili
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Movimenti di scarico
Inserimento movimenti di scarico per quelle apparecchiature consumate,
scaricate o passate ad altro uso.
Prelevamento dei materiali
Permette l’estrazione dei materiali dal magazzino rema e la successiva
sub-consegna agli uffici destinatari.
Versamento dei materiali
Permette il rientro delle apparecchiature in magazzino, per il fuori uso o
per il cambio assegnazione.
Sub-Consegna
Attività di prelevamento e versamento che consente di dare in subconsegna il materiale ai responsabili sub-consegnatari per debito di vigilanza.
Rema3 Laboratorio
Permette l’attività di scarico del materiale per tutte le lavorazioni
eseguite dai laboratori-officine della Zona Tlc.
Registrazione fatture
Permette la registrazione delle fatture in liquidazione per le prestazioni
eseguite dalle ditte su ordinativi della Zona Tlc.
13.
Osservazioni
Le informazioni contenute in questo documento sono da considerarsi
indicazioni di massima. Sarà responsabilità del fornitore raccogliere tutte le
informazioni necessarie per una completa stesura del documento di analisi da
sottoporre ad approvazione dell’ amministrazione cosi come specificato nel
capitolato tecnico
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