Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
di Monica Banzato e Mimmo Corcione
Le novità
Microsoft ha inserito molte funzioni nuove in Office 2000. Le migliorie apportate ad Excel
riguardano soprattutto l'integrazione col Web, le tabelle pivot e una serie di modifiche
all'interfaccia tese a rendere più trasparente il lavoro personale. Le tabelle di dati possono
essere trascinate da una finestra d'Internet Explorer su un foglio d'Excel, e i nuovi componenti
software installati con Internet Explorer 5.0 permettono di manipolare i fogli elettronici
all'interno del browser: si tratta, in effetti, di vere e proprie pagine "interattive". Per abilitare
questa funzione l'autore del documento deve attivare un'apposita opzione al momento di
salvare il file in HTML. Le tabelle pivot possono essere create con maggiore facilità grazie ad
una barra di strumenti che consente di trascinare i campi direttamente su una tabella di questo
tipo, anziché su un diagramma di rappresentazione generico come nelle precedenti versioni. La
nuova funzione Pivot Chart crea un grafico che viene aggiornato automaticamente in caso di
modifiche alla tabella pivot. In questa sezione di Quickissimi 2000 mostreremo solo alcune
delle funzioni nuove presenti in questa suite.
Buon aggiornamento.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Barra dei menu
I nove menu consentono di accedere a tutte le opzioni di Excel. Essi sono:
File
Modifica
Visualizza
Inserisci
Formato
Strumenti
Dati
Finestra
?
Il menu File
Le opzioni presenti nel menu File sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
pagina 2
Nuovo
Apri
Chiudi
Salva
Salva con nome
Salva come pagina Web
Salva area di lavoro
Anteprima pagina Web
Imposta pagina
Area di stampa
Anteprima di stampa
Stampa
Invia a
Proprietà
Esci
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Salva come pagina Web
Puoi utilizzare questa procedura per inserire un foglio di lavoro in una pagina Web in modo che
altre persone possano interagire con i dati. E' anche possibile inserire un foglio di lavoro in una
pagina Web in modo che altre persone possano solo visualizzare i dati. Prima di salvare o
pubblicare i dati su una pagina Web, ti conviene salvare la cartella di lavoro come file *.xls in
modo da disporre di una versione che puoi sempre modificare nel caso in cui desideri
modificare la pagina Web.
Per salvare un file come pagina Web…
1. Fai un doppio clic sul menu File.
2. Fai un clic sul comando Salva come pagina Web
Si aprirà la finestra Salva con nome…
3. Nella casella Salva in: scegli la cartella nella quale salvare il file.
4. Scegli Seleziona Foglio e Aggiungi interattività se vuoi rendere la pagina interattiva agli
utenti finali.
5. Fai clic su Pubblica
Si aprirà una finestra di dialogo.
1. In Opzioni di visualizzazione, seleziona la casella di controllo Aggiungi interattività con,
quindi scegliere il tipo di funzionalità che si desidera per il foglio di lavoro (se scegli
funzionalità grafico tutto il foglio: dati e grafico, saranno interattivi).
2. Per assegnare un titolo al foglio di lavoro pubblicato, scegli Modifica, immetti il titolo
desiderato, quindi scegli OK.
3. Nella casella Nome file, scegli Sfoglia e individua l'unità e la cartella in cui vuoi salvare o
pubblicare la pagina Web.
4. Se desideri visualizzare la pagina Web nel browser dopo averla pubblicata, seleziona la
casella di controllo Apri nel browser la pagina Web pubblicata.
5. Fai clic su Pubblica.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Stampare un foglio di lavoro
Per specificare le opzioni di stampa con la
finestra di dialogo Stampa:
1. Fai clic sul menu File.
2. Fai clic su Stampa.
3. Nel riquadro Intervallo, fai clic sul
pulsante di opzione Tutto o su pulsante
di opzione Pagine.
4. Nel riquadro Stampa, fai clic sull'opzione
desiderata.
5. Nel riquadro Copie stabilisci il numero di
copie.
6. Conferma la stampa con OK.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Invia a
Una funzione molto importante è quella riservata ad inviare un documento, come allegato, ad
una persona o a un gruppo di persone. Il comando che ti da' questa opportunità è Invia a.
Per inviare un documento…
1.
2.
3.
4.
Fai doppio clic sul menu File.
Fai un clic sul comando Invia a.
Scegli il comando Destinatario di posta elettronica.
Nella casella A: digita l'indirizzo di posta elettronica del destinatario o il nome inserito
nella tua rubrica.
5. Digita il messaggio di accompagnamento..
6. Quando hai terminato fai clic sul pulsante Invia.
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Il menu Modifica
Le opzioni presenti nel menu Modifica sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Annulla ultimo comando
Ripeti ultimo comando
Taglia
Copia
Incolla
Incolla speciale
Incolla come collegamento ipertestuale
Riempimento
Cancella
Elimina
Elimina foglio
Sposta o copia foglio
Trova
Sostituisci
Vai a…
Collegamenti
Oggetto
Eliminare una o più celle
Per eliminare una o più celle:
1. Seleziona la cella o le celle vuoi
eliminare.
2. Fai clic sul menu Modifica, poi su
Elimina.
3. Fai clic sull'opzione desidera-ta
(sposta le celle a sinistra oppure
sposta le celle in alto).
4. Fai clic su OK.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Il menu Visualizza
Le opzioni presenti nel menu Visualizza sono:
1. Normale
2. Anteprima interruzioni di pagina
3. Barre degli strumenti
4. Barra della formula
5. Barra di stato
6. Intestazioni e piè di pagina
7. Commenti
8. Visualizzazioni personalizzate
9. Schermo intero
10. Zoom
Il menu Inserisci
Le opzioni presenti nel menu Inserisci sono:
1. Celle
2. Righe
3. Colonne
4. Foglio di lavoro
5. Grafico
6. Interruzione di pagina
7. Funzione
8. Nome
9. Commento
10. Immagine (completamente nuova è l'opzione Da
scanner o fotocamera digitale)
11. Oggetto
12. Collegamento ipertestuale.
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Inserire una cella
Per inserire una cella:
1. Seleziona la cella o le celle dove vuoi inserire celle nuove.
2. Fai clic sul menu Inserisci, poi su Celle.
3. Fai clic sull'opzione desiderata (sposta le celle a destra oppure sposta le celle in basso) in
modo tale che i contenuti delle celle selezionate si spostino a destra o in basso e al loro posto
si inseriscano le nuove celle.
4. Fai clic su OK.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Inserire colonne e righe
In un foglio di lavoro si possono inserire colonne e righe vuote fra colonne o righe già
compilate, senza cancellare o riscrivere alcunché:
Per inserire una colonna...
1. Fai clic nella colonna a destra della posizione della nuova colonna che vuoi inserire;
2. Fai clic sul menu Inserisci, poi su Colonne.
3. Viene inserita una nuova colonna a sinistra della cella o della colonna selezionata.
Per inserire una riga...
1. Fare clic in un punto qualsiasi della riga immediatamente sotto la posizione in cui si
vuole inserire la nuova riga
2. Fare clic sul menu Inserisci, poi su Righe.
3. Viene inserita una nuova riga sopra la cella o la riga selezionata.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Creare un grafico
Per creare un grafico con Autocomposizione Grafico:
1. Seleziona l'intervallo di dati che vuoi riportare in grafico, facendo attenzione di includere
anche le etichette di colonna e riga dell'intervallo;
2. Fai clic su Autocomposizione Grafico nella barra degli strumenti Standard.
3. Seleziona un Tipo di grafico.
4. Seleziona il sottotipo di grafico nelle Scelte disponibili.
5. Fai clic sul pulsante Avanti e segui tutte le istruzioni.
6. Alla fine fai clic sul pulsante Fine.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Creare una formula
Per inserire una formula:
3. Fai clic su una cella in cui vuoi inserire una formula.
4. Scrivi = (un segno di uguale) per iniziare la formula.
5. Inserisci il primo argomento (un numero o un riferimento di cella). Se è un riferimento
di cella puoi anche fare clic sulla relativa cella del foglio di lavoro.
6. Inserisci un operatore aritmetico.
7. Inserisci l'argomento successivo.
8. Ripeti i passi 4 e 5 fino a completare la formula.
9. Fai clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio. Nella cella ti
apparirà il risultato della formula, mentre nella barra della formula apparirà la formula.
Inserisci Immagine
La voce Immagine del menù Inserisci è molto simile a voce corrispondente presente nelle
versioni precedenti di Excel. Da notare però la possibilità di acquisire immagini non più solo da
Scanner ma anche da fotocamere digitali. Inoltre è possibile creare diagrammi di flusso usando
la voce Organigramma.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Inserisci collegamento ipertestuale
Ecco la funzione, secondo noi più importante, potenziata in Excel 2000 e già presente anche
nella versione precedente. Il collegamento ipertestuale permette di creare link ai più svariati
oggetti: file, indirizzi Web. Word smette di essere un word processor orientato al proprio PC e
diventa di fatto una vera e propria finestra sul mondo.
Per inserire un collegamento ipertestuale…
1. Stabilisci in quale punto del documento vuoi
inserire un collegamento ipertestuale.
2. Seleziona la parola o frase che deve diventare
una hotword (la parola dalla quale partirà il
link).
3. Fai un doppio clic sul menu Inserisci
4. Fai
un
clic
sulla
voce
Collegamento
Ipertestuale.
Nella finestra che si apre puoi decidere se collegarti
ad un segnalibro (un foglio di Excel è di fatto un
segnalibro), ad un file oppure ad una pagina Web.
Noi faremo un collegamento a un file di Word).
Proseguiamo…
5. Nella casella Descrizione digita il testo che
dovrà comparire quando passerai il mouse
sulla parola attiva.
6. Fai clic sul pulsante File. Selezionalo.
7. Conferma con OK.
8. Il nome del File sarà inserito nella finestra
"Digitare il nome del file o della pagina Web".
9. Termina la sequenza facendo un clic sul
pulsante OK.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Il menu Formato
A parte la grafica, completamente rinnovata ed in linea con la nuova interfaccia, tra questa
versione e la versione precedente non ci sono dei grossi cambiamenti..
Le opzioni presenti nel menu Formato sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Celle
Riga
Colonna
Foglio
Formattazione automatica
Formattazione condizionale
Stile
Formato celle
La voce Celle ... del menù Formato è rimasta essenzialmente la stessa rispetto alle versioni
precedenti di Excel. Un necessario miglioramento è rappresentato dalla presenza, fra i formati
numerici del contenuto della cella, di gran parte delle valute mondiali ed in particolare
dell'Euro.
Per selezionare l'euro come valuta nel formato della cella ...
1.
2.
3.
4.
5.
Seleziona le celle di cui si vuoi cambiare il formato
Dal menù Formato, scegli la voce Celle...
Nella casella Categoria, seleziona la voce Valuta
Fai scorrere il menu a tendina Simbolo fino a trovare la voce Euro e selezionala
Premi sul pulsante Ok.
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Il menu Strumenti
Il menu Strumenti possiede un comando completamente nuovo ed estremamente potente:
Collaborazione in linea.
Le opzioni presenti nel menu Strumenti sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
pagina 15
Controllo ortografia e grammatica
Correzione automatica
Condividi aree di lavoro…
Revisioni
Unisci cartelle di lavoro
Protezione
Collaborazione in linea
Ricerca obiettivo
Scenari
Controllo
Macro
Componenti aggiuntivi…
Personalizza…
Opzioni…
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Condividi aree di lavoro
La voce Condividi aree di lavoro permette di condividere fra vari utenti un foglio di lavoro.
Nella scheda Modifiche della finestra di dialogo Condivisione File, sono elencati tutti coloro che
stanno accedendo al documento.
Nella cartella Avanzate è possibile stabilire le modalità di aggiornamento e salvataggio del
documento ed eventualmente di regolare le priorità e i conflitti fra gli utenti.
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Collaborazione in linea: inizia discussione
Tutte le applicazioni di Office 2000 includono un apposito comando che richiama il software per
le discussioni in linea Microsoft NetMeeting e attiva la condivisione del documento corrente con
uno o più partecipanti tramite gli strumenti di Chat e Lavagna.
Per iniziare a dialogare in linea…
3. Fai un doppio clic sul menu
Strumenti
4. Fai un clic sul comando
Collaborazione in linea
5. Seleziona la voce Inizia la
discussione
6. Si aprirà la Finestra effettua chiamata.
7. Effettua la chiamata e utilizza l'opzione Visualizza finestra di conversazione in linea
(icona nuvoletta)…ed eventualmente l'opzione Visualizza lavagna.
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Collaborazione in linea: pianifica discussione
A quale ora inizia la discussione? In quale piazza ci incontriamo? (leggasi quale server
utilizziamo?).In quanti saremo? Chi saremo? Mi sembrano tutti buoni motivi per pianificare una
discussione.
Per pianificare una discussione…
1. Fai un doppio clic sul
menu Strumenti
2. Fai un clic sul comando
Collaborazione in linea
3. Seleziona la voce Pianifica
discussione
4. Si aprirà la finestra
Pianifica discussione.
5. Completa la scheda in
ogni sua parte… ricorda di
specificare il Server di
elenchi in linea, la posta
elettronica
dell'organizzatore (a cui
tutti si dovranno
collegare) e l'ora di inizio
e fine discussione.
6. Dopo aver completata la
scheda fai un clic su Invia.
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Il menu Dati
Il menu Dati presenta il comando Rapporto tabella pivot e grafico pivot completamente
rinnovato.
Le opzioni presenti nel menu Dati sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Ordina
Filtro
Modulo
Subtotali
Convalida
Tabella
Testo in colonna
Consolida
Raggruppa e struttura
Rapporto tabella pivot e grafico pivot
Carica dati esterni
Aggiorna dati
Maschera Access
Report Access
Converti in Access
(*) Queste opzioni sono attive solo se il modulo di
comunicazione con Access è stato installato.
Rapporto tabella pivot e grafico pivot
Per generare una tabella pivot…
1. Fai un doppio clic sul menu Dati
2. Fai un clic sul comando Rapporto tabella pivot e
grafico pivot
Ti comparirà la finestra Creazione guidata Tabella pivot
e grafico pivot…
3. Seleziona l'opzione Grafico pivot (con tabella
pivot) e fai clic su Avanti.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
4. Seleziona l'intervallo dei dati.
5. Scegli se vuoi creare la tabella in un nuovo foglio di lavoro o nel foglio di lavoro
esistente.
6. Conferma con Fine.
7. Ti compare una nuova finestra con delle barre orizzontali (è il grafico pivot)
8. Trascina i nomi dei campi nell'area del grafico e vedrai comparire i totali (nell'esempio
dei pese e delle altezze). Il programma provvede a creare automaticamente un nuovo
foglio di lavoro ed un nuovo grafico.
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Maschera, Report e Conversione in Access
Le voci Maschera Access e Report Access permettono di
trasformare una foglio di Excel in una maschera di
immissione dati o in un report di Access.
La voce Converti in Access permette di convertire una
tabella dati di Excel in una tabella di un database di
Access (file con estensione *.MDB).
Per effettuare la conversione ...
1. Seleziona la cella contenente il nome del primo
campo della tabella di dati.
2. Dal menù Dati, seleziona la voce Converti in
Access.
A questo punto, Excel individuerà nelle celle contigue a
quella selezionata le etichette per gli altri campi del
database.
1. Nella finestra di dialogo Converti in
Microsoft Access:
2. seleziona la voce Nuovo database e
inserisci il nome nella casella bianca se
vuoi generarne uno nuovo che contenga
la tabella dati di Excel;
3. seleziona la voce Database esistente se
vuoi includere la tabella dati di Excel in
un database di Access esistente.
4. Il pulsante Sfoglia permette di scegliere
la posizione nella quale salvare il nuovo
database oppure di selezionare un
database precedentemente creato.
5. Premi su Ok per andare avanti.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Il menu Finestra
Tale menù è identico alla versione precedente.
Se vuoi disporre in finestra tutti i documenti dopo averne
aperti più d'uno…
1. Fai un doppio clic sul menu Finestra.
2. Seleziona la voce Disponi
3. Ti comparirà una finestra che ti permette diverse
disposizioni: Affiancate, Orizzontale, Verticale,
Sovrapposte.
4. Seleziona una voce (nell'esempio orizzontale) e
conferma con OK.
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Microsoft Office 2000 - Excel: le novità
Il menu?
Tale menù è quasi identico alla versione precedente e si differenzia solo per la presenza della
voce Rileva problemi e ripristina ... e della voce Office sul Web.
Le voci di menù di ? sono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Guida in linea Microsoft Excel
Mostra assistente di Office
Guida rapida
Office sul Web
Rileva problemi e ripristina ...
Informazioni si Microsoft Excel
Rileva problemi e ripristina ...
Tale menù è quasi identico alla versione precedente e si differenzia solo per la presenza della
voce Rileva problemi e ripristina ...
Per attivare la voce Rileva problemi e ripristina ...
1.
2.
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Fai un doppio clic sul menu ?.
Seleziona la voce Rileva problemi e ripristina ...
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