La gestione dei documenti: principi, regole,
strumenti e requisiti
Mariella Guercio
2015
i temi
• principi e definizioni
• i requisiti funzionali e gli strumenti per la gestione
documentale
• i requisiti e gli strumenti archivistici
• i requisiti e i modelli organizzativi
• i requisiti tecnologici
principi e definizioni
la gestione (informatica) dei documenti
• Si tratta della funzione di organizzazione e controllo generale e
sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto una struttura
organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del
necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento
efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza
amministrativa. Richiede:
– attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistema
nella fase di formazione (organizzazione stabile, controllo sulle
responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei
documenti)
– autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso
ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione)
– accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità
dei documenti e del sistema documentario)
le fasi della gestione documentale
L’articolazione in fasi di gestione risponde ad esigenze
di natura organizzativa e gestionale:
• definizioni di attività
• elaborazione di strumenti
• identificazione di responsabilità
Necessità di ripensare l’articolazione tradizionale del modello
italiano nel caso di documenti informatici (archivio intermedio
affidato alla duplicità responsabilità del produttore e
dell’istituto di conservazione)
l’organizzazione della gestione documentaria
• L’esercizio della funzione documentaria richiede:
– risorse umane (qualificate tecnicamente) e finanziarie,
strutture (servizi dedicati e autorevoli) e responsabilità
individuate (riconoscimento e attribuzione di compiti
specifici all’interno dell’organizzazione)
– disposizioni regolamentari e procedure (manuali di
gestione, manuali operativi della conservazione, manuali
per la sicurezza)
– strumenti di routine che supportino le attività
documentarie e traducano le regole in attività ordinate e
finalizzate (piano di classificazione-conservazione, sistema
di registrazione)
la progettazione di sistemi documentari
informatici
Richiede:
– conoscenza approfondita degli oggetti “archivistici” (natura, finalità,
funzionalità) cui si applica e degli strumenti informatici disponibili
(anche in termini di costi presenti e futuri)
– riflessione coraggiosa sulle procedure e sul metodo adottati nella prassi
e riconosciute dalla tradizione
– capacità di identificare le linee strategiche dell’innovazione
– determinazione nel coniugare qualità del servizio, evoluzione
tecnologica e trasformazione organizzativa
– consapevolezza della necessità di un lavoro interdisciplinare, della sua
difficoltà anche in relazione alla dinamicità dell’innovazione
le criticità per una corretta gestione della
funzione documentale
•
Perché l’intervento di informatizzazione del sistema documentario abbia successo,
sono tuttavia necessarie:
– riconoscimento della complessità del problema anche dal punto di vista
organizzativo e autorevole sostegno dei responsabili dell’amministrazione
– definizione di responsabilità per la progettazione e realizzazione
– accurata analisi e valutazione dell’esistente (dei flussi documentali e dei
sistemi di organizzazione/classificazione dei documenti)
– definizione degli strumenti di regolamentazione previsti (piano di
classificazione e manuale di gestione) secondo modalità condivise
– attenzione ai problemi dell’aggiornamento del sistema, sin dalle prime fase
dell’intervento progettuale
– programmi di sensibilizzazione, formazione e qualificazione del personale,
oltre che di assistenza
– utilizzo di applicazioni adeguate facili da apprendere, da utilizzare e rapidi
nella personalizzazione
– monitoraggio dello stato della tecnologia
la gestione dei documenti si basa sulla capacità di
formare aggregazioni archivistiche
• Gli elementi di un sistema documentario non costituiscono
entità isolate, ma - in quanto risultato di attività
amministrative - sono parte di un insieme organico e
strutturato di documenti e di informazioni sui documenti che
rispecchiano la concreta attività amministrativa
• Lo snodo cruciale nella formazione di un sistema
documentario è la classificazione e fascicolazione (non la
registrazione di protocollo), attività complesse che
richiedono una serie di impegnative attività di ricognizione,
analisi e progettazione e capacità organizzativa per garantire
l’efficienza del sistema documentario nel tempo
(aggiornamento).
la struttura dell’archivio ovvero la gestione delle
relazioni
• Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso delle
attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e sono il
risultato del modo concreto in cui l’ente esercita i propri
compiti (attribuzione di competenze e modello organizzativo)
• Ogni documento, in quanto elemento di un’unità funzionale,
è perciò inserito in uno specifico contesto giuridicoamministrativo, nella forma di fascicoli/aggregazioni
documentali (cioè insiemi di documenti relativi a un
medesimo affare o materia o insiemi di documenti della
stessa tipologia raccolti per un arco temporale definito)
centralità del trattamento delle informazioni di
contesto
• Contesto documentario (informazioni sulle relazioni documentarie e sulla
formazione dell’archivio)
• Contesto giuridico-amministrativo (informazioni sul trattamento dei
documenti nello svolgimento delle attività amministrative: annotazioni,
rapporto con la struttura amministrativa, ecc.)
• Contesto tecnologico (informazioni sugli strumenti, sui programmi ecc.)
Le informazioni (metadati?) che consentono di identificare i contesti
specifici di produzione dei documenti sono ancora più cruciali in ambiente
digitale per consentire che i documenti immagazzinati siano anche
interpretabili come strumenti di memoria
il contesto documentario e archivistico
• La formazione/accumulazione dei documenti d’archivio è
anche formazione delle reciproche relazioni che si
costituiscono nello svolgimento delle attività amministrative
di cui i documenti sono il prodotto
• Le relazioni tra i documenti (vincolo archivistico) sono stabili e
non arbitrarie, in quanto sono la conseguenza della ragione e
dei modi concreti di formazione/accumulazione dei
documenti stabiliti dal soggetto produttore per ragioni
organizzative e funzionali
• Le informazioni relative sono significative per la gestione di
archivi ibridi
il contesto giuridico-amministrativo nella
gestione dei documenti
• I documenti in quanto insieme documentario di un soggetto
produttore sono connessi a uno specifico contesto giuridicoamministrativo, costituito dalla struttura amministrativa e
organizzativa del soggetto produttore e dalle regole che
controllano lo svolgimento delle attività e l’assunzione delle
decisioni da parte del soggetto medesimo
il modello italiano per la gestione dei
documenti: principi generali
• Definizione unitaria dell’archivio: l’organizzazione originaria
dei documenti si mantiene integra nel passaggio tra le
diverse fasi di tenuta e gestione
• Sistema coerente di principi, strumenti e regole in corso di
aggiornamento (normativa vigente sulla gestione informatica
dei documenti)
• Ruolo attivo degli archivisti “di professione” (nei servizi per la
gestione documentale delle pp.aa., nell’esercizio delle attività
di vigilanza e tutela e nella definizione di standard nazionali e
internazionali (UNI-DIAM, MoReq)
requisiti funzionali e strumenti per la gestione documentale:
i requisiti e gli strumenti archivistici
requisiti funzionali per la formazione di un
sistema documentario (informatico)
• identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali
e non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore
(supporto al processo decisionale e testimonianza affidabile)
• sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e
selezione (Electronic Record Management System/Electronic
Document/Information Management System)
gli strumenti essenziali della gestione
(informatica) dei documenti
– strumenti di qualità che supportino le attività
documentarie (“reingegnerizzazione” del piano di
classificazione-conservazione e del sistema di
registrazione)
– disposizioni regolamentari e procedure coerenti con il
modello organizzativo e con le soluzioni tecnologiche
(manuale di gestione, manuale della conservazione)
– risorse umane (ri)-qualificate in grado di partecipare alla
progettazione del sistema informatico, alla definizione dei
flussi, alla predisposizione e aggiornamento del piano di
classificazione e del manuale di gestione
attività e strumenti per la gestione
documentaria
– registrazione dei documenti (identificazione univoca e data certa di
acquisizione/formazione):
• registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti
• registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture,
ecc.)
– classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema
documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e
dal supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a
principi funzionali che include nel caso di documenti cartacei o di documenti
informatici testuali (video-scrittura, e-mail) anche la fascicolazione dei
documenti (creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo
decisionale)
– attività di tenuta dei documenti nel tempo e selezione (controllo delle fasi di
gestione dell’archivio e piani di conservazione)
– attività di regolamentazione interna: predisposizione di un manuale di
gestione che descriva il sistema di gestione adottato (regole tecniche)
– un servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità di
coordinamento e supervisione affidato a professionalità tecniche
la funzione certificatoria della registrazione dei
documenti
• La registrazione di protocollo è l’attività di identificazione dei documenti
del soggetto che produce i documenti: deriva dall’antica registrazione
integrale del contenuto di documenti formali (in uso ad esempio nella
cancelleria pontificia).
• La finalità principale è quella, giuridica, di dare al documento un più
efficace valore di prova, svolgendo una funzione di certificazione
(registro=atto pubblico, Cass. 6.10.87)
• Gli obiettivi specifici sono quelli di garantire cittadini e amministrazioni
dell’avvenuta produzione/ricezione del documento con riferimento:
– alla provenienza e alla data di registrazione del documento
– alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative
• E’ fonte conoscitiva certa e garantita del giorno di arrivo o spedizione di
un dato documento, identificato con numero progressivo annuale, data,
mittente o destinatario, ufficio di assegnazione: sono necessarie l’integrità
e l’affidabilità dei dati di registrazione
• Contribuisce a definire la sequenza cronologica all’interno di un fascicolo
qualche indicazione generale
• Si registra solo il documento principale e non gli allegati che tuttavia
possono essere segnalati o descritti con gradi diversi di dettaglio
• Non si registrano bollettini, registri, fatture, pubblicazioni e tutti i
documenti che sono accompagnati da lettera di trasmissione
• Si registra con un solo numero le circolari e le disposizioni identiche
comunicate a più uffici (che in genere hanno un loro specifico numero
d’ordine)
• Non si registrano i documenti interni che abbiano un loro specifico
sistema di registrazione (in ambiente digitali i diversi sistemi dovrebbero
essere integrati)
• Una registrazione più accurata riguarda documenti per i quali le modalità
di trasmissione e di tenuta siano informatiche (fax, documenti informatici)
• Rilevanza delle raccomandazioni AURORA
(http://www.unipd.it/archivio/progetti/aurora/download/download.htm)
requisiti di qualità per la registrazione dei
documenti
• eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all’interna
di una medesima amministrazione (necessità di definire le competenze e i
flussi in modo razionale)
• coerenza dell’attività di registrazione (grazie allo sfruttamento delle
possibilità di trattare gli oggetti in modo strutturato): es. tipologia del
documento e contenuto dell’atto
• affidabilità del sistema e sicurezza
• integrabilità dei dati di registrazione nel sistema informatico a fini di riuso
e condivisione all’interno della stessa struttura o tra strutture diverse
• gestione controllata delle caselle di posta elettronica (istituzionale,
personale, certificata) con il sistema di protocollo informatico
sistemi di registrazione unici o coordinati:
opportunità
• sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema
informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei
mittenti/destinatari)
• sviluppo di strumenti di inserimento e di ricerca sempre più sofisticati e
razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati (qualità, coerenza,
uniformità)
• trattamento di tipologie documentarie condivise
• utilizzo delle date di registrazione come riferimento temporale
opponibile a terzi anche per i documenti firmati digitalmente (cfr dpcm
13 gennaio 2004 e art. 37 dpcm 31 marzo 2009)
• la registrazione come strumento di certificazione e tracciamento unitario
(esempi: tesi di laurea registrate a fini di una corretta digitalizzazione, i
progetti del Comune di Ancona o della Regione Marche sull’utilizzo del
registro come strumento cruciale dell’azione amministrativa) (cfr linee
guida sulla gestione e conservazione dei messaggi di posta elettronica)
sistemi di registrazione unici o coordinati:
criticità
La registrazione di protocollo non consente di
gestire in modo adeguato un sistema documentario
complesso perché non tiene conto delle relazioni tra
i documenti e non identifica tutti i materiali
(soprattutto nel caso di modelli unitari)
attività di base: la classificazione
– E’ l’ ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema
documentario del soggetto (indipendentemente dallo stato di trasmissione e
dal supporto) secondo un piano di classificazione predeterminato in base a
principi funzionali che include nel caso di documenti cartacei o di documenti
informatici testuali (video-scrittura, e-mail) anche la fascicolazione dei
documenti (creazione ordinata e funzionale di unità correlate al processo
decisionale)
– È in grado di gestire il trattamento e il controllo di sistemi ibridi
– Fornisce elementi di conoscenza e gestione degli archivi informatici
la funzione organizzativa della classificazione
d’archivio
• La classificazione è lo strumento per la formazione
dell’archivio, cioè per l’ordinamento di tutti i documenti
prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività
amministrativa
classificazione = organizzazione funzionale
• Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui
documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse
stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro
amministrativo
finalità della classificazione
• Permette conoscenza e gestione dei documenti
• Consente la selezione programmata e razionale dei documenti
organizzati per gruppi di fascicoli omogenei
• Consente la conservazione qualificata
• Assicura qualità alle attività di ricerca
il piano di classificazione. principi coerenti e
funzionali
• E’ finalizzato ad accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze
di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative:
– centralità della corretta formazione dei fascicoli
• Non mira al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma
al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da
assumere
• Acquisisce una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al
soggetto produttore
l’utilità di una fascicolazione sistematica e
coerente
• Principi coerenti (basati su un sistema di classificazione adeguato) di
formazione dei fascicoli consentono di creare un sistema documentario
che
– riflette e facilita il concreto processo di lavoro di un’organizzazione
(supportando la creazione di pratiche e dossier completi e gestibili)
– permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei
– evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti
originali e di copie
– consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi di
utilità amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano
gruppi di fascicoli, non singoli documenti)
la classificazione in ambiente digitale
•
La classificazione in ambiente digitale – oltre ad essere un obbligo previsto dalla
normativa (art. 64 c. 4 del dpr 445/2000) offre nuove possibilità:
– recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se
supportata da strumenti avanzati di indicizzazione)
– diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es:
creazione di un repository documentario per materiali di alto
contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc
– coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema
informativo (ad esempio mediante l’eventuale predefinizione
delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e
strutturati, il collegamento con i procedimenti amministrativi)
il piano di classificazione: obiettivi operativi
• Condividere fra tutte le strutture centrali e periferiche della medesima
organizzazione la sezione relativa all’area gestionale
• Creare “sezioni” del piano di classificazione coerenti e integrate fra loro
come classificare…
NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI
DOCUMENTI
LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:
adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito
di aree organizzative omogenee
presentare modalità di articolazione uniformi
per tutta l’amministrazione
l’articolazione del piano
Funzioni
I CRITERI PRINCIPALI
Strutturazione su livelli
Autonomia dalla struttura
gli elementi descrittivi di un piano di
classificazione
•
Ogni voce comprende:
–
–
–
–
–
–
un indice (espresso secondo criteri omogenei),
la denominazione della voce,
l’eventuale descrizione integrativa,
i criteri di ordinamento dei fascicoli
l’attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello,
il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di
conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli
– il collegamento alle informazioni per l’accesso (legge 241/1990) nel rispetto
della tutela dei dati personali (legge 675/1996)
fascicolazione
• attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti
cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità
archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di
mantenere attivo e riconoscibile nel tempo il vincolo
archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica
relativa
classificazione e fascicolazione
(GIANNI PENZO)
La classificazione è una dichiarazione di contesto
funzionale
La fascicolazione è una dichiarazione di contesto
procedimentale (o di affare o di attività)
Il fascicolo informatico è uno strumento per la gestione
della trasparenza
il fascicolo
•
•
•
E’ l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal piano
di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato
affare/materia. E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica
nel caso di documenti elettronici.
Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata per ogni
voce, la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta (compresa
eventualmente l’opportunità/necessità di supporti sostitutivi o integrativi di
conservazione e selezione e i livelli di accesso) e attribuire il numero di
posizione/repertorio al singolo fascicolo
Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato
affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di
corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)
la formazione dei fascicoli
•
Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso
tempo:
– la frammentazione non necessaria delle pratiche
– l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità
(in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di
corrispondenza)
– la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che
basati sull’analisi dei processi e funzioni)
– la creazione nell’ambito dello stesso livello e senza possibili criteri
identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata:
non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza
distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e
quindi destinati a tempi e modalità di conservazione diversi. e
la ricerca e il recupero dei documenti e dei
fascicoli
•
•
I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se
elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti
e svolge le attività amministrative
Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di
ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di
information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare
i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione)
rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di progettazione di
opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un ufficio di controllo
sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i singoli intestatari dei
diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)
l’indice di classificazione
• E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci descrittive che
rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione
nel cui ambito viene costituito il fascicolo. Comprende anche
l’indice di posizione del fascicolo, ovvero il numero
progressivo di ogni fascicolo concreto costituito nell’ambito
del piano di classificazione.
• E’ collegato con la specifica struttura organizzativa
responsabile, che può essere rappresentata nella forma di un
codice (indice di archivio)
classificare quindi significa
Attribuire al documento
un codice
Indice
Inserirlo in una struttura
di voci
Piano di classificazione
E associarlo a una
definita unità archivistica
Fascicolo
considerazioni di approfondimento sulla
classificazione/fascicolazione
contenuti
• La classificazione d’archivio:
– Considerazioni di approfondimento
– Indicazioni di metodo
– La redazione del piano di classificazione e di
fascicolazione
– Il piano di classificazione della Scuola superiore per la p.a.
per le funzioni di supporto
classificare per sedimentare e ritrovare
Da una bozza del Codice dell’amministrazione digitale che non è mai stato
approvata:
• “attività consistente nell’attribuzione di documenti, nel momento della
loro formazione e acquisizione, ad una partizione del titolario o piano di
classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza
dell’amministrazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi
nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente”
• La definizione era stata ripresa dalla proposta elaborata dal gruppo
interregionale sulla classificazione
• Non è del tutto precisa anche se corretta e mantiene un certo margine di
ambiguità, che consente di dar luogo a sviluppi teorici e operativi diversi
• In questi termini, soprattutto, non fronteggia uno dei problemi più
importanti della produzione documentaria del nostro tempo pieno di
carte ma sempre più povero di memoria: la difficoltà di garantire che la
sedimentazione dei documenti avvenga correttamente e in forme
ricostruibili.
le buone ragioni per classificare - 1
Una rielaborazione delle 15 ragioni di Marco Carassi a favore dello strumento
di classificazione:
1. guida la stabile sedimentazione dell'archivio fin dal momento in cui si forma,
evitando quindi non solo il disordine, ma anche l'introduzione di un ordine
artificiale a posteriori (disorientamento e perdita di mezzi per la verifica
dell’autenticità)
2. garantisce il controllo di archivi ibridi e
3. l’identificazione di nuove forme di produzione documentaria che altrimenti
rischiano di sfuggire alla identificazione (vedi i database di natura archivistica che
sono destinati a sostituire i tradizionali sistemi di registrazione)
4. sostiene (determina?) il vincolo archivistico in ambienti organizzativi complessi
fornendo i mezzi per dare stabilità e completezza alla produzione documentaria
nel corso del processo decisionale
5. assicura la corretta e flessibile gestione dei procedimenti (non necessariamente
riconducibili a un unico fascicolo o a sue parti interne)
le buone ragioni per classificare - 2
6. assicura la identificazione dei documenti pervenuti in connessione con le
attività svolte
7. “concorre con altri sistemi di reperimento rapido dei documenti (non solo
di singoli documenti ma anche di loro aggregati informativamente e
giuridicamente significativi), e inoltre ne consente l'immediata
contestualizzazione interpretativa”
8. “pone premesse utili per la razionale riutilizzazione del contenuto
informativo dei documenti e per la costruzione di un patrimonio di
conoscenza ed esperienza istituzionale”
9. accresce le possibilità di acquisire informazioni e documenti coerenti con il
lavoro in corso creando collegamenti stabili tra voci diverse o tra
contenuti correlabili
10. supporta i processi di selezione, che costituiscono le basi di qualunque
intervento conservativo
le buone ragioni per classificare - 3
11. facilita l’accesso e la tutela della privacy e in alcuni casi rende possibile
allargare senza pericolo per i soggetti produttori le maglie della
consultabilità
12. fornisce la guida futura per il riordinamento di archivi disordinati
13. consente di definire responsabilità chiare per tutta la gestione dei
documenti e di verificarne l’esercizio
14. sostiene l’efficienza in quanto assicura a chiunque l’uso dell’archivio (è in
questo senso anche strumento di continuità amministrativa)
15. garantisce anche il pubblico dipendente rendendo più trasparente la
valutazione delle sue azioni e offrendo strumenti ai cittadini per verificare
il buon andamento della cosa pubblica
e le condizioni necessarie perché abbia successo
• E’ tuttavia indispensabile che siano garantiti numerosi requisiti perché la
classificazione sia realmente uno strumento di conservazione di una
memoria spendibile in uno Stato democratico.
• Innanzi tutto la classificazione deve integrarsi con procedure e prassi
adeguate (predefinite e flessibili allo stesso tempo) di fascicolazione
“razionale” che sia:
– utile e funzionale per chi lavora
– coerente con le esigenze di selezione
– realmente ed efficacemente adeguata a sostenere il processo
decisionale
le condizioni intrinseche per la qualità della
classificazione
• La funzione di classificazione è quindi in grado di produrre i suoi effetti se
si applica con equilibrio rispetto ai rischi della rigidità (schemi unici per
tutti) e della arbitrarietà (discrezionalità interna alle organizzazioni e
mancanza di condivisione di principi e analisi generali)
• E’ indispensabile evitare una serie di errori destinati a fare della
classificazione uno strumento inutile se non dannoso. In particolare è
necessario:
– considerare attentamente le condizioni da cui si parte (abitudine a
utilizzare strumenti di ordinamento/assenza di qualunque regola di
organizzazione della documentazione
– non sottovalutare l’impatto organizzativo sia di una revisione che di
un nuovo impianto
– considerare la necessità di disporre di strumenti adeguati di controllo
(personale per il coordinamento, processi di formazione)
– non sottovalutare il ruolo dei software (raramente adeguati a
sostenere la funzione di organizzazione archivistica dei documenti)
alcuni interrogativi tuttora aperti
• Su quale base scientifica e coerente si definiscono le materie e le funzioni
di competenza?
• Come si garantisce la coerenza interna del piano di classificazione per
quanto riguarda le voci individuate a ciascun livello?
• In che rapporto reciproco si collocano l’attribuzione della voce di
classificazione a un documento e la concreta organizzazione dei
documenti in fascicoli, ovvero la effettiva sedimentazione dell’archivio o
degli archivi?
– con quali strumenti e su quali basi la classificazione è uno strumento
di guida alla sedimentazione archivistica, soprattutto in sistemi
documentari complessi e nei futuri sistemi digitali?
– è possibile e auspicabile che la classificazione prescinda dalla concreta
organizzazione del lavoro e del processo decisionale?
un nodo teorico da sciogliere
•
La classificazione è principalmente uno strumento di ricerca o uno strumento di
organizzazione strettamente interrelato alla formazione dei fascicoli e in generale
delle aggregazioni archivistiche correlate e strutturate in modo permanente?
• La posizione di Raffaele De Felice è chiara e convincente (ma non del tutto
condivisa nella tradizione nazionale) nello stabilire che:
– “l’unico momento costitutivo del nesso fra le scritture di archivio altro non
può essere che la classificazione, operazione primaria che si basa sulla logica
ripartizione delle carte in fascicoli e serie dovute alle competenze; essa è una
operazione che consente di ricondurre la molteplicità degli affari trattati o in
corso a un determinato numero di partizioni gerarchicamente ordinate in
modo che l’accrescimento quotidiano dell’archivio venga a sedimentarsi
secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo e l’evoluzione
dell’attività”
ovvero nel sottolineare la funzione di organizzazione e insieme costituzione stessa
dell’archivio e del vincolo archivistico svolta dalla classificazione (quindi strumento
imprescindibile di conservazione).
la classificazione come guida alla sedimentazione dei
documenti richiede il controllo della fascicolazione
Se è finalizzata a sostenere realmente ed efficacemente la
sedimentazione delle carte, è necessario che la classificazione
si traduca anche in un vero e proprio piano generale di
fascicolazione inteso come insieme ordinato (organizzato
gerarchicamente) non solo di partizioni astratte (livelli,
categorie, classi, titoli) in base alle quali si struttura il
materiale documentario ma anche di tipi di fascicoli ben
individuati nella loro natura e – se necessario e possibile –
struttura.
obiettivi della classificazione come strumento di
sedimentazione
• individuare la posizione logica di ciascun documento all’interno del
sistema documentario secondo un criterio rispondente alle specifiche
modalità di operare del soggetto (organizzazione dell’archivio)
• collegare la formazione dei documenti con la loro conservazione (piani
integrati di classificazione/conservazione): selezione programmata e
razionale finalizzata alla individuazione di tipologie di fascicoli e non di
documenti
• contribuire alla individuazione di responsabilità specifiche per la gestione
documentaria (mediante l’attribuzione di ogni livello finale del piano di
classificazione alla struttura competente) (ufficio di responsabilità
primaria)
La classificazione definisce il rapporto tra i documenti (il vincolo archivistico)
nella fase di creazione dell’archivio e nelle successive fasi di conservazione
(conservazione e ricerca qualificata).
la classificazione d’archivio al servizio del
processo decisionale
Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro e di certezza
giuridica di chi li produce e svolge le attività amministrative
è Non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al
loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da
assumere
è Tener conto della complessità organizzativa e delle criticità logistiche e
operative di un soggetto produttore.
è Garantire la stabilità nel tempo dei documenti prodotti e utilizzati nel
processo di lavoro, ovvero delle relazioni documentarie che si sono
concretamente, storicamente definite ne corso dell’azione amministrativa
Al fine di supportare i bisogni informativi del soggetto produttore e dei ricercatori
futuri consentire e favorire l’utilizzo di funzioni avanzate di ricerca utilizzando le
molteplici funzionalità dei sistemi informatici di EDMS: ricerca full text, dizionari
controllati, thesauri, strumenti di indicizzazione, ecc.
la classificazione come strumento di interconnessione e
interoperabilità
• interconnessione con i procedimenti e più in generale con il processo
decisionale: questo implica uno stretto collegamento con i nodi
organizzativi e una attenta riflessione sul rapporto tra classificazione e
organigramma (non riducibile né a soluzioni di appiattimento né a rifiuti
aprioristici, né tanto meno a concetti astratti e non realizzabili di
“fascicoli informatici generali” come quelli indicati nel Codice
dell’amministrazione digitale anche nella nuova versione)
• interconnessione con il processo di sedimentazione nel tempo dell’archivio
(sia cartaceo che informatico) rilevante anche nella prima fase di gestione
della documentazione e spesso sottovalutato nella sua complessità:
– il piano di classificazione consente di definire criteri per la formazione
dell’archivio che includano anche regole di trasferimento (si veda il
tentativo sia pure parziale del nuovo titolario per i Comuni)
le componenti di un piano di classificazione e
fascicolazione
– insieme ordinato (articolato in modo tendenzialmente
gerarchico) di voci logiche di diverso livello (categorie,
classi, sottoclassi), stabilite in modo uniforme, che
identificano le funzioni e le attività di ciascuna
amministrazione, entro cui si struttura il materiale
documentario
– procedure e regole per l’organizzazione concreta dei
documenti nei fascicoli o nelle serie documentarie
(indicazione specifica dei modi di costituzione e
ordinamento dei fascicoli o delle serie: linee guida per la
formazione dei fascicoli e delle serie, piano di
fascicolazione)
qualità del sistema di classificazione
Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di:
• rispondere a esigenze di sistematicità
• garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del
documento
• aderire alla struttura organizzativa dell’amministrazione (modelli accentrati,
decentrati o misti)
• definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio,
ogni voce finale del piano deve essere attribuita a una struttura organizzativa)
• integrarsi con i piani di conservazione e con il controllo dei processi amministrativi
• favorire l’integrazione con prodotti software evoluti che riducano la ridondanza
della digitazione ma non rinuncino alla strutturazione logico-funzionale delle
informazioni
alcune criticità generali per gli aspetti
organizzativi
• Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con
l’organigramma (identificazione del rapporto tra struttura amministrativa
e voci del piano)
• La struttura organizzativa non incide direttamente nella definizione dello
schema generale, ma il modello organizzativo non è estraneo alla sua
identificazione (nel caso, ad esempio, di schemi generali per più istituzioni
è opportuno condividere solo le voci di livello generale e lasciare
autonomia per i livelli successivi che conducono alla concreta formazione
dei fascicoli)
• E’ opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei
documenti prodotti nell’ambito di ogni livello finale del piano di
classificazione
i rischi della sottovalutazione dell’impatto
organizzativo
• La pretesa di predisporre sistemi di classificazione del tutto
autonomi rispetto ai problemi organizzativi è il risultato di
una mancanza di concreta esperienza e riflessione critica e
produce lo sviluppo di un sistema sostanzialmente estraneo
alle esigenze concrete di documentazione del soggetto
produttore, che finisce per trascurare lo strumento
classificazione e struttura organizzativa
• Il sistema di classificazione deve quindi adattarsi alla struttura
organizzativa. In ambiente digitale si possono sviluppare:
– un modello accentrato (la creazione e aggiornamento del
piano e il suo utilizzo sono interamente affidati a un
servizio centrale per la gestione documentale)
– un modello decentrato o misto (il servizio centrale
definisce la struttura generale e le linee guida per la
classificazione e stabilisce le voci di I o II livello del piano)
l’organizzazione dell’archivio
Esistono altri importanti nodi organizzativi che riguardano soprattutto la formazione
dell’archivio. In particolare, un buon sistema di classificazione deve:
•
•
stabilire una organizzazione dell’archivio basata su criteri uniformi che
garantiscano la completezza nella formazione del fascicolo (avendo chiaro il grado
di generalità raggiungibile nel contesto informatico e organizzativo di partenza).
E’ opportuno prevedere una soluzione accentrata o parzialmente decentrata in
base al grado di autonomia delle singole strutture: i fascicoli che contengono i
documenti originali si devono formare là dove sono necessari ai fini della
trattazione e dove possono essere mantenuti nella loro integrità, incluso
l’inserimento dei documenti interni (spesso di maggior contenuto informativo).
In ogni caso sono indispensabili una struttura responsabile per l’aggiornamento
delle procedure, delle regole, degli strumenti di gestione (vedi il Servizio per il
protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto
dal TU 445/2000 e oggi per ora ridimensionato nel Codice dell’amministrazione
digitale)
• Evitare la inutile duplicazione di fascicoli della stessa natura e
dello stesso contenuto presso unità organizzative diverse e
comunque prevederne l’eliminazione non appena esaurita
l’esigenza amministrativa sono operazioni rilevanti ma difficili
da raggiungere se non per gradi di analisi e realizzazione
• La scelta dei modelli organizzativi non può essere definita a
priori per tutte le strutture. E’ indispensabile considerare e
valutare le opzioni esistenti (che naturalmente il software
deve poter sostenere)
classificazione e struttura organizzativa. il
modello accentrato
Il modello organizzativo di classificazione si distingue in:
• modello accentrato/unificato: il sistema è affidato al
controllo del servizio per la gestione dei documenti. Il piano è
molto dettagliato ed è aggiornato centralmente. I vantaggi
sono:
– alto livello di controllo e uniformità
– coerenza delle voci
– risparmio di risorse
Gli svantaggi riguardano:
– alto rischio di errore
– de-responsabilizzazione
– continua e costosa movimentazione dei documenti cartacei
classificazione e struttura organizzativa. il
modello decentrato
• modello decentrato: sistema di classificazione decentrato con
funzioni attribuite a ogni unità organizzativa (cioè all’ufficio
responsabile per il trattamento dell’affare, per la formazione
del fascicolo e la sua conservazione). I vantaggi sono:
– maggior grado di adesione
– aggiornamento più facile e rapido
– maggiore trasparenza e responsabilità
Gli svantaggi sono:
– assenza di controlli e uniformità
– necessità di predisporre interventi di formazione e sensibilizzazione
capillari
classificazione e struttura organizzativa. il
modello misto
• Modello misto: sistema centralizzato con controllo decentrato sui
livelli più bassi di classificazione. I vantaggi sono:
– maggiore condivisione delle decisioni e delle responsabilità
Gli svantaggi sono
– difficoltà di avvio di un sistema che implica una radicale
trasformazione dei modelli tradizionali
– necessità di un intervento continuo di verifica della qualità e della
coerenza del sistema di gestione a livello decentrato
– diffusione di una cultura documentaria matura e/o strumenti
informatici raffinati ed efficienti che consentano il controllo da
parte di una struttura responsabile e qualificata
la classificazione in ambiente digitale
• La classificazione in ambiente digitale offre in sostanza nuove possibilità:
– recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se
supportata da strumenti avanzati di indicizzazione)
– diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es:
creazione di un deposito documentario per materiali di alto contenuto
informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc.) finalizzata a garantire
sistemi di automazione dei processi di classificazione
– coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema
informativo (ad esempio mediante l’eventuale pre-definizione delle
voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)
considerazioni finali
• l’informatizzazione dei sistemi documentari crea un ambiente di
evoluzione continua che richiede strumenti archivistici avanzati
• Il progetto di trasformazione dei sistemi informativi documentari non può
essere visto come un “progetto che si chiude con il rilascio delle
applicazioni”, ma piuttosto come un processo di trasformazione
organizzativa che deve accompagnare l’evoluzione della struttura in
un’ottica di miglioramento continuo e di governo del sistema coerente
con i bisogni informativi interni e con i requisiti normativi e tecnici.
• E’ tuttavia indispensabile che
– siano disponibili strumenti efficienti e aggiornati di organizzazione dei
documenti anche a fini temporanei (EDMS/ECMS integrati)
– le informazioni di organizzazione siano parte del nucleo di metadati
identificativi del documento (profilo) e siano gestite a fini conservativi
in modo adeguato (tracciamento e intelligibilità delle modifiche nel
tempo)
un modello di classificazione funzionale. il
sistema canadese ARCS/ORCS
• In Canada (British Columbia Archives) è stato sviluppato un
modello di classificazione distinto per aree funzionali
amministrative (funzioni operative o secondarie:
amministrazione del personale, patrimonio, contabilità,
economato, gestione servizi informativi automatizzati) e
istituzionali (funzioni primarie)
– per ciascuna area esiste un insieme di codici (sistema del
blocco numerico) cui corrispondono classi relative a
funzioni già individuate (es: controllo della spesa, affari
generali, cheè sempre la prima classe di ogni funzione,
individuata con lo stesso codice di secondo livello: 00)
il modello canadese: classi primarie e
secondarie
•
•
•
Si distinguono tra classi primarie (I livello) e secondarie (II livello) in base
all’assegnazione di blocchi di numeri
Si distinguono i documenti amministrativi da quelli istituzionali
Nel caso dei documenti amministrativi il codice numerico è articolato in 6 aree
funzionali:
– 100-499. Amministrazione
– 500-699. Patrimonio
– 700-899. Attrezzature
– 900-1299. Contabilità
– 1300-1999. Personale
– 6000-6999. Sistema informatico
es.: 1110. Controllo finanziario (con un unico codice si attribuiscono due livelli di
assegnazione: area funzionale della contabilità, attività specifica del controllo
finanziario)
L’area secondaria è individuata da un trattino e due cifre: -00 (circolari e
procedure); -10 (varie).
il modello canadese: la struttura del piano di
classificazione/conservazione
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nota esplicativa che illustra le funzioni, l’uso e il contenuto dei documenti
classificati nell’ambito della classe primaria e secondaria. All’ultimo livello dei
piano si danno indicazioni su:
funzione dei documenti
tipologia dei documenti, dei fascicoli e dei supporti (es. fascicolo individuale:
affare specifico intestato a una persona fisica o giuridica, a uno specifico
procedimento amministrativo, ecc.: case file)
modi di organizzazione dei fascicoli
indici esistenti
fonti informative da cui i documenti sono desunti e fonti informative che
contengono informazioni riassuntive desunte dai documenti medesimi
norme specifiche per ciascun tipo di fascicolo sul diritto di accesso e sulla privacy
termini del piano dii conservazione, distinti per fasi di gestione: documenti attivi,
semiattivi, decisionefinale circa la conservazione permanente o lo scarto
note di commento e supporti alternativi
linee guida per la gestione documentaria e la
classificazione
Data la rilevanza del piano di classificazione e i limiti dei sistemi esistenti è opportuno
e auspicabile per le amministrazioni pubbliche:
– analizzare congiuntamente esperienze di gestione informatica dei documenti
– sviluppare linee guida per la progettazione di sistemi documentari
– condividere – mediante attività congiunte di esame dell’esistente e
valutazione delle nuove esigenze amministrative - modelli e schemi di
riferimento per lo sviluppo di piani di classificazione
le proposte di modelli condivisi di
classificazione: il progetto SSPA
Il progetto sviluppato dalla SSPA è indirizzato alle amministrazioni centrali e si
propone di definire un modello condiviso tra più amministrazioni
(tipologicamente differenti) basato sulla distinzione delle funzioni o macro-attività
in due grandi settori:
– le macro-attività di funzionamento o secondarie (comuni a tutte le
amministrazioni)
– le macro-attività di natura istituzionale o primarie (specifiche di ciascuna
amministrazione).
il progetto SSPA: le macro-attività di
funzionamento
• Per le macro-attività di funzionamento o secondarie condivise si è
utilizzata, come riferimento, la struttura individuata dalla circolare del
gennaio 1999 dell’Istat e della Ragioneria generale dello Stato (almeno
per quanto riguarda le voci di primo e secondo livello). Su questo modello
si sono già orientati il Ministero delle finanze, il Ministero del tesoro, il
Ministero per i beni e le attività culturali, l’Aipa.
il progetto SSPA: le macro-attività istituzionali
• Le macro-attività istituzionali o primarie di un’amministrazione possono
essere individuate anche a partire dall’analisi dei processi amministrativi
già censiti in occasione dell’applicazione della legge 241/1990, tenendo
tuttavia conto della:
• struttura organizzativa attuale e delle competenze definite
• necessità di formare fascicoli omogenei dal punto di vista funzionale e non
eccessivamente frammentati
un’ipotesi di articolazione per le attività di
funzionamento
•
•
•
Pianificazione, organizzazione e controllo
Indirizzo e coordinamento
–
Organizzazione degli uffici
–
Relazioni sindacali
–
Controllo di gestione
Sistemi informativi
–
Pianificazione e sviluppo dei sistemi
informativi
–
Gestione e manut.ne sistemi informativi
autom.
–
Gestione del sistema documentale e
workflow
Gestione delle risorse umane
– Assunzioni
– Trattamento giuridico
– Attività di servizio
– Mobilità
– Cessazioni
– Trattamento di quiescenza e previdenza
– Contenzioso del lavoro
– Formazione e aggiornamento del
personale
•
•
•
Gestione delle risorse finanziarie
– Gestione del bilancio
– Gestione della spesa
– Rendicontazione
Gestione delle risorse strumentali
– Gestione immobili.
– Gestione e manutenzione dei beni mobili
– Gestione magazzino: materiale facile consumo
– Servizi ausiliari
Attività ispettiva
le proposte di modelli condivisi di
classificazione: i progetti della DAG
•
•
•
•
•
Il nuovo titolario dei Comuni
Il titolario condiviso delle Giunte e dei Consigli regionali
Il titolario delle Province
Il titolario delle Camere di commercio
Il Titolario delle aziende sanitarie locali (Schola salernitana)
http://www.archivi.beniculturali.it
• TITULUS per le università italiane
www.unipd.it/archivio
e in particolare per i titolari
http://www.unipd.it/archivio/archiviocorrente/titolari/
i titolari delle amministrazioni centrali: casi di
studio
• Le Commissioni tributarie
• L’Agenzia del territorio
• L’Agenzia delle entrate
25/06/2017
77
i titolari nelle amministrazioni centrali: criticità
• Le Commissioni tributarie: la classificazione articolata in due
livelli guida la formazione dei fascicoli; si prevede un
dettagliato piano di fascicolazione
• L’Agenzia del territorio: la classificazione articolata in tre livelli
è finalizzata a gestire processi/procedimenti; la fascicolazione
è suggerita (tipi di fascicoli) ma non sostenuta
operativamente
• L’Agenzia delle entrate: la classificazione articolata in due
livelli (per le strutture periferiche) si basa sull’analisi delle
funzione/attività ed è finalizzata a controllare la tipologia dei
documenti; richiede un piano di fascicolazione, non ancora
sviluppato
25/06/2017
78
indicazioni di metodo
la classificazione
• Come si è già ricordato la classificazione è lo strumento per la formazione
dell’archivio.
• Mediante l’attività di classificazione sono identificati e ordinati tutti i
documenti che costituiscono il sistema documentario del soggetto
• Praticamente classificare i documenti d'archivio significa:
– riunire tutti i documenti relativi allo svolgimento di una attività
distinguendoli da quelli relativi ad attività diverse;
– raccogliere in uno stesso fascicolo tutti i documenti relativi allo stesso
affare di quella specifica attività;
– per classificare i documenti d'archivio si usa un piano di
classificazione
il piano di classificazione - 1
• Il piano di classificazione:
– è predeterminato in base a principi funzionali;
– è un sistema di partizioni astratte; gerarchicamente
ordinate che identificano le funzioni e le attività
dell’Ente;
– è redatto sulla base dell’analisi delle competenze e delle
attività dell’ente.
il piano di classificazione - 2
• Il piano di classificazione:
– ha una struttura ad albero;
– questa struttura è articolata su più livelli;
– la successione dei livelli va dal generale al particolare.
il piano di classificazione - 3
• In linea di massima i livelli corrispondono a:
– I livello
Funzioni / Materie
– II livello
Macroattività
– III livello
Attività specifiche
la classificazione - 4
• L’obiettivo del piano di classificazione è:
– descrivere le attività svolte nell’ente secondo una
articolazione logica razionale;
– definire il modo in cui si organizza fisicamente e/o
logicamente la documentazione, cioè descrivere tipologie
specifiche di fascicoli per ciascuna funzione o macroattività.
la classificazione - 5
• Il piano di classificazione comprende quindi anche (se
possibile e opportuno) indicazioni:
– sulla fascicolazione dei documenti, cioè sulla creazione
ordinata e funzionale di unità correlate al processo
decisionale;
– sui tempi e sulle modalità di conservazione;
– sulle responsabilità per la gestione documentaria,
– sul tipo di accesso e sul controllo dei diritti connessi
all’uso dei documenti
– sulle relazioni con i tipi di procedimenti gestiti
un piano di classificazione modello – 1
• Un piano di classificazione modello (sviluppato in ambiente digitale) ha le
seguenti caratteristiche:
– coerente e uniforme per tutto il soggetto produttore, sia pure
distinguendo per la stessa voce sviluppi diversi in termini di sotto-voci
e di tipologie di fascicoli in base alla specifica attività dei servizi (es.
gestione risorse umane per la struttura competente o per le attività
residuali decentrate in materia di gestione del personale);
– strutturato su tre livelli (anche se in alcuni casi può essere necessario
scendere a livelli successivi)
– valutato/validato/gestito dalle diverse aree funzionali
un piano di classificazione modello – 2.
organigramma
– Il piano di classificazione non coincide con l’organigramma,
ma si basa sulle funzioni e le materie di competenza
dell’Ente
– Il piano di classificazione è integrato con l’organigramma:
• nel senso che va identificato il rapporto tra struttura
amministrativa e le voci del piano.
un piano di classificazione modello – 3. multiclassificazione
– i documenti possono essere classificati più volte (e quindi avere
più codici di classifica), anche se questa opportunità va tenuta
sotto controllo (la localizzazione dell’originale cartaceo e
l’individuazione della responsabilità primaria devono essere
sempre esplicitate) e limitata a casi in cui il documento
rappresenti una pluralità di atti diversamente classificabili;
– alcune voci di classificazione saranno condivise tra tutte (o
alcune) strutture, in particolare nel caso di:
• procedimenti trasversali
• attività di funzionamento (ad esempio il personale)
– i fascicoli si aprono in corrispondenza dell’ultimo livello del piano
di classificazione;
• le eccezioni vanno gestite sotto stretto controllo.
tipologia di fascicoli per finalità di aggregazione
dei documenti
– per affare, attività e/o procedura: il fascicolo contiene i documenti relativi a
un’attività specifica
– per procedimento amministrativo: il fascicolo si costituisce mediante
l’inclusione di tutti i documenti relativi a un procedimento amministrativo
definito ai sensi della legge 241/90
– di persona : il fascicolo si riferisce a una persona fisica o giuridica (ad esempio
il fascicolo nominativo intestato a una persona o a un fornitore): di particolare
rilevanza il fascicolo di personale
– aggregazione per tipologia di forma del documento: è l’insieme ordinato di
documenti sciolti, cioè non rilegati, raggruppati in base alla loro tipologia in
genere secondo criteri predefiniti a fini di gestione o di recupero e
conservazione (ordini di servizio mensili, deliberazioni, ecc.): non si tratta di
un fascicolo vero e proprio, quanto di un’aggregazione di documenti
raggruppati per motivi pratici o sulla base di criteri cronologici
chiusura dei fascicoli e permanenza in archivio
corrente
Il fascicolo
– può essere chiuso periodicamente (ad esempio su base annuale)
– può essere chiuso in relazione alla conclusione del procedimento
– può avere natura permanente (compatibilmente con aspetti di localizzazione
e movimentazione fisica: ad esempio i fascicoli del personale o di fornitori che
hanno periodici rapporti con l’ente): in questo caso parti del fascicolo possono
essere trasferite nell’archivio di deposito, mantenendo il medesimo oggetto
ma riportando le date dei documenti contenuti (nelle linee guida europee si
stabilisce la natura di tali aggregazioni gestionali definite volumi)
il fascicolo di procedimento amministrativo
(Gianni Penzo)
•
Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i
documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi,
scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla
emanazione di un provvedimento finale.
•
2008 – VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato per
personale amministrativo di categoria C»
2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci fotocopiatrici
per il settore Affari generali»
•
la fascicolazione e il manuale
(Gianni Penzo)
•
•
•
Piano per la fascicolazione
Regole più sintetiche, descritto in un capitolo del Manuale di
gestione del protocollo informatico
Cfr le indicazioni per i comuni: Linee guida per la definizione
dei
fascicoli
e
delle
serie
dei
documenti
(http://www.archivi.beniculturali.it)
fascicolo e unità di conservazione
(faldone)
• Il fascicolo si distingue dall’unità di conservazione che ha
valore essenzialmente fisico e consiste esclusivamente nel
contenitore di documenti comunque organizzati (di unità
documentarie sciolte o di unità archivistiche): faldone, busta,
cartella, filza, ecc..
Fonte: Remigio Pegoraro
la redazione del piano di classificazione
Indicazioni operative
alcuni riferimenti generali
• Analisi dell’attività già svolta dall’ente in materia di
classificazione, con specifico riferimento alle attività di
supporto e funzionamento
• Analisi dei modelli nazionali di titolari in uso (Camere di
commercio, Università, Regioni, Comuni, Province, ASL, SSPA
per le funzioni di supporto)
il metodo di lavoro - 1
• Il lavoro può essere svolto a partire da alcuni elementi
informativi di partenza:
– dall’esame delle competenze attribuite ai servizi presi in
esame nelle delibere o determine organizzative
– dall’esame delle tabelle dei procedimenti amministrativi
(ai sensi dell’art. 30 della legge 241/1990 e dei
regolamenti applicativi) e dei documenti relativi ai carichi
di lavoro
– dall’analisi della normativa di riferimento per identificare
le funzioni di competenza e le attività effettivamente
esercitate (funzioni al primo livello, macro-attività o
attività organizzate per processi e/o per oggetti in quelli
successivi)
il metodo di lavoro - 2
• Il lavoro continua con:
– Interviste al personale per:
• prendere visione delle reali sedimentazioni documentali (cioè
delle serie archivistiche con attenzione specifica ai tipi di fascicoli)
prodotte nello svolgimento delle attività
• valutare eventuali criticità e incongruenze del sistema
documentale esistente
• Può essere molto utile il raffronto delle serie archivistiche
presenti nell’archivio corrente e di deposito.
la redazione del piano di classificazione
avvertenze - 1
• Nella redazione del piano di classificazione occorre:
– tenere sotto controllo il numero delle voci di primo livello
(evitando soprattutto la frammentazione);
– tenere sotto controllo il numero delle voci dipendenti da una voce
di livello superiore (non più di 9-10 voci);
– tenere sotto controllo il numero dei livelli descrittivi
• di norma 3
– valutare la necessità di voci in grado di includere tutte le attività
esistenti ai livelli più bassi
– evitare di individuare come voci fasi del procedimento (tranne nel
caso in cui si gestiscano separatamente documenti rispondenti alle
fasi creando fascicoli per forma documentaria: istanze, pareri,
verbali, ecc.)
la redazione del piano di classificazione
avvertenze - 2
• Nella redazione del piano di classificazione:
– si possono creare voci comuni da inserire sempre
all’inizio del II o III livello per ogni voce generale
(funzioni e macroattività di I o II livello) relativamente
ai documenti di natura generale o di natura normativa
o regolamentare
– in alcuni casi (ad esempio quando le attività specifiche
e i documenti prodotti non sono quantitativamente
rilevanti) la documentazione può essere più
semplicemente accorpata nella forma di fascicoli
generali di natura permanente.
la redazione del piano di classificazione
avvertenze - 3
– Esempi di questi voci ricorrenti possono essere:
•
•
•
•
normativa, disposizioni, chiarimenti;
attività informativa;
pareri;
comitati e gruppi di lavoro specifici.
– E’ necessario seguire queste indicazioni con flessibilità, valutando
l’opportunità di replicare alcune voci generali nei livelli successivi (nel
caso ad esempio di attività e documenti prodotti in ambiti
istituzionali tecnici molto caratterizzati)
la redazione del piano di classificazione
avvertenze – 3 – esempio 1
Risorse umane
1. Normativa e disposizioni
2. Concorsi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Personale docente
Personale non docente
Rapporti sindacali [fascicoli: sigle sindacali]
Trattamento economico e compensi accessori
Formazione e aggiornamento professionale
Igiene e sicurezza del lavoro
Previdenza e assistenza
Gestione delle presenze e assenze
Collaboratori e lavoratori autonomi
Personale in service
Trattamento di fine rapporto, quiescenza
la redazione del piano di classificazione
avvertenze – 3 – esempio 2
Risorse umane
1. Concorsi
1.
2.
3.
2.
3.
Rapporti sindacali [fascicoli: sigle sindacali]
Trattamento economico e compensi accessori
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Normativa e disposizioni
Personale docente
Personale non docente
Normativa e disposizioni
Inquadramento giuridico economico
Trattamenti economici accessori
Formazione e aggiornamento professionale
Igiene e sicurezza del lavoro
Previdenza e assistenza
Gestione delle presenze e assenze
Collaboratori e lavoratori autonomi
Trattamento di fine rapporto, quiescenza
la redazione del piano di classificazione
le voci di classificazione - 1
• Le voci che identificano i livelli del piano:
– devono essere semplici;
– devono individuare con chiarezza e senza ambiguità le
funzioni o le attività specifiche (utilità di glossari e indici);
• La complessità e la molteplicità delle voci del piano di
classificazione va valutata sulla base della loro intelligibilità
sia in riferimento agli utenti finali (non solo per chi lo usa
quotidianamente per classificare e fascicolare, ma anche
per chi lo utilizza al fine di ritrovare documenti), sia in
considerazione del trascorrere degli anni.
la redazione del piano di classificazione
le voci di classificazione - 2
• Un eccessivo dettaglio descrittivo comporta dei rischi:
– l’incomprensibilità sia per gli utenti che per gli operatori in
fase di applicazione e ricerca;
– l’ambiguità e la ridondanza.
• Bisogna ricordare che i documenti possono, non devono essere
oggetto di classificazione multipla.
• E’ opportuno evitare denominazioni che utilizzino indicazioni
normative (necessariamente destinate alla obsolescenza) o
espressioni gergali difficilmente comprensibili da parte di utenti
esterni
la redazione del piano di classificazione
le voci di classificazione – 2. esempio corretto
I livello
scambi comunitari
II livello
normativa
scambi e ditte
autorizzate
stabilimenti
idonei
scambi
pollame e
uova
III livello
Note
importazione e
esportazione per
scambi
comunitari e
relative ditte
autorizzate
scambi con paesi
comunitari terzi e
ditte autorizzate
ad importare ed
esportare
riconoscimento
stabilimenti idonei
agli scambi di
pollame e uova
da cova
DPR 587/93 e
succ. modifiche
la redazione del piano di classificazione
le voci di classificazione – 2. esempio da evitare
I livello
randagismo e popolazione
canina
II livello
Normativa
anagrafe canina
richieste contributi riferiti
L.10/97 e succ.
modifiche
rapporti e provvedimenti
altre regioni
assegnazione fondi
statali e rapporti con il
serv. Ragioneria
Note
III livello
lotta al randagismo e
controllo della
popolazione canina
la redazione del piano di classificazione
i fascicoli - 1
• Il piano di classificazione è orientato alla formazione di
fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano
dell’amministrazione;
• in particolare nei fascicoli i documenti devono essere
accorpati in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li
produce e svolge le attività amministrative
la redazione del piano di classificazione
i fascicoli - 2
• E’ opportuno valutare sempre con cautela la moltiplicazione
delle voci di piano di classificazione in relazione allo sviluppo
di diverse tipologie di fascicoli.
• Bisogna tenere conto di tutti i diversi elementi di complessità
e trovare il giusto equilibrio
la redazione del piano di classificazione
i fascicoli - 3
• Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario
evitare allo stesso tempo:
– la frammentazione non necessaria delle pratiche
– l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della
stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono
un’intensa attività di corrispondenza)
– la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari
(invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni)
la redazione del piano di classificazione
i fascicoli - 4
• Nella descrizione dei fascicoli, infatti, bisogna tenere
conto che:
– la quantità eccessiva di documenti non ordinati con criteri
significativi all’interno di un fascicolo (soprattutto se riferiti a più
procedimenti):
• rende rapida l’archiviazione;
• rende difficile e faticosa la ricerca.
– la moltiplicazione dei fascicoli:
• rende impegnativo il lavoro di inserimento dei documenti;
• semplifica il reperimento dei documenti e qualifica il prodotto
documentario (tutti i documenti e solo quelli necessari sono
immediatamente disponibili in un solo fascicolo).
la redazione del piano di classificazione
i fascicoli - 5
• Nella redazione del piano di classificazione conviene
– sviluppare fascicoli specifici per progetti, per enti vigilati,
ecc. se rilevanti in relazione ai contenuti;
– sviluppare fascicoli orientati ai procedimenti nel caso in cui
gli aspetti procedurali siano rilevanti (evitando
tendenzialmente la creazione di fascicoli per ciascuna fase
del procedimento: rischio di frammentazione).
Sottofascicoli
la redazione del piano di classificazione
indicazioni aggiuntive - 1
• Per ogni voce finale del piano occorre indicare quante più
informazioni possibili, in particolare:
– quali voci corrispondono a procedimenti trasversali (nel
senso che riguardano strutture o AOO diverse) e quindi
sono utilizzate da strutture diverse;
• Può essere opportuno prevedere che i fascicoli relativi a
procedimenti trasversali siano gestiti in modalità condivisa
anche tra strutture e AOO diverse (soprattutto nel caso di
sviluppo di fascicoli informatici)
• E’ comunque essenziale valutare attentamente il diverso livello
di dettaglio necessario per strutture centrali e dedicate alla
funzione considerata e quello utile per strutture periferiche
la redazione del piano di classificazione
indicazioni aggiuntive – 1. esempio
GESTIONE RISORSE
UMANE
FASCICOLO
PERSONALE
DIPENDENTI
STATO GIURIDICO
assenze, ferie, straordinari,.
TRATTAMENTO ECONOMICO
assistenza fiscale, stipendio,
missioni, ….
FORMAZIONE
richieste partecipazione corsi,
attestati di frequenza,…
INCARICHI
PIANO UTILIZZO
RISORSE UMANE
RECLUTAMENTO
PERSONALE
anno - struttura
concorsi
nome concorso
la redazione del piano di classificazione
indicazioni aggiuntive – 1. esempio semplificato
GESTIONE RISORSE
UMANE
FASCICOLO
PERSONALE
DIPENDENTI
Contiene assenze, presenze,
missioni, richiesta ferie, ecc .
la redazione del piano di classificazione
indicazioni aggiuntive - 2
–
–
–
–
–
–
indicazioni sui fascicoli collegati;
la denominazione dei fascicoli e dei sottofascicoli;
la tipologia dei fascicoli creati;
i criteri di ordinamento;
il loro contenuto standard;
le proposte sui tempi di conservazione dei fascicoli
nell’archivio corrente e in quello di deposito;
– le responsabilità per la gestione documentaria, il tipo di
accesso, etc. …
la redazione del piano di classificazione
indicazioni aggiuntive – 3. banche dati
• Nel piano di classificazione è opportuno anche individuare le
banche dati utilizzate per ogni settore
– si tratta di prevedere una voce di 2. o 3. livello per lo
specifico settore denominata “Banche dati”
– per ognuna di esse si tratta di indicare:
• la denominazione (come si chiama);
• le funzioni (cosa fa);
• le responsabilità di gestione e di manutenzione, sviluppo ed
assistenza tecnica;
• i processi di documentazione.
le verifiche del piano di classificazione - 1
• Occorre effettuare dei controlli sul piano di classificazione
– sia in fase di stesura del piano di classificazione
– sia in fase di revisione finale.
le verifiche del piano di classificazione - 2
Ad esempio occorre verificare:
– l’effettiva struttura gerarchica ad albero del piano (che
implica l’esistenza di più voci per ciascun livello):
• se ad un livello compare una sola voce, è necessario eliminare il
livello medesimo ridefinendo con maggior precisione la voce
superiore di riferimento;
• se ad un livello compaiono troppe voci, è necessario ridurne il
numero cercando di suddividerle fra due voci superiori diverse o
accorpandole tra loro sotto nuove voci.
le verifiche del piano di classificazione - 3
• E’ indispensabile prevedere un’attività di revisione a
conclusione della redazione del piano per ciascuna struttura
(al fine di verificarne la coerenza interna);
• E’ altrettanto indispensabile prevedere un’ulteriore fase di
revisione alla conclusione dell’intero lavoro (al fine di
verificarne la coerenza per l’ente).
l’uso del piano di classificazione - 1
• Anche la sperimentazione e l’utilizzo del piano di
classificazione sono forme di verifica, dato che consentono
di:
– testare le criticità organizzative legate al suo uso;
– collaudarlo e, quindi, testare le criticità archivistiche.
• ad esempio individuando i livelli di dettaglio eccessivi; l’eccessiva
genericità; la mancanza di funzionalità della fascicolazione, ecc.
l’uso del piano di classificazione - 2
• Il piano di classificazione deve essere tenuto aggiornato
– per risolvere le criticità che la sperimentazione e
l’utilizzo evidenziano;
– per includere e descrivere nuove attività che
cominciano ad essere svolte;
– per descrivere diversamente quelle attività che
subiscono cambiamenti nel tempo;
– ecc.
l’uso del piano di classificazione - 3
• Devono quindi essere definiti meccanismi semplici ed efficaci
per l’aggiornamento del piano di classificazione,
– vantaggio di una modalità che preveda confronti e
valutazioni collettive delle scelte di aggiornamento da
farsi.
la redazione del piano di classificazione - 1
• Per la redazione si consiglia di:
– utilizzare Excel
– organizzare un foglio di lavoro nelle seguenti colonne:
•
•
•
•
•
Livello 1, Livello 2, Livello 3
Livello 4 (eventuale)
Fascicoli, Sottofascicoli
Descrizione
Note
la redazione di un piano di classificazione
Livello1
Campi in cui indicare la denominazione che si desidera attribuire alla voce di titolario. Nella
descrizione integrativa specificare la natura della voce e inserire eventuali indicazioni utili all'uso
Livello3
interno
Descrizione integrativa
Livello2
C a m po in c ui da re indic a zio ni re la tive a lla fa s c ic o la zio ne : qua ndo è po s s ibile indic a re già la de no m ina zio ne ; qua ndo
Fascicoli que s to no n è po s s ibile , s pe c ific a re le m o da lità di o rga nizza zio ne de lla do c um e nta zio ne (pe r e ve nto , pro ge tto ,
pro do tto , in o rdine c ro no lo gic o , a lfa be tic o , ge o gra fic o , e c c ...), fo rne ndo e ve ntua lm e nte de gli e s e m pi. P o s s ibilità di
pre ve de re tipo lo gie di fa s c ic o li (c o n s pe c ific o rife rim e nto a lla s truttura inte rna )
Sottofascicoli Campo in cui dare indicazioni reletive agli eventuali sottofascicoli
Campo in cui inserire una descrizione esplicativa della denominazione di fascicolo o di livello a cui si
Descrizione riferisce. Nel caso di livelli descrivere nello specifico l'attività svolta. Nel caso, invece, di fascicoli è
possibile indicare il contenuto standard quando possibile.
Note
Campo in cui inserire altre annotazioni ritenute esplicative della voce di titolario a cui si riferisce: ad
esempio attività decentrate, tempi di conservazione, modalità di accesso, ecc…
esercizi
• Analizzare e valutare le criticità dei piani di classificazione
proposti con riferimento ai seguenti aspetti:
– coerenza delle voci di classificazione
– livello di dettaglio
– relazione con un futuro eventuale piano di fascicolazione
• Analisi e discussione dei piani di classificazione presentati
le attività di funzionamento per tutti gli uffici delle pp.aa.
(il modello sspa)
•
•
•
•
•
Programmazione strategica e pianificazione
–
Individuazione degli obiettivi
–
Programmazione risorse umane
–
Programmazione risorse finanziarie
Organizzazione
–
Funzionamento degli uffici
–
Funzionamento degli organi collegiali
–
Rapporto con gli organi parlamentari (supporto all’attività
legislativa, interrogazioni, interpellanze)
–
Carta dei servizi
Consuntivazione e controlli
–
Relazioni ad organi che esercitano il controllo
(Parlamento, Corte dei conti, conto annuale, fenomeni
gestionali, ecc.)
–
Controllo di gestione
–
Valutazione dei dirigenti
–
Accertamenti ispettivi (andamento degli uffici, regolarità
amministrativo-contabile, ecc.)
Sistemi informativi e comunicazione
–
Pianificazione delle attività di comunicazione
–
Relazioni con il pubblico
–
Attuazione iniziative di comunicazione
–
Gestione delle comunicazioni in rete
–
Monitoraggio attività di comunicazione
–
Pianificazione sistemi informativi
–
Gestione e manutenzione sistemi informatici
(infrastrutture, architetture, SW, sicurezza, ecc.)
–
Gestione servizio bibliotecario
–
Gestione sistema archivio-protocollo
Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di
lavoro
•
•
•
Gestione delle risorse umane
–
Concorsi, selezioni, assunzioni
–
Mobilità (interna, tra amministrazioni)
–
Incarichi dirigenziali
–
Trattamento giuridico ed economico (fascicoli nominativi
dei dipendenti, inquadramento, stato matricolare, profili,
trattamenti economici accessori, riammissione in servizio)
–
Attività di servizio
• Gestione presenze/assenze (fascicoli nominativi)
• Interventi assistenziali
• Sorveglianza sanitaria
• Infermità o lesioni da causa di servizio
• Procedimenti di responsabilità
• Patrocini
• Incarichi interni ed esterni
• Servizi ausiliari
–
Trattamento in servizio oltre il limite di età
–
Cessazioni
–
Trattamento di quiescenza e previdenza
–
Contenzioso del lavoro
–
Formazione e aggiornamento del personale
–
Relazioni sindacali
Gestione delle risorse finanziarie
–
Gestione del bilancio e rendicontazione
–
Gestione della spesa
Gestione delle risorse strumentali
–
Acquisizione e gestione beni immobili
–
Acquisizione e gestione beni mobili
–
Fornitura e gestione servizi
• Automezzi di servizio
• Servizi di economato
• Servizi di cassa
• Gestione servizi generali
il ruolo della la regolamentazione delle procedure
interne
• Gli aspetti organizzativi di una funzione trasversale sono cruciali per
governare sistemi informativi documentari sempre più complessi. In
particolare si richiedono:
– responsabilità definite
– regolamentazione diffusa delle procedure.
Sono necessari strumenti generali che descrivano la politica
documentaria
e stabiliscano modalità di coordinamento interno:
manuali di gestione, manuali di conservazione e manuali operativi
per la sicurezza
la regolamentazione nella forma di un manuale di
gestione per il sistema documentario
•
•
•
Costituisce uno strumento di orientamento e di guida che assicura controllo,
completezza e qualità di procedure sempre più complesse e per natura
instabili
È uno strumento in grado di accompagnare con continuità e consapevolezza il
cambiamento in corso nei modelli di comunicazione e nei contenuti del
sistema informativo interno ed esterno alle amministrazioni e alle imprese
E’ tuttavia necessario evitare il ricorso a modelli pre-confezionati che
possono tuttavia costituire un riferimento utile:
– necessità di coniugare una logica comune e le esigenze delle
diverse strutture
il manuale di gestione nella normativa
nazionale
• E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che:
– stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e
conservazione dei documenti
– definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative
del soggetto produttore
– forniscono le informazioni necessarie a un efficiente
trattamento dei documenti
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 1
• art. 3 (obiettivi di adeguamento delle PPAA)
- le PPAA di cui al dlgs 29/93 (oggi sostituito da dlgs
165/2001) perseguono i seguenti obiettivi di
adeguamento organizzativo e funzionale:
-- individuazione AOO e relativi uffici di riferimento
-- nomina responsabile del SP e nomina di un suo
vicario
-- adozione, dopo la nomina del responsabile e su sua
proposta, del manuale di gestione
-- definizione, su indicazione del responsabile del SP,
dei tempi, modalità e misure organizzative e tecniche
finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal
protocollo informatico
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 2
• art. 4 (obiettivi e compiti particolari del responsabile SP)
- le ppaa di cui al dlgs 29/93 (oggi dlgs 165/2001)
provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del
SP in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:
-- predisporre lo schema del mdg
-- proporre tempi, modalità e misure organizzative e
tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi
dal protocollo informatico
-- predisporre il piano di sicurezza informatica relativo alla
formazione, gestione, trasmissione, interscambio,
accesso, conservazione dei documenti informatici d’intesa
con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e
con il responsabile della sicurezza dei dati personali
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 3
• art. 5 (mdg)
- il mdg descrive il sistema di gestione e di conservazione
dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio
- nel mdg sono riportati, in particolare:
-- pianificazione, modalità e misure finalizzate alla
eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo
informatico
-- piano di sicurezza dei documenti informatici
-- modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo
scambio di documenti all’interno e all’esterno dell’AOO
-- descrizione del flusso di lavorazione dei documenti
ricevuti, spediti o interni
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 4
-- indicazione delle regole di smistamento ed
assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei
criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti
verso AOO della stessa amministrazione e/o verso altre
amministrazioni
-- indicazione delle unità organizzative responsabili
delle attività di registrazione di protocollo, di
organizzazione e tenuta dei documenti all’interno della
stessa AOO
-- elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di
protocollo
-- elenco dei documenti soggetti a registrazione
particolare e le relative modalità di trattamento
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 5
- sistema di classificazione, con l’indicazione delle
modalità di aggiornamento, integrato con le
informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di
selezione e conservazione, anche con riferimento
all’uso dei supporti sostitutivi
- modalità di produzione e conservazione delle
registrazioni di protocollo informatico (indicazione
delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate
per garantire la non modificabilità della registrazione
di protocollo, la contemporaneità della stessa con
l’operazione di segnatura e modalità di registrazione
delle informazioni annullate o modificate nell’ambito
di ogni sessione di attività di registrazione)
- descrizione funzionale ed operativa del sistema di
protocollo informatico (modalità di utilizzo)
il manuale nella normativa
dpcm 31 ott. 2000 - 6
- sistema di
classificazione, con l’indicazione delle
modalità di aggiornamento, integrato con le
informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di
selezione e conservazione,
anche con riferimento
all’uso dei supporti sostitutivi
- criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di
accesso ed esterno alle informazione documentali
- modalità di utilizzo del registro di emergenza,
inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati
manualmente
- il mdg è reso pubblico dalle PPAA secondo le
modalità previste dai singoli ordinamenti; esso può altresì
essere reso accessibile al pubblico per via telematica
ovvero su supporto informatico o cartaceo
finalità del manuale
• descrivere il sistema di gestione e
conservazione dei documenti
• fornire le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio
documentario
vantaggi del manuale
• Favorisce:
– la normalizzazione delle procedure e il trattamento
sistematico di criticità generalmente sottovalutate
– la coerenza e l’uniformità dei prodotti documentari
– l’adesione del personale alle politiche di gestione del
sistema informativo documentario
• Deve essere uno strumento flessibile e aggiornato, in grado di
promuovere la condivisione e l’interoperabilità senza imporre
vincoli rigidi e inutili.
le componenti principali
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ambito di applicazione del manuale e definizioni
Modalità di trasmissione e trattamento (eventuale scansione) dei documenti per
tipologie
Descrizione dei flussi documentali (procedure di acquisizione, assegnazione,
spedizione, circolazione)
modalità di registrazione e di segnatura
organizzazione dell’archivio corrente (regole di classificazione/fascicolazione e
formazione delle serie, relazioni con la gestione dei procedimenti amministrativi) e
di deposito
regole di selezione, versamento e conservazione
sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza)
funzioni di interoperabilità, accesso e privacy
utilizzo, comunicazione e aggiornamento del manuale
le componenti specifiche di un ambiente digitale
•
•
•
•
•
•
La gestione della casella di posta elettronica e della posta certificata
La conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le
esigenze della sicurezza, responsabilità distinte)
L’uso della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto
con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti,
mantenimento dei file di log, ecc.)
Procedure per la conservazione sostitutiva
Uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo,
interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di
firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt)
Definizione nella forma di un inventario delle tipologie documentarie che sono
oggetto di uno specifico trattamento
qualche riferimento
•
•
•
•
S. Pigliapoco, Manuale di gestione (Maggioli)
www.cnipa.it (pagine dehdicate al protocollo informatico, in particolare modello e
linee guida di riferimento)
Materiali della Scuola superiore (schema e manuale del Ministero della giustizia):
www. sspa.it (lo schema deve essere integrata dall’analisi delle linee guida per la
gestione documentaria)
www.uniurb.it/sbc/istbal_htm: manuale della Camera di commercio di Lodi,
presentato dagli autori (Centro per l’innovazione nelle imprese) e discusso da M.
Guercio, Linda Giuva, Giorgetta Bonfiglio Dosio, Stefano Pigliapoco, Guglielmo
Longobardi
le difficoltà
• Non esiste uno schema unico né definitivo: modelli diversi per strutture
organizzative di diversa complessità
• E’ complesso predisporre uno strumento di facile e immediata
comunicazione che utilizzi una terminologia chiara e corretta
• Alto rischio di ripetizioni e ridondanza
• Gli schemi generali esistenti mancano di verifiche sperimentali
• I modelli realizzati sono legati a situazioni organizzative definite
i requisiti
• Il manuale richiede il diretto intervento (e quindi l’assunzione
di responsabilità) delle strutture interne dell’ente
• E’ condizione essenziale la presenza (costante) di
professionalità tecniche anche per assicurare un requisito
essenziale: l’aggiornamento
strumento per assicurare livelli di servizio del
sistema documentario
Consente di definire parametri e valori di soglia in relazione a:
• continuità del servizio: disponibilità del servizio protocollo informatico
nelle 24 ore; 100% dal lunedì al venerdì
• tempo di ripristino: nel 99% dei casi di blocco, il servizio protocollo
informatico deve ripartire entro 24 ore dal fermo; nell’1% dei casi di
blocco, il servizio protocollo informatico deve ripartire entro 48 ore dal
fermo
• tempestività di comunicazione: in caso d’anomalia o malfunzionamento
del servizio protocollo, il fornitore è tenuto a comunicare, dal momento in
cui l’anomalia è accertata, al responsabile del servizio di Sede centrale il
problema riscontrato, la comunicazione può avvenire, anche tramite
email, entro 2 ore
• periodo d’osservazione: durante le 24 ore giornaliere dal lunedì al venerdì
• periodo di rendicontazione: 1 mese, solare, consecutivo
• il fornitore deve garantire su tutte le postazioni di protocollazione i tempi
di lavoro indicati nelle tabelle con riferimento ai tempi protocollazione
del documento in arrivo e in partenza
le criticità
• Necessità di una terminologia coerente rispetto alla normativa evitando
termini quali protocollo informatico, massimario di selezione, ecc.)
• Esclusioni di sezioni dedicate a considerazioni teoriche o troppo generali
(concetto di documento, ecc.)
• Valutazione concreta dei diversi modelli organizzativi adottati e del loro
impatto in tutte le fasi di lavoro
• Verifica della fattibilità delle scelte operate (soprattutto quelle di natura
operativa relative alla individuazione di una o più AOO, di una rete di
referenti)
alcuni nodi critici
• Le registrazioni particolari (es. fax o e-mail che non attivino
procedimenti amministrativi; documenti di natura contabile;
certificati medici)
• La formazione, trasmissione e conservazione di documenti
informatici (es. uso della firma digitale; procedure per
riproduzione sostitutiva; gestione casella di posta elettronica
e posta certificata; conservazione registro di protocollo
informatico; scelta formati per i documenti)
• La gestione dei flussi e la formazione degli archivi (es.
definizione modelli organizzativi per le diverse attività del
sistema documentale; gestione e tenuta degli archivi cartacei
e ibridi; gestione fascicolazione condivisa)
considerazioni operative
• È uno strumento destinato ad avere un ruolo crescente e
vitale per gestire i sistemi ibridi e, in particolare, i documenti
elettronici
• Richiede l’integrazione con allegati di qualità finalizzati a
guidare gli operatori e gli utenti nell’uso dei documenti (es.
piani di fascicolazione, regole per la sicurezza e gli accessi,
documenti per il flusso informativo e gestionale e il controllo
dei procedimenti, regole per l’inserimento di anagrafiche,
ecc.)
• Un modello efficiente prevede una struttura leggera arricchita
da allegati specifici
esempi
•
•
•
•
Il manuale del Cnipa
Commissioni tributarie
Il manuale dei Comuni
Il manuale per gli archivi sanitari della Regione Lombardia
premessa
• Le regole e le procedure riportate sul mdg sono definite a conclusione
delle attività preliminari di:
- rilevazione e analisi dei processi produttivi interni
all’Amministrazione connesse con la gestione dei documenti
- ridisegno dei processi produttivi interni all’Amministrazione
connesse con la gestione dei documenti (definizione delle linee
strategiche di gestione del sistema archivistico e delle procedure ad
esso collegate; introduzione di un sistema di classificazione e di un
piano di conservazione; migrazione dei documenti dal supporto
cartaceo al supporto informatico; ecc.)
• e sulla base di:
- funzionalità del prodotto di protocollo informatico (PdP), cioè
l’applicativo sviluppato/acquisito dalla AOO per implementare il
servizio di protocollo informatico
- risultati raggiunti dall’analisi dei rischi
- politiche di sicurezza adottate/ piano di sicurezza predisposto
attività preliminari - 1
• Individuazione e istituzione della AOO
• Individuazione e istituzione delle unità organizzative
responsabili delle attività di registrazione del protocollo
(UOP) all’interno di ciascuna AOO
• Pubblicazione dell’AOO sull’indice PA
• Pubblicazione dell’UOP sull’indice PA
• Istituzione in ogni AOO del Servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi
attività preliminari - 2
• Individuazione delle figure responsabili dei servizi interni
alla AOO (es. responsabile Servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi; responsabile della
conservazione delle copie di riserva del registro di
protocollo)
• Fornitura degli strumenti per la firma digitale ai
rappresentanti della AOO
• Definizione regole/procedure per la tutela dei dati
personali
• Attivazione delle caselle di posta elettronica
• Predisposizione del piano di classificazione e
predisposizione del piano di conservazione
• Attività di formazione del personale
il manuale per le commissioni tributarie - 1
•
•
•
•
1. Ambito di applicazione del manuale e definizioni
1.1. Acronimi
1.2. Introduzione
1.3. Descrizione del Servizio per la gestione informatica
dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
• 1.4. Definizione del sistema di registrazione di protocollo
– Documenti esclusi
– Documenti soggetti a registrazione particolare
– Eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo
informatico
il manuale per le commissioni tributarie - 2
•
•
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•
•
•
•
•
•
2.
Le tipologie documentarie
2.1. Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all’interno
e all’esterno della Commissione Tributaria: documenti in uscita, documenti in
entrata, documenti interni
2.2. Individuazione delle tipologie di documenti soggetti a trattamento
specifico
2.3. Individuazione dei supporti utilizzati e delle modalità di scansione e
trattamento dei documenti cartacei scansionati
2.4. Modalità di sottoscrizione dei documenti informatici
2.5. Formato dei documenti informatici
3.
La descrizione dei flussi documentali
3.1. Procedure per la ricezione dei documenti dall’esterno: Flusso E1; Flusso
E2; Flusso E3; Flusso E4; Flusso E5:; Flusso E6:
3.2. Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati
all'esterno
il manuale per le commissioni tributarie - 3
•
•
•
•
•
•
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•
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•
4.
Registrazione dei documenti
4.1. Registrazione dei documenti - Indicazione di regole e modalità
4.2. Registrazione di protocollo
4.3. Sistema informativo delle Commissioni tributarie (SICoT)
4.4. Registri aggiuntivi
4.5. Descrizione delle tipologie di documenti soggette alla registrazione obbligatoria
4.6. Descrizione delle tipologie di documenti soggetti alla registrazione nei Registri
aggiuntivi
4.7. Descrizione delle tipologie di documenti non soggetti alla registrazione
4.8. Documenti riservati
4.9. Procedure per l’apertura e la chiusura dei registri
4.10. Procedure per la gestione eccezionale di registrazioni differite
4.11. Segnatura di protocollo
4.12. Modalità di produzione e conservazione delle registrazioni giornaliere
4.13. Modalità e procedure per la produzione, gestione e annullamento delle registrazioni
4.14. Modalità e procedure per la registrazione di documenti contenenti dati sensibili
4.15. Procedure per la gestione del registro di emergenza<
il manuale per le commissioni tributarie - 4
• 5.
• 6.
• 7.
Organizzazione e gestione dell'archivio corrente
Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi
Selezione dei documenti per la conservazione/scarto
il manuale per le commissioni tributarie - 5
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
8. Conservazione dei documenti
8.1. Archivio di deposito
8.2. Dematerializzazione dei documenti
8.3. Riproduzione sostitutiva dei documenti
8.3.1.
Procedura per il riversamento su supporto ottico
8.3.2.
Gestione dei supporti ottici
8.4. Riversamento sostitutivo: verifica integrità dei documenti
8.5. Procedura per il Riversamento sostitutivo dei documenti
8.6. Gestione delle copie sostitutive nell’archivio di deposito
8.7. Versamento dei documenti nell’archivio storico
il manuale per le commissioni tributarie - 6
•
•
•
•
•
•
•
•
9. Conservazione dei documenti
9.1. Principi generali
9.2. Riproduzione sostitutiva dei documenti
9.2.1.
Procedura per la Conservazione sostitutiva dei
documenti
9.2.2.
Gestione dei supporti per la conservazione sostitutiva
9.3. Riversamento sostitutivo: verifica integrità dei documenti
9.4. Procedura per il Riversamento sostitutivo dei documenti
9.5. Gestione delle copie sostitutive nell’archivio di deposito
il manuale per le commissioni tributarie - 7
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10. Sicurezza
10.1.
Il Documento Programmatico sulla Sicurezza
10.2.
Sicurezza fisica e logica del sistema
10.3.
Norme comportamentali
10.4.
Formazione dei documenti
10.5.
Gestione dei documenti (titolo non chiaro)
10.6.
Trasmissione dei documenti
10.7.
Livelli di accesso al sistema
10.7.1.
Accesso al registro di protocollo
il manuale per le commissioni tributarie - 8
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
11. Interoperabilità
12. Accesso e privacy
12.1. Procedure per l’accesso esterno ai documenti
12.2. Procedure per l’accesso interno alla AOO alle registrazioni e ai
documenti
13. Descrizione funzionale e operativa della gestione informatica
dei documenti
14. Gestione della fase di transizione
14.1. Modalità operative per la fase di transizione
15. Disposizioni finali
15.1. Modalità di comunicazione del manuale.
15.2. Modalità di aggiornamento del manuale.
i requisiti e gli strumenti per la gestione documentale:
requisiti e modelli organizzativi
criticità dell’innovazione tecnologica nei sistemi
documentari
• organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane)
• tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei
prodotti, monitoraggio) archivistiche (modelli di gestione dei
flussi, criteri organizzativi interni del sistema documentario)
• archivistiche (modelli di gestione dei flussi, criteri
organizzativi interni del sistema documentario)
le criticità per il successo dei progetti di
automazione della funzione documentale
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
valutazione dell’impatto dei problemi organizzativi
autorevole sostegno dei responsabili dell’amministrazione
definizione di responsabilità per la progettazione e realizzazione
accurata analisi dell’esistente (dei flussi documentali e dei sistemi di
organizzazione/classificazione dei documenti)
identificazione del modello organizzativo per la gestione dei flussi
definizione degli strumenti di regolamentazione previsti (piano di
classificazione e manuale di gestione) secondo modalità condivise
attenzione (nella progettazione) ai problemi di aggiornamento del sistema
programmi di formazione e qualificazione del personale e di assistenza
utilizzo di prodotti commerciali facili nell’utilizzo e nella personalizzazione
monitoraggio dello stato della tecnologia
la gestione informatica dei documenti è una
fase dei processi di automazione
•
•
•
L’automazione della gestione dei documenti è considerata una fase essenziale nel
più complessivo intervento di automazione dell’attività amministrativa.
Il fine generale è la predisposizione di strumenti e funzioni di supporto e controllo
del lavoro amministrativo
Obiettivi specifici sono:
– sostenere la cooperazione e il coordinamento in ambiente informatico
nell’espletamento dei processi amministrativi
– consentire la condivisione delle risorse informative automatizzate
– favorire l’automazione delle attività di routine
centralità nella identificazione dei flussi
• E’ essenziale identificare il flusso logico delle attività di
gestione documentaria in relazione
– alle risorse umane disponibili,
– al livello di decentramento della gestione e delle sue fasi
(acquisizione, assegnazione, registrazione, classificazione,
fascicolazione, tenuta)
– al grado di informatizzazione del progetto (trattamento
informatico dei profili e dei metadati per la gestione,
scansione dei documenti, trattamento di formati standard,
predisposizione di schemi XML per tipologie
documentarie, ecc.)
ipotesi di flusso documentario informatico
Documenti in entrata o
interni
Formazione/
acquisizione
-
Assegnazione:
IdentificazioneRegistrazione
- Responsabile
processo
- Struttura
Gestione
archivio
Classificazione/
Fascicolazione
Piano di
Classificazione
Documenti in uscita
Spedizione
- Identificazione
Classificazione
- Registrazione
Fascicolazione
i flussi documentali
(GIANNI PENZO)
Documento in arrivo
Registratura
Smistamento
all'UOR
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell'affare
o del procedimento
amministrativo
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
i flussi documentali ottimali
(GIANNI PENZO)
Documento in arrivo
WORKFLOW, 241/90
Responsabilità
Flusso controllato
Registratura
EFFICACIA PROBATORIA
(Attestazione notarile)
In un'unica soluzione
Numero f.to AIPA
Smistamento
all'UOR
Assegnazione
al RPA
Trattazione
dell'affare
o del procedimento
amministrativo
• Istruzione
del fascicolo
• Gestione
del titolario
e massimario
• Creazione
delle banche
dati
i requisiti e gli strumenti per la gestione
documentale: i requisiti tecnologici
la gestione informatica dei documenti. i requisiti
tecnologici
•
•
Integrare le funzionalità specifiche con sistemi di EDMS (scansione dei documenti,
IR, controllo degli accessi e della movimentazione, sistemi di autenticazione)
Nella scelta delle piattaforme applicative:
– utilizzare sistemi aperti multi-piattaforma (standard di mercato sia per i
sistemi operativi che per i singoli prodotti e i linguaggi di trattamento e
interrogazione dei dati)
– scegliere soluzioni scalabili e integrabili (modulari), facili da configurare e e
personalizzare
– assicurare la continuità del servizio commisurata alla criticità delle specifiche
funzionalità
– adottare tecnologie e strumenti identificate come “di ambiente web”,
attivabili mediante browser
– prevedere modalità di erogazione dei servizi di tipo ASP (Application Solution
Provider): da un singolo sito applicativo del fornitore a uno o più utenti (AOO)
– gestire la sicurezza sulla base di soluzioni tecnologiche, procedure e
definizione di ruoli e profili utente
funzionalità primarie
• Registrazione di protocollo, annullamento e modifica (estremi del
provvedimento relativo)
• Identificazione univoca di documenti non protocollati, ma classificati e
fascicolati (possibilità di classificazione multipla, registrazione
particolare?)
• Segnatura (stampanti raster, etichette per codici a barre)
• Classificazione e fascicolazione per tutti i documenti, inclusa
l’identificazione di eventuali “registri” informatici (database)
• Assegnazione dei documenti (per competenza e per conoscenza)
• Gestione firma digitale
• Gestione/registrazione dei messaggi di posta elettronica e di PEC
• Gestione dei diritti di accesso e dei ruoli
• Gestione e conservazione permanente in formati standard (XML, linguaggi
di marcatura) del giornale di protocollo e del registro di emergenz
funzionalità primarie: la sicurezza
• Autenticazione degli utenti (login/password per l’accesso)
• Definizione di profili utenti (con abilitazioni nominative
differenziate per ruolo)
• Definizione di criteri di sicurezza differenziati in base alle
diverse voci del piano di classificazione, definibili a livello di
singolo fascicolo o di singolo documento
• Tracciamento (in formato XML) su un file di log di tutti gli
eventi rilevanti per la gestione documentale (registrazione,
classificazione, fascicolazione)
• Conservazione dell’impronta e della segnatura per i
documenti digitali
funzionalità accessorie: la registrazione
•
•
•
•
•
•
•
•
Identificazione univoca e trattamento degli allegati
Trattamento in automatico dei dati di segnatura gestiti in formato XML anche a
fini di interoperabilità tra sistemi eterogenei (dpcm 31 ottobre 2000)
Notifica in automatico (con possibilità di modifica) dell’avvenuta registrazione di
protocollo
Controllo delle assegnazioni correnti
Gestione controllata delle anagrafi dei mittenti e dei destinatari (procedure
controllate di immissione, funzionalità di help, gestione di tabelle e di rubriche,
collegamenti a fonti esterne, tra cui l’indice delle pp.aa. e delle AOO:
indicepa.gov.it)
Riutilizzazione (eventuale) di dati immessi in precedenti sessioni di registrazione
Verifica automatica dei documenti registrati con profilo identico (numero del
protocollo e data del documento ricevuto, oggetto, mittente) al fine di evitare
registrazioni ridondanti
Trattamento del campo “oggetto” in modalità strutturata, sostenute da tabelle e
dizionari controllati
funzionalità accessorie: la
classificazione/fascicolazione
• Identificazione del profilo delle piano di classificazione:
– denominazione della voce,
– livello e indice,
– descrizione della voce: natura delle attività e dei procedimenti
collegati, tipologia dei fascicoli e descrizione dei documenti inseriti,
criteri di ordinamento e di numerazione, tempi di conservazione e
modalità
– Indicazione della struttura di responsabilità primaria e delle strutture
di responsabilità secondaria.
• Gestione di profili di fascicoli con campi personalizzati collegati all’ultimo
livello del piano di classificazione: oggetto (strutturabile in campi
predefiniti in sede di classificazione), data di apertura, chiusura, stato,
struttura responsabile per la tenuta (archivio corrente, di deposito,
storico), collegamento a dizionari di termini controllati
funzionalità accessorie: la ricerca
• Consultazione per campi definiti (standard e personalizzati) e
in modalità full text dei profili documentari e dei documenti
(protocollati e non)
• Consultazione in modalità di ricerca (uno o più criteri: voce di
titolario, assegnazione, oggetto, ecc.) o di navigazione (nella
struttura ad albero) del piano di classificazione e dei fascicoli
• Utilizzo di filtri personalizzati e di opzioni per velocizzare e
perfezionare le modalità di ricerca (operatori booleani, di
adiacenza e di prossimità)
• Memorizzazione dei parametri e dei risultati della ricerca
funzionalità accessorie: la gestione dei flussi
• Tracciamento dei flussi documentari: unità di assegnazione, responsabile
del procedimento, tipologia e numero del procedimento specifico
• Gestione dei fascicoli: possibilità di condivisione, rifiuto, reindirizzamento, commenti, richiami
• Gestione (eventuale) delle fasi del procedimento/processo di lavoro
(mediante prodotti di WFMS): gestione e monitoraggio delle fasi del
procedimento,
• Controllo della movimentazione dei fascicoli in termini di tenuta fisica (in
caso di fascicolo cartaceo), di assegnazione automatica e di durata
(gestione “scadenzario” in alternativa a complessi sistemi di WFM
(predisposizione di elenchi e termini di scadenza)
• Gestione dei carichi di lavoro (collegato alla gestione delle
presenze/assenze del personale)
• Gestione di informazioni statistiche
funzionalità accessorie: l’interoperabilità
• Utilizzo dello standard SMTP e della codifica MIME per lo
scambio di messaggi di posta elettronica
• Utilizzo e verifica della firma elettronica e della firma digitale
mediante controllo sull’abilitazione alla firma: firma integrata
nel sistema; annotazione nel protocollo della verifica delle
firme associate ai documenti
• Protocollazione automatica con modalità di verifica
• Registrazione di protocollo dei documenti pervenuti per PEC:
(gestione della segnatura di protocollo e dei messaggi di
notifica (accettazione, consegna, notifica eccezioni, errori,
ecc.)
funzionalità accessorie: la formazione dei
documenti
• Creazione di spazi di lavoro comuni
• Creazione di spazi di lavoro individuali (personalizzazione dei criteri di
classificazione/fascicolazione)
• Gestione dell’iter di formazione del documento (redazione, verifica, firma,
trattamento documentario, ecc.) eventualmente collegato a modalità di
WFMS (nel caso di processi di lavoro formalizzati, ripetitivi,
sufficientemente complessi: ad esempio nel caso di deliberazioni
consiliari, determinazioni dirigenziali, mandati, ecc.)
• Definizione di tipologie documentarie standard, trattate con etichette e
marcatori e sostenute da schemi XML, che includono:
– elementi/metadati di profilo, natura del documento (strutturato, non
strutturato, ecc.), modalità di gestione (locale, distribuita), validità
temporale, livello di sicurezza e formato di conservazione, versione
della tipologia, autore e responsabile dell’aggiornamento
funzionalità accessorie: liste e stampe
predefinite
• Predisporre stampe predefinite:
– protocollo giornaliero
– repertorio dei fascicoli
– elenco dei documenti in base all’assegnazione
• Personalizzazione facile e rapida
funzionalità accessorie: sistemi ibridi
• Coordinare la gestione informatica alla gestione cartacea
(fascicolo elettronico e fascicolo cartaceo)
• Assicurare il controllo degli archivi fisici mediante la creazione
a sistema:
– di inventari topografici
– del numero di corda dei contenitori
EDMS/ERMS: il sistema documentario
archivistico in ambiente digitale
•
Dalle linee guida europee (studio Moreq:
http://www.moreq2.eu/home)
– Nella creazione di sistemi documentari informatici, è
necessario distinguere tra informazione, documento
(document) e documento archivistico (record)
– È necessario sviluppare sistemi informatici che:
• formino (acquisiscano, gestiscano, utilizzino) e conservino
documenti e risorse informative con le modalità, gli strumenti e
le procedure specifiche di ciascuna tipologia di fonte, con
particolare attenzione ai documenti archivistici che richiedono
attenzione ai fini dell’autenticità e dell’affidabilità della fonte
• integrino in un insieme organico e strutturato tutti gli elementi
informativi disponibili sia all’interno che all’esterno del sistema
documentario considerati utili al processo decisionale.
il ruolo dei sistemi di gestione dei documenti
(MoReq) - 1
Sistema di gestione di
documenti/informazioni (EDMS)
1. Consente la modifica dei documenti
2. Consente che esistano più versioni
dello stesso documento
3. Consente che i documenti siano
cancellati da chi li detiene
4. Può includere alcuni controlli sulla
tenuta/selezione dei documenti
5. Può includere una struttura di
archiviazione che può essere
affidata al controllo degli utenti
6. È in primo luogo finalizzato a
sostenere l’utilizzo quotidiano dei
documenti nei processi di lavoro
Sistema di gestione di documenti archivistici
(ERMS)
1. Impedisce la modifica dei documenti
2. Consente l’esistenza di una sola versione
del documento
3. Non consente la cancellazione dei
documenti al di fuori di procedure e
circostanze rigorosamente controllate
4. Prevede una tenuta/selezione rigorosa
5. Include una rigorosa struttura di
ordinamento dei documenti (lo schema
di classificazione) che è mantenuto
dall’amministratore di sistema
6. È in grado di sostenere il lavoro
quotidiano ma è innanzitutto finalizzato
ad assicurare la tenuta stabile dei
documenti prodotti nel corso dell’attività
pratica dell’ente
il ruolo dei sistemi di gestione dei documenti
(MoReq) - 2
Sistema di gestione di documenti archivistici
(ERMS)
1. Impedisce la modifica dei documenti
2. Consente l’esistenza di una sola versione
del documento
3. Non consente la cancellazione dei
documenti al di fuori di procedure e
circostanze rigorosamente controllate
4. Prevede una tenuta/selezione rigorosa
5. Include una rigorosa struttura di
ordinamento dei documenti (lo schema
di classificazione) che è mantenuto
dall’amministratore di sistema
6. È in grado di sostenere il lavoro
quotidiano ma è innanzitutto finalizzato
ad assicurare la tenuta stabile dei
documenti prodotti nel corso dell’attività
pratica dell’ente
Sistema di conservazione
1. Impedisce la modifica dei documenti nei
versamenti e nei depositi
2. Controlla la gestione delle copie a fini
conservativi
3. Non consente la cancellazione dei
documenti al di fuori di procedure e
circostanze rigorosamente controllate e
ne tiene traccia
4. Prevede una tenuta/selezione rigorosa
con responsabilità definite
5. Mantiene la struttura originaria di
ordinamento dei documenti e le funzioni
essenziali di ricerca originarie (gli schemi
di classificazione e le relative modifiche:
la storicizzazione dei sistemi)
6. È finalizzato a sostenere processi di
memoria a medio e lungo termine
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO - 1
http://www.rtrt.it/rtcms/export/sites/RTRT/Attivita/content_gruppi_lavoro/content_protocollodoc/Repository/doc_definitivo_gdl.pdf
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO - 2
• Il sistema (sfruttando le funzioni di cooperazione applicativa
mediante la condivisione della segnatura di protocollo)
permette alle amministrazioni di inviare documenti
protocollati ad altre amministrazioni che protocollano in
ingresso. Le imprese e i cittadini possono inviare documenti
alle amministrazioni le quali restituiscono ai mittenti il
numero di protocollo assegnato al documento.
• Il sistema InterPro nasce con l'obiettivo di realizzare una
piattaforma con la quale avviene lo scambio di documenti
protocollati sia all'interno della Pubblica Amministrazione sia
verso soggetti esterni
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO - 3
• Il sistema si colloca come un'infrastruttura specializzata per il
trasporto di documenti e metadocumenti (ossia il pacchetto
InterPro) utilizzata da applicazioni eterogenee e fruite da
soggetti diversi.
• Oltre quella già in essere delle applicazioni di protocollo
informatico e quella in corso di realizzazione delle applicazioni
web utilizzate dai Cittadini, si ipotizzano altre integrazioni ad
esempio con il portale Rete dei SUAP (Sportello Unico delle
Attività Produttive) o con quello Rete degli URP (Ufficio
Relazioni con il Pubblico).
• Inoltre, per il colloquio con i Privati è ipotizzabile anche un
integrazione con i Server di Mail e di PEC.
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO - 4
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO - 5
La gestione dei flussi: oltre il workflow
Nella gestione del sistema documentale e ai fini della formazione e utilizzazione di
qualunque documento diretto verso l'esterno, possiamo ipotizzare certamente tre
fasi logiche:
– redazione,
– firma (con eventuale revisione),
– protocollazione e spedizione tramite InterPro.
Solitamente almeno un passaggio è ipotizzabile tra la struttura che redige il
documento e la struttura responsabile della sua protocollazione/spedizione.
Questo passaggio può avvenire utilizzando diversi strumenti che permettano di
gestire il flusso o comunque di recuperare i documenti da firmare:
– spedizione tramite posta elettronica interna,
– attraverso un gestore di flussi interno all'ente (collegato o meno al
protocollo),
– deposito dei documenti nel File System in cartelle condivise.
la cooperazione applicativa: il progetto toscano
INTEPRO – 6
