ELEMENTI DI ARCHIVISTICA

ELEMENTI DI ARCHIVISTICA
Gli archivi nella storia
Definizioni di archivistica
Definizioni di archivio
Tipologia degli archivi
Partizione di un archivio
Protocollo
Archivio corrente
Glossario dei termini più comuni
Codice deontologico internazionale degli archivisti
Linee di indirizzo comunitarie
1
ARCHIVISTICA
GLI ARCHIVI NELLA STORIA1
L'origine degli archivi risale a epoca remota. Da iscrizioni e testimonianze ne risulta già l'esistenza
presso Babilonesi, Egizi ed Ebrei. Notizie più precise si hanno sugli archivi greci e romani, ai quali
si deve il primo esempio di organizzazione sistematica, su cui si modelleranno le istituzioni
successive.
In Atene gli atti pubblici erano custoditi dapprima nei templi di Minerva all'Areopago e di Cerere e
solo nel sec. IV A.C. si istituì un vero e proprio archivi di Stato nel Metròon, dove i cittadini
potevano prendere visione dei documenti ivi conservati. L'istituzione di archivi per uso pubblico
diventò frequente nell'età ellenistica.
Nella Roma repubblicana i documenti più solenni venivano custoditi nei templi ed erano affidati ai
sacerdoti: gli annali dei pontefici venivano custoditi nel tempio di Giunone, i senato-consulti e le
leggi nel tempio di Saturno, le tavole relative al censo dei cittadini nelle Aedes nimpharum del
Campo di Marte. In seguito i sacerdoti furono sostituiti dai magistrati (censori, questori e prefetti),
ma solo nel 78 A.C. fu costruito sul Campidoglio un edificio pubblico destinato ad archivi, il
Tabularium, dove venivano custodite le tabulae delle leggi e i documenti dello Stato, ordinati
cronologicamente e per materia.
In età imperiale gli si affiancarono il Tabularium principis, l'archivi dell'imperatore, e numerosi
Gesta municipalia, distribuiti nelle province.
Questa imponente organizzazione si sfaldò durante le invasioni barbariche e la maggior parte del
materiale depositato negli archivi andò distrutta o dispersa. L'unico esempio di archivi civile
nell'alto Medioevo è quello di Aquisgrana, fondato da Carlo Magno, ma solo gli archivi
ecclesiastici conservarono da quell'epoca in poi una certa continuità storica.
Molta importanza tornarono ad avere gli archivi civili in Italia nell'età comunale, quando ogni
comune raccolse i documenti concernenti la cosa pubblica, ordinati rudimentalmente ma già in
senso moderno. Con l'avvento delle signorie lo sviluppo degli archivi subì un arresto,
trasformandosi spesso da archivi pubblici in segreti.
Successivamente, con il consolidamento delle monarchie europee si avviò quel processo di
concentrazione degli archivi, dovuto alla natura accentratrice degli Stati, che confluirà nella
creazione degli archivi generali. Così nel 1543 fu fondato a Simancas l'archivi della corona di
Castiglia e nel 1578 in Inghilterra lo State Papers Office, mentre in Austria solo Maria Teresa nel
1749 riuscì a riunire tutti i documenti dell'impero nello Haus-Hof-und Staatsarchiv di Vienna.
Questo criterio di accentramento fu particolarmente favorevole alla storiografia, basata
essenzialmente sull'indagine di documenti originali.
Il fervore archivistico continuò nel sec. XVIII, quantunque gli archivi subissero gravi danni sia per
errati metodi di classificazione sia per scarti inconsulti, dovuti all'indirizzo razionalisticoenciclopedico della cultura, che fece abbandonare il naturale ordinamento cronologico per
abbracciare quello per materie, modellato sull'Encyclopédie francese.
Dopo le spoliazioni compiute in tutta Europa da Napoleone, nel 1815, con l'affermarsi del principio
di provenienza, certi accentramenti si ridussero e molti documenti tornarono alla loro sede originari.
Intanto, contemporaneamente all'organizzazione sistematica degli archivi, era sorta una nuova
dottrina che si occupava dei problemi concernenti l'ordinamento degli stessi, l'archivistica.
1
La ricostruzione storica è stata tratta dall’Enciclopedia GEDEA De Agostini
2
DEFINIZIONI DI ARCHIVISTICA
Disciplina che tratta degli archivi, ossia della loro natura, organizzazione e conservazione.
L'archivistica come scienza ha origine sul finire del sec. XVI e si sviluppa nel secolo seguente con
una vasta e dotta letteratura. Oggi gli studi archivistici rivestono un carattere di collaborazione
internazionale, promossa dal Comité International des Sciences Historiques, cui si deve l'istituzione
della Commission des Archives. Indispensabile all'archivistica è l'ausilio di altre discipline storiche,
quali la paleografia, la diplomatica, ecc.
Archivistica teorica: natura, ordinamento, metodi di archiviazione. L'ordinamento interno degli
atti viene effettuato nelle serie archivistiche previa registrazione e classificazione. L’ordinamento,
eseguito secondo vari sistemi (cronologico, alfabetico, decimale, per materie), su cui oggi ha
prevalso il metodo storico (cioè il principio di provenienza), viene seguito dalla compilazione di
inventari, repertori, regesti e indici.
Archivistica speciale o Storia degli Archivi: caratteri e vicende degli Archivi.
Archiveconomia: amministrazione esterna degli Archivi. Si occupa sia della costruzione o
adattamento delle sedi e della disposizione e arredamento dei locali, sia della sistemazione e
manutenzione del materiale.
Legislazione archivistica: complesso delle norme giuridiche concernenti la conservazione, il
controllo, la consultazione, l'organizzazione e la tutela degli Archivi.
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ARCHIVIO
DEFINIZIONI DI ARCHIVIO
Raccolta di atti e documenti pubblici o privati che riguardino un ente politico o amministrativo,
un'azienda, un istituto sociale o culturale e anche singole famiglie o persone. Anche il luogo in cui i
documenti vengono custoditi. Centro di raccolta, deposito del patrimonio storico e culturale.
Insieme di carte disposte con un certo ordine
Edificio che le raccoglie
Istituto che si occupa della loro conservazione.
È l'organizzazione della memoria di un Ente o famiglia (o individuo) in funzione delle sue finalità
pratiche
È la raccolta ordinata degli atti di un Ente o individuo, costituitisi durante la svolgimento della sua
attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell'ente o
individuo2
I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e
necessario detto vincolo archivistico.
2
Eugenio Casanova, Archivistica, Siena, 1928
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TIPOLOGIA DEGLI ARCHIVI
Archivi pubblici dello Stato
degli enti pubblici territoriali Comune
Provincia
Regione
di enti pubblici non statali e non territoriali
notarili
Gli archivi di Stato sono attualmente organi periferici che dipendono da un ufficio centrale per i
beni archivistici del Ministero per i Beni Culturali e Ambientali (legge 29 gennaio 1975, n. 5, e
D.P.R. 13 dicembre 1975, n. 805).
Le funzioni dell'ufficio centrale per i beni archivistici riguardano la conservazione dei documenti
dello Stato italiano e degli Stati italiani preunitari; la vigilanza sugli archivi non statali; la ricerca
scientifica del settore e la documentazione.
Gli archivi di Stato comprendono tutto il materiale costituito dagli atti che la pubblica
amministrazione, gli uffici pubblici e la magistratura hanno redatto nei diversi tempi della loro
funzione. A Roma esiste inoltre un archivi centrale, dove è possibile cercare la documentazione
riguardante l'attività amministrativa dello Stato dal 1861 a oggi.
Presso gli archivi più importanti sono aperte al pubblico scuole di paleografia, diplomatica e
archivistica.
In linea di principio gli archivi di Stato sono pubblici; esistono però restrizioni per gli atti segreti e
per i documenti riguardanti la politica estera e interna dopo il 1877. La pubblicazione di documenti
di politica estera dal 1861 al 1943 da parte del Ministero degli Esteri ha attenuato alquanto il rigore
delle restrizioni. Gli archivi sono per legge possesso del demanio di Stato, se appartengono allo
Stato; delle province e dei comuni se possesso dell'una o dell'altra di queste giurisdizioni.
5
Gli archivi comunali e provinciali sono sottoposti alla regolamentazione della legge comunale e
provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria
l'evidenza.
Gli archivi regionali sono sottoposti alla regolamentazione della normativa vigentelegge comunale
e provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria
l'evidenza.
6
Gli archivi notarili sono distinti in distrettuali e mandamentali, raccolgono gli atti ricevuti dai
notai del relativo distretto notarile e le copie degli atti del locale ufficio del registro, dopo dieci anni
dalla loro registrazione.
Gli altri archivi di enti pubblici non statali e non territoriali, sono sottoposti alla sopraintendenza
della circoscrizione archivistica cui appartengono
Archivi privati
familiari
ecclesiastici
di associazioni private
partiti
sindacati
banche e imprese
Gli archivi ecclesiastici, provenienti cioè da enti ecclesiastici comprendono: l'archivi pontificio
vaticano, che raccoglie i documenti della Chiesa, gli archivi metropolitani o arcivescovili, gli
archivi diocesani o vescovili, gli archivi parrocchiali, ecc.
Gli archivi privati sono sottoposti alla sopraintendenza della circoscrizione archivistica cui
appartengono.
Archivi vivi o aperti: pubblici e privati appartenenti cioè ad amministrazioni, enti o persone
ancora in vita e quindi suscettibili di aumenti e di trasformazioni
Archivi morti o chiusi: pubblici e privati che hanno cessato le loro funzioni o la loro esistenza
(es. Archivi IPAB).
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PARTIZIONE DI UN ARCHIVIO
Archivio corrente: atti relativi ad affari in corso di trattazione
Archivio di deposito: atti relativi a pratiche esaurite da meno di 40 anni. Gli atti sono
conservati per un periodo di tempo predeterminato secondo la loro tipologia, trascorso il quale
vengono versati in un archivio generale o inviati al macero.
Archivio storico: atti relativi a pratiche esaurite da più di 40 anni.
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PROTOCOLLO
Protocollazione (o registratura): è la registrazione annuale in ordine numerico progressivo di
tutte le carte, memorie e provvedimenti in arrivo ed in partenza.
Protocollo 3: è il registro che fa fede dell'esistenza del documento.
Registro di protocollo
Elementi principali:
n. d'ordine
data della registrazione
oggetto
n. allegati
• (partenza): destinatario
• (arrivo): mittente
data e n. delle carte in arrivo
Elementi accessori:
n. antecedente
n. susseguente
classificazione
annotazioni
Avvertenza - Qualora non risultino tra di loro concatenati i quattro elementi principali (n°
progressivo / estremo cronologico / mittente o destinatario / oggetto), la registrazione non può
fornire garanzie giuridiche ed il protocollo diviene un semplice strumento di attestazione.
L'uso della cosiddetta risposta "a fronte" non consente di ricollegare con modalità certa il numero
progressivo, già assegnato alla nota di arrivo, all'estremo cronologico della spedizione; siffatta
registrazione, quindi, non può essere ritenuta giuridicamente rilevante, né può costituire prova
privilegiata giudiziale.
La materia è disciplinata dalla Circolare del Ministero dell'Interno, 1 marzo 1897, n. 17100-2.
3
Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987, Riv. pen. 1988, 863; "Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio, il quale fa
fede della data di ricevimento ovvero di spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione, ha natura di atto pubblico".
Consiglio di Stato, 1993, I, 838; Foro amm., 1993, 1494 e Giust. civ., 1993,I, 3120: "Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è
un atto pubblico di fede privilegiata [...]"
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ARCHIVIO CORRENTE
Classificazione: è l'operazione preposta all'archiviazione
Titolario: quadro di classificazione ovvero schema preordinato per la classificazione degli atti e
dei documenti di archivio, per lo più suddiviso in titoli (o categorie), classi, rubriche (o
fascicoli), in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un
ordine logico.
Scarto (o selezione conservativa): eliminazione delle carte di valore marginale, prive di
efficacia giuridica, amministrativa, tecnica e culturale. Operazione da effettuare entro il 40°
anno: prima del passaggio dei documenti all'Archivio storico, ossia alla Sezione separata.
Lo scarto rappresenta il momento qualificante nella selezione dei documenti da destinare alla
conservazione permanente.
Massimario di conservazione e scarto: schema preordinato della tipologia degli atti con
l'indicazione del periodo di conservazione di ogni categoria o tipologia di tali atti, indicante i
documenti eliminabili attraverso la procedura di scarto, prevista dalla legge.
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GLOSSARIO DEI TERMINI PIÙ COMUNI
Documento - Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di
determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova.
Faldone, busta, cartella - Unità di consistenza, ossia il contenitore nel quale vengono raccolti e
conservati i fascicoli o i documenti sciolti.
Fascicolo - Unità archivistica costituita da documenti relativi a un determinato affare, collocati
in ordine cronologico. Costituisce l'unità di base, indivisibile di un archivio. Talora comprende
documenti relativi ad affari diversi o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in
sottofascicoli.
Ordinamento - Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica
alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è affermato
il metodo storico, basato sul rispetto del principio di provenienza.
Inventario - Strumento di ricerca; descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unità
archivistiche che compongono un fondo.
Registro - Unità archivistica costituita da più fogli rilegati insieme.
Serie archivistica - Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee,
all'interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.
Versamento - Operazione mediante la quale un ufficio trasferisce periodicamente la propria
documentazione, non più occorrente alla trattazione degli affari, nell'Archivio storico (o Sezione
separata), previe operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti
relativi agli affari esauriti da oltre un quarantennio.
Il termine è adottato anche per il passaggio di documenti dall'archivio corrente all'archivio di
deposito.
Vincolo archivistico - Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che
compongono l’archivio.
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CODICE DEONTOLOGICO
Codice internazionale di deontologia degli archivisti 4
Prefazione
01. Un codice di deontologia degli archivisti ha lo scopo di fornire alla professione regole di condotta di alto
livello.
Dovrebbe inoltre sensibilizzare al rispetto di tali regole i nuovi membri della professione, ricordare agli
archivisti più esperti le loro responsabilità professionali ed ispirare al pubblico fiducia nella professione.
02. Il termine "archivista", nel senso utilizzato in questo testo, si applica a tutti coloro la cui responsabilità è
di controllare, prendere in gestione, trattare, conservare, restaurare e amministrare gli archivi.
03. Gli organismi datori di lavoro e le istituzioni archivistiche sono incoraggiati ad adottare programmi
generali e pratiche quotidiane che consentano l’applicazione di questo codice.
04. Questo codice è destinato a fornire un orientamento etico alla condotta dei membri della professione e
non a fornire soluzioni specifiche a particolari problemi.
05. Ogni articolo è accompagnato da un commento che sviluppa e illustra il principio enunciato; articoli e
commenti formano un tutt’uno e insieme costituiscono il testo del codice di deontologia.
06. L’applicazione del codice dipende dalla buona volontà delle istituzioni archivistiche e delle associazioni
professionali. Essa può prendere la forma di uno sforzo educativo e della messa a punto di procedure per
suggerire orientamenti in casi di dubbio, esaminare comportamenti contrari alla deontologia e, quando sia
opportuno, applicare sanzioni.
Testo
1. Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che questi continuino
ad essere affidabile testimonianza del passato.
Il primo dovere degli archivisti è di mantenere l’integrità dei documenti affidati alla loro sorveglianza o
custodia. Nel compimento di tale dovere essi devono tener conto dei diritti e interessi legittimi, pur talora
contraddittori, dei loro datori di lavoro, dei proprietari, delle persone citate nei documenti e degli utenti, sia
per quanto riguarda il passato che il presente e il futuro.
L’obiettività e l’imparzialità degli archivisti danno la misura della loro professionalità
4
Il Codice internazionale di deontologia degli archivisti è stato approvato dall’Assemblea Generale del Consiglio Internazionale
degli Archivisti a Pechino, il 6 settembre 1996. Traduzione italiana di Marco Carassi
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Gli archivisti resistono ad ogni pressione, da qualunque parte provenga, diretta a manipolare le testimonianze
come a dissimulare o deformare i fatti.
2. Gli archivisti trattano, selezionano e conservano gli archivi nel loro contesto storico, giuridico e
amministrativo, rispettando quindi il principio di provenienza, tutelando e rendendo evidenti le
interrelazioni originarie dei documenti.
Gli archivisti operano in conformità con i principi e le pratiche della professione generalmente accettati.
Gli archivisti svolgono i loro doveri e funzioni coerentemente con i principi archivistici con riferimento alla
creazione, gestione e scelta della destinazione degli archivi correnti e di deposito, ivi compresi i documenti
elettronici e multimediali, la selezione e l’acquisizione dei documenti in vista della loro archiviazione
definitiva, alla salvaguardia, conservazione e restauro degli archivi di cui hanno la responsabilità e
all’ordinamento, alla descrizione, alla pubblicazione e alla migliore accessibilità dei documenti.
Gli archivisti selezionano i documenti con imparzialità, fondando il loro giudizio su una profonda
conoscenza delle esigenze amministrative e delle politiche di acquisizione. I documenti scelti per la
conservazione sono da essi ordinati e descritti conformemente ai principi archivistici (in particolare il
principio di provenienza e il principio dell’ordinamento originario) e alle norme generalmente riconosciute, e
ciò quanto più rapidamente consentono le risorse.
Gli archivisti debbono acquisire documenti in conformità con gli obiettivi e le risorse delle istituzioni per la
quali lavorano. Essi non cercano o non accettano acquisizioni quando queste possano mettere in pericolo
l’integrità e la sicurezza dei documenti; essi cooperano affinché i documenti siano conservati nelle istituzioni
più appropriate.
Gli archivisti cooperano al rimpatrio e alla ricollocazione di archivi che si trovino fuori della loro giusta
situazione.
3. Gli archivisti tutelano l’autenticità dei documenti durante le operazioni di trattamento,
conservazione e utilizzazione.
Essi operano in modo che il valore archivistico dei documenti, compresi quelli elettronici e multimediali, non
sia diminuito nel corso dei lavori di selezione, ordinamento e descrizione, di conservazione ed utilizzazione.
Essi conservano traccia scritta dei lavori di acquisizione, trattamento e restauro dei documenti.
Se debbono procedere a campionamenti, essi fondano le loro decisioni su metodi e criteri attentamente
stabiliti.
La sostituzione degli originali con altri supporti può essere decisa solo dopo averne considerato il valore
legale, intrinseco e informativo.
Quando documenti esclusi dalla consultazione siano stati estratti temporaneamente da un fascicolo, ne
informano il ricercatore.
4. Gli archivisti devono garantire la costante accessibilità e intelligibilità dei documenti d’archivio.
Gli archivisti debbono selezionare i documenti da conservare o da distruggere considerando prioritaria la
necessità di salvaguardare la testimonianza essenziale dell’attività della persona o dell’istituzione che ha
prodotto o accumulato i documenti, e inoltre tenendo conto che le esigenze della ricerca mutano nel tempo.
Gli archivisti debbono essere coscienti che l’acquisizione di documenti di dubbia origine, anche se di grande
interesse, può incoraggiare un illecito commercio. Essi collaborano con i colleghi e con i servizi competenti a
identificare e perseguire in giudizio le persone sospettate di furto di documenti d’archivio.
5. Gli archivisti documentano le loro attività di trattamento del materiale archivistico e sono pronti
a darne giustificazione.
Gli archivisti promuovono buone pratiche di gestione in tutte le fasi di vita dei documenti e cooperano con i
creatori di questi nel controllo dei nuovi formati e delle procedure di trattamento dei dati.
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Gli archivisti non sono interessati unicamente ad acquisire documenti esistenti, ma fanno sì che anche nei
sistemi di informazione e archiviazione elettronica siano incorporate fin dall’origine procedure destinate alla
salvaguardia di documenti di valore permanente.
Gli archivisti, quando trattano con i servizi versanti o con i proprietari dei documenti, perseguono eque
soluzioni basate sui seguenti criteri, quando applicabili: autorizzazioni di versamento, di donazione o di
vendita; accordi finanziari; programmi di ordinamento e inventariazione; diritti di riproduzione e condizioni
di consultazione.
Gli archivisti conservano traccia scritta delle acquisizioni dei documenti, della loro conservazione e
trattamento.
6. Gli archivisti promuovono il massimo possibile accesso agli archivi e forniscono imparzialmente
assistenza a tutti gli utenti.
Gli archivisti producono, per la totalità dei fondi di cui sono responsabili, gli strumenti di ricerca generali e
particolari che risultano opportuni.
Essi debbono fornire assistenza imparzialmente a tutti gli utenti ed utilizzare le risorse disponibili per fornire
una serie equilibrata di prestazioni.
Gli archivisti rispondono con cortesia, e con lo scopo di essere effettivamente utili, a tutte le richieste
ragionevoli concernenti i documenti a loro affidati, e incoraggiano l’utilizzazione di questi nella massima
misura possibile compatibilmente con le esigenze istituzionali, la salvaguardia dei documenti, i vincoli
normativi, i diritti degli individui e gli accordi con i donatori. Essi spiegano ai richiedenti i motivi delle
restrizioni e le applicano con equità.
Gli archivisti scoraggiano le limitazioni non ragionevoli di accesso e di utilizzazione dei documenti, ma
possono accettare o suggerire restrizioni chiaramente definite e di durata limitata quando queste sono la
condizione di un’acquisizione. Essi osservano fedelmente e applicano con imparzialità tutti gli accordi
stabiliti al momento dell’acquisizione, ma, nell’interesse della liberalizzazione dell’accesso ai documenti,
possono rinegoziare le clausole quando le circostanze cambiano.
7. Gli archivisti cercano il giusto equilibrio, nel quadro della legislazione in vigore, tra il diritto
all’informazione e il rispetto della riservatezza.
Gli archivisti operano in modo che la riservatezza delle persone e delle istituzioni, nonché la sicurezza
nazionale, siano tutelate senza distruzione di informazioni, specialmente nel caso degli archivi informatici
ove la cancellazione di dati e l’aggiornamento sostitutivo sono prassi diffuse.
Gli archivisti rispettano la riservatezza degli individui che hanno partecipato alla creazione o che sono
oggetto dei documenti, specialmente di coloro che non sono stati consultati sull’uso o sulla sorte dei
documenti.
8. Gli archivisti corrispondono alla fiducia in essi riposta perseguendo il pubblico interesse ed
evitando di utilizzare la propria posizione per avvantaggiare scorrettamente sé od altri.
Gli archivisti devono astenersi da ogni attività che possa pregiudicare la loro integrità professionale, la loro
obiettività e imparzialità.
Gli archivisti non traggono dalla loro attività vantaggi economici, personali o di altra natura, a detrimento
delle istituzioni, degli utenti e dei colleghi.
Gli archivisti non collezionano personalmente documenti originali né partecipano ad alcun commercio di
documenti.
Essi si astengono da attività che potrebbero creare nell’opinione pubblica l’apparenza di un conflitto di
interessi.
Gli archivisti possono utilizzare per scopi personali di ricerca e pubblicazione i fondi archivistici delle loro
istituzioni, purché tali lavori si svolgano su un piede di parità rispetto agli altri utenti dei medesimi fondi.
Essi non rivelano né utilizzano le informazioni che hanno ottenuto a seguito del loro lavoro sui fondi
d’archivio il cui accesso è limitato.
Essi non debbono consentire ai propri interessi personali di ricerca e pubblicazione di interferire con il
corretto svolgimento dei compiti professionali e amministrativi per i quali sono assunti.
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Utilizzando i fondi archivistici affidati alle istituzioni per le quali essi lavorano, gli archivisti non devono
sfruttare la loro conoscenza di informazioni acquisite da altri ricercatori e non ancora pubblicate, senza aver
anticipatamente avvertito gli interessati dell’uso che gli archivisti stessi intendono fare di tali informazioni.
Gli archivisti possono recensire e commentare i lavori pubblicati su campi vicini ai loro interessi di ricerca,
ivi compresi i lavori basati sui documenti dei quali essi hanno la custodia.
Gli archivisti non devono permettere a persone esterne alla professione di interferire nei loro lavori e
nell’adempimento dei loro doveri.
9. Gli archivisti perseguono un’alta qualità professionale aggiornando sistematicamente e
continuamente le loro conoscenze e condividendo i risultati delle loro ricerche e della loro
esperienza.
Gli archivisti devono sviluppare la loro competenza professionale e le loro conoscenze tecniche, contribuire
ai progressi dell’archivistica e assicurarsi che le persone il cui lavoro e la cui formazione essi sovrintendono
siano preparare a svolgere in maniera competente le rispettive funzioni.
10. Gli archivisti promuovono la salvaguardia e l’uso del patrimonio archivistico del mondo intero,
cooperando a tal fine con i membri della propria e di altre professioni.
Gli archivisti cercano di favorire la collaborazione e di evitare i conflitti con i colleghi, risolvendo le
difficoltà con l’incoraggiamento a rispettare le regole archivistiche e i principi deontologici. Gli archivisti
cooperano con i rappresentanti delle professioni parallele in spirito di rispetto e di comprensione reciproca.
15
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LINEE DI INDIRIZZO COMUNITARIE
Risoluzione del Consiglio e dei ministri della cultura
riuniti in sede di Consiglio, del 14 novembre 1991,
sull'organizzazione degli archivi5
IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE E I MINISTRI DELLA CULTURA RIUNITI IN SEDE
DI CONSIGLIO,
considerata la duplice funzione svolta dagli archivi in quanto base per l'assunzione di decisioni nel settore
pubblico e in quanto componente essenziale del patrimonio culturale di una nazione;
vista l'accresciuta connessione tra i singoli Stati membri e tra gli Stati membri e la Comunità in materia di
archivi pubblici e considerata la legislazione che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della
Comunità;6 tenendo presente che il patrimonio archivistico europeo rappresenta una risorsa indispensabile
per la compilazione della storia dell'Europa o di una singola nazione;
considerando che la possibilità di disporre di archivi ordinati e accessibili contribuisce notevolmente a
garantire il funzionamento democratico della nostra società; considerando che un'adeguata politica in materia
di archivi ed un'efficiente gestione dei medesimi costituiscono i presupposti per la necessaria accessibilità,
INVITA la Commissione:
• a costituire un gruppo di esperti nominati su proposta degli Stati membri, con l'incarico di esaminare in
quale misura sia opportuno intensificare il coordinamento in ambito comunitario per quanto attiene alla
politica e alla prassi in materia di archivi,
• a trasmettere al Consiglio, prima della fine del 1992, una relazione sull'andamento dei lavori elaborata dal
Gruppo.
Conclusioni del Consiglio del 17 giugno 1994, per
una maggiore cooperazione nel settore degli archivi7
Il Consiglio ritiene gli archivi un elemento significativo del patrimonio culturale di importanza europea di
cui all'articolo 128 del trattato che istituisce la Comunità europea. L'utilizzazione degli archivi può
contribuire allo scopo, anch'esso previsto dall'articolo 128, di migliorare la conoscenza della cultura e della
storia dei popoli europei.
Esso prende atto con interesse della relazione sugli archivi trasmessa dalla Commissione, elaborata da un
gruppo di esperti a seguito della loro risoluzione del 14 novembre 1991 sull'organizzazione degli archivi.
5
Gazzetta ufficiale n. C 314 del 05/12/1991 (91/C 314/02)
Regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983; decisione n. 359/83/CECA della Commissione, dell'8
febbraio 1983 (GU n. L 43 del 15. 2. 1983).
7
Gazzetta ufficiale n. C 235 del 23/08/1994 (94/C 235/03)
6
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Sulla scorta di tale relazione essa conviene che nel settore degli archivi è opportuna una maggiore
cooperazione a livello comunitario. Il Consiglio invita la Commissione a includere gli archivi nella
comunicazione sul patrimonio culturale della Comunità che si è impegnata ad elaborare, mentre prende atto
con interesse delle azioni che, fra le azioni prospettate nella relazione, mirano a:
• allestire un forum pluridisciplinare in ambito comunitario sui problemi della gestione, dell'archiviazione e
del recupero dei dati leggibili dalla macchina (DLM), invitando le amministrazioni pubbliche e i servizi
degli archivi nazionali nonché gli esponenti dell'industria e della ricerca a parteciparvi;
• promuovere, d'intesa con gli Stati membri, scambi di studenti e di archivisti attraverso i programmi
d'azione comunitari in materia di istruzione e di formazione professionale, o con altri mezzi;
• approntare e incoraggiare la pubblicazione di una guida pratica in tutte le lingue ufficiali della Comunità
delle procedure e delle altre disposizioni vigenti negli Stati membri e nelle istituzioni per quanto attiene
all'accesso degli utenti ai loro archivi;
• approntare e incoraggiare la divulgazione di idonee pubblicazioni tecniche ai fini della diffusione delle
ricerche effettuate e dei loro eventuali risultati in materia di preservazione e ripristino dei documenti e di
altro materiale d'archivio;
• incoraggiare la pubblicazione di informazioni sul contenuto degli archivi, anche mediante tecnologie
diverse.
Per esaminare questi punti la Commissione potrebbe avvalersi dell'assistenza tecnica degli Stati membri
nonché della competenza di organizzazioni non governative come il consiglio internazionale degli archivi.
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