Il Partner ideale per le soluzioni integrate di project management, formazione, sviluppo software e applicazioni workflow Soluzioni di Enterprise Project Management semplici ed intuitive per rendere efficiente il tuo lavoro (EPM) Sviluppo di applicazioni SharePoint per ottimizzare i processi aziendali Via Aosta, 2 ‐ 20155 Milano MI Tel +39 02 34530065 Fax +39 02 34536114 [email protected] Chi siamo Da oltre 10 anni ST NEXT SRL è leader per le soluzioni di project management, sviluppo software e applicazioni workflow. Claudia Tambone, General Manager e Direttore tecnico, dirige il team di professionisti certificati per la realizzazione di sistemi di project management, formazione metodologica e applicazioni workflow, per ottimizzare i processi aziendali. L’esperienza professionale e le certificazioni acquisite, fanno di ST NEXT un partner sicuro per la realizzazione di sistemi di project management e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Molte aziende leader di settore si sono affidate ad ST NEXT per lo sviluppo e l’ottimizzazione dei processi aziendali sia su territorio nazionale che per le aziende partner su territorio estero. ST NEXT, sviluppa applicativi di integrazione a Microsoft Project (nella sua versione Standard e Enterprise) con piattaforme database quali Oracle e SQLServer ai fini dell’integrazione dei sistemi di Gestione Progetti e Commesse con altri applicativi di tipo ERP (quali SAP), e della realizzazione di corsi di Formazione altamente personalizzati per l’introduzione in azienda della metodologia di Gestione per Progetti. ST NEXT è una società Microsoft Certified Partner con la specifica competenza nell'Enterprise Project Management. Mission “Rendiamo efficiente il lavoro in modo semplice ed intuitivo:
Il nostro obiettivo è il vostro successo”
ST NEXT sviluppa sistemi e strumenti informatici per l’ottimizzazione dei processi di lavoro, in base alle necessità di uffici e ambienti produttivi. L’attenta analisi delle esigenze e delle problematiche legate ai cambiamenti produttivi, gestionali o evolutivi dell’azienda, è un aspetto fondamentale per comprendere ed elaborare la strategia migliore per i processi di lavoro e per raggiungere gli obiettivi fissati. Il successo nella conduzione dei progetti e il loro costante e proficuo allineamento agli obiettivi del business aziendale, sono fattori fondamentali per il mantenimento del vantaggio competitivo delle organizzazioni. Certificazioni ST NEXT è Microsoft Certified Partner L'esperienza di ST NEXT è consolidata grazie ad uno staff di consulenti altamente certificati, PMP. Via Aosta, 2 ‐ 20155 Milano MI Tel +39 02 34530065 Fax +39 02 34536114 [email protected] Servizi La soluzione EPM di Microsoft consente a intere aziende, reparti o team, di collaborare alla gestione di progetti e processi in modo proficuo. La soluzione EPM di Microsoft consente a intere aziende, reparti o team, di collaborare alla gestione di progetti e processi in modo proficuo. La soluzione EPM è costituita dalle seguenti tecnologie Microsoft Office Project: Microsoft Office Project Professional; Microsoft Office Project Web Access; Microsoft Office Project Server Il processo di razionalizzazione – realizzato attraverso lo sviluppo di tematiche di collaborazione, di personalizzazioni verticali e di add‐on alla piattaforma Project EPM ci consente di selezionare le diverse funzionalità ed assegnare alle stesse dei criteri di priorità che verranno poi discussi con il cliente al fine di definire la “soluzione ottimale”: contemporaneamente soluzione tecnologica e di processo. ST NEXT è anche specializzata nell’erogazione di corsi di formazione metodologica: partendo dalla Teoria del Project Management fino alle Tecniche di Project Management, i nostri corsi sono tenuti da docenti qualificati PMP. I nostri servizi: Project Management Sviluppo Software Formazione Metodologica Formazione Tecnica Project Management ST NEXT a supporto della gestione dei progetti ST NEXT unisce l’esperienza decennale nel project e portfolio management e la presenza di consulenti certificati sulle due principali metodologie riconosciute dal mercato: PRINCE2 e PMP del Project Management Institute. I processi applicati da ST NEXT permettono la gestione di progetti di qualsiasi dimensione e nei più svariati ambiti ( It, Manufacturing , Logistica). Il nostro approccio prevede: 1. Analisi Preliminare
Mappatura del Processo di Gestione Progetti e definizione dei “confini” entro i quali l’Organizzazione dovrà muoversi.
Definizione degli Indicatori di Progetto, degli Elementi di Progetto e di Portafoglio, Mappatura delle Competenze e delle Risorse Aziendali... 2. Approccio per Progetto Pilota
L’implementazione di un sistema IT o di un nuovo strumento aziendale non può impattare immediatamente su tutta l’organizzazione aziendale: è necessario procedere per passi graduali.
In quest’ottica noi consigliamo di avviare un Progetto Pilota durante il quale devono essere individuati i “ruoli tipo” che poi saranno presenti nella mappatura dell’organizzazione reale
All’interno del Progetto Pilota dovranno essere quindi individuati i Progetti che verranno utilizzati per la sperimentazione della piattaforma così come disegnata in fase di analisi preliminare
I “ruoli tipo” dovranno essere almeno i seguenti: Project Manager, Responsabili delle Risorse Manager, risorse Operative, rappresentanti del Top Management 3. Formazione e Training on the Job
I ruoli definiti che si troveranno ad operare nell’ambito della Gestione per Progetti verranno affiancati con un meccanismo di appuntamenti periodici, per un tempo che verrà concordato sulla base della durata del processo di implementazione ma anche della complessità dell’implementazione stessa
Attraverso gli affiancamenti sarà possibile organizzare al meglio il calendario degli impegni di ognuno ma anche ottimizzare la risoluzione dei quesiti rilevanti 4. Produzione di Linee Guida e Documentazione
Tutto il processo verrà sempre supportato dalla produzione di specifiche Linee Guida per gli Utenti e di Documentazione di disegno del sistema ma anche di utilizzo dello stesso.
La documentazione verrà rivista insieme al cliente sulla base di Design Review periodiche concordate.
Alla fine dell’implementazione tutta la documentazione sarà resa disponibile sul Portale del Project Management Formazione Metodologica Formazione metodologica sul Project Management St Next è specializzata in corsi di formazione metodologica, partendo dalla Teoria del Project Management fino alle Tecniche di Project Management. i nostri corsi sono tenuti da docenti qualificati PMP e sono strutturati come segue: LA TEORIA DEL PROJECT MANAGEMENT Concetti base di Project Management: Definizione di Progetto Definizione di Project Management Tipologie di certificazione e loro specificità: •PMI o PRINCE2 • COBIT® 5 •ISIPM Le “Aree di Conoscenza” del Project Management ‐ Secondo le specifiche PMI: •Gestione Ambito e Scopo del progetto •Gestione Tempi •Gestione Costi •Gestione Risorse •Gestione Qualità •Gestione Comunicazione •Gestione Rischi •Gestione Forniture •Integrazione di tutte le Aree I “Processi” di Project Management ‐ Secondo le specifiche PMI: •Concezione ed Avvio del progetto •Pianificazione del progetto •Esecuzione del progetto •Controllo del progetto •Chiusura del progetto Il ruolo del Project Manager Il lavoro in Team ed il ruolo del Project Office TECNICHE DI PROJECT MANAGEMENT •Definizione degli Obiettivi e creazione della WBS •Individuazione delle Attività •Stima durate delle Attività •Individuazione delle relazioni tra le Attività •Utilizzo dei diagrammi: il Reticolo Logico ◦Disegno del Reticolo Logico •Analisi dei tempi e individuazione del Percorso Critico •Utilizzo dei diagrammi: il Diagramma di Gantt •Individuazione delle Risorse e della matrice Risorse / Attività •Assegnazione delle risorse e stima impegni •Schedulazione risorse ed analisi del carico di lavoro •Verifica presenza sovra‐sotto carichi di lavoro e loro ottimizzazione •La pianificazione dei Costi •Strumenti per il controllo del progetto •Tecniche di rilevazione degli avanzamenti (tempi, risorse, costi) ◦Aggiornamento del piano temporale ◦Analisi degli scostamenti rispetto al preventivato ◦Misurazione delle Performance di progetto •Attività di ripianificazione e stime a finire •Le chiusure periodiche di progetto •La Lesson‐Learned di Progetto Sviluppo Software Sviluppo di collaborazione, personalizzazioni verticali ed add‐on alla piattaforma project epm e sharepoint Il gruppo di sviluppo software presente in ST NEXT ha come principale mandato la realizzazione di prodotti disegnati sulla base della raccolta delle esigenze espresse dal cliente e delle conseguente razionalizzazione delle stesse. Il processo di razionalizzazione ci consente di selezionare le diverse funzionalità ed assegnare alle stesse dei criteri di priorità che verranno poi discussi con il cliente al fine di definire la “soluzione ottimale”. Le fasi in cui si declina l’attività di realizzazione di soluzioni sono le seguenti: 1. L’attività di sviluppo software 1. Lo sviluppo software è in genere un'attività sociale, svolta all'interno di un gruppo di lavoro, nell'ambito di una organizzazione o di un'azienda, caratterizzata da propri obiettivi, da rapporti gerarchici definiti, da un insieme di concrete relazioni umane. 2. Nel caso particolare dello sviluppo software, il modo in cui queste relazioni vengono gestite ha una valenza etica intrinseca, ma influenza anche la qualità di ciò che viene prodotto dal gruppo di lavoro, e quindi ha un impatto, sia pure indiretto, sui clienti e sugli utilizzatori del software rilasciato. 2. Le tecniche di analisi e progettazione: 1. Le tecniche di analisi e progettazione software servono a farsi delle domande, utili per affrontare un problema e avvicinarsi alla soluzione 2. Conoscere le tecniche significa avere a disposizione dei ferri del mestiere, per usarli quando ci servono. Nello sviluppo software, significa acquisire la capacità di porsi le domande necessarie per chiarire i requisiti, e per progettare il sistema. 3. Come vanno specificati i requisiti, in modo da costituire la base per un accordo effettivo? Le pratiche correnti di gestione dei requisiti raccomandano, prima di tutto, di raccogliere e gestire i requisiti (le richieste) in un ambito distinto da quello delle proposte di soluzione avanzate dai progettisti. 3. Il risultato conseguito: L'accordo vero e proprio dovrà essere raggiunto su una specifica soluzione, che risponda in modo adeguato ai requisiti espressi dal committente e dagli altri interlocutori interessati, e le cui caratteristiche siano comprensibili per tutte le parti in causa, senza ambiguità. In particolare, dovrà essere chiaro sia per il committente che per i progettisti quali siano i requisiti soddisfatti dalla soluzione concordata, e quali invece siano stati eliminati (a causa di conflitto) o rimandati a data da destinarsi (per contenere tempi e costi della soluzione concordata).
Formazione Tecnica Grazie alle competenze presenti in azienda, St Next è in grado di erogare corsi di formazione tecnica sui più comuni strumenti applicativi ( prodotti Microsoft Office, Microsoft Project, Microsoft SharePoint) , così come sui più diffusi linguaggi di programmazione. L’approccio adottato prevede dei percorsi di formazione modulari e assistenza e‐learning post‐aula, organizzati secondo uno schema tipico: 1. Analisi preliminare su piattaforma Web:
Test di Ingresso: i partecipanti all’attività di formazione vengono sottoposti ad un test attraverso il quale identificare il livello di conoscenza attualmente acquisito circa i prodotti oggetto della formazione
Interviste di Ruolo: i responsabili di settore coinvolti dall’attività di formazione dichiarano ‐ attraverso brevi interviste – le esigenze operative dei diversi dipartimenti.
Costruzione del calendario: le esigenze raccolte durante le interviste vengono poi incrociate con i livelli di conoscenza in modo da poter individuare gruppi omogenei di partecipanti sia per livello sia per argomenti trattati dal corso di formazione 2. Erogazione Formazione in Aula:
dopo aver composto le aule, i nostri docenti avviano l’attività di formazione in perfetta coerenza di metodologia e supporti didattici
ogni sessione di formazione viene conclusa con la compilazione – da parte dei partecipanti ‐ di schede di gradimento del corso e dell’attività svolta dal docente 3 . Analisi conclusiva:
Test di Uscita: i partecipanti all’attività di formazione vengono sottoposti ad un test attraverso il quale si possa valutare il livello di accrescimento delle conoscenze dei prodotti oggetto dei corsi
Statistiche complessive: tutti i dati preliminari e finali vengono incrociati e valutati complessivamente in modo da poter presentare il risultato complessivo dell’attività di formazione 4. Supporto e‐learning post‐aula Prodotti L’esperienza dei nostri consulenti permette di identificare lo strumento più indicato per soddisfare le esigenze del cliente e di raggiungere in tempi rapidi gli obiettivi prefissati. Il ventaglio di soluzioni a supporto del business del cliente comprende i seguenti prodotti: Microsoft Project server, Microsoft Sharepoint , Microsoft Visio, Microsoft Office. ST NEXT è partner certificato Microsoft e garantisce competenza e professionalità nell’implementazione di prodotti software. I nostri prodotti Microsoft Project Microsoft Office Microsoft Project Microsoft Visual Studio Microsoft Visio Microsoft Office 365 Microsoft SharePoint Clienti ST NEXT annovera tra i suoi clienti realtà provenienti da diversi settori produttivi , dalla piccola e media impresa alla grande azienda multinazionale. Nel Corso degli anni ST NEXT ha fornito soluzioni innovative nell’ambito dello sviluppo e dell’ integrazione software, nella gestione di progetti complessi e nelle attività di consulenza e formazione. Case Microsoft Project "L’intervento di ST NEXT ha favorito il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti, delle funzioni di inserimento di nuove proposte e di gestione del flusso di approvazione, fornendoci uno strumento di analisi e previsione indispensabile per ottimizzare il portafoglio progetti aziendale." Dott. Massimo Lozzi, Prénatal S.P.A. Prénatal SpA è la più grande catena europea di negozi specializzati nella distribuzione di prodotti per la mamma ed il bambino fino a undici anni. Prénatal SpA è una società italiana con headquarter ad Agrate Brianza (MI). Attualmente vanta 440 punti vendita in 16 paesi. Un approccio univoco di tipo europeo, prevede l’applicazione dello stesso marketing mix. Sfida L’esigenza di Prenatal era quella di passare da una gestione dei progetti basata su un foglio riepilogativo e su di un unico file di progetto a una gestione più organica che permettesse di: Mappare all’interno dello strumento l’intero processo di pianificazione, gestione e controllo del progetto Realizzare un Workflow approvativo a supporto dell’interno ciclo di vita individuato Verificare il carico di lavoro dei gruppi di risorse e dei Centri di Competenze identificati Verificare il Portafoglio Progetti attraverso cruscotti semaforici opportuni Raccogliere le informazioni qualitative relative all’andamento del progetto attraverso strumenti di collaborazione. La soluzione avrebbe dovuto inoltre permettere di gestire: Documentazione di progetto Documenti di processo e descrittivi di interventi (Solution Manager) Documenti di progetto: gestiti nell’area di lavoro del progetto SharePoint Problematiche e Rischi Aree di discussione per il gruppo di lavoro Soluzione La soluzione individuata si basa su Microsoft Project Server, le cui funzionalità di Portfolio Management hanno permesso a Prenatal di gestire in maniera standardizzata la raccolta delle proposte di progetto e il workflow di approvazione di ciascuna di esse. La pianificazione di dettaglio è quindi effettuata mediante la creazione di Gantt di progetto e allocazione di risorse. Vantaggi La soluzione integrata basata su Project Server garantisce un costante monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti. Le funzioni di inserimento di nuove proposte e di gestione del flusso di approvazione forniscono un importante strumento di analisi e previsione in un’ottica di ottimizzazione del portafoglio progetti aziendale. Case Microsoft Project Implementazione di MS Project EPM Portare l'aroma e la qualità dell'espresso italiano nel mondo è da sempre l’obiettivo principale di LAVAZZA Spa. LAVAZZA Spa. Punta all'eccellenza e all'innovazione, traendo forza dall’ esperienza che si è consolidata in più di un secolo di attività, da quando, all'inizio del Novecento, Luigi Lavazza inventò il concetto stesso di miscela, l'arte di mescolare differenti origini di caffè per ottenere un prodotto armonico e gustoso. LAVAZZA conta su sette consociate estere e una capillare rete di distribuzione internazionale. Sfida L’obiettivo di utilizzo dell’ambiente Project EPM è quello di mappare, all’interno di un unico repository, tutti i progetti IT e tutte le attività amministrative e non lavorative. Il progetto prevede di attivare il modulo di rendicontazione delle ore a fronte delle attività di progetto pianificate dal Project Manager e a fronte delle attività di tipo Amministrativo. Gli obiettivi da raggiungere sono: • mappatura completa dei carichi di lavoro delle risorse • pianificazione e monitoraggio dei progetti interni ed esterni che insistono sull’area IT La soluzione La pianificazione verrà avviata sulla base di una delle due WBS standard: WBS progetti Sistemi WBS progetti Applicativi Tramite il processo di Allocazione Risorse tutte le risorse verranno allocate dal PM alle attività, in base ai ruoli e alle responsabilità che egli desidera segnalare sul progetto. Le risorse di tipo Costo (Voci di Costo tipicamente), verranno utilizzate per completare la costruzione del budget di progetto. E’ attiva anche la possibilità di pianificare le attività svolte dai fornitori esterni. Tali risorse esterne sono incluse nel pool delle risorse con la specifica della Figura Professionale e della Ragione Sociale di appartenenza. E’ stato stabilito anche il processo di salvataggio previsione: appena il piano di progetto viene condiviso e approvato dal gruppo di lavoro, si dovrà procedere all’Impostazione della Baseline (Previsione) La Previsione diventa il riferimento per la valutazione degli scostamenti di progetto eventualmente registrati durante l’avanzamento lavori. Per il processo di rendicontazione, si è deciso quanto segue: Le risorse dovranno fornire alcuni elementi di minima quali: Percentuale avanzamento attività
Stima del lavoro rimanente Stima della data di chiusura attività Tutte le attività “personali” verranno rendicontate all’interno dell’area Attività Amministrative I vantaggi Grazie all’integrazione di Microsoft Project Server, sono stati raggiunti i seguenti vantaggi: Diffondere la metodologia di Project Management secondo gli standard definiti dal Project Management Institute (PMI) Implementazione di un sistema di Gestione Progetti integrato per l’area IT Mappatura delle fasi principali di Gestione del Progetto attraverso l’individuazione dei modelli principali Verifica del processo di Pianificazione e di Controllo del Progetto da parte dei diversi Project Manager Case Microsoft Project Implementazione di Microsoft Project Enterprise In Svezia Ruben Rausing, il fondatore di Tetra Pak, vuole rinnovare i sistemi di confezionamento: il latte contenuto nelle pesanti e fragili bottiglie di vetro costituisce un limite al trasporto e alla conservazione. Sostituire il vetro con la carta poteva essere un azzardo, ma nel 1951 la visione diventa realtà: nasce la prima confezione a forma di tetraedro, il Tetra Classic, che pesa meno del vetro e che non rotola. Nel 1961 Tetra Pak presenta un sistema capace di risparmiare energia nelle fasi di immagazzinamento e di distribuzione, in grado di conservare il latte per parecchi giorni senza refrigerazione. Oltre al trattamento termico del latte (UHT), le confezioni hanno una pellicola di alluminio che le preserva dall’aria e dalla luce. Con il sistema asettico il latte diventa accessibile a tutte le popolazioni del mondo. Oggi, ad oltre cinquant’anni dalla fondazione dell’azienda, la capacità innovativa messa in atto dalla sede Tetra Pak Carton Ambient di Modena nel campo della progettazione di nuove tecnologie di packaging ha portato al trasferimento in Italia di molte attività nell’ambito della ricerca e sviluppo degli impianti di confezionamento asettici. Sfida Fino a tempi recenti Tetra Pak Carton Ambient rilevava notevoli variazioni delle performance dei progetti –
dovute alla mancanza di process requirement chiari e comuni, e ad un utilizzo non sufficientemente sistematico degli strumenti e delle metodologie di project management. Questi fattori causavano una significativa dispersione delle competenze, eccessivamente impegnate nell’allineamento di attività, risorse e budget, e una notevole complessità nella previsione dei carichi di lavoro e nella pianificazione a lungo termine. La scarsa definizione dei processi di innovazione e la mancanza di visibilità nei confronti del reale impegno delle risorse assegnate a progetti simultanei comportava inefficienze nell’attività dei project manager. La soluzione Tetra Pak effettua l’analisi dell’offerta di mercato nell’area degli applicativi di project management. Il pacchetto scelto in un primo tempo ha presto mostrato alcuni limiti sul piano dell’usabilità, limiti resi ancor più evidenti se confrontati con la nuova versione di Microsoft Project. Vista anche la convenienza in termini di licensing, le scelte dell’azienda si sono quindi orientate verso l’acquisizione del sistema per l’ Enterprise Project Management. Il team di lavoro ha cominciato così l’integrazione di procedure e strumenti di gestione dei progetti, coordinandosi con il network internazionale per ridisegnare i processi di sviluppo e di lancio sul mercato dei prodotti. La mappatura e l’ottimizzazione dei processi ha quindi determinato le linee guida per l’implementazione e la personalizzazione della famiglia di prodotti Microsoft Project, anche con la definizione di nuovi template di progetto in grado di produrre viste aggregate di tempi, costi e risorse per tutti i progetti attivi e previsti. L’implementazione di Project è stata effettuata attraverso la stretta collaborazione con ST NEXT, per realizzare un efficiente sistema di pianificazione, gestione e controllo delle attivita’ e delle risorse. Questo sistema, indirizzato inizialmente al solo sito di Modena, è oggi integrato su scala internazionale – con circa 500 utenti e 80 project manager e la semplicità di implementazione che caratterizza gli applicativi EPM di Microsoft ha permesso di configurare l’architettura in modo da rispondere perfettamente alla nuova metodologia di gestione dei progetti, fornendo ai project manager un efficace supporto per tutte le fasi di pianificazione. “I nostri project manager hanno valutato la semplicità di utilizzo dell’interfaccia di Project come elemento discriminante nei confronti di altri prodotti”, ricorda Ferrari. “La possibilità di personalizzare l’applicativo in funzione delle nostre specificità di processo costituiva un valore difficilmente raggiungibile con la soluzione precedente”. Le caratteristiche di usabilità dell’interfaccia, la rapidità di integrazione nell’architettura esistente e la convenienza in termini di costo delle licenze, hanno portato Tetra Pak all’implementazione della soluzione di Enterprise Project Management di Microsoft®. Il contemporaneo ridisegno dei processi ha determinato le linee guida per la personalizzazione di Microsoft Office Project (sia a livello client con Project Professional e Project Web Access sia a livello server con Project Server) in base alle specificità di business, e oggi tutte le attività relative all’innovazione di prodotto sono uniformate in un sistema di gestione sviluppato con i prodotti della famiglia Microsoft Office Project. I vantaggi I nuovi modelli e strumenti di project management hanno determinato un’elevata visibilità su dati e processi dall’inizio alla fine di ciascun progetto e potranno garantire visibilità sull’impegno delle risorse evitandone il sovraccarico. La pianificazione di attività e budget risulta cosi’ attendibile anche sul lungo periodo e la quasi totalità dei progetti giunge a conclusione nel rispetto dei tempi pianificati. L’aumento di efficienza è dimostrato anche dall’obiettivo che l’azienda si e’ posta, di gestire un maggior numero di progetti a parità di risorse. Gli oltre settanta progetti simultanei normalmente attivati dall’organizzazione di Tetra Pak Carton Ambient, con sedi principali a Modena e Lund (Svezia), sono oggi integrati in un sistema di gestione avanzato e capace, con la soluzione completa per l’Enterprise Project Management (EPM) dei prodotti della famiglia Microsoft Project, di valorizzare competenze e risorse di una struttura produttiva globale. Case Microsoft Project Implementazione di Microsoft Project Enterprise Gruppo internazionale con aziende in Germania e in USA Everett WA, e con sede in Italia a Foligno, Perugia. Umbra Cuscinetti è un’azienda che si occupa della realizzazione di componentistica per il settore aeronautico come fornitore di viti a sfera, cuscinetti, componenti e sistemi destinati a mercati ad alta tecnologia. Le linee guida di ogni programma della Direzione sono improntate al miglioramento continuo dei processi e all'ottimizzazione delle risorse. Nel mercato in cui opera, l'Umbra Group vuole essere per il cliente IL fornitore di viti a ricircolo di sfere e di componenti per applicazioni di alta precisione. Sfida L’area interessata all’implementazione e l’Area Gestione Progetti Ricerca e Sviluppo. Dopo l’analisi effettuata presso Umbra Cuscinetti, le necessità raccolte riguardano: • Implementazione di un sistema di Gestione Progetti integrato • Strutturazione dei Progetti Principali e di tutti i Sottoprogetti relativi alle pianificazioni di dettaglio, interne e specifiche per le diverse funzioni aziendali • Allocazione delle risorse alle attività di dettaglio da parte di ogni responsabile di funzione • Consuntivazione – da parte delle risorse – delle ore spese sulle attività assegnate • Costruzione del Portafoglio Progetti • Predisposizione di tutte le visualizzazioni Web che consentano l’analisi del Portafoglio • Condivisione della Documentazione di progetto all’interno del portale Web La soluzione Le caratteristiche di usabilità dell’interfaccia, la rapidità di integrazione nell’architettura esistente hanno portato Umbra Cuscinetti a scegliere di implementare la soluzione Microsoft Project EPM . Tale strumento consente infatti di soddisfare tutte le esigenze indicate negli obiettivi e garantisce un alto potenziale di integrazione con altri strumenti già presenti in azienda. Le componenti della soluzione sono le seguenti: • Project Server: motore di integrazione di tutti i dati • Project Professional: strumento per la pianificazione e il controllo dei progetti • Project Web Access: strumento Web per la consultazione delle informazioni di portafoglio progetti e per la consuntivazione delle attività da parte delle risorse Nel caso di Umbra Cuscinetti sono stati individuati processi, metodi e strumenti più efficaci per l’ottimizzazione di competenze omogenee di strumenti e tecniche di Project Management gestione del ciclo di vita del progetto Sono stati individuati processi, metodi e strumenti più efficaci per l’ottimizzazione di: • competenze omogenee di strumenti e tecniche di Project Management • gestione del ciclo di vita del progetto Sono state razionalizzate le figure e i ruoli fondamentali per il ciclo di vita del progetto: • Project manager e operatività con lo strumento • Resource manager e operatività con lo strumento Sono stati individuati i punti di innesco tra le diverse aree di competenza Sono stati individuati i modelli di riferimento per le diverse tipologie di progetto Il tutto supportato da una figura specializzata: • Project Administrator (IT) All’interno dell’ambiente EPM, verranno gestite le seguenti tipologie di progetto: Progetto cliente: Il progetto verso un cliente, composto da Masterplan e Sottoprogetto Masterplan Al lancio del progetto il PM crea il MasterPlan di Progetto e rende disponibile al team di progetto, attraverso l’area in SharePoint, tutta la documentazione di progetto Il Team di progetto viene definito al momento in cui nasce il MasterPlan Il Project Manager genera il proprio MasterPlan e anche i 4 sottoprogetti delle funzioni: • Per i sottoprogetti UT, Prototipi/Test e Qualità assegna la proprietà ai responsabili di funzione • Alla creazione del masterplan parte una comunicazione a tutto il team di progetto per avvertire della sua disponibilità (mail integrata nel sistema EPM) • A seguito della comunicazione, i responsabili di sottoprogetto inizieranno la pianificazione (anche molto ad alto livello) del proprio sottoprogetto Progetti di routine di funzione: tali progetti verranno utilizzati per la gestione e la raccolta dei consuntivi da parte delle risorse sulle attività routinarie di area Le quotazioni cliente: L’Area Vendite sarà un utente Web che ha diritti di visibilità di tutta l’area documentale ai fini della gestione e dell’aggiornamento del ciclo di vita dell’offerta Il progetto si è svolto nell’arco di 10 mesi solari, con il coinvolgimento delle seguenti tipologie di utenti: •Project Administrator: 1 •Key Users (responsabili di funzione): 4 •Referenti e risorse formate: 20 I vantaggi I vantaggi della soluzione EPM portafoglio progetti: • Visibilità dell’intero portafoglio progetti • Dettaglio di pianificazione per l’intero ciclo di vita del progetto • Costante monitoraggio delle performance dei progetti chiave di produzione pre‐serie • Condivisione trasversale dell’informazione allocazione risorse • Ottenere visibilità completa sull’impegno delle risorse • Valutare il carico di lavoro in termini di contemporaneità di coinvolgimento sui diversi progetti • Correggere l’allocazione delle risorse sulle attività di dettaglio in base alla disponibilità • Ottimizzare di conseguenza la tempistica dei progetti. Case Microsoft SharePoint Implementazione di SharePoint Server Enterprise SIBA è una realtà consolidata, le sue radici hanno origine con la nascita dell'industria del nostro Paese. SIBA ha un bagaglio tecnologico, che deriva da 30 anni di attività nel campo della potabilizzazione e del trattamento delle acque reflue municipali e industriali. SIBA opera nei seguenti settori: Costruzioni, Gestioni e Concessioni Attraverso società costituite ad hoc anche in partnership con i principali operatori del settore, gestisce in regime di concessione tutti i segmenti del servizio idrico integrato inteso come l'insieme dei servizi di captazione, adduzione e distribuzione di acqua ad usi civili, di fognatura e di depurazione delle acque reflue. Sfida La collaborazione con ST NEXT è stata utile per evidenziare alcune necessità tra cui la gestione della documentazione su cartelle condivise e la gestione dei permessi, sui file e cartelle, che veniva gestita da un amministratore di sistema. L’esigenza primaria per Siba è quindi di automatizzare e centralizzare la gestione dei documenti di qualità, viste le necessità lavorative e di condivisione. Fondamentale per la gestione di tutti i progetti aziendali. Soluzione La piattaforma individuata, per soddisfare l’esigenza, è stata Sharepoint Server Enterprise. In particolare è stato utilizzato Infopath per la creazione dei documenti riassuntivi e per i report mentre, per la gestione dei permessi e la nomenclatura dei file sono stati fatti degli sviluppi utilizzando Visual Studio. Per il processo di approvazione sono stati sviluppati alcuni workflow utilizzando SharePoint Designer Vantaggi I vantaggi dell’implementazioni Sharepoint Server Enterprise sono stati diversi: Minore gestione manuale dei permessi su cartelle e file Uniformità nella nomenclatura dei file in base alle diverse tipologie Maggior visibilità delle varie commesse con relativa visualizzazione delle attività di approvazione dei documenti per gli utenti coinvolti
