Serenissima
Hotel Management System
Serenissima Informatica
Company profile
Serenissima Informatica SpA
Siamo un’azienda di Information & Communication Technology
che progetta, realizza, installa e supporta sistemi informativi
integrati basati sulle tecnologie più aggiornate e affidabili.
Innovazione e sicurezza sono la nostra mission, per offrire alla
clientela sempre il massimo delle prestazioni e dell’affidabilità.
La nostra sede centrale è a Padova. La professionalità dei nostri
team rappresenta un importante valore aziendale: 80 specialisti
di soluzioni applicative software, oltre a 30 esperti di networking,
sistemi operativi, sicurezza informatica, WiFi e sistemi hardware
sono ogni giorno sul campo al servizio dei clienti, 24/7 su tutto il
territorio nazionale, direttamente o attraverso partner qualificati.
L’orientamento al servizio è l’elemento fondante del nostro
modo di stare sul mercato, che mette al centro dei nostri obiettivi
la qualità e la soddisfazione del cliente. Coerentemente abbiamo
conseguito la certificazione di qualità ISO 9001:2000 applicata ai
processi di progettazione e produzione del software e
all’erogazione dei servizi correlati.
Siamo Microsoft® Gold Certified Partner, con qualifiche ISV e
Dynamics™ NAV Solution Provider. Altre importanti partnership
strategiche sono attive, da lungo tempo, con Fujitsu Technology
Solutions, HP, protel hotelsoftware, NCR, Postel e Telecom Italia.
Focalizziamo il nostro impegno nella fornitura di soluzioni gestionali per:
catene alberghiere e alberghi indipendenti
catene della ristorazione organizzata
PMI industriali e commerciali
GDO e retailer.
protel hotelsoftware GmbH
L’azienda nasce a Dortmund (D) nel 1993 con l’obiettivo di realizzare il primo Property Management System (PMS) internazionale basato su Microsoft Windows® come sistema operativo e i
principali applicativi Microsoft come strumenti integrati.
e
Con queste chiare
linee di progetto,,
o
protel è stato
e
sviluppato grazie
n
al lavoro di un
team di speciali-sti informatici e
professionistii
o
del
mondo
n
alberghiero con
esperienza
decennale.
rcato è stato immediato e negli anni il costante
Il successo di mercato
sviluppo della soluzione ha portato alla creazione di un PMS
sempre più completo: protel è oggi l'unico PMS internazionale
che copre, con soluzioni innovative e integrate, tutte le aree
funzionali cruciali per l’hospitality, sia per catene alberghiere
che per singoli hotel.
Investimenti consistenti sostengono la continua implementazione di protel tramite l’utilizzo delle soluzioni tecnologiche più
avanzate.
Oggi il successo di protel è dato da più di 4.000
installazioni a livello mondiale, di cui 150 per la
gestione di catene alberghiere in modalità Multy
Property Edition, in alberghi, resort, centri di formazione e università, con un numero di camere per
struttura che va da 12 a 2100. Con localizzazioni in
52 Paesi e versioni in 18 lingue, protel gestisce un
totale di circa 350.000 camere tramite circa 6.000
utenti. E’ stato scelto per gestire la ricettività ai
Giochi Olimpici di Atene 2004 e Pechino 2008.
Il nostro portafoglio di soluzioni offre:
soluzioni integrate per la gestione alberghiera (Property
Management System, Back Office, Food & Beverage, Spa)
sistemi informativi per la ristorazione di catena
ERP e CRM per aziende manifatturiere e commerciali
soluzioni per la gestione dei punti vendita
servizi di Hosting in Data Center.
Nel 2008, abbiamo fondato Serenissima Informática España,
con sede a Barcellona, per distribuire il nostro Hotel Management
System nel mercato alberghiero spagnolo.
1
Hotel Management System
L’insieme supera la somma delle parti
Serenissima Hotel Management System
L’integrazione tra aree funzionali, l’apertura ai canali web, la
massima qualità di servizio al cliente, l’autonomia di analisi dei
dati gestionali, la veloce pianificazione e realizzazione di azioni di
marketing, lo Uniform System of Accounts e la Business Intelligence non sono
frutto del caso.
Il
Serenissima
Hotel Management System SHMS garantisce
la
gestione
ottimale
di
gruppi e catene
alberghiere
e
hotel indipendenti
grazie
all’integrazione
di sistemi gestionali
modulari
quali:
protel - Property Management System
International Hotel Back Office for Microsoft Dynamics NAV
Mèta Hotel - Back Office Alberghiero
Selz - ePOS e Food & Beverage Management
Reservation Assistant - Spa & Golf Management.
protel
PMS internazionale con moduli di Front
Office, Sales & Marketing (Customer
Relationship Management - CRM) e Conference & Banqueting che integrano tutte le
informazioni sul cliente in un database
Microsoft SQL Server®. L’integrazione del Front Office con GDS,
IDS e sistemi di Web Booking apre l’albergo al potenziale di
Internet 24/7.
Completamente integrato con Microsoft Office, Outlook, Visio e
MapPoint, protel permette di offrire la massima qualità di servizio
al cliente con grande velocità operativa, e di analizzare i dati
gestionali tramite report, Business Intelligence ed esportazioni in
Excel o altri formati. L’installazione in modalità Multi Property
Edition consente di gestire gruppi e catene alberghiere con
database centralizzato in server farm e accesso ai dati in tempo
reale.
International Hotel Back Office for Microsoft Dynamics NAV
Con gli sviluppi della
verticalizzazione alberghiera su Microsoft Dynamics
NAV portiamo in ambito
internazionale le conoscenze e le esperienze maturate in oltre 20
anni di collaborazione con Financial Controller ed Economi delle
2
maggiori catene nazionali e internazionali. La potenza e
l’integrazione degli ambienti Microsoft sono ora al servizio del
Back Office alberghiero per tutti i professionisti che desiderino
lavorare con partner e soluzioni internazionali.
Mèta Hotel
Perfettamente integrato con protel e Selz,
Mèta Hotel è lo strumento per compagnie
alberghiere, catene e realtà indipendenti
Hotel Back Office
nazionali che desiderino implementare un
controllo di gestione preciso e rigoroso. Integra funzioni di eccellenza negli ambiti di Amministrazione, Contabilità Generale e
Analitica, Magazzino e Controllo di Gestione con reportistica
secondo lo Uniform System of Accounts for Hotel - USAH.
Selz
E’ la soluzione di Food & Beverage Management
con ePOS touch screen e terminalini in radiofrequenza. Selz aiuta a migliorare l’operatività della Food & Beverage Manager
ristorazione alberghiera o indipendente, di
qualsiasi format, anche con shop integrati, garantendo i migliori
plus gestionali e di reporting. Le catene organizzate possono
impostare e controllare centralmente le location dal magazzino,
razionalizzare la produzione grazie all’integrazione con
l’Economato, fino a definire le politiche commerciali per i vari
punti vendita.
Reservation Assistant
Soluzione internazionale di Spa & Golf Management utilizzata dalle più importanti catene alberghiere e case internazionali come Hyatt, Four
Seasons e Kempinsky, Reservation Assistant
permette di massimizzare i ricavi tramite l’impiego
ottimale degli operatori e delle aree della Spa e del Golf.
Front Office
La soluzione per un’ospitalità professionale
Integrato con Internet e il mondo Microsoft
Per voi che operate nel settore dell'hospitality è cruciale disporre
di un software gestionale capace di ottimizzare i flussi di lavoro.
Protel Front Office è semplice e veloce in tutte le funzioni classiche e offre soluzioni operative uniche e innovative con i moduli di
Web Booking, Sales & Marketing (CRM), Conference & Banqueting
e Business Intelligence. L’integrazione dei dati in un unico database relazionale lo rende un Property Management System internazionale unico per qualità e potenzialità operative.
Nato con lo scopo di facilitare la qualità del servizio al cliente,
protel Front Office presenta interfacce utente grafiche dove, in
pochi istanti, si realizzano tutte le operazioni fondamentali e si
accede a tutti i dati storici e previsionali dell’hotel e dei clienti.
Inserire una prenotazione caricando l’anagrafica del cliente e
mandargli una lettera di conferma con il percorso da casa o
dall’ufficio all’albergo, via e-mail o via fax, tutto dalla stessa
finestra operativa, è questione di pochi secondi grazie
all’integrazione con Word, MapPoint e Outlook. E sempre in pochi
secondi si possono esportare in Excel i dati di ricavo dei clienti, o
qualsiasi altra tabella o report, e analizzarli in piena autonomia.
Garantisce gli standard…
Protel permette di verificare la disponibilità di camere in modi
diversi per garantire la massima velocità in ogni situazione e per
ogni metodo operativo, per hotel business, leisure o resort.
L’efficienza è assicurata anche dal Planning per categorie, dal
Tableau attivo e dal
metodo di gestio-ne delle tariffe;
quanto di più
completo
e
flessibile si possa
desiderare. Qualsiasi
funzione
standard per un
Front Office di
fascia
alta
è
assicurata
da
protel.
… e offre innovazione
Tra le funzioni innovative di protel si possono citare: le liste attive
del desktop, il sistema di Rate Management per aprire o chiudere in automatico le tariffe, integrato al canale Internet per controllare la politica commerciale, il Navigator con tutte le informazioni
sulla prenotazione, il cliente, il conto e ogni altro suo dettaglio, e
il programma di Sales Enquiry per analizzare velocemente la
disponibilità e incrociarla con le tariffe.
Reportistica
Una suite ricca di report statistici, storici e previsionali suddivisi
per area e reparto e accessibili a seconda del profilo degli utenti,
un set di report grafici e la possibilità di esportare i dati in Excel
fanno di protel il sistema più completo e flessibile, anche da
questo punto di vista. Inoltre, report specifici vengono sviluppati
in base alle necessità del cliente.
Navigator
Tecnologie per contenere i costi
Protel richiede hardware dalle caratteristiche contenute e può
operare anche in modalità Thin Client tramite Microsoft Terminal
Server o Citrix. Questa soluzione garantisce potenza, sicurezza e
velocità operativa del Front Office a fronte di investimenti contenuti o nulli per le stazioni di lavoro client, recuperando, ove possibile, l’hardware già esistente in albergo.
Front Office per catene alberghiere
Protel Front Office, installato in modalità Multi Property Edition
o Head Quarter Solution, è la soluzione perfetta per gruppi o
catene alberghiere, offrendo tutti i vantaggi gestionali per i singoli alberghi, e le funzioni di controllo centralizzato per la Sede.
Planning con grafico dell’occupazione
3
Web Booking Engine
Prenotazioni in tempo reale
Vendere fino all’ultima camera
Internet è un canale sempre più importante per hotel di qualsiasi
tipologia; con il Web Booking Engine integrato al Front Office
potete ricevere prenotazioni 24 ore su 24 e vendere fino all’ultima
camera.
protel Web Booking Engine
Grazie alla possibilità di assegnare ID e password ai vostri clienti, potrete consentire loro di accedere a un’area dedicata dove
sono già registrati i dati personali e le tariffe riservate, da utilizzare
per successive prenotazioni, e consultare o variare le prenotazioni già in essere.
Zero fee per prenotazione
Protel Web Booking Engine consente di gestite direttamente il
canale Internet dal vostro sito web e non pagate alcuna commissione per le prenotazioni.
Controllo della politica commerciale
Il Web Booking Engine è integrato con il sistema di Rate Management del Front Office per impostare direttamente le strategie
di apertura e chiusura delle tariffe e quindi aggiornare le disponibilità. Definire tariffe promozionali Internet legate alla durata
minima del soggiorno, alla percentuale di occupazione dell’hotel
o al numero massimo di prenotazioni al giorno è semplice e
veloce. Inoltre, la reportistica evidenzierà tutte le prenotazioni
generate da Internet.
Dati del soggiorno
Central Web Booking
Il Web Booking Engine è perfettamente integrato con le installazioni in modalità Multi Property o Head Quarter, e apre al canale
Internet il vostro gruppo alberghiero con la possibilità di ricercare
la disponibilità in base a criteri geografici, alla tipologia di albergo,
ai servizi offerti e così via.
Dettagli richiesta
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Conference & Banqueting
Moltiplicare l’efficienza dello staff
Rappresentazione grafica delle informazioni e integrazione
con applicativi Microsoft
Planning grafico del centro conferenze con
maschera di prenotazione
Dati aggiornati e integrati
In quali date, da che ora a che ora, per quante persone e con quale
allestimento dovete allestire un evento? Conoscere in ogni
momento la disponibilità di sale e dotazioni del vostro centro
conferenze e verificare la disponibilità di camere dell’albergo è
hi
questione di pochi
secondi:
protel
Conference
&
Banqueting
vi
permette
di
rispondere subito
a ogni richiesta
dei
clienti,
qualsiasi tipo di
evento desiderino organizzare. Il
Planning grafico
del
conference
center consente di
verificare visivamente il numero di sale occupate o disponibili, e
con un clic del mouse visualizzare tutti i dati di ogni evento.
Tutti i dettagli del Conference Center
Con protel Conference & Banqueting si possono definire tutte le
caratteristiche e le particolarità della vostra offerta di servizi
congressuali: numero di sale, tipologie di allestimenti ed eventi,
numero massimo di persone, strumentazioni e dispositivi disponibili o noleggiabili su richiesta. L’integrazione con Microsoft
Visio vi dà la possibilità di definire la piantina di ogni sala e per
ogni tipo di allestimento, da utilizzare nelle offerte per i clienti e
come piani di allestimento per il vostro personale.
Layout delle sale meeting allestite realizzato
con Microsoft Visio
Integrazione e velocità operativa
Il modulo di Conference & Banqueting è completamente integrato con Front Office, Sales & Marketing e Microsoft Office per generare lettere di conferma, contratti e menù; questi ultimi direttamente dai banquet package prenotati. Gli ordini di servizio
possono essere quanto più dettagliati possibile e vengono generati in automatico con la definizione dei particolari di allestimento
e articolazione di ogni singolo evento.
L’integrazione con il Front Office è indispensabile per verificare in
tempo reale la disponibilità di camere e inserire prenotazioni per
i clienti congressuali che pernottano in albergo.
Central Banqueting
Grazie a questa funzione, catene e gruppi alberghieri possono
gestire centralmente i conference center dei vari alberghi,
verificarne online la disponibilità e fare azioni di cross selling.
Ordine di Servizio creato automaticamente con
Microsoft Word
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Sales & Marketing
Il motore delle vostre attività
Fidelizzare i clienti per aumentare i ricavi
Per fidelizzare i clienti dovete, innanzitutto, conoscere molto bene
la storia del rapporto che li lega alla vostra struttura. Protel Sales &
Marketing, un vero sistema di CRM, porta ogni cliente al centro
dell’attenzione per analizzarne i dati storici, pianificare azioni
mi
mirate
di direct
m
marketing
e
gestire le attività
dei venditori.
Sales Navigator
Analisi dei contatti, azioni di marketing
Analizzate i ricavi e i soggiorni generati da ogni cliente e negoziate una convenzione per l’esercizio a venire. Utilizzate i filtri del
Mailing Wizard e le funzioni avanzate del Mailing Expert per
selezionare i profili che corrispondono alle vostre strategie
commerciali e realizzate una campagna di mailing o e-mailing.
Outlook è completamente integrato sia per l’invio di posta
elettronica che per sincronizzare i contatti con l’anagrafica clienti
di protel.
Gestione delle attività
L’agenda di protel Sales & Marketing vi permette di pianificare
ogni tipo di attività di contatto dei vostri venditori, verificare se
sono state effettuate e i relativi follow-up. La sincronia con il
calendario di Outlook garantisce l’allineamento con l’agenda di
protel e il programma che i venditori utilizzano abitualmente sui
pc portatili quando sono fuori sede.
Dettaglio Attività
Integrazione ed efficienza
L’integrazione del Sales & Marketing con il Front Office e il Conference & Banqueting vi aiuta a razionalizzare l’organizzazione del
lavoro, e vi offre la possibilità di analizzare in maniera unificata
i ricavi generati dai clienti in ogni area di attività dell’hotel.
Central Sales & Marketing
Catene e gruppi alberghieri possono gestire centralmente tutte le
informazioni e le azioni di marketing, sia in modalità Multi Property che in modalità Head Quarter Solution.
S&M in modalità MPE
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Multi Property Edition
Un’opera d’arte per le catene alberghiere
Controllo centralizzato
Protel Multi Property Edition vi permette di controllare centralmente catene di alberghi in modalità online con un database
centralizzato per tutta la catena. Se la distanza tra hotel e Sede è
eccessiva o le linee non rispecchiano le caratteristiche necessarie,
è possibile realizzare una configurazione Head Quarter mode con
più database MPE collegati tra loro tramite il database centrale.
Con protel MPE si porta al centro della catena il cuore del sistema
informativo alberghiero, controllando direttamente, e con
grandissima sicurezza, il patrimonio costituito dai dati aziendali.
La struttura hardware che ospita il database centralizzato può
essere situata presso la Sede o in hosting presso Internet Data
Center - IDC dedicati, che garantiscono tutti i necessari servizi di
sicurezza informatica e fisica. Nell’IDC possono essere installati
anche gli altri sistemi applicativi utilizzati dalla compagnia
(Microsoft Office, ad esempio), riducendo l’investimento hardware nei singoli alberghi.
Vantaggi Operativi
L’anagrafica clienti unica per tutta la catena – con lo storico
completo di tutti i dati economici e statistici di ogni singolo
cliente, la possibilità di avere un Centro Prenotazioni per l’intero
mpo
gruppo e contempoe
raneamente fare
attività di crossselling dai vari
alberghi e le
funzioni di Sales
& Marketing, sia
centralizzate che
localizzate, sono
solo alcuni dei
vantaggi offerti
da protel MPE.
o
In Sede possono
essere installatii i
moduli di Web Booking Engine per le funzioni di Internet Reservation, il sistema di Central Reservation, il Central Sales & Marketing
e il Central Reporting. Grazie alle funzioni di Budgeting e Rate
Management è dalla Sede che vengono decise, impostate e
automaticamente applicate le strategie commerciali, per tutta la
catene o per cluster di alberghi.
Tutte le funzioni operative avanzate di protel sono disponibili in
ogni hotel, dove possono essere usati online i moduli di Front
Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting, oltre al
sistema di Food & Beverage Management e di Back Office.
La struttura hardware - Data Center
Le configurazioni hardware proposte per protel MPE rispecchiano
il top delle soluzioni tecniche in relazione agli investimenti che il
Cliente desidera fare, e garantiscono sempre il funzionamento
ottimale del software gestionale.
Planning Multi Hotel
Implementiamo server farm ad Alta Disponibilità basate su
cluster con due database server (che sono sempre e costantemente aggiornati in parallelo) e un numero di application server
sufficiente per un qualsiasi numero di utenti di protel.
La struttura ridondata con due database server, uno dei quali
attivo e l’altro passivo, serve a garantire elevati livelli di sicurezza
dal momento che se quello attivo cessa di funzionare, l’altro
sopperisce all’istante in maniera del tutto automatica. Il software
protel MPE viene installato sugli application server, e il numero di
questi ultimi dipende da quello degli utenti della catena di alberghi.
E’ sempre nostra cura definire una struttura iniziale flessibile e
pronta a crescere, seguendo lo sviluppo dell’attività con la
salvaguardia degli investimenti in hardware già fatti.
Prenotazioni Multi Hotel
7
Man mano che si aggiungono alberghi – e di conseguenza utenti
e dati da memorizzare – è possibile far crescere il Data Center
aggiungendo application server e, se necessario, potenziando i
database server nella capacità di calcolo e nella memoria.
Naturalmente è possibile realizzare Data Center più semplici,
perfettamente efficaci anche senza cluster di database server,
tarati per catene alberghiere di dimensioni ridotte, ma orientate
alla crescita. In questo si può partire con un singolo database
server e il numero necessario di application server e, successivamente, far crescere il sistema per seguire lo sviluppo della catena,
con la garanzia di ottenere sempre da protel MPE il massimo delle
prestazioni. L’hardware richiesto nei singoli hotel si riduce al
numero necessario di terminali per protel, che possono essere
thin client, e all’hardware richiesto dai vari sottosistemi.
Per il funzionamento ottimale di protel MPE, la qualità e le caratteristiche delle linee di comunicazione tra hotel e Data Center
rivestono una notevole importanza. Qualora le linee non garantissero prestazioni sufficienti, è sempre possibile realizzare una
configurazione protel Head Quarter in modalità off-line.
Un passo ulteriore consiste nell’implementare funzioni di Load
Balance sugli application server per fare in modo che il sistema
trovi da solo l’equilibrio di funzionamento ottimale, a seconda del
carico di lavoro.
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Hosting
Ridurre i costi, aumentare la sicurezza dei dati
Semplificare e snellire la gestione della struttura IT
I servizi di Hosting nascono con questo obiettivo, centralizzando
la maggior parte dell’hardware e del software alberghiero in
un’unica sede, evitando costose replicazioni di macchine e
sistemi.
Nelle installazioni on site tradizionali un gruppo alberghiero deve
dotare ciascun hotel di uno o più server e dei necessari sistemi di
backup e antivirus, adeguati a proteggere le informazioni salvate
nei database e l’intero apparato informatico della struttura. Ma
anche se la struttura IT è allo stato dell’arte, eventi imprevedibili
come l’allagamento, anche parziale, del locale in cui sono installati i server possono provocare perdite davvero irrimediabili.
Con il servizio di Hosting, invece, i principali software gestionali,
i relativi database e tutti i sistemi di backup e antivirus vengono centralizzati in una Server Farm di nostra proprietà
all’interno di Internet Data Center di Telecom Italia.
Queste strutture sono realizzate per assicurare la protezione dei
dati e la fornitura ininterrotta del servizio, sono fornite di
gruppi di continuità statici e di generatori autonomi capaci di
garantire la costante alimentazione delle macchine, dispongono
del controllo armato degli accessi e di sistemi di sicurezza in grado
di prevenire i danni generati da cause esterne: apparecchi antincendio e antiallagamento, di controllo della temperatura e
dell’umidità relativa e così via.
In questo modo il gruppo alberghiero non deve dotarsi della
struttura di server, sistemi di backup e di antivirus, con
notevoli vantaggi economici e organizzativi. Si garantisce anche
una maggiore sicurezza fisica e informatica dei dati.
nazionali e internazionali è ritenuta la miglior soluzione per realizzare network di dati. Le connessioni Mpls sono nativamente di
tipo privato e protetto, hanno un ottimo livello di sicurezza, alte
prestazioni e il migliore rapporto rispetto al costo. Tuttavia, per
installazioni
di
piccole dimensioni, o dove la rete
Mpls non sia
disponibile,
possono essere
utilizzate
con
ottimi
risultati
anche connessioni in VPN.
Razionalizzare, ridurre, pianificare
La scelta dell’Hosting permette una sensibile razionalizzazione
degli spazi e delle risorse e l’effettiva riduzione dei costi di
gestione, anche per le catene più piccole, a partire da due sole
strutture.
Inoltre, l’Hosting è particolarmente utile alle aziende in fase di
start-up: il servizio è proposto in base a un fee mensile per
camera, pertanto consente a manager e imprenditori di definire
con precisione il budget dei costi del comparto IT per l’intera
durata del contratto.
Load Balancing
Solution + Session
Directory
Garanzie di continuità operativa
Le nostre Server Farm sono sistemi ad Alta Disponibilità realizzati
nella garanzia di quattro condizioni imprescindibili:
la ridondanza di tutte le risorse hardware e software che sono
necessarie per garantire la continuità dei processi e
dell’accesso ai dati;
il monitoraggio delle risorse tramite specifici software di
gestione;
la reazione automatica ad anomalie hardware e software con
primo intervento immediato;
la manutenzione della piattaforma hardware e del software di
sistema e d’ambiente con copertura 24/7.
Reti di connessione dati
Il Serenissima Hotel Management System richiede una minima
ampiezza di banda per sessione di lavoro, tuttavia la velocità e
l’affidabilità delle linee tra hotel e Server Farm sono cruciali per il
corretto funzionamento di un sistema in Hosting. La tecnologia
Mpls (Multiprotocol label switching) fornita dai maggiori carrier
Front-end LAN
Terminal
Servers
Back-end LAN
Domain
Controller
File Servers,
Database Servers etc.
Network Infrastructure
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Head Quarter Solution
Il controllo della catena, ovunque e comunque
Controllo centralizzato
Protel Head Quarter è stato espressamente progettato per
controllare centralmente gruppi e catene alberghiere in modalità
off-line, laddove non sia possibile realizzare una configurazione
MPE, ovvero attivando la connessione alla Sede su richiesta.
In ogni hotel possono essere installati i moduli di Front Office, Sales
& Marketing e Conference & Banqueting, oltre ai sistemi di Food &
Beverage Management e Back Office. Per la Sede sono disponibili i
moduli di Central Reservation, Central Sales & Marketing e Central
Reporting.
Il database di Sede contiene la replica dei dati gestionali più
significativi, generati negli hotel, e i dati relativi alle prenotazioni
inserite nell’Ufficio Prenotazioni centralizzato, che vengono
invece trasferiti agli hotel.
Ciò può avvenire perché le reti di comunicazione non sono disponibili o sono troppo lente, oppure se le reti ad Alta Velocità non
sono sufficientemente affidabili o sono troppo costose.
Protel Head Quarter prevede l’installazione di un database server
in ogni hotel e di un database server in Sede, sul quale vengono
trasferite le informazioni gestionali dai vari hotel del gruppo.
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Il flusso delle informazioni tra Sede e hotel prevede cinque
modalità di scambio dati:
unione delle prenotazioni da Web Booking Engine, CRS, GDS,
IDS e Front Office, in maniera bidirezionale;
trasferimento dello storico delle prenotazioni dagli hotel alla
Sede;
trasferimento dei dati di ricavo, dagli hotel alla Sede;
unione dei profili cliente, con flusso bidirezionale;
ricerca del profilo cliente, dagli hotel alla Sede.
Business Intelligence
Dal dato all’informazione
L’importanza dei dati
La Business Intelligence è lo strumento che permette al Management di analizzare i dati storici e previsionali di protel per
ottenere informazioni approfondite sui fattori che influenzano
il business, ovvero spiegazioni sull’esercizio passato e indicazioni su come raggiungere e migliorare i risultati operativi futuri.
Mentre protel consente di gestire al meglio le attività quotidiane
e i clienti, e vi mette a disposizione una ricca suite di report
dedicati all’operatività di front line, è l’eccezionale potenza di
analisi multidimensionale dinamica della Business Intelligence
che risponde all’esigenza, cruciale per il Management, di analizzare le informazioni più rilevanti in maniera semplice, veloce e in
totale autonomia, a livello di singolo hotel o di gruppo per le
installazioni MPE. Le operazioni di datamining, la costruzione di
cruscotti aziendali e l’analisi dei più utili KPI, con la possibilità di
approfondire le analisi con drill-down successivi sono a vostra
disposizione, sempre con la massima semplicità.
La potenza dei metacubi OLAP governata con la semplicità
di Microsoft Excel
OLAP significa On Line Analytical Processing, ovvero un database
dedicato, basato su un modello di dati multidimensionali pensato
per garantire l’esecuzione rapida di interrogazioni complesse
e variabili, ed è il cuore complesso di un sistema che abbiamo
pensato per essere facile da usare.
sti
stionali
Tutti i dati gestionali
ti
elaborati e inseriti
tramite
protel
d u r a n t e
l ’o p e r a t i v i t à
quotidiana
(prenotazioni,
profili cliente e
dati collegati di
marketing, ricavi,
pagamenti e così
via), dalla prima
transazione
r e g i s t r a t a
azioall’ultima prenotazione inserita, vengono estratti automaticamente dopo ogni Chiusura di Giornata e rielaborati realizzando un datawarehouse
(magazzino organizzato di dati calcolati). A partire da
quest’ultimo viene, quindi, calcolato il metacubo OLAP di misure
e dimensioni a disposizione dell’utente, cioè il vero e proprio
strumento di Business Intelligence, il deposito di informazioni
strutturate finanziarie e statistiche, navigabile tramite
un’interfaccia web based accessibile anche da remoto. Si possono, quindi, esportare in Excel i modelli di analisi e combinarli tra
loro per creare cruscotti aziendali complessi su più fogli di lavoro,
o analizzare i dati del metacubo lavorando direttamente in Excel.
Mettere le persone al centro dei processi decisionali
In molti casi i sistemi di Revenue Management risultano sovradimensionati per il business degli hotel, mentre la professionalità
e l’esperienza del Management sono perfettamente adeguate a
definire le strategie di vendita, se supportate dai necessari
strumenti di analisi dei dati.
Business Analysis - Interfaccia Web
La Business Intelligence vi offre misure calcolate di tipo storico,
previsionale, relative all’esercizio in corso e a quelli passati, nette
alla data e incrementali sul periodo, oltre alla possibilità di
incrociarle e realizzare confronti di ogni tipo, secondo le più
opportune combinazioni di dimensioni. Creare cruscotti e modelli di analisi è semplice: basta trascinare in riga, o in colonna o
come filtro le dimensioni di analisi, scegliere e trascinare nell’area
di analisi i dati da valutare e affiancare tutte i dati desiderati per
fare confronti su riga. I modelli di analisi possono essere arricchiti
di grafici bi- o tridimensionali per rendere immediatamente
evidente l’andamento delle misure analizzate, ed essere salvati
per le consultazioni successive.
Analisi multidimensionale - Microsoft Excel
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Microsoft Dynamics NAV
International Hotel Back Office
ERP internazionale
Microsoft Dynamics NAV è l’ERP internazionale, multilingua e
multivaluta che offre gli strumenti per coordinare e controllare in
modo semplice e immediato tutte le attività relative alla gestione
finanziaria e amministrativa, ai rapporti con la Clientela e con i
fo
fornitori,
all’analisi e
alla reportistica.
Utilizzato quotidianamente da
più di 60.000
aziende in oltre
150 paesi, con 40
localizzazioni
nazionali, Microsoft
Dynamics
NAV è stato
verticalizzato da
Serenissima
In
Informatica
creando una soluzione ideale per la gestione del Back Office di
alberghi e catene, anche con sedi all’estero.
Movimenti extra-contabili
I movimenti extracontabili o statistici (numero di camere vendute,
clienti pernottanti, coperti e così via) confluiscono direttamente
nella tabella dei movimenti di contabilità generale, opportunamente evidenziati e separati.
Interfaccia con il Front Office alberghiero
I movimenti contabili ed extracontabili relativi all’attività di Front
Office vengono acquisiti automaticamente, da protel o dai principali PMS internazionali, previo controllo quotidiano. I movimenti
generati dalla produzione giornaliera e dai documenti di vendita
vanno ad aggiornare la contabilità generale e analitica. Inoltre,
vengono acquisiti i dati relativi ai corrispettivi IVA.
Interfaccia con sistemi di gestione delle Risorse Umane
Ogni mese il sistema può acquisire automaticamente i movimenti contabili relativi agli stipendi.
Controllo di Gestione e Uniform System of Accounts
La soluzione prevede la raccolta delle informazioni contabili,
articolata attraverso un piano dei conti di contabilità generale e la
configurazione delle “dimensioni” di Microsoft Dynamics NAV,
permettendo la ripartizione di costi e ricavi nei vari hotel (nel caso
di catene alberghiere), nei reparti e nei centri di profitto. Vengono
rilevati anche dati statistici extracontabili (segmenti di mercato,
nazionalità e così via) per analizzare sinteticamente gli elementi
più significativi della gestione.
I dati ricavati dalle informazioni presenti in contabilità generale,
nel budget e nei movimenti extracontabili consuntivati e
previsionali, sia di costo che di ricavo, sono analizzabili con i
modelli schematizzati secondo i criteri tipici dello Uniform
System of Accounts. Il layout rappresenta al centro l’elenco delle
voci basate su riclassificazioni dei costi, ricavi e voci di tipo
extracontabile, a sinistra i dati di periodo e a destra i dati progressivi fino al periodo esaminato. E’ stato realizzato un modello di
Forecast con layout annuo che rappresenta i dati di consuntivo
fino al periodo analizzato e quelli previsionali per i mesi successivi
fino a fine anno.
Grazie alla funzione naviga, queste informazioni possono essere
analizzate nel massimo livello di dettaglio, fino ad arrivare alla
singola registrazione.
Gestione dei cespiti a quantità
La gestione dei cespiti prevede la possibilità di indicare, per
ciascun bene, la quantità e il valore unitario e totale in modo da
permetterne anche una dismissione parziale.
Nella gestione della riclassificazione, viene indicata la percentuale
di riclassificazione sulla base delle quantità da riclassificare e di
quelle originarie.
Ratei e risconti
E’ possibile indicare, in fase di registrazione, l'intervallo di competenza dell'operazione. Al momento della registrazione viene
eseguita l'operazione indicata e il suo storno integrale; contemporaneamente vengono generate operazioni periodiche per le
quote relative a ogni Mese/Periodo interessati dall'intervallo di
competenza indicato.
Piano dei Conti
Modello di analisi
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Mèta Hotel
Back Office Alberghiero
L’albergo sotto controllo
Mèta Hotel garantisce una completa e sicura gestione amministrativa e un efficace controllo di gestione secondo i criteri dello USAH.
Integrazione con il Front Office alberghiero
La chiusura giornaliera del Front Office genera i dati necessari al
Back Office per le corrette registrazioni. Tutti i dati di ricavo e
statistici vengono acquisiti automaticamente, sia in contabilità
generale che analitica, direttamente da protel, o dai principali
PMS. Indipendentemente dai documenti emessi, i dati relativi a
produzione giornaliera, corrispettivi IVA, caparre e sospesi, anche
con il dettaglio per cliente, vengono registrati giornalmente per
generare i corretti report mensili di analisi.
Archivi anagrafici
Mèta Hotel opera grazie a un completo impianto di tabelle di
base che permette di automatizzare fortemente le attività operative quotidiane con sensibili guadagni in efficienza e affidabilità. Il
piano dei conti prevede, oltre alla struttura gerarchica, anche
schemi liberi di riclassificazione delle poste a fini di analisi di
bilancio, eventualmente in integrazione con il diffuso “Via Libera
Bilancio Europeo” de “Il Sole 24 Ore”. La definizione delle causali di
registrazione contabile consente di predefinire, per tutte le
registrazioni a carattere ripetitivo, i conti di partite e contropartite
da proporre in fase di registrazione, conferendo velocità e sicurezza al lavoro.
Uniform System of Accounts
L'aspetto più qualificante di Mèta Hotel è quello di operare con un
vero Controllo di Gestione, presentando, per ogni centro di
costo che si desidera analizzare, i risultati di periodo e progressivi
dall'inizio dell'anno, relativi all'anno in corso e all'anno precedente, confrontati con il budget, evidenziando i relativi scostamenti
percentuali.
I modelli di analisi sono teoricamente infiniti, definibili a piacere
secondo le specificità della singola struttura, e possono riguardare anche esercizi contabili e periodi non solari, ad esempio per
confrontare la stessa stagionalità tra più anni. Gli stessi modelli
possono aggregare dati relativi a più alberghi della stessa
Hotel Back Office
organizzazione o catena. Questi report nascono dalle registrazioni
di contabilità generale che generano i movimenti di registrazione
nei centri di costo interessati. I dati che alimentano questi modelli
sono sia contabili puri (acquisti, stipendi, ricavi) che statistici
e,
(camere occupate,
numero di coperti
e così via), al fine
di poter calcolare
ed evidenziare
alcuni interessanti parametri quali
il prezzo medio di
vendita
per
camera o il costo
medio per pasto.
Cespiti
E’
previsto
siaa
l‘ammortamento fiscale che civilistico. Vengono gestite le operazioni
di incremento, sostituzione e dismissione dei beni, con il calcolo
automatico di plusvalenze o minusvalenze per quote mensili.
Modulo di economato
L’input con prezzo delle Bolle Entrata Merce, dopo la stampa di
controllo della Ricezione Merce, genera automaticamente sia il
carico di magazzino che i dati contabili relativi agli acquisti di beni
ed, eventualmente, di servizi. Con la ricezione e il controllo delle
fatture, i valori contabili vengono poi utilizzati per girocontare il
conto fornitori "fatture da ricevere" al fornitore effettivo. In questo
modo è dinamicamente gestito il valore delle "fatture da ricevere"
senza alcuna attività manuale. Anche questi dati alimentano i
modelli di Controllo di Gestione. Grazie alla Rilevazione Inventariale Mensile possono essere contabilizzati in modo automatico i
consumi suddivisi per reparti.
Gestione multiproprietà e multimagazzino
Mèta Hotel, per le catene o i gruppi di alberghi, consente di
gestire da una Sede centrale ordini a fornitori con destinazioni di
consegna diverse e anche differenti ragioni sociali per la fatturazione.
Altre Integrazioni
Food & Beverage
L’economato di Mèta Hotel è integrato con Selz per lo scarico
automatico del magazzino in base ai consumi reali.
Stipendi
Si possono acquisire in automatico gli importi delle retribuzioni
del personale sia in contabilità generale che suddivisi per reparti.
Microsoft Office
Tutti i report sono esportabili in Excel per permetterne successive
lavorazioni.
Modello di Analisi
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Selz F&B Manager
La soluzione per la ristorazione alberghiera
Funzionalità eccellenti per qualsiasi format
Selz è lo strumento del Food & Beverage Manager per la definizine delle caratteristiche operative di tutti gli outlet e centri di
ricavo dell’hotel, qualsiasi sia il loro format e il servizio offerto.
Possono essere facilmente impostati e gestiti vari livelli di
automazione
nell’operatività,
utenti e autorizzazioni, sale, tavoli,
stampanti
di
cucina, articoli,
m o d i fi c a t o r i ,
causali di rifiuto,
menù e loro
rotazione periodica negli outlet,
senza alcun limite
di
quantità.
L’integrazione con
l’economato consente di gestire un’unica anagrafica prodotti.
funzione esclusiva di assegnazione del numero di sedia a ogni
articolo del conto.
Il cambiamento “a caldo” dall’ePOS del centro di ricavo permette a
una singola cassa di lavorare per più outlet, e una suite di report
selezionati stampabili dalla cassa consente al personale di sala e al
manager di tenere sempre tutto sotto controllo. Con Selz è possibile stampare ogni tipo di documento fiscale, voucher per i clienti
su stampante a impatto o termica.
Selz offre anche tutte le funzioni per essere utilizzato come
sistema di vendita in attività di puro retail, come per esempio
negli shop all’interno degli hotel.
La struttura modulare lo rende adattabile a ogni format e
situazione organizzativa alberghiera o extra alberghiera, indipendente o di catena, con la possibilità, per le catene alberghiere, di
definire dalla Sede i parametri di ogni location e centro di ricavo
dei vari hotel.
Flessibilità, continuità di servizio e sicurezza dei dati
Selz è nato per il sistema operativo Windows, e ogni ePOS dispone
del proprio database SQL Server o Anywhere per garantire la
massima sicurezza dei dati e la continuità di servizio. Infatti, ogni
ePOS può continuare a lavorare anche off line senza collegamento con il server. La struttura di Selz permette, inoltre, di centralizzare il sistema di Sede in un Data Center remoto.
Gestione centralizzata e Business Intelligence
Con Selz Corporate le catene alberghiere possono definire, dalla
Sede in modalità remota, i parametri di ogni location e centro di
ricavo dei vari hotel, consultando i dati di vendita tramite il
sistema di reporting centralizzato e un innovativo modulo di
Business Intelligence per analizzare i dati scendendo nel massimo dettaglio: dal livello societario, agli hotel, ai centri di ricavo, ai
settori merceologici, fino al singolo articolo su singoli intervalli di
tempo.
Qualità del servizio, semplicità e velocità operativa
Maitre, camerieri e cassieri hanno a disposizione un’interfaccia
touch screen grafica multi-lingua e terminalini portatili in radiofrequenza dove possono essere configurati liberamente menù,
sottomenù, portate, articoli, modifiche, messaggi, tasti funzione e
colori dell’interfaccia ePOS.
Interfaccia di Cassa Touch Screen
Selz è multi-valuta e, tramite l’integrazione con il Front Office, gli
importi possono essere addebitati sul conto della camera, per gli
ospiti in casa, o pagati direttamente dai clienti passanti. Inoltre,
possono essere divisi su più camere e per più clienti e saldati con
modalità di pagamento miste. Per garantire massima qualità di
servizio e velocità nello split dei conti, Selz dispone anche di una
Business Intelligence
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Selz Corporate
E’ il modulo dedicato alla Sede centrale per:
configurare ogni location, di qualsiasi format;
definire i profili e le abilitazioni di tutti gli utenti;
gestire le anagrafiche di articoli, menù, loro rotazione per
location, periodi e fasce orarie;
gestire convenzioni con fatturazione differita o su card prepagate a scalare e la loro segmentazione per location;
definire le promozioni e la loro segmentazione per location;
creare il reporting statistico, merceologico e finanziario suddiviso per location, periodo, operatori, punti cassa e così via.
Selz Communicator
Gestisce le trasmissioni dalla Sede alle location e:
effettua comunicazioni automatiche bidirezionali tra Sede e
location, parallele e contemporanee;
distribuisce informazioni e software applicativo;
crea log dettagliati delle operazioni.
Selz Food & Sales
Implementa le funzioni della cassa touch screen integrandosi con
Front Office e Back Office:
implementa i parametri definiti centralmente nelle installazioni di catena;
realizza le funzioni di vendita e servizio, in ogni format F&B o
retail, tramite terminali touch screen e scanner;
permette la completa gestione di sale, tavoli, prenotazioni,
l’inserimento delle comande e il loro invio temporizzato ai
centri di produzione nei ristoranti a servizio;
gestisce la stampa di qualsiasi tipo di documento fiscale o
proforma dai punti cassa con enquiry sul Front Office per
l’addebito ai clienti in casa, con tutte le modalità di pagamento abilitate sui punti cassa;
applica le azioni relative alle convenzioni e alle promozioni
commerciali;
implementa le funzioni di distinta di versamento dalle casse e
il controllo di quadratura dell’intero locale;
crea un file del venduto per movimentare, alla chiusura serale,
il magazzino.
Selz Administration
E’ il modulo gestionale per location indipendenti e, nelle installazioni di catena, è l’interfaccia del F&B Manager per la gestione
negli hotel di articoli locali, menù stagionali e di zona, integrandosi, quindi, con i sistemi di Front Office e Back Office.
Selz Chip Card
Viene utilizzato
per l’intestazione
e la gestione di
chip card pre- o
postpagate
e
prevede funzioni
centrali e deputate ai punti cassa
delle location:
inizializzazione delle chip
card;
elle card rilasciate agli utenti;
intestazione delle
blocco selettivo delle card e gestione della black list;
gestione della circolarità dei dati di card attive e bloccate;
raccolta e controllo dei movimenti di tutte le card emesse;
applicazione automatica delle convenzioni alla chiusura del
conto;
pagamento con scarico da card prepagata;
ricarica delle card prepagate.
Selz MoveUp!
E’ installato sui terminalini in radiofrequenza con touch screen in
dotazione ai camerieri per:
controllare e gestire le sale e l’assegnazione delle comande ai
tavoli;
controllare le comande, le loro modifiche e i tempi di produzione;
si interfaccia con il Front Office per l’addebito del conto in
camera;
consente la stampa dei conti proforma e visualizza il totale del
conto per ogni tavolo.
Selz Receivable
E’ il modulo contabile per la gestione di conti sospesi a carico di
clienti presenti nel database di Selz, con emissione di documenti
riepilogativi al momento del saldo. Questo modulo è particolarmente utile per attività indipendenti o gestite separatamente
dall’hotel per:
ricerca del cliente dalla cassa e intestazione del conto a suo
carico;
gestione dello storico dei conti sospesi per cliente e riconciliazione totale o parziale;
stampa di documenti riepilogativi a saldo avvenuto.
Business Intelligence
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Reservation Assistant
Spa & Golf Management for your success
La gestione integrata di risorse illimitate
Reservation Assistant è la soluzione gestionale per ottimizzare
l’organizzazione di centri benessere, centri termali, Golf e Sport
Club, siano essi parte di un albergho o strutture indipendenti. La
semplicità d’uso e la centralizzazione di tutte le informazioni
lo
rendono
uno
s t r u m e n t o
efficiente
per
ottimizzare
le
risorse e soddisfare tempestivamente le esigenze dei clienti. Tra
le catene alberghiere che lo
hanno scelto per
i propri centri
benessere
si
po
possono
citare Four
Seasons, Kempinski Hotels & Resorts e Radisson SAS Hotels &
Resorts.
Per dare un’idea dell’ampia gamma di attività pianificabili con
Reservation Assistant, è sufficiente elencare alcuni dei moduli
disponibili:
database clienti centralizzato, per gli ospiti dell’hotel e i
membri del club;
prenotazioni, anche originate dal Web Booking;
fatturazione automatica di tutti i servizi usufruiti;
integrazione con protel e i principali PMS internazionali;
gestione degli shop;
organizzazione dello staff e calcolo dei compensi;
creazione, vendita e tracciatura di Gift certificates;
reportistica per controllo di gestione, marketing e CRM;
web shop.
Un software adattabile
Grazie alla struttura modulare, sia la catena di resort dotati di
wellness center e campi da golf che il singolo centro benessere
possono trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze
gestionali. Con Reservation Assistant ogni struttura ha la possibilità di scegliere la combinazione di moduli che meglio si addice alla
propria attività.
Con Reservation Assistant la gestione delle eccezioni diventa un
processo automatico che organizza nuovamente appuntamenti e
risorse fornendo il programma più efficiente ogniqualvolta lo si
richieda.
Soluzioni integrate al posto di applicazioni isolate
Sviluppato per interfacciarsi con protel e i principali PMS, ePos e
programmi per il controllo di gestione, Reservation Assistant si
può integrare con i sistemi già in uso tramite un’interfaccia XLM.
L’obiettivo è di facilitare sia le attività del Front che del Back Office,
oltre all’integrazione del sistema informativo della struttura o di
tutta la catena alberghiera. Con Reservation Assistant basta un
semplice click per procedere con il check out e il pagamento di
tutti i servizi fruiti dal cliente, o al loro addebito sul conto della
camera.
Un fattore critico di successo: l’attenzione al dettaglio
L’importanza di offrire servizi personalizzati ai propri clienti è un
fattore strategico nel mercato in continua espansione dei centri
benessere: conoscere le preferenze e le esigenze dei propri
clienti è un’esigenza imprescindibile, un fattore critico di successo. Con il Guest Relationship Management di Reservation
Assistant le preferenze, le abitudini e le esigenze dei clienti saranno tutte a portata di mano.
Planning delle Risorse
L’allocazione delle risorse: il miglior risultato e la massima
soddisfazione
La disponibilità dello staff o della sala da utilizzare per il trattamento, il terapista più adatto da impiegare, le competenze e le
certificazioni del personale sono tutti elementi indispensabili per
ottimizzare l’impiego delle risorse e fissare gli appuntamenti.
Altrettanto importante è la gestione degli imprevisti come
un’inaspettata indisponibilità del personale comunicata all’ultimo
minuto o le richieste di cambio orario o data da parte del cliente.
Voucher Overview
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