PRIME RIFLESSIONI SUL REGIME TRANSITORIO DEI NUOVI AEC

STUDI E OPINIONI
IL RUOLO DEL SEGRETARIO DEL
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
NELLA GOVERNANCE DELLE SOCIETA’
PER AZIONI
L’Autore esamina la figura del Segretario del Consiglio di Amministrazione, al fine di
inquadrarne il ruolo ricoperto nell’ambito delle strategie e della governance delle
società per azioni, tenuto conto dell’attuale quadro normativo a seguito della riforma
del diritto societario del 2003.
di VINCENZO ACQUAFREDDA
1. Introduzione: la nomina del segretario del consiglio
La disciplina normativa vigente, in materia di società di capitali, non prevede
alcuna disposizione in tema di nomina (e relative modalità), poteri e doveri del
segretario del consiglio di amministrazione. Eppure questa figura – come potrà
constatarsi nel prosieguo della trattazione – è divenuta sempre più centrale nell’ambito
delle strategie e della governance, soprattutto, delle società per azioni.
Le predette lacune della normativa si ritiene possano essere colmate in sede di
redazione dello statuto sociale, disciplinando la figura del Segretario mediante
l'introduzione di apposite clausole. Qualora lo statuto non preveda e non regolamenti la
figura del Segretario, il Consiglio stesso è libero di colmare questa lacuna deliberando
l'adozione di un regolamento interno. I problemi sorgono quando lo statuto – come
spesso accade – preveda la figura del Segretario ma non ne regolamenti le modalità di
nomina ed i compiti1. In questo caso ci si chiede se al segretario del consiglio di
amministrazione siano applicabili in via analogica le disposizioni normative dettate con
riferimento alla figura del segretario dell'assemblea, ed in particolare gli artt. 2371 e
2375 del codice civile. A tale questione sembra corretto dare risposta negativa, sia in
considerazione delle differenze di disciplina dei due organi societari; sia in
Al riguardo può senz’altro affermarsi che, nell’attuale quadro normativo, l'esigenza di
garantire la trasparenza dell'attività amministrativa attraverso un'accurata, completa e corretta
verbalizzazione delle delibere consiliari, costituisce sicuramente un valore meritevole di tutela
mediante una specifica regolamentazione statutaria delle modalità di nomina, dei compiti e dei
requisiti del segretario del consiglio di amministrazione.
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considerazione del diverso valore che la verbalizzazione assume nelle delibere
consiliari.
Per prassi statutaria il segretario del consiglio di amministrazione di una società
per azioni viene nominato dal Consiglio, in genere su proposta del suo Presidente, tra
persone dotate di adeguata professionalità, anche estranee al Consiglio stesso. La
nomina del segretario del consiglio è di solito deliberata dal Consiglio di
Amministrazione unitamente a quella delle cariche sociali e, in tale occasione, possono
essere precisati i suoi poteri e doveri. La durata della sua carica non soggiace a espresse
limitazioni, ma si ritiene logico che segua quella del Consiglio, da cui deriva la nomina.
In assenza di particolari motivi è spesso opportuno nella prassi societaria non sostituire
il segretario del consiglio al termine del triennio, anche se gli amministratori in tutto o
in parte non sono riconfermati, proprio perché la sua conoscenza delle vicende sociali
potrà essere un ausilio obiettivo nell’interesse costante della società2.
La nomina del Segretario avviene, dunque, generalmente in sede di
insediamento del nuovo consiglio di amministrazione della società, il quale, spesso,
prima ancora di nominare l’Amministratore Delegato – garanzia di piena operatività
della società – procede a deliberare la nomina del segretario del consiglio, il quale, se
presente, nella prassi, inizia seduta stante l’esercizio delle proprie funzioni.
Al presidente del consiglio di amministrazione ben può essere concesso di poter
scegliere come proprio ausiliare – nel ruolo di segretario del consiglio – una persona di
sua fiducia.
Devono inoltre ritenersi legittime – in quanto sicuramente rientranti nell'ambito
dell'autonomia statutaria dei soci – le clausole che attribuiscono la competenza alla
nomina del Segretario ad un organo diverso dal consiglio di amministrazione o che
prevedono la permanenza in carica del Segretario per un dato periodo di tempo
(generalmente pari a quello di durata dell'organo amministrativo): il che sarà utile nei
casi in cui, per esempio, si voglia garantire ai soci di minoranza un maggior controllo
sulla correttezza della verbalizzazione delle decisioni del consiglio di amministrazione.
Sarà così possibile introdurre una clausola che demandi la nomina all'Assemblea o al
Consiglio, prevedendo un dato periodo di permanenza in carica o particolari
maggioranze per la nomina3.
Nell'ipotesi, invece, in cui lo statuto nulla preveda circa le modalità di nomina,
pare preferibile ritenere che la nomina debba, comunque, essere demandata al consiglio
di amministrazione; quest'ultimo sceglierà il Segretario con votazione, in genere, presa a
maggioranza. Sembra invece corretto sostenere che, sempre in assenza di una specifica
2
G. MORO VISCONTI, Il segretario del consiglio di amministrazione, in Riv. Dott. Comm.,
1985, II, 594.
3
Ad esempio prevedendo, a tutela dei soci di minoranza, che la nomina del segretario del
consiglio di amministrazione della società avvenga all’unanimità.
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previsione statutaria, occorra il consenso unanime dei consiglieri presenti per nominare
Segretario una persona esterna al consiglio di amministrazione.
Per quanto riguarda il compenso del segretario del consiglio di amministrazione
si ritiene applicabile la presunzione di onerosità ex art. 1709 c.c., secondo cui il
mandato si presume oneroso. La misura del compenso dovrebbe essere stabilita dal
Consiglio di Amministrazione, determinandola in base alle tariffe professionali o agli
usi: si fa, in genere, riferimento alla natura, alle caratteristiche, alla durata ed al valore
dell’incarico, nonché all’importanza e complessità delle prestazioni svolte4.
Sotto il profilo dell'individuazione dei soggetti che possono rivestire la carica di
segretario del consiglio non sembrano sussistere rilevanti problematiche: in assenza di
specifiche previsioni statutarie, la scelta del Segretario non è soggetta, in genere, a
limitazioni o preclusioni. Non si rilevano, dunque, profili di illegittimità nella nomina a
Segretario di un amministratore o di un sindaco, di un consulente o professionista della
società o di un suo dipendente adeguatamente qualificato. Invero, l'unico limite può
essere costituito dall'obbligo di tutela della riservatezza delle deliberazioni consiliari.
Per questa ragione, come sopra evidenziato, in assenza di consenso unanime dei
consiglieri dovrebbe ritenersi preclusa la nomina a Segretario di un soggetto esterno al
Consiglio (ad esempio un dipendente della società o il professionista di uno dei soci). In
questi casi l'impasse può essere risolto chiamando a svolgere le funzioni di segretario un
componente del Collegio Sindacale. Questa scelta – poco utilizzata nella prassi
societaria – può tuttavia rivelarsi un'ottima soluzione dal punto di vista operativo, in
quanto la competenza professionale del sindaco può portare un contributo assai utile per
risolvere le problematiche di natura tecnico-giuridica che spesso insorgono in sede di
stesura del verbale e consentire allo stesso segretario – nella doppia veste di segretario
del consiglio e di sindaco effettivo della società – di intervenire più facilmente nel corso
dello svolgimento dei lavori consiliari quando ciò sia ritenuto necessario od opportuno
per risolvere questioni di natura prettamente societaria inerenti ad uno o più temi
previsti all’ordine del giorno.
Per altro verso non vi è incompatibilità neppure tra la funzione di segretario e la
carica di amministratore della società stessa. Pur in assenza di espressi divieti normativi,
ragioni di opportunità consigliano tuttavia di evitare la prassi (assai frequente
soprattutto nelle società di piccole dimensioni) di designare come segretario un
componente del Consiglio di Amministrazione. Infatti, le procedure volte a garantire la
trasparenza e la circolazione delle informazioni possono essere più agevolmente
rispettate se la verbalizzazione è affidata ad un soggetto indipendente, e quindi non
influenzato da quella contrapposizione di posizioni e di interessi che è connaturata alla
dialettica dell'organo collegiale di gestione. Pertanto si ritiene che la necessaria
obiettività ed indipendenza del segretario del consiglio di amministrazione possono
4
In questi termini, cfr., G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 601.
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essere nella maggioranza dei casi meglio salvaguardate se la carica non è cumulata con
quella di membro del Consiglio o di sindaco effettivo della società5.
Considerato che la stesura dei verbali è comunque uno dei compiti principali
affidati al Segretario – la cui sensibilità dovrà cogliere l’essenza di ogni argomento
trattato e lo spirito delle decisioni collegiali – deve ritenersi rientrante nell'autonomia
statutaria dei soci la facoltà di subordinare l'assunzione della carica di segretario del
consiglio al possesso di determinati requisiti soggettivi, volti a garantire il corretto
svolgimento delle funzioni connesse alla sua carica. Si può, per esempio, prevedere,
mediante l'introduzione di un'apposita clausola statutaria, che il segretario sia in
possesso di determinate conoscenze e competenze giuridiche e/o economiche o di
specifiche qualifiche professionali. Il Segretario, soprattutto nella fase della
verbalizzazione delle riunioni consiliari, dovrà dimostrare di avere doti di perspicacia,
diplomazia, diligenza e senso di osservazione e di sintesi6. Nella prassi consolidata di
molte società per azioni il ruolo di segretario del consiglio di amministrazione viene
generalmente rivestito da un dirigente professionalmente qualificato, in servizio presso
la società stessa o presso la capogruppo.
2. Il ruolo del presidente del consiglio di amministrazione
Prima di affrontare il tema del ruolo specifico rivestito dal segretario del
consiglio di amministrazione sia nell’ambito del Consiglio stesso che nel più ampio
contesto societario occorre preliminarmente affrontare il tema del ruolo rivestito nel
medesimo contesto da colui di cui il segretario del consiglio è considerato (primario)
collaboratore: il presidente del consiglio di amministrazione.
La disciplina normativa (art. 2381, comma 1, c.c.), come noto, regolamenta
specificamente i compiti del presidente del consiglio di amministrazione di una società
per azioni, prevedendo che esso abbia – salvo diversa previsione dello statuto7 – (oltre
5
In questa direzione, cfr. G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 594.
G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 598.
7
La norma codicistica, dunque, consente all’autonomia statutaria di derogare a tutte le sue
disposizioni in materia di compiti del presidente del consiglio di amministrazione. Al riguardo,
con riferimento al potere-dovere spettante al presidente di convocazione del consiglio di
amministrazione si pone la questione – in assenza di specifica previsione statutaria - su cosa si
verifichi quando il presidente non provveda, per vedere rispettati i termini di legge (ad es. per
l’approvazione del progetto di bilancio d’esercizio in tempo utile per l’approvazione
dell’assemblea nei termini prescritti dall’art. 2364, comma 2, c.c.) o per risolvere problemi
obiettivamente urgenti e benché altri amministratori lo chiedano. Al riguardo, la prassi
consolidata delle società per azioni contempla in genere una previsione statutaria secondo cui il
Consiglio di Amministrazione si riunisce nel luogo indicato nell'avviso di convocazione, tutte le
volte che lo giudichi necessario il Presidente, o quando ne sia fatta richiesta scritta, indicando le
6
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alla – eventuale – competenza gestionale, nei limiti delle deleghe attribuitegli) la
funzione di far operare in modo efficiente il Consiglio, convocandolo8, fissandone
l’ordine del giorno9 con l’indicazione pertinente degli argomenti sui quali discutere e
deliberare10, coordinandone e dirigendone i lavori11 e provvedendo affinché adeguate e
materie da trattare, dalla maggioranza dei suoi componenti o dal Collegio Sindacale. Sul punto,
cfr., B. LIBONATI, Il governo del consiglio di amministrazione di società per azioni, in Riv.
dir. comm., 1, 2011, 3 ss., il quale pone l’attenzione sulle misure adottabili quando il Presidente
di una società, invitato a convocare il consiglio, o anche tenuto, se si vuole, alla convocazione,
non lo convochi. Al riguardo, l’A., partendo dal principio secondo cui ogni amministratore è
responsabile (seppure in solido) per la gestione della società e, dunque, anche ai sensi di quanto
previsto dagli artt. 2380-bis, co. 1, e 2381, co. 3, gli va imputato quanto meno un potere/dovere
di iniziativa, evidenzia che «come la maggioranza è legittimata a prevalere nella decisione sulle
scelte imprenditoriali da seguire, così alla maggioranza non può non essere riconosciuta la
legittimazione (concorrente a quella del presidente) ad attivare il dibattito collegiale su quelle
scelte».
8
La convocazione del consiglio di amministrazione avviene tramite avviso, che può essere
comunicato - in assenza di norme statutarie in merito – in qualsiasi modo. La convocazione del
Consiglio per prassi societaria è fatta con lettera raccomandata, telegramma, fax o posta
certificata, contenenti il luogo, il giorno, l'ora e l'ordine del giorno, da spedirsi in genere almeno
otto giorni prima di quello fissato per l'adunanza e, nei casi di urgenza – valutati
discrezionalmente dal Presidente – almeno due giorni prima (o con la tempestività possibile in
funzione delle specifiche circostanze), a ciascun Consigliere e a ciascun Sindaco effettivo,
presso il domicilio risultante ai sensi dello statuto.
9
Si veda, al riguardo, M. FRANZONI, Società per azioni, III, Dell’amministrazione e del
controllo, vol. 1, in Comm. cod. civ. Scialoja-Branca a cura di F. Galgano, Zanichelli, Bologna,
2008, sub art. 2381, 71 ss., il quale sottolinea l’importanza, tra i compiti del Presidente, della
fissazione dell’ordine del giorno «poiché questo può esser un efficace strumento con il quale il
Presidente bilancia il potere degli amministratori delegati, chiamati a rendere conto al Consiglio
o a subire le sue decisioni pur in presenza di una delega».
10
Cfr., sul punto, M. FRANZONI, sub art. 2381, cit., 74; P.M. SANFILIPPO, Il presidente del
consiglio di amministrazione nelle società per azioni, in Il nuovo diritto delle società. Liber
amicorum Gianfranco Campobasso, diretto da P. Abbadessa e G.B. Portale, 2, Torino, 2006,
478.
11
Il presidente del consiglio di amministrazione – in virtù dei compiti assegnatigli dall’art.
2381, 1° co., c.c. – deve, durante lo svolgimento dei lavori consiliari, moderare la discussione e
regolamentare il voto, ricevere le richieste e le eventuali dichiarazioni di astensione e/o di
dissenso (motivati e non), proclamare il risultato, seguire la verbalizzazione, dichiarare sciolta la
riunione, ecc.: cfr., in questi termini, L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2381, in
Società per azioni. Amministrazione e controlli, in La riforma del diritto societario a cura di G.
Lo Cascio, vol. 5, Giuffrè, Milano, 2003, 25, che, riguardo all’obbligo informativo preconsiliare
del Presidente, sostengono che il suo contenuto «va determinato nel caso concreto, potendo
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opportune informazioni sulle materie iscritte all’ordine del giorno dell’adunanza
consiliare vengano fornite a tutti i consiglieri12 (e ai sindaci effettivi della società)13.
L’adeguatezza dell’informativa preconsiliare deve attenere non solo al suo
contenuto quantitativo e qualitativo, ma anche alla circostanza che la relativa
documentazione, a supporto degli argomenti previsti all’ordine del giorno, sia fornita
con ragionevole anticipo, al fine di consentire in tale contesto, sia agli amministratori
che ai sindaci, di poter individuare, tra le materie in discussione, quelle che,
eventualmente, meriterebbero un esame più approfondito rispetto a quanto emerge dal
contenuto dei flussi informativi trasmessi a cura del Presidente14. Ciascun consigliere e
ciascun sindaco effettivo, in occasione dell’imminente adunanza di un Consiglio, hanno,
dunque, il potere-dovere di analizzare e, se del caso, selezionare, elaborare ed
approfondire la documentazione a supporto degli argomenti previsti all’ordine del
giorno, messa a loro disposizione dal presidente del consiglio di amministrazione, in
modo da poter partecipare alla seduta consiliare con la dovuta consapevolezza, in linea
con la prescritta diligenza professionale ex art. 2392, 1° comma, c.c. per gli
amministratori ed ex art. 2407, 1° comma, c.c. per i sindaci.
Nella prassi operativa delle società di dimensioni medio-grandi spesso accade
che la convocazione, con l’indicazione della data e del luogo della riunione, preceda la
comunicazione dell’ordine del giorno, la cui definizione e comunicazione agli
questo richiedere, di volta in volta, la comunicazione di notizie, la messa a disposizione di
documenti, l’inoltro di una relazione, e così via».
12
I singoli consiglieri di amministrazione, nella comune prassi societaria, possono richiedere al
Presidente di inserire argomenti all’ordine del giorno. Il Presidente, ove ritenga di non aderire
alla richiesta, ne dà tempestiva informazione al consigliere interessato. Allo stesso modo, per
prassi statutaria, un certo numero di consiglieri può chiedere – come evidenziato sopra – la
convocazione dell’organo gestorio, restando in ogni caso affidato al Presidente il potere di
convocare il Consiglio.
13
In questa direzione, cfr., G. CAVALLI, I sindaci, in Trattato delle società per azioni, diretto da
G.E. Colombo e G.B. Portale, V, Utet, Torino, 1988, 111. Al riguardo, è da ritenersi, con
convinzione assoluta, che lo statuto di una società per azioni debba prevedere – nel quadro di
un’ampia circolazione delle informazioni sulla gestione cui la vigente normativa ha riservato
particolare attenzione – che il Presidente informi adeguatamente, sulle materie iscritte all’ordine
del giorno di ogni riunione consiliare, anche i sindaci della società, cui deve essere normalmente
indirizzata, al pari degli amministratori, la convocazione, ai sensi di quanto previsto dall’art.
2405 c.c., consentendo così loro, nel corso dell’adunanza consiliare e nell’ambito della relativa
dialettica tra controllati e controllori, una più efficace vigilanza sull’operato degli
amministratori e, in particolare, sulla legittimità dell’azione gestionale. In argomento, si veda,
G.M. ZAMPERETTI, Il dovere di informazione degli amministratori nella governance della
società per azioni, Giuffrè, Milano, 2005, 140 ss.
14
Cfr., in argomento, Cass. 4 maggio-19 giugno 2007, n. 23838, in Giur. comm., 2008, II, 369
ss., con nota di R. SACCHI, Amministratori deleganti e dovere di agire in modo informato.
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interessati è posticipata in una data più prossima a quella della riunione consiliare per
rendere più attuali gli argomenti da discutere e su cui legittimamente deliberare ed
adeguata la documentazione da fornire a supporto dei temi previsti all’ordine del
giorno15.
Nella prassi societaria è in genere responsabilità del presidente del consiglio di
amministrazione adoperarsi affinché gli organi delegati forniscano documentazione e
informazioni, con ragionevole anticipo rispetto alla data della riunione consiliare. Di
norma, il consiglio di amministrazione approva un regolamento interno delle attività
consiliari al fine di programmare, in via generale, le proprie riunioni con cadenza
periodica16 – in considerazione degli impegni di lavoro di ciascuno – prevedendo
solitamente che la documentazione a supporto degli argomenti programmati all’ordine
del giorno venga messa a disposizione dei consiglieri (e dei sindaci effettivi) – salvo
casi eccezionali – almeno quarantotto-settantadue ore prima della seduta consiliare, al
fine di consentire a ciascuno dei partecipanti alla riunione i necessari approfondimenti17.
Il Presidente in una società per azioni – oltre ai poteri di cui all’art. 2381, co 1,
c.c., attinenti al fatto di essere colui che presiede l’organo di gestione della società – è in
genere il legale rappresentante della società stessa e può avere delegate dal Consiglio, ai
sensi dell’art. 2381 co. 2, delle attribuzioni più o meno ampie inerenti alla gestione
dell’impresa sociale.
Quando le deleghe del Consiglio sono a carattere continuativo esse giustificano
15
Si veda, in argomento, M. FRANZONI, sub art. 2381, cit., 73 ss., il quale, al riguardo, tuttavia
sottolinea che «per la carenza di informazioni ricevute, se il consiglio decide di deliberare
ugualmente sulla materia posta all’ordine del giorno, al consigliere non informato non resta che
prenderne atto. L’esigenza di garantire la funzionalità dell’organo, legittimata dalla delibera dei
consiglieri, deve prevalere sul difetto di informazione del singolo causata da un inadempimento
del Presidente. La stessa soluzione, prosegue l’A., può anche essere applicata al caso
dell’omissione della materia nell’ordine del giorno, sempre che vi sia una delibera del consiglio
intesa a deliberare ugualmente o che dalla delibera presa sullo specifico oggetto si possa
desumere implicitamente quella volontà. Del resto, l’esigenza dell’amministratore di essere
informato non è prevalentemente rivolta alla tutela di un suo interesse personale, ma ha sullo
sfondo comunque la migliore realizzazione dell’interesse della società». Sul punto, cfr., G.M.
ZAMPERETTI, La convocazione e l’ordine del giorno del consiglio di amministrazione di
s.p.a., in Società, 2006, 282.
16
Restando salva, naturalmente, la facoltà del Presidente di convocare il consiglio, specie nei
casi di urgenza, anche al di fuori dei giorni prefissati, garantendosi così la necessaria flessibilità
ad un organo che, avendo la gestione esclusiva dell’impresa sociale, ne ha anche le correlative
responsabilità: in questi termini, cfr., G.M. ZAMPERETTI, La convocazione e l’ordine del giorno,
cit., 277.
17
Il Presidente, inoltre, si riserva, di regola, la facoltà di invitare alle riunioni consiliari i
soggetti competenti sugli argomenti oggetto di trattazione per eventuali chiarimenti e per
facilitare le decisioni dei consiglieri, e, dunque, per un miglior svolgimento dei lavori consiliari.
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il compenso – ulteriore rispetto a quello assembleare ex art. 2389, co. 1 – determinato
dal Consiglio (sentito il parere del collegio sindacale) ai sensi dell’art. 2389, 3° comma
e previsto per gli amministratori investiti di particolari cariche in conformità dello
statuto. Tale compenso sarà più o meno cospicuo a seconda dell’importanza della
società in cui la carica di Presidente è svolta (patrimonio, volume d’affari, scenari
operativi di mercato, ecc.) e secondo le effettive deleghe conferitegli dal Consiglio.
Quando quest’ultime sono ampie si parla più propriamente di Presidente esecutivo18
(qualifica legata ad una delega di poteri ampia e generale da parte del Consiglio,
assimilabile a quella attribuita alla figura dell’Amministratore Delegato e riferita, in
genere, al compimento di tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione
inerenti l’esecuzione dell’attività sociale, nonché all’assunzione di tutte le misure
organizzative e/o gestionali ritenute necessarie, utili ed opportune per il perseguimento
dell’oggetto sociale) ed il compenso riconosciuto per la carica è in genere elevato;
quando le deleghe operative sono minori19 il Presidente, in tal caso, pur non essendogli
attribuibile la ”qualifica” di Presidente esecutivo della società, ha una carica che – per
effetto delle deleghe operative assegnategli – è ritenuta “particolare” in conformità dello
statuto ed il consiglio di amministrazione in genere gli riconosce, previo parere del
collegio sindacale, ai sensi dell’art. 2389, 3° co., c.c., un compenso adeguato alla carica
rivestita (comunque, mediamente minore rispetto a quello riconosciuto al Presidente in
caso di deleghe gestionali ampie attribuitegli dal Consiglio).
a.
Segue: i poteri del Presidente nel contesto dei lavori consiliari
Fermi i poteri di convocare il consiglio di amministrazione e di coordinarne i
18
Le attribuzioni di funzioni di gestione (anche) al Presidente implica sovente un sovrapporsi di
competenze e può determinare dei conflitti di competenza con l’amministratore (o il consigliere)
delegato. In vista di ciò, se si vogliono conferire anche al presidente poteri di gestione (e non la
sola rappresentanza verso i terzi, alla quale nei rapporti interni può non corrispondere alcuna
attribuzione relativa alla gestione della impresa), è opportuno che ciò sia consentito o disposto
nello statuto e che, inoltre, nello stesso statuto o negli atti di delega sia specificata
dettagliatamente la sfera di attribuzioni del presidente, tenendola distinta dalla sfera di
competenze dell’amministratore delegato. Cfr., sul punto, G. SCALFI, Il presidente del
consiglio di amministrazione delle società per azioni, in Riv. Soc., 1969, 31 ss.
19
A mero titolo esemplificativo, tenere i rapporti istituzionali pertinenti all’ordinaria attività
della società; tenere i rapporti con Autorità, Enti e Magistrature, con poteri di rappresentanza
sostanziale e processuale; svolgere le attività inerenti alla costituzione, modificazione ed
estinzione di diritti reali di godimento e di diritti reali di garanzia sia in favore della società sia
da questa posti in essere in favore di terzi; verificare l’attuazione delle delibere del consiglio di
amministrazione; sottoporre al consiglio di amministrazione l’approvazione delle linee di
indirizzo strategico dell’attività della società.
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lavori ex art. 2381, 1° comma, c.c. ci si domanda quali siano, nel contesto proprio dei
lavori consiliari, i compiti del Presidente di una società per azioni. Al riguardo, è
anzitutto compito del Presidente, nel corso del dibattito consiliare, di fungere da
elemento di confronto per l’amministratore delegato e per eventuali altri soggetti
preposti alla gestione della società e da contrappeso di garanzia rispetto a loro nel
Consiglio: in tale contesto il Presidente dovrà monitorare ed indirizzare i flussi
informativi, ponendosi come principale interlocutore sia degli amministratori non
esecutivi che siedono in Consiglio, sia dell’organo sindacale20. Nello svolgimento dei
lavori consiliari è da sottolineare, poi, che il Presidente – con la collaborazione del
segretario del consiglio – dirige e coordina tutte le operazioni sottese all’andamento
della seduta consiliare, quali, l’avvio, l’indirizzo ed il coordinamento del dibattito che
viene a determinarsi nell’ambito del Consiglio da parte dei vari soggetti che partecipano
alla seduta (amministratori, sindaci, managers, etc.) concedendo o revocando il diritto di
parola per ragioni di funzionalità; porre in votazione le questioni trattate ai diversi punti
previsti all’ordine del giorno; proclamare le delibere adottate dal Consiglio a seguito
della votazione21.
Il presidente del consiglio di amministrazione, nell’esercizio delle sue funzioni,
deve dunque cercare di favorire la dialettica interna ed assicurare il bilanciamento dei
poteri, in coerenza con i compiti in tema di organizzazione dei lavori consiliari e di
circolazione delle informazioni che gli vengono assegnati dall’art. 2381 c.c., 1°
comma22: in tale ottica, il Presidente deve garantire a tutti i Consiglieri la facoltà di
formulare proposte, così come, con particolare attenzione ed impegno, deve assicurare
la completa e tempestiva informativa all'Organo collegiale23. A tal fine, le competenti
20
Cfr. G.D. MOSCO, sub art. 2381, in Società di capitali. Commentario, a cura di G. Niccolini e
A. Stagno d’Alcontres, Jovene, Napoli, 2004, 595.
21
Cfr. M. FRANZONI, sub art. 2388, in Società per azioni, cit., 300.
22
Al riguardo, L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2381, cit., 26, nel precisare che «le
decisioni relative allo svolgimento dei lavori vengono assunte dal Presidente in via definitiva ed
autonoma, non quale mera espressione della volontà della maggioranza dei consiglieri»,
sottolineano nondimeno che «nell’esercizio dei suoi compiti il Presidente è tenuto, accanto al
rispetto delle specifiche prescrizioni di legge, di cui (…) all’art. 2381 c.c., od a quelle
eventualmente previste nello statuto, ancor prima all’osservanza dei principi generali di
correttezza e buona fede di cui agli artt. 1175 e 1375 c.c., il cui mancato rispetto potrà, se del
caso, essere censurato sotto il profilo della legittimità formale e sostanziale».
23
Con riferimento al potere di coordinamento dei lavori consiliari di cui dispone il presidente
del consiglio di amministrazione, ai sensi dell’art. 2381, 1° co., c.c., G.M. ZAMPERETTI, Il
dovere di informazione, cit., 135-136, rileva come «l’esercizio corretto di questo potere possa
avere una notevole influenza su un più agevole adempimento del dovere di agire in modo
informato proprio di ogni amministratore ai sensi dell’art. 2381, 6° co.: il Presidente dovrebbe
infatti esercitarlo anche nella prospettiva di ridurre tra i consiglieri le asimmetrie informative
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funzioni aziendali della società (tecniche, amministrative, legali, societarie, ecc.)
devono assicurare al Presidente ogni supporto documentale secondo le procedure
interne previste al riguardo.
Il Presidente deve, inoltre, promuovere l'effettivo funzionamento del sistema di
governo societario, garantendo l'equilibrio di poteri rispetto agli amministratori
esecutivi24 e ponendosi come interlocutore degli Organi interni di controllo. Inoltre, al
fine di favorire un efficiente sistema di informazione e consultazione che permetta al
Consiglio una migliore valutazione di taluni argomenti di sua competenza, il Presidente
può farsi promotore o costituire direttamente comitati o gruppi di lavoro aventi finalità
consultive e propositive, a struttura ristretta, diversificati per settore di competenza.
In tale quadro è prerogativa specifica del Presidente consentire che,
limitatamente a specifici punti all’ordine del giorno della seduta consiliare, possano
partecipare esperti della materia oggetto del dibattito, in grado di fornire le opportune
delucidazioni agli amministratori, in modo che questi possano assumere le opportune
decisioni con la necessaria e dovuta consapevolezza, in linea con quanto prescrive la
legge ex art. 2392, 1° co., c.c. in materia di diligenza professionale degli
ancora sussistenti al momento dell’adunanza, stimolando la discussione in modo da indurre i
soggetti più informati a condividere le informazioni di cui dispongano sul tema in trattazione e
ad eliminare le zone d’ombra che l’informativa preconsiliare avesse eventualmente lasciato
sussistere». Cfr., sul tema, M. FRANZONI, sub art. 2381, cit., 75 ss.
24
La presenza di un numero adeguato di componenti non esecutivi con ruoli e compiti ben
definiti all’interno di un consiglio di amministrazione di una società per azioni, che svolgano
efficacemente la funzione di contrappeso nei confronti degli amministratori esecutivi e del
management aziendale, favorisce la dialettica interna all’organo di amministrazione, specie
quando ad un unico organo aziendale sia attribuito l’esercizio di più funzioni (di supervisione
strategica e di gestione). Al riguardo, occorre peraltro, sottolineare come il fatto che le deleghe
di gestione siano affidate ad uno o più amministratori, non impedisce al consiglio di
amministrazione – nello svolgimento dei propri compiti di indirizzo strategico e di vigilanza –
di assumere decisioni competenti ed autorevoli, frutto di effettive discussioni fra persone
professionalmente qualificate che apportano le proprie specifiche competenze nelle sedute
consiliari, contribuendo all’assunzione di deliberazioni conformi all’interesse sociale; tali
competenze specifiche degli amministratori, che possono essere di carattere strategico generale
o tecnico particolare, consentono di esaminare e, se del caso, approfondire i diversi argomenti in
discussione da prospettive diverse, contribuendo ad alimentare la dialettica, spesso
indispensabile per una decisione collegiale meditata e consapevole. Deve, nondimeno,
osservarsi, come spesso, anche quando il consiglio di amministrazione abbia concesso ampie
deleghe, gli atti più rilevanti sono normalmente esaminati e discussi dall’organo collegiale;
molte volte è lo statuto che prevede espressamente che determinati atti o categorie di atti siano
riservati al consiglio di amministrazione e non siano delegabili. Si veda, in argomento, il Codice
di autodisciplina delle società quotate, ediz. 2014.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
24
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
amministratori25. Il Presidente si riserva, altresì, la facoltà di invitare alle riunioni
consiliari i dirigenti competenti sugli argomenti oggetto di trattazione per eventuali
chiarimenti e per facilitare le decisioni dei Consiglieri.
3.
Il ruolo del segretario del consiglio: poteri del Segretario e rapporti
con il Presidente
Il segretario del consiglio di amministrazione svolge nella sua attività quotidiana
funzioni di assistenza all’attività dei Consiglieri e – laddove previsto dalla prassi o dai
regolamenti interni societari – dei Sindaci, assicurando loro il relativo supporto.
In particolare, il segretario del consiglio cura le attività societarie, sia ordinarie
che straordinarie, e la gestione di tutti gli adempimenti connessi, ivi comprese le
convocazioni delle riunioni degli organi sociali, lo svolgimento di tutte le attività
previste a supporto delle medesime, le attività di segreteria, la tenuta e l’aggiornamento
dei libri sociali, la predisposizione e lo svolgimento di tutti gli adempimenti societari
nonché il deposito dei relativi atti presso gli uffici competenti; cura i rapporti con il
notaio per gli adempimenti necessari; la predisposizione dei poteri di firma, delle
deleghe e delle procure al management, sulla base delle delibere degli organi sociali e
dei vertici aziendali.
In tale contesto il Segretario – pur operando sotto il controllo e la direzione del
presidente del consiglio – assume, in coabitazione con il Presidente, il ruolo di garante
del rispetto delle norme poste a garanzia del corretto funzionamento dell'organo
collegiale e della corretta verbalizzazione dei lavori consiliari, nonché della valida
assunzione delle delibere del consiglio di amministrazione, gravando su di essi la
responsabilità per le eventuali violazioni delle disposizioni che regolano la materia.
Al segretario del consiglio che non sia anche amministratore o sindaco non
spetta naturalmente alcun diritto di ingerirsi nell’amministrazione o nel controllo della
La disciplina normativa prevede – in base al combinato disposto degli artt. 2381 e 2392 c.c. –
per tutti gli amministratori il diritto e il dovere di ricevere le informazioni necessarie a valutare
approfonditamente le scelte da adottare in Consiglio, creando direttamente o attraverso gli
organi delegati i sistemi organizzativi ed informativi idonei. In altre parole, la norma che,
introducendo la competenza esclusiva degli amministratori per la gestione (art. 2380-bis, 1°
co.), impone loro di essere professionalmente diligenti (secondo cioè la natura del loro incarico
e le proprie specifiche competenze), prescrive a ciascun singolo amministratore di agire,
soltanto conoscendo tutte le informazioni e notizie necessarie alla ponderazione adeguata della
questione su cui è chiamato ad esprimersi in Consiglio, con il parallelo potere di richiedere agli
organi delegati specifiche informazioni inerenti alla gestione sociale. In altri termini, ciascun
consigliere di amministrazione è tenuto a svolgere le proprie funzioni con adeguata
consapevolezza, in modo che le decisioni del Consiglio siano prese da amministratori
effettivamente a conoscenza dei fatti su cui sono chiamati a discutere e deliberare.
25
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
25
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
gestione: egli potrà tuttavia risultare un prezioso collaboratore del Consiglio nel
mantenere contatti tra i suoi membri, svolgere per loro conto particolari incarichi di
fiducia, ricordare termini e scadenze; dovrà conoscere a fondo lo statuto e tutti gli atti
più importanti, soprattutto in materia di diritto societario, che si sono venuti formando
dalla costituzione della società26, quali, eventuali patti parasociali, accordi e
convenzioni stipulati tra i soci, o tra essi e la società, o dalla società con i terzi, ecc. In
tale contesto è possibile affermare che il segretario del consiglio possa opportunamente
dare, nell’ambito dei lavori del Consiglio, suggerimenti tecnici atti a garantire il miglior
andamento della seduta consiliare.
Per quanto più specificamente riguarda i rapporti fra il Segretario ed il
Presidente nella fase di verbalizzazione dell'adunanza consiliare, è possibile ritenere che
il Segretario debba registrare i fatti che si svolgono in sua presenza in sede di consiglio,
in ciò ricevendo il sostegno del Presidente, il quale può fornire istruzioni al Segretario o
richiedere espressamente la verbalizzazione di specifiche circostanze o dichiarazioni,
fermo restando il diritto del Segretario di attenersi e verbalizzare i soli fatti che egli
abbia constatato di persona. In altre parole è da ritenersi che il Segretario non sia
obbligato ad attenersi alle istruzioni impartitegli dal Presidente che contrastino con
quanto effettivamente avvenuto in Consiglio, e debba attenersi esclusivamente ai fatti
che è in grado di verificare di persona.
Il Segretario, nel corso dei lavori consiliari, assiste alla seduta e registra i fatti
che si svolgono in sua presenza dandone conto più o meno sinteticamente, e stando
attento a verbalizzare gli interventi di ciascuno dei presenti, chiedendo se del caso agli
intervenienti di ribadire e/o illustrare i concetti espressi nell’ambito del proprio
intervento. Pertanto, il Segretario, cui la legge attribuisce senza dubbio il compito di
redigere il verbale, nell'espletamento del proprio compito esercita una funzione
autonoma rispetto al Presidente, per cui non è tenuto ad attenersi ad istruzioni che non
siano rispondenti a ciò che realmente accade nel corso della riunione: ad esempio, a dar
conto nel verbale di un fatto non accaduto o ad omettere la descrizione di un fatto
invece accaduto. Anch'egli, dunque, è tenuto al rispetto della legge e dello statuto e, in
quest'ambito, assume la relativa responsabilità. In altre parole il Segretario ha un
compito che è ben diverso da quello di puro estensore delle dichiarazioni del Presidente;
ha precisamente il compito di verbalizzare quanto giuridicamente rilevante avviene alla
sua presenza nel corso del Consiglio. Tale suo compito è autonomo rispetto a quello del
Presidente e ne caratterizza la funzione.
Ovviamente il Presidente, che è la figura di riferimento del consiglio di
26
In questi termini, cfr., G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 596 ss., il quale sostiene che
«nelle società multinazionali il segretario del consiglio assume generalmente il più impegnativo
compito di fiduciario dell’azionista estero (…) adempiendo una funzione di collegamento, di
spiegazione dei problemi da risolvere e di armonizzazione di direttive intergruppo».
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
26
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
amministrazione ed è, insieme al Segretario, il garante della corretta verbalizzazione
della relativa adunanza consiliare, potrà sempre chiedere al Segretario, che nella prassi è
il soggetto che sintetizza tutti i fatti giuridicamente rilevanti e che, spesso in un secondo
momento, li inserisce nel verbale, di modificare, integrare o eliminare parti di verbale
dallo stesso predisposte. Il segretario del consiglio può talvolta suggerire al Presidente
di invitare ad una riunione consiliare persone estranee al Consiglio che possono essere
interni al contesto societario (direttore generale, direttori o dirigenti responsabili dei
diversi settori tecnici, commerciali, amministrativi e finanziari) o esterni (consulenti ed
esperti) i quali fungono da supporto al Consiglio sui vari temi previsti all’ordine del
giorno, affinché ciascun consigliere possa essere adeguatamente informato ed esprimere
il proprio voto con la dovuta consapevolezza ai sensi di quanto previsto dal combinato
disposto degli artt. 2381, comma 6 e 2392, comma 1, del codice civile. In tale quadro è
evidente come il Segretario svolga, soprattutto nelle società di grandi dimensioni,
un’importante funzione di raccordo tra il Presidente, gli organi delegati e gli
amministratori non esecutivi, collaborando, anzitutto, con il Presidente al fine di
garantire che gli amministratori siano destinatari di flussi informativi completi e
tempestivi, mantenendo allo scopo, soprattutto nei giorni immediatamente precedenti la
seduta di Consiglio, continui contatti con gli organi delegati della Società.
Nella prassi il segretario del consiglio può suggerire al Presidente di convocare –
anche su richiesta informale di uno o più consiglieri – una riunione tra i consiglieri
prima dello svolgimento del Consiglio (detta comunemente “Pre-Consiglio”) per la
discussione dei temi – previsti all’ordine del giorno - giudicati d’interesse rispetto al
miglior funzionamento della successiva seduta consiliare ovvero per facilitare il
successivo processo di valutazione del consiglio di amministrazione. In questo quadro e
in tale ambito il segretario del consiglio ben potrà segnalare al Presidente eventuali
argomenti da sottoporre ad un preventivo esame e valutazione da parte degli
amministratori prima dello svolgimento formale del consiglio di amministrazione.
4.
I compiti del segretario del consiglio di amministrazione
La convocazione del consiglio di amministrazione – in assenza di precipue
disposizioni di legge al riguardo – è in genere disciplinata dallo statuto delle società per
azioni che per prassi dominante accoglie il principio della libertà delle forme nella
convocazione dell'organo amministrativo collegiale e quindi ammette la liceità di una
convocazione "per le vie brevi" ossia in forma telefonica, orale ecc., purché ovviamente,
pare doveroso precisare, non fosse altro in relazione ai principi generali di buonafede e
correttezza, si tratti di comunicazioni che effettivamente raggiungano il destinatario e vi
sia un preavviso idoneo nel caso concreto a consentire la partecipazione alla riunione di
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
27
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
tutti gli aventi diritto27. E’ da rilevare al riguardo, che la convocazione meramente orale
comporta, tuttavia, maggiori difficoltà di provarne l’esistenza e, pertanto, a tal fine non
è opportuna, considerata l’annullabilità delle delibere consiliari, ai sensi dell’art. 2388
c.c., per mancanza di convocazione (scritta o orale)28.
Nella prassi dominante delle società per azioni si verifica, come evidenziato
sopra, che la convocazione del consiglio avvenga tramite avviso con lettera
raccomandata, telegramma, fax o posta certificata, contenenti il luogo, il giorno, l'ora e
l'ordine del giorno29, da spedirsi in genere almeno otto giorni prima di quello fissato per
l'adunanza e, nei casi di urgenza – valutati discrezionalmente dal Presidente – almeno
due giorni prima (o con la tempestività possibile in funzione delle specifiche
circostanze), a ciascun Consigliere e a ciascun Sindaco effettivo, presso il domicilio
risultante ai sensi dello statuto.
La convocazione del consiglio di amministrazione, ancorché competenza tipica
del Presidente ai sensi dell’art. 2381, comma 1, c.c. – e salvo diversa previsione dello
statuto – è un compito tipico del segretario del consiglio che prepara l’ordine del giorno
delle sedute consiliari in stretta collaborazione con il Presidente stesso. L’ordine del
giorno ha per scopo quello di rendere edotti consiglieri e sindaci delle materie e relative
argomentazioni che verranno poste in discussione in sede di Consiglio, in modo che essi
possano intervenire con cognizione di causa e con la dovuta consapevolezza richiesta
dai principi normativi della professionalità e della diligenza ex artt. 2392 e 2407 del
codice civile30.
In caso di eventuale mancata indicazione di una materia da trattare all’ordine del
giorno nell’avviso di convocazione del consiglio di amministrazione, si ritiene valida,
per consolidata prassi societaria, la tenuta di un consiglio di amministrazione
“totalitario” su quell’argomento: è da ritenersi lecita, infatti, la previsione statutaria
secondo cui l'organo amministrativo di una società per azioni, in mancanza di
convocazione o di rispetto delle formalità previste per la convocazione, sia validamente
27
Sul punto cfr. Cass, 5 settembre 1995, n. 9314, in Giur. comm., 1997, II, 156, con nota di R.
SANTAGATA, Omessa convocazione di uno dei consiglieri ed invalidità delle delibere del
consiglio di amministrazione, e, in Società, 1996, 171, con nota di M. DELUCCHI, Necessità di
convocazione di tutti gli amministratori del c.d.a.
28
In questi termini, cfr., L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, in La riforma del
diritto, cit., 81.
29
Prima ancora di fissare con il Presidente l’ordine del giorno dell’adunanza consiliare, il
Segretario ha l’onere di individuare con Presidente e (ove previsto) Amministratore Delegato
una data comune, utile per lo svolgimento del Consiglio di Amministrazione, acquisendo poi la
disponibilità per quella data degli altri componenti del Consiglio, nonché del Collegio
Sindacale.
30
G. VERNA, Sulla convocazione e sulla verbalizzazione delle delibere consiliari nelle società
per azioni, in Giur. comm., 1986, I, 1081.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
28
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
costituito quando siano intervenuti tutti gli amministratori ed i sindaci in carica, e tutti
gli aventi diritto ad intervenire siano stati previamente informati della riunione anche
senza le particolari formalità richieste in via ordinaria per la convocazione31.
Alla luce di quanto sopra rappresentato, il segretario del consiglio di
amministrazione deve diligentemente svolgere i seguenti compiti: deve fornire costante
assistenza al vertice aziendale per tutte le attività e gli adempimenti connessi al
funzionamento del consiglio di amministrazione della società e ai relativi rapporti verso
le società controllate e controllanti; deve assicurare il costante rapporto con le Direzioni
Generali aziendali (ove previste) e le Direzioni tecniche, amministrative e finanziarie,
per la raccolta della documentazione afferente le tematiche di competenza da analizzare
in sede di consiglio di amministrazione; deve curare l’espletamento dei lavori
preparatori e delle attività istruttorie degli argomenti posti all’ordine del giorno del
Consiglio, di predisposizione di documenti di chiarificazione e sintesi, nonché dei
materiali a supporto delle valutazioni e decisioni del consiglio di amministrazione; deve
assicurare le funzionalità di segreteria delle riunioni del consiglio di amministrazione
garantendo la predisposizione degli ordini del giorno, la corretta sequenza dei lavori e le
relative attività di verbalizzazione; deve curare la verifica dell’attuazione delle delibere
del consiglio di amministrazione nei confronti di tutte le strutture aziendali interessate
dalle delibere stesse; deve garantire, per quanto possibile, le attività di supporto
segretariale e logistico ai membri del consiglio di amministrazione.
Tutte le suindicate attività fanno del segretario del consiglio di amministrazione
31
Come noto, infatti, il legislatore non disciplina le modalità di convocazione del consiglio di
amministrazione, neppure (conseguentemente) la fattispecie di riunioni "totalitarie" dell'organo
amministrativo collegiale, mentre in materia assembleare detta una disciplina (artt. 2366 e 2479
bis c.c.) in cui, in difetto di formale convocazione, non è comunque necessaria la partecipazione
di tutti gli amministratori e sindaci. In tale contesto, pare legittima la previsione statutaria
secondo la quale l'organo amministrativo è validamente costituito (in forma totalitaria) anche in
assenza di particolari formalità richieste in via ordinaria per la convocazione allorché tutti gli
aventi diritto ad intervenire o comunque ad assistere alla adunanza (amministratori e sindaci in
carica) siano stati previamente (vale a dire, secondo i principi di buona fede e correttezza con
adeguato limite di tempo) informati e, comunque, partecipino alla riunione del consiglio di
amministrazione e nessuno di essi si opponga alla discussione degli argomenti su cui son si
ritenga sufficientemente informato. In siffatta ipotesi infatti in sostanza lo statuto non fa altro
che legittimare, seppure in via subordinata (o in particolari fattispecie d'urgenza che lo statuto
stesso potrebbe anche meglio specificare) la convocazione e la tenuta del consiglio di
amministrazione senza il rispetto di particolari forme purché idonee a raggiungere lo scopo
informativo. Non rappresenta un ostacolo a siffatta conclusione la circostanza che la preventiva,
seppure informale, convocazione non sia stata accompagnata dalla distribuzione di materiali
idonei ad assicurare adeguate informazioni non solo sulla riunione, ma anche sugli argomenti da
trattare, con il solo limite dell’opponibilità alla discussione sul merito di quegli argomenti da
trattare su cui uno o più consiglieri non si ritengano sufficientemente informati.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
29
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
una figura centrale e strategica nell’ambito della struttura organizzativa ed
imprenditoriale delle società per azioni e del relativo ruolo, un ruolo di notevole
responsabilità.
L’interesse al buon funzionamento degli organi sociali e ad un ordinato
svolgimento della gestione implica che il segretario del consiglio faccia quanto possibile
– nell’esercizio delle sue funzioni – per mettere tutti i partecipanti alle riunioni di
Consiglio (gli amministratori in primo luogo, ma anche i sindaci) in condizione di
svolgere le proprie funzioni con il massimo delle informazioni e notizie possibili che
devono essere fornite sulle materie iscritte all’ordine del giorno, anzitutto prima della
riunione, ai sensi dell’art. 2381, comma 1, c.c. e poi, ove necessario, durante la riunione,
ad integrazione di quelle già disponibili, in modo da consentire a ciascuno di poter
contribuire consapevolmente ed efficacemente alla discussione e successiva votazione32.
In tale contesto il segretario del consiglio, come evidenziato sopra, cura le
attività preparatorie ed istruttorie degli argomenti posti all’ordine del giorno del
consiglio di amministrazione, la predisposizione di documenti di chiarificazione e
sintesi, nonché dei materiali a supporto delle valutazioni e decisioni che dovranno
essere assunte in sede consiliare. In particolare, per la trattazione degli argomenti posti
all’ordine del giorno, viene inviata – a cura del segretario del consiglio – la
documentazione di supporto con la quale si forniscono le principali informazioni (dati e
notizie) per un’adeguata conoscenza e valutazione dei singoli argomenti, in relazione
all’oggetto delle deliberazioni che si prevede di dover assumere nel corso della riunione
consiliare. La documentazione di supporto viene predisposta – a cura del segretario del
consiglio – sulla base di schede informative che raccolgono i principali elementi di
valutazione necessari a ciascun consigliere per acquisire la dovuta conoscenza ai fini di
una deliberazione consapevole ai sensi del, più volte citato, combinato disposto degli
artt. 2381, 6° comma e 2392, 1° comma, del codice civile. I documenti a supporto dei
singoli argomenti previsti all’ordine del giorno vengono inviati – a cura della segreteria
del consiglio – a ciascun consigliere e sindaco via e-mail o telefax, in genere, quando
disponibili, nella stessa data di convocazione della riunione, e comunque entro le 48-72
ore lavorative prima del giorno e dell’ora fissati per la riunione, fatti salvi i casi di
urgenza nei quali la documentazione viene resa disponibile dal Segretario appena
possibile.
Al riguardo, gli amministratori e i sindaci, specie nelle società di grandi
dimensioni, sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti
32
Cfr, sul punto, G. VERNA, Sulla convocazione e sulla verbalizzazione, cit., 1081, che rileva
come sia difficile determinare a priori quale debba essere il grado di specificazione delle materie
elencate all’ordine del giorno della seduta consiliare, anche perché la necessità di informazione
va contemperata con l’esigenza che non vengano, con divulgazioni inopportune, danneggiati gli
interessi della società.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
30
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
nello svolgimento delle rispettive funzioni. Gli stessi sono tenuti altresì al rispetto delle
regole adottate dalla Società per la diffusione dei documenti e delle informazioni
suddette, secondo le modalità previste dalle specifiche procedure interne inerenti alla
gestione ed al trattamento delle informazioni riservate33. Tali obblighi di riservatezza,
previsti per le riunioni consiliari, vengono estesi in genere ai soggetti e consulenti
esterni invitati dal Presidente a partecipare alle sedute dei consigli di amministrazione
quando la loro presenza è ritenuta utile in relazione alle materie da trattare.
A ciò va aggiunto che, quando il Presidente lo ritiene opportuno, in relazione al
contenuto dell’argomento e della relativa deliberazione da assumere, la documentazione
informativa viene fornita direttamente in sede di riunione consiliare, dando di ciò
preventivo avviso ai consiglieri e sindaci entro i termini di prassi sopra indicati: in
questi casi i consiglieri e i sindaci, ove lo ritengano, potranno comunque avere accesso
alle informazioni disponibili presso la sede sociale nei giorni immediatamente
precedenti la riunione. Il Presidente, in questi casi, per il tramite del segretario del
consiglio, verifica presso gli uffici della società che le informazioni suddette siano state
regolarmente messe a disposizione dei consiglieri e dei sindaci, dandone atto in apertura
di riunione o al momento della discussione dei punti all’ordine del giorno interessati. In
questi casi il Consiglio a maggioranza può sempre decidere di rinviare la discussione
dei temi all’ordine del giorno su cui i consiglieri non ritengano di essere
sufficientemente informati.
Tutto ciò comporta un evidente impegno da parte del segretario del consiglio a
tenere un costante rapporto con le strutture tecniche, amministrative e finanziarie
aziendali per la raccolta della documentazione afferente le tematiche di competenza da
33
Tali modalità inerenti alla gestione ed al trattamento delle informazioni riservate sono, per
prassi societaria, contenute all’interno di un Codice Etico (approvato dal consiglio di
amministrazione) della società con cui vengono dettate le linee guida, le norme e gli standard
generali di comportamento ai quali gli stakeholder della società (azionisti, creditori sociali
(finanziatori, fornitori), organi sociali, dipendenti) devono attenersi per evitare il rischio di
comportamenti non etici, al fine di prevenire le fattispecie sanzionabili quali reati ai sensi del
decreto legislativo 231/2001. In tale contesto, il Codice Etico stabilisce in genere che l’attività
degli organi sociali sia improntata al pieno rispetto delle regole sancite dallo statuto sociale e
dalla legislazione vigente, nazionale e comunitaria, nonché dai modelli di organizzazione e di
gestione ex D.Lgs. n. 231/2001. In particolare, viene stabilito che i soggetti che compongono gli
organi sociali siano tenuti:
- ad impegnarsi attivamente affinché la società possa trarre beneficio dalle loro specifiche
competenze;
- ad una partecipazione continuativa ai lavori degli organi sociali, denunciando tempestivamente
qualsiasi situazione di conflitto di interessi che li veda coinvolti;
- alla riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento del proprio mandato;
- a far prevalere sempre l’interesse della missione sociale.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
31
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
analizzare in sede di consiglio di amministrazione. Con le stesse strutture (ed i loro
responsabili) il Segretario dovrà interagire – anche attraverso i propri collaboratori – al
fine di predisporre, in vista della seduta consiliare, le diverse ipotesi di delibera da
sottoporre al Consiglio – per il tramite del suo Presidente – sui vari punti previsti
all’ordine del giorno.
Il Segretario è tenuto altresì ad interagire – a valle del consiglio di
amministrazione – con i consiglieri, per la puntuale elaborazione di eventuali loro
interventi in Consiglio e, soprattutto, con il Presidente per la definitiva stesura del
verbale, la cui bozza, per prassi, viene fatta circolarizzare tra i consiglieri e sindaci
intervenuti, nei sette-dieci giorni successivi all’adunanza consiliare, in modo tale che
una bozza definita del verbale consiliare sarà portata in approvazione (definitiva) nella
seduta di consiglio successiva. Il segretario del consiglio provvederà successivamente a
mettere a disposizione dei consiglieri copia del verbale approvato.
In tale quadro occorre tuttavia considerare che per prassi consolidata le decisioni
adottate dal consiglio di amministrazione sono valide ed efficaci dal momento in cui
sono approvate dall’organo di gestione. Ciò ha fatto nascere la necessità di rendere note
alle varie strutture aziendali competenti ed interessate dalle delibere stesse – così come
ad eventuali organismi esterni coinvolti dalle delibere – le decisioni assunte dal
Consiglio, attraverso delle comunicazioni che, a cura del segretario del consiglio, e a
firma del Presidente e/o dell’Amministratore Delegato, sintetizzano le delibere adottate
dal Consiglio sui vari temi previsti all’ordine del giorno della riunione consiliare.
Spetterà poi, in genere, al Presidente e/o all’Amministratore Delegato verificare
l’attuazione delle delibere del consiglio di amministrazione nei confronti di tutte le
strutture aziendali interessate dalle delibere stesse.
E’ compito del Segretario, infine, dare le necessarie disposizioni per
l’effettuazione – a valle del Consiglio – delle varie formalità, denunzie e pubblicazioni,
nonché accertarsi della loro esecuzione34.
5.
Doveri e responsabilità del segretario del consiglio di
amministrazione
Con la sottoscrizione del verbale delle adunanze del consiglio di
amministrazione il Segretario assume la paternità del documento da lui materialmente
redatto. Da ciò ne consegue che le uniche responsabilità configurabili in capo al
Segretario sono quelle che il medesimo assume con la sottoscrizione del verbale. I
doveri e le conseguenti responsabilità che fanno capo al segretario del consiglio
derivano necessariamente dalle importanti funzioni dallo stesso esercitate. Se, come
detto, il Segretario esercita una funzione che si concretizza primariamente nella
34
G. M. VISCONTI, Il segretario del consiglio, cit., 597.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
32
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
predisposizione del verbale e nell'assistenza alle attività svolte dal Presidente, il suo
principale obbligo sarà indubbiamente quello di riportare fedelmente nel verbale quanto
di giuridicamente rilevante avviene durante il Consiglio, senza omettere nessun
necessario particolare.
Pertanto, il segretario del consiglio di amministrazione di una società per azioni,
in conseguenza del ruolo che riveste all’interno della società e dei relativi compiti
affidatigli – che è chiamato a svolgere con un significativo grado di autonomia – non
potrà essere considerato esente da ogni e qualsiasi responsabilità per il solo fatto di
essersi limitato a non attestare fatti non veri o comunque palesemente difformi da quelli
avvenuti in sua presenza. Il segretario del consiglio è infatti investito di una funzione
certificativa della veridicità intrinseca delle più o meno sintetiche informazioni
contenute nel verbale. Detta funzione certificativa, che viene svolta attraverso la
necessaria sottoscrizione del verbale da parte dello stesso Segretario oltre che del
Presidente, costituisce una garanzia per tutti i soci, siano essi di maggioranza o di
minoranza, ed anche per i terzi.
Il Segretario, in qualità di materiale (ed autonomo) estensore del verbale
del consiglio di amministrazione, per non incorrere in responsabilità potrà, in relazione
alla co-paternità del documento da questi assunta con la sottoscrizione, legittimamente
rifiutarsi di accogliere l'eventuale richiesta del Presidente di verbalizzare in modo
inesatto o addirittura di omettere la verbalizzazione di eventi salienti che hanno
caratterizzato la riunione consiliare. Al riguardo, nell’ipotesi in cui uno o più
amministratori, assumendo che il verbale consiliare non sia in tutto o in parte veritiero
ne facciano una contestazione formale riuscendone a dimostrare la non veridicità, una
conseguenza giuridica di ciò sarebbe la possibile imputazione di responsabilità civile a
carico di chi ha redatto il verbale e, sottoscrivendolo, ne ha assunto la paternità. In tale
contesto, il Segretario potrà essere chiamato a rispondere per i danni conseguenti a sue
negligenze nell’attestazione dei presenti e degli intervenienti, nella sintesi della
discussione, nella constatazione delle dichiarazioni di voto, delle astensioni e dei
risultati delle votazioni, nonché nella annotazione del dissenso e delle relative
motivazioni, nella verbalizzazione e (conseguente) adozione delle stesse delibere.
Le stesse considerazioni svolte per il segretario del consiglio di amministrazione
possono essere estese per analogia alle funzioni di segretario dell’eventuale comitato
esecutivo, rilevando l’opportunità che i verbali del comitato esecutivo siano trasmessi
agli amministratori e sindaci non presenti all’adunanza dell’organo di gestione delegato
e che nei verbali di consiglio si inserisca una sintetica informativa sulle delibere assunte
dal comitato esecutivo35.
Tra gli obblighi del segretario del consiglio deve essere altresì evidenziato
l'obbligo di riservatezza. Indipendentemente dal soggetto chiamato a svolgere le
35
G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 598.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
33
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
funzioni di tale carica, il Segretario è certamente tenuto al rispetto del segreto
professionale in considerazione della natura riservata delle riunioni e delle deliberazioni
assunte dal consiglio di amministrazione. Ciò comporta che, nel caso in cui il Segretario
divulghi o utilizzi a vantaggio proprio o di terzi quanto appreso nel corso della riunione
consiliare, tale comportamento integrerà il delitto di rivelazione di segreto professionale
previsto dall'art. 622 c.p., e comporterà, sotto il profilo civilistico, l'assunzione di
responsabilità per i danni derivati alla società dalla divulgazione del segreto.
Quanto sopra detto evidenzia la necessità che il segretario del consiglio di
amministrazione sia una persona di assoluta fiducia del Consiglio, del suo Presidente,
nonché del top management aziendale, e dotata di profilo professionale idoneo per la
società in cui va a ricoprire tale ruolo, tenuto conto dell’oggetto sociale, del
dimensionamento aziendale e degli scenari di mercato in cui la società opera. Più ardua
è la risposta al quesito se ed in che misura sia configurabile una responsabilità del
Segretario per le attestazioni contenute nel verbale da lui sottoscritto. A questo
proposito occorre innanzitutto rilevare che al segretario del consiglio non possono
essere applicate, per analogia, le disposizioni contenute nella legge notarile sugli
obblighi che competono al notaio verbalizzante, trattandosi di normativa speciale
stabilita per il notaio in quanto esercente una pubblica funzione.
Il segretario del consiglio – come sopra evidenziato – assume un ruolo di forte
autonomia rispetto a quello del Presidente, avendo la responsabilità, assieme al
Presidente, di non attestare, con la sottoscrizione del verbale, fatti non veritieri o
comunque palesemente differenti da quelli avvenuti in sua presenza. In considerazione
di questa sua funzione il Segretario ha uno specifico obbligo di verificare la sussistenza
dei requisiti di validità della delibera (onere che rientra, anche, negli specifici obblighi
del Presidente), cercando, per quanto possibile, ed anche di propria iniziativa, di
ampliare o sintetizzare le dichiarazioni e gli interventi resi dai presenti. Da ciò può
ricavarsi che, nel caso in cui tra i presenti insorgano divergenze sulla completezza e
correttezza della verbalizzazione, tali divergenze devono essere risolte dal Segretario – e
dal Presidente – cui competono i poteri di sintesi. Mentre è da ritenersi che al
Segretario, quale ausiliario del Presidente ed estensore materiale del verbale, non potrà
essere imputata alcuna responsabilità per il mancato adempimento delle procedure e
delle formalità previste dalla legge, la cui verifica compete al Presidente, anche ai sensi
dell’art. 2381, 1° comma, cod. civ.36.
La disciplina degli obblighi del segretario del consiglio di amministrazione deve
36
Così, per esempio, non potrà imputarsi al Segretario (e ricadrà esclusivamente sul Presidente)
la responsabilità nel caso in cui il Presidente abbia omesso di escludere dal voto il socio moroso
o gli azionisti che non abbiano dichiarato l'esistenza di un patto parasociale che li vincola, in
caso di assemblea, o, l’amministratore interessato, ai sensi dell’art. 2391 c.c., in caso di
consiglio di amministrazione.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
34
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
quindi essere desunta dalle disposizioni che regolano il funzionamento del consiglio di
amministrazione e, sotto il profilo civilistico, il regime delle relative responsabilità
ricavato dai principi generali in tema di responsabilità civile degli amministratori di
società per azioni. Sul punto è da osservare che, pur competendo – ex art. 2381, 1°
comma, c.c. – esclusivamente al Presidente il potere di coordinamento dei lavori
consiliari e di direzione della discussione, è altresì vero che il Segretario – cui è
riservata per prassi, assieme al Presidente, la sintesi degli interventi – qualora tra i
presenti insorgano divergenze sulla completezza e la correttezza della verbalizzazione, o
qualora dissenta fortemente dalla ricostruzione che dei fatti il Presidente pretende di
fare, potrà e dovrà rifiutarsi di sottoscrivere il verbale, del quale, come detto, egli
assume la co-paternità: assumendo, in difetto, una responsabilità (contrattuale verso la
società ed extra contrattuale verso i soci) per l'inesattezza o non veridicità di quanto
verbalizzato.
Alla luce di quanto sopra rappresentato, è quanto mai opportuno sottolineare
che, una responsabilità del segretario del consiglio – ove siano derivati danni alla
società o a terzi per conseguenza diretta del suo operato – dovrà in ogni caso essere
valutata tenendo conto della diligenza da lui prestata nell’adempimento dei propri
doveri, con riguardo alla natura dell’attività esercitata e alle sue specifiche competenze
(artt. 1176, co. 2, 2392, co. 1, c.c.)37.
6.
La stesura del verbale della seduta consiliare: la tempistica della
verbalizzazione
E’ prassi molto diffusa, se non costante, delle società per azioni, specialmente di
Cfr., sul punto, A. COLAVOLPE, L’approvazione dei verbali del cda di società per azioni, in
Società, 1997, 155, il quale sottolinea come la responsabilità del segretario del consiglio non
possa considerarsi attenuata dalla circostanza che il verbale consiliare sia sottoscritto dal
presidente del consiglio di amministrazione, atteso che fra le tipiche funzioni del presidente del
consiglio vi è proprio quella di verificare che il Segretario rediga i verbali delle adunanze e
delle deliberazioni sull’apposito Libro, sottoscrivendo ogni verbale. In analoga direzione, G.
SCALFI, Il Presidente del consiglio di amministrazione delle società per azioni, in Riv. soc.,
1969, 26; G. MORO VISCONTI, Il segretario, cit., 600, nel sottolineare che la responsabilità
del segretario potrà concretarsi nei confronti della società o di terzi, evidenzia che «nel primo
caso si tratterà di responsabilità contrattuale sia che il segretario sia legato alla società da un
contratto di lavoro in senso proprio sia che il rapporto obbligatorio derivi dalla designazione in
sede di assemblea o di consiglio: nell’adempimento dell’obbligazione inerente all’esercizio di
un’attività professionale la diligenza deve valutarsi con riguardo alla natura dell’attività
esercitata (art. 1176 c.c.); per il risarcimento del danno si farà riferimento ad una valutazione
equitativa (art. 1226 c.c.). Per la responsabilità extra contrattuale si applicheranno i relativi
principi generali (artt. 2043 e 2056 c.c.)».
37
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
35
STUDI E OPINIONI
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medie e grandi dimensioni ed il cui organo amministrativo si riunisce con frequenza,
che il verbale venga redatto dopo la riunione e che, in apertura della seduta consiliare
successiva a quella cui il verbale si riferisce, il presidente del consiglio di
amministrazione sottoponga, dandone lettura, all’approvazione di tutti gli
amministratori quanto da lui e dal Segretario è stato verbalizzato. Quella della verbalizzazione successiva è una prassi che non solo risponde ad obiettive esigenze di
esattezza del verbale (una verbalizzazione contestuale alla riunione si espone inevitabilmente al rischio di imprecisioni, specialmente nel dare conto della discussione, delle
motivazioni della delibera, nel riferire le dichiarazioni e le astensioni dei consiglieri portatori di interesse, nell’indicare l’eventuale dissociazione degli amministratori dissenzienti, nella collazione degli allegati), ma che può altresì essere imposta dalla quantità
dei “fatti” da verbalizzare: necessità, quest’ultima, evidentemente tanto più intensa
quanto più estesa e articolata è l’attività della società e, dunque, del suo organo
amministrativo (invero, vi possono essere casi nei quali un verbale consiliare si
compone di un cospicuo numero di pagine, e quando ciò accade è impensabile poter
procedere ad una sua redazione contestuale alla riunione).
Tale soluzione, prevista nella prassi per la verbalizzazione delle decisioni del
consiglio di amministrazione delle società per azioni, verrebbe confermata, peraltro,
anche e soprattutto, laddove dovesse ritenersi che le regole dettate per le deliberazioni
dell’assemblea siano applicabili – per analogia – alle deliberazioni dell’organo
amministrativo38.
È infatti da osservare che l’art. 2375 c.c., pur enunciando l’obbligo di
verbalizzare le deliberazioni assembleari, non impone di redigere il verbale in
contestualità alla riunione dei soci, ma anzi, quando prevede che il verbale sia redatto
«senza ritardo» rispetto alla adunanza assembleare, ammette espressamente che il
verbale può del tutto legittimamente essere elaborato in un secondo momento39.
Naturalmente, allorquando l’attività deliberativa del consiglio di amministrazione
riguardi il compimento di atti che richiedono la tempestiva esecuzione di obblighi di
38
Cfr. M. FRANZONI, sub art. 2388, cit., 309.
Soluzione da accogliersi anche per il verbale delle riunioni e delle deliberazioni del collegio
sindacale, dove la legge, con una regola rigorosa dal punto di vista formale (art. 2404, 3° co.,
c.c.), vuole che il verbale sia «sottoscritto dagli intervenuti» ovvero da tutti i sindaci presenti
alla riunione: si vedano, in questa direzione, L. BENATTI, sub artt. 2397-2406, 2375, nel Nuovo
diritto delle società a cura di A. Maffei Alberti, vol. II, Cedam, Padova, 2005, pag. 949 nonché
A. COTTO, L. GINISIO, M. MEOLI e R. RANALLI, Il collegio sindacale. Attività di controllo e
procedure pratiche, Ipsoa, 2008, pag. 228, secondo i quali il verbale della riunione dei sindaci
deve essere «redatto contestualmente o immediatamente dopo la riunione», e (come enunciato
da Cass., 7 maggio 1992, n. 5422, in Giur. it., 1993, I, 1, col. 366 ed in Foro it., 1993, I, col.
2922) non deve necessariamente essere contemporaneamente trascritto nel libro delle adunanze
e delle deliberazioni del collegio sindacale».
39
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
36
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
deposito o di pubblicazione (presso l’Ufficio del Registro delle Imprese) quali, a titolo
esemplificativo, le delibere ex artt. 2365, 2° co.40, 2420-ter (delega agli amministratori
per l’emissione di obbligazioni convertibili), 2443 (delega agli amministratori per
l’aumento di capitale a pagamento), 2381, 2°-3° co. (delibere di conferimento, modifica
o revoca dei poteri attribuiti dal consiglio di amministrazione a suoi componenti); 2386,
1° co. (delibere di nomina per cooptazione di amministratori) il verbale, per le parti
inerenti a questi atti, dovrà essere redatto nei tempi necessari per la tempestiva
esecuzione dei suddetti obblighi. In casi come questi potrà, dunque, essere necessaria
una verbalizzazione immediata, cioè contestuale alla deliberazione41.
Per quanto concerne poi la materiale stesura del verbale è ormai pacifico
– per consolidata prassi societaria – che, per un verso, il segretario (verbalizzante) possa
limitarsi a prendere appunti durante le varie fasi della seduta consiliare, redigendo il
verbale nella sua forma definitiva solo dopo la conclusione del consiglio di
amministrazione, e, per altro verso, che questi possa redigere il verbale, anche nella sua
forma definitiva, su foglio separato, da riportare poi sul Libro delle adunanze
consiliari42, preferendosi, soprattutto quando la riunione consiliare è lunga e complessa,
la prima soluzione. In ogni caso è opportuno che, soprattutto nelle società maggiori
(ove, in genere, le sedute consiliari sono piuttosto lunghe, frutto di nutriti ordini del
giorno) e/o in presenza di delibere particolarmente impegnative, la bozza del verbale
venga preparata in anticipo dal Segretario. La bozza di verbale dei lavori del Consiglio
viene poi trasmessa – come sopra detto – ai consiglieri e sindaci, in genere, nei
sette/dieci giorni successivi alla riunione consiliare, a seconda dell’entità dei fatti da
Ai sensi dell’art. 2365, 2° comma, c.c., fermo quanto disposto dagli articoli 2420-ter e 2443,
lo statuto può attribuire alla competenza dell'organo amministrativo (…) le deliberazioni
concernenti la fusione nei casi previsti dagli articoli 2505 (incorporazione di società interamente
possedute) e 2505-bis (incorporazione di società possedute al novanta per cento), l'istituzione o
la soppressione di sedi secondarie, la indicazione di quali tra gli amministratori hanno la
rappresentanza della società, la riduzione del capitale in caso di recesso del socio, gli
adeguamenti dello statuto a disposizioni normative, il trasferimento della sede sociale nel
territorio nazionale.
41
Per completezza va sottolineato che, nelle ipotesi disciplinate dagli artt. 2365, 2420-ter e
2443, cod. civ., ovvero quando l'Assemblea dei Soci abbia delegato al Consiglio di
Amministrazione l'assunzione di delibere comportanti una modifica dello statuto, si applica in
ogni caso l’articolo 2436 e, conseguentemente, la deliberazione consiliare deve essere
verbalizzata da un notaio. Dunque, quando l’attività deliberativa del Consiglio sia delegata
dall’Assemblea e riguardi il compimento di atti per i quali è richiesta la forma pubblica, anche il
verbale della delibera consiliare deve conservare quella forma. Cfr. M. FRANZONI, Società per
azioni, cit., 309.
42
Si ritiene possa seguirsi la medesima procedura per la verbalizzazione delle adunanze
assembleari.
40
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
verbalizzare, in modo che il segretario del consiglio raccolga le eventuali loro
osservazioni.
E’ corretta prassi operativa la lettura ed approvazione, nella prima adunanza
successiva, del testo definitivo del verbale della seduta consiliare precedente, ad
eccezione dei casi in cui si renda necessario redigere ed approvare il verbale seduta
stante per motivi di urgenza o per consentire adempimenti o formalità. Con tale
approvazione – che può avvenire anche in tempi non brevi, in quanto tra le due riunioni
può trascorrere un notevole periodo di tempo – il verbale dell’adunanza del consiglio di
amministrazione può essere considerato come un atto del Collegio, e non unicamente
come un atto di coloro che lo redigono e lo sottoscrivono.
Tuttavia, proprio in relazione al fatto che spesso può trascorrere un notevole
periodo di tempo tra un’adunanza e quella successiva, singole parti del verbale, inerenti
a specifici punti all’ordine del giorno, e relative a deliberazioni adottate che richiedono
immediata esecuzione, può formare oggetto di certificazione e di estratto (debitamente
firmati) da parte del Presidente e del Segretario, anche anteriormente al completamento
del processo di verifica dell’intero verbale che riporterà anche gli eventuali interventi.
7.
La verbalizzazione delle deliberazioni consiliari: funzione del verbale
ed obbligo di verbalizzazione
Il codice civile – pur indicando all’art. 2421, 1° co., n. 4, tra i libri che le società
per azioni devono tenere («libri sociali obbligatori»), quello delle adunanze e delle
deliberazioni del consiglio di amministrazione, e pur facendo accenno al verbale del
consiglio di amministrazione in qualche disposizione (si vedano l’art. 2362, 5° co., in
ordine alle deliberazioni concernenti contratti od operazioni con il socio unico; l’art.
2392, 3° co., con riferimento all’esonero da responsabilità dell’amministratore dissenziente; l’art. 2410, 2° co., richiamato poi dall’art. 2420, circa la deliberazione di
emissione di obbligazioni; l’art. 2443, 3° co., in merito alla deliberazione “delegata”
(agli amministratori) di aumento del capitale) – nulla prescrive, in termini generali, circa
la verbalizzazione delle riunioni e delle deliberazioni consiliari. E, nemmeno nella
disposizione codicistica dedicata alla «validità delle deliberazioni del consiglio di
amministrazione» (art. 2388 c.c.) si detta alcuna regola in merito alla verbalizzazione.
L’attuale impianto normativo presupporrebbe, tuttavia, l'obbligatorietà della
verbalizzazione delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione di
una società per azioni43. A sostegno di tale tesi, ovvero dell’esigenza imprescindibile di
Cfr., in questa direzione, O. CAGNASSO, L’Amministrazione collegiale e la delega, in
Trattato delle società per azioni, diretto da G. E. Colombo e G. B. Portale, vol. 4, Torino, 1991,
268 ss., ove anche riferimenti giurisprudenziali; F. DI SABATO, Diritto delle società, Milano,
2003, 283; M. FRANZONI, sub art. 2388, cit., 309; nello stesso senso, ma con la precisazione che
43
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
38
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
una verbalizzazione delle sedute del Consiglio, vi è da un lato la disposizione contenuta
nell'art. 2421, n. 4, c.c.44 – che disciplina la tenuta obbligatoria per le società di capitali
del libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione –
dall’altro, la necessità di documentare le eventuali situazioni di conflitto di interesse, le
astensioni dei soggetti portatori di interesse, le motivazioni della delibera (art. 2391) e
l'eventuale dissociazione degli amministratori dissenzienti (artt. 2388, 2392 co. 3),
nonché la previsione normativa del potere di impugnazione delle delibere consiliari,
attribuito agli amministratori dissenzienti o assenti (nonché ai soci con riferimento alle
delibere lesive dei loro diritti), regolamentato in via generale dall’art. 2388, comma 4,
del codice civile45. A quest’ultimo riguardo è stato osservato che la previsione di un
il verbale ha mera funzione certificatoria, L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, cit.,
87 ss., che sottolineano come la redazione del verbale costituisca una prescrizione
procedimentale imprescindibile del metodo collegiale attraverso cui si forma la volontà
dell’organo amministrativo, in quanto esso costituisce il documento che ufficialmente dimostra
lo svolgimento delle attività che sono connaturate alle riunioni del consiglio di amministrazione
di una società per azioni; N. SALANITRO, La invalidità delle deliberazioni del consiglio di
amministrazione di società per azioni, Milano, 1965, 225 ss., il quale ponendo l’accento sulla
previsione di un controllo giudiziario sulle delibere rileva che, se per chiedere l’annullamento
della deliberazione «occorre dimostrare al giudice sia che la deliberazione è stata effettivamente
adottata sia l’adozione di modalità (che si assumono) irregolari» ne consegue che, dalla
difficoltà di prova che deriverebbe nel caso di mancanza del verbale, si debba desumere la
necessità della verbalizzazione anche nel silenzio legislativo.
44
Cfr., L.A. MISEROCCHI, La verbalizzazione nelle società per azioni, Padova, 1969, 257 ss., il
quale nel rilevare che «nessuna norma espressamente prevede che le adunanze e le deliberazioni
del consiglio di amministrazione debbano essere verbalizzate» tuttavia la consiglia, osservando
che «il n. 4 dell’art. 2421 parla di libro delle adunanze e delle deliberazioni e non solo di libro
delle deliberazioni, e che l’espressione usata è la stessa adoperata dai nn. 3, 5, 7 per l’assemblea
degli azionisti e degli obbligazionisti e per le adunanze del collegio sindacale» dunque «non
crediamo si possa interpretare questa formula nel senso che le registrazioni contenute nel libro
del consiglio di amministrazione debbano limitarsi a dire che nell’adunanza tenuta nel tal giorno
si sono prese le tali deliberazioni». Contrario sul tema è il punto di vista della Corte Suprema
che, con Cass., 30 maggio 1962, n. 1322, in Giust. civ., 1962, I, 1447 ss., ha sostenuto che
«l’obbligo della verbalizzazione non può desumersi dall’art. 2421 n. 4 c.c. che impone alla
società di tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione,
perché l’obbligo dell’imprenditore commerciale di tenere alcuni libri non si riconnette mai ad
una esigenza di forma degli atti di cui deve essere registrato il compimento, essendo sufficiente
che nei libri medesimi si indichi l’operazione compiuta anche se essa non risulta da atto scritto
(…).
45
Cfr., sul punto, G.D. MOSCO, sub art. 2388, in Società di capitali, cit., 628, nt. 3, il quale
osserva che la disciplina dettata dall’art. 2388, co. 4, c.c. in materia di impugnazione delle
delibere consiliari, ha poco significato in mancanza di una verbalizzazione della seduta
consiliare, presupponendo – con riguardo alla legittimazione all’impugnativa degli
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
diritto di impugnare le deliberazioni consiliari rende evidente la necessità di disporre di
una documentazione che descriva il puntuale svolgimento della riunione consiliare, sia
sotto il profilo della sua convocazione e costituzione, sia sotto il profilo della
discussione tenuta e delle modalità di assunzione delle deliberazioni stesse.
Un ulteriore e più rilevante spunto argomentativo a sostegno della tesi sopra
riferita si potrebbe trarre dalla disciplina in tema di interessi degli amministratori 46, ed
in particolare dall'art. 2391, co. 2, c.c., il quale dispone che, quando uno o più
amministratori siano portatori di un interesse rispetto ad una data operazione, la
deliberazione del consiglio di amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni
e la convenienza per la società dell'operazione. Analogo obbligo di motivazione è poi
previsto dall'art. 2497-ter, c.c., per le deliberazioni del consiglio di amministrazione
delle società soggette ad attività di direzione e coordinamento con riferimento alle
decisioni influenzate dalle direttive impartite dalla società controllante. Dunque, se si
considera che il mancato rispetto di tali formalità è fonte di responsabilità per gli
amministratori, risulta in effetti difficile comprendere come sia possibile verificare
l'osservanza delle prescrizioni normative (e, correlativamente, la responsabilità
derivante dalla loro violazione) in mancanza di uno specifico obbligo di verbalizzazione
delle deliberazioni consiliari.
La verbalizzazione assolve, tuttavia, ad una semplice funzione certificativa della
volontà dell'organo collegiale47, che si forma validamente per effetto della votazione, e
non costituisce requisito di validità delle deliberazioni del consiglio48, salvo nei casi in
cui la verbalizzazione sia richiesta dallo statuto (ex art. 2388, c.c.) o sia imposta dalla
natura della delibera (ex art. 2377, c.c., in virtù del richiamo ad esso operato dall'art.
2388, c.c., con riferimento alle delibere potenzialmente lesive dei diritti dei soci). In
altre parole le deliberazioni non verbalizzate sono pienamente valide ed efficaci sia nei
amministratori assenti o dissenzienti – l’identificazione, possibile solo attraverso il verbale, di
quelli presenti e favorevoli, contrari o astenuti.
46
Sul tema del conflitto di interessi degli amministratori di società per azioni, cfr., P.
MONTALENTI, Il conflitto di interessi nella riforma del diritto societario, in Riv. dir. civ., 2004,
II, 243 ss.; N. SALANITRO, Gli interessi degli amministratori nelle società di capitali, in Riv.
soc., 2003, 47 ss.; G.M. ZAMPERETTI, Il «nuovo» conflitto di interessi degli amministratori di
s.p.a.: profili sparsi di fattispecie e di disciplina, in Società, 2005, 1085 ss.
47
Cfr., in questa direzione, O. CAGNASSO, L’amministrazione collegiale, cit., 268, e, dopo la
riforma, L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, cit., 87 ss., che affermano la
sussistenza di un obbligo di verbalizzazione, con la precisazione che il verbale ha mera funzione
certificatoria.
48
Cfr., sul punto, in giurisprudenza, Cass., 5 novembre 1968, n. 3650, in Dir. fall., 1969, II,
425; Cass. 7 febbraio 1970, n. 296, in Mass. Foro it., 1970, c. 104; Cass. 28 settembre 1973, n.
2438, in Riv. dott. comm., 1975, 342; Cass., 16 giugno 1978, n. 3007, in Mass. Cass. civ., 1978,
n. 392.445.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
rapporti interni, sia nei confronti dei terzi che ne hanno avuto conoscenza, i quali
possono quindi pretenderne l'esecuzione da parte della società.
Pur non essendo un requisito di validità della delibera consiliare, la
verbalizzazione – il cui adempimento riveste pertanto una mera funzione certificatoria –
rientra tra i doveri del Presidente (e con esso del Segretario) al quale compete, ai sensi
dell'art. 2381 c.c., l'obbligo di garantire il rispetto delle procedure e delle formalità su
cui si fonda l'intero sistema dei poteri, dei doveri e delle responsabilità degli
amministratori. La redazione del verbale raffigura, infatti, un momento necessario dello
svolgimento del procedimento collegiale, costituendo il verbale il documento che attesta
lo svolgimento delle attività aziendali e con riferimento specifico all’adunanza
collegiale, la ritualità della convocazione, la regolarità della costituzione dell’organo di
amministrazione, la sequenza dei lavori consiliari, la natura della discussione e l’esito
della votazione sulle diverse materie previste all’ordine del giorno49.
Ragioni di opportunità, soprattutto a garanzia dell’esistenza di una
documentazione che attesti il regolare funzionamento degli organi sociali, e quindi in
sintesi principi di buona amministrazione, suggeriscono di verbalizzare con precisione
non tanto gli argomenti dibattuti in Consiglio, quanto le deliberazioni adottate
dall’organo amministrativo. E ciò è ancora più sentito se la delibera consiste
nell’attribuire ad un consigliere la delega a compiere determinate operazioni, in modo
da certificare l’ambito della delega conferita e, dunque, di operatività del consigliere
delegato50.
L’impostazione proposta in merito alla verbalizzazione delle adunanze del
consiglio di amministrazione è quella che consente alla verbalizzazione stessa di
raggiungere i suoi scopi pratici nel modo più efficace: traducendosi il difetto di
verbalizzazione in un vizio del procedimento deliberativo, il verbale da un lato rende
maggiormente probabile una osservanza delle norme dettate a tale proposito dal
legislatore, dall’altro consente di eliminare le conseguenze derivanti da un
procedimento che, per essere viziato anche solo nella fase della documentazione, non
presenta sufficienti garanzie51. In ragione di ciò l'omissione della verbalizzazione
49
M. FRANZONI, sub art. 2388, cit., 309, il quale sostiene che la «redazione del verbale
costituisce (…) una prescrizione procedimentale, di fatto, non facilmente prescindibile».
50
G. VERNA, Sulla convocazione e sulla verbalizzazione, cit., 1082.
51
In questi termini, cfr., L. A. MISEROCCHI, La verbalizzazione, cit., 272 ss., il quale osserva
che se si affermasse il principio secondo cui le adunanze e le deliberazioni del consiglio di
amministrazione debbano essere solo registrate, la diversità che si verrebbe a creare con le
adunanze e deliberazioni del collegio sindacale – organo che più si avvicina come struttura al
consiglio – che devono essere verbalizzate ex art. 2404, 3° comma, non potrebbe «ricevere
alcuna ragionevole giustificazione» (…). La registrazione infatti male si presta a documentare
una serie di fatti concatenati nel tempo, e che traggono il loro significato dalla connessione tra
di loro esistente: lo strumento normale di cui si serve il legislatore a questo fine è infatti quello
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
41
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
costituisce una violazione dei doveri del Presidente e può essere fonte di responsabilità
sia del Presidente che del segretario del consiglio di amministrazione.
Alla luce di quanto sopra rappresentato, si può affermare che, se è vero che le
norme che regolano il funzionamento del consiglio di amministrazione sono ispirate al
fine di garantire l'agilità di funzionamento dell'organo di gestione, è altrettanto vero che
la verbalizzazione delle deliberazioni consiliari costituisce un presupposto fondamentale
ed imprescindibile per l'applicazione della disciplina in materia di responsabilità degli
amministratori52. A ciò deve aggiungersi che la verbalizzazione – la cui mancanza non
sembra, quindi, incidere sulla validità della delibera consiliare – diventa tuttavia
indispensabile nell’ipotesi in cui la delibera del consiglio di amministrazione sia
sottoposta a particolari oneri pubblicitari (deposito e iscrizione presso il registro delle
imprese), quali ad esempio, la delibera ex art. 2381 sulla delega dei poteri del consiglio
ad uno o più amministratori, la nomina per cooptazione di uno o più amministratori ex
art. 2386, e, tra le competenze delegate agli amministratori dalla volontà statutaria, la
delibera di emissione di obbligazioni convertibili ex art. 2420-ter, la delibera di aumento
del capitale sociale ex art. 2443, la fusione per incorporazione di società interamente
possedute o possedute al novanta per cento (2505 e 2505-bis), l’istituzione o
soppressione di sedi secondarie (2299), l’indicazione di quali tra gli amministratori
hanno la rappresentanza della società (2384), la riduzione del capitale in caso di recesso
del socio (2437-quater), gli adeguamenti dello statuto a disposizioni normative, il
trasferimento della sede sociale nel territorio nazionale.
In tale quadro, si può senza dubbio affermare che il verbale consiliare perfeziona
la deliberazione, in quanto le attribuisce certezza giuridica, e mentre rende operante
l’obbligo degli amministratori di darvi esecuzione, rende altresì possibile quelle
impugnative dirette alla eliminazione delle delibere prese in difformità dalla legge e/o
dallo statuto. A ciò va aggiunto che la mancanza (o l’incompletezza) del verbale
consiliare – ancorché non incida sulla validità della delibera adottata dal consiglio di
amministrazione – potrebbe costituire comunque indice di gravi irregolarità che
della verbalizzazione. Per le riunioni di più persone dirette alla adozione di determinate
deliberazioni in talune ipotesi potrà non essere prevista la necessità di una documentazione, è da
riconoscere però che quando essa è prescritta lo scopo viene attuato attraverso l’imposizione di
un procedimento di verbalizzazione. Il sostenere che le riunioni del consiglio non debbano
essere verbalizzate, ma che il registro debba contenere tutte le indicazioni relative alla adunanza
significa in definitiva creare una ipotesi singolarissima che non trova riscontro alcuno nel nostro
ordinamento».
52
Per un’ampia rassegna in tema di responsabilità degli amministratori di società per azioni, si
veda, per tutti, dopo la riforma, M. FRANZONI, Società per azioni, cit., 75 ss., sub art. 2381 e
413 ss., sub art. 2392.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
integrano da un lato un vizio di annullabilità della delibera ex art. 2388 c.c. 53 e
costituisce, dall’altro, fonte di responsabilità per gli amministratori54, dovute
all’inadempimento dell’obbligo di verbalizzazione da parte del presidente del consiglio
di amministrazione e dello stesso segretario del consiglio cui in concreto è affidata la
redazione del verbale, e rendendosi oltremodo ovviamente ardua la prova della
deliberazione55.
Il verbale del consiglio di amministrazione, per quanto detto sopra, attiene
dunque non alla forma dell’atto (delibera consiliare) ma alla documentazione delle
deliberazioni assunte: la forma di queste ultime è la stessa dei singoli voti (alzata di
mano, espressione orale, schede e così via) ed il verbale è un semplice documento di
scienza che attesta lo svolgimento dei fatti inerenti alla avvenuta riunione consiliare,
nonché gli atti, le dichiarazioni e le decisioni assunte dall’organo amministrativo. In tale
ambito il verbale deve anzitutto indicare i nomi degli intervenuti, giustificando
eventualmente gli amministratori e i sindaci assenti. Deve specificare altresì il modo in
cui ciascun amministratore ha votato, della maniera in cui si giunge all’approvazione di
una delibera, le dichiarazioni fatte e/o i singoli interventi dei soggetti che a vario titolo
partecipano alla adunanza consiliare. In altre parole, il verbale della riunione di
Consiglio deve riprodurre, nella maniera più fedele e corretta possibile, la sequenza dei
lavori consiliari, con la verbalizzazione dei singoli interventi e con l’esatta dinamica
attraverso cui si giunge alla votazione e successiva adozione della delibera.
Nell’ambito della verbalizzazione il segretario del consiglio, dunque, è tenuto ad
esplicitare le posizioni – quando espresse – dei vari soggetti partecipanti all’adunanza
consiliare. Importante è a questo riguardo sottolineare il dovere del Segretario di
riportare a verbale – sia pur nella necessaria e dovuta sintesi richiesta dai tempi della
verbalizzazione – le dichiarazioni dei vari soggetti (amministratori, sindaci, altri
soggetti invitati a partecipare ai lavori consiliari) intervenuti alla riunione anche quando
non ne sia fatta esplicita richiesta da parte degli stessi56.
Diversamente, nella prassi societaria, colui che intende impedire che dal
La tesi dell’obbligatorietà della verbalizzazione delle delibere del consiglio di
amministrazione determinerebbe, infatti, quale conseguenza della mancata verbalizzazione,
l’impugnabilità della delibera consiliare.
54
R. MANGANO, sub artt. 2421-2422, in Società di capitali. Commentario, a cura di G.
Niccolini e A. Stagno d’Alcontres, Napoli, 2004, 978. Già prima della riforma, in questa
direzione, cfr., in dottrina, O. CAGNASSO, L’amministrazione collegiale, cit., 269, nt. 123, il
quale afferma che «la verbalizzazione costituisce oggetto di un preciso obbligo degli
amministratori, la cui violazione (mancata verbalizzazione o ingiustificato ritardo nell’eseguire
la stessa) è fonte di responsabilità»; e, in giurisprudenza, T. Roma 13.7.2000, in Giur. it., 2000,
2103.
55
Cfr., in questi termini, L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, cit., 90.
56
In questi termini, cfr., L. A. MISEROCCHI, La verbalizzazione, cit., 283.
53
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
43
STUDI E OPINIONI
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necessario riassunto del Segretario non emergano tutte le proprie considerazioni
espresse può chiedere ed ottenere di far trascrivere a verbale integralmente il proprio
intervento rilasciandone opportuna documentazione a supporto: ciò avviene soprattutto
nei casi in cui un consigliere di amministrazione vuole motivare analiticamente la
propria astensione o il proprio voto contrario. Quanto alle modalità di espressione del
voto, esse possono essere le più varie, escludendosi in ogni caso sempre il voto segreto
per ragioni strettamente legate alla necessità di individuare chi e come abbia votato,
nell’ipotesi di impugnazione della deliberazione ai sensi degli artt. 2388 e 2391 c.c., e a
ciò dovendosi aggiungere che, trattandosi di deliberazioni del consiglio di
amministrazione, l’individuazione della posizione espressa dal singolo amministratore è
essenziale all’applicazione degli artt. 2392 ss. c.c.57. A quest’ultimo riguardo, peraltro,
ciascun amministratore dissenziente ha diritto ai sensi dell’art. 2392, 3° comma, c.c. di
far iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso: in questo modo, ai sensi del
predetto art. 2392, un singolo consigliere di amministrazione potrà sottrarsi alle
responsabilità per gli atti o le omissioni degli altri amministratori della società,
provando di essere immune da colpa, e perciò diligente nella sua condotta, avendo,
però, cura di annotare tempestivamente il proprio dissenso nel libro delle adunanze e
delle deliberazioni del consiglio di amministrazione – e, dunque, facendolo mettere a
verbale – e di comunicarlo per iscritto al presidente del collegio sindacale58.
8.
L’efficacia delle deliberazioni (non verbalizzate) del consiglio di
amministrazione e l’approvazione del verbale
La giurisprudenza – sia di legittimità59 che di merito60 – formatasi anteriormente
alla riforma societaria del 2003, muovendo da un contesto normativo sostanzialmente
non dissimile da quello attuale, si è sempre pronunciata nel senso di ritenere che le
deliberazioni non verbalizzate del consiglio di amministrazione di una società per azioni
sono pienamente valide sia nei rapporti interni, sia nei confronti dei terzi che ne abbiano
57
L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, cit., 87.
L’art. 2392, 3° co., c.c. consente, dunque, a ciascun amministratore di ottenere la liberazione
da eventuali responsabilità per omessa vigilanza sulla gestione, provando di essere immune da
colpa e facendo annotare a verbale il proprio dissenso, conservandosi, in tal modo, anche la
legittimazione all’impugnativa in sede giudiziale della delibera consiliare da cui ha dissentito.
59
Cfr., ad esempio Cass., 10 ottobre 1957, n. 3706, in Giust. civ., 1958, I, 508 ed in Riv. dir.
comm., 1958, II, 333; Cass., 30 maggio 1962, n. 1322, in Giust. civ., 1962, I, 1447; Cass., 5
ottobre 1968, n. 3650, in Giust. civ., 1969, I, 643; Cass., 6 marzo 1987, n. 2397, in Dir. fallim.,
1987, II, 646; Cass., 19 maggio 1987, n. 4574, in Giust. civ., 1987, I, 1618; Cass., 5 maggio
1989, n. 2127, in Dir. fallim., 1989, II, 1053.
60
Cfr. App. Genova, 9 aprile 1957, in Giust. civ., Rep. 1957, voce Società di capitali, n. 19;
App. Palermo, 8 febbraio 1960, in Giur. sic., 1961, 566; App. Milano, 15 dicembre 1970, in
Foro pad., 1971, I, col. 24.
58
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
44
STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
avuto conoscenza. Questo non vuol dire che le delibere consiliari possano essere
manifestate tacitamente o per facta concludentia: significa che le deliberazioni del
consiglio di amministrazione di una società per azioni non devono a pena di nullità
risultare dalla verbalizzazione, svolgendo il verbale stesso una funzione meramente certificativa della volontà già formatasi con la votazione61. Ne deriva che la delibera
consiliare, se è formalmente valida a prescindere dall’esistenza di una verbalizzazione
(tant’è vero che il termine di novanta giorni stabilito per l’impugnazione della
deliberazione consiliare dall’art. 2388, 4° co., c.c. decorre dalla data della deliberazione
e non da quella della sua verbalizzazione), in linea con il principio generale della libertà
delle forme, deve a fortiori considerarsi formalmente valida nell’ipotesi in cui il verbale
venga redatto in un momento successivo all’adunanza. Così come la delibera consiliare
deve, a maggior ragione, considerarsi valida nell’ipotesi di verbale sottoscritto dal
presidente del consiglio di amministrazione e dal Segretario, ma non (ancora) sottoposto
all’approvazione dei componenti del consiglio stesso: con la conseguenza ulteriore che
l’approvazione del (contenuto del) verbale, da parte di tutti i consiglieri di
amministrazione, che non sia espressamente prevista nello statuto sociale, non può
essere considerata condizione di validità della delibera consiliare62.
A legittimare ulteriormente la validità ed efficacia delle delibere del consiglio di
amministrazione a prescindere dalla loro verbalizzazione è la formula adottata (in tema
appunto di validità delle delibere consiliari) dall’art. 2388, 4° co., c.c. che, nel definire
(e pertanto circoscrivere) le delibere illegittime del consiglio di amministrazione fa
riferimento (solo) a quelle che «non sono prese in conformità della legge o dello
statuto» e limita la legittimazione all’impugnativa al collegio sindacale e agli
amministratori (assenti o dissenzienti), entro novanta giorni dalla data della delibera,
ammettendo l’impugnativa anche dei soci nel caso di delibere lesive dei loro diritti. Da
ciò si desume che la legge – nell’escludere per le delibere del consiglio casi di nullità,
quali, ad esempio proprio la mancanza del verbale che invece determina ai sensi
dell’art. 2379 c.c. la nullità delle delibere assembleari – abbia inteso circoscrivere la
rilevanza delle irregolarità delle delibere consiliari ad un’unica forma di invalidità
(quella ex art. 2388, 4° comma) proprio al fine di assicurare una maggiore stabilità delle
delibere del consiglio di amministrazione delle società di capitali a garanzia dei soci, dei
terzi e del mercato in cui le stesse operano.
A riprova che l’interesse protetto è quello sociale alla stabilità delle decisioni, e
61
Così, sul punto, Cass., 7 febbraio 1970, n. 296, in Giust. civ., Mass. 1970, col. 165; Cass., 28
settembre 1973, n. 2438, in Giust. civ., Mass. 1973, col. 1283; Trib. Catania, 21 giugno 1985, in
Giur. comm., 1987, II, 165. In analoga direzione, cfr., in dottrina, F. BONELLI, Gli
amministratori di s.p.a. dopo la riforma delle società, Milano, Giuffrè, 2004, 118; M.
FRANZONI, sub art. 2388, cit., 308; L. NAZZICONE (e S. PROVIDENTI), sub art. 2388, cit., 8890.
62
Cfr., sul punto, A. COLAVOLPE, L’approvazione dei verbali del cda, cit., 154.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
45
STUDI E OPINIONI
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non quello individuale dei singoli, è proprio la previsione normativa secondo cui il
termine per l’impugnativa della delibera consiliare (che si presume) invalida decorre
dalla data della delibera e, quindi, dalla data in cui si è svolto il consiglio di
amministrazione: ciò significa che la delibera del Consiglio – come sopra evidenziato –
esiste dal momento in cui è stata presa e tale data non è quella della sua verbalizzazione
che, usualmente, viene portata in approvazione alla riunione consiliare successiva. Dal
momento che gli amministratori e i sindaci effettivi della società devono essere presenti
alle riunioni del consiglio di amministrazione, per questo solo fatto sono a conoscenza
(o devono comunque esserlo laddove assenti, secondo la diligenza richiesta dalla natura
dell’incarico ex artt. 2392 e 2407 c.c.) delle decisioni adottate di volta in volta in sede
consiliare, dunque devono prontamente impugnarle63.
Conseguenza coerente di tutto quanto espresso sopra è che le deliberazioni non
verbalizzate del consiglio di amministrazione di una società per azioni sono pienamente
valide, sia nei rapporti interni (al contesto societario), sia nei rapporti con i terzi che ne
abbiano avuto conoscenza. Del resto l’art. 2421, n. 4), c.c. nel prevedere a carico degli
amministratori l’obbligo della tenuta dei libri delle adunanze e delle deliberazioni del
consiglio di amministrazione non prescrive ad essi stessi di trascrivere i verbali delle
riunioni, ma soltanto di registrare in un libro le deliberazioni consiliari, vale a dire
(anche) semplicemente di prenderne nota, così escludendo la formazione scritta per la
validità delle medesime. In capo agli amministratori sussiste in ogni caso l'obbligo di
riportare il verbale (ove) redatto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni consiliari
di cui all’art. 2421, n. 4, c.c., appena possibile. Tale obbligo si traduce, nella prassi, in
una delega al segretario del consiglio di amministrazione che se ne assume l’onere.
Non essendo – come sopra evidenziato – la verbalizzazione un requisito di
validità della delibera, nel libro delle adunanze di cui all'art. 2421 c.c. è sufficiente
annotare le operazioni compiute, anche se esse non risultino da veri e propri verbali.
Quanto all’approvazione del verbale da parte dell’organo collegiale è una prassi64 che
soddisfa altra, e per nulla trascurabile, esigenza, quella di fare in modo che tutti gli
amministratori riconoscano, una volta per tutte, in maniera consapevole e con la
diligenza professionale loro richiesta dall’art. 2392 cod. civ., che quanto è stato riportato
nel verbale risponde a verità e riflette fedelmente l’andamento dell’adunanza, di talché
il verbale stesso non potrà formare oggetto di eventuali future contestazioni (che
finirebbero con il riflettersi sulla certezza dell’azione imprenditoriale e dunque sulla sua
stessa efficacia), essendone stata ormai definitivamente riconosciuta la veridicità. Il
63
M. FRANZONI, sub art. 2388, cit., 316, 321.
Per prassi consolidata, nelle società per azioni di medie e/o grandi dimensioni, la bozza di
verbale dei lavori del Consiglio viene trasmessa ai Consiglieri e Sindaci nei sette-dieci giorni
successivi alla riunione consiliare. Il verbale della seduta viene successivamente letto ed
approvato dal Consiglio nella prima riunione successiva.
64
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
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verbale approvato verrà poi trascritto, come sopra evidenziato, nel libro delle adunanze
e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione e sottoscritto dal Presidente e dal
Segretario65.
Nel caso in cui sorgano contrasti relativi al modo di redigere il verbale ovvero ai
suoi contenuti, la decisione spetterà al Consiglio di Amministrazione, che deciderà in
base alle norme di cui all’art. 2388 del codice civile, ovvero a maggioranza assoluta dei
presenti, salvo diversa disposizione dello statuto. Una volta intervenuta l’approvazione
degli amministratori il verbale può dirsi perfetto e spiegherà l’efficacia probatoria che
gli è propria66.
L’approvazione (del contenuto) del verbale da parte degli amministratori – come
evidenziato sopra – non si appalesa tuttavia come necessaria ai fini dell’efficacia della
delibera, la quale nel momento in cui viene adottata dal consiglio di amministrazione –
secondo le maggioranze previste dalle disposizioni di legge e statutarie – è valida ed
efficace anche senza l’approvazione del verbale: il tutto, ovviamente, in mancanza di
una diversa prescrizione statutaria al riguardo67.
Se lo statuto di una società per azioni nulla prescrive in ordine alla
verbalizzazione ed approvazione delle delibere delle riunioni consiliari, il consiglio di
amministrazione stabilisce in genere, con apposita delibera che, allo scopo di assicurare
il miglior svolgimento dei lavori consiliari, il verbale dei lavori del Consiglio venga
letto ed approvato dal Consiglio stesso nella prima seduta successiva, ad eccezione dei
casi in cui si renda necessario redigere ed approvare il verbale seduta stante per motivi
di urgenza o per consentire adempimenti o formalità. Il Presidente, pertanto, e per prassi
ricorrente, nel prendere atto del consenso espresso da tutti i componenti del Consiglio
presenti all’adunanza consiliare, verbalizza, per il tramite del Segretario, l’approvazione
da parte del Consiglio del verbale della seduta precedente. Molto più raramente, invece,
il Presidente richiede – ai fini dell’approvazione del verbale della seduta precedente – la
sottoscrizione del verbale stesso da parte di tutti gli amministratori intervenuti
65
Tuttavia, vi è chi ha sostenuto, in passato, che la sottoscrizione del (solo) Presidente (e del
Segretario) non offrirebbe sufficienti garanzie agli altri amministratori, ritenendo preferibile
richiedere la sottoscrizione di tutti gli intervenuti (analogamente per quanto avviene per il
verbale del collegio sindacale ex art. 2404, comma terzo, organo ritenuto «collegio di secondo
grado (…) composto come il cda da un minor numero di persone» rispetto all’assemblea): così,
N. SALANITRO, La invalidità delle deliberazioni del consiglio, cit., 230 ss. A tali
considerazioni, L. A. MISEROCCHI, La verbalizzazione, cit., 277 ss., ritenendo le stesse di per
sé non decisive, ritiene doveroso aggiungere l’argomento desunto dal comma secondo dell’art.
2421 c.c.: «siccome il Libro deve essere tenuto a cura degli amministratori, pare doversene
dedurre che la legittimazione alla redazione del verbale spetta a tutti gli amministratori e che
quindi tutti debbono sottoscrivere».
66
In questi termini, cfr., L. A. MISEROCCHI, La verbalizzazione, cit., 281-282.
67
Cfr. A. COLAVOLPE, L’approvazione dei verbali del cda, cit., 155.
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
all’adunanza.
Tra i doveri del segretario del consiglio rientra dunque quello di tenere e
conservare il verbale di ciascuna adunanza consiliare, che, trascritto nell’apposito Libro
(delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione) 68, rimane
disponibile per la consultazione a richiesta di ciascuno dei Consiglieri o dei Sindaci
effettivi69.
9.
La verbalizzazione delle adunanze assembleari
Nelle società per azioni, per prassi consolidata, il segretario del consiglio è colui
che si occupa di verbalizzare anche le assemblee in seduta ordinaria. Le assemblee
straordinarie (art. 2365) sono invece verbalizzate da un notaio (art. 2375, co. 2), anche
se ciò non esclude la presenza del segretario del consiglio in qualità di assistente – non
verbalizzante – del presidente della seduta assembleare70 (art. 2371, co. 2).
A differenza di quanto accade per il consiglio di amministrazione, per le delibere
dell’assemblea la legge prevede espressamente l’obbligo di redigere un verbale che
dovrà essere trascritto nell’apposito libro e sottoscritto dal Presidente e dal Segretario o
dal Notaio (art. 2375, co. 1). Il verbale d’assemblea deve essere redatto dal Segretario
con il grado di analiticità, fedeltà e precisione necessario per documentare in modo
adeguato i fatti avvenuti, le dichiarazioni rese e le decisioni assunte, di modo che gli
azionisti siano posti in grado di esercitare i loro diritti, ed in particolare il diritto di
impugnare le delibere assunte in violazione della legge o dello statuto.
L’esigenza di fedeltà e trasparenza deve tuttavia essere conciliata con la
contrapposta esigenza di evitare che siano riportate a verbale notizie di natura riservata,
o attinenti a circostanze che, se rese note, potrebbero ledere l'immagine della società;
esigenza, quest'ultima, che appare particolarmente meritevole di tutela soprattutto con
riferimento all'assemblea di approvazione del bilancio, il cui verbale è destinato a
Nel caso in cui l’amministrazione sia affidata ad un solo soggetto, quest’ultimo in genere
tiene, a cura di un Segretario, il Libro delle determinazioni dell’Amministratore Unico.
69
Il segretario del consiglio, oltre a tenere e conservare il Libro delle adunanze e delle
deliberazioni del consiglio di amministrazione, ha in genere l’incombenza e la relativa
responsabilità di tenere anche gli altri Libri sociali obbligatori che, ai sensi dell’art. 2421 c.c.,
sono tenuti a cura degli Amministratori (ritenendosi tale attività delegabile), custodendoli presso
la sede sociale.
70
Come si può indirettamente evincere dal 2° comma dell'art. 2371 c.c. (che stabilisce che
"l'assistenza del segretario non è necessaria quando il verbale è redatto da un notaio"), la stesura
del verbale non esaurisce i compiti del segretario, il quale, pertanto, può essere nominato ed
assistere il presidente anche quando la redazione del verbale sia affidata ad un notaio. Sembra,
anzi, doversi ritenere che dal notaio non possa pretendersi alcuna prestazione di assistenza
diversa dalla redazione del verbale, sicché resta a carico del segretario (se nominato) qualsiasi
altro incombente richiesto dal presidente per lo svolgimento dell'assemblea.
68
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
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divenire accessibile a qualunque terzo a seguito della pubblicazione nel registro delle
imprese71. In ogni caso gli intervenuti hanno diritto di vedere riassunte nel verbale le
loro dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno assembleare72, mentre è da ritenere sia
nella discrezionalità del Presidente – che dirige la verbalizzazione nella sua qualità di
dominus dell’assemblea73 – verbalizzare tutto quanto ritenga necessario per realizzare la
71
Si consideri, ad esempio, che ai sensi dell'art. 2393, co. 2, c.c., in occasione dell'assemblea di
approvazione del bilancio, può essere proposta e deliberata l'azione di responsabilità nei
confronti di amministratori e sindaci (il che può comportare la discussione e valutazione di
questioni delicatissime e riservate); mentre, in ogni caso, la discussione del bilancio spesso
implica la necessità, da parte dell'organo amministrativo, di fornire informazioni di dettaglio
sulle singole poste, ovvero chiarimenti su questioni fiscali o su profili di rischio che, se riferiti in
dettaglio, potrebbero suscitare ingiustificato allarme presso i creditori o i terzi.
72
Cfr. C. MONTAGNANI, sub art. 2375, in Società di capitali. Commentario, a cura di G.
Niccolini e A. Stagno d’Alcontres, Napoli, 2004, 530 ss., che sottolinea al riguardo come ciò
non significhi necessariamente che la discussione o il dibattito debbano limitarsi agli argomenti
posti all’ordine del giorno dell’adunanza assembleare (e che, dunque, il presidente debba, in
caso contrario, togliere la parola all’interveniente), «ma solo che dichiarazioni ad esso non
collegate saranno verbalizzate (o allegate al verbale se preformate) sulla base di una valutazione
discrezionale di chi forma l’atto senza che l’«oratore» possa pretenderlo». Sul punto, cfr.,
altresì, G. A. RESCIO, L’assemblea nel progetto di riforma delle società di capitali, in Il nuovo
ordinamento delle società. Lezioni sulla riforma e modelli statutari, Milano, 2003, 113; L.
RESTAINO, sub art. 2375, in La riforma delle società, a cura di M. Sandulli e V. Santoro,
Torino, 2003, 331.
73
La figura del presidente dell’Assemblea è disciplinata dall’art. 2371 c.c. che ne determina
analiticamente i poteri al fine di soddisfare esigenze di funzionalità e certezza dell'attività
sociale. In particolare stabilisce che il presidente dell’assemblea – indicato nello statuto o eletto
con il voto della maggioranza dei presenti – verifica la regolarità della costituzione, accerta
l'identità e la legittimazione dei presenti, regola il suo svolgimento ed accerta i risultati delle
votazioni; degli esiti di tali accertamenti deve essere dato conto nel verbale. Il Presidente ha,
dunque, anzitutto, il compito di verificare la regolarità della costituzione ed accertare la
legittimazione e l'identità dei presenti ovvero degli azionisti intervenuti, al fine di accertare il
rispetto dei previsti quorum costitutivi assembleari. In conseguenza di ciò, spetterà a lui il potere
di ammettere gli azionisti che si dimostrino legittimati, controllare la conformità all'art. 2372
c.c. delle deleghe eventualmente rilasciate, verificare la regolarità della partecipazione
all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Adempiuti questi doveri, il presidente potrà
dichiarare aperta la seduta e porre in discussione i punti all'ordine del giorno, regolando quindi
lo svolgimento dell'assemblea. Al riguardo, spesso, l’Assemblea medesima approva, in seduta
ordinaria, un Regolamento dei lavori assembleari che disciplina le modalità di funzionamento
dell’assemblea nonché quelle di intervento alla discussione assembleare, al fine di
regolamentare l’ordinato e funzionale svolgimento delle riunioni, garantendo il diritto di ciascun
socio di prendere la parola sugli argomenti posti in discussione. In assenza di un Regolamento
dei lavori assembleari il Presidente può esercitare poteri dotati di una discrezionalità non solo di
IL NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ – N. 22/2015
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STUDI E OPINIONI
IL SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
funzione informativa dell’atto, facoltà che esercita congiuntamente al Segretario, che
concretamente ed autonomamente pone in essere la verbalizzazione, nell’osservanza dei
rispettivi ruoli74.
Come detto, nello svolgimento delle sue funzioni, il Presidente è assistito da un
Segretario. Analogamente a quanto detto per il segretario del consiglio di
amministrazione, il segretario dell’assemblea – che spesso coincide con il segretario del
consiglio – pur operando sotto il controllo e la direzione del Presidente, cui presta
assistenza durante lo svolgimento dell'assemblea, assume il ruolo di garante della
corretta verbalizzazione dei lavori assembleari e delle deliberazioni assunte
dall'assemblea. Ciò nondimeno, rispetto allo svolgimento dei lavori consiliari,
nell’ambito dell’adunanza assembleare, la preminenza della figura del Presidente
comporta che il segretario di assemblea assuma un ruolo di minore autonomia rispetto a
quello del segretario del consiglio: egli deve cioè attenersi alle istruzioni del Presidente,
di cui costituisce un ausiliario, con il solo limite di non attestare – con la sottoscrizione
del verbale – fatti non veri o comunque palesemente difformi da quelli avvenuti in sua
presenza.
In considerazione di questa sua funzione il segretario verbalizzante dei lavori
assembleari non ha uno specifico obbligo di verificare la sussistenza dei requisiti di
validità della delibera (onere che rientra invece negli specifici obblighi del Presidente);
né può sindacare il contenuto della verbalizzazione dettatagli dal Presidente; né, ancora,
può, di sua iniziativa, pretendere di ampliare o sintetizzare le dichiarazioni rese dai
presenti. Da queste premesse si possono trarre due conseguenze. La prima è che, nel
caso in cui tra i presenti insorgano divergenze sulla completezza e la correttezza della
verbalizzazione, queste divergenze non potranno essere risolte dal Segretario, bensì solo
dal Presidente, al quale spetta il potere di sintesi. La seconda conseguenza è che al
segretario di assemblea, quale mero ausiliario del Presidente ed estensore materiale del
carattere tecnico, rientrando, sicuramente tra le sue competenze l'illustrazione delle materie
previste all'ordine del giorno, l'apertura della discussione, il potere di concedere la parola agli
azionisti intervenuti, il potere di rinviare l'assemblea qualora ne sussistano i requisiti ex art.
2374 c.c. Spettano in ogni caso al Presidente il potere di togliere la parola al socio che si
dilunghi oltre misura nell'intervento, di sospendere l'assemblea o eventualmente di scioglierla
qualora si verifichino tumulti incontrollabili. Nella fase di votazione, il Presidente deve
ammettere gli azionisti intervenuti al voto (anche escludendo, eventualmente, i non legittimati),
scegliere - se questa scelta non è già stata operata dallo statuto o dal regolamento assembleare il sistema di votazione ed infine dirigere le operazioni di voto ed accertare i risultati. Una volta
eseguite le votazioni, il Presidente, verificato il raggiungimento del quorum deliberativo,
proclamerà approvata o meno la deliberazione, dichiarando altresì il numero dei voti favorevoli,
di quelli contrari e degli astenuti.
74
G. LAURINI, Poteri e responsabilità nella formazione delle delibere assembleari, Napoli,
2003, 95, 97.
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verbale, non potrà essere imputata alcuna responsabilità per il mancato adempimento
delle procedure e delle formalità previste dalla legge, la cui verifica compete al
Presidente ai sensi dell’art. 2371, 1° comma, c.c.
In ogni caso, può senz’altro affermarsi che ogni violazione di legge o di statuto
nella redazione del verbale, quand’anche non causi invalidità della delibera, espone
l’autore del verbale al risarcimento dei danni causati a titolo di responsabilità verso la
società, verso i singoli intervenuti e i soci assenti, nonché verso i terzi che hanno fatto
affidamento sul verbale o sulla delibera divenuta invalida per carenza del verbale75.
Quanto al termine per la redazione del verbale, la norma prevede espressamente
il distacco temporale tra il momento di svolgimento dell’assemblea e quello della
redazione del verbale: l’art. 2375, ult. co. prevede, infatti, che il verbale deve essere
redatto senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di
deposito o di pubblicazione. Per i verbali oggetto di pubblicità, un termine finale è
normalmente dato dai trenta giorni solitamente richiesti per adempiere tali obblighi; per
gli altri, si può ritenere che un termine finale sia comunque dato dal tempo ragionevole
necessario per la redazione, considerata la complessità dell’evento assembleare e della
preparazione della relativa documentazione.
La mancata redazione del verbale entro i termini richiesti comporta la nullità
della delibera assembleare per mancanza del verbale (art. 2379 co. 1). L’art. 2379 bis
prevede, tuttavia, che l’invalidità della deliberazione per mancanza del verbale può
essere sanata mediante verbalizzazione eseguita prima dell’assemblea successiva. La
deliberazione assembleare ha effetto, in ogni caso, dalla data in cui è stata presa, salvi i
diritti dei terzi che in buona fede ignoravano la deliberazione (art. 2379-bis, comma 2,
c.c.)76. Resta in ogni caso fermo che il ritardo nella redazione del verbale assembleare
può costituire fonte di obblighi risarcitori per chi ne sia responsabile77.
E’ infine da aggiungersi che il procedimento deliberativo assembleare si possa
ritenere concluso (solo) con la trascrizione del verbale sull’apposito libro sociale ex art.
2421, comma 1, n. 3, c.c. (libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee): il
caso in cui la delibera verbalizzata non sia stata trascritta va trattato in modo del tutto
analogo a quello della mancata verbalizzazione. In entrambi i casi vi è una esigenza
sostanziale di tutela per i soci assenti – e, in generale, per tutti i soggetti legittimati
all’impugnativa non presenti all’assemblea – che solo con la registrazione della delibera
(trascritta nel libro delle adunanze dell’assemblea o iscritta o depositata nel registro
delle imprese) possono avere piena cognizione delle determinazioni assunte in sede di
assemblea e fruire dell’eventuale diritto all’impugnativa, i cui termini dovranno
Così, testualmente, ASSONIME, L’Assemblea nelle società per azioni, Circolare n. 37 del
2004, 29.
76
Cfr., sul punto, ASSONIME, L’Assemblea, Circolare, cit., 29-30.
77
Così, C. MONTAGNANI, sub art. 2375, cit., 536, nt. 57.
75
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necessariamente decorrere dalla registrazione della delibera78. In ogni caso, per prassi
societaria, il verbale viene prima trasmesso in bozza a tutti coloro i quali hanno
effettuato interventi durante lo svolgimento della seduta assembleare, per eventuali loro
osservazioni sui contenuti degli interventi stessi; successivamente – e prima ancora
della trascrizione a Libro – viene firmato e sottoscritto da Presidente e Segretario e fatto
circolarizzare a beneficio, soprattutto, degli eventuali assenti – tra soci, amministratori e
sindaci – ed, infine, trascritto a Libro delle Assemblee.
9.1 Segue: la verbalizzazione delle riunioni del collegio sindacale
In genere, per prassi consolidata delle società per azioni, il segretario del
consiglio di amministrazione è anche colui che si occupa di verbalizzare le adunanze
tenute dal collegio sindacale ai sensi dell’art. 2404 c.c. e di trascriverne i contenuti nel
Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale stesso. In tale ambito,
ancorché non sia prevista per prassi la sottoscrizione del verbale da parte del Segretario,
il ruolo di quest’ultimo – per effetto della sua presenza alle riunioni dell’organo di
controllo – diventa ancora più strategico in quanto è da sottolineare, al riguardo, come
l’attività di controllo esercitata dai sindaci attraverso la partecipazione alle sedute del
consiglio di amministrazione abbia generalmente il proprio compimento proprio nelle
riunioni del collegio sindacale tenute a norma dell’art. 2404. Tali riunioni – che devono
essere oggetto di verbalizzazione – sono tenute spesso a valle delle sedute consiliari79 e
danno normalmente evidenza dell’attività svolta e degli accertamenti eseguiti dai
sindaci, delle conclusioni raggiunte e delle eventuali deliberazioni adottate, di
documenti eventualmente pervenuti al Collegio da altri organi, comitati o soggetti.
Qualora il verbale della riunione del collegio sindacale, contenente le risultanze
degli accertamenti eseguiti, esponga rilievi, fatti o circostanze significative, spesso,
nella prassi societaria, per il tramite del segretario del consiglio, viene tempestivamente
portato a conoscenza dell’Organo amministrativo. Il Sindaco che fosse dissenziente
dalla delibera assunta dal Collegio (a maggioranza assoluta dei presenti) ha il diritto di
far verbalizzare il proprio dissenso e i relativi motivi (art. 2404, comma 4): ciò gli
consente – se immune da colpa – di esonerarsi da eventuali responsabilità o quanto
meno di temperare, proprio ai fini della responsabilità, le inevitabili implicazioni della
78
Cfr. L. A. MISEROCCHI, La verbalizzazione, cit., 230.
Nella prassi delle società per azioni la frequenza delle riunioni del collegio sindacale – al di là
del dovere minimo di riunirsi, ex art. 2404, 1° co., c.c. “almeno ogni novanta giorni” – è
determinata dall’andamento della gestione in ragione del quale i sindaci possono ritenere
opportuno, in considerazione delle circostanze concrete, momenti di verifica collegiale più
assidui: cfr., in questi termini, S. AMBROSINI, sub artt. 2403-2406, in Il nuovo diritto societario,
diretto da G. Cottino e G. Bonfante, O. Cagnasso, P. Montalenti, Zanichelli, Bologna, 2004,
901-902.
79
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regola collegiale e del metodo maggioritario80.
Per le riunioni del collegio sindacale la legge prevede espressamente l’obbligo di
redigere un verbale che dovrà essere trascritto nell’apposito libro e sottoscritto da tutti
gli intervenuti (art. 2404, comma 3), prevedendosi, altresì, che il sindaco dissenziente
abbia diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso (art. 2404, comma
4). L’importanza del verbale delle riunioni del collegio sindacale – e della relativa
attività di verbalizzazione del Segretario – ai fini dell’assunzione di responsabilità da
parte dei sindaci è sottolineata dal fatto che lo stesso, nella prassi, non è sottoscritto solo
dagli intervenuti (come imposto dalla suindicata norma ex art. 2404, 3° comma) ma
anche dal sindaco assente che, nel prendere visione del verbale della riunione alla quale
non ha potuto partecipare, ha la possibilità di esprimere il proprio assenso o dissenso in
ordine ad eventuali rilievi formulati da altri81.
Infine, si può sicuramente affermare che, anche per la stesura del verbale delle
riunioni del collegio sindacale – come per i verbali consiliari ed assembleari – non vi sia
necessità di una contestualità tra svolgimento dell’adunanza e redazione definitiva del
verbale, che può avvenire in una fase successiva.
10. Conclusioni
Per chi è abituato a confrontarsi quotidianamente con le problematiche relative
all'amministrazione delle società di capitali, è quanto mai chiara l'importanza che riveste
la figura del segretario del consiglio di amministrazione ai fini della gestione delle
dialettiche consiliari. Soprattutto nei casi di elevata conflittualità, la possibilità di
individuare il Segretario in un soggetto autorevole, preparato ed indipendente
costituisce spesso un fattore chiave per il buon funzionamento dell'organo
amministrativo. È pur vero che la funzione di direzione, coordinamento e controllo dei
lavori consiliari è demandata al presidente del consiglio di amministrazione, al quale
spetta istituzionalmente il compito di riassumere lo svolgimento della riunione e
suggerire la relativa verbalizzazione al Segretario, verificando che quanto indicato sia
correttamente riportato nel verbale. Ciò non toglie tuttavia, come nella pratica, il
Segretario – lungi dal limitarsi a rivestire il ruolo di mero estensore del verbale –
sovente assume una funzione fondamentale per garantire il corretto svolgimento delle
riunioni consiliari ed assicurare l'adempimento delle formalità imposte dalla legge, sia
al fine di garantire il rispetto dei diritti e l'esercizio dei poteri accordati ai singoli
componenti del consiglio di amministrazione, sia ai fini di circoscrivere le
responsabilità di ciascuno di essi. Importanti, in tale contesto, diventano gli incontri, le
80
Cfr. G. CAVALLI, I sindaci, in Trattato delle società per azioni, diretto da G.E. Colombo e
G.B. Portale, V, Utet, Torino, 1988, 177, nt. 71.
81
In questi stessi termini, cfr. P. P. FERRARO, sub art. 2404, in La riforma delle società, a cura
di M. Sandulli e V. Santoro, Torino, 2003, 570-571.
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riunioni e le occasioni di confronto informali – di cui nella prassi è spesso il segretario
del consiglio a farsene promotore – in cui il management aziendale supporta sia ex ante
che ex post il segretario del consiglio di una società, al fine di formare concretamente
quelle che sono le delibere che il Consiglio assumerà o di verificare l’attuazione delle
delibere già assunte.
In tale quadro si può senz’altro affermare che l’importanza della carica di
segretario del consiglio di amministrazione di una società dipende anche, e soprattutto,
dalla persona che vi si immedesima, dalla consapevolezza con la quale la funzione viene
esercitata ed è naturalmente correlata alle dimensioni della società82.
82
G. MORO VISCONTI, Il segretario del consiglio, cit., 592.
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