codice etico

CODICE ETICO
Novembre 2015
INDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PHARDIS E LA SUA MISSION
INTRODUZIONE
DESTINATARI
VALORI DI RIFERIMENTO
PRINCIPI DI CONDOTTA AZIENDALE
5.1. RAPPORTI CON I DIPENDENTI
5.2. RAPPORTI ESTERNI
5.2.1.
RAPPORTI CON I PARTNER COMMERCIALI
5.2.2.
RAPPORTI CON I CLIENTI / COMMITTENTI
5.2.3.
RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
RESPONSABILITA’ / CRITERI DI CONDOTTA
ORGANO DI VIGILANZA
SISTEMA DISCIPLINARE
DIFFUSIONE E FORMAZIONE
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1. PHARDIS E LA SUA MISSION
Phardis fornisce un servizio di outsourcing logistico per farmaci, cosmetici e
prodotti per la salute. Nata nei primi anni '90, l’azienda ha sviluppato conoscenze
e competenze che le consentono di svolgere oggi un ruolo chiave nel comparto
logistico distributivo del farmaco. Ai servizi altamente specializzati di stoccaggio,
confezionamento e gestione, si affianca un’officina farmaceutica autorizzata.
L’attenzione al cliente finale non risponde a logiche puramente commerciali, ma
mira alla salvaguardia di un consumatore che, in quanto paziente, necessita di
tutele maggiori rispetto a qualunque altra categoria.
Sempre attenta alle novità regolatorie, Phardis è in prima linea nella ricerca di
soluzioni sostenibili rispetto all’evoluzione normativa dell’intero comparto.
Nata dall’esigenza di trovare soluzioni da proporre ai clienti del comparto
farmaceutico, Phardis vanta un’esperienza trentennale a fianco di realtà nazionali
ed internazionali di primaria importanza. Poggiando le basi su principi cardine
quali la flessibilità e la personalizzazione del servizio, Phardis è oggi una realtà
consolidata nel settore.
Ai tradizionali servizi di stoccaggio, preparazione degli ordini e distribuzione oggi si
affiancano servizi a valore aggiunto che negli anni hanno fortemente ampliato la
gamma dell’offerta.
Una struttura snella, dinamica, capace di rispondere in tempi rapidi alle mutevoli
esigenze del mercato, costantemente impegnata nel miglioramento dell’efficacia e
dell’efficienza dei processi, offre ai clienti un adeguato aiuto nel processo di
terziarizzazione dei servizi.
2. INTRODUZIONE
Il Codice Etico è un documento aziendale, stilato a adottato dalle aziende su base
volontaria. Definisce un insieme di norme e comportamenti a cui si devono
attenere tutti gli componenti aziendali, sia interni che esterni.
Si rivela, inoltre, come forte agente motivazionale per il rispetto di regole di
qualità, stimolando azioni preventive ed eventuali azioni correttive.
Il Codice Etico integra le leggi vigenti e le norme contrattuali, accompagnando
l’organizzazione nei comportamenti quotidiani e dando degli indirizzi che guidino
scelte e decisioni.
I comportamenti delle persone che costituiscono l’organizzazione – partendo da
coloro che dispongono di maggiore responsabilità e maggiore autorità – ne
plasmano e ne forgiano l’immagine.
Esiste dunque un diretto rapporto tra rispetto delle regole, autorevolezza,
credibilità, reputazione, affidabilità e successo dell’impresa.
Per affrontare con successo la complessità delle situazioni in cui Phardis si trova
ad operare quotidianamente, sono stati definiti con chiarezza l'insieme dei valori ai
quali lo stesso si ispira e che vuole vengano rispettati.
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Per queste ragioni è stato predisposto il Codice Etico, la cui osservanza da parte
degli Amministratori e dei Dipendenti e dei Partner commerciali riveste
un'importanza fondamentale, sia per il buon funzionamento e l'affidabilità
dell’Azienda, sia per la tutela del prestigio, dell'immagine e del know how della
stessa, fattori che costituiscono un patrimonio decisivo per l’efficacia delle
prestazioni erogate.
Il presente Codice Etico è espressione dei principi etici e dei valori assunti da
Phardis nella conduzione delle attività aziendali e di qualunque rapporto di natura
commerciale. Il Codice rappresenta, inoltre, le misure che Phardis intende
adottare sotto il profilo etico e di condotta, per modellare e uniformare i
comportamenti delle persone che vi lavorano, collaborano o che in generale
intrattengono rapporti commerciali.
L’adozione del Codice ha, inoltre, alcuni obiettivi più trasversali:
- Aumentare un affiatamento/coesione interna, dato anche da un modus
operandi comune e con delle linee guida globali
- Migliorare l’efficienza generale
- Consolidare la buona reputazione, in considerazione che un’Azienda con
buoni principi produce un’immagine di stima e apprezzamento in tutti i suoi
Stakeholders, ovvero tutti i portatori di interesse, come successivamente
elencati.
3. DESTINATARI
Phardis, vincola al rispetto di quanto contenuto nel presente Codice Etico tutti gli
Stakeholders con i quali intrattiene rapporti di lavoro o di natura commerciale, sia
stabili che temporanei, che dovranno accettare e sottoscrivere, una volta
adottato, il Codice stesso, come condizione per continuare a intrattenere e/o
instaurare nuovi rapporti commerciali.
In particolare, il Codice Etico impegna:
 gli Amministratori;
 i dipendenti quindi dirigenti, quadri, impiegati e operativi e i collaboratori
anche non subordinati;
 i Partner commerciali / Fornitori in genere, di beni e servizi, siano essi
società, appaltatori, professionisti, consulenti
4. VALORI DI RIFERIMENTO
Correttezza, onestà, rispetto della legalità
Nello svolgimento delle proprie attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura,
Phardis è tenuta a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il presente Codice
Etico e i regolamenti interni.
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Il valore della legalità impone a Phardis di assoggettarsi alla legge. In nessun
caso pertanto gli atti adottati nell’esercizio delle attività istituzionali e commerciali
possono essere contraddittori rispetto alla legge.
Il rispetto della legalità si esprime non solo in termini di conformità formale degli
atti al dettato normativo, bensì anche in termini di conformità sostanziale, intesa
come necessità di agire non solo entro i limiti della legge, ma altresì in conformità
della disciplina sostanziale posta dalla legge stessa, sia pure nel rispetto
dell’esercizio dei poteri di autonomia organizzativa, amministrativa, patrimoniale,
contabile, gestionale e tecnica conferiti dal legislatore.
I Dipendenti e i Partner commerciali di Phardis sono tenuti, nell’esercizio delle
loro funzioni, a comportarsi con onestà e correttezza.
Ne deriva che nemmeno in considerazione del presunto perseguimento
dell’interesse o del vantaggio di Phardis può essere tollerato un operato difforme
da una linea di condotta onesta.
La violazione della legge o il mancato rispetto dei valori etici non possono in
nessun caso rappresentare un mezzo per il conseguimento di un vantaggio o per
la soddisfazione di un interesse aziendale.
Phardis riconosce dunque l’integrità come valore supremo che si pone quale
presupposto e, nel medesimo tempo, quale condizione per il raggiungimento di
qualunque finalità individuata dall’Azienda nell’ambito dei propri strumenti
programmatici.
Phardis, inoltre, impronta la sua condotta nel rispetto dei seguenti valori
aziendali:
1. Personalizzazione del servizio
Phardis esiste anche grazie ai propri Clienti. Per questo c’è una tensione
continua a comprendere e soddisfare le singole esigenze e aspettative,
aiutandoli a capire e risolvere le relative problematiche. Perchè sappiamo
che ogni Cliente è unico, come unici sono i suoi bisogni.
2. Attenzione al cliente
Mettiamo il Cliente al centro del nostro operare quotidiano. Lo facciamo con
passione, perchè i Clienti nostri sono un patrimonio che va protetto e
valorizzato, in quanto elementi fondamentali del nostro successo.
3. Conformità alle normative cogenti
Phardis considera da sempre quali basilari e irrinunciabili valori aziendali la
completa delle leggi e normative vigenti, la lealtà e la correttezza
commerciale, ritenendo che nessun obiettivo dell’azienda possa giustificare
violazioni di legge, illegalità, o anomalie di qualsiasi genere,
nell’espletamento delle proprie attività.
4. Servizio a valore aggiunto
L’innovazione richiede sia l’audacia di cambiare, che le competenze
tecniche, indispensabili per poterlo fare.
Proprio grazie all’audacia e agli elevati livelli di competenze che la
contraddistinguono, Phardis riesce a sviluppare prodotti e servizi innovativi e
a valore aggiunto, da offrire ai suoi Clienti, offrendo una preziosa e
personalizzata consulenza nel settore della logistica.
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5. Creazione di partnership virtuose con ciascuno
I nostri non sono semplici fornitori, ma dei Partner Commerciali, selezionati
fra i migliori sul mercato, nel loro ambito. Se abbiamo scelto di instaurare
con loro alleanze strategiche e durature, è perché, come noi, ci mettono la
passione in ciò che fanno.
5. PRINCIPI DI CONDOTTA AZIENDALE
5.1.
RAPPORTI CON I DIPENDENTI
La Phardis, nei confronti dei propri Dipendenti:
• attua una politica delle risorse umane, volta alla valorizzazione delle
singole potenzialità, delle singole preparazioni e del singolo merito
• assicura una leadership integra, trasparente e condivisa
• applica un processo di reclutamento e selezione di nuovo personale, in
•
•
•
•
•
•
base alle esigenze aziendali, evitando qualsiasi tipo di discriminazione
legata all'età, al sesso, allo stato di salute, alla razza, alla religione, alla
nazionalità ed alle opinioni politiche
instaura un rapporto di lavoro in base alla normativa vigente e ai CCNL di
riferimento, evitando qualsiasi forma illecita
stimola in tutti la collaborazione e il lavoro di gruppo nello svolgimento dei
vari compiti e attività
assicura condizioni di lavoro che non ledano la dignità umana, prevenendo
qualsiasi situazione di mobbing e bossing e intervenendo drasticamente
nel caso di comportamenti reiterati
si impegna a garantire la loro sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro,
attraverso azioni sia preventive che correttive
valuta le condizioni di chi avverta disagio fisico in presenza di fumo
passivo anche nelle apposite aree-fumo collocate all'esterno del perimetro
lavorativo
vieta di fumare nei luoghi nei quali ciò, per la pericolosità dei beni
trattati, può generare pericolo per la sicurezza delle persone
• raccoglie i dati personali, sensibili e non, ove previsto, viene richiesto il
consenso degli interessati o con le modalità e i limiti di cui al D. Lgs.
196/2003, adottando le adeguate misure di sicurezza per il loro
trattamento
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5.2.
RAPPORTI ESTERNI
5.2.1.
RAPPORTI CON PARTNER COMMERCIALI
La Phardis, nei confronti dei propri Partner commerciali:
• evita qualsiasi scelta discriminatoria legata all'età, al sesso, allo stato di
salute, alla razza, alla religione, alla nazionalità ed alle opinioni politiche;
• esige che per tutte le forniture, per i contratti d'opera, per i rapporti di
consulenza siano documentate le
considerazioni sul prezzo applicato;
motivazioni
della
scelta
e
le
• nel rispetto della competitività economica, valuta la loro capacità tecnica,
professionale ed economica, l’efficienza e la qualità;
• allo scopo di approvvigionarsi di materiali, opere e servizi alle condizioni
migliori offerte dal mercato nel rapporto qualità/prezzo, sottopone
periodicamente a qualificazione il proprio portafoglio fornitori e non
preclude a nessun potenziale fornitore, purché in possesso dei requisiti
richiesti, la possibilità di qualificarsi e/o presentare offerte;
• quando è possibile, richiede almeno due preventivi a due Partner
commerciali, fra quelli accreditati
• regolamenta ogni rapporto commerciale, attraverso la sottoscrizione di
contratti esclusivamente in forma scritta. Non sono ammessi accordi
verbali o informali
5.2.2.
RELAZIONI CON CLIENTI/COMMITTENTI
La Phardis, nei confronti dei propri Clienti / Committenti:
• si
impegna a utilizzare unicamente modalità di promozione e
comunicazione istituzionale;
• rifugge dal ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti per
ottenere contratti e, più in generale, instaurare rapporti commerciali;
• si impegna a non concertare con altre aziende concorrenti costi, prezzi,
politiche commerciali, destinate a controllare/ostacolare il libero mercato;
5.2.3.
RELAZIONI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
La Phardis, nei confronti della Pubblica Amministrazione:
• si impegna alla massima trasparenza e correttezza, con particolare
riguardo alla documentazione e alle dichiarazioni rese in qualsiasi sede e
per qualsiasi motivo;
• non eroga contributi di nessun genere a partiti politici, a istituzioni
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territoriali statali, regionali, provinciali e comunali, a enti preposti a
sorveglianza o dai quali dipenda la concessione di licenze, autorizzazioni e
simili;
• in eventuali rapporti commerciali (ad esempio partecipazione a gare
d’appalto) osserverà con la massima attenzione quanto previsto dal
presente
Codice
Etico,
relativamente
alle
relazioni
con
i
Clienti/Committenti
6. RESPONSABILITA’ / CRITERI DI CONDOTTA
Tutti coloro che rientrano nell’elenco dei Destinatari del presente Codice Etico, ma
soprattutto i Dipendenti della Phardis, si impegnano a:
• evitare le situazioni lavorative nelle quali gli interessi personali vengano in
conflitto con quelli della Phardis;
• non utilizzare a proprio beneficio o a favore di parenti o terzi a loro
direttamente od indirettamente
destinate alla Phardis;
riconducibili,
opportunità
di
affari
• non trattare affari in concorrenza con la Phardis;
• non effettuare donazioni in denaro o in beni, a eccezione degli omaggi e
degli atti di cortesia commerciale di modico valore;
• non accettare donazioni in denaro o in beni, a eccezione degli omaggi e
degli atti di cortesia commerciale di modico valore, per sè o per i propri
familiari e/o parenti, da persone o aziende che intendono instaurare un
rapporto d'affari con la Phardis, al fine di non creare imbarazzo,
condizionare le scelte o anche solamente far sorgere il dubbio che la
condotta, conseguente alla liberalità ricevuta, non sia trasparente o
imparziale;
• fornire le dovute informazioni in modo chiaro, adottando, per quanto
possibile una comunicazione verbale e scritta di facile e immediata
comprensione da parte del soggetto al quale le informazioni stesse sono
indirizzate, evitando, quando inutile, l'utilizzo di termini stranieri;
• contribuire personalmente al buon mantenimento dell'ambiente di lavoro,
rispettando la sensibilità degli altri. Sarà pertanto vietato fumare negli
ambienti di lavoro, prestare servizio sotto gli effetti di alcool, di sostanze
stupefacenti o di sostanze che producano analoghi effetti;
• tenere in buono stato di funzionamento i beni avuti in affidamento della
Phardis con la diligenza propria del buon padre di famiglia, evitando, per
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quanto possibile, sprechi, manomissioni, o impieghi che
compromettere lo stato di efficienza o accelerarne il
deterioramento
possano
normale
• utilizzare i locali, le attrezzature, i macchinari e tutti i beni materiali e
immateriali, facenti parte del patrimonio aziendale per i soli scopi connessi
e strumentali, autorizzati della Phardis;
• essere sensibili alla tutela e al rispetto dell’ambiente, attraverso
comportamenti quali, a puro titolo esemplificativo, certamente non
esaustivo, evitare gli sprechi energetici, limitare le stampe non necessarie,
praticare una corretta raccolta differenziata
• porre la massima attenzione nel non rivelare informazioni riservate
delle quali siano venuti in possesso durante la propria attività lavorativa.
Nel caso sorgano dubbi sulla condotta da adottare ciascun destinatario è tenuto
a rivolgersi al proprio responsabile di struttura se dipendente oppure al proprio
referente aziendale se Partner commerciale esterno.
7. ORGANISMO DI VIGILANZA
E’ stato istituito un Organismo di Vigilanza (“OdV”), con due funzioni primarie:
 preventiva, per limitare il rischio che siano commessi reati;
 esimente, per sollevare dalle responsabilità l’azienda, nel caso i reati siano
commessi, dimostrando che sono state messe in atto tutte le misure di
vigilanza.
La funzione dell’Odv si deve manifestare nell’attività autonoma e proattiva di
verifica e monitoraggio, in quella di informazione, segnalazione e proposizione alla
direzione aziendale, delle necessarie correzioni e/o adeguamenti e/o
aggiornamenti del Codice Etico.
Inoltre, rientra nelle funzioni dell’OdV verificare tempestivamente qualsiasi
segnalazione di violazione del Codice Etico.
Le attività svolte dall’OdV verranno documentate attraverso la stesura di appositi
verbali.
L’OdV della Phardis è composto da n. 3 (oppure n. 5) membri, nominati
annualmente, anche tra soggetti/consulenti esterni, quale a esempio, l’RSPP
aziendale.
I componenti dell’Odv devono essere autonomi nell’espletamento dei loro compiti:
è richiesta, cioè, l’assenza di qualsiasi forma di interferenza e di condizionamento.
I membri attualmente in carica fino al 31/12/2016, nominati con apposite lettere
di incarico, sono:
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1)
2)
3)
Alberto Aimi
Christian D’Acquisto
Guia D’Acquisto
8. SISTEMA DISCIPLINARE
Chiunque in qualità di amministratore, lavoratore o Partner Commerciale di
Phardis venga a conoscenza di una violazione del Codice Etico da parte di chi ne
è obbligato al rispetto, è tenuto a farne tempestiva segnalazione all’OdV (indirizzo
mail: [email protected]).
I destinatari di una procedura, di una clausola contrattuale, di una prassi o
direttiva o ordine ricevuto, che siano in evidente o possibile contrasto con il Codice
sono obbligati a non rispettare quanto ricevuto e segnalare tempestivamente il
fatto all’Organismo di Vigilanza, senza che ciò comporti alcuna responsabilità a
loro carico.
L’osservanza del Codice Etico costituisce parte integrante delle obbligazioni
contrattuali accettate da tutti gli Stakeholders interessati (cfr. paragrafo
“DESTINATARI”).
In caso di accertata violazione del Codice, sono adottati per la tutela degli
interessi aziendali e nel rispetto della normativa applicabile, provvedimenti di
carattere sanzionatorio, in base alla normativa vigente e tenuto conto della
gravità delle violazioni, delle circostanze e delle eventuali reiterazioni.
La violazione delle norme del Codice da parte degli Stakeholders interessati e che
lo hanno sottoscritto per accettazione, costituisce inadempimento alle
obbligazioni contrattuali e determinerà, a seconda dei casi:
AMMINISTRATORI
 Revoca della nomina, in caso di violazione grave e reiterata
DIPENDENTI
 Un richiamo verbale per le violazioni di lieve gravità
 Un richiamo scritto per le violazioni di media gravità, con l’invito a
sospendere immediatamente l’inosservanza
 La risoluzione del rapporto di lavoro, nel caso di violazioni di grave entità
L’osservanza delle disposizioni del Codice è parte essenziale delle obbligazioni
dei dipendenti ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del
Codice Civile.
PARTNER COMMERCIALI
 Una diffida scritta, per le violazioni di lieve e media gravità, con l’invito a
sospendere immediatamente l’inosservanza e porre in essere le azioni
correttive
 l’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dal CCNL applicato
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
Per le violazioni di grave entità, la risoluzione immediata del contratto in
essere, il risarcimento dell’eventuale danno, nonché l’applicazione di
penali
9. DIFFUSIONE E FORMAZIONE
Al presente Codice Etico verrà data massima divulgazione a tutti i Destinatari
indicati nel paragrafo 2, , secondo le modalità e i mezzi di diffusione ritenuti più
adeguati: sito web aziendale e intranet aziendale, facilmente accessibile. Chiunque
ne faccia richiesta, potrà ottenerne una copia in formato cartaceo.
Per tutto il personale dipendente la diffusione dovrà avvenire anche attraverso
attività di formazione/informazione, con lo scopo di fornire la comprensione e la
consapevolezza dei principi e dei contenuti in essi riportati.
I contratti che verranno stipulati con i Partner commerciali, successivamente
all’entrata in vigore del Codice Etico, conterranno in allegato il testo completo del
medesimo.
Calvenzano, novembre 2015
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