MANAGEMENT & COMUNICAZIONE D’IMPRESA IL PROCESSO DI COMUNICAZIONE INTERNA I LEZIONE Claudio Bonasia PROGRAMMA LEZIONI • Lezione 1: Programma, Contenuti, Obiettivi. Il “Perché” del Processo di Comunicazione Interna, Definizione ed Evoluzione storica della Comunicazione Interna d’Impresa; 10 nov. • Lezione 2: Struttura del Processo di Comunicazione, come elemento portante della cultura d’Impresa; 12 nov. • Lezione 3: I contenuti del Piano di Comunicazione Interna; 17 nov. • Lezione 4: Gli strumenti e le Modalità della Comunicazione Interna: l’impatto della tecnologia; 24.nov. PROGRAMMA LEZIONI • Lezione 5: Il Piano di comunicazione Interna all’interno del Processo di Sviluppo dell’Organizzazione e di Valorizzazione delle Persone: Il caso Fater; 1 dic. • Lezione 6: Costruzione simulata di un Piano di Comunicazione Interna; 15 dic. • Lezione 7 : La Comunicazione Interna come leva per favorire la relazione tra le persone sul lavoro (Coinvolgimento, Motivazione, Integrazione, Collaborazione) e l’espressione della Leadership e dello Spirito di Squadra; 17 dic. • Lezione 8: Lo “Skill Lab”, come progetto per lo sviluppo della comunicazione interna; 12 gen. PROGRAMMA LEZIONI • Lezione 9 : I sei “colpi” della Comunicazione Interna per lo sviluppo delle abilità relazionali: 1. Il colloquio di assegnazione obbiettivi; “Il colloquio di feedback”; 19 gen. • Lezione 10: 3. “La negoziazione”; “La gestione dei conflitti”; 26 gen. • Lezione 11: 4. “Il colloquio di sviluppo a lungo termine”; “Il Public Speaking”; • Conclusioni. 02 feb. LA FORMAZIONE -UN LIMITE- IL FORMATORE VORREBBE DIRE 100 RIESCE A DIRE 80 LE PERSONE ASCOLTANO 50 MEMORIZZANO 30 APPLICANO 10 L’APPRENDIMENTO -PUNTI CHIAVERESPONSABILITÀ CONDIVISA 50/50 TRA FACILITATORE E DISCENTE; ACQUISIZIONE PRELIMINARE AUTONOMA DELLE CONOSCENZE DI BASE (INTERNET, MOTORI DI RICERCA, LISTA DELLE DOMANDE); INTERAZIONE CON IL FACILITATORE (DOMANDE, RISPOSTE, SCAMBIO DI IDEE); SPREMERE IL FACILITATORE COME UN LIMONE (FINO ALL’ ULTIMA GOCCIA); MOTIVAZIONE AD APPRENDERE • E’ LA BASE DI PARTENZA: Riconoscere l’utilità per sè di ciò che si va ad apprendere; L’energia, la partecipazione, il coinvolgimento sono i requisiti fondamentali; • L’APPRENDIMENTO E’ UNA RESPONSABILITA’ CONDIVISA (50 – 50) che richiede proattività da parte dei discenti nel ricercare e sviluppare autonomamente la conoscenza (in tutte le fonti possibili) e nel preparare liste di domande per il confronto con l’esperto • IL FOCUS E’ SUI DISCENTI (cosa riusciranno ad applicare di quanto appreso?) I SISTEMI DI APPRENDIMENTO -PUNTI DI ATTENZIONE- CENTRALITÀ DELLA PERSONA; DAL TEACHING AL LEARNING; RAPIDITÀ; FOCUS; CONCRETEZZA; NUOVE METODOLOGIE/TECNOLOGIE; KNOWLEDGE MANAGEMENT IMPARARE AD IMPARARE • E’ FONDAMENTALE AVERE UN METODO PER L’APPRENDIMENTO; • STUDIARE E’: Leggere, Comprendere, assimilare, ritenere, memorizzare…; • E’ utile imparare tecniche mnemoniche, usare gli acronimi (es. AER: ascolto, empatia, relazione), gli esempi, le metafore, ecc.; • Sviluppare continuamente la conoscenza e la molteplicità delle categorie di pensiero allenando (con disciplina e costanza) la mente; • Abituarsi a registrare su un quaderno le idee interessanti trovate in un libro, in un articolo, ecc. OBIETTIVI COMPRENDERE L’ IMPORTANZA DELLA COMUNICAZIONE INTERNA NELLE ORGANIZZAZIONI DEL XXI SECOLO ANALIZZARE E COMPRENDERE LA STRUTTURA DEL PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA: CONTENUTI, STRUMENTI E MODALITA’ D’ USO PIU’ FREQUENTI ESAMINARE UNA CASE HISTORY DI UN’ESPERIENZA REALE RECENTE PER VERIFICARNE L’IMPIANTO METODOLOGICO E L’APPLICAZIONE PRATICA OBIETTIVI COMPRENDERE E SPERIMENTARE LE PRINCIPALI DINAMICHE DI COMUNICAZIONE NELLE RELAZIONI INTERPERSONALI SUL LAVORO COMPRENDERE LE LOGICHE DI FUNZIONAMENTO DI UNO SKILL LAB PER LO SVILUPPO DELL’ABILITA’ DI COMUNICARE SPERIMENTARE L’ELABORAZIONE DI UN PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA: OBBIETTIVI, AZIONI, MODALITA’ E STRUMENTI I PERCHÉ DELLA COMUNICAZIONE INTERNA L’azienda non è solo un’ espressione economica. I collaboratori presentano esigenze di coinvolgimento e di motivazione, ottenibili solo attraverso gli strumenti della Comunicazione Interna. • • • • • Innalzamento del livello di scolarità; Cambiamento culturale e valoriale; Globalizzazione; Rapida diffusione delle nuove tecnologie; Visione del collaboratore come “cliente”. COS’È LA COMUNICAZIONE INTERNA È l’insieme delle attività finalizzate a coinvolgere i collaboratori nei programmi e nelle strategie dell’azienda (flusso verticale). È necessaria all’organizzazione delle relazioni tra le persone e i reparti all’interno del sistema-azienda (flusso trasversale). COME SI REALIZZA LA COMUNICAZIONE INTERNA? • - Strumenti CALDI Colloqui e interviste; Riunioni; Open House (Family Day); Convention; Riti e rituali; Dicerie (rumors); Premiazioni, celebrazioni e testimonianze; Museo aziendale. - • Strumenti FREDDI Strumenti iconici; Stampa aziendale; Info-points; Audiovisivi; Strumenti telematici; Oggettistica. COMUNICARE È CONDIVIDERE • • • • VISION MISSION OBIETTIVI SMART VALORI AZIENDALI COERENZA Tra i comportamenti dei manager e Vision, Mission, Obiettivi e Valori: importanza dell’ esempio positivo. COMUNICAZIONE = FEEDBACK (vs informazione) I CONTENUTI • Cultura di impresa (vision, mission, identità e valori); • Strategie & Piani (sia di medio che di lungo e breve termine); • Budget; • Progetti di business; • Politiche aziendali; • Strutture, processi e sistemi; • Employee Relationship Management • Progetti di Responsabilità Sociale. IL PROCESSO DI COMUNICAZIONE INTERNA: IL CASO FATER • SURVEY (rilevazione dello stato della situazione attuale e delle aree di miglioramento della comunicazione); • L’ARTE DEL DIALOGO (training specifico, rivolto a Dirigenti e Quadri su Cosa e Come comunicare, facendo leva su Ascolto, Empatia e Relazione); • Il LIAD (un laboratorio aziendale nel quale allenare le capacità comunicative e potenziare le abilità relazionali dei manager); • Il PIANO DI COMUNICAZIONE (reimpostato negli strumenti e nelle modalità; target, obiettivi, tempi, strumenti, formazione, budget, monitoraggio e linguaggio); • BENCHMARK (confronto con l’esterno come leva per il miglioramento continuo). • Il Portale NAUTILUS. LE DINAMICHE RELAZIONALI TRA LE PERSONE DELL’ORGANIZZAZIONE • TOP-DOWN: relazione capo-collaboratore. Scopo: trasmissione delle informazioni e la condivisione degli obiettivi con tutte le persone che danno vita ad un’organizzazione, Coinvolgendo e motivando per ottenere la piena espressione del potenziale dei collaboratori. • BOTTOM-UP: relazione collaboratore-capo. Scopo: ottenere il feedback che garantisca la messa in comune, la condivisione e il dialogo su quanto trasmesso e quanto ricevuto. • TRASVERSALE: relazione tra colleghi (cliente – fornitore) Scopo: costruire, attraverso il costante allenamento della capacità di comunicare, una relazione empatica basata sull’ascolto. PERCHE’ LA CAPACITA’ DI COMUNICARE E’ IL FERRO DEL MESTIERE PIU’ IMPORTANTE PER IL MANAGER TRASVERSALITA’ ORGANIZZAZIONI APPROCCIO PARTECIPATIVO TEAM WORK VS VERTICALITA’ -INTERNA -ESTERNA VS APPROCCIO GERARCHICO VS LAVORO INDIVIDUALE LE PRINCIPALI FASI DELL’EVOLUZIONE ORGANIZZATIVA • • • • • • • TAYLORISMO – FORDISMO TEORIA DELLE RELAZIONI UMANE TEORIA DELLE RISORSE UMANE TEORIA DEI SISTEMI STRUTTURE HOLDING FINANZIARIZZAZIONE GLOBALIZZAZIONE SISTEMA ORGANIZZATIVO * VISION/MISSION /VALORI * STRATEGIA/OBIETTIVI * STRUTTURA ORGANIZZATIVA/RUOLI * PERSONE/ COMPORTAM. MISSION DIREZIONE GENERALE RESP. CENTRALE DI QUALITA' VICE DIREZIONE GENERALE DIREZIONE MARKETING OPERATIVI/ * MECCANISMI SISTEMI DI LAVORO DIREZIONE VENDITE DIREZIONE VEND.OSPED. DIREZIONE GENERALE DIREZ.RIC.DI MERC. E REL.EST. DIREZIONE LOGISTICA DIREZIONE OPERAZIONI DIREZ.AMM. E FINANZA DIR.SISTEMI INFORMATIVI - TASK FORCE/TEAM - SISTEMI PREMIANTI - PROCESSI, PROCEDURE, ECC. DIR.RISORSE UM. E ORGANIZZAZ. VISION MISSION IDENTITA’ VALORI ABILITA’ COMPORTAMENTI PERFORMANCE CHE COS’È LA VISION Quale sogno vogliamo realizzare? LA VISION IDENTIFICA IL SOGNO CHE SI VUOLE REALIZZARE NEL LUNGO TERMINE. E’ IL PUNTO DI RIFERIMENTO CHE COINVOLGE IL CUORE DELL’ ORGANIZZAZIONE E CHE ISPIRA L’ AZIONE QUOTIDIANA DI TUTTI. VISION FATER TUTTI INSIEME LAVORIAMO CON INNOVAZIONE, PASSIONE E DIVERTIMENTO, PER ESSERE LA MIGLIORE AZIENDA ITALIANA CHE COS’È LA MISSION Dove vogliamo andare? LA MISSION DEFINISCE LO SCOPO ULTIMO DELL’AZIENDA. LA SUA REALIZZAZIONE DIPENDE DAI CONTRIBUTI DI TUTTI I COLLABORATORI A QUALSIASI LIVELLO E IN OGNI FASE DELLA VITA AZIENDALE. MISSION “Ideare, produrre e commercializzare, nel rispetto dell’ ambiente, prodotti di qualità superiore, per migliorare la qualità della vita dei consumatori i quali, scegliendoli ogni giorno, determinano la continua crescita di valore di Fater, delle sue persone, dei suoi partner commerciali e della comunità in cui opera”. INSIEME PER CRESCERE CHE COS’È L’ IDENTITÀ Qual e’ la nostra caratteristica? L’IDENTITÀ DI UN’AZIENDA SPECIFICA LA CARATTERISTICA CON LA QUALE ESSA REALIZZA LA SUA MISSION E CHE QUINDI LA DISTINGUE DALLE ALTRE AZIENDE DEL SETTORE. IDENTITA’ FATER LE PERSONE FANNO LA DIFFERENZA CHE COSA SONO I VALORI A cosa ci ispiriamo per realizzare la nostra mission e vivere la nostra identità? I VALORI SONO I PUNTI DI RIFERIMENTO IN CUI CREDIAMO. ESSI ISPIRANO IL COMPORTAMENTO E SONO FUNZIONALI PER REALIZZARE LA MISSION. VALORI • INNOVAZIONE • COMPETITIVITÀ VERSO IL MERCATO ESTERNO • IMPORTANZA DEL CLIENTE ESTERNO ED INTERNO • SPIRITO DI SQUADRA E SENSO DI APPARTENENZA • LEADERSHIP • INTEGRITÀ INNOVAZIONE Risultato della propensione ad eccellere attraverso soluzioni innovative o cambiamenti di scenario sostenendo la nuova situazione. GLI INDICATORI DI COMPORTAMENTO Quali sono i "modi di fare”, “i modi di lavorare” che permettono una reale attuazione dei valori ed un efficace esplicitarsi delle abilità? Gli indicatori di comportamento indicano, con più precisione, “modi di fare” e “modi di lavorare” che traducono i valori in comportamento pratico nel lavoro di tutti i giorni INNOVAZIONE INDICATORI DI COMPORTAMENTO 1. Lavorando, tendiamo anche al miglioramento continuo della organizzazione. 2. In ogni attività seguiamo criteri e principi per l’innovazione (no al...“ abbiamo sempre fatto così...”). 3. Creiamo e cogliamo nuove opportunità, assumendoci la responsabilità delle azioni conseguenti. 4. Anticipiamo i cambiamenti riorganizzando le nostre priorità e le azioni conseguenti, attuandole rapidamente sul mercato. 5. Cerchiamo nuovi approcci nelle cose che facciamo. CHE COSA SONO LE ABILITÀ Quali capacità occorrono per realizzare la nostra mission mission? ? Le abilità tecnico-professionali e le abilità “sociali” sono le skills/capacità che consentono di tradurre i valori in comportamenti concreti. La PERFORMANCE Il risultato La performance (o prestazione) è il risultato dell’impegno complessivo dei singoli collaboratori in relazione alla mission. Una buona performance implica sempre una soddisfazione personale e quindi una gratificazione per l’impegno prestato. La performance ha la caratteristica della misurabilità. “COSA COSA” “CHI CHI” MISSION PROPRIETÀ TOP MANAGEMENT IDENTITA’ VALORI TUTTO IL PERSONALE INSERIBILE NEL PIANO PERSONALE INDIVIDUATO ABILITA’ COMPORTAMENTI Ambiente PERFORMANCE LINK CON • TRAINING • SELEZIONE • VALUTAZIONE PRESTAZIONI • SISTEMA PREMIANTE L’ ORGANIZZAZIONE AZIENDALE PROCESSI RUOLI PERSONE STRUTTURE MECCANISMI OPERATIVI/ SISTEMI IL MODELLO FUNZIONALE LA RICERCA DELL’EFFICIENZA OPERATIVA ATTRAVERSO LA “SPECIALIZZAZIONE” CONDUCE ALL’ADOZIONE, SUL PIANO DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA, DEL MODELLO FUNZIONALE CHE : .......DIREZIONE....... GENERALE VICE DIREZIONE GENERALE MARKETING VENDITE TRADE VENDITE OSPEDALIERE RIC.MERCATO e REL.ESTERNE LOGISTICA . OPERAZIONI . AMMINISTRAZIONE e FINANZA SISTEMI INFORMATIVI RISORSE UMANE e ORGANIZZ.NE CONCENTRA E CONSENTE LA IMMEDIATA INDIVIDUAZIONE DI COMPETENZE E RESPONSABILITÀ “SPECIFICHE” (ES.: MARKETING, VENDITE, AMMINISTRAZIONE, PRODUZIONE, …); CONDUCE ALL’AMPLIAMENTO CONTINUO DELLE UNE ED AL PRESIDIO ADEGUATO DELLE ALTRE; GENERA OTTIMIZZAZIONE “LOCALE” (A LIVELLO DI RUOLO, AREA, …, FUNZIONE). LE PARTI E L’ INSIEME PERSONE L’OTTIMIZZAZIONE DEI “SILOS FUNZIONALI” È CONDIZIONE NECESSARIA MA NON SUFFICIENTE PER COSTRUIRE UN’ORGANIZZAZIONE AD ALTE PRESTAZIONI IN GRADO DI “COMPETERE E VINCERE” NEL TEMPO. L’INEFFICIENZA IN UNA O PIÙ PARTI, IN UNO O PIÙ INSIEMI DI ATTIVITÀ, NELLE RELAZIONI O NELLE INTERAZIONI, PREGIUDICA I RISULTATI COMPLESSIVI CHE L’IMPRESA PUÒ RAGGIUNGERE. ANCOR PIÙ SE SI CONSIDERA CHE LE AZIENDE, COMUNQUE SIANO STRUTTURATE, LAVORANO DI FATTO PER PROCESSI “TRASVERSALI” ALLE FUNZIONI (ES.: SI PIANIFICA, SI VENDE, SI COMPRA, ... E NON SI FANNO SEMPLICEMENTE PREVISIONI DI VENDITA, CONTABILITÀ CLIENTI, CONTABILITÀ FORNITORI, ...). FUNZIONI E PROCESSI .......DIREZIONE....... GENERALE VICE DIREZIONE GENERALE MARKETING VENDITE TRADE VENDITE OSPEDALIERE RIC.MERCATO e REL.ESTERNE LOGISTICA OPERAZIONI AMM. e FINANZA Processo Di Pianificazione Processo MRPII Processo PVOD, ecc. SISTEMI INFORMATIVI RISORSE UMANE e ORGANIZZ.NE IL PROCESSO DI COMUNICAZIONE • STORICAMENTE LE AZIENDE HANNO PRIVILEGIATO LA COMUNICAZIONE ESTERNA PER TUTELARE LA PROPRIA IMMAGINE E LE RELAZIONI CON IL MERCATO E GLI STAKEHOLDER • SUCCESSIVAMENTE, CON IL CRESCERE DELLA SCOLARITA’ E L’ ESIGENZA DI UN MAGGIORE COINVOLGIMENTO E MOTIVAZIONE DEI COLLABORATORI, HANNO INIZIATO A SVILUPPARE LA COMUNICAZIONE INTERNA SU DUE LIVELLI: A LIVELLO AZIENDA – COLLABORATORI A LIVELLO DI RELAZIONI TRA I REPARTI E TRA LE PERSONE LA COMUNICAZIONE INTERNA 1/3 • A LIVELLO AZIENDA - COLLABORATORI PER MOLTI ANNI SI E’ PROCEDUTO SOSTANZIALMENTE AD ATTIVITA’ INFORMATIVE E CON MEDIA TRADIZIONALI (BACHECHE, NEWSLETTER, HOUSE ORGAN, ECC.) • SUCCESSIVAMENTE CON LO SVILUPPO DELLE TECNOLOGIE SONO STATI UTILIZZATI I PORTALI, LA POSTA ELETTRONICA, QUESTIONARI E SURVEY PER CONSENTIRE IL FEEDBACK LA COMUNICAZIONE INTERNA 2/3 • E’ IMPORTANTE OSSERVARE LA DIFFERENZA TRA LA COMUNICAZIONE AD UNA VIA CHE SI LIMITA ALL’ INFORMAZIONE • IL FEEDBACK E’ IL PRESUPPOSTO FONDAMENTALE PERCHE’ CI SIA UNA COMUNICAZIONE • AFFRONTEREMO IN MODO APPROFONDITO LE LOGICHE DEL PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA (AZIENDA – COLLABORATORI, PER LO PIU’ VERTICALI ) LA COMUNICAZIONE INTERNA 3/3 • OCCORRE DARE CONTO ANCHE DELLE LOGICHE DI COMUNICAZIONE ORIZZONTALE TRA DIREZIONI, REPARTI, PERSONE CHE IMPATTANO SUI COMPORTAMENTI E SULL’ESERCIZIO DI VALORI COME LO SPIRITO DI SQUADRA” (COLLABORAZIONE) O DI ABILITA’ COME LA LEADERSHIP • DI SEGUITO SONO PRESENTATI ALCUNI ELEMENTI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE PER LO SVILUPPO DELLA RELAZIONE *** LA COMUNICAZIONE: I FONDAMENTALI ASCOLTO EMPATIA RELAZIONE LE 4 LEVE DELLA COMUNICAZIONE l’osservazione la riflessione l’ascolto l’arte di fare domande LE 4 DIMENSIONI DELLA COMUNICAZIONE MENTALE VERBALE EMOTIVA ENERGETICA ARMONIA, SINTONIA, EQUILIBRIO TRA I VARI LIVELLI LA DINAMICA DELLE RELAZIONI TRA LE PERSONE ATTEGGIAMENTI E PERCEZIONI I CONCETTI FONDAMENTALI (LE BASI) 2 + 2 = 4 A M P W W JC vs GK 2 + 2 = 4 QUANDO CI RELAZIONIAMO CON UN’ ALTRA PERSONA PENSIAMO DI ESSERE IN DUE, IN REALTA’ SIAMO QUATTRO IO LUI LE PERCEZIONI CHE HA DI ME PI LE PERCEZIONI CHE HO DI LUI PL INTERAGISCONO: • PENSIERI (CULTURA, VALORI, ECC.) • EMOZIONI + (EMPATIA, PREGIUDIZI) • ATTEGGIAMENTI (SUBPERSONALITA’, ECC.) A M P ATTEGGIAMENTO MENTALE POSITIVO TRE SITUAZIONI TIPO I’ M OK - YOU ARE NOT OK - - YOU ARE OK - I’M NOT OK - I’M OK - YOU’ RE OK A M P LA LOGICA VINCENTE W ↔ W WIN WIN Esempi: • MARITO – MOGLIE • CLIENTE/FORNITORE • NEGOZIAZIONI SINDACALI • PATNERSHIP WALK A MILE IN MY SHOES GLI ESTREMI NELLA GAMMA DI POSSIBILI COMPORTAMENTI NELLE RELAZIONI + JESUS CHRIST GENGIS KHAN - E TUTTE LE POSSIBILITA’ INTERMEDIE C0S’ E’ LA RELAZIONE INTERPERSONALE REAZIONE CHIMICA (NON SI PUO’ TORNARE AI BLOCCHI DI PARTENZA) PRODOTTO (X) NON SOMMA ( ) +x-=- + IL COCKTAIL RELAZIONALE COSA METTIAMO IN GIOCO NELLA RELAZIONE: LA NOSTRA AUTO IMMAGINE IL NOSTRO VISSUTO (ESPERIENZE) I NOSTRI PENSIERI I NOSTRI ATTEGGIAMENTI (POLARITA’) LE NOSTRE EMOZIONI LA NOSTRA ENERGIA SHAKERARE E SERVIRE E’ IMPORTANTE…… QUEL CHE SI DICE (IL COSA) MENTALE/VERBALE, MA ANCHE E SOPRATTUTTO IL TONO (IL COME) EMOTIVO/ENERGETICO LE ABILITA’ RELAZIONALI SONO MOLTO IMPEGNATIVE MENTE COINVOLGONO E CUORE E’ IMPORTANTE LA TEORIA (CONOSCERE IL COSA) MA ANCHE E SOPRATTUTTO FAR PRATICA (IL COME) (ALLENARSI IN CONTINUAZIONE SFRUTTANDO OGNI OPPORTUNITA’) CON ASSIDUITA’ E DISCIPLINA LE RELAZIONI INTERPERSONALI RICHIEDONO EQUILIBRIO TRA: MENTE E CUORE E TALVOLTA ANCHE: CORAGGIO I FONDAMENTALI PSICOLOGIA UMANISTICA (A. Maslow) ANALISI TRANSAZIONALE (E. Berne) PSICOSINTESI (R. Assagioli) O.R.G.I. (E. Schein) PNL (Grindler – Bander) “LA PAURA BUSSO’ ALLA PORTA, IL CORAGGIO ANDO’ AD APRIRE MA NON TROVO’ NESSUNO” M.L. King/Goethe