MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
DI A.C.T.A. S.P.A., AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001
1.
PREMESSA E PRINCIPI
Il D. Lgs 231/2001 ha introdotto nell’ordinamento italiano la responsabilità amministrativa e penale delle
persone giuridiche, società ed associazioni (art. 1 co. 2), anche prive di personalità giuridica per alcune
tipologie di reati (cd. reati-presupposto) commessi nell’interesse o a vantaggio di tali enti da soggetti legati a
vario titolo all’ente (art. 5):
a) persone che rivestano incarichi di rappresentanza, direzione o amministrazione o che esercitino la gestione o
il controllo degli enti medesimi;
b) persone che siano sottoposte a direzione o vigilanza.
Le sanzioni previste sono pecuniarie ed interdittive:
- Sospensione o revoca di licenze o concessioni;
- Divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;
- Interdizione dall’esercizio dell’attività;
- Esclusione o revoca di finanziamenti o contributi;
- Divieto di pubblicizzare beni o servizi.
Tali statuizioni si applicano sicuramente alle società di diritto privato che, come l’Acta s.p.a., esercitano un
pubblico servizio.
L’art. 6 prevede l’esonero dalla responsabilità dell’ente se:
a) l’organo dirigente ha adottato e attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire la
realizzazione degli illeciti;
b) è stato predisposto un efficace sistema di controllo e vigilanza, con istituzione di un organo interno che
vigila sull’efficacia di tale apparato;
c) le condotte poste in essere sono state fraudolente e dirette ad eludere tali controlli;
d) non vi sia stata scarsa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo ad hoc.
Si è passati, perciò, da una mentalità di tipo sanzionatorio – repressivo ad un approccio che privilegia una
coerente programmazione e prevenzione antinfortunistica, che sottolinea la centralità dell’attività di
formazione, estesa anche ai dirigenti.
2. TIPOLOGIE DI REATI PREVISTE DAL D. LGS. 231/01:
- reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 314, 316 bis – ter, 640, 640 bis – ter, 317, 318,319,319 ter,
322 c.p.): peculato, concussione, corruzione, malversazione, indebita percezione di contributi, finanziamenti o
altre erogazioni da parte dello Stato o altro ente pubblico, truffa in danno dello Stato o altro ente pubblico;
- reati informatici e illecito trattamento di dati (artt. 491 bis, 615 ter – quoter - quinquies, 617 quater –
quinquies, 635 bis – ter – quater – quinquies, 640 quinquies c.p.);
- reati in tema di falsità di monete, carte di pubblico credito e valori di bollo (artt.
453,454,455,457,459,460,461,464 c.p.);
- reati contro la personalità individuale (artt. 600, 600 bis – ter – quater – quinquies, 601, 602 c.p.);
- pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 583 bis c.p.);
- reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (art. 25 quater D. Lgs. 231/01);
- reati societari (artt. 2621, 2622, 2624, 2625, 2626, 2627, 2628, 2629, 2632, 2636, 2637, 2638 c.c., 173 bis D.
Lgs. 58/98): false comunicazioni sociali, false comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori, falsità
nelle relazioni o nelle comunicazioni della società di revisione, impedito controllo, formazione fittizia del
capitale, indebita restituzione dei conferimenti, illegale ripartizione degli utili o delle riserve, illecite operazioni
sulle azioni o quote sociali o della società controllante, operazioni in pregiudizio dei creditori, indebita
ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori, illecita influenza sull’assemblea, aggiotaggio, ostacolo
all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza, omessa comunicazione del conflitto di
interessi;
- reati di ricettazione, riciclaggio, impiego di denaro, beni o utilità di fonte pubblica (artt. 648, 648 bis –
ter c.p.);
- reati di abuso e manipolazione di mercato e di informazioni privilegiate (artt. 184 ss. D. Lgs. 58/98);
- reati in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro commessi in violazione delle norme
antinfortunistiche (omicidio colposo, lesioni colpose): dopo il D. Lgs. 106 del 3.8.2009 sono state modificate
le previsioni del D. Lgs. 81/08 (Testo Unico Sicurezza) relative a vigilanza e deleghe di funzioni relative alla
vigilanza, modalità relative alla valutazione dei rischi (che vanno formalizzati in un apposito documento o
supporto informatico, creazione dei modelli di organizzazione, formazione specifica anche per i dirigenti). Il
criterio di esenzione da responsabilità è l’ordinaria diligenza professionale, che si traduce nell’inevitabilità di
fatti imprevedibili o estranei ad ogni cautela.
Operazione preliminare è l’analisi del contesto aziendale diretta ad evidenziare le aree e le modalità
attraverso le quali si possono realizzare tali reati – risk assessment e risk ranking –
3. MISURE DI PREVENZIONE DA ADOTTARE:
Il giudice penale formulerà un giudizio di idoneità dei modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati
a prevenire la commissione di tali reati.
Il Modello è mirato a costruire un sistema strutturato e organico di procedure, attività e controlli volti a
prevenire la commissione dei reati contemplati dal D. Lgs. 231/01.
Fondamentale è procedere all’analisi, valutazione e gestione dei rischi da reato.
L’Ente andrà esente da responsabilità se (art. 6 co. 2) avrà provveduto ad adottare il modello di risk
management così articolato:
1) si sarà proceduto all’individuazione delle aree o settore di attività (mappatura delle aree di rischio) in cui
l’azienda svolge i suoi servizi, determinando in tutti coloro che operano nell’interesse dell’azienda la
consapevolezza di poter incorrere in sanzioni in caso di comportamenti elusivi fraudolenti. Per garantire la
continuità e l’effettività del funzionamento del Modello è consigliabile l’individuazione di un punto di
riferimento organizzativo (Process Owner);
2) si sarà delineata l’ossatura del sistema di controllo, basata sulla separazione delle funzioni, attraverso i cd.
protocolli di formazione e attuazione della volontà dell’ente, realizzando il paradigma che “ogni azione,
operazione e transazione deve essere verificabile, documentata, coerente e congrua”, prevedendo modalità di
gestione idonee a prevenire la commissione dei reati dolosi e colposi, con particolare attenzione alla
prevenzione degli infortuni sul lavoro. A tale fine, in materia antinfortunistica si registrano due livelli di
controllo: uno compiuto da dirigenti o preposti sul rispetto delle misure all’uopo adottate e l’altro svolto
dall’Organismo di Vigilanza rivolto alla verifica di adeguatezza.
Il secondo punto del controllo interno è basato sulla “tracciabilità delle scelte”, cioè la costante visibilità delle
stesse (ad es. attraverso documentazione precipua), onde consentire l’individuazione dei punti di responsabilità
e delle motivazioni delle scelte.
Terzo adempimento da seguire è l’oggettivazione dei processi decisionali, in quanto le scelte andranno prese in
base a scelte precostituite.
Il sistema di controlli sarà presidiato dal Consiglio di Amministrazione e dal management in aderenza ai
seguenti obbiettivi:
- efficacia ed efficienza nell’attività operativa;
- affidabilità delle informazioni e del reporting;
- conformità alle leggi ed ai regolamenti;
-salvaguardia del patrimonio aziendale.
3) si saranno previsti obblighi di formazione nei confronti dell’organismo di vigilanza, che procederà ad un
reporting a cadenza annuale ed in ogni caso di violazione delle norme o di segnalazione di eventuali infrazioni.
In particolare, l’Organo di Vigilanza procederà a verifiche sugli atti e contratti societari e sulle procedure ed il
loro effettivo funzionamento;
4) si sarà elaborato un sistema disciplinare e sanzionatorio, che determini la soglia oltre la quale il sistema di
controllo e prevenzione non può arrivare a eliminare i rischi consentiti o accettabili (laddove ulteriori controlli
costerebbero più del bene da proteggere). Le violazioni delle regole di condotta compiute dai lavoratori
dipendenti potranno essere, ai sensi degli artt. 2106 e 7 Statuto dei Lavoratori, in ordine di gravità: il richiamo
verbale, l’ammonizione scritta, la multa (non superiore a 4 ore di retribuzione), la sospensione dal servizio e
della retribuzione (non oltre i 10 giorni), il licenziamento. Le modalità di contestazione dell’addebito e il diritto
di difesa del lavoratore saranno svolti con modalità e tempi congrui agli indirizzi delineati dalla
giurisprudenza.
Ai sensi dell’art. 7 L. 300/70 il Modello organizzativo ed il sistema disciplinare, formalmente vincolati per tutti
i dipendenti, saranno esposti “mediante affissione in luogo accessibile a tutti”.
Nell’erogare le sanzioni nei confronti dei dipendenti si terrà conto del principio di proporzionalità previsto
dall’art. 2106 c.c., tenendo conto della gravità oggettiva dell’infrazione, del grado di colpa, dell’eventuale
reiterazione di uno stesso comportamento, dell’intenzionalità del comportamento.
Le infrazioni punibili erogabili per l’inosservanza:
1) dei Principi di controllo interno;
2) dell’attività di valutazione dei rischi;
3) dell’attività di informazione, comunicazione e monitoraggio;
4) dei principi del Codice etico e delle Linee di condotta;
5) dell’obbligo di comunicazione dovuta all’organismo di vigilanza;
6) di comportamenti che non espongano a pericolo la società o mettano a rischio i rapporti con le Pubbliche
Amministrazioni;
7) di comportamenti che evitino imputazioni ex D. Lgs. 231/01 o non espongano la società al pericolo di
misure e imputazioni.
Nei confronti dei dirigenti, collaboratori, quadri, impiegati, clienti o partners saranno applicate le misure
previste dai CCNL delle categorie interessate, salvi la risoluzione del rapporto ed il risarcimento dei danni in
caso di violazioni del Codice Etico e di improseguibilità del rapporto. Saranno comminate sanzioni disciplinari
anche ad amministratori, dirigenti e compliance officers che per negligenza o imperizia non abbiano saputo
individuare e quindi eliminare, violazioni del Modello, e nei casi più gravi, perpetrazione dei reati. Se l’intero
C.d.A. o Coll. Sind. fossero coinvolti e compromessi, sarà prevista la denuncia all’Autorità Giudiziaria (misura
raccomandata dall’OCSE nelle Guidelines & Principles of corporate governate). Altro accorgimento è la
previsione della sospensione dalle funzioni o dalla carica in attesa del giudicato.
La struttura del Modello Organizzativo sarà quindi la seguente:
- Codice etico e Linee di condotta: rappresentano quel nucleo di principi e comportamenti che tutti i
partecipanti la compagine sociale e chiunque venga in contatto con essa, devono impegnarsi a rispettare.
Integrità, trasparenza, rispetto della concorrenza sono principi base nelle relazioni commerciali, con i clienti,
gli azionisti, i fornitori e la comunità esterna. Le Linee di condotta specificano in chiave operativa quanto
espresso dal Codice Etico, favorendo la conoscenza e diffusione del rispetto di leggi e regolamenti, soprattutto
in momenti fondamentali quali la partecipazione a gare ed appalti, la richiesta di contributi o sovvenzioni ad
enti pubblici o alla Comunità Europea, la comunicazione di notizie al mercato, la redazione del bilancio, la
tenuta di rapporti con la stampa.
- Sistema di controllo e gestione;
- Sistema premiante e apparato sanzionatorio;
- Sistema di monitoraggio della sicurezza, strutturato su due livelli, il primo sistematico svolto da risorse
interne (dirigenti o responsabili della sicurezza e prevenzione o preposti ad hoc) ed un secondo, svolto
periodicamente, affidato a specifici professionisti del settore, che controlli la funzionalità del sistema
preventivo;
- Comunicazione e formazione: deve essere diretta ad assicurare una adeguata conoscenza, comprensione ed
applicazione del Modello da parte dei dipendenti e dei dirigenti. Il Tribunale di Milano, nella sentenza del
9.11.2004 ha dettato alcuni parametri da seguire a tal fine: il Modello deve differenziare tra formazione rivolta
ai dipendenti nella loro generalità, ai dipendenti che operino in specifiche aree di rischio, all’Organo di
Vigilanza ed ai preposti al controllo interno. Nel Modello saranno previsti i contenuti dei corsi di formazione,
la loro frequenza, l’obbligatorietà della partecipazione ai corsi, controlli di frequenza e di qualità sul contenuto
dei programmi.
Si diffonderà una informativa a tutti i dipendenti con la quale si portano a conoscenza dell’applicazione del D.
Lgs. 231/01 e delle conseguenze sull’organizzazione dell’azienda.
Importanti sono i momenti di verifica e relazione sulla funzionalità del Modello adottato, al fine di
sensibilizzare i destinatari sull’attuazione, con obbligo di partecipazione alle iniziative svolte a tal fine. Si
potrebbe realizzare uno spazio dedicato al D. Lgs. 231/01 nell’intranet aziendale, o prevedere una newsletter
periodica che diffonda la conoscenza del Modello e delle tematiche connesse al suo rispetto;
- Organismo di vigilanza: procede alla disamina in ordine alla adeguatezza del modello, ossia sulla sua reale
capacità di prevenire i comportamenti vietati, vigila sul funzionamento, sull’effettività e sull’osservanza del
modello, ossia verifica la coerenza tra i comportamenti concreti ed il modello istituito:analizza il mantenimento
nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello, inclusi l’aggiornamento e la verifica periodici,
inclusa l’effettuazione di correzioni, integrazioni e adeguamenti.
Presupposto fondamentale per la serenità nello svolgimento dei suoi compiti è l’autonomia, indipendenza,
professionalità, onorabilità dei membri, in particolare per escludere la sussistenza di situazioni di conflitto di
interessi o relazioni di parentela con altri esponenti aziendali.
Deve essere garantita l’autonomia della sua iniziativa di controllo da ogni illecita interferenza o
condizionamento da parte di qualunque componente dell’ente. E’ consigliabile inserire l’Organismo come
unità di staff in posizione gerarchica la più elevata possibile e prevedere il “riporto” al Consiglio di
Amministrazione nel suo complesso. E’ indispensabile che i componenti siano qualificati professionalmente,
compresa la competenza ispettiva, consulenziale (di analisi dei sistemi di controllo), giuridica, in particolare
penalistica.
All’O.d.V. non devono essere attribuiti compiti operativi o di amministrazione attiva, che lo renderebbero
partecipe di decisioni che ne minerebbero l’obbiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui
comportamenti e sul Modello. E’ preferibile una composizione collegiale piuttosto che una monosoggettiva.
La soluzione organizzativa quasi unanimemente scelta è quella che prevede la nomina dell’O.d.V. da parte
dell’organo amministrativo.
Sono cause di decadenza le condanne penali, non solo per i reati contemplati dal D. Lgs. 231/01. Deve essere
garantita la continuità di azione e l’effettività delle proprie incombenze. Si dota di proprio regolamento e adotta
un Programma annuale di attività. Ha accesso a tutti i documenti che riguardano l’azienda, può chiedere
informazioni, prendere visione, fare ispezioni. Segnala le violazioni al Modello che possono comportare
responsabilità personali e per l’Ente. Redige una relazione periodica al Consiglio di Amministrazione sul
funzionamento del Modello Organizzativo e su tutti i fatti rilevanti posti alla sua attenzione, e su quelli che
possono comportare responsabilità dell’Ente. Collabora con il Responsabile Sicurezza Prevenzione, con il
Collegio Sindacale (preposto alla vigilanza sui sistemi di controllo interno aziendale)e con il sistema di
Auditing aziendale (preposto al monitoraggio della funzionalità del sistema di controllo interno).
- Collegio sindacale: non ha il carattere di struttura interna con continuità di azione, propria dell’O.d.V., ma è
uno degli interlocutori dell’O.d.V. Esso vigila sull’adeguatezza dei controlli interni e sullo svolgimento di
indagini particolari, a seguito di segnalazioni o di anomalie, potendo invitare il C.d.A. all’assunzione di
correttivi. Vigila sul rispetto della normativa applicabile all’Ente, richiede informazioni sul sistema di controllo
interno, segnala difformità dei comportamenti dal Modello, evidenzia irregolarità con verbalizzazione e
rapporto all’Assemblea o nelle riunioni del C. d.A.
- Ulteriore punto riguarda il rapporto con gli stakeholders, cioè tutti quei soggetti che direttamente o
indirettamente hanno interesse alle decisioni e iniziative prese dalla società, in particolare nella prospettiva di
crescita nella direzione di Gruppo di imprese, con occhio di riguardo alla reputazione e credibilità aziendale,
nonché alla trasparenza, correttezza, efficienza, competitività e concorrenza, e, non ultima, la tutela ambientale.
4. Acta SpA tutela l’integrità dei dipendenti e collaboratori, promuove comportamenti responsabili e
sicuri nell’ambiente lavorativo, con rispetto della L. 626/94 del D. Lgs. 81/08, ed a tal fine:
1) procede a valutare i rischi per la salute e la sicurezza;
2) programma la prevenzione;
3) si impegna ad eliminare o ridurre al minimo i rischi sul lavoro;
4) regola l’organizzazione del lavoro con l’obbiettivo di ridurre gli effetti sulla salute;
5) impiega i propri dipendenti con una minima esposizione ai rischi;
6) effettua controlli sanitari periodici;
7) sviluppa la formazione e informazione dei lavoratori, a tutti i livelli;
8) diffonde l’adozione di buone prassi per garantire la sicurezza sul lavoro;
9) predispone i mezzi per la conoscenza delle modalità di comportamento e di quali misure adottare in casi di
emergenza;
10) si dota di una struttura di “Internal Auditing” aziendale per segnalazioni o comunicazioni e per la
diffusione del rispetto del Codice Etico e dei valori aziendali;
11) affida ad un Responsabile Sicurezza Prevenzione e Protezione il compito di verificare e valutare le misure
adottate e di relazionare periodicamente all’Organismo di Vigilanza in merito alle attività svolte.
- SICUREZZA E NORMATIVA AMBIENTALE. DISPOSIZIONI E RIFERIMENTI NORMATIVI
RIGUARDANTI LA TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI.
Tali norme saranno rispettate da tutte le imprese e lavoratori autonomi che verranno in contatto con Acta o
instaureranno relazioni economiche con essa.
- D. Lgs. 81 del 9.4.2008 (e successive modifiche e integrazioni);
- D.M. 10.3.98 (criteri generali di sicurezza antincendio e gestione delle emergenze);
- D.M. 25.10.1999 n. 471 (messa in sicurezza, bonifica e ripristino ambientale dei siti inquinati);
- D.P.R. 24.5.1988 n. 203 (qualità dell’aria, agenti inquinanti, inquinamento prodotto da impianti industriali);
- D.M. Ambiente 19.11.1997 n. 503 (prevenzione dell’inquinamento atmosferico provocato dagli impianti di
incenerimento dei rifiuti urbani, emissione e condizioni di combustione degli impianti di incenerimento di
rifiuti);
- L. 27.3.1992 n. 257 (cessazione dell’impiego dell’amianto);
- D. Lgs. 3.4.2006 n. 152 (norme in materia ambientale).
L’Acta S.p.A., nel dare attuazione a tali disposizioni, procederà alle seguenti operazioni:
1) selezione ed istruzione del personale, nonché informazione sulle norme anti infortunistiche;
2) obblighi di comportamento del personale: rispetto della sicurezza, divieto di allontanamento dal luogo di
lavoro, di intralcio alla regolarità del lavoro. Obbligo di segnalazione degli infortuni, con comunicazione
immediata al Responsabile Sicurezza e Prevenzione;
3) Impianti e apparecchi elettrici devono essere progettati, realizzati e usati a regola d’arte, secondo le norme di
buona tecnica, onde prevenire qualsiasi rischio per l’incolumità;
4) Impianti con pericolo di incendio, esplosione o scoppio, come le discariche o i luoghi di ricovero di
automezzi a metano: il personale deve munirsi delle attrezzature di prevenzione, divieto di fumare o saldare,
non impiegare attrezzature non protette;
5) Sollevamento e trasporto dei carichi: i mezzi devono essere usati solo da personale esperto e autorizzato.
Non si possono sollevare o trasportare persone. I carichi vanno imbracati evitando il pericolo di caduta
dell’imballaggio;
6) Favorisce la conoscenza e la diffusione delle norme da rispettare nei casi emergenza per fughe di gas,
allagamenti, sversamento di sostanze pericolose da parte dell’Azienda ed altri casi;
7) Le attrezzature e gli utensili da lavoro devono essere in buone condizioni e provvisti di meccanismi di
sicurezza, soprattutto quelle adibite al trasporto di sostanze nocive o pericolose. In particolare l’azienda
provvede a dotare i lavoratori di Dispositivi Individuali di Protezione idonei per le lavorazioni effettuate;
8) Acta procederà ad ispezioni durante i lavori, con potere di sospendere fino all’eliminazione
dell’inconveniente contestato.
ULTERIORI PROFILI PENALI E NECESSITA’ DI PREVENIRE LA COMMISSIONE DI REATI
CONTRO L’AMBIENTE.
In seguito alla Legge Comunitaria 2009, il Governo è stato delegato a recepire nell’ordinamento italiano la
Direttiva UE 2008/09 (pubblicata sulla G.U.U.E. L. 328/28 del 6 dicembre 2008), da attuare entro il 26
dicembre 2010, in materia di tutela penale dell’ambiente.
Questa normativa rappresenta una svolta nel settore della responsabilità penale degli Enti, dato che allo stato
dell’arte, il D. Lgs. 231/01 non prevede la responsabilità amministrativa/penale degli Enti dipendente da
crimini ambientali, per una esplicita opzione del Governo all’epoca della delega conferita con la L. 300/2000.
Saranno introdotti come reato – presupposto della responsabilità degli Enti ex D. Lgs. 231/01, ferma restando
la perseguibilità dell’autore materiale dell’illecito, le seguenti figure, punite qualora poste in essere
intenzionalmente o per grave negligenza:
- Lo scarico, l’emissione o l’immissione illeciti di un quantitativo di sostanze o radiazioni ionizzanti
nell’aria, nel suolo o nelle acque che provochino o possano provocare il decesso o lesioni gravi alle persone o
danni rilevanti alla qualità dell’aria, del suolo, delle acque ovvero alla fauna o alla flora;
- La raccolta, il trasporto, il recupero o lo smaltimento di rifiuti, comprese la sorveglianza di tali
operazioni e il controllo dei siti di smaltimento successivo alla loro chiusura nonché l’attività effettuata in
quanto commerciante o intermediario (gestione dei rifiuti), che provochi o possa provocare il decesso o
lesioni gravi alle persone o danni rilevanti alla qualità dell’aria, del suolo , delle acque o alla fauna o alla flora;
- La spedizione dei rifiuti rientrante nell’art. 2 par. 335 del Regolamento CE n. 1013/2006, relativo alla
spedizione di rifiuti, e sia effettuata in quantità non trascurabile in un’unica spedizione o in più spedizioni che
risultino tra loro connesse;
- L’esercizio di un impianto in cui sono svolte attività pericolose o nelle quali siano depositate o utilizzate
sostanze o preparazioni pericolose che provochi o possa provocare, all’esterno dell’impianto, il decesso o
lesioni gravi alle persone o danni rilevanti alla qualità dell’aria, del suolo, dell’acqua ovvero alla fauna o alla
flora;
- La produzione, la lavorazione, il trattamento, l’uso, la conservazione, il deposito, il trasporto,
l’importazione, l’esportazione e lo smaltimento di materiali nucleari o di altre sostanze radioattive
pericolose che provochino o possano provocare il decesso o lesioni gravi alle persone o danni rilevanti alla
qualità dell’aria, del suolo, delle acque ovvero alla fauna o alla flora;
- L’uccisione, la distruzione, il possesso o il prelievo di esemplari di specie animali o vegetali selvatiche
protette, salvo i casi in cui l’azione riguardi una quantità trascurabile di tali esemplari e abbia un impatto
trascurabile sullo stato di conservazione della specie;
- Il commercio di esemplari di specie animali o vegetali selvatiche protette o di parti di esse o di prodotti
derivati, salvo i casi in cui l’azione riguardi una quantità trascurabile di tali esemplari e abbia un impatto
trascurabile sullo stato di conservazione della specie;
-Qualsiasi azione che provochi il significativo deterioramento di un habitat all’interno di un sito
protetto;
- La produzione, l’importazione, l’esportazione, l’immissione sul mercato o l’uso di sostanze che riducono lo
strato di ozono.
Sono punibili il favoreggiamento e l’istigazione a commettere intenzionalmente le attività menzionate.
Le persone giuridiche saranno dichiarate responsabili per i reati previsti, se commessi a loro vantaggio da
qualsiasi soggetto che detenga una posizione preminente in seno alla persona giuridica, individualmente o in
quanto parte di un suo organo, in virtù:
1) del potere di rappresentanza;
2) del potere di prendere decisioni;
3) del potere di esercitare un controllo.
La responsabilità dell’Ente sussiste anche quando la carenza di sorveglianza o di controllo da parte di uno dei
soggetti indicati abbia reso possibile la commissione dei reati previsti, a vantaggio della persona giuridica da
parte di una persona soggetta alla sua autorità.
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Articolazione della separazione dei poteri e degli organi responsabili con relative competenze, da adottare per
evitare la commissione di alcune fattispecie di reato:
Nei rapporti con rappresentanti delle Pubbliche Amministrazioni è fatto divieto di:
- promettere od offrire denaro, doni od omaggi;
- esaminare o proporre opportunità di impiego di rappresentanti della P.A. e/o opportunità commerciali o di
qualsiasi altro genere che possano avvantaggiarli a titolo personale;
- promettere od offrire a rappresentanti della P.A. la prestazione di consulenze e/o altri servizi che possano
avvantaggiarli a titolo personale;
- effettuare spese di rappresentanza ingiustificate e con finalità diverse dalla mera promozione dell’immagine
aziendale,
- promettere o fornire, anche tramite terzi,lavori o servizi di utilità personale;
- fornire o promettere di fornire, sollecitare o ottenere informazioni e/o documenti riservati o tali da
compromettere l’integrità o la reputazione di una o entrambe le parti;
- favorire, nei processi di acquisto, fornitori e sub-fornitori, se indicati dai rappresentanti della P.A. come
condizione per lo svolgimento successivo delle attività (es. affidamento di commesse, concessione di licenze):
Nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni è fatto divieto di:
- esibire documenti/dati falsi o alterati;
- sottrarre od ottenere documenti veri;
- tenere una condotta ingannevole che possa indurre la P.A. in errore nella valutazione tecnico-economica dei
prodotti e servizi offerti/forniti;
- omettere informazioni dovute, al fine di orientare indebitamente a proprio favore le decisioni della P.A.;
- tenere comportamenti comunque intesi ad influenzare indebitamente a proprio favore le decisioni della P.A.;
- farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando si possono creare conflitti di interesse;
- abusare della posizione di incaricato di pubblico servizio per ottenere utilità a vantaggio personale o della
società.
Agli Amministratori è fatto divieto di:
- ostacolare le funzioni di controllo;
- cagionare lesioni all’integrità del patrimonio sociale ed effettuare operazioni in danno dei creditori;
- influenzare l’assemblea dei soci;
- diffondere notizie false sulla società;
- restituire i conferimenti ai soci o liberarli dall’obbligo di eseguirli, fuori dei casi di legittima riduzione del
capitale sociale, e di effettuare riduzioni del capitale sociale o fusioni con altre società o scissioni, in violazione
delle disposizioni di legge a tutela dei creditori;
- ripartire utili o acconti su utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva ovvero ripartire
riserve non distribuibili a norma di legge;
- far acquistare o far sottoscrivere dalla società azioni o quote sociali emesse dalla stessa o dalla controllante,
fuori dei casi consentiti dalla legge;
- formare o aumentare fittiziamente il capitale della società mediante operazioni non consentite dalla legge.
Agli Amministratori e ai Sindaci è fatto divieto di:
- acquistare, vendere o compiere operazioni su strumenti finanziari, direttamente o indirettamente, per conto
proprio o di terzi, utilizzando informazioni privilegiate (art. 181 D. Lgs. 58/98);
- raccomandare o indurre altri a effettuare tali operazioni;
- comunicare a terzi informazioni privilegiate;
- diffondere notizie false o fuorvianti o porre in essere operazioni simulate o altri artifizi idonei a provocare una
sensibile alterazione del prezzo degli strumenti finanziari o a fornire notizie e indicazioni false o fuorvianti in
merito agli stessi.
Ai dipendenti, consulenti, fornitori, terzi che agiscano per conto della società è fatto divieto di tenere
comportamenti lesivi dell’immagine della società, o di trovarsi in situazioni di conflitto di interesse e non
segnalarlo immediatamente.
SCHEMI DI CONTROLLO INTERNO
- FLUSSI MONETARI E FINANZIARI IN USCITA (di misura ordinaria e straordinaria):
1) pianificazione del fabbisogno finanziario periodico e comunicazione all’apparato competente;
2) predisposizione, da parte di quest’ultimo, dei fondi necessari, presso gli istituti bancari;
3) richiesta di disposizione di pagamento;
4) destinazione dell’importo secondo indicazione dell’interessato.
Controllo: gli attori opereranno nelle diverse fasi e livelli secondo la separazione di ruoli, la tracciabilità
degli atti, le autorizzazioni inerenti gli atti.
All’Organismo di Vigilanza saranno comunicati i soggetti che possono richiedere flussi monetari e l’elenco dei
flussi non standard nel periodo.
- SELEZIONE ED ASSUNZIONE DEL PERSONALE:
1) acquisizione e gestione dei curriculum-vitae;
2) selezione, attraverso modalità di valutazione attitudinale e tecnica, affidata a soggetti distinti;
3) formulazione dell’offerta ed assunzione, procedendo a valutazione di idoneità e verifica della
documentazione attestante la regolarità della selezione.
Controllo: Separazione dei ruoli tra risorse umane e funzioni utilizzatrici di tali risorse.
Tracciabilità di momenti valutativi. Ad es. affidare la selezione a società di head-hunting o recruitment, o
procedere ad inserzioni.
All’Organismo di Vigilanza saranno comunicati: l’elenco delle assunzioni, eventuali deroghe ai parametri
previsti.
- GESTIONE DELLA DISTRIBUZIONE DI BENI O SERVIZI GRATUITI:
nell’intento di sviluppare l’attività commerciale dell’azienda, si articola in:
1) pianificazione e comunicazione del fabbisogno;
2) individuazione del fornitore e acquisizione;
3) gestione dell’erogazione del bene/servizio.
Il controllo si articola nell’individuare i soggetti titolati a rilasciare omaggi, specificare i range economici
(indicando i valori), predeterminare un catalogo di beni/servizi concedibili gratuitamente, registrazione e
documentazione di tutte le fasi (richiesta, acquisto e consegna).
All’Organismo di Vigilanza devono comunicarsi l’elenco degli omaggi superiori al modico valore prefissato e
quelli fatti alla P.A.
- SPESE DI RAPPRESENTANZA per la cessione gratuita di beni o servizi a terzi non dipendenti, con lo
scopo di offrire un’immagine positiva dell’azienda:
1) sostenimento della spesa;
2) autorizzazione al rimborso;
3) rimborso.
Controllo: Definizione dei tipi e limiti di spesa effettuabili, identificazione dei soggetti abilitati a sostenere le
spese, esistenza di autorizzazione al rimborso, registrazione e documentazione delle spese sostenute.
All’Organismo di Vigilanza saranno comunicate le spese superiori ai limiti prefissati e quelle gestite in deroga
agli standards.
- CONSULENZE E PRESTAZIONI PROFESSIONALI:
1) definizione del bugdet e del piano annuale;
2) emissione della richiesta di consulenza o prestazione;
3) scelta della fonte d’acquisto e formalizzazione del contratto;
4) gestione operativa del contratto;
5) rilascio benestare, contabilizzazione e pagamento fatture.
Controllo: Separazione dei ruoli e tracciabilità degli atti, espletamento di adeguata attività selettiva e
comparazione delle offerte, valutazione dell’ufficio contabile della congruità del compenso.
All’Organismo di Vigilanza saranno comunicati il piano annuale delle consulenze, il consuntivo delle attività
di consulenza per ogni fornitore e l’elenco delle attività gestite in deroga agli standards.
- SPONSORIZZAZIONI, spese a favore di soggetti terzi per l’esposizione del marchio e la promozione
dell’immagine della società:
1) individuazione delle iniziative e del partner potenziale;
2) negoziazione e formalizzazione contrattuale dell’impegno;
3) gestione operativa del contratto;
4) rilascio benestare, contabilizzazione e pagamento fatture.
Controllo: definizione dei criteri di individuazione dei progetti (approvazione del piano annuale dei progetti di
sponsorizzazione da parte del vertice aziendale, stipula dei contratti, pagamento degli impegni assunti),
adeguata strutturazione contrattuale (definizione e formalizzazione di una policy relativa alle sponsorizzazioni
per ambiti, requisiti dei partner e caratteristiche delle iniziative), tracciabilità delle scelte (ricostruzione delle
responsabilità e dei processi).
All’Organismo di Vigilanza si comunicheranno il piano e il budget annuali, ed un report periodico dei progetti
realizzati.
- LIBERALITA’ E NO PROFIT, donazioni, elargizioni, iniziative di carattere umanitario e culturale, sociale,
sportivo:
1) individuazione, selezione e scelta delle possibili iniziative;
2) istruzione delle relative pratiche;
3) conferimento del contributo;
4) report sull’attività svolta.
Controllo:
- Definire gli ambiti di intervento e le caratteristiche delle associazioni beneficiarie;
- Approvazione Piano Annuale e relativo impegno economico;
- Stipulazione dei contratti da parte degli organi autorizzati e con poteri di firma;
- Conferimento di donazioni ed erogazioni, gestione delle somme e pagamento degli impegni assunti devono
essere tracciabili e documentati, per consentire la ricostruzione delle responsabilità e delle motivazioni delle
scelte.
All’Organismo di Vigilanza si comunicheranno: il Piano Annuale ed il Report delle attività autorizzate e delle
iniziative realizzate.
ACQUISTI DI BENI E SERVIZI:
1) Pianificare fabbisogni e budget e definire un programma di acquisto;
2) Emissione della richiesta di acquisto;
3) Scelta della fonte d’acquisto e formalizzazione contrattuale;
4) Gestione degli ordini e delle consegne dei beni;
5) Rilascio benestare, contabilizzazione e pagamento fatture.
Controllo basato su separazione di ruoli, tracciabilità degli atti, valutazione delle forniture.
In particolare, nelle diverse fasi i vari organi eseguiranno le seguenti operazioni:
- richiesta fornitura;
- effettuazione dell’acquisto;
- certificazione dell’acquisto (rilascio benestare);
- pagamento;
- esistenza e utilizzo di specifici criteri economico – tecnici nella selezione, valutazione dei beni e servizi
offerti e valutazione finale dei fornitori (vendor rating);
- scelta e comparazione delle offerte sulla base di criteri oggettivi e documentabili;
- formalizzazione dei modelli contrattuali;
- l’approvazione e certificazione saranno concluse secondo i livelli autorizzativi previsti dall’azienda;
- verifica che gli acquisti siano avvenuti alle condizioni di mercato;
- tracciabilità delle singole fasi del processo.
All’Organismo di Vigilanza si comunicheranno gli acquisti fatti in deroga ai requisiti specificati.
- ACCORDI TRANSATTIVI per prevenire o dirimere una controversia con terzi:
1) analisi dell’evento da cui deriva la controversia;
2) esame dell’esistenza di presupposti per addivenire alla transazione;
3) gestione delle attività dirette a definire e formalizzare l’accordo;
4) redazione, stipula ed esecuzione dell’accordo.
Controllo:
- Conferimento del ruolo e definizione di chiare responsabilità alla struttura deputata a tali accordi;
- Documentazione delle varie fasi (richiesta, gestione, formalizzazione ed esecuzione dell’accordo) e
applicazione dei livelli autorizzativi e delle procure conferite per la stipulazione di detti accordi.
All’Organismo di Vigilanza si comunicheranno, da parte di ogni struttura responsabile della gestione delle
fasi delle negoziazioni, con periodicità definita, le trattative in corso e quelle concluse,evidenziando le
transazioni in deroga.
- VENDITA DI BENI E SERVIZI: attività svolte a favore di soggetti pubblici, sulla base di contratti stipulati
a seguito di negoziazione o evidenza pubblica.
1) Acquisire le informazioni relative all’evidenza o al contratto da negoziare,
2) Preparare l’offerta;
3) Partecipare alla gara o alla negoziazione;
4) Stipulare ed eseguire il contratto, incluso il collaudo o verifica;
5) Fatturazione e gestione incassi ed eventuali contestazioni.
Il Controllo si articola nel differenziare i ruoli e le responsabilità in ogni fase o stadio dei processi indicati, in
particolare nella preparazione dell’offerta o negoziazione, nella gestione dell’albo dei fornitori, nell’esecuzione
contrattuale, nella fatturazione. Si procederà alla verifica di congruenza tra quanto contrattualizzato e quanto
collaudato e fatturato dalla P.A. Tracciabilità di atti e fonti informative nelle singole fasi. Selezione e utilizzo
di fornitori e subfornitori qualificati, scelti da albi.
Nella predisposizione e trasmissione dei documenti relativi a gare o nella fase delle trattative contrattuali è
fatto divieto di fornire alle Amministrazioni informazioni non veritiere, incomplete o elusive di obblighi di
legge.
In sede di scelta del contraente da parte della P.A. e di stipulazione del contratto è fatto divieto di tenere
comportamenti che inducano la P.A. a favorire l’azienda.
In fase di gestione ed esecuzione del contratto è fatto divieto di tenere comportamenti che possano agevolare
gli interessi dell’azienda (es. comprare beni/servizi per interessi personali dei dipendenti della P.A.).
In sede di collaudo o verifica del bene/servizio acquistato è fatto divieto di tenere comportamenti che possano
influenzare nell’interesse della società i collaudatori o indurre la P.A. a favorire indebitamente l’azienda.
All’Organismo di Vigilanza le strutture adibite alle varie fasi del processo comunicheranno:
a) l’elenco delle partecipazioni a gare o contrattazioni;
b) l’elenco dei contratti e ordini di vendita stipulati;
c) l’elenco delle contestazioni della P.A. versi l’azienda.
- PROCEDIMENTI GIUDIZIALI ED ARIBITRALI: analisi preliminare, apertura contenzioso, gestione,
conclusione (sentenza o lodo).
Controllo basato sulla tracciabilità delle fasi, atti e fonti informative.
1) archiviazione documentazione, che tramite legali esterni e periti aziendali, sarà diretta ai Giudici o agli
Arbitri;
2) valutazione di congruità formale de documenti e di esperibilità di azioni, da parte di un legale interno.
Linee di condotta e comportamentali:
- divieto di tenere comportamenti che possano indurre Giudici o Arbitri a favorire indebitamente gli interessi
dell’azienda;
- divieto di tenere comportamenti, nelle fasi dei procedimenti e in sede di decisione, che possano influenzare il
giudizio o parere dell’organo giudicante.
All’Organismo di Vigilanza saranno comunicati, da parte del presidio interno, gli elenchi di contenzioso in
corso o conclusi.
- AUTORIZZAZIONI O CONCESSIONI: ad es. concessione di spazi per ubicazione di uffici o
installazione di impianti, materiale pubblicitario, provvedimenti amministrativi per costruzione di edifici e
svolgimento di attività impiantistiche.
1) contattare la P.A. per rappresentare l’esigenza;
2) inoltro della richiesta ed eventuale negoziazione;
3) rilascio dell’autorizzazione/concessione o stipulazione contratto;
4) gestione dei rapporti con conclusiva verifica o collaudo;
5) gestione di ispezioni/accertamenti ed eventuale contenzioso.
Controllo basato sulla tracciabilità degli atti, soprattutto l’impiego di risorse e sui tempi:
- verifica di congruenza tra quanto autorizzato, realizzato e dichiarato alla P.A.;
- direttive prestabilite sulle condotte da seguire nei contatti con la P.A.;
- selezione ed utilizzo di professionisti esterni qualificati;
- formalizzazione di eventuali rapporti con soggetti esterni (consulenti, terzi rappresentanti), col vincolo del
rispetto dei principi comportamentali adottati in azienda.
All’Organismo di Vigilanza si comunicano: elenco dei provvedimenti ottenuti e dei contratti stipulati, elenco
delle contestazioni che la P.A. ha formalmente inoltrato alla società.
- ADEMPIMENTI PER ATTIVITA’ DI CARATTERE AMBIENTALE: finalità di garantire il rispetto
delle normative in materia di tutela ambientale e di certificazione dell’attuazione degli obblighi agli organismi
pubblici preposti.
Gestione degli adempimenti in materia di bonifiche ambientali, inquinamento atmosferico, idrico, acustico,
elettromagnetico e smaltimento rifiuti.
Gestione di ispezioni e verifiche.
Controllo sulla tracciabilità nelle seguenti fasi:
1) documentazione e verbalizzazione delle decisioni;
2) formalizzazione di tempistiche e modalità di intervento;
3) verifica della corrispondenza delle certificazioni alla documentazione;
4) archiviazione della documentazione e dei flussi informativi con Enti e società interessate.
Divieto di comportamenti diretti ad influenzare il rilascio di certificazioni/autorizzazioni, o a favorire
indebitamente il giudizio o parere degli organi di controllo.
All’Organismo di Vigilanza si trasmetterà un report periodico sulle ispezioni e verifiche in corso e concluse e
sulle eventuali sanzioni comminate.
- RAPPORTI CON ISTITUZIONI ED AUTHORITY: procedure relative a trasmissione informazioni o
richieste di concessioni/autorizzazioni, rappresentanza della società presso Istituzioni.
Separazione dei poteri e dei ruoli e tracciabilità degli atti nei diversi momenti:
- predisposizione di atti, documenti, dati da fornire agli Enti;
- presentazione di atti, documenti e dati;
- predeterminazione di modalità di condotta da tenere nei contatti con la P.A.;
- formalizzazione di eventuali rapporti con terzi ( consulenti, legali ecc.) designati allo svolgimento di attività
per conto della società;
- rendicontazione dei rapporti con la P.A.
Divieto di tenere comportamenti che siano diretti ad influenzare decisioni o giudizi di Organi Pubblici in
favore della società o che tendano a favorirla indebitamente.
All’Organismo di Vigilanza si comunicherà l’elenco periodico delle richieste di licenze, autorizzazioni,
concessioni ecc. e l’elenco di quelle ottenute.
- ANTINFORTUNISTICA E TUTELA DELL’IGIENE E DELLA SICUREZZA SUL LAVORO:
- necessità di definire organizzazione, autorità, competenze e risorse necessarie alla gestione degli
adempimenti relativi al settore.
- programmare obiettivi e traguardi, definire criteri di conduzione dei sopralluoghi;
- obbligo di rispetto della normativa vigente pro-tempore, in particolare riguardo ai documenti di valutazione
rischi, al monitoraggio infortuni ed ai sistemi di gestione di appalti, opere e cantieri;
mappatura del rischio specifica su ogni attività;
- verifica ed eventuale integrazione delle procedure interne di prevenzione;
- individuare raccordi tra i vari soggetti coinvolti nel sistema di controllo, articolato in uno di primo grado
effettuato da una figura ad hoc aziendale, ed uno di secondo grado effettuato dall’Organismo di Vigilanza, in
particolare su efficienza ed efficienza del sistema adottato in materia.
Controllo: 1) è consigliabile la formalizzazione di un presidio di safety interno, collegato ad un sistema di
deleghe organizzative;
2) rispetto degli standard tecnico-strutturali imposti dalla legge e relativi a attrezzature, impianti, luoghi di
lavoro, agenti chimici, fisici e biologici;
3) valutazione dei rischi e misure di prevenzione e protezione;
4) organizzazione delle emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti, riunioni periodiche sulla sicurezza,
consultazioni dei rappresentanti dei lavoratori;
5) sorveglianza sanitaria;
6) informazione e formazione dei lavoratori;
7) vigilanza e verifiche periodiche sul rispetto e sull’efficacia delle procedure di sicurezza;
8) acquisizione di documentazione e certificazioni obbligatorie;
9) tracciabilità e distinzione dei ruoli nelle diverse attività del procedimento (documentazione, verbalizzazione
delle decisioni, intestazione dei documenti, modalità e tempistiche di archiviazione, soprattutto di certificazioni
e autorizzazioni degli Enti deputati al controllo o tenuti ad ispezionare).
All’Organismo di Vigilanza, il responsabile interno della sicurezza comunicherà, con periodicità annuale:
- piano di sicurezza e il consuntivo delle attività svolte e dei risultati emersi;
- indici degli infortuni e della gravità degli stessi e delle lesioni riportate;
- esiti di eventuali ispezioni di Autorità Amministrative o Giudiziarie e l’elenco delle eventuali sanzioni
comminate per violazioni in materia riscontrate;
- organigrammi, deleghe e procure inerenti la materia antinfortunistica, ed il documento di valutazione rischi;
- verbali delle riunioni di sicurezza ai sensi dell’art. 35 D. Lgs. 81/2008;
- prospetto riepilogativo degli appalti affidati dalla società;
- evidenza dei provvedimenti disciplinari e delle sanzioni irrogate a seguito di violazioni;
- informazione immediata su eventuali violazioni gravi e necessario intervento.
