MANUALE SERVABIT PER METTERE IN ORDINE I CONTI

GOAL
MANUALE
SERVABIT
PER METTERE IN ORDINE I CONTI AZIENDALI
Servabit srl
via Santo Stefano 57, 40125 Bologna
tel. +39 051 5870353 C.F e P.iva: 02807961202 www.servabit.it
settembre 2011
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Il presente documento, nella versione 1.0, è stato redatto da Luigi Bidoia e Giuseppe Terrasi per conto di Servabit S.r.l. La licenza adottata per i contenuti di questa opera è CC BY­NC­ND 3.0. Un riassunto della licenza, in lingua italiana, è reperibile al seguente indirizzo http://creativecommons.org/licenses/by­
nc­nd/3.0/deed.it. Il testo intero della licenza, è reperibile al seguente http://creativecommons.org/licenses/by­nc­nd/3.0/legalcode
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Indice
Presentazione.......................................................................................................................7
Area amministrativo e contabile.........................................................................................9
I confini dell'area amministrativo contabile....................................................................9
Finalità dell'attività amministrativo contabile................................................................10
Gli attori coinvolti nei processi amministrativo contabili..............................................12
Struttura dati dei fatti monetari........................................................................................15
Piano dei conti.............................................................................................................16
Bilancio CEE.......................................................................................................17
Piano dei conti operativo.....................................................................................17
Piano dei conti di contabilità analitica.................................................................19
Piano dei conti GOAL.........................................................................................19
Controparti...................................................................................................................20
Imposte e BS...............................................................................................................22
Cassa...........................................................................................................................23
L'astrazione informatica....................................................................................................25
Un approccio semplificato alla partita doppia.............................................................25
DARE e AVERE..................................................................................................25
Metodo della partita doppia................................................................................26
Standardizzazione delle scritture................................................................................27
Tipologia dei conti...............................................................................................28
Registrazione e linee di registrazione contabile ................................................29
Strutture dati: fattura, liquidazioni, linea di registrazione....................................30
Registrazioni contabili del ciclo attivo e passivo...........................................................32
Ciclo attivo...................................................................................................................32
Fattura di vendita................................................................................................32
Resi da cliente (o resi su vendite).......................................................................33
Liquidazione di ricavo ........................................................................................34
Incasso di funzionamento...................................................................................34
Ciclo Liquidazione Ricavo – Incasso di funzionamento.....................................35
Anticipo da Cliente..............................................................................................35
Ciclo passivo................................................................................................................36
Fattura di acquisto..............................................................................................36
Resi a fornitore (o resi su acquisti).....................................................................37
Liquidazione di costo .........................................................................................37
Pagamento di funzionamento.............................................................................38
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Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento..............................39
Anticipi a fornitori................................................................................................39
Registrazioni del ciclo attivo e passivo: una visione d'insieme...................................40
Registrazioni della contabilità dipendenti.......................................................................42
Liquidazione delle retribuzioni............................................................................43
Pagamenti relativi alle liquidazione delle retribuzioni.........................................45
Una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni................46
Registrazioni contabilità IVA.............................................................................................48
Iva per competenza e Iva per cassa...................................................................48
Acconto Iva annuale...........................................................................................50
Annotazioni Cassa e Banca..............................................................................................53
Estratto cassa.............................................................................................................53
Annotazione automatica nell'estratto cassa.......................................................53
Annotazione manuale nell'estratto cassa...........................................................54
Chiusura estratto cassa......................................................................................54
Riconciliazione incassi e pagamenti...........................................................................54
Registrazioni contabili diverse.........................................................................................56
Giroconto.....................................................................................................................56
Girocassa.....................................................................................................................57
Scritture di assestamento............................................................................................58
Scritture di integrazione......................................................................................58
Scritture di rettifica..............................................................................................58
Scritture di completamento.................................................................................58
Scritture di ammortamento.................................................................................59
Imposte...............................................................................................................59
Scritture di chiusura.....................................................................................................59
Scritture di epilogo..............................................................................................60
Scritture di chiusura generale dei conti..............................................................60
Scritture di apertura.....................................................................................................60
Scritture di apertura generale dei conti..............................................................60
Scritture iniziali di storno.....................................................................................60
I processi amministrativi contabili...................................................................................62
Il ciclo attivo ................................................................................................................62
Fatture di vendita................................................................................................63
Resi da clienti.....................................................................................................70
Pagamenti clienti.................................................................................................72
Il ciclo passivo..............................................................................................................74
Fatture fornitori....................................................................................................75
Resi a fornitori.....................................................................................................76
Liquidazioni di costo...........................................................................................77
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Pagamenti fornitori..............................................................................................78
Estratti cassa...............................................................................................................79
Giro Cassa...................................................................................................................79
Giroconto.....................................................................................................................80
Report..................................................................................................................................82
Introduzione.................................................................................................................82
Menù 'Reportistica'......................................................................................................82
Dashboard ­ Cruscotto Contabilità..............................................................................82
Scritture legali..............................................................................................................84
Reports di Contabilità.........................................................................................84
Libro giornale......................................................................................................88
Registri IVA.........................................................................................................89
Reporting Generico.....................................................................................................89
Partners..............................................................................................................89
Reports dei movimenti in Estratti Cassa.....................................................................92
Report video ..............................................................................................................93
Report relativo alle fatture emesse/ricevute.......................................................93
Menù 'Bilancio'....................................................................................................96
Scadenzario........................................................................................................98
Voci giornale.......................................................................................................98
Stampa Fatture Emesse e conservazione di quelle ricevute....................................100
Report PDF – Fatture........................................................................................100
Configurazione.................................................................................................................101
Introduzione...............................................................................................................101
Configurazione Anni Fiscali e sotto­periodi...............................................................101
Configurazione Piano dei Conti.................................................................................105
Tipo interno.......................................................................................................105
Tipo di Conto.....................................................................................................107
Configurazione Imposte.............................................................................................109
Aliquote IVA.......................................................................................................109
Posizioni fiscali..................................................................................................110
Configurazione Giornali..............................................................................................111
Giornali..............................................................................................................111
Tipologie di giornale..........................................................................................112
Sequenze giornali (Numerazioni)......................................................................114
Configurazione Prodotti..............................................................................................117
Le categorie di prodotto.....................................................................................118
Categoria superiore...........................................................................................118
Tipo Categoria...................................................................................................118
Conto di Entrate.................................................................................................118
Conto di Uscite.................................................................................................118
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I prodotti............................................................................................................120
Configurazione Partner (controparti).........................................................................123
Estratti Conti per controlli sui movimenti monetari....................................................124
Conclusioni................................................................................................................126
Appendice A: Glossario..................................................................................................127
Appendice B: Piano dei conti per Knowledge Company.............................................135
Stato patrimoniale: attivo...........................................................................................135
Stato patrimoniale: passivo........................................................................................140
Conto economico.......................................................................................................142
Altri conti....................................................................................................................147
Appendice C: Il metodo della partita doppia.................................................................149
Le origini....................................................................................................................149
I concetti di base........................................................................................................150
Valutazione economica e valutazione finanziaria. ...........................................150
Le convenzioni di rappresentazione di una scrittura in partita doppia..............151
Schema della partita doppia......................................................................................152
Un esempio di contabilità in partita doppia...............................................................154
Potenzialità del metodo della partita doppia..............................................................156
Causali e partita doppia.............................................................................................157
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Presentazione
GOAL è un applicativo finalizzato a supportare i processi amministrativi contabili delle piccole e medie imprese della conoscenza (Knowledge company 1) che operano sul territorio italiano. Esso può essere considerato con una verticalizzazione del modulo di contabilità di OperERP2. Le problematiche amministrative contabili di una Knowledge company italiana sono infatti molto specifiche. Da un lato, l'operatività sul territorio italiano impone all'impresa il rispetto delle norme civilistiche e fiscali italiane 3. Dall'altro, le caratteristiche operative di una Knowledge company impongono all'applicativo funzionalità specifiche in grado di supportare al meglio i suoi processi amministrativo contabili. Questo documento vuole essere prima di tutto un contributo alla conoscenze delle tematiche contabili per tutti coloro che, pur non essendo esperti su questa materia, hanno la necessità di confrontarsi con questi temi. Tra questi:
●
gli imprenditori, per i quali la contabilità è uno strumento di misurazione dei fatti aziendali, essenziale al governo dell'impresa;
●
gli addetti alla segreteria amministrativa, il cui lavoro confina con i contabili;
●
i responsabili del sistema informativo aziendale, che devono garantire il corretto funzionamento degli applicativi informatici utilizzati per supportare i processi amministrativo­contabili. 1 Goal è una componente del progetto SAPERI, sviluppato da Servabit allo scopo di realizzare un ERP verticale per le Knowledge company. Queste imprese si caratterizzano per una creazione di valore basata quasi esclusivamente sulla ideazione, realizzazione e fornitura di servizi ad alto valore aggiunto. Per queste imprese risulta fondamentale una gestione avanzata: a) delle relazioni verso clienti e fornitori; b) dei propri collaboratori e delle loro competenze; c) dei rischi organizzativi associati alle attività innovative. 2 OpenERP è un progetto internazionale guidato da OpenERP s.a., finalizzato allo sviluppo di un ERP open source. Per maggiori informazioni si veda il sito www.openerp.com. 3 Dal lato del rispetto delle norme civili e fiscali italiane, Goal riflette la collaborazione con molti membri della comunità italiana OpenERP, impegnata in un progetto di localizzazione italiana del modulo standard di contabilità di OpenERP. Per maggiori informazioni si veda il sito www.openerp­italia.org.
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Questo documento, quindi, cercherà di introdurre il lettore, nel modo più facile possibile, al linguaggio e ai concetti tipici della tecnica contabile. In Appendice è stato inserito un Glossario Contabile: senza una comprensione adeguata dei termini ed un loro corretto uso, è infatti difficile capire e farsi capire. Per lo stesso motivo, il lettore troverà, sempre in Appendice, una descrizione del metodo della partita doppia, che può essere considerata la base della tecnica contabile.
Il manuale è inoltre una guida all'applicativo GOAL. La trattazione delle tematiche amministrativo contabili terrà quindi presente la struttura dati e le logiche funzionali implementate, inserendole nei vari processi contabili. A questi, il documento pone un'attenzione particolare. Senza, infatti, una visione chiara e condivisa di tali processi, un utente difficilmente può appropriarsi delle funzionalità messe a disposizione da Goal, sviluppandone tutte le potenzialità. SERVA
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Area amministrativo e contabile
La caratteristica peculiare di Goal consiste nella sua capacità di organizzare, in un unico sistema informativo integrato, tutti i diversi sottosistemi che compongono l'area amministrativo contabile di un'impresa. L'obiettivo è quello di coordinare le attività di tutti gli attori che operano nell'area amministrativo contabile, in modo tale che il lavoro dell'uno risulti facilmente utilizzabile dagli altri, rendendo così efficienti i processi amministrativo­
contabili e limitando i possibili errori.
I confini dell'area amministrativo contabile
L'area amministrativo­contabile di un'impresa raggruppa tutti quei processi che si pongono l'obiettivo di registrare in uno schema contabile i fatti aziendali misurabili in termini monetari. Essi consistono prevalentemente in fatti che comportano la variazione di un credito o di un debito verso una controparte. Quando un'impresa, a fronte della consegna di merce e della erogazione di un servizio, emette un documento contabile (che può essere una fattura, una ricevuta fiscale, ecc.) che attesta il passaggio di “proprietà”, si genera un credito verso la controparte cliente 4 che viene registrato nel sistema contabile aziendale. Il trasferimento di un mezzo di pagamento (denaro contante, versamento sul conto corrente dell'impresa, ecc.) da una controparte all'impresa comporta la diminuzione (o l'estinzione) di un credito precedentemente acceso o l'aumento di debito e, come tali, queste variazioni sono registrate nel sistema contabile aziendale. 4 L'emissione di una fattura può generare anche variazioni di credito o debiti aggiuntivi rispetto alla variazione dei crediti verso il cliente pari al valore della merce o servizio venduto. Ad esempio, se il cliente ha la sede sul territorio nazionale, l'impresa, fungendo da sostituto d'imposta, varierà il credito verso il cliente di un ammontare pari al valore dell'IVA, a cui corrisponderà una variazione di un debito di ammontare equivalente dell'impresa verso l'erario. Al fine di rendere semplice la descrizione della logica e della struttura del sistema contabile rappresentato da GOAL, questi elementi specifici delle diverse operazioni contabili sono stati omessi in questa parte del manuale.
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Finalità dell'attività amministrativo contabile
L'area amministrativo­contabile ha finalità diverse. Da un lato, infatti, essa, misurando i fatti aziendali, risulta un fondamentale strumento per la gestione aziendale; dall'altra, essa risulta uno strumento necessario all'assolvimento degli obblighi di natura fiscale e civile. In quanto strumento di gestione aziendale, l'area amministrativo­contabile è guidata dalla necessità di elaborare delle informazioni necessarie ai processi decisionali; in quanto strumento per l'assolvimento di obblighi di legge, essa è guidata dalla relative norme. Questa doppia finalità ha portato molte Piccole e Medie imprese a suddividere in due diversi macro­processi le attività dell'area amministrativo contabile, gestendo con risorse interne il primo macro­processo a supporto della gestione aziendale e delegando il secondo, finalizzato al rispetto delle norme, ad un soggetto esterno (il commercialista). Il più delle volte il primo macro­processo consiste fondamentalmente nella tenuta di una Prima Nota in cui, seguendo principi molto semplici ma efficienti dal punto di vista dell'informazione resa disponibile, si registrano i fatti aziendali misurabili in termini monetari. In questo contesto, spesso la Prima Nota e la successiva Contabilità risultano strumenti separati, con la ripetizione, in entrambi i macro­processi, di dati in comune.
E' evidente come questa situazione sia fonte di inefficienza e di errori. Questi, infatti, nascono, dal lato della Prima Nota, dalla “debolezza” dei metodi utilizzati e, dal lato della Contabilità, dalla difficoltà dell'impresa di svolgere adeguatamente un ruolo di controllo dei risultati5.
GOAL si propone di superare questi limiti ed errori, definendo un unico insieme di dati che possa costituire il set informativo a supporto della gestione aziendale e, allo stesso tempo, rispettare gli obblighi amministrativo­contabili imposti dalle norme civili e fiscali. A questo fine è utile distinguere l'area Amministrativo Contabile nelle seguenti sub­aree: 1. Amministrazione: riguarda tutte le attività di raccolta e produzione dei dati di base; 5 La distanza che spesso separa la vista dei fatti aziendali prodotta in Prima Nota da quella prodotta in Contabilità rende difficile all'impresa segnale tempestivamente al Commercialista eventuali errori inseriti in Contabilità. SERVA
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2. Contabilità Sezionale per controparti: questa include la Contabilità Clienti, la Contabilità Fornitori; la Contabilità Dipendenti e la Contabilità IVA. Ha lo scopo di misurare i crediti e i debiti che l'impresa ha verso le varie controparti, segnalando chi e quando l'impresa deve pagare e da chi e quando l'impresa deve incassare; 3. Contabilità Cassa e Banca: misura i flussi di cassa ed ha lo scopo di misurare l'evoluzione della liquidità dell'impresa, fornendo informazioni sulla probabilità o meno che l'impresa incorra in situazioni di “stress” finanziario o, all'opposto, abbia disponibilità liquide, in eccesso rispetto ai fabbisogni operativi, che se adeguatamente impiegate, potrebbero generare ulteriori flussi in entrata;
4. Contabilità fiscale: ha lo scopo di misurare il reddito d'impresa secondo la normativa fiscale, di calcolare le imposte IRAP e IRES e di predisporre il Modello Unico;
5. Contabilità Generale: ha lo scopo di produrre gli output richiesti secondo i principi definiti dalle norme civili e fiscali (Libro Giornale, Registri Iva, bilancio d'esercizio, ecc.);
6. Contabilità per la Direzione (include la Contabilità Analitica/Industriale, il Budget e l'Analisi degli Scostamenti). La Contabilità Analitica rappresenta un approfondimento dei dati contabili, finalizzato a valutare il grado di redditività di singole “parti” dell'impresa: categoria di prodotti, commessa, reparto, area d'affari, ecc. Essa è fortemente basata sulla Contabilità Industriale (o dei Costi), finalizzata alla misura dei costi associati alle diverse fonti di reddito. Il Budget è uno strumento finalizzato a definire gli obiettivi di breve periodo aziendali, consentendo una misurazione dell'evoluzione aziendale non solo in senso assoluto, ma anche in relazione agli obiettivi che si era prefissa. L'Analisi degli Scostamenti consiste nel valutare l'evoluzione dei fatti aziendali in relazione agli scenari previsti in fase di budgetizzazione. SERVA
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Gli attori coinvolti nei processi amministrativo contabili
Come abbiamo già visto, l'attività amministrativo contabile è l'insieme dei processi e dei relativi compiti finalizzati alla gestione dei fatti aziendali che possono essere misurati in termini monetari. Tale gestione si articola fondamentalmente in due distinti momenti: la gestione “fisica” documentale che attesta l'avvenuto fatto aziendale e la loro successiva registrazione nel sistema contabile aziendale. Indicheremo come attività strettamente amministrativa6 la prima e come attività contabile la seconda. Nella fase amministrativa opera l'Addetto Amministrativo, che si occupa di documentare gli eventi “monetari” della gestione aziendale: emette e riceve fatture, effettua incassi, dispone pagamenti, ecc. Generalmente l'Addetto Amministrativo opera all'interno dell'azienda. Nella fase “documentale” opera quasi sempre anche un collaboratore esterno all'impresa, il Consulente del lavoro, il cui compito7 è quello di calcolare e documentare quanto l'impresa deve alle varie controparti, in relazione alle prestazioni di lavoro dipendente o assimilabile. Le attività svolte per il calcolo e la documentazione degli importi sono indicate con il termine “liquidazione”.
La fase contabile è affidata alla figura del Contabile. Il suo compito fondamentale è quello di registrare nel sistema contabile aziendale i diversi eventi monetari, rispettando le regole della corretta contabilità. Alla figura del Contabile spetta la gestione della Contabilità Sezionale per controparti e della Contabilità Cassa e Banca. Al Contabile si affianca quasi sempre la figura del Commercialista che si occupa della corretta tenuta dei libri sociali e fiscali, della corretta contabilizzazione dei fatti di gestione, della redazione di bilancio di esercizio e del bilancio fiscale per il relativo calcolo delle imposte. 6 Generalmente nelle aziende la funzione Amministrativa include sia le attività strettamente amministrative che le attività contabili. Assieme alla funzione Finanza a alla funzione Controllo, forma l'area Amministrazione Finanza e Controllo (AFC). 7 Generalmente, il Consulente del lavoro ha anche il compito di gestire il Libro Unico del Lavoro (LUL).
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Infine, sono attori coinvolti nei processi amministrativo contabile le diverse persone che, all'interno dell'impresa, usano i dati contabili. Tra questi:
1. il responsabile cliente, che verifica periodicamente il rispetto dei pagamenti contrattuali; 2. il responsabile acquisti, che verifica la situazione contabile verso i diversi fornitori;
3. il responsabile finanziario, che utilizza i dati contabili per gestire le diverse “casse aziendali” e prevedere i flussi di cassa futuri; 4. il controllo di gestione, che utilizza i dati contabili quale base per la contabilità analitica aziendale.
Per semplicità, raccogliamo tutte queste figure interne all'impresa in una unica figura generica che indichiamo come Responsabile Amministrazione, Finanza e Controllo (AFC).
L'obiettivo che si pone GOAL è di consentire a tutti questi attori di svolgere il proprio ruolo accedendo ad un unico sistema informativo aziendale, rendendo efficienti i processi contabili e riducendo al minimo i possibili errori. Inoltre, la possibilità di accedere via internet all'applicativo GOAL consente di ipotizzare soluzioni organizzative in cui alcuni attori di questo processo sono consulenti esterni all'impresa. Per la maggior parte delle Piccole e Medie Imprese italiane, gli attori Commercialista e Consulente del Lavoro sono consulenti esterni all'impresa, mentre sono figure interne l'Addetto Amministrativo, il Contabile e il Responsabile AFC. E', tuttavia, possibile immaginare delle soluzioni organizzative in cui anche il Contabile e, al limite, anche l'Addetto Amministrativo siano attori esterni all'impresa, limitando al solo Responsabile AFC l'attore organicamente inserito nell'impresa. Questa soluzione organizzativa, comportando l'attribuzione in outsourcing a società esterne specializzate di tutta le attività Amministrative Contabili diverse da quelle decisionali e di controllo, può consentire all'impresa significativi risparmi in termini di costo e di complessità gestionale. GOAL è stato disegnato per supportare anche questa nuova soluzione organizzativa. In SERVA
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essa, le funzioni interne aziendali rappresentate da vendite, acquisti e personale interagiscono con strutture esterne che si occupano internamente dei processi amministrativo­contabili. Questi processi alimentano in tempo reale il sistema informativo aziendale, fornendo al Responsabile AFC tutte le informazioni necessarie per svolgere i controlli e prendere le decisioni. SERVA
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Struttura dati dei fatti monetari
La struttura portante del sistema contabile è rappresentata dal Piano dei conti e dall'elenco delle Controparti. Ogni fatto monetario è annotato nel sistema attribuendo ad esso un Conto8 del Piano dei Conti e una Controparte. Come vedremo, l'attribuzione dei diversi fatti monetari ai diversi conti consente di valutare in modo sintetico l'evolversi dei fatti aziendali. Allo stesso tempo, l'attribuzione di ciascun fatto monetario ad una Controparte consente di controllare la posizione dell'impresa verso tutte le sue controparti, agendo, se necessario, per esigere un credito o per estinguere un debito.
I diversi fatti monetari sono associati ad un Bene o Servizio (BS) quando il fatto comporta un ricavo o un costo per l'impresa. Attraverso la conoscenza del BS interessato dal fatto aziendale, Goal è in grado di recuperare le Imposte che sono a questo associate e memorizzare le informazioni che sono necessarie per la gestione del rapporto tra impresa e fisco. In fase di realizzazione di un ricavo, infatti, l'impresa svolge un ruolo di sostituto d'imposta, riscuotendo dal cliente non solo l'importo per il bene o servizio venduto, ma anche le imposte che su questi gravano. Le imposte gravanti dipendono dalla tipologia del bene e servizio venduto. Allo stesso modo, in fase di acquisto, l'impresa paga ai fornitori anche le imposte che gravano sui beni e servizi acquistati. Sulla base del BS acquistato, l'impresa potrà: 1. portare a costo, tutte le spese, al netto delle imposte, detraibili 9. Si parla il questo caso di deducibilità dei costi, ai fini della dichiarazione sulle imposte dirette;
2. richiedere il rimborso di parte (o di tutte) le imposte pagate. Si parla in questo caso di detraibilità delle imposte;
Infine, quando un fatto monetario comporta una variazione di liquidità, esso è sempre 8 Al fine di non generare confusione tra Conto del Piano dei conti e Conto Corrente, includeremo il secondo nel concetto più ampio di Cassa, intesa come “contenitore” di strumenti di liquidità.
9 Ad esempio le spese per i servizi di telefonia mobile possono essere portati a costo solo per una quota pari all'80%.
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associato ad una Cassa, su cui si realizzano le relative entrate o uscite. La cassa può consistere in una “piccola cassa”, contenente denaro (monete e banconote), in un conto corrente presso una banca, in un conto postale o in un altro strumento di liquidità.
In sintesi, quindi, Conto, Controparte, Imposte (via BS) e Cassa sono le direttrici che consentono di qualificare i fatti monetari gestiti in GOAL. Oltre a questi elementi di qualificazione, ogni fatto monetario si caratterizza per il valore dei seguenti attributi: importo; data in cui è avvenuto il fatto monetario; data in cui il fatto è stato registrato nel sistema contabile; valuta in cui è espresso l'importo.
Piano dei conti
Un Piano dei Conti è una struttura in cui vengono definite le unità di aggregazione (i conti) utilizzati da un sistema contabile e le loro relazioni. Un “conto” risulta, quindi, il contenitore in cui sono raggruppati eventi contabili tra loro omogenei.
Questa aggregazione è necessaria, innanzitutto, per poter dare una rappresentazione sintetica dei fatti aziendali. Senza questo processo di aggregazione, risulterebbe difficile al Responsabile AFC una valutazione della situazione economico finanziaria dell'impresa. Questa stessa valutazione, inoltre, risulterebbe di fatto impossibile a soggetti che risultano esterni all'impresa. Tra questi, tutti gli stakeholders che hanno la necessità di esprimere un giudizio sulle sua situazione. Il tema della “pubblicazione” di dati aziendali sintetici, accessibili agli stakeholders, è di rilevanza tale che il legislatore ha definito i criteri con cui questi dati devono essere rappresentati. Per l'Italia, questi criteri sono stati inizialmente definiti nella IV direttiva CEE, recepita nel 1991 dal codice civile italiano (art. 2423 e seguenti), che definisce il contenuto minimo del bilancio civilistico con cui devono essere resi pubblici i dati aziendali.
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Bilancio CEE
Il bilancio civilistico d'esercizio è formato da tre documenti: stato patrimoniale; conto economico; nota integrativa.
Lo stato patrimoniale ha la funzione di evidenziare e quantificare le fonti di finanziamento e il loro impiego nell'azienda in un dato istante. Esso presenta una forma a sezioni contrapposte: attivo e passivo. All'interno di queste sezioni, i vari dati contabili devono essere raggruppati secondo: •
il loro grado di liquidità (voci della sezione attivo) e il loro grado di esigibilità (voci della sezione passivo);
•
i rischi associati alla possibile variazione del valore dei diversi crediti o debiti. Il conto economico ha lo scopo di rilevare l'evoluzione della gestione in un dato periodo di tempo (noto come esercizio), evidenziando il processo di formazione del risultato. Gli aggregati che compongono il conto economico riflettono sostanzialmente la diversa natura (operativa, finanziaria, straordinaria) dei ricavi e dei costi. La nota integrativa, infine, svolge funzioni esplicative ed aggiuntive rispetto ai due schemi precedenti (che sono redatti in forma tabellare), mediante esposizione di dati e notizie tali da renderli maggiormente documentati e completi.
L'intento del legislatore è stato quello di garantire che, nel necessario processo di aggregazione dei dati contabili, i risultati risultino (quasi) altrettanto esplicativi dei dati elementari nel segnalare la solidità economico finanziaria dell'impressa. Piano dei conti operativo
Il Piano dei Conti deve quindi, innanzitutto, consentire una facile redazione del Bilancio d'Esercizio, coerente con gli articoli 2423 e seguenti del codice civile. Deve però rispondere anche alla esigenze gestionali interne all'azienda, che spesso richiedono la disaggregazione di alcune voci, al fine di disporre di una informazione economica ritenuta SERVA
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rilevante per la comprensione di alcuni specifici fatti aziendali 10.
Rispetto agli schemi di Bilancio imposti dalla IV direttiva CEE, spesso risulta utile attuare le disaggregazioni di seguito elencate: 1. Stato Patrimoniale Attivo ­ Immobilizzazioni Materiali: in funzione dell'esistenza o meno di un mercato in grado di trasformare in liquidità il valore del cespite. Ad esempio, è evidente che la possibilità di trasformare in liquidità immediata il valore di “Mobili, arredi e dotazioni” è inferiore a quella di monetizzare il valore del cespite “Autovetture”.
2. Stato Patrimoniale Attivo – Partecipazioni: in funzione della possibilità dell'impresa di “guidare” le politiche di dividendi delle imprese partecipate.
3. Stato Patrimoniale Attivo – Crediti: in funzione delle modalità e dei tempi di riscossione. Ad esempio, all'interno dei Crediti verso Clienti può essere utile distinguere i Crediti la cui riscossione è “normata” da cambiali, dai Crediti “normati” da condizioni meno formali di pagamento.
4. Stato Patrimoniale (sia Attivo che Passivo) – relazioni con l'erario: in funzione delle diverse regole fiscali che guidano la possibilità o meno di monetizzare il credito e impongono i tempi di pagamento dei debiti.
5. Conto Economico – Incrementi delle immobilizzazioni per lavori interni: in funzione della norme civilistiche/fiscali che guidano la possibilità o meno di “capitalizzare” alcune tipologie di costi.
6. Conto Economico – Ricavi delle vendite e delle prestazioni: in funzione delle esigenze di monitorare l'evoluzione delle varie linee di business.
7. Conto Economico – Costi per acquisti: secondo diversi criteri; tra questi, ad esempio, la variabilità dei prezzi di acquisto, significativamente maggiori per le 10 In questa versione di Goal abbiamo seguito la medesima struttura degli schemi di Bilancio CEE. Nulla vieta che ciascuna azienda possa personalizzare la struttura del piano dei conti operativo al fine di renderlo adeguato alle modalità di rappresentazione dei fatti aziendali che ciascuno intende assumere.
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“materie prime” rispetto ai manufatti. 8. Conto Economico – Costi per servizi: in funzione delle esigenze di monitoraggio dell'evoluzione delle diverse tipologie di costo.
Piano dei conti di contabilità analitica
Spesso la disaggregazione dei conti del Piano dei Conti persegue finalità di Contabilità Analitica, portando ad una proliferazione del numero dei conti. L'approccio seguito da GOAL è quello di attribuire ad uno specifico applicativo (integrato con GOAL, ma diverso da esso) gli obiettivi tipici della contabilità analitica. La contabilità analitica è troppo dipendente dalle caratteristiche specifiche dell'impresa, per poter ipotizzare che essa sia svolta da attori non ad essa interni. Da questo punto di vista, GOAL è stato disegnato per poter essere facilmente esteso, in modo da consentire lo sviluppo di una contabilità analitica che abbia come base i dati di contabilità generale elaborati da GOAL. Piano dei conti GOAL
Il piano dei conti introdotto in GOAL ha come conti sintetici i conti imposti dal codice civile e come conti analitici una struttura che è risultata adeguata per una tipica knowledge company11. In questo modo, il calcolo dei valori da riportare nel bilancio civilistico risulta immediato (dato dal saldo dei conti sintetici). Allo stesso tempo, la possibilità di ampliare a piacere i conti analitici consente tutti i gradi di libertà necessari per personalizzare il piano dei conti alle specifiche esigenze di un'impresa. Infine, è possibile stampare prospetti di bilancio non vincolati al prospetto del bilancio civilistico, esponendo, ad esempio, gli ammortamenti tra le voci del passivo dello stato patrimoniale 12.
11 Nelle knowledge company il processo produttivo consiste nella trasformazione di beni immateriali, quali appunto le competenze; i ricavi derivano prevalentemente dalla prestazione di servizi; gli acquisti consistono nel godimento di beni di terzi, sevizi, consulenza, e beni di consumo. Con i termini “conti sintetici” e “conti analitici” si fa riferimento, con i primi alle voci richieste dal Bilancio CEE e con i secondi ai conti del piano dei conti.
12 GOAL consente di predisporre (con adeguate personalizzazioni) stampe di prospetti di bilancio definendo il posizionamento nella varie aree del bilancio dei diversi conti, raggruppati secondo tipologie definite SERVA
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In Appendice B è riportato il Piano dei conti base inserito in GOAL.
Controparti
La prassi contabile scompone i conti che rilevano crediti o debiti verso controparti in sottoconti analitici intestati alle diverse controparti. Ad esempio, il conto “Debiti v/fornitori” è un conto sintetico che può raggruppare i conti analitici intestati ai singoli fornitori. GOAL, come già visto, prevede la gestione contemporanea dei conti e delle Controparti. Questo consente di evitare la proliferazione di sottoconti accesi ai diversi soggetti creditori o debitori. In GOAL, ogni credito o debito è registrato qualificando la Controparte a cui esso di riferisce. La Controparte risulta, quindi, un elemento di base e fondamentale del sistema contabile.
Esistono diverse tipologie di Controparti, rispetto alle quali le norme fiscali impongono all'impresa azioni diverse. Rispetto ad alcune controparti, l'impresa svolge, infatti, il ruolo di “sostituto d'imposta”, rendendo necessarie per l'impresa l'esecuzione di azioni specifiche. Nella tabella che segue sono elencate le diverse tipologie di Controparti e il ruolo che all'impresa è imposto dalla norme fiscali. Tabella 1: Controparti e obblighi fiscali
Controparte
Descrizione
Obblighi
Cliente italiano in Impresa con sede sul territorio Emissione fattura con IVA; regime Iva
italiano
riscossione IVA se dovuta; registrazione contabile della fattura; versamento all'erario dell'Iva incassata.
Cliente estero UE Cliente impresa con sede in un Emissione fattura senza IVA; paese UE registrazione contabile fattura.
Cliente estero extra Cliente impresa con sede in un Emissione fattura senza IVA; UE
dall'utente. paese extra UE acquisizione timbro doganale; SERVA
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registrazione contabile fattura.
Cliente non in Cliente che non esercita attività Emissione documento di vendita regime IVA
professionale o di impresa
(ricevuta fiscale o scontrino fiscale); registrazione dell'importo “aggregato” nel registro dei corrispettivi; versamento all'erario dell'Iva incassata. Fornitore impresa Impresa con sede sul territorio Pagamento inclusivo dell'IVA Italia italiano
gravante; registrazione fattura d'acquisto; richiesta rimborso IVA;
Fornitore Fornitore iscritto ad un albo Pagamento inclusivo dell'IVA al Professionista professionale
netto trattenute; registrazione fattura d'acquisto; richiesta rimborso IVA; versamento all'erario delle trattenute (ritenuta d'acconto).
Fornitore impresa Impresa con sede in un altro Pagamento al netto IVA; emissione UE
paese UE
di autofattura; registrazione fattura di acquisto e autofattura; versamento
all'erario
IVA incassata. Fornitore impresa Impresa con sede in un paese Pagamento fornitore al netto IVA; non UE
extra UE
pagamento IVA alla dogana; registrazione costi; richiesta di rimborso IVA
Dipendente
Collaboratore con contratto da Calcolo compenso mensile (Busta lavoratore dipendente
paga/ Cedolino); pagamento compenso netto; trattenute INPS; trattenute IRPEF; trattenute addizionale regionale; trattenute SERVA
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addizionale comunale; calcolo TFR; trasferimento fondo TFR.
Altri collaboratori Collaboratore con contratto da Calcolo compenso mensile (Busta lavoro dipendente o assimilabile paga / Cedolino); pagamento compenso netto; trattenute INPS; trattenute IRPEF; trattenute addizionale regionale; trattenute addizionale comunale. Enti Pubblici
Erario ed altri enti pubblici con Liquidazione periodica Iva; cui l'impresa deve relazionarsi dichiarazione
versamenti
annuale IVA; mensili
INPS; versamenti mensili ad erario (c/ritenute
dipendenti;
c/ addizionale regionale IRPEF; c/ addizionale comunale IRPEF); versamento annuale INAIL; dichiarazione imposte; versamento annuale IRAP; versamento annuale IRES; versamenti CCIAA. Banche Istituti autorizzati alla gestione Registrazione costi bancari; dei conti correnti aziendali registrazione interessi attivi e passivi. Imposte e BS
Con Bene o Servizio (BS) indichiamo tutto ciò che è oggetto di vendita, produzione o acquisto da parte di un'impresa che può generare un ricavo o produrre un costo. L'associazione di un fatto economico ad un BS (identificato univocamente in una Anagrafica BS) e , tramite questo, ad una Imposta, ha la finalità di guidare: 1. la trattazione civile e fiscale dei costi sostenuti dall'impresa. In questo contesto, un SERVA
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BS rappresenta una tipologia di costi che devono essere registrati in uno specifico conto, gravati di una certa aliquota Iva e trattati in un modo specifico dal punto di vista fiscale;
2. la trattazione dei ricavi e, in modo particolare, le aliquote Iva da applicare alle diverse vendite. L'informazione su un BS e Imposta, associati ad una registrazione contabile, consente di definire molti attributi della registrazione stessa: conti di ricavo o di costo; imposte (sia intesa come base imponibile che come ammontare di imposta) e relativi conti. Cassa
Una Cassa è un raccoglitore in cui sono registrati i movimenti di liquidità. Ogni movimento che comporta una entrata o un uscita di liquidità deve essere registrato in una Cassa. In GOAL ciò che identifica una Cassa è il sezionale di cassa13 in cui sono registrati questi movimenti. All'interno di una Cassa, i diversi movimenti sono raggruppati in estratti di cassa14, che consentono un agevole calcolo del saldo progressivo dei diversi movimenti di liquidità. La possibilità di generare degli estratti “di cassa”, contenenti le registrazioni di incasso e pagamento effettuate in un dato periodo, consente di riprodurre fedelmente gli estratti conto prodotti dalla banca, rendendo immediato il controllo della Contabilità Cassa e Banca. I giornali sezionali di cassa “standard” di GOAL sono elencati nella tabella seguente.
Tab. 2. Giornali sezionali di cassa “standard” di OpenErp
13 I diversi “sezionali di cassa”, assieme agli altri sezionali (sezionale delle vendite, sezionale dei resi, sezionale degli acquisti, ecc.), concorrono a formare il “libro giornale”, che raccoglie, ordinandole per data, tutte le registrazioni di contabilità generale.
14 Se la Cassa è rappresentata da un conto corrente, il suo “estratto” è più comunemente indicato come “estratto conto”. Anche in questo caso, tuttavia, è preferibile indicarlo come ”estratto cassa”, per non incorrere nell'ambiguità data dal termine “conto”. SERVA
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Identificativo sezionale
Descrizione
Banca XX
Conto Corrente presso la Banca XX
Banca YY
Conto Corrente presso la Banca YY
Cassa
Piccola Cassa di monete e biglietti presso Sede 1
Assegni
Cassa Assegni
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L'astrazione informatica
In Appendice a questo documento è descritto il metodo della partita doppia, a cui si rimanda per eventuali approfondimenti. In questa parte, tuttavia, introdurremo una descrizione semplificata di questo metodo con lo scopo di fornire al lettore gli elementi necessari (e ci auguriamo sufficienti) alla comprensione delle parti successive di questo manuale.
Fondamentalmente il metodo della partita doppia consiste nel rilevare i fatti aziendali sotto due aspetti, tra loro contrapposti: l'aspetto monetario/finanziario e l'aspetto economico. Gli “aspetti” particolari che assumo i fatti contabili sono rappresentati dai conti del Piano dei Conti, mentre la contrapposizione è realizzata scrivendo degli importi (associati ai diversi aspetti/conti) contemporaneamente su due diverse colonne (che per convenzione sono chiamate colonna del DARE e colonna dell'AVERE), in modo tale che la somma degli importi scritti sulla colonna DARE sia uguale alla somma degli importi scritti sulla colonna AVERE e viceversa. Un approccio semplificato alla partita doppia
DARE e AVERE
Una registrazione contabile consiste nel scrivere un importo in un dato conto all'interno della colonna DARE o AVERE. Per comprendere (o semplicemente per ricordare) il significato di questi due termini, si pensi ad una tabella a doppia entrata che rappresenti la situazione di credito o di debito di un soggetto economico (SE) nei confronti del resto del mondo (RdM). Utilizziamo le righe per rappresentare i crediti e i debiti di SE e le colonne per rappresentare i debiti e i crediti del RdM. SERVA
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Tabella a doppia entrata di crediti e debiti
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Un credito di SE verso il RdM può, naturalmente, essere visto come un debito di RdM verso SE e viceversa. Se Intestiamo le righe a SE e le colonne a RdM, la registrazione di un credito di SE verso RdM risulterà scritta nella riga di credito (di SE) e nella colonna del dedito (di RdM). Allo stesso modo, un debito di SE dovrà essere scritto nella riga di debito di SE e nella colonna di credito di RdM.
Ora è possibile dare una interpretazione della colonna DARE. Essa contiene i Debiti del Resto del Mondo verso l'impresa, ossia quanto il RdM deve DARE 15 all'impresa. Allo stesso modo la colonna AVERE rappresenta i crediti del RdM, ossia quanto RdM deve AVERE16 dall'impresa. La conseguenza pratica è che una variazione positiva di credito (di debito) dell'impresa si scrive rispettivamente nella colonna DARE (AVERE). A fini mnemonici può essere utile la seguente frase: i crediti si scrivono in DARE, i debiti in AVERE.
Metodo della partita doppia
Definiamo linea di una registrazione (o scrittura) contabile l'inserimento in contabilità della movimentazione di un conto. Una linea di registrazione sarà caratterizzata da un conto (del piano dei conti) e da un importo scritto nella colonna DARE o nella colonna AVERE17. Definiamo una registrazione (o scrittura) contabile un insieme di linee di registrazioni.
Il metodo della partita doppia impone di osservare i fatti aziendali sempre sotto due aspetti tra loro contrapposti. La conseguenza pratica di questa regola è che in ogni registrazione 15 Nella lingua inglese il corrispondenti “identificatori” della colonna DARE è Debit. 16 Nella lingua inglese il corrispondenti “identificatori” della colonna AVERE è Credit. 17 Una registrazione presenta molti altri attributi (quali la controparte, la data di registrazione, ecc.), ma gli elementi strettamente necessari di una registrazione sono un conto e un importo scritto in DARE o in AVERE.
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contabile, la somma degli importi scritti in DARE è uguale alla somma degli importi scritti in AVERE.
Una registrazione contabile che non rispetta la regola della partita doppia è detta “Non bilanciata”. Se la registrazione contabile rispetta la regola base della partita doppia, allora è detta “Bilanciata”.
Una linea di registrazione contabile che appartiene ad una registrazione “Non Bilanciata”, risulta “Squadrata”. Una linea di registrazione contabile che appartiene ad una registrazione “Bilanciata” è allo stato di “Valida”.
I conti che, in una registrazione contabile, risultano contrapposti dipendono dal fatto aziendale rilevato.
Standardizzazione delle scritture
L'area Amministrativa Contabile include una elevata numerosità di processi, ciascuno con una sua specificità. Dal punto di vista informatico, il tentativo di trattare ciascun caso in modo isolato porterebbe a produrre un codice software eccessivamente lungo, di fatto non gestibile in termini di test e di manutenzione. E' quindi necessario effettuare un processo di astrazione, che, partendo dalla numerosa casistica possibile 18, definisca alcune strutture di dati “standard” che consentano di riprodurre la maggior parte dei singoli casi come “particolarità” di casi generali standard. Questa astrazione si basa fondamentalmente su una generalizzazione delle scritture in partita doppia. In altre parole, sono state definite 18 Nella prassi contabile italiana questa elevata casistica è stata generalmente gestita attraverso lo strumento delle causali. In altre parole ogni processo amministrativo contabile è stato precisamente delimitato e associato ad un codice che lo identifica univocamente. L'obiettivo che si pone l'approccio con causali è quello di consentire un inserimento più rapido dei dati nel sistema informatico. Alla richiesta di una causale, il sistema, infatti, propone una maschera di inserimento specifica per quella causale. GOAL, come descritto nel testo, segue un approccio diverso, astraendo in alcune definite strutture di dati le informazioni necessarie a supportare tutti i possibili processi amministrativo­contabili. Questo approccio consente una elevata flessibilità al sistema, potendo risultare valido supporto a qualunque processo amministrativo­contabile. SERVA
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alcune categorie standard di scritture, da cui possono essere derivate tutte le altre.
Può essere utile anticipare una caratteristica importante di GOAL. All'interno della Contabilità Clienti, Fornitori e Dipendenti, GOAL ha come registrazione di base la variazione di un credito o di un debito (di funzionamento) verso la controparte. Questo significa, ad esempio, che la vendita di un bene con incasso di denaro immediato, è rappresentata in GOAL da due scritture contabili: la prima, consistente nella vendita, ha come registrazione di base l'accensione di un credito verso la controparte cliente; la seconda, consistente nel pagamento, ha come registrazione di base l'estinzione del credito precedentemente acceso. Nell'ambito della Contabilità Cassa e Banca, invece, la registrazione di base riguarda un conto liquidità a cui possono essere contrapposti conti di credito o di debito, sia di funzionamento che di finanziamento, e conti economici.
Tipologia dei conti
La tabella che segue riporta le varie tipologie di conti su cui è impostato il sistema contabile Goal.
Tab. 1.2 – Tipologia di conto
Tipi di conto
Finanziari
Numerari
Descrizione
Bilancio
Per registrare fatti misurabili solo in moneta. Sono conti bilaterali, ossia che possono essere movimentati sia in DARE che in AVERE
Di liquidità
Per registrare variazioni di liquidità
Crediti di funzionamento
Per registrare le variazioni della SP: Attivo
posizione delle controparti operative SP: Passivo
Debiti di funzionamento
Crediti di finanziamento
Debiti di finanziamento
Economici
Di reddito
SP: Attivo
Per registrare le variazioni della SP: Attivo
posizioni delle controparti non SP: Passivo
operative. Sono conti bilaterali.
Per reg. fatti misurabili in moneta e in altre unità di misura.
Sono conti unilaterali, ossia possono SERVA
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essere movimentati generalmente solo in DARE o solo in AVERE (ad esclusione del caso delle rettifiche)
Di ricavo
Per registrare aumenti di reddito
Di costo d'esercizio
Per registrare diminuzioni del reddito Conto Ec.
d'esercizio
Di costo pluriennale
Per registrare aumenti delle SP: Attivo
immobilizzazioni Di capitale
Conto Ec.
Per registrare variazioni del capitale SP: Passivo
proprio; sono conti bilaterali.
Nella tabella è riportata, oltre che una breve descrizione del tipo di conti, anche la posizione di questa tipologia di conti nel prospetto di bilancio coerente con il codice civile.
La tipologia di conti consente di raggruppare in categorie omogenee le diverse scritture contabili e di governare il diverso funzionamento delle varie parti dell'impianto contabile. Registrazione e linee di registrazione contabile Come abbiamo già visto, una registrazione contabile è composta da più linee. Le linee di registrazione rappresentano la base delle informazioni contabili gestite in GOAL. Ogni linea è associata ai seguenti attributi:
1. uno specifico conto del piano dei conti;
2. una controparte; 3. un codice BS; 4. un codice d'imposta, se l'importo riguarda la movimentazione di un conto d'imposta;
5. un codice di base imponibile, se l'importo riguarda una base imponibile su cui è stata applicata una aliquota d'imposta. Questa associazione tra linea di registrazione e attributi è importante per conoscere quante linee di registrazione il sistema produrrà nelle varie scritture contabili. Le regole di partita doppia impongo, infatti, una linea di registrazione per ogni conto del piano dei conti SERVA
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movimentato. Allo stesso modo, la necessità di stabilire la posizione contabile rispetto a ciascuna controparte, impone una linea di registrazione per ogni controparte coinvolta. Ancora, la necessità di utilizzare le righe di registrazione quale base di calcolo e di documentazione in fase di liquidazione IVA 19, impone due righe di registrazione per ogni imposta interessata: la prima riguardante il codice d'imposta, la seconda riguardante il codice della base imponibile. Infine, Goal produce una riga di registrazione per ogni codice prodotto movimentato. Quest'ultima informazione può risultare particolarmente utile in fase di analisi dei ricavi e dei costi a livello di prodotto.
La base dati rappresentata dalle righe di registrazione assume, quindi, in Goal un ruolo fondamentale. Essa rappresenta, infatti, la base dati: 1. del libro giornale;
2. dei registri Iva;
3. del libro mastro;
4. per la produzione di estratti conto controparte;
5. per la liquidazione Iva, attraverso il calcolo della base imponibile e dell'importo associato a ciascuna imposta; 6. per l'analisi dei costi e dei ricavi a livello di codice prodotto.
Strutture dati: fattura, liquidazioni, linea di registrazione
Oltre alla struttura dati rappresentata dalla linee di scrittura contabile, Goal presenta altre due strutture dati fondamentali per la contabilità, che risulta utile qui introdurre per le relazioni che esse hanno con le linee di registrazione.
La prima struttura dati è indicata come “struttura dati fattura” perché viene utilizzata prevalentemente per memorizzare i dati relativi ad una fattura. Fondamentalmente questa struttura dati risulta la base più ampia per la successiva produzione della varie righe di registrazione contabile. Essa contiene, infatti, i dati riguardanti i conti del piano dei conti da 19 Si veda più oltre per le modalità con cui Goal utilizza questa informazione in fase di liquidazione IVA.
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movimentare, la controparte e i BS coinvolti e, tramite questi, i diversi codici di imposta e base imponibile interessati. La seconda struttura è indicata come “struttura dati liquidazione” perché contiene le informazioni necessarie per calcolare l'importo associato ad un fatto aziendale contabilmente rilevante. Diversamente dalla struttura dati fattura, la struttura dati liquidazione non gestisce i codici BS e presuppone una gestione delle imposte “manuale” da parte dell'utente. Essa si presta, quindi, ad essere utilizzata per la registrazione contabile di quei fatti aziendali che non coinvolgono i BS e non comportano calcoli di imposta, quale ad, esempio, la liquidazione dello stipendio di un dipendente 20. La terza struttura è la “linea di registrazione” descritta nelle pagine precedenti. Qui ci preme segnalare come la struttura dati fattura e la struttura dati liquidazione si trasformi in una linea di registrazione in fase di validazione della scrittura, copiando in quest'ultima i dati contenuti nelle altre due strutture. La logica di questa soluzione deve essere cercata nella necessità di rendere la linea di registrazione non modificabile a fronte della possibilità da parte di un utente di modificare 21 i dati contenuti nella struttura dati fattura e nella struttura dati liquidazione.
20 Per l'uso della struttura dati liquidazione nell'ambito della liquidazione degli stipendi, si veda oltre.
21 La funzione “Salva” consente di salvare i dati inseriti nella memoria del database. Questi dati possono essere successivamente editati dall'utente e modificati se necessario. Viceversa, la funzione “Valida” effettua una registrazione dei dati nel database che non possono essere successivamente modificati.
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Registrazioni contabili del ciclo attivo e passivo
Ciclo attivo
Fattura di vendita
La prima categoria di scrittura contabile è la Fattura di vendita. Questa scrittura di caratterizza per la registrazione in DARE (addebitamento 22) di un conto di credito di funzionamento e in AVERE di uno o più conti di ricavo e di uno o più conti di debito. La tabella qui riportata sintetizza questa scrittura.
Tab. 2.1 ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Vendita
DARE
Conto
Credito di funzionamento AVERE
Fonte
Partner
Conto
Fonte
di Ricavo
BS
di Debito (imposte)
BS
Nella tabella è riportata anche la “fonte” da cui GOAL recupera l'informazione sul conto da movimentare. In altre parole, il conto di Credito di funzionamento che la scrittura movimenta è “recuperato” dalla scheda del Partner (cliente), controparte di questo fatto aziendale. Allo stesso modo il conto di Ricavo è ottenuto dalla scheda del BS venduto. Infine, l'anagrafica BS contiene la struttura delle imposte a questo associato, consentendo di risalire alle varie imposte coinvolte e ai conti (del Piano dei Conti) in cui devono essere registrate i vari movimenti a queste associate.
I conti che GOAL ricava dalle diverse “fonti” sono conti di “default” che vengono utilizzati 22 Nei secoli, la cultura contabile italiana ha prodotto un proprio specifico linguaggio (si veda il Glossario riportato in appendice A). La registrazione in DARE di un conto di dice addebitamento; mentre la registrazione in AVERE si dice accreditamento. Per comprendere la logica di questi due termini bisogna ritornare allo schema a doppia entrata precedentemente descritto. La registrazione in DARE (in AVERE) è un addebitamento (accreditamento) perché si scrive dal lato dei debiti (crediti) del RdM. SERVA
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automaticamente dal sistema per generare la scrittura in partita doppia a meno che l'utente non intervenga a modificare il conto stesso. E' attraverso questo meccanismo che è possibile utilizzare struttura dati standard per generare specifiche scritture contabili. Resi da cliente (o resi su vendite)
Un caso specifico del possibile utilizzo della stessa struttura dati per generare specifiche scritture contabili è il caso dei resi da clienti. Quando vengono resi (in tutto o in parte) i beni venduti o per vizi qualitativi, o per ritardi, o per altri inadempimenti, l'impresa può rettificare il ricavo relativo alla vendita dei beni. Questa rettifica può avvenire in maniera diretta23 o in diretta. La rettifica diretta consiste nella movimentazione degli stessi conti movimentati nella vendita, ma con registrazioni nella colonna (DARE, AVERE) opposta. La tabella di seguito riportata sintetizza questa scrittura.
Tab. 2.2 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi da clienti: rettifica diretta DARE
Conto
Di ricavo
AVERE
Fonte
BS
Conto
Credito di funzionamento
Fonte
Partner
Di debito (imposte)
BS
La rettifica indiretta si caratterizza per l'accensione di un nuovo conto “resi su vendite” che sostituisce il conto di Ricavo e funziona come sua rettifica. La tabella seguente riporta questa struttura “personalizzata”.
Tab 2.3 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi da clienti: rettifica indiretta DARE
Conto
C71/047 Resi su vendite
AVERE
Fonte
Conto
Modificato Credito di funzionamento
Fonte
Partner
dall'utente
Di debito (imposte)
BS
23 Alcuni autori (Balducci) ritengono una rettifica diretta non non ammissibile in quanto il conto di ricavo dovrebbe essere unilaterale, per evitare compensazioni di partite, vietata sia civilisticamente che fiscalmente.
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Liquidazione di ricavo La liquidazione di ricavo è una struttura dati che serve a “liquidare 24” qualunque ricavo non associato alla vendita di un prodotto o servizio. La liquidazione comporta l'accensione di un credito verso una controparte, credito che dovrà essere estinto con un successivo pagamento.
Tab 2.4 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di ricavo DARE
Conto
Credito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Di ricavo
Fonte
Sezionale/
Utente
Di debito (Imposta)
Utente
Incasso di funzionamento
La struttura dati di Incasso di funzionamento si caratterizza per la movimentazione in DARE di un conto di liquidità e in AVERE di un conto di credito di funzionamento associato al partner. Questa struttura dati è finalizzata, quindi, a incassare moneta all'interno dell'operatività tipica dell'impresa. Non consente di gestire incassi nell'ambito di operazioni straordinarie (quale il versamento di un socio). Per questo tipo di incasso GOAL utilizza la struttura dell'Estratto Conto o un apposita interfaccia chiamata Giroconto (si veda oltre).
Tab 2.5 ­ Struttura dei conti della scrittura Incasso di funzionamento, legata ad una precedente liquidazione. DARE
Conto
Di Liquidità
AVERE
Fonte
Giornale
Conto
Credito di funzionamento
Fonte
Partner
24 Con liquidare intendiamo il calcolo e la documentazione di quanto reciprocamente dovuto tra l'impresa e le varie controparti. Per un approfondimento si veda il termine “liquidazione” nel glossario riportato in Appendice A.
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Ciclo Liquidazione Ricavo – Incasso di funzionamento
Una volta registrata una scrittura di Liquidazione (o una Fattura di vendita) GOAL consente di generare automaticamente la relativa scrittura di Incasso, utilizzando tutti i dati presenti nella scrittura di Liquidazione. Questo rende facile la gestione del processo aziendale che si avvia con l'emissione di una fattura (o liquidazione di un ricavo) e termina con il relativo incasso. Anticipo da Cliente
Il processo contabile di Anticipo da Cliente consente di apprezzare immediatamente la facilità di “personalizzazione” delle strutture dati precedentemente descritte.
Il processo contabile di Anticipo da cliente comporta una prima scrittura relativo all'incasso dell'anticipo. Questa scrittura ha la stessa struttura della scrittura Incasso di funzionamento. Può essere quindi utilizzata quest'ultima per effettuare l'incasso dell'anticipo. Tab. 2.6 ­ Struttura dei conti della scrittura di incasso di anticipo cliente.
DARE
Conto
Di Liquidità
AVERE
Fonte
Conto
Sezionale Credito di funzionamento
Fonte
Partner
Successivamente all'incasso l'impresa è obbligata ad effettuare l'emissione di una fattura, registrando in AVERE non il conto di reddito ma il conto “Clienti c/anticipi”. Tab. 2.7 ­ Struttura dei conti della scrittura fattura per anticipo cliente
DARE
Conto
Credito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Fonte
C14/001 Clienti conto anticipi Utente
di Debito (imposte)
Bene
Alla consegna del Bene o Servizio, l'impresa registrerà lo storno dell'anticipo, utilizzando SERVA
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una struttura dati specifica di storno (si veda oltre per la struttura di storno o giroconto). Tab. 2.8 ­ Struttura dei conti della scrittura storno di anticipo da cliente
DARE
Conto
C14/001 Clienti conto anticipi AVERE
Fonte
Utente
Conto
“merci c/ vendite”
Fonte
Utente
Infine, l'impresa emetterà fattura di vendita pari alla differenza tra l'importo totale della merce consegnata e l'anticipo ricevuto, utilizzando la struttura dati delle fatture di vendita. Tab. 2.9 ­Struttura dei conti della scrittura Fatture di Vendita
DARE
Conto
Credito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Fonte
di Ricavo
Bene
di Debito (imposte)
Bene
Ciclo passivo
Fattura di acquisto
La Fattura di acquisto ha una struttura opposta a quella della Fattura di vendita. Essa si caratterizza per la registrazione in AVERE di un conto di debito di funzionamento e in DARE di uno o più conti di costo e di uno o più conti di credito. La tabella qui riportata sintetizza questa scrittura.
Tab 3.1 ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Acquisto
DARE
Conto
AVERE
Fonte
di Costo
BS
di Credito (imposte)
BS
Conto
Debito di funzionamento
Fonte
Partner
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Resi a fornitore (o resi su acquisti)
Quando vengono resi (in tutto o in parte) i beni acquistati o per vizi qualitativi, o per ritardi, o per altri inadempimenti, l'azienda rettifica il costo relativo all'acquisto di beni. La rettifica può essere diretta25 con una movimentazione in AVERE del conto di Costo. Tab 3.2 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi a fornitori: rettifica diretta DARE
Conto
Debito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Fonte
di Costo
BS
di Credito (imposte)
Bene
Alternativamente, la rettifica può essere indiretta, ovvero mediante l'accensione di un nuovo conto “resi su acquisti”, che funziona come rettifica di costo, in AVERE. Tab 3.3 ­ Struttura dei conti della scrittura Resi a fornitori: rettifica indiretta DARE
Conto
Debito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
C51/007 Resi su acquisti
Fonte
Inserito dall'utente
di Credito (imposte)
BS
Liquidazione di costo La liquidazione di costo è una struttura dati che serve a “liquidare 26” qualunque costo non associato alla vendita di un prodotto o servizio (ad esempio, Fitti passivi ecc.). La liquidazione comporta l'accensione in AVERE di un debito verso una controparte, debito 25 Alcuni autori (Balducci) ritengono questa scrittura non ammissibile in quanto il conto di costo dovrebbe essere unilaterale, per evitare compensazioni di partite, vietata sia civilisticamente che fiscalmente.
26 Con liquidare intendiamo il calcolo e la documentazione di quanto reciprocamente dovuto tra l'impresa e le varie controparti. Per un approfondimento si veda il termine “liquidazione” nel glossario riportato in Appendice A.
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che dovrà essere estinto con un successivo pagamento. Questa struttura di scrittura contabile può avere o meno una registrazione su un conto di credito per imposte, ricavato automaticamente dal sistema sulla base dell'imposta scelta dall'utente. Tab. 3.4 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di costo (senza imposte)
DARE
Conto
Di costo
AVERE
Fonte
Conto
Sezionale/ Debito di funzionamento
Fonte
Partner
Utente
Tab 3.5 ­ Struttura dei conti della scrittura Liquidazione di costo (con imposte)
DARE
Conto
Di costo
AVERE
Fonte
Conto
Sezionale/ Debito di funzionamento
Fonte
Partner
Utente
Di credito (Imposta)
Utente
Pagamento di funzionamento
La struttura dati di Pagamento di funzionamento si caratterizza per la movimentazione in DARE di un conto di debito di funzionamento associato ad una controparte e in AVERE di un conto di liquidità. Questa struttura dati è finalizzata, quindi, a registrare un pagamento all'interno dell'operatività tipica dell'impresa. Non consente di gestire pagamenti nell'ambito di operazioni straordinarie (quale la restituzione di un prestito ad un socio). Per questo tipo di pagamento GOAL utilizza la struttura dell'Estratto Conto (si veda oltre).
Tab. 3.6 ­ Struttura dei conti della scrittura Pagamento di funzionamento, legata ad una precedente liquidazione di costo
DARE
Conto
Debito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Di Liquidità
Fonte
Sezionale
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
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Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento.
Il Ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di funzionamento risulta il complemento del Ciclo Liquidazione di ricavo – Incasso di funzionamento. Una volta effettuata una scrittura di Liquidazione di costo (o Fattura di acquisto), Goal consente di generare automaticamente la relativa scrittura di pagamento, semplificando notevolmente la gestione del processo che si avvia con la registrazione di un fattura d'acquisto e si conclude con il relativo pagamento.
Anticipi a fornitori
Il processo contabile di Anticipo a fornitore comporta una prima scrittura contabile relativo all'uscita di cassa per il pagamento effettuato. Questa uscita avrà come contropartita l'accensione di un credito verso il fornitore (scrittura in DARE sul conto Debito di funzionamento) Tab. 3.7 ­ Struttura dei conti della scrittura di un pagamento per anticipo a fornitore.
DARE
Conto
Debito di funzionamento
AVERE
Fonte
Partner
Conto
Di Liquidità
Fonte
Sezionale
Il pagamento ad un fornitore prima della consegna del bene o la prestazione del servizio, impone al fornitore l'emissione di una fattura per l'anticipo ricevuto. Al ricevimento della fattura l'impresa deve effettuare la relativa registrazione. Tab. 3.8 ­ Struttura dei conti della scrittura fattura per anticipo a fornitore DARE
Conto
AVERE
Fonte
C07/059 Fornitori c/anticipi
Utente
di Credito (imposte)
BS
Conto
Debito di funzionamento
Fonte
Partner
Alla consegna da parte del fornitore del bene o all'erogazione del servizio, l'impresa deve SERVA
40
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
registrare lo storno dell'anticipo, utilizzando una struttura dati specifica di storno dal conto “fornitori conto anticipi” ad un conto di Costo (relativo alla tipologia di acquisto effettuato). Tab 3.9A ­ Struttura dei conti della scrittura storno di anticipo a fornitore
DARE
Conto
AVERE
Fonte
Di Costo
Utente
Conto
C07/059 Fornitori c/anticipi
Fonte
Utente
Quindi, l'impresa riceve la fattura di acquisto per un importo pari alla differenza tra il valore totale della merce consegnata o del servizio erogato e l'anticipo fatto. Questa scrittura può essere fatta utilizzando la struttura dati delle fatture di acquisto. Tab 3.9B ­ Struttura dei conti della scrittura Fatture di Acquisto
DARE
Conto
AVERE
Fonte
di Costo
Bene
di Credito (imposte)
Bene
Conto
Debito di funzionamento
Fonte
Partner
Infine l'impresa paga il proprio fornitore per la parte residua rispetto all'anticipo effettuato.
Tab. 3.9C ­ Struttura dei conti della scrittura di un pagamento di fattura di acquisto.
DARE
Conto
AVERE
Fonte
Debito di funzionamento
Partner
Conto
Di Liquidità
Fonte
Sezionale
Registrazioni del ciclo attivo e passivo: una visione d'insieme
Come abbiamo visto, il ciclo attivo e passivo comportano due scritture “di base”: 1. una prima scrittura relativa alla liquidazione, che movimenta un credito (ciclo attivo) o un debito (ciclo passivo) di funzionamento e, come contropartita, un conto di Ricavo (ciclo attivo) o di Costo (ciclo passivo) e crediti o debiti per iva; 2. una seconda scrittura, in occasione dell'incasso/pagamento, che chiude il conto di SERVA
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ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
credito o debito di funzionamento e come contropartita movimenta un conto di liquidità. La tabella 4.1 riporta una sintesi delle varie scritture contabili e la fonte da dove Goal recupera il conto. Tab 4.1 Sintesi delle scritture contabili relative al ciclo attivo e passivo
Operazione di liquidazione
Fonte conto
Partner
DARE
AVERE
Operazione incasso / pagamento
Fonte conto
di Credito di f. di Debito di f. Partner
BS/Sezionale di Costo
di Ricavo BS/utente
Imposta Imposta (credito)
(debito)
Sezionale
DARE
AVERE
di Debito di f. di Credito di f.
di Liquidità di Liquidità Per le operazioni di liquidazione la fonte è: 1. l'anagrafica Clienti e Fornitori, per i conti di Credito e di Debito di funzionamento;
2. l'anagrafica BS, per i conti di Costo e di Ricavo, se la liquidazione comporta l'esplicitazione del bene o servizio acquistato o venduto, come nel caso della fatture di vendita e delle fatture di acquisto; 3. il giornale sezionale, per i conti di Costo e di Ricavo, se la liquidazione non è per BS. 4. l'anagrafica BS, per l'imposta e il relativo conto, se la liquidazione è per BS. 5. Scelta dell'utente, per l'imposta e il conto associato, se la liquidazione non è per BS. Per le operazioni di incasso e pagamento la fonte è: 1. l'anagrafica Clienti e Fornitori, per i conti di Credito e di Debito di funzionamento;
2. il giornale sezionale, per i conti di liquidità.
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
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Registrazioni della contabilità dipendenti
La contabilità dipendenti comporta la registrazione di tutti i fatti aziendali di natura monetaria legati ai contratti e al lavoro erogato dai dipendenti.
Il primo fatto aziendale rilevante è l'attività svolta dal lavoratore dipendente che, per contratto, generalmente si monetizza a fine mese attraverso il calcolo e stampa della busta paga, ossia attraverso la liquidazione degli stipendi. La liquidazione dello stipendio fa sorgere:
1. un debito dell'impresa verso il dipendente per un importo pari allo stipendio liquidato; 2. un debito dell'impresa verso INPS per la quota di contributi sociali a carico dell'impresa;
Se il dipendente a diritto a degli assegni familiari, la liquidazione dello stipendio fa sorgere anche: 1. un debito dell'impresa verso il dipendente per l'importo degli assegni; 2. un credito dell'impresa verso INPS per l'importo degli assegni. In fase di pagamento dello stipendio, l'impresa deve svolgere il ruolo di sostituto d'imposta, trattenendosi dalla retribuzione:
1. gli oneri sociali a carico del lavoratore dipendente;
2. le trattenute ai fini dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF); 3. le trattenute ai fini dell'imposta addizionale regionale IRPEF; 4. le trattenute ai fini dell'imposta addizionale comunale IRPEF. Naturalmente queste trattenute fanno sorgere i seguenti debiti dell'impresa: 1. verso INPS per un importo pari agli oneri sociali a carico del lavoratore; SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
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2. verso l'Erario Stato, Erario Regione, Erario Comune per un importo pari rispettivamente alle trattenute effettuate ai fine IRPEF nazionale, addizionale regionale e addizionale comunale.
Di seguito sono riportate le diverse scritture relative alla varie fasi. Liquidazione delle retribuzioni.
Per poter utilizzare proficuamente in ciclo Liquidazione di costo – Pagamento di Funzionamento, è utile scomporre la liquidazione delle retribuzioni tra la parte netta (quella che effettivamente verrà pagata al dipendente) dalla altre componenti di costo, che saranno pagante ad altre controparti. Di seguito sono riportate le diverse scritture, relative alle diverse parti della liquidazione. Tab. 5.1 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: retribuzione netta (per ogni dipendente) DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale Di debito (C16/011 Personale Partner
dipendenti)
c/retribuzioni) Questa scrittura è relativa al valore dello stipendio netto che viene accreditato sul conto di debito relativo al dipendente.
Tab. 5.2 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Contributi INPS a carico dipendenti impresa (totale per tutti i dipendenti) DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C16/001 Debiti Partner
dipendenti)
vs/INPS) Questa scrittura riguarda il totale dei contributi a carico dei dipendenti che l'impresa si trattiene, accedendo un debito di pari importo verso l'INPS. Poiché questa voce di costo SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
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è inclusa nelle retribuzione lorda, il conto di costo è il medesimo delle retribuzioni nette. Tab. 5.3 Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF statale (totale per tutti i dipendenti) DARE
Conto
Di costo (salari e stipendi)
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Sezionale di debito (C15/003 Erario c/ Partner
ritenute dipendenti)
Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. ll sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario statale” Tab. 5.4 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF addizionale regionale (totale per tutti i dipendenti) DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C15/004 Erario c/ Partner
dipendenti)
addizionale regionale IRPEF)
Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. Il giornale sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario regionale” Tab. 5.5 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Trattenute IRPEF addizionale comunale (totale per tutti i dipendenti) DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C15/005 Erario c/ Partner
dipendenti)
addizionale comunale IRPEF)
Questa scrittura riguarda il totale delle trattenute ai fini IRPEF. Il giornale sezionale è sempre “Salari e Stipendi”, mentre il partner è “Erario comunale” L'ultima scrittura riguarda gli oneri sociali a carico dell'impresa. Il conto di costo di questa SERVA
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ORDO SERVABIT TE
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voce non è “C56/001 Retribuzioni dipendenti”, ma “C56/002 Contributi previdenziali in conto alla ditta”. Tuttavia, al fine di semplificare l'operazione all'addetto amministrazione, questo costo verrà prima registrato nel conto di costo “C56/001 Retribuzioni dipendenti” e quindi stornato al conto di costo “C56/002 Contributi previdenziali in conto alla ditta”.
Tab. 5.6 ­ Struttura dei conti della scrittura di liquidazione retribuzioni: Oneri previdenziali a carico dell'impresa (totale per tutti i dipendenti) DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di costo (C56/001 Retribuzioni Sezionale di debito (C16/001 Debiti verso Partner
dipendenti)
INPS)
Questa scrittura riguarda il totale degli oneri previdenziali a carico dell'impresa
Tab. 5.7 ­ Struttura dei conti della scrittura storno di oneri previdenziali a carico dell'impresa
DARE
Conto
AVERE
Fonte
Conto
Fonte
Di Costo (C56/002 Contributi Utente
di costo (C56/001 Retribuzioni Utente
previdenziali in conto alla ditta)
dipendenti)
Pagamenti relativi alle liquidazione delle retribuzioni.
Tutte le scritture dalla 5.1 alle 5.6 possono essere effettuate utilizzando la struttura dati di “Liquidazione di costo”. Questo consente di poter automaticamente effettuare il pagamento associato a ciascuna liquidazione, scegliendo semplicemente la liquidazione e attivando la funzione “Pagamento”. La tabella 5.8 sintetizza le diverse scritture relative alla liquidazione delle retribuzioni e ai relativi pagamenti. SERVA
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ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
Tab 5.8 Sintesi delle scritture contabili relative alla liquidazione retribuzioni e relativi pagamenti.
Operazione di liquidazione
Fonte conto
Sezionale
DARE
Operazione di pagamento
AVERE
di costo Retr.
Fonte conto
DARE
Sezionale
AVERE
di Liquidità Dipendente
di Debito di f. da liquid.
(1)
di Debito di f. Partner INPS
di deb v/INPS da liquid.(1)
di deb v/INPS
P. Erario St.
di deb v/Er.St da liquid.(1)
di deb v/Er.St
P. Erario Reg.
di deb v/Er.R. da liquid.(1)
di deb v/Er.R.
P. Erario Co.
di deb v/Er.C. da liquid.(1)
di deb v/Er.C.
Giroconto
Utente
di costo Oner.
Utente
di costo Retr.
(1) La scrittura di pagamento recupera il conto di debito utilizzato nella corrispondete operazione di Liquidazione di costo.
Una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni.
E' possibile introdurre una soluzione alternativa al ciclo liquidazioni/pagamenti retribuzioni rispetto a quella descritta nelle due sezioni precedenti. Questa soluzione alternativa è basata sull'uso del Giroconto (per una sua descrizione si veda più oltre) e sull'inserimento di un conto transitorio di debito “Debiti v/Enti Pubb.”. In questa soluzione devono essere definiti i giroconti riportati nella tabella 5.9.
Tabella 5.9 : Liquidazione trattenute e oneri sociali tramite giroconto
Giroconto
Conto in DARE Conto in AVERE
Liquidazione INPS dipendenti
di Costo: Retribuzioni
di deb. v/INPS
Trattenute IRPEF di Costo: Retribuzioni
di deb. Erario c/ rit dip.
Trattenute IRPEF addiz. Regionale di Costo: Retribuzioni
di deb. Erario c/add. Reg.
Trattenute IRPEF addiz. Comunale di Costo: Retribuzioni
di deb. Erario c/add. Comun.
Liquidazione INPS a carico impresa di Costo: Contributi pr. di deb. v/INPS
SERVA
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ORDO SERVABIT TE
Pagamento INPS
di deb. v/INPS
Debiti v/Enti Pubb.
Pagamento ritenute dipendenti
di deb. Erario c/ rit dip. Debiti v/Enti Pubb.
Pagamento ritenute add. regionale
di deb. Er. c/add. Reg. Debiti v/Enti Pubb.
Pagamento ritenute add. comunale di deb. Er.c/add. Com. Debiti v/Enti Pubb.
In questa soluzione, l'ultima registrazione relativa al pagamento del modulo F24 sarà la seguente registrazione di pagamento al partner “Amministrazioni pubbliche”.
Tab 5.10 ­ Struttura dei conti della scrittura pagamento F24
DARE
Conto
Debiti v/Enti Pubb.
AVERE
Fonte
Partner
Conto
di liquidità
Fonte
Sezionale
SERVA
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Registrazioni contabilità IVA
Dal punto di vista fiscale la contabilità generale assolve il compito di fornire informazioni rilevanti ai fini della determinazione delle imposte.
Ciò è valido sia ai fini della determinazione delle imposte sui redditi e sulle attività produttive sia ai fini delle determinazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) 27.
Nell'ambito del regime IVA, ogni soggetto operante nel settore produzione, dello scambio o dei servizi funge da sostituto di imposta applicando rivalse e beneficiando di detrazioni. A tal fine, nel corso dell'esercizio, l'azienda provvede a rilevare continuamente i "fatti rilevanti ai fini IVA" (a cui è associata, se dovuta, un aliquota IVA) registrando un credito o un debito verso l'Erario a seconda se si tratta di un operazione di acquisto o di vendita.
Periodicamente, mensilmente o trimestralmente a seconda dei limiti dimensionali a cui l'azienda è soggetta, è necessario provvedere alla liquidazione della stessa sulla base della differenza tra l'IVA a debito (scaturita dalle vendite) e l'IVA a credito (scaturita dagli acquisti). Questa operazione periodica prende il nome di liquidazione IVA.
Iva per competenza e Iva per cassa
La disciplina dell'imposta sul valore aggiunto presenta diversi elementi di complessità attinenti alla gestione di specifici aspetti od operazioni. In questa sede introduciamo la differenza fra IVA per competenza e IVA per cassa.
Nel regime per competenza, l'IVA diventa esigibile nel momento in cui sorge la manifestazione finanziaria mediante l'emissione o la ricezione della fattura.
Ne deriva che, per ciascuna impresa, l'imposta è dovuta indipendentemente dal periodo in cui effettivamente di verificherà l'incasso o il pagamento della fattura stessa.
Nel regime per cassa è possibile differire l'esigibilità dell'imposta al momento dell'effettivo 27 L'Imposta sul Valore Aggiunto è un imposta sui consumi introdotta in Italia nel 1972 e disciplinata principalmente dal D.P.R. 633 del 1972.
SERVA
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incasso della fattura. Tale regime era in precedenza applicabile solo per le operazioni effettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni ma dal 2009 questo è stato esteso. Possono avvalersene i soggetti con un volume di affari entro i 200 mila euro, ma non è applicabile sulle operazioni verso privati o sulle operazioni regolate da particolari regimi speciali28. Essendo opzionale si applica dunque a scelta del cedente o prestatore del servizio 29. L'imposta è comunque dovuta entro un anno dall'operazione se l'incasso non si è manifestato.
Da notare che tale disciplina introduce delle complessità aggiuntive in fase di registrazione dei fatti di gestione in contabilità generale in quanto il sorgere del debito nei confronti dell'erario sarà da rilevare in fase di incasso e non in fase di registrazione della fattura.
L'attuale versione di Goal supporta solo la gestione Iva in regime per competenza.
Liquidazione periodica
Periodicamente, con cadenza mensile o trimestrale a seconda dei limiti dimensionali propri dell'azienda, è necessario provvedere alla liquidazione del periodo di riferimento determinando il saldo a credito o a debito verso l'Erario. Ciò comporta:
•
un operazione di storno dell'Iva a credito a Erario c/Iva per un importo parti al saldo puntualmente calcolato, in modo da chiudere il conto Iva a credito;
•
un uguale operazione di storno per l'Iva a debito;
•
il calcolo del saldo del conto Erario c/Iva.
Le imprese che, avendone i requisiti, decidono di avvalersi del regime di liquidazione trimestrale, saranno soggette in sede di versamento ad incremento dell'1% dell'importo dovuto a titolo di interesse.
28 E' il caso, per esempio, del reverse charge.
29 Chi volesse avvalersi dell'IVA per cassa, è necessario evidenziare l'opzione a tale regime in fattura indicando: “operazione con imposta ad esigibilità differita ai senti dell'art. 7 D.l. 185/2008”
SERVA
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Normalmente i periodi di imposta e gli esercizi di riferimento sono coincidenti con l'anno solare. Per i contribuenti mensili, quindi, il periodo di riferimento è il mese solare. Per i contribuenti trimestrali il periodo di riferimento è il trimestre solare e i relativi trimestri chiuderanno al 31/03, 30/06, 30/09, 31/12.
Viceversa, qualora non dovesse esserci una coincidenza tra la data di chiusura dell'esercizio con la fine dell'anno solare, le date di chiusura saranno “traslate” e si verificheranno delle particolarità sui tempi e i modi che riguardano sia la presentazione della dichiarazione annuale dell'Iva, sia il versamento del quarto trimestre che verranno esposte nel seguito della presente trattazione.
Versamento periodico
Il versamento dell'imposta in regime mensile è dovuto entro il 16 del mese successivo. In regime trimestrale è dovuto entro il 16 del secondo mese successivo eccezion fatta per il quarto trimestre su cui operano delle regole particolari. Infatti, il versamento del quarto trimestre, qualora l'esercizio coincida con l'anno solare, è dovuto: a) entro il 16 marzo dell'anno successivo; b) in concomitanza con la dichiarazione dei redditi (solitamente entro il mese di luglio) con una maggiorazione dello 0,5% per il periodo successivo al 16 marzo. Il versamento del quarto trimestre, qualora l'esercizio non coincida con l'anno solare, è dovuto in sede di dichiarazione annuale Iva nei modi indicati nei paragrafi successivi.
L'imposta è dovuta se è superiore a €25,82. Se inferiore, l'importo a debito va a cumularsi con il saldo del periodo successivo.
Se l'importo è a credito essa verrà cumulata al saldo del periodo successivo; in alternativa, sarà possibile chiederne il rimborso rispettando determinati criteri.
Il versamento avviene per mezzo del modello F24 contestualmente al versamento delle altre imposte.
Acconto Iva annuale
Entro il 27 dicembre di ciascun anno è necessario provvedere al versamento di un acconto SERVA
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sul periodo di imposta successivo.
I criteri di calcolo dell'acconto possono essere diversi:
•
con il metodo storico il contribuente in regime trimestrale verserà un importo pari a quanto versato nell'ultimo trimestre dell'anno precedente;
•
con il metodo previsionale il contribuente trimestrale verserà come acconto l'88% dell'IVA che prevede di dovere versare nell'ultimo trimestre dell'anno in corso;
•
con il metodo analitico l'acconto sarà pari all'importo puntuale calcolato su tutte le operazioni utili ai fini Iva relativi all'ultimo trimestre e come termine ultimo il 20 dicembre.
Identico sarà per i contribuenti mensili con la sola differenza che l'acconto e il relativo importo devono essere calcolati su base mensile.
L'acconto Iva non è dovuto se l'importo rilevato è a credito oppure inferiore è a € 103,29.
Dichiarazione annuale
La dichiarazione annuale Iva è un obbligo a cui tutti i soggetti Iva sono tenuti (a meno di specifiche esenzioni) anche se durante il periodo non hanno provveduto ad eseguire alcuna operazione (rilevante ai fini Iva) e serve a determinare definitivamente l'importo dovuto per il periodo precedente.
Tale dichiarazione, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare può essere eseguita:
•
con una dichiarazione separata, con scadenza di presentazione 16 giugno;
•
con la dichiarazione dei redditi annuale, il modello Unico, entro il settimo mese dalla chiusura del periodo di imposta. Nella prima ipotesi (dichiarazione separata) l'importo a debito va versato entro le seguenti scadenze:
•
entro il 16 marzo;
SERVA
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•
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in concomitanza con la dichiarazione dei redditi: in questa caso sarà applicata una maggiorazione dello 0,5% per il periodo successivo al 16 marzo.
Nella seconda ipotesi, le scadenze rimangono identiche ma il saldo può anche essere effettuato con le seguenti modalità:
•
in concomitanza con la dichiarazione dei redditi in una unica soluzione con una maggiorazione 0,4%; •
rateizzando a partire dal mese di marzo con maggiorazione 0,5%; •
rateizzando a partire dalla data del pagamento delle somme del modello Unico con maggiorazione dello 0,4% e, per i mesi successivi al 16 marzo, con ulteriore maggiorazione dello 0,5% per le rate successive alla prima. Le rate dovranno essere: costanti, versate entro il 16 di ogni mese e devono terminare entro l'undicesimo mese.
I contribuenti che hanno un periodo di imposta non coincidente con l’anno solare non possono presentare la dichiarazione in forma unificata. In questo caso la dichiarazione Iva avverrà necessariamente con una dichiarazione separata, nel periodo compreso tra il 1° febbraio e il 30 settembre30.
Se l'importo rilevato dalla dichiarazione annuale è a credito, questo può essere portato in detrazione nella dichiarazione successiva o usato in compensazione con altre imposte. Il rimborso è possibile entro certi criteri strettamente definiti.
30 Sul modello Iva e sulle relative istruzioni di configurazione si veda il sito dell'Agenzia delle Entrate.
SERVA
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Annotazioni Cassa e Banca
Con annotazioni contabili intendiamo la memorizzazione nel sistema contabile di dati che non vengono appoggiati alle registrazioni (e alle strutture dati relative alle linee di registrazione), ma su strutture dati diverse, anche se collegate alle registrazioni stesse. Tra queste annotazioni due hanno una particolare importanza per i bisogni informativi che soddisfano: l'estratto cassa e la riconciliazione incassi e pagamenti. Estratto cassa
Goal ha la proprietà di annotare, in fase di registrazione di un pagamento o di un incasso, quale cassa risulta movimentata in uscita o in entrata. Queste annotazioni di cassa devono essere scritte in un “estratto di cassa”, precedentemente aperto. Poiché gli estratti cassa possono essere definiti a piacere da parte dell'utente, una buona regola è quella di definire questi estratti sulla base del mese a cui appartengono i movimenti monetari che in esso saranno annotati.
Supponiamo ad esempio di avere una “cassa” rappresentata dal “CC 99 presso banca XX” e di definire un estratto cassa per ogni mese dell'anno. Se nell'estratto cassa “Gennaio CC 99 XX” si annotano tutte le entrate e le uscite di gennaio effettuate su quel conto corrente, a fine gennaio sarà possibile confrontare l'estratto cassa “Gennaio CC 99 XX” con l'estratto conto prodotto dalla banca XX relativo al CC 99 ed avere un immediato risconto delle correttezza e completezza delle operazioni effettuate nel corso del mese.
Annotazione automatica nell'estratto cassa
In GOAL l'inserimento in un estratto cassa del valore movimentato avviene in modo automatico in fase di registrazione contabile di un incasso o di un pagamento. E' sufficiente, infatti, che l'utente inserisca, in fase di registrazione contabile, l'indicazione dell'estratto cassa che dovrà contenere la relativa annotazione, perché il sistema la effettui automaticamente. SERVA
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L'uso delle funzionalità di incasso e pagamento (sia in modo isolato che come passo finale dei cicli attivo e passivo) consente, quindi, di annotare automaticamente gli importi movimentati sull'estratto cassa opportuno. Annotazione manuale nell'estratto cassa
Goal consente di annotare manualmente entrate ed uscite sull'estratto cassa. Nella fase di semplice annotazione, il sistema non genera alcuna scrittura contabile. Esse verranno generate automaticamente alla chiusura dell'estratto cassa 31.
Questa funzionalità consente di inserire nell'estratto cassa quei movimenti monetari la cui documentazione è rappresentata dall'estratto conto bancario, quali gli oneri e i proventi per interessi e i costi bancari. In questo modo, attraverso due modalità diverse (in automatico tramite i processi aziendali di base e manualmente per i costi e ricavi verso soggetti particolari, quali le banche) è possibile generare estratti cassa perfettamente corrispondenti agli estratti conto prodotti dalle banche ed avere uno strumento di controllo molto efficiente sulla correttezza e completezza delle attività amministrativo contabili svolte. Chiusura estratto cassa
Proprio perché in fase di chiusura di un estratto cassa il sistema genera in automatico le scritture contabili associate alle annotazioni effettuate manualmente nell'estratto, una volta chiuso un estratto esso non può più essere aperto. In sistema, infatti, non saprebbe come comportarsi con quelle scritture che sono state generate automaticamente in fase di chiusura dell'estratto.
Riconciliazione incassi e pagamenti
Un'altra funzionalità importate in Goal è quella di annotare un legame tra l'accensione dei diversi debiti e crediti ed i pagamenti e incassi a questi associati. Questo consente di avere 31 La chiusura di un Estratto Cassa corrisponde, quindi, alla validazione di un documento contabile in quanto registra in modo definitivo la relativa scrittura nelle “linee di registrazione”.
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una informazione precisa in grado di abbinare debiti (o crediti) con i corrispondenti pagamenti (o incassi), anche quando la relazione tra debito/crediti e pagamenti/incassi non è di uno a uno, ma di uno a molti o, al limite, di molti a molti.
Questa funzionalità risulta particolarmente utile in fase di controllo della correttezza dei pagamenti fatti (o degli incassi ricevuti), perché consente, da un lato, di porre l'attenzione su quei debiti (crediti) accessi e non ancora pagati (incassati) e, dall'altro, di risalire per ogni debito/credito (o insieme di debiti/crediti) acceso ai pagamenti/incassi che li hanno chiusi.
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Registrazioni contabili diverse
Giroconto
Goal implementa una funzionalità nota come Giroconto. Essa è una combinazione di un addebitamento (registrazione in DARE) e di un accreditamento (registrazione in AVERE) di pari importo tra due conti. Se definiamo la tipologia di giroconto come quell'insieme di operazioni che movimentano due conti del piano dei conti di segno opposto, allora il concetto di tipologia di giroconto può essere associato al concetto di causale contabile32.
In Goal la funzionalità del giroconto è stata implementata al fine di facilitare l'inserimento di determinati accadimenti contabili. Attualmente, è contemplata la possibilità di gestire le seguenti casistiche di registrazioni contabili:
•
Liquidazione IVA (storno IVA debito): inserendo l'importo a saldo provvede a chiudere il conto del piano dei conti IVA ns/debito girandolo a favore del conto Erario c/IVA;
•
Liquidazione IVA (storno IVA a credito): inserendo l'importo a saldo provvede a chiudere il conto del piano dei conti IVA ns/credito girandolo a favore del conto Erario c/IVA;
Avendo eseguito i due giroconti appena descritti sarà possibile determinare l'IVA dovuta nel periodo sulla base del saldo del conto del piano dei conti Erario c/IVA.
In aggiunta, sono contemplati, inoltre, in seguenti giroconti:
•
Ritenuta di acconto (storno): provvede a stornare il conto Debiti v/ fornitori Italia a favore del conto Erario c/ritenute da versare. Ciò si rende utile nel momento in cui 32 Daniele Balducci (Tenere la contabilità ­ Edizioni FAG Milano) individua le causali contabili come quegli strumenti che hanno la finalità di agevolare l'operatore contabile nel digitare la descrizione dell'operazione rilevata.
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diventa necessario rilevare un debito verso l'Erario a seguito del pagamento di una fattura che è soggetta a ritenuta di acconto. Tale importo sarà poi liquidato il giorno 16 del mese successivo alla manifestazione dell'evento tramite il modello F24.
•
Sottoscrizione soci: contempla la possibilità di registrare in maniera semplice le scritture di registrazione. Consente di iscrivere in contabilità l'importo della sottoscrizione al capitale sociale e di associare ad esso un parter Socio.
Girocassa
Il Girocassa offre una soluzione agevole per la registrazione di un trasferimento di somme monetarie da un “estratto di cassa” ad un altro.
Attraverso la selezione dei seguenti elementi: a) estratto cassa sorgente e di destinazione; b) estratto conto del periodo, di origine e di destinazione;
c) conto di appoggio (il contro transitorio noto come Girocassa);
d) l'ammontare da trasferire;
e) la data dell'operazione;
f) il Riferimento (la ragione per la quale il Girocassa è stato eseguito);
sarà possibile generare le registrazioni seguenti:
Tab. 8.1 ­ Struttura dei conti della scrittura di un giroconto.
DARE
AVERE
Conto
Fonte
Conto
Di transizione
/
Di Liquidità
Di Liquidità
Sezionale Di transizione
Fonte
Sezionale
/
Per cui, la registrazione di un trasferimento di € 500 dal conto corrente bancario a favore della Cassa presente presso la sede dell'azienda sarà la seguente:
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ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
Tab. 8.1 – Registrazione Giroconto di € 500 da Banca a Cassa.
DARE
Conto
C99/021 Girocassa AVERE
Importo
500
Conto
Importo
C09/001 Banche: conti correnti 500
attivi
C09/031 Contante in moneta 500
C99/021 Girocassa 500
nazionale in cassa Scritture di assestamento
Le scritture di assestamento sono rilevazioni contabili che vengono eseguite in chiusura dell'esercizio al fine di determinare l'utile o la perdita del periodo secondo il principio della competenza economica33. Questa tipologia di scritture può essere scomposta in quattro sotto categorie.
Scritture di integrazione
Riguardano valori di competenza dell'esercizio non ancora rilevati, in quanto avranno la loro manifestazione finanziaria negli esercizi successivi. Rientrano in questa categoria: i ratei attivi e passivi, gli accantonamenti e le svalutazioni.
Scritture di rettifica
Riguardano valori che, in parte, sono di competenza degli esercizi futuri la cui manifestazione finanziaria si è già manifestata nell'esercizio in corso. Rientrano in questa categoria: i risconti attivi e passivi, le rimanenze.
Scritture di completamento
Riguardano fatti aziendali di competenza dell'esercizio in corso non ancora registrati in 33 L'art. 2423­bis del codice civile, tra gli altri, enuncia il seguente principio di redazione del bilancio: “si deve tener conto dei proventi e degli oneri di competenza dell'esercizio, indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento”. Questa è una delle finalità per le quali è necessario provvedere alla redazione di questa tipologia di scritture al termine di ciascun esercizio.
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quanto prive, alla data di chiusura dell'esercizio, di “pezze di appoggio” o degli elementi necessari per il calcolo puntuale del loro ammontare. Rientrano in questa categoria: gli interessi bancari, la quota di TFR dell'anno corrente, le fatture da emettere e da ricevere.
Scritture di ammortamento
Scritture che consentono di ripartire i costi pluriennali 34 fra più esercizi. L'ammortamento delle immobilizzazioni rappresenta l'esempio più classico.
Imposte
A seguito della redazione delle scritture di assestamento si viene a determinare la “situazione ante­imposte”. Sulla base dei risultati rilevati si procederà a determinare le imposte di competenza di esercizio secondo il “criterio civilistico” 35.
La determinazione delle imposte secondo il criterio civilistico rappresenta l'ultimo tassello prima delle determinazione dell'utile o della perdita di esercizio.
Scritture di chiusura
Le scritture di chiusura hanno come finalità la determinazione del risultato di esercizio (come differenza fra i costi e i ricavi del periodo) e del capitale di funzionamento (valori attivi, passivi e di patrimonio netto) tenuto conto della situazione contabile determinatasi a seguito delle scritture di assestamento e del calcolo delle imposte.
34 Sono tali i costi generati da fattori produttivi la cui utilità è estesa a più esercizi (fattori a fecondità ripetuta). Per questa ragione, tali costi vengono iscritti nello Stato Patrimoniale (contrariamente a quanto avviene per i fattori a fecondità semplice registrati tra i costi di esercizio) e al termine di ciascun esercizio si provvede a determinare la quota di competenza.
35 Discrepanze fra la normativa civilistica e la normativa fiscale (di cui il Testo unico delle imposte sui redditi è la colonna portante) possono portare a divergenze rispetto alle imposte calcolate al termine dell'esercizio. Queste differenze verranno in seguito rilevate (e compensate) in sede di dichiarazione dei redditi. SERVA
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Rappresentano l'ultima incombenza dell'esercizio in quanto, in seguito, tutti i conti risulteranno chiusi e sarà possibile pertanto procedere alla redazione del bilancio di esercizio tenuto conto dei saldi di ciascun conto del piano dei conti così determinatosi.
Questa tipologia di scritture può essere scomposta in due sotto categorie.
Scritture di epilogo
Riguardano la “chiusura” dei conti di ricavo e di costo. Come differenza si determina l'utile o la perdita di esercizio.
Scritture di chiusura generale dei conti
Riguardano la chiusura dei conti dell'attivo e del passivo dello stato patrimoniale nonché i conti di Patrimonio netto.
Scritture di apertura
Le scritture di apertura sono rilevazioni contabili che vengono eseguite in apertura dell'esercizio riprendendo i saldi dei conti afferenti allo Stato Patrimoniale determinati in sede di chiusura del periodo precedente36.
Questa tipologia di scritture può essere scomposta in due sotto categorie.
Scritture di apertura generale dei conti
Riguardano la “riapertura” dei conti dell'attivo, del passivo e di Patrimonio netto al fine di riportarli al loro “stato originario” (cioè riprendendo i saldi e il segno delle scritture di chiusura).
Scritture iniziali di storno
Riguardano la “ripresa” dei costi e dei ricavi provenienti dagli esercizi precedenti a seguito 36 Risultano ovvie le ragioni per cui i conti di Conto Economico, diversamente dai conti dello Stato patrimoniale, non vengono riaperti. Data la loro finalità di rilevare i costi e ricavi di competenza questi esauriscono la propria funzione all'interno di un singolo esercizio.
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delle operazioni realizzate nell'ambito delle scritture di assestamento. Rientrano in questa categoria: la chiusura dei conti ratei e risconti (attivi e passivi), la determinazione delle rimanenze iniziali (come storno del relativo conto di Stato Patrimoniale). Non tutte le operazioni vengono rilevate al primo giorno di apertura del nuovo esercizio: per esempio i conti Fatture da emettere e Fatture da ricevere genereranno scritture contabili solo al momento dell'emissione o della ricezione della relativa fattura di vendita o di acquisto 37.
37 In tale momento si verifica la manifestazione finanziaria e in questa sede si provvederà quindi ad alimentare i numerari di credito o di debito.
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I processi amministrativi contabili
Nei capitoli precedenti del presente manuale è stata fatta luce sulle finalità dell'area amministrativo­contabile e sui soggetti coinvolti in tale processo. Inoltre, attraverso una breve disamina, sono state esposte le astrazioni informatiche su cui si basa il funzionamento dell'applicativo Goal.
Nel presente capitolo, invece, verranno esaminate le interfacce di inserimento dati di Goal e alcune casistiche che necessariamente bisogna affrontare nella gestione dei diversi processi contabili. Si passerà quindi ad analizzare le seguenti categorie di accadimenti amministrativo­contabili:
•
ciclo attivo : operazioni attinenti alla contabilità clienti;
•
ciclo passivo : operazioni attinenti alla contabilità fornitori;
•
girocassa : operazioni attinenti a conti di liquidità che comportano dei movimenti di tipo monetario;
•
giroconti : operazioni diverse dalle precedenti che non generano aumenti o diminuzioni di crediti o debiti di funzionamento o di liquidità (sempre con riferimento al ciclo clienti e fornitori).
Il ciclo attivo In Goal, dal menù Ciclo Attivo (Fig. 1.1.) è possibile eseguire le seguenti operazioni.
Tabella 1.1: Illustrazione menù Ciclo Attivo Fatture clienti: creazione, emissione e registrazione delle fatture verso clienti nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture emesse e nel libro giornale. Permette, inoltre, di rilevare l'incasso SERVA
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(Fig. 1.1)
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qualora il cliente provveda al saldo totale o parziale della fattura.
Resi da clienti: creazione, emissione e registrazione delle fatture di reso (conosciute anche come note di credito) nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture emesse e nel libro giornale.
Liquidazione di ricavo: liquidazione di qualunque ricavo non strettamente associato alla gestione caratteristica dell'impresa
che
non necessità dell'emissione di una fattura di vendita o per la quale è prevista l'emissione di ricevuta o di scontrino fiscale.
Pagamenti clienti: liquidazione di un credito di funzionamento (attinente quindi alla gestione caratteristica dell'impresa). La sua finalità è la medesima rispetto alla rilevazione d'incasso presente nel menù fatture clienti.
Fatture di vendita
Descrizione delle interfacce
Le fatture di vendita sono gestibili in Goal, all'interno del menù Ciclo attivo, nella sezione Fatture clienti.
La schermata Fig. 1.2 offre una panoramica di quanto visibile all'interno di questo menù.
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(Fig. 1.2.)
Nella parte centrale dell'interfaccia è possibile visualizzare l'elenco delle fatture emesse e per ciascuna, nell'ordine, i seguenti campi della Tabella 1.2.
Tabella 1.2: Descrizione interfaccia Fatture Clienti
Data fattura
La data di emissione della fattura.
Numero
Il numero progressivo attribuito alla fattura, in via predefinita, assegnato da Goal.
Cliente
Il Partner a cui è associata la fattura.
Partita IVA
La partita IVA del cliente.
Descrizione
Campo contenente la causale di emissione della fattura.
Commerciale
Il dipendente/collaboratore collegato alla fattura 38.
Data scadenza
La data di pagamento concordata con il cliente.
Valuta
La valuta di origine del documento.
Residuo
L'importo residuo da incassare.
Imponibile
L'importo della fattura al netto delle imposte.
Totale
L'importo totale della fattura.
Stato
Indica in che fase del ciclo di fatturazione è presente la 38 Solitamente, il commerciale, percepisce un compenso (noto anche come provvigione) per la sua attività di “cura del cliente” che consiste nella gestione delle trattative e nella stipula del contratto. Per la finalità di determinare l'importo della provvigione da attribuire a questo soggetto risulta utile collegare la fattura al collaboratore.
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fattura. Può essere Pro­forma, Bozza, Aperto, Pagato.
Dalla schermata Fatture clienti, facendo clic su nuovo apparirà la seguente maschera (Fig. 1.3):
(Fig. 1.3)
L'interfaccia è composta da una parte superiore e, in basso, da tre sezioni raggiungibili attraverso “delle linguette”.
Nella parte superiore della schermata è possibile visualizzare i seguenti campi di inserimento.
Tabella 1.3 Descrizione interfaccia inserimento Fatture Clienti
Voce Descrizione
Tipo
dell'interfaccia
Sezionale
Indica il sezionale in cui verrà registrata la fattura. Campo obbligatorio
In questo caso, sarà il Sezionale Clienti.
Numero
Indica il numero della fattura. In via predefinita non è modificabile. Dopo aver creato la fattura il numero progressivo della stessa verrà attribuita in automatico.
Valuta
Indica la valuta in cui verrà emessa la fattura. Nei Campo obbligatorio
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sezionali verrà comunque indicata nella propria moneta di conto (la conversione in moneta di conto avviene in base al valore attribuito alla valuta stessa in un apposito menù di configurazione).
Cliente
Indica il soggetto a cui sarà intestata la fattura. In Campo obbligatorio
automatico genererà il campo Indirizzo Fattura e Contabilità.
Indirizzo Fattura Indica l'indirizzo di fatturazione.
Campo obbligatorio
Posizione fiscale Indica la posizione fiscale associata alla Campo
non non non controparte. In via predefinita in Goal sono obbligatorio
presenti le seguenti posizioni: Italia, Regime Extra comunitario, Regime Intra­comunitario
Data fattura
Indica la data di emissione della fattura. Se Campo
lasciato vuoto corrisponde alla data odierna.
Forza periodo
obbligatorio
Indica il periodo a cui associare la fattura. Se Campo
lasciato vuoto sarà il periodo di approvazione obbligatorio
della fattura.
La sezione fattura si compone dei seguenti elementi.
Tabella 1.4 Descrizione interfaccia inserimento Fatture Clienti – Sezione fattura
Voce Descrizione
Tipo
Contabilità
Indica il conto associato al partner Cliente
Campo obbligatorio
Descrizione
Indica la descrizione della fattura
Campo
dell'interfaccia
non non obbligatorio
Modalità
di Indica il mezzo e la scadenza di pagamento della Campo
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pagamento
fattura. Se correttamente compilato consentirà di obbligatorio
ordinare le fatture per data di scadenza e quindi di disporre di un piccolo scadenzario.
Righe fattura
La sezione righe fattura, facendo clic su Nuovo, Sezione permette l'associazione prodotto – conto del obbligatoria
piano dei conti. Attraverso la combinazione Quantità, Prezzo unitario, Sconto permette di determinare la base imponibile relativa ad uno specifico prodotto oggetto di fatturazione. Il conto imposta permette di associare l'aliquota IVA.
Calcola Imposte Dopo aver compilato i campi precedenti, al clic e Totali
determina in automatico l'importo IVA e quindi il totale fattura. Imponibile, Tassa, Totale e importo Residuo la pagare sono riepilogati nella parte in basso a destra dell'interfaccia. Pro­Forma
Salva la fattura in stato Pro­Forma. Il Pro­Forma è uno stato di fatturazione simile allo stato “Da emettere” (che si ottiene facendo clic su “Salva” o “Salva e modifica”). La differenza consiste che lo stato Pro­Forma movimenta il magazzino riducendolo della quantità di merci indicata nelle righe fattura. In questo stato la fattura è ancora modificabile. Successivamente sarà possibile procedere alla stampa tramite l'apposita icona Stampa fattura.
Approva
Una fattura approvata non è più modificabile. Viene attribuita ad essa un numero progressivo e diventa definitiva. Successivamente, sarà possibile o incassarla oppure procedere al 67
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rimborso (si veda punto successivo).
Successivamente sarà possibile procedere alla stampa tramite l'apposita icona Stampa fattura
Rimborso
Il Rimborso consente tre tipologie di operazioni: a) Modifica: Cancella la fattura corrente e ne crea una nuova copia pronta per essere modificata. b) Rimborso: Crea la nota di credito, pronta per la modifica. c) Annulla: creare la fattura per il rimborso, approvarla e riconciliarla per compensare la fattura corrente.
La sezione Altre informazioni contiene campi che saranno automaticamente compilati se correttamente associati ad un determinato Partner o se compilati nella sezione Fattura. Questi comprendono:
•
Data scadenza;
•
Commerciale;
•
Conto bancario: il conto corrente del cliente;
•
Documento di origine: il presente campo si presta ad utilizzi se integrato con un modulo di gestione ordini o documenti di trasporto;
•
Indirizzo contatto
•
Registrazione contabile: una volta approvata questo campo conterrà il numero progressivo del giornale in cui sarà registrata.
La sezione Pagamenti fornisce uno storico delle transazioni avvenute in riferimento alla fattura emessa a titoli di acconti o saldo.
Fatturazione: Caso 1
Si procederà di seguito alla registrazione di una semplice fattura di vendita. L'esempio SERVA
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propone il seguente scenario:
“Emessa fattura in data odierna, per prestazione di servizi, al cliente Ceramiche S.n.c.. Per un importo di € 5.000,00 + IVA con pagamento Bonifico bancario 30 – 60 gg. DF. FM. Si procede con l'emissione di regolare fattura”.
Per procedere alla registrazione della fattura indicata bisognerà procedere con i seguenti passi:
1. In Fatture Clienti, fare clic su Nuovo;
2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente Ceramiche S.n.c.. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento;
3. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente;
4. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura;
5. Nel campo Modalità di pagamento selezionare “Bonifico bancario 30 – 60 gg”;
6. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”;
7. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Servizi di consulenza”. Questo assocerà in automatico il conto di Ricavo e l'imposta;
8. Verificare che nel campo prezzo unitario vi sia l'importo desiderato (€ 5.000);
9. Fare clic su “Salva”;
10. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ;
11. Fare clic su “Salva”.
In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando l'apertura del credito nei SERVA
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confronti del cliente.
Se si vuol registrare una fattura ai fini del magazzino si può registrare in stato 'pro­forma'. La fattura emessa, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito.
Dopo aver salvato, approvato o creato una fattura pro­forma sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto stampa fattura.
Resi da clienti
Resi da clienti: Caso 2
Si procederà di seguito alla registrazione di un reso clienti. L'esempio propone il seguente scenario:
“Emessa nota di credito in data odierna verso AMC S.r.L. per merce difforme rispetto all'ordine. L'importo della nota di credito è di € 1.000 + IVA e fa riferimento al reso di 50 unità di toner per stampanti.”
Per procedere alla registrazione della nota di credito indicata bisognerà procedere con i seguenti passi:
1. In Resi da clienti, fare clic su Nuovo;
2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento;
12. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente;
13. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura;
14. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”;
15. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto SERVA
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“Materiale di consumo per stampanti”. Questo assocerà in automatico il conto di Ricavo e l'imposta;
16. Indicare nei campi Quantità e Prezzo unitario le unità e il prezzo di ciascun prodotto reso (50 unità al prezzo di 20 cadauno);
17. Fare clic su “Salva”;
18. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ;
19. Fare clic su “Salva”.
In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando l'apertura del credito nei confronti del cliente.
Se si vuol registrare un reso ai fini del magazzino si può registrare in stato 'pro­forma'. Il reso in stato “emessa”, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito.
Dopo aver salvato, approvato o creato un reso pro­forma sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto Stampa fattura.
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Pagamenti clienti
Pagamento clienti: Caso 3
“Con riferimento al Caso 1 si riceve in data 30 settembre bonifico per la prima tranche del pagamento della fattura”.
1. In Fatture Clienti, fare clic sulla fattura in oggetto relativa al cliente Ceramiche S.n.c.;
2. Fare clic su “Pagamento;
3. Digitare l'importo pagato (€ 3.000) nel campo Totale;
4. Selezionare il conto di pagamento e l'estratto conto di riferimento;
5. Indicare la data del pagamento nel campo Data;
6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Acconto su fattura 2011/002”);
7. Cancellare da “Invoices and outstanding transactions” le transazioni non interessanti facendo clic sulla croce;
8. Fare clic su Valida;
Tale fattura, di conseguenza, in Fatture Clienti sarà visualizzata nello stato Pagato. La stessa informazione sarà reperibile in Pagamenti clienti.
Pagamento Clienti: Caso 4
“Si riceve in data 30 settembre anticipo da cliente AMC S.r.L. a mezzo bonifico bancario per € 3.000.”
1. In Pagamenti clienti fare clic su Nuovo;
2. Nel campo Clienti, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L. 3. Indicare l'importo totale dell'anticipo nel campo Totale;
4. Indicare in Conto di pagamento/Incasso ed Estratto Conto, rispettivamente, il giornale e l'estratto conto di riferimento.
5. Indicare la data dell'operazione nel campo Data;
6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Anticipo cliente”);
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7. Fare clic su Nuovo;
8. Indicare nel campo importo l'ammontare anticipato;
9. Infine, fare clic su Valida.
La seguente schermata rappresenta la scrittura contabile appena registrata.
(Fig. 1.4)
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Il ciclo passivo
In Goal, dal menù Ciclo Passivo posto nella parte sinistra della sua interfaccia, è possibile eseguire le seguenti operazioni:
Tabella 1.5: Illustrazione menù Ciclo Passivo Fatture fornitori: registrazione delle fatture fornitori nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture ricevute e nel libro giornale. Permette, inoltre, di rilevare il Illustrazione menù Ciclo Passivo
pagamento qualora si provveda al saldo totale o parziale della fattura del fornitore.
Resi a fornitori: registrazione delle fatture di reso (conosciute anche come note di credito) nell'apposito sezionale nonché nel registro delle fatture ricevute e nel libro giornale.
Liquidazione di costo: liquidazione di qualunque costo non strettamente associato alla gestione caratteristica dell'impresa dal quale non deriva la ricezione di alcuna fattura.
Pagamenti Fornitori: liquidazione di un debito di funzionamento (attinente quindi alla gestione caratteristica dell'impresa). La sua finalità è la medesima rispetto alla rilevazione di pagamento presente nel menù fatture fornitori.
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Fatture fornitori
Le fatture di acquisto sono gestibili in Goal, all'interno del menù Ciclo passivo, nella sezione Fatture fornitori.
La struttura è esattamente speculare a quanto visto per le fatture clienti, pertanto si procederà direttamente a descrivere un caso di esempio.
Fatture Fornitori: Caso 5
“Ricevuta fattura in data odierna, per l'acquisto di beni di cancelleria dal fornitore Vicem S.r.l. per un importo di € 200,00 + IVA con pagamento in contanti.”
1. In Fatture Fornitori, fare clic su Nuovo;
2. Nel campo Fornitore, fare clic sull'icona per selezionare il fornitore Vicem S.r.l. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento;
3. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto fornitore;
4. In data fattura, indicare la data di emissione della fattura;
5. Nel campo Data scadenza selezionare la data di scadenza della fattura;
6. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”;
7. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Beni di cancelleria”. Questo assocerà in automatico il conto di Costo e l'imposta;
8. Verificare che nel campo prezzo unitario vi sia l'importo desiderato (€ 200);
9. Fare clic su “Salva”;
10. In Altre informazioni selezionare Contati per la modalità di pagamento;
11. Tornando nella sezione fattura, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ;
12. Fare clic su “Salva”.
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In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in PD registrando il debito nei confronti del fornitore.
Se si vuol registrare una fattura al fine di rilevare anche le movimentazioni del magazzino si può registrare in stato 'Pro­forma'. La fattura emessa, invece, è in attesa di incasso. Accedendo alla relativa pagina è possibile procedere all'estinzione del credito.
Dopo aver salvato, approvato o creato una fattura pro­forma o definitiva sarà possibile procedere alla stampa mediante il tasto 'Stampa fattura'.
Resi a fornitori
Resi a fornitori: Caso 6
Si procederà di seguito alla registrazione di un reso fornitori. L'esempio propone il seguente scenario:
“Emessa nota di credito in data odierna verso Facciamo ERP S.p.A per merce difforme rispetto all'ordine. L'importo della nota di credito è di € 1.000 + IVA e fa riferimento al reso di 50 unità di toner per stampanti.”
Per procedere alla registrazione della nota di credito indicata bisognerà procedere con i seguenti passi:
3. In Resi a fornitori, fare clic su Nuovo;
4. Nel campo Fornitore, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto fornitore Facciamo ERP S.p.A. Questo richiamerà automaticamente una serie di informazioni già associate al Partner nella sezione Relazioni. Queste sono: la valuta, la posizione fiscale, l'indirizzo di fatturazione, il conto di Credito di funzionamento;
1. Nel campo Posizione fiscale selezionare il regime del soggetto cliente;
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2. In data emissione, indicare la data di emissione della fattura;
3. In data di registrazione, indicare la data di registrazione della fattura;
4. In Riferimenti vari, indicare il numero del documento;
5. In righe fattura, fare clic su “Nuovo”;
6. Nel campo Prodotto, fare clic sull'icona per selezionare il prodotto “Materiale di consumo per stampanti”. Questo assocerà in automatico il conto di costo e l'imposta;
7. Indicare nei campi Quantità e Prezzo unitario le unità e il prezzo di ciascun prodotto reso (50 unità al prezzo di 20 cadauno);
8. Fare clic su “Salva”;
9. Terminati gli inserimenti, nella schermata principale sarà possibile determinare le imposte e il totale fattura con il tasto “Calcola imposte e Totali”. ;
10. Fare clic su “Salva”.
In questo 'stato' la fattura non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Approva'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in partita doppia.
Liquidazioni di costo
Liquidazioni di costo: Caso 7
Si procederà di seguito alla registrazione di una liquidazione di costo. L'esempio propone il seguente scenario:
“Si procede il 5 di settembre al pagamento del canone di affitto del mese corrente nei confronti di soggetto privato per €700. Regolamento con bonifico bancario.” Per procedere alla registrazione di una liquidazione di costo bisognerà procedere con i seguenti passi:
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1. In Liquidazioni di costo, fare clic su Nuovo;
2. Nel campo Registro selezionare il registro Acquisti diversi;
3. Fare clic sull'icona per selezionare il soggetto fornitore.
4. Nel campo Data importo indicare la data di pagamento;
5. Fare clic su Righe spesa;
6. Selezionare, dal menù a discesa, Fitti passivi;
7. Nel campo descrizione indicare la ragione del pagamento (esempio Canone di affitto mese di settembre);
8. Nel campo importo digitare l'importo versato;
9. Fare clic sull'icona aggiorna ;
10. Fare clic su Salva.
In questo 'stato' liquidazioni di costo non produce movimentazioni contabili. La successiva conferma è consentita dall'apposito tasto 'Valida'. Quest'ultimo, se attivato, cambia lo stato del documento in 'emesso' ed effettua le scritture in partita doppia.
Il passo successivo, consiste nel procedere all'effettivo pagamento del fornitore facendo clic su Pay.
Pagamenti fornitori
Pagamento fornitori: Caso 8
“In data 30 settembre si procede ad anticipare al fornitore AMC S.r.L. a mezzo bonifico bancario € 3.000.”
1. In Pagamenti fornitori fare clic su Nuovo
2. Nel campo Fornitori, fare clic sull'icona per selezionare il soggetto cliente AMC S.r.L.;
3. Indicare l'importo totale dell'anticipo nel campo Totale;
4. Indicare in Conto di pagamento/Incasso ed Estratto Conto, rispettivamente, il giornale e l'estratto conto di riferimento;
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5. Indicare la data dell'operazione nel campo Data;
6. Compilare il campo riferimento pagamento al fine di indicare una descrizione (ad esempio “Anticipo fornitore”);
7. Fare clic su Nuovo;
8. Indicare nel campo importo l'ammontare anticipato;
9. Infine, fare clic su Valida.
Estratti cassa
Estratti cassa riassume in un unica interfaccia tutti i sezionali e gli estratti periodici attinenti a movimentazioni di tipo Cassa e Banca.
Per ciascuna operazione di tipo Cassa e Banca si provvederà al riporto della data dell'operazione, della causale, del tipo (operazione attinente a Cliente, Fornitore o Generale), del conto del piano dei conti e, infine, dell'importo.
(Fig. 1.5)
Tali operazioni, saranno in seguito oggetto di comparazione con l'estratto conto ricevuto dalla banca al fine di procedere alla verifica delle movimentazioni del periodo.
Giro Cassa
La funzione del Giro Cassa, reperibile nel menù Estratti Cassa, ha la funzione di provvedere al trasferimento di valori monetari facenti riferimento a sezionali differenti. E' il SERVA
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caso, per esempio, del trasferimento di valori monetari dal conto corrente alla piccola cassa disponibile in azienda.
Caso 9
“Si procede in data 05/09/2011 al prelievo di € 500 dal conto corrente Credito Cooperativo. Tale somma, per esigenze aziendali, sarà disponibile nella cassa tenuta presso la sede aziendale.”
1. In Estratti Cassa fare clic su Giro Cassa;
2. Selezionare il Sezionale Estratto cassa sorgente (Credito Cooperativo);
3. Selezionare il Sezionale Estratto cassa di destinazione (Cassa);
4. Selezionare l'Estratto cassa sorgente (l'Estratto Cassa del periodo corrente);
5. Selezionare l'Estratto cassa di destinazione (l'Estratto Cassa del periodo corrente);
6. Selezionare il conto di appoggio (C99/021 Girocassa);
7. Indicare l'importo da trasferire (€ 500);
8. Indicare la data in cui è avvenuta l'operazione (05/09/2011);
9. Indicare una breve descrizione relativa all'operazione nel campo Riferimento.
10. Fare clic su Trasferisci.
La schermata in Fig. 1.6 riassume i passi appena descritti. Facendo clic su trasferisci Goal provvederà ad eseguire le registrazioni contabili necessarie.
(Fig. 1.6)
Giroconto
Il Giroconto ha lo scopo di facilitare l'operatore nell'inserimento di talune scritture contabili. Tale funzione è reperibile nella sezione 'Scritture Contabili'. Giroconto: Caso 9
“Si procede in data 10/09/2011 ad aumento di capitale sociale di € 10.000 per mezzo di un apporto di una somma corrispondente da parte del socio Rossi Marcello.”
SERVA
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L'interfaccia del giroconto appena descritto è mostrato nella Fig. 1.7.
(Fig. 1.7)
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SERVA
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Report
Introduzione
Goal offre una moltitudine di report che permettono un'analisi dell'andamento generale della gestione e dei risultati ottenuti.
In questa sede affronteremo l'analisi dei report dando un particolare risalto a quelli presenti nel menù denominato Reportistica.
Menù 'Reportistica'
Goal propone una serie di report accessibili attraverso la rispettiva voce di menù denominata Reportistica. Essi sono per lo più in formato PDF.
Dal menù Reportistica è possibile accedere ad una serie di report utili
alla
visualizzazione dell'andamento aziendale. Questo documento tratterà ogni singola (Fig.1.2)
voce messa a disposizione da questo menù. (Fig. 1.1 e Fig. 1.2)
(Fig.1.1)
Dashboard ­ Cruscotto Contabilità
La Dashboard è un cruscotto aziendale proposto da Goal al fine di avere una visione grafica delle operazioni di gestione. Attualmente è diviso in quattro sezioni:
Fatture dei clienti da approvare
Visualizza la lista delle fatture dei clienti che ancora non sono state SERVA
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(Fig.1.3)
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incassate (Fig 1.3)
Analisi Aziendale
Elenca il numero di voci comprese in ogni tipo di conto e, per ciascuno, i totali (Fig 1.4) (Fig.1.4)
Tesoreria
Riassume graficamente i totali dei conti di liquidità inseriti nel piano dei conti (Fig. 1.5). (Fig.1.5)
Crediti Esigibili
Mostra graficamente l'entità dei crediti esigibili, cioè dei crediti in attesa di incasso (Fig. 1.6).
(Fig.1.6)
SERVA
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ORDO SERVABIT TE
84
Scritture legali
La sezione delle Scritture Legali è dedicata alla produzione dei report di carattere contabile e fiscale. Essa si divide in tre categorie:
•
Reports di Contabilità
•
Libro giornale
•
Registri IVA
Reports di Contabilità
Il 'Libro Mastro' è il registro che riepiloga tutte le operazioni effettuate sui singoli conti del piano dei conti. Il risultato di questo report è visibile in Fig 1.7.
Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire:
Tabella 1.1 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Libro Mastro'
Piano dei conti
Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità.
Anno fiscale
Consente all'utente di filtrare la ricerca all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali.
Registrazioni
Consente all'utente di scegliere se effettuare la ricerca su Tutte le registrazioni Pubblicate o su Tutte le registrazioni (comprese quelle in stato Da validare).
Mostra conti
Consente all'utente di scegliere se visualizzare nel report Tutti i conti, oppure SERVA
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se visualizzare solo conti Con i movimenti, oppure se visualizzare solo i conti con Saldo diverso da zero.
Ordina per
Consente di scegliere se ordinare i dati per data oppure se visualizzarli per categoria ordinandoli per Sezionale e, all'interno di questi, per Partner.
Modalità orizzontale
Imposta il formato di stampa in senso orizzontale. Viceversa, l'orientamento della stampa sarà di tipo verticale.
Include il saldo iniziale
Permette di aggiungere nel report un ulteriore colonna indicante il saldo iniziale del conto del piano dei conti.
Con valuta
Permette di aggiungere nel report un ulteriore colonna indicante la valuta con la quale una particolare operazione è stata effettuata.
Filtri
Permette di restringere ulteriormente la ricerca delle informazioni contabili all'interno di un arco temporale definito in giorni o in periodi.
Giornali
Permette di restringere ulteriormente la ricerca consentendo all'utente di escludere le voci presenti in alcuni giornali. Per far questo, è sufficiente fare clic sull'icona Elimina posta sulla riga del giornale che si desidera escludere.
SERVA
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Libro mastro
In questo esempio il totale del conto 'C01/002
Soci c/sottoscrizione' (Fig.1.7)
presenta i singoli elementi che hanno provveduto
ad alimentarlo. (Fig. 1.7)
Il 'Bilancino CEE', invece, è un prospetto che provvede alla riclassificazione del bilancio secondo quanto stabilito dagli articoli 2424 e 2425 del codice civile.
Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf. Ciascuna informazione che l'utente dovrà gestire ha il significato assunto nella precedente Tabella 1.1.
Il risultato sarà simile al report proposto in Fig. 1.8.
Bilancino CEE
Le voci in grassetto corrispondono ai conti che, in fase di configurazione iniziale, sono stati inseriti con tipologia 'Vista'. Gli altri, invece, sono i conti che è possibile effettivamente movimentare. I valori 'Dare' e 'Avere' sono da considerarsi come aggregati di tutte le operazioni mentre 'Saldo' sarà la differenza tra 'Dare' e 'Avere'. (Fig.1.8)
SERVA
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(Fig.1.8)
I report 'Conto Economico' e 'Stato Patrimoniale' corrispondono, invece, al Conto Economico e allo Stato Patrimoniale a sezioni contrapposte.
Questi report sono personalizzabili e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf. Ciascuna informazione che l'utente dovrà gestire ha il significato assunto nella precedente Tabella 1.1.
Conto Economico
Visualizza, in un prospetto a sezioni contrapposte, i costi e i ricavi sostenuti nel periodo oggetto di analisi. I costi sono rappresentati nella parte sinistra della tabella mentre i ricavi sono rappresentati nella parte destra. (Fig.1.9)
(Fig.1.9)
Stato Patrimoniale
Visualizza, in un prospetto a sezioni contrapposte, gli elementi
dello
Stato Patrimoniale. Le attività sono rappresentate nella parte sinistra della tabella mentre le passività e i conti di patrimonio netto sono rappresentati nella parte destra. (Fig.1.10)
(Fig.1.10)
SERVA
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Libro giornale
Il report Libro giornale consente la stampa delle operazioni compiute in un determinato periodo (o in un determinato arco temporale) sotto forma di registrazioni in partita doppia ordinandole con criterio cronologico in base alla data di registrazione (cosi come previsto dall'articolo 2216 del codice civile 39).
Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire.
Tabella 1.2 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Libro Giornale'
Piano dei conti
Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità.
Anno fiscale
Consente all'utente di filtrare la ricerca all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali.
Da e A
Consente all'utente
di restringere ulteriormente la ricerca delle informazioni nell'ambito di un arco temporale da questo definito.
Libro giornale
Il 'Libro Giornale' (o giornale riassuntivo), ossia il registro dove (Fig.1.11)
vengono riportate tutte le scritture in partita doppia. (Fig. 1.11)
39 Art. 2426: “Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa.”
SERVA
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Registri IVA
I report Registri IVA consentono le stampe del Registro delle fatture emesse e del Registro delle fatture ricevute, visualizzando, per ciascuna operazione, tutti gli elementi obbligatori secondo la legge.
Questi report non sono personalizzabili e riportano tutte le operazioni rilevanti ai fini IVA con riferimento all'anno fiscale selezionato.
Reporting Generico
La sezione di 'Reporting Generico' è dedicata alla produzione dei report utili per il sistema di controllo interno dell'azienda. Questi non hanno finalità di carattere fiscale ma bensì assolvono finalità puramente informative. Al suo interno, è presente il sotto menù 'Partners' in cui sono presenti report utili per la gestione del ciclo clienti e del ciclo fornitori. Tali report consentono di conoscere la situazione in essere nei confronti dei propri partner e offrono la possibilità di avere un monitoraggio analitico dei propri crediti e debiti.
Partners
Mastro del partner è il report che consente una visione completa di tutti i movimenti compiuti nei confronti di un partner (cliente/fornitore). Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire:
Tabella 1.3 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Mastro del partner'
Piano dei Conti. Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità.
Anno fiscale
Consente all'utente di filtrare la ricerca SERVA
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all'interno di un solo anno fiscale. Se lasciato vuoto la ricerca è estesa a tutti gli anni fiscali.
Registrazioni
Consente di includere, o di escludere, registrazioni (crediti/debiti) in stato di bozza. Partner's
Consente all'utente di limitare la ricerca ai soli crediti (conti di credito) oppure ai soli debiti (Conti di debito) oppure di visualizzarli entrambi (conti di credito e debito).
Include il saldo iniziale Permette di aggiungere nel report un ulteriore riga indicante il saldo iniziale del Partner.
Include registrazioni riconciliate
Consente all'utente di estendere la ricerca anche ai crediti/debiti che sono stati chiusi a seguito di un incasso/pagamento.
Un partner per pagina
Stamperà,
se
selezionato,
un cliente/fornitore per ogni pagina.
Il wizard che appare prima della stampa permette di filtrare i dati da stampare nel PDF. Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.3. (Fig. 1.13)
(Fig.1.13)
Mastro del partner
Il 'Mastro del partner', riassume per ciascuno, tutti i movimenti dai quali è stato interessato nonché i parziali e i totali a SERVA
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(Fig.1.14)
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livello di Dare, di Avere e di Saldo. (Fig. 1.11)
Estratto Conto Clienti/Fornitori è il report che consente l'analisi dei crediti e dei debiti secondo un ottica temporale. Infatti, offre all'utente la possibilità di definire la direzione dell'analisi che può essere rivolta verso il passato oppure verso il futuro al fine di conoscere i crediti/debiti già scaduti oppure i crediti/debiti in scadenza. Questo report è personalizzabile e il wizard di creazione permette di generare dei documenti in formato pdf sulla base delle seguenti seguenti informazioni che l'utente dovrà gestire:
Tabella 1.4 – Informazioni del wizard pre­stampa report 'Estratto Conto Clienti/Fornitori'
Piano dei conti
Consente di selezionare l'azienda per la quale si necessitano le informazioni di contabilità.
Data di inizio
Consente all'utente di definire il giorno da cui partire per eseguire l'analisi dei crediti o dei debiti in un ottica passata o futura.
Lunghezza periodo (giorni)
Consente all'utente di definire la lunghezza, in gironi, della suddivisione dell'arco temporale oggetto di analisi. Per esempio, inserendo il valore 30, Goal calcolerà gli importi da assegnare al periodo 0­30 giorni, al periodo 30­60 giorni ecc... partendo dal giorno impostato nel campo Data di inizio.
Partner's
Consente all'utente di limitare la ricerca ai soli crediti (conti di credito) oppure ai soli debiti (Conti di debito) oppure di visualizzarli SERVA
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entrambi (conti di credito e debito).
Analisi della direzione
Consente all'utente di scegliere se compiere un analisi rivolta verso il passato, al fine di individuare i crediti/debiti scaduti, oppure se compiere un analisi verso il futuro, al fine di individuare i crediti/debiti in scadenza.
Il wizard che appare prima della stampa permette di filtrare i dati da stampare nel PDF. Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.4. (Fig. 1.15)
(Fig.1.15)
Estratto Conto Clienti/Fornitori
Estratto conto con direzione verso il passato. (Fig. 1.16)
Estratto Conto Clienti/Fornitori
Estratto conto con direzione verso il futuro. (Fig. 1.17)
Reports dei movimenti in Estratti Cassa
La produzione di PDF non si ferma alla sola voce di menù 'Reportistica'. Alcuni report SERVA
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sono raggiungibili attraverso voci di menù poste in altre aree di gestione. In modo particolare il report dei movimenti monetari degli estratti cassa.
La voce di menù che consente questo tipo di report è stata inserita sotto la macro­voce 'Estratti cassa'. Selezionando l'estratto cassa interessato e facendo clic sul collegamento Stampa Estratto Conto posto sulla parte destra dell'interfaccia, sarà possibile generare dei documenti in formato pdf sulla base delle informazioni presenti all'interno degli estratti conto e visibili “a video”.
Report video Terminata la trattazione dei reports stampabili in formato PDF, questo documento proseguirà con la spiegazione dei report 'Video'.
I report 'video' sono raggruppabili in cinque diverse categorie: •
report relativo alle fatture emesse/ricevute
•
report delle imposte (IVA)
•
report di bilancio
•
report relativo alle scadenze delle fatture clienti e fornitori (scadenzario)
•
report delle voci di giornale
Report relativo alle fatture emesse/ricevute
La sotto­voce di menu 'Fatture Clienti', del 'Ciclo Attivo', permette una visione completa delle fatture emesse. Le informazioni visibili sono relative all'anagrafica del documento nonché al suo stato di avanzamento, data di scadenza, data di emissione, nome cliente, totale della stessa e, infine, residuo ancora da pagare. Le fatture in stato di 'bozza' vengono visualizzate di colore blu. La prima metodologia di analisi delle fatture emesse è possibile tramite quattro tasti posti SERVA
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in alto a sinistra delle pagina. Essi permetto di filtrare le fatture in base allo stato elencando, ad esempio, solo le fatture ancora da pagare o solo quelle pagate. E' possibile anche combinare il filtraggio per analisi più accurate.
La Tabella 1.11 descrive il funzionamento dei tasti disponibili.
Tabella 1.11 – Filtri di ricerca dedicati allo stato delle Fatture
Bozza: visualizzerà solo le fatture in stato di 'bozza'
Pro­forma: visualizza solo le fatture proforma.
Fatture: visualizza le fatture, aperte e pagate (Fig.1.21)
filtrandole, quindi, dalle pro­forma. Non pagato: visualizzerà solo le fatture aperte.
Un'alta metodologia di ricerca è quella di utilizzare i campi dedicati (Fig. 1.21). Inserendo opportuni valori in questi campi è possibile effettuare ricerche mirate dei documenti. (Fig.1.21)
La Tabella 1.12 spiega la funzionalità di ogni singolo campo
Tabella 1.12 – Campi compilabili per ricerche Fatture
Numero
Ricerca fatture per numero Partner Scegliendo un partner verranno visualizzate tutte le fatture emesse ad egli relative.
Commerciale
Consente di effettuare una ricerca in base all'utente che ha emesso la fattura.
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Documento originale
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La ricerca viene effettuata su un documento che ha originato la nascita della fatture. N.B. Questa è un'informazione che, in sede di registrazione della fattura, non è obbligatoria, ma se gestita diventa utile in sede di ricerca.
Totale
Ricerca per totale della fattura.
Giornale
Seleziona solo le fatture di un determinato sezionale.
Periodo
Seleziona solo le fatture emesse in un determinato periodo (mensile o trimestrale).
L'analisi può concentrarsi non solo filtrando le fatture ma creando opportuni raggruppamenti. Esplodendo la voce 'Raggruppa per...” (Fig. 1.22) è possibile organizzare la vista delle fatture in base ai criteri possibili.
(Fig.1.23)
La Tabella 1.13 elenca i possibili raggruppamenti.
Tabella 1.13 – Possibili raggruppamenti delle Fatture
Partner
Riorganizza l'elenco per partner Responsabile
Riorganizza l'elenco per utente che ha registrato i documenti
Giornale
Raggruppa le fatture in base al sezionale di registrazione
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Stato
Raggruppa le fatture in base allo stato
Periodo
Raggruppa in base le fatture in base al periodo Data Fattura Raggruppa le fatture in base alla data fattura Data Scadenza Raggruppa le fatture in base alla data di scadenza del documento
Un'altra modalità di analisi è consentita anche dalla tipologia di vista introdotte nella versione 6 del framework OpenErp. Queste tipologie agiscono fondamentalmente sulla grafica dei risultati. A tal fine si distinguono le viste 'form', 'tree', 'graf' e 'calendar'.
La Tabella 1.14 elenca le possibili viste proposte da Goal.
Tabella X.X – Possibili viste delle fatture
tree
Consente di visualizzare l'elenco sottostante in forma tabellare.
form
Visualizza le fatture nel formato di form. Consente di entrare, quindi, nel dettaglio di ogni singola fattura.
graf
Visualizza degli istogrammi anch'essi organizzabili utilizzando i criteri di raggruppamento.
Calendar
Visualizza l'emissione delle fatture in formato calendario.
Quanto detto per le fatture emesse vale anche per le fatture di acquisto. Esse, infatti, hanno le stesse proprietà delle fatture emesse. Le modalità di ricerca, filtraggio e visualizzazione dei risultati sarà identica. L'unica differenze e che, appunto, si tratta di fatture di acquisto.
Menù 'Bilancio'
Dal menù 'Bilancio' è possibile accedere ai report a video denominati 'Bilancio' e 'Report IVA'. SERVA
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Bilancio
Il report a video 'Bilancio' mostra le medesime informazioni riportate dal report in formato pdf denominato 'Bilancino CEE' . La sua funzione, quindi, è la medesima e cioè quella di fornire un riassunto dettagliato della situazione patrimoniale ed economica dell'impresa.
Bilancio
Vista del report a video bilancio con raggruppamento gerarchico dei conti del piano dei conti. Per ciascuno si riportano il totale Dare, il totale Avere, il Saldo, il Tipo Interno.
(Fig.1.24)
Report IVA
Il report a video 'Report IVA' consente di visualizzare, per periodo e per totale annuo, l'ammontare degli imponibili nonché l'ammontare dell'imposta relativa all'IVA su acquisti e all'IVA su vendite. Facendo clic su un codice IVA è possibile risalire all'operazione originaria.
Le voci 'ramo' del report sono:
•
IVA su acquisti
•
IVA su acquisti (imponibile)
•
IVA su vendite
•
IVA su vendite (imponibile)
La prima e la seconda aggregano, rispettivamente, l'IVA a credito e il suo imponibile; la terza e la quarta, come per le prime due, aggregano l'IVA e l'imponibile sulle vendite.
Report IVA
Una vista del Report IVA. (Fig. 1.25)
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(Fig. 1.25)
Scadenzario
Il report a video 'Scadenzario', raggiungibile per mezzo del menù Estratti Cassa, consente di visualizzare, in un unica interfaccia le fatture clienti e le fatture fornitori consentendo agevolmente di individuare per ciascuna fatture le scadenze ad esse associate.
Tale report è strutturato in modo tale che siano facilmente individuabili:
•
le date di scadenza;
•
i riferimenti ai documenti originari;
•
i partner creditori/debitori;
•
i totali dei pagamenti dovuti;
•
i totali degli incassi da ricevere;
•
l'ammontare del debito residuo;
•
l'ammontare del credito ancora esigibile.
Sono ammessi filtri sui Pagamenti e sugli Incassi al fine di visualizzare unicamente gli uni o gli altri.
Sono ammessi raggruppamenti per Partner e per Data di scadenza.
Scadenzario
Una vista del report scadenzario.
Le righe con carattere di colore nero (Fig. 1.26)
rappresentano i pagamenti.
Le righe con carattere di colore blu rappresentano gli incassi. (Fig. 1.26)
Voci giornale
Il report a video 'Voci giornale', raggiungibile per mezzo del menù Voci Giornale, consente di filtrare e raggruppare le righe di registrazione contabile al fine di individuare agevolmente le informazioni a cui si è interessati.
Il punto di forza di tale report a video consiste nella possibilità di agire, tramite filtri e SERVA
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raggruppamenti, su tutte le registrazioni presenti in Goal.
Filtri e raggruppamenti riprendono i significati visti in precedenza. Di seguito (Fig. 1.27) una vista di tale report a video.
(Fig. 1.27)
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Stampa Fatture Emesse e conservazione di quelle ricevute
Report PDF – Fatture
Le fatture di acquisto possono essere scansionate e, tramite l'apposita funzione, allegate alla registrazione.
(Fig.1.28)
(Fig.1.29)
Le fatture emesse, invece, necessitano di una vera e propria stampa. Questo perché dovranno essere spedite al cliente. Per far ciò Goal mette a disposizione il tasto che attiva questa funzionalità. Esso è posto in baso a destra nella pagina relativa al dettaglio della singola fattura. La fattura, infine, potrà essere spedita al cliente intestatario tramite email oppure tramite posta ordinaria.
Fatture emesse
Il format predefinito di Goal relativamente al report delle fatture emesse. (Fig. 1.30)
(Fig.1.30)
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Configurazione
Introduzione
La configurazione di Goal è una attività particolarmente importante in quanto un errata configurazione comporterebbe un errato funzionamento dell'applicazione. Inoltre, una configurazione corretta consente di automatizzare la gestione della contabilità, senza dover essere più gestita dall'utente nella sua consueta operatività. Gli elementi oggetto di configurazione sono i seguenti:
1. Anni fiscali;
2. piano dei conti; 3. piano di imposte IVA;
4. giornali
5. sequenze per giornale
6. controparti; 7. prodotti.
In questa sezione del manuale verranno fornite le linee guida a supporto della configurazione di tali variabili.
Configurazione Anni Fiscali e sotto­periodi
La configurazione degli 'Anni fiscali' consente di stabilire l'esercizio d'impresa, nonché i periodi di liquidazione IVA. La configurazione dei periodi prevede, infatti, che ci siano gli anni fiscali e dei sotto­periodi. Gli anni fiscali devono coincidere con l'esercizio d'impresa. I sotto­periodi, invece, coincidono con i periodi di liquidazione IVA. Questi ultimi possono essere mensili o trimestrali.
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102
In fase di installazione, il sistema ha la necessità di inserire tali informazioni per il corretto funzionamento. Le informazioni da gestire in sede di inserimento di un nuovo anno fiscale sono riportate in Tabella 2.1:
Tabella 2.1 – Definizione Anni Fiscali
Anno Fiscale
Identifica il nome dell'esercizio che verrà utilizzato in sede di gestione. Il valore da inserire è tipicamente l'anno solare in questione.
Codice
Ad ogni esercizio il sistema richiede un codice, che per semplicità e chiarezza, può essere usato lo stesso valore inserito nel campo 'Anno Fiscale'
Data di inizio
Identifica la data di inizio dell'esercizio. Di solito 01/01/anno (*)
Data di fine
Identifica la data di chiusura dell'esercizio. Di solito 31/12/anno (*)
(*) Le date devono essere conformi all'anno fiscale. La possibilità di visualizzare e/o inserire nuovi anni fiscali è consentita dalla relativa voce di menù, sita sotto la macro­voce 'Configurazione/Contabilità Generale' (Fig. 1.1).
(Fig.1.1)
La Fig.1.2 mostra un esempio di anni fiscali inseriti. SERVA
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(Fig.1.2)
Aperta la pagina relativa all'inserimento, è possibile definirne di nuovi (Fig. 1.3).
(Fig. 1.3)
Registrato l'anno fiscale, occorre definire i relativi sotto­periodi. Questi ultimi possono essere scelti arbitrariamente inserendoli con l'apposita form proposta dalla Fig. 1.4.
(Fig. 1.4)
Inserendo un nuovo sotto­periodo, bisognerà gestire le informazioni riportate in Tab. 1.2:
Tabella 1.2 – Definizione sotto­periodi
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Nome periodo
Identificativo del sotto­periodo che si intende creare
Inizio periodo
E' un campo di tipo data che identifica l'inizio del sotto­periodo che si sta creando
codice
Codice periodo che, per semplicità, è consigliato usare lo stesso valore del 'Nome periodo'
Concludi periodo
E' un campo di tipo data che identifica la fine del sotto­periodo che si sta creando
Aprire o chiudere La chiusura comporta l'impossibilità di scrittura con date comprese in periodo
quel determinato sotto­periodo.
Aggiungere la possibilità di riapertura comporta la possibilità di inserimento di nuove operazioni nelle date comprese fra l'inizio e la fine di quel sotto­periodo. Questo incontra limiti di natura giuridica: il versamento periodico delle imposte obbliga l'impresa a non effettuare più operazioni per quel determinato sotto­periodo. In questo senso è consigliato chiudere definitivamente senza avere la possibilità, per un utente medio, di riscrittura. L'apertura e la chiusura del sotto­periodo stabiliscono se esso è effettivamente quello fiscale. (*) (*) E' possibile, per esigenze aziendali, definire sovrapposizioni di sotto­periodi. I sotto­periodi con la possibilità di apertura e chiusura non sono sovrapponibili. Per questo motivo la definizione arbitraria dei sotto­periodi è altamente sconsigliata ai meno esperti. Vista la complessità di definire sotto­periodi, il sistema Goal consente una definizione automatica degli stessi attraverso due appositi tasti le cui funzionalità sono riportate in tabella 1.3. Tabella 1.3 – Funzionalità tasti per la creazione automatica dei sotto­periodi
Creare periodi mensili
Suddivide l'anno fiscale in 12 mensilità (12 sotto­periodi)
Creare periodi trimestrali
Suddivide l'anno fiscale in 4 trimestri (4 sotto­periodi)
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Il risultato, dopo la loro creazione, è la lista dei sotto­periodi. Essi sono proposti come esempio in Fig. 1.5.
(Fig. 1.5)
Configurazione Piano dei Conti
Il piano dei conti rappresenta la struttura su cui vengono effettuate tutte le scritture contabili in partita doppia. Il piano dei conti ha una struttura ad albero. A conti di tipo Vista corrispondono dei sottoconti. In Goal i conti vengono classificati secondo due attributi diversi: Tipo interno e Tipologia di conto.
Tipo interno
Uno degli elementi più importanti di un conto è il suo Tipo Interno, che governa le funzionalità associabili al conto stesso. La modifica (cancellazione/inserimento) di tale attributo non è consentita, se non via codice sorgente e con una attenta analisi. Questo perché tali valori indicano al sistema come utilizzare i conti: se si tratta di un conto di tipo credito, ad esempio, esso verrà utilizzato in contesti che richiedono quella tipologia di conto (credito).
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(Fig. 1.6)
I valori del Tipo Interno non devono essere inseriti dall'utente perché già stabiliti dal sistema in sede di 'installazione'. La Tabella 1.4 riporta tali valori e il modo in cui essi vengono utilizzati dal sistema.
Tabella 1.4 – Tipo Interno
Vista
Stabilisce che il conto è una gerarchia. Esso non potrà essere usato per effettuare scritture contabili, ma solo per “visualizzare” l'aggregato a cui esso si riferisce. E' usato, ad esempio, per ricostruire in modo automatico le voci di bilancio.
Regolare
E' il tipo interno “standard” in cui vengono fatte, in dare o avere, le scritture “standard” in partita doppia. Esso sarà usato per i conti di costo e di ricavo. Crediti Indica che è un conto usato per movimentare i crediti associati alle controparti. Serve a pre­selezionare i conti in fase di attribuzione di un conto “crediti” ad una controparte. Debiti
Indica che è un conto usato per movimentare i debiti associati alle controparti. Serve a pre­selezionare i conti in fase di attribuzione di un conto “debiti” ad una controparte. Liquidità
Indica che i conti saranno utilizzati per registrare movimentazioni di tipo Cassa e Banca. Per registrare scritture monetarie, un giornale deve essere associato ad un conto avente questo “tipo interno”.
Consolidamento
Il conto può avere dei conti “figli” che possono essere utilizzati per le operazioni di consolidamento per gruppi di impresa.
Chiuso
Questa tipo di conto rappresenta un conto “annullato” che non sarà più utilizzabile per la registrazione di scritture contabili.
SERVA
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Tipo di Conto
Un secondo attributo particolarmente importante di un conto è il Tipo di Conto. I valori che può assumere tale attributo devono essere definiti dall'utente in fase di configurazione. Questa tipologia serve a governare fondamentalmente due aspetti :
1. il trattamento del conto in fase di chiusura e apertura del bilancio;
2. le aree e le modalità di “pubblicazione” del conto in fase di redazione del bilancio. (Fig. 1.7)
Una Tipologia utente è caratterizzata dai valori riportati in Tabella 1.5. Tabella 1.5 – Tipologia utente (Tipi di Conto)
Tipo di conto
E' una stringa alfanumerica che identifica la Tipologia.
Codice
E' un campo di tipo stringa arbitrario.
Metodo riapertura conti
Il valore che si inserisce indica la metodologia di utilizzo del conto in fase di chiusura e riapertura del bilancio. I possibili valori sono:
Nessuno
Il conto non sarà riportato in sede di riapertura
di
bilancio
(tipico “funzionamento” dei conti di conto economico).
Saldo
Il conto sarà chiuso e riaperto per il solo saldo
aggregato
ancora
non SERVA
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controbilanciato (riconciliato). Dettaglio
In sede di chiusura/apertura, verranno riportati i singoli dettagli del conto ancora non controbilanciati (tipico caso dei crediti di funzionamento).
Non riconciliati
In sede di chiusura/apertura, verrà riportato l'intero dettaglio del conto, incluse le partite controbilanciate.
P&L BS Category
Campo di tipo “selection”, indica in quale area di bilancio il conto va visualizzato in fase di redazione di bilancio. I valori possibili sono:
/ Il conto non viene attribuito a nessuna area.
Profitti e perdite Il conto verrà inserito fra i conti di ricavo (conti di ricavo)
del conto economico.
Profitti e perdite Il conto verrà inserito fra i conti di costo (conti di costo)
del conto economico.
Bilancio (Attività)
Il conto sarà inserito fra le attività dello stato patrimoniale.
Bilancio (passività)
Il conto sarà inserito fra le passività dello stato patrimoniale.
Tabella 1.6 – Tipologia Conto
Immobilizzazioni
Fondi
Crediti di funzionamento
Altre attività
Costi
Debiti di funzionamento
Altre Passività
Ricavi
Transitori
Gerarchia
SERVA
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Patrimonio netto
Alla luce di quanto osservato, la stesura di un piano dei conti è un'operazione abbastanza impegnativa. Essa, infatti, richiede adeguate competenze contabili. Al fine di semplificare tale operazione, Goal propone già un piano dei conti preconfigurato. Esso è installato in fase di configurazione iniziale dell'applicativo. In Appendice è allegata una copia del piano dei conti inserito nella configurazione iniziale di Goal.
Configurazione Imposte
L'imposta che Goal prende in considerazione è l'IVA. Essa, infatti, è da attribuire alle registrazioni fatte in azienda. Questo perché solo in tale sede è possibile stabilire il regime IVA dell'operazione di acquisto/vendita.
Aliquote IVA
La configurazione base di Goal prevede le aliquote Iva riportate nella Tabella 2.7
Tabella 1.7– Aliquote IVA
IVA su acquisti 10% indetraibile 100% IVA su acquisti 20% indetraibile 100% IVA su acquisti 20% detraibile 50% IVA su acquisti 4% indetraibile 100% IVA su acquisti 10% detraibile 50%
IVA su acquisti 4% detraibile 50%
Esente IVA art.15 (credito)
Fuori Campo IVA art.7 (credito)
Fuori Campo IVA art.5 (credito) Non Imponibile art.8 (credito)
Non Imponibile art.10 (credito)
IVA a credito 10%
IVA a credito 4%
IVA a credito 20%
Esente IVA art.15 (debito)
Fuori Campo IVA art.7 (debito)
Fuori Campo IVA art.5 (debito)
Non Imponibile art.8 (debito)
Non Imponibile art.10 (debito)
IVA su vendite 4%
IVA su vendite 10%
IVA su vendite 20%
Ritenuta acconto professionisti 20%
Non Imponibile art.8 c. 2 (debito) Non Imponibile art.8 c. 1 l. c (credito)
Non Imponibile art.8 c. 1 l. a (debito)
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IVA 20% Art. 17 c. 3 – Autofattura (debito) 20% Art. 17 c. 3 – Autofattura (credito) IVA su acquisti 20% Art. 71 (credito)
Escluso Art. 7 c. 4 (debito)
Non imponibile art. 41 331/93 (credito)
Non imponibile art. 42 331/93 (debito) Ad ogni imposta sarà attribuito, in sede di inserimento iniziale, il conto di contabilità su cui verrà scritto il debito o credito IVA corrispondente. In sede di chiusura mensile o trimestrale, gli importi verranno stornati su un ulteriore conto, che determinerà il saldo dell'imposta. Posizioni fiscali
Goal consente di definire delle posizioni fiscali che possono essere associate alle diverse controparti (partner in Goal). Le posizioni fiscali inserite nella sua configurazione iniziale sono le seguenti: Italia; Regime intra­comunitario; Regime extra­comunitario. Posto che la posizione fiscale è legata al partner, in fase di registrazione di una fattura, la posizione fiscale del partner sarà proposta come posizione fiscale da utilizzare per la registrazione della fattura. Il sistema prevederà, quindi, una conversione delle relative aliquote IVA associate al prodotto40, in base al tipo di partner e al suo regime fiscale. In caso di necessità, l'utente potrà cambiare, a livello di singola fattura, questa posizione. La tabella 1.8 riporta le trasformazioni delle aliquote IVA di vendita effettuate nel Regime intra­comunitario e Regime extra­comunitario.
Tabella 1.8 – Corrispondenza imposte gestite in Regime intra ed extra comunitario
Aliquota da trasformare
Aliquota corrispondente
Iva a debito 4%
Iva Non Imp. Art. 8
Iva a debito 10%
Iva Non Imp. Art. 8
Iva a debito 20%
Iva Non Imp. Art. 8
40 Le informazioni relative al calcolo dell'Iva vengono gestite a livello di prodotto. Questo significa che ogni qualvolta viene richiamato un prodotto, il sistema applicherà il calcolo dell'Iva secondo la configurazione associata a quel prodotto. SERVA
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Configurazione Giornali
Il concetto di “giornale” è una delle caratteristiche peculiari di Goal. Essi, infatti, categorizzano le diverse operazioni di gestione. Un giornale di tipo 'vendita', ad esempio, conterrà tutte le registrazioni inerenti alle vendite. In modo particolare, il giornale è l'elemento alla base della numerazione delle operazioni di gestione. Non solo: ci sono alcune operazioni di gestione le cui scritture in partita doppia non possono essere risolte a livello di prodotto e di partner. Il giornale sopperisce a questa mancanza: per tali operazioni, infatti, il sistema “recupera” il conto da movimentare in dare o in avere dal conto di credito e dal conto di debito predefinito nel giornale.
Giornali
Nella configurazione di Goal sono stati inseriti i giornali riportati in Tab. 1.9.
Tabella 1.9 – Giornali caricati di default per la gestione contabile
Giornale
Tipo
Assegni
Banca e Assegni
Cassa
Banca e Assegni
Banca
Banca e Assegni
Diversi
Generale
Fatture emesse Vendita
Fatture ricevute
Acquisto
Autofatture
Acquisto
Retribuzioni
Acquisto
Resi da clienti
Rimborso vendite
Resi da fornitori
Rimborso acquisti Ogni giornale ha un attributo che permette al sistema di riconoscerlo (Tipo). Il prossimo paragrafo spiegherà questo attributo introducendo il concetto di 'Tipologie di giornale'.
SERVA
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Tipologie di giornale
La Fig.1.8 mostra la pagina di configurazione di un giornale. L'informazione di più rilevante interesse è la 'Tipologia del giornale'. Essa è etichettata con il nome 'Tipo' (Fig.1.9) .
(Fig.1.8)
Le diverse tipologie dei giornali e il loro significato sono riportate in Tabella 1.10.
(Fig.1.9)
Tabella 1.10 – Tipologie di Giornale
Vendita
Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative alle vendite. In fase di emissione fattura, ad esempio, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale” propone solo i giornali che hanno questa come tipologia.
Rimborso Vendite
Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative ai “resi su vendite”. In fase di emissione nota associata al reso, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia.
Acquisto Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le SERVA
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scritture contabili relative agli acquisti. In fase di registrazione di fattura di acquisto, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornali”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia.
Rimborso Acquisti
Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare le scritture contabili relative ai “resi su acquisti”. In fase di emissione nota associata al reso, la ricerca dei valori da attribuire al campo “Giornale”, propone solo i giornali che hanno questa come tipologia.
Contante
Definisce i giornali che possono essere utilizzati per riportare gli incassi e pagamenti di cassa corrente, per le imprese che utilizzano molto denaro in forma liquida (bar, commercianti, ecc.), utilizzando registratori di cassa. Può essere utilizzato efficacemente anche per gestire le piccole casse delle imprese41. Banca e Assegni
Definisce i giornali che possono essere utilizzati per le scritture contabili associate a movimenti monetari (pagamenti e incassi in moneta; giro conto tra conti monetari; ecc.).
E' utile associare un giornale ad ogni conto corrente/carta di credito, in modo da poter generare su quello stesso un estratto conto perfettamente confrontabile con quello emesso dal gestore del conto corrente/carta di credito (banca, poste, gestore carte di credito, ecc.)42. 41 Ad un giornale di questa tipologia sono associati due specifici conti del piano dei conti (Conto Dare e Conto Avere) che verranno movimentati ­ il primo in Dare, il secondo in Avere ­ a seconda che il movimento monetario sia in entrata (indicato riportando, in fase di inserimento, l'importo con i segno “+”) o in uscita (indicato riportando l'importo con il segno “­”). Se naturalmente il Conto Dare e il Conto Avere coincidono, le scritture sui giornali di questa tipologia movimenteranno in Dare e Avere quello stesso conto.
ATTENZIONE: questi due conti sono OBBLIGATORI per il corretto funzionamento del sistema. Goal inserisce di default, sia per il conto dare che per quello avere, il seguente conto del piano dei conti 'C09/031 Contante in moneta nazionale in cassa'
42 Ad un giornale di questa tipologia sono associati due specifici conti del piano dei conti (Conto Dare e Conto Avere) che verranno movimentati ­ il primo in Dare, il secondo in Avere ­ a seconda che il SERVA
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Generale
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Può essere utile per registrare le scritture diverse da quelle a cui sono dedicate le tipologie di giornali descritti sopra.
Situazione
di Per registrare le scritture di apertura e chiusura del bilancio.
apertura/chiusura
Nei Giornali di tipo Contante e di tipo Banca e Assegni, i conti da inserire diventano obbligatori perché il sistema, registrate le operazioni su di essi, dovrà effettuare delle scritture in partita doppia utilizzando proprio quei conti. Il sistema utilizza per le scritture in “dare” il “conto di credito predefinito” e per le scritture in “avere” il “conto predefinito di debito”. Nel caso di giornale di tipo Contante, potrà essere utilizzato, ad esempio, il conto 'Contante in moneta nazionale in cassa', mentre per il giornale di tipo Banca e Assegni quello 'Banche: conti correnti attivi'. Nel caso in cui si inseriscano nuovi giornali di questo tipo, bisognerà di volta in volta scegliere il conto opportuno. Sequenze giornali ( Numerazioni
) In questo paragrafo si rivolgerà l'attenzione ad una particolare funzione dei Giornali. Essi sono responsabili delle numerazione delle diverse operazioni di gestione. In sede di creazione di un nuovo giornale (o in sede di configurazione iniziale) bisognerà (Fig.1.10)
gestire l'informazione 'Sequenza scrittura' (Fig. 1.10). Essa verrà scelta da un 'range' di possibili numerazioni create in sede di installazione del movimento monetario sia in entrata (indicato riportando, in fase di inserimento, l'importo con i segno “+”) o in uscita (indicato riportando l'importo con il segno “­”). Naturalmente se nel campo ' conto di credito predefinito' e nel campo ' conto predefinito di debito' si inserisce lo stesso conto le scritture sui giornali di questa tipologia movimenteranno in Dare e Avere quello stesso conto. ATTENZIONE: questi due conti sono OBBLIGATORI per il corretto funzionamento del sistema. Goal inserisce di default, sia per il conto dare che per quello avere, 'C09/001 Banche: conti correnti attivi'.
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sistema. Se nulla si indica in tale campo, Goal creerà in automatico una sua sequenzialità. Se si vuole inserire una propria numerazione, ad esempio per le fatture, bisognerà configurare il sistema in modo da poter personalizzare tale valore. Questa funzionalità, particolarmente nevralgica, è, tuttavia, di esclusiva competenza dell'amministratore di sistema. La possibilità di cambiare, modificare e creare nuove numerazioni, infatti, è accessibile dal menu di 'Configurazione' del sistema.
Questo documento affronterà la trattazione delle sequenze al fine di dare all'utente una maggiore chiarezza del funzionamento generale di Goal.
La voce di menù (raggiungibile come detto prima solo da utente admin) presenta tre sotto­voci. Quelle che interessano la numerazione sono le prime due: Sequenze, Codici Sequenza (Fig. 1.11).
(Fig. 1.11)
La prima informazione da creare è il 'Codice Sequenza' (Fig. 2.12). Il 'Codice Sequenza' ha lo scopo di categorizzare diverse numerazioni al fine di poterle facilmente distinguere.
(Fig. 1.12)
Nella Tabella 2.11 sono riportate le informazioni da gestire
Tabella 2.11 – Codici Sequenze
Nome
Identificativo del codice
SERVA
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Codice
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Codice della tipologia
La creazione di una sequenza, invece, richiede un'attenzione maggiore.
(Fig.1.13)
La Tabella 1.12 riporta la descrizione delle informazioni da gestire
Tabella 1.12 – Sequenze
Nome
Identificativo della sequenza.
Codice
Il codice dovrà essere scelto da una lista predefinita. In essa si troverà il codice sequenza creato in precedenza.
Attivo
Se selezionato lo rende attivo.
Prefisso
Si può scegliere un prefisso da inserire nella numerazione (*).
Suffisso
Si può scegliere un prefisso da inserire nella numerazione (*).
Riempimento numero
Indica la lunghezza di caratteri che la numerazione dovrà avere.
Incrementa numero
Indica l'incremento della numerazione (detto anche passo).
Numero successivo
Indica il prossimo numero che verrà generato utilizzando la numerazione in questione. Esso non dovrà essere cambiato in nessun caso altrimenti il sistema genererà salti di numerazione.
(*) Suffissi e prefissi possono essere scelti arbitrariamente oppure da una legenda sottostante la form d'inserimento delle sequenze. Questa legenda è riportata in Fig. 2.14.
SERVA
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(Fig. 1.14)
La Tabella 1.13, invece, elenca le stringhe da inserire se si vuol inserire particolari suffissi/prefissi. Essi sono dei comandi particolari che indicano al sistema cosa inserire prima o dopo il numero.
Tabella 1.13 – Stringhe per suffissi/prefissi
%(year)s Anno attuale con il secolo
%(y)s Anno corrente senza il secolo %(month)s Mese
%(day)s Giorno
%(doy)s Giorno dell'anno
%(woy)s Settimana dell'anno
%(weekday) Giorno della settimana
%(h24)s Formato Orario 00­>24
%(h12)s Formato Orario 00­>12
%(min)s
Minuti
%(sec)s Secondi
Configurazione Prodotti
L'anagrafica prodotti è fondamentale in Goal, perché essa governa, da un lato, i conti di ricavi e di costi su cui dovranno essere fatte le diverse registrazioni e, dall'altro, le aliquote Iva da applicare al prodotto in sede di vendita o di acquisto del prodotto/servizio. Tali informazioni verranno richiamate in sede di gestione fatture, in base al tipo di operazione che si sta registrando (acquisto o vendita).
Un prodotto appartiene sempre ad una categoria di prodotti. La regola che vale in Goal è la seguente: se mancano alcune informazioni a livello di prodotto, il sistema usa come SERVA
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default quelle associate alla categoria di prodotto ad esso relativa. Questa regola trova un'applicazione specifica nei conti associati ad un prodotto: se mancano i relativi conti di appoggio, il sistema usa quelli memorizzati nella categoria ad esso associata.
Le categorie di prodotto
La Tabella 1.14 elenca le informazioni da gestire in sede di inserimento di una nuova categoria di prodotto.
Tabella 1.14 – Informazioni delle Categorie prodotto
Categoria superiore
E' un campo che “punta” ad un'altra categoria e crea una struttura gerarchica delle categorie. Può assumere due soli valori: •
“vista”: è una categoria che può essere ulteriormente scomposta (Ramo);
Tipo Categoria
•
“normale”: è una categoria che non può essere ulteriormente scomposta. I prodotti possono essere associati solo a questa tipologia di categoria (Foglia). Conto di Entrate
Conto di Uscite
Conto che viene utilizzato “di default” in fase di emissione fattura, se il prodotto utilizzato non presenta alcun conto di appoggio.
Conto che viene utilizzato “di default” in fase di registrazione dei costi, se il prodotto utilizzato non presenta alcun conto di appoggio. La Tab. 1.15 elenca le tipologie di prodotto inserite nella configurazione iniziale di Goal.
Tabella 1.15 – Categorie di Prodotto
Nome categoria
Tipo Cat. Sup. Conto di costo
Vendite
Beni acquistati e Conto di ricavo
Categoria
vista
C51/005 Acquisto di C71/002 Ricavi per normale
merci
C51/005 Acquisto di prestazioni di servizi
C71/001 Ricavi delle merci
vendite di merci
C51/005 Acquisto di C71/001 Ricavi delle Vendite
venduti senza trasformazione
Prodotti trasformati normale
Vendite
SERVA
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Servizi venduti
Acquisti
Beni ad utilità 119
merci
C52/030 Spese vendite di merci
C71/002 Ricavi delle commerciali diverse
vendite e prestazioni vista
C51/005 Acquisto di di servizi
C71/001 Ricavi delle vista
merci
C03/005 Altre vendite di merci
C71/001 Ricavi delle normale
Vendite
Acquisti
pluriennale
attrezzature industriali vendite di merci
Impianti e Beni ad e commerciali
C03/003 Impianti e C71/001 Ricavi delle utilità macchinari
vendite di merci
e
Beni ad C03/005 Altre C71/001 Ricavi delle Industriali e utilità attrezzature industriali vendite di merci
commerciali
pluriennal e commerciali
Mobili e e
Beni ad C03/006 Mobili, arredi C71/001 Ricavi delle utilità e dotazioni
vendite di merci
e
Beni ad C03/007 Macchine C71/001 Ricavi delle elettriche ed utilità d'ufficio ed elaboratori vendite di merci
informatiche
pluriennal dati
normale
macchinari
pluriennal
Attrezzature normale
normale
arredamento
pluriennal
Apparecchiature Acquisto di merci
Acquisto di normale
normale
normale
e
Acquisti
C51/005 Acquisto di Acquisti
merci
vendite di merci
C51/003 Acqua e altri C71/001 Ricavi delle materiali di consumo
Servizi
vista
Acquisti
C71/001 Ricavi delle beni alimentari
vendite di merci
C52/030 Spese C71/002 Ricavi delle commerciali diverse
vendite e prestazioni SERVA
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Utenze
normale
Godimento beni di normale
Servizi
Servizi
C52/002 Spese di di servizi
C71/002 Ricavi delle energia elettrica
vendite e prestazioni C55/001 Fitti passivi
di servizi
C71/002 Ricavi delle terzi
Servizi industriali
Servizi 120
vendite e prestazioni normale
normale
Servizi
Servizi
di servizi
C52/006 Spese pulizia C71/002 Ricavi delle locali
vendite e prestazioni C52/041 Consulenze
di servizi
C71/002 Ricavi delle amministrativi
vendite e prestazioni Servizi C52/030 Spese di servizi
C71/002 Ricavi delle commerciali diverse
vendite e prestazioni C52/030 Spese di servizi
C71/002 Ricavi delle commerciali diverse
vendite e prestazioni normale
Servizi
commerciali
Beni e servizi normale
diversi
Servizi
di servizi
I prodotti
Come detto in precedenza, l'anagrafica dei prodotti assume un ruolo fondamentale nella gestione della contabilità. L'inserimento di un prodotto, infatti, richiede la compilazione di una scheda dedicata proprio alle 'variabili' gestite in contabilità: conti di costo, di ricavo e aliquote IVA ad esso associate.
SERVA
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(Fig. 1.15)
La Tab. 1.16 riporta le informazioni da gestire in sede di inserimento di un nuovo prodotto.
Tabella 1.16 – Informazioni da gestire per i prodotti
Identificativo
E' un campo alfanumerico che identifica il prodotto.
EAN13 E' un campo numerico che identifica il codice EAN (codice a barre) a 13 cifre.
Può essere venduto
Campo booleano che consente di visualizzare il prodotto in fase di fatturazione. Può essere acquistato
Campo booleano che consente di visualizzare il prodotto in fase di registrazione di una fattura d'acquisto.
Categoria
E' un campo obbligatorio che identifica la categoria di prodotto. Serve a recuperare i conti di entrata e di uscita di “default” se non sono presenti conti di appoggio specifici a livello di prodotto.
Tipo di prodotto
Può assumere i seguenti valori:
•
servizio: se acquistato, entra direttamente nei costi di produzione;
•
bene consumabile: può essere inserito solo in una voce di costo ed entra a far parte dei costi dello specifico esercizio in cui il bene è acquistato; SERVA
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•
122
prodotto stoccabile: prodotto che viene acquistato e venduto in unità; può movimentare un magazzino.
Unità di misura E' l'unità di misura utilizzata per misurare il prodotto/servizio.
Prezzi di base
Prevede i seguenti attributi:
•
Metodo di determinazione dei costi: può far riferimento ad un prezzo standard oppure ad un prezzo medio;
•
Costo: inserito dall'utente se il metodo è “prezzo standard”;
•
Conti di ricavo
Prezzo di vendita: viene inserito dall'utente.
Conto di ricavo specifico del prodotto che verrà richiamato in sede di fatturazione del prodotto.
Conti di costo
Conto di costo specifico del prodotto che verrà richiamato in sede di registrazione di fatture di acquisto del prodotto in questione.
Imposta su vendite
Definisce l'aliquota Iva da applicare al prodotto in sede di vendita del prodotto/servizio.
Imposta su acquisti
Definisce l'aliquota Iva da applicare al prodotto in sede di acquisto del prodotto/servizio. Oltre le aliquote Iva, è possibile aggiungere ulteriori imposte se previste dal tipo di operazione che si sta registrando. E' il caso, ad esempio, delle ritenute di acconto effettuate ai professionisti. SERVA
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Configurazione Partner (controparti)
L'anagrafica delle controparti (partner) è un'altra base informativa fondamentale in Goal, perché governa i conti di credito e di debito su cui verranno appoggiate le diverse registrazioni di fatturazione attiva e passiva. Con partner si fa riferimento a tutti i soggetti con cui l'impresa instaura rapporti di credito e di debito, di incasso e di pagamento. L'emissione di una fattura, ad esempio, è un'operazione che fa nascere un credito nei confronti del cliente, in essere fino all'incasso della fattura stessa.
Analogamente al caso di un prodotto/servizio, ad ogni partner verranno associati due conti: uno di tipo credito e uno di tipo debito. Essi verranno richiamati in fase di gestione fatture, in base al tipo di operazione che si sta registrando (acquisto o vendita).
(Fig. 1.16)
La Tabella 1.17 riporta la descrizione delle informazioni da gestire ai fini della contabilità in sede di inserimento partner.
Tabella 1.17 – Informazioni da gestire per i partner ai fini della contabilità
Conto di credito
Condi di debito
E' Il conto che il sistema utilizzerà in sede di operazioni attive (vendita) nei confronti del partner in questione.
E' Il conto che il sistema utilizzerà in sede di operazioni passive (acquisto) nei confronti del partner in questione.
Posizione fiscale
E' il regime fiscale associato al partner in questione(*)
Modalità di In sede di contratto con il partner, è possibile che venga decisa una SERVA
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prassi per le modalità di pagamento: 30/60/120 giorni dalla data pagamento
fattura, interessi moratori in caso di tardivo pagamento ecc. Questo campo attribuisce una modalità di pagamento “di default” per tutte le operazioni nei confronti del partner in questione.
E' un campo descrittivo che dà una prima informazione sul totale Totale credito
delle partite attive (credito) ancora aperte nei confronti del partner corrente.
E' un campo descrittivo che dà una prima informazione sul totale Totale debito
delle partite passive (debito) ancora aperte nei confronti del partner corrente.
E' possibile stabilire un importo massimo di credito/debito per il Limite Credito
partner. Questo valore ha solo uno scopo informativo: non incide sulla possibilità di superare tale quota. Ultima data di riconciliazione
E' possibile inserire la data dell'ultimo pagamento/riscossione. Questa informazione non è automatica. Essa va inserita, se si ritiene utile ai fini di controllo, a mano. (*) Le aliquote Iva sono inserite in anagrafica prodotto. Se un partner è un soggetto Iva estraneo al regime, ad esempio perché estero, questo cambierà l'aliquota, se correttamente configurata, con quella adeguata. Estratti Conti per controlli sui movimenti monetari
Nel linguaggio comune, l'espressione 'Estratto Conto' identifica un prospetto atto ad elencare tutte le operazioni di entrata e di uscita da un conto corrente o da una cassa, nonché il saldo dello stesso al termine di un determinato periodo. Goal riprende questo concetto e lo traduce in un valido strumento per la raccolta ordinata dei flussi monetari, in entrata e in uscita, aziendali. Questi flussi monetari possono essere riferiti ad una piccola cassa tenuta direttamente dall'azienda oppure ad un conto corrente presso una banca. In modo particolare, l'obiettivo che si pone Goal è quello di consentire ad una azienda di avere una scrittura ordinata delle proprie entrate ed uscite con la SERVA
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certezza di averle riportate tutte in modo corretto. La possibilità di distinguere in un Estratto Conto il “contenitore” a cui fanno riferimento i diversi flussi consente, infatti, di utilizzare il saldo del conto della banca quale strumento di controllo del proprio Estratto Conto. Se in un Estratto Conto si sono registrati, ad esempio, tutti i flussi relativi ad un dato conto corrente in un dato periodo, allora è possibile ricalcolare in ogni momento il saldo a questo relativo e verificare se esso corrisponde a quello calcolato dalla banca (tramite il servizio di internet banking è possibile controllare il saldo ad oggi della banca). Se i due saldi coincidono, la probabilità che ci sia un errore nella gestione delle attività amministrative per la parte relative ai flussi del conto corrente analizzato, è praticamente nullo. Allo stesso modo, è possibile fare un controllo per il flussi riguardanti una cassa, controllando se il saldo contabile della cassa coincide con il denaro contenuto nella cassa stessa.
Prima di iniziare a registrare le movimentazioni, è necessario creare degli estratti cassa bancari e/o di piccole casse. In sede di inserimento, ogni estratto conto, sia di cassa che di banca, richiede un giornale di appoggio; la selezione sarà filtrata in base al tipo di estratto conto che si sta creando.
Voce di menu 'Estratti Cassa' dalla quale è possibile selezionare gli Estratti Cassa. (Fig. 1.17).
(Fig. 1.17)
Presupponendo che si sia già creato un giornale di tipo 'Banca e Assegni', procediamo alla creazione di un 'Estratto Conto' di tipo banca.
(Fig. 1.18)
Le informazioni da gestire sono riportate in Tabella 1.18
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Tabella 1.18 – Creazione Estratti Cassa
Nome
Identificativo da dare all'estratto conto (es. Estratto conto di Marzo BPM)
data
Data di inizio dell'estratto conto
Giornale
Giornale su cui effettuare le registrazioni. Ricordiamo che il giornale deve essere di tipo banca, o cassa, in cui sono presenti i conti di liquidità.
Periodo
Nome del periodo a cui fa riferimento. Esso è calcolato automaticamente dal sistema in base alla data di inizio.
Bilancio di Apertura
Indica il saldo dell'estratto conto. In sede di inserimento del primo estratto conto attribuito al giornale 'Banca', ad esempio, esso sarà '0'. Se si sta creando un secondo estratto conto con lo stesso giornale il sistema inserirà automaticamente il 'Saldo dell'estratto conto' precedente.
Bilancio di Chiusura
Indica il saldo finale dopo le operazioni intervenute nell'estratto conto.
Conclusioni
Questo documento ha descritto come creare i parametri iniziali per avere un corretto 'impianto' della contabilità. I concetti fin qui esposti, però, possono essere utili anche durante la normale gestione d'impresa, nel caso, ad esempio, di introduzione di un nuovo prodotto all'interno della propria linea di produzione. In tal caso, bisognerà intervenire aggiungendo tale prodotto nell'anagrafica prodotti, attribuendo le giuste informazioni utili alla contabilità.
Una volta configurato secondo quanto appena previsto, Goal è pronto per essere utilizzato.
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Appendice A: Glossario
Poiché senza una comprensione adeguata dei termini e senza un loro corretto uso è difficile capire e farsi capire, il lettore troverà, in questa Appendice, un breve glossario contenente termini e concetti che possono agevolare la comprensione della disciplina contabile. Acconto: somma versata prima che si effettui l'acquisto o la vendita di una bene o di un servizio. Gli acconti ricevuti da clienti rappresenta debiti dell'impresa verso il cliente. Gli acconti versati a fornitori sono crediti dell'impresa verso il fornitore. Gli acconti versati per imposte dirette si compensano con le imposte dovute. Ogni tipologia di acconto, generalmente, determina la movimentazione di un suo specifico conto del piano dei conti.
Avere: è l'intestazione della colonna destra di un conto in partita doppia. Se il conto è finanziario, essa contiene il valore monetario che il conto (immaginato come controparte) deve “avere” dall'azienda. Se il conto è economico, esso contiene il valore monetario che l'azienda deve “avere” dal conto (immaginato come controparte).
Bilancio d'esercizio: è il documento, redatto al termine del periodo amministrativo, con cui si rappresenta la situazione patrimoniale e finanziaria dell'impresa e si quantifica il risultato economico d'esercizio. Le regole di redazione del bilancio d'esercizio sono stabilite dal Codice Civile e dai principi contabili emanati dall'Organismo Italiano di Contabilità (OIC) e dall'International Accounting Standard Boad (IASB).
Bolla di accompagnamento: documento abrogato e sostitutivo dal documento di trasporto nel 1996. Rimane in vigore, sostanzialmente, solo per i beni soggetti ad accise (fiammiferi, tabacchi, ecc...).
SERVA
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Bonifico Bancario: è una operazione bancaria che consente il trasferimento di fondi da un ordinante a un beneficiario. Competenza economica (principio di): è uno dei principi di redazione del bilancio di esercizio sanciti dall'articolo 2423­bis del codice civile: “si deve tener conto dei proventi e degli oneri di competenza dell'esercizio, indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento”. Da ciò si ricava che i ricavi sono di compentenza dell'esercizio in cui ha avuto compimento il ciclo economico. I costi sono di competenza dell'esercizio in cui si manifestano i ricavi correlati. I costi non correlabili a ricavi, presenti o futuri, sono di competenza dell’esercizio in cui si sono manifestati.
Contabilità dei costi: insieme di determinazioni economico quantitative, mediante le quali si calcolano i costi (e conseguentemente i risultati) di particolari ambiti gestionali (oggetti di costo), individuabili all’interno del sistema aziendale;
Contabilità generale: sistema di rilevazioni cronologiche e sistematiche che hanno come obiettivo la quantificazione del reddito d'esercizio e del patrimonio di funzionamento. Essa utilizza il conto ed il giornale quale strumenti fondamentali di annotazione e di elaborazione. I conti sono definiti in modo da poter produrre, attraverso una loro aggregazione, le informazioni numeriche che compongono il Bilancio d'esercizio.
Contabilità ordinaria: regime contabile che impone la tenuta obbligatoria di almeno i seguenti tra libri contabili: libro giornale; libro mastro; libro degli inventari; registro delle fatture; registro degli acquisti; registro dei corrispettivi; registro dei beni ammortizzabili; scritture ausiliarie di magazzino e altre scritture specifiche. Conto: è lo strumento di rilevazione delle operazioni aziendali. Esso consiste nella raccolta sistematica delle registrazioni contabili in capo ad un determinato oggetto (cassa, banca, crediti, debiti, ricavi, costi, ecc.) al fine di determinare il saldo relativo all'oggetto al termine di un dato periodo. Il conto si presenta come un prospetto SERVA
ORDINEM ET
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composto di due sezioni: DARE (a sinistra del prospetto); AVERE (a destra del prospetto). Nella prassi italiana il conto viene spesso chiamato mastrino. Nel processo contabile esiste una specifica terminologia associata al conto:
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intestare un conto: significa classificare un valore numerario o non numerario, denominare correttamente il conto che lo contiene e dare a questo conto un codice adeguato; accendere un conto: significa attivare un nuovo conto; riaccendere un conto: significa riattivare un conto precedentemente spento; tenere un conto: significa operare movimentazioni all'interno di un conto;
richiamare un conto: significa individuare un conto acceso allo scopo di eseguire movimentazioni e osservazioni; addebitare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna dare/+; accreditare un conto: significa iscrivere un valore nella colonna avere/­; stornare un conto: significa scrivere un valore nella sezione contrapposta a quella in cui il medesimo valore era stato precedentemente iscritto;
saldare un conto: significa determinare quale è la differenza fra le sezioni dare/+ e avere/­ di un certo conto; chiudere un conto: significa rilevare il saldo nel conto mastro in modo tale da azzerare (bilanciare) il conto da chiudere; spegnere un conto: significa che il conto è stato chiuso ed è caduto in disuso, ma rimane presente nel piano dei conti; estinguere un conto: significa spegnere ed eliminare un conto dal piano dei conti.
Controllo direzionale: Processo mediante il quale la direzione aziendale si assicura l’ottenimento e l’ottimale impiego delle risorse, per il raggiungimento degli obiettivi propri dell’organizzazione.
Contropartita contabile: è il conto e l'importo che consento di chiudere una scrittura contabile.
Controparte: è qualunque soggetto economico rispetto al quale l'impresa ha acceso un debito o un credito.
Dare: è l'Intestazione della colonna sinistra di un conto in partita doppia. Se il conto è finanziario, essa contiene il valore monetario che il conto (immaginato come controparte) deve “dare” all'azienda. Se il conto è economico, esso contiene il valore SERVA
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monetario che l'azienda deve “dare” al conto (immaginato come controparte).
Data contabile: con riferimento ad un rapporto di conto corrente, corrisponde alla data in cui è stata eseguita un operazione. E' la data utilizzata dall'estratto conto bancario al fine di riportare cronologicamente le movimentazioni avvenute sul conto corrente.
Data documento: è' la data in cui è stato prodotto il documento contabile.
Data registrazione: solitamente, fa riferimento alla data di registrazione di un documento su un qualsiasi registro.
Data valuta: con riferimento ad un rapporto di conto corrente è il giorno in cui un determinato importo è reso disponibile ed utilizzabile. E' la data di riferimento per il documento noto come “staffa” che ha solo scopo di calcolare i giorni creditori e i giorni debitori per arrivare, infine, alla determinazione degli interessi a credito e a debito.
Documento di trasporto (DDT): è un documento giustificativo del trasferimento di un bene da un cedente a un cessionario. Redatto almeno in duplice copia, la sua forma è libera. Esso deve almeno riportare le generalità dei soggetti coinvolti a vario titolo nell'operazione (vettore, cessionario, cedente), il numero progressivo, la data, la descrizione, la quantità e la natura dei beni trasportati. Può essere sostituito dalla fattura accompagnatoria.
Fattura: documento fiscalmente rilevante che comprova l'avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi. Gli elementi obbligatori del documento, che consta di una parte descrittiva e di una parte tabellare, sono indicati nell'art. 21 della legge IVA (D.p.R 633 del 1972).
Fattura accompagnatoria: documento che riunisce gli elementi della fattura e le informazioni sul trasporto dei beni.
SERVA
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Fattura differita: documento che deve essere emesso entro il 15 del mese successivo rispetto ad una vendita accompagnata dal DDT.
Fattura pro­forma: documento senza valore fiscale emesso per diverse finalità. Molto utilizzata dal settore professionale allo scopo di informare il cliente dell'ammontare dell'operazione. In un momento successivo, ad avvenuto pagamento e in assenza di contestazioni, verrà emessa la fattura definitiva.
Libro Giornale: registro cronologico in cui vengono registrati “giorno per giorno le operazioni relative all'esercizio dell'impresa”. L'articolo 2216 del codice civile non stabilisce, diversamente da quanto avviene per altri registri obbligatori, la forma che questo deve assumere. Tuttavia, la sua struttura è consolidata nella prassi contabile e consiste, tipicamente, in una colonna indicante la data della registrazione, una colonna indicante il nome del conto, una colonna indicante la descrizione dell'operazione e, infine, in una colonna “Dare” e in una colonna “Avere”.
Libro Mastro: registro in cui sono riuniti tutti i conti elementari (mastrini) che compongono un dato sistema contabile. In esso, diversamente dal libro giornale, le operazioni vengono riportate in ordine sistematico anziché cronologico.
Liquidazione: è l'attività che consiste nel calcolare e documentare quando reciprocamente dovuto tra un'impresa e controparti per le prestazioni fornite o ricevute. L'emissione di una fattura di vendita comporta la liquidazione di quanto è il valore della prestazione fornita dall'impresa al cliente. La stampa di una busta paga rappresenta la parte di documentazione della liquidazione mensile dello stipendio. Il calcolo periodico della totale dell'Iva dovuta o o versata in eccedenza, rappresenta la liquidazione periodica Iva.
Liquidità: rappresenta la moneta e tutti quegli strumenti di pagamento che possono essere trasformati in moneta in tempi brevi (ad esempio i conti correnti).
SERVA
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MAV (mediante avviso): è una procedura interbancaria standardizzata di incasso mediante bollettino (la banca del creditore invia un avviso mediante bollettino al debitore). Moneta: la moneta a corso legale è lo strumento di pagamento per antonomasia; all'interno di un paese la moneta a corso legale deve essere necessariamente accettata da tutti i creditori come forma di pagamento del credito.
Nota di credito: è il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare importi precedentemente fatturati ad un cliente, ad esempio resi di merce o errori sui prezzi esposti in fattura. Nota di debito: è il documento emesso dal venditore quando ha la necessità di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio un prezzo inferiore a quello concordato con il compratore.
Pezza di appoggio: è un termine solitamente utilizzato per indicare un qualsiasi documento atto a giustificare un accadimento.
Piano dei conti: è una struttura in cui vengono definite le unità di aggregazione (i conti) utilizzati da un sistema contabile e le loro relazioni. Prima nota: è un registro registro elementare cronologico per il quale non è richiesta alcuna forma obbligatoria. Il compito di tale registro consiste nel riportare accadimenti di gestione nell'ottica di registrarli successivamente sui registri obbligatori.
Registri Iva: con tale termine vengono indicati tutti i registri obbligatori ai fini Iva: registro delle fatture; registro degli acquisti; registro dei corrispettivi.
Registro dei Corrispettivi : è un registro sul quale vengono annotati gli incassi giornalieri, avvenuti per mezzo del rilascio di uno scontrino o di una ricevuta fiscale. Il SERVA
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contenuto di tale registro è disciplinato dall'articolo 24 della legge Iva.
Registro delle fatture emesse: è il registro sul quale vengono annotate progressivamente le fatture emesse. I termini e le modalità di registrazione sono disciplinati dall'articolo 23 della legge Iva.
Registro delle fatture ricevute: è il registro sul quale vengono annotate le fatture che si ricevono dai fornitori. l contenuto di tale registro è disciplinato dall'articolo 25 della legge Iva.
Ri.Ba (Ricevuta Bancaria): è uno strumento finanziario di incasso che consente una procedura automatizzata del regolamento dei rapporti commerciali. E' molto usata quando i rapporti di affari tra venditore e compratore sono continuativi ed esiste una fiducia reciproca essendo essa un semplice documento di quietanza e non un titolo di credito. Prevede che il creditore consegni (anche con procedura informatica) le disposizioni di incasso alla propria banca. Questa inoltrerà, a sua volta, la ricevuta bancaria alla banca del debitore. Il debitore, infine, provvederà al pagamento del dovuto entro un numero di giorni predeterminato.
Ricevuta fiscale: è un documento obbligatorio che deve essere emesso al momento di ultimazione di una prestazione (anche se il corrispettivo non è pagato). Viene utilizzata principalmente dai liberi professionisti, riportando le ritenute d'acconto che il cliente deve effettuale. Rid (Rapporto Interbancario Diretto): è un servizio incasso crediti basato su un'autorizzazione continuativa conferita dal debitore alla propria banca di accettare gli ordini di addebito provenienti da un creditore.
Scontrino Fiscale: documento fiscale emesso utilizzando appositi registratori di cassa. Scrittura contabile: è una rappresentazione dei fatti economici e/o finanziari di SERVA
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un'azienda che ne evidenziano l'andamento della gestione. Questa rappresentazione avviene utilizzando il metodo della partita doppia che consiste nel modificare secondo regole precise i conti aziendali. Poiché spesso una scrittura contabile consiste nello spostare un importo da un conto ad un altri, le scritture contabili sono anche dette l'incrementare “movimenti contabili”. Una scrittura può essere semplice quando riguarda pochi conti o complessa quando coinvolge la movimentazione di più conti.
Sottoconto: è un conto analitico che assieme ad altri conti analitici consente di “esplodere” un conto sintetico. SERVA
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Appendice B: Piano dei conti per Knowledge Company
Stato patrimoniale: attivo
1
1A
1B
1B_I
1B_I_1
1B_I_2
C01/002
C02/001
C02/004
C02/005
C02/006
C02/007
1B_I_3
1B_I_4
C02/008
C02/009
C02/010
C02/011
1B_I_5
C02/012
1B_I_6
1B_I_7
C02/020
C02/021
C02/030
C02/051
1B_I_F
1B_II
1B_II_1
1B_II_2
C03/001
C03/002
STATO PATRIMONIALE ATTIVO
Crediti Verso Soci per versamenti ancora dovuti
Soci c/sottoscrizione
Immobilizzazioni
Immobilizzazioni immateriali
Impianti/ampliamento
Spese di impianto e ampliamento
Ricerca e sviluppo
Costi di ricerca, studi e progettazioni
Costi di sviluppo prodotti e servizi
Costi di pubblicita'
Costi predisposiz. e controllo procedure di qualita'
Brevetti
Diritti di utilizzazione opere ingegno
Costi per software di proprieta'
Concessioni / licenze
Licenze d'uso (software e varie)
Marchi
Avviamento
Avviamento
Immobilizzazioni in corso e acconti
Immobilizzazioni immateriali in corso
Fornitori Immobilizzazioni immateriali c/ acconti
Altre
Altre immobilizzazioni Immateriali
Spese incrementativa su beni di terzi
(Fondo ammortamento Imm. immateriali)
Immobilizzazioni materiali
Terreni e fabbricati
Terreni
Fabbricati
Impianti
View
View
Regular
View
View
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
View
View
View
Regular
Regular
View
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
1B_II_3
1B_II_4
1B_II_5
1B_II_F
C03/003 Impianti e macchinari
Attrezzature industriali e commerciali
C03/004 Sala server e server
C03/005 Altre attrezzature industriali e commerciali
Altri beni
C03/006 Mobili, arredi e dotazioni
C03/007 Macchine d'ufficio ed elaboratori dati
C03/008 Apparecchi cellulari e radiomobili
C03/009 Autovetture
C03/010 Strutture pubblicitarie fisse
C03/011 Attrezzature fieristiche
C03/020 Altri beni vari
C03/030 Altri beni concessi in leasing
C03/012 Immobilizzazioni inferiori a 516,46
Immobilizzazioni in corso e acconti
C03/040 Immobilizzazioni materiali in corso
C03/041 Fornitori Immobilizzazioni materiali c/ acconti
(Fondo ammortamento e svalutazione imm. 136
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
materiali)
View
C03/050 Fondo Ammortamento Fabbricati
Regular
C03/052 Fondo Ammortamento Impianti e macchinari
Regular
C03/053 Fondo Ammortamento Sala server e server
Regular
Fondo Ammortamento Altre attrezzature industriali e C03/054 commerciali
C03/055 Fondo Ammortamento Mobili, arredi e dotazioni
Fondo Ammortamento Macchine d'ufficio ed Regular
Regular
C03/056
C03/057
C03/058
C03/059
C03/060
C03/061
elaboratori dati
Fondo Ammortamento Autovetture
Fondo Ammortamento Strutture pubblicitarie fisse
Fondo Ammortamento Attrezzature fieristiche
Fondo Ammortamento Altri beni vari
Fondo Ammortamento Altri beni concessi in leasing
Fondo Ammortamento Immobilizzazioni inferiori a Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
C03/062
C03/063
C03/064
C03/065
516,46
Fondo svalutazione Fabbricati
Fondo svalutazione Impianti e macchinari
Fondo svalutazione Sala server e server
Fondo svalutazione Altre attrezzature industriali e Regular
Regular
Regular
Regular
C03/066 commerciali
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
137
C03/067 Fondo svalutazione Mobili, arredi e dotazioni
Regular
Fondo svalutazione Macchine d'ufficio ed elaboratori 1B_III
1B_III_1
C03/068
C03/069
C03/070
C03/071
C03/072
C03/073
dati
Fondo svalutazione Autovetture
Fondo svalutazione Strutture pubblicitarie fisse
Fondo svalutazione Attrezzature fieristiche
Fondo svalutazione Altri beni vari
Fondo svalutazione Altri beni concessi in leasing
Immobilizzazioni finanziarie
Partecipazioni
C04/001 Partecipazioni in imprese controllate
C04/002 Partecipazioni in imprese collegate
C04/003 Partecipazioni in imprese controllanti
C04/004 Partecipazioni in altre imprese
Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
View
Regular
Regular
Regular
Regular
C04/014
collegate
Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular
C04/015
controllate
Fondo svalutazione Partecipazioni in imprese Regular
C04/016
C04/017
controllanti
Fondo svalutazione Partecipazioni in altre imprese
Crediti
Crediti v/imprese controllate
Crediti v/imprese collegate
Crediti v/imprese controllanti
Crediti diversi
Depositi cauzionali per utenze e affitti
Crediti per polizze
Fondo svalutazione Crediti v/imprese controllate
Fondo svalutazione Crediti v/imprese collegate
Fondo svalutazione Crediti v/imprese controllanti
Fondo svalutazione Crediti diversi
Altri titoli
Titoli di stato
Certificati di deposito
Altri titoli d'investimento
Azioni proprie
Circolante
Rimanenze
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
View
View
View
1B_III_2
1B_III_3
1B_III_4
1C
1C_I
C04/005
C04/006
C04/007
C04/008
C04/009
C04/010
C04/018
C04/019
C04/020
C04/021
C04/011
C04/012
C04/013
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
1C_I_1
C05/001
1C_I_2
C05/002
1C_I_3
1C_I_4
1C_I_5
1C_II
1C_II_1
C05/003
C05/004
C05/005
C05/007
C06/001
138
Materie prime, sussidiarie e di cons.
Materie prime sussidiarie, di consumo, merci e View
imballaggi
Prodotti in corso di lavorazione
Prodotti in corso di lavorazione
Lavori in corso
Competenza dei progetti in corso
Altri lavori in corso
Prodotti finiti e merci
Prodotti finiti e merci
Acconti
Fornitori c/acconti
Crediti
Clienti
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
View
View
Receivabl
Crediti vs/ clienti Italia
e
Receivabl
C06/002 Crediti vs/ clienti UE
e
Receivabl
C06/003
C06/004
C06/015
C06/016
C06/017
C06/018
C06/012
C06/019
C06/013
C06/014
e
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Crediti vs/ clienti extra UE
Effetti attivi
Effetti allo sconto
Effetti salvo buon fine
Effetti al dopo incasso
Effetti insoluti o protestati
Fondo svalutazione crediti
Fondo rischi su crediti
Crediti insoluti
Fatture da emettere
1C_II_2
Controllate
C06/005 Crediti vs/ controllate
1C_II_3
Collegate
C06/006 Crediti vs/ collegate
1C_II_4
Controllanti
C06/007 Crediti vs/ controllanti
1C_II_4bis
Crediti tributari
C07/001 IVA ns/ credito
C07/002 IVA su fatture in sospensione
C07/003 Erario c/ acconto imposte
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
C07/004
C07/005
C07/006
C07/007
C07/008
139
Erario c/ ritenute subite
Erario c/ crediti di imposta
Crediti per IVA
Crediti per rimborso imposte
Crediti per imposte da compensare
1C_II_4ter
Crediti per imposte anticipate
C06/011 Crediti per imposte anticipate
1C_II_5
Altri
C07/0023 Personale c/anticipo TFR
C07/011 Crediti per cauzioni
C07/021 Personale c/ acconti
C07/022 Personale c/ anticipo spese
C07/024 Crediti vs/ INPS
C07/025 Crediti vs/ INAIL
C07/026 Crediti vs/ altri enti previdenziali
C07/030 Prestiti a dipendenti
C07/031 Crediti per risarcimenti
C07/041 Crediti per contributi
C07/050 Fornitori c/caparra
C07/059 Fornitori c/anticipi
C07/060 Crediti diversi
Att. Finanziarie che non costituiscono Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
1C_III
1C_III_1
View
View
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
View
View
Regular
Regular
Regular
View
View
Liquidity
Liquidity
View
C08/001
1C_III_2
C08/002
1C_III_3
C08/003
1C_III_4
C08/004
1C_III_5
1C_III_6
1C_IV
1C_IV_1
1C_IV_2
C08/006
C08/007
C08/008
C09/001
C09/002
immobilizzazioni.
A. F. no immob. in imprese controllate
A.F. No immob. in imprese controllate
A.F. No immob. in imprese collegate
A.F. No immob. in imprese collegate
A.F. No immob. in imprese controllanti
A.F. No immob. in imprese controllanti
A.F. No immob. Altre partecipazioni
A.F. No immob. Altre partecipazioni
Azioni proprie
Altri titoli
Titoli di stato
Certificati di deposito
Altri titoli d'investimento
Disponibilita' liquide
Depositi bancari
Banche: conti correnti attivi
Conti correnti postali attivi
Assegni
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
1C_IV_3
1D
C09/003 Assegni
Danaro in cassa
C09/031 Contante in moneta nazionale in cassa
C09/032 Contante in valute estere in cassa
C09/033 Valori bollati
Ratei e riscontri attivi
C10/001 Ratei attivi
C10/002 Risconti attivi
140
Liquidity
View
Liquidity
Liquidity
Liquidity
View
Regular
Regular
Stato patrimoniale: passivo
2
2A
2A_I
C21/001
2A_II
2A_III
2A_IV
2A_IX
C22/002
C22/003
C23/003
C23/004
2A_V
2A_VI
2A_VII
2A_VIII
C22/005
C22/006
C23/001
C23/002
2B
2B_1
2B_2
2B_3
2C
C11/001
C11/002
C11/003
C11/004
C11/005
C12/001
STATO PATRIMONIALE PASSIVO
Patrimonio netto
Capitale sociale
Capitale sociale
Riserva sovrapprezzo
Riserva rivalutazione
Riserva di rivalutazione
Riserva legale
Riserva legale
Utili (perdite) d'esercizio
Utili d'esercizio SP
C13/003
Riserva azioni proprie
Riserva statutaria
Riserva statutaria
Altre riserve
Altre riserve
Utili (perdite) portati a nuovo
Utili esercizi precedenti
Perdite esercizi precedenti
Fondi rischi
F.R. Per quiescenza e obblighi simili
F.R. Per quiescenza e obblighi simili
F.R. Per imposte anche differite Fondi per imposte
Altri Fondi Rischi
Fondi rischi su cambi
Fondo rischio responsabilita' civile
Altri fondi rischi
Trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato
Debiti per TFR
View
View
View
Regular
View
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
View
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
2D
2D_1
2D_2
2D_3
2D_4
2D_5
2D_6
C13/003
C13/004
C13/005
C13/006
C14/001
C14/003
2D_7
2D_8
C14/005
C14/006
C14/007
C14/008
C14/010
C14/022
2D_9
2D_10
2D_11
2D_12
2D_13
C14/021
C01/022
C14/023
C15/001
C15/002
C15/003
C15/004
C15/005
C15/006
C15/007
C15/008
C15/009
C15/010
C15/011
C16/001
C16/002
Debiti
Debiti per obbligazioni
Debiti per obbligazioni convertibili
Debiti verso soci per finanziamenti
Debito verso soci
Debiti verso banche
Banche cc/ passivi
Mutui passivi
Debiti verso altri finanziatori
Debiti vs/ altri finanziatori
Acconti / anticipi
Clienti c/anticipi
Clienti c/ fondo spese
Debiti verso fornitori
Debiti vs/ fornitori italia
Debiti vs/ fornitori UE
Debiti vs/ fornitori extra UE
Fornitori c/ fatture da ricevere
Debiti da titoli di credito
Effetti passivi
Altri debiti da titoli di credito
Debiti verso controllate
Debiti commerciali vs/ controllate
Debiti verso collegate
Debiti commerciali vs/ collegate
Debiti verso controllanti
Debiti commerciali vs/ controllanti
Debiti tributari
IVA ns/ debito
Erario c/ ritenute
Erario c/ ritenute dipendenti
Erario c/ addizionale regionale IRPEF
Erario c/ addizionale comunale IRPEF
Erario c/ imposte
Erario c/ imposte sostitutive
Erario c/imposte sospese­ rateizzate
Debiti per IVA
Debiti per imposte
Debiti per sanzioni
Debiti verso istituti previdenziali
Debiti vs/ INPS
Debiti vs/ INAIL
141
View
View
View
View
Regular
View
Liquidity
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
Payable
Payable
Payable
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Payable
Payable
Payable
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Payable
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
2D_14
2E
C16/003 Debiti vs/ altri enti previdenziali
Altri debiti
C16/011 Personale c/ retribuzioni
C16/012 Personale c/ liquidazioni
C16/013 Personale c/ rimborso spese
C16/082 Personale c/ ferie e permessi da liquidare
C16/083 Sindaci c/ competenze
C16/061 Amministratori c/ competenze
C16/081 Debiti vs/ creditori diversi
C14/002 Clienti c/ caparra
C14/004 Debiti per cauzioni
Ratei e riscontri passivi
C17/001 Ratei passivi
C17/002 Risconti passivi
142
Regular
View
Payable
Regular
Payable
Payable
Payable
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Conto economico
3
3A
3A_1
3A_1a
3A_2
C71/002
C71/046
C71/047
C71/048
C71/049
C71/001
C71/050
C71/010
3A_3
3A_4
3A_5
3B
C71/020
C71/030
C74/001
C74/002
C74/003
C74/004
CONTO ECONOMICO
Valore della produzione
Ricavi delle vendite e delle prestazioni
Ricavi per prestazioni di servizi
Rimborso spese vendita
Resi su vendite
Premi, abbuoni e sconti su vendite
Ribassi passivi
Ricavi delle vendite di merci
Ricavi delle vendite di merci
Variazione rimanenze prodotti
Merci c/rimanenze iniziali
Merci c/rimanenze finali
Variazione dei lavori in corso
Variazione dei lavori in corso
Incrementi delle immobil. per lavori interni
Costi capitalizzati
Altri ricavi
Fitti, canoni attivi e altri proventi immobiliari
Proventi per royalties
Contributi in conto esercizio
Altri ricavi e proventi vari
Costi della produzione
View
View
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
3B_6
3B_6a
3B_6b
3B_7
3B_7a
3B_7b
C51/001
C51/002
C51/003
C51/004
C51/005
C51/006
C51/007
C51/008
C51/009
C52/001
C52/006
C52/007
C52/008
C52/091
C52/002
C52/003
C52/004
C52/005
3B_7c
3B_7d
C52/010
C52/012
C52/014
C52/015
C52/016
C52/020
C52/021
C52/030
C52/031
C52/032
C52/040
C52/041
C52/042
C52/043
C52/051
143
Acquisti
Acquisti di materiale di consumo
Cancelleria e materiale per stampanti
Prodotti per la pulizia
Acqua e altri beni alimentari
Altri acquisti di materiali di consumo
Acquisto di merci
Acquisto di merci
Costi accessori d'acquisto
Resi su acquisti
Premi, abbuoni e sconti su acquisti
Ribassi attivi
Servizi
Costi per servizi Industriali
Spese di trasporto beni
Spese pulizia locali
Assistenza tecnica e canoni per apparecchiature View
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
View
Regular
Regular
varie
Assistenza, manutenzione e canoni per software
Spese Industriali diverse
Costi per utenze
Spese di energia elettrica
Spese acqua
Spese riscaldamento e gas
Spese telefoniche e collegamenti internet
Costi per servizi Commerciali
Spese di pubblicita' e propaganda
Spese di rappresentanza e sponsorizzazione Mostre e fiere
Domini internet
Servizi di housing ed hosting
Spese di viaggio, alloggio, ristorazione
Noleggio autovetture
Spese commerciali diverse
Oneri su provvigioni
Contributi ENASARCO
Costi per servizi Amministrativi
Compensi amministratori
Consulenze
Spese tenuta contabile
Spese tenuta paghe
Bolli e spese postali
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
3B_8
C52/070
C52/071
C52/080
C52/090
C55/001
C55/002
C55/003
C55/004
3B_9
3B_9a
3B_9b
3B_9c
3B_9d
3B_9e
3B_10
3B_10a
3B_10b
C56/001
C56/002
C56/003
C56/004
C56/005
C56/006
C56/010
C56/011
C56/012
C57/002
C57/005
C57/006
3B_10c
C57/007
C57/008
C57/009
C57/010
C57/011
C57/012
C57/013
C57/014
C57/026
C57/015
144
Oneri bancari
Premi assicurativi
Quote associative e partnership
Spese amministrative varie
Godimento beni di terzi
Fitti passivi
Canoni leasing
Canoni noleggi
Royalties
Personale
Salari e stipendi
Retribuzione dipendenti
Oneri sociali
Contributi previdenziali in conto alla ditta
Premi INAIL dipendenti
Oneri fiscali dipendenti
Trattamento di fine rapporto
Trattamento di fine rapporto
Trattamento di quiescenza e simili
Trattamento di quiescenza e simili
Altri costi
Rimborsi chilometrici dipendenti
Spese sanitarie dipendenti
Costi diversi personale
Ammortamenti e svalutazioni
Ammortamento immobilizzazioni immateriali
Ammortamento immobilizzazioni materiali
Ammortamento Fabbricati
Ammortamento Impianti e macchinari
Ammortamento Sala server e server
Ammortamento Altre attrezzature industriali e Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
View
View
View
Regular
Regular
Regular
commerciali
Ammortamento Mobili, arredi e dotazioni
Ammortamento Macchine d'ufficio ed elaboratori dati
Ammortamento Autovetture
Ammortamento Strutture pubblicitarie fisse
Ammortamento Attrezzature fieristiche
Ammortamento Altri beni vari
Ammortamento Altri beni concessi in leasing
Ammortamento Immobilizzazioni inferiori a 516,46
Altre svalutazione delle immobilizzazioni
Svalutazione Fabbricati
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
3B_10d
C57/016
C57/017
Svalutazione Impianti e macchinari
Svalutazione Sala server e server
Svalutazione Altre attrezzature industriali e Regular
Regular
C57/018
C57/019
C57/020
C57/021
C57/022
C57/023
C57/024
C57/025
commerciali
Svalutazione Mobili, arredi e dotazioni
Svalutazione Macchine d'ufficio ed elaboratori dati
Svalutazione Autovetture
Svalutazione Strutture pubblicitarie fisse
Svalutazione Attrezzature fieristiche
Svalutazione Altri beni vari
Svalutazione Altri beni concessi in leasing
Svalutazione dei crediti
Svalutazione dei crediti
Variazione delle materie prime, sussidiarie, di Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
consumo e merci
Materie prime e di consumo c/rim. Iniziali
Materie prime e di consumo c/rim. finali
Accantonamenti per rischi
Accantonamenti per rischi su cambi
Accantonamenti per imposte
Accantonamento responsabilità civile
Accantonamento per rischi su crediti
Altri accantonamenti per rischi
Altri accantonamenti
Accantonamenti vari
Oneri diversi di gestione
Imposte e tasse deducibili e indeducibili
Bolli auto
Omaggi e regalie
Liberalita'
Multe ammende e sanzioni varie
Diritti CCIAA
Oneri vari di gestione
Perdite su crediti
IVA indetraibile
Proventi e oneri finanziari
Proventi da partecipazioni
Proventi su titoli e da partecipazioni
Altri proventi
Da crediti immobilizzati
Proventi da crediti immobilizzati
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
View
Regular
View
View
Regular
C57/004
3B_11
C60/002
C60/001
3B_12
3B_13
3B_14
C61/001
C61/002
C61/003
C61/004
C61/005
C61/010
C62/001
C62/002
C62/003
C62/004
C62/005
C62/006
C62/010
C62/011
C62/012
3C
3C_15
3C_16
3C_16a
145
C75/001
C75/002
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
3C_16b
3C_16c
3C_16d
3C_17
Da titoli immobilizzati
Proventi da titoli immobilizzati
Da titoli circolante
Proventi da titoli circolante
Proventi diversi da precedenti
Interessi attivi su c/c
Interessi attivi verso clienti
Proventi finanziari diversi
Oneri finanziari
Interessi passivi su c/c
Interessi passivi su mutui
Perdite su titoli
Oneri finanziari diversi
Utili e perdite su cambi
Differenze negative di cambio
Differenze positive di cambio
Rettifiche di valore di attivita' finanziarie
Rivalutazioni
Di partecipazioni
Rivalutazioni di partecipazioni
Di altre immobilizzazioni finanziarie
Rivalutazioni di titoli che costituiscono imm. View
Regular
View
Regular
View
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
View
View
View
Regular
View
C76/002
Finanziarie
Di titoli
Rivalutazioni di titoli che non costituiscono imm. Regular
View
C76/003
finanziarie
Svalutazioni
Di partecipazioni
Svalutazioni di partecipazioni
Di altre immobilizzazioni finanziarie
Svalutazioni di titoli che costituiscono imm. Regular
View
View
Regular
View
C64/002
Finanziarie
Di titoli
Svalutazioni di titoli che non costituiscono imm. Regular
View
C64/003
finanziarie
Proventi e oneri straordinari
Proventi straordinari
Plusvalenze da alienazioni
Sopravvenienza attiva
Altri proventi straordinari
Regular
View
View
Regular
Regular
Regular
C75/003
C75/004
C75/005
C75/006
C75/007
C63/001
C63/002
C63/003
C63/004
3C_17bis
3D
3D_18
3D_18a
3D_18b
C63/010
C75/010
C76/001
3D_18c
3D_19
3D_19a
C64/001
3D_19b
3D_19c
146
3E
3E_20
C77/001
C77/002
C77/003
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
3E_21
C65/001
C65/002
C65/003
C65/004
3E_22
3E_22a
C66/001
C66/002
3E_22b
3E_23
C66/003
C66/004
C70/001
C70/002
Oneri straordinari
Minusvalenze da alienazioni
Imposte esercizi precedenti
Sopravvenienze passive
Altri oneri straordinari
Totale imposte sul reddito correnti, differite e ant.
Imposte correnti
Ires
Irap
Imposte differite e anticipate
Imposte anticipate
Imposte differite
Utili (perdite) d'esercizio
Utili d'esercizio CE
Perdita d'esercizio CE
147
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Altri conti
4
4A1
C97/001
C97/010
C97/011
C97/012
4A2
4A3
C97/006
C97/007
C97/008
C97/009
C97/013
C97/014
C97/015
C97/016
C97/017
C97/018
C97/019
C97/020
4B
C98/001
ALTRI CONTI
Conti d'ordine (beni di terzi)
Beni di terzi
Fideiussioni ricevute da terzi
Depositanti beni
Obbligati per fideiussioni ricevute in garanzia
Conti d'ordine (impegni)
Merci da consegnare
Merci da ricevere
Impegni per beni in leasing
Beni in lavorazione presso terzi
Clienti c/impegni
Fornitori c/impegni
Fornitori c/leasing
Terzisti per lavorazioni
Conti d'ordine (rischi)
Rischi per effetti scontati
Banche c/effetti scontati
Ri.Ba all'incasso
Banche c/Ri.Ba all'incasso
Conti transitori di risultato economico
Conto di risultato economico
View
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
Regular
Regular
Regular
View
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
4C
C99/010
C99/011
C99/020
C99/021
C99/022
Conti transitori finanziari
Bilancio di apertura
Bilancio di chiusura
Erario c/ Iva
Girocassa
Giroconto
148
View
Regular
Regular
Regular
Regular
Regular
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
149
Appendice C: Il metodo della partita doppia
Poiché la Partita Doppia svolge un ruolo fondamentale all'interno della contabilità italiana, può essere utile procedere ad una sua breve illustrazione di questo metodo contabile.
Le origini
La partita doppia si sviluppa in Italia nel Medio Evo come risposta all'esigenza di dei mercanti di tenere una contabilità della propria attività che andava facendosi sempre più complessa, per diversità delle merci scambiate, per numerosità degli interlocutori e per varietà degli strumenti di incasso e pagamento utilizzati. La prima trattazione sulla partita doppia si deve a Fra Luca Pacioli che nel 1445 la descrisse nel “Tractatus XI particularis de computis et scripturis”. Contributi fondamentali furono apportati, tra la fine dell'Ottocento ed i primi del Novecento, da Fabio Besta, Gino Zappa ed Aldo Amaduzzi che sono considerati i padri della moderna ragioneria. Questi, implementarono differenti sistemi contabili che fanno uso dello strumento della partita doppia. In particolare, il “sistema patrimoniale” di Fabio Besta, prevedeva l'analisi e la registrazione di operazioni aventi incidenza sul patrimonio. In questo modo, di riflesso, si determinava il reddito di esercizio.
Il “sistema del reddito” di Gino Zappa, nato successivamente al sistema patrimoniale e completamente antitetico, prevede l'analisi e la registrazione di operazioni aventi incidenza sul reddito di esercizio. Di riflesso, in questo modo, si possono determinare gli effetti delle operazioni sul patrimonio dell'azienda.
Il sistema ancora oggi in uso, invece, risente profondamente degli studi fatti da Aldo Amaduzzi e del suo “Sistema del capitale e del risultato economico” secondo il quale la separazione sono conti originari quelli di tipo finanziario e sono conti derivati quelli di tipo economico e che i crediti e di debiti di finanziamento rientrano nella prima categoria.
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
150
I concetti di base
Il metodo della partita doppia è basato sui seguenti concetti: 1. valutazione finanziaria e valutazione economica;
2. scomposizione di un conto in due parti contrapposte: la prima (a sinistra) denominata “Dare”; la seconda a destra, denominata “Avere” Valutazione economica e valutazione finanziaria . Ogni operazione aziendale può essere valutata sotto due diversi aspetti: l'aspetto finanziario e l'aspetto economico. Un'operazione è vista sotto l'aspetto finanziario quando la sua misurazione può essere fatta solo in moneta. Ad esempio, l'operazione aziendale relativa al pagamento di una fattura può essere misurata solo in moneta. Viceversa, un'operazione è vista in termini economici quanto può essere misurata sia in moneta che in altre unità di misura, quali il peso, la quantità, ecc. Ad esempio, la vendita di un bene può essere misurata sia in moneta che nelle caratteristiche fisiche del bene stesso. Normalmente un'operazione aziendale genera una (o più) variazione economica e una (o più) variazioni finanziare. Ad esempio la vendita di un bene soggetto ad Iva, pagata in contante, genera: 1. una variazione economica positiva (ricavo) pari all'importo al netto Iva;
2. una variazione finanziaria positiva (incasso) pari all'importo totale;
3. una variazione finanziaria negativa (Iva a debito) pari all'importo Iva.
Le operazioni aziendali possono, tuttavia, generare, a seconda del tipo, solo variazioni economiche o solo variazioni finanziarie.
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
151
Un esempio di un'operazione aziendale che genera solo scritture finanziarie è il saldo di un debito con contanti. Questa operazione genera le seguenti scritture: 1. una variazione finanziaria negativa del conto di debito; 2. una variazione finanziaria positiva del conto di cassa.
Le operazioni aziendali che originano variazioni solo economiche sono limitate a casi isolati di poca utilità in questo contesto43.
Dare e Avere. Le operazioni di natura finanziaria sono riportare nei conti finanziari, secondo la seguente regole: in Dare le operazioni che aumentano il valore per l'impresa, in Avere le operazioni Tabella 1: regole operative di registrazione dei conti
Conti Finanziari
Conti economici
Dare
Avere
Dare
Avere
Variazioni che Variazioni che Variazioni che Variazioni che aumentano il valore diminuiscono il diminuiscono il aumentano il aziendale
valore aziendale
valore aziendale
valore aziendale
che diminuiscono il valore per l'impresa. Le operazioni di natura economica sono riportate nel conti economici, secondo la seguente regole: in Dare le operazioni che diminuiscono il valore per l'impresa; in Avere le operazioni che aumentano il valore per l'impresa. Le regole operative di registrazione dei conti sono riportate nella tabella 1. Il metodo della partita doppia consiste nello scrivere solo scritture bilanciate, tale che il totale dei conti movimentati in Dare corrisponda perfettamente al totale dei conti movimentati in Avere.
Le convenzioni di rappresentazione di una scrittura in partita doppia.
Come indicato un scrittura contabile in partita doppia movimenta contemporaneamente sia 43 Per esempio, scritture di assestamento quali rettifiche di costi, ricavi e dei valori di magazzino, originano scritture solo economiche.
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
152
conti in Dare che conti in Avere. La convenzione è quella rappresentare la scrittura nel seguente modo: Conto in Dare
a
Conto in Avere
Imp. conto in Dare
Imp. conto in Avere
Ad esempio un'operazione di vendita in contanti sarà rappresentata come:
Cassa
a
Ricavi da vendita
Importo Cassa
Importo Ricavi
Se i conti in Dare sono più di uno, si scriverà:
diversi
conto 1 in Dare
conto 2 in Dare
............ conto n in Dare
a
Conto in Avere
Importi
conto 1 in Dare
conto 2 in Dare
............ conto n in Dare
Imp. conto in Avere
Se i conti in Avere sono più di uno, si scriverà:
Conto in Dare
a
diversi
conto 1 in Avere
conto 2 in Avere
............ conto n in Avere
Imp. conto in Dare Importi
conto 1 in Avere
conto 2 in Avere
............ conto n in Avere
Schema della partita doppia
La prassi ha portato a suddividere i conti finanziari in tre tipologie:
1. conti accesi a valori numerari certi;
2. conti accesi a valori di credito;
3. conti accesi a valore di debito. Tab. 2: Schema di sintesi dei conti finanziari
Conti accesi a valori numerari certi
Conti accesi a valore di credito
Conti accesi a valore di debito
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
153
DARE
AVERE
DARE
AVERE
DARE
AVERE
Variazioni positive Variazioni negative
Variazioni positive
Variazioni negative
Variazioni negative
Variazioni positive
I conti accessi a valori numerari certi (espressi in moneta) riportano nella colonna Dare variazione positive (che aumentano il valore dell'impresa), mentre riportano nella colonna Avere variazioni negative (che diminuiscono il valore dell'impresa). Lo stesso avviene per i conti accessi a valore di credito. Viceversa, per i conti accessi a valore di debito, poiché un aumento di debito comporta una diminuzione del valore dell'impresa, avviene il contrario: sono riportati nella colonna Dare le variazioni negative e sulla colonna Avere le variazioni positive. La tabella 2 sintetizza questo convenzione. La prassi ha inoltre portato a suddividere i conti economici in due tipologie:
1. conti economici di risultato; 2. conti economici di capitale;
Come già indicato precedentemente, sui conti economici di risultato vengono registrate nella colonna DARE le variazioni che portato ad una diminuzione del valore dell'impresa e nella colonna AVERE le variazioni che portato ad un aumento del valore dell'impresa. Lo stesso vale per i conti economici di capitale: variazioni positive del capitale che aumentano il valore dell'impresa sotto la colonna AVERE; variazioni negative che diminuiscono il valore dell'impresa sotto la colonna DARE. La tabella che segue riporta il relativo schema.
Tab 3: Schema di sintesi dei conti economici
Conti economici di risultato
Conti economici di capitale
DARE
DARE
AVERE
Variazioni che Variazioni che diminuiscono il aumentano il valore valore dell'impresa
dell'impresa
AVERE
Variazioni che Variazioni che diminuiscono il aumentano il valore valore dell'impresa
dell'impresa
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
154
Un esempio di contabilità in partita doppia
Supponiamo il caso di un'impresa che, nel corso dell'esercizio economico considerato, fattura servizi ad un proprio cliente, in una unica soluzione, per un importo complessivo di 120 € (100 + 20% di IVA) e che acquista, da un proprio fornitore, in una unica soluzione beni per un importo complessivo di 96€ (80 + 20% di IVA). Supponiamo inoltre che il cliente paghi in contanti i propri acquisti in ritardo e altrettanto l'impresa.
In questo semplice esempio il piano dei conti sarà così composto:
1. conti finanziari
●
cassa ●
iva a credito
●
crediti vs/clienti
●
utile di esercizio
●
iva a debito
●
debiti verso fornitori
2. conti economici
●
ricavi da vendite
●
costi delle materie ●
conto economico
La tabella 4 riporta le scritture contabili relative a questo esempio:
Tabella 4: scritture contabili in formato “libro giornale”
Num. Descrizione
Conti in dare
Conti in Avere
1
2 Vendita servizio al cliente
Importi
Dare Avere
crediti vs/ clienti
a diversi
ricavi da vendita
120
100
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
155
iva a debito
20
3 Acquisto merce dal fornitore
diversi
a debiti vs/ fornitori
costi delle materie
iva a credito
4 Incasso dal cliente
cassa
a crediti vs/ clienti
5 Pagamento al fornitore
debiti vs/ fornitori
6 Pagamento saldo IVA
iva a debito
96
80
16
120
120
a cassa
96
96
a diversi
iva a credito
cassa
20
16
4
7 Riepilogo ricavi
Ricavi da vendita
Conto economico
100
100
8 Riepilogo costi
Conto economico
Costi delle materie
80
80
Utile d'esercizio
20
20
9 Calcolo utile d'esercizio Conto economico
E' immediato verificare come, nella scrittura in partita doppia, la somma degli importi in Dare è sempre uguale alla somma degli importi in Avere.
Le scritture presentate nella Tabella 4 rappresentano quello che in contabilità è detto “libro giornale”, libro che riporta in ordine cronologico le diverse scritture. Al fine di rendere facile il calcolo dei diversi saldi, in Contabilità Generale vendono prodotti degli altri “libri”, chiamati “libri mastri”, che riportano le scritture relative a ciascun conto.
Nella tabella 5 sono riportati i libri mastri relativi ai conti finanziari movimentati dall'esempio qui trattato. Nella tabella 6 sono riportati i conti economici. Tab. 5: Libri mastro relativi ai conti finanziari movimentati
Cassa
N
4
DARE
Iva a credito
AVERE
N
120
3
5
96
6
4
6
DARE
Crediti vs/ clienti
AVERE
N
16
2
16
4
DARE
AVERE
120
120
SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
Utile d'esercizio
7
Iva a debito
20 2
156
Debiti vs/fornitori
20 3
6
20
96
5
96
E' facile verificare come il saldo di tutti i libri mastro risultano nulli, tranne il libro mastro Cassa il cui saldo è di 20 in Dare e il libro mastro Utile d'Esercizio, il cui saldo è di 20 in Avere. Potrebbe risultare fonte di ambiguità il saldo positivo di 20 in Avere nel conto relativo all'utile di esercizio, che “segnala” una diminuzione del valore dell'impresa. Una chiave di lettura utile è considerare l'Utile d'Esercizio come una obbligazione che l'impresa ha nei confronti dei soci: se questo aumenta, aumentano le obbligazioni dell'impresa nei confronti dei soci e, quindi, a parità di altre condizioni, diminuisce il valore dell'impresa.
Tab. 6: Libri mastro relativi ai conti economici movimentati
Ricavi da vendita
N
DARE
2
7
Costi materie
AVERE
100
100
N
3
8
DARE
Conto economico
AVERE
80
N
DARE
AVERE
7
80
100
8
80
9
20
Anche tutti i saldi dei conti economici di questo semplice esercizio risultano nulli.
Potenzialità del metodo della partita doppia
La potenzialità del metodo della partita doppia è evidente se si considera il caso di un vendita che può essere pagata con uno o più pagamenti. Infatti, se utilizzo la partita semplice, sarà necessario decidere se effettuo la scrittura di “ricavo” al momento della vendita o al momento degli incassi. Registrando però sola la vendita o solo gli incassi non avrà possibilità di fare un controllo per verificare se quella vendita è stata interamente pagata. SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
157
La soluzione “informatica” di disegnare una tabella in cui ad ogni “operazione” sono associati sia gli importi associati alla sia vendita che quelli associati agli incassi, complica la struttura dei dati perché è necessario ipotizzare una relazione many2many tra “vendita” e “incasso”. Anche in questo caso, tuttavia, si possono immaginare delle situazioni in cui non è possibile incrociare le vendite con gli incassi. Si pensi ad esempio ad un cliente che acquista un bene e decide di pagarlo per metà subito e per metà dopo un po' di tempo. Si ipotizzi inoltre che, in occasione del pagamento della seconda metà del primo bene, egli decida di pagare un secondo bene che andrà a ritirare successivamente. Anche ipotizzando una relazione many2many tra vendita e incasso non è possibile gestire questa situazione a meno di non definire “operazione” la vendita dei due beni.
Col metodo della partita doppia tutta questa complessità svanisce. Registrando sia le vendite che gli incassi, è sempre possibile comparare i due conti per verificare se tutte le vendite sono state pagate. Questo però comporta che, in caso di vendita di un bene pagato in contanti, sia necessario scrivere l'importo sia sul conto vendite che sul conto incassi, generando, appunto, una partita doppia.
Nei secoli, la metodologia della partita doppia è andata perfezionandosi fino ad arrivare ad al sistema di principi e regole sopra descritto, che rendono particolarmente facili le fasi di verifica e controllo delle scritture contabili.
Causali e partita doppia
Poiché il metodo della partita doppia può risultare difficile, soprattutto, nella memorizzazione delle diverse scritture, la prassi contabile tende ad usare una procedura che consente di associare ad ciascuna tipologia di operazioni (identificate da un numero o codice chiamato causale) una specifica combinazioni di conti, espressi in dare o avere, su cui riportare l'importo totale associato all'operazione o una parte di esso.
Ad esempio, potremmo definire con il numero 1 la causale relativa all'emissione di fattura senza pagamento contestuale da parte del cliente. Come abbiamo già visto questa operazione comporta le seguenti scritture: SERVA
ORDINEM ET
ORDO SERVABIT TE
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1. registrazione nella colonna Avere del conto Ricavi da vendite dell'importo al netto dell'Iva;
2. registrazione nella colonna Avere del conto Iva a debito dell'importo Iva; 3. registrazione nella colonna Dare del conto “crediti vs Clienti” dell'importo totale della fattura.
In questo caso, una volta definita la causale 1, è sufficiente che il contabile richiami questa causale e registri i due importi relativi al ricavo (l'imponibile IVA) e all'importo dell'IVA per avere tutte le informazioni necessarie alla codifica in partita doppia. Nella tabella che segue è riportata la lista delle operazioni più usuali e la “dicitura” della causale generalmente utilizzata.
Tabella 7: La causali più frequenti
N° Causale
1 Fattura di vendita
Descrizione operazione
Fattura senza incasso con iscrizione del credito verso clienti
2 Nota accredito a cl. Per compensare la restituzione di merce difettosa o in eccesso
3 Nota addebito a cl.
Per compensare la consegna al cliente di merce in eccesso.
4 Anticipi da clienti
Somme anticipate da un cliente a fronte di futura fattura
5 Emessa RIBA
Emiss. di una Ricevuta Bancario per riscossione credito fattura
6 Ricevito effetto al
Ricezione di cambiale (tratta o pagherò) da parte di un cliente 7 Incassata fattura
Incasso con accreditamento bancario di un cred. fatt. emessa 8 Incassata RIBA
Incasso con accreditamento bancario di una Riba emessa
9 Incassato effetto al
Incasso con accreditamento bancario di un effetto ricevuto
10 Fatture da emettere Cont. ricavi per competenza dei lavori non ancora fatturati
20 Fattura d'acquisto
Fatt. emessa da fornitore senza pagamento per bene non str.
21 Nota accredito da f. Per compensare la restituzione di merce difettosa o in ecesso7
22 Nota addebito da f.
Per compensare la consegna dal fornitore di merce in ecc.
23 Anticipi a fornitori
Somme anticipo ad un fornitore a fronte di futura fattura.
24 Rilasciato effetto al
Emissione di cambiale (tratta o pagherò) per pagare un debito 25 Pagata fattura
Pagamento di una fattura di un fornitore con addebit. in c/c
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26 Pagata RIBA
Pagamento con addebitamento bancario di una Riba ricevuta
27 Pagato effetto al
Pagamento con addebitamento bancario di un effetto emesso
28 Fatture da ricevere
Cont. merci e servizi ricevuti da forn. ma non ancora fatturati. 29 Acq. bene strumen. Fatt. emessa da fornitore senza pagamento per bene strum.
40 Retribuzioni
Registrazione busta paga con iscrizione del debito verso coll.
41 INPS c/ditta
iscrizione debito verso INPS per On.Soc. come da busta paga
42 Pag. retribuzioni
Pag. retribuzioni nette e iscriz. ritenute eff.Ditta (Inps + Errario)
43 Pag. contrib. INPS
Pag. contribiti INPS a carico della ditta
44 Pag. ritenute dip.
Pag. ritenute (INPS+Err.) effett. sui pagamenti ai collaboratori 45 Quota TFR
Accantonamento di fine anno per Trattamento Fine Rapporto 46 Premi Inail
Calcolo premio Inail con iscrizione del debito verso Inail
47 Pagam. Inail Pagamento dei primi Inail
48 Rimborso spese
Rimborso spese a collab. per viaggio, soggiorni e ristorazione 40 Liquidazione Iva
Calcolo del saldo tra Iva a debito e Iva a Credito
41 Pagamento Iva
Pagamento del saldo tra Iva a debito e Iva a credito
42 Imposte e tasse
Paramenti delle imposte dovute e tasse
50 Pag. con rit. D'acc.
Pagamento a fornitore soggetto a ritenuta d'acconto
51 Pagata riten. D'acc. Pagata a errario ritenuta d'acconto
60 Interessi attivi ban.
Entrare per interessi, mov. conto e gestione del prelievo fiscale
61 Inter. passivi ban.
Uscite per interessi e movimentazione conto 62 Oneri bancari
Uscite per oneri bancari e movimentazione conto
63 Versamento c/c
Versamento in contante sul conto corrente
64 Prelevamento c/c
Prelevamento di contante dal conto corrente
65 Giroconto
Movimentazione di importi tra due conti
70 Ammortamenti
Calcolo ammortamenti a fine anno
71 Accantonamenti
Calcolo accantonamenti ai fondi per rischi 72 Ratei e riscontri
Oper. di integrazione (ratei) e rettifica (riscontri) dei costi e ric.
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