Organizzare i documenti: dalla classificazione alla formazione del
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Gianni Penzo Doria Organizzare i documenti: dalla classificazione alla formazione del fascicolo Gli argomenti a tema Cos’è la classificazione in archivistica Cos’è il titolario Il fascicolo (diritto di accesso, sedimentazione dei documenti, efficienza ed efficacia) Il fascicolo di persona Il fascicolo dello studente Titulus e il fascicolo di persona Gianni Penzo Doria 1 Le tre età dei documenti Gestione e dei flussi documenta ali Protocollo e Archivio corrente Affari in corso di trattazione Archivio di deposito Affari esauriti entro i 40 anni Archivio storico Affari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezione N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus Gianni Penzo Doria Klimt Le tre età della donna Gianni Penzo Doria 2 Il protocollo ha una duplice funzione PROTOCOLLO PROTOCOLLO PROTOCOLLO «REGISTRATURA» «GESTIONALE» ELEMENTI DI CARATTERE ELEMENTI DI CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO ORGANIZZATIVO-GESTIONALE Gianni Penzo Doria Il protocollo gestionale (la gestione integrata dei documenti) PROTOCOLLO «GESTIONALE» GESTIONE DELLE BANCHE DATI GESTIONE DELL’ARCHIVIO GESTIONE DEGLI AFFARI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Gianni Penzo Doria 3 La PA opera attraverso i documenti La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso tt i documenti... d ti ... quindi... per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza. Gianni Penzo Doria Le tre parole strategiche in Archivistica Archivio Registrazione Classificazione e Selezione Fascicolo e Diritto di accesso Gianni Penzo Doria 4 Lavoro e archivistica Tutti gestiscono, in misura maggiore o minore, semplice o complessa documenti per svolgere il loro lavoro complessa, lavoro. L’archivistica determina scientificamente le regole per gestire, tenere e tutelare i documenti. Negli ultimi anni, anche la normativa ha rivalutato, in modo esplicito e implicito, gli archivi e l’organizzazione documentale. Gianni Penzo Doria Obblighi per le amministrazioni pubbliche Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di: registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione) gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico introdurre dei piani di classificazione (titolario di classificazione) fascicolare dei documenti elaborare dei piani di conservazione (massimario di selezione) Gianni Penzo Doria 5 Gianni Penzo Doria Ordine e caos ¾ L’ordine è sempre: ¾ ¾ “percepito” da chi lo attua “soggettivo” rispetto agli strumenti di chi lo elabora Gianni Penzo Doria 6 La memoria ¾ Il buon archivista non ha memoria visiva (“a lume, a naso, a caso”), ma memoria logicoistituzionale Gianni Penzo Doria Le due tipologie di “memoria” ¾ Memoria accumulo ¾ Memoria critica Gianni Penzo Doria 7 Ordine e caos Perfecte ordinare Dei solius est, et ordo ipse est quiddam divinum Baldassarre Bonifacio De archivis liber singularis, Venetiis 1632 Gianni Penzo Doria Come classifichiamo quotidianamente? Gianni Penzo Doria 8 Come classifichiamo quotidianamente? Cosa rappresenta? Dove è stata scattata? Quando? Da chi? Una breve descrizione? Come organizzo la struttura delle directory per poterla localizzare più facilmente? Gianni Penzo Doria Come classifichiamo quotidianamente? Cosa rappresenta? Dove è stata scattata? Quando? Da chi? Una breve descrizione? Come organizzo la struttura delle directory per poterla localizzare più facilmente? Gianni Penzo Doria 9 La classificazione è un set di metadati Palio di Siena del 16/08/2007 – Ultimo giro – Conduce il fantino del Leocorno (Cosa rappresenta) pp ) Siena – Piazza del Campo (Dove è stata scattata) 16/08/2007 – 19:35:54 (Quando) Frongillo (Ansa) (Chi) Il cavallo Brento montato dal fantino Scompiglio (Jonatan Bartoletti) della contrada del Leocorno ha vinto a Siena il Palio dell’Assunta. (Breve descrizione) \II – Manifestazioni\4 – Palii (Struttura directory – Classificazione) Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 10 SE, 9 agosto 2008 SE, 28 febbraio 2009 Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 11 Protocollo (registratura) La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è stato prodotto (arrivato, (arrivato spedito o interno) in una data determinata. Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza notarile, una efficacia probatoria, pertanto attesta: DATA CERTA = Cert(ificat)a PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a Gianni Penzo Doria Obbligatorietà della classificazione nel nucleo minimo (DPR 445/2000, art. 56) La registrazione di protocollo, riguardo al nucleo minimo del protocollo (“operazioni necessarie e sufficienti”), si effettua tramite: 1. 2. 3. Registrazione Segnatura Classificazione I primi due sono elementi obbligatori immodificabili, mentre la classificazione è elemento obbligatorio, ma modificabile Gianni Penzo Doria 12 Definizione legale di documento amministrativo Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 22 così come modificato dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15 Rappresentazione, comunque formata (grafica, cinematografica, informatica, etc.), del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Gianni Penzo Doria Cos’è un titolario? (piano di classificazione) ¾ È un sistema sistema, logico e astratto, astratto che individua individua, in linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore. Gianni Penzo Doria 13 Gianni Penzo Doria A cosa serve un titolario? 1/2 In un sistema informativo documentario tutti i d documenti ti prodotti d tti ((arrivati, i ti spediti diti o iinterni) t i) devono d essere gestiti e conservati secondo un modello organizzativo determinato. Anche i documenti non protocollati devono essere gestiti e, pertanto, classificati. Gianni Penzo Doria 14 A cosa serve un titolario? 2/2 Permette di organizzare i documenti secondo un ordinamento di t llogico i con riferimento if i t alle ll funzioni f i i (l’ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione) I - AMMINISTRAZIONE 1. Leggi e rispettive circolari applicative 2. Statuto 3 Regolamenti 3. 4. Ordinamento didattico 5. Stemma, gonfalone e sigillo 6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico 7. Archivio 8. Informazioni e relazioni con il pubblico Gianni Penzo Doria Funzioni e competenze Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto delle funzioni di un ente produttore. Esse possono essere: ¾ Funzioni primarie ¾ Funzioni finali ¾ Funzioni strumentali o di supporto Gianni Penzo Doria 15 Il lessico archivistico Invece di “funzioni” funzioni (e subfunzioni) è possibile trovare indicato: ¾ attività (o macro-attività) ¾ competenze (termine sconsigliato) ¾ materie Gianni Penzo Doria Funzioni e competenze La funzione è logica, astratta e perciò avulsa dalla organizzazione La competenza è l’aspetto concreto, cioè il “come” un ente produttore si organizza mediante l’istituzione di uffici e la destinazione di risorse (umane e materiali) per adempiere alle funzioni che deve svolgere. Quindi, la competenza corrisponde alla funzione esercitata in un arco di tempo determinato da una unità organizzativa, cioè da un ufficio, una sezione, una ripartizione, una divisione (UOR) Gianni Penzo Doria 16 L’organizzazione tra funzioni e competenze Ente produttore Funzione A Funzione B Funzione C Organizzazione Competenza Ufficio A Competenza Ufficio B Competenza Ufficio C Gianni Penzo Doria Funzioni e competenze, ad esempio: p La funzione del Comune di Terni relativa al piano regolatore è competenza dell’unità organizzativa denominata Ripartizione urbanistica e programmazione territoriale Gianni Penzo Doria 17 Funzioni e competenze, ad esempio: La funzione dell dell’Università Università degli Studi di Padova relativa alle immatricolazioni è competenza dell’unità organizzativa denominata Segreterie Studenti Gianni Penzo Doria Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 Art. 5 (oggi abrogato D.Lgs. 165/2001) art. 5 Criteri di organizzazione 1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri: a) articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto; Gianni Penzo Doria 18 Criteri per la redazione del titolario FUNZIONE PRIMARIA - COSTITUTIVA Mission - Raison d d’être être - Statuto - Funzioni trasversali FUNZIONI GESTIONALI Organi di governo, gestione, consulenza e garanzia FUNZIONI FINALI Funzioni operative nell’ambito nell ambito della funzione primaria FUNZIONI STRUMENTALI E DI SUPPORTO Personale - servizi - beni mobili e immobili Gianni Penzo Doria Applicazione pratica I - Amministrazione g di governo, g , gestione, g , controllo,, II - Organi consulenza e garanzia III - Didattica, di ricerca, programmazione e sviluppo IV - Attività giuridico-legale Funzione primaria costitutiva Funzioni gestionali V - Studenti e laureati VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio VII - Personale VIII - Finanza, contabilità e bilancio Funzioni finali IX - Edilizia e territorio X - Patrimonio, provveditorato ed economato XI - Oggetti diversi Funzioni strumentali e di supporto Gianni Penzo Doria 19 I gradi divisionali TITOLO 1° grado divisionale CLASSE 2° grado divisionale SOTTOCLASSE 3° grado divisionale CATEGORIA 4° grado divisionale SOTTOCATEGORIA 5° grado divisionale … fascicolo Gianni Penzo Doria Riepilogo delle definizioni di titolario È un atto di organizzazione (d (decreto t legislativo l i l ti 29 d dell 1993) Appartiene alla sfera amministrativo-gestionale (decreto legislativo 165 del 2001) È un quadro di classificazione gerarchico distinto per funzioni omogenee + voci = + complessità Un buon titolario non deve superare le 200 voci, altrimenti diventa ingestibile Gianni Penzo Doria 20 I modelli organizzativi L’archivio (meno correttamente, il protocollo) attribuisce tt ib i tit titolo l e classe l all d documento t iin arrivo i Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della correttezza della classificazione. La classificazione (elemento obbligatorio, ma modificabile) può essere successivamente integrata dal responsabile del procedimento amministrativo, assegnatario dei documento, o da un suo delegato o dall’archivio stesso. Gianni Penzo Doria Le 4 caratteristiche del titolario Tassonomia funzionale Stabilità Dinamicità Inefficacia retroattiva Gianni Penzo Doria 21 Gianni Penzo Doria Stabilità e dinamicità progettato g tenendo Il titolario di classificazione va p conto che deve essere stabile per: ) normalizzare nel tempo la gestione dei documenti ma anche dinamico, cioè accogliere ogni funzione assegnata g all’ente p produttore ) per evitare un’inefficienza gestionale e quindi una sostanziale inapplicazione Gianni Penzo Doria 22 Inefficacia retroattiva Il titolario non ha efficacia retroattiva, cioè non va applicato al pregresso: sarebbe un falso storico-istituzionale! ma soprattutto un falso archivistico! Gianni Penzo Doria L’impostazione concettuale 1/3 Non esiste il miglior titolario: prima della sua applicazione ufficiale va adeguatamente sperimentato perché: A) l’archivistica è una scienza applicata B) la realtà supera spesso la fantasia Il titolario non è discrezionale, ma convenzionale Gianni Penzo Doria 23 L’impostazione concettuale 2/3 La caratteristica più importante per la sua applicazione li i è lla coerenza ((electa l t una via…) i ) Normalizzazione! Gianni Penzo Doria L’impostazione concettuale 3/3 Dov Dov’è è il mio ufficio? Il titolario non è un organigramma, ma un funzionigramma! Gianni Penzo Doria 24 Il titolario non è applicazione formale Si è assistito, in un gran numero di casi, ad un f funzionamento i t per cosìì dire di di dimezzato t d dell protocollo, t ll con l’omissione sistematica di tutte le procedure di classificazione e di fascicolazione dei documenti, per cui l’adozione del nuovo sistema si è configurata, in quei casi, come fatto meramente formale, privo di qualsiasi riflesso sul piano dell’organizzazione della memoria e su quello dell’efficienza dell efficienza amministrativa amministrativa. A. Antoniella Gianni Penzo Doria Il rapporto classificazione documento è 1:1 Ogni documento è classificato solo in un modo, pertanto, t t per ognii documento d t esiste i t una sola l classificazione. La classificazione plurima è teoricamente possibile, ma organizzativamente sconsigliabile. Esiste l’eccezione apparente del protocollo tra uffici Gianni Penzo Doria 25 Le tipologie dei documenti Documenti in arrivo Documenti D ti iin partenza t Documenti scambiati tra uffici della stessa AOO (comunemente detti “documenti interni”). Gianni Penzo Doria I documenti “interni” (tra uffici) Per documenti interni si intendono i documenti scambiati bi ti ttra lle di diverse U Unità ità O Organizzative i ti Responsabili (UOR) afferenti all’unica Area Organizzativa Omogenea - AOO. Essi si distinguono in: documenti di preminente carattere informativo; documenti di preminente carattere giuridicoprobatorio. Gianni Penzo Doria 26 Gianni Penzo Doria L’adozione del titolario g L’adozione ((cioè anche la modifica, integrazione o sostituzione) del titolario di classificazione spetta all’organo o alla funzione dirigenziale di gestione e organizzazione: ¾ segretario generale di un comune ¾ direttore amministrativo di un Ateneo Il titolario entra in vigore (viene confermato, integrato o modificato) il ¾ 1° gennaio di ogni anno Gianni Penzo Doria 27 Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29 Art. 2 (oggi abrogato D.Lgvo 165/2001) art. 2 F ti Fonti 1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo disposizioni di legge e di regolamento ovvero, sulla base delle medesime, mediante atti di organizzazione; D.Lgvo 165/2001 - art. 2 Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi generali fissati da disposizioni di legge e, sulla base dei medesimi, mediante atti organizzativi secondo i rispettivi ordinamenti, le linee fondamentali di organizzazione degli uffici. Gianni Penzo Doria Legge 15 marzo 1997, n. 59 art. 20 comma 5 lettera f) e g) 5. I regolamenti si conformano ai seguenti criteri e principi: f) trasferimento a organi monocratici o ai dirigenti amministrativi di funzioni anche decisionali che non richiedano, in ragione della loro specificità, l’esercizio in forma collegiale, e sostituzione degli organi collegiali con conferenze di servizi o con interventi, nei relativi procedimenti, dei soggetti portatori di interessi diffusi; g) individuazione delle responsabilità e delle procedure di verifica e controllo; Gianni Penzo Doria 28 Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 art. 4 comma 2 Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante poteri autonomi di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo. Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività amministrati a della gestione e dei relati amministrativa, relativii ris risultati. ltati Gianni Penzo Doria Il titolario ora è previsto per legge... (1/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - articolo 56 (R) 1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo ’ 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Gianni Penzo Doria 29 Il titolario ora è previsto per legge... (2/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 50 comma 4 Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Gianni Penzo Doria Direttiva PCM 28.10.1999: Il protocollo come sistema integrato La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di archivio – a cura delle singole amministrazioni – rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali. L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti. Gianni Penzo Doria 30 Il titolario ora è previsto per legge... (3/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 comma 4 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. protocollo È possibile aver un documento non protocollato, ma mai un documento non classificato. Gianni Penzo Doria Il titolario ora è previsto per legge... (4/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 comma 1 Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute t t nell decreto d t del d lP Presidente id t d della ll R Repubblica bbli 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni. Gianni Penzo Doria 31 Il titolario ora è previsto per legge... (5/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 1 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Gianni Penzo Doria Il titolario ora è previsto per legge... (6/7) DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 2 e 3 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. Gianni Penzo Doria 32 Il titolario ora è previsto per legge... (7/7) D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 44 comma 1, lett. c) 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: … c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari originari. Gianni Penzo Doria La responsabilità dei dirigenti DPR 8 gennaio 2001, n. 37 art. t 5 – Responsabilità R bilità d deglili archivi hi i I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonché della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi. Gianni Penzo Doria 33 Due titolari a distanza di 100 anni in Gazzetta Il titolario p per i comuni: Circolare del Ministero dell’Interno del 1° marzo 1897, n. 17100-2 Il titolario per le università: D.R. D R 11 dicembre 1997 Unipd (Gazzetta Ufficiale 29.12.1997, n. 301) e Circolare UCBA del 16.03.1998) Gianni Penzo Doria Circolare MT-RGS/AIPA/ISTAT Allegato 1 alla circolare n.1 del 7 gennaio 1999 del Ministero del Tesoro RGS, istruzioni per l’attuazione del d.lgt n.29/93 concernente il monitoraggio della spesa del personale – esercizio 1998 GU 19 gennaio 1999 supplemento n.17 ) come esempio di analisi delle funzioni e delle attività delle pubbliche amministrazioni condotte secondo criteri uniformi. Si tratta di un primo punto di partenza per la definizione di un titolario con particolare riferimento alle voci che si riferiscono alle attività di funzionamento e autogestione Gianni Penzo Doria 34 Serve un titolario nell’era dell’informatica? Il mito della ricerca globale sulle banche dati ha fatto ritenere it a molti lti che h l’organizzazione l’ i i archivistica hi i ti fosse f un evento ormai superato dall’ingresso prepotente delle nuove tecnologie e in particolare di quelle di information retrieval Proprio la grande mole di dati e informazioni archiviabili nelle memorie digitali ha amplificato l’esigenza di un’organizzazione archivistica, archivistica basata non tanto sui documenti (dai quali ricavare dati e informazioni), quanto piuttosto sulle relazioni stabili (e da mantenere stabilmente) tra i documenti all’interno di un sistema informativo documentale Gianni Penzo Doria Serve un titolario nell’era dell’informatica? Guida la sedimentazione dei documenti secondo modalità d lità e regole l che, h innanzitutto, i it tt rispecchiano i hi lle specifiche funzioni del soggetto stesso e non il suo mutevole organigramma Individua la posizione logica di ciascun documento all’interno della classificazione e poi fisica in archivio attraverso il fascicolo Gianni Penzo Doria 35 Serve un titolario nell’era dell’informatica? Permette di organizzare i documenti all’origine Incide nella fase di produzione e di sedimentazione dell’archivio La classificazione rende esplicito e visibile il vincolo archivistico archivistico. Gianni Penzo Doria Serve un titolario nell’era dell’informatica? L’information retrieval (Google) fornisce dati disaggregati e non contestualizzati La classificazione fornisce le informazioni di contesto necessarie a capire l’iter logico-giuridico di un affare, di una attività o di un procedimento Gianni Penzo Doria 36 Cos’è Titulus 97? È il progetto (realizzazione) per la redazione e la condivisione di i i di un sistema i t iinformativo f ti d documentale t l per gli archivi delle università italiane: ¾ Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti dal protocollo all’archivio storico ¾ Titolario di classificazione Gianni Penzo Doria Cos’è Titulus 97? Non è solo un “titolario di classificazione”, ma un “ d operandi”, “modus di” una rete t di llavoro e di iincontri, t i che h richiede un confronto costante tra gli atenei che lo applicano Gianni Penzo Doria 37 Obiettivi di Titulus 97 Garantire l’efficienza e la trasparenza della gestione d documentale t l Assicurare la conservazione della memoria dell’ente Creare un sistema archivistico universitario standardizzato, basato sulla condivisione di regole e strumenti per la corretta formazione e conservazione dell’archivio dell archivio Gianni Penzo Doria Gli strumenti di Titulus 97 Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei d documenti ti amministrativi i i t ti i d dall protocollo t ll all’archivio ll’ hi i storico Manuale di gestione per il protocollo informatico Titolario (uno per AC e uno per le strutture) Gianni Penzo Doria 38 Il quadro progettuale di riferimento Titulus 97 si inserisce in un quadro progettuale di riferimento if i t relativo l ti aglili archivi hi i d delle ll università i ità ititaliane li Gianni Penzo Doria I progetti archivistici EuroTitulus AURORA Titulus Organi PROGETTO ARCHIVI Titulus 97 Manuale di gestione Thesis 99 Si ili hi i Siciliarchivi Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari Veneziarchivi 2 - IUAV Giuliarchivi eXtra Pugliarchivi Ad P Personam Universitas Rerum In Itinere Cartesio Gianni Penzo Doria 39 I progetti archivistici Nel 2008 e nel 2009 saranno sviluppati i progetti: Titulus Caronte Atlantis Gianni Penzo Doria Le date di Titulus 97 Ideato nel luglio 1995 Approvato come progetto nel febbraio e aprile 1996 Pubblicato in G.U. nel dicembre 1997 Gianni Penzo Doria 40 Le cifre di Titulus 97 56 Atenei aderenti ufficialmente (su 77) 42 utilizzano anche il software Titulus 97 Gianni Penzo Doria Le modifiche di Titulus 97 L’11 novembre 1997 è iniziata la sua applicazione all’Università ll’U i ità degli d li St Studi di di P Padova d 1ª modifica: 1999 (accorpamento del titolo VII e VIII relativi al personale) 2ª modifica: 2001 (introduzione di nuove classi e ridefinizione di poche altre) 3ª modifica: 2006 (approvata il 23 marzo 2006 a Venezia IUAV AP) Presentazione QUI a Pavia il 31 marzo 2006 Gianni Penzo Doria 41 L’entrata in vigore della terza versione 1° gennaio 2007 Dal 1° aprile al 31 ottobre 2006 questo titolario verrà sottoposto tt t a verifica ifi e sperimentazione i t i d da parte t d deglili operatori e della comunità scientifica. Raccolte e validate le eventuali modifiche entrerà in vigore dal 1° gennaio 2007. Gianni Penzo Doria Le ragioni della terza modifica Una riforma universitaria di notevole ampiezza, in particolare ti l ¾ DM 509/1999 ¾ DM 270/2004 In generale delle ripercussioni della riforma della amministrazione pubblica: ¾ DPR 445/2000 ¾ D.Lgs. 196/2003 ¾ D.Lgs. 82/2005 Gianni Penzo Doria 42 Il gruppo di lavoro Costituzione di un gruppo di lavoro tra gli atenei aderenti: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Alma mater studiorum - Università di Bologna Politecnico di Milano Università Ca’ Foscari di Venezia Università degli Studi del Piemonte Orientale Università degli Studi di Catania Università degli Studi di Padova Università degli Studi di Pavia Università degli Studi di Salerno Università IUAV di Venezia Gianni Penzo Doria E la indispensabile partecipazione E la indispensabile partecipazione dell’organo di vigilanza i il suglili archivi hi i delle d ll università i ità italiane: it li ¾ Direzione Generale per gli Archivi (Servizio III - Archivi non statali) Gianni Penzo Doria 43 E le persone, per le quali... ... va rovesciata la teoria sul project management: ¾ Gennaro Capasso ¾ Sabina Carboni ¾ Teresa Lucia Colombo ¾ Salvatore Consoli ¾ Ilaria Cristallini ¾ Antonella Giacchetto ¾ Donatella D t ll M Mazzetto tt ¾ Katia Milanese ¾ Maria M i G Grazia i P Pastura t ¾ Remigio Pegoraro ¾ Gianni Penzo Doria ¾ Antonella Sannino ¾ Carla Tonin ¾ Leonardo Tortorella ¾ Michele Toschi Gianni Penzo Doria Roma, 27Gianni settembre 2005 Penzo Doria 44 Può un ateneo modificare il titolario? Si tratta di un sistema condiviso: ¾ Chi lo modifica solo per sé, indipendentemente dagli altri, non fa sistema e quindi non viene considerato parte di Titulus 97 ¾ Se si rendesse necessaria una modifica o una integrazione al titolario anche per un solo ateneo, è ragionevolmente g p plausibile sostenere che q quella modifica si rende necessaria anche per tutti gli altri atenei che aderiscono al sistema ¾ Si intende modificato anche il titolario basato su tre o più livelli, anche se i primi due corrispondono Gianni Penzo Doria I CALZINI DEL PRINCIPE CARLO I due nuovi titolari di classificazione per gli archivi delle università aderenti a Titulus 97 45 I calzini del principe Carlo 1/3 Problema: il principe Carlo di Windsor ha 8.340 paia di calzini. calzini Ogni calzino ha le giarrettiere abbinate e fiocchi ornamentali. Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare quelli intonati con la cravatta e ha 5 minuti di tempo per farlo Come fa? Gianni Penzo Doria I calzini del principe Carlo 2/3 Archibald mette tutti i calzini in un armadio (titolario di classificazione) L’armadio ha 3 suddivisioni (titoli) I - Calzini estivi II - Calzini invernali III - Calzini per la mezza stagione L’anta I “calzini estivi” ha 3 sottoante (classi) I/1 - Calzini di seta I/2 - Di cotone I/3 - Fresco di lana (in Inghilterra può far fresco anche d’estate) All’interno dell’anta, dell’anta Archibald crea le aggregazioni (i fascicoli) per colore all’interno della tipologia: I/1.1 - Verdi I/1.2 - Blu I/1.3 - Neri I/1.4 - Scozzesi (per il kilt) I/1.5 - Marroni Gianni Penzo Doria 46 I calzini del principe Carlo 3/3 Un giorno di luglio Carlo indossa una cravatta scozzese. A hib ld apre l’anta Archibald l’ I/3 4 I/3.4. Cioè apre l’anta I (“calzini estivi”), la sottoanta 3 (“fresco di lana”) e il fascicolo 4 (“calzini scozzesi”) dove trova il paio di calzini appropriato con attaccate le giarrettiere e i fiocchi ornamentali (cioè non trova il singolo calzino/documento ma l’intero fascicolo: il paio di calzini con i reggicalzini e i fiocchi adatti a quel paio, assieme a tutti gli altri che corrispondono a quelle caratteristiche). Gianni Penzo Doria ... ma attenzione! Gianni Penzo Doria 47 La classificazione da sola non è efficace La classificazione individua il documento all’interno di una catena logica funzionale. Il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l’indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla legge. Gianni Penzo Doria Classificazione e fascicolazione La classificazione è una dichiarazione di contesto funzionale La fascicolazione è una dichiarazione di contesto procedimentale (o di affare o di attività) Gianni Penzo Doria 48 Documento e fascicolo 1/2 Il documento ha contenuto autonomo,, ma coerente,, rispetto al fascicolo; Il documento ha classificazione omogenea, ma contenuto diverso da quello del fascicolo corrispondente. Gianni Penzo Doria Documento e fascicolo 2/2 Il fascicolo non è uno strumento classificatorio,, ma organizzatorio con coerenza rispetto alla classificazione dei documenti che ne fanno parte Ogni documento ha un senso (giuridico, amministrativo, fiscale, archivistico, etc.) solo se connesso al rispettivo fascicolo Gianni Penzo Doria 49 La Ducati Monster Gianni Penzo Doria Titolario e fascicolo Il fascicolo non è un g grado divisionale del titolario Gianni Penzo Doria 50 Records management ottimale Documento in arrivo Registratura Smistamento all’UOR Assegnazione al RPA Trattazione dell’affare o del procedimento amministrativo • Istruzione del fascicolo • Gestione del titolario e massimario • Creazione delle banche dati Gianni Penzo Doria Legge 7 agosto 1990, n. 241 art. 4 comma 1 1. Ove non sia g già direttamente stabilito p per legge gg o p per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento finale. Gianni Penzo Doria 51 Legge 7 agosto 1990, n. 241 art. 5 comma 1 1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sè o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità bilità d dell’istruttoria ll’i t tt i e di ognii altro lt adempimento d i t inerente il singolo procedimento nonchè, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale. 2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell’art. 4. 3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse. Gianni Penzo Doria Legge 7 agosto 1990, n. 241 art. 6 1. Il responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i q di legittimazione g ed i p presupposti pp che siano rilevanti requisiti per l’emanazione del provvedimento; b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone ll’indizione indizione o o, avendone la competenza competenza, indìce le conferenze di servizi di cui all’art. 14; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione. Gianni Penzo Doria 52 Records management ottimale WORKFLOW,, 241/90 Documento in arrivo Responsabilità Flusso controllato Smistamento all’UOR Registratura EFFICACIA PROBATORIA (Attestazione notarile) Assegnazione al RPA Trattazione dell’affare o del procedimento amministrativo In un’unica soluzione Numero f.to AIPA • Istruzione del fascicolo • Gestione del titolario e massimario • Creazione delle banche dati Gianni Penzo Doria DOCUMENTO IN ARRIVO Soggetto esterno alla AOO Archivio Generale - Protocollo UOR RPA assegnazione errata Protocollare? SI Documento in arrivo protocollazione, classificazione, smistamento Iter dell procedimento/ affare + fascicolazione verifica correttezza assegnazione No ma va gestito Segnatura e scansione ottica classificazione e smistamento assegnazione corretta Individuazione RPA Gestione pratica Chiusura fascicolo N documento No: d t meramente t informativo (pubblicità o altro) Smistamento Archiviazione Gianni Penzo Doria 53 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DI UN DOCUMENTO RIGUARDANTE UN PRIN Titolo Titolo I – Amministrazione, Titolo II - Organi Rappresenta le macrofunzioni dell’ente 1 Classe Titolo III – Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo Individua le funzioni dell’ente Classe 1 – 10: ...omissis... Fascicolo 2 Contiene i documenti prodotti nel corso di un procedimento amministrativo, di un affare o di una attività Classe 11 – Progetti e finanziamenti Repertoriazione del fascicolo FASCICOLO 2006 = anno di apertura del fascicolo III = titolo III – Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo 11 = classe 11 – Progetti e finanziamenti p del fascicolo 32 = numero di repertorio «PRIN» = denominazione del fascicolo 2006–III/11.32 «PRIN» Documento (prot. n) Documento (prot. n) Documento (prot. n) Atto o fatto Atto o fatto Atto o fatto 3 1) Individuazione del titolo 2) Individuazione della classe 3) Fascicolazione del documento Gianni Penzo Doria Il fascicolo è un output trasversale Direzione Ufficio A Ufficio B Ufficio C Fascicolo Gianni Penzo Doria 54 Il fascicolo va repertoriato Anno di apertura Numero del fascicolo Titolo Classe Gianni Penzo Doria In archivistica... Indice di classificazione Segnatura archivistica (repertoriazione del fascicolo) Gianni Penzo Doria 55 Smistamento Assegnazione Gianni Penzo Doria Sottofascicoli Gianni Penzo Doria 56 Per lo studente la classificazione è V/0 0 = qualsiasi classe Gianni Penzo Doria V/0 V/2 V/4 V/8 V/10 Gianni Penzo Doria 57 Logica e fisica... Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 58 Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 59 Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 60 Fonte: Remigio Pegoraro Gianni Penzo Doria Le partizioni del fascicolo Fascicolo Sottofascicolo Inserto 24 - Numero del fascicolo 2 - Numero del sottofascicolo 1- Numero dell’inserto Gianni Penzo Doria 61 In archivistica si legge così Da sx a dx: Fascicolo aperto nel 2007, classificato nel titolo V, classe 6, repertoriato con il numero 24, sottofascicolo 2, inserto 1 Da dx a sx: Primo inserto del sottofascicolo 2, del ventiquattresimo fascicolo aperto nella classe 6 del titolo quinto nell’anno 2007. Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 62 Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 63 Il fascicolo e l’efficacia Il fascicolo f i l garantisce ti non solo l l’l’efficienza ffi i d ll della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l’efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento Gianni Penzo Doria Consiglio Stato sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo) Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell’atto amministrativo quando le ragioni poste a base del provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del procedimento. Min. Difesa c. Marchesiello Gianni Penzo Doria 64 Consiglio Stato sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo) La funzione della motivazione del provvedimento amministrativo è quella di consentire la possibilità di valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza delle scelte dell’amministrazione; tale funzione risulta soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel provvedimento finale non risultano chiaramente e compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta, nondimeno queste possono essere agevolmente colte dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel provvedimento finale. Carfi c. Pres. Cons. e altro Gianni Penzo Doria Il fascicolo e il diritto di accesso Il ffascicolo i l garantisce ti l’l’esercizio i i d dell di diritto itt di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni). Gianni Penzo Doria 65 Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188 Diritto di accesso anche sugli allegati È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento». Gianni Penzo Doria TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356 (L’archivio disordinato non è una scusa!) La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre g termini ragionevoli. L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria. Conclusivamente poiché non è contestabile che il provvedimento Conclusivamente, o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d’archivio. Gianni Penzo Doria 66 Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella PA (Nicolais) Direttiva 6 dicembre 2007, n. 8 Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche amministrazioni – Responsabilità disciplinare Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità da parte dell’autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi per la conclusione del in cui il trascorrere del termine p procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il rigetto dell’istanza, ove ciò sia ricondotto ad una "difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356). [16 aprile 2003] Gianni Penzo Doria TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892 L’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione ovvero ad altra iniziativa giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di protezione giurisdizionale. Gianni Penzo Doria 67 Consiglio di Stato, sez. VI, 11 maggio 2007, n. 2314 Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ha come fine quello di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di f favorirne i llo svolgimento l i t iimparziale, i l a qualsiasi l i i soggetto tt vii abbia bbi interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. È questo un requisito di ordine sostanziale, che si deve riconoscere alla base della pretesa e che richiede una specifica indagine da parte del Giudice, essendo indubbio che tale interesse abbia una dimensione autonoma rispetto a quello che viene fatto valere in giudizio per ottenere “il bene della vita”; pur se autonomo, però, dall’interesse a ricorrere finale, esso è capace di qualificare autonomamente la posizione soggettiva che coincide col diritto di accesso. Gianni Penzo Doria TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 1/2 La legittimazione ad accedere non sussiste solo in caso di legittimazione ad impugnare il provvedimento finale, essendo il diritto (rectius: interesse) di accesso sorretto oltre che da una finalità di tutela anticipata individuale anche da una funzione partecipativa e di controllo sulla trasparenza e sull’imparzialità dell’azione amministrativa (cfr. C.d.S., sez.IV, sent.20-2-1995, n.108), anche se l’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi deve assurgere a bene della vita autonomo, distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione. Se quindi la regola emergente dall’art.24 della l.n.241/90, come affermato dalla giurisprudenza (Cons.St., Ad.plen., 4.2.1997, n.5), è quella della pubblicità bbli ità d dell’azione ll’ i amministrativa, i i t ti lle iipotesi t i costituenti tit ti eccezioni i i all suddetto principio si consolidano innanzitutto attraverso l’enucleazione del segreto di Stato o comunque di interessi e valori di rilievo pubblicistico, mentre residua, sull’opposto versante delle situazioni di ascrizione privata, soltanto il caso della “riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese”. Gianni Penzo Doria 68 TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 2/2 Considerato che nel caso di specie la ricorrente, da un lato, ha obiettivo interesse a conoscere i termini attraverso i quali si è dipanato l’iter procedimentale che ha condotto all’occupazione all occupazione dell’area dell area di sua proprietà, anche al fine di verificare l’opportunità di un’azione giurisdizionale, mentre, dall’altro, non sussiste alcuna delle ipotesi normativamente previste che impedisca il dispiegarsi del diritto all’ostensione, sussistono tutti i presupposti perché sia consentito l’accesso alla documentazione oggetto della richiesta appositamente avanzata in data 13.10.2004. Né, d’altra parte, le generiche difficoltà segnalate g dall’Amministrazione di materiale rinvenimento negli g uffici della documentazione richiesta possono apparire sufficienti ad interdire l’accesso, in assenza di speciali ed imprevedibili circostanze che abbiano sfavorevolmente inciso sul piano logistico od organizzativo. Gianni Penzo Doria TAR Campania, sez. III, 12 aprile 2007, n. 3454 Il nuovo art. 21 octies della L. 7 agosto 1990, n. 241 introdotto con la L. n. 15/2005, al comma 2, stabilisce che: Non è annullabile il provvedimento adottato in violazione di norme sul procedimento o sulla forma degli atti qualora per la natura vincolata del provvedimento qualora, provvedimento, risulti palese che il suo contenuto dispositivo non avrebbe potuto essere diverso da quello in concreto adottato. Trattasi all’evidenza di una norma di grande rilievo pratico che, nell’introdurre una distinzione tra illegittimità “forti” ed illegittimità “deboli”, ha inteso porre un freno all’operare incontrastato della sanzione invalidante, quale conseguenza inevitabile della riscontrata illegittimità, rompendo l’equazione illegittimità = annullabilità e la cui ratio ispiratrice è, in buona sostanza, riconducibile a quella concezione riduttiva della giurisdizione amministrativa come volta unicamente a statuire sulla legittimità o meno del provvedimento impugnato, dando, invece, spazio la logica di una giurisdizione di spettanza, intesa a stabilire la fondatezza o meno della pretesa sostanziale fatta valere in giudizio (ed, in tal senso può ritenersi l’insufficienza della pur riscontrata illegittimità formale ad impedire il riconoscimento diretto del bene della vita). Gianni Penzo Doria 69 TAR Veneto, III, 25 febbraio 2009, n. 466 Quando l’amministrazione dichiara di non essere in grado di rintracciare un documento che essa risulta detenere, e da essa stessa richiesto all’interessato p per attribuirgli g un’utilità,, nonostante questi q abbia fornito specifici elementi per individuarlo, la stessa potrà legittimamente negargli tale utilità, appunto perché la domanda è carente del documento, ma soltanto se riesca a dimostrare che l’irreperibilità del documento non è imputabile a sua negligenza (e tale va considerata anche una disfunzione organizzativa), e che gli eventuali elementi presuntivi e circostanziali, forniti in alternativa dall’interessato (e, così, anche gli eventuali atti sostitutivi di notorietà) non sono concretamente in grado di supplire al documento mancante. mancante Invero, la data - seppure approssimativa - e il nominativo sono di solito elementi oggettivamente necessari e sufficienti per la ricerca di documenti, ferma la possibilità per l’Amministrazione di dimostrare il contrario, ma non certamente invocando le proprie soggettive carenze organizzative. Gianni Penzo Doria Codice penale, art. 490 (Perdita di documenti - scarto abusivo) Art. 490 S Soppressione, i di distruzione t i e occultamento lt t di atti tti verii Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto pubblico o una scrittura privata veri soggiace rispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477, 482 e 485, secondo le distinzioni in esso contenute. Si applica la disposizione del capoverso dell’articolo dell articolo precedente. Gianni Penzo Doria 70 Classificazione e fascicolazione assicurano il diritto di accesso Se l’archivio corrente non è organizzato g attraverso le procedure di classificazione e fascicolazione dei documenti, parole come trasparenza, diritto di accesso, efficienza e pubblicità diventano prive di significato. Nella legislazione sugli enti locali queste parole erano state introdotte cinque anni prima della legge 241/1990! Gianni Penzo Doria Legge 27 dicembre 1985, n. 816 art. 25 Aspettative, permessi e indennità degli amministratori locali art. 25 – Diritto di visione degli atti Tutti i cittadini hanno diritto di prendere visione di tutti i provvedimenti adottati dai comuni, dai consigli circoscrizionali, dalle aziende speciali di enti territoriali, dalle unità sanitarie locali, dalle comunità montane. Le amministrazioni i i t i i di disciplinano i li con proprio i regolamento l t l’esercizio di tale diritto. Gianni Penzo Doria 71 Legge 8 giugno 1990, n. 142 art. 7 comma 3 Ordinamento delle autonomie locali Art 7 comma 3 Art. Tutti gli atti dell’amministrazione comunale e provinciale sono pubblici ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del sindaco o del presidente della provincia che ne vieti l’esibizione, conformemente a quanto previsto dal regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare i di il di diritto itt alla ll riservatezza i t d delle ll persone, d deii gruppi e delle imprese. Gianni Penzo Doria Legge 8 giugno 1990, n. 142 art. 7 comma 4 Ordinamento delle autonomie locali Art. 7 comma 4 Il regolamento assicura ai cittadini, singoli e associati il diritto di accesso agli atti amministrativi e disciplina il rilascio di copie di atti previo pagamento dei soli costi; individua, con norme di organizzazione degli uffici e dei servizi i responsabili dei procedimenti, detta le norme necessarie per assicurare ai cittadini l’informazione sullo stato degli atti e delle procedure e sull sull’ordine ordine di esame di domande domande, progetti e provvedimenti che comunque li riguardino; assicura il diritto dei cittadini di accedere, in generale, alle informazioni di cui è in possesso l’amministrazione. Gianni Penzo Doria 72 Legge 7 agosto 1990, n. 241 art. 22, comma 1 1. Al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi, secondo le modalità stabilite dalla presente legge. Gianni Penzo Doria DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 1 1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato. Gianni Penzo Doria 73 DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 2 2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996 1996, n n. 675, e successive modifiche ed integrazioni, e nell’ambito delle misure organizzative previste dall’articolo 22, comma 3, della legge 8 agosto 1990, n. 241, i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo informatico per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni. Gianni Penzo Doria DPR 445/2000 - art. 59 - ora CAD DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 3 3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione l acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dall’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto d lP del Presidente id t d della ll R Repubblica bbli 10 novembre b 1997 1997, n. 513 513, e dai relativi regolamenti di attuazione. Gianni Penzo Doria 74 DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 4 4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti t ti alla ll pubblica bbli amministrazione i i t i possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni messe a disposizione - anche per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di cui all’articolo 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29. Gianni Penzo Doria Costituzione – art. 113 Contro gli atti della pubblica amministrazione è sempre giurisdizionale dei diritti e degli g interessi ammessa la tutela g legittimi dinanzi agli organi di giurisdizione ordinaria o amministrativa. Tale tutela giurisdizionale non può essere esclusa o limitata a particolari mezzi di impugnazione o per determinate categorie di atti. La legge determina quali organi di giurisdizione possono annullare gli atti della pubblica amministrazione nei casi e con gli effetti previsti dalla legge stessa. Gianni Penzo Doria 75 Regola dell’ostensibilità del fascicolo (Sandulli) Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi l itti i sii può legittimi ò sottrarre tt all sindacato i d t d deii giudici. i di i Quindi esiste il dovere da parte della pubblica amministrazione di consentire ai soggetti toccati da provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del relativo procedimento e degli altri atti presupposti (rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.). Gianni Penzo Doria Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti Adunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134 art. 6 Diritto di accesso e diritto di consultazione 1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso ai docu a documenti e t de dell’archivio ac o co corrente e te e de dell’archivio ac od di depos deposito, to, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico. Gianni Penzo Doria 76 Linee guida per la gestione e la tenuta dei documenti DPGR 16 giugno 2004, n. 115 art. 9 Di itt di accesso e diritto Diritto di itt di consultazione lt i 1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico. Gianni Penzo Doria Consiglio Stato sez. VI, 12 febbraio 2001, n. 652 (ostensibilità del fascicolo e atti segretati a fascicolo) Il principio processuale di parità delle parti non comporta che, a tutela del diritto di difesa, sia consentito dall’Autorità garante della concorrenza e del mercato l’accesso a tutti gli atti e documenti acquisiti dall’Autorità medesima nel procedimento di sua competenza; esso implica soltanto che alle imprese venga reso possibile la conoscenza del contenuto dell’intero fascicolo, con indicazione degli atti segretati e del relativo contenuto e che, in relazione ai documenti specificamente parti ricorrenti come rilevanti ai fini dell’esercizio indicati dalle p della difesa la segretazione sia strettamente limitata alle cosiddette “parti sensibili” del documento. Gianni Penzo Doria 77 Cassazione civile, sez. II, 29 gennaio 1983 n. 821 (fascicolazione dei documenti) L’inserimento di documenti nel fascicolo di parte equivale alla loro p produzione in udienza,, q quando essi vengono g messi nella reale disponibilità dell’ufficio e dell’altra parte che può prenderne concreta conoscenza. Gianni Penzo Doria Consiglio Stato sez. IV, 19 febbraio 1999, n. 180 (conoscenza piena degli atti attraverso il fascicolo) In sede di procedimento disciplinare promosso a seguito di giudizio p g penale l’amministrazione deve avere a disposizione p il fascicolo degli atti processuali in modo da poterne avere diretta conoscenza, essendo illegittima la determinazione sanzionatoria semplicemente mutuata dalla decisione penale (di I grado) contenente giudizio di colpevolezza dell’impiegato. Gianni Penzo Doria 78 Cassazione civile, sez. III, 5 novembre 1981 n. 5835 (fascicolazione dei documenti) A norma degli art. 74 e 87 disp.att.c.p.c., gli atti e i documenti di parte prodotti prima della costituzione in giudizio devono essere elencati in apposito indice del fascicolo che li contiene contiene, controllato e sottoscritto dal cancelliere; mentre quelli prodotti dopo la costituzione vanno depositati in cancelleria con la comunicazione del loro elenco alle altre parti e, se esibiti in udienza, devono essere elencati nel relativo verbale. L’inosservanza di tali adempimenti preclude alla parte la possibilità di utilizzare i propri documenti come fonte di prova salvo l che h sii accerti ti che h lla controparte, t t iinteressata t t a ffar valere l l’irregolarità dell’esibizione, avendone avuto conoscenza, abbia accettato l’esibizione stessa, anche implicitamente, col discutere il valore ed infirmarne il contenuto. Gianni Penzo Doria Cassazione civile sez. II, 30 maggio 1997, n. 4822 (indice e rito del fascicolo) 1/2 Ai sensi degli art. 74 ed 87 disp. att. c.p.c., gli atti ed i documenti prodotti prima della costituzione in giudizio devono essere elencati nell’indice del fascicolo e sottoscritti dal cancelliere, mentre quelli prodotti dopo la costituzione vanno depositati in cancelleria con la comunicazione del loro elenco alle altre parti (oppure, se esibiti in udienza, devono essere elencati nel relativo verbale, sottoscritto, del pari, del cancelliere), di guisa che l’inosservanza di tali adempimenti, rendendo irrituale la compiuta produzione preclude alla parte la possibilità di utilizzarli come produzione, fonte di prova, ed al giudice di merito di esaminarli, sempreché la controparte legittimata a far valere le irregolarità non abbia, pur avendone preso conoscenza, accettato, anche implicitamente, il deposito della documentazione. Gianni Penzo Doria 79 Cassazione civile sez. II, 30 maggio 1997, n. 4822 (indice e rito del fascicolo) 2/2 Ne consegue che, accertata la irritualità della produzione in sede di giudizio di merito, la contumacia della parte interessata alla relativa rilevazione non consente di ritenerne sussistente una sua “accettazione implicita” (che dovrebbe conseguire ad una non ipotizzabile - conoscenza della detta produzione), non risultando conferente, in proposito, il richiamo alla norma di cui all’art. 292 c.p.c. (secondo la quale il contumace non ha, sì, diritto ad alcuna comunicazione dei documenti depositati dalla controparte ma limitatamente alle sole ipotesi di produzioni controparte, documentali rituali), e non potendosi, immotivatamente, ritenere che la scelta processuale della contumacia comporti una implicita "mancata contestazione" di documenti irritualmente prodotti. Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 38 3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici bbli i servizi i i sono sottoscritte tt itt d dall’interessato ll’i t t iin presenza d dell dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15,, comma 2 della legge gg 15 marzo 1997,, n.59. (L) ( ) Gianni Penzo Doria 80 DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di p protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi. Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato p per le aree organizzative g omogenee, g le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Gianni Penzo Doria 81 DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 65 Requisiti del sistema p la g per gestione dei flussi documentali 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3) 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R) Gianni Penzo Doria 82 DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3) 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando ll’organizzazione organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R) Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3) 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R) Gianni Penzo Doria 83 Il 7 marzo 2005 il CAD è approvato Gianni Penzo Doria Il secondo parere del Consiglio di Stato: adunanza 30 gennaio 2006, n. 31/2006 Sullo schema di decreto correttivo, il CdS ha espresso ulteriori e durissime osservazioni: Continua l’alluvione di norme e il relativo declassamento del Codice Non deve limitarsi a ribadire finalità ideali, ma deve dare concreta ed effettiva attuazione alla svolta informatica nella amministrazione pubblica Quando i flussi documentali vengono affidati all’informatica all informatica, questa non è più un mero strumento tecnico di automazione, ma una vera risorsa strategica, necessaria per l’efficacia delle politiche della amministrazione Manca il coordinamento sugli obblighi fiscali sui documenti informatici Gianni Penzo Doria 84 Alcuni limiti ... Il Codice attua una dicotomia, che diventa una cesura ideologica e informatica, informatica tra documenti cartacei e documenti digitali Non è prevista la gestione ibrida dei documenti, invece presente ora e per il futuro in tutta la amministrazione pubblica Scompare l’attenzione verso i ruoli strategici e l’i di l’indicazione i di sviluppo il verso sistemi i t i integrati i t ti (ad es. DPR 513/1997, art. 20) Gianni Penzo Doria Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale Art. 41. Procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente. 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può g in un fascicolo informatico g gli atti,, i documenti e i dati raccogliere del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. Gianni Penzo Doria 85 La bozza del 2 dicembre 2005 ha aggiunto 3 commi L’art. 15 dello schema di D.Lgs. g di correzioni e integrazioni g al CAD ha aggiunto 3 commi di nuove specifiche all’art. 41. Gianni Penzo Doria art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 1/3 2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità dell interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro della Funzione pubblica. Incoerenza archivistica! Gianni Penzo Doria 86 art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 2/3 2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione: procedimento,, che cura la dell’amministrazione titolare del p costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento; dell’oggetto del procedimento; dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater. Gianni Penzo Doria art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 3/3 2quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno gli altri soggetti gg da essa accesso solo l’amministrazione titolare e g individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla legge n. 241 del 1990. Gianni Penzo Doria 87 Il fascicolo si distingue in 5 tipologie Fascicolo di affare Fascicolo di attività Fascicolo di procedimento amministrativo Fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona giuridica Gianni Penzo Doria Il fascicolo e il principio di omogeneità Ogni fascicolo conserva documenti classificati in maniera omogenea per il grado divisionale scelto Un fascicolo archivistico non può contenere documenti classificati in modo eterogeneo Il fascicolo di persona (fisica e giuridica) ha la sua omogeneità al primo grado divisionale, con l’eccezione del fascicolo di persona “endoprocedimentale” Gianni Penzo Doria 88 Fascicoli per “Pratica” “P ti ” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO Fascicoli per “Pratica” “P ti ” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO 89 Il fascicolo di affare Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale. 2008 - I/6.23 I/6 23 «Gruppo di lavoro sul sistema informativo» 2008 – VII/14.35 «Corso di formazione sul procedimento amministrativo» Gianni Penzo Doria Fascicoli per “Pratica” “P ti ” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO 90 Il fascicolo di attività Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche e per la quale, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale. 2008 - V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio» 2008 - I/12.14 «Statistiche e reportistica per il 1° trimestre 2008» Gianni Penzo Doria Fascicoli per “Pratica” “P ti ” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO 91 Il fascicolo di procedimento amministrativo Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. 2008 – VII/1.14 VII/1 14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C» 2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci fotocopiatrici per il settore Affari generali» Gianni Penzo Doria Il procedimento amministrativo Il procedimento amministrativo è come un torrente di montagna, che trascina a valle tronchi, detriti di ogni genere: assistiamo a “loop” incredibili Ci vuole un temporale per “metterlo in moto” Esiste una fase “tennistica” del procedimento Output è diverso da Outcome Mandarinismo della amministrazione pubblica Mi li Miglioramento t iincrementale t l o reingegnerizzazione i i i Rivoluzione / Riformismo Fonte: Pietro di Benedetto – UniDOC 2008 Gianni Penzo Doria 92 Fascicolo di persona Fisica Personale Giuridica Studente Gianni Penzo Doria Fascicolo di persona fisica di p personale di studente Gianni Penzo Doria 93 Altre tipologie del fascicolo di persona Il fascicolo di p persona è un “genus” g che ha molte “species” p e “subspecies”: Fascicolo di personale Fascicolo di studente Fascicolo di assegnista Fascicolo di partecipante a una selezione (concorso esame di Stato (concorso, Stato, etc etc.)) Fascicolo di 150 ore Fascicolo di co.co.pro. Gianni Penzo Doria Personale Tecnico amministrativo B C, B, C D D, EP [Dirigente] Docente CEL Ricercatore Associato Ordinario Gianni Penzo Doria 94 Il modello archivistico per il fascicolo di persona 1/2 Le due macrotipologie p g di fascicoli di p persona sono 9 Fascicolo di personale 9 Fascicolo di studente Nel titolario per gli archivi universitari ci sono due classificazioni: 9 V/0 per i documenti inerenti agli studenti 9 VII/0 per i documenti inerenti al personale Gianni Penzo Doria Il modello archivistico per il fascicolo di persona 2/2 Le camicie dei fascicoli di p persona devono essere “parlanti” e di “carta forte” I documenti si sedimentano (basso / alto) in ordine cronologico ed è possibile prevedere dei sottofascicoli in base alle varie funzioni Gianni Penzo Doria 95 Il fascicolo di personale Il fascicolo di p personale è una tipologia p g del fascicolo di persona Si tratta di un fascicolo: 9 multiprocedimentale 9 multiaffare 9 multiattività Il fascicolo di persona può essere istruito come sottofascicolo di un fascicolo procedimentale (assegnisti, concorsi, partecipanti a esame di Stato, etc.) Gianni Penzo Doria Dati, schede e fascicolo Confluiscono nel fascicolo di persona anche una serie di dati e informazioni, impropriamente chiamati “fascicolo” Gianni Penzo Doria 96 Il fascicolo di personale Gianni Penzo Doria La situazione attuale in Unipd Il ffascicolo i l d dell personale l è attualmente tt l t gestito tit d da 11 UOR dell’Amministrazione centrale. Gianni Penzo Doria 97 Infatti, se ne occupano 1. Servizio Legale 2 Servizio 2. S i i Amministrazione A i i t i d l personale del l 3. Servizio Concorsi e Carriere 4. Servizio Formazione 5. Servizio Organizzazione 6. Servizio Pensioni 7. Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere 8 Servizio Relazioni sindacali e assunzioni 8. 9. Servizio Servizi sociali – provvidenze 10. Sicurezza (tutela della salute) 11. Servizio Acquisti (per Legnaro) 12. ... Archivio Generale di Ateneo Gianni Penzo Doria Infatti, se ne occupano Ciò provoca: una frammentazione delle responsabilità il nascere di fascicoli non autorizzati Gianni Penzo Doria 98 Allora è nato il progetto: AD PERSONAM Gianni Penzo Doria I dati previsti I dati previsti per il fascicolo del personale nel sistema informativo Titulus 97 riguardano esclusivamente la gestione, la tenuta e la tutela del fascicolo archivistico, inteso come complesso dei documenti relativi ad una persona fisica dipendente dell’Università degli Studi di Padova. Gianni Penzo Doria 99 I dati-eventi e documenti Trattandosi di dati archivistici, archivistici non deve essere prevista alcuna procedura finalizzata alla gestione del personale. Il fascicolo di personale non deve contenere attività, dati-eventi che si riferiscano alla gestione del personale, ma solo “residuo” documentale Gianni Penzo Doria La descrizione dei dati La descrizione dei dati, dati utilizzando anche le norme ISAAR-CPF (International Standard archival Authority Record - Corporate, Persons, Families), dovrà garantire la continuità del fascicolo archivistico anche con il cambio della figura professionale del dipendente. Gianni Penzo Doria 100 Tracciato record I dati previsti sono i seguenti: • Numero di matricola • Nominativo [Cognome & Nome] • Codice fiscale • Data di nascita • Data di assunzione • Data di cessazione Gianni Penzo Doria A regime... L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà prevedere: La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un unico ufficio (fino all’archivio di deposito); L’organizzazione interna secondo una logica archivistica per carriera; Lo scarto dei documenti inutili dopo una data determinata; L L’accesso accesso ai documenti attraverso la consultazione informatica, limitando allo stretto necessario l’accesso ai locali di deposito; L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in formato nativo). Gianni Penzo Doria 101 Il pregresso ... L’obiettivo è rendere disponibile on line il fascicolo del personale attraverso Titulus 97. Il recupero del pregresso può avvenire in due modi: Memorizzare in unico record (utilizzando la funzione Documenti non protocollati) tutti i documenti prodotti fino al 31.12.2000 in formato immagine senza descrittori, distinguendo per range di date; M .Memorizzare i i un proprio in i record d ciascun i d documento t in formato immagine con descrittori. Gianni Penzo Doria In discussione ... Diritti su modifica, visualizzazione e archiviazione Premesso che il fascicolo del personale conserva documenti e informazioni sui dati personali e sensibili, è opportuno limitare allo stretto necessario i diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione. Pertanto, ogni ufficio potrà visualizzare all’interno del fascicolo del personale solo i documenti per i quali è indicato come UOR o CC. S l l’l’ufficio Solo ffi i iindividuato di id t come responsabile bil d della ll ttenuta t del fascicolo del personale sarà abilitato ai diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione completi. Gianni Penzo Doria 102 Il fascicolo di persona. Il quadro normativo di riferimento DPR 3 maggio 1957, n. 686 “Norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato” DPR 445/2000 “Testo unico in materia di documentazione amministrativa” D.Lgs. 196/2003 “Codice sulla privacy” D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio” L Legge 1 15/2005 /200 “M “Modifiche difi h e iintegrazioni i i alla ll llegge sul diritto di accesso” D.Lgs. 159/2006 “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell’amministrazione digitale” Gianni Penzo Doria Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo del personale e stato matricolare Art. 24 Il fascicolo personale dell’impiegato, (…) corredato di un indice deve contenere: 1) i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera ed al trattamento economico, nonché le decisioni giurisdizionali sugli atti medesimi; 2) i rapporti informativi e i giudizi complessivi; 3) i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la nomina all’impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e perfezionamento, ad attività scientifica, di insegnamento ed d iin genere ognii altro lt d documento t relativo l ti alla ll preparazione tecnica e professionale dell’impiegato; 4) i documenti relativi ad encomi per servizi resi nell’interesse dell’Amministrazione, a benemerenze di guerra ed a onorificenze; Gianni Penzo Doria 103 Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo del personale e stato matricolare Art. 24 5) i documenti relativi ad invalidità per causa di guerra o di l lavoro o ad d iinvalidità lidi à od d iinfermità f i à contratte per causa di servizio; 6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari con le relative deliberazioni della Commissione di disciplina ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di sospensione per effetto di condanna penale e quelli d’esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall’art. 93 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957, le decisioni giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di riabilitazione disciplinare previsti dall’art. 87 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957; 7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilità verso l’Amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del titolo II del testo unico approvato con D.P.R. 371957; Gianni Penzo Doria Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo del personale e stato matricolare Art. 24 8) Ogni altro atto che possa interessare la carriera dell’impiegato; 9) Gli atti e i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza. Le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la t tenuta t dei d i fascicoli f i li personalili Gianni Penzo Doria 104 Autorità garante per la protezione dei dati personali Deliberazione 14 giugno 2007, n. 23 la comunicazione di dati p personali sensibili dei dipendenti è lecita quando siano realmente indispensabili per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico connesse all’instaurazione e alla gestione del rapporto di lavoro; devono essere adottate particolari cautele nella trasmissione di informazioni personali tra i diversi uffici evitando di fare superflui riferimenti puntuali a uffici, particolari condizioni quali, per esempio, quelle relative allo stato di salute dei dipendenti; 209 Gianni Penzo Doria TAR Toscana, 29 settembre 1987, n. 754 Il fascicolo personale fa prova Secondo il combinato disposto del punto B3 art. 31, e dell’art. 32 comma 4 legge n. 22 del 1984, i giudizi discrezionali volti alla selezione dei dipendenti regionali che aspirano ad avere attribuita la seconda qualifica dirigenziale, per la voce attività svolta e attitudine allo svolgimento di funzioni proprie della qualifica, devono essere formulati dalla giunta regionale sulla base di elementi e fatti certi, certificabili ed oggettivi; è, pertanto, illegittima per contraddittorietà la valutazione di totale disvalore del requisito attitudinale che trae ragione dal "fondato sospetto" che h il di dipendente d t sia i stato t t iiscritto itt neglili elenchi l hi d della ll lloggia i massonica P2, mentre nel fascicolo personale risulta archiviato il relativo procedimento disciplinare per non essere stata accertata la veridicità della contestata iscrizione. Gianni Penzo Doria 105 Il fascicolo degli studenti Gianni Penzo Doria RD 4 giugno 1938, n. 1269 Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori Art. 4. La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l’esemplare autenticato della fotografia di ognuno di essi. La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni corso d’insegnamento a titolo ufficiale o privato l’elenco degli studenti che vi sono iscritti. Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo dell’elenco dei propri iscritti. Più particolari norme circa l’organizzazione dei servizi di segreteria, la tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento interno. Gianni Penzo Doria 106 RD 4 giugno 1938, n. 1269 Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori Art. 22. Le tasse d’immatricolazione e d’iscrizione, le tasse di fuori corso, le sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto. Le tasse di concorso per l’ammissione alla facoltà di magistero e di laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore del registro della circoscrizione in cui ha sede l’università o istituto e consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all’ufficio del registro cui sono diretti. L’ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla segreteria insieme con la bolletta per l’ammontare complessivo delle tasse risultanti dall’elenco. Gianni Penzo Doria RD 4 giugno 1938, n. 1269 Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori Art. 22. (segue) Lo studente può ripartire il pagamento della tassa annuale d’iscrizione in quattro rate bimestrali anticipate, versando la seconda, terza e quarta rata rispettivamente non oltre la fine dei mesi di gennaio, marzo e maggio. Può inoltre ripartire il pagamento della sopratassa per esami di profitto in due rate anticipate, versando la seconda non oltre la fine del mese di p del p presente comma non è applicabile pp agli g marzo. La disposizione studenti di cittadinanza straniera appartenenti a famiglia residente all’estero, ai quali è concessa la dispensa del pagamento di metà delle tasse e sopratasse. Gianni Penzo Doria 107 RD 4 giugno 1938, n. 1269 Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori Art. 22. (segue) La tassa di fuori corso e la sopratassa per gli esami di profitto valgono per il solo anno accademico per il quale sono pagate; la sopratassa per gli esami di laurea o diploma e le sopratasse di ripetizione di esame devono essere nuovamente pagate ogni qualvolta il candidato si presenti ai relativi esami. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2 Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico (CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301) Gianni Penzo Doria 108 Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 68 Il procedimento amministrativo il fascicolo 1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo. 2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo. 3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. 4 L’esaurimento 4. L esaurimento del procedimento amministrativo amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 69 Fascicolazione dei documenti 1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo. 2. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo. 3. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente secondo la propria data assente, data. 4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell’allegato 3 del presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti. Gianni Penzo Doria 109 Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 70 I fascicoli del personale e degli studenti 1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario. 2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni studente. 3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente in ordine alfabetico per cognome e nome assente, nome. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 71 Repertorio dei fascicoli 1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. 2. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo). 3. Nell’indice di classificazione deve essere indicata anche l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all’interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto). inserto) 4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest’ultimi all’archivio. 5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato 4 del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Gianni Penzo Doria 110 DPR 24 giugno 1998, n. 249 Regolamento recante lo Statuto delle studentesse e degli studenti della scuola secondaria Art. 2. 2. La comunità scolastica promuove la solidarietà tra i suoi componenti e tutela il diritto dello studente alla riservatezza. Gianni Penzo Doria I dati personali del lavoratore Autorità Garante per la protezione dei dati personali Deliberazione 14 giugno 2007, n. 23 (G.U. 13.07.2009, n. 161 – SO n. 159) Gianni Penzo Doria 111 Fascicoli di persona FISICA GIURIDICA DPCM 4 febbraio 2009 Prontuario concernente la disciplina dei rapporti tra enti e volontari del servizio civile nazionale § 2.3. Per ogni volontario che assume servizio deve essere predisposta una cartella personale, da conservare in apposito archivio presso la sede centrale o locale dell’Ente accreditato nella quale viene tenuta tutta la documentazione riferita all’interessato con particolare riferimento a: - copia del progetto approvato; - permessi, malattie e/o infortuni, ivi compresa la documentazione sanitaria; - fotocopia del contratto di servizio civile controfirmato dal volontario riportante p la data di assunzione in servizio; - formazione svolta sia generale che specifica; - richieste avanzate dal volontario; - eventuale documentazione relativa ai servizi di vitto ed alloggio utilizzati; - provvedimenti disciplinari; - ogni altra documentazione attinente al servizio svolto Gianni Penzo Doria 112 Il fascicolo sanitario elettronico (o dossier sanitario) Autorità Garante per la protezione dei dati personali D lib Deliberazione i 5 marzo 2009, 2009 n. 8 (G.U. 26.03.2009, n. 71) Gianni Penzo Doria Finalità 1/2 § 3. Il fascicolo sanitario elettronico ha finalità di «documentazione di una “memoria memoria storica” storica degli eventi di rilievo sanitario relativi a un medesimo individuo consultabile dal medico curante». Gianni Penzo Doria 113 Finalità 2/2 § 3. Il fascicolo sanitario elettronico dovrà essere costituito esclusivamente per il perseguimento di finalità di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione. Sarà consultabile dall’interessato con modalità adeguate (ad es., tramite smart card) e dal personale sanitario, strettamente autorizzato e solo per finalità sanitarie. Non potranno accedevi invece periti, compagnie di assicurazione,, datori di lavoro. Gianni Penzo Doria Il consenso autonomo e specifico Al paziente deve essere consentito di scegliere, in piena libertà se far costituire o meno un fascicolo sanitario libertà, elettronico, con tutte o solo alcune informazioni sanitarie che lo riguardano e deve poter esprimere un consenso autonomo e specifico, distinto da quello che si presta a fini di cura della salute. Deve essere inoltre, prevista la possibilità di “oscurare” la visibilità di alcuni eventi clinici. Se il p paziente non vuole aderire al Fse deve comunque q poter usufruire delle prestazioni del servizio sanitario nazionale. Con buona pace dell’archivistica e della neutralità! Gianni Penzo Doria 114 Informativa comprensibile e dettagliata Per poter esprimere scelte consapevoli il paziente deve essere adeguatamente informato. informato L L’informativa informativa quindi con un linguaggio comprensibile e dettagliato, deve indicare chi (medici di base, del reparto ove è ricoverato, farmacisti) ha accesso ai sui dati, che tipo di operazioni può compiere, se il conferimento dei dati è obbligatorio o facoltativo, ecc. Gianni Penzo Doria Le misure di sicurezza La delicatezza dei dati sanitari trattati impone l’adozione di specifici accorgimenti tecnici per assicurare elevati livelli di sicurezza che limitino il più possibile i rischi di accesso abusivo, furto, smarrimento. Gianni Penzo Doria 115 Fascicoli di persona fisica Personale docente Personale tecnico amministrativo Studente Il fascicolo di persona fisica Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti relativi ad una persona fisica (personale dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.). 2005 – VII/0.135 «Contini Gianluigi» Gianni Penzo Doria 116 Laurea (triennale) Esame di Stato Laurea (magistrale) Dottore di ricerca [Alta formazione] Studente Specializ zazione [Master] Corso di perfezion amento Borsista Borsa 150 ore Gianni Penzo Doria Titolo V. Studenti e laureati Amm. centrale Raggruppa la documentazione amministrativa riferita al complesso p universo della p popolazione p studentesca, che in diversi modi interagisce con l’amministrazione di ateneo. Gianni Penzo Doria 117 Titolo V. Studenti e laureati Amm. centrale È articolato in 4 blocchi: 1. 2. 3. 4. Classe 1: attività di orientamento e tutto ciò che riguarda lo studente prima che sia studente Classi da 2 a 8: tradizionale gestione della carriera degli studenti in generale Classe 9: funzioni di abilitazione Classe 10: sostegno alle iniziative goliardiche Gianni Penzo Doria Titolo V. Studenti e laureati Amm. centrale 1. 2. 3. 4. 5. Orientamento, informazione e tutorato Selezioni, immatricolazioni e ammissioni Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici, tasse e contributi 6. Tirocinio, formazione e attività di ricerca 7 Servizi di assistenza socio 7. socio-sanitaria sanitaria e a richiesta 8. Conclusione e cessazione della carriera di studio 9. Esami di Stato e ordini professionali 10. Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti Gianni Penzo Doria 118 Segreterie Studenti studente iscritto al corso di laurea triennale studente iscritto al corso di laurea specialistica studente iscritto al corso di laurea a ciclo unico studente iscritto ai corsi singoli studente proveniente da Università estere iscritto ai corsi previsti dal progetto Socrates/Erasmus (cui è attribuito un numero identificativo, non una vera matricola). Gianni Penzo Doria Formazione post lauream studente iscritto al master nazionali ed internazionali studente proveniente da Università estere iscritto a master internazionali (cui non è attribuito un n. di matricola) studente iscritto ai corsi di perfezionamento studente iscritto ai corsi di aggiornamento studente iscritto ai corsi di alta formazione studente iscritto alle scuole di specializzazione (professioni sanitarie) studente iscritto alle scuole di specializzazione (non professioni sanitarie) Gianni Penzo Doria 119 In discussione studente iscritto ai corsi speciali studente iscritto ai premi (cui non è attribuito un n. di matricola) studente iscritto agli esami di stato (cui dovrebbe essere attribuito lo stesso n. matricola della sua carriera) Gianni Penzo Doria Cassazione penale sez. V, 23 giugno 2004, n. 31533 Il libretto degli studenti In tema di falso, al libretto universitario istituito a norma del r.d. 4 giugno 1938, n. 1269 deve riconoscersi natura di atto pubblico fidefacente limitatamente alle attestazioni ivi contenute relative alla frequenza dello studente alle lezioni, mentre gli va attribuita natura meramente certificativa con riguardo alle attestazioni concernenti l’avvenuto superamento degli esami, atteso il carattere derivativo di queste ultime dai verbali di esame, che costituiscono gli atti pubblici originali, destinati ad essere conservati, a fini di prova, negli uffici di segreteria dell’università. (N ll specie, (Nella i iin applicazione li i di ttale l principio, i i i lla C Corte t h ha ritenuto che dovesse rispondere del reato di cui gli art. 477 e 482 c.p. lo studente universitario che aveva parzialmente alterato il proprio libretto universitario, facendo ivi figurare come superati alcuni esami che, in realtà, non erano mai stati sostenuti). Gianni Penzo Doria 120 Fascicoli di persona FISICA GIURIDICA Gianni Penzo Doria Il fascicolo di persona giuridica Il fascicolo asc co o d di pe persona so a g giuridica u d ca co conserva se a i docu documenti e relativi ad una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione, etc.). 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università» 2005 – VI/8.12 VI/8 12 «Centro per la storia dell’Università» dell Università» Gianni Penzo Doria 121 Il fascicolo aziendale (AGEA/AVEPA) Un altro caso di fascicolo di p persona g giuridica è il cosiddetto fascicolo aziendale previsto dal D.Lgs. 99/2004, in particolare all’art. 13 Gianni Penzo Doria Il fascicolo ibrido Il fascicolo di lavoro Il fascicolo di persona assegnata Il fascicolo di opere edilizie Il fascicolo di fabbricato Gianni Penzo Doria 122 Il fascicolo di fabbricato Si tratta di un tipico fascicolo multiprocedimentale, trasversale a tutta l’attività di nuove opere, manutenzione, restauro e sicurezza Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio sismico e idrogeologico da una legge della Regione del Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la possibilità di conservare in un fascicolo apposito la documentazione inerente a edifici pubblici e privati Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria 123 Il fascicolo di fabbricato – Le ragioni Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio sismico e idrogeologico da una legge della Regione del Lazio grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la Lazio, possibilità di conservare in un fascicolo apposito la documentazione inerente a edifici pubblici e privati Gianni Penzo Doria Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397 Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31, concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato a) b) c) È consentito agli enti locali «di istituire un fascicolo per ogni fabbricato esistente o di nuova costruzione costruzione, privato o pubblico, indipendentemente dalla destinazione funzionale, disciplina: lo schema del fascicolo del fabbricato; i termini di scadenza per il completamento del fascicolo del fabbricato nelle aree di particolare rischio; le procedure di compilazione del fascicolo del fabbricato ed il relativo l ti aggiornamento; i t Gianni Penzo Doria 124 Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397 Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31, concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato d) e) f) l’anagrafe degli immobili e le caratteristiche, nonché le specifiche per raccogliere su supporto informatico i dati relativi alle schede di sintesi del fascicolo del fabbricato; le modalità ed i principi delle convenzioni che i comuni stipulano con gli ordini ed i collegi professionali; le modalità di individuazione delle zone a rischio, per le quali è necessario ed indispensabile la redazione del fascicolo del fabbricato; g) le modalità, i termini e le condizioni di concessione dei contributi ai comuni per l’attuazione della l. r. 31/2002» 31/2002 Gianni Penzo Doria La suddivisione in cinque tipologie Come mai è necessario distinguere le cinque tipologie? l’istruzione dei fascicoli dipende in larga misura dal fine istituzionale dell’ente e dalle tipologie di azioni amministrative poste in essere le regole per l’istruzione; la responsabilità in ordine all’azione trattata, la durata, le modalità di sedimentazione e conservazione; l’esercizio del diritto di accesso la tutela dei dati personali, sensibili e giudiziari la consultabilità per scopi storici sia nell’archivio corrente che nell’archivio di deposito; la selezione (concorso) Gianni Penzo Doria 125 La fascicolazione e il Manuale Piano per la fascicolazione Regole più sintetiche, sintetiche descritto in un capitolo del Manuale di gestione del protocollo informatico Gianni Penzo Doria Grazie per l’attenzione Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo [email protected] [email protected] Gianni Penzo Doria 126
