Sviluppo e Gestione Progetti
docente: Prof. Filippo Ghiraldo
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Primo modulo
Conoscenza dei principi di base.
Introduzione ai metodi ed alle
tecniche del Project Management.
Cos’è un progetto ?
Comunemente, la parola “progetto” viene utilizzata per
indicare innumerevoli compiti o attività assai diversi tra loro:
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un progetto che uno studente deve svolgere a scuola/Università;
l’ampliamento della propria abitazione;
l'organizzazione di una festa (di laurea, per un matrimonio,
anniversario, etc.);
un progetto di consulenza per un nuovo cliente.
l’introduzione di un nuovo prodotto o servizio nel mercato;
l’implementazione di un nuovo sistema informatico;
una ricerca scientifica;
una campagna di scavi archeologici;
l’ideazione di una campagna elettorale;
la produzione di un film o la scrittura di un libro;
l’organizzazione di un convegno scientifico o di una spedizione.
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Cos’è un progetto ?
Che cosa accomuna tutti questi compiti ed
attività per poterli chiamare "progetti" ?
A partire dagli inizi del 1900 (studi di Taylor e
Gantt) sono state elaborate diverse definizioni
del termine “progetto”. Vediamo le più recenti.
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Alcuni definizioni di progetto
“Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un
servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996)
“Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie
organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben
definiti” (Russel D. Archibald, 1994)
“Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995)
“Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite
per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget
determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990)
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Alcuni definizioni di progetto
“Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti,
volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di
tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono
avviate alla ricerca di un aumento di valore per
l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del
cliente” (SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999)
“Un progetto può essere definito come un insieme di attività,
complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben
definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati,
entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di
risorse umane e finanziarie a disposizione” (Tonchia, 2007)
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Elementi distintivi di un progetto
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Con diversi accenti, tutte le definizioni individuano gli elementi
distintivi di ogni progetto indipendentemente dall’organizzazione che
lo sviluppa (impresa/Università, etc.) e dal settore di riferimento
(cantieristica, biotech):
Insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso;
Uno specifico obiettivo da completare con determinate
specifiche;
Tempi di inizio e fine ben definiti;
Risorse normalmente limitate (umane, strumentali e
finanziarie);
Carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla
struttura organizzativa.
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Progetti ed Attività Ordinarie
I progetti sono dunque profondamente diversi dalle
attività od operazioni ordinarie che quotidianamente
vengono svolte in organizzazioni come:
Imprese, ad es. l’evasione di un ordine;
Università, ad es. la registrazione di un esame
Pubblica Amministrazione, ad es.
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l’apertura di una nuova attività presso la CCIAA;
il rilascio di un certificato di nascita da parte
dell’anagrafe
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Progetti ed Attività Ordinarie
Le operazioni ordinarie sono chiamate più propriamente
“attività di funzione” perché sono legate a specifiche
funzioni presenti nell’organizzazione:
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Amministrazione
Ufficio Acquisti
Ufficio Tecnico / R&S
Produzione
Commerciale / Marketing
Logistica / Distribuzione
Ufficio Personale
Centro Elaborazione Dati (CED)
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Progetto vs. Attività Ordinarie - 2
OPERAZIONI ORDINARIE
ATTIVITA’ DI FUNZIONE
PROGETTI
impliciti (definiti attraverso i compiti
assegnati e procedure)
espliciti (specifiche di progetto)
conformità agli standard
fissata dagli obiettivi (livello)
TEMPO
tempi standard
tempi di consegna
durata attività
finestra opportunità
COSTO
costi standard
budget di spesa
routinario/ripetitivo
legato a singole funzioni
temporaneo/esclusivo
legato a team trasversale
OBIETTIVO
QUALITA’
CARATTERE
ESEMPI
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R&D, opere ingegneristiche, campagna
marketing,
Pagamenti fornitori; evasione ordini;
attività didattica, etc.
trasloco, matrimonio, un nuovo corso
Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie diuniversitario, etc.
Comunicazione
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Progetto vs. Attività Ordinarie - 3
.
1,6
Tasso di spesa mensile
1,4
1,2
1
funzione
0,8
progetto
0,6
0,4
0,2
0
0
12
24
36
Mesi
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La differenza tra le attività di funzione ed un progetto si
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manifesta Filippo
anche
nella distribuzione
Comunicazione dei costi.
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Le determinanti del progetto
Un progetto è caratterizzato
da tre variabili fondamentali,
tra loro in competizione.
Obiettivo/
Qualità
Tempo
Costo/Risorse
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Le determinanti del progetto
Un obiettivo più ambizioso
(per prestazioni o qualità)
può essere raggiunto, a
parità di tempo stimata, solo
allocando maggiori risorse.
In modo simile, la riduzione
del tempo di progetto, a
parità di budget, può
avvenire a scapito della
qualità dell’esecuzione.
Obiettivo /
Qualità
Tempo
Costo/Risorse
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Qualità nei Progetti
In un progetto di successo, non basta raggiungere
l’obiettivo (ovviamente entro i tempi previsti).
Bisogna raggiungere l’obiettivo previsto in “Qualità”,
cioè rispondente alle aspettative espresse o implicite
del committente:
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Espresse - legate alle specifiche tecniche del prodotto,
servizio, ricerca, consulenza, etc.
Implicite – legate alla sfera “emozionale”, dei desiderata del
committente.
Le aspettative implicite sono particolarmente
importanti nei progetti di tipo “immateriale”, ad
esempio nel settore del software.
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Qualità nei Progetti
Il concetto di Qualità entra nel progetto in
due livelli distinti.
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Esiste una qualità (intrinseca), quando riferita al
prodotto/servizio finale obiettivo del progetto.
Un progetto infatti può essere visto come un
processo, ovvero con una successione di azioni
che conduce ad un risultato prefissato.
Esiste una qualità riferita al processo di
realizzazione e gestione del progetto.
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Un progetto è un processo
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Un progetto può essere visto come un processo caratterizzato da un
suo “ciclo di vita” ben definito.
Il ciclo di vita è composto da aspetti strettamente collegati tra loro:
L’ “aspetto gestionale” è applicabile a qualunque progetto in
qualunque settore. Comprende le seguenti fasi:
Concezione / Avvio
Pianificazione
Esecuzione / Controllo
Chiusura
L’“aspetto tecnico” è specifico per ogni settore di applicazione, in
quanto dipendono strettamente dalla tipologia di prodotto/servizio
da realizzare e dalle tecnologie coinvolte.
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Un progetto è un processo
Il Project Management Institute (uno dei riferimenti in materia)
individua 5 gruppi di processi per il Project Management:
CONCEZIONE/
AVVIO
PIANIFICAZIONE
CONTROLLO
ESECUZIONE
CHIUSURA
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Fasi del progetto (Project Life Cycle)
CONCEZIONE
• Fattibilità
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
• Analisi
Costi/Benefici
• di massima
• Gara /Offerta
• di dettaglio
CONTROLLO
RILEVAZIONE
• dei tempi effettivi
• dei costi effettivi
CONSOLIDAMENTO
• Approvazione dati
• Inserimento dati
VERIFICA
• Analisi degli scostamenti
• Analisi delle cause
RIPIANIFICAZIONE
• Attuazione dei correttivi
• Nuove stime a finire
• Definizione
obiettivi
• Lancio
TEMPO
Fasi tecniche “parallele”
IDEAZIONE
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To
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REALIZZAZIONE
Comunicazione
PROGETTAZIONE
CHIUSURA
• Esame critico
dei risultati
• Adeguamento
degli standard
• Storicizzazione
Tz
CONSEGNA 18
Un progetto è un processo
1) Avvio/strutturazione del progetto.
L’elaborazione di idee-progetto nasce dal riconoscimento
di un bisogno o di un problema interno od esterno
all’organizzazione:
Interno:
la necessità di rendere più efficace la predisposizione delle
offerte nell’Ufficio Commerciale;
la necessità di incrementare l’efficienza produttiva.
Esterno:
una nuova opportunità di mercato, come la domanda crescente
di trattamenti estetici da parte della popolazione maschile
una nuova normativa di settore che impone vincoli (es Reach Regolamento per le sostanze chimiche)
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Un progetto è un processo
2) Pianificazione e scheduling del progetto.
In questa fase vengono individuati:
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I contenuti del progetto ed i parametri principali che lo
caratterizzano.
Ricerche preliminari (marketing, tecniche, brevettuali, etc.)
finalizzate a definire con chiarezza il contenuto e le
caratteristiche del lavoro da realizzare.
La scomposizione lavoro di progetto in un’insieme di attività
semplici da gestire (Work Breakdown Structure o WBS);
La definizione dei dettagli quantitativi e qualitativi per
ciascun “attività semplice” (Work Package - WP),
L’identificazione delle risorse necessarie (carichi delle risorse,
matrice delle responsabilità e budget).
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Un progetto è un processo
3) Esecuzione e 4) Controllo del progetto.
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Durante questa fase vengono svolte la maggior parte delle attività
del progetto. E’ chiaramente dipendente più delle altre dallo settore
specifico nel quale si svolge il progetto:
Fondamentale è il coordinamento delle persone e delle altre risorse
al fine di realizzare il piano di progetto definito nella fase 2).
Strettamente collegata alla fase esecutiva, è il monitoraggio degli
obiettivi:
La verifica degli avanzamenti rispetto alle previsioni;
L’analisi degli scostamenti, al fine di definire eventuali azioni
correttive “aggiustamenti”.
Il confronto tra performance effettive e pianificate;
L’analisi degli impatti dei rischi sulle attività in fase di
svolgimento;
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Un progetto è un processo
5) Chiusura e valutazione:
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L’ultima fase del ciclo di vita del progetto riveste un ruolo
fondamentale in quanto:
Avviene la formale accettazione del progetto da parte del”
cliente” (il committente)
La risoluzione dei rapporti contrattuali (es. progetto di
ricerca in “affidamento esterno”)
Deve essere svolta un’attenta attività di review con il team,
per inglobare le esperienze maturate nel progetto a benefico
di progetti futuri.
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Un Progetto è un Processo
E’ fondamentale comprendere che un
progetto è un processo che,
coinvolgendo competenze diverse,
attraversa in modo trasversale l’intera
struttura organizzativa.
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Definizione di Project Management
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Il PM è una metodologia complessa che consiste nella
pianificazione, organizzazione, gestione e controllo
delle risorse per lo svolgimento di attività finalizzate
al conseguimento di uno specifico obiettivo in un
intervallo di tempo definito
Il PM efficace richiede la conoscenza di:
Strutture organizzative coinvolte nel progetto;
Comportamenti e meccanismi organizzativi;
Tecniche quantitative.
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Il Project Management come
processo
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I processi relativi ai progetti si dividono in due
categorie:
Processi rivolti alla definizione e organizzazione del
lavoro dei progetti (sono applicabili in genere a
tutti i progetti);
Processi rivolti alla definizione e realizzazione del
prodotto/servizio del progetto (dipendono dal
settore applicativo).
Le due tipologie di processi interagiscono e si
sovrappongono nel corso del progetto.
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Definizione di “Project Management”
Obiettivo (requisiti, qualità)
Target
Il Project Mng è una
metodologia complessa
che l’APM definisce:
"Il Project Management è
la pianificazione,
l'organizzazione, il
monitoraggio e il controllo
di tutti gli aspetti di un
progetto e di tutte le
motivazioni che implicato il
raggiungimento degli
obiettivi di progetto entro
tempi, costi e criteri di
performance prestabiliti"
Costi
di Budget)
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e Gestione Progetti
per Studenti di Strategie di
Tempo (Date attese)
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Comunicazione
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Le aree di conoscenza del Project Management
Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM:
2) Gestione dei TEMPI di progetto
3) Gestione dei COSTI di progetto
4) Gestione della QUALITA’ di progetto
5) Gestione delle RISORSE UMANE
6) Gestione della COMUNICAZIONE
7) Gestione dei RISCHI di progetto
9) Gestione dell’INTEGRAZIONE
1) Gestione dell’AMBITO di progetto
Ruolo
fondamentale
del Project
Manager
8) Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI
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Le aree di conoscenza del Project Management
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L’Ambito del Progetto (Project Scope), riguarda
l’impostazione degli obiettivi e il loro collegamento con le
attività/lavoro necessarie e sufficienti al raggiungimento dello
scopo;
La gestione della Tempistica del progetto riguarda le
tecniche e procedure necessari ad assicurare il completamento
del progetto nei temi richiesti;
Occuparsi dei Costi significa pianificare/stimare, allocare e
controllare i costi delle risorse spese nel progetto in modo da
raggiungere l’obiettivo entro i vincoli di budget;
L’aspetto Qualità riguarda le attività da intraprendere per
assicurare che l’obiettivo del progetto soddisfi le esigenze
esplicite e, possibilmente implicite, che lo hanno motivato;
Le Risorse Umane si riferiscono all’organizzazione e la
gestione del team, assegnando ruoli e responsabilità, in grado
di garantire il buon completamento del progetto;
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Le aree di conoscenza del Project Management
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La Comunicazione (Communication) all’interno del progetto
riguarda la generazione, raccolta, condivisione, archiviazione e
recupero delle informazioni di progetto;
L’area di conoscenza sul Rischio si riferisce all’identificazione,
analisi e monitoraggio delle variabili critiche del progetto,
nonché all’elaborazione di strategie di risposta ai rischi;
La gestione degli Approvvigionamenti (Procurement)
riguarda le attività necessarie ad acquisire i prodotti o servizi
esterni al gruppo di progetto e necessari allo svolgimento delle
attività previste per il raggiungimento dell’obiettivo;
Infine un’area di conoscenza speciale riguarda l’Integrazione
(Integration), a sottolineare l’importanza del coordinamento
di tutte le attività collegate alle aree sopra esposte.
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Progetti e loro ciclo di vita:
Struttura generale
Introduzione di progetti
concreti.
Il processo di R&D industriale
Idee e concetti
non strutturati
Ricerca
Concettuale
Analisi di
fattibilità
Sviluppo
Pre-commerciale
Commerciale
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Progetto di R&D finanziato
Bandi Regionali,
Nazionali, UE
Studio
modulistica
Verifica
compatibilità
Presentazione
Istruttoria
Rendicontazione
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