Servizi Informatici

San Donato Milanese, ottobre 2004
Azienda Comunale dei Servizi
Progetto Informatizzazione Gestione Mense
1.
2.
3.
4.
5.
Considerazioni generali
Il Progetto
Valutazione dell’Offerta
Il Progetto esecutivo
Conclusioni
Allegati: 1
Azienda Comunale dei Servizi - Progetto Informatizzazione Gestione Mense
1. Considerazioni generali
Le considerazione di seguito esposte sono riferite alla attuale necessità, da parte di ACS, di dotarsi
di uno strumento adeguato alla corretta ed efficiente gestione della Procedura Mense, sia in
funzione di un controllo puntuale, in termini numerici, dei pasti erogati dalla Società di Ristorazione
(Avenance) che in funzione di un corretto servizio di conteggio, emissione e riscossione del Servizio
verso gli utenti finali.
Questo servizio deve inoltre essere integrato dalla rilevazione e bollettazione dei Servizi di Prescuola e Prolungamento.
Ulteriore implementazione è richiesta per la Gestione Mensa Dipendenti, per l’ottimizzazione di tale
gestione da ottenere con la registrazione dei pasti utilizzati tramite badge ed il trasferimento delle
informazioni per l’addebito automatico del costo-pasto al dipendente.
Attualmente la Gestione Mense è rivolta agli utenti delle 10 scuole Materne, Elementari e Medie di
San Donato a cui si aggiungono il Nido Girasole, Bolgiano, la mensa dei dipendenti Comunali, degli
Obiettori e dei dipendenti ACS (circa 3000 utenti).
L’attuale Gestione Applicativa del Servizio Mense, supportata dal gestionale “Winsegremat” di
Soluzione srl, non soddisfa completamente le esigenze operative, in quanto mancando di una
funzione di rilevazione pasti in loco, costringe ad un successivo controllo manuale con notevole
dispersione di tempo e con inevitabili errori e contestazioni.
Punto critico inoltre, pur non imputabile al gestionale utilizzato, è la modalità di aggiornamento delle
informazione relativi agli utenti che coinvolgendo enti diversi (Comune, Scuole, Utenti finali) non
consente un immediato adeguamento della Base Dati.
La seguente valutazione tecnica è relativa alla definizione del Progetto nel suo insieme, alla verifica
delle Offerte, la loro composizione, i riferimenti economici, la pianificazione del progetto esecutivo ed
il suo impatto in ACS e nei vari Enti interessati.
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Azienda Comunale dei Servizi - Progetto Informatizzazione Gestione Mense
2. Il Progetto
Nella selezione del prodotto gestionale più adeguato alle esigenze di miglioramento qualitativo del
Servizio di cui è responsabile ACS, si è verificata la presenza sul mercato di una vasta gamma di
soluzioni che spaziano dalla rilevazione presenze (conteggio degli alunni presenti) dai lettori ottici ai
badges, dal calcolo della tariffa a canone mensile all’addebito dei pasti consumati (post-pagato) sino
alla gestione di una card per l’addebito pre-pagato ed alla consultazione via Web della propria
situazione contabile da parte degli utenti.
Ovviamente ciascun modulo presenta diversi costi di strumentazioni e di risorse interne.
Gli obiettivi principali da perseguire nell’esecuzione del Progetto sono sostanzialmente:
- Semplificare le procedure e l’organizzazione del flusso operativo
- Ottimizzare la rilevazione di prenotazioni, consumazioni, addebiti per risolvere possibili
contenziosi con il Fornitore
- Gestire un puntuale e preciso servizio di riscossione automatizzata posticipata
In considerazione delle svariate possibilità offerte e della nostra oggettiva necessità il Progetto
potrebbe essere suddiviso in 3 fasi, con progressivo affinamento dell’utilizzo, da completarsi nel
triennio (2005/2007).
1° Fase –(avviamento previsto 1/04/2005)
1. Rilevazione facilitata dei pasti distribuiti giornalmente (modalità automatica e/o manuale) con
emissione del dettaglio dei pasti erogati vs/Avenance per successivi controlli sulla fatturazione
delle prestazioni
(Sostituzione gestione cartacea)
2. Emissione automatica dei bollettini (con l’attuale tariffa canone mensile)
3. Registrazione degli incassi bollettini con funzione manuale e/o automatizzata (lettore codice a
barre)
4. Produzione di Report a vari livelli di competenza
5. Gestione dei solleciti di pagamento
strettamente connessa alla gestione registrazione incassi
Tale attività è prevista in simulazione su 2 scuole-pilota (1 materna ed 1 elementare)
Da 1/09/05, conclusa la fase di testing, avviamento definitivo in tutti i plessi.
Punti di criticità:
- Il recupero e l’aggiornamento in tempi brevi della attuale Base Dati Utenti e la definizione di regole
condivise per la gestione corrente
- Il necessario coinvolgimento delle scuole sia per la disponibilità alla cura ed utilizzo delle nuove
postazioni hardware che per la collaborazione da parte del personale ATA/docente nella prima fase
di avviamento; attenzione nella tempestiva comunicazione ad ACS dei dati Utenti
- Il recupero del pregresso contabile per il contenzioso
2° Fase–(avviamento previsto 1/09/2006)
1. Mantenendo invariate le funzionalità della fase 1, revisione del calcolo della tariffa con
l’emissione automatica dei bollettini a consumo individuale
(La modifica dei parametri di calcolo della tariffa, è garantita della flessibilità d’uso di entrambi i
gestionali in esame).
Punti di criticità:
- Il passaggio della determinazione della tariffa da canone fisso a consumo individuale è un punto
fondamentale nella modalità di rapporto con gli utenti finali; sebbene questa modalità possa essere
senza dubbio apprezzata da parte dei cittadini, è bene considerare gli aspetti di ricaduta
economica di tale scelta che deve comunque partite da un dato certo ed incontrovertibile
quale l’esatto costo del pasto.
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3° Fase Facoltativo (avviamento previsto 1/09/2007)
1. Collegamento genitori al Web (prenotazione/controllo propria posizione)
Punti di criticità:
- L’avviamento di questa terza fase è conseguente alla realizzazione della fase 2; in caso contrario
potrebbe essere controproducente l’accesso ad informazioni tali da consentire all’utente di richiedere
l’applicazione della tariffa a consumo
- In caso di realizzazione sarebbe opportuno di dotare ACS di un proprio sito WEB.
Contestualmente alla Fase 1 del Progetto Refezione Mense Scolastiche è previsto l’avviamento del
Progetto Mensa Dipendenti Comunali (avviamento previsto 1/05/2005)
1. Rilevazione facilitata dei pasti distribuiti giornalmente con badge già utilizzato dai dipendenti ed
opportunamente modificato ed emissione del dettaglio dei pasti erogati vs/Avenance per
successivi controlli sulla fatturazione delle prestazioni
(Sostituzione buoni)
2. Generazione automatica di un file riepilogativo verso SIC (da trasferire verso gestionale paghe)
3. Produzione di Report a vari livelli di competenza
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4. Valutazione dell’Offerta
Queste le proposte di Prodotti Gestionali per l’informatizzazione della Gestione Mense considerate:
- “Sistema e-school” di Servizi Informatici srl di Castellanza (VA)
- “Servizi a domanda individuale” di Data Management . Divisione Akros P.A. di Agrate
Brianza (MI) (già fornitore di ACS per il Gestionale TIA)
Le Offerte presentate erano comunque orientate alla realizzazione di un Progetto “chiavi-in-mano” e
comprensive quindi della valorizzazione di tutti i componenti della fornitura.
I criteri utilizzati per la valutazione, in relazione al Progetto Gestionale, sono i seguenti:
- valutazione generale dell’azienda
- competenza specifica
- funzionalità del prodotto
- garanzia sui tempi concordati
- valutazione economica generale (software, servizi, canoni, hardware)
In allegato si fornisce tabella comparativa con il dettaglio delle valutazioni.
Particolare attenzione deve essere posta per la quota di investimento relativo all’Hardware quale
dato significativo nell’Offerta, dovendo prevedere la dotazione in ciascun plesso (o punto di raccolta
dati) di un POS per la memorizzazione dei dati relativi alla Scuola, di un lettore di codice a barre e di
una linea telefonica per la trasmissione dei dati giornalieri.
Occorre inoltre prevedere l’acquisto di un server (PC) su cui risiederanno il gestionale Software e il
Data Base
5. Il Progetto esecutivo
I macro-obiettivi per un soddisfacente rilascio della Procedura in oggetto dovrebbero essere i
seguenti:
-
-
urgente definizione del Contratto di Fornitura
sopralluogo per il controllo della strumentazione esistente nelle scuole
coinvolgimento dell’Ufficio Istruzione per l’identificazione delle scuola-pilota al fine di effettuare
un periodo di parallelo (2/3 settimane) sulla funzione di rilevazione presenze automatizzata
(installazione HW e formazione personale ATA)
definizione delle modalità di recupero base dati (sia utenti che partite aperte)
formazione del personale ACS: per la simulazione di un ciclo operativo completo (registrazione
utenti, aggiornamento rilevazioni, emissione bollettini, registrazione pagamenti)
A conclusione del periodo di parallelo e sulla base delle verifiche effettuate si potrà definire la data
di avviamento effettivo, attivando, ove necessario, il completamento della strumentazione HW e
della formazione.
6. Conclusioni
Diamo per acquisito il beneficio ottenibile dall’utilizzo di un Gestionale più evoluto in termini di
rilevazione semplificata dei pasti, gestione ottimizzata dei dati utenti e dei documenti di riscossione,
velocità e semplicità di registrazione degli incassi, consultazione on-line degli storici.
In funzione quindi della necessità di dotare ACS di uno strumento adeguato al raggiungimento degli
obiettivi sopra citati e a conclusione delle verifiche e dei riscontri effettuati consigliamo di accogliere
la proposta formulata da Servizi Informatici srl.
Prima della definizione del Contratto sarà nostra cura richiedere un ulteriore incontro con i
responsabili commerciale di Servizi Informatici per puntare ad ottenere alcune
puntualizzazioni/facilitazioni di carattere economico ed una riformulazione dell’Offerta il più
dettagliata possibile, sia in termini di pianificazione di avviamento che per l’identificazione e
valorizzazione di eventuali personalizzazioni.
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Azienda Comunale dei Servizi - Progetto Informatizzazione Gestione Mense
Allegato 1
Riepilogo valutazione Offerta Software
1. Valutazione generale dell’azienda
-
Akros
Akros è un’azienda di software e servizi
specializzata in P.A.
Nell’anno in corso è stata accorpata in
Data Management, azienda leader nel
settore I.T.
-
Servizi Informatici
Non sussistono informazioni in ACS sul
Fornitore in esame se non la propria
presentazione su Sito Web.
-
L’Azienda è stata contattata in quanto già
fornitore di ACS (TIA) con buona
valutazione in termini di qualità del
Prodotto e del Servizio.
-
Il contatto è stato attivato attraverso la
ricerca sui canali commerciali standard
-
La trattativa è stata condotta in termini non
sempre puntuali.
-
Nella trattativa ha dimostrato disponibilità
nell’accogliere richieste e nel fornire
precisazioni.
2. Competenza specifica
-
-
Akros
Il contatto con Akros è stato sempre
intrattenuto
con
un
Funzionario
Commerciale, che pur manifestando ampia
conoscenza sulle problematiche della P.A.
si è avvalso di consulenze tecniche in sede
-
Servizi Informatici
Il Progetto è stato presentato da soggetti
con
funzioni
diverse
(commerciale,
analista, tecnico-sistemista) ma tutti con
una buona competenza e conoscenza del
tema in esame.
La precedente esperienza con AKROS
(gestione TIA) ha dimostrato ampia
competenza sulla materia.
3. Funzionalità del prodotto
Si è richiesta una visione del Prodotto, con richieste di approfondimento in particolare sui seguenti punti:
- facilità di immissione e aggiornamento dati
- gestione “manuale” delle rilevazioni in presenza di problemi di trasferimento automatico
- predisposizione di report, anche personalizzabili
- preparazione e stampa dei bollettini
- facilità di registrazione degli incassi pervenuti
- gestione flessibile dei solleciti
-
-
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Akros
Non è stato possibile visionare il Prodotto
-
Il Prodotto è presentato genericamente
come
“Servizi a Domanda Individuale
Scolastici” senza alcun modulo integrato
per la parte relativa alle rilevazioni.
Garantiscono invece installazioni con
-
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Servizi Informatici
Il Prodotto visionato risponde in larga parte
alle esigenze evidenziate, con un lay-out
semplice e funzionalità guidate.
Restano da approfondire in fase di analisi
la possibilità di personalizzazione sui
report, sul modulo dei bollettini ed il
recupero della Base Dati.
A differenza del Prodotto AKROS presenta
una specificità di utilizzo.
Azienda Comunale dei Servizi - Progetto Informatizzazione Gestione Mense
software compatibile di rilevazione dati
tramite badges
-
Referenze (da visionare) Cinisello Balsamo
in avviamento
-
Referenze (da visionare) Peschiera
Borromeo (anche se con l’utilizzo parziale
della sola rilevazione)
4. Garanzia sui tempi concordati
I Fornitori contattati sono stati informati del previsto piano di rilascio dell’Applicazione (1/4/05) e dei
tempi conseguentemente ristretti per l’avvio della procedura stessa, a partire dalla fase preliminare di
recupero del Data Base.
La definizione della data di avviamento è una data convenzionale che non attiene a scadenze
“vincolanti”, se non al vantaggio di ottimizzare la gestione operativa all’interno di ACS (prima si fa,
meglio è!); una corretta pianificazione dei tempi, concordata con il Fornitore, deve rappresentare il giusto
equilibrio tra gli obiettivi, le esigenze organizzative di ACS e la effettiva realizzazione del Progetto.
Ovviamente la garanzia sul rispetto dei tempi concordati diverrà un criterio altamente discriminante nella
valutazione della fornitura.
5. Valutazione economica generale (hardware, software, servizi, canoni)
La valutazione puramente economica evidenzia una netta differenza sui costi espressi con l’offerta
complessiva più economica presentata da Akros, anche se riteniamo tale offerta incompleta
(sicuramente meno dettagliata) e quindi con possibili costi non espressi.
In termini di valutazione effettiva devono però essere presi in considerazione 2 valori assoluti: il costo
della Licenza d’Uso del Prodotto ed il costo orario dei Servizi Post-vendita.
Per quanto riguarda il maggior costo di Licenza d’Uso di Servizi Informatici questo può essere
giustificato dalla natura “verticale” (cioè specifica) del Prodotto E-school rapportato al Prodotto
multifunzione di Akros.
Il costo giornaliero dei Servizi Post-vendita è comunque allineato al valore medio di mercato, con un
lieve sbilancio a favore di Akros.
Entrambi i valori possono però essere ridimensionati al ribasso in fase di trattativa commerciale.
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