MANUALE SERVABIT PER METTERE IN ORDINE I CONTI
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GOAL MANUALE SERVABIT PER METTERE IN ORDINE I CONTI AZIENDALI Servabit srl via Santo Stefano 57, 40125 Bologna tel. +39 051 5870353 C.F e P.iva: 02807961202 www.servabit.it settembre 2011 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 2 Il presente documento, nella versione 1.0, è stato redatto da Luigi Bidoia e Giuseppe Terrasi per conto di Servabit S.r.l. La licenza adottata per i contenuti di questa opera è CC BY­NC­ND 3.0. Un riassunto della licenza, in lingua italiana, è reperibile al seguente indirizzo http://creativecommons.org/licenses/by­ nc­nd/3.0/deed.it. Il testo intero della licenza, è reperibile al seguente http://creativecommons.org/licenses/by­nc­nd/3.0/legalcode SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3 Indice Presentazione.......................................................................................................................7 Area amministrativo e contabile.........................................................................................9 I confini dell'area amministrativo contabile....................................................................9 Finalità dell'attività amministrativo contabile................................................................10 Gli attori coinvolti nei processi amministrativo contabili..............................................12 Struttura dati dei fatti monetari........................................................................................15 Piano dei conti.............................................................................................................16 Bilancio CEE.......................................................................................................17 Piano dei conti operativo.....................................................................................17 Piano dei conti di contabilità analitica.................................................................19 Piano dei conti GOAL.........................................................................................19 Controparti...................................................................................................................20 Imposte e BS...............................................................................................................22 Cassa...........................................................................................................................23 L'astrazione informatica....................................................................................................25 Un approccio semplificato alla partita doppia.............................................................25 DARE e AVERE..................................................................................................25 Metodo della partita doppia................................................................................26 Standardizzazione delle scritture................................................................................27 Tipologia dei conti...............................................................................................28 Registrazione e linee di registrazione contabile ................................................29 Strutture dati: fattura, liquidazioni, linea di registrazione....................................30 Registrazioni contabili del ciclo attivo e passivo...........................................................32 Ciclo attivo...................................................................................................................32 Fattura di vendita................................................................................................32 Resi da cliente (o resi su vendite).......................................................................33 Liquidazione di ricavo ........................................................................................34 Incasso di funzionamento...................................................................................34 Ciclo Liquidazione Ricavo – Incasso di funzionamento.....................................35 Anticipo da Cliente..............................................................................................35 Ciclo passivo................................................................................................................36 Fattura di acquisto..............................................................................................36 Resi a fornitore (o resi su acquisti).....................................................................37 Liquidazione di costo .........................................................................................37 Pagamento di funzionamento.............................................................................38 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 4 Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento..............................39 Anticipi a fornitori................................................................................................39 Registrazioni del ciclo attivo e passivo: una visione d'insieme...................................40 Registrazioni della contabilità dipendenti.......................................................................42 Liquidazione delle retribuzioni............................................................................43 Pagamenti relativi alle liquidazione delle retribuzioni.........................................45 Una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni................46 Registrazioni contabilità IVA.............................................................................................48 Iva per competenza e Iva per cassa...................................................................48 Acconto Iva annuale...........................................................................................50 Annotazioni Cassa e Banca..............................................................................................53 Estratto cassa.............................................................................................................53 Annotazione automatica nell'estratto cassa.......................................................53 Annotazione manuale nell'estratto cassa...........................................................54 Chiusura estratto cassa......................................................................................54 Riconciliazione incassi e pagamenti...........................................................................54 Registrazioni contabili diverse.........................................................................................56 Giroconto.....................................................................................................................56 Girocassa.....................................................................................................................57 Scritture di assestamento............................................................................................58 Scritture di integrazione......................................................................................58 Scritture di rettifica..............................................................................................58 Scritture di completamento.................................................................................58 Scritture di ammortamento.................................................................................59 Imposte...............................................................................................................59 Scritture di chiusura.....................................................................................................59 Scritture di epilogo..............................................................................................60 Scritture di chiusura generale dei conti..............................................................60 Scritture di apertura.....................................................................................................60 Scritture di apertura generale dei conti..............................................................60 Scritture iniziali di storno.....................................................................................60 I processi amministrativi contabili...................................................................................62 Il ciclo attivo ................................................................................................................62 Fatture di vendita................................................................................................63 Resi da clienti.....................................................................................................70 Pagamenti clienti.................................................................................................72 Il ciclo passivo..............................................................................................................74 Fatture fornitori....................................................................................................75 Resi a fornitori.....................................................................................................76 Liquidazioni di costo...........................................................................................77 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 5 Pagamenti fornitori..............................................................................................78 Estratti cassa...............................................................................................................79 Giro Cassa...................................................................................................................79 Giroconto.....................................................................................................................80 Report..................................................................................................................................82 Introduzione.................................................................................................................82 Menù 'Reportistica'......................................................................................................82 Dashboard ­ Cruscotto Contabilità..............................................................................82 Scritture legali..............................................................................................................84 Reports di Contabilità.........................................................................................84 Libro giornale......................................................................................................88 Registri IVA.........................................................................................................89 Reporting Generico.....................................................................................................89 Partners..............................................................................................................89 Reports dei movimenti in Estratti Cassa.....................................................................92 Report video ..............................................................................................................93 Report relativo alle fatture emesse/ricevute.......................................................93 Menù 'Bilancio'....................................................................................................96 Scadenzario........................................................................................................98 Voci giornale.......................................................................................................98 Stampa Fatture Emesse e conservazione di quelle ricevute....................................100 Report PDF – Fatture........................................................................................100 Configurazione.................................................................................................................101 Introduzione...............................................................................................................101 Configurazione Anni Fiscali e sotto­periodi...............................................................101 Configurazione Piano dei Conti.................................................................................105 Tipo interno.......................................................................................................105 Tipo di Conto.....................................................................................................107 Configurazione Imposte.............................................................................................109 Aliquote IVA.......................................................................................................109 Posizioni fiscali..................................................................................................110 Configurazione Giornali..............................................................................................111 Giornali..............................................................................................................111 Tipologie di giornale..........................................................................................112 Sequenze giornali (Numerazioni)......................................................................114 Configurazione Prodotti..............................................................................................117 Le categorie di prodotto.....................................................................................118 Categoria superiore...........................................................................................118 Tipo Categoria...................................................................................................118 Conto di Entrate.................................................................................................118 Conto di Uscite.................................................................................................118 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 6 I prodotti............................................................................................................120 Configurazione Partner (controparti).........................................................................123 Estratti Conti per controlli sui movimenti monetari....................................................124 Conclusioni................................................................................................................126 Appendice A: Glossario..................................................................................................127 Appendice B: Piano dei conti per Knowledge Company.............................................135 Stato patrimoniale: attivo...........................................................................................135 Stato patrimoniale: passivo........................................................................................140 Conto economico.......................................................................................................142 Altri conti....................................................................................................................147 Appendice C: Il metodo della partita doppia.................................................................149 Le origini....................................................................................................................149 I concetti di base........................................................................................................150 Valutazione economica e valutazione finanziaria. ...........................................150 Le convenzioni di rappresentazione di una scrittura in partita doppia..............151 Schema della partita doppia......................................................................................152 Un esempio di contabilità in partita doppia...............................................................154 Potenzialità del metodo della partita doppia..............................................................156 Causali e partita doppia.............................................................................................157 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 7 Presentazione GOAL è un applicativo finalizzato a supportare i processi amministrativi contabili delle piccole e medie imprese della conoscenza (Knowledge company 1) che operano sul territorio italiano. Esso può essere considerato con una verticalizzazione del modulo di contabilità di OperERP2. Le problematiche amministrative contabili di una Knowledge company italiana sono infatti molto specifiche. Da un lato, l'operatività sul territorio italiano impone all'impresa il rispetto delle norme civilistiche e fiscali italiane 3. Dall'altro, le caratteristiche operative di una Knowledge company impongono all'applicativo funzionalità specifiche in grado di supportare al meglio i suoi processi amministrativo contabili. Questo documento vuole essere prima di tutto un contributo alla conoscenze delle tematiche contabili per tutti coloro che, pur non essendo esperti su questa materia, hanno la necessità di confrontarsi con questi temi. Tra questi: ● gli imprenditori, per i quali la contabilità è uno strumento di misurazione dei fatti aziendali, essenziale al governo dell'impresa; ● gli addetti alla segreteria amministrativa, il cui lavoro confina con i contabili; ● i responsabili del sistema informativo aziendale, che devono garantire il corretto funzionamento degli applicativi informatici utilizzati per supportare i processi amministrativo­contabili. 1 Goal è una componente del progetto SAPERI, sviluppato da Servabit allo scopo di realizzare un ERP verticale per le Knowledge company. Queste imprese si caratterizzano per una creazione di valore basata quasi esclusivamente sulla ideazione, realizzazione e fornitura di servizi ad alto valore aggiunto. Per queste imprese risulta fondamentale una gestione avanzata: a) delle relazioni verso clienti e fornitori; b) dei propri collaboratori e delle loro competenze; c) dei rischi organizzativi associati alle attività innovative. 2 OpenERP è un progetto internazionale guidato da OpenERP s.a., finalizzato allo sviluppo di un ERP open source. Per maggiori informazioni si veda il sito www.openerp.com. 3 Dal lato del rispetto delle norme civili e fiscali italiane, Goal riflette la collaborazione con molti membri della comunità italiana OpenERP, impegnata in un progetto di localizzazione italiana del modulo standard di contabilità di OpenERP. Per maggiori informazioni si veda il sito www.openerp­italia.org. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 8 Questo documento, quindi, cercherà di introdurre il lettore, nel modo più facile possibile, al linguaggio e ai concetti tipici della tecnica contabile. In Appendice è stato inserito un Glossario Contabile: senza una comprensione adeguata dei termini ed un loro corretto uso, è infatti difficile capire e farsi capire. Per lo stesso motivo, il lettore troverà, sempre in Appendice, una descrizione del metodo della partita doppia, che può essere considerata la base della tecnica contabile. Il manuale è inoltre una guida all'applicativo GOAL. La trattazione delle tematiche amministrativo contabili terrà quindi presente la struttura dati e le logiche funzionali implementate, inserendole nei vari processi contabili. A questi, il documento pone un'attenzione particolare. Senza, infatti, una visione chiara e condivisa di tali processi, un utente difficilmente può appropriarsi delle funzionalità messe a disposizione da Goal, sviluppandone tutte le potenzialità. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 9 Area amministrativo e contabile La caratteristica peculiare di Goal consiste nella sua capacità di organizzare, in un unico sistema informativo integrato, tutti i diversi sottosistemi che compongono l'area amministrativo contabile di un'impresa. L'obiettivo è quello di coordinare le attività di tutti gli attori che operano nell'area amministrativo contabile, in modo tale che il lavoro dell'uno risulti facilmente utilizzabile dagli altri, rendendo così efficienti i processi amministrativo­ contabili e limitando i possibili errori. I confini dell'area amministrativo contabile L'area amministrativo­contabile di un'impresa raggruppa tutti quei processi che si pongono l'obiettivo di registrare in uno schema contabile i fatti aziendali misurabili in termini monetari. Essi consistono prevalentemente in fatti che comportano la variazione di un credito o di un debito verso una controparte. Quando un'impresa, a fronte della consegna di merce e della erogazione di un servizio, emette un documento contabile (che può essere una fattura, una ricevuta fiscale, ecc.) che attesta il passaggio di “proprietà”, si genera un credito verso la controparte cliente 4 che viene registrato nel sistema contabile aziendale. Il trasferimento di un mezzo di pagamento (denaro contante, versamento sul conto corrente dell'impresa, ecc.) da una controparte all'impresa comporta la diminuzione (o l'estinzione) di un credito precedentemente acceso o l'aumento di debito e, come tali, queste variazioni sono registrate nel sistema contabile aziendale. 4 L'emissione di una fattura può generare anche variazioni di credito o debiti aggiuntivi rispetto alla variazione dei crediti verso il cliente pari al valore della merce o servizio venduto. Ad esempio, se il cliente ha la sede sul territorio nazionale, l'impresa, fungendo da sostituto d'imposta, varierà il credito verso il cliente di un ammontare pari al valore dell'IVA, a cui corrisponderà una variazione di un debito di ammontare equivalente dell'impresa verso l'erario. Al fine di rendere semplice la descrizione della logica e della struttura del sistema contabile rappresentato da GOAL, questi elementi specifici delle diverse operazioni contabili sono stati omessi in questa parte del manuale. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 10 Finalità dell'attività amministrativo contabile L'area amministrativo­contabile ha finalità diverse. Da un lato, infatti, essa, misurando i fatti aziendali, risulta un fondamentale strumento per la gestione aziendale; dall'altra, essa risulta uno strumento necessario all'assolvimento degli obblighi di natura fiscale e civile. In quanto strumento di gestione aziendale, l'area amministrativo­contabile è guidata dalla necessità di elaborare delle informazioni necessarie ai processi decisionali; in quanto strumento per l'assolvimento di obblighi di legge, essa è guidata dalla relative norme. Questa doppia finalità ha portato molte Piccole e Medie imprese a suddividere in due diversi macro­processi le attività dell'area amministrativo contabile, gestendo con risorse interne il primo macro­processo a supporto della gestione aziendale e delegando il secondo, finalizzato al rispetto delle norme, ad un soggetto esterno (il commercialista). Il più delle volte il primo macro­processo consiste fondamentalmente nella tenuta di una Prima Nota in cui, seguendo principi molto semplici ma efficienti dal punto di vista dell'informazione resa disponibile, si registrano i fatti aziendali misurabili in termini monetari. In questo contesto, spesso la Prima Nota e la successiva Contabilità risultano strumenti separati, con la ripetizione, in entrambi i macro­processi, di dati in comune. E' evidente come questa situazione sia fonte di inefficienza e di errori. Questi, infatti, nascono, dal lato della Prima Nota, dalla “debolezza” dei metodi utilizzati e, dal lato della Contabilità, dalla difficoltà dell'impresa di svolgere adeguatamente un ruolo di controllo dei risultati5. GOAL si propone di superare questi limiti ed errori, definendo un unico insieme di dati che possa costituire il set informativo a supporto della gestione aziendale e, allo stesso tempo, rispettare gli obblighi amministrativo­contabili imposti dalle norme civili e fiscali. A questo fine è utile distinguere l'area Amministrativo Contabile nelle seguenti sub­aree: 1. Amministrazione: riguarda tutte le attività di raccolta e produzione dei dati di base; 5 La distanza che spesso separa la vista dei fatti aziendali prodotta in Prima Nota da quella prodotta in Contabilità rende difficile all'impresa segnale tempestivamente al Commercialista eventuali errori inseriti in Contabilità. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 11 2. Contabilità Sezionale per controparti: questa include la Contabilità Clienti, la Contabilità Fornitori; la Contabilità Dipendenti e la Contabilità IVA. Ha lo scopo di misurare i crediti e i debiti che l'impresa ha verso le varie controparti, segnalando chi e quando l'impresa deve pagare e da chi e quando l'impresa deve incassare; 3. Contabilità Cassa e Banca: misura i flussi di cassa ed ha lo scopo di misurare l'evoluzione della liquidità dell'impresa, fornendo informazioni sulla probabilità o meno che l'impresa incorra in situazioni di “stress” finanziario o, all'opposto, abbia disponibilità liquide, in eccesso rispetto ai fabbisogni operativi, che se adeguatamente impiegate, potrebbero generare ulteriori flussi in entrata; 4. Contabilità fiscale: ha lo scopo di misurare il reddito d'impresa secondo la normativa fiscale, di calcolare le imposte IRAP e IRES e di predisporre il Modello Unico; 5. Contabilità Generale: ha lo scopo di produrre gli output richiesti secondo i principi definiti dalle norme civili e fiscali (Libro Giornale, Registri Iva, bilancio d'esercizio, ecc.); 6. Contabilità per la Direzione (include la Contabilità Analitica/Industriale, il Budget e l'Analisi degli Scostamenti). La Contabilità Analitica rappresenta un approfondimento dei dati contabili, finalizzato a valutare il grado di redditività di singole “parti” dell'impresa: categoria di prodotti, commessa, reparto, area d'affari, ecc. Essa è fortemente basata sulla Contabilità Industriale (o dei Costi), finalizzata alla misura dei costi associati alle diverse fonti di reddito. Il Budget è uno strumento finalizzato a definire gli obiettivi di breve periodo aziendali, consentendo una misurazione dell'evoluzione aziendale non solo in senso assoluto, ma anche in relazione agli obiettivi che si era prefissa. L'Analisi degli Scostamenti consiste nel valutare l'evoluzione dei fatti aziendali in relazione agli scenari previsti in fase di budgetizzazione. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 12 Gli attori coinvolti nei processi amministrativo contabili Come abbiamo già visto, l'attività amministrativo contabile è l'insieme dei processi e dei relativi compiti finalizzati alla gestione dei fatti aziendali che possono essere misurati in termini monetari. Tale gestione si articola fondamentalmente in due distinti momenti: la gestione “fisica” documentale che attesta l'avvenuto fatto aziendale e la loro successiva registrazione nel sistema contabile aziendale. Indicheremo come attività strettamente amministrativa6 la prima e come attività contabile la seconda. Nella fase amministrativa opera l'Addetto Amministrativo, che si occupa di documentare gli eventi “monetari” della gestione aziendale: emette e riceve fatture, effettua incassi, dispone pagamenti, ecc. Generalmente l'Addetto Amministrativo opera all'interno dell'azienda. Nella fase “documentale” opera quasi sempre anche un collaboratore esterno all'impresa, il Consulente del lavoro, il cui compito7 è quello di calcolare e documentare quanto l'impresa deve alle varie controparti, in relazione alle prestazioni di lavoro dipendente o assimilabile. Le attività svolte per il calcolo e la documentazione degli importi sono indicate con il termine “liquidazione”. La fase contabile è affidata alla figura del Contabile. Il suo compito fondamentale è quello di registrare nel sistema contabile aziendale i diversi eventi monetari, rispettando le regole della corretta contabilità. Alla figura del Contabile spetta la gestione della Contabilità Sezionale per controparti e della Contabilità Cassa e Banca. Al Contabile si affianca quasi sempre la figura del Commercialista che si occupa della corretta tenuta dei libri sociali e fiscali, della corretta contabilizzazione dei fatti di gestione, della redazione di bilancio di esercizio e del bilancio fiscale per il relativo calcolo delle imposte. 6 Generalmente nelle aziende la funzione Amministrativa include sia le attività strettamente amministrative che le attività contabili. Assieme alla funzione Finanza a alla funzione Controllo, forma l'area Amministrazione Finanza e Controllo (AFC). 7 Generalmente, il Consulente del lavoro ha anche il compito di gestire il Libro Unico del Lavoro (LUL). SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 13 Infine, sono attori coinvolti nei processi amministrativo contabile le diverse persone che, all'interno dell'impresa, usano i dati contabili. Tra questi: 1. il responsabile cliente, che verifica periodicamente il rispetto dei pagamenti contrattuali; 2. il responsabile acquisti, che verifica la situazione contabile verso i diversi fornitori; 3. il responsabile finanziario, che utilizza i dati contabili per gestire le diverse “casse aziendali” e prevedere i flussi di cassa futuri; 4. il controllo di gestione, che utilizza i dati contabili quale base per la contabilità analitica aziendale. Per semplicità, raccogliamo tutte queste figure interne all'impresa in una unica figura generica che indichiamo come Responsabile Amministrazione, Finanza e Controllo (AFC). L'obiettivo che si pone GOAL è di consentire a tutti questi attori di svolgere il proprio ruolo accedendo ad un unico sistema informativo aziendale, rendendo efficienti i processi contabili e riducendo al minimo i possibili errori. Inoltre, la possibilità di accedere via internet all'applicativo GOAL consente di ipotizzare soluzioni organizzative in cui alcuni attori di questo processo sono consulenti esterni all'impresa. Per la maggior parte delle Piccole e Medie Imprese italiane, gli attori Commercialista e Consulente del Lavoro sono consulenti esterni all'impresa, mentre sono figure interne l'Addetto Amministrativo, il Contabile e il Responsabile AFC. E', tuttavia, possibile immaginare delle soluzioni organizzative in cui anche il Contabile e, al limite, anche l'Addetto Amministrativo siano attori esterni all'impresa, limitando al solo Responsabile AFC l'attore organicamente inserito nell'impresa. Questa soluzione organizzativa, comportando l'attribuzione in outsourcing a società esterne specializzate di tutta le attività Amministrative Contabili diverse da quelle decisionali e di controllo, può consentire all'impresa significativi risparmi in termini di costo e di complessità gestionale. GOAL è stato disegnato per supportare anche questa nuova soluzione organizzativa. In SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 14 essa, le funzioni interne aziendali rappresentate da vendite, acquisti e personale interagiscono con strutture esterne che si occupano internamente dei processi amministrativo­contabili. Questi processi alimentano in tempo reale il sistema informativo aziendale, fornendo al Responsabile AFC tutte le informazioni necessarie per svolgere i controlli e prendere le decisioni. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 15 Struttura dati dei fatti monetari La struttura portante del sistema contabile è rappresentata dal Piano dei conti e dall'elenco delle Controparti. Ogni fatto monetario è annotato nel sistema attribuendo ad esso un Conto8 del Piano dei Conti e una Controparte. Come vedremo, l'attribuzione dei diversi fatti monetari ai diversi conti consente di valutare in modo sintetico l'evolversi dei fatti aziendali. Allo stesso tempo, l'attribuzione di ciascun fatto monetario ad una Controparte consente di controllare la posizione dell'impresa verso tutte le sue controparti, agendo, se necessario, per esigere un credito o per estinguere un debito. I diversi fatti monetari sono associati ad un Bene o Servizio (BS) quando il fatto comporta un ricavo o un costo per l'impresa. Attraverso la conoscenza del BS interessato dal fatto aziendale, Goal è in grado di recuperare le Imposte che sono a questo associate e memorizzare le informazioni che sono necessarie per la gestione del rapporto tra impresa e fisco. In fase di realizzazione di un ricavo, infatti, l'impresa svolge un ruolo di sostituto d'imposta, riscuotendo dal cliente non solo l'importo per il bene o servizio venduto, ma anche le imposte che su questi gravano. Le imposte gravanti dipendono dalla tipologia del bene e servizio venduto. Allo stesso modo, in fase di acquisto, l'impresa paga ai fornitori anche le imposte che gravano sui beni e servizi acquistati. Sulla base del BS acquistato, l'impresa potrà: 1. portare a costo, tutte le spese, al netto delle imposte, detraibili 9. Si parla il questo caso di deducibilità dei costi, ai fini della dichiarazione sulle imposte dirette; 2. richiedere il rimborso di parte (o di tutte) le imposte pagate. Si parla in questo caso di detraibilità delle imposte; Infine, quando un fatto monetario comporta una variazione di liquidità, esso è sempre 8 Al fine di non generare confusione tra Conto del Piano dei conti e Conto Corrente, includeremo il secondo nel concetto più ampio di Cassa, intesa come “contenitore” di strumenti di liquidità. 9 Ad esempio le spese per i servizi di telefonia mobile possono essere portati a costo solo per una quota pari all'80%. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 16 associato ad una Cassa, su cui si realizzano le relative entrate o uscite. La cassa può consistere in una “piccola cassa”, contenente denaro (monete e banconote), in un conto corrente presso una banca, in un conto postale o in un altro strumento di liquidità. In sintesi, quindi, Conto, Controparte, Imposte (via BS) e Cassa sono le direttrici che consentono di qualificare i fatti monetari gestiti in GOAL. Oltre a questi elementi di qualificazione, ogni fatto monetario si caratterizza per il valore dei seguenti attributi: importo; data in cui è avvenuto il fatto monetario; data in cui il fatto è stato registrato nel sistema contabile; valuta in cui è espresso l'importo. Piano dei conti Un Piano dei Conti è una struttura in cui vengono definite le unità di aggregazione (i conti) utilizzati da un sistema contabile e le loro relazioni. Un “conto” risulta, quindi, il contenitore in cui sono raggruppati eventi contabili tra loro omogenei. Questa aggregazione è necessaria, innanzitutto, per poter dare una rappresentazione sintetica dei fatti aziendali. Senza questo processo di aggregazione, risulterebbe difficile al Responsabile AFC una valutazione della situazione economico finanziaria dell'impresa. Questa stessa valutazione, inoltre, risulterebbe di fatto impossibile a soggetti che risultano esterni all'impresa. Tra questi, tutti gli stakeholders che hanno la necessità di esprimere un giudizio sulle sua situazione. Il tema della “pubblicazione” di dati aziendali sintetici, accessibili agli stakeholders, è di rilevanza tale che il legislatore ha definito i criteri con cui questi dati devono essere rappresentati. Per l'Italia, questi criteri sono stati inizialmente definiti nella IV direttiva CEE, recepita nel 1991 dal codice civile italiano (art. 2423 e seguenti), che definisce il contenuto minimo del bilancio civilistico con cui devono essere resi pubblici i dati aziendali. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 17 Bilancio CEE Il bilancio civilistico d'esercizio è formato da tre documenti: stato patrimoniale; conto economico; nota integrativa. Lo stato patrimoniale ha la funzione di evidenziare e quantificare le fonti di finanziamento e il loro impiego nell'azienda in un dato istante. Esso presenta una forma a sezioni contrapposte: attivo e passivo. All'interno di queste sezioni, i vari dati contabili devono essere raggruppati secondo: • il loro grado di liquidità (voci della sezione attivo) e il loro grado di esigibilità (voci della sezione passivo); • i rischi associati alla possibile variazione del valore dei diversi crediti o debiti. Il conto economico ha lo scopo di rilevare l'evoluzione della gestione in un dato periodo di tempo (noto come esercizio), evidenziando il processo di formazione del risultato. Gli aggregati che compongono il conto economico riflettono sostanzialmente la diversa natura (operativa, finanziaria, straordinaria) dei ricavi e dei costi. La nota integrativa, infine, svolge funzioni esplicative ed aggiuntive rispetto ai due schemi precedenti (che sono redatti in forma tabellare), mediante esposizione di dati e notizie tali da renderli maggiormente documentati e completi. L'intento del legislatore è stato quello di garantire che, nel necessario processo di aggregazione dei dati contabili, i risultati risultino (quasi) altrettanto esplicativi dei dati elementari nel segnalare la solidità economico finanziaria dell'impressa. Piano dei conti operativo Il Piano dei Conti deve quindi, innanzitutto, consentire una facile redazione del Bilancio d'Esercizio, coerente con gli articoli 2423 e seguenti del codice civile. Deve però rispondere anche alla esigenze gestionali interne all'azienda, che spesso richiedono la disaggregazione di alcune voci, al fine di disporre di una informazione economica ritenuta SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 18 rilevante per la comprensione di alcuni specifici fatti aziendali 10. Rispetto agli schemi di Bilancio imposti dalla IV direttiva CEE, spesso risulta utile attuare le disaggregazioni di seguito elencate: 1. Stato Patrimoniale Attivo ­ Immobilizzazioni Materiali: in funzione dell'esistenza o meno di un mercato in grado di trasformare in liquidità il valore del cespite. Ad esempio, è evidente che la possibilità di trasformare in liquidità immediata il valore di “Mobili, arredi e dotazioni” è inferiore a quella di monetizzare il valore del cespite “Autovetture”. 2. Stato Patrimoniale Attivo – Partecipazioni: in funzione della possibilità dell'impresa di “guidare” le politiche di dividendi delle imprese partecipate. 3. Stato Patrimoniale Attivo – Crediti: in funzione delle modalità e dei tempi di riscossione. Ad esempio, all'interno dei Crediti verso Clienti può essere utile distinguere i Crediti la cui riscossione è “normata” da cambiali, dai Crediti “normati” da condizioni meno formali di pagamento. 4. Stato Patrimoniale (sia Attivo che Passivo) – relazioni con l'erario: in funzione delle diverse regole fiscali che guidano la possibilità o meno di monetizzare il credito e impongono i tempi di pagamento dei debiti. 5. Conto Economico – Incrementi delle immobilizzazioni per lavori interni: in funzione della norme civilistiche/fiscali che guidano la possibilità o meno di “capitalizzare” alcune tipologie di costi. 6. Conto Economico – Ricavi delle vendite e delle prestazioni: in funzione delle esigenze di monitorare l'evoluzione delle varie linee di business. 7. Conto Economico – Costi per acquisti: secondo diversi criteri; tra questi, ad esempio, la variabilità dei prezzi di acquisto, significativamente maggiori per le 10 In questa versione di Goal abbiamo seguito la medesima struttura degli schemi di Bilancio CEE. Nulla vieta che ciascuna azienda possa personalizzare la struttura del piano dei conti operativo al fine di renderlo adeguato alle modalità di rappresentazione dei fatti aziendali che ciascuno intende assumere. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 19 “materie prime” rispetto ai manufatti. 8. Conto Economico – Costi per servizi: in funzione delle esigenze di monitoraggio dell'evoluzione delle diverse tipologie di costo. Piano dei conti di contabilità analitica Spesso la disaggregazione dei conti del Piano dei Conti persegue finalità di Contabilità Analitica, portando ad una proliferazione del numero dei conti. L'approccio seguito da GOAL è quello di attribuire ad uno specifico applicativo (integrato con GOAL, ma diverso da esso) gli obiettivi tipici della contabilità analitica. La contabilità analitica è troppo dipendente dalle caratteristiche specifiche dell'impresa, per poter ipotizzare che essa sia svolta da attori non ad essa interni. Da questo punto di vista, GOAL è stato disegnato per poter essere facilmente esteso, in modo da consentire lo sviluppo di una contabilità analitica che abbia come base i dati di contabilità generale elaborati da GOAL. Piano dei conti GOAL Il piano dei conti introdotto in GOAL ha come conti sintetici i conti imposti dal codice civile e come conti analitici una struttura che è risultata adeguata per una tipica knowledge company11. In questo modo, il calcolo dei valori da riportare nel bilancio civilistico risulta immediato (dato dal saldo dei conti sintetici). Allo stesso tempo, la possibilità di ampliare a piacere i conti analitici consente tutti i gradi di libertà necessari per personalizzare il piano dei conti alle specifiche esigenze di un'impresa. Infine, è possibile stampare prospetti di bilancio non vincolati al prospetto del bilancio civilistico, esponendo, ad esempio, gli ammortamenti tra le voci del passivo dello stato patrimoniale 12. 11 Nelle knowledge company il processo produttivo consiste nella trasformazione di beni immateriali, quali appunto le competenze; i ricavi derivano prevalentemente dalla prestazione di servizi; gli acquisti consistono nel godimento di beni di terzi, sevizi, consulenza, e beni di consumo. Con i termini “conti sintetici” e “conti analitici” si fa riferimento, con i primi alle voci richieste dal Bilancio CEE e con i secondi ai conti del piano dei conti. 12 GOAL consente di predisporre (con adeguate personalizzazioni) stampe di prospetti di bilancio definendo il posizionamento nella varie aree del bilancio dei diversi conti, raggruppati secondo tipologie definite SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 20 In Appendice B è riportato il Piano dei conti base inserito in GOAL. Controparti La prassi contabile scompone i conti che rilevano crediti o debiti verso controparti in sottoconti analitici intestati alle diverse controparti. Ad esempio, il conto “Debiti v/fornitori” è un conto sintetico che può raggruppare i conti analitici intestati ai singoli fornitori. GOAL, come già visto, prevede la gestione contemporanea dei conti e delle Controparti. Questo consente di evitare la proliferazione di sottoconti accesi ai diversi soggetti creditori o debitori. In GOAL, ogni credito o debito è registrato qualificando la Controparte a cui esso di riferisce. La Controparte risulta, quindi, un elemento di base e fondamentale del sistema contabile. Esistono diverse tipologie di Controparti, rispetto alle quali le norme fiscali impongono all'impresa azioni diverse. Rispetto ad alcune controparti, l'impresa svolge, infatti, il ruolo di “sostituto d'imposta”, rendendo necessarie per l'impresa l'esecuzione di azioni specifiche. Nella tabella che segue sono elencate le diverse tipologie di Controparti e il ruolo che all'impresa è imposto dalla norme fiscali. Tabella 1: Controparti e obblighi fiscali Controparte Descrizione Obblighi Cliente italiano in Impresa con sede sul territorio Emissione fattura con IVA; regime Iva italiano riscossione IVA se dovuta; registrazione contabile della fattura; versamento all'erario dell'Iva incassata. Cliente estero UE Cliente impresa con sede in un Emissione fattura senza IVA; paese UE registrazione contabile fattura. Cliente estero extra Cliente impresa con sede in un Emissione fattura senza IVA; UE dall'utente. paese extra UE acquisizione timbro doganale; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 21 registrazione contabile fattura. Cliente non in Cliente che non esercita attività Emissione documento di vendita regime IVA professionale o di impresa (ricevuta fiscale o scontrino fiscale); registrazione dell'importo “aggregato” nel registro dei corrispettivi; versamento all'erario dell'Iva incassata. Fornitore impresa Impresa con sede sul territorio Pagamento inclusivo dell'IVA Italia italiano gravante; registrazione fattura d'acquisto; richiesta rimborso IVA; Fornitore Fornitore iscritto ad un albo Pagamento inclusivo dell'IVA al Professionista professionale netto trattenute; registrazione fattura d'acquisto; richiesta rimborso IVA; versamento all'erario delle trattenute (ritenuta d'acconto). Fornitore impresa Impresa con sede in un altro Pagamento al netto IVA; emissione UE paese UE di autofattura; registrazione fattura di acquisto e autofattura; versamento all'erario IVA incassata. Fornitore impresa Impresa con sede in un paese Pagamento fornitore al netto IVA; non UE extra UE pagamento IVA alla dogana; registrazione costi; richiesta di rimborso IVA Dipendente Collaboratore con contratto da Calcolo compenso mensile (Busta lavoratore dipendente paga/ Cedolino); pagamento compenso netto; trattenute INPS; trattenute IRPEF; trattenute addizionale regionale; trattenute SERVA 22 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE addizionale comunale; calcolo TFR; trasferimento fondo TFR. Altri collaboratori Collaboratore con contratto da Calcolo compenso mensile (Busta lavoro dipendente o assimilabile paga / Cedolino); pagamento compenso netto; trattenute INPS; trattenute IRPEF; trattenute addizionale regionale; trattenute addizionale comunale. Enti Pubblici Erario ed altri enti pubblici con Liquidazione periodica Iva; cui l'impresa deve relazionarsi dichiarazione versamenti annuale IVA; mensili INPS; versamenti mensili ad erario (c/ritenute dipendenti; c/ addizionale regionale IRPEF; c/ addizionale comunale IRPEF); versamento annuale INAIL; dichiarazione imposte; versamento annuale IRAP; versamento annuale IRES; versamenti CCIAA. Banche Istituti autorizzati alla gestione Registrazione costi bancari; dei conti correnti aziendali registrazione interessi attivi e passivi. Imposte e BS Con Bene o Servizio (BS) indichiamo tutto ciò che è oggetto di vendita, produzione o acquisto da parte di un'impresa che può generare un ricavo o produrre un costo. L'associazione di un fatto economico ad un BS (identificato univocamente in una Anagrafica BS) e , tramite questo, ad una Imposta, ha la finalità di guidare: 1. la trattazione civile e fiscale dei costi sostenuti dall'impresa. In questo contesto, un SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 23 BS rappresenta una tipologia di costi che devono essere registrati in uno specifico conto, gravati di una certa aliquota Iva e trattati in un modo specifico dal punto di vista fiscale; 2. la trattazione dei ricavi e, in modo particolare, le aliquote Iva da applicare alle diverse vendite. L'informazione su un BS e Imposta, associati ad una registrazione contabile, consente di definire molti attributi della registrazione stessa: conti di ricavo o di costo; imposte (sia intesa come base imponibile che come ammontare di imposta) e relativi conti. Cassa Una Cassa è un raccoglitore in cui sono registrati i movimenti di liquidità. Ogni movimento che comporta una entrata o un uscita di liquidità deve essere registrato in una Cassa. In GOAL ciò che identifica una Cassa è il sezionale di cassa13 in cui sono registrati questi movimenti. All'interno di una Cassa, i diversi movimenti sono raggruppati in estratti di cassa14, che consentono un agevole calcolo del saldo progressivo dei diversi movimenti di liquidità. La possibilità di generare degli estratti “di cassa”, contenenti le registrazioni di incasso e pagamento effettuate in un dato periodo, consente di riprodurre fedelmente gli estratti conto prodotti dalla banca, rendendo immediato il controllo della Contabilità Cassa e Banca. I giornali sezionali di cassa “standard” di GOAL sono elencati nella tabella seguente. Tab. 2. Giornali sezionali di cassa “standard” di OpenErp 13 I diversi “sezionali di cassa”, assieme agli altri sezionali (sezionale delle vendite, sezionale dei resi, sezionale degli acquisti, ecc.), concorrono a formare il “libro giornale”, che raccoglie, ordinandole per data, tutte le registrazioni di contabilità generale. 14 Se la Cassa è rappresentata da un conto corrente, il suo “estratto” è più comunemente indicato come “estratto conto”. Anche in questo caso, tuttavia, è preferibile indicarlo come ”estratto cassa”, per non incorrere nell'ambiguità data dal termine “conto”. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Identificativo sezionale Descrizione Banca XX Conto Corrente presso la Banca XX Banca YY Conto Corrente presso la Banca YY Cassa Piccola Cassa di monete e biglietti presso Sede 1 Assegni Cassa Assegni 24 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 25 L'astrazione informatica In Appendice a questo documento è descritto il metodo della partita doppia, a cui si rimanda per eventuali approfondimenti. In questa parte, tuttavia, introdurremo una descrizione semplificata di questo metodo con lo scopo di fornire al lettore gli elementi necessari (e ci auguriamo sufficienti) alla comprensione delle parti successive di questo manuale. Fondamentalmente il metodo della partita doppia consiste nel rilevare i fatti aziendali sotto due aspetti, tra loro contrapposti: l'aspetto monetario/finanziario e l'aspetto economico. Gli “aspetti” particolari che assumo i fatti contabili sono rappresentati dai conti del Piano dei Conti, mentre la contrapposizione è realizzata scrivendo degli importi (associati ai diversi aspetti/conti) contemporaneamente su due diverse colonne (che per convenzione sono chiamate colonna del DARE e colonna dell'AVERE), in modo tale che la somma degli importi scritti sulla colonna DARE sia uguale alla somma degli importi scritti sulla colonna AVERE e viceversa. Un approccio semplificato alla partita doppia DARE e AVERE Una registrazione contabile consiste nel scrivere un importo in un dato conto all'interno della colonna DARE o AVERE. Per comprendere (o semplicemente per ricordare) il significato di questi due termini, si pensi ad una tabella a doppia entrata che rappresenti la situazione di credito o di debito di un soggetto economico (SE) nei confronti del resto del mondo (RdM). Utilizziamo le righe per rappresentare i crediti e i debiti di SE e le colonne per rappresentare i debiti e i crediti del RdM. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Tabella a doppia entrata di crediti e debiti 26 Un credito di SE verso il RdM può, naturalmente, essere visto come un debito di RdM verso SE e viceversa. Se Intestiamo le righe a SE e le colonne a RdM, la registrazione di un credito di SE verso RdM risulterà scritta nella riga di credito (di SE) e nella colonna del dedito (di RdM). Allo stesso modo, un debito di SE dovrà essere scritto nella riga di debito di SE e nella colonna di credito di RdM. Ora è possibile dare una interpretazione della colonna DARE. Essa contiene i Debiti del Resto del Mondo verso l'impresa, ossia quanto il RdM deve DARE 15 all'impresa. Allo stesso modo la colonna AVERE rappresenta i crediti del RdM, ossia quanto RdM deve AVERE16 dall'impresa. La conseguenza pratica è che una variazione positiva di credito (di debito) dell'impresa si scrive rispettivamente nella colonna DARE (AVERE). A fini mnemonici può essere utile la seguente frase: i crediti si scrivono in DARE, i debiti in AVERE. Metodo della partita doppia Definiamo linea di una registrazione (o scrittura) contabile l'inserimento in contabilità della movimentazione di un conto. Una linea di registrazione sarà caratterizzata da un conto (del piano dei conti) e da un importo scritto nella colonna DARE o nella colonna AVERE17. Definiamo una registrazione (o scrittura) contabile un insieme di linee di registrazioni. Il metodo della partita doppia impone di osservare i fatti aziendali sempre sotto due aspetti tra loro contrapposti. La conseguenza pratica di questa regola è che in ogni registrazione 15 Nella lingua inglese il corrispondenti “identificatori” della colonna DARE è Debit. 16 Nella lingua inglese il corrispondenti “identificatori” della colonna AVERE è Credit. 17 Una registrazione presenta molti altri attributi (quali la controparte, la data di registrazione, ecc.), ma gli elementi strettamente necessari di una registrazione sono un conto e un importo scritto in DARE o in AVERE. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 27 contabile, la somma degli importi scritti in DARE è uguale alla somma degli importi scritti in AVERE. Una registrazione contabile che non rispetta la regola della partita doppia è detta “Non bilanciata”. Se la registrazione contabile rispetta la regola base della partita doppia, allora è detta “Bilanciata”. Una linea di registrazione contabile che appartiene ad una registrazione “Non Bilanciata”, risulta “Squadrata”. Una linea di registrazione contabile che appartiene ad una registrazione “Bilanciata” è allo stato di “Valida”. I conti che, in una registrazione contabile, risultano contrapposti dipendono dal fatto aziendale rilevato. Standardizzazione delle scritture L'area Amministrativa Contabile include una elevata numerosità di processi, ciascuno con una sua specificità. Dal punto di vista informatico, il tentativo di trattare ciascun caso in modo isolato porterebbe a produrre un codice software eccessivamente lungo, di fatto non gestibile in termini di test e di manutenzione. E' quindi necessario effettuare un processo di astrazione, che, partendo dalla numerosa casistica possibile 18, definisca alcune strutture di dati “standard” che consentano di riprodurre la maggior parte dei singoli casi come “particolarità” di casi generali standard. Questa astrazione si basa fondamentalmente su una generalizzazione delle scritture in partita doppia. In altre parole, sono state definite 18 Nella prassi contabile italiana questa elevata casistica è stata generalmente gestita attraverso lo strumento delle causali. In altre parole ogni processo amministrativo contabile è stato precisamente delimitato e associato ad un codice che lo identifica univocamente. L'obiettivo che si pone l'approccio con causali è quello di consentire un inserimento più rapido dei dati nel sistema informatico. Alla richiesta di una causale, il sistema, infatti, propone una maschera di inserimento specifica per quella causale. GOAL, come descritto nel testo, segue un approccio diverso, astraendo in alcune definite strutture di dati le informazioni necessarie a supportare tutti i possibili processi amministrativo­contabili. Questo approccio consente una elevata flessibilità al sistema, potendo risultare valido supporto a qualunque processo amministrativo­contabile. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 28 alcune categorie standard di scritture, da cui possono essere derivate tutte le altre. Può essere utile anticipare una caratteristica importante di GOAL. All'interno della Contabilità Clienti, Fornitori e Dipendenti, GOAL ha come registrazione di base la variazione di un credito o di un debito (di funzionamento) verso la controparte. Questo significa, ad esempio, che la vendita di un bene con incasso di denaro immediato, è rappresentata in GOAL da due scritture contabili: la prima, consistente nella vendita, ha come registrazione di base l'accensione di un credito verso la controparte cliente; la seconda, consistente nel pagamento, ha come registrazione di base l'estinzione del credito precedentemente acceso. Nell'ambito della Contabilità Cassa e Banca, invece, la registrazione di base riguarda un conto liquidità a cui possono essere contrapposti conti di credito o di debito, sia di funzionamento che di finanziamento, e conti economici. Tipologia dei conti La tabella che segue riporta le varie tipologie di conti su cui è impostato il sistema contabile Goal. Tab. 1.2 – Tipologia di conto Tipi di conto Finanziari Numerari Descrizione Bilancio Per registrare fatti misurabili solo in moneta. Sono conti bilaterali, ossia che possono essere movimentati sia in DARE che in AVERE Di liquidità Per registrare variazioni di liquidità Crediti di funzionamento Per registrare le variazioni della SP: Attivo posizione delle controparti operative SP: Passivo Debiti di funzionamento Crediti di finanziamento Debiti di finanziamento Economici Di reddito SP: Attivo Per registrare le variazioni della SP: Attivo posizioni delle controparti non SP: Passivo operative. Sono conti bilaterali. Per reg. fatti misurabili in moneta e in altre unità di misura. Sono conti unilaterali, ossia possono SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 29 essere movimentati generalmente solo in DARE o solo in AVERE (ad esclusione del caso delle rettifiche) Di ricavo Per registrare aumenti di reddito Di costo d'esercizio Per registrare diminuzioni del reddito Conto Ec. d'esercizio Di costo pluriennale Per registrare aumenti delle SP: Attivo immobilizzazioni Di capitale Conto Ec. Per registrare variazioni del capitale SP: Passivo proprio; sono conti bilaterali. Nella tabella è riportata, oltre che una breve descrizione del tipo di conti, anche la posizione di questa tipologia di conti nel prospetto di bilancio coerente con il codice civile. La tipologia di conti consente di raggruppare in categorie omogenee le diverse scritture contabili e di governare il diverso funzionamento delle varie parti dell'impianto contabile. Registrazione e linee di registrazione contabile Come abbiamo già visto, una registrazione contabile è composta da più linee. Le linee di registrazione rappresentano la base delle informazioni contabili gestite in GOAL. Ogni linea è associata ai seguenti attributi: 1. uno specifico conto del piano dei conti; 2. una controparte; 3. un codice BS; 4. un codice d'imposta, se l'importo riguarda la movimentazione di un conto d'imposta; 5. un codice di base imponibile, se l'importo riguarda una base imponibile su cui è stata applicata una aliquota d'imposta. Questa associazione tra linea di registrazione e attributi è importante per conoscere quante linee di registrazione il sistema produrrà nelle varie scritture contabili. Le regole di partita doppia impongo, infatti, una linea di registrazione per ogni conto del piano dei conti SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 30 movimentato. Allo stesso modo, la necessità di stabilire la posizione contabile rispetto a ciascuna controparte, impone una linea di registrazione per ogni controparte coinvolta. Ancora, la necessità di utilizzare le righe di registrazione quale base di calcolo e di documentazione in fase di liquidazione IVA 19, impone due righe di registrazione per ogni imposta interessata: la prima riguardante il codice d'imposta, la seconda riguardante il codice della base imponibile. Infine, Goal produce una riga di registrazione per ogni codice prodotto movimentato. Quest'ultima informazione può risultare particolarmente utile in fase di analisi dei ricavi e dei costi a livello di prodotto. La base dati rappresentata dalle righe di registrazione assume, quindi, in Goal un ruolo fondamentale. Essa rappresenta, infatti, la base dati: 1. del libro giornale; 2. dei registri Iva; 3. del libro mastro; 4. per la produzione di estratti conto controparte; 5. per la liquidazione Iva, attraverso il calcolo della base imponibile e dell'importo associato a ciascuna imposta; 6. per l'analisi dei costi e dei ricavi a livello di codice prodotto. Strutture dati: fattura, liquidazioni, linea di registrazione Oltre alla struttura dati rappresentata dalla linee di scrittura contabile, Goal presenta altre due strutture dati fondamentali per la contabilità, che risulta utile qui introdurre per le relazioni che esse hanno con le linee di registrazione. La prima struttura dati è indicata come “struttura dati fattura” perché viene utilizzata prevalentemente per memorizzare i dati relativi ad una fattura. Fondamentalmente questa struttura dati risulta la base più ampia per la successiva produzione della varie righe di registrazione contabile. Essa contiene, infatti, i dati riguardanti i conti del piano dei conti da 19 Si veda più oltre per le modalità con cui Goal utilizza questa informazione in fase di liquidazione IVA. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 31 movimentare, la controparte e i BS coinvolti e, tramite questi, i diversi codici di imposta e base imponibile interessati. La seconda struttura è indicata come “struttura dati liquidazione” perché contiene le informazioni necessarie per calcolare l'importo associato ad un fatto aziendale contabilmente rilevante. Diversamente dalla struttura dati fattura, la struttura dati liquidazione non gestisce i codici BS e presuppone una gestione delle imposte “manuale” da parte dell'utente. Essa si presta, quindi, ad essere utilizzata per la registrazione contabile di quei fatti aziendali che non coinvolgono i BS e non comportano calcoli di imposta, quale ad, esempio, la liquidazione dello stipendio di un dipendente 20. La terza struttura è la “linea di registrazione” descritta nelle pagine precedenti. Qui ci preme segnalare come la struttura dati fattura e la struttura dati liquidazione si trasformi in una linea di registrazione in fase di validazione della scrittura, copiando in quest'ultima i dati contenuti nelle altre due strutture. La logica di questa soluzione deve essere cercata nella necessità di rendere la linea di registrazione non modificabile a fronte della possibilità da parte di un utente di modificare 21 i dati contenuti nella struttura dati fattura e nella struttura dati liquidazione. 20 Per l'uso della struttura dati liquidazione nell'ambito della liquidazione degli stipendi, si veda oltre. 21 La funzione “Salva” consente di salvare i dati inseriti nella memoria del database. Questi dati possono essere successivamente editati dall'utente e modificati se necessario. Viceversa, la funzione “Valida” effettua una registrazione dei dati nel database che non possono essere successivamente modificati. SERVA 32 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Registrazioni contabili del ciclo attivo e passivo Ciclo attivo Fattura di vendita La prima categoria di scrittura contabile è la Fattura di vendita. Questa scrittura di caratterizza per la registrazione in DARE (addebitamento 22) di un conto di credito di funzionamento e in AVERE di uno o più conti di ricavo e di uno o più conti di debito. La tabella qui riportata sintetizza questa scrittura. Tab. 2.1 ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Vendita DARE Conto Credito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Fonte di Ricavo BS di Debito (imposte) BS Nella tabella è riportata anche la “fonte” da cui GOAL recupera l'informazione sul conto da movimentare. In altre parole, il conto di Credito di funzionamento che la scrittura movimenta è “recuperato” dalla scheda del Partner (cliente), controparte di questo fatto aziendale. Allo stesso modo il conto di Ricavo è ottenuto dalla scheda del BS venduto. Infine, l'anagrafica BS contiene la struttura delle imposte a questo associato, consentendo di risalire alle varie imposte coinvolte e ai conti (del Piano dei Conti) in cui devono essere registrate i vari movimenti a queste associate. I conti che GOAL ricava dalle diverse “fonti” sono conti di “default” che vengono utilizzati 22 Nei secoli, la cultura contabile italiana ha prodotto un proprio specifico linguaggio (si veda il Glossario riportato in appendice A). La registrazione in DARE di un conto di dice addebitamento; mentre la registrazione in AVERE si dice accreditamento. Per comprendere la logica di questi due termini bisogna ritornare allo schema a doppia entrata precedentemente descritto. La registrazione in DARE (in AVERE) è un addebitamento (accreditamento) perché si scrive dal lato dei debiti (crediti) del RdM. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 33 automaticamente dal sistema per generare la scrittura in partita doppia a meno che l'utente non intervenga a modificare il conto stesso. E' attraverso questo meccanismo che è possibile utilizzare struttura dati standard per generare specifiche scritture contabili. Resi da cliente (o resi su vendite) Un caso specifico del possibile utilizzo della stessa struttura dati per generare specifiche scritture contabili è il caso dei resi da clienti. Quando vengono resi (in tutto o in parte) i beni venduti o per vizi qualitativi, o per ritardi, o per altri inadempimenti, l'impresa può rettificare il ricavo relativo alla vendita dei beni. Questa rettifica può avvenire in maniera diretta23 o in diretta. La rettifica diretta consiste nella movimentazione degli stessi conti movimentati nella vendita, ma con registrazioni nella colonna (DARE, AVERE) opposta. La tabella di seguito riportata sintetizza questa scrittura. Tab. 2.2 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi da clienti: rettifica diretta DARE Conto Di ricavo AVERE Fonte BS Conto Credito di funzionamento Fonte Partner Di debito (imposte) BS La rettifica indiretta si caratterizza per l'accensione di un nuovo conto “resi su vendite” che sostituisce il conto di Ricavo e funziona come sua rettifica. La tabella seguente riporta questa struttura “personalizzata”. Tab 2.3 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi da clienti: rettifica indiretta DARE Conto C71/047 Resi su vendite AVERE Fonte Conto Modificato Credito di funzionamento Fonte Partner dall'utente Di debito (imposte) BS 23 Alcuni autori (Balducci) ritengono una rettifica diretta non non ammissibile in quanto il conto di ricavo dovrebbe essere unilaterale, per evitare compensazioni di partite, vietata sia civilisticamente che fiscalmente. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 34 Liquidazione di ricavo La liquidazione di ricavo è una struttura dati che serve a “liquidare 24” qualunque ricavo non associato alla vendita di un prodotto o servizio. La liquidazione comporta l'accensione di un credito verso una controparte, credito che dovrà essere estinto con un successivo pagamento. Tab 2.4 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di ricavo DARE Conto Credito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Di ricavo Fonte Sezionale/ Utente Di debito (Imposta) Utente Incasso di funzionamento La struttura dati di Incasso di funzionamento si caratterizza per la movimentazione in DARE di un conto di liquidità e in AVERE di un conto di credito di funzionamento associato al partner. Questa struttura dati è finalizzata, quindi, a incassare moneta all'interno dell'operatività tipica dell'impresa. Non consente di gestire incassi nell'ambito di operazioni straordinarie (quale il versamento di un socio). Per questo tipo di incasso GOAL utilizza la struttura dell'Estratto Conto o un apposita interfaccia chiamata Giroconto (si veda oltre). Tab 2.5 ­ Struttura dei conti della scrittura Incasso di funzionamento, legata ad una precedente liquidazione. DARE Conto Di Liquidità AVERE Fonte Giornale Conto Credito di funzionamento Fonte Partner 24 Con liquidare intendiamo il calcolo e la documentazione di quanto reciprocamente dovuto tra l'impresa e le varie controparti. Per un approfondimento si veda il termine “liquidazione” nel glossario riportato in Appendice A. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 35 Ciclo Liquidazione Ricavo – Incasso di funzionamento Una volta registrata una scrittura di Liquidazione (o una Fattura di vendita) GOAL consente di generare automaticamente la relativa scrittura di Incasso, utilizzando tutti i dati presenti nella scrittura di Liquidazione. Questo rende facile la gestione del processo aziendale che si avvia con l'emissione di una fattura (o liquidazione di un ricavo) e termina con il relativo incasso. Anticipo da Cliente Il processo contabile di Anticipo da Cliente consente di apprezzare immediatamente la facilità di “personalizzazione” delle strutture dati precedentemente descritte. Il processo contabile di Anticipo da cliente comporta una prima scrittura relativo all'incasso dell'anticipo. Questa scrittura ha la stessa struttura della scrittura Incasso di funzionamento. Può essere quindi utilizzata quest'ultima per effettuare l'incasso dell'anticipo. Tab. 2.6 ­ Struttura dei conti della scrittura di incasso di anticipo cliente. DARE Conto Di Liquidità AVERE Fonte Conto Sezionale Credito di funzionamento Fonte Partner Successivamente all'incasso l'impresa è obbligata ad effettuare l'emissione di una fattura, registrando in AVERE non il conto di reddito ma il conto “Clienti c/anticipi”. Tab. 2.7 ­ Struttura dei conti della scrittura fattura per anticipo cliente DARE Conto Credito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Fonte C14/001 Clienti conto anticipi Utente di Debito (imposte) Bene Alla consegna del Bene o Servizio, l'impresa registrerà lo storno dell'anticipo, utilizzando SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 36 una struttura dati specifica di storno (si veda oltre per la struttura di storno o giroconto). Tab. 2.8 ­ Struttura dei conti della scrittura storno di anticipo da cliente DARE Conto C14/001 Clienti conto anticipi AVERE Fonte Utente Conto “merci c/ vendite” Fonte Utente Infine, l'impresa emetterà fattura di vendita pari alla differenza tra l'importo totale della merce consegnata e l'anticipo ricevuto, utilizzando la struttura dati delle fatture di vendita. Tab. 2.9 ­Struttura dei conti della scrittura Fatture di Vendita DARE Conto Credito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Fonte di Ricavo Bene di Debito (imposte) Bene Ciclo passivo Fattura di acquisto La Fattura di acquisto ha una struttura opposta a quella della Fattura di vendita. Essa si caratterizza per la registrazione in AVERE di un conto di debito di funzionamento e in DARE di uno o più conti di costo e di uno o più conti di credito. La tabella qui riportata sintetizza questa scrittura. Tab 3.1 ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Acquisto DARE Conto AVERE Fonte di Costo BS di Credito (imposte) BS Conto Debito di funzionamento Fonte Partner SERVA 37 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Resi a fornitore (o resi su acquisti) Quando vengono resi (in tutto o in parte) i beni acquistati o per vizi qualitativi, o per ritardi, o per altri inadempimenti, l'azienda rettifica il costo relativo all'acquisto di beni. La rettifica può essere diretta25 con una movimentazione in AVERE del conto di Costo. Tab 3.2 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi a fornitori: rettifica diretta DARE Conto Debito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Fonte di Costo BS di Credito (imposte) Bene Alternativamente, la rettifica può essere indiretta, ovvero mediante l'accensione di un nuovo conto “resi su acquisti”, che funziona come rettifica di costo, in AVERE. Tab 3.3 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi a fornitori: rettifica indiretta DARE Conto Debito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto C51/007 Resi su acquisti Fonte Inserito dall'utente di Credito (imposte) BS Liquidazione di costo La liquidazione di costo è una struttura dati che serve a “liquidare 26” qualunque costo non associato alla vendita di un prodotto o servizio (ad esempio, Fitti passivi ecc.). La liquidazione comporta l'accensione in AVERE di un debito verso una controparte, debito 25 Alcuni autori (Balducci) ritengono questa scrittura non ammissibile in quanto il conto di costo dovrebbe essere unilaterale, per evitare compensazioni di partite, vietata sia civilisticamente che fiscalmente. 26 Con liquidare intendiamo il calcolo e la documentazione di quanto reciprocamente dovuto tra l'impresa e le varie controparti. Per un approfondimento si veda il termine “liquidazione” nel glossario riportato in Appendice A. SERVA 38 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE che dovrà essere estinto con un successivo pagamento. Questa struttura di scrittura contabile può avere o meno una registrazione su un conto di credito per imposte, ricavato automaticamente dal sistema sulla base dell'imposta scelta dall'utente. Tab. 3.4 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di costo (senza imposte) DARE Conto Di costo AVERE Fonte Conto Sezionale/ Debito di funzionamento Fonte Partner Utente Tab 3.5 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di costo (con imposte) DARE Conto Di costo AVERE Fonte Conto Sezionale/ Debito di funzionamento Fonte Partner Utente Di credito (Imposta) Utente Pagamento di funzionamento La struttura dati di Pagamento di funzionamento si caratterizza per la movimentazione in DARE di un conto di debito di funzionamento associato ad una controparte e in AVERE di un conto di liquidità. Questa struttura dati è finalizzata, quindi, a registrare un pagamento all'interno dell'operatività tipica dell'impresa. Non consente di gestire pagamenti nell'ambito di operazioni straordinarie (quale la restituzione di un prestito ad un socio). Per questo tipo di pagamento GOAL utilizza la struttura dell'Estratto Conto (si veda oltre). Tab. 3.6 ­ Struttura dei conti della scrittura Pagamento di funzionamento, legata ad una precedente liquidazione di costo DARE Conto Debito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Di Liquidità Fonte Sezionale SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 39 Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento. Il Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento risulta il complemento del Ciclo Liquidazione di ricavo – Incasso di funzionamento. Una volta effettuata una scrittura di Liquidazione di costo (o Fattura di acquisto), Goal consente di generare automaticamente la relativa scrittura di pagamento, semplificando notevolmente la gestione del processo che si avvia con la registrazione di un fattura d'acquisto e si conclude con il relativo pagamento. Anticipi a fornitori Il processo contabile di Anticipo a fornitore comporta una prima scrittura contabile relativo all'uscita di cassa per il pagamento effettuato. Questa uscita avrà come contropartita l'accensione di un credito verso il fornitore (scrittura in DARE sul conto Debito di funzionamento) Tab. 3.7 ­ Struttura dei conti della scrittura di un pagamento per anticipo a fornitore. DARE Conto Debito di funzionamento AVERE Fonte Partner Conto Di Liquidità Fonte Sezionale Il pagamento ad un fornitore prima della consegna del bene o la prestazione del servizio, impone al fornitore l'emissione di una fattura per l'anticipo ricevuto. Al ricevimento della fattura l'impresa deve effettuare la relativa registrazione. Tab. 3.8 ­ Struttura dei conti della scrittura fattura per anticipo a fornitore DARE Conto AVERE Fonte C07/059 Fornitori c/anticipi Utente di Credito (imposte) BS Conto Debito di funzionamento Fonte Partner Alla consegna da parte del fornitore del bene o all'erogazione del servizio, l'impresa deve SERVA 40 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE registrare lo storno dell'anticipo, utilizzando una struttura dati specifica di storno dal conto “fornitori conto anticipi” ad un conto di Costo (relativo alla tipologia di acquisto effettuato). Tab 3.9A ­ Struttura dei conti della scrittura storno di anticipo a fornitore DARE Conto AVERE Fonte Di Costo Utente Conto C07/059 Fornitori c/anticipi Fonte Utente Quindi, l'impresa riceve la fattura di acquisto per un importo pari alla differenza tra il valore totale della merce consegnata o del servizio erogato e l'anticipo fatto. Questa scrittura può essere fatta utilizzando la struttura dati delle fatture di acquisto. Tab 3.9B ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Acquisto DARE Conto AVERE Fonte di Costo Bene di Credito (imposte) Bene Conto Debito di funzionamento Fonte Partner Infine l'impresa paga il proprio fornitore per la parte residua rispetto all'anticipo effettuato. Tab. 3.9C ­ Struttura dei conti della scrittura di un pagamento di fattura di acquisto. DARE Conto AVERE Fonte Debito di funzionamento Partner Conto Di Liquidità Fonte Sezionale Registrazioni del ciclo attivo e passivo: una visione d'insieme Come abbiamo visto, il ciclo attivo e passivo comportano due scritture “di base”: 1. una prima scrittura relativa alla liquidazione, che movimenta un credito (ciclo attivo) o un debito (ciclo passivo) di funzionamento e, come contropartita, un conto di Ricavo (ciclo attivo) o di Costo (ciclo passivo) e crediti o debiti per iva; 2. una seconda scrittura, in occasione dell'incasso/pagamento, che chiude il conto di SERVA 41 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE credito o debito di funzionamento e come contropartita movimenta un conto di liquidità. La tabella 4.1 riporta una sintesi delle varie scritture contabili e la fonte da dove Goal recupera il conto. Tab 4.1 Sintesi delle scritture contabili relative al ciclo attivo e passivo Operazione di liquidazione Fonte conto Partner DARE AVERE Operazione incasso / pagamento Fonte conto di Credito di f. di Debito di f. Partner BS/Sezionale di Costo di Ricavo BS/utente Imposta Imposta (credito) (debito) Sezionale DARE AVERE di Debito di f. di Credito di f. di Liquidità di Liquidità Per le operazioni di liquidazione la fonte è: 1. l'anagrafica Clienti e Fornitori, per i conti di Credito e di Debito di funzionamento; 2. l'anagrafica BS, per i conti di Costo e di Ricavo, se la liquidazione comporta l'esplicitazione del bene o servizio acquistato o venduto, come nel caso della fatture di vendita e delle fatture di acquisto; 3. il giornale sezionale, per i conti di Costo e di Ricavo, se la liquidazione non è per BS. 4. l'anagrafica BS, per l'imposta e il relativo conto, se la liquidazione è per BS. 5. Scelta dell'utente, per l'imposta e il conto associato, se la liquidazione non è per BS. Per le operazioni di incasso e pagamento la fonte è: 1. l'anagrafica Clienti e Fornitori, per i conti di Credito e di Debito di funzionamento; 2. il giornale sezionale, per i conti di liquidità. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 42 Registrazioni della contabilità dipendenti La contabilità dipendenti comporta la registrazione di tutti i fatti aziendali di natura monetaria legati ai contratti e al lavoro erogato dai dipendenti. Il primo fatto aziendale rilevante è l'attività svolta dal lavoratore dipendente che, per contratto, generalmente si monetizza a fine mese attraverso il calcolo e stampa della busta paga, ossia attraverso la liquidazione degli stipendi. La liquidazione dello stipendio fa sorgere: 1. un debito dell'impresa verso il dipendente per un importo pari allo stipendio liquidato; 2. un debito dell'impresa verso INPS per la quota di contributi sociali a carico dell'impresa; Se il dipendente a diritto a degli assegni familiari, la liquidazione dello stipendio fa sorgere anche: 1. un debito dell'impresa verso il dipendente per l'importo degli assegni; 2. un credito dell'impresa verso INPS per l'importo degli assegni. In fase di pagamento dello stipendio, l'impresa deve svolgere il ruolo di sostituto d'imposta, trattenendosi dalla retribuzione: 1. gli oneri sociali a carico del lavoratore dipendente; 2. le trattenute ai fini dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF); 3. le trattenute ai fini dell'imposta addizionale regionale IRPEF; 4. le trattenute ai fini dell'imposta addizionale comunale IRPEF. Naturalmente queste trattenute fanno sorgere i seguenti debiti dell'impresa: 1. verso INPS per un importo pari agli oneri sociali a carico del lavoratore; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 43 2. verso l'Erario Stato, Erario Regione, Erario Comune per un importo pari rispettivamente alle trattenute effettuate ai fine IRPEF nazionale, addizionale regionale e addizionale comunale. Di seguito sono riportate le diverse scritture relative alla varie fasi. Liquidazione delle retribuzioni. Per poter utilizzare proficuamente in ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di Funzionamento, è utile scomporre la liquidazione delle retribuzioni tra la parte netta (quella che effettivamente verrà pagata al dipendente) dalla altre componenti di costo, che saranno pagante ad altre controparti. Di seguito sono riportate le diverse scritture, relative alle diverse parti della liquidazione. Tab. 5.1 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: retribuzione netta (per ogni dipendente) DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale Di debito (C16/011 Personale Partner dipendenti) c/retribuzioni) Questa scrittura è relativa al valore dello stipendio netto che viene accreditato sul conto di debito relativo al dipendente. Tab. 5.2 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Contributi INPS a carico dipendenti impresa (totale per tutti i dipendenti) DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C16/001 Debiti Partner dipendenti) vs/INPS) Questa scrittura riguarda il totale dei contributi a carico dei dipendenti che l'impresa si trattiene, accedendo un debito di pari importo verso l'INPS. Poiché questa voce di costo SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 44 è inclusa nelle retribuzione lorda, il conto di costo è il medesimo delle retribuzioni nette. Tab. 5.3 Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF statale (totale per tutti i dipendenti) DARE Conto Di costo (salari e stipendi) AVERE Fonte Conto Fonte Sezionale di debito (C15/003 Erario c/ Partner ritenute dipendenti) Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. ll sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario statale” Tab. 5.4 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF addizionale regionale (totale per tutti i dipendenti) DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C15/004 Erario c/ Partner dipendenti) addizionale regionale IRPEF) Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. Il giornale sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario regionale” Tab. 5.5 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF addizionale comunale (totale per tutti i dipendenti) DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C15/005 Erario c/ Partner dipendenti) addizionale comunale IRPEF) Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. Il giornale sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario comunale” L'ultima scrittura riguarda gli oneri sociali a carico dell'impresa. Il conto di costo di questa SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 45 voce non è “C56/001 Retribuzioni dipendenti”, ma “C56/002 Contributi previdenziali in conto alla ditta”. Tuttavia, al fine di semplificare l'operazione all'addetto amministrazione, questo costo verrà prima registrato nel conto di costo “C56/001 Retribuzioni dipendenti” e quindi stornato al conto di costo “C56/002 Contributi previdenziali in conto alla ditta”. Tab. 5.6 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Oneri previdenziali a carico dell'impresa (totale per tutti i dipendenti) DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C16/001 Debiti verso Partner dipendenti) INPS) Questa scrittura riguarda il totale degli oneri previdenziali a carico dell'impresa Tab. 5.7 ­ Struttura dei conti della scrittura storno di oneri previdenziali a carico dell'impresa DARE Conto AVERE Fonte Conto Fonte Di Costo (C56/002 Contributi Utente di costo (C56/001 Retribuzioni Utente previdenziali in conto alla ditta) dipendenti) Pagamenti relativi alle liquidazione delle retribuzioni. Tutte le scritture dalla 5.1 alle 5.6 possono essere effettuate utilizzando la struttura dati di “Liquidazione di costo”. Questo consente di poter automaticamente effettuare il pagamento associato a ciascuna liquidazione, scegliendo semplicemente la liquidazione e attivando la funzione “Pagamento”. La tabella 5.8 sintetizza le diverse scritture relative alla liquidazione delle retribuzioni e ai relativi pagamenti. SERVA 46 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Tab 5.8 Sintesi delle scritture contabili relative alla liquidazione retribuzioni e relativi pagamenti. Operazione di liquidazione Fonte conto Sezionale DARE Operazione di pagamento AVERE di costo Retr. Fonte conto DARE Sezionale AVERE di Liquidità Dipendente di Debito di f. da liquid. (1) di Debito di f. Partner INPS di deb v/INPS da liquid.(1) di deb v/INPS P. Erario St. di deb v/Er.St da liquid.(1) di deb v/Er.St P. Erario Reg. di deb v/Er.R. da liquid.(1) di deb v/Er.R. P. Erario Co. di deb v/Er.C. da liquid.(1) di deb v/Er.C. Giroconto Utente di costo Oner. Utente di costo Retr. (1) La scrittura di pagamento recupera il conto di debito utilizzato nella corrispondete operazione di Liquidazione di costo. Una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni. E' possibile introdurre una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni rispetto a quella descritta nelle due sezioni precedenti. Questa soluzione alternativa è basata sull'uso del Giroconto (per una sua descrizione si veda più oltre) e sull'inserimento di un conto transitorio di debito “Debiti v/Enti Pubb.”. In questa soluzione devono essere definiti i giroconti riportati nella tabella 5.9. Tabella 5.9 : Liquidazione trattenute e oneri sociali tramite giroconto Giroconto Conto in DARE Conto in AVERE Liquidazione INPS dipendenti di Costo: Retribuzioni di deb. v/INPS Trattenute IRPEF di Costo: Retribuzioni di deb. Erario c/ rit dip. Trattenute IRPEF addiz. Regionale di Costo: Retribuzioni di deb. Erario c/add. Reg. Trattenute IRPEF addiz. Comunale di Costo: Retribuzioni di deb. Erario c/add. Comun. Liquidazione INPS a carico impresa di Costo: Contributi pr. di deb. v/INPS SERVA 47 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Pagamento INPS di deb. v/INPS Debiti v/Enti Pubb. Pagamento ritenute dipendenti di deb. Erario c/ rit dip. Debiti v/Enti Pubb. Pagamento ritenute add. regionale di deb. Er. c/add. Reg. Debiti v/Enti Pubb. Pagamento ritenute add. comunale di deb. Er.c/add. Com. Debiti v/Enti Pubb. In questa soluzione, l'ultima registrazione relativa al pagamento del modulo F24 sarà la seguente registrazione di pagamento al partner “Amministrazioni pubbliche”. Tab 5.10 ­ Struttura dei conti della scrittura pagamento F24 DARE Conto Debiti v/Enti Pubb. AVERE Fonte Partner Conto di liquidità Fonte Sezionale SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 48 Registrazioni contabilità IVA Dal punto di vista fiscale la contabilità generale assolve il compito di fornire informazioni rilevanti ai fini della determinazione delle imposte. Ciò è valido sia ai fini della determinazione delle imposte sui redditi e sulle attività produttive sia ai fini delle determinazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) 27. Nell'ambito del regime IVA, ogni soggetto operante nel settore produzione, dello scambio o dei servizi funge da sostituto di imposta applicando rivalse e beneficiando di detrazioni. A tal fine, nel corso dell'esercizio, l'azienda provvede a rilevare continuamente i "fatti rilevanti ai fini IVA" (a cui è associata, se dovuta, un aliquota IVA) registrando un credito o un debito verso l'Erario a seconda se si tratta di un operazione di acquisto o di vendita. Periodicamente, mensilmente o trimestralmente a seconda dei limiti dimensionali a cui l'azienda è soggetta, è necessario provvedere alla liquidazione della stessa sulla base della differenza tra l'IVA a debito (scaturita dalle vendite) e l'IVA a credito (scaturita dagli acquisti). Questa operazione periodica prende il nome di liquidazione IVA. Iva per competenza e Iva per cassa La disciplina dell'imposta sul valore aggiunto presenta diversi elementi di complessità attinenti alla gestione di specifici aspetti od operazioni. In questa sede introduciamo la differenza fra IVA per competenza e IVA per cassa. Nel regime per competenza, l'IVA diventa esigibile nel momento in cui sorge la manifestazione finanziaria mediante l'emissione o la ricezione della fattura. Ne deriva che, per ciascuna impresa, l'imposta è dovuta indipendentemente dal periodo in cui effettivamente di verificherà l'incasso o il pagamento della fattura stessa. Nel regime per cassa è possibile differire l'esigibilità dell'imposta al momento dell'effettivo 27 L'Imposta sul Valore Aggiunto è un imposta sui consumi introdotta in Italia nel 1972 e disciplinata principalmente dal D.P.R. 633 del 1972. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 49 incasso della fattura. Tale regime era in precedenza applicabile solo per le operazioni effettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni ma dal 2009 questo è stato esteso. Possono avvalersene i soggetti con un volume di affari entro i 200 mila euro, ma non è applicabile sulle operazioni verso privati o sulle operazioni regolate da particolari regimi speciali28. Essendo opzionale si applica dunque a scelta del cedente o prestatore del servizio 29. L'imposta è comunque dovuta entro un anno dall'operazione se l'incasso non si è manifestato. Da notare che tale disciplina introduce delle complessità aggiuntive in fase di registrazione dei fatti di gestione in contabilità generale in quanto il sorgere del debito nei confronti dell'erario sarà da rilevare in fase di incasso e non in fase di registrazione della fattura. L'attuale versione di Goal supporta solo la gestione Iva in regime per competenza. Liquidazione periodica Periodicamente, con cadenza mensile o trimestrale a seconda dei limiti dimensionali propri dell'azienda, è necessario provvedere alla liquidazione del periodo di riferimento determinando il saldo a credito o a debito verso l'Erario. Ciò comporta: • un operazione di storno dell'Iva a credito a Erario c/Iva per un importo parti al saldo puntualmente calcolato, in modo da chiudere il conto Iva a credito; • un uguale operazione di storno per l'Iva a debito; • il calcolo del saldo del conto Erario c/Iva. Le imprese che, avendone i requisiti, decidono di avvalersi del regime di liquidazione trimestrale, saranno soggette in sede di versamento ad incremento dell'1% dell'importo dovuto a titolo di interesse. 28 E' il caso, per esempio, del reverse charge. 29 Chi volesse avvalersi dell'IVA per cassa, è necessario evidenziare l'opzione a tale regime in fattura indicando: “operazione con imposta ad esigibilità differita ai senti dell'art. 7 D.l. 185/2008” SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 50 Normalmente i periodi di imposta e gli esercizi di riferimento sono coincidenti con l'anno solare. Per i contribuenti mensili, quindi, il periodo di riferimento è il mese solare. Per i contribuenti trimestrali il periodo di riferimento è il trimestre solare e i relativi trimestri chiuderanno al 31/03, 30/06, 30/09, 31/12. Viceversa, qualora non dovesse esserci una coincidenza tra la data di chiusura dell'esercizio con la fine dell'anno solare, le date di chiusura saranno “traslate” e si verificheranno delle particolarità sui tempi e i modi che riguardano sia la presentazione della dichiarazione annuale dell'Iva, sia il versamento del quarto trimestre che verranno esposte nel seguito della presente trattazione. Versamento periodico Il versamento dell'imposta in regime mensile è dovuto entro il 16 del mese successivo. In regime trimestrale è dovuto entro il 16 del secondo mese successivo eccezion fatta per il quarto trimestre su cui operano delle regole particolari. Infatti, il versamento del quarto trimestre, qualora l'esercizio coincida con l'anno solare, è dovuto: a) entro il 16 marzo dell'anno successivo; b) in concomitanza con la dichiarazione dei redditi (solitamente entro il mese di luglio) con una maggiorazione dello 0,5% per il periodo successivo al 16 marzo. Il versamento del quarto trimestre, qualora l'esercizio non coincida con l'anno solare, è dovuto in sede di dichiarazione annuale Iva nei modi indicati nei paragrafi successivi. L'imposta è dovuta se è superiore a €25,82. Se inferiore, l'importo a debito va a cumularsi con il saldo del periodo successivo. Se l'importo è a credito essa verrà cumulata al saldo del periodo successivo; in alternativa, sarà possibile chiederne il rimborso rispettando determinati criteri. Il versamento avviene per mezzo del modello F24 contestualmente al versamento delle altre imposte. Acconto Iva annuale Entro il 27 dicembre di ciascun anno è necessario provvedere al versamento di un acconto SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 51 sul periodo di imposta successivo. I criteri di calcolo dell'acconto possono essere diversi: • con il metodo storico il contribuente in regime trimestrale verserà un importo pari a quanto versato nell'ultimo trimestre dell'anno precedente; • con il metodo previsionale il contribuente trimestrale verserà come acconto l'88% dell'IVA che prevede di dovere versare nell'ultimo trimestre dell'anno in corso; • con il metodo analitico l'acconto sarà pari all'importo puntuale calcolato su tutte le operazioni utili ai fini Iva relativi all'ultimo trimestre e come termine ultimo il 20 dicembre. Identico sarà per i contribuenti mensili con la sola differenza che l'acconto e il relativo importo devono essere calcolati su base mensile. L'acconto Iva non è dovuto se l'importo rilevato è a credito oppure inferiore è a € 103,29. Dichiarazione annuale La dichiarazione annuale Iva è un obbligo a cui tutti i soggetti Iva sono tenuti (a meno di specifiche esenzioni) anche se durante il periodo non hanno provveduto ad eseguire alcuna operazione (rilevante ai fini Iva) e serve a determinare definitivamente l'importo dovuto per il periodo precedente. Tale dichiarazione, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare può essere eseguita: • con una dichiarazione separata, con scadenza di presentazione 16 giugno; • con la dichiarazione dei redditi annuale, il modello Unico, entro il settimo mese dalla chiusura del periodo di imposta. Nella prima ipotesi (dichiarazione separata) l'importo a debito va versato entro le seguenti scadenze: • entro il 16 marzo; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE • 52 in concomitanza con la dichiarazione dei redditi: in questa caso sarà applicata una maggiorazione dello 0,5% per il periodo successivo al 16 marzo. Nella seconda ipotesi, le scadenze rimangono identiche ma il saldo può anche essere effettuato con le seguenti modalità: • in concomitanza con la dichiarazione dei redditi in una unica soluzione con una maggiorazione 0,4%; • rateizzando a partire dal mese di marzo con maggiorazione 0,5%; • rateizzando a partire dalla data del pagamento delle somme del modello Unico con maggiorazione dello 0,4% e, per i mesi successivi al 16 marzo, con ulteriore maggiorazione dello 0,5% per le rate successive alla prima. Le rate dovranno essere: costanti, versate entro il 16 di ogni mese e devono terminare entro l'undicesimo mese. I contribuenti che hanno un periodo di imposta non coincidente con l’anno solare non possono presentare la dichiarazione in forma unificata. In questo caso la dichiarazione Iva avverrà necessariamente con una dichiarazione separata, nel periodo compreso tra il 1° febbraio e il 30 settembre30. Se l'importo rilevato dalla dichiarazione annuale è a credito, questo può essere portato in detrazione nella dichiarazione successiva o usato in compensazione con altre imposte. Il rimborso è possibile entro certi criteri strettamente definiti. 30 Sul modello Iva e sulle relative istruzioni di configurazione si veda il sito dell'Agenzia delle Entrate. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 53 Annotazioni Cassa e Banca Con annotazioni contabili intendiamo la memorizzazione nel sistema contabile di dati che non vengono appoggiati alle registrazioni (e alle strutture dati relative alle linee di registrazione), ma su strutture dati diverse, anche se collegate alle registrazioni stesse. Tra queste annotazioni due hanno una particolare importanza per i bisogni informativi che soddisfano: l'estratto cassa e la riconciliazione incassi e pagamenti. Estratto cassa Goal ha la proprietà di annotare, in fase di registrazione di un pagamento o di un incasso, quale cassa risulta movimentata in uscita o in entrata. Queste annotazioni di cassa devono essere scritte in un “estratto di cassa”, precedentemente aperto. Poiché gli estratti cassa possono essere definiti a piacere da parte dell'utente, una buona regola è quella di definire questi estratti sulla base del mese a cui appartengono i movimenti monetari che in esso saranno annotati. Supponiamo ad esempio di avere una “cassa” rappresentata dal “CC 99 presso banca XX” e di definire un estratto cassa per ogni mese dell'anno. Se nell'estratto cassa “Gennaio CC 99 XX” si annotano tutte le entrate e le uscite di gennaio effettuate su quel conto corrente, a fine gennaio sarà possibile confrontare l'estratto cassa “Gennaio CC 99 XX” con l'estratto conto prodotto dalla banca XX relativo al CC 99 ed avere un immediato risconto delle correttezza e completezza delle operazioni effettuate nel corso del mese. Annotazione automatica nell'estratto cassa In GOAL l'inserimento in un estratto cassa del valore movimentato avviene in modo automatico in fase di registrazione contabile di un incasso o di un pagamento. E' sufficiente, infatti, che l'utente inserisca, in fase di registrazione contabile, l'indicazione dell'estratto cassa che dovrà contenere la relativa annotazione, perché il sistema la effettui automaticamente. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 54 L'uso delle funzionalità di incasso e pagamento (sia in modo isolato che come passo finale dei cicli attivo e passivo) consente, quindi, di annotare automaticamente gli importi movimentati sull'estratto cassa opportuno. Annotazione manuale nell'estratto cassa Goal consente di annotare manualmente entrate ed uscite sull'estratto cassa. Nella fase di semplice annotazione, il sistema non genera alcuna scrittura contabile. Esse verranno generate automaticamente alla chiusura dell'estratto cassa 31. Questa funzionalità consente di inserire nell'estratto cassa quei movimenti monetari la cui documentazione è rappresentata dall'estratto conto bancario, quali gli oneri e i proventi per interessi e i costi bancari. In questo modo, attraverso due modalità diverse (in automatico tramite i processi aziendali di base e manualmente per i costi e ricavi verso soggetti particolari, quali le banche) è possibile generare estratti cassa perfettamente corrispondenti agli estratti conto prodotti dalle banche ed avere uno strumento di controllo molto efficiente sulla correttezza e completezza delle attività amministrativo contabili svolte. Chiusura estratto cassa Proprio perché in fase di chiusura di un estratto cassa il sistema genera in automatico le scritture contabili associate alle annotazioni effettuate manualmente nell'estratto, una volta chiuso un estratto esso non può più essere aperto. In sistema, infatti, non saprebbe come comportarsi con quelle scritture che sono state generate automaticamente in fase di chiusura dell'estratto. Riconciliazione incassi e pagamenti Un'altra funzionalità importate in Goal è quella di annotare un legame tra l'accensione dei diversi debiti e crediti ed i pagamenti e incassi a questi associati. Questo consente di avere 31 La chiusura di un Estratto Cassa corrisponde, quindi, alla validazione di un documento contabile in quanto registra in modo definitivo la relativa scrittura nelle “linee di registrazione”. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 55 una informazione precisa in grado di abbinare debiti (o crediti) con i corrispondenti pagamenti (o incassi), anche quando la relazione tra debito/crediti e pagamenti/incassi non è di uno a uno, ma di uno a molti o, al limite, di molti a molti. Questa funzionalità risulta particolarmente utile in fase di controllo della correttezza dei pagamenti fatti (o degli incassi ricevuti), perché consente, da un lato, di porre l'attenzione su quei debiti (crediti) accessi e non ancora pagati (incassati) e, dall'altro, di risalire per ogni debito/credito (o insieme di debiti/crediti) acceso ai pagamenti/incassi che li hanno chiusi. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 56 Registrazioni contabili diverse Giroconto Goal implementa una funzionalità nota come Giroconto. Essa è una combinazione di un addebitamento (registrazione in DARE) e di un accreditamento (registrazione in AVERE) di pari importo tra due conti. Se definiamo la tipologia di giroconto come quell'insieme di operazioni che movimentano due conti del piano dei conti di segno opposto, allora il concetto di tipologia di giroconto può essere associato al concetto di causale contabile32. In Goal la funzionalità del giroconto è stata implementata al fine di facilitare l'inserimento di determinati accadimenti contabili. Attualmente, è contemplata la possibilità di gestire le seguenti casistiche di registrazioni contabili: • Liquidazione IVA (storno IVA debito): inserendo l'importo a saldo provvede a chiudere il conto del piano dei conti IVA ns/debito girandolo a favore del conto Erario c/IVA; • Liquidazione IVA (storno IVA a credito): inserendo l'importo a saldo provvede a chiudere il conto del piano dei conti IVA ns/credito girandolo a favore del conto Erario c/IVA; Avendo eseguito i due giroconti appena descritti sarà possibile determinare l'IVA dovuta nel periodo sulla base del saldo del conto del piano dei conti Erario c/IVA. In aggiunta, sono contemplati, inoltre, in seguenti giroconti: • Ritenuta di acconto (storno): provvede a stornare il conto Debiti v/ fornitori Italia a favore del conto Erario c/ritenute da versare. Ciò si rende utile nel momento in cui 32 Daniele Balducci (Tenere la contabilità ­ Edizioni FAG Milano) individua le causali contabili come quegli strumenti che hanno la finalità di agevolare l'operatore contabile nel digitare la descrizione dell'operazione rilevata. SERVA 57 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE diventa necessario rilevare un debito verso l'Erario a seguito del pagamento di una fattura che è soggetta a ritenuta di acconto. Tale importo sarà poi liquidato il giorno 16 del mese successivo alla manifestazione dell'evento tramite il modello F24. • Sottoscrizione soci: contempla la possibilità di registrare in maniera semplice le scritture di registrazione. Consente di iscrivere in contabilità l'importo della sottoscrizione al capitale sociale e di associare ad esso un parter Socio. Girocassa Il Girocassa offre una soluzione agevole per la registrazione di un trasferimento di somme monetarie da un “estratto di cassa” ad un altro. Attraverso la selezione dei seguenti elementi: a) estratto cassa sorgente e di destinazione; b) estratto conto del periodo, di origine e di destinazione; c) conto di appoggio (il contro transitorio noto come Girocassa); d) l'ammontare da trasferire; e) la data dell'operazione; f) il Riferimento (la ragione per la quale il Girocassa è stato eseguito); sarà possibile generare le registrazioni seguenti: Tab. 8.1 ­ Struttura dei conti della scrittura di un giroconto. DARE AVERE Conto Fonte Conto Di transizione / Di Liquidità Di Liquidità Sezionale Di transizione Fonte Sezionale / Per cui, la registrazione di un trasferimento di € 500 dal conto corrente bancario a favore della Cassa presente presso la sede dell'azienda sarà la seguente: SERVA 58 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Tab. 8.1 – Registrazione Giroconto di € 500 da Banca a Cassa. DARE Conto C99/021 Girocassa AVERE Importo 500 Conto Importo C09/001 Banche: conti correnti 500 attivi C09/031 Contante in moneta 500 C99/021 Girocassa 500 nazionale in cassa Scritture di assestamento Le scritture di assestamento sono rilevazioni contabili che vengono eseguite in chiusura dell'esercizio al fine di determinare l'utile o la perdita del periodo secondo il principio della competenza economica33. Questa tipologia di scritture può essere scomposta in quattro sotto categorie. Scritture di integrazione Riguardano valori di competenza dell'esercizio non ancora rilevati, in quanto avranno la loro manifestazione finanziaria negli esercizi successivi. Rientrano in questa categoria: i ratei attivi e passivi, gli accantonamenti e le svalutazioni. Scritture di rettifica Riguardano valori che, in parte, sono di competenza degli esercizi futuri la cui manifestazione finanziaria si è già manifestata nell'esercizio in corso. Rientrano in questa categoria: i risconti attivi e passivi, le rimanenze. Scritture di completamento Riguardano fatti aziendali di competenza dell'esercizio in corso non ancora registrati in 33 L'art. 2423­bis del codice civile, tra gli altri, enuncia il seguente principio di redazione del bilancio: “si deve tener conto dei proventi e degli oneri di competenza dell'esercizio, indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento”. Questa è una delle finalità per le quali è necessario provvedere alla redazione di questa tipologia di scritture al termine di ciascun esercizio. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 59 quanto prive, alla data di chiusura dell'esercizio, di “pezze di appoggio” o degli elementi necessari per il calcolo puntuale del loro ammontare. Rientrano in questa categoria: gli interessi bancari, la quota di TFR dell'anno corrente, le fatture da emettere e da ricevere. Scritture di ammortamento Scritture che consentono di ripartire i costi pluriennali 34 fra più esercizi. L'ammortamento delle immobilizzazioni rappresenta l'esempio più classico. Imposte A seguito della redazione delle scritture di assestamento si viene a determinare la “situazione ante­imposte”. Sulla base dei risultati rilevati si procederà a determinare le imposte di competenza di esercizio secondo il “criterio civilistico” 35. La determinazione delle imposte secondo il criterio civilistico rappresenta l'ultimo tassello prima delle determinazione dell'utile o della perdita di esercizio. Scritture di chiusura Le scritture di chiusura hanno come finalità la determinazione del risultato di esercizio (come differenza fra i costi e i ricavi del periodo) e del capitale di funzionamento (valori attivi, passivi e di patrimonio netto) tenuto conto della situazione contabile determinatasi a seguito delle scritture di assestamento e del calcolo delle imposte. 34 Sono tali i costi generati da fattori produttivi la cui utilità è estesa a più esercizi (fattori a fecondità ripetuta). Per questa ragione, tali costi vengono iscritti nello Stato Patrimoniale (contrariamente a quanto avviene per i fattori a fecondità semplice registrati tra i costi di esercizio) e al termine di ciascun esercizio si provvede a determinare la quota di competenza. 35 Discrepanze fra la normativa civilistica e la normativa fiscale (di cui il Testo unico delle imposte sui redditi è la colonna portante) possono portare a divergenze rispetto alle imposte calcolate al termine dell'esercizio. Queste differenze verranno in seguito rilevate (e compensate) in sede di dichiarazione dei redditi. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 60 Rappresentano l'ultima incombenza dell'esercizio in quanto, in seguito, tutti i conti risulteranno chiusi e sarà possibile pertanto procedere alla redazione del bilancio di esercizio tenuto conto dei saldi di ciascun conto del piano dei conti così determinatosi. Questa tipologia di scritture può essere scomposta in due sotto categorie. Scritture di epilogo Riguardano la “chiusura” dei conti di ricavo e di costo. Come differenza si determina l'utile o la perdita di esercizio. Scritture di chiusura generale dei conti Riguardano la chiusura dei conti dell'attivo e del passivo dello stato patrimoniale nonché i conti di Patrimonio netto. Scritture di apertura Le scritture di apertura sono rilevazioni contabili che vengono eseguite in apertura dell'esercizio riprendendo i saldi dei conti afferenti allo Stato Patrimoniale determinati in sede di chiusura del periodo precedente36. Questa tipologia di scritture può essere scomposta in due sotto categorie. Scritture di apertura generale dei conti Riguardano la “riapertura” dei conti dell'attivo, del passivo e di Patrimonio netto al fine di riportarli al loro “stato originario” (cioè riprendendo i saldi e il segno delle scritture di chiusura). Scritture iniziali di storno Riguardano la “ripresa” dei costi e dei ricavi provenienti dagli esercizi precedenti a seguito 36 Risultano ovvie le ragioni per cui i conti di Conto Economico, diversamente dai conti dello Stato patrimoniale, non vengono riaperti. Data la loro finalità di rilevare i costi e ricavi di competenza questi esauriscono la propria funzione all'interno di un singolo esercizio. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 61 delle operazioni realizzate nell'ambito delle scritture di assestamento. Rientrano in questa categoria: la chiusura dei conti ratei e risconti (attivi e passivi), la determinazione delle rimanenze iniziali (come storno del relativo conto di Stato Patrimoniale). Non tutte le operazioni vengono rilevate al primo giorno di apertura del nuovo esercizio: per esempio i conti Fatture da emettere e Fatture da ricevere genereranno scritture contabili solo al momento dell'emissione o della ricezione della relativa fattura di vendita o di acquisto 37. 37 In tale momento si verifica la manifestazione finanziaria e in questa sede si provvederà quindi ad alimentare i numerari di credito o di debito. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 62 I processi amministrativi contabili Nei capitoli precedenti del presente manuale è stata fatta luce sulle finalità dell'area amministrativo­contabile e sui soggetti coinvolti in tale processo. Inoltre, attraverso una breve disamina, sono state esposte le astrazioni informatiche su cui si basa il funzionamento dell'applicativo Goal. Nel presente capitolo, invece, verranno esaminate le interfacce di inserimento dati di Goal e alcune casistiche che necessariamente bisogna affrontare nella gestione dei diversi processi contabili. Si passerà quindi ad analizzare le seguenti categorie di accadimenti amministrativo­contabili: • ciclo attivo : operazioni attinenti alla contabilità clienti; • ciclo passivo : operazioni attinenti alla contabilità fornitori; • girocassa : operazioni attinenti a conti di liquidità che comportano dei movimenti di tipo monetario; • giroconti : operazioni diverse dalle precedenti che non generano aumenti o diminuzioni di crediti o debiti di funzionamento o di liquidità (sempre con riferimento al ciclo clienti e fornitori). Il ciclo attivo In Goal, dal menù Ciclo Attivo (Fig. 1.1.) è possibile eseguire le seguenti operazioni. Tabella 1.1: Illustrazione menù Ciclo Attivo Fatture clienti: creazione, emissione e registrazione delle fatture verso clienti nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture emesse e nel libro giornale. Permette, inoltre, di rilevare l'incasso SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE (Fig. 1.1) 63 qualora il cliente provveda al saldo totale o parziale della fattura. Resi da clienti: creazione, emissione e registrazione delle fatture di reso (conosciute anche come note di credito) nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture emesse e nel libro giornale. Liquidazione di ricavo: liquidazione di qualunque ricavo non strettamente associato alla gestione caratteristica dell'impresa che non necessità dell'emissione di una fattura di vendita o per la quale è prevista l'emissione di ricevuta o di scontrino fiscale. Pagamenti clienti: liquidazione di un credito di funzionamento (attinente quindi alla gestione caratteristica dell'impresa). La sua finalità è la medesima rispetto alla rilevazione d'incasso presente nel menù fatture clienti. Fatture di vendita Descrizione delle interfacce Le fatture di vendita sono gestibili in Goal, all'interno del menù Ciclo attivo, nella sezione Fatture clienti. La schermata Fig. 1.2 offre una panoramica di quanto visibile all'interno di questo menù. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 64 (Fig. 1.2.) Nella parte centrale dell'interfaccia è possibile visualizzare l'elenco delle fatture emesse e per ciascuna, nell'ordine, i seguenti campi della Tabella 1.2. Tabella 1.2: Descrizione interfaccia Fatture Clienti Data fattura La data di emissione della fattura. Numero Il numero progressivo attribuito alla fattura, in via predefinita, assegnato da Goal. Cliente Il Partner a cui è associata la fattura. Partita IVA La partita IVA del cliente. Descrizione Campo contenente la causale di emissione della fattura. Commerciale Il dipendente/collaboratore collegato alla fattura 38. Data scadenza La data di pagamento concordata con il cliente. Valuta La valuta di origine del documento. Residuo L'importo residuo da incassare. Imponibile L'importo della fattura al netto delle imposte. Totale L'importo totale della fattura. Stato Indica in che fase del ciclo di fatturazione è presente la 38 Solitamente, il commerciale, percepisce un compenso (noto anche come provvigione) per la sua attività di “cura del cliente” che consiste nella gestione delle trattative e nella stipula del contratto. Per la finalità di determinare l'importo della provvigione da attribuire a questo soggetto risulta utile collegare la fattura al collaboratore. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 65 fattura. Può essere Pro­forma, Bozza, Aperto, Pagato. Dalla schermata Fatture clienti, facendo clic su nuovo apparirà la seguente maschera (Fig. 1.3): (Fig. 1.3) L'interfaccia è composta da una parte superiore e, in basso, da tre sezioni raggiungibili attraverso “delle linguette”. Nella parte superiore della schermata è possibile visualizzare i seguenti campi di inserimento. Tabella 1.3 Descrizione interfaccia inserimento Fatture Clienti Voce Descrizione Tipo dell'interfaccia Sezionale Indica il sezionale in cui verrà registrata la fattura. Campo obbligatorio In questo caso, sarà il Sezionale Clienti. Numero Indica il numero della fattura. In via predefinita non è modificabile. Dopo aver creato la fattura il numero progressivo della stessa verrà attribuita in automatico. Valuta Indica la valuta in cui verrà emessa la fattura. Nei Campo obbligatorio SERVA 66 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE sezionali verrà comunque indicata nella propria moneta di conto (la conversione in moneta di conto avviene in base al valore attribuito alla valuta stessa in un apposito menù di configurazione). Cliente Indica il soggetto a cui sarà intestata la fattura. In Campo obbligatorio automatico genererà il campo Indirizzo Fattura e Contabilità. Indirizzo Fattura Indica l'indirizzo di fatturazione. Campo obbligatorio Posizione fiscale Indica la posizione fiscale associata alla Campo non non non controparte. In via predefinita in Goal sono obbligatorio presenti le seguenti posizioni: Italia, Regime Extra comunitario, Regime Intra­comunitario Data fattura Indica la data di emissione della fattura. Se Campo lasciato vuoto corrisponde alla data odierna. Forza periodo obbligatorio Indica il periodo a cui associare la fattura. Se Campo lasciato vuoto sarà il periodo di approvazione obbligatorio della fattura. La sezione fattura si compone dei seguenti elementi. Tabella 1.4 Descrizione interfaccia inserimento Fatture Clienti – Sezione fattura Voce Descrizione Tipo Contabilità Indica il conto associato al partner Cliente Campo obbligatorio Descrizione Indica la descrizione della fattura Campo dell'interfaccia non non obbligatorio Modalità di Indica il mezzo e la scadenza di pagamento della Campo SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE pagamento fattura. Se correttamente compilato consentirà di obbligatorio ordinare le fatture per data di scadenza e quindi di disporre di un piccolo scadenzario. Righe fattura La sezione righe fattura, facendo clic su Nuovo, Sezione permette l'associazione prodotto – conto del obbligatoria piano dei conti. Attraverso la combinazione Quantità, Prezzo unitario, Sconto permette di determinare la base imponibile relativa ad uno specifico prodotto oggetto di fatturazione. Il conto imposta permette di associare l'aliquota IVA. Calcola Imposte Dopo aver compilato i campi precedenti, al clic e Totali determina in automatico l'importo IVA e quindi il totale fattura. Imponibile, Tassa, Totale e importo Residuo la pagare sono riepilogati nella parte in basso a destra dell'interfaccia. Pro­Forma Salva la fattura in stato Pro­Forma. Il Pro­Forma è uno stato di fatturazione simile allo stato “Da emettere” (che si ottiene facendo clic su “Salva” o “Salva e modifica”). La differenza consiste che lo stato Pro­Forma movimenta il magazzino riducendolo della quantità di merci indicata nelle righe fattura. In questo stato la fattura è ancora modificabile. Successivamente sarà possibile procedere alla stampa tramite l'apposita icona Stampa fattura. Approva Una fattura approvata non è più modificabile. Viene attribuita ad essa un numero progressivo e diventa definitiva. Successivamente, sarà possibile o incassarla oppure procedere al 67 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 68 rimborso (si veda punto successivo). Successivamente sarà possibile procedere alla stampa tramite l'apposita icona Stampa fattura Rimborso Il Rimborso consente tre tipologie di operazioni: a) Modifica: Cancella la fattura corrente e ne crea una nuova copia pronta per essere modificata. b) Rimborso: Crea la nota di credito, pronta per la modifica. c) Annulla: creare la fattura per il rimborso, approvarla e riconciliarla per compensare la fattura corrente. La sezione Altre informazioni contiene campi che saranno automaticamente compilati se correttamente associati ad un determinato Partner o se compilati nella sezione Fattura. Questi comprendono: • Data scadenza; • Commerciale; • Conto bancario: il conto corrente del cliente; • Documento di origine: il presente campo si presta ad utilizzi se integrato con un modulo di gestione ordini o documenti di trasporto; • Indirizzo contatto • Registrazione contabile: una volta approvata questo campo conterrà il numero progressivo del giornale in cui sarà registrata. La sezione Pagamenti fornisce uno storico delle transazioni avvenute in riferimento alla fattura emessa a titoli di acconti o saldo. Fatturazione: Caso 1 Si procederà di seguito alla registrazione di una semplice fattura di vendita. L'esempio SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 69 propone il seguente scenario: “Emessa fattura in data odierna, per prestazione di servizi, al cliente Ceramiche S.n.c.. Per un importo di € 5.000,00 + IVA con pagamento Bonifico bancario 30 – 60 gg. DF. FM. Si procede con l'emissione di regolare fattura”. Per procedere alla registrazione della fattura indicata bisognerà procedere con i seguenti passi: 1. In Fatture Clienti, fare clic su Nuovo; 2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente Ceramiche S.n.c.. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento; 3. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente; 4. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura; 5. Nel campo Modalità di pagamento selezionare “Bonifico bancario 30 – 60 gg”; 6. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”; 7. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Servizi di consulenza”. Questo assocerà in automatico il conto di Ricavo e l'imposta; 8. Verificare che nel campo prezzo unitario vi sia l'importo desiderato (€ 5.000); 9. Fare clic su “Salva”; 10. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ; 11. Fare clic su “Salva”. In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando l'apertura del credito nei SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 70 confronti del cliente. Se si vuol registrare una fattura ai fini del magazzino si può registrare in stato 'pro­forma'. La fattura emessa, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito. Dopo aver salvato, approvato o creato una fattura pro­forma sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto stampa fattura. Resi da clienti Resi da clienti: Caso 2 Si procederà di seguito alla registrazione di un reso clienti. L'esempio propone il seguente scenario: “Emessa nota di credito in data odierna verso AMC S.r.L. per merce difforme rispetto all'ordine. L'importo della nota di credito è di € 1.000 + IVA e fa riferimento al reso di 50 unità di toner per stampanti.” Per procedere alla registrazione della nota di credito indicata bisognerà procedere con i seguenti passi: 1. In Resi da clienti, fare clic su Nuovo; 2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento; 12. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente; 13. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura; 14. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”; 15. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 71 “Materiale di consumo per stampanti”. Questo assocerà in automatico il conto di Ricavo e l'imposta; 16. Indicare nei campi Quantità e Prezzo unitario le unità e il prezzo di ciascun prodotto reso (50 unità al prezzo di 20 cadauno); 17. Fare clic su “Salva”; 18. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ; 19. Fare clic su “Salva”. In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando l'apertura del credito nei confronti del cliente. Se si vuol registrare un reso ai fini del magazzino si può registrare in stato 'pro­forma'. Il reso in stato “emessa”, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito. Dopo aver salvato, approvato o creato un reso pro­forma sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto Stampa fattura. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 72 Pagamenti clienti Pagamento clienti: Caso 3 “Con riferimento al Caso 1 si riceve in data 30 settembre bonifico per la prima tranche del pagamento della fattura”. 1. In Fatture Clienti, fare clic sulla fattura in oggetto relativa al cliente Ceramiche S.n.c.; 2. Fare clic su “Pagamento; 3. Digitare l'importo pagato (€ 3.000) nel campo Totale; 4. Selezionare il conto di pagamento e l'estratto conto di riferimento; 5. Indicare la data del pagamento nel campo Data; 6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Acconto su fattura 2011/002”); 7. Cancellare da “Invoices and outstanding transactions” le transazioni non interessanti facendo clic sulla croce; 8. Fare clic su Valida; Tale fattura, di conseguenza, in Fatture Clienti sarà visualizzata nello stato Pagato. La stessa informazione sarà reperibile in Pagamenti clienti. Pagamento Clienti: Caso 4 “Si riceve in data 30 settembre anticipo da cliente AMC S.r.L. a mezzo bonifico bancario per € 3.000.” 1. In Pagamenti clienti fare clic su Nuovo; 2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L. 3. Indicare l'importo totale dell'anticipo nel campo Totale; 4. Indicare in Conto di pagamento/Incasso ed Estratto Conto, rispettivamente, il giornale e l'estratto conto di riferimento. 5. Indicare la data dell'operazione nel campo Data; 6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Anticipo cliente”); SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 7. Fare clic su Nuovo; 8. Indicare nel campo importo l'ammontare anticipato; 9. Infine, fare clic su Valida. La seguente schermata rappresenta la scrittura contabile appena registrata. (Fig. 1.4) 73 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 74 Il ciclo passivo In Goal, dal menù Ciclo Passivo posto nella parte sinistra della sua interfaccia, è possibile eseguire le seguenti operazioni: Tabella 1.5: Illustrazione menù Ciclo Passivo Fatture fornitori: registrazione delle fatture fornitori nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture ricevute e nel libro giornale. Permette, inoltre, di rilevare il Illustrazione menù Ciclo Passivo pagamento qualora si provveda al saldo totale o parziale della fattura del fornitore. Resi a fornitori: registrazione delle fatture di reso (conosciute anche come note di credito) nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture ricevute e nel libro giornale. Liquidazione di costo: liquidazione di qualunque costo non strettamente associato alla gestione caratteristica dell'impresa dal quale non deriva la ricezione di alcuna fattura. Pagamenti Fornitori: liquidazione di un debito di funzionamento (attinente quindi alla gestione caratteristica dell'impresa). La sua finalità è la medesima rispetto alla rilevazione di pagamento presente nel menù fatture fornitori. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 75 Fatture fornitori Le fatture di acquisto sono gestibili in Goal, all'interno del menù Ciclo passivo, nella sezione Fatture fornitori. La struttura è esattamente speculare a quanto visto per le fatture clienti, pertanto si procederà direttamente a descrivere un caso di esempio. Fatture Fornitori: Caso 5 “Ricevuta fattura in data odierna, per l'acquisto di beni di cancelleria dal fornitore Vicem S.r.l. per un importo di € 200,00 + IVA con pagamento in contanti.” 1. In Fatture Fornitori, fare clic su Nuovo; 2. Nel campo Fornitore, fare clic sull'icona per selezionare il fornitore Vicem S.r.l. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento; 3. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto fornitore; 4. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura; 5. Nel campo Data scadenza selezionare la data di scadenza della fattura; 6. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”; 7. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Beni di cancelleria”. Questo assocerà in automatico il conto di Costo e l'imposta; 8. Verificare che nel campo prezzo unitario vi sia l'importo desiderato (€ 200); 9. Fare clic su “Salva”; 10. In Altre informazioni selezionare Contati per la modalità di pagamento; 11. Tornando nella sezione fattura, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ; 12. Fare clic su “Salva”. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 76 In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando il debito nei confronti del fornitore. Se si vuol registrare una fattura al fine di rilevare anche le movimentazioni del magazzino si può registrare in stato 'Pro­forma'. La fattura emessa, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito. Dopo aver salvato, approvato o creato una fattura pro­forma o definitiva sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto 'Stampa fattura'. Resi a fornitori Resi a fornitori: Caso 6 Si procederà di seguito alla registrazione di un reso fornitori. L'esempio propone il seguente scenario: “Emessa nota di credito in data odierna verso Facciamo ERP S.p.A per merce difforme rispetto all'ordine. L'importo della nota di credito è di € 1.000 + IVA e fa riferimento al reso di 50 unità di toner per stampanti.” Per procedere alla registrazione della nota di credito indicata bisognerà procedere con i seguenti passi: 3. In Resi a fornitori, fare clic su Nuovo; 4. Nel campo Fornitore, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto fornitore Facciamo ERP S.p.A. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento; 1. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 77 2. In data emissione, indicare la data di emissione della fattura; 3. In data di registrazione, indicare la data di registrazione della fattura; 4. In Riferimenti vari, indicare il numero del documento; 5. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”; 6. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Materiale di consumo per stampanti”. Questo assocerà in automatico il conto di costo e l'imposta; 7. Indicare nei campi Quantità e Prezzo unitario le unità e il prezzo di ciascun prodotto reso (50 unità al prezzo di 20 cadauno); 8. Fare clic su “Salva”; 9. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ; 10. Fare clic su “Salva”. In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in partita doppia. Liquidazioni di costo Liquidazioni di costo: Caso 7 Si procederà di seguito alla registrazione di una liquidazione di costo. L'esempio propone il seguente scenario: “Si procede il 5 di settembre al pagamento del canone di affitto del mese corrente nei confronti di soggetto privato per €700. Regolamento con bonifico bancario.” Per procedere alla registrazione di una liquidazione di costo bisognerà procedere con i seguenti passi: SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 78 1. In Liquidazioni di costo, fare clic su Nuovo; 2. Nel campo Registro selezionare il registro Acquisti diversi; 3. Fare clic sull'icona per selezionare il soggetto fornitore. 4. Nel campo Data importo indicare la data di pagamento; 5. Fare clic su Righe spesa; 6. Selezionare, dal menù a discesa, Fitti passivi; 7. Nel campo descrizione indicare la ragione del pagamento (esempio Canone di affitto mese di settembre); 8. Nel campo importo digitare l'importo versato; 9. Fare clic sull'icona aggiorna ; 10. Fare clic su Salva. In questo 'stato' liquidazioni di costo non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Valida'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in partita doppia. Il passo successivo, consiste nel procedere all'effettivo pagamento del fornitore facendo clic su Pay. Pagamenti fornitori Pagamento fornitori: Caso 8 “In data 30 settembre si procede ad anticipare al fornitore AMC S.r.L. a mezzo bonifico bancario € 3.000.” 1. In Pagamenti fornitori fare clic su Nuovo 2. Nel campo Fornitori, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L.; 3. Indicare l'importo totale dell'anticipo nel campo Totale; 4. Indicare in Conto di pagamento/Incasso ed Estratto Conto, rispettivamente, il giornale e l'estratto conto di riferimento; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 79 5. Indicare la data dell'operazione nel campo Data; 6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Anticipo fornitore”); 7. Fare clic su Nuovo; 8. Indicare nel campo importo l'ammontare anticipato; 9. Infine, fare clic su Valida. Estratti cassa Estratti cassa riassume in un unica interfaccia tutti i sezionali e gli estratti periodici attinenti a movimentazioni di tipo Cassa e Banca. Per ciascuna operazione di tipo Cassa e Banca si provvederà al riporto della data dell'operazione, della causale, del tipo (operazione attinente a Cliente, Fornitore o Generale), del conto del piano dei conti e, infine, dell'importo. (Fig. 1.5) Tali operazioni, saranno in seguito oggetto di comparazione con l'estratto conto ricevuto dalla banca al fine di procedere alla verifica delle movimentazioni del periodo. Giro Cassa La funzione del Giro Cassa, reperibile nel menù Estratti Cassa, ha la funzione di provvedere al trasferimento di valori monetari facenti riferimento a sezionali differenti. E' il SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 80 caso, per esempio, del trasferimento di valori monetari dal conto corrente alla piccola cassa disponibile in azienda. Caso 9 “Si procede in data 05/09/2011 al prelievo di € 500 dal conto corrente Credito Cooperativo. Tale somma, per esigenze aziendali, sarà disponibile nella cassa tenuta presso la sede aziendale.” 1. In Estratti Cassa fare clic su Giro Cassa; 2. Selezionare il Sezionale Estratto cassa sorgente (Credito Cooperativo); 3. Selezionare il Sezionale Estratto cassa di destinazione (Cassa); 4. Selezionare l'Estratto cassa sorgente (l'Estratto Cassa del periodo corrente); 5. Selezionare l'Estratto cassa di destinazione (l'Estratto Cassa del periodo corrente); 6. Selezionare il conto di appoggio (C99/021 Girocassa); 7. Indicare l'importo da trasferire (€ 500); 8. Indicare la data in cui è avvenuta l'operazione (05/09/2011); 9. Indicare una breve descrizione relativa all'operazione nel campo Riferimento. 10. Fare clic su Trasferisci. La schermata in Fig. 1.6 riassume i passi appena descritti. Facendo clic su trasferisci Goal provvederà ad eseguire le registrazioni contabili necessarie. (Fig. 1.6) Giroconto Il Giroconto ha lo scopo di facilitare l'operatore nell'inserimento di talune scritture contabili. Tale funzione è reperibile nella sezione 'Scritture Contabili'. Giroconto: Caso 9 “Si procede in data 10/09/2011 ad aumento di capitale sociale di € 10.000 per mezzo di un apporto di una somma corrispondente da parte del socio Rossi Marcello.” SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE L'interfaccia del giroconto appena descritto è mostrato nella Fig. 1.7. (Fig. 1.7) 81 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 82 Report Introduzione Goal offre una moltitudine di report che permettono un'analisi dell'andamento generale della gestione e dei risultati ottenuti. In questa sede affronteremo l'analisi dei report dando un particolare risalto a quelli presenti nel menù denominato Reportistica. Menù 'Reportistica' Goal propone una serie di report accessibili attraverso la rispettiva voce di menù denominata Reportistica. Essi sono per lo più in formato PDF. Dal menù Reportistica è possibile accedere ad una serie di report utili alla visualizzazione dell'andamento aziendale. Questo documento tratterà ogni singola (Fig.1.2) voce messa a disposizione da questo menù. (Fig. 1.1 e Fig. 1.2) (Fig.1.1) Dashboard ­ Cruscotto Contabilità La Dashboard è un cruscotto aziendale proposto da Goal al fine di avere una visione grafica delle operazioni di gestione. Attualmente è diviso in quattro sezioni: Fatture dei clienti da approvare Visualizza la lista delle fatture dei clienti che ancora non sono state SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE (Fig.1.3) 83 incassate (Fig 1.3) Analisi Aziendale Elenca il numero di voci comprese in ogni tipo di conto e, per ciascuno, i totali (Fig 1.4) (Fig.1.4) Tesoreria Riassume graficamente i totali dei conti di liquidità inseriti nel piano dei conti (Fig. 1.5). (Fig.1.5) Crediti Esigibili Mostra graficamente l'entità dei crediti esigibili, cioè dei crediti in attesa di incasso (Fig. 1.6). (Fig.1.6) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 84 Scritture legali La sezione delle Scritture Legali è dedicata alla produzione dei report di carattere contabile e fiscale. Essa si divide in tre categorie: • Reports di Contabilità • Libro giornale • Registri IVA Reports di Contabilità Il 'Libro Mastro' è il registro che riepiloga tutte le operazioni effettuate sui singoli conti del piano dei conti. Il risultato di questo report è visibile in Fig 1.7. Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire: Tabella 1.1 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Libro Mastro' Piano dei conti Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità. Anno fiscale Consente all'utente di filtrare la ricerca all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali. Registrazioni Consente all'utente di scegliere se effettuare la ricerca su Tutte le registrazioni Pubblicate o su Tutte le registrazioni (comprese quelle in stato Da validare). Mostra conti Consente all'utente di scegliere se visualizzare nel report Tutti i conti, oppure SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 85 se visualizzare solo conti Con i movimenti, oppure se visualizzare solo i conti con Saldo diverso da zero. Ordina per Consente di scegliere se ordinare i dati per data oppure se visualizzarli per categoria ordinandoli per Sezionale e, all'interno di questi, per Partner. Modalità orizzontale Imposta il formato di stampa in senso orizzontale. Viceversa, l'orientamento della stampa sarà di tipo verticale. Include il saldo iniziale Permette di aggiungere nel report un ulteriore colonna indicante il saldo iniziale del conto del piano dei conti. Con valuta Permette di aggiungere nel report un ulteriore colonna indicante la valuta con la quale una particolare operazione è stata effettuata. Filtri Permette di restringere ulteriormente la ricerca delle informazioni contabili all'interno di un arco temporale definito in giorni o in periodi. Giornali Permette di restringere ulteriormente la ricerca consentendo all'utente di escludere le voci presenti in alcuni giornali. Per far questo, è sufficiente fare clic sull'icona Elimina posta sulla riga del giornale che si desidera escludere. SERVA 86 ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Libro mastro In questo esempio il totale del conto 'C01/002 Soci c/sottoscrizione' (Fig.1.7) presenta i singoli elementi che hanno provveduto ad alimentarlo. (Fig. 1.7) Il 'Bilancino CEE', invece, è un prospetto che provvede alla riclassificazione del bilancio secondo quanto stabilito dagli articoli 2424 e 2425 del codice civile. Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf. Ciascuna informazione che l'utente dovrà gestire ha il significato assunto nella precedente Tabella 1.1. Il risultato sarà simile al report proposto in Fig. 1.8. Bilancino CEE Le voci in grassetto corrispondono ai conti che, in fase di configurazione iniziale, sono stati inseriti con tipologia 'Vista'. Gli altri, invece, sono i conti che è possibile effettivamente movimentare. I valori 'Dare' e 'Avere' sono da considerarsi come aggregati di tutte le operazioni mentre 'Saldo' sarà la differenza tra 'Dare' e 'Avere'. (Fig.1.8) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 87 (Fig.1.8) I report 'Conto Economico' e 'Stato Patrimoniale' corrispondono, invece, al Conto Economico e allo Stato Patrimoniale a sezioni contrapposte. Questi report sono personalizzabili e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf. Ciascuna informazione che l'utente dovrà gestire ha il significato assunto nella precedente Tabella 1.1. Conto Economico Visualizza, in un prospetto a sezioni contrapposte, i costi e i ricavi sostenuti nel periodo oggetto di analisi. I costi sono rappresentati nella parte sinistra della tabella mentre i ricavi sono rappresentati nella parte destra. (Fig.1.9) (Fig.1.9) Stato Patrimoniale Visualizza, in un prospetto a sezioni contrapposte, gli elementi dello Stato Patrimoniale. Le attività sono rappresentate nella parte sinistra della tabella mentre le passività e i conti di patrimonio netto sono rappresentati nella parte destra. (Fig.1.10) (Fig.1.10) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 88 Libro giornale Il report Libro giornale consente la stampa delle operazioni compiute in un determinato periodo (o in un determinato arco temporale) sotto forma di registrazioni in partita doppia ordinandole con criterio cronologico in base alla data di registrazione (cosi come previsto dall'articolo 2216 del codice civile 39). Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire. Tabella 1.2 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Libro Giornale' Piano dei conti Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità. Anno fiscale Consente all'utente di filtrare la ricerca all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali. Da e A Consente all'utente di restringere ulteriormente la ricerca delle informazioni nell'ambito di un arco temporale da questo definito. Libro giornale Il 'Libro Giornale' (o giornale riassuntivo), ossia il registro dove (Fig.1.11) vengono riportate tutte le scritture in partita doppia. (Fig. 1.11) 39 Art. 2426: “Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.” SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 89 Registri IVA I report Registri IVA consentono le stampe del Registro delle fatture emesse e del Registro delle fatture ricevute, visualizzando, per ciascuna operazione, tutti gli elementi obbligatori secondo la legge. Questi report non sono personalizzabili e riportano tutte le operazioni rilevanti ai fini IVA con riferimento all'anno fiscale selezionato. Reporting Generico La sezione di 'Reporting Generico' è dedicata alla produzione dei report utili per il sistema di controllo interno dell'azienda. Questi non hanno finalità di carattere fiscale ma bensì assolvono finalità puramente informative. Al suo interno, è presente il sotto menù 'Partners' in cui sono presenti report utili per la gestione del ciclo clienti e del ciclo fornitori. Tali report consentono di conoscere la situazione in essere nei confronti dei propri partner e offrono la possibilità di avere un monitoraggio analitico dei propri crediti e debiti. Partners Mastro del partner è il report che consente una visione completa di tutti i movimenti compiuti nei confronti di un partner (cliente/fornitore). Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire: Tabella 1.3 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Mastro del partner' Piano dei Conti. Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità. Anno fiscale Consente all'utente di filtrare la ricerca SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 90 all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali. Registrazioni Consente di includere, o di escludere, registrazioni (crediti/debiti) in stato di bozza. Partner's Consente all'utente di limitare la ricerca ai soli crediti (conti di credito) oppure ai soli debiti (Conti di debito) oppure di visualizzarli entrambi (conti di credito e debito). Include il saldo iniziale Permette di aggiungere nel report un ulteriore riga indicante il saldo iniziale del Partner. Include registrazioni riconciliate Consente all'utente di estendere la ricerca anche ai crediti/debiti che sono stati chiusi a seguito di un incasso/pagamento. Un partner per pagina Stamperà, se selezionato, un cliente/fornitore per ogni pagina. Il wizard che appare prima della stampa permette di filtrare i dati da stampare nel PDF. Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.3. (Fig. 1.13) (Fig.1.13) Mastro del partner Il 'Mastro del partner', riassume per ciascuno, tutti i movimenti dai quali è stato interessato nonché i parziali e i totali a SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE (Fig.1.14) 91 livello di Dare, di Avere e di Saldo. (Fig. 1.11) Estratto Conto Clienti/Fornitori è il report che consente l'analisi dei crediti e dei debiti secondo un ottica temporale. Infatti, offre all'utente la possibilità di definire la direzione dell'analisi che può essere rivolta verso il passato oppure verso il futuro al fine di conoscere i crediti/debiti già scaduti oppure i crediti/debiti in scadenza. Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire: Tabella 1.4 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Estratto Conto Clienti/Fornitori' Piano dei conti Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità. Data di inizio Consente all'utente di definire il giorno da cui partire per eseguire l'analisi dei crediti o dei debiti in un ottica passata o futura. Lunghezza periodo (giorni) Consente all'utente di definire la lunghezza, in gironi, della suddivisione dell'arco temporale oggetto di analisi. Per esempio, inserendo il valore 30, Goal calcolerà gli importi da assegnare al periodo 0­30 giorni, al periodo 30­60 giorni ecc... partendo dal giorno impostato nel campo Data di inizio. Partner's Consente all'utente di limitare la ricerca ai soli crediti (conti di credito) oppure ai soli debiti (Conti di debito) oppure di visualizzarli SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 92 entrambi (conti di credito e debito). Analisi della direzione Consente all'utente di scegliere se compiere un analisi rivolta verso il passato, al fine di individuare i crediti/debiti scaduti, oppure se compiere un analisi verso il futuro, al fine di individuare i crediti/debiti in scadenza. Il wizard che appare prima della stampa permette di filtrare i dati da stampare nel PDF. Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.4. (Fig. 1.15) (Fig.1.15) Estratto Conto Clienti/Fornitori Estratto conto con direzione verso il passato. (Fig. 1.16) Estratto Conto Clienti/Fornitori Estratto conto con direzione verso il futuro. (Fig. 1.17) Reports dei movimenti in Estratti Cassa La produzione di PDF non si ferma alla sola voce di menù 'Reportistica'. Alcuni report SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 93 sono raggiungibili attraverso voci di menù poste in altre aree di gestione. In modo particolare il report dei movimenti monetari degli estratti cassa. La voce di menù che consente questo tipo di report è stata inserita sotto la macro­voce 'Estratti cassa'. Selezionando l'estratto cassa interessato e facendo clic sul collegamento Stampa Estratto Conto posto sulla parte destra dell'interfaccia, sarà possibile generare dei documenti in formato pdf sulla base delle informazioni presenti all'interno degli estratti conto e visibili “a video”. Report video Terminata la trattazione dei reports stampabili in formato PDF, questo documento proseguirà con la spiegazione dei report 'Video'. I report 'video' sono raggruppabili in cinque diverse categorie: • report relativo alle fatture emesse/ricevute • report delle imposte (IVA) • report di bilancio • report relativo alle scadenze delle fatture clienti e fornitori (scadenzario) • report delle voci di giornale Report relativo alle fatture emesse/ricevute La sotto­voce di menu 'Fatture Clienti', del 'Ciclo Attivo', permette una visione completa delle fatture emesse. Le informazioni visibili sono relative all'anagrafica del documento nonché al suo stato di avanzamento, data di scadenza, data di emissione, nome cliente, totale della stessa e, infine, residuo ancora da pagare. Le fatture in stato di 'bozza' vengono visualizzate di colore blu. La prima metodologia di analisi delle fatture emesse è possibile tramite quattro tasti posti SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 94 in alto a sinistra delle pagina. Essi permetto di filtrare le fatture in base allo stato elencando, ad esempio, solo le fatture ancora da pagare o solo quelle pagate. E' possibile anche combinare il filtraggio per analisi più accurate. La Tabella 1.11 descrive il funzionamento dei tasti disponibili. Tabella 1.11 – Filtri di ricerca dedicati allo stato delle Fatture Bozza: visualizzerà solo le fatture in stato di 'bozza' Pro­forma: visualizza solo le fatture proforma. Fatture: visualizza le fatture, aperte e pagate (Fig.1.21) filtrandole, quindi, dalle pro­forma. Non pagato: visualizzerà solo le fatture aperte. Un'alta metodologia di ricerca è quella di utilizzare i campi dedicati (Fig. 1.21). Inserendo opportuni valori in questi campi è possibile effettuare ricerche mirate dei documenti. (Fig.1.21) La Tabella 1.12 spiega la funzionalità di ogni singolo campo Tabella 1.12 – Campi compilabili per ricerche Fatture Numero Ricerca fatture per numero Partner Scegliendo un partner verranno visualizzate tutte le fatture emesse ad egli relative. Commerciale Consente di effettuare una ricerca in base all'utente che ha emesso la fattura. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Documento originale 95 La ricerca viene effettuata su un documento che ha originato la nascita della fatture. N.B. Questa è un'informazione che, in sede di registrazione della fattura, non è obbligatoria, ma se gestita diventa utile in sede di ricerca. Totale Ricerca per totale della fattura. Giornale Seleziona solo le fatture di un determinato sezionale. Periodo Seleziona solo le fatture emesse in un determinato periodo (mensile o trimestrale). L'analisi può concentrarsi non solo filtrando le fatture ma creando opportuni raggruppamenti. Esplodendo la voce 'Raggruppa per...” (Fig. 1.22) è possibile organizzare la vista delle fatture in base ai criteri possibili. (Fig.1.23) La Tabella 1.13 elenca i possibili raggruppamenti. Tabella 1.13 – Possibili raggruppamenti delle Fatture Partner Riorganizza l'elenco per partner Responsabile Riorganizza l'elenco per utente che ha registrato i documenti Giornale Raggruppa le fatture in base al sezionale di registrazione SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 96 Stato Raggruppa le fatture in base allo stato Periodo Raggruppa in base le fatture in base al periodo Data Fattura Raggruppa le fatture in base alla data fattura Data Scadenza Raggruppa le fatture in base alla data di scadenza del documento Un'altra modalità di analisi è consentita anche dalla tipologia di vista introdotte nella versione 6 del framework OpenErp. Queste tipologie agiscono fondamentalmente sulla grafica dei risultati. A tal fine si distinguono le viste 'form', 'tree', 'graf' e 'calendar'. La Tabella 1.14 elenca le possibili viste proposte da Goal. Tabella X.X – Possibili viste delle fatture tree Consente di visualizzare l'elenco sottostante in forma tabellare. form Visualizza le fatture nel formato di form. Consente di entrare, quindi, nel dettaglio di ogni singola fattura. graf Visualizza degli istogrammi anch'essi organizzabili utilizzando i criteri di raggruppamento. Calendar Visualizza l'emissione delle fatture in formato calendario. Quanto detto per le fatture emesse vale anche per le fatture di acquisto. Esse, infatti, hanno le stesse proprietà delle fatture emesse. Le modalità di ricerca, filtraggio e visualizzazione dei risultati sarà identica. L'unica differenze e che, appunto, si tratta di fatture di acquisto. Menù 'Bilancio' Dal menù 'Bilancio' è possibile accedere ai report a video denominati 'Bilancio' e 'Report IVA'. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 97 Bilancio Il report a video 'Bilancio' mostra le medesime informazioni riportate dal report in formato pdf denominato 'Bilancino CEE' . La sua funzione, quindi, è la medesima e cioè quella di fornire un riassunto dettagliato della situazione patrimoniale ed economica dell'impresa. Bilancio Vista del report a video bilancio con raggruppamento gerarchico dei conti del piano dei conti. Per ciascuno si riportano il totale Dare, il totale Avere, il Saldo, il Tipo Interno. (Fig.1.24) Report IVA Il report a video 'Report IVA' consente di visualizzare, per periodo e per totale annuo, l'ammontare degli imponibili nonché l'ammontare dell'imposta relativa all'IVA su acquisti e all'IVA su vendite. Facendo clic su un codice IVA è possibile risalire all'operazione originaria. Le voci 'ramo' del report sono: • IVA su acquisti • IVA su acquisti (imponibile) • IVA su vendite • IVA su vendite (imponibile) La prima e la seconda aggregano, rispettivamente, l'IVA a credito e il suo imponibile; la terza e la quarta, come per le prime due, aggregano l'IVA e l'imponibile sulle vendite. Report IVA Una vista del Report IVA. (Fig. 1.25) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 98 (Fig. 1.25) Scadenzario Il report a video 'Scadenzario', raggiungibile per mezzo del menù Estratti Cassa, consente di visualizzare, in un unica interfaccia le fatture clienti e le fatture fornitori consentendo agevolmente di individuare per ciascuna fatture le scadenze ad esse associate. Tale report è strutturato in modo tale che siano facilmente individuabili: • le date di scadenza; • i riferimenti ai documenti originari; • i partner creditori/debitori; • i totali dei pagamenti dovuti; • i totali degli incassi da ricevere; • l'ammontare del debito residuo; • l'ammontare del credito ancora esigibile. Sono ammessi filtri sui Pagamenti e sugli Incassi al fine di visualizzare unicamente gli uni o gli altri. Sono ammessi raggruppamenti per Partner e per Data di scadenza. Scadenzario Una vista del report scadenzario. Le righe con carattere di colore nero (Fig. 1.26) rappresentano i pagamenti. Le righe con carattere di colore blu rappresentano gli incassi. (Fig. 1.26) Voci giornale Il report a video 'Voci giornale', raggiungibile per mezzo del menù Voci Giornale, consente di filtrare e raggruppare le righe di registrazione contabile al fine di individuare agevolmente le informazioni a cui si è interessati. Il punto di forza di tale report a video consiste nella possibilità di agire, tramite filtri e SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 99 raggruppamenti, su tutte le registrazioni presenti in Goal. Filtri e raggruppamenti riprendono i significati visti in precedenza. Di seguito (Fig. 1.27) una vista di tale report a video. (Fig. 1.27) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 100 Stampa Fatture Emesse e conservazione di quelle ricevute Report PDF – Fatture Le fatture di acquisto possono essere scansionate e, tramite l'apposita funzione, allegate alla registrazione. (Fig.1.28) (Fig.1.29) Le fatture emesse, invece, necessitano di una vera e propria stampa. Questo perché dovranno essere spedite al cliente. Per far ciò Goal mette a disposizione il tasto che attiva questa funzionalità. Esso è posto in baso a destra nella pagina relativa al dettaglio della singola fattura. La fattura, infine, potrà essere spedita al cliente intestatario tramite email oppure tramite posta ordinaria. Fatture emesse Il format predefinito di Goal relativamente al report delle fatture emesse. (Fig. 1.30) (Fig.1.30) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 101 Configurazione Introduzione La configurazione di Goal è una attività particolarmente importante in quanto un errata configurazione comporterebbe un errato funzionamento dell'applicazione. Inoltre, una configurazione corretta consente di automatizzare la gestione della contabilità, senza dover essere più gestita dall'utente nella sua consueta operatività. Gli elementi oggetto di configurazione sono i seguenti: 1. Anni fiscali; 2. piano dei conti; 3. piano di imposte IVA; 4. giornali 5. sequenze per giornale 6. controparti; 7. prodotti. In questa sezione del manuale verranno fornite le linee guida a supporto della configurazione di tali variabili. Configurazione Anni Fiscali e sotto­periodi La configurazione degli 'Anni fiscali' consente di stabilire l'esercizio d'impresa, nonché i periodi di liquidazione IVA. La configurazione dei periodi prevede, infatti, che ci siano gli anni fiscali e dei sotto­periodi. Gli anni fiscali devono coincidere con l'esercizio d'impresa. I sotto­periodi, invece, coincidono con i periodi di liquidazione IVA. Questi ultimi possono essere mensili o trimestrali. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 102 In fase di installazione, il sistema ha la necessità di inserire tali informazioni per il corretto funzionamento. Le informazioni da gestire in sede di inserimento di un nuovo anno fiscale sono riportate in Tabella 2.1: Tabella 2.1 – Definizione Anni Fiscali Anno Fiscale Identifica il nome dell'esercizio che verrà utilizzato in sede di gestione. Il valore da inserire è tipicamente l'anno solare in questione. Codice Ad ogni esercizio il sistema richiede un codice, che per semplicità e chiarezza, può essere usato lo stesso valore inserito nel campo 'Anno Fiscale' Data di inizio Identifica la data di inizio dell'esercizio. Di solito 01/01/anno (*) Data di fine Identifica la data di chiusura dell'esercizio. Di solito 31/12/anno (*) (*) Le date devono essere conformi all'anno fiscale. La possibilità di visualizzare e/o inserire nuovi anni fiscali è consentita dalla relativa voce di menù, sita sotto la macro­voce 'Configurazione/Contabilità Generale' (Fig. 1.1). (Fig.1.1) La Fig.1.2 mostra un esempio di anni fiscali inseriti. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 103 (Fig.1.2) Aperta la pagina relativa all'inserimento, è possibile definirne di nuovi (Fig. 1.3). (Fig. 1.3) Registrato l'anno fiscale, occorre definire i relativi sotto­periodi. Questi ultimi possono essere scelti arbitrariamente inserendoli con l'apposita form proposta dalla Fig. 1.4. (Fig. 1.4) Inserendo un nuovo sotto­periodo, bisognerà gestire le informazioni riportate in Tab. 1.2: Tabella 1.2 – Definizione sotto­periodi SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 104 Nome periodo Identificativo del sotto­periodo che si intende creare Inizio periodo E' un campo di tipo data che identifica l'inizio del sotto­periodo che si sta creando codice Codice periodo che, per semplicità, è consigliato usare lo stesso valore del 'Nome periodo' Concludi periodo E' un campo di tipo data che identifica la fine del sotto­periodo che si sta creando Aprire o chiudere La chiusura comporta l'impossibilità di scrittura con date comprese in periodo quel determinato sotto­periodo. Aggiungere la possibilità di riapertura comporta la possibilità di inserimento di nuove operazioni nelle date comprese fra l'inizio e la fine di quel sotto­periodo. Questo incontra limiti di natura giuridica: il versamento periodico delle imposte obbliga l'impresa a non effettuare più operazioni per quel determinato sotto­periodo. In questo senso è consigliato chiudere definitivamente senza avere la possibilità, per un utente medio, di riscrittura. L'apertura e la chiusura del sotto­periodo stabiliscono se esso è effettivamente quello fiscale. (*) (*) E' possibile, per esigenze aziendali, definire sovrapposizioni di sotto­periodi. I sotto­periodi con la possibilità di apertura e chiusura non sono sovrapponibili. Per questo motivo la definizione arbitraria dei sotto­periodi è altamente sconsigliata ai meno esperti. Vista la complessità di definire sotto­periodi, il sistema Goal consente una definizione automatica degli stessi attraverso due appositi tasti le cui funzionalità sono riportate in tabella 1.3. Tabella 1.3 – Funzionalità tasti per la creazione automatica dei sotto­periodi Creare periodi mensili Suddivide l'anno fiscale in 12 mensilità (12 sotto­periodi) Creare periodi trimestrali Suddivide l'anno fiscale in 4 trimestri (4 sotto­periodi) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 105 Il risultato, dopo la loro creazione, è la lista dei sotto­periodi. Essi sono proposti come esempio in Fig. 1.5. (Fig. 1.5) Configurazione Piano dei Conti Il piano dei conti rappresenta la struttura su cui vengono effettuate tutte le scritture contabili in partita doppia. Il piano dei conti ha una struttura ad albero. A conti di tipo Vista corrispondono dei sottoconti. In Goal i conti vengono classificati secondo due attributi diversi: Tipo interno e Tipologia di conto. Tipo interno Uno degli elementi più importanti di un conto è il suo Tipo Interno, che governa le funzionalità associabili al conto stesso. La modifica (cancellazione/inserimento) di tale attributo non è consentita, se non via codice sorgente e con una attenta analisi. Questo perché tali valori indicano al sistema come utilizzare i conti: se si tratta di un conto di tipo credito, ad esempio, esso verrà utilizzato in contesti che richiedono quella tipologia di conto (credito). SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 106 (Fig. 1.6) I valori del Tipo Interno non devono essere inseriti dall'utente perché già stabiliti dal sistema in sede di 'installazione'. La Tabella 1.4 riporta tali valori e il modo in cui essi vengono utilizzati dal sistema. Tabella 1.4 – Tipo Interno Vista Stabilisce che il conto è una gerarchia. Esso non potrà essere usato per effettuare scritture contabili, ma solo per “visualizzare” l'aggregato a cui esso si riferisce. E' usato, ad esempio, per ricostruire in modo automatico le voci di bilancio. Regolare E' il tipo interno “standard” in cui vengono fatte, in dare o avere, le scritture “standard” in partita doppia. Esso sarà usato per i conti di costo e di ricavo. Crediti Indica che è un conto usato per movimentare i crediti associati alle controparti. Serve a pre­selezionare i conti in fase di attribuzione di un conto “crediti” ad una controparte. Debiti Indica che è un conto usato per movimentare i debiti associati alle controparti. Serve a pre­selezionare i conti in fase di attribuzione di un conto “debiti” ad una controparte. Liquidità Indica che i conti saranno utilizzati per registrare movimentazioni di tipo Cassa e Banca. Per registrare scritture monetarie, un giornale deve essere associato ad un conto avente questo “tipo interno”. Consolidamento Il conto può avere dei conti “figli” che possono essere utilizzati per le operazioni di consolidamento per gruppi di impresa. Chiuso Questa tipo di conto rappresenta un conto “annullato” che non sarà più utilizzabile per la registrazione di scritture contabili. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 107 Tipo di Conto Un secondo attributo particolarmente importante di un conto è il Tipo di Conto. I valori che può assumere tale attributo devono essere definiti dall'utente in fase di configurazione. Questa tipologia serve a governare fondamentalmente due aspetti : 1. il trattamento del conto in fase di chiusura e apertura del bilancio; 2. le aree e le modalità di “pubblicazione” del conto in fase di redazione del bilancio. (Fig. 1.7) Una Tipologia utente è caratterizzata dai valori riportati in Tabella 1.5. Tabella 1.5 – Tipologia utente (Tipi di Conto) Tipo di conto E' una stringa alfanumerica che identifica la Tipologia. Codice E' un campo di tipo stringa arbitrario. Metodo riapertura conti Il valore che si inserisce indica la metodologia di utilizzo del conto in fase di chiusura e riapertura del bilancio. I possibili valori sono: Nessuno Il conto non sarà riportato in sede di riapertura di bilancio (tipico “funzionamento” dei conti di conto economico). Saldo Il conto sarà chiuso e riaperto per il solo saldo aggregato ancora non SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 108 controbilanciato (riconciliato). Dettaglio In sede di chiusura/apertura, verranno riportati i singoli dettagli del conto ancora non controbilanciati (tipico caso dei crediti di funzionamento). Non riconciliati In sede di chiusura/apertura, verrà riportato l'intero dettaglio del conto, incluse le partite controbilanciate. P&L BS Category Campo di tipo “selection”, indica in quale area di bilancio il conto va visualizzato in fase di redazione di bilancio. I valori possibili sono: / Il conto non viene attribuito a nessuna area. Profitti e perdite Il conto verrà inserito fra i conti di ricavo (conti di ricavo) del conto economico. Profitti e perdite Il conto verrà inserito fra i conti di costo (conti di costo) del conto economico. Bilancio (Attività) Il conto sarà inserito fra le attività dello stato patrimoniale. Bilancio (passività) Il conto sarà inserito fra le passività dello stato patrimoniale. Tabella 1.6 – Tipologia Conto Immobilizzazioni Fondi Crediti di funzionamento Altre attività Costi Debiti di funzionamento Altre Passività Ricavi Transitori Gerarchia SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 109 Patrimonio netto Alla luce di quanto osservato, la stesura di un piano dei conti è un'operazione abbastanza impegnativa. Essa, infatti, richiede adeguate competenze contabili. Al fine di semplificare tale operazione, Goal propone già un piano dei conti preconfigurato. Esso è installato in fase di configurazione iniziale dell'applicativo. In Appendice è allegata una copia del piano dei conti inserito nella configurazione iniziale di Goal. Configurazione Imposte L'imposta che Goal prende in considerazione è l'IVA. Essa, infatti, è da attribuire alle registrazioni fatte in azienda. Questo perché solo in tale sede è possibile stabilire il regime IVA dell'operazione di acquisto/vendita. Aliquote IVA La configurazione base di Goal prevede le aliquote Iva riportate nella Tabella 2.7 Tabella 1.7– Aliquote IVA IVA su acquisti 10% indetraibile 100% IVA su acquisti 20% indetraibile 100% IVA su acquisti 20% detraibile 50% IVA su acquisti 4% indetraibile 100% IVA su acquisti 10% detraibile 50% IVA su acquisti 4% detraibile 50% Esente IVA art.15 (credito) Fuori Campo IVA art.7 (credito) Fuori Campo IVA art.5 (credito) Non Imponibile art.8 (credito) Non Imponibile art.10 (credito) IVA a credito 10% IVA a credito 4% IVA a credito 20% Esente IVA art.15 (debito) Fuori Campo IVA art.7 (debito) Fuori Campo IVA art.5 (debito) Non Imponibile art.8 (debito) Non Imponibile art.10 (debito) IVA su vendite 4% IVA su vendite 10% IVA su vendite 20% Ritenuta acconto professionisti 20% Non Imponibile art.8 c. 2 (debito) Non Imponibile art.8 c. 1 l. c (credito) Non Imponibile art.8 c. 1 l. a (debito) SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 110 IVA 20% Art. 17 c. 3 – Autofattura (debito) 20% Art. 17 c. 3 – Autofattura (credito) IVA su acquisti 20% Art. 71 (credito) Escluso Art. 7 c. 4 (debito) Non imponibile art. 41 331/93 (credito) Non imponibile art. 42 331/93 (debito) Ad ogni imposta sarà attribuito, in sede di inserimento iniziale, il conto di contabilità su cui verrà scritto il debito o credito IVA corrispondente. In sede di chiusura mensile o trimestrale, gli importi verranno stornati su un ulteriore conto, che determinerà il saldo dell'imposta. Posizioni fiscali Goal consente di definire delle posizioni fiscali che possono essere associate alle diverse controparti (partner in Goal). Le posizioni fiscali inserite nella sua configurazione iniziale sono le seguenti: Italia; Regime intra­comunitario; Regime extra­comunitario. Posto che la posizione fiscale è legata al partner, in fase di registrazione di una fattura, la posizione fiscale del partner sarà proposta come posizione fiscale da utilizzare per la registrazione della fattura. Il sistema prevederà, quindi, una conversione delle relative aliquote IVA associate al prodotto40, in base al tipo di partner e al suo regime fiscale. In caso di necessità, l'utente potrà cambiare, a livello di singola fattura, questa posizione. La tabella 1.8 riporta le trasformazioni delle aliquote IVA di vendita effettuate nel Regime intra­comunitario e Regime extra­comunitario. Tabella 1.8 – Corrispondenza imposte gestite in Regime intra ed extra comunitario Aliquota da trasformare Aliquota corrispondente Iva a debito 4% Iva Non Imp. Art. 8 Iva a debito 10% Iva Non Imp. Art. 8 Iva a debito 20% Iva Non Imp. Art. 8 40 Le informazioni relative al calcolo dell'Iva vengono gestite a livello di prodotto. Questo significa che ogni qualvolta viene richiamato un prodotto, il sistema applicherà il calcolo dell'Iva secondo la configurazione associata a quel prodotto. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 111 Configurazione Giornali Il concetto di “giornale” è una delle caratteristiche peculiari di Goal. Essi, infatti, categorizzano le diverse operazioni di gestione. Un giornale di tipo 'vendita', ad esempio, conterrà tutte le registrazioni inerenti alle vendite. In modo particolare, il giornale è l'elemento alla base della numerazione delle operazioni di gestione. Non solo: ci sono alcune operazioni di gestione le cui scritture in partita doppia non possono essere risolte a livello di prodotto e di partner. Il giornale sopperisce a questa mancanza: per tali operazioni, infatti, il sistema “recupera” il conto da movimentare in dare o in avere dal conto di credito e dal conto di debito predefinito nel giornale. Giornali Nella configurazione di Goal sono stati inseriti i giornali riportati in Tab. 1.9. Tabella 1.9 – Giornali caricati di default per la gestione contabile Giornale Tipo Assegni Banca e Assegni Cassa Banca e Assegni Banca Banca e Assegni Diversi Generale Fatture emesse Vendita Fatture ricevute Acquisto Autofatture Acquisto Retribuzioni Acquisto Resi da clienti Rimborso vendite Resi da fornitori Rimborso acquisti Ogni giornale ha un attributo che permette al sistema di riconoscerlo (Tipo). Il prossimo paragrafo spiegherà questo attributo introducendo il concetto di 'Tipologie di giornale'. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 112 Tipologie di giornale La Fig.1.8 mostra la pagina di configurazione di un giornale. L'informazione di più rilevante interesse è la 'Tipologia del giornale'. Essa è etichettata con il nome 'Tipo' (Fig.1.9) . (Fig.1.8) Le diverse tipologie dei giornali e il loro significato sono riportate in Tabella 1.10. (Fig.1.9) Tabella 1.10 – Tipologie di Giornale Vendita Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative alle vendite. In fase di emissione fattura, ad esempio, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale” propone solo i giornali che hanno questa come tipologia. Rimborso Vendite Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative ai “resi su vendite”. In fase di emissione nota associata al reso, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia. Acquisto Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 113 scritture contabili relative agli acquisti. In fase di registrazione di fattura di acquisto, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornali”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia. Rimborso Acquisti Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative ai “resi su acquisti”. In fase di emissione nota associata al reso, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia. Contante Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare gli incassi e pagamenti di cassa corrente, per le imprese che utilizzano molto denaro in forma liquida (bar, commercianti, ecc.), utilizzando registratori di cassa. Può essere utilizzato efficacemente anche per gestire le piccole casse delle imprese41. Banca e Assegni Definisce i giornali che possono essere utilizzati per le scritture contabili associate a movimenti monetari (pagamenti e incassi in moneta; giro conto tra conti monetari; ecc.). E' utile associare un giornale ad ogni conto corrente/carta di credito, in modo da poter generare su quello stesso un estratto conto perfettamente confrontabile con quello emesso dal gestore del conto corrente/carta di credito (banca, poste, gestore carte di credito, ecc.)42. 41 Ad un giornale di questa tipologia sono associati due specifici conti del piano dei conti (Conto Dare e Conto Avere) che verranno movimentati ­ il primo in Dare, il secondo in Avere ­ a seconda che il movimento monetario sia in entrata (indicato riportando, in fase di inserimento, l'importo con i segno “+”) o in uscita (indicato riportando l'importo con il segno “­”). Se naturalmente il Conto Dare e il Conto Avere coincidono, le scritture sui giornali di questa tipologia movimenteranno in Dare e Avere quello stesso conto. ATTENZIONE: questi due conti sono OBBLIGATORI per il corretto funzionamento del sistema. Goal inserisce di default, sia per il conto dare che per quello avere, il seguente conto del piano dei conti 'C09/031 Contante in moneta nazionale in cassa' 42 Ad un giornale di questa tipologia sono associati due specifici conti del piano dei conti (Conto Dare e Conto Avere) che verranno movimentati ­ il primo in Dare, il secondo in Avere ­ a seconda che il SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Generale 114 Può essere utile per registrare le scritture diverse da quelle a cui sono dedicate le tipologie di giornali descritti sopra. Situazione di Per registrare le scritture di apertura e chiusura del bilancio. apertura/chiusura Nei Giornali di tipo Contante e di tipo Banca e Assegni, i conti da inserire diventano obbligatori perché il sistema, registrate le operazioni su di essi, dovrà effettuare delle scritture in partita doppia utilizzando proprio quei conti. Il sistema utilizza per le scritture in “dare” il “conto di credito predefinito” e per le scritture in “avere” il “conto predefinito di debito”. Nel caso di giornale di tipo Contante, potrà essere utilizzato, ad esempio, il conto 'Contante in moneta nazionale in cassa', mentre per il giornale di tipo Banca e Assegni quello 'Banche: conti correnti attivi'. Nel caso in cui si inseriscano nuovi giornali di questo tipo, bisognerà di volta in volta scegliere il conto opportuno. Sequenze giornali ( Numerazioni ) In questo paragrafo si rivolgerà l'attenzione ad una particolare funzione dei Giornali. Essi sono responsabili delle numerazione delle diverse operazioni di gestione. In sede di creazione di un nuovo giornale (o in sede di configurazione iniziale) bisognerà (Fig.1.10) gestire l'informazione 'Sequenza scrittura' (Fig. 1.10). Essa verrà scelta da un 'range' di possibili numerazioni create in sede di installazione del movimento monetario sia in entrata (indicato riportando, in fase di inserimento, l'importo con i segno “+”) o in uscita (indicato riportando l'importo con il segno “­”). Naturalmente se nel campo ' conto di credito predefinito' e nel campo ' conto predefinito di debito' si inserisce lo stesso conto le scritture sui giornali di questa tipologia movimenteranno in Dare e Avere quello stesso conto. ATTENZIONE: questi due conti sono OBBLIGATORI per il corretto funzionamento del sistema. Goal inserisce di default, sia per il conto dare che per quello avere, 'C09/001 Banche: conti correnti attivi'. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 115 sistema. Se nulla si indica in tale campo, Goal creerà in automatico una sua sequenzialità. Se si vuole inserire una propria numerazione, ad esempio per le fatture, bisognerà configurare il sistema in modo da poter personalizzare tale valore. Questa funzionalità, particolarmente nevralgica, è, tuttavia, di esclusiva competenza dell'amministratore di sistema. La possibilità di cambiare, modificare e creare nuove numerazioni, infatti, è accessibile dal menu di 'Configurazione' del sistema. Questo documento affronterà la trattazione delle sequenze al fine di dare all'utente una maggiore chiarezza del funzionamento generale di Goal. La voce di menù (raggiungibile come detto prima solo da utente admin) presenta tre sotto­voci. Quelle che interessano la numerazione sono le prime due: Sequenze, Codici Sequenza (Fig. 1.11). (Fig. 1.11) La prima informazione da creare è il 'Codice Sequenza' (Fig. 2.12). Il 'Codice Sequenza' ha lo scopo di categorizzare diverse numerazioni al fine di poterle facilmente distinguere. (Fig. 1.12) Nella Tabella 2.11 sono riportate le informazioni da gestire Tabella 2.11 – Codici Sequenze Nome Identificativo del codice SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Codice 116 Codice della tipologia La creazione di una sequenza, invece, richiede un'attenzione maggiore. (Fig.1.13) La Tabella 1.12 riporta la descrizione delle informazioni da gestire Tabella 1.12 – Sequenze Nome Identificativo della sequenza. Codice Il codice dovrà essere scelto da una lista predefinita. In essa si troverà il codice sequenza creato in precedenza. Attivo Se selezionato lo rende attivo. Prefisso Si può scegliere un prefisso da inserire nella numerazione (*). Suffisso Si può scegliere un prefisso da inserire nella numerazione (*). Riempimento numero Indica la lunghezza di caratteri che la numerazione dovrà avere. Incrementa numero Indica l'incremento della numerazione (detto anche passo). Numero successivo Indica il prossimo numero che verrà generato utilizzando la numerazione in questione. Esso non dovrà essere cambiato in nessun caso altrimenti il sistema genererà salti di numerazione. (*) Suffissi e prefissi possono essere scelti arbitrariamente oppure da una legenda sottostante la form d'inserimento delle sequenze. Questa legenda è riportata in Fig. 2.14. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 117 (Fig. 1.14) La Tabella 1.13, invece, elenca le stringhe da inserire se si vuol inserire particolari suffissi/prefissi. Essi sono dei comandi particolari che indicano al sistema cosa inserire prima o dopo il numero. Tabella 1.13 – Stringhe per suffissi/prefissi %(year)s Anno attuale con il secolo %(y)s Anno corrente senza il secolo %(month)s Mese %(day)s Giorno %(doy)s Giorno dell'anno %(woy)s Settimana dell'anno %(weekday) Giorno della settimana %(h24)s Formato Orario 00­>24 %(h12)s Formato Orario 00­>12 %(min)s Minuti %(sec)s Secondi Configurazione Prodotti L'anagrafica prodotti è fondamentale in Goal, perché essa governa, da un lato, i conti di ricavi e di costi su cui dovranno essere fatte le diverse registrazioni e, dall'altro, le aliquote Iva da applicare al prodotto in sede di vendita o di acquisto del prodotto/servizio. Tali informazioni verranno richiamate in sede di gestione fatture, in base al tipo di operazione che si sta registrando (acquisto o vendita). Un prodotto appartiene sempre ad una categoria di prodotti. La regola che vale in Goal è la seguente: se mancano alcune informazioni a livello di prodotto, il sistema usa come SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 118 default quelle associate alla categoria di prodotto ad esso relativa. Questa regola trova un'applicazione specifica nei conti associati ad un prodotto: se mancano i relativi conti di appoggio, il sistema usa quelli memorizzati nella categoria ad esso associata. Le categorie di prodotto La Tabella 1.14 elenca le informazioni da gestire in sede di inserimento di una nuova categoria di prodotto. Tabella 1.14 – Informazioni delle Categorie prodotto Categoria superiore E' un campo che “punta” ad un'altra categoria e crea una struttura gerarchica delle categorie. Può assumere due soli valori: • “vista”: è una categoria che può essere ulteriormente scomposta (Ramo); Tipo Categoria • “normale”: è una categoria che non può essere ulteriormente scomposta. I prodotti possono essere associati solo a questa tipologia di categoria (Foglia). Conto di Entrate Conto di Uscite Conto che viene utilizzato “di default” in fase di emissione fattura, se il prodotto utilizzato non presenta alcun conto di appoggio. Conto che viene utilizzato “di default” in fase di registrazione dei costi, se il prodotto utilizzato non presenta alcun conto di appoggio. La Tab. 1.15 elenca le tipologie di prodotto inserite nella configurazione iniziale di Goal. Tabella 1.15 – Categorie di Prodotto Nome categoria Tipo Cat. Sup. Conto di costo Vendite Beni acquistati e Conto di ricavo Categoria vista C51/005 Acquisto di C71/002 Ricavi per normale merci C51/005 Acquisto di prestazioni di servizi C71/001 Ricavi delle merci vendite di merci C51/005 Acquisto di C71/001 Ricavi delle Vendite venduti senza trasformazione Prodotti trasformati normale Vendite SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Servizi venduti Acquisti Beni ad utilità 119 merci C52/030 Spese vendite di merci C71/002 Ricavi delle commerciali diverse vendite e prestazioni vista C51/005 Acquisto di di servizi C71/001 Ricavi delle vista merci C03/005 Altre vendite di merci C71/001 Ricavi delle normale Vendite Acquisti pluriennale attrezzature industriali vendite di merci Impianti e Beni ad e commerciali C03/003 Impianti e C71/001 Ricavi delle utilità macchinari vendite di merci e Beni ad C03/005 Altre C71/001 Ricavi delle Industriali e utilità attrezzature industriali vendite di merci commerciali pluriennal e commerciali Mobili e e Beni ad C03/006 Mobili, arredi C71/001 Ricavi delle utilità e dotazioni vendite di merci e Beni ad C03/007 Macchine C71/001 Ricavi delle elettriche ed utilità d'ufficio ed elaboratori vendite di merci informatiche pluriennal dati normale macchinari pluriennal Attrezzature normale normale arredamento pluriennal Apparecchiature Acquisto di merci Acquisto di normale normale normale e Acquisti C51/005 Acquisto di Acquisti merci vendite di merci C51/003 Acqua e altri C71/001 Ricavi delle materiali di consumo Servizi vista Acquisti C71/001 Ricavi delle beni alimentari vendite di merci C52/030 Spese C71/002 Ricavi delle commerciali diverse vendite e prestazioni SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Utenze normale Godimento beni di normale Servizi Servizi C52/002 Spese di di servizi C71/002 Ricavi delle energia elettrica vendite e prestazioni C55/001 Fitti passivi di servizi C71/002 Ricavi delle terzi Servizi industriali Servizi 120 vendite e prestazioni normale normale Servizi Servizi di servizi C52/006 Spese pulizia C71/002 Ricavi delle locali vendite e prestazioni C52/041 Consulenze di servizi C71/002 Ricavi delle amministrativi vendite e prestazioni Servizi C52/030 Spese di servizi C71/002 Ricavi delle commerciali diverse vendite e prestazioni C52/030 Spese di servizi C71/002 Ricavi delle commerciali diverse vendite e prestazioni normale Servizi commerciali Beni e servizi normale diversi Servizi di servizi I prodotti Come detto in precedenza, l'anagrafica dei prodotti assume un ruolo fondamentale nella gestione della contabilità. L'inserimento di un prodotto, infatti, richiede la compilazione di una scheda dedicata proprio alle 'variabili' gestite in contabilità: conti di costo, di ricavo e aliquote IVA ad esso associate. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 121 (Fig. 1.15) La Tab. 1.16 riporta le informazioni da gestire in sede di inserimento di un nuovo prodotto. Tabella 1.16 – Informazioni da gestire per i prodotti Identificativo E' un campo alfanumerico che identifica il prodotto. EAN13 E' un campo numerico che identifica il codice EAN (codice a barre) a 13 cifre. Può essere venduto Campo booleano che consente di visualizzare il prodotto in fase di fatturazione. Può essere acquistato Campo booleano che consente di visualizzare il prodotto in fase di registrazione di una fattura d'acquisto. Categoria E' un campo obbligatorio che identifica la categoria di prodotto. Serve a recuperare i conti di entrata e di uscita di “default” se non sono presenti conti di appoggio specifici a livello di prodotto. Tipo di prodotto Può assumere i seguenti valori: • servizio: se acquistato, entra direttamente nei costi di produzione; • bene consumabile: può essere inserito solo in una voce di costo ed entra a far parte dei costi dello specifico esercizio in cui il bene è acquistato; SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE • 122 prodotto stoccabile: prodotto che viene acquistato e venduto in unità; può movimentare un magazzino. Unità di misura E' l'unità di misura utilizzata per misurare il prodotto/servizio. Prezzi di base Prevede i seguenti attributi: • Metodo di determinazione dei costi: può far riferimento ad un prezzo standard oppure ad un prezzo medio; • Costo: inserito dall'utente se il metodo è “prezzo standard”; • Conti di ricavo Prezzo di vendita: viene inserito dall'utente. Conto di ricavo specifico del prodotto che verrà richiamato in sede di fatturazione del prodotto. Conti di costo Conto di costo specifico del prodotto che verrà richiamato in sede di registrazione di fatture di acquisto del prodotto in questione. Imposta su vendite Definisce l'aliquota Iva da applicare al prodotto in sede di vendita del prodotto/servizio. Imposta su acquisti Definisce l'aliquota Iva da applicare al prodotto in sede di acquisto del prodotto/servizio. Oltre le aliquote Iva, è possibile aggiungere ulteriori imposte se previste dal tipo di operazione che si sta registrando. E' il caso, ad esempio, delle ritenute di acconto effettuate ai professionisti. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 123 Configurazione Partner (controparti) L'anagrafica delle controparti (partner) è un'altra base informativa fondamentale in Goal, perché governa i conti di credito e di debito su cui verranno appoggiate le diverse registrazioni di fatturazione attiva e passiva. Con partner si fa riferimento a tutti i soggetti con cui l'impresa instaura rapporti di credito e di debito, di incasso e di pagamento. L'emissione di una fattura, ad esempio, è un'operazione che fa nascere un credito nei confronti del cliente, in essere fino all'incasso della fattura stessa. Analogamente al caso di un prodotto/servizio, ad ogni partner verranno associati due conti: uno di tipo credito e uno di tipo debito. Essi verranno richiamati in fase di gestione fatture, in base al tipo di operazione che si sta registrando (acquisto o vendita). (Fig. 1.16) La Tabella 1.17 riporta la descrizione delle informazioni da gestire ai fini della contabilità in sede di inserimento partner. Tabella 1.17 – Informazioni da gestire per i partner ai fini della contabilità Conto di credito Condi di debito E' Il conto che il sistema utilizzerà in sede di operazioni attive (vendita) nei confronti del partner in questione. E' Il conto che il sistema utilizzerà in sede di operazioni passive (acquisto) nei confronti del partner in questione. Posizione fiscale E' il regime fiscale associato al partner in questione(*) Modalità di In sede di contratto con il partner, è possibile che venga decisa una SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 124 prassi per le modalità di pagamento: 30/60/120 giorni dalla data pagamento fattura, interessi moratori in caso di tardivo pagamento ecc. Questo campo attribuisce una modalità di pagamento “di default” per tutte le operazioni nei confronti del partner in questione. E' un campo descrittivo che dà una prima informazione sul totale Totale credito delle partite attive (credito) ancora aperte nei confronti del partner corrente. E' un campo descrittivo che dà una prima informazione sul totale Totale debito delle partite passive (debito) ancora aperte nei confronti del partner corrente. E' possibile stabilire un importo massimo di credito/debito per il Limite Credito partner. Questo valore ha solo uno scopo informativo: non incide sulla possibilità di superare tale quota. Ultima data di riconciliazione E' possibile inserire la data dell'ultimo pagamento/riscossione. Questa informazione non è automatica. Essa va inserita, se si ritiene utile ai fini di controllo, a mano. (*) Le aliquote Iva sono inserite in anagrafica prodotto. Se un partner è un soggetto Iva estraneo al regime, ad esempio perché estero, questo cambierà l'aliquota, se correttamente configurata, con quella adeguata. Estratti Conti per controlli sui movimenti monetari Nel linguaggio comune, l'espressione 'Estratto Conto' identifica un prospetto atto ad elencare tutte le operazioni di entrata e di uscita da un conto corrente o da una cassa, nonché il saldo dello stesso al termine di un determinato periodo. Goal riprende questo concetto e lo traduce in un valido strumento per la raccolta ordinata dei flussi monetari, in entrata e in uscita, aziendali. Questi flussi monetari possono essere riferiti ad una piccola cassa tenuta direttamente dall'azienda oppure ad un conto corrente presso una banca. In modo particolare, l'obiettivo che si pone Goal è quello di consentire ad una azienda di avere una scrittura ordinata delle proprie entrate ed uscite con la SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 125 certezza di averle riportate tutte in modo corretto. La possibilità di distinguere in un Estratto Conto il “contenitore” a cui fanno riferimento i diversi flussi consente, infatti, di utilizzare il saldo del conto della banca quale strumento di controllo del proprio Estratto Conto. Se in un Estratto Conto si sono registrati, ad esempio, tutti i flussi relativi ad un dato conto corrente in un dato periodo, allora è possibile ricalcolare in ogni momento il saldo a questo relativo e verificare se esso corrisponde a quello calcolato dalla banca (tramite il servizio di internet banking è possibile controllare il saldo ad oggi della banca). Se i due saldi coincidono, la probabilità che ci sia un errore nella gestione delle attività amministrative per la parte relative ai flussi del conto corrente analizzato, è praticamente nullo. Allo stesso modo, è possibile fare un controllo per il flussi riguardanti una cassa, controllando se il saldo contabile della cassa coincide con il denaro contenuto nella cassa stessa. Prima di iniziare a registrare le movimentazioni, è necessario creare degli estratti cassa bancari e/o di piccole casse. In sede di inserimento, ogni estratto conto, sia di cassa che di banca, richiede un giornale di appoggio; la selezione sarà filtrata in base al tipo di estratto conto che si sta creando. Voce di menu 'Estratti Cassa' dalla quale è possibile selezionare gli Estratti Cassa. (Fig. 1.17). (Fig. 1.17) Presupponendo che si sia già creato un giornale di tipo 'Banca e Assegni', procediamo alla creazione di un 'Estratto Conto' di tipo banca. (Fig. 1.18) Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.18 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 126 Tabella 1.18 – Creazione Estratti Cassa Nome Identificativo da dare all'estratto conto (es. Estratto conto di Marzo BPM) data Data di inizio dell'estratto conto Giornale Giornale su cui effettuare le registrazioni. Ricordiamo che il giornale deve essere di tipo banca, o cassa, in cui sono presenti i conti di liquidità. Periodo Nome del periodo a cui fa riferimento. Esso è calcolato automaticamente dal sistema in base alla data di inizio. Bilancio di Apertura Indica il saldo dell'estratto conto. In sede di inserimento del primo estratto conto attribuito al giornale 'Banca', ad esempio, esso sarà '0'. Se si sta creando un secondo estratto conto con lo stesso giornale il sistema inserirà automaticamente il 'Saldo dell'estratto conto' precedente. Bilancio di Chiusura Indica il saldo finale dopo le operazioni intervenute nell'estratto conto. Conclusioni Questo documento ha descritto come creare i parametri iniziali per avere un corretto 'impianto' della contabilità. I concetti fin qui esposti, però, possono essere utili anche durante la normale gestione d'impresa, nel caso, ad esempio, di introduzione di un nuovo prodotto all'interno della propria linea di produzione. In tal caso, bisognerà intervenire aggiungendo tale prodotto nell'anagrafica prodotti, attribuendo le giuste informazioni utili alla contabilità. Una volta configurato secondo quanto appena previsto, Goal è pronto per essere utilizzato. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 127 Appendice A: Glossario Poiché senza una comprensione adeguata dei termini e senza un loro corretto uso è difficile capire e farsi capire, il lettore troverà, in questa Appendice, un breve glossario contenente termini e concetti che possono agevolare la comprensione della disciplina contabile. Acconto: somma versata prima che si effettui l'acquisto o la vendita di una bene o di un servizio. Gli acconti ricevuti da clienti rappresenta debiti dell'impresa verso il cliente. Gli acconti versati a fornitori sono crediti dell'impresa verso il fornitore. Gli acconti versati per imposte dirette si compensano con le imposte dovute. Ogni tipologia di acconto, generalmente, determina la movimentazione di un suo specifico conto del piano dei conti. Avere: è l'intestazione della colonna destra di un conto in partita doppia. Se il conto è finanziario, essa contiene il valore monetario che il conto (immaginato come controparte) deve “avere” dall'azienda. Se il conto è economico, esso contiene il valore monetario che l'azienda deve “avere” dal conto (immaginato come controparte). Bilancio d'esercizio: è il documento, redatto al termine del periodo amministrativo, con cui si rappresenta la situazione patrimoniale e finanziaria dell'impresa e si quantifica il risultato economico d'esercizio. Le regole di redazione del bilancio d'esercizio sono stabilite dal Codice Civile e dai principi contabili emanati dall'Organismo Italiano di Contabilità (OIC) e dall'International Accounting Standard Boad (IASB). Bolla di accompagnamento: documento abrogato e sostitutivo dal documento di trasporto nel 1996. Rimane in vigore, sostanzialmente, solo per i beni soggetti ad accise (fiammiferi, tabacchi, ecc...). SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 128 Bonifico Bancario: è una operazione bancaria che consente il trasferimento di fondi da un ordinante a un beneficiario. Competenza economica (principio di): è uno dei principi di redazione del bilancio di esercizio sanciti dall'articolo 2423­bis del codice civile: “si deve tener conto dei proventi e degli oneri di competenza dell'esercizio, indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento”. Da ciò si ricava che i ricavi sono di compentenza dell'esercizio in cui ha avuto compimento il ciclo economico. I costi sono di competenza dell'esercizio in cui si manifestano i ricavi correlati. I costi non correlabili a ricavi, presenti o futuri, sono di competenza dell’esercizio in cui si sono manifestati. Contabilità dei costi: insieme di determinazioni economico quantitative, mediante le quali si calcolano i costi (e conseguentemente i risultati) di particolari ambiti gestionali (oggetti di costo), individuabili all’interno del sistema aziendale; Contabilità generale: sistema di rilevazioni cronologiche e sistematiche che hanno come obiettivo la quantificazione del reddito d'esercizio e del patrimonio di funzionamento. Essa utilizza il conto ed il giornale quale strumenti fondamentali di annotazione e di elaborazione. I conti sono definiti in modo da poter produrre, attraverso una loro aggregazione, le informazioni numeriche che compongono il Bilancio d'esercizio. Contabilità ordinaria: regime contabile che impone la tenuta obbligatoria di almeno i seguenti tra libri contabili: libro giornale; libro mastro; libro degli inventari; registro delle fatture; registro degli acquisti; registro dei corrispettivi; registro dei beni ammortizzabili; scritture ausiliarie di magazzino e altre scritture specifiche. Conto: è lo strumento di rilevazione delle operazioni aziendali. Esso consiste nella raccolta sistematica delle registrazioni contabili in capo ad un determinato oggetto (cassa, banca, crediti, debiti, ricavi, costi, ecc.) al fine di determinare il saldo relativo all'oggetto al termine di un dato periodo. Il conto si presenta come un prospetto SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 129 composto di due sezioni: DARE (a sinistra del prospetto); AVERE (a destra del prospetto). Nella prassi italiana il conto viene spesso chiamato mastrino. Nel processo contabile esiste una specifica terminologia associata al conto: • • • • • • • • • • • • intestare un conto: significa classificare un valore numerario o non numerario, denominare correttamente il conto che lo contiene e dare a questo conto un codice adeguato; accendere un conto: significa attivare un nuovo conto; riaccendere un conto: significa riattivare un conto precedentemente spento; tenere un conto: significa operare movimentazioni all'interno di un conto; richiamare un conto: significa individuare un conto acceso allo scopo di eseguire movimentazioni e osservazioni; addebitare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna dare/+; accreditare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna avere/­; stornare un conto: significa scrivere un valore nella sezione contrapposta a quella in cui il medesimo valore era stato precedentemente iscritto; saldare un conto: significa determinare quale è la differenza fra le sezioni dare/+ e avere/­ di un certo conto; chiudere un conto: significa rilevare il saldo nel conto mastro in modo tale da azzerare (bilanciare) il conto da chiudere; spegnere un conto: significa che il conto è stato chiuso ed è caduto in disuso, ma rimane presente nel piano dei conti; estinguere un conto: significa spegnere ed eliminare un conto dal piano dei conti. Controllo direzionale: Processo mediante il quale la direzione aziendale si assicura l’ottenimento e l’ottimale impiego delle risorse, per il raggiungimento degli obiettivi propri dell’organizzazione. Contropartita contabile: è il conto e l'importo che consento di chiudere una scrittura contabile. Controparte: è qualunque soggetto economico rispetto al quale l'impresa ha acceso un debito o un credito. Dare: è l'Intestazione della colonna sinistra di un conto in partita doppia. Se il conto è finanziario, essa contiene il valore monetario che il conto (immaginato come controparte) deve “dare” all'azienda. Se il conto è economico, esso contiene il valore SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 130 monetario che l'azienda deve “dare” al conto (immaginato come controparte). Data contabile: con riferimento ad un rapporto di conto corrente, corrisponde alla data in cui è stata eseguita un operazione. E' la data utilizzata dall'estratto conto bancario al fine di riportare cronologicamente le movimentazioni avvenute sul conto corrente. Data documento: è' la data in cui è stato prodotto il documento contabile. Data registrazione: solitamente, fa riferimento alla data di registrazione di un documento su un qualsiasi registro. Data valuta: con riferimento ad un rapporto di conto corrente è il giorno in cui un determinato importo è reso disponibile ed utilizzabile. E' la data di riferimento per il documento noto come “staffa” che ha solo scopo di calcolare i giorni creditori e i giorni debitori per arrivare, infine, alla determinazione degli interessi a credito e a debito. Documento di trasporto (DDT): è un documento giustificativo del trasferimento di un bene da un cedente a un cessionario. Redatto almeno in duplice copia, la sua forma è libera. Esso deve almeno riportare le generalità dei soggetti coinvolti a vario titolo nell'operazione (vettore, cessionario, cedente), il numero progressivo, la data, la descrizione, la quantità e la natura dei beni trasportati. Può essere sostituito dalla fattura accompagnatoria. Fattura: documento fiscalmente rilevante che comprova l'avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi. Gli elementi obbligatori del documento, che consta di una parte descrittiva e di una parte tabellare, sono indicati nell'art. 21 della legge IVA (D.p.R 633 del 1972). Fattura accompagnatoria: documento che riunisce gli elementi della fattura e le informazioni sul trasporto dei beni. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 131 Fattura differita: documento che deve essere emesso entro il 15 del mese successivo rispetto ad una vendita accompagnata dal DDT. Fattura pro­forma: documento senza valore fiscale emesso per diverse finalità. Molto utilizzata dal settore professionale allo scopo di informare il cliente dell'ammontare dell'operazione. In un momento successivo, ad avvenuto pagamento e in assenza di contestazioni, verrà emessa la fattura definitiva. Libro Giornale: registro cronologico in cui vengono registrati “giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa”. L'articolo 2216 del codice civile non stabilisce, diversamente da quanto avviene per altri registri obbligatori, la forma che questo deve assumere. Tuttavia, la sua struttura è consolidata nella prassi contabile e consiste, tipicamente, in una colonna indicante la data della registrazione, una colonna indicante il nome del conto, una colonna indicante la descrizione dell'operazione e, infine, in una colonna “Dare” e in una colonna “Avere”. Libro Mastro: registro in cui sono riuniti tutti i conti elementari (mastrini) che compongono un dato sistema contabile. In esso, diversamente dal libro giornale, le operazioni vengono riportate in ordine sistematico anziché cronologico. Liquidazione: è l'attività che consiste nel calcolare e documentare quando reciprocamente dovuto tra un'impresa e controparti per le prestazioni fornite o ricevute. L'emissione di una fattura di vendita comporta la liquidazione di quanto è il valore della prestazione fornita dall'impresa al cliente. La stampa di una busta paga rappresenta la parte di documentazione della liquidazione mensile dello stipendio. Il calcolo periodico della totale dell'Iva dovuta o o versata in eccedenza, rappresenta la liquidazione periodica Iva. Liquidità: rappresenta la moneta e tutti quegli strumenti di pagamento che possono essere trasformati in moneta in tempi brevi (ad esempio i conti correnti). SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 132 MAV (mediante avviso): è una procedura interbancaria standardizzata di incasso mediante bollettino (la banca del creditore invia un avviso mediante bollettino al debitore). Moneta: la moneta a corso legale è lo strumento di pagamento per antonomasia; all'interno di un paese la moneta a corso legale deve essere necessariamente accettata da tutti i creditori come forma di pagamento del credito. Nota di credito: è il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare importi precedentemente fatturati ad un cliente, ad esempio resi di merce o errori sui prezzi esposti in fattura. Nota di debito: è il documento emesso dal venditore quando ha la necessità di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio un prezzo inferiore a quello concordato con il compratore. Pezza di appoggio: è un termine solitamente utilizzato per indicare un qualsiasi documento atto a giustificare un accadimento. Piano dei conti: è una struttura in cui vengono definite le unità di aggregazione (i conti) utilizzati da un sistema contabile e le loro relazioni. Prima nota: è un registro registro elementare cronologico per il quale non è richiesta alcuna forma obbligatoria. Il compito di tale registro consiste nel riportare accadimenti di gestione nell'ottica di registrarli successivamente sui registri obbligatori. Registri Iva: con tale termine vengono indicati tutti i registri obbligatori ai fini Iva: registro delle fatture; registro degli acquisti; registro dei corrispettivi. Registro dei Corrispettivi : è un registro sul quale vengono annotati gli incassi giornalieri, avvenuti per mezzo del rilascio di uno scontrino o di una ricevuta fiscale. Il SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 133 contenuto di tale registro è disciplinato dall'articolo 24 della legge Iva. Registro delle fatture emesse: è il registro sul quale vengono annotate progressivamente le fatture emesse. I termini e le modalità di registrazione sono disciplinati dall'articolo 23 della legge Iva. Registro delle fatture ricevute: è il registro sul quale vengono annotate le fatture che si ricevono dai fornitori. l contenuto di tale registro è disciplinato dall'articolo 25 della legge Iva. Ri.Ba (Ricevuta Bancaria): è uno strumento finanziario di incasso che consente una procedura automatizzata del regolamento dei rapporti commerciali. E' molto usata quando i rapporti di affari tra venditore e compratore sono continuativi ed esiste una fiducia reciproca essendo essa un semplice documento di quietanza e non un titolo di credito. Prevede che il creditore consegni (anche con procedura informatica) le disposizioni di incasso alla propria banca. Questa inoltrerà, a sua volta, la ricevuta bancaria alla banca del debitore. Il debitore, infine, provvederà al pagamento del dovuto entro un numero di giorni predeterminato. Ricevuta fiscale: è un documento obbligatorio che deve essere emesso al momento di ultimazione di una prestazione (anche se il corrispettivo non è pagato). Viene utilizzata principalmente dai liberi professionisti, riportando le ritenute d'acconto che il cliente deve effettuale. Rid (Rapporto Interbancario Diretto): è un servizio incasso crediti basato su un'autorizzazione continuativa conferita dal debitore alla propria banca di accettare gli ordini di addebito provenienti da un creditore. Scontrino Fiscale: documento fiscale emesso utilizzando appositi registratori di cassa. Scrittura contabile: è una rappresentazione dei fatti economici e/o finanziari di SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 134 un'azienda che ne evidenziano l'andamento della gestione. Questa rappresentazione avviene utilizzando il metodo della partita doppia che consiste nel modificare secondo regole precise i conti aziendali. Poiché spesso una scrittura contabile consiste nello spostare un importo da un conto ad un altri, le scritture contabili sono anche dette l'incrementare “movimenti contabili”. Una scrittura può essere semplice quando riguarda pochi conti o complessa quando coinvolge la movimentazione di più conti. Sottoconto: è un conto analitico che assieme ad altri conti analitici consente di “esplodere” un conto sintetico. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 135 Appendice B: Piano dei conti per Knowledge Company Stato patrimoniale: attivo 1 1A 1B 1B_I 1B_I_1 1B_I_2 C01/002 C02/001 C02/004 C02/005 C02/006 C02/007 1B_I_3 1B_I_4 C02/008 C02/009 C02/010 C02/011 1B_I_5 C02/012 1B_I_6 1B_I_7 C02/020 C02/021 C02/030 C02/051 1B_I_F 1B_II 1B_II_1 1B_II_2 C03/001 C03/002 STATO PATRIMONIALE ATTIVO Crediti Verso Soci per versamenti ancora dovuti Soci c/sottoscrizione Immobilizzazioni Immobilizzazioni immateriali Impianti/ampliamento Spese di impianto e ampliamento Ricerca e sviluppo Costi di ricerca, studi e progettazioni Costi di sviluppo prodotti e servizi Costi di pubblicita' Costi predisposiz. e controllo procedure di qualita' Brevetti Diritti di utilizzazione opere ingegno Costi per software di proprieta' Concessioni / licenze Licenze d'uso (software e varie) Marchi Avviamento Avviamento Immobilizzazioni in corso e acconti Immobilizzazioni immateriali in corso Fornitori Immobilizzazioni immateriali c/ acconti Altre Altre immobilizzazioni Immateriali Spese incrementativa su beni di terzi (Fondo ammortamento Imm. immateriali) Immobilizzazioni materiali Terreni e fabbricati Terreni Fabbricati Impianti View View Regular View View View Regular View Regular Regular Regular Regular View Regular Regular View Regular Regular View Regular View Regular Regular View Regular Regular View View View Regular Regular View SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 1B_II_3 1B_II_4 1B_II_5 1B_II_F C03/003 Impianti e macchinari Attrezzature industriali e commerciali C03/004 Sala server e server C03/005 Altre attrezzature industriali e commerciali Altri beni C03/006 Mobili, arredi e dotazioni C03/007 Macchine d'ufficio ed elaboratori dati C03/008 Apparecchi cellulari e radiomobili C03/009 Autovetture C03/010 Strutture pubblicitarie fisse C03/011 Attrezzature fieristiche C03/020 Altri beni vari C03/030 Altri beni concessi in leasing C03/012 Immobilizzazioni inferiori a 516,46 Immobilizzazioni in corso e acconti C03/040 Immobilizzazioni materiali in corso C03/041 Fornitori Immobilizzazioni materiali c/ acconti (Fondo ammortamento e svalutazione imm. 136 Regular View Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular Regular materiali) View C03/050 Fondo Ammortamento Fabbricati Regular C03/052 Fondo Ammortamento Impianti e macchinari Regular C03/053 Fondo Ammortamento Sala server e server Regular Fondo Ammortamento Altre attrezzature industriali e C03/054 commerciali C03/055 Fondo Ammortamento Mobili, arredi e dotazioni Fondo Ammortamento Macchine d'ufficio ed Regular Regular C03/056 C03/057 C03/058 C03/059 C03/060 C03/061 elaboratori dati Fondo Ammortamento Autovetture Fondo Ammortamento Strutture pubblicitarie fisse Fondo Ammortamento Attrezzature fieristiche Fondo Ammortamento Altri beni vari Fondo Ammortamento Altri beni concessi in leasing Fondo Ammortamento Immobilizzazioni inferiori a Regular Regular Regular Regular Regular Regular C03/062 C03/063 C03/064 C03/065 516,46 Fondo svalutazione Fabbricati Fondo svalutazione Impianti e macchinari Fondo svalutazione Sala server e server Fondo svalutazione Altre attrezzature industriali e Regular Regular Regular Regular C03/066 commerciali Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 137 C03/067 Fondo svalutazione Mobili, arredi e dotazioni Regular Fondo svalutazione Macchine d'ufficio ed elaboratori 1B_III 1B_III_1 C03/068 C03/069 C03/070 C03/071 C03/072 C03/073 dati Fondo svalutazione Autovetture Fondo svalutazione Strutture pubblicitarie fisse Fondo svalutazione Attrezzature fieristiche Fondo svalutazione Altri beni vari Fondo svalutazione Altri beni concessi in leasing Immobilizzazioni finanziarie Partecipazioni C04/001 Partecipazioni in imprese controllate C04/002 Partecipazioni in imprese collegate C04/003 Partecipazioni in imprese controllanti C04/004 Partecipazioni in altre imprese Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular Regular Regular Regular Regular Regular View View Regular Regular Regular Regular C04/014 collegate Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular C04/015 controllate Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular C04/016 C04/017 controllanti Fondo svalutazione Partecipazioni in altre imprese Crediti Crediti v/imprese controllate Crediti v/imprese collegate Crediti v/imprese controllanti Crediti diversi Depositi cauzionali per utenze e affitti Crediti per polizze Fondo svalutazione Crediti v/imprese controllate Fondo svalutazione Crediti v/imprese collegate Fondo svalutazione Crediti v/imprese controllanti Fondo svalutazione Crediti diversi Altri titoli Titoli di stato Certificati di deposito Altri titoli d'investimento Azioni proprie Circolante Rimanenze Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular View View View 1B_III_2 1B_III_3 1B_III_4 1C 1C_I C04/005 C04/006 C04/007 C04/008 C04/009 C04/010 C04/018 C04/019 C04/020 C04/021 C04/011 C04/012 C04/013 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 1C_I_1 C05/001 1C_I_2 C05/002 1C_I_3 1C_I_4 1C_I_5 1C_II 1C_II_1 C05/003 C05/004 C05/005 C05/007 C06/001 138 Materie prime, sussidiarie e di cons. Materie prime sussidiarie, di consumo, merci e View imballaggi Prodotti in corso di lavorazione Prodotti in corso di lavorazione Lavori in corso Competenza dei progetti in corso Altri lavori in corso Prodotti finiti e merci Prodotti finiti e merci Acconti Fornitori c/acconti Crediti Clienti Regular View Regular View Regular Regular View Regular View Regular View View Receivabl Crediti vs/ clienti Italia e Receivabl C06/002 Crediti vs/ clienti UE e Receivabl C06/003 C06/004 C06/015 C06/016 C06/017 C06/018 C06/012 C06/019 C06/013 C06/014 e Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular View Regular View Regular View Regular Regular Regular Crediti vs/ clienti extra UE Effetti attivi Effetti allo sconto Effetti salvo buon fine Effetti al dopo incasso Effetti insoluti o protestati Fondo svalutazione crediti Fondo rischi su crediti Crediti insoluti Fatture da emettere 1C_II_2 Controllate C06/005 Crediti vs/ controllate 1C_II_3 Collegate C06/006 Crediti vs/ collegate 1C_II_4 Controllanti C06/007 Crediti vs/ controllanti 1C_II_4bis Crediti tributari C07/001 IVA ns/ credito C07/002 IVA su fatture in sospensione C07/003 Erario c/ acconto imposte SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE C07/004 C07/005 C07/006 C07/007 C07/008 139 Erario c/ ritenute subite Erario c/ crediti di imposta Crediti per IVA Crediti per rimborso imposte Crediti per imposte da compensare 1C_II_4ter Crediti per imposte anticipate C06/011 Crediti per imposte anticipate 1C_II_5 Altri C07/0023 Personale c/anticipo TFR C07/011 Crediti per cauzioni C07/021 Personale c/ acconti C07/022 Personale c/ anticipo spese C07/024 Crediti vs/ INPS C07/025 Crediti vs/ INAIL C07/026 Crediti vs/ altri enti previdenziali C07/030 Prestiti a dipendenti C07/031 Crediti per risarcimenti C07/041 Crediti per contributi C07/050 Fornitori c/caparra C07/059 Fornitori c/anticipi C07/060 Crediti diversi Att. Finanziarie che non costituiscono Regular Regular Regular Regular Regular View Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular 1C_III 1C_III_1 View View Regular View Regular View Regular View Regular View View Regular Regular Regular View View Liquidity Liquidity View C08/001 1C_III_2 C08/002 1C_III_3 C08/003 1C_III_4 C08/004 1C_III_5 1C_III_6 1C_IV 1C_IV_1 1C_IV_2 C08/006 C08/007 C08/008 C09/001 C09/002 immobilizzazioni. A. F. no immob. in imprese controllate A.F. No immob. in imprese controllate A.F. No immob. in imprese collegate A.F. No immob. in imprese collegate A.F. No immob. in imprese controllanti A.F. No immob. in imprese controllanti A.F. No immob. Altre partecipazioni A.F. No immob. Altre partecipazioni Azioni proprie Altri titoli Titoli di stato Certificati di deposito Altri titoli d'investimento Disponibilita' liquide Depositi bancari Banche: conti correnti attivi Conti correnti postali attivi Assegni SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 1C_IV_3 1D C09/003 Assegni Danaro in cassa C09/031 Contante in moneta nazionale in cassa C09/032 Contante in valute estere in cassa C09/033 Valori bollati Ratei e riscontri attivi C10/001 Ratei attivi C10/002 Risconti attivi 140 Liquidity View Liquidity Liquidity Liquidity View Regular Regular Stato patrimoniale: passivo 2 2A 2A_I C21/001 2A_II 2A_III 2A_IV 2A_IX C22/002 C22/003 C23/003 C23/004 2A_V 2A_VI 2A_VII 2A_VIII C22/005 C22/006 C23/001 C23/002 2B 2B_1 2B_2 2B_3 2C C11/001 C11/002 C11/003 C11/004 C11/005 C12/001 STATO PATRIMONIALE PASSIVO Patrimonio netto Capitale sociale Capitale sociale Riserva sovrapprezzo Riserva rivalutazione Riserva di rivalutazione Riserva legale Riserva legale Utili (perdite) d'esercizio Utili d'esercizio SP C13/003 Riserva azioni proprie Riserva statutaria Riserva statutaria Altre riserve Altre riserve Utili (perdite) portati a nuovo Utili esercizi precedenti Perdite esercizi precedenti Fondi rischi F.R. Per quiescenza e obblighi simili F.R. Per quiescenza e obblighi simili F.R. Per imposte anche differite Fondi per imposte Altri Fondi Rischi Fondi rischi su cambi Fondo rischio responsabilita' civile Altri fondi rischi Trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato Debiti per TFR View View View Regular View View Regular View Regular View Regular Regular View View Regular View Regular View Regular Regular View View Regular View Regular View Regular Regular Regular View Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 2D 2D_1 2D_2 2D_3 2D_4 2D_5 2D_6 C13/003 C13/004 C13/005 C13/006 C14/001 C14/003 2D_7 2D_8 C14/005 C14/006 C14/007 C14/008 C14/010 C14/022 2D_9 2D_10 2D_11 2D_12 2D_13 C14/021 C01/022 C14/023 C15/001 C15/002 C15/003 C15/004 C15/005 C15/006 C15/007 C15/008 C15/009 C15/010 C15/011 C16/001 C16/002 Debiti Debiti per obbligazioni Debiti per obbligazioni convertibili Debiti verso soci per finanziamenti Debito verso soci Debiti verso banche Banche cc/ passivi Mutui passivi Debiti verso altri finanziatori Debiti vs/ altri finanziatori Acconti / anticipi Clienti c/anticipi Clienti c/ fondo spese Debiti verso fornitori Debiti vs/ fornitori italia Debiti vs/ fornitori UE Debiti vs/ fornitori extra UE Fornitori c/ fatture da ricevere Debiti da titoli di credito Effetti passivi Altri debiti da titoli di credito Debiti verso controllate Debiti commerciali vs/ controllate Debiti verso collegate Debiti commerciali vs/ collegate Debiti verso controllanti Debiti commerciali vs/ controllanti Debiti tributari IVA ns/ debito Erario c/ ritenute Erario c/ ritenute dipendenti Erario c/ addizionale regionale IRPEF Erario c/ addizionale comunale IRPEF Erario c/ imposte Erario c/ imposte sostitutive Erario c/imposte sospese­ rateizzate Debiti per IVA Debiti per imposte Debiti per sanzioni Debiti verso istituti previdenziali Debiti vs/ INPS Debiti vs/ INAIL 141 View View View View Regular View Liquidity Regular View Regular View Regular Regular View Payable Payable Payable Regular View Regular Regular View Regular View Regular View Regular View Regular Regular Payable Payable Payable Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Payable Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 2D_14 2E C16/003 Debiti vs/ altri enti previdenziali Altri debiti C16/011 Personale c/ retribuzioni C16/012 Personale c/ liquidazioni C16/013 Personale c/ rimborso spese C16/082 Personale c/ ferie e permessi da liquidare C16/083 Sindaci c/ competenze C16/061 Amministratori c/ competenze C16/081 Debiti vs/ creditori diversi C14/002 Clienti c/ caparra C14/004 Debiti per cauzioni Ratei e riscontri passivi C17/001 Ratei passivi C17/002 Risconti passivi 142 Regular View Payable Regular Payable Payable Payable Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Conto economico 3 3A 3A_1 3A_1a 3A_2 C71/002 C71/046 C71/047 C71/048 C71/049 C71/001 C71/050 C71/010 3A_3 3A_4 3A_5 3B C71/020 C71/030 C74/001 C74/002 C74/003 C74/004 CONTO ECONOMICO Valore della produzione Ricavi delle vendite e delle prestazioni Ricavi per prestazioni di servizi Rimborso spese vendita Resi su vendite Premi, abbuoni e sconti su vendite Ribassi passivi Ricavi delle vendite di merci Ricavi delle vendite di merci Variazione rimanenze prodotti Merci c/rimanenze iniziali Merci c/rimanenze finali Variazione dei lavori in corso Variazione dei lavori in corso Incrementi delle immobil. per lavori interni Costi capitalizzati Altri ricavi Fitti, canoni attivi e altri proventi immobiliari Proventi per royalties Contributi in conto esercizio Altri ricavi e proventi vari Costi della produzione View View View Regular Regular Regular Regular Regular View Regular View Regular Regular View Regular View Regular View Regular Regular Regular Regular View SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3B_6 3B_6a 3B_6b 3B_7 3B_7a 3B_7b C51/001 C51/002 C51/003 C51/004 C51/005 C51/006 C51/007 C51/008 C51/009 C52/001 C52/006 C52/007 C52/008 C52/091 C52/002 C52/003 C52/004 C52/005 3B_7c 3B_7d C52/010 C52/012 C52/014 C52/015 C52/016 C52/020 C52/021 C52/030 C52/031 C52/032 C52/040 C52/041 C52/042 C52/043 C52/051 143 Acquisti Acquisti di materiale di consumo Cancelleria e materiale per stampanti Prodotti per la pulizia Acqua e altri beni alimentari Altri acquisti di materiali di consumo Acquisto di merci Acquisto di merci Costi accessori d'acquisto Resi su acquisti Premi, abbuoni e sconti su acquisti Ribassi attivi Servizi Costi per servizi Industriali Spese di trasporto beni Spese pulizia locali Assistenza tecnica e canoni per apparecchiature View View Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular View View Regular Regular varie Assistenza, manutenzione e canoni per software Spese Industriali diverse Costi per utenze Spese di energia elettrica Spese acqua Spese riscaldamento e gas Spese telefoniche e collegamenti internet Costi per servizi Commerciali Spese di pubblicita' e propaganda Spese di rappresentanza e sponsorizzazione Mostre e fiere Domini internet Servizi di housing ed hosting Spese di viaggio, alloggio, ristorazione Noleggio autovetture Spese commerciali diverse Oneri su provvigioni Contributi ENASARCO Costi per servizi Amministrativi Compensi amministratori Consulenze Spese tenuta contabile Spese tenuta paghe Bolli e spese postali Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3B_8 C52/070 C52/071 C52/080 C52/090 C55/001 C55/002 C55/003 C55/004 3B_9 3B_9a 3B_9b 3B_9c 3B_9d 3B_9e 3B_10 3B_10a 3B_10b C56/001 C56/002 C56/003 C56/004 C56/005 C56/006 C56/010 C56/011 C56/012 C57/002 C57/005 C57/006 3B_10c C57/007 C57/008 C57/009 C57/010 C57/011 C57/012 C57/013 C57/014 C57/026 C57/015 144 Oneri bancari Premi assicurativi Quote associative e partnership Spese amministrative varie Godimento beni di terzi Fitti passivi Canoni leasing Canoni noleggi Royalties Personale Salari e stipendi Retribuzione dipendenti Oneri sociali Contributi previdenziali in conto alla ditta Premi INAIL dipendenti Oneri fiscali dipendenti Trattamento di fine rapporto Trattamento di fine rapporto Trattamento di quiescenza e simili Trattamento di quiescenza e simili Altri costi Rimborsi chilometrici dipendenti Spese sanitarie dipendenti Costi diversi personale Ammortamenti e svalutazioni Ammortamento immobilizzazioni immateriali Ammortamento immobilizzazioni materiali Ammortamento Fabbricati Ammortamento Impianti e macchinari Ammortamento Sala server e server Ammortamento Altre attrezzature industriali e Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular View View Regular View Regular Regular Regular View Regular View Regular View Regular Regular Regular View View View Regular Regular Regular commerciali Ammortamento Mobili, arredi e dotazioni Ammortamento Macchine d'ufficio ed elaboratori dati Ammortamento Autovetture Ammortamento Strutture pubblicitarie fisse Ammortamento Attrezzature fieristiche Ammortamento Altri beni vari Ammortamento Altri beni concessi in leasing Ammortamento Immobilizzazioni inferiori a 516,46 Altre svalutazione delle immobilizzazioni Svalutazione Fabbricati Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3B_10d C57/016 C57/017 Svalutazione Impianti e macchinari Svalutazione Sala server e server Svalutazione Altre attrezzature industriali e Regular Regular C57/018 C57/019 C57/020 C57/021 C57/022 C57/023 C57/024 C57/025 commerciali Svalutazione Mobili, arredi e dotazioni Svalutazione Macchine d'ufficio ed elaboratori dati Svalutazione Autovetture Svalutazione Strutture pubblicitarie fisse Svalutazione Attrezzature fieristiche Svalutazione Altri beni vari Svalutazione Altri beni concessi in leasing Svalutazione dei crediti Svalutazione dei crediti Variazione delle materie prime, sussidiarie, di Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular consumo e merci Materie prime e di consumo c/rim. Iniziali Materie prime e di consumo c/rim. finali Accantonamenti per rischi Accantonamenti per rischi su cambi Accantonamenti per imposte Accantonamento responsabilità civile Accantonamento per rischi su crediti Altri accantonamenti per rischi Altri accantonamenti Accantonamenti vari Oneri diversi di gestione Imposte e tasse deducibili e indeducibili Bolli auto Omaggi e regalie Liberalita' Multe ammende e sanzioni varie Diritti CCIAA Oneri vari di gestione Perdite su crediti IVA indetraibile Proventi e oneri finanziari Proventi da partecipazioni Proventi su titoli e da partecipazioni Altri proventi Da crediti immobilizzati Proventi da crediti immobilizzati View Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular View Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View View Regular View View Regular C57/004 3B_11 C60/002 C60/001 3B_12 3B_13 3B_14 C61/001 C61/002 C61/003 C61/004 C61/005 C61/010 C62/001 C62/002 C62/003 C62/004 C62/005 C62/006 C62/010 C62/011 C62/012 3C 3C_15 3C_16 3C_16a 145 C75/001 C75/002 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3C_16b 3C_16c 3C_16d 3C_17 Da titoli immobilizzati Proventi da titoli immobilizzati Da titoli circolante Proventi da titoli circolante Proventi diversi da precedenti Interessi attivi su c/c Interessi attivi verso clienti Proventi finanziari diversi Oneri finanziari Interessi passivi su c/c Interessi passivi su mutui Perdite su titoli Oneri finanziari diversi Utili e perdite su cambi Differenze negative di cambio Differenze positive di cambio Rettifiche di valore di attivita' finanziarie Rivalutazioni Di partecipazioni Rivalutazioni di partecipazioni Di altre immobilizzazioni finanziarie Rivalutazioni di titoli che costituiscono imm. View Regular View Regular View Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular View Regular Regular View View View Regular View C76/002 Finanziarie Di titoli Rivalutazioni di titoli che non costituiscono imm. Regular View C76/003 finanziarie Svalutazioni Di partecipazioni Svalutazioni di partecipazioni Di altre immobilizzazioni finanziarie Svalutazioni di titoli che costituiscono imm. Regular View View Regular View C64/002 Finanziarie Di titoli Svalutazioni di titoli che non costituiscono imm. Regular View C64/003 finanziarie Proventi e oneri straordinari Proventi straordinari Plusvalenze da alienazioni Sopravvenienza attiva Altri proventi straordinari Regular View View Regular Regular Regular C75/003 C75/004 C75/005 C75/006 C75/007 C63/001 C63/002 C63/003 C63/004 3C_17bis 3D 3D_18 3D_18a 3D_18b C63/010 C75/010 C76/001 3D_18c 3D_19 3D_19a C64/001 3D_19b 3D_19c 146 3E 3E_20 C77/001 C77/002 C77/003 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 3E_21 C65/001 C65/002 C65/003 C65/004 3E_22 3E_22a C66/001 C66/002 3E_22b 3E_23 C66/003 C66/004 C70/001 C70/002 Oneri straordinari Minusvalenze da alienazioni Imposte esercizi precedenti Sopravvenienze passive Altri oneri straordinari Totale imposte sul reddito correnti, differite e ant. Imposte correnti Ires Irap Imposte differite e anticipate Imposte anticipate Imposte differite Utili (perdite) d'esercizio Utili d'esercizio CE Perdita d'esercizio CE 147 View Regular Regular Regular Regular View View Regular Regular View Regular Regular View Regular Regular Altri conti 4 4A1 C97/001 C97/010 C97/011 C97/012 4A2 4A3 C97/006 C97/007 C97/008 C97/009 C97/013 C97/014 C97/015 C97/016 C97/017 C97/018 C97/019 C97/020 4B C98/001 ALTRI CONTI Conti d'ordine (beni di terzi) Beni di terzi Fideiussioni ricevute da terzi Depositanti beni Obbligati per fideiussioni ricevute in garanzia Conti d'ordine (impegni) Merci da consegnare Merci da ricevere Impegni per beni in leasing Beni in lavorazione presso terzi Clienti c/impegni Fornitori c/impegni Fornitori c/leasing Terzisti per lavorazioni Conti d'ordine (rischi) Rischi per effetti scontati Banche c/effetti scontati Ri.Ba all'incasso Banche c/Ri.Ba all'incasso Conti transitori di risultato economico Conto di risultato economico View View Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular Regular View Regular Regular Regular Regular View Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 4C C99/010 C99/011 C99/020 C99/021 C99/022 Conti transitori finanziari Bilancio di apertura Bilancio di chiusura Erario c/ Iva Girocassa Giroconto 148 View Regular Regular Regular Regular Regular SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 149 Appendice C: Il metodo della partita doppia Poiché la Partita Doppia svolge un ruolo fondamentale all'interno della contabilità italiana, può essere utile procedere ad una sua breve illustrazione di questo metodo contabile. Le origini La partita doppia si sviluppa in Italia nel Medio Evo come risposta all'esigenza di dei mercanti di tenere una contabilità della propria attività che andava facendosi sempre più complessa, per diversità delle merci scambiate, per numerosità degli interlocutori e per varietà degli strumenti di incasso e pagamento utilizzati. La prima trattazione sulla partita doppia si deve a Fra Luca Pacioli che nel 1445 la descrisse nel “Tractatus XI particularis de computis et scripturis”. Contributi fondamentali furono apportati, tra la fine dell'Ottocento ed i primi del Novecento, da Fabio Besta, Gino Zappa ed Aldo Amaduzzi che sono considerati i padri della moderna ragioneria. Questi, implementarono differenti sistemi contabili che fanno uso dello strumento della partita doppia. In particolare, il “sistema patrimoniale” di Fabio Besta, prevedeva l'analisi e la registrazione di operazioni aventi incidenza sul patrimonio. In questo modo, di riflesso, si determinava il reddito di esercizio. Il “sistema del reddito” di Gino Zappa, nato successivamente al sistema patrimoniale e completamente antitetico, prevede l'analisi e la registrazione di operazioni aventi incidenza sul reddito di esercizio. Di riflesso, in questo modo, si possono determinare gli effetti delle operazioni sul patrimonio dell'azienda. Il sistema ancora oggi in uso, invece, risente profondamente degli studi fatti da Aldo Amaduzzi e del suo “Sistema del capitale e del risultato economico” secondo il quale la separazione sono conti originari quelli di tipo finanziario e sono conti derivati quelli di tipo economico e che i crediti e di debiti di finanziamento rientrano nella prima categoria. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 150 I concetti di base Il metodo della partita doppia è basato sui seguenti concetti: 1. valutazione finanziaria e valutazione economica; 2. scomposizione di un conto in due parti contrapposte: la prima (a sinistra) denominata “Dare”; la seconda a destra, denominata “Avere” Valutazione economica e valutazione finanziaria . Ogni operazione aziendale può essere valutata sotto due diversi aspetti: l'aspetto finanziario e l'aspetto economico. Un'operazione è vista sotto l'aspetto finanziario quando la sua misurazione può essere fatta solo in moneta. Ad esempio, l'operazione aziendale relativa al pagamento di una fattura può essere misurata solo in moneta. Viceversa, un'operazione è vista in termini economici quanto può essere misurata sia in moneta che in altre unità di misura, quali il peso, la quantità, ecc. Ad esempio, la vendita di un bene può essere misurata sia in moneta che nelle caratteristiche fisiche del bene stesso. Normalmente un'operazione aziendale genera una (o più) variazione economica e una (o più) variazioni finanziare. Ad esempio la vendita di un bene soggetto ad Iva, pagata in contante, genera: 1. una variazione economica positiva (ricavo) pari all'importo al netto Iva; 2. una variazione finanziaria positiva (incasso) pari all'importo totale; 3. una variazione finanziaria negativa (Iva a debito) pari all'importo Iva. Le operazioni aziendali possono, tuttavia, generare, a seconda del tipo, solo variazioni economiche o solo variazioni finanziarie. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 151 Un esempio di un'operazione aziendale che genera solo scritture finanziarie è il saldo di un debito con contanti. Questa operazione genera le seguenti scritture: 1. una variazione finanziaria negativa del conto di debito; 2. una variazione finanziaria positiva del conto di cassa. Le operazioni aziendali che originano variazioni solo economiche sono limitate a casi isolati di poca utilità in questo contesto43. Dare e Avere. Le operazioni di natura finanziaria sono riportare nei conti finanziari, secondo la seguente regole: in Dare le operazioni che aumentano il valore per l'impresa, in Avere le operazioni Tabella 1: regole operative di registrazione dei conti Conti Finanziari Conti economici Dare Avere Dare Avere Variazioni che Variazioni che Variazioni che Variazioni che aumentano il valore diminuiscono il diminuiscono il aumentano il aziendale valore aziendale valore aziendale valore aziendale che diminuiscono il valore per l'impresa. Le operazioni di natura economica sono riportate nel conti economici, secondo la seguente regole: in Dare le operazioni che diminuiscono il valore per l'impresa; in Avere le operazioni che aumentano il valore per l'impresa. Le regole operative di registrazione dei conti sono riportate nella tabella 1. Il metodo della partita doppia consiste nello scrivere solo scritture bilanciate, tale che il totale dei conti movimentati in Dare corrisponda perfettamente al totale dei conti movimentati in Avere. Le convenzioni di rappresentazione di una scrittura in partita doppia. Come indicato un scrittura contabile in partita doppia movimenta contemporaneamente sia 43 Per esempio, scritture di assestamento quali rettifiche di costi, ricavi e dei valori di magazzino, originano scritture solo economiche. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 152 conti in Dare che conti in Avere. La convenzione è quella rappresentare la scrittura nel seguente modo: Conto in Dare a Conto in Avere Imp. conto in Dare Imp. conto in Avere Ad esempio un'operazione di vendita in contanti sarà rappresentata come: Cassa a Ricavi da vendita Importo Cassa Importo Ricavi Se i conti in Dare sono più di uno, si scriverà: diversi conto 1 in Dare conto 2 in Dare ............ conto n in Dare a Conto in Avere Importi conto 1 in Dare conto 2 in Dare ............ conto n in Dare Imp. conto in Avere Se i conti in Avere sono più di uno, si scriverà: Conto in Dare a diversi conto 1 in Avere conto 2 in Avere ............ conto n in Avere Imp. conto in Dare Importi conto 1 in Avere conto 2 in Avere ............ conto n in Avere Schema della partita doppia La prassi ha portato a suddividere i conti finanziari in tre tipologie: 1. conti accesi a valori numerari certi; 2. conti accesi a valori di credito; 3. conti accesi a valore di debito. Tab. 2: Schema di sintesi dei conti finanziari Conti accesi a valori numerari certi Conti accesi a valore di credito Conti accesi a valore di debito SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 153 DARE AVERE DARE AVERE DARE AVERE Variazioni positive Variazioni negative Variazioni positive Variazioni negative Variazioni negative Variazioni positive I conti accessi a valori numerari certi (espressi in moneta) riportano nella colonna Dare variazione positive (che aumentano il valore dell'impresa), mentre riportano nella colonna Avere variazioni negative (che diminuiscono il valore dell'impresa). Lo stesso avviene per i conti accessi a valore di credito. Viceversa, per i conti accessi a valore di debito, poiché un aumento di debito comporta una diminuzione del valore dell'impresa, avviene il contrario: sono riportati nella colonna Dare le variazioni negative e sulla colonna Avere le variazioni positive. La tabella 2 sintetizza questo convenzione. La prassi ha inoltre portato a suddividere i conti economici in due tipologie: 1. conti economici di risultato; 2. conti economici di capitale; Come già indicato precedentemente, sui conti economici di risultato vengono registrate nella colonna DARE le variazioni che portato ad una diminuzione del valore dell'impresa e nella colonna AVERE le variazioni che portato ad un aumento del valore dell'impresa. Lo stesso vale per i conti economici di capitale: variazioni positive del capitale che aumentano il valore dell'impresa sotto la colonna AVERE; variazioni negative che diminuiscono il valore dell'impresa sotto la colonna DARE. La tabella che segue riporta il relativo schema. Tab 3: Schema di sintesi dei conti economici Conti economici di risultato Conti economici di capitale DARE DARE AVERE Variazioni che Variazioni che diminuiscono il aumentano il valore valore dell'impresa dell'impresa AVERE Variazioni che Variazioni che diminuiscono il aumentano il valore valore dell'impresa dell'impresa SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 154 Un esempio di contabilità in partita doppia Supponiamo il caso di un'impresa che, nel corso dell'esercizio economico considerato, fattura servizi ad un proprio cliente, in una unica soluzione, per un importo complessivo di 120 € (100 + 20% di IVA) e che acquista, da un proprio fornitore, in una unica soluzione beni per un importo complessivo di 96€ (80 + 20% di IVA). Supponiamo inoltre che il cliente paghi in contanti i propri acquisti in ritardo e altrettanto l'impresa. In questo semplice esempio il piano dei conti sarà così composto: 1. conti finanziari ● cassa ● iva a credito ● crediti vs/clienti ● utile di esercizio ● iva a debito ● debiti verso fornitori 2. conti economici ● ricavi da vendite ● costi delle materie ● conto economico La tabella 4 riporta le scritture contabili relative a questo esempio: Tabella 4: scritture contabili in formato “libro giornale” Num. Descrizione Conti in dare Conti in Avere 1 2 Vendita servizio al cliente Importi Dare Avere crediti vs/ clienti a diversi ricavi da vendita 120 100 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 155 iva a debito 20 3 Acquisto merce dal fornitore diversi a debiti vs/ fornitori costi delle materie iva a credito 4 Incasso dal cliente cassa a crediti vs/ clienti 5 Pagamento al fornitore debiti vs/ fornitori 6 Pagamento saldo IVA iva a debito 96 80 16 120 120 a cassa 96 96 a diversi iva a credito cassa 20 16 4 7 Riepilogo ricavi Ricavi da vendita Conto economico 100 100 8 Riepilogo costi Conto economico Costi delle materie 80 80 Utile d'esercizio 20 20 9 Calcolo utile d'esercizio Conto economico E' immediato verificare come, nella scrittura in partita doppia, la somma degli importi in Dare è sempre uguale alla somma degli importi in Avere. Le scritture presentate nella Tabella 4 rappresentano quello che in contabilità è detto “libro giornale”, libro che riporta in ordine cronologico le diverse scritture. Al fine di rendere facile il calcolo dei diversi saldi, in Contabilità Generale vendono prodotti degli altri “libri”, chiamati “libri mastri”, che riportano le scritture relative a ciascun conto. Nella tabella 5 sono riportati i libri mastri relativi ai conti finanziari movimentati dall'esempio qui trattato. Nella tabella 6 sono riportati i conti economici. Tab. 5: Libri mastro relativi ai conti finanziari movimentati Cassa N 4 DARE Iva a credito AVERE N 120 3 5 96 6 4 6 DARE Crediti vs/ clienti AVERE N 16 2 16 4 DARE AVERE 120 120 SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE Utile d'esercizio 7 Iva a debito 20 2 156 Debiti vs/fornitori 20 3 6 20 96 5 96 E' facile verificare come il saldo di tutti i libri mastro risultano nulli, tranne il libro mastro Cassa il cui saldo è di 20 in Dare e il libro mastro Utile d'Esercizio, il cui saldo è di 20 in Avere. Potrebbe risultare fonte di ambiguità il saldo positivo di 20 in Avere nel conto relativo all'utile di esercizio, che “segnala” una diminuzione del valore dell'impresa. Una chiave di lettura utile è considerare l'Utile d'Esercizio come una obbligazione che l'impresa ha nei confronti dei soci: se questo aumenta, aumentano le obbligazioni dell'impresa nei confronti dei soci e, quindi, a parità di altre condizioni, diminuisce il valore dell'impresa. Tab. 6: Libri mastro relativi ai conti economici movimentati Ricavi da vendita N DARE 2 7 Costi materie AVERE 100 100 N 3 8 DARE Conto economico AVERE 80 N DARE AVERE 7 80 100 8 80 9 20 Anche tutti i saldi dei conti economici di questo semplice esercizio risultano nulli. Potenzialità del metodo della partita doppia La potenzialità del metodo della partita doppia è evidente se si considera il caso di un vendita che può essere pagata con uno o più pagamenti. Infatti, se utilizzo la partita semplice, sarà necessario decidere se effettuo la scrittura di “ricavo” al momento della vendita o al momento degli incassi. Registrando però sola la vendita o solo gli incassi non avrà possibilità di fare un controllo per verificare se quella vendita è stata interamente pagata. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 157 La soluzione “informatica” di disegnare una tabella in cui ad ogni “operazione” sono associati sia gli importi associati alla sia vendita che quelli associati agli incassi, complica la struttura dei dati perché è necessario ipotizzare una relazione many2many tra “vendita” e “incasso”. Anche in questo caso, tuttavia, si possono immaginare delle situazioni in cui non è possibile incrociare le vendite con gli incassi. Si pensi ad esempio ad un cliente che acquista un bene e decide di pagarlo per metà subito e per metà dopo un po' di tempo. Si ipotizzi inoltre che, in occasione del pagamento della seconda metà del primo bene, egli decida di pagare un secondo bene che andrà a ritirare successivamente. Anche ipotizzando una relazione many2many tra vendita e incasso non è possibile gestire questa situazione a meno di non definire “operazione” la vendita dei due beni. Col metodo della partita doppia tutta questa complessità svanisce. Registrando sia le vendite che gli incassi, è sempre possibile comparare i due conti per verificare se tutte le vendite sono state pagate. Questo però comporta che, in caso di vendita di un bene pagato in contanti, sia necessario scrivere l'importo sia sul conto vendite che sul conto incassi, generando, appunto, una partita doppia. Nei secoli, la metodologia della partita doppia è andata perfezionandosi fino ad arrivare ad al sistema di principi e regole sopra descritto, che rendono particolarmente facili le fasi di verifica e controllo delle scritture contabili. Causali e partita doppia Poiché il metodo della partita doppia può risultare difficile, soprattutto, nella memorizzazione delle diverse scritture, la prassi contabile tende ad usare una procedura che consente di associare ad ciascuna tipologia di operazioni (identificate da un numero o codice chiamato causale) una specifica combinazioni di conti, espressi in dare o avere, su cui riportare l'importo totale associato all'operazione o una parte di esso. Ad esempio, potremmo definire con il numero 1 la causale relativa all'emissione di fattura senza pagamento contestuale da parte del cliente. Come abbiamo già visto questa operazione comporta le seguenti scritture: SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 158 1. registrazione nella colonna Avere del conto Ricavi da vendite dell'importo al netto dell'Iva; 2. registrazione nella colonna Avere del conto Iva a debito dell'importo Iva; 3. registrazione nella colonna Dare del conto “crediti vs Clienti” dell'importo totale della fattura. In questo caso, una volta definita la causale 1, è sufficiente che il contabile richiami questa causale e registri i due importi relativi al ricavo (l'imponibile IVA) e all'importo dell'IVA per avere tutte le informazioni necessarie alla codifica in partita doppia. Nella tabella che segue è riportata la lista delle operazioni più usuali e la “dicitura” della causale generalmente utilizzata. Tabella 7: La causali più frequenti N° Causale 1 Fattura di vendita Descrizione operazione Fattura senza incasso con iscrizione del credito verso clienti 2 Nota accredito a cl. Per compensare la restituzione di merce difettosa o in eccesso 3 Nota addebito a cl. Per compensare la consegna al cliente di merce in eccesso. 4 Anticipi da clienti Somme anticipate da un cliente a fronte di futura fattura 5 Emessa RIBA Emiss. di una Ricevuta Bancario per riscossione credito fattura 6 Ricevito effetto al Ricezione di cambiale (tratta o pagherò) da parte di un cliente 7 Incassata fattura Incasso con accreditamento bancario di un cred. fatt. emessa 8 Incassata RIBA Incasso con accreditamento bancario di una Riba emessa 9 Incassato effetto al Incasso con accreditamento bancario di un effetto ricevuto 10 Fatture da emettere Cont. ricavi per competenza dei lavori non ancora fatturati 20 Fattura d'acquisto Fatt. emessa da fornitore senza pagamento per bene non str. 21 Nota accredito da f. Per compensare la restituzione di merce difettosa o in ecesso7 22 Nota addebito da f. Per compensare la consegna dal fornitore di merce in ecc. 23 Anticipi a fornitori Somme anticipo ad un fornitore a fronte di futura fattura. 24 Rilasciato effetto al Emissione di cambiale (tratta o pagherò) per pagare un debito 25 Pagata fattura Pagamento di una fattura di un fornitore con addebit. in c/c SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 159 26 Pagata RIBA Pagamento con addebitamento bancario di una Riba ricevuta 27 Pagato effetto al Pagamento con addebitamento bancario di un effetto emesso 28 Fatture da ricevere Cont. merci e servizi ricevuti da forn. ma non ancora fatturati. 29 Acq. bene strumen. Fatt. emessa da fornitore senza pagamento per bene strum. 40 Retribuzioni Registrazione busta paga con iscrizione del debito verso coll. 41 INPS c/ditta iscrizione debito verso INPS per On.Soc. come da busta paga 42 Pag. retribuzioni Pag. retribuzioni nette e iscriz. ritenute eff.Ditta (Inps + Errario) 43 Pag. contrib. INPS Pag. contribiti INPS a carico della ditta 44 Pag. ritenute dip. Pag. ritenute (INPS+Err.) effett. sui pagamenti ai collaboratori 45 Quota TFR Accantonamento di fine anno per Trattamento Fine Rapporto 46 Premi Inail Calcolo premio Inail con iscrizione del debito verso Inail 47 Pagam. Inail Pagamento dei primi Inail 48 Rimborso spese Rimborso spese a collab. per viaggio, soggiorni e ristorazione 40 Liquidazione Iva Calcolo del saldo tra Iva a debito e Iva a Credito 41 Pagamento Iva Pagamento del saldo tra Iva a debito e Iva a credito 42 Imposte e tasse Paramenti delle imposte dovute e tasse 50 Pag. con rit. D'acc. Pagamento a fornitore soggetto a ritenuta d'acconto 51 Pagata riten. D'acc. Pagata a errario ritenuta d'acconto 60 Interessi attivi ban. Entrare per interessi, mov. conto e gestione del prelievo fiscale 61 Inter. passivi ban. Uscite per interessi e movimentazione conto 62 Oneri bancari Uscite per oneri bancari e movimentazione conto 63 Versamento c/c Versamento in contante sul conto corrente 64 Prelevamento c/c Prelevamento di contante dal conto corrente 65 Giroconto Movimentazione di importi tra due conti 70 Ammortamenti Calcolo ammortamenti a fine anno 71 Accantonamenti Calcolo accantonamenti ai fondi per rischi 72 Ratei e riscontri Oper. di integrazione (ratei) e rettifica (riscontri) dei costi e ric. SERVA ORDINEM ET ORDO SERVABIT TE 160
