Organizzare i documenti: dalla classificazione alla formazione del

Gianni Penzo Doria
Organizzare i documenti:
dalla classificazione alla formazione del fascicolo
Gli argomenti a tema
‰ Cos’è la classificazione in archivistica
‰ Cos’è il titolario
‰ Il fascicolo (diritto di accesso, sedimentazione dei
documenti, efficienza ed efficacia)
‰ Il fascicolo di persona
‰ Il fascicolo dello studente
‰ Titulus e il fascicolo di persona
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1
Le tre età dei documenti
Gestione
e dei flussi documenta
ali
Protocollo
e Archivio corrente
Affari in corso di trattazione
Archivio di deposito
Affari esauriti entro i 40 anni
Archivio storico
Affari esauriti da oltre 40 anni,
dopo le operazioni di selezione
N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus
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Klimt
Le tre età della donna
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2
Il protocollo ha una duplice funzione
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO
«REGISTRATURA»
«GESTIONALE»
ELEMENTI DI CARATTERE
ELEMENTI DI CARATTERE
GIURIDICO-PROBATORIO
ORGANIZZATIVO-GESTIONALE
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Il protocollo gestionale
(la gestione integrata dei documenti)
PROTOCOLLO
«GESTIONALE»
GESTIONE
DELLE BANCHE DATI
GESTIONE
DELL’ARCHIVIO
GESTIONE
DEGLI AFFARI
E DEI PROCEDIMENTI
AMMINISTRATIVI
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3
La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente
attraverso
tt
i documenti...
d
ti
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
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Le tre parole strategiche in Archivistica
Archivio
Registrazione
Classificazione e Selezione
Fascicolo e Diritto di accesso
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4
Lavoro e archivistica
Tutti gestiscono, in misura maggiore o minore, semplice o
complessa documenti per svolgere il loro lavoro
complessa,
lavoro.
L’archivistica determina scientificamente le regole per
gestire, tenere e tutelare i documenti.
Negli ultimi anni, anche la normativa ha rivalutato, in modo
esplicito e implicito, gli archivi e l’organizzazione
documentale.
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Obblighi per le amministrazioni pubbliche
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:
‰ registrare i documenti
(protocollazione o repertoriazione)
‰ gestire i flussi documentali integrati con il
protocollo informatico
‰ introdurre dei piani di classificazione
(titolario di classificazione)
‰ fascicolare dei documenti
‰ elaborare dei piani di conservazione
(massimario di selezione)
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5
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Ordine e caos
¾ L’ordine è sempre:
¾
¾
“percepito” da chi lo attua
“soggettivo” rispetto agli strumenti di chi
lo elabora
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6
La memoria
¾ Il buon archivista non ha memoria visiva (“a
lume, a naso, a caso”), ma memoria logicoistituzionale
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Le due tipologie di “memoria”
¾ Memoria accumulo
¾ Memoria critica
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7
Ordine e caos
Perfecte ordinare Dei solius est,
et ordo ipse est quiddam divinum
Baldassarre Bonifacio
De archivis liber singularis, Venetiis 1632
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Come classifichiamo quotidianamente?
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8
Come classifichiamo quotidianamente?
Cosa
rappresenta?
Dove è stata
scattata?
Quando?
Da chi?
Una breve
descrizione?
Come organizzo
la struttura delle
directory per
poterla localizzare
più facilmente?
Gianni Penzo Doria
Come classifichiamo quotidianamente?
Cosa rappresenta?
Dove è stata scattata?
Quando?
Da chi?
Una breve descrizione?
Come organizzo la
struttura delle directory
per poterla localizzare
più facilmente?
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9
La classificazione è un set di metadati
Palio
di
Siena
del
16/08/2007 – Ultimo giro –
Conduce il fantino del
Leocorno
(Cosa
rappresenta)
pp
)
Siena – Piazza del Campo
(Dove è stata scattata)
16/08/2007 – 19:35:54
(Quando)
Frongillo (Ansa) (Chi)
Il cavallo Brento montato
dal fantino Scompiglio
(Jonatan Bartoletti) della
contrada del Leocorno ha
vinto a Siena il Palio
dell’Assunta. (Breve
descrizione)
\II – Manifestazioni\4 – Palii
(Struttura directory –
Classificazione)
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10
SE, 9 agosto 2008
SE, 28 febbraio 2009
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11
Protocollo (registratura)
La registrazione di protocollo attesta che un
determinato documento è stato prodotto (arrivato,
(arrivato
spedito o interno) in una data determinata.
Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza
notarile, una efficacia probatoria, pertanto attesta:
DATA CERTA = Cert(ificat)a
PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a
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Obbligatorietà della classificazione
nel nucleo minimo (DPR 445/2000, art. 56)
La registrazione di protocollo, riguardo al nucleo minimo
del protocollo (“operazioni necessarie e sufficienti”), si
effettua tramite:
1.
2.
3.
Registrazione
Segnatura
Classificazione
I primi due sono elementi obbligatori immodificabili,
mentre la classificazione è elemento obbligatorio, ma
modificabile
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12
Definizione legale di documento amministrativo
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 22
così come modificato dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15
Rappresentazione, comunque formata (grafica, cinematografica,
informatica, etc.), del contenuto di atti, anche interni o non
relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica
amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse,
indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della
loro disciplina sostanziale.
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Cos’è un titolario?
(piano di classificazione)
¾ È un sistema
sistema, logico e astratto,
astratto che individua
individua, in
linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore.
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13
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A cosa serve un titolario?
1/2
‰ In un sistema informativo documentario tutti i
d
documenti
ti prodotti
d tti ((arrivati,
i ti spediti
diti o iinterni)
t i) devono
d
essere gestiti e conservati secondo un modello
organizzativo determinato.
‰ Anche i documenti non protocollati devono essere
gestiti e, pertanto, classificati.
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14
A cosa serve un titolario?
2/2
‰ Permette di organizzare i documenti secondo un
ordinamento
di
t llogico
i con riferimento
if i
t alle
ll funzioni
f
i i
(l’ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione)
I - AMMINISTRAZIONE
1. Leggi e rispettive circolari applicative
2. Statuto
3 Regolamenti
3.
4. Ordinamento didattico
5. Stemma, gonfalone e sigillo
6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico
7. Archivio
8. Informazioni e relazioni con il pubblico
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Funzioni e competenze
Il titolario di classificazione va progettato tenendo
conto delle funzioni di un ente produttore.
Esse possono essere:
¾ Funzioni primarie
¾ Funzioni finali
¾ Funzioni strumentali o di supporto
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15
Il lessico archivistico
Invece di “funzioni”
funzioni (e subfunzioni) è possibile
trovare indicato:
¾ attività (o macro-attività)
¾ competenze (termine sconsigliato)
¾ materie
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Funzioni e competenze
‰ La funzione è logica, astratta e perciò avulsa
dalla organizzazione
‰ La competenza è l’aspetto concreto, cioè il
“come” un ente produttore si organizza mediante
l’istituzione di uffici e la destinazione di risorse
(umane e materiali) per adempiere alle funzioni
che deve svolgere.
‰ Quindi, la competenza corrisponde alla funzione
esercitata in un arco di tempo determinato da
una unità organizzativa, cioè da un ufficio, una
sezione, una ripartizione, una divisione (UOR)
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16
L’organizzazione
tra funzioni e competenze
Ente produttore
Funzione
A
Funzione
B
Funzione
C
Organizzazione
Competenza
Ufficio
A
Competenza
Ufficio
B
Competenza
Ufficio
C
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Funzioni e competenze, ad esempio:
p
La funzione del Comune di Terni relativa al piano
regolatore è competenza dell’unità organizzativa
denominata Ripartizione urbanistica e
programmazione territoriale
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17
Funzioni e competenze, ad esempio:
La funzione dell
dell’Università
Università degli Studi di Padova
relativa alle immatricolazioni è competenza
dell’unità organizzativa denominata Segreterie
Studenti
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Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29
Art. 5 (oggi abrogato
D.Lgs. 165/2001)
art. 5
Criteri di organizzazione
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate
secondo i seguenti criteri:
a) articolazione degli uffici per funzioni omogenee,
distinguendo tra funzioni finali e funzioni
strumentali o di supporto;
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18
Criteri per la redazione del titolario
FUNZIONE PRIMARIA - COSTITUTIVA
Mission - Raison d
d’être
être - Statuto - Funzioni trasversali
FUNZIONI GESTIONALI
Organi di governo, gestione, consulenza e garanzia
FUNZIONI FINALI
Funzioni operative nell’ambito
nell ambito della funzione primaria
FUNZIONI STRUMENTALI E DI SUPPORTO
Personale - servizi - beni mobili e immobili
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Applicazione pratica
I - Amministrazione
g
di governo,
g
, gestione,
g
, controllo,,
II - Organi
consulenza e garanzia
III - Didattica, di ricerca, programmazione e
sviluppo
IV - Attività giuridico-legale
Funzione primaria
costitutiva
Funzioni
gestionali
V - Studenti e laureati
VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
VII - Personale
VIII - Finanza, contabilità e bilancio
Funzioni
finali
IX - Edilizia e territorio
X - Patrimonio, provveditorato ed economato
XI - Oggetti diversi
Funzioni strumentali
e di supporto
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19
I gradi divisionali
TITOLO
1° grado divisionale
CLASSE
2° grado divisionale
SOTTOCLASSE
3° grado divisionale
CATEGORIA
4° grado divisionale
SOTTOCATEGORIA
5° grado divisionale
… fascicolo
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Riepilogo delle definizioni di titolario
‰ È un atto di organizzazione
(d
(decreto
t legislativo
l i l ti 29 d
dell 1993)
‰ Appartiene alla sfera amministrativo-gestionale
(decreto legislativo 165 del 2001)
‰ È un quadro di classificazione gerarchico
distinto per funzioni omogenee
‰ + voci = + complessità
‰ Un buon titolario non deve superare
le 200 voci, altrimenti diventa ingestibile
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20
I modelli organizzativi
‰ L’archivio (meno correttamente, il protocollo)
attribuisce
tt ib i
tit
titolo
l e classe
l
all d
documento
t iin arrivo
i
‰ Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della
correttezza della classificazione.
‰ La classificazione (elemento obbligatorio, ma
modificabile) può essere successivamente integrata
dal responsabile del procedimento amministrativo,
assegnatario dei documento, o da un suo delegato
o dall’archivio stesso.
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Le 4 caratteristiche del titolario
‰
‰
‰
‰
Tassonomia funzionale
Stabilità
Dinamicità
Inefficacia retroattiva
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21
Gianni Penzo Doria
Stabilità e dinamicità
progettato
g
tenendo
Il titolario di classificazione va p
conto che deve essere stabile per:
) normalizzare nel tempo la gestione dei
documenti
ma anche dinamico, cioè accogliere ogni funzione
assegnata
g
all’ente p
produttore
) per evitare un’inefficienza gestionale e
quindi una sostanziale inapplicazione
Gianni Penzo Doria
22
Inefficacia retroattiva
Il titolario non ha efficacia retroattiva, cioè non va
applicato al pregresso:
sarebbe un falso storico-istituzionale!
ma soprattutto un
falso archivistico!
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L’impostazione concettuale
1/3
‰ Non esiste il miglior titolario: prima della sua
applicazione ufficiale va adeguatamente
sperimentato perché:
‰ A) l’archivistica è una scienza applicata
‰ B) la realtà supera spesso la fantasia
‰ Il titolario non è discrezionale, ma
convenzionale
Gianni Penzo Doria
23
L’impostazione concettuale
2/3
‰ La caratteristica più importante per la sua
applicazione
li
i
è lla coerenza ((electa
l t una via…)
i
)
Normalizzazione!
Gianni Penzo Doria
L’impostazione concettuale
3/3
‰ Dov
Dov’è
è il mio ufficio?
Il titolario non è un organigramma,
ma un funzionigramma!
Gianni Penzo Doria
24
Il titolario non è applicazione formale
Si è assistito, in un gran numero di casi, ad un
f
funzionamento
i
t per cosìì dire
di di
dimezzato
t d
dell protocollo,
t
ll
con l’omissione sistematica di tutte le procedure di
classificazione e di fascicolazione dei documenti, per
cui l’adozione del nuovo sistema si è configurata, in
quei casi, come fatto meramente formale, privo di
qualsiasi riflesso sul piano dell’organizzazione della
memoria e su quello dell’efficienza
dell efficienza amministrativa
amministrativa.
A. Antoniella
Gianni Penzo Doria
Il rapporto classificazione documento è 1:1
‰ Ogni documento è classificato solo in un modo,
pertanto,
t t per ognii documento
d
t esiste
i t una sola
l
classificazione.
‰ La classificazione plurima è teoricamente
possibile, ma organizzativamente sconsigliabile.
‰ Esiste l’eccezione apparente del protocollo tra
uffici
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25
Le tipologie dei documenti
‰ Documenti in arrivo
‰ Documenti
D
ti iin partenza
t
‰ Documenti scambiati tra uffici della stessa AOO
(comunemente detti “documenti interni”).
Gianni Penzo Doria
I documenti “interni” (tra uffici)
‰ Per documenti interni si intendono i documenti
scambiati
bi ti ttra lle di
diverse U
Unità
ità O
Organizzative
i
ti
Responsabili (UOR) afferenti all’unica Area
Organizzativa Omogenea - AOO.
Essi si distinguono in:
‰ documenti di preminente carattere informativo;
‰ documenti di preminente carattere giuridicoprobatorio.
Gianni Penzo Doria
26
Gianni Penzo Doria
L’adozione del titolario
g
L’adozione ((cioè anche la modifica, integrazione
o sostituzione) del titolario di classificazione
spetta all’organo o alla funzione dirigenziale di
gestione e organizzazione:
¾ segretario generale di un comune
¾ direttore amministrativo di un Ateneo
Il titolario entra in vigore (viene confermato,
integrato o modificato) il
¾ 1° gennaio di ogni anno
Gianni Penzo Doria
27
Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29
Art. 2 (oggi abrogato
D.Lgvo 165/2001)
art. 2
F ti
Fonti
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate
secondo disposizioni di legge e di regolamento
ovvero, sulla base delle medesime, mediante
atti di organizzazione;
D.Lgvo 165/2001 - art. 2
Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi generali fissati da
disposizioni di legge e, sulla base dei medesimi, mediante atti organizzativi secondo i
rispettivi ordinamenti, le linee fondamentali di organizzazione degli uffici.
Gianni Penzo Doria
Legge 15 marzo 1997, n. 59
art. 20 comma 5 lettera f) e g)
5. I regolamenti si conformano ai seguenti criteri e
principi:
f) trasferimento a organi monocratici o ai dirigenti
amministrativi di funzioni anche decisionali che
non richiedano, in ragione della loro specificità,
l’esercizio in forma collegiale, e sostituzione degli
organi collegiali con conferenze di servizi o con
interventi, nei relativi procedimenti, dei soggetti
portatori di interessi diffusi;
g) individuazione delle responsabilità e delle
procedure di verifica e controllo;
Gianni Penzo Doria
28
Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165
art. 4 comma 2
Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti
amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano
l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione
finanziaria, tecnica e amministrativa mediante poteri
autonomi di spesa, di organizzazione delle risorse
umane, strumentali e di controllo.
Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività
amministrati a della gestione e dei relati
amministrativa,
relativii ris
risultati.
ltati
Gianni Penzo Doria
Il titolario ora è previsto per legge... (1/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - articolo 56 (R)
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo
’
53 e le
operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55
nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema
di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
Gianni Penzo Doria
29
Il titolario ora è previsto per legge... (2/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 50 comma 4
Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del
proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di
comunicazione interna tra le aree stesse.
Gianni Penzo Doria
Direttiva PCM 28.10.1999:
Il protocollo come sistema integrato
La definizione e l’applicazione di sistemi di
classificazione di archivio – a cura delle singole
amministrazioni – rappresentano il presupposto
indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei
sistemi di gestione informatica dei flussi documentali.
L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di
informazioni sui documenti.
Gianni Penzo Doria
30
Il titolario ora è previsto per legge... (3/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 comma 4
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
protocollo
È possibile aver un documento non protocollato,
ma mai un documento non classificato.
Gianni Penzo Doria
Il titolario ora è previsto per legge... (4/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 comma 1
Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione
degli archivi, integrato con il sistema di classificazione,
per la definizione dei criteri di organizzazione
dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione
permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni
contenute
t
t nell decreto
d
t del
d lP
Presidente
id t d
della
ll R
Repubblica
bbli 30
settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed
integrazioni.
Gianni Penzo Doria
31
Il titolario ora è previsto per legge... (5/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 1
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi provvede a trasferire fascicoli e serie
documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
Gianni Penzo Doria
Il titolario ora è previsto per legge... (6/7)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 2 e 3
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente.
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi deve formare e conservare
un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio
di deposito.
Gianni Penzo Doria
32
Il titolario ora è previsto per legge... (7/7)
D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 44 comma 1, lett. c)
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici
garantisce:
…
c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e
delle informazioni identificative, inclusi i dati di
registrazione e di classificazione originari
originari.
Gianni Penzo Doria
La responsabilità dei dirigenti
DPR 8 gennaio 2001, n. 37
art.
t 5 – Responsabilità
R
bilità d
deglili archivi
hi i
I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione
e della corretta gestione degli archivi, nonché della
regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti
necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi.
Gianni Penzo Doria
33
Due titolari a distanza di 100 anni in Gazzetta
Il titolario p
per i comuni:
„ Circolare del Ministero dell’Interno
del 1° marzo 1897, n. 17100-2
Il titolario per le università:
„ D.R.
D R 11 dicembre 1997 Unipd
(Gazzetta Ufficiale 29.12.1997, n. 301)
e Circolare UCBA del 16.03.1998)
Gianni Penzo Doria
Circolare MT-RGS/AIPA/ISTAT
Allegato 1 alla circolare n.1 del 7 gennaio 1999 del
Ministero del Tesoro RGS, istruzioni per l’attuazione
del d.lgt n.29/93 concernente il monitoraggio della
spesa del personale – esercizio 1998 GU 19 gennaio
1999 supplemento n.17 ) come esempio di analisi delle
funzioni e delle attività delle pubbliche amministrazioni
condotte secondo criteri uniformi.
Si tratta di un primo punto di partenza per la definizione
di un titolario con particolare riferimento alle voci che si
riferiscono alle attività di funzionamento e autogestione
Gianni Penzo Doria
34
Serve un titolario nell’era dell’informatica?
‰ Il mito della ricerca globale sulle banche dati ha fatto
ritenere
it
a molti
lti che
h l’organizzazione
l’
i
i
archivistica
hi i ti fosse
f
un evento ormai superato dall’ingresso prepotente
delle nuove tecnologie e in particolare di quelle di
information retrieval
‰ Proprio la grande mole di dati e informazioni
archiviabili nelle memorie digitali ha amplificato
l’esigenza di un’organizzazione archivistica,
archivistica basata
non tanto sui documenti (dai quali ricavare dati e
informazioni), quanto piuttosto sulle relazioni stabili (e
da mantenere stabilmente) tra i documenti all’interno di
un sistema informativo documentale
Gianni Penzo Doria
Serve un titolario nell’era dell’informatica?
‰ Guida la sedimentazione dei documenti secondo
modalità
d lità e regole
l che,
h innanzitutto,
i
it tt rispecchiano
i
hi
lle
specifiche funzioni del soggetto stesso e non il suo
mutevole organigramma
‰ Individua la posizione logica di ciascun documento
all’interno della classificazione e poi fisica in
archivio attraverso il fascicolo
Gianni Penzo Doria
35
Serve un titolario nell’era dell’informatica?
‰ Permette di organizzare i documenti all’origine
‰ Incide nella fase di produzione e di sedimentazione
dell’archivio
‰ La classificazione rende esplicito e visibile il vincolo
archivistico
archivistico.
Gianni Penzo Doria
Serve un titolario nell’era dell’informatica?
‰ L’information retrieval (Google) fornisce dati
disaggregati e non contestualizzati
‰ La classificazione fornisce le informazioni di contesto
necessarie a capire l’iter logico-giuridico di un affare,
di una attività o di un procedimento
Gianni Penzo Doria
36
Cos’è Titulus 97?
‰ È il progetto (realizzazione) per la redazione e la
condivisione
di i i
di un sistema
i t
iinformativo
f
ti d
documentale
t l
per gli archivi delle università italiane:
¾ Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei
documenti dal protocollo all’archivio storico
¾ Titolario di classificazione
Gianni Penzo Doria
Cos’è Titulus 97?
‰ Non è solo un “titolario di classificazione”, ma un
“ d operandi”,
“modus
di” una rete
t di llavoro e di iincontri,
t i che
h
richiede un confronto costante tra gli atenei che lo
applicano
Gianni Penzo Doria
37
Obiettivi di Titulus 97
‰ Garantire l’efficienza e la trasparenza della gestione
d
documentale
t l
‰ Assicurare la conservazione della memoria dell’ente
‰ Creare
un
sistema
archivistico
universitario
standardizzato, basato sulla condivisione di regole e
strumenti per la corretta formazione e conservazione
dell’archivio
dell
archivio
Gianni Penzo Doria
Gli strumenti di Titulus 97
‰ Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei
d
documenti
ti amministrativi
i i t ti i d
dall protocollo
t
ll all’archivio
ll’ hi i
storico
‰ Manuale di gestione per il protocollo informatico
‰ Titolario (uno per AC e uno per le strutture)
Gianni Penzo Doria
38
Il quadro progettuale di riferimento
‰ Titulus 97 si inserisce in un quadro progettuale di
riferimento
if i
t relativo
l ti aglili archivi
hi i d
delle
ll università
i
ità ititaliane
li
Gianni Penzo Doria
I progetti archivistici
EuroTitulus
AURORA
Titulus
Organi
PROGETTO
ARCHIVI
Titulus
97
Manuale
di gestione
Thesis 99
Si ili hi i
Siciliarchivi
Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari
Veneziarchivi 2 - IUAV
Giuliarchivi
eXtra
Pugliarchivi
Ad
P
Personam
Universitas
Rerum
In
Itinere
Cartesio
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39
I progetti archivistici
Nel 2008 e nel 2009 saranno sviluppati i progetti:
‰ Titulus Caronte
‰ Atlantis
Gianni Penzo Doria
Le date di Titulus 97
‰ Ideato nel luglio 1995
‰ Approvato come progetto nel febbraio e aprile 1996
‰ Pubblicato in G.U. nel dicembre 1997
Gianni Penzo Doria
40
Le cifre di Titulus 97
‰ 56 Atenei aderenti ufficialmente (su 77)
‰ 42 utilizzano anche il software Titulus 97
Gianni Penzo Doria
Le modifiche di Titulus 97
‰ L’11 novembre 1997 è iniziata la sua applicazione
all’Università
ll’U i
ità degli
d li St
Studi
di di P
Padova
d
‰ 1ª modifica: 1999 (accorpamento del titolo VII e VIII
relativi al personale)
‰ 2ª modifica: 2001 (introduzione di nuove classi e
ridefinizione di poche altre)
‰ 3ª modifica: 2006 (approvata il 23 marzo 2006 a
Venezia IUAV AP)
‰ Presentazione QUI a Pavia il 31 marzo 2006
Gianni Penzo Doria
41
L’entrata in vigore della terza versione
1° gennaio 2007
‰ Dal 1° aprile al 31 ottobre 2006 questo titolario verrà
sottoposto
tt
t a verifica
ifi e sperimentazione
i
t i
d
da parte
t d
deglili
operatori e della comunità scientifica.
‰ Raccolte e validate le eventuali modifiche entrerà in
vigore dal 1° gennaio 2007.
Gianni Penzo Doria
Le ragioni della terza modifica
‰ Una riforma universitaria di notevole ampiezza, in
particolare
ti l
¾ DM 509/1999
¾ DM 270/2004
‰ In generale delle ripercussioni della riforma della
amministrazione pubblica:
¾ DPR 445/2000
¾ D.Lgs. 196/2003
¾ D.Lgs. 82/2005
Gianni Penzo Doria
42
Il gruppo di lavoro
‰ Costituzione di un gruppo di lavoro tra gli atenei
aderenti:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Alma mater studiorum - Università di Bologna
Politecnico di Milano
Università Ca’ Foscari di Venezia
Università degli Studi del Piemonte Orientale
Università degli Studi di Catania
Università degli Studi di Padova
Università degli Studi di Pavia
Università degli Studi di Salerno
Università IUAV di Venezia
Gianni Penzo Doria
E la indispensabile partecipazione
‰ E la indispensabile partecipazione dell’organo di
vigilanza
i il
suglili archivi
hi i delle
d ll università
i
ità italiane:
it li
¾ Direzione Generale per gli Archivi
(Servizio III - Archivi non statali)
Gianni Penzo Doria
43
E le persone, per le quali...
... va rovesciata la teoria sul project management:
¾ Gennaro Capasso
¾ Sabina Carboni
¾ Teresa Lucia Colombo
¾ Salvatore Consoli
¾ Ilaria Cristallini
¾ Antonella Giacchetto
¾ Donatella
D
t ll M
Mazzetto
tt
¾ Katia Milanese
¾ Maria
M i G
Grazia
i P
Pastura
t
¾ Remigio Pegoraro
¾ Gianni Penzo Doria
¾ Antonella Sannino
¾ Carla Tonin
¾ Leonardo Tortorella
¾ Michele Toschi
Gianni Penzo Doria
Roma, 27Gianni
settembre
2005
Penzo Doria
44
Può un ateneo modificare il titolario?
‰ Si tratta di un sistema condiviso:
¾ Chi lo modifica solo per sé, indipendentemente
dagli altri, non fa sistema e quindi non viene
considerato parte di Titulus 97
¾ Se si rendesse necessaria una modifica o una
integrazione al titolario anche per un solo ateneo,
è ragionevolmente
g
p
plausibile sostenere che q
quella
modifica si rende necessaria anche per tutti gli
altri atenei che aderiscono al sistema
¾ Si intende modificato anche il titolario basato su
tre o più livelli, anche se i primi due corrispondono
Gianni Penzo Doria
I CALZINI
DEL PRINCIPE CARLO
I due nuovi
titolari di classificazione
per gli archivi delle università
aderenti a Titulus 97
45
I calzini del principe Carlo
1/3
Problema: il principe Carlo di Windsor ha 8.340 paia di
calzini.
calzini
Ogni calzino ha le giarrettiere abbinate e fiocchi ornamentali.
Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare
quelli intonati con la cravatta e ha 5 minuti di tempo per farlo
Come fa?
Gianni Penzo Doria
I calzini del principe Carlo
2/3
Archibald mette tutti i calzini in un armadio (titolario di classificazione)
L’armadio ha 3 suddivisioni (titoli)
I - Calzini estivi
II - Calzini invernali
III - Calzini per la mezza stagione
L’anta I “calzini estivi” ha 3 sottoante (classi)
I/1 - Calzini di seta
I/2 - Di cotone
I/3 - Fresco di lana (in Inghilterra può far fresco anche
d’estate)
All’interno dell’anta,
dell’anta Archibald crea le aggregazioni (i fascicoli) per colore
all’interno della tipologia:
I/1.1 - Verdi
I/1.2 - Blu
I/1.3 - Neri
I/1.4 - Scozzesi (per il kilt)
I/1.5 - Marroni
Gianni Penzo Doria
46
I calzini del principe Carlo
3/3
Un giorno di luglio Carlo indossa una cravatta scozzese.
A hib ld apre l’anta
Archibald
l’
I/3 4
I/3.4.
Cioè apre l’anta I (“calzini estivi”), la sottoanta 3 (“fresco di lana”) e
il fascicolo 4 (“calzini scozzesi”) dove trova il paio di calzini
appropriato con attaccate le giarrettiere e i fiocchi ornamentali (cioè
non trova il singolo calzino/documento ma l’intero fascicolo: il paio di
calzini con i reggicalzini e i fiocchi adatti a quel paio, assieme a tutti
gli altri che corrispondono a quelle caratteristiche).
Gianni Penzo Doria
... ma attenzione!
Gianni Penzo Doria
47
La classificazione da sola non è efficace
‰ La classificazione individua il
documento all’interno di una
catena logica funzionale.
‰ Il documento deve essere
fascicolato e poi individuato
attraverso l’indice di
classificazione collegato al
repertorio dei fascicoli,
assieme alle responsabilità
previste dalla legge.
Gianni Penzo Doria
Classificazione e fascicolazione
‰ La classificazione è una dichiarazione di contesto
funzionale
‰ La fascicolazione è una dichiarazione di contesto
procedimentale (o di affare o di attività)
Gianni Penzo Doria
48
Documento e fascicolo
1/2
‰ Il documento ha contenuto autonomo,, ma coerente,,
rispetto al fascicolo;
‰ Il documento ha classificazione omogenea, ma
contenuto diverso da quello del fascicolo
corrispondente.
Gianni Penzo Doria
Documento e fascicolo
2/2
‰ Il fascicolo non è uno strumento classificatorio,, ma
organizzatorio con coerenza rispetto alla
classificazione dei documenti che ne fanno parte
‰ Ogni documento ha un senso (giuridico,
amministrativo, fiscale, archivistico, etc.) solo se
connesso al rispettivo fascicolo
Gianni Penzo Doria
49
La Ducati Monster
Gianni Penzo Doria
Titolario e fascicolo
‰ Il fascicolo non è un g
grado divisionale del titolario
Gianni Penzo Doria
50
Records management ottimale

Documento in arrivo
Registratura
Smistamento
all’UOR
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell’affare
o del procedimento
amministrativo
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
Gianni Penzo Doria
Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 4 comma 1
1. Ove non sia g
già direttamente stabilito p
per legge
gg o p
per
regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a
determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad
atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile
della istruttoria e di ogni altro adempimento
procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento
finale.
Gianni Penzo Doria
51
Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 5 comma 1
1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad
assegnare a sè o ad altro dipendente addetto all’unità la
responsabilità
bilità d
dell’istruttoria
ll’i t tt i e di ognii altro
lt adempimento
d
i
t
inerente il singolo procedimento nonchè, eventualmente,
dell’adozione del provvedimento finale.
2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al
comma 1, è considerato responsabile del singolo
procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa
determinata a norma del comma 1 dell’art. 4.
3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del
responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di
cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.
Gianni Penzo Doria
Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 6
1. Il responsabile del procedimento:
a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i
q
di legittimazione
g
ed i p
presupposti
pp
che siano rilevanti
requisiti
per l’emanazione del provvedimento;
b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti
all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e
sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere
il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze
erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed
ispezioni ed ordinare esibizioni documentali;
c) propone ll’indizione
indizione o
o, avendone la competenza
competenza, indìce le
conferenze di servizi di cui all’art. 14;
d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni
previste dalle leggi e dai regolamenti;
e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale,
ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.
Gianni Penzo Doria
52
Records management ottimale

WORKFLOW,, 241/90
Documento in arrivo
Responsabilità
Flusso controllato
Smistamento
all’UOR
Registratura
EFFICACIA PROBATORIA
(Attestazione notarile)
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell’affare
o del procedimento
amministrativo
In un’unica soluzione
Numero f.to AIPA
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
Gianni Penzo Doria
DOCUMENTO IN ARRIVO
Soggetto esterno
alla AOO
Archivio Generale - Protocollo
UOR
RPA
assegnazione errata
Protocollare?
SI
Documento in
arrivo
protocollazione,
classificazione,
smistamento
Iter dell procedimento/
affare + fascicolazione
verifica correttezza
assegnazione
No ma va
gestito
Segnatura e
scansione ottica
classificazione e
smistamento
assegnazione
corretta
Individuazione
RPA
Gestione
pratica Chiusura
fascicolo
N documento
No:
d
t meramente
t
informativo (pubblicità o altro)
Smistamento
Archiviazione
Gianni Penzo Doria
53
CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE
DI UN DOCUMENTO RIGUARDANTE UN PRIN
Titolo
Titolo I – Amministrazione, Titolo II - Organi
Rappresenta le macrofunzioni dell’ente
1
Classe
Titolo III – Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
Individua le funzioni dell’ente
Classe 1 – 10: ...omissis...
Fascicolo
2
Contiene i documenti prodotti nel corso di un
procedimento amministrativo, di un affare o di una attività
Classe 11 – Progetti e finanziamenti
Repertoriazione del fascicolo
FASCICOLO
2006 = anno di apertura del fascicolo
III = titolo III – Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
11 = classe 11 – Progetti e finanziamenti
p
del fascicolo
32 = numero di repertorio
«PRIN» = denominazione del fascicolo
2006–III/11.32 «PRIN»
Documento
(prot. n)
Documento
(prot. n)
Documento
(prot. n)
Atto o fatto
Atto o fatto
Atto o fatto
3
1) Individuazione del titolo
2) Individuazione della classe
3) Fascicolazione del documento
Gianni Penzo Doria
Il fascicolo è un output trasversale
Direzione
Ufficio
A
Ufficio
B
Ufficio
C
Fascicolo
Gianni Penzo Doria
54
Il fascicolo va repertoriato
Anno
di apertura
Numero
del fascicolo
Titolo
Classe
Gianni Penzo Doria
In archivistica...
Indice di classificazione
Segnatura archivistica
(repertoriazione del fascicolo)
Gianni Penzo Doria
55
Smistamento
Assegnazione
Gianni Penzo Doria
Sottofascicoli
Gianni Penzo Doria
56
Per lo studente
la classificazione è
V/0
0 = qualsiasi classe
Gianni Penzo Doria
V/0
V/2
V/4
V/8
V/10
Gianni Penzo Doria
57
Logica e fisica...
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
58
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
59
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
60
Fonte: Remigio Pegoraro
Gianni Penzo Doria
Le partizioni del fascicolo
‰ Fascicolo
‰ Sottofascicolo
‰ Inserto
24 - Numero
del fascicolo
2 - Numero
del sottofascicolo
1- Numero
dell’inserto
Gianni Penzo Doria
61
In archivistica si legge così
Da sx a dx:
Fascicolo aperto nel 2007, classificato nel titolo V, classe 6,
repertoriato con il numero 24, sottofascicolo 2, inserto 1
Da dx a sx:
Primo inserto del sottofascicolo 2, del ventiquattresimo
fascicolo aperto nella classe 6 del titolo quinto nell’anno
2007.
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
62
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
63
Il fascicolo e l’efficacia
‰ Il fascicolo
f
i l garantisce
ti
non solo
l l’l’efficienza
ffi i
d ll
della
gestione documentale, ma anche, in certi casi,
l’efficacia della azione amministrativa e del
relativo provvedimento
Gianni Penzo Doria
Consiglio Stato
sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo)
Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell’atto
amministrativo quando le ragioni poste a base del
provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del
procedimento.
Min. Difesa
c. Marchesiello
Gianni Penzo Doria
64
Consiglio Stato
sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo)
La funzione della motivazione del provvedimento
amministrativo è quella di consentire la possibilità di
valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza
delle scelte dell’amministrazione; tale funzione risulta
soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel
provvedimento finale non risultano chiaramente e
compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta,
nondimeno queste possono essere agevolmente colte
dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel
provvedimento finale.
Carfi
c. Pres. Cons. e altro
Gianni Penzo Doria
Il fascicolo e il diritto di accesso
‰ Il ffascicolo
i l garantisce
ti
l’l’esercizio
i i d
dell di
diritto
itt di
accesso, che si esercita non sui singoli documenti,
ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni).
Gianni Penzo Doria
65
Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188
Diritto di accesso anche sugli allegati
È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera
(nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il
titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della
delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27
giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e
dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un
documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento,
fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».
Gianni Penzo Doria
TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356
(L’archivio disordinato non è una scusa!)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire
ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre
g
termini ragionevoli.
L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene
della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse
legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di
fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole
giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione
istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.
Conclusivamente poiché non è contestabile che il provvedimento
Conclusivamente,
o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano
dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei
confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal
rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto
laboriose possano essere le ricerche d’archivio.
Gianni Penzo Doria
66
Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella PA (Nicolais)
Direttiva 6 dicembre 2007, n. 8
Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche
amministrazioni – Responsabilità disciplinare
Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il
mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione
delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento
della documentazione istruttoria.
Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità
da parte dell’autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi
per la conclusione del
in cui il trascorrere del termine p
procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la
giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il
rigetto dell’istanza, ove ciò sia ricondotto ad una "difficoltà di
reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre
2003 n. 8356). [16 aprile 2003]
Gianni Penzo Doria
TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892
L’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi
costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla
situazione legittimante all’impugnazione ovvero ad altra iniziativa
giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di
protezione giurisdizionale.
Gianni Penzo Doria
67
Consiglio di Stato, sez. VI, 11 maggio 2007, n. 2314
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ha come fine
quello di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di
f
favorirne
i
llo svolgimento
l i
t iimparziale,
i l a qualsiasi
l i i soggetto
tt vii abbia
bbi
interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. È
questo un requisito di ordine sostanziale, che si deve riconoscere
alla base della pretesa e che richiede una specifica indagine da
parte del Giudice, essendo indubbio che tale interesse abbia una
dimensione autonoma rispetto a quello che viene fatto valere in
giudizio per ottenere “il bene della vita”; pur se autonomo, però,
dall’interesse a ricorrere finale, esso è capace di qualificare
autonomamente la posizione soggettiva che coincide col diritto di
accesso.
Gianni Penzo Doria
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788
1/2
La legittimazione ad accedere non sussiste solo in caso di legittimazione
ad impugnare il provvedimento finale, essendo il diritto (rectius:
interesse) di accesso sorretto oltre che da una finalità di tutela anticipata
individuale anche da una funzione partecipativa e di controllo sulla
trasparenza e sull’imparzialità dell’azione amministrativa (cfr. C.d.S.,
sez.IV, sent.20-2-1995, n.108), anche se l’interesse alla conoscenza dei
documenti amministrativi deve assurgere a bene della vita autonomo,
distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione.
Se quindi la regola emergente dall’art.24 della l.n.241/90, come affermato
dalla giurisprudenza (Cons.St., Ad.plen., 4.2.1997, n.5), è quella della
pubblicità
bbli ità d
dell’azione
ll’ i
amministrativa,
i i t ti
lle iipotesi
t i costituenti
tit
ti eccezioni
i i all
suddetto principio si consolidano innanzitutto attraverso l’enucleazione
del segreto di Stato o comunque di interessi e valori di rilievo
pubblicistico, mentre residua, sull’opposto versante delle situazioni di
ascrizione privata, soltanto il caso della “riservatezza di terzi, persone,
gruppi ed imprese”.
Gianni Penzo Doria
68
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788
2/2
Considerato che nel caso di specie la ricorrente, da un lato, ha obiettivo
interesse a conoscere i termini attraverso i quali si è dipanato l’iter
procedimentale che ha condotto all’occupazione
all occupazione dell’area
dell area di sua
proprietà, anche al fine di verificare l’opportunità di un’azione
giurisdizionale, mentre, dall’altro, non sussiste alcuna delle ipotesi
normativamente previste che impedisca il dispiegarsi del diritto
all’ostensione, sussistono tutti i presupposti perché sia consentito
l’accesso alla documentazione oggetto della richiesta appositamente
avanzata in data 13.10.2004. Né, d’altra parte, le generiche difficoltà
segnalate
g
dall’Amministrazione di materiale rinvenimento negli
g uffici della
documentazione richiesta possono apparire sufficienti ad interdire
l’accesso, in assenza di speciali ed imprevedibili circostanze che abbiano
sfavorevolmente inciso sul piano logistico od organizzativo.
Gianni Penzo Doria
TAR Campania, sez. III, 12 aprile 2007, n. 3454
Il nuovo art. 21 octies della L. 7 agosto 1990, n. 241 introdotto con la L. n.
15/2005, al comma 2, stabilisce che: Non è annullabile il provvedimento
adottato in violazione di norme sul procedimento o sulla forma degli atti
qualora per la natura vincolata del provvedimento
qualora,
provvedimento, risulti palese che il suo
contenuto dispositivo non avrebbe potuto essere diverso da quello in
concreto adottato. Trattasi all’evidenza di una norma di grande rilievo
pratico che, nell’introdurre una distinzione tra illegittimità “forti” ed
illegittimità “deboli”, ha inteso porre un freno all’operare incontrastato della
sanzione invalidante, quale conseguenza inevitabile della riscontrata
illegittimità, rompendo l’equazione illegittimità = annullabilità e la cui ratio
ispiratrice è, in buona sostanza, riconducibile a quella concezione riduttiva
della giurisdizione amministrativa come volta unicamente a statuire sulla
legittimità o meno del provvedimento impugnato, dando, invece, spazio la
logica di una giurisdizione di spettanza, intesa a stabilire la fondatezza o
meno della pretesa sostanziale fatta valere in giudizio (ed, in tal senso può
ritenersi l’insufficienza della pur riscontrata illegittimità formale ad impedire
il riconoscimento diretto del bene della vita).
Gianni Penzo Doria
69
TAR Veneto, III, 25 febbraio 2009, n. 466
Quando l’amministrazione dichiara di non essere in grado di rintracciare
un documento che essa risulta detenere, e da essa stessa richiesto
all’interessato p
per attribuirgli
g un’utilità,, nonostante questi
q
abbia fornito
specifici elementi per individuarlo, la stessa potrà legittimamente negargli
tale utilità, appunto perché la domanda è carente del documento, ma
soltanto se riesca a dimostrare che l’irreperibilità del documento non è
imputabile a sua negligenza (e tale va considerata anche una disfunzione
organizzativa), e che gli eventuali elementi presuntivi e circostanziali,
forniti in alternativa dall’interessato (e, così, anche gli eventuali atti
sostitutivi di notorietà) non sono concretamente in grado di supplire al
documento mancante.
mancante
Invero, la data - seppure approssimativa - e il nominativo sono di solito
elementi oggettivamente necessari e sufficienti per la ricerca di
documenti, ferma la possibilità per l’Amministrazione di dimostrare il
contrario, ma non certamente invocando le proprie soggettive carenze
organizzative.
Gianni Penzo Doria
Codice penale, art. 490
(Perdita di documenti - scarto abusivo)
Art. 490
S
Soppressione,
i
di
distruzione
t i
e occultamento
lt
t di atti
tti verii
Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta
un atto pubblico o una scrittura privata veri soggiace
rispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477,
482 e 485, secondo le distinzioni in esso contenute.
Si applica la disposizione del capoverso dell’articolo
dell articolo
precedente.
Gianni Penzo Doria
70
Classificazione e fascicolazione
assicurano il diritto di accesso
‰ Se l’archivio corrente non è organizzato
g
attraverso le
procedure di classificazione e fascicolazione dei
documenti, parole come trasparenza, diritto di
accesso, efficienza e pubblicità diventano prive di
significato.
‰ Nella legislazione sugli enti locali queste parole erano
state introdotte cinque anni prima della legge
241/1990!
Gianni Penzo Doria
Legge 27 dicembre 1985, n. 816
art. 25
Aspettative, permessi e indennità
degli amministratori locali
art. 25 – Diritto di visione degli atti
Tutti i cittadini hanno diritto di prendere visione di tutti i
provvedimenti adottati dai comuni, dai consigli
circoscrizionali, dalle aziende speciali di enti territoriali, dalle
unità sanitarie locali, dalle comunità montane. Le
amministrazioni
i i t i i di
disciplinano
i li
con proprio
i regolamento
l
t
l’esercizio di tale diritto.
Gianni Penzo Doria
71
Legge 8 giugno 1990, n. 142
art. 7 comma 3
Ordinamento delle autonomie locali
Art 7 comma 3
Art.
Tutti gli atti dell’amministrazione comunale e provinciale sono
pubblici ad eccezione di quelli riservati per espressa
indicazione di legge o per effetto di una temporanea e
motivata dichiarazione del sindaco o del presidente della
provincia che ne vieti l’esibizione, conformemente a quanto
previsto dal regolamento, in quanto la loro diffusione possa
pregiudicare
i di
il di
diritto
itt alla
ll riservatezza
i
t
d
delle
ll persone, d
deii
gruppi e delle imprese.
Gianni Penzo Doria
Legge 8 giugno 1990, n. 142
art. 7 comma 4
Ordinamento delle autonomie locali
Art. 7 comma 4
Il regolamento assicura ai cittadini, singoli e associati il diritto
di accesso agli atti amministrativi e disciplina il rilascio di
copie di atti previo pagamento dei soli costi; individua, con
norme di organizzazione degli uffici e dei servizi i
responsabili dei procedimenti, detta le norme necessarie per
assicurare ai cittadini l’informazione sullo stato degli atti e
delle procedure e sull
sull’ordine
ordine di esame di domande
domande, progetti e
provvedimenti che comunque li riguardino; assicura il diritto
dei cittadini di accedere, in generale, alle informazioni di cui
è in possesso l’amministrazione.
Gianni Penzo Doria
72
Legge 7 agosto 1990, n. 241
art. 22, comma 1
1. Al fine di assicurare la trasparenza dell’attività
amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è
riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai
documenti amministrativi, secondo le modalità stabilite dalla
presente legge.
Gianni Penzo Doria
DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD
DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 1
1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al
capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere
utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche
mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di
fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione
diretta delle informazioni da parte dell’interessato.
Gianni Penzo Doria
73
DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD
DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 2
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel
rispetto delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996
1996, n
n.
675, e successive modifiche ed integrazioni, e nell’ambito delle
misure organizzative previste dall’articolo 22, comma 3, della
legge 8 agosto 1990, n. 241, i criteri tecnici ed organizzativi per
l’impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo
informatico per il reperimento, la visualizzazione e la stampa
delle informazioni.
Gianni Penzo Doria
DPR 445/2000 - art. 59 - ora CAD
DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 3
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che
consentono l’acquisizione
l acquisizione diretta delle informazioni da
parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme
tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le
modalità di identificazione del soggetto anche mediante
l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del
documento informatico, come disciplinati dall’articolo 15,
comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto
d lP
del
Presidente
id t d
della
ll R
Repubblica
bbli 10 novembre
b 1997
1997, n. 513
513,
e dai relativi regolamenti di attuazione.
Gianni Penzo Doria
74
DPR 445/2000 - art. 59 – ora CAD
DPR 20 ottobre 1998, n. 428 art. 10 comma 4
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti
t
ti alla
ll pubblica
bbli amministrazione
i i t i
possono
utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle
informazioni messe a disposizione - anche per via telematica
- attraverso gli uffici relazioni col pubblico di cui all’articolo 12
del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.
Gianni Penzo Doria
Costituzione – art. 113
Contro gli atti della pubblica amministrazione è sempre
giurisdizionale dei diritti e degli
g interessi
ammessa la tutela g
legittimi dinanzi agli organi di giurisdizione ordinaria o
amministrativa.
Tale tutela giurisdizionale non può essere esclusa o limitata a
particolari mezzi di impugnazione o per determinate categorie di
atti.
La legge determina quali organi di giurisdizione possono
annullare gli atti della pubblica amministrazione nei casi e con
gli effetti previsti dalla legge stessa.
Gianni Penzo Doria
75
Regola dell’ostensibilità del fascicolo (Sandulli)
‰ Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi
l itti i sii può
legittimi
ò sottrarre
tt
all sindacato
i d
t d
deii giudici.
i di i
‰ Quindi esiste il dovere da parte della pubblica
amministrazione di consentire ai soggetti toccati da
provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di
prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del
relativo procedimento e degli altri atti presupposti
(rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.).
Gianni Penzo Doria
Regolamento per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti
Adunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134
art. 6
Diritto di accesso
e diritto di consultazione
1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della
trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso
ai docu
a
documenti
e t de
dell’archivio
ac
o co
corrente
e te e de
dell’archivio
ac
od
di depos
deposito,
to,
nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.
Gianni Penzo Doria
76
Linee guida per la gestione e la tenuta dei documenti
DPGR 16 giugno 2004, n. 115
art. 9
Di itt di accesso e diritto
Diritto
di itt di consultazione
lt i
1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della
trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso
ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito,
nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.
Gianni Penzo Doria
Consiglio Stato sez. VI, 12 febbraio 2001, n. 652
(ostensibilità del fascicolo e atti segretati a fascicolo)
Il principio processuale di parità delle parti non comporta che,
a tutela del diritto di difesa, sia consentito dall’Autorità garante
della concorrenza e del mercato l’accesso a tutti gli atti e
documenti acquisiti dall’Autorità medesima nel procedimento
di sua competenza; esso implica soltanto che alle imprese
venga reso possibile la conoscenza del contenuto dell’intero
fascicolo, con indicazione degli atti segretati e del relativo
contenuto e che, in relazione ai documenti specificamente
parti ricorrenti come rilevanti ai fini dell’esercizio
indicati dalle p
della difesa la segretazione sia strettamente limitata alle
cosiddette “parti sensibili” del documento.
Gianni Penzo Doria
77
Cassazione civile, sez. II, 29 gennaio 1983 n. 821
(fascicolazione dei documenti)
L’inserimento di documenti nel fascicolo di parte equivale
alla loro p
produzione in udienza,, q
quando essi vengono
g
messi nella reale disponibilità dell’ufficio e dell’altra parte
che può prenderne concreta conoscenza.
Gianni Penzo Doria
Consiglio Stato sez. IV, 19 febbraio 1999, n. 180
(conoscenza piena degli atti attraverso il fascicolo)
In sede di procedimento disciplinare promosso a seguito di
giudizio p
g
penale l’amministrazione deve avere a disposizione
p
il fascicolo degli atti processuali in modo da poterne avere
diretta conoscenza, essendo illegittima la determinazione
sanzionatoria semplicemente mutuata dalla decisione
penale (di I grado) contenente giudizio di colpevolezza
dell’impiegato.
Gianni Penzo Doria
78
Cassazione civile, sez. III, 5 novembre 1981 n. 5835
(fascicolazione dei documenti)
A norma degli art. 74 e 87 disp.att.c.p.c., gli atti e i documenti di
parte prodotti prima della costituzione in giudizio devono essere
elencati in apposito indice del fascicolo che li contiene
contiene,
controllato e sottoscritto dal cancelliere; mentre quelli prodotti
dopo la costituzione vanno depositati in cancelleria con la
comunicazione del loro elenco alle altre parti e, se esibiti in
udienza, devono essere elencati nel relativo verbale.
L’inosservanza di tali adempimenti preclude alla parte la
possibilità di utilizzare i propri documenti come fonte di prova
salvo
l che
h sii accerti
ti che
h lla controparte,
t
t iinteressata
t
t a ffar valere
l
l’irregolarità dell’esibizione, avendone avuto conoscenza, abbia
accettato l’esibizione stessa, anche implicitamente, col discutere
il valore ed infirmarne il contenuto.
Gianni Penzo Doria
Cassazione civile sez. II, 30 maggio 1997, n. 4822
(indice e rito del fascicolo)
1/2
Ai sensi degli art. 74 ed 87 disp. att. c.p.c., gli atti ed i documenti
prodotti prima della costituzione in giudizio devono essere
elencati nell’indice del fascicolo e sottoscritti dal cancelliere,
mentre quelli prodotti dopo la costituzione vanno depositati in
cancelleria con la comunicazione del loro elenco alle altre parti
(oppure, se esibiti in udienza, devono essere elencati nel relativo
verbale, sottoscritto, del pari, del cancelliere), di guisa che
l’inosservanza di tali adempimenti, rendendo irrituale la compiuta
produzione preclude alla parte la possibilità di utilizzarli come
produzione,
fonte di prova, ed al giudice di merito di esaminarli, sempreché la
controparte legittimata a far valere le irregolarità non abbia, pur
avendone preso conoscenza, accettato, anche implicitamente, il
deposito della documentazione.
Gianni Penzo Doria
79
Cassazione civile sez. II, 30 maggio 1997, n. 4822
(indice e rito del fascicolo)
2/2
Ne consegue che, accertata la irritualità della produzione in sede
di giudizio di merito, la contumacia della parte interessata alla
relativa rilevazione non consente di ritenerne sussistente una
sua “accettazione implicita” (che dovrebbe conseguire ad una non ipotizzabile - conoscenza della detta produzione), non
risultando conferente, in proposito, il richiamo alla norma di cui
all’art. 292 c.p.c. (secondo la quale il contumace non ha, sì,
diritto ad alcuna comunicazione dei documenti depositati dalla
controparte ma limitatamente alle sole ipotesi di produzioni
controparte,
documentali rituali), e non potendosi, immotivatamente, ritenere
che la scelta processuale della contumacia comporti una
implicita "mancata contestazione" di documenti irritualmente
prodotti.
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 38
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre
agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di
pubblici
bbli i servizi
i i sono sottoscritte
tt
itt d
dall’interessato
ll’i t
t iin presenza d
dell
dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia
fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e
la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per
via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all’articolo 15,, comma 2 della legge
gg 15 marzo 1997,, n.59. (L)
( )
Gianni Penzo Doria
80
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62
2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di p
protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato p
per le aree organizzative
g
omogenee,
g
le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
Gianni Penzo Doria
81
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 65
Requisiti del sistema
p la g
per
gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il
sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del
procedimento;
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3)
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio
per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi
a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito
costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
Gianni Penzo Doria
82
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
ll’organizzazione
organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente. (R)
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e
conservare un elenco dei fascicoli e delle serie
trasferite nell’archivio di deposito. (R)
Gianni Penzo Doria
83
Il 7 marzo 2005
il CAD è approvato
Gianni Penzo Doria
Il secondo parere del Consiglio di Stato:
adunanza 30 gennaio 2006, n. 31/2006
‰
‰
‰
‰
Sullo schema di decreto correttivo, il CdS ha espresso
ulteriori e durissime osservazioni:
Continua l’alluvione di norme e il relativo declassamento
del Codice
Non deve limitarsi a ribadire finalità ideali, ma deve dare
concreta ed effettiva attuazione alla svolta informatica nella
amministrazione pubblica
Quando i flussi documentali vengono affidati all’informatica
all informatica,
questa non è più un mero strumento tecnico di
automazione, ma una vera risorsa strategica, necessaria
per l’efficacia delle politiche della amministrazione
Manca il coordinamento sugli obblighi fiscali sui documenti
informatici
Gianni Penzo Doria
84
Alcuni limiti ...
‰
‰
‰
Il Codice attua una dicotomia, che diventa una
cesura ideologica e informatica,
informatica tra documenti
cartacei e documenti digitali
Non è prevista la gestione ibrida dei documenti,
invece presente ora e per il futuro in tutta la
amministrazione pubblica
Scompare l’attenzione verso i ruoli strategici e
l’i di
l’indicazione
i
di sviluppo
il
verso sistemi
i t i integrati
i t
ti
(ad es. DPR 513/1997, art. 20)
Gianni Penzo Doria
Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
Art. 41.
Procedimento e fascicolo informatico
1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti
amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della
comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa
vigente.
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può
g
in un fascicolo informatico g
gli atti,, i documenti e i dati
raccogliere
del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della
comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8
della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le
modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo
10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.
Gianni Penzo Doria
85
La bozza del 2 dicembre 2005 ha aggiunto 3 commi
L’art. 15 dello schema di D.Lgs.
g di correzioni e integrazioni
g
al
CAD ha aggiunto 3 commi di nuove specifiche all’art. 41.
Gianni Penzo Doria
art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
1/3
2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità
di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le
amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la
costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di
una corretta gestione documentale ed alla disciplina della
formazione, gestione, conservazione e trasmissione del
documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il
protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e
comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità
dell interoperabilità e della
cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono
essere dettate ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro
della Funzione pubblica.
Incoerenza archivistica!
Gianni Penzo Doria
86
art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
2/3
2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione:
procedimento,, che cura la
dell’amministrazione titolare del p
costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre
amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento;
dell’oggetto del procedimento; dell’elenco dei documenti
contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater.
Gianni Penzo Doria
art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
3/3
2quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno
gli altri soggetti
gg
da essa
accesso solo l’amministrazione titolare e g
individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta
collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al
contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre
costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei
diritti previsti dalla legge n. 241 del 1990.
Gianni Penzo Doria
87
Il fascicolo si distingue in 5 tipologie
‰
‰
‰
‰
‰
Fascicolo di affare
Fascicolo di attività
Fascicolo di procedimento amministrativo
Fascicolo di persona fisica
Fascicolo di persona giuridica
Gianni Penzo Doria
Il fascicolo e il principio di omogeneità
‰ Ogni fascicolo conserva documenti classificati
in maniera omogenea per il grado divisionale
scelto
‰ Un fascicolo archivistico non può contenere
documenti classificati in modo eterogeneo
‰ Il fascicolo di persona (fisica e giuridica) ha la
sua omogeneità al primo grado divisionale,
con l’eccezione del fascicolo di persona
“endoprocedimentale”
Gianni Penzo Doria
88
Fascicoli
per “Pratica”
“P ti ”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Fascicoli
per “Pratica”
“P ti ”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
89
Il fascicolo di affare
‰ Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi
ad una competenza non procedimentalizzata, per
la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un
provvedimento finale.
‰ 2008 - I/6.23
I/6 23 «Gruppo di lavoro sul sistema
informativo»
‰ 2008 – VII/14.35 «Corso di formazione sul
procedimento amministrativo»
Gianni Penzo Doria
Fascicoli
per “Pratica”
“P ti ”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
90
Il fascicolo di attività
‰ Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi
ad una competenza proceduralizzata, per la
quale esistono documenti vincolati o attività di
aggiornamento di banche e per la quale, non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
‰ 2008 - V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi
dei corsi di studio»
‰ 2008 - I/12.14 «Statistiche e reportistica per il 1°
trimestre 2008»
Gianni Penzo Doria
Fascicoli
per “Pratica”
“P ti ”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
91
Il fascicolo di procedimento amministrativo
‰ Il fascicolo di procedimento amministrativo
conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti
tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati
allo stesso fine, cioè alla emanazione di un
provvedimento finale.
‰ 2008 – VII/1.14
VII/1 14 «Concorso a tempo indeterminato
per personale amministrativo di categoria C»
‰ 2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci
fotocopiatrici per il settore Affari generali»
Gianni Penzo Doria
Il procedimento amministrativo
‰
‰
‰
‰
‰
‰
‰
Il procedimento amministrativo è come un torrente di
montagna, che trascina a valle tronchi, detriti di ogni
genere: assistiamo a “loop” incredibili
Ci vuole un temporale per “metterlo in moto”
Esiste una fase “tennistica” del procedimento
Output è diverso da Outcome
Mandarinismo della amministrazione pubblica
Mi li
Miglioramento
t iincrementale
t l o reingegnerizzazione
i
i
i
Rivoluzione / Riformismo
Fonte: Pietro di Benedetto – UniDOC 2008
Gianni Penzo Doria
92
Fascicolo
di persona
Fisica
Personale
Giuridica
Studente
Gianni Penzo Doria
Fascicolo
di persona
fisica
di
p
personale
di
studente
Gianni Penzo Doria
93
Altre tipologie del fascicolo di persona
Il fascicolo di p
persona è un “genus”
g
che ha molte “species”
p
e
“subspecies”:
‰
‰
‰
‰
Fascicolo di personale
Fascicolo di studente
Fascicolo di assegnista
Fascicolo di partecipante a una selezione
(concorso esame di Stato
(concorso,
Stato, etc
etc.))
‰ Fascicolo di 150 ore
‰ Fascicolo di co.co.pro.
Gianni Penzo Doria
Personale
Tecnico
amministrativo
B C,
B,
C D
D, EP
[Dirigente]
Docente
CEL
Ricercatore
Associato
Ordinario
Gianni Penzo Doria
94
Il modello archivistico
per il fascicolo di persona
1/2
‰ Le due macrotipologie
p g di fascicoli di p
persona sono
9 Fascicolo di personale
9 Fascicolo di studente
‰ Nel titolario per gli archivi universitari ci sono due
classificazioni:
9 V/0 per i documenti inerenti agli studenti
9 VII/0 per i documenti inerenti al personale
Gianni Penzo Doria
Il modello archivistico
per il fascicolo di persona
2/2
‰ Le camicie dei fascicoli di p
persona devono essere
“parlanti” e di “carta forte”
‰ I documenti si sedimentano (basso / alto) in ordine
cronologico ed è possibile prevedere dei
sottofascicoli in base alle varie funzioni
Gianni Penzo Doria
95
Il fascicolo di personale
‰ Il fascicolo di p
personale è una tipologia
p g del
fascicolo di persona
‰ Si tratta di un fascicolo:
9 multiprocedimentale
9 multiaffare
9 multiattività
‰ Il fascicolo di persona può essere istruito come
sottofascicolo di un fascicolo procedimentale
(assegnisti, concorsi, partecipanti a esame di
Stato, etc.)
Gianni Penzo Doria
Dati, schede e fascicolo
Confluiscono nel fascicolo di persona anche una serie di dati e
informazioni, impropriamente chiamati “fascicolo”
Gianni Penzo Doria
96
Il fascicolo
di personale
Gianni Penzo Doria
La situazione attuale in Unipd
Il ffascicolo
i l d
dell personale
l è attualmente
tt l
t gestito
tit d
da 11
UOR dell’Amministrazione centrale.
Gianni Penzo Doria
97
Infatti, se ne occupano
1. Servizio Legale
2 Servizio
2.
S i i Amministrazione
A
i i t i
d l personale
del
l
3. Servizio Concorsi e Carriere
4. Servizio Formazione
5. Servizio Organizzazione
6. Servizio Pensioni
7. Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere
8 Servizio Relazioni sindacali e assunzioni
8.
9. Servizio Servizi sociali – provvidenze
10. Sicurezza (tutela della salute)
11. Servizio Acquisti (per Legnaro)
12. ... Archivio Generale di Ateneo
Gianni Penzo Doria
Infatti, se ne occupano
Ciò provoca:
‰ una frammentazione delle responsabilità
‰ il nascere di fascicoli non autorizzati
Gianni Penzo Doria
98
Allora è nato il progetto:
AD PERSONAM
Gianni Penzo Doria
I dati previsti
I dati previsti per il fascicolo del personale nel sistema
informativo Titulus 97 riguardano esclusivamente la
gestione, la tenuta e la tutela del fascicolo
archivistico, inteso come complesso dei documenti
relativi ad una persona fisica dipendente
dell’Università degli Studi di Padova.
Gianni Penzo Doria
99
I dati-eventi e documenti
‰
‰
Trattandosi di dati archivistici,
archivistici non deve essere
prevista alcuna procedura finalizzata alla gestione
del personale.
Il fascicolo di personale non deve contenere attività,
dati-eventi che si riferiscano alla gestione del
personale, ma solo “residuo” documentale
Gianni Penzo Doria
La descrizione dei dati
La descrizione dei dati,
dati utilizzando anche le norme
ISAAR-CPF (International Standard archival Authority
Record - Corporate, Persons, Families), dovrà garantire
la continuità del fascicolo archivistico anche con il cambio
della figura professionale del dipendente.
Gianni Penzo Doria
100
Tracciato record
I dati previsti sono i seguenti:
• Numero di matricola
• Nominativo [Cognome & Nome]
• Codice fiscale
• Data di nascita
• Data di assunzione
• Data di cessazione
Gianni Penzo Doria
A regime...
L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà
prevedere:
‰ La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un
unico ufficio (fino all’archivio di deposito);
‰ L’organizzazione interna secondo una logica
archivistica per carriera;
‰ Lo scarto dei documenti inutili dopo una data
determinata;
‰L
L’accesso
accesso ai documenti attraverso la consultazione
informatica, limitando allo stretto necessario l’accesso
ai locali di deposito;
‰ L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in
formato nativo).
Gianni Penzo Doria
101
Il pregresso ...
L’obiettivo è rendere disponibile on line il fascicolo del
personale attraverso Titulus 97.
Il recupero del pregresso può avvenire in due modi:
‰Memorizzare in unico record (utilizzando la funzione
Documenti non protocollati) tutti i documenti prodotti
fino al 31.12.2000 in formato immagine senza
descrittori, distinguendo per range di date;
‰M
‰.Memorizzare
i
i un proprio
in
i record
d ciascun
i
d
documento
t
in formato immagine con descrittori.
Gianni Penzo Doria
In discussione ...
Diritti su modifica, visualizzazione e archiviazione
Premesso che il fascicolo del personale conserva
documenti e informazioni sui dati personali e sensibili, è
opportuno limitare allo stretto necessario i diritti di
modifica, visualizzazione e archiviazione.
Pertanto, ogni ufficio potrà visualizzare all’interno del
fascicolo del personale solo i documenti per i quali è
indicato come UOR o CC.
S l l’l’ufficio
Solo
ffi i iindividuato
di id t come responsabile
bil d
della
ll ttenuta
t
del fascicolo del personale sarà abilitato ai diritti di
modifica, visualizzazione e archiviazione completi.
Gianni Penzo Doria
102
Il fascicolo di persona.
Il quadro normativo di riferimento
‰ DPR 3 maggio 1957, n. 686 “Norme di esecuzione
‰
‰
‰
‰
‰
del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli
impiegati civili dello Stato”
DPR 445/2000 “Testo unico in materia di
documentazione amministrativa”
D.Lgs. 196/2003 “Codice sulla privacy”
D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del
paesaggio”
L
Legge
1
15/2005
/200 “M
“Modifiche
difi h e iintegrazioni
i i alla
ll llegge
sul diritto di accesso”
D.Lgs. 159/2006 “Disposizioni integrative e correttive
al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante
codice dell’amministrazione digitale”
Gianni Penzo Doria
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo del personale e stato matricolare
Art. 24
Il fascicolo personale dell’impiegato, (…) corredato di un
indice deve contenere:
1) i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla
carriera ed al trattamento economico, nonché le decisioni
giurisdizionali sugli atti medesimi;
2) i rapporti informativi e i giudizi complessivi;
3) i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la
nomina all’impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e
perfezionamento, ad attività scientifica, di insegnamento
ed
d iin genere ognii altro
lt d
documento
t relativo
l ti alla
ll
preparazione tecnica e professionale dell’impiegato;
4) i documenti relativi ad encomi per servizi resi
nell’interesse dell’Amministrazione, a benemerenze di
guerra ed a onorificenze;
Gianni Penzo Doria
103
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo del personale e stato matricolare
Art. 24
5) i documenti relativi ad invalidità per causa di guerra o di
l
lavoro
o ad
d iinvalidità
lidi à od
d iinfermità
f
i à contratte per causa di
servizio;
6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari
con le relative deliberazioni della Commissione di disciplina
ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di
sospensione per effetto di condanna penale e quelli
d’esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall’art. 93
del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957, le decisioni
giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o
straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di
riabilitazione disciplinare previsti dall’art. 87 del testo unico
approvato con D.P.R. 3/1957;
7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilità verso
l’Amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del
titolo II del testo unico approvato con D.P.R. 371957;
Gianni Penzo Doria
Il Capo III del DPR 686/1957
Fascicolo del personale e stato matricolare
Art. 24
8) Ogni altro atto che possa interessare la carriera
dell’impiegato;
9) Gli atti e i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le
relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti
relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza.
Le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la
t
tenuta
t dei
d i fascicoli
f
i li personalili
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104
Autorità garante per la protezione dei dati personali
Deliberazione 14 giugno 2007, n. 23
‰ la comunicazione di dati p
personali sensibili dei
‰
dipendenti è lecita quando siano realmente
indispensabili per perseguire le finalità di rilevante
interesse pubblico connesse all’instaurazione e alla
gestione del rapporto di lavoro;
devono essere adottate particolari cautele nella
trasmissione di informazioni personali tra i diversi
uffici evitando di fare superflui riferimenti puntuali a
uffici,
particolari condizioni quali, per esempio, quelle
relative allo stato di salute dei dipendenti;
209
Gianni Penzo Doria
TAR Toscana, 29 settembre 1987, n. 754
Il fascicolo personale fa prova
Secondo il combinato disposto del punto B3 art. 31, e dell’art. 32
comma 4 legge n. 22 del 1984, i giudizi discrezionali volti alla
selezione dei dipendenti regionali che aspirano ad avere
attribuita la seconda qualifica dirigenziale, per la voce attività
svolta e attitudine allo svolgimento di funzioni proprie della
qualifica, devono essere formulati dalla giunta regionale sulla
base di elementi e fatti certi, certificabili ed oggettivi; è, pertanto,
illegittima per contraddittorietà la valutazione di totale disvalore
del requisito attitudinale che trae ragione dal "fondato sospetto"
che
h il di
dipendente
d t sia
i stato
t t iiscritto
itt neglili elenchi
l
hi d
della
ll lloggia
i
massonica P2, mentre nel fascicolo personale risulta archiviato il
relativo procedimento disciplinare per non essere stata accertata
la veridicità della contestata iscrizione.
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105
Il fascicolo
degli studenti
Gianni Penzo Doria
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 4.
La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti
concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l’esemplare
autenticato della fotografia di ognuno di essi.
La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica
degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni
corso d’insegnamento a titolo ufficiale o privato l’elenco degli studenti
che vi sono iscritti.
Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo
dell’elenco dei propri iscritti.
Più particolari norme circa l’organizzazione dei servizi di segreteria, la
tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento
interno.
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106
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22.
Le tasse d’immatricolazione e d’iscrizione, le tasse di fuori corso, le
sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le
sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed
assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto.
Le tasse di concorso per l’ammissione alla facoltà di magistero e di
laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore
del registro della circoscrizione in cui ha sede l’università o istituto e
consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli
personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in
apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all’ufficio del registro
cui sono diretti. L’ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla
segreteria insieme con la bolletta per l’ammontare complessivo delle
tasse risultanti dall’elenco.
Gianni Penzo Doria
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22. (segue)
Lo studente può ripartire il pagamento della tassa annuale
d’iscrizione in quattro rate bimestrali anticipate, versando la
seconda, terza e quarta rata rispettivamente non oltre la fine dei
mesi di gennaio, marzo e maggio. Può inoltre ripartire il
pagamento della sopratassa per esami di profitto in due rate
anticipate, versando la seconda non oltre la fine del mese di
p
del p
presente comma non è applicabile
pp
agli
g
marzo. La disposizione
studenti di cittadinanza straniera appartenenti a famiglia residente
all’estero, ai quali è concessa la dispensa del pagamento di metà
delle tasse e sopratasse.
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107
RD 4 giugno 1938, n. 1269
Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli
esami di Stato e l’assistenza scolastica nelle università e negli istituti
superiori
Art. 22. (segue)
La tassa di fuori corso e la sopratassa per gli esami di profitto
valgono per il solo anno accademico per il quale sono pagate; la
sopratassa per gli esami di laurea o diploma e le sopratasse di
ripetizione di esame devono essere nuovamente pagate ogni
qualvolta il candidato si presenti ai relativi esami.
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2
Regolamento
per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti amministrativi
dal protocollo all’archivio storico
(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)
Gianni Penzo Doria
108
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 68
Il procedimento amministrativo il fascicolo
1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un
fascicolo.
2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un
determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento
amministrativo.
3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto
in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
4 L’esaurimento
4.
L esaurimento del procedimento amministrativo
amministrativo, cioè la data di
chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla
data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il
procedimento amministrativo stesso.
Gianni Penzo Doria
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 69
Fascicolazione dei documenti
1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del
responsabile del procedimento amministrativo.
2. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un
apposito fascicolo.
3. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo
e dell’inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di
sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se
assente secondo la propria data
assente,
data.
4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al
modello descritto nell’allegato 3 del presente regolamento, nella quale
deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto
dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti.
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109
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 70
I fascicoli del personale e degli studenti
1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo
nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le
variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario.
2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni
studente.
3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte
serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se
assente in ordine alfabetico per cognome e nome
assente,
nome.
Gianni Penzo Doria
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 71
Repertorio dei fascicoli
1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.
2. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato
dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante, oltre che
l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di
classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo).
3. Nell’indice di classificazione deve essere indicata anche l’eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati
progressivamente all’interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del
sottofascicolo (se inserto).
inserto)
4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè
lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest’ultimi
all’archivio.
5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato 4
del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio
e termina il 31 dicembre di ogni anno.
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110
DPR 24 giugno 1998, n. 249
Regolamento recante lo Statuto delle studentesse e degli studenti della
scuola secondaria
Art. 2.
2. La comunità scolastica promuove la solidarietà tra i suoi componenti e
tutela il diritto dello studente alla riservatezza.
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I dati personali del lavoratore
Autorità Garante
per la protezione
dei dati personali
Deliberazione 14
giugno 2007, n. 23
(G.U. 13.07.2009, n.
161 – SO n. 159)
Gianni Penzo Doria
111
Fascicoli
di persona
FISICA
GIURIDICA
DPCM 4 febbraio 2009
Prontuario concernente la disciplina dei rapporti tra
enti e volontari del servizio civile nazionale
§ 2.3. Per ogni volontario che assume servizio deve essere
predisposta una cartella personale, da conservare in apposito
archivio presso la sede centrale o locale dell’Ente accreditato
nella quale viene tenuta tutta la documentazione riferita
all’interessato con particolare riferimento a:
- copia del progetto approvato;
- permessi, malattie e/o infortuni, ivi compresa la documentazione sanitaria;
- fotocopia del contratto di servizio civile controfirmato dal volontario
riportante
p
la data di assunzione in servizio;
- formazione svolta sia generale che specifica;
- richieste avanzate dal volontario;
- eventuale documentazione relativa ai servizi di vitto ed alloggio utilizzati;
- provvedimenti disciplinari;
- ogni altra documentazione attinente al servizio svolto
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112
Il fascicolo sanitario elettronico
(o dossier sanitario)
Autorità Garante per la protezione dei dati personali
D lib
Deliberazione
i
5 marzo 2009,
2009 n. 8
(G.U. 26.03.2009, n. 71)
Gianni Penzo Doria
Finalità
1/2
§ 3. Il fascicolo sanitario elettronico ha finalità di
«documentazione di una “memoria
memoria storica”
storica degli eventi di
rilievo sanitario relativi a un medesimo individuo consultabile
dal medico curante».
Gianni Penzo Doria
113
Finalità
2/2
§ 3. Il fascicolo sanitario elettronico dovrà essere
costituito esclusivamente per il perseguimento di finalità di
prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione.
Sarà consultabile dall’interessato con modalità adeguate (ad
es., tramite smart card) e dal personale sanitario,
strettamente autorizzato e solo per finalità sanitarie.
Non potranno accedevi invece periti, compagnie di
assicurazione,, datori di lavoro.
Gianni Penzo Doria
Il consenso autonomo e specifico
Al paziente deve essere consentito di scegliere, in piena
libertà se far costituire o meno un fascicolo sanitario
libertà,
elettronico, con tutte o solo alcune informazioni sanitarie che
lo riguardano e deve poter esprimere un consenso
autonomo e specifico, distinto da quello che si presta a fini di
cura della salute. Deve essere inoltre, prevista la
possibilità di “oscurare” la visibilità di alcuni eventi clinici. Se
il p
paziente non vuole aderire al Fse deve comunque
q
poter usufruire delle prestazioni del servizio sanitario
nazionale.
Con buona pace dell’archivistica e della neutralità!
Gianni Penzo Doria
114
Informativa comprensibile e dettagliata
Per poter esprimere scelte consapevoli il paziente deve
essere adeguatamente informato.
informato L
L’informativa
informativa quindi con
un linguaggio comprensibile e dettagliato, deve indicare chi
(medici di base, del reparto ove è ricoverato, farmacisti)
ha accesso ai sui dati, che tipo di operazioni può compiere,
se il conferimento dei dati è obbligatorio o facoltativo,
ecc.
Gianni Penzo Doria
Le misure di sicurezza
La delicatezza dei dati sanitari trattati impone l’adozione di
specifici accorgimenti tecnici per assicurare elevati livelli
di sicurezza che limitino il più possibile i rischi di accesso
abusivo, furto, smarrimento.
Gianni Penzo Doria
115
Fascicoli
di persona fisica
Personale
docente
Personale
tecnico amministrativo
Studente
Il fascicolo di persona fisica
‰ Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti
relativi ad una persona fisica (personale
dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.).
‰ 2005 – VII/0.135 «Contini Gianluigi»
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116
Laurea
(triennale)
Esame di
Stato
Laurea
(magistrale)
Dottore
di ricerca
[Alta
formazione]
Studente
Specializ
zazione
[Master]
Corso di
perfezion
amento
Borsista
Borsa
150 ore
Gianni Penzo Doria
Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
Raggruppa la documentazione amministrativa
riferita al complesso
p
universo della p
popolazione
p
studentesca, che in diversi modi interagisce con
l’amministrazione di ateneo.
Gianni Penzo Doria
117
Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
È articolato in 4 blocchi:
1.
2.
3.
4.
Classe 1: attività di orientamento e tutto ciò che
riguarda lo studente prima che sia studente
Classi da 2 a 8: tradizionale gestione della carriera
degli studenti in generale
Classe 9: funzioni di abilitazione
Classe 10: sostegno alle iniziative goliardiche
Gianni Penzo Doria
Titolo V. Studenti e laureati
Amm. centrale
1.
2.
3.
4.
5.
Orientamento, informazione e tutorato
Selezioni, immatricolazioni e ammissioni
Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici,
tasse e contributi
6. Tirocinio, formazione e attività di ricerca
7 Servizi di assistenza socio
7.
socio-sanitaria
sanitaria e a richiesta
8. Conclusione e cessazione della carriera di studio
9. Esami di Stato e ordini professionali
10. Associazionismo, goliardia e manifestazioni
organizzate da studenti o ex studenti
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118
Segreterie Studenti
‰ studente iscritto al corso di laurea triennale
‰ studente iscritto al corso di laurea specialistica
‰ studente iscritto al corso di laurea a ciclo unico
‰ studente iscritto ai corsi singoli
‰ studente proveniente da Università estere iscritto ai
corsi previsti dal progetto Socrates/Erasmus
(cui è attribuito un numero identificativo, non una vera
matricola).
Gianni Penzo Doria
Formazione post lauream
‰ studente iscritto al master nazionali ed internazionali
‰ studente proveniente da Università estere iscritto a
master internazionali (cui non è attribuito un n. di matricola)
‰ studente iscritto ai corsi di perfezionamento
‰ studente iscritto ai corsi di aggiornamento
‰ studente iscritto ai corsi di alta formazione
‰ studente iscritto alle scuole di specializzazione
(professioni sanitarie)
‰ studente iscritto alle scuole di specializzazione
(non professioni sanitarie)
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119
In discussione
‰ studente iscritto ai corsi speciali
‰ studente iscritto ai premi (cui non è attribuito un n. di
matricola)
‰ studente iscritto agli esami di stato
(cui dovrebbe essere attribuito lo stesso n. matricola della sua carriera)
Gianni Penzo Doria
Cassazione penale sez. V, 23 giugno 2004, n. 31533
Il libretto degli studenti
In tema di falso, al libretto universitario istituito a norma del r.d. 4
giugno 1938, n. 1269 deve riconoscersi natura di atto pubblico
fidefacente limitatamente alle attestazioni ivi contenute relative
alla frequenza dello studente alle lezioni, mentre gli va attribuita
natura meramente certificativa con riguardo alle attestazioni
concernenti l’avvenuto superamento degli esami, atteso il
carattere derivativo di queste ultime dai verbali di esame, che
costituiscono gli atti pubblici originali, destinati ad essere
conservati, a fini di prova, negli uffici di segreteria dell’università.
(N ll specie,
(Nella
i iin applicazione
li
i
di ttale
l principio,
i i i lla C
Corte
t h
ha
ritenuto che dovesse rispondere del reato di cui gli art. 477 e 482
c.p. lo studente universitario che aveva parzialmente alterato il
proprio libretto universitario, facendo ivi figurare come superati
alcuni esami che, in realtà, non erano mai stati sostenuti).
Gianni Penzo Doria
120
Fascicoli
di persona
FISICA
GIURIDICA
Gianni Penzo Doria
Il fascicolo di persona giuridica
‰ Il fascicolo
asc co o d
di pe
persona
so a g
giuridica
u d ca co
conserva
se a i docu
documenti
e
relativi ad una persona giuridica (associazione,
impresa, fondazione, etc.).
‰ 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università»
‰ 2005 – VI/8.12
VI/8 12 «Centro per la storia dell’Università»
dell Università»
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121
Il fascicolo aziendale (AGEA/AVEPA)
‰
Un altro caso di fascicolo di p
persona g
giuridica è il
cosiddetto fascicolo aziendale previsto dal D.Lgs.
99/2004, in particolare all’art. 13
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Il fascicolo ibrido
‰
‰
‰
‰
Il fascicolo di lavoro
Il fascicolo di persona assegnata
Il fascicolo di opere edilizie
Il fascicolo di fabbricato
Gianni Penzo Doria
122
Il fascicolo di fabbricato
‰
‰
Si tratta di un tipico fascicolo multiprocedimentale,
trasversale a tutta l’attività di nuove opere, manutenzione,
restauro e sicurezza
Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio
sismico e idrogeologico da una legge della Regione del
Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la
possibilità di conservare in un fascicolo apposito la
documentazione inerente a edifici pubblici e privati
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
123
Il fascicolo di fabbricato – Le ragioni
‰
Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio
sismico e idrogeologico da una legge della Regione del
Lazio grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la
Lazio,
possibilità di conservare in un fascicolo apposito la
documentazione inerente a edifici pubblici e privati
Gianni Penzo Doria
Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397
Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31,
concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato
a)
b)
c)
È consentito agli enti locali «di istituire un fascicolo per ogni
fabbricato esistente o di nuova costruzione
costruzione, privato o
pubblico, indipendentemente dalla destinazione funzionale,
disciplina:
lo schema del fascicolo del fabbricato;
i termini di scadenza per il completamento del fascicolo del
fabbricato nelle aree di particolare rischio;
le procedure di compilazione del fascicolo del fabbricato ed
il relativo
l ti aggiornamento;
i
t
Gianni Penzo Doria
124
Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397
Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31,
concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato
d)
e)
f)
l’anagrafe degli immobili e le caratteristiche, nonché le
specifiche per raccogliere su supporto informatico i dati
relativi alle schede di sintesi del fascicolo del fabbricato;
le modalità ed i principi delle convenzioni che i comuni
stipulano con gli ordini ed i collegi professionali;
le modalità di individuazione delle zone a rischio, per le quali
è necessario ed indispensabile la redazione del fascicolo del
fabbricato; g) le modalità, i termini e le condizioni di
concessione dei contributi ai comuni per l’attuazione della l.
r. 31/2002»
31/2002
Gianni Penzo Doria
La suddivisione in cinque tipologie
Come mai è necessario distinguere le cinque tipologie?
‰ l’istruzione dei fascicoli dipende in larga misura dal fine
istituzionale dell’ente e dalle tipologie di azioni amministrative
poste in essere
‰ le regole per l’istruzione;
‰ la responsabilità in ordine all’azione trattata, la durata, le
modalità di sedimentazione e conservazione;
‰ l’esercizio del diritto di accesso
‰ la tutela dei dati personali, sensibili e giudiziari
‰ la consultabilità per scopi storici sia nell’archivio corrente che
nell’archivio di deposito;
‰ la selezione (concorso)
Gianni Penzo Doria
125
La fascicolazione e il Manuale
‰
‰
Piano per la fascicolazione
Regole più sintetiche,
sintetiche descritto in un capitolo del Manuale di
gestione del protocollo informatico
Gianni Penzo Doria
Grazie per l’attenzione
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
[email protected]
[email protected]
Gianni Penzo Doria
126