capitolato gestione - San Camillo

AZIENDA OSPEDALIERA
S. CAMILLO – FORLANINI
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CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO
PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E GESTIONE
INFORMATIZZATA DEGLI ARCHIVI DELL’AZIENDA OSPEDALIERA SAN
CAMILLO-FORLANINI
Piazza Carlo Forlanini, 1 – 00151 ROMA – C.F. e P. IVA 04733051009 tel. 06/55551
Il presente Capitolato si compone di n. 21 pagine
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INDICE
Articolo 1 - Oggetto dell'appalto……………………………………………………………..Pag. 3
Articolo 2 - Descrizione dei servizi oggetto dell'appalto…………………………………….Pag. 3
Articolo 3 - Durata dell'appalto ……………………………………………………………....Pag. 8
Articolo 4 - Ammontare dell'appalto …………………………………………………………Pag. 8
Articolo 5 - Personale addetto al servizio …...……………………………………………….Pag. 8
Articolo 6 - Disposizioni in materia di protezione dei dati personali ………………………..Pag. 9
Articolo 7 - Disposizioni ai sensi del D. Lgs. 626/1994 e prevenzione incendi ……..…...…Pag.10
Articolo 8 - Sopralluogo negli archivi esistenti …………………………………………......Pag.10
Articolo 9 - Servizio di trasferimento degli archivi esistenti …………………………..........Pag.11
Articolo 10 - Obblighi dell'Impresa …………………………………………………………Pag.11
Articolo 11 - Procedure di aggiudicazione ……………………………….……………… Pag.12
Articolo 12 - Criteri di aggiudicazione………………………………………………… ….Pag. 12
Articolo 13 - Formulazione dell'offerta ……………………………………………………..Pag.13
Articolo 14 - Documentazione ……………………………………………………………...Pag.14
Articolo 15 - Responsabilità dell'Impresa durante l'esecuzione del servizio………………..Pag.16
Articolo 16 - Inadempienze e penalità ……………………………………………………...Pag.17
Articolo 17 - Subappalto ……………………………………………………………………Pag.18
Articolo 18 - Sospensione del servizio ……………………………………………………..Pag.18
Articolo 19 - Risoluzione del contratto …………………………………………………….Pag.18
Articolo 20 - Pagamenti …………………………………………………………………….Pag.19
Articolo 21 - Stipula del contratto …………………………………………………………..Pag.19
Articolo 22 - Cessione o trasformazione d'Azienda …………………………………….......Pag.20
Articolo 23 - Cessione dei crediti ……………….…………………………………………..Pag.20
Articolo 24 - Rinvio alla normativa vigente ………………..……………………………….Pag.20
Articolo 25 - Trattamento dati personali …………………….………………………………Pag.21
Articolo 26 - Controversie contrattuali …………….………………………………………..Pag.21
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ART. 1
OGGETTO DELL’APPALTO.
Il presente capitolato disciplina, in senso normativo, tecnico ed organizzativo l’appalto per
l’espletamento del servizio di custodia e gestione della documentazione amministrativa e sanitaria
(con relativi supporti di documentazione), di nuova produzione, appartenente agli archivi storici e di
deposito dell’Azienda Ospedaliera San Camillo Forlanini - CIG [001636834C]
L’appalto riguarda in particolare i seguenti servizi:
A) servizio di ritiro periodico;
B) servizio di custodia, archiviazione e inventariazione;
C) servizio di ricerca, recapito e riposizionamento dei documenti richiesti per la
consultazione;
D) servizio di scarto;
E) servizio di scannerizzazione e digitalizzazione delle cartelle cliniche dell’Azienda
Ospedaliera San Camillo- Forlanini di Roma.
L’Impresa aggiudicataria deve garantire il servizio oggetto dell’appalto tutti i giorni lavorativi
dell’anno, dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 18.00, anche in caso di sciopero. L’Impresa
deve provvedere, inoltre, a garantire adeguate forme di pronta reperibilità per i casi di urgenza.
ART. 2
DESCRIZIONE DEI SERVIZI OGGETTO DELL’APPALTO.
2.A – Servizio di ritiro periodico.
Oggetto del ritiro è la documentazione sanitaria prodotta nell’ambito delle attività di degenza
ordinaria, di cura in regime di Pronto Soccorso, di Day Hospital, di Day Surgery, di attività
ambulatoriale, di diagnostica ambulatoriale e di servizi similari. Altresì sarà oggetto del ritiro la
documentazione prodotta dal CUP e da altri centri di prenotazione. La documentazione in oggetto
sarà quindi costituita da cartelle cliniche, referti, lastre radiografiche ed altra documentazione
iconografica, nonché delle impegnative ambulatoriali regionali ed altra documentazione di
provenienza dai centri di prenotazione (CUP e di altri punti di prenotazione di prestazioni sanitarie).
Resta inteso che accanto alla documentazione strettamente sanitaria, sarà oggetto di ritiro la
documentazione di carattere amministrativo strettamente connessa a queste attività.
L’Impresa deve provvedere a ritirare la documentazione sanitaria e amministrativa di cui sopra a
proprie spese e con propri mezzi e personale dalle sedi indicate dall’Azienda Ospedaliera e a
trasportarla presso i propri locali collocandola su apposite scaffalature messe a disposizione
all’interno dei propri depositi, con le modalità definite nel successivo punto 2.B.
Il ritiro dei documenti avverrà con cadenza mensile previ accordi con le Direzioni Medico
Ospedaliere di questa Azienda Ospedaliera.per i documenti di nuova produzione. Per quanto
riguarda la documentazione pregressa la rimozione dovrà avvenire entro 150 giorni dalla data di
aggiudicazione del Servizio.
L’Azienda Ospedaliera si riserva comunque la facoltà, in caso di necessità, di chiedere all’Impresa
ulteriori ritiri di documentazione.
La quantità della documentazione di cui trattasi è costituita da :
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a) quanto in deposito nei locali della società attualmente affidataria del servizio della
consistenza di circa 200 mc;
b) quanto attualmente giacente nei locali di questa Azienda Ospedaliera la cui consistenza sarà
determinata in sede di sopralluogo congiunto da parte di un rappresentante della Società
partecipante alla gara e di un incaricato dell’Azienda Ospedaliera a tale scopo individuato.
Le operazioni di ritiro periodico devono essere documentate con appositi verbali disposti
dall’Azienda Ospedaliera, redatti in duplice copia, dai quali risultino la tipologia e la quantità,
espressa in metri lineari o in altra unità di misura, del materiale oggetto di trasferimento, nonché la
data e le firme leggibili dell’incaricato dell’Impresa e degli incaricati dell’Azienda Ospedaliera a
tale scopo individuati.
Per il ritiro periodico delle cartelle cliniche l’Impresa effettua, presso i locali dell’Azienda
Ospedaliera e in contraddittorio con l’incaricato delle stesse, il controllo puntuale della
corrispondenza tra la documentazione consegnata e l’elenco di consegna.
L’Impresa mette a disposizione a proprie spese gli scatoloni occorrenti al trasporto del materiale
oggetto di ritiro periodico.
L’Impresa deve effettuare le operazioni di carico, trasporto e scarico della documentazione
consegnata periodicamente adottando tutte le misure e gli accorgimenti atti a garantire, oltre che
l’integrità della documentazione, anche il rispetto della vigente normativa in materia di protezione
dei dati personali (D. Lgs. 196/2003).
2.B – Servizio di custodia, archiviazione e inventariazione.
Il servizio di custodia deve essere garantito per tutta la documentazione consegnata all’Impresa
dall’Azienda Ospedaliera sia all’inizio dell’appalto (archivi esistenti) che nel corso della durata
dello stesso (ritiri periodici).
I locali messi a disposizione a propria cura e spese dall’Impresa, in cui vengono custoditi i
documenti, devono avere le seguenti caratteristiche minime:
 ubicazione in località della provincia di Roma o di altra provincia del Lazio comunque
distante non più di km 100 dall’area urbana di Roma e raggiungibile attraverso strade di
facile e scorrevole collegamento;
 temperatura e percentuale di umidità tali da garantire un’idonea conservazione della
documentazione;
 rispondenza a tutte le normative in materia edilizia, igienico-sanitaria, di agibilità e di
sicurezza;
 sistema di allarme anti-incendio, antintrusione, video sorveglianza;
 destinazione dei locali ad uso esclusivamente archivistico;
 sistemi di regolamentazione e controllo degli accessi ai locali adibiti ad archivio al fine di
salvaguardare la sicurezza della documentazione archiviata anche con riferimento al Codice
in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003).
Il servizio di archiviazione viene effettuato dall’Impresa per tutta la documentazione trasferita sia
all’atto dell’iniziale presa in carico sia in occasione dei ritiri periodici successivi, tramite la
risistemazione delle unità di conservazione (scatola, faldone, altro) su apposite ed idonee
scaffalature nel rispetto delle originarie modalità di ordinamento attribuite dalle singole unità
organizzative della Azienda Ospedaliera., tenendo presente la necessità di garantire, in caso di
necessità di accesso per consultazione o estrazione di copia, l’immediata reperibilità della
documentazione.
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Il servizio di inventariazione viene effettuato dall’Impresa per tutta la documentazione trasferita
sia all’atto dell’iniziale presa in carico sia in occasione dei ritiri periodici successivi. L’Impresa
predispone, a proprie spese, uno strumento informatico per la descrizione e la ricerca del materiale
archiviato nei propri locali, con le seguenti caratteristiche minime per unità di descrizione:
 eventuale segnatura;
 intitolazione testuale (o eventualmente attribuita);
 estremi cronologici;
 indicazione del livello di descrizione adottato (fascicolo, unità di confezione, serie, altro);
 denominazione della partizione archivistica di appartenenza;
 eventuale consistenza;
 indicazione della struttura aziendale di provenienza;
 data di trasferimento all’archivio di deposito;
 eventuale data di scarto;
 eventuale indicazione dell’unità di confezione (per i fascicoli);
 eventuale segnalazione degli strumenti di ricerca già predisposti;
 collocazione all’interno dei depositi;
 eventuali note.
Per la documentazione presa in carico all’inizio del capitolato, l’unità di descrizione è quella che si
evince di volta in volta dagli elenchi di consistenza già predisposti e che sono consegnati
contestualmente alla documentazione; per la documentazione che viene periodicamente ritirata,
l’unità di descrizione è costituita dalla singola unità archivistica o è comunque individuata dal grado
di analiticità che di volta in volta viene riscontrato negli elenchi di trasferimento.
Si specifica inoltre che:
 il data-base deve prevedere un report stampabile;
 dietro esplicita richiesta della Azienda Ospedaliera e solo qualora emergano ragionevoli
motivi di dubbio o evidenti mancanze di chiarezza, l’Impresa è tenuta a verificare la reale
corrispondenza tra la dicitura apposta alle unità e l’effettivo materiale contenuto al loro
interno;
 nella redazione del data-base i dati sopra indicati devono costituire distinti campi di
interrogazione per facilitare la ricerca del documento;
 l’Impresa deve provvedere a effettuare presso la propria sede l’inserimento dei dati sopra
indicati nel data-base entro 5 mesi dalla data della presa in carico degli archivi esistenti ed
entro 40 giorni dalla data di ogni ritiro periodico;
 l’Azienda Ospedaliera si impegna a fornire insieme con la documentazione tutti gli
strumenti di corredo eventualmente già predisposti (elenchi, registri, repertori, ecc.) che
possono contribuire a facilitare lo svolgimento delle operazioni di inventariazione degli
archivi. La proprietà di tali strumenti rimane in capo all’Azienda Ospedaliera e la possibilità
del loro utilizzo da parte dell’Impresa rimane circoscritta alle finalità del presente capitolato
e solo per il periodo di sua vigenza;
 per i documenti afferenti a pratiche esaurite da più di quarant’anni e per i quali è prevista la
conservazione a tempo illimitato, l’Impresa deve provvedere a costituire la sezione separata
dell’archivio storico nonché a redigere l’inventario dello stesso, da tenere costantemente
aggiornato, contenente oltre che l’identificazione dell’ente produttore della documentazione
anche le informazioni relative alla consistenza, agli estremi cronologici, allo stato di
conservazione, ecc.
Gli operatori dell’Impresa preposti all’inserimento dei dati ai fini della creazione delle banche-dati
devono elaborare i dati personali ai quali hanno accesso attenendosi alle istruzioni del Responsabile
del trattamento e devono essere individuati con un codice identificativo sia della persona che della
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postazione di lavoro. Ciò al fine di garantire la tracciabilità dei dati inseriti, di consentire la verifica
in ogni momento di eventuali inottemperanze alla vigente normativa a tutela della riservatezza e di
rilevare conseguenti responsabilità.
2.C – Servizio di ricerca, recapito e riposizionamento dei documenti richiesti per la
consultazione.
Su esplicita richiesta dell’Azienda Ospedaliera, l’Impresa è tenuta a:
 ricercare presso i propri depositi i documenti richiesti;
 recapitarli alla struttura richiedente;
 ritirarli presso la stessa, una volta che non sussista più la necessità della consultazione
presso le singole sedi;
 riporli nella collocazione da cui erano stati prelevati.
Tale servizio di norma viene svolto mediante il recapito fisico del documento, con una delle due
seguenti modalità:
 con procedura ordinaria, da evadere entro 24 ore dalla richiesta;
 con procedura d’urgenza, da evadere entro 6 ore dalla richiesta.
In caso di richiesta di impegnative archiviate, la riconsegna deve avvenire entro sette giorni dalla
richiesta stessa.
Se la richiesta di impegnativa archiviata perviene da parte di Organi Giudiziali, la consegna deve
avvenire entro tre giorni dalla richiesta stessa.
L’Impresa s’impegna inoltre a garantire il servizio di consultazione dei documenti anche presso i
propri locali, allestendo in modo adeguato una sala specificamente dedicata a tale servizio e
mettendo a disposizione i documenti d’archivio a soggetti autorizzati dalla Azienda Ospedaliera; in
particolare — per la sola documentazione sanitaria — dalla Direzione Medica Ospedaliera o dalla
Direzione Sanitaria.
Oltre alle modalità di recapito fisico, così come sopra descritte, l’Impresa deve provvedere, su
esplicita richiesta presentata di volta in volta dall’Azienda Ospedaliera a recapitare la
documentazione amministrativa e sanitaria richiesta per la consultazione, anche con una delle
seguenti diverse modalità:
 recapito dei documenti mediante trasmissione dell’immagine tramite telefax.
Si precisa che tale opzione si attua solo quando siano presenti le seguenti condizioni:
 necessità di trasmissione di esigue quantità di documenti;
 necessità di consultazione entro 1 ora dalla richiesta;
 carattere non riservato dei documenti.
Si può derogare alle prime due condizioni solo nei casi in cui il personale dell’Azienda
Ospedaliera richiedente e quello dell’Impresa concordino sul riconoscimento di maggior
economicità di tale servizio di recapito.
 recapito
dei documenti mediante trasmissione dell’immagine del documento,
precedentemente acquisita tramite scanner, attraverso un sistema di posta elettronica.
Si precisa che tale opzione si attua solo quando siano presenti le seguenti due condizioni:
 necessità di trasmissione di esigue quantità di documenti;
 necessità di consultazione entro 1 ora dalla richiesta.
Resta inteso che il materiale sottoposto a processo di scannerizzazione può essere consultato e
stampato dal personale appositamente autorizzato ed identificato dall’A.O. nei termini sopra
esposti.
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2.D – Servizio di scarto.
Nelle more dell’approvazione da parte degli organi competenti dell’Azienda Ospedaliera del
massimario di selezione e del relativo prontuario di scarto, l’Impresa provvede al servizio di scarto
con le seguenti modalità:
 l’Azienda Ospedaliera provvede, di norma una volta all’anno, a definire le disposizioni di
massima e i criteri di selezione dei documenti;
 in applicazione di tali criteri di selezione, entro 40 giorni l’Impresa provvede ad elaborare,
per l’Azienda Ospedaliera, una proposta di scarto;
 ad avvenuta approvazione, da parte dell’Azienda Ospedaliera della proposta di scarto,
l’Impresa provvede, entro 15 giorni, ad elaborare l’elenco dei documenti da scartare
dandone riscontro agli organi preposti dell’Azienda Ospedaliera.
Una volta acquisita l’autorizzazione l’Impresa provvede, inoltre, entro i successivi 20 giorni:
 a movimentare in uscita dal deposito e a consegnare la documentazione da scartare ad
aziende specializzate per il macero ed il riciclaggio della carta e dei radiogrammi, dopo aver
assolto agli obblighi di legge per quanto riguarda la materia in oggetto.
 alla preventiva frantumazione dei documenti, fino alla completa inintelliggibilità del dato
per il materiale cartaceo o su altro supporto, compresi lastre e simili, laddove ciò sia
necessario per la protezione dei dati personali;
 alla distruzione fisica dei supporti informatici;
 allo smaltimento del materiale non strettamente archivistico che si trovasse depositato
presso la sede dell’archivio di deposito in accordo con l’Azienda Ospedaliera.
Una volta avvenuta la distruzione dei documenti destinati allo scarto, l’Impresa provvede, entro 7
giorni, all’aggiornamento dei data-base, di cui al precedente art. 2 punto 2.B.
2.E – Servizio di scannerizzazione e digitalizzazione delle cartelle cliniche.
L’impresa aggiudicataria deve procedere alla scannerizzazione e digitalizzazione delle cartelle
cliniche relative ai pazienti assistiti dall’A.O. in regime di degenza ordinaria, Pronto Soccorso,
Day Hospital, Day Surgery.
Dovranno inoltre essere scannerizzate e messe on line le ricette impegnative regionali relative alle
prestazioni diagnostico-terapeutiche richieste ed effettuate.Le cartelle cliniche e la documentazione
sopra elencata, verrà così processata e riportata su apposito software che l’impresa aggiudicataria
dovrà acquisire a sue spese. La documentazione sarà così accessibile on line in modo da poterla
consultare e stampare da tutti i punti del sistema informatico dell’Azienda Ospedaliera a ciò
autorizzati.
A tal fine la Direzione Sanitaria della A.O. provvederà ad identificare e comunicare all’impresa
aggiudicataria i nominativi degli operatori autorizzati ad accedere alla sola consultazione e stampa,
senza possibilità alcuna di modifica inserimento o eliminazione dati, tramite apposite ID e password
rilasciate dall’impresa aggiudicataria stessa.
La documentazione da scannerizzare sarà tutta quella presa in carico dall’impresa aggiudicataria a
partire dalla data di aggiudicazione, oltre a quella relative ai due anni precedenti, per le quali,
l’A.O. o altro soggetto da questa autorizzato avrà fatto domanda di rilascio in copia.
Il processo di scannerizzazione e digitalizzazione dovrà avvenire nei locali dell’impresa
aggiudicataria.
L’impresa aggiudicataria si impegna ad avviare il servizio di scannerizzazione e messa on line
entro 30 giorni dalla data di comunicazione di aggiudicazione del servizio da parte dell’Azienda
Ospedaliera.
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A tale scopo l’impresa aggiudicataria fornirà il nominativo di un Responsabile della Sicurezza del
Processo di Conservazione della documentazione oggetto dell’appalto che risponderà in sede
civile e penale di ogni contravvenzione in tal senso.
L’Azienda Ospedaliera ha diritto di effettuare a campione periodici controlli di rispondenza tra la
documentazione in originale, e il documento scannerizzato; provvedendo altresì al controllo
sull’indicizzazione di detti documenti.
La mancata rispondenza a detti controlli comporta sanzioni che vengono di seguito specificate.
ART. 3
DURATA DELL’APPALTO
L’appalto avrà la durata di mesi trentasei dalla data indicata nella lettera di comunicazione
dell’avvenuta aggiudicazione.
Al fine di consentire la prosecuzione del servizio, nell’ipotesi che alla scadenza contrattuale non sia
stata ancora definita una nuova aggiudicazione, è fatto obbligo alla Impresa aggiudicataria di
accettare una eventuale proroga del contratto agli stessi prezzi e condizioni per un periodo di
almeno centoventi giorni, su richiesta scritta dell’Azienda Ospedaliera, formulata almeno trenta
giorni prima della scadenza, con l’esclusione tassativa del tacito rinnovo, ai sensi dell’art.44,
comma 2, Legge 23/12/1994 n.724.
ART. 4
AMMONTARE DELL’APPALTO
L’importo contrattuale annuo è pari a EURO 210.000,00 oltre l’IVA e potrà, nel corso di validità,
subire aumenti o diminuzioni oltre il quinto d’obbligo senza che l’Impresa possa richiedere alcun
compenso di sorta oltre a quelli offerti ed accettati in sede di gara.
ART. 5
PERSONALE ADDETTO AL SERVIZIO.
Per lo svolgimento del servizio, l’Impresa si deve avvalere di proprio personale (che opera sotto la
sua esclusiva responsabilità), adeguato per numero e qualifica professionale.
Del personale dell’Impresa preposto allo svolgimento del servizio deve essere fornito, prima
dell’inizio del servizio stesso, un elenco nominativo da tenere costantemente aggiornato. L’Impresa
s’impegna a comunicare all’Azienda Ospedaliera ogni modifica di personale, entro 15 giorni dal
verificarsi della variazione.
L’impresa aggiudicataria deve all’Azienda Ospedaliera, prima dell’inizio del servizio, il
nominativo del funzionario referente responsabile nonché il recapito telefonico per ogni
comunicazione urgente che dovesse rendersi di estrema necessità al di fuori delle ore di servizio.
Egli mantiene un contatto continuo con i responsabili segnalati dall’Azienda Ospedaliera per il
controllo dell’andamento del servizio. In caso di assenza o impedimento del funzionario referente,
l’Impresa deve comunicare il nominativo e il recapito telefonico di un sostituto.
Considerata la natura del servizio in cui sono chiamati ad operare, i dipendenti dell’Impresa sono
tenuti al vincolo della riservatezza su quanto possa venire a loro conoscenza su pazienti, fatti o
circostanze inerenti le attività dell’Azienda Ospedaliera.
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Inoltre l’Impresa deve provvedere a formare il proprio personale sui seguenti argomenti:
 modalità di esecuzione del servizio;
 procedure e sistemi di autocontrollo;
L’Impresa deve curare, altresì, che il proprio personale:
 abbia sempre con sé un documento di identità personale;
 segnali subito agli organi competenti dell’Azienda Ospedaliera ed al proprio responsabile
diretto le anomalie rilevate durante lo svolgimento del servizio;
 non prenda ordini da estranei nell’espletamento del servizio;
 rifiuti qualsiasi compenso e/o regalia;
 tenga un comportamento improntato all’educazione e alla correttezza sia nei confronti degli
operatori che degli utenti dell’Azienda Ospedaliera.
Nell’organico dell’Impresa deve essere presente almeno un dipendente in possesso di diploma di
archivistica, paleografia e diplomatica, rilasciato da una delle scuole istituite presso gli archivi di
Stato italiani, o di laurea in archivistica. Di tali dipendenti l’Impresa deve consegnare all’Azienda
Ospedaliera copia del curriculum vitae.
L’Impresa si obbliga a:
 ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative
e regolamentari vigenti in materia di lavoro, compresi quelli in tema di igiene e sicurezza,
nonché a rispettare la vigente disciplina previdenziale e infortunistica, assumendo a proprio
carico tutti i relativi oneri. In particolare, l’Impresa s’impegna a rispettare, nell’esecuzione
delle obbligazioni derivanti dal presente appalto, le disposizioni di cui al D. Lgs. 626/1994;
 applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali, le
condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi e
integrativi di lavoro applicabili alla categoria, nonché le condizioni risultanti da successive
modifiche e integrazioni. I suddetti obblighi vincolano l’aggiudicatario, ancorché non sia
aderente alle associazioni stipulanti o receda da esse, indipendentemente dalla sua natura
artigiana o industriale, dalla struttura e dimensione dell’Impresa stessa e da ogni sua
qualificazione giuridica, ivi compresa la forma cooperativa;
 uniformarsi a tutte le norme regolamentari e disposizioni di servizio emanate dall’Azienda
Ospedaliera;
 dichiarare che il personale addetto all’esecuzione dei servizi è del tutto estraneo all’attività
lavorativa del committente.
ART. 6
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Con l’affidamento del presente appalto, l’Azienda Ospedaliera, in qualità di titolare del trattamento
dei dati contenuti nei documenti afferenti all’ archivio, designa formalmente l’Impresa, ai sensi
dell’art. 29 del D.Lgs. 196/2003, quale “Responsabile esterno del trattamento”. Conseguentemente
l’Impresa deve garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi
compreso il profilo relativo alla sicurezza.
All’Impresa quale responsabile esterno del trattamento, pertanto, vengono affidati i sottoelencati
compiti, ai quali deve scrupolosamente attenersi:
 designare per iscritto, ai sensi dell’art. 30 del D.lgs. 196/2003, quali “Incaricati del
trattamento” tutti i propri dipendenti e collaboratori che effettuano le operazioni di
trattamento nell’ambito del servizio oggetto del presente appalto. Per ognuno degli incaricati
l’Impresa deve individuare puntualmente l’ambito del trattamento consentito e impartire
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





tutte le necessarie ed opportune istruzioni finalizzate a mantenere riservati i dati e le
informazioni di cui vengono a conoscenza, a non divulgarle in alcun modo e a non farne
oggetto di utilizzazione, a qualsiasi titolo, per scopi diversi da quelli strettamente necessari
all’esecuzione del presente appalto;
verificare la liceità e la correttezza dei trattamenti, ai sensi dell’art. 9 lettera a) del Codice
Privacy, effettuati dai propri incaricati, anche attraverso controlli periodici;
adottare tutte le misure minime di sicurezza previste nell’allegato B del Codice Privacy,
nonché quelle che verranno di volta in volta stabilite dal legislatore ai sensi dell’art. 36 dello
stesso;
adottare, altresì, tutte le ulteriori idonee e preventive misure di sicurezza finalizzate a ridurre
al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non
autorizzato o di trattamento non consentito;
provvedere ai necessari interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli
edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi
dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in
rapporto alle rispettive attività e delle responsabilità che ne derivano;
elaborare, entro la data di inizio dell’appalto, riportata nella lettera di aggiudicazione, copia
del Documento Programmatico sulla sicurezza, di cui all’allegato B del Codice Privacy,
nonché i successivi annuali aggiornamenti dello stesso entro il 31 marzo di ogni anno;
restituire, alla scadenza del presente appalto, o in ogni altra situazione di recesso o
risoluzione anticipata dello stesso, tutti i supporti eventualmente utilizzati contenenti
informazioni trattate per conto dell’Azienda Ospedaliera.
In caso di inosservanza dei sopraelencati compiti impartiti, l’Azienda Ospedaliera ha facoltà di
dichiarare risolto in tutto o in parte il presente servizio, fermo restando che l’Impresa è tenuta a
risarcire tutti i danni che da ciò dovessero derivare all’Azienda Ospedaliera o a terzi.
ART. 7
DISPOSIZIONI AI SENSI DEL D. LGS. 626/1994 E PREVENZIONE INCENDI
Nello svolgimento del servizio, l’Impresa è tenuta all’osservanza delle disposizioni del D. Lgs.
626/1994 e successive modificazioni e integrazioni, in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro con
particolare riferimento a quanto disposto dall’art. 4, comma 2, lett. a, b, c.
L’Impresa s’impegna a comunicare gli adempimenti adottati in ottemperanza alle disposizioni
contenute nel citato D. Lgs. 626/1994 e ss. mm. ii. ed in particolare provvede nei termini indicati
nella lettera di aggiudicazione — e comunque prima dell’effettivo inizio del servizio — a redigere
un documento di valutazione dei rischi specifici propri dell’attività oggetto di appalto e delle
proprie misure di prevenzione e protezione.
L’Impresa è tenuta, senza oneri a carico dell’Azienda Ospedaliera, a conformarsi a tutte le
prescrizioni, anche future, in merito a misure di prevenzione, sicurezza ed emergenza, da adottare in
relazione alle attività connesse all’appalto, che saranno impartite dalle competenti strutture
dell’Azienda Ospedaliera.
L’Impresa è altresì tenuta, ai fini del rispetto delle prescrizioni in materia di prevenzione incendi, a:
 non utilizzare, ai fini dell’esecuzione del presente servizio, nuovi locali che non siano dotati
di certificato di prevenzioni incendi (CPI), riferito all’attività ivi esercitata;
 fornire all’Azienda Ospedaliera copia del relativo certificato di prevenzione incendi (CPI).
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ART. 8
SOPRALLUOGO NEGLI ARCHIVI ESISTENTI
Ai fini di presentazione dell’offerta le Imprese partecipanti dovranno obbligatoriamente effettuare
un sopralluogo nei locali attualmente destinati ad archivio dell’Azienda Ospedaliera San CamilloForlanini e presso i locali della Società attualmente affidataria del servizio. Il Sopralluogo dovrà
avvenire in presenza di un rappresentante della A.O. formalmente indicato. In fase di sopralluogo
verrà rilasciata attestazione dell’avvenuto evento, che dovrà essere allegata all’offerta nel plico
contenente la documentazione amministrativa. Per la data, ora e luogo del suddetto sopralluogo
verrà data comunicazione tramite sito internet aziendale.
ART. 9
SERVIZIO DI TRASFERIMENTO DEGLI ARCHIVI ESISTENTI
Il servizio di trasferimento degli archivi esistenti nell’Azienda Ospedaliera San Camillo- Forlanini
deve concludersi entro 30 giorni dalla data di aggiudicazione.
Il trasferimento deve avvenire con modalità tali da garantire contestualmente il servizio di recapito
dei documenti richiesti per la consultazione o per rilascio di copia, così come definito nel
precedente art.2. punto 2.C.
L’Impresa aggiudicataria del servizio di trasferimento degli archivi esistenti è tenuta a ritirare il
materiale nello stato in cui le viene consegnato, provvedendo eventualmente a confezionare il
materiale che si dovesse presentare privo di confezione adeguata al trasporto. Per le operazioni di
carico, trasporto e scarico della documentazione consegnata, devono essere adottate tutte le misure
e gli accorgimenti atti a garantire, oltre che l’integrità della documentazione stessa, anche il rispetto
della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003).
Le operazioni di ritiro e presa in carico degli archivi esistenti devono essere documentate con
appositi verbali disposti dall’Azienda Ospedaliera, redatti in duplice copia, dai quali risultino la
tipologia e la quantità del materiale oggetto di trasferimento, i luoghi di ritiro e di destinazione della
documentazione nonché la data e le firme leggibili dell’incaricato della Ditta e degli incaricati
dell’Azienda Ospedaliera a tale scopo individuati.
ART. 10
OBBLIGHI DELL’IMPRESA
L’Impresa aggiudicataria dovrà trasmettere all’archivio clinico aziendale, con cadenza mensile,
l’elenco delle cartelle richieste, consegnate e successivamente ritirate al deposito, con l’indicazione
delle date.
Per la movimentazione della documentazione sanitaria l’Impresa depositaria dovrà provvedere a sue
spese e con mezzi e personale propri al trasporto di quanto richiesto, inclusi imballaggio e
protezione adeguata a garanzia dell’integrità del materiale trasportato
L’Impresa aggiudicataria, alla scadenza del contratto, è tenuta ad effettuare il trasferimento della
documentazione clinica, depositata presso il suo stabilimento, al deposito dell’Impresa risultata
successivamente aggiudicataria, stilando apposito verbale di consegna, in tre copie originali di cui
una sarà consegnata alla Direzione Sanitaria dell’Azienda Ospedaliera, controfirmato da entrambe
le parti.
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La documentazione sanitaria (cartelle cliniche-lastre radiografiche) sarà consegnata al nuovo
depositario entro 15 giorni dalla comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione ad altra impresa. Il
trasporto sarà realizzato in maniera tale da mantenere l’ordine di catalogazione adottato
originariamente dall’Azienda Ospedaliera, partendo dall’ultimo anno e procedendo quindi a ritroso.
Il trasporto dovrà essere realizzato in maniera tale da consentire l’agevole sistemazione della
documentazione sanitaria da parte del nuovo gestore del deposito.
ART. 11
PROCEDURA DI AGGIUDICAZIONE
Il procedimento di gara avrà il seguente svolgimento:
I Fase: valutazione adempimenti formali
Nel giorno e nell’ora stabilita l’Autorità che presiede la gara procedura in seduta pubblica
all’apertura dei plichi per la verifica della documentazione richiesta e della sua conformità alle
norme prescritte per l’ammissibilità alla gara. Verranno, pertanto, escluse dalla gara quelle imprese
che non avranno presentato completa o regolare documentazione.
Nella stessa seduta si procederà a quanto previsto all’art. 48 del Codice degli Appalti.
II Fase: valutazione tecnica
La Commissione procederà in seduta segreta all’esame e alla valutazione della documentazione
tecnica presentata dalle concorrenti.
La Commissione escluderà dalla successiva fase di aggiudicazione le imprese alle quali sia stato
attribuito un punteggio qualitativo inferiore a 36/60 e non procederà all’apertura delle buste
contenenti le offerte economiche.
Esaurita questa fase, il Presidente della Commissione comunicherà ai concorrenti ammessi la data
in cui si svolgerà l’apertura, in seduta pubblica, delle offerte economiche.
III Fase: Aggiudicazione – apertura delle buste contenenti le offerte economiche
Dopo aver dato lettura dei punteggi relativi alla qualità attribuiti a ciascuna impresa concorrente, la
Commissione procederà con l’apertura delle buste contenenti le offerte al prezzo complessivo IVA
esclusa più basso sarà attribuito punteggio 40, agli altri prezzi punteggi inversamente proporzionali
con l’applicazione della formula prevista all’art.12 del presente Capitolato.
La Commissione giudicatrice eseguirà infine, la somma dei punteggi espressi per la qualità e per il
prezzo e proporrà l’aggiudicazione definitiva dell’appalto del servizio a favore dell’impresa che
avrà conseguito il punteggio più alto.
ART. 12
CRITERI DI AGGIUDICAZIONE
L’appalto sarà aggiudicato, anche in presenza di una sola offerta valida, se ritenuta comunque
conveniente, ai sensi dell’art. 83 del D. Lgs. 163/2006 e s.m.i., ossia a favore dell’offerta
economicamente più vantaggiosa, correlata alle opportune valutazioni gestionali da effettuarsi sulla
relazione tecnica, determinata in base ai seguenti criteri:
QUALITA’:punti 60
PREZZO:punti 40
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QUALITA’ DEL SERVIZIO:
MAX PUNTI 60 così suddivisi:
Il punteggio sarà attribuito sulla base della globalità del progetto presentato dalle Imprese, tenuto
conto della rispondenza del servizio a quanto richiesto dal presente Capitolato ed in relazione agli
elementi di seguito indicati:
a) Ubicazione e requisiti ambientali, tecnico-funzionali e di sicurezza della struttura sede del
deposito, qualità e caratteristiche delle attrezzature, apparecchiature e mezzi messi a
disposizione per l’espletamento del servizio……………………….………....… MAX 20 punti;
b) Funzionalità delle metodologie operative applicate alla gestione della documentazione e validità
del sistema informatico di supporto alla gestione medesima..…………..…...…. MAX 20 punti;
c) Affidabilità ed esperienza della Impresa determinata dalle referenze per servizi analoghi eseguiti
nell’ultimo triennio per Enti Sanitari pubblici o privati e dall’esperienza della impresa in merito
alla gestione di ulteriori servizi di logistica che potrebbero interessare
all’Azienda
Ospedaliera………………………………………………………….…………… MAX 10 punti;
d) Certificazione del Sistema di Qualità aziendale rilasciata da Ente accreditato…...MAX 5 punti;
e) Proposte migliorative ed integrative del servizio…………………….…………... MAX 5 punti.
PREZZO:
MAX PUNTI 40
Al prezzo più basso verrà attribuito un punteggio uguale a 40 ed agli altri corrispettivi saranno
attribuiti punteggi inversamente proporzionali usando la seguente formula:
Punteggio = 40 x prezzo minore (offerta migliore)
Prezzo dell’offerta considerata
L’aggiudicazione del servizio avverrà a favore dell’Impresa che avrà conseguito complessivamente
il punteggio più alto.
L’Azienda Ospedaliera si riserva la facoltà di effettuare, prima dell’aggiudicazione, visite presso i
depositi delle Imprese partecipanti per riscontrare l’idoneità degli stessi all’esecuzione del servizio.
ART. 13
FORMULAZIONE DELL’OFFERTA
Il prezzo offerto, al netto dell’IVA a carico dell’Azienda Ospedaliera, si intende comprensivo di
ogni onere, nessuno escluso, inerente l’espletamento del servizio, sia nelle fasi iniziali di consegna
e di archiviazione che in quelle di regime dell’attività di “service” (attrezzature e sistemi, materiale
di consumo, retribuzione del personale, contratti di assicurazione, ecc.).
Nell’offerta l’Impresa dovrà dichiarare di aver tenuto conto nella determinazione dei prezzi, di tutte
le condizioni e le circostanze che possono aver influenza sull’esecuzione del contratto e di aver
valutato gli oneri di qualunque natura e specie che dovrà sostenere per assicurare il perfetto
espletamento del servizio alle condizioni stabilite nel presente Capitolato e di aver ritenuto i prezzi
13
proposti in offerta remunerativi e tali da consentire l’espletamento del servizio stesso.
L’offerta, da redigersi secondo le modalità stabilite dall’art.17 del Capitolato d’Oneri Generale
(L.R. 22/89), si intenderà valida ed impegnativa per 180 giorni a decorrere dalla data di scadenza
fissata per la presentazione della stessa.
Il corrispettivo offerto dovrà essere espresso in cifre ed in lettere; in caso di difformità tra
l'offerta espressa in cifre e quella espressa in lettere sarà considerata valida l'indicazione più
vantaggiosa per l'Azienda Ospedaliera.
In caso di riscontro di offerta anomala, la Commissione farà riferimento alla normativa di cui
all’art.21, comma 1-bis, della Legge 11/02/1994 n.109.
In caso di costituzione di raggruppamento temporaneo di Imprese, l’offerta congiunta dovrà essere
sottoscritta da tutte le Imprese associate e contenere l’impegno che, in caso di aggiudicazione della
gara, le stesse si conformeranno alla disciplina prevista all’art. 9 del D. Lgs. 25.02.2000 n. 65.
Saranno ritenute nulle e comunque non valide:
- le offerte pervenute per qualsiasi motivo dopo la scadenza del termine utile per la presentazione
stabilito nel bando di gara; a tal fine farà fede la data apposta dall’Ufficio protocollo generale al
ricevimento dell’offerta;
- le offerte non firmate, o in caso di costituzione di R.T.I., mancanti della firma di una Impresa
consociata;
- le offerte nelle quali i prezzi presentino tracce di cancellatura;
- le offerte condizionate o comunque espresse in modo indeterminato.
ART. 14
DOCUMENTAZIONE
Per la presentazione dell’offerta, l’Impresa dovrà attenersi a quanto sotto riportato:
BUSTA N. 1
Deve riportare all’esterno la ragione sociale dell’Impresa e la dicitura “DOCUMENTI” - in essa
vanno inseriti i seguenti documenti:
a) Relazione tecnico-illustrativa, sottoscritta dal legale rappresentante, descrittiva delle proposte di
svolgimento del servizio, riportante quanto segue:
- ubicazione e caratteristiche strutturali ed impiantistiche del deposito, completa di
descrizione dettagliata del tipo di costruzione, dei sistemi di coibentazione, dei sistemi di
protezione e sicurezza, del sistema antincendio, corredata delle planimetrie dei locali
interessati;
- descrizione dei sistemi di stoccaggio e di movimentazione;
- indicazione dettagliata delle autorizzazioni di legge possedute, relative all’attività svolta
dall’Impresa ed alla particolare tipologia dei servizi offerti (valutazione dei rischi,
prevenzione incendi, messa a norma degli impianti elettrici, ecc.); tali autorizzazioni
dovranno essere allegate in copia conforme all’originale, corredate da copia fotostatica
del documento di identità personale del dichiarante;
- piano organizzativo concernente gli adempimenti previsti dal D.L. n.626/94 e atto di nomina
del Responsabile del Servizio di prevenzione e protezione dei rischi;
- modalità di svolgimento del servizio in relazione a quanto richiesto nel presente Capitolato,
con particolare riferimento alle misure tecniche ed organizzative adottate per garantire la
14
-
ricezione, la catalogazione informatica, lo stoccaggio, la gestione dinamica e la
conservazione della documentazione;
procedure di catalogazione informatica per le successive operazioni di ricerca;
eventuali proposte integrative o quant’altro l’Impresa ritenesse opportuno ed utile al fine di
offrire una organizzazione più funzionale ed efficiente del servizio di cui trattasi;
tempi di attivazione del servizio dalla data di comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione.
b) Deposito cauzionale provvisorio pari al 2% del prezzo base indicato nel bando di gara da
costituire mediante fideiussione bancaria, o polizza assicurativa, o fideiussione rilasciata da
intermediari finanziari iscritti nell’elenco speciale di cui all’art.75, comma 3, del D.Lgs. n.
163/2006 e s.m.i., avente validità di almeno 180 giorni dalla data di scadenza fissata per la
presentazione dell’offerta. Tale cauzione potrà essere ridotta del 50% per i casi previsti all’art.
40, comma 7, del Codice dei Contratti;
c) Impegno di un fideiussore a rilasciare la garanzia fideiussoria per l’esecuzione del servizio ai
sensi di quanto previsto dall’art.75, 8° comma, del citato D.Lgs n.163/2006 e s.m.i.;
d) Copia del Capitolato Speciale firmato per accettazione dal Legale Rappresentante;
e) Dichiarazione del legale rappresentante, resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, che
sotto la propria responsabilità, consapevole delle sanzioni per dichiarazioni mendaci previste dal
Codice Penale e dalle leggi in materia attesti:
- di essere iscritta alla C.C.I.A.A. ovvero nel registro professionale dello stato di
appartenenza, indicandone gli estremi, e che l’attività esercitata è inerente all’oggetto della
presente gara;
- di non avere forme di controllo o di collegamento, a norma dell’art. 2359 del c.c., con altri
soggetti partecipanti alla gara;
- di essere in possesso dei requisiti di cui alle lettere a, b, c, d, e, f, g, h, i, l ed m del comma 1
di cui all’art. 38 del Codice dei Contratti;
- il fatturato globale realizzato nel triennio 2004/2005/2006 e l’importo relativo ai servizi nel
settore oggetto della gara, giusto quanto previsto all’art. 41, comma 1, lett. c) del Codice dei
Contratti;
- l’elenco dei principali servizi prestati nel triennio 2004-2005-2006 con l’indicazione degli
importi, delle date e dei destinatari, giusto quanto previsto all’art. 42, comma 1, lett. a) del
Codice dei Contratti;
- che almeno in uno dei tre anni di riferimento ha svolto, pena l’esclusione, servizi identici a
quelli oggetto della gara per un importo non inferiore al valore annuo del presente appalto;
- che il deposito è in regola con la certificazione antincendio, indicandone gli estremi;
- la regolarità contributiva INPS e INAIL (2004 – 2005 - 2006);
- di aver preso conoscenza dei luoghi e degli ambienti nei quali sono attualmente depositati i
documenti da archiviare e del loro stato di conservazione, ovvero presso l’Azienda
Ospedaliera e presso lo stabilimento dell’Impresa che attualmente custodisce la
documentazione archiviata.
La dichiarazione dovrà essere corredata da copia fotostatica del documento di identità personale
del sottoscrittore, a pena di inaccettabilità, ai sensi dell’art. 38, comma 3, del DPR n. 445/2000.
In caso di partecipazione in associazione temporanea di imprese, ai sensi dell’art. 37 del Codice dei
Contratti, la dichiarazione richiesta dovrà essere rilasciata dal legale rappresentante di ciascuna ditta
associata, tenendo conto che la condizione relativa al fatturato conseguito deve essere soddisfatta
cumulativamente dal raggruppamento nel suo complesso, fatta salva la quota riservata alla
capogruppo che non dovrà essere inferiore al 70%.
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I legali rappresentanti delle imprese associate dovranno sottoscrivere congiuntamente una
dichiarazione, da allegare alla documentazione, attestante le parti del servizio che saranno
eseguite dalle singole imprese, che sarà vincolante per il raggruppamento in caso di aggiudicazione.
Successivamente l’Azienda Ospedaliera verificherà la sussistenza di quanto attestato dall’Impresa
partecipante.
f) Dichiarazione di una o più banche che attestino la capacità economica e finanziaria dell’Impresa
ai sensi dell’art. 41,del D. Lgs. n.163/2006 e s.m.i.;
g) Attestazione dell’avvenuto sopralluogo;
h) Ricevuta in originale del versamento del contributo a favore dell’autorità per la vigilanza sui
contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, pena l’esclusione dalla gara giusto quanto
previsto dalla normativa vigente.
I documenti, le dichiarazioni e l’offerta dovranno essere redatti in lingua italiana.
BUSTA N. 2
Deve riportare all’esterno la ragione sociale dell’Impresa e la dicitura “CONTIENE OFFERTA” in essa deve essere racchiusa l’offerta economica, redatta su carta legale del valore corrente,
compilata secondo le modalità riportate nell’art.12 del presente Capitolato.
Le buste n. 1 e n. 2, debitamente sigillate con ceralacca e controfirmate sui lembi di chiusura,
dovranno essere racchiuse in una terza busta, anch’essa sigillata con ceralacca e controfirmata sui
lembi di chiusura, riportante all’esterno la ragione sociale dell’offerente, l’oggetto della gara e la
dicitura “CONTIENE OFFERTA E DOCUMENTI - CIG [001636834C]”.
ART. 15
RESPONSABILITA’ DELL’IMPRESA DURANTE L’ESECUZIONE DEL SERVIZIO
L’impresa è responsabile verso l’Azienda Ospedaliera dell’esatta e puntuale realizzazione del
servizio affidato e dell’opera dei propri dipendenti.
L’impresa è tenuta ad assicurare l’assoluta continuità nello svolgimento del servizio, concordando
con il referente aziendale eventuali comportamenti da seguire in presenza di situazioni che ne
dovessero compromettere la regolarità.
L’impresa stessa è obbligata ad osservare scrupolosamente tutte le leggi e disposizioni esistenti in
materia ed, in particolar modo, quelle riguardanti la sicurezza delle persone e delle cose, la
prevenzione degli infortuni, la custodia dei beni affidati, ecc.
Per quanto sopra, l’impresa medesima esonera l’Azienda Ospedaliera da qualsiasi responsabilità
inerente l’esecuzione dell’appalto e si obbliga a sollevarla da ogni azione o molestia, nessuna
esclusa, che eventualmente potesse venire proposta contro di essa.
Al fine di garantire la sicurezza della documentazione depositata l’impresa dovrà stipulare idonea
polizza assicurativa con primaria compagnia di assicurazione per copertura rischi, incendio e furto il
cui massimale dovrà essere non inferiore al miliardo.
A garanzia dell’amministrazione per danni relativi a persone e cose, l’impresa aggiudicataria dovrà
provvedere ad assicurasi presso una primaria compagnia di assicurazioni, per gli eventuali danni a
persone o cose, secondo i seguenti massimali:
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per ogni singolo sinistro EURO 1.032.913,00 con il limite di EURO 206.582,00 per ogni persona
lesa e EURO 206.582,00 per danni a cose ed animali.
L’impresa è tenuta ad adottare, a sua cura e spese, tutte le misure idonee per evitare danni, fermo
restando che il risarcimento degli stessi, quando abbiano a verificarsi, è a suo completo carico,
senza alcun indennizzo da parte dell’Azienda Ospedaliera.
L’Azienda Ospedaliera trasmetterà all’impresa le richieste di risarcimento danni pervenute da terzi,
connesse e comunque derivanti dalle prestazioni oggetto dell’appalto. L’impresa provvederà, non
appena ricevuta la comunicazione, con apposita dichiarazione, a sollevare l’Azienda Ospedaliera da
ogni responsabilità.
Le eventuali spese anche giudiziali, che l’Azienda Ospedaliera dovesse sostenere per i danni
provocati dall’impresa, sono integralmente a carico di quest’ultima, che sarà tenuta prontamente a
rimborsarle su semplice richiesta dell’Azienda Ospedaliera.
Il personale addetto al servizio deve essere alle dipendenze e sotto l’esclusiva responsabilità
dell’impresa, che risponde direttamente del comportamento dei suoi dipendenti, delle inosservanze
al presente Capitolato e dei danni derivanti all’Azienda Ospedaliera ed a terzi imputabili ai
dipendenti stessi.
Il personale dovrà, in particolare, essere adeguatamente reso edotto delle responsabilità specifiche
derivanti dalla gestione del servizio, quali il rispetto delle norme sulla privacy e sulla custodia dei
beni.
L’impresa dovrà applicare, nei confronti dei lavoratori impiegati nel servizio, condizioni normative,
retributive, previdenziali ed assicurative conformi a quelle fissate dalle disposizioni legislative e dai
contratti ed accordi collettivi di lavoro applicabili alla categoria e, in generale, da tutte le leggi e
norme vigenti o emanate nel corso dell’appalto, sollevando l’Azienda Ospedaliera da ogni
responsabilità al riguardo.
L’Azienda Ospedaliera si riserva, pertanto, il diritto di chiedere in visione all’impresa, in qualsiasi
momento nel corso dell’appalto, la certificazione comprovante l’iscrizione del proprio personale a
tutte le forme di assistenza e previdenza obbligatorie per legge.
Il mancato adempimento degli obblighi contributivi, previdenziali ed assicurativi, accertato
dall’Azienda Ospedaliera o ad essa segnalato dall’Ispettorato del Lavoro, si configurerà come
inadempienza dell’impresa che potrà comportare la risoluzione del contratto. Trova comunque
applicazione quanto disposto dall’art.9, quarto e quinto comma, del Capitolato d’Oneri Generale.
ART. 16
INADEMPIENZE E PENALITA’
In caso di mancato rispetto, da parte dell’impresa delle norme e condizioni di cui al precedente art.7
del presente Capitolato, sarà applicata una penale nella misura di:
-
EURO 51,00 per ogni giorno di ritardo in caso di documenti richiesti dal cittadino avente
diritto;
EURO 258,00 per ogni ritardo nella consegna di documentazione clinica richiesta ai sensi
dell’art. 2, punto C;
EURO 764,00 per ogni giorno di ritardo sul completamento del trasferimento delle cartelle
cliniche di cui all'art. 10, comma 3.
17
L’importo derivante dall’applicazione di penalità e sanzioni e dalle spese sostenute
dall’Amministrazione verrà detratto dai pagamenti dovuti all’impresa o da eventuali crediti esigiti
dalla stessa, nonché sul deposito cauzionale, senza bisogno di diffide o formalità di sorta.
ART. 17
SUBAPPALTO
E’ fatto assoluto divieto all’impresa aggiudicataria di cedere ad altri il contratto e di subappaltare in
tutto o in parte il servizio.
ART. 18
SOSPENSIONE DEL SERVIZIO
Le prestazioni non dovranno essere sospese dall’Impresa appaltatrice neanche in caso di
controversie tra le parti, le quali verranno risolte secondo quanto stabilito dalle vigenti leggi.
La sospensione arbitraria del servizio da parte dell’Impresa comporterà, oltre alle sanzioni previste
dal presente Capitolato, l’addebito alla stessa delle spese sostenute dall’Azienda Ospedaliera per
l’esecuzione del servizio tramite altra impresa specializzata.
ART. 19
RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Il contratto oggetto del presente appalto, potrà essere risolto a giudizio dell’Azienda Ospedaliera
ove ricorrano speciali motivi di inadempienza dell’Impresa previsti dalla normativa vigente.
Nel caso di inadempienze gravi ovvero ripetute, l’Amministrazione ha la facoltà, previa
comunicazione scritta all’Impresa, di risolvere il contratto con tutte le conseguenze di legge che la
risoluzione comporta, compresi l’incameramento del deposito cauzionale e la facoltà di affidare
l’appalto a terzi in danno all’Impresa appaltatrice, salva l’applicazione di penali.
In particolare il contratto potrà essere risolto di diritto:
1) ove l’Impresa addivenga alla cessione del contratto o al subappalto, anche parziale;
2) in caso di fallimento dell’Impresa;
3) in caso di recidiva, per almeno tre volte, per gravi inadempienze sulla regolare esecuzione del
servizio e per le quali siano state applicate penalità;
4) in caso di inadempienza nel rispetto delle norme sul trattamento dei dati personali, di cui alla
Legge n.675/96 e successive integrazioni e modificazioni;
5) in caso di mancata comunicazione di cessione dell’Azienda Ospedaliera, di cui all’art.17 del
presente Capitolato;
6) in caso di mancato adempimento degli obblighi retributivi, previdenziali ed assicurativi nei
confronti del personale dipendente;
7) In caso di mancato rispetto dei tempi di attivazione del servizio , indicato dall’impresa nella
relazione tecnica.
L’impresa riconosce fin d’ora il diritto dell’Azienda Ospedaliera, ove si verifichi uno solo dei casi
previsti nel presente articolo, di interrompere “ipso jure” il corso del contratto, mediante
comunicazione da notificarsi a mezzo di lettera A.R.. al domicilio eletto dall’impresa medesima.
In caso di fallimento dell’Impresa, tale comunicazione interrompe senz’altro il contratto dal giorno
18
della notifica e la liquidazione dei crediti dell’Impresa avverrà per parti proporzionali fino a tutta la
mezzanotte del giorno antecedente a quello della pubblicazione della sentenza dichiarativa di
fallimento.
Per qualsiasi ragione si addivenga alla risoluzione del contratto, l’impresa, oltre alla immediata
perdita della cauzione a titolo di penale, sarà tenuta al risarcimento di tutti di anni diretti ed indiretti
ed alle maggiori spese alle quali l’Azienda Ospedaliera dovrà andare incontro per il rimanente
periodo contrattuale.
All’appaltatore sarà corrisposto il prezzo contrattuale del solo servizio effettuato fino al giorno della
disposta risoluzione.
ART. 20
PAGAMENTI
Il pagamento dei corrispettivi di cui ai commi precedenti, avverrà entro 90 giorni dalla data di
ricevimento della fattura o di una richiesta di pagamento di contenuto equivalente, sempre che il
servizio sia stato regolarmente eseguito. Trascorso tale termine, in caso di mancato pagamento
codesta Società potrà richiedere esclusivamente il tasso legale di interesse.
La misura dell’interesse moratorio per ritardato pagamento, ai sensi di quanto previsto dall’art. 7 del
D. Lgs. N. 231/2002 e delle condizioni specifiche del mercato sanitario, è stabilita prevedendo una
maggiorazione di 1 (uno) punto sul saggio di interesse del principale strumento di rifinanziamento
della Banca Centrale Europea, la cui pubblicazione in G.U. è prevista dall’art. 5, comma 2, dello
stesso decreto.
Il contraente si impegna a richiedere direttamente il pagamento degli interessi moratori senza
addebito di spese legali di recupero all’Azienda Ospedaliera.
ART. 21
STIPULA DEL CONTRATTO
Per la stipula ed esecuzione del contratto l’impresa aggiudicataria sarà invitata a presentare entro 15
giorni dalla data di comunicazione dell’avvenuta aggiudicazione quanto segue:
1. copia della lettera di affidamento del servizio firmata per accettazione;
2. certificato di iscrizione alla C.C.I.A.A. in originale o copia autenticata, di data non anteriore a
mesi sei, o ad analogo registro professionale di Stato Europeo per i non residenti attestante che
l’impresa non si trovi in stato di fallimento;
Per le società cooperative, oltre al certificato rilasciato dalla C.C.I.A.A., si richiede, altresì, il
certificato di iscrizione nel registro delle cooperative rilasciato dalla Prefettura Italiana o dal
competente ufficio Estero;
3. deposito cauzionale definitivo, fissato nella misura del 10% dell’importo del contratto, ridotto
del 50% nei casi previsti dall’art. 40, comma 7, del Codice dei Contratti. Tale cauzione sarà
restituita dopo la scadenza del rapporto contrattuale e comunque dopo la definizione di
eventuali controversie pendenti;
4. in caso di raggruppamenti di imprese, costituzione del raggruppamento temporaneo, mediante
esibizione del mandato speciale conferito alla capogruppo delle singole imprese facenti parte del
raggruppamento, contenente espressamente le prescrizioni di cui all’art.37 del D.Lgs 163/2006 e
s.m.i.;
5. ricevuta dell’avvenuto versamento degli oneri per la registrazione del contratto;
19
6.
7.
8.
9.
modello G.A.P. compilato, datato e sottoscritto nella parte di competenza;
certificato del Casellario Giudiziale dei Legali Rappresentanti;
attestazione di regolarità contributiva INAIL e INPS;
documentazione antimafia in applicazione dell’art.3 del DPR 03.03.1998 n.252.
Il termine di cui sopra può essere, a richiesta dell’aggiudicatario, prorogato per ulteriori giorni 15.
Trascorso inutilmente tale termine è facoltà dell’Azienda dichiarare la decadenza
dell’aggiudicazione, dando inizio, altresì, alla procedura in danno per un nuovo esperimento di gara,
con rivalsa delle spese e di ogni altro danno sul deposito provvisorio ed incameramento della parte
residua di quet’ultimo.
L’amministrazione potrà aggiudicare la gara al concorrente che segue in graduatoria.
ART. 22
CESSIONE O TRASFORMAZIONE D’AZIENDA
L’impresa aggiudicataria è tenuta a comunicare la cessione d’azienda, anche se concernente il solo
ramo relativo all’appalto, all’Azienda Ospedaliera entro e non oltre sette giorni dal trasferimento
stesso. L’Azienda Ospedaliera si riserva la facoltà, ai sensi dell’art.2558 C.C., di recedere dal
contratto entro 3 mesi dalla data di ricezione della comunicazione inviata con raccomandata A.R.,
qualora la cessionaria non sia in grado di dimostrare di essere in possesso dei medesimi requisiti
dell’impresa aggiudicataria e, comunque, di quelli richiesti per partecipare alla gara.
L’impresa aggiudicataria è, inoltre, tenuta a comunicare all’Azienda Ospedaliera qualsiasi atto di
trasformazione dell’impresa stessa, nonché le eventuali modificazioni dell’assetto societario, entro e
non oltre sette giorni da quando tali atti sono stati compiuti. L’Azienda Ospedaliera si riserva la
facoltà di recedere dal contratto, nel caso in cui l’Impresa aggiudicataria, in seguito alle
trasformazioni e modificazioni suddette, non abbia più i requisiti richiesti per partecipare alla gara.
La mancata comunicazione di quanto previsto nei precedenti commi, entro i termini previsti,
costituisce inadempimento dell’Impresa aggiudicataria e attribuisce all’Azienda Ospedaliera facoltà
di risolvere il contratto, oltre il risarcimento dei danni.
Le disposizioni previste dal presente articolo si applicano a tutte le imprese partecipanti
all’associazione temporanea eventualmente costituita.
ART. 23
CESSIONE DEI CREDITI
E’ vietata la cessione di qualsiasi credito, anche parziale, se non preventivamente autorizzata
dall’Azienda Ospedaliera. Le cessioni di credito non autorizzate sono inefficaci nei confronti
dell’Azienda Ospedaliera.
ART. 24
RINVIO ALLA NORMATIVA VIGENTE
Per quant’altro non espressamente indicato nel presente Capitolato si rinvia alla normativa statale e
regionale vigente in materia.
Al procedimento di gara in oggetto vengono applicate le norme sul diritto di accesso così come
previsto dalla Legge 241 del 07/08/1990 e del D.P.R. 27/06/1992 n.352, nonché altre norme ad esse
collegate.
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ART. 25
TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati pervenuti per la presente gara si svolgerà in conformità alle disposizioni del
D. Lgs. N. 196/2003 e successive integrazioni e modificazioni.
ART. 26
CONTROVERSIE CONTRATTUALI
Tutte le controversie che dovessero insorgere nell’esecuzione del presente rapporto
devolute in via esclusiva al FORO di ROMA.
saranno
DICHIARAZIONE:
L’Impresa, ai sensi dell’art. 1341 del C.C., dichiara di accettare espressamente ed
incondizionatamente il presente Capitolato Speciale, del quale ha preso visione.
PER ACCETTAZIONE:
FIRMA DEL LEGALE RAPPRESENTANTE
E TIMBRO DELL’IMPRESA
_____________________________________
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