Aggiornamento Database
GEMMA
FRONT-OFFICE
BACK OFFICE
IT/TARIFFA
COMUNE DI ROMA
START
R
R
R
Aggiornamento Database
Invio semestrale di
aggiornamento dei dati
utenti da anagrafica
\
Aggiornamento database
UTENTE
Lavorazione dei dati forniti
e Aggiornamento database
R
Richiesta/comunicazione
cambiamenti telefonica
R
R
Aggiornamento database
R
R
Richiesta/comunicazione
cambiamenti documentale
o via fax
R
Dati da accertamento Grandi
Utenti non domestici- (Area
Grandi Utenti)
Richiesta/comunicazione
cambiamenti tramite Poste
Richiesta/comunicazione
tramite Municipi
R
bozza
1
Fatturazione
IT/TARIFFA
R
R
Aggiornamento periodico e
manutenzione database
Fatturazione (massiva)
Analisi del Regolamento
R
Generazione periodica
ordini di calcolo-BILLING
Warning di sistema
su anomalie,
generazione di un
file di eccezioni.
C
BACK OFFICE
Condivisione scadenziario
dei lotti di fatturazione
R
PRE FATTURAZIONE
De Marinis
START
DCAFC
Definizione delle
specifiche di fatturazione
coerenti con il regolamento
R
Elaborazione dei format
contrattuali coerenti con il
regolamento
Analisi e controllo dei
dati: voci superiori ad un
determinato importo,
mq=0, nucleo=0
C
R
Dati e
informazioni
complete per
l’invoicing?
SI
NO
Sospensione dal
processo di invoicing delle
anomalie non risolte
(mq=0, nucleo=0, ed invio
al back office
Supporto per la verifica
billing: mq=0, nucleo=0
Analisi dei contratti e
risoluzione delle anomalie
R
Invoicing:
aggregazione dei gli
importi, creazione di fatture
per utente.
Warning di sistema
su anomalie,
generazione di un file
di eccezioni.
C
Analisi e controllo delle
fatture: fatture superiori ad
un determinato importo.
bozza
2
Fatturazione
IT/TARIFFA
MPS
DCAFC
START
Fatturazione (massiva)
Z_post fatturazione:
abbinamento a sistema
delle voci agli importi in
fattura.
Creazione dei file
sequenziali con le corrette
descrizioni ai fini di printing
e consegna fisica dei
supporti fisici dati ad MPS
R
R
Caricamento dati ed invio
del report di bollettazione
C
Riconciliazione dei dati
forniti con quelli presenti in
SAP ai fini della corretta
bollettazione
R
Printing
Autorizzazione del printing
Generazione di un file excel
del bollettato/fatturato ed
invio ad DCAFC
bozza
Ricezione del file excel
ed analisi
3
Mancati Recapiti
MPS
IT & TARIFFA
SOCIETA’ ESTERNA
START
C
Elenco fatture non
recapitate
Analisi delle fatture non
recapitate, suddivisione per
categorie: Utenti domestici,
utenti non domestici (persone
giuridiche), utenti non
domestici (persone fisiche)
C
Mancati recapiti
Utenti domestici e
utenti non domestici
(persone fisiche): analisi e
risoluzione delle cause di
mancato recapito (match
dati anagrafici Comune di
Roma)
Utenti non domestici:
analisi e risoluzione delle
cause di mancato recapito.
Rielaborazione del file e
invio ad IT
R
C
Invio dell’elenco utenti
(domestici e non domesticipersone fisiche) non
individuati
Analisi e risoluzione delle
cause di mancato recapito.
Rielaborazione del file e
invio ad IT
R
Ricezione del file e ribollettazione
bozza
Aggregazione e ricezione
dati aggiornati ed invio ad
MPS per ri-bollettazione
4
Gestione Incassi
MPS
DCAFC- GESTIONE OPERATIVA INCASSI
DCAFC
DCAFC
Monitoraggio Incassi
START
Invio Report giornaliero
incassi totali per lotti
Analisi dei dati e
elaborazione di un file excel
di riepilogo degli incassi in
percentuale al carico totale
Caricamento dei dati prima
in ambiente di test poi in
SAP
C
Ricezione e analisi del file
di riepilogo incassi
R
Caricamento
dati in Diapason
per aggregato
Incassi
R
Analisi e risoluzione di
anomalie (bloccanti e non
bloccanti). Registrazione
degli incassi.
C
Estrazione di un file di
riepilogo delle anomalie
riscontrate e modalità di
risoluzione; quadratura
degli incassi con l’importo
fornito da MPS.
C
Estrazione ed invio di un
file excel con i doppi
pagamenti riscontrati
bozza
R
Invio giornaliero del file di
riepilogo incassi
Invio Report analitici
incassi (parziali e totali)
secondo scadenze
contrattuali (dal 2005 dopo
10gg dall’incasso)
Registrazione Incassi
R
C
R
C
Ricevimento file e analisi
dei dati
5
Gestione Rimborsi
DCAFC (Pelillo)
Rimborsi per doppi pagamenti
DCAFC (Vincenti)
MPS
R
START
R
Ricevimento file dei doppi
pagamenti estratto da SAP
R
Analisi documentale per i
rimborsi > 50 €.
Invio dei rimborsi
accettati attraverso un
elaborazione SAP (formato
ABI)
File di rimborsi accettati
File di rimborsi accettati
Rimborsi per cessazione
START
R
Ricevimento file estratto
da SAP (Z_post
fatturazione)con elenco di
rimborsi per cessazione,
inviato da De Vita.
R
Analisi documentale
Invio dei rimborsi
accettati attraverso un
elaborazione SAP (formato
ABI)
bozza
File di rimborsi accettati
File di rimborsi accettati
6
Solleciti
IT & TARIFFA
START
Gestione Solleciti- 1°Livello
Attività di 1° sollecito
(dopo sei mesi dalla
scadenza) attraverso l’invio
agli utenti del “sollecito in
fattura” nel semestre
successivo tramite MPS
DCAFC- GESTIONE
OPERATIVA INCASSI
UTENTI DOMESTICI
GEMMA
Per gli utenti non
domestici la nuova prassi
prevede l’invio del
bollettino (sollecito) tramite
raccomandata, pertanto il
sollecito di 2° livello non
viene esercitato
Ricezione primo
sollecito
Pagamento
SI
Vedi Gestione Incassi
Maturazione dei termini
di incasso (30gg successivi
alla data di scadenza 1°
sollecito) ed invio
anagrafiche utenti da
sollecitare (2°sollecito)
R
R
NO
Ricezione elenco
anagrafiche utenti
(domestici) da sollecitare.
Blocco di
sistema per i
pagamenti da
utenti sollecitati
(2°livello)
bozza
7
Solleciti
IT
GEMMA
UTENTE
DCAFC- GESTIONE OPERATIVA INCASSI
R
START
Gestione Solleciti- 2° livello
Attività di secondo
sollecito: invio di
raccomandata agli utenti
Quadratura dei bollettini di
sanzioni inviati
SI
Generazione file di
pagamenti effettuati senza
sanzione
Pagamento
bollettino
originario
(senza
sanzione)
NO
C
Storno delle posizioni e
bollettazione delle sole
sanzioni
SI
Pagamento
bollettino con
sanzione o
solo sanzione
R
Iscrizione a ruolo da
settembre 2005
NO
C
R
Rendicontazione degli
incassi ed invio di report di
quadratura ad DCAFC .
Ricezione delle
rendicontazioni periodiche
effettuate per pagamenti
regolari o irregolari
Caricamento dati
in Diapason per
aggregato incassi.
(Contabilità
clienti)
bozza
R
R
Registrazione degli incassi
ed emissione di fatture per
eventuali sanzioni pagate
dagli utenti
8
Gestione contatti con gli utenti
CALL CENTER –Comune di
Roma
UTENTE
FRONT-OFFICE
BACK OFFICE
DCAFC
START
Richiesta cambiamenti,
attivazioni, cessazioni,
contestazioni, etc
Gestione contatti con gli utenti
R
Le richieste
dell’utenza
telefoniche
SI
Smistamento telefonate ai
call center dedicati (1°
livello)
R
R
Dati da accertamento Grandi
Utenti non domestici- (Area
Grandi Utenti)h
Analisi richieste (2° livello)
NO
Le richieste
dell’utenza sono
di facile
risoluzione e
non richiedono
interventi di
altre funzioni?
R
NO
Analisi richieste,
documentazione (2°
livello) e aggiornamento
database
Qualora le richieste
dell’utenza comportino
l’emissione/lo
storno/l’annullamento di
documenti contabili la
documentazione
dell’utente viene
consegnata a DCAFC
\
NO
Le richieste
dell’utenza
sono
accettate?
SI
Comunicazione
all’utente della mancata
accettazione delle
richieste/contestazioni
R
Analisi richieste e
documentazione
inviate via fax o
tramite Poste (1°
livello)
bozza
R
R
SI
Aggiornamento database
Ricevimento
documentazione e
controllo
(3° livello)
Emissione/annullamento
/storno documenti
contabili
9
Fatture Manuali
UTENTE
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
DCAFC (Vincenti)
DCAFC (Pelillo)
START
Fatture Manuali
Richiesta
cambiamenti/attivazioni,
modifiche
Contatto di 1° livello,
stesura del verbale,
trasferimento al 2° livello
Analisi documentazione
R
Attività contabili relative:
storno fatture errate,
emissione fatture manuali
Preparazione di un file di
riepilogo settimanale sulle
fatture manuali emesse.
Riepilogo mensile
bozza
Ricezione e analisi file di
settimanale sulle fatture
manuali emesse.
10
Grandi Utenti Non Domestici
IT & TARIFFA (Pierotti)
UTENTI NON DOMESTICI
Grandi Utenti
START
Scarico dati da sistema
(sola lettura) per verifica
posizioni grandi utenti ai
fini di Monitoraggio
DCAFC
R
Contatto commerciale con
Grandi utenti non domestici
(su iniziativa dell’Ufficio o
degli Utenti)
R
R
Grandi utenti Non Domestici
BACK OFFICE
Anagrafiche
(autocerticicazioni) grandi
Utenti aggiornate tramite
fax/posta o direttamente da
Front Office (Sportello
Imprese)
R
R
Coinvolgimento dell’Ufficio
Tecnico Grandi Utenti
Verifica della coerenza
dati disponibili (sedi,
planimetrie) dei grandi
Utenti contattati. Recupero
crediti, proposte di
rateizzazione e piani di
rientro
.
Supporto amministrativo
contabile
Supporto nella gestione
Grandi Utenti ,
aggiornamento database
con variazione sedi,
planimetrie, etc
R
Recupero crediti, proposte
di rateizzazione e piani di
rientro
Definizione dei termini
contrattuali, delle
condizioni di rateizzazione,
etc.
bozza
11
