PROCEDURA PER LA TUTELA DEL
DIRITTO D’AUTORE
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Procedura per la tutela del diritto d’autore
PROCEDURA PER LA TUTELA DEL DIRITTO D’AUTORE
INDICE
1.
Premessa ................................................................................................................................................................ 2
2.
Definizioni .............................................................................................................................................................. 2
3.
SCOPO .................................................................................................................................................................... 3
4.
MODALITÀ OPERATIVE...................................................................................................................................... 3
5.
Diritto morale d’autore ........................................................................................................................................ 3
6.
Acquisto dei diritti patrimoniali di sfruttamento dell’opera (giornali, riviste, siti) .............................. 3
7.
Riviste e siti internet ............................................................................................................................................ 4
8.
Pubblicazione di opere i cui diritti di sfruttamento sono di editori/autori esteri ................................. 4
9.
Utilizzo di opere di corredo iconografico ....................................................................................................... 4
10.
Utilizzo di software .......................................................................................................................................... 5
11.
Utilizzo dei contrassegni SIAE (bollini) ..................................................................................................... 5
12.
Segnalazioni...................................................................................................................................................... 6
Allegato 1.......................................................................................................................................................................... 7
Clausole contrattuali autori .......................................................................................................................................... 7
L’EDIZIONE AGGIORNATA DI QUESTA PROCEDURA E' QUELLA PRESENTE NEL SITO INTRANET DI
OLIDATA S.P.A. NELLA SEZIONE “DOCUMENTI D. LGS. 231/2001”.
EVENTUALI COPIE SU CARTA DELLA PRESENTE PROCEDURA POSSONO ESSERE UTILIZZATE COME
RIFERIMENTO SOLO DOPO AVER VERIFICATO A TERMINALE CHE LA REVISIONE DEL DOCUMENTO SIA
QUELLA AGGIORNATA.
Rev.
0
Natura modifica
Nuova Emissione
Preparazione (PCA)
Marco Sangiorgi
Verifica e approvazione (CDA)
Riunione del 27/01/2011
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1. Premessa
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto nel nostro ordinamento un sistema sanzionatorio
che prefigura forme di responsabilità amministrativa degli enti per i Reati commessi nel loro interesse o a
loro vantaggio da Personale Apicale o da Personale sottoposto ad altrui direzione.
In tali casi, la responsabilità della Società è esclusa qualora si riesca a dar prova dell’adozione e dell’efficace
attuazione, prima della commissione del Reato, di modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a
prevenire reati della specie di quello verificatosi. Tali modelli consistono in regole e misure operative o
tecnologiche (ovvero in Protocolli) che devono essere rispettate dal personale, in quanto finalizzate ad
impedire la realizzazione dei Reati, nonché di un sistema di controlli finalizzati a verificare l’efficacia del
Modello, la sua adeguatezza alla realtà aziendale, l’effettività del Modello stesso, ovvero l’effettivo rispetto
da parte del Personale preposto alle Attività a rischio di reato dei Protocolli.
Elemento necessario, ovvero richiesto dalla legge e dalla giurisprudenza, per garantire l’efficacia e
l’effettività dei modelli di organizzazione, gestione e controllo, di cui al D. Lgs. 231/2001, è l’istituzione di
procedure operative specifiche con funzione preventiva rispetto alla realizzazione dei Reati.
La presente procedura mira a garantire il rispetto della normativa a tutela del diritto d’autore, sia
richiedendo idonee garanzie sulla titolarità dei diritti ai collaboratori autori di opere di ingegno, di opere
letterarie drammatiche, scientifiche e didattiche e di opere musicali o di programmi per elaboratore, sia
utilizzando tali opere nel rispetto della normativa e dei contratti con gli autori stessi.
La procedura adotta modalità di gestione dei processi interni relativi alle opere tutelate dal diritto d’autore
che ottemperano ai principi di verificabilità, congruità, tracciabilità.
La procedura è applicabile a tutti gli organi societari citati e coinvolti.
2. Definizioni
Nel presente documento e nei relativi allegati le seguenti espressioni hanno il significato di seguito indicato:
“Attività a rischio di reato”: il processo, l’operazione, l’atto, ovvero l’insieme di operazioni e atti, che
possono esporre la Società al rischio di commissione di un Reato.
“CCNL”: il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile ai dipendenti della Società il CCNL
del commercio.
“Codice Etico”: il documento, ufficialmente voluto e approvato dal vertice della Società quale
esplicazione della politica societaria, che contiene i principi generali di comportamento - ovvero,
raccomandazioni, obblighi e/o divieti - a cui i Destinatari devono attenersi e la cui violazione è
sanzionata.
“D. Lgs. 231/2001” o “Decreto”: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante la “Disciplina della
responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di
personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”, pubblicato in Gazzetta
Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2001, e successive modificazioni ed integrazioni.
“Destinatari”: Organi societari (Amministratori e Sindaci), Dipendenti, mandatari, procuratori,
outsourcer e altri soggetti con cui la Società entri in contatto nello svolgimento di relazioni d’affari.
“Dipendenti”: tutte le persone fisiche che intrattengono con la Società un rapporto di lavoro
subordinato.
“Linee Guida”: le Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex
D. Lgs. 231/2001, pubblicate dalle associazione di categoria, che sono state considerate ai fini della
predisposizione ed adozione del Modello.
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“Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001” o “Modello”: il
modello di organizzazione, gestione e controllo ritenuto dagli Organi Sociali idoneo a prevenire i
Reati e, pertanto, adottato dalla Società, ai sensi degli articoli 6 e 7 del Decreto Legislativo, al fine di
prevenire la realizzazione dei Reati stessi da parte del Personale apicale o subordinato, così come
descritto dal presente documento e relativi allegati.
“Organi Sociali”: il Consiglio di Amministrazione e/o il Collegio Sindacale della Società, in funzione
del senso della frase di riferimento.
“Organismo di Vigilanza” od “OdV”: l’Organismo previsto dall’art. 6 del Decreto Legislativo, avente
il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello di organizzazione, gestione e
controllo, nonché sull’aggiornamento dello stesso.
“Personale”: tutte le persone fisiche che intrattengono con la Società un rapporto di lavoro, inclusi i
lavoratori dipendenti, interinali, i collaboratori, gli “stagisti” ed i liberi professionisti che abbiano
ricevuto un incarico da parte della Società.
“Personale Apicale”: i soggetti di cui all’articolo 5, comma 1, lett. a) del Decreto, ovvero i soggetti che
rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Società o di una sua
unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale; in particolare, i membri del
Consiglio di Amministrazione, il Presidente, gli eventuali institori e i procuratori.
“Personale sottoposto ad altrui direzione”: i soggetti di cui all’articolo 5, comma 1, lett. b) del
Decreto, ovvero tutto il Personale che opera sotto la direzione o la vigilanza del Personale Apicale.
“Protocollo Preventivo”: la misura organizzativa, fisica e/o logica prevista dal Modello al fine di
prevenire la realizzazione dei Reati.
“Reati” o il “Reato”: l’insieme dei reati, o il singolo reato, richiamati dal D. Lgs. 231/2001 (per come
eventualmente modificato ed integrato in futuro).
“Sistema Sanzionatorio e Disciplinare”: l’insieme delle misure sanzionatorie applicabili in caso di
violazione delle regole procedimentali e comportamentali previste dal Modello.
“Società”: Olidata S.p.A.
3. SCOPO
Scopo della presente procedura è introdurre misure organizzative tese alla ragionevole prevenzione delle
ipotesi di responsabilità amministrativa degli Enti ex. D. Lgs. 231/2001 in tema di reati previsti dalla legge
633/1941 e successive modifiche ed integrazioni, nonché a scongiurare la cosiddetta colpa organizzativa da
cui il decreto anzidetto fa scaturire la responsabilità amministrativa dell’Ente.
4. MODALITÀ OPERATIVE
La contrattualizzazione dovrà avvenire nel pieno rispetto della vigente normativa.
Ogni fase del processo di acquisizione dei diritti patrimoniali d’autore deve essere documentata e
verificabile.
5. Diritto morale d’autore
La Società tutela il diritto morale d’autore, riconoscendo e tutelando la paternità dell’opera, adottando le
necessarie cautele affinché l’identità dell’autore sia accertata resa palese e non celata, fatto salvo il diritto
dell’autore all’utilizzo di uno pseudonimo.
6. Acquisto dei diritti patrimoniali di sfruttamento dell’opera (giornali, riviste, siti)
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Il presente capitolo disciplina il processo di contrattualizzazione dei diritti patrimoniali di sfruttamento di
opere tutelate dalla normativa in materia di diritto d’autore, ai fini della pubblicazione delle stesse su
supporto cartaceo (giornali, riviste), multimediale (supporti ottici o magnetici, anche allegati a pubblicazioni)
o su siti internet della Società.
7. Riviste e siti internet
È responsabilità del CEO verificare, prima della pubblicazione, l’avvenuta acquisizione del diritto di
pubblicazione e riproduzione dell’opera (articoli o altre opere dell’ingegno) tramite sottoscrizione dei
necessari contratti con gli autori – o altri soggetti titolari dei diritti patrimoniali.
Ai fini della formalizzazione dell’accordo, il CEO trasmette la richiesta di predisposizione del contratto
mediante e-mail all’ufficio acquisti; per ogni autore viene predisposto un singolo messaggio e-mail,
inviandolo in copia a CFO.
Il contratto viene predisposto a cura dell’ufficio acquisti (contratti), che è tenuto ad inserirvi le clausole di
garanzia in relazione ai diritti da trasferirsi (all. 1).
L’ufficio acquisti sottopone all’autore – o al diverso titolare dei diritti patrimoniali – il testo del contratto,
anche mediante spedizione dello stesso, privo della firma del Legale Rappresentante ed accompagnato da
una lettera firmata da un referente del medesimo ufficio; della lettera viene conservata copia a cura
dell’ufficio acquisti.
Alla ricezione del contratto debitamente sottoscritto dall’autore – o dal diverso titolare dei diritti
patrimoniali – l’ufficio acquisti provvede a sottoporre alla firma del CEO l’accordo e ad inviarlo all’altro
contraente, per il perfezionamento del contratto secondo la modalità dello scambio di corrispondenza.
8. Pubblicazione di opere i cui diritti di sfruttamento sono di editori/autori esteri
La sottoscrizione di accordi per la pubblicazione in Italia di opere i cui diritti di autore appartengono a
editori o autori stranieri è di esclusiva competenza del CEO.
La Società, quando possibile, propone a controparte il perfezionamento dell’accordo tramite un proprio testo
di contratto, redatto dall’ufficio acquisti.
Qualora ciò non fosse possibile, il testo del contratto proposto dal contraente estero deve essere valutato ed
approvato dall’ufficio acquisti il quale si può avvalere, se lo ritiene opportuno, del supporto del CEO della
Società.
La redazione, l’approvazione e/o la validazione del contratto da parte dell’ufficio acquisti deve avvenire per
iscritto, anche mediante posta elettronica. Di tali processi autorizzativi deve essere mantenuta evidenza,
allegata a copia del contratto sottoscritto.
9. Utilizzo di opere di corredo iconografico
Immagini e altri contenuti multimediali (a titolo esemplificativo, materiale audiovisivo, video, suoni,
musiche) devono essere salvati su cartelle informatiche differenziate in funzione del titolo legittimante l’uso
e dei limiti eventualmente previsti nel titolo stesso (contenuti di proprietà della società, uso libero, differenti
vincoli per numero di pubblicazioni, unico utilizzo).
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Qualora, in ragione del titolo, sia legittimo un solo utilizzo del contenuto, l’eventuale conservazione dello
stesso dopo l’utilizzo deve essere eseguita con modalità tali da non renderli accessibili né riutilizzabili.
E’ strettamente necessario conservare il contratto, la fattura e/o altro titolo legittimante l’uso oppure
attestante la libera utilizzabilità.
È fatto obbligo ai redattori di richiedere e ottenere immagini o altro corredo iconografico esclusivamente
all’ufficio acquisti; è fatto divieto chiedere tali contenuti ad altri colleghi o funzioni aziendali, al fine di
permettere la tracciabilità degli utilizzi ed il rispetto delle condizioni ed i limiti al loro utilizzo.
È fatto divieto al personale tecnico (aree / uffici IT) di fornire immagini o altro corredo iconografico ai
redattori o ad altri colleghi per progetti diversi da quello nel quale il corredo è inserito. L’eventuale deroga al
divieto dovrà essere autorizzata per iscritto dal Dirigente responsabile della funzione aziendale che richiede
il corredo.
L’eventuale necessità di utilizzo di opere a repertorio SIAE deve essere soddisfatta esclusivamente mediante
la richiesta all’Ufficio acquisti, che espleterà le procedure previste dalla SIAE; è fatto divieto di reperire tali
opere direttamente o da altre pubblicazioni, della casa editrice o di altra fonte.
10. Utilizzo di software
L’installazione di software sui server e sui client aziendali può essere effettuata solo dagli amministratori di
sistema e dal personale dell’Ufficio Information Technology.
L’Ufficio Information Technology mantiene un registro dei software istallati, indicando per ogni software il
numero di licenze disponibili da contratto ed il numero di licenze effettivamente utilizzate.
Il medesimo ufficio custodisce gli originali dei contratti di licenza.
L’istallazione di software è ammessa solo previa verifica sul registro sopra specificato di licenze disponibili e
aggiornamento del registro stesso.
È ammessa deroga solo per i software di libero utilizzo per uso professionale, riconosciuti come tali
dall’ufficio acquisti, che valuta il contratto di licenza su richiesta dell’ufficio Information Technology ed
esprime la propria valutazione per iscritto.
Immagini e altri contenuti multimediali (a titolo esemplificativo, video, suoni, musiche) devono essere
salvati su cartelle informatiche differenziate in funzione del titolo legittimante l’uso e dei limiti
eventualmente previsti nel titolo stesso (contenuti di proprietà della società, uso libero, differenti vincoli per
numero di pubblicazioni, unico utilizzo).
11. Utilizzo dei contrassegni SIAE (bollini)
La Società rispetta in modo puntuale e rigoroso le leggi ed i regolamenti relativi ai contrassegni SIAE
(bollini); l’ufficio preposto ai rapporti con la SIAE è acquisti, l’area preposta all’apposizione dei bollini è
acquisti, salvo nei casi in cui tale attività sia affidata in outsourcing; l’ufficio preposto alla verifica della
corretta apposizione dei bollini – effettuata internamente o in outsourcing – è acquisti.
Il servizio di apposizione dei contrassegni SIAE sulle opere è effettuato mediante rilascio ai richiedenti dei
bollini adesivi da apporre sui frontespizi dei volumi.
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La bollinatura dei libri è disciplinata dall’art. 123 della legge 633 del 1941 e dall’art. 12 del regolamento
d’esecuzione; la bollinatura dei supporti contenenti programmi per elaboratore o multimediali, nonché ogni
supporto contenente suoni, voci o immagini in movimento è disciplinata dall’art. 181 bis.
Qualora l’utilizzo del bollino sia imposto dalla normativa oppure sia concordato con l’Autore, l’ufficio
acquisti richiede all’ufficio SIAE competente il rilascio di un numero di bollini coerente con la tiratura
prevista.
L’ufficio acquisti è tenuto ad effettuare la quadratura tra bollini ricevuti dalla SIAE e copie in fase di stampa;
qualora fossero riscontrate differenze, deve segnalare il dato all’ufficio acquisti affinché si provveda alla
verifica approfondita delle ragioni di tale discrasia, provvedendo se del caso a richiedere l’intervento della
Direzione Generale.
In nessun caso e per nessuna ragione possono essere immessi sul mercato o distribuiti anche a titolo gratuito
libri o comunque opere sprovviste di bollino, qualora questo sia obbligatorio per legge o per accordo
contrattuale con l’Autore.
12. Segnalazioni
Le violazioni della presente procedura dovranno essere segnalate all’Organismo di Vigilanza.
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Allegato 1
Si precisa che i contratti inerenti i diritti di autore hanno contenuti specifici. I contratti devono essere
predisposti o rivisti da legali specializzati. Di seguito si riportano tre clausole minimali, che indicano un
contenuto minimo di tali contratti. Tali clausole, tuttavia, non devono considerarsi esaustive circa il
contenuto dei contratti di edizione o altre particolari forme contrattuali in materia.
Clausole contrattuali autori
L’Autore cede/conferisce a Olidata S.p.A. i diritti di riproduzione [indicare quale/i diritto/i] /
pubblicazione / traduzione / trascrizione / vendita / noleggio / prestito / uso / elaborazione /
comunicazione al pubblico / diffusione dell’opera XXX.
L’Autore garantisce l’originalità dell’opera e dichiara di essere l’unico legittimo titolare dei diritti morali
d’autore e di ogni diritto di utilizzazione economica dell’opera e dell’eventuale materiale iconografico
consegnato dall’Autore stesso a corredo dell’opera.
L’Autore manleva Olidata S.p.A. per eventuali danni e/o responsabilità civile o amministrativa per l’utilizzo
dell’opera e del suo corredo con le modalità disciplinate dal presente contratto.
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