Introduzione alle tecnologie Sharepoint

(Windows) ../../../../../Impostazioni locali/Documents and
Settings/serena/Impostazioni locali/Temporary Internet
Files/OLK4/ProductGuide/Files/index.htmSharePoint (Team) Services
Guida alla tecnologia Sharepoint di Dario Zucchini
Introduzione
Sharepoint Services è un CMS gratuito generalmente paragonabile alle soluzioni
LAMP (Linux, Apache, MySql, PHP) come, ad esempio, il PHP-NUKE.
In comune con le soluzioni LAMP possiede la capacità di eseguire tutte le operazioni
mediante un semplice web browser, una organizzazione a blocchi di una homepage
personalizzabile e un insieme di moduli attivabili e personalizzabili per gestire le
diverse attività di un gruppo di lavoro (notizie, appuntamenti, link, download, ecc…)
Per funzionare ha bisogno di essere installato su un web server accessibile dalla
intranet aziendale o accessibile direttamente da internet (con dominio e ip pubblico)
Questo genere di prodotti (sia Sharepoint che LAMP) nasce come risposta alle
esigenze collaborative dei gruppi di lavoro aziendali tipicamente pensati per operare
nelle intranet. Le caratteristiche salienti dei moderni CMS come l’amministrazione via
web, la gestione di più utenti, la gestione contemporanea degli accessi e l’interfaccia
utente semplificata ne hanno diffuso l’utilizzo al di fuori delle intranet portando i CMS
ad essere utili strumenti di comunità presenti sul web e, in molti casi, a sostituire i
siti web tradizionali con portali basati su una redazione distribuita.
In particolare sharepoint consente di:
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Contribuire alla creazione di un sito Web utilizzando strumenti familiari, ad
esempio gli strumenti di Office o quelli disponibili nel browser.
Collaborare in modo strutturato con gli altri membri del gruppo di lavoro,
ideale complemento delle attività di studio e lavoro cooperativo.
Personalizzare il sito Web secondo le esigenze del gruppo, tutti i componenti
ed i siti sharepoint sono ampiamente personalizzabili.
Condividere in maniera semplice ed immediata i documenti con i collaboratori
e consentire l’accesso ai documenti da qualsiasi PC collegato in rete. Lavorare
a più mani sui documenti in rete.
Tecnologicamente l’impostazione di base di sharepoint services sembra simile alle
piattaforme LAMP con la differenza che è pensato per sistemi operativi Windows
Server e utilizza il server web IIS con il database MSDE (basato su SQL Server).
In realtà la prima edizione di Sharepoint, chiamata Sharepoint Team Services nasce
come un “superset” di estensioni FrontPage. Per la piattaforma windows le estensioni
di frontpage sono il primo tentativo di svincolare la gestione dei siti web dal modello
di sviluppo su filesystem locale + trasferimento FTP sul web server. I server web con
FrontPage, invece, consentono di aggiornare i siti web direttamente sul server web
con connessioni in lettura e scrittura direttamente effettuate sul protocollo http.
Questo consente la gestione di un sito web da parte di più persone in posti diversi,
consente l’accesso al sito web al pari di una cartella di rete locale, ed è il primo punto
di partenza per sharepoint. Anche le versioni successive di sharepoint conservano
questa caratteristica unica e utilissima che consente di poter gestire all’interno dello
stesso ambiente server sia siti web tradizionali che siti web cooperativi, mischiando
pagine web statiche con pagine ASP (active server page) con i blocchi (Web Part)
tipici dei CMS cooperativi (notizie, forum, appuntamenti, link, ecc…)
IL supporto al protocollo WebDAV (Distributing Authoring and Versioning) consente
alle applicazioni di office e, più in generale, ai client di accedere direttamente ai
documenti salvati all’interno del CMS. Con Sharepoint è possibile aprire un file di
office direttamente dal server web e di salvarne le modifiche con un singolo
passaggio. Le raccolte documenti di sharepoint, a differenza della aree download dei
CMS LAMP, sono sempre accessibili dalle risorse di rete come se si trattasse di una
normale cartella presente in rete locale. Questo consente di accedere alla cartella
remota presente sul sito Sharepoint (detta anche cartella web) senza soluzione di
continuità tra la rete locale e internet. La possibilità di salvare un file o una pagina
web direttamente sul server web (come se si trattase della propria cartella
documenti), eliminando il salvataggio locale e la pubblicazione con FTP o Upload,
consente a sharepoint di essere usato anche dagli studenti più piccoli delle scuole e,
più in generale, consente l’accesso simultaneo in scrittura a più utenti sullo stesso
sito agevolando le redazioni distribuite e la realizzazione di ipertesti.
L’utilizzo esclusivo della porta 80 (http) per il protocollo WebDAV consente di
accedere ai propri file da qualsiasi postazione anche protetta da firewall e proxy.
L’autenticazione per l’accesso ai file è gestita direttamente dal filesystem NTFS e
integrata nel server WEB (i CMS LAMP, invece, adottano sistemi di autenticazione
basati su script e tabelle di utenti sul database più facilmente aggirabili)
La facilità ed immediatezza di gestione dei documenti sul web consente a tutto il
personale di una scuola ed agli studenti, di condividere documenti di ogni tipo
(documenti Word, fogli Excel, ecc.) alla stessa stregua di un semplice salvataggio. A
differenza di una semplice disco di rete i documenti possono essere implementati con
informazioni aggiuntive che ne consentono la catalogazione e la successiva ricerca.
L’utilizzo a scuola, anziché in una azienda, di questo CMS (anche di altri simili)
consente di risolvere sia i problemi gestionali e organizzativi (le scuole sono spesso
sparse su più sedi) che quelli didattici agevolando la pubblicazione ed il lavoro in rete
degli studenti. Le reti scolastiche, infatti, sono spesso più sviluppate delle reti delle
PMI ma, pur avendo molti terminali e laboratori connessi, non sono quasi mai
organizzate per una efficace gestione dei contenuti interna accessibile dai diversi
plessi. Nella didattica il modello cooperativo orientato ai documenti proposto da
Sharepoint aiuta in particolar modo i docenti che intendono avvalersi di ambienti di
apprendimento digitali e che intendono fare largo uso dello studio e del lavoro
cooperativo. È possibile attivare sottositi per ogni area tematica e per ogni disciplina,
consentendo agli studenti ed ai docenti di condividere gli elaborati, le esperienze e le
lezioni e di collaborare a distanza con altre scuole. La possibilità offerta agli studenti
di pubblicare direttamente sul web senza bisogno di intermediari responsabilizza e
rimotiva gli studenti rendendoli autori creativi presenti nel web e non più soltanto
fruitori di una rete con contenuti pensati da altri.
Questo grafico di Calvani mette in
risalto come l’evoluzione delle stesse
tecnologie didattiche dovrebbe, nei
giorni nostri, fare ampio uso degli
strumenti cooperativi. In ambito
scolastico ed accademico questi
strumenti sono identificati come
Groupware o CSCW (Computer
Supported Cooperative Working).
Purtroppo le buone intenzioni spesso
si concretizzano in semplici forum o
classi virtuali dalle funzionalità limitate.
Le caratteristiche amministrative di sharepoint sono ancora più interessanti: il
modello ad oggetti e la gestione amministrativa semplificata e accessibile via web
consente a questo CMS di attivare web secondari per ogni gruppo di lavoro. Ciascun
web secondario può avere utenti e funzionalità completamente indipendenti dal sito
principale, gli stessi amministratori di un web secondario non sono necessariamente
gli amministratori del web principale. Questa possibilità di organizzazione di siti e
sottositi completamente indipendenti rende sharepoint in grado di fornire servizi di
hosting a soggetti diversi e con amministratori e utenti indipendenti per ogni
sottosito in totale sicurezza. Gli strumenti di amministrazione via web consentono di
creare un sito in modo completamente automatizzato e di delegare l’amministrazione
dello stesso a uno o più amministratori (webmaster) con pieni poteri solo nell’area di
competenza. I sistemi basati su LAMP non prevedono di solito una creazione
automatizzata dei sottositi e non consentono la gestione di amministratori
indipendenti per ciascun sito web (l’amministratore amministra tutto, accede al
database e vede tutti i sottositi).
Aspetto
Le
diverse
versioni
di
Sharepoint
hanno
in
comune l’aspetto grafico
della homepage, impostata
su un menu superiore
orizzontale e tre colonne
verticali. Il menu superiore
raggruppa gli oggetti e le
funzioni per categorie, il
menu
nella
colonna
a
sinistra presenta i link agli
oggetti più importanti, le
due
colonne
di
corpo
contengono gli oggetti veri
e propri che sono stati
messi
in
homepage.
Qualsiasi oggetto creato può essere inserito in homepage semplicemente con una
operazione di trascinamento. Tutte le voci dei menu possono essere ulteriormente
personalizzate. La grafica, le funzionalità e lo stile del sito possono essere
personalizzati sia mediante l’utilizzo di fogli di stile che mediante l’integrazione con
Frontpage, ASP, Jscript, Flash e Java.
Requisiti
Il sistema necessita di un Server installato e raggiungibile dai plessi interessati e
della relativa configurazione della Intranet che consenta ai plessi di raggiungere i
servizi distribuiti del Server in modalità http. La configurazione ideale è la
pubblicazione del server su IP pubblico per l’accesso via internet. In Italia non ci
sono, ad oggi, servizi di Hosting a catalogo per Sharepoint Services.
Non ci sono requisiti hardware particolari, le macchine attuali sono in grado di
ospitare migliaia di siti per centinaia di migliaia di utenti, strategico è, invece, offrire
una adeguata connessione a banda larga sul server.
L’unica porta TCP che deve essere aperta sui firewall è la porta 80 per l’http o la 443
per l’Https se si vuole la connessione protetta. Non servono altre connessioni.
L’accesso alle cartelle web con WebDAV è comunque una comunicazione protetta
anche senza l’Https.
Versioni
Le versioni gratuite di Sharepoint sono le seguenti:
1. Sharepoint Team Services (1.0)
2. Windows Sharepoint Services 2003 (WSS)
3. Open Sharepoint Team Services (0.4)
La prima versione veniva distribuita gratuitamente all’interno dei cd di FrontPage o di
Office XP con FrontPage. Per poterla utilizzare è sufficiente disporre di una licenza
windows (2000, XP o 2003) e di Frontpage. Non è richiesta nessuna licenza per i
client.
La seconda versione funziona solo su Windows server 2003 ed è scaricabile dal sito
Microsoft. Per poterla utilizzare bisogna avere le licenze di windows server e
dell’external connector di windows server. Se si vuole attivare il motore di ricerca è
necessario anche acquisire la licenza di SQL Server.
La terza versione è un progetto open source non ancora maturo che ha effettuato il
porting della versione 1.0 in PHP per le piattaforme LAMP.
Esiste anche una versione commerciale di Sharepoint chiamata Portal Server (SPS)
che è specifica per l’utilizzo in reti aziendali anche di grandi dimensioni, consente in
più l’approvazione e la categorizzazione automatica dei documenti ma ha costi di
licensing proibitivi per l’accesso in Hosting ed è pensato per l’utilizzo in una directory
aziendale ben strutturata.
Confronto caratteristiche
SERVIZIO
Sharepoint 1.0
Sharept
2003
X
Portal
Server
2003
X
Open
Share
Point
X
Amministrazione spazi di lavoro via WEB
Consente di generare aree WEB a disposizione di
gruppi di lavoro e/o utenti singoli
Amministrazione utenti via web
Gestione degli utenti con specifica dei relative diritti
di accesso alle risorse condivise
Personalizzazione homepage da parte degli
utenti
Consente agli utenti la personalizzazione della
homepage secondo le esigenze del gruppo di lavoro
Personalizzazione delle homepage personali
Consente agli utenti di personalizzare e creare la
propria homepage personale visualizzando le
informazioni che più interessano
Creazione di web secondari
Consente la gestione indipendente dei siti e delle
aree di lavoro. Ciascun gruppo di lavoro può attivare
web secondari sia pubblici che riservati
Sottoscrizioni
Gli utenti possono essere informati delle variazioni ai
documenti e informazioni oggetto di sottoscrizione e
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partecipare a gruppi di discussione
Personalizzazione grafica
Annunci e notizie
Eventi
Attività
Sondaggi e questionari
Contatti
Collegamenti – Link
Webmail
Statistiche di accesso
Supporto Multilingue
Creazione elenchi collegati a database
Consente agli utenti di creare qualsiasi tipo di elenco
on-line basato su database (FAQ, link, elenco
procedure, modulistica, tabelle, fogli di calcolo, ecc)
Gestione Documentale
Consente l’archiviazione dei file organizzati in
cartelle sul web
Gestione cartelle Web
Consente agli utenti di accedere direttamente ai file
dalle risorse di rete del proprio desktop
Versioni e revisioni dei documenti
Recupero versioni precedenti dei documenti
Forum
Motore di ricerca
Adattabile a criteri attuali accessibilità
Motore di ricerca in grado di indicizzare altre
risorse e siti in rete su altri server
Categorizzazione documenti
Categorizzazione automatica
Esplorazione categorie da risorse di rete
Modifica dei documenti direttamente in rete
(Senza download-upload)
Estrazione/pubblicazione documenti
Autorizzazione e revisione documenti
Esportazione/importazione elenchi, eventi e
contatti
Single sign-on
Consente agli utenti di usare lo stesso login del
proprio desktop se presente Active Directory (non
utilizzabile in Hosting)
Supporto pubblicazione documenti XML
Compatibilità VCard e dispositivi mobili
Amministratori indipendenti
Consente di avere webmaster ed amministratori
indipendenti per ciascun sottosito
Integrabile con pagine web
Consente agli utenti di affiancare pagine web
tradizionali alle pagine web dinamiche senza bisogno
dell’intervento dell’amministratore
Struttura ad oggetti
Consente agli utenti di creare più istanze degli stessi
oggetti assegnando nomi e funzioni diverse
Integrabile con Messenger
Image Gallery
Integrazione Web parts
Integrazione Web Services
Importazione ed esportazione su database e
foglio di calcolo
Https
Css
Adatto al web Hosting
Consente ai diversi webmaster di amministrare i siti
e gestire gli utenti via web in maniera indipendente
e protetta
Integrazione con Frontpage
Gestione mista di pagine Sharepoint con pagine asp
e pagine web tradizionali, integrazione nelle pagine
web tradizionali delle webpart dinamiche e dei menu
di sharepoint
Peso homepage
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(SQL server)
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(SQL server)
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