IIS L. da Vinci - Ripamonti
PQ 7-08
Procedura
Affidamento lavori, servizi e forniture
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Vers. 01/09/2016
Obiettivi: affidamenti di lavori, servizi e forniture Importo da 0 euro a 40.000 euro
N.B. La soglia comunitaria è biennale (dal 1 Gennaio 2016 al 31 Dicembre 2017 risulta 40.000 euro)
Campo di applicazione Tutta la scuola
Responsabile DS
1. Informazioni generali
L'affidamento dei contratti pubblici avviene nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, parità di
trattamento, trasparenza, proporzionalità, di rotazione e in modo da assicurare l'effettiva possibilità di partecipazione
delle microimprese, piccole e medie imprese.
Le acquisizioni in economia in affidamento diretto avvengono sulla base anche di un unico preventivo per importi fino
a € 40.000,00 per lavori, servizi e forniture.
Le stazioni appaltanti procedono all'affidamento di lavori, servizi e forniture di importo inferiore a 40.000 euro,
mediante affidamento diretto, adeguatamente motivato.
Per lo svolgimento della procedura le stazioni appaltanti possono attivarsi attraverso un mercato elettronico che
consenta acquisti telematici basati su un sistema che attua procedure di scelta del contraente interamente gestite per via
elettronica.
Il MEF, avvalendosi di CONSIP S.p.A., mette a disposizione delle stazioni appaltanti il mercato elettronico delle
pubbliche amministrazioni.
Dal 1° gennaio 2013 le Istituzioni scolastiche sono obbligate ad approvvigionarsi tramite convenzioni-quadro CONSIP
L.296/2006 art. 1/449.
Il ricorso al MePA resta facoltativo.
Le imprese devono possedere i seguenti requisiti:
giuridici
tecnico-professionali
economico-finanziari
Ai fini dell'aggiudicazione, le stazioni appaltanti verificano esclusivamente i requisiti di carattere generale mediante
consultazione della Banca dati nazionale degli operatori economici.
Le stazioni appaltanti devono verificare il possesso dei requisiti economici e finanziari e tecnico professionali richiesti
nella lettera di invito o nel bando di gara.
La richiesta e la verifica del possesso dei predetti requisiti giuridici non deve essere effettuata nel caso di ricorso a
centrali di committenza (CONSIP e MEPA).
2. AFFIDAMENTO DIRETTO
Attraverso la procedura dell'affidamento diretto, si prescinde dalla richiesta di pluralità di preventivi e si può trattare
direttamente con un unico operatore economico. Tuttavia, pur potendosi acquisire un bene o servizio sulla base di un
unico preventivo, è comunque necessario dimostrare la congruità dei prezzi, attraverso indagini di mercato.
Detto preventivo può pervenire, anche con strumenti telematici.
2.1 PROCEDURA IN AFFIDAMENTO DIRETTO
Qualora il bene o la fornitura oggetto dell’acquisizione non sia presente all’interno delle convenzioni CONSIP o non sia
contemplato nel MEPA (all’interno del quale si potrà procedere a mezzo ordinativo diretto), si può procedere alla scelta
del fornitore, nel caso di importi inferiori a € 40.000,00, trattando direttamente con uno o più operatori economici, sulla
base quindi di un unico preventivo o di una pluralità di preventivi.
In caso di unico preventivo è comunque necessaria la dimostrazione della congruità del prezzo offerto:
1. L'accertamento della congruità dei prezzi offerti dagli operatori economici invitati è effettuato attraverso elementi di
riscontro dei prezzi correnti risultanti dalle indagini di mercato.
2. Ai fini dell'accertamento di cui al punto 1, la stazione appaltante può avvalersi dei cataloghi di beni e servizi
pubblicati sul mercato elettronico, propri o delle amministrazioni aggiudicatrici.
I soggetti da consultare sono individuati tramite:
cataloghi elettronici
elenchi aperti di operatori economici
indagini di mercato
Il ricorso alla procedura ad affidamento diretto deve essere preceduto dalla determina a contrarre.
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2.2 CRONOPROGRAMMA AFFIDAMENTO DIRETTO
FASE ATTIVITA’
1
DOCUMENTO
Nomina responsabile procedimento
DS (possibilità di delegare la fase istruttoria/operativa)
2
Avvio procedura di acquisto richiesta fornitura e servizi
Richiesta avvio procedura di acquisizione servizio/fornitura
ML 6-08 Richiesta
materiali
Indagine di mercato del bene/servizio/lavoro per individuare il prezzo medio
Verifica copertura finanziaria
3
Redazione della determina a contrarre
ML 7.35 Determina a
contrarre
Richiesta SMART CIG ed eventuale CUP
4
Acquisizione preventivi e verifiche effettuate dal RUP
Eventuale dichiarazione di non disponibilità del prodotto CONSIP
Protocollo
Individuazione ditte da consultare su Consip, MePA o, se non disponibile, su
libero mercato
Archivio mail
Richiesta preventivi e richiesta manifestazione di interesse
5
Scelta del preventivo
Scelta del preventivo in base ai criteri contenuti nella determina a contrarre e
motivazione (Art. 36/2/a D.Lgs. n. 50 /2016)
criterio di aggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa
Scelta del preventivo in base ai criteri contenuti nella determina a contrarre e
motivazione (Art. 36/2/a D.Lgs. n. 50 /2016)
criterio di aggiudicazione offerta più bassa
6
ML 7-26 Verbale di
aggiudicazione
ML 7-27 prospetto
comparativo offerta
economicamente più
vantaggiosa
ML 7-28 Verbale di
aggiudicazione
ML 7-29 prospetto
comparativo offerta prezzo
più basso
Documentazione ditta prescelta
Acquisizione DURC, casellario giudiziario, CCIAA, Agenzia delle Entrate
7
Predisposizione ordine di acquisto, invio al fornitore, stipula contratto
8
Acquisizione del bene/servizio, Visto di regolare esecuzione - fornitura
MIT
Visto regolare esecuzione servizio/fornitura/lavoro (data certa)
ML 7-30 Verbale di collaudo
Presa in carico del Consegnatario beni inventariali
N°inventario
9
Pagamento fatture e termini
10
Post-informazione
ML 7-27 prospetto
Pubblicazione delle motivazioni di scelta in albo on line
Pubblicazione delle motivazioni di scelta in albo on line
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comparativo offerta
economicamente più
vantaggiosa
ML 7-29 prospetto
comparativo offerta prezzo
più basso
DATA
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2.3 DESCRIZIONE DELLE FASI DEL CRONOPROGRAMMA
FASE 1 - Nomina Responsabile Unico del Procedimento
Il Dirigente scolastico ha facoltà di nominare, a mezzo decreto (Allegato 1), il RUP per singolo
procedimento o per tutti i procedimenti fino al limite di acquisti di beni, servizi e forniture, restando il
DS comunque Responsabile dell’intero procedimento.
In mancanza di nomina effettuata con apposita determina, il Dirigente scolastico, in qualità di RUP,
curerà direttamente l’acquisto, facendosi eventualmente coadiuvare dalla Segreteria amministrativa.
Il Responsabile unico del procedimento è un dipendente di ruolo con titolo di studio e competenza con
specifico riferimento al procedimento per cui viene nominato.
FASE 2 - Avvio procedura di acquisto richiesta fornitura e servizi
Il personale che abbia necessità di acquisire beni/servizi e lavori di importo inferiore ad € 40.000,00 ne
fa richiesta al Dirigente scolastico.
I richiedenti potranno presentare richiesta del materiale necessario usando il modello ML 6-08
Richiesta materiali.
In caso di acquisti di strumentazione informatica e/o software si deve acquisire il parere non vincolante
da parte del Responsabile dei Sistemi Informativi e in caso di acquisizioni su progetti è necessario
acquisire il parere non vincolante del Responsabile del progetto.
E’ preferibile, in ossequio ai principi di non discriminazione e concorrenza, svolgere una preliminare
indagine, semplicemente esplorativa del mercato, volta ad identificare la platea dei potenziali affidatari e
a determinare il prezzo medio di mercato da utilizzare nella determina a contrarre (Allegato 2) come
importo a base di gara.
Predisposizione eventuale DUVRI (Documento Unico Valutazione Rischi Interferenti).
Se necessario, il RUP, sentito il Dirigente scolastico, predispone, in collaborazione con RSPP, il
DUVRI (documento di valutazione dei rischi da interferenza) da sottoporre alla firma dell’impresa.
Si ricorda che: il preventivo di spesa da acquisire dovrà indicare, nei casi di rischio o interferenza, i costi
per la sicurezza; non vi è l’obbligo di redazione del DUVRI per i servizi di natura intellettuale, per mere
forniture di materiale o attrezzature, nonché per lavori o servizi la cui durata non sia superiore ai 2
giorni, quando non ci siano rischi specificamente rilevanti.
FASE 3 – Determina a contrarre
Inserire il numero di Smart CIG ed eventuale Codice Unico di Progetto (CUP).
Richiesta CIG
Il RUP richiederà il CIG e l’eventuale CUP ove necessario e li indicherà nell’apposito modulo.
Si precisa che per gli affidamenti diretti per la richiesta del CIG è opportuno utilizzare tramite il portale
web dell’AVCP la procedura c.d. “Smart CIG”.
Si ricorda che l’importo da inserire nella richiesta CIG è al netto di IVA.
FASE 4 - Acquisizione preventivi e verifiche effettuate dal RUP
Il RUP sulla base delle richieste acquisisce il preventivo/i, verificando:
se il servizio o la fornitura sia presente tra quelli ricompresi in convenzione CONSIP (in caso
negativo bisogna stampare la videata e protocollarla) e nel mercato elettronico.
se il corrispettivo di cui al preventivo prescelto sia pari o superiore a quello previsto per la stessa
categoria merceologica in convenzione CONSIP, o sul mercato elettronico. In tal caso attiva la
procedura di adesione RdO sul mercato elettronico (OdA solo nel caso in cui esista un unico
fornitore o abbia risposto alla richiesta di preventivo/manifestazione d’interesse).
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Nell’eventualità che il servizio o il bene richiesto non sia presente in convenzione o non sia
possibile, per le esigenze dell’Ente, aderire alla Convenzione o il bene non sia presente nei listini
del mercato elettronico, il Responsabile unico del procedimento potrà ricorrere al libero mercato.
Nel caso che per motivi di natura tecnica il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore
economico, le ragioni del mancato reperimento di altri preventivi devono emergere da apposita
relazione.
FASE 5 – Scelta del preventivo
Spetta al Ds scegliere il preventivo dopo una fase di comparazione. Come previsto dall’art. 36, comma
2, lett. a), del Codice, la scelta dell’affidatario deve essere adeguatamente motivata. Si reputa che una
motivazione adeguata dia dettagliatamente conto del possesso da parte dell’operatore economico
selezionato dei requisiti richiesti nella delibera a contrarre, della rispondenza di quanto offerto alle
esigenze della stazione appaltante, di eventuali caratteristiche migliorative offerte dal contraente e della
convenienza del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione (si può utilizzare il criterio del prezzo
più basso). Nel caso si scelga una ditta uscente (che abbia già lavorato con la stazione appaltante
precedentemente) la motivazione deve essere più stringente.
FASE 6 – Documentazione ditta prescelta (questa procedura resta valida fino alla messa in
opera del portale MIT (Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti)
Il RUP richiede il DURC relativo al preventivo prescelto. Si ricorda che in caso di utilizzo degli
strumenti di acquisto messi a disposizione da CONSIP Spa è quest’ultima che procede alla verifica del
requisito di regolarità contributiva in sede di abilitazione della ditta.
Ne consegue che, nel caso di ricorso a CONSIP Spa, la stazione appaltante deve procedere
autonomamente all’acquisizione del DURC nella sola fase del pagamento del corrispettivo contrattuale.
La richiesta del DURC, che deve obbligatoriamente essere effettuata dalla Stazione Appaltante, avviene
tramite il portale previdenziale.
Si procede alla richiesta di autocertificazione dell'operatore economico in ordine ai requisiti generali
(Allegato 3).
Al preventivo della ditta prescelta vanno allegati:
Eventuale documentazione attestante i prezzi previsti per l’acquisizione dei beni e servizi in
convenzione CONSIP o su mercato elettronico MEPA per confermare il corrispettivo previsto dal
preventivo allegato alla richiesta o eventuale documentazione da cui si evinca che non esiste
convenzione CONSIP o che è in fase di aggiudicazione una convenzione CONSIP o che il
bene/servizio non è presente sul MEPA;
eventuali altri preventivi richiesti (in caso di ricorso al libero mercato);
DURC valido;
eventuale DUVRI;
eventuale relazione di esclusività del prodotto o del servizio.
Allegato 3 modello semplificato di autocertificazione debitamente compilato e sottoscritto
dall’operatore economico.
IL RUP sottopone il modulo alla firma del Dirigente scolastico per l’autorizzazione all’impegno, che,
come detto, equivale, in questa ipotesi, a determinazione a contrarre.
FASE 7 - Predisposizione ordine di acquisto, invio al fornitore, stipula contratto
Il RUP predispone, avvalendosi in caso di acquisto tramite MEPA, della procedura telematica CONSIP,
l’ordine di acquisto. L’ordine (buono d’ordine, lettera d’ordine, contratto) verrà sottoposto alla firma del
Dirigente scolastico.
Invio ordine di acquisto
Il RUP invia l’ordine al fornitore e comunica al richiedente della data dell’avvenuto invio. Si ricorda che
il fornitore dovrà trasmettere copia dell’ordine sottoscritta per accettazione delle clausole ivi inserite.
Tale copia sarà trasmessa a cura del RUP al DSGA per essere allegata al mandato di pagamento, come
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pure la comunicazione del fornitore circa il conto dedicato su cui effettuare il pagamento del
corrispettivo.
Stipula contratto
Ai sensi dell’art. 32, comma 14, del Codice, la stipula del contratto per gli affidamenti di importo non
superiore a 40.000,00 euro avviene mediante corrispondenza secondo l’uso del commercio consistente
in un apposito scambio di lettere. Rientra nella facoltà delle parti effettuare lo scambio mediante posta
elettronica certificata.
FASE 8 – Acquisizione del bene/servizio, Visto di regolare esecuzione - fornitura
Una volta che la fornitura sia stata eseguita, il RUP, verificata la corrispondenza della fornitura
all’ordine, sottoscrive sulla fattura di acquisto il visto per la regolare esecuzione/fornitura.
Il RUP nel caso di beni inventariabili informa immediatamente il Consegnatario o il Sub consegnatario
per la presa in carico nel registro inventariale.
Copia della presa in carico nel registro inventariale andrà allegata al mandato di pagamento.
Ove previsto andrà effettuato un collaudo (vedi Allegato 4)
FASE 9 - Pagamento fatture e termini
Il pagamento deve avvenire entro 30 gg. dalla data di verifica di conformità della fornitura o prestazione
che a sua volta non può protrarsi oltre 30 gg. dalla data di consegna della merce/prestazione servizio
(documento da protocollare e archiviare con cura). Se la fattura arrivasse in data successiva alla data di
verifica di conformità, i 30 gg. decorreranno dalla data di ricevimento della fattura.
Si fa presente che è necessario accertare presso Equitalia la mancanza di pendenze nel pagamento delle
imposte e tasse da parte dell’operatore economico.
FASE 10 - Post-informazione
In ossequi al principio di trasparenza, fatto salvo quanto previsto dall’art. 1, comma 2 Legge 190 del
2012 e dal D.Lgs. 33/2013, trova applicazione l’art. 29 del Codice che impone alle stazioni appaltanti la
pubblicazione dei siti web istituzionali, delle motivazioni, almeno in sintesi che hanno condotto alla
scelta dell’affidatario del contratto.
Annualmente le motivazioni di cui sopra andranno anche pubblicate sul sito istituzionale, nella sezione
“amministrazione trasparente” entro la data del 31 gennaio.
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