Microsoft Access

MS Office Access 2007
Basi di dati - Fondamenti
Cos’è MS Access
Access è un sistema per creare e gestire
database e come tale è uno strumento per
chi si occupa di gestire dati con i quali
seguire, per esempio, i prelievi e i
versamenti in un magazzino, gli ordini di
vendita di una società commerciale o le
commesse in lavorazione di un’impresa di
servizi.

Cos’è MS Access
E’ un programma di gestione di database
o DBMS
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Offre un ambiente grafico facile da usare

Con gli strumenti di cui è dotato, permette
di sviluppare semplici database o vere e
proprie applicazioni gestionali fondate sui
database.

Cos’ è un Database?
Il Database è un archivio elettronico,
dotato di un programma di interfaccia che
facilita la registrazione e la ricerca dei dati.
Un
esempio di Database di facile
comprensione è una ipotetica rubrica del
telefono.

Questa è composta dall’insieme di dati, nome,
cognome, numero di telefono di una serie di
persone, organizzati in una struttura, definita
tabella.

Le Tabelle
Le tabelle e con loro le query che ne
derivano direttamente, sono la pietra
angolare sulla quale si fondano tutti i
database.
E'
quindi necessario capire bene come
funzionano e come sono fatte per poter
utilizzare Access.

Record e Campi
Una tabella si compone di Righe,
strutturalmente tutte uguali, che vengono
dette comunemente Record.
 Ogni
record è articolato in un numero
predefinito di segmenti, che sono detti
campi.
 Dal
momento che i record vengono
disposti verticalmente, uno sotto l'altro, i
loro campi definiscono le Colonne di una
tabella.
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L'Intestazione

I campi si distinguono uno dall'altro in
base a un nome che viene loro attribuito
quando si crea una tabella e l'insieme di
questi nomi costituisce l'Intestazione
della tabella, che NON è una riga della
tabella, ma viene gestita a parte dal
sistema.
Struttura delle Tabelle
Campi
Campo 1
Campo 2
Campo 3
Record
Entità
Campo 4
Righe
Colonne
Attributi
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

Una tabella si usa per immagazzinare in maniera
ordinata dati relativi una specifica realtà.
Ogni riga di una tabella rappresenta un'entità e nei
campi si scrivono dati relativi agli attributi di quell'entità:
per esempio, le entità di una tabella Prodotti sono i singoli
prodotti gestiti da un'azienda e per ciascun prodotto si
decide quali attributi mettere nei campi dei record, per
esempio nome, unità di misura, prezzo unitario, colore e
così via.
Per poter utilizzare tabelle in un database, devono essere
costruite nel rispetto di alcuni vincoli, che le rendono
strutturalmente simili, anche se hanno contenuti diversi.


Se la tabella per esempio contenesse 1000 record si
potrebbe consultare più agevolmente se i record fossero
ordinati in base al cognome o alla qualifica ma, siccome
questi attributi sono affastellati in un solo campo,
bisognerebbe creare un programma per isolare il cognome
o la qualifica e poi procedere a ordinare i record in base
all'attributo così identificato!
Dal momento che sono tantissime le realtà e le serie di
eventi che si possono comodamente rappresentare
mediante tabelle, l'approccio giusto non consiste nello
sviluppare programmi adatti alle tabelle, ma al contrario,
nel creare tabelle adeguate a un unico programma, cioè a
un sistema di gestione di database (DBMS) nel nostro caso
Access
La Normalizzazione

Per poterle gestire vantaggiosamente con
Access, le tabelle devono avere una struttura
uniforme, che rispetti alcune regole, chiamate
forme normali nel gergo dei database, per cui si
parla genericamente di normalizzazione delle
tabelle.
Univocità
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
Il primo e fondamentale criterio è quello
dell'univocità.
Ogni record deve rappresentare una e una sola
entità, cioè non possono esistere duplicati.
Per quanto riguarda i campi, ciascuno di essi
deve contenere uno e un solo attributo.
Atomicità
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In questo modo tutti i record sono diversi
l'uno dall'altro, non ci sono doppioni e
ogni campo contiene solo un attributo,
ovvero è atomico
La Chiave Primaria
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

Per facilitare le operazioni di univocità e atomicità
fin qui descritti, ma anche per ridurre il numero
di letture necessarie per ciascun record,
generalmente si identifica in ogni tabella le
colonne che potrebbero avere un contenuto
diverso in ogni riga.
Fra queste se ne sceglie una che assume il ruolo
e il nome di chiave primaria.
Una tabella può avere una sola chiave primaria e
la sua presenza garantisce l'univocità dei record;
Può essere
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semplice quando formata da una sola colonna
composta quando data dalla combinazione di più colonne.
...Esempio

Tuttavia, quando la natura dei dati raccolti in una
tabella può creare ambiguità di questo genere...

è opportuno aggiungere una nuova colonna alla
struttura della tabella, creando con questa una chiave
primaria.