Metodologia di misurazione e
riduzione degli oneri e dei
tempi amministrativi
Progetto Formez “Pianificazione e strumenti per le politiche di semplificazione e
misurazione e riduzione degli oneri e dei tempi” per le Regioni Obiettivo
Convergenza (PON Governance e Azioni di Sistema – Asse E)
Roma, 14 gennaio 2010
Francesco Sarpi
1
Criteri di base
coerenza metodologica: nella MOA dobbiamo per quanto
possibile ricorrere allo SCM
partecipazione: non solo delle amm.ni, ma soprattutto delle
associazioni di categoria
sostenibilità: oggetto di misurazione sono solo i procedimenti
considerati particolarmente rilevanti per i destinatari ruolo
delle associazioni nell’individuazione delle aree di regolazione.
proporzionalità: le tecniche di rilevazione e stima devono essere
proporzionate rispetto all’impatto atteso.
flessibilità: gli strumenti di misurazione non sono rigidamente
selezionati e definiti a priori.
2
I confini delle due misurazioni
Procedimento amministrativo X
MOA
t-2
Impresa:
Attività
propedeutich
e alla
presentazione
dell’istanza
t-1
Impresa:
Trasmissione
della
domanda
Misurazione tempi
t0
P.A.:
Ricezione
della
domanda
t1
P.A.: Analisi
della
documentazi
one
presentata
ufficio X
t2
P.A.: Analisi della
documentazione
presentata ufficio
Y: richiesta info
integrative
all’impresa
MOA
t3
Impresa:
Attività svolte
per fornire
info
integrative
Misurazione tempi
t4
P.A.: Analisi
della
documentazi
one
integrativa
presentata
dall’impresa
t5
P.A.:
conclusione
del
procedimento
(espressa o
tacita)
5
Durata del procedimen to T ti
t 0
3
Misurazione degli Oneri
Amministrativi
Costi di adeguamento alla regolazione
Costi di adeguamento
Fiscali/Monetari
Adeguamento
“sostanziale”
Trasferimenti
monetari alla P.A.
(es. diritti, bolli,
ecc.)
Adeguamenti al
processo
produttivo, al
prodotto,
all’attività
Amministrativi
-Attività amministrative che le
imprese comunque sosterrebbero
- Attività derivanti solo da
obblighi informativi imposti
dalla regolazione
5
Lo Standard Cost Model
• Metodologia introdotta in Olanda nel 2003. Obiettivo: ridurre di
un quarto gli oneri amministrativi entro il 2007.
• Estensione a tutti i paesi UE e alla CE: -25% entro il 2012
Costi sostenuti dai destinatari a seguito dell’obbligo di
fornire informazioni sulla loro attività alla pubblica
amministrazione o a terzi (es. consumatori).
Il concetto di obbligo informativo va inteso in senso ampio:
non solo obblighi relativi all’invio di informazioni, ma anche
quelli consistenti nel produrre e/o conservare informazioni
presso l’impresa, nonché tutte le attività connesse
In sintesi, lo SCM consiste in uno “spacchettamento” della
normativa in esame in una serie di parti misurabili
6
Risultati Italia
Area
OI
0-4
5-249
0-249
Privacy
11
Ambiente
6
€ 1.540.382.270,0
€ 518.807.203,0
€ 2.059.189.473,00
Prev. incendi
7
€ 995.211.578,0
€ 414.302.989,0
€ 1.409.514.567,0
Paesaggio/BBCC
4
€ 550.817.407,0
€ 70.582.619,0
€ 621.400.026,0
Lavoro
9
€ 5.858.047.885,0
€ 1.052.596.190,0
€ 6.910.644.075,0
Previdenza
9
€ 1.832.709.507,0
€ 1.196.832.562,0
€ 3.029.542.069,0
Totale
46
€ 10.777.168.647,0
€ 3.253.121.563,0
€ 16.112.969.400,0
€ 2.082.679.190,0
7
Chiarimenti preliminari sul modello
Non dice nulla riguardo all’efficacia della regolazione o al
benessere sociale che deriva da un intervento pubblico
Valuta i costi derivanti da obblighi informativi imposti dalla
regolazione (principalmente sulle imprese)
Non assicura misurazioni statisticamente rappresentative, ma è
un metodo pragmatico per fornire stime approssimative sugli oneri
amministrativi
Principale vantaggio: elevato grado di dettaglio nella misurazione
Obiettivi: 1) Aumentare la consapevolezza circa gli oneri
amministrativi (specie occulti) che la regolazione può generare; 2)
fornire base informativa per interventi di riduzione (semplificaz.)
8
La regolazione degli altri...
Problema: altri livelli di governo
Come tener conto delle regole prodotte da UE,
Stato, Regioni ed EELL: categorie per
classificare gli OI
9
La scelta di due ipotesi di base
1.
2.
Compliance
Oneri volontariamente sostenuti (es.
richieste di aiuti)
10
Le fasi dello SCM
11
Attori
Amm. regionali e locali; Ass.
categoria
Amm.
regionali
e SUAP
Amm.,
esperti e
stakeholders
Schema di sintesi
della misurazione
degli oneri regionale
Fasi
Mappatura
degli OI
Classificazione
OI
Strumenti/Output
Studio
normativa di
settore (per
livello di
governo) ed
analisi
procedimento
Calcolo
frequenza
Quantificazion
e target
imprese
Stima della
popolazione
Amm.
reg.
Parametri
costo
Stima
impatto
atteso per OI
Strumenti per
la rilevazione
Questionari e
griglie
intervista
Amm.,
esperti e
stakeholders
Raccolta info:
focus groups e
interviste
Amm.
regional
ie
SUAP
Elaborazione
info
Rapporto
Misurazione
Database info
raccolte
Stima degli
oneri per OI
e totali
12
Disposizione
regolativa
Obbligo informativo A
Obbligo informativo B
Richiesta informazioni 1
Attività 1
Attività 2
Oneri
amministrativi
Richiesta informazioni 2
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Un possibile elenco di obblighi
info...(di prossima revisione)
Redazione ed invio di rapporti e documenti
Richieste di autorizzazioni, permessi, esenzioni
Notificazioni di attività svolte
Domande di sussidi
Aggiornamento di piani di emergenza e sicurezza
Cooperazione in caso di ispezioni
Informazioni a terzi
14
...e relative attività
Acquisire dimestichezza con gli obblighi informativi
Recuperare informazioni
Modificare informazioni esistenti
Produrre informazioni ex novo
Sostenere costi monetari per rispettare gli obblighi info
Effettuare riunioni interne
Svolgere attività di sostegno agli ispettori
Correggere le informazioni a seguito delle ispezioni
Garantire formazione interna
Copiare, distribuire, conservare le informazioni
Inviare le informazioni
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Mappatura nelle Regioni (vale per
oneri e tempi)
L’esperienza mostra che è impossibile, date le risorse,
replicare il modello statale
Il problema della varietà territoriale
Serve individuare (assieme alle ass. categoria) un
“procedimento standard”
La mappatura – e, dunque, la misurazione –
riguarderanno questo procedimento
16
Nelle Regioni: individuazione del
target di imprese
La segmentazione delle imprese è determinante
perchè il peso della regolazione può variare in
base a:
Dimensione se possibile, riportare le stime per
piccole, medie, grandi
Settore alcune regolazioni (dunque, oneri) incidono
in modo maggiore su certi settori
Fonti da usare: Registro imprese, archivi dei
servizi regionali, dati Suap
17
Consultazioni
1. Quando svolgerle e con chi
2. Quali aspetti trattare nel corso della consultazione
preliminare (prima della rilevazione)
3. Consultazione ai fini della misurazione
4. Consultazione per elaborazione e valutazione opzioni di
semplificazione
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Coinvolgimento associazioni
Indiviuazione aree di regolazione/norme da misurare
•Individuazione dei procedimenti ad “alto impatto”
Mappatura
•Verifica correttezza e completezza
Focus group preliminare
• Classificazione degli OI ed assegnazione al più appropriato “percorso di valutazione” (v. dopo)
Definizione questionari di rilevazione
• Questionari e griglie di interviste per la rilevazione degli oneri presso esperti o imprese
Individuazione esperti partecipanti agli expert assessments
Ipotesi di riduzione degli oneri e stima dei risparmi
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Parametri di costo
Per misurare gli oneri amministrativi è necessario raccogliere
una serie di parametri di costo.
Prezzo: E’ il costo del lavoro effettivamente sostenuto
dall’impresa nel caso di lavori svolti da personale interno; in
caso contrario tariffa professionale.
Tempo: l’ammontare di tempo (h, gg, ecc.) necessario per
svolgere l’attività amministrativa.
Quantità: dimensione della popolazione e della frequenza con cui
l’attività è svolta annualmente.
20
La raccolta e standardizzazione dei
dati
Scelta dello strumento (dati esistenti, esperti, interviste)
Svolgimento delle interviste: possibili modalità
Raccolta dei dati
Elaborazione dei dati e selezione, per ogni attività
prevista, della
“impresa normalmente efficiente”
21
Una metodologia praticabile
Modalità di rilevazione centrate su:
Consultazione associazioni
Consultazione esperti ed intermediari
Rilevazioni dirette (di regola telefoniche) con imprese
concentrate solo su alcuni aspetti esperienza nazionale
sull’apporto effettivo che le imprese possono fornire
22
Consultazione con associazioni per
selezionare OI più rilevanti e valutare grado
e tipo di esternalizzazione
L’OI è stato giudicato rilevante tenuto conto
della popolazione di imprese e dell’onerosità?
SI
NO
Le attività amm.ve richieste
sono omogenee sul territorio?
SI
1) Individuare le attività
amministrative ridondanti e con
oneri attesi marginali;
NO
2) Stimare gli oneri sub 1)
Consultazione con gli EELL e
le associazioni per stabilire una
lista delle attività amm.ve più
comuni
3) Svolgere un expert assessment per
validare le stime sub 2) e valutare i
restanti oneri
Si ritiene che il grado di esternalizzione sia pressoché pari al 100%?
SI, le imprese si affidano
prevalentemente ad
ass.ni
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
SI
2 exp. ass. con
ass.ni.
Eventuale
focus con
imprese
NO
1 exp. ass.
con ass.ni
SI, si affidano
prevalentemente
a consulenti
SI, si affidano in
ugual misura a
consulenti ed ass.ni
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
SI
2 exp. ass. con
consul.
Eventuale
focus con
imprese
NO
1 exp. ass.
con consul.
SI
1 exp. ass. con
cons. + 1 con
ass.ni.
Eventuale focus
con imprese
NO
1 exp. ass.
con cons. +
1 con ass.ni
NO, usano
principalmente
risorse interne
Il tempo di
lavoro atteso è
molto rilevante?
SI
1 exp ass.
con ass.ni +
interviste
con X
imprese
NO
1 exp ass.
con ass.ni +
1 focus con
imprese
23
SCM formula
Combinando Prezzo, Tempo e Quantità in base alla
seguente formula:
Σ (P*Q)
(P: Prezzo = tariffa * tempo; Q: Quantità = N. imprese * Frequenza)
è possibile calcolare i costi totali per azione, obbligo
informativo ed origine della regolazione
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Lezioni dall’applicazione del modello
Problemi
Possibili correttivi
Chiarire sin dall’inizio campo d’indagine
Confusione (specie tra i destinatari) sulla
definizione di obblighi informativi/oneri amm.vi Fornire documenti ed informazioni standard
prima degli incontri
Errori nella selezione delle imprese da
coinvolgere nell’indagine
Preselezione (es. attraverso esame archivi
amm.vi)
Varietà territoriale
Individuare e misurare un procedimento
“standard”
Rischio eccessiva varietà risultati.
Privilegiare focus group con esperti e
associazioni; se la varietà rimane, prevedere
interviste a 10-15 imprese
Disomogeneità risultati tra tipogolie di imprese
(specie micro)
Ricorrere a consultazione esperti/professionisti
mirata per le microimprese
Incapacità delle imprese a fornire risposte
quando non sono direttamente coinvolte nel
rispetto degli OI
Verificare ex ante chi adempie di fatto. Inutile
chiedere ciò che non sanno: usare le risposte
delle imprese per i CT e quelle degli esperti per
la ripartizione %
Il risultato della misurazione (in termini di
possibili riduzioni) è “deludente” rispetto alle
risorse impiegate
Concentrare la richiesta di info dettagliate sugli
OI modificabili. Adeguare di conseguenza la
struttura del questionario.
25
Misurazione dei tempi
26
Attori
Amm. regionali e locali, SUAP,
Ass.ni categoia
Amm., esperti e stakeholders
Schema di sintesi
della misurazione
dei tempi regionale
Fasi
Strumenti/Output
Analisi
normativa
Individuazione
fasi del
procedimento
Input, output e
attori di ogni
fase
1) Rappresentazione
grafica tramite
SAD;
2) Questionari
e griglie di
intervista
Rilevazione
tempi medi
attuali
Stima
popolazione
Stima tempi
attuali
Database info
raccolte
Proposte di
semplificazione
Amm.
regionali e
SUAP
Elaborazione
dei dati
Stima dei
risparmi di
tempo
Rapporto
Misurazione
27
Fasi
Analisi normativa del procedimento
Rappresentazione grafica tramite SAD: fasi del
procedimento e loro legame input-output, attori,
termini e tempi
Rilevazione dei dati e stima dei tempi medi;
Stima della popolazione
Stima dei tempi spesi prima dell’intervento di
semplificazione
stima dei tempi risparmiati grazie alla semplificazione
28
Variabili di misurare
Quattro accezioni di tempo:
1.
durata totale
2.
tempi di lavoro
3.
tempi di giacenza
4.
tempi di trasporto
29
Rilevazione dati
interviste o focus group con responsabili dei procedimenti
e/o delle varie unità organizzative
interviste e/o focus group con associazioni di categoria ed
esperti
interviste e/o focus group con gruppi di imprese
30
Stima pop
Banche dati regionali sul tot procedimenti/anno
Ammin. Locali (Suap)
Infocamere
Indagini sul campo (rilevazione a sportello presso
alcune amm.ni del n. di procedimenti in un arco
temporale)
Estrapolazioni
31
