OFFICE ACCES
Tabelle
Una tabella è sostanzialmente una struttura
bidimensionale identificata da campi e da record Nelle
tabelle i dati vengono organizzati in colonne e righe.
Maschere
Una maschera rappresenta l'interfaccia grafica
mediante la quale l'utente dialoga con il Data Base; è
possibile immettere, modificare e visualizzare dati.
Rappresenta in pratica il Layout, ossia come appare
la tabella all’esterno
Query
La query è uno strumento che consente di estrarre dei
dati memorizzati nelle tabelle, per visualizzarli,
analizzarli e modificarli in modi diversi.Le query
consentono di trovare dati contenuti nel Data Base.
Report
Il report costituisce un efficace mezzo per presentare i
dati in un formato adatto ad essere stampato. In un
report le informazioni possano essere organizzate in
modo chiaro ed efficace.
Serve essenzialmente per raggruppare i dati per la
stampa.
Macro e moduli
Le macro sono strumenti che consentono di eseguire
automaticamente una o più operazioni, dette azioni,
ripetitive o abituali
VisualBasic
Tantissime FAQ
Qui potrete trovare, tantissime risposte su quesiti più o meno ardui di Access 2000. Ogni settimana tanti nuovi
aggiornamenti sulle problematiche più comuni dei più conosciuti DataBase. Vienici a visitare non rimarrai
deluso...
http://web.tiscalinet.it/programmazione/
CREARE UN NUOVO FILE
NUOVO – NOME FILE – CREA
VADO IN TABELLA 1 – VISUALIZZA – STRUTTURA
NOME CAMPO ……………………….
INSERIRE I CAMPI IN VERTICALE
INSERIRE I DATI NELLA TABELLA
TEBELLA 1 (A SINISTRA DELLO SCHERMO)
INSERISCO I DATI
AGGIUNGERE UN ALLEGATO NELLA TABELLA
VISUALIZZA
VISUALIZZA STRUTTURA
IN “TIPO DATI” SELEZIONA ALLEGATI
CREARE LA MASCHERA
CREA – ALTRE MASCHERE –
CREAZIONE GUIDATA MASCHERA
SPOSTARE I CAMPI SECONDO LE ESIGENZE
SCEGLIERE IL LAYOUT
SCEGLIERE LO STILE
MODIFICARE, PREFERIBILMENTE, IL TITOLO DELLA
MASCHERA
STRUTTURA MASCHERA
CLICCARE “VISUALIZZA STRUTTURA MASCHERA”
SI VISUALIZZA COSĺ LA MASCHERA; MODIFICARE LE
LINEE SE NECESSARIO
REPORT
HOME
CREAZIONE GUIDATA REPORT
MODIFICO, PREFERIBILMENTE, IL NOME DEL
REPORT
STAMPO (DI SOLITO TUTTO NELLA STESSA PAGINA)
La definizione ufficiale (odiosa quanto stringata) è "un insieme organizzato di dati
utilizzato per modellare tipi di organizzazioni o di modelli organizzativi".
Cosa significa?
È la rappresentazione informatica strutturata ed organizzata di quello che ci circonda e dei
processi di ciò ce ci circonda.
Nel preciso momento in cui si raccolgono dati e li si scheda o organizza in modo tale da
essere reperibili, ebbene stiamo facendo un database, quando prendiamo la nostra rubrica
telefonica sul cellulare o quella cartacea accanto al telefono di casa, quello è un vero e
proprio database.
Per comprendere appieno cos'è un Data Base e quali sono i vantaggi legati al suo impiego, soprattutto nel
settore gestionale, è necessario definire in modo esatto e preciso cosa si intende per:
Data Base;
Data Base Management System (DBMS).
Un Data base può essere definito come un insieme di dati strettamente correlati, memorizzati su un supporto
di memoria di massa, costituenti un tutt'uno, che possono essere manipolati, da più programmi applicativi;
oppure possiamo dire che è un sistema di gestione di dati integrati, ricompilati e immagazzinati secondo precisi
criteri, necessari all'attività che si deve svolgere. I programmi di gestione di Data Base realizzano una serie di
operazioni che consentono l'accesso a dati immagazzinati in un PC e che ne permettono altresì una certa
manipolazione. Tali operazioni consistono fondamentalmente in: immissione e cancellazione di dati, modifica
di dati già introdotti, ricerca di dati attraverso criteri definiti dall'utente, ordinamento e classificazione dei dati
singolarmente o secondo vari criteri, stampa di rapporti o relazioni.
Invece,
Un Data base Management System (DBMS) è un sistema software per la gestione di basi dati; esso si occupa
dell'aggiornamento, della manutenzione e della consultazione di un insieme di registrazioni contenute in un
supporto di memoria di massa.
Il DBMS, pertanto, è un insieme di programmi, che sono rivolti alla gestione di dati memorizzati in archivi.
Ovviamente, tra Data Base e DBMS esiste una forte interazione, per cui spesso si tende a considerarli due parti
distinte di un unico oggetto: il DBMS rappresenta la parte attiva, il Data Base quella passiva, sulla quale il
DBMS opera.
L'utilizzo di un programma di Data Base presenta i seguenti vantaggi:
permette un "uso amichevole" delle procedure di gestione di facile utilizzo all'utente, rendendo
trasparenti allo stesso tutti i dettagli fisici del programma;
evita la programmazione per compiti comuni: il programma incorpora una serie di funzioni che
consentono di svolgere operazioni senza la necessità di un linguaggio di programmazione;
riduce le ripetitività: basti pensare agli archivi (cartacei) delle biblioteche, in cui i volumi sono ordinati per
autori e per titoli;
un Data Base permette di relazionare dati tra loro, ciò che riduce di molto le duplicazioni;
riduce i costi: i Data Base sono prodotti standard, per questo risultano più economici di applicazioni su
misura;
garantisce un certo livello di sicurezza, soprattutto in ambienti multiutente.
Tipi di Data Base
Con un certo grado di approssimazione possiamo dire che esistono due modi di suddividere e gestire
l'informazione: gestori di file e Data Base relazionali.
Gestori di file. Ogni base di dati è rappresentata da un file, che si divide in record: il record rappresenta uno
degli elementi che si desidera registrare, ed è composto a sua volta da campi, cioè informazioni elementari che
caratterizzano ogni entità da classificare. Con un gestore di file, ogni informazione si immagazzina in un unico
file e le operazioni sui dati interessano un solo record per volta.
Data Base relazionali. Si presentano in forma tabellare in cui le righe rappresentano i record e le colonne
rappresentano i campi. Le operazioni realizzate con questo tipo di Data Base riguardano le tabelle e non i record
individuali, come nel caso dei gestori di file.
Oggi i principali Data Base in circolazione sono di tipo relazionale, ciò perché praticamente tutti gli insiemi di
dati che corrispondono a entità complesse organizzate come imprese, scuole, associazioni varie,… implicano
collegamenti tra i vari dati ad esempio: ai fornitori sono collegate le merci, agli alunni i corsi, e così via.
La norma fondamentale per stabilire relazioni tra tabelle, cioè tra contenitori di dati correlabili, è che il campo
di collegamento non deve avere ripetizioni, ossia ogni record deve potere essere identificato in maniera univoca.
Il campo che permette l'identificazione di ogni record è detto "chiave primaria" e deve essere comune alle
tabelle che si intende correlare.
Si possono stabilire tre tipi di relazione:
uno a uno: si tratta di relazioni tra elementi che hanno una corrispondenza univoca: ad un elemento di
una tabella ne corrisponde uno soltanto in un'altra e viceversa;
uno a molti: sono relazioni che si stabiliscono tra un record di una tabella e più records di un'altra
tabella, ma non il contrario;
molti a molti: un record può essere relazionato a più di un record di un'altra tabella e viceversa; questo
tipo di relazione è normalmente definita tramite una terza tabella che costituisce un "ponte" tra le due da
relazionare.
QUANTI TIPI DI DATABASE CI SONO?
Passiamo subito alla prima distinzione tra database:
Questa distinzione viene fatta funzionalmente, cioè descrive a cosa servono i database.
Database Operativi e Database Analitici
I database Operativi sono praticamente ormai radicati
nella gestione delle aziende, essi sono contenitori di informazioni
che rappresentano dati dinamici, cioè dati in continuo mutamento,
si provi a pensare ai database degli scambi finanziari in borsa,
oppure al molto più semplice database di officina con tanto
di pezzi di ricambio in continuo carico scarico ad ogni acquisto
o vendita.
I database Analitici sono invece raccolte di dati
storici, consultabili per estrapolarne statistiche, esempio classico
è il censimento che tenta di raccogliere tutti i dati relativi
alle famiglie italiane, magari nel 2030 potremmo vedere l’andamento
generale della popolazione a partire dal nuovo millennio su base
statistica di 30 anni.
Un ulteriore distinzione viene fatta sulla struttura vera e propria del database, su come viene organizzato.
Abbiamo database di tipo gerarchico, reticolare, relazionle o ad
oggetti.
I database Gerarchici Sono i più anziani
e a mio avviso i meno semplici da capire: infatti i dati vengono
in essi organizzati in insiemi legati tra loro da relazioni di "possesso",
in cui un insieme può possedere altri insiemi di dati, ma
un insieme può appartenere solo ad un altro insieme. La struttura
risultante è un albero di insiemi di dati.
I database Reticolari sono DB di tipo molto simile
al gerarchico, infatti sono un’estensioni di quest’ultimo. Anche
in questo modello di DB gli insiemi di dati sono legati da relazioni
di possesso, ma ogni insieme di dati può appartenere a uno
o più insiemi. La struttura finale è una rete di insiemi
di dati.
I database Relazionali si basano sul modello relazionale
la cui struttura principale è una relazione cioè una
tabella bidimensionale composta da righe e da colonne. La struttura
è una o più tabelle riportanti insiemi di attributi
comuni come colonne e descrizioni come righe.
I database ad Oggetti sono rappresentati da un
insieme di classi, che definiscono le caratterestiche ed il comportamento
degli oggetti che popoleranno il database. La principale differenza
con gli altri modelli è la non passività dei dati.
Infatti con un database tradizionale le operazioni che devono essere
effettuate vengono demandate alle applicazioni che li utilizzano.
Al contrario con un DB Object Oriented gli oggetti memorizzati contengono
sia gli attributi che le operazioni attuabili su tali dati.
In questa digressione quando parleremo di database voglio intendere
sempre database relazionali, non gerachici e nemmeno reticolari,
in quanto questi ultimi stanno praticamente scomparendo dalla panoramica
informatica.
Storicamente il primo database relazionale lo si può imputare
nell’anno 1969 al dott. Edgard Codd dipendente di IBM al tempo.
Sotto precise direttive dell’azienda madre lo scienziato si applicò
anima e corpo all’implementazione di un modello per la raccolta
di quantità massicce di dati completamente slegato dall’implementazione
fisica dei dati. Cioè pur essendo i dati salvati in ordine
su una griglia, lui voleva fare in modo di trovare un metodo matematico
per la rappresentazione di dati spezzettati ma correlati tra loro.
Ebbene oggi è il modello più diffuso, diciamo che
ci ha indovinato.
Adesso che abbiamo descritto la scorza di un database, andiamo
ad esaminarne l’interno.
Un database Relazionale è organizzato in tuple cioè
relazioni (relazioni si intendono insiemi di dati come da teoria
degli insiemi) che sono visibili all’utente come tabelle.
Ogni tabella è organizzata come segue:
In senso orizzontale abbiamo le righe dette records, mentre in senso
verticale abbiamo le colonne dette campi (in inglese fields). Ogni
colonna ha un suo identificativo univoco all’interno della stessa
tabella.
Abbiamo così una bella matrice bidimensionale di dati in
righe e colonne dove le colonne hanno un nome e le righe hanno un
numero.
In un database Relazionale è possibile ricostruire un dato
semplicemente specificando una serie di coordinate:
la quinta riga, la seconda colonna.
Microsoft Excel è fondamentalmente una relazione in un foglio
singolo ed un database in più fogli.
Nel database relazionale è inoltr epossibile collegare n
record di una tabelle con un record di un’altra tabella.
Facciamo un esempio:
Abbiamo una tabella contenente i movimenti fatti sul mio conto
corrente che chiameremo CC.
Una tabella che contiene tutte le transazioni fatte da tutti i bancomat
della mia banca che chiameremo Transazioni.
Supponendo di avere tutti i dati a disposizione (numero di conto,
numero di bancomat etc etc) possiamo vedere in che negozio è
stata effettuata una transazione con il mio bancomat.
Partendo dal numero di conto faccio già una selezione di
solo alcuni record della mia relazione transazioni, mettendo poi
il numero del bancomat potrei filtrare ulteriormente i dati a mia
disposizione.
La data e l’importo in fine sono coloro che mi danno la possibilità
di individuare univocamente la transazione e di andarmi a leggere
il negozio in cui è stata fatta.
Il nostro cervello fa tutte queste operazione senza odinarglielo,
mentre un computer ed un database in particolare hanno bisogno di
istruzioni precise.
Con dati di grosse dimensioni non cambia nulla, anche per database
estremamanete complicati si tratta solo di mettere in correlazione
delle informazioni.
